Communicatiebeleidsplan 2011 – 2014 Gemeente Wormerland Van zenden naar interactie
Auteur: Team Communicatie Datum: Juni 2011
1
Vooraf................................................................................................................................... 3 Over dit communicatiebeleidsplan ..................................................................................... 3 Over OVER-gemeenten..................................................................................................... 3 1. Algemeen ......................................................................................................................... 4 1.1 Maatschappelijke trends .............................................................................................. 4 1.2 Communicatie vanuit overheden.................................................................................. 4 1.3 Rollen gemeente.......................................................................................................... 5 1.4 Rollen burger ............................................................................................................... 5 2. Uitgangspunten communicatie ...................................................................................... 6 2.1 Coalitieakkoord ............................................................................................................ 6 2.2 Wat vindt de gemeenteraad belangrijk? ....................................................................... 6 2.3 Rekenkamercommissie onderzoek ‘Externe Communicatie’ ........................................ 7 2.4 Verandering in de dienstverlening ................................................................................ 7 2.5 Van informeren naar communicatie.............................................................................. 8 3. Visie op communicatie.................................................................................................... 9 3.1 Communicatiedoelstelling ............................................................................................ 9 3.2 Speerpunten ................................................................................................................ 9 3.2.1. Communicatie wordt meer interactief ....................................................................... 9 3.2.2. De gemeente communiceert begrijpelijk................................................................... 9 3.2.3. De informatie van en over de gemeente is toegankelijk ..........................................10 3.2.4. De informatie van de gemeente is duidelijk ............................................................10 3.2.5. De gemeente Wormerland communiceert en betrekt vroegtijdig en pro-actief.........10 3.2.6. Breed bereik ...........................................................................................................11 3.2.7. Dienstverlening .......................................................................................................11 4. Verantwoordelijkheden ..................................................................................................12 4.1 Verantwoordelijkheden team Communicatie ...............................................................12 4.2 Verantwoordelijkheden medewerkers .........................................................................13 4.3 Verantwoordelijkheden algemeen ...............................................................................13 4.3.1. Communicatieplan ..................................................................................................13 4.3.2. Dossiervorming .......................................................................................................13 4.3.3. Evaluatie .................................................................................................................13 5. Doelgroepen en communicatiemiddelen ......................................................................14 5.1 Communicatiedoelgroepen globaal .............................................................................14 5.2 Welke communicatiemiddelen gebruikt de gemeente Wormerland? ...........................15 5.3 Welke middelen worden toegevoegd ..........................................................................16 6. Prestatie-indicatoren......................................................................................................17 6.1 Waar staat je gemeente ..............................................................................................17 7. Actiepunten 2011/2012 ...................................................................................................18 7.1. Communicatie wordt meer interactief .........................................................................18 7.2. De gemeente communiceert duidelijk en professioneel..............................................18 7.3. informatie van en over de gemeente is toegankelijk...................................................19 7.4. De gemeente Wormerland communiceert vroegtijdig en pro-actief ............................20 7.5. Algemene actiepunten ...............................................................................................21 Bijlage 1: Burgerparticipatie beslisformulier....................................................................22
2
Vooraf Over dit communicatiebeleidsplan Het voorgaande communicatiebeleid had een looptijd van 2006 – 2010. Dit beleid is vastgesteld door het vorige college van burgemeester en wethouders en ter kennisgeving aan de raad gestuurd. In 2008 heeft de gemeenteraad opdracht gegeven voor een onderzoek door de rekenkamercommissie naar het communicatiebeleid. De resultaten van dit onderzoek zijn in april 2010 aan de gemeenteraad gepresenteerd. Eén van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie is dat de kaders voor het communicatiebeleid gesteld zouden moeten worden door de gemeenteraad en dat het beleid duidelijk toetsbaar geformuleerd moet zijn. Op 22 november 2010 is tijdens een interactieve presentatie aan de gemeenteraad gevraagd om kaders mee te geven voor het nieuwe communicatiebeleid. Deze kaders zijn verwerkt in dit communicatiebeleidsplan. Ook de aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn meegenomen in de ontwikkeling van dit communicatiebeleidsplan met een looptijd van 2011-2014. Het communicatiebeleidsplan 2011-2014 vormt het uitgangspunt voor de gemeentelijke communicatie. Het is geen statisch beleid, maar beleid dat meegroeit met nieuwe ontwikkelingen, trends en behoeftes van mensen. In dit document staat op welke ontwikkelingen de organisatie zich de komende jaren gaat richten en hoe zij daar vorm aan geeft. Het communicatiebeleidsplan geeft daarmee de doelstellingen, kaders en speerpunten weer, waarbinnen de gemeente communiceert. Bij iedere situatie wordt bekeken wat er precies dient te gebeuren en hoe de betreffende activiteit bij kan dragen aan het behalen van de gestelde doelen. Communicatie is van ons allemaal. Iedereen in de gemeentelijke organisatie heeft daarin een rol, van buitendienst tot directie, van beleidsambtenaar tot collegelid en ook de gemeenteraad. Allemaal leveren wij een bijdrage aan een meer open, klantgerichte gemeente. Interne en externe communicatie Communicatie is een breed beleidsterrein. Er is een onderverdeling te maken naar interne en externe communicatie, maar ook die indeling is nog vrij globaal. Dit beleidsplan richt zich met name op de externe gemeentelijke communicatie, hoewel de stelregel geldt dat eerst de interne communicatie op orde moet zijn voordat gewerkt kan worden aan een effectieve externe communicatie. De interne communicatie van OVER-gemeenten wordt in een apart plan vorm gegeven.
Over OVER-gemeenten Sinds 18 januari 2010 bestaat OVER-gemeenten. OVER-gemeenten is ontstaan uit de samenvoeging van de werkorganisaties van de gemeenten Oostzaan en Wormerland. De twee gemeenten zijn bestuurlijk zelfstandig gebleven met ieder een eigen gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders. Ook de dienstverlening is lokaal gebleven. Inwoners kunnen dus nog steeds in hun eigen gemeente terecht voor gemeentelijke producten en diensten. Door de samenvoeging van de twee werkorganisaties in OVER-gemeenten is de organisatie minder kwetsbaar en beter in staat om de dienstverlening verder te verbeteren.
3
1. Algemeen 1.1 Maatschappelijke trends & ontwikkelingen De internet- en communicatietechnologie heeft de positie van de burger, de overheid en de traditionele nieuwsmedia in de samenleving veranderd. Waar vroeger radio, televisie en krant de belangrijkste bronnen van informatie waren en e-mail en telefoon de belangrijkste communicatiemiddelen, nemen internetdiensten een steeds grotere plek in binnen het communicatielandschap. Burgers regelen hun bankzaken via internet bankieren, bestellen hun boeken, boeken reizen en downloaden muziek bij digitale winkels. De informatiesamenleving zorgt ervoor dat burgers goed geïnformeerd zijn en dat zij zelf ook hun informatie kunnen delen. Één van de meest opvallende veranderingen in het informatielandschap is de opkomst van sociale media. Hieronder vallen onder meer sociale netwerken als Hyves, Facebook, Twitter en weblogs. Burgers organiseren zich in online communities rond thema’s en belangen, zoals hun eigen buurt. Sociale media zorgt voor de empowerment van burgers en de communicatie verandert steeds meer van zendergericht naar ontvangergericht. De ontvanger kan en gaat steeds meer zelf bepalen hoe en wanneer hij welke informatie ontvangt. De rol van internet en sociale media hebben in de afgelopen jaren een behoorlijk vlucht genomen. Ook voor de gemeente Wormerland is het belangrijk om in te spelen op deze (maatschappelijke) verandering.
1.2 Communicatie vanuit overheden De bovengenoemde maatschappelijke trends hebben invloed op de wijze van communiceren en de inzet van middelen binnen de overheid. Denk hierbij aan: • steeds meer communicatie (tweerichtingsverkeer) in plaats van eenzijdige voorlichting; • grotere nadruk op digitale communicatie en dienstverlening; • toenemende vraag naar burgerparticipatie door de burger en het bestuur; • de toenemende verwachting van burgers om op maat te worden geïnformeerd.
4
1.3 Rollen gemeente Gemeenteraad De gemeenteraad controleert, stelt kaders en geeft opdracht aan het college van B en W. Daarin heeft zij de taak om communicatie met inwoners en ondernemers op de agenda te zetten. Vragen om nieuw beleid (waar nodig), meedenken en het controleren van de uitwerking door het college van B en W horen bij deze taak. Daarnaast is de raad verantwoordelijk voor het formuleren van eigen communicatieambities, in samenspraak met de griffie. Burgerparticipatie in welke vorm dan ook wordt aangestuurd door en vanuit de gemeenteraad, zijnde de gekozen vertegenwoordigers vanuit de bevolking van Wormerland’. College van Burgemeester en Wethouders Het college van B en W geeft opdracht aan de ambtelijke organisatie. Het college is medeverantwoordelijk voor het uitdragen van het belang van communicatie. Het college heeft een voorbeeldfunctie. Het college van B en W heeft ook een uitvoerende rol, namelijk het deelnemen aan politieke discussies en de voorlichting over politiek gevoelige onderwerpen. Ambtelijke organisatie De gemeentelijke organisatie hanteert het principe van integraal management. Dit betekent dat de afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor de organisatie van de communicatie met bewoners en ondernemers. De portefeuillehouder is hiervoor eindverantwoordelijk. Afdelingshoofden en medewerkers moeten dus zelf aan de slag met het toepassen van communicatiedoelen in dienstverlening en beleidsontwikkeling. Het team Communicatie adviseert en signaleert. De communicatieaanpak dient altijd afgestemd te worden met de verantwoordelijke portefeuillehouder. Indien er een persbericht uitgaat wordt deze altijd vooraf afgestemd met de portefeuillehouder. Over de taakverdeling en verantwoordelijkheden in de ambtelijke organisatie leest u meer in hoofdstuk 4.
1.4 Rollen burger De gemeente heeft te maken met een burger in verschillende rollen: 1. burger als afnemer (klant): afnemer van producten en diensten van de gemeente, zoals de aanschaf van een paspoort; 2. burger als kiezer: De burger als kiezer is de burger die politiek wordt gerepresenteerd en die een bepaalde kwaliteit van politiek en bestuur mag verwachten. 3. burger als partner (coproducent): mee ontwikkelen van beleid, bijvoorbeeld door interactieve beleidsontwikkeling; 4. burger als onderdaan: is onderworpen aan wet- en regelgeving, zoals parkeerbeleid en handhaving hiervan. 5. burger als wijkbewoner 6. burger als belastingbetaler In het groter wordende verlangen van de burger om te worden geïnformeerd, is transparantie belangrijk. Wat gebeurt er in mijn wijk? Wat wordt er gedaan met mijn belastinggeld?”. Deze openheid geldt niet alleen voor nieuw beleid, maar voor al het beleid. Dus ook openheid over uitvoering, handhaving en evaluatie. De gemeente zorgt dat er zoveel mogelijk toegang is tot informatie. De huidige informatietechnologie biedt hiervoor steeds meer mogelijkheden. Het kabinetsbeleid over digitale communicatie is dat alle overheidsinformatie dient te worden gepubliceerd op het internet (zie ook digitale verordeningen en bekendmakingen). De 6 burgerrollen komen voort uit het onderzoeksinstrument waarstaatjegemeente.nl van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). De prestatie-indicatoren komen voor een belangrijk deel uit dit benchmark instrument. Het onderzoek vindt om het jaar plaats.
5
2. Uitgangspunten communicatie Om te komen tot dit communicatiebeleid is gebruik gemaakt van het coalitieakkoord, een interactieve bijeenkomst met de gemeenteraad en de resultaten van het onderzoek ‘Externe communicatie’ van de rekenkamercommissie Wormerland.
2.1 Coalitieakkoord In het coalitieakkoord staat: -
‘De gemeentelijke overheid dient gemakkelijk toegankelijk te zijn voor onze inwoners. De serviceverlening van de gemeente staat op een hoog niveau. De gemeente heeft een luisterend oor voor onze inwoners.’
-
‘De gemeentelijke communicatie dient verbeterd te worden. Een eerder genomen raadsbesluit zal hiertoe worden uitgevoerd, waarbij alle betrokken partijen, inclusief het weekblad “Aktief” van de ondernemersvereniging uit Wormer, aan het overleg zullen kunnen deelnemen.’
2.2 Wat vindt de gemeenteraad belangrijk? Na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2010 is in Wormerland een nieuw college gestart. Ook de gemeenteraad heeft een nieuwe samenstelling. In het coalitieakkoord maakten de coalitiepartijen duidelijk dat zij communicatie met en dienstverlening aan inwoners en ondernemers als speerpunt zien. De burger is partner en is samen met de gemeente verantwoordelijk voor zijn omgeving. Interactieve sessie gemeenteraad In november 2010 is de gemeenteraad gevraagd om kaders mee te geven voor het gemeentelijk communicatiebeleid. Aan de gemeenteraad is gevraagd wat hij belangrijk vindt in de gemeentelijke communicatie en hoe het effect van de communicatie gemeten moet worden. Tijdens de presentatie is ook ingegaan op de groter wordende rol van sociale media, waaronder Twitter, Hyves, Facebook etc. De opkomst van sociale media zorgt voor een verschuiving van overwegend zendergericht naar overwegend ontvangergericht. De vraag ‘Goede communicatie – wat vindt u als gemeenteraad belangrijk?’ is als volgt beantwoord: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Communicatie meer interactief De gemeente communiceert begrijpelijk (klare taal) Informatie van de gemeente is toegankelijk Informatie van de gemeente is duidelijk De gemeente communiceert en betrekt inwoners vroegtijdig Breed bereik (iedereen bereiken) Dienstverlening belangrijk
De inzet van sociale media De gemeenteraad geeft aan dat in het communicatiebeleidsplan 2011-2014 moet worden opgenomen hoe de gemeente om wil gaan met sociale media (helemaal eens 45%, Eens 36%, oneens 9% en helemaal oneens 9%.
6
2.3 Rekenkamercommissie onderzoek ‘Externe Communicatie’ De rekenkamercommissie heeft in 2009 van de gemeenteraad de opdracht gekregen om een onderzoek te doen naar het gemeentelijk communicatiebeleid. Voor dit onderzoek hebben interviews plaatsgevonden met medewerkers, raadsleden, collegeleden en betrokken inwoners. De rekenkamercommissie heeft in april 2010 de resultaten gepresenteerd aan de gemeenteraad. De volledige conclusies en aanbevelingen staan in het rapport ‘Onderzoek Externe Communicatie’ van de Rekenkamercommissie Wormerland. Hieronder een kort overzicht van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie: 1. Aanbeveling aan raad: Stel een eigen communicatiebeleid vast. 2. Aanbeveling college: Formuleer het beleid toetsbaar en met specifieke aandacht voor participatie. 3. Aanbeveling college/organisatie: Stel projectleiders in staat tot het volledig uitvoering geven van hun functie. 4. Zie toe op een volledige dossiervorming en besteed zorgvuldig aandacht aan een volledige overdracht bij vertrek van projectleiders/-medewerkers. 5. Aanbeveling college/organisatie: Stel voor ieder project een plan van aanpak/communicatieplan op. 6. Aanbeveling college: Evalueer projecten structureel en betrek alle partijen/betrokkenen hierbij.
2.4 Verandering in de dienstverlening Het karakter van de gemeentelijk dienstverlening verschuift van aanbodgericht naar proactief en klantgericht. De burger staat centraal. In 2015 zijn gemeenten bovendien het centrale aanspreekpunt van de overheid voor de burger. Hierbij aansluitend is het logisch dat ook de communicatie naast massamediaal ook meer ontvangergericht wordt. Burgers kunnen in nabije toekomst steeds meer zelf bepalen welke informatie zij wel of niet ontvangen. Dit kan op verschillende manieren. Voorbeeld hiervan zijn de bekendmakingen waarbij de burger zelf kan aangeven in welke straal rond de woning hij of zij de bekendmakingen wil ontvangen. Een ander voorbeeld is het gebruik van een RSS-feed op de website. Hiermee kunnen burgers zich bijvoorbeeld abonneren op nieuwsberichten van de gemeente. Burgers hebben steeds meer mogelijkheden en kanalen om meldingen door te geven, vragen te stellen en een mening te geven. ‘Verbeter de buurt’ en ‘Buiten Beter’ zijn voorbeelden van kanalen die gebruikt worden om meldingen in de openbare ruimte door te geven. Dit zijn overigens geen initiatieven van de overheid, maar van burgers die vinden dat het efficiënter kan. Via Twitter stellen mensen vragen of geven hun mening over een bepaald onderwerp. Op Hyves delen gelijkgestemden hun mening. Het is aan de overheid om te signaleren wat er speelt in de maatschappij en hier op in te spelen. 2.4.1. Digitale bekendmakingen Hoewel het gemeentenieuws in de Zaankanter al geruime tijd ook via de website wordt aangeboden is de gebruiksvriendelijkheid hiervan beperkt. Sinds januari 2011 is de gemeente Wormerland aangesloten op bekendmakingen op de website overheid.nl. In de loop van 2011 zullen hier ook de bekendmakingen van de gemeente worden ingevoerd. Inwoners kunnen zich abonneren op bekendmakingen in een zelf ingestelde straal rond de eigen woning. Dit is een voorbeeld van ontvangergerichte communicatie. De burger bepaalt zelf welke informatie hij/zij per mail ontvangt. Uiteraard kunnen burgers ook gewoon alle bekendmakingen in de gemeente Wormerland bekijken. Als extra dienstverlening aan de burger worden de bekendmakingen de komende jaren ook
7
tweewekelijks gepubliceerd in het papieren gemeentenieuws (in een huis-aan-huisblad). Inwoners die (nog) niet beschikken over internet blijven zo ook geïnformeerd over ontwikkelingen in de gemeente. Omdat het aantal huishoudens met internetverbinding groeit, kunnen de papieren bekendmakingen op termijn verder afgebouwd worden. 2.4.2. Decentrale regelgeving In 2010 is de gemeente Wormerland aangesloten op de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR). In de CVDR staat alle lokale regelgeving (verordeningen). Deze regelgeving wordt geconsolideerd aangeboden waardoor zichtbaar is voor burgers en bedrijven en instellingen welke wijziging wanneer gedaan is. De lokale regelgeving wordt uiteraard ook ontsloten via de website van de gemeente Wormerland. Voor de invoering van digitale bekendmakingen en decentrale regelgeving worden separate plannen gemaakt. In deze plannen wordt nader ingegaan op de implementatie en de interne en externe communicatie.
2.5 Van informeren naar communicatie Het zwaartepunt in de communicatie ligt op dit moment bij zenden. Door de (op)komst van sociaal media verandert het communicatiemodel. Waar bijvoorbeeld vroeger alleen organisaties beschikten over een website, kenmerkt het huidige internet zich door user generated content (web 2.0). Dit wil zeggen dat burgers zelf content plaatsen op websites (bloggen, microbloggen, reviews, youtube etc.). De burger is mondiger geworden en heeft nu ook veel meer de tools om zich te laten horen. Aan de gemeenteraad is gevraagd wat op dit moment volgens hen de verhouding tussen informeren en communiceren is:
Aan de gemeenteraad is ook gevraag wat de gewenste verhouding is:
Omdat de huidige middelenmix is gericht op informeren moet deze dus aangevuld worden met middelen die geschikt zijn voor interactie (met bijvoorbeeld social media). Deze middelen worden extra
8
toegevoegd en komen in eerste instantie naast de huidige middelen. Het is belangrijk dat dit op een realistische manier gebeurt. Nieuwe media ontwikkelen zich snel, maar dit betekent niet dat iedereen ze ook al gebruikt. Naast de inzet van nieuwe media zal dus ook de inzet van traditionele media nodig blijven. In de toekomst zal de balans tussen ‘traditionele media’ – ‘nieuwe media’ langzaam wel gaan verschuiven.
3. Visie op communicatie 3.1 Communicatiedoelstelling Op basis van de uitgangspunten kan voor Wormerland de volgende algemene communicatiedoelstelling geformuleerd worden: de externe communicatie van de gemeente Wormerland is duidelijk, toegankelijk en tijdig en wordt op maat aangeboden aan de verschillende doelgroepen (doelgroepengericht). Digitalisering en interactiviteit zijn daarbij belangrijke thema’s.
3.2 Speerpunten Op basis van de uitgangspunten kunnen de volgende speerpunten worden benoemd (de bij de speerpunten behorende actiepunten vindt u onder hoofdstuk 7).
3.2.1. Communicatie wordt meer interactief Het meer zenden van boodschappen, is niet de oplossing voor een betere communicatie met externe doelgroepen. Meer luisteren biedt betere mogelijkheden. De (op)komst van sociale media speelt hierbij een belangrijke rol. Sociale media zijn met name gericht op interactie en helpen dus bij het omschakelen van zendergerichte communicatie naar ontvanger bepaalde communicatie. Voorbeeld hierbij is het gebruik van Twitter als communicatiekanaal. Dit middel wordt door de gemeente nu nog overwegend ingezet om te zenden, maar zal in de nabije toekomst een kanaal zijn om bijvoorbeeld vragen te stellen aan de gemeente. Daarbij hanteert de gemeente Wormerland ‘wij zijn waar de burger is’. Dit betekent dat wij niet allerlei platformen zelf gaan ontwikkelen, maar dat wij kijken op welke platformen de doelgroep zich bevindt en ze daar proberen te bereiken. Bijvoorbeeld jonge inwoners van Wormerland via Hyves. Als gevolg van de maatschappelijke trends en ontwikkelingen op het gebied van digitale media (bijvoorbeeld de mogelijkheid van digitale nieuwsbrieven) verschuift de communicatie steeds meer van massacommunicatie naar 1-op-1-communicatie met individuen of groepen. Steeds meer inwoners willen alleen die informatie ontvangen die voor hen interessant is. Communicatie is maatwerk. Communicatie moet plaatsvinden op het juiste tijdstip, voor de juiste doelgroep met het juiste middel. Internet kan een goed technisch hulpmiddel zijn voor dit maatwerk. Naast de inzet van massamedia voor een breed publiek zal er dus ook meer gebruik gemaakt worden van 1-op-1communicatiemiddelen. Het gaat uiteindelijk om het inzetten van juiste middelen mix. Een goede verhouding tussen traditionele middelen en nieuwe middelen. De balans hierbij gaat in de toekomst als gevolg van maatschappelijke trends verschuiven.
3.2.2. De gemeente communiceert begrijpelijk De gemeente Wormerland communiceert haar boodschap transparant en grammaticaal juist . Alle schriftelijke communicatie-uitingen zijn herkenbaar, toegankelijk en voldoen aan de huisstijl van Wormerland en OVER-gemeenten. Mondelinge communicatie is klantgericht en klantvriendelijk. Niet de organisatie staat in de communicatie centraal, maar de externe doelgroep. Het taalgebruik, mondeling en schriftelijk is afgestemd op de doelgroep. In communicatie-uitingen vermijdt de gemeente Wormerland zoveel mogelijk ambtelijk taalgebruik (zoals ouderwetse woorden, lange zinnen en lijdende vormen) en moeilijke termen. Het doel is dat alle medewerkers van de gemeente Wormerland op B1 taalniveau kunnen en gaan schrijven. Ongeveer 95% van de bevolking kan dit
9
taalniveau begrijpen, ook mensen die geen hoge opleiding hebben gehad en voor hun werk nooit hoeven te lezen. Te vaak nog schrijven wij onze teksten op taalniveau C1. (Zie bijlage II).
3.2.3. De informatie van en over de gemeente is toegankelijk Overheidsinformatie moet voor iedereen goed toegankelijk zijn. Niet alleen moet informatie makkelijk vindbaar zijn, ook voor personen met een visuele handicap of een lage leesvaardigheid moet de informatie van de gemeente toegankelijk zijn. In de afgelopen jaren is geïnvesteerd in het toegankelijk maken van informatie voor deze doelgroepen. Zo is de website van de gemeente Wormerland bijvoorbeeld compatible met een brailletoetsenbord en kunnen de teksten op de website voorgelezen worden met behulp van het programma Browsealoud. De toegankelijkheid blijft een belangrijk punt van aandacht.
3.2.4. De informatie van de gemeente is duidelijk De gemeente communiceert duidelijk. Burgers weten hierdoor waar zij aan toe zijn. Er wordt duidelijk gecommuniceerd over de procesgang en momenten in besluitvorming worden geduid. Ook is het belangrijk dat bij bijvoorbeeld participatietrajecten verwachtingen goed gemanaged worden door duidelijk aan te geven welke invloed burgers op welk moment hebben.
3.2.5. De gemeente Wormerland communiceert en betrekt vroegtijdig en pro-actief De gemeente Wormerland communiceert open en transparant met externe doelgroepen. De gemeente Wormerland doet dit door vroegtijdig over onderwerpen te communiceren. Bij beleidsvorming worden externe doelgroepen in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken, afhankelijk van de beïnvloedingsruimte. De gemeente Wormerland communiceert onder het motto ‘be good and tell it’ ook actief richting pers. De pers wordt adequaat bediend bij het beantwoorden van persvragen. Naast vroegtijdige communicatie met belanghebbenden moet ook altijd de afweging worden gemaakt of (burger)participatie als middel wordt ingezet. Interactie met burgers wordt steeds belangrijker. Interactieve planvorming is daarbij een relevant instrument. Dit instrument wordt door de gemeente Wormerland dan ook steeds vaker in gezet. Voorbeeld is de interactieve wijze waarop de groenstrook aan de Spijtstraat is ontwikkeld tot buurtpark. Bij dit project is gekozen voor de op één na hoogste trede van de participatieladder – ‘meebeslissen’. Bij interactieve planvorming en beleidsvorming is het belangrijk de grenzen aan te geven tussen meepraten en meebeslissen. Aan het begin van dit soort processen is het erg belangrijk om bij burgers duidelijk aan te geven hoe groot de speelruimte is van de interactie. Zo kunnen de onderlinge verwachtingen beter gemanaged worden. En gerealiseerd moet worden dat niet elke inwoner een betrokken inwoner is. Burgerparticipatie is geen doel op zich, maar een middel om onder andere draagvlak en betrokkenheid te
vergroten. Bij de afweging moeten de volgende vragen worden gesteld: 1. Is het onderwerp geschikt? Is het onderwerp voor voldoende mensen interessant en belangrijk? 2. Is er voldoende beleidsruimte? 3. Is er voldoende juridische ruimte? Is bestaande wet- en regelgeving geen belemmering? Valt er iets te kiezen?
10
4. Valt het onderwerp binnen de verantwoordelijkheid van de gemeente?
Burgerparticipatie kan worden toegepast in verschillende fasen van een proces: agendavorming, beleidsvorming, besluitvorming, uitvoering en evaluatie. Het niveau van participatie en de uitvoering verschillen per fase. Het niveau kan worden bepaald met behulp van de participatieladder. Deze ladder bestaat uit Informeren, Raadplegen, Adviseren, Coproduceren, Meebeslissen en Zelf organiseren. Om te bepalen of een onderwerp geschikt is voor participatie en op welke trede van de ladder kan worden gebruikt is er een participatieformulier ontwikkeld (zie bijlage I). Dit formulier is gebaseerd op het participatiemodel van de ‘Nationale Ombudsman’. ‘Burgerparticipatie in welke vorm dan ook wordt aangestuurd door en vanuit de gemeenteraad, zijnde de gekozen vertegenwoordigers vanuit de bevolking van Wormerland’.* * bron: coalitieovereenkomst SP en VLW 3.2.6. Breed bereik In het najaar van 2010 heeft de gemeenteraad aangegeven dat zij een onderzoek wil naar de mogelijkheid van een weekblad dat alleen wordt uitgegeven in Wormerland. Dit weekblad moet een onafhankelijke uitgave zijn waarin burgers in de meeste brede zin worden geïnformeerd over nieuws, sport en andere actualiteiten in de gemeente Wormerland en hetgeen er binnen de gemeente speelt. De gemeenteraad van Wormerland wil hiermee komen tot een onafhankelijk en aansprekend communicatiekanaal binnen de gemeente. Het gaat om een wekelijks te verschijnen blad/krant waarin inwoners van de gemeente behalve het gemeentenieuws en advertenties ook kunnen lezen welke activiteiten er plaatsvinden of hebben plaatsgevonden.
3.2.7. Dienstverlening De gemeente Wormerland heeft het verbeteren van de dienstverlening als belangrijk speerpunt benoemd. In het ‘Dienstverleningsconcept – Op weg naar vraaggestuurde dienstverlening’ staat omschreven hoe in de komende jaren de dienstverlening vorm wordt gegeven. Het verder uitbreiden van de e-dienstverlening is hierbij een belangrijk punt. Het aantal digitaal aan te vragen documenten moet verder uitgebreid worden. Ook wordt de toegankelijkheid van informatie via de website verder uitgebreid. Daarnaast moet in de dienstverlening goed duidelijk zijn wat gemeentelijke producten/diensten zijn en wat niet. .
11
4. Verantwoordelijkheden 4.1 Verantwoordelijkheden team Communicatie Het team Communicatie adviseert en ondersteunt de organisatie bij alle voorkomende communicatiemomenten. Binnen het concept van integraal management treden de communicatiemedewerkers op als adviseurs. De aanvrager/ontvanger van een advies neemt uiteindelijk de beslissing over de te nemen communicatieacties. De werkzaamheden van het team Communicatie zijn grofweg als volgt in te delen: 1. Advisering en opstellen communicatieplannen Gevraagd en ongevraagd adviseert het team Communicatie het college, management, projectleiders en medewerkers over allerlei communicatieaangelegenheden. De insteek daarbij is: welk communicatiebeleid en welke communicatieactiviteiten kunnen bijdragen aan het realiseren van de gestelde beleids-, project- en organisatiedoelen? 2. Coachen en adviseren medewerkers bij keuze en gebruiken kanalen Een belangrijk gevolg van de komst van social media is dat de positie van de communciatieadviseur en van de communicatieafdeling verandert. Van controleur (bijvoorbeeld huisstijl bewaking) en veelal regisseur naar luisteraar en coach. Met social media hebben medewerkers zelf de kanalen om te communiceren. De communicatieadviseur helpt medewerkers om het juist kanalen te kiezen en deze op de juiste manier te gebruiken. 3. Buitenwereld binnenhalen Om de buitenwereld binnen te halen doet het team Communicatie aan mediawatching. Het team volgt en adviseert over discussies op internet. 4. Ondersteuning, uitvoering en productiebegeleiding Het team Communicatie zorgt voor de uitvoering van een aantal gemeentebrede communicatietaken, die niet aan een specifieke afdeling of team zijn gebonden. Hierbij kunt u denken aan de plaatsing van de gemeenteadvertenties en algemene informatie op het internet. Uitvoering van communicatietaken die aan een team/project zijn gebonden, gebeurt gezamenlijk met het betreffende team/project. Productiebegeleiding bij communicatiemiddelen (vormgeving, drukwerk) gebeurt altijd door het team Communicatie in overleg met het betrokken team/project. In de communicatieondersteuning is ook het coördineren en begeleiden van de inzet van derden inbegrepen: fotografen, tekstschrijvers, vormgevers en drukkerijen. 5. Persvoorlichting Het team Communicatie verzorgt de persvoorlichting (schrijvende, radio en tv) en is daarmee naast het college het enige aanspreekpunt voor de pers. De richtlijnen staan in het handboek ‘Omgaan met de pers’. 6. Communicatie bij calamiteiten en rampen Het team Communicatie verzorgt bij calamiteiten en rampen de communicatie. Als een ramp dusdanig is dat er regionaal wordt opgeschaald, doet zij dit in samenwerking met de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland (VRZW). Voor deze situatie is er één gezamenlijk communicatiedraaiboek voor alle betrokken gemeenten.
12
4.2 Verantwoordelijkheden medewerkers Elke medewerker is verantwoordelijk voor de organisatie en kwaliteit van zijn eigen werk. Communicatie over het werk met interne en externe doelgroepen is een onderdeel hiervan. Medewerkers kunnen het team Communicatie om advies of ondersteuning vragen. De portefeuillehouder is eindverantwoordelijk. De communicatieaanpak dient dus altijd vooraf voorgelegd te worden aan de portefeuillehouder.
4.3 Verantwoordelijkheden algemeen 4.3.1. Communicatieplan Bij ieder project dient een communicatieplan opgesteld te worden. Hierin is vastgelegd welke communicatievormen op welk moment voor wie van toepassing zijn. In het communicatieplan worden ook de gewenste effecten van communicatie opgenomen. Het communicatieplan kan in overleg met het team Communicatie worden opgesteld. Het communicatieplan moet bij de collegestukken gevoegd zijn. Indien er een persbericht uit moet gaan wordt deze altijd vooraf door de verantwoordelijk ambtenaar afgestemd met de portefeuillehouder. Het persbericht wordt altijd uitgestuurd door het team Communicatie.
4.3.2. Dossiervorming Elke medewerker is zelf verantwoordelijk voor een gedegen dossiervorming rondom een project. Ook een communicatieplan/plan van aanpak deel uit van de dossiervorming. Eén van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie is het toezien op een gedegen dossiervorming. Het dossier bevat het communicatieplan, alle correspondentie, presentaties, presentielijsten, terugkoppelingen, voorbeelden van gebruikte communicatiemiddelen en na afloop ook de evaluatie.
4.3.3. Evaluatie Ieder project moet afgerond worden met een evaluatie. Evaluaties vormen een essentiële informatiebron over het verloop van een project en bevatten lessen voor de gemeente om volgende projecten optimaler te laten verlopen. Bij deze evaluatie moeten alle partijen betrokken worden. Bovendien maakt een evaluatie de effecten van communicatie beter inzichtelijk. Bovengenoemde aspecten worden ook opgenomen in het te actualiseren ‘Handboek Communicatie Wormerland’.
13
5. Doelgroepen en communicatiemiddelen 5.1 Communicatiedoelgroepen globaal De opsommingen hieronder betreffen een weergave wat onder meer mogelijk is en zijn zeker niet volledig. Bij het communicatiebeleid en de uitvoering daarvan is het van wezenlijk belang om op basis van de communicatiedoelstellingen en de te voeren strategie zorgvuldig de doelgroepen te inventariseren. Externe doelgroepen: • inwoners van de gemeente als kiezer, klant, belastingbetaler, partner, onderdaan en wijkbewoner; • belangengroepen, verenigingen en maatschappelijke organisaties; • bedrijven en ondernemers; • buurgemeenten; • provincie; • rijksoverheid; • media (mede als intermediair);
14
5.2 Welke communicatiemiddelen gebruikt de gemeente Wormerland? De gemeente communiceert via diverse kanalen met haar doelgroepen. Hieronder een overzicht van de veelgebruikte middelen. De Z geeft aan zendergericht, de I geeft aan dat er een mogelijkheid tot interactie is: Communicatiemiddel
Advertentie Bedrijfsbezoek Bewonersbrief Bijeenkomst/vergadering Bouwbord Brochure Contactcommissie Nieuwsbrief h-a-h Enquête/onderzoek Excursie Folder Gemeentegids Gemeentenieuws (krant) Informatieavond Inloopavond Interviews Introductiebijeenkomst Burgerjaarverslag Nieuwjaarsbijeenkomst Overleg/gesprekken Persbericht Perscontact Plattegrond Poster Presentaties Publieksbalie Referendum Relatiegeschenken RSS-feed Streekmarketing Tentoonstelling Twitter Voorwoord Website Welkomstmap Werkbezoek
Inwoners
Belangengroepen
Bedrijven Instellingen
x
x
x x x x x x x x x x x x x
x x x x x x x x x x x x
x x x x x
x x x
x x x
x x x
x x x x x x x x x x x x
x x x
x x x x x x x x
x x x x x x x x
Media
x x x x x
Nieuwe inwoners
x x x x x
x x
x x x
x
x x x x
x x x x x x x x x
x x x
x x x x
x
x x
x x x
x x x
x
x
x
x x
Z/I
Z I Z I Z Z I Z I I Z Z Z I I I I Z I I Z I Z Z I I I Z Z Z Z I Z Z Z I
15
5.3 Welke middelen worden toegevoegd Communicatiemiddel
Verbeter de Buurt Buiten Beter Digitale nieuwsbrief Hyves ‘Digitaal Dorpshuis’ Digitaal informatiebord ingang gemeente
Inwoners
x x x x x x
Belangengroepen
x x x x x
Bedrijven Instellingen
x x x x x x
Media
Nieuwe inwoners
x
x
x
x
Z/I
I I Z I I Z
Deze lijst is uiteraard dynamisch. De middelenmix kan veranderen. Er komen middelen bij en gaan middelen af. Het overzicht is bedoeld om globaal aan te geven welke middelen worden ingezet en gaan worden ingezet.
16
6. Prestatie-indicatoren Zoals al eerder aangegeven is de exacte invulling van de communicatie per geval verschillend. In iedere situatie moet een afweging gemaakt worden van de communicatiedoelstelling, de strategie, de doelgroepen en daaruit voortvloeiend de communicatiemiddelen. Dit moet worden uitgewerkt in een communicatieplan. In dit plan moeten ook SMART doelstellingen geformuleerd worden. Hier kunnen ook specifieke prestatie-indicatoren aan gehangen worden. We hanteren in algemene zin de volgende prestatie-indicatoren voor het communicatiebeleidsplan. Deze worden iedere twee jaar gemeten bij het onderzoek ‘Waar staat je gemeente’. Deze cijfers zijn indicatief en kunnen aanleiding geven om nader onderzoek te doen naar een specifiek aspect. Het is weinig zinvol om continu onderzoek te doen naar de effecten van communicatie. De kosten van effectonderzoek zijn dermate hoog, dat dit alleen ingezet moet worden als daar direct aanleiding toe is.
6.1 Waar staat je gemeente Informatie gemeente
Prestatie-indicator Informatie via lokale kranten Informatie via website Duidelijkheid informatie Toegankelijkheid informatie * streefcijfer gemeenteraad
2007 6,3 6,5 6,6 6,7
2009 6,7 7,1 6,9 6,9
2011 7,0 7,2 7,2 7,0
2013* 7,5 8 7,5 8
2007 --* --* --* --* --*
2009 5,7 5,9 5,6 5,4 4,9
2011 5,8 6,3 5,9 5,8 5,4
2013 ------
2007 6,5 8,1
2009 7,5 8,6
2011 7,8 8,5
2013 ---
De gemeente betrekt burgers in voldoende mate Prestatie-indicator Burgers worden voldoende betrokken bij totstandkoming van gemeentelijke plannen De gemeente is geïnteresseerd in de mening van haar burgers Burgers hebben voldoende inspraakmogelijkheden op gemeentelijke plannen Burgers worden voldoende betrokken bij de uitvoering van gemeentelijke plannen Burgers hebben voldoende invloed op wat de gemeente doet * In 2007 niet gemeten
Dienstverlening gemeente Prestatie-indicator Totaalcijfer burger als klant Oordeel bezoeker duidelijkheid informatie
17
7. Actiepunten 2011/2012 De realisatie van dit beleidsplan kost tijd en geld. Dit gebeurt dit zoveel mogelijk binnen de bestaande capaciteit en budgetten. Incidenteel kunnen extra middelen worden aangevraagd.
7.1. Communicatie wordt meer interactief Actiepunt 1. Twitter als kanaal in dienstverlening De gemeente Wormerland gaat meer inzetten op interactieve vormen van communicatie. Eén van de middelen die verder uitgewerkt worden is Twitter. Op dit moment wordt Twitter met name ingezet als middel om te zenden. De nieuwsberichten van de gemeente Wormerland worden bijvoorbeeld ook via Twitter aangeboden. Toch sluit dit onvoldoende aan bij het karakter van Twitter waarbij juist de interactie centraal zou moeten staan. In de loop van 2011 wordt Twitter ook ingezet als kanaal in de dienstverlening (ook wel webcare genoemd). Burgers kunnen dan via Twitter vragen stellen over producten en diensten van de gemeente, maar bijvoorbeeld ook melding doorgegeven. In de externe communicatie wordt hier uitgebreid aandacht aan geschonken. Doel: Interactieve communicatie met inwoners en anderen bevorderen Wanneer: Medio november 2011 Middelen: Extra FTE: Nee. Past binnen huidige bezetting. Extra Budget: Nee. Het gebruik van Twitter is gratis. Ook het monitoren kan met gratis middelen. Indicator:
Aantal klantencontacten via Twitter
2011 10
2013 150
Actiepunt 2. ‘Digitaal Dorpshuis’ Oostknollendam Op dit moment wordt samen met de contactcommissie Oost-Knollendam gekeken naar de mogelijkheid van een ‘Digitaal Dorpshuis’ voor Oost-Knollendam. Dit digitale dorpshuis moet een platform worden waarop bewoners van Oost-Knollendam en andere belangstellenden kunnen participeren, informatie kunnen delen, conversaties kunnen voeren, foto’s delen etc. Doel: Interactieve communicatie met inwoners en anderen bevorderen e
Wanneer: 4 kwartaal 2011 Middelen: Extra FTE: Nee. Past binnen huidige bezetting. Extra Budget: Nee. De interactiviteit wordt aangebracht in de bestaande website Oostknollendam.nl.
7.2. De gemeente communiceert duidelijk en professioneel Actiepunt 3. Begrijpelijk schrijven – OVER-duidelijk schrijven Goede en duidelijke communicatie begint met begrijpelijk taalgebruik. Het taalgebruik in veel (standaard)brieven is vaak te ambtelijk. Voor veel inwoners is een brief vaak het enige contact dat ze
18
met de gemeente hebben, en daardoor een belangrijk element voor het imago van de gemeente. De gemeente Wormerland heeft in 2009 daarom intern aandacht besteed aan het schrijven brieven. Medewerkers hebben tijdens de ‘Maand van de brief’ elkaars brieven beoordeeld. In een later stadium is ook aan de ontvanger gevraagd wat zij van de brief vonden. In 2011 wordt ‘Maand van de brief’ in een nieuwe vorm binnen OVER-gemeenten voortgezet. Ook worden er trainingen aangeboden om goede teksten te schrijven. Dit gaat niet alleen over het schrijven van brieven, maar bijvoorbeeld ook beleidsnotities en webteksten. Doel: Teksten zijn begrijpelijk en toegankelijk geschreven. 95% van de teksten moet in 2013 voldoen aan het taalniveau B1 (Dit is een gemiddeld leesniveau en voor vrijwel iedereen te begrijpen, zie ook bijlage II). Wanneer: start Q4 2011 Middelen: Extra budget?: nee, zo mogelijk uit opleidingsbudget Indicator: Onderzoek ‘Waarstaatjegemeente.nl’ Onderzoek ‘Waarstaatjegemeente.nl’ Duidelijkheid informatie
2009 6,9
2013 7,5
7.3. informatie van en over de gemeente is toegankelijk Actiepunt 4. Onderzoek onafhankelijk weekblad Wormerland Sinds september 2006 staat het gemeentenieuws in de Zaankanter. In het najaar van 2010 heeft de gemeenteraad aangegeven dat zij een onderzoek wil naar de mogelijkheid van een weekblad dat alleen wordt uitgegeven in Wormerland. Dit weekblad moet een onafhankelijke uitgave zijn waarin burgers in de meeste brede zin worden geïnformeerd over nieuws, sport en andere actualiteiten in de gemeente Wormerland en hetgeen er binnen de gemeente speelt. De gemeenteraad van Wormerland wil hiermee komen tot een onafhankelijk en aansprekend communicatiekanaal binnen de gemeente. Het gaat om een wekelijks te verschijnen blad/krant waarin inwoners van de gemeente behalve het gemeentenieuws en advertenties ook kunnen lezen welke activiteiten er plaatsvinden of hebben plaatsgevonden. De overeenkomst met de Zaankanter had een looptijd van september 2006 t/m september 2010. In september is, ter overbrugging van het lopende onderzoek, met de Zaankanter overeengekomen dat de overeenkomst m.b.t. het gemeentenieuws voor onbepaalde tijd doorloopt met een opzegtermijn van één maand. De resultaten van het onderzoek worden in de loop van 2011 aan de gemeenteraad voorgelegd. Doel: De burger is goed geïnformeerd over de ontwikkelingen in de eigen gemeente. e
Wanneer: 4 kwartaal 2011 onderzoek gereed Middelen: Extra budget?: Nee. Kosten worden gedekt uit regulieren middelen. Indicator Onderzoek ‘Waarstaatjegemeente.nl’ Informatie via lokale kranten
2009 6,7
2013 7,5
Actiepunt 5. Digitale verordeningen
19
In 2010 is de gemeente Wormerland aangesloten op de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR). In de CVDR staat alle lokale regelgeving (verordeningen). Deze regelgeving wordt geconsolideerd aangeboden waardoor zichtbaar is voor burgers en bedrijven en instellingen welke wijziging wanneer gedaan is. De lokale regelgeving wordt uiteraard ook ontsloten via de website van de gemeente Wormerland. Doel: Lokale regelgeving is eenvoudig toegankelijk. Voor de bezoeker is duidelijk te zien welke regelgeving wanneer is ingegaan en wanneer welke wijzigingen zijn aangebracht. e
Wanneer: 1 kwartaal 2011 Middelen: Extra budget?: Nee Indicator: Onderzoek ‘Waarstaatjegemeente.nl’ Toegankelijkheid informatie
2009 6,9
2013 7,5
Actiepunt 6. Digitale bekendmakingen Hoewel het gemeentenieuws in de Zaankanter al geruime tijd ook via de website wordt aangeboden is de gebruiksvriendelijkheid hiervan beperkt. Sinds januari 2011 is de gemeente Wormerland aangesloten op bekendmakingen op de website overheid.nl. In de loop van 2011 zullen hier ook de bekendmakingen van de gemeente worden ingevoerd. Inwoners kunnen zich abonneren op bekendmakingen in een zelf ingestelde straal rond de eigen woning. Dit is een voorbeeld van ontvangergerichte communicatie. De burger bepaalt zelf welke informatie hij/zij per mail ontvangt. Uiteraard kunnen burgers ook gewoon alle bekendmakingen in de gemeente Wormerland bekijken. Doel: Bekendmakingen zijn eenvoudig te raadplegen. De informatie is ontvangergericht. e
Wanneer: 4 kwartaal 2011 Middelen: Extra budget?: Nee Indicator: Onderzoek ‘Waarstaatjegemeente.nl’ Toegankelijkheid informatie
2009 6,9
2013 7,5
7.4. De gemeente Wormerland communiceert vroegtijdig en proactief Actiepunt 6. Actief persbeleid De gemeente Wormerland hanteerde al een actief persbeleid. In 2010 werden ruim 60 persberichten verzonden, waarvan circa 95% is overgenomen in de media. Toch blijft het lastig om bij alle onderwerpen pro-actief te kunnen communiceren. Om pro-actief te kunnen communiceren is het belangrijk om te weten wat er leeft onder inwoners van de gemeente. Daarom wordt er onder andere op internet gemonitord wat er over Wormerland en de kernen wordt gezegd. Het huidige persbeleid moet worden herzien. Het aspect social media moet bijvoorbeeld ook worden opgenomen. Ook bij het persbeleid geldt dat het in eerste instantie om een aanvulling met social media gaat. Daarnaast wordt toegevoegd dat de gemeenteraad bij beantwoording van vragen uit de raad altijd geïnformeerd wordt voordat de antwoorden aan de pers worden verzonden.
20
7.5. Algemene actiepunten Actiepunt 7. Herzien handboek communicatie Sinds 2008 wordt er een handboek communicatie gehanteerd bij de gemeente Wormerland. Dit handboek moet medewerker handvatten geven bij de communicatie rondom de eigen taken. Uit het onderzoek van de rekenkamercommissie in 2010 is gebleken dat het handboek nog onvoldoende is ingebed in de organisatie. In 2012 wordt het handboek communicatie herzien. Het herziene handboek wordt gepresenteerd op de verschillende afdelingen. In het handboek wordt onder andere aandacht besteed aan het opstellen van een communicatieplan, burgerparticipatie, de huisstijl, het schrijven van teksten, social media, verantwoordelijkheden en dossiervorming. e
Wanneer: 1 kwartaal 2012 Middelen: Extra budget?: Nee Indicator: Bij ieder project wordt een communicatieplan opgesteld. Actiepunt 8. Communicatietraining projectleiders De rekenkamercommissie adviseert om projectleiders in staat te stellen om hun verantwoordelijkheid op het gebied van communicatie goed in te kunnen vullen. Om dit te realiseren wordt voor projectleiders (en evt. anderen) een communicatietraining georganiseerd. Deze training moet projectleiders bewust maken van de afwegingen die er bij communicatie gemaakt moeten worden. Ook het handboek communicatie (en dossiervorming) maakt deel uit van deze training. e
Wanneer: 1 kwartaal 2012 Middelen: Extra budget?: Nee. Inpassen in huidige opleidingsbudget.
21
Bijlage 1: Burgerparticipatie beslisformulier
Naam:
_____________________________________
Afdeling:
_____________________________________
Datum:
_____________________________________
VERKENNEN
1. Onderwerp (wat is de beleidsvraag/uitdaging?): ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
2. Mensen (welke betrokkenen hebben belang bij het onderwerp?) 1. 2. 3. 4. 5.
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
3. Grenzen 3.1 Juridisch ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 3.2 Financieel ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 3.3 Anders ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ BESLISSEN
4. Relevantie (is participatie relevant?) 4A. Is participatie relevant? Is participatie relevant voor de burger? Is participatie relevant voor de gemeente?
Niet
Nauwelijks
Beetje
Redelijk
Veel
1 Niet
2 Nauwelijks
3 Beetje
4 Redelijk
5 Veel
1
2
3
4
5
22
4B Is er bereidheid bij potentiële deelnemers
Geen
Nauwelijks
Beetje
Redelijk
Veel
1
2
3
4
5
Geen
Weinig
Beetje
Redelijk
Veel
1
2
3
4
5
5. Ruimte geven 5A. Hoeveel beïnvloedingsruimte is er?
AFSPRAKEN/SPELREGELS 6. Welke rollen zijn er? 6.1 Welke rol heeft de burger?
6.2 Welke rol heeft de gemeenteraad
6.3 Welke rol heeft het college?
7. Kaders (Waarover mogen burgers meepraten, denken, beslissen en waarover niet?) Wel: ___________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
Niet: ___________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
8. Proces (Hoe ziet het proces eruit?) ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
23
8A is commitment? a. Ambtelijk
Geen
Nauwelijks
Beetje
Redelijk
Veel
b. Bestuurlijk
1 Geen
2 Nauwelijks
3 Beetje
4 Redelijk
5 Veel
c. Politiek
1 Geen
2 Nauwelijks
3 Beetje
4 Redelijk
5 Veel
1
2
3
4
5
Vormen van participatie 1.
Raadplegen
2.
Adviseren
3.
Coproduceren
4.
Meebeslissen
5.
Zelf Organiseren
het college bepaalt in hoge mate zelf de agenda, maar ziet de betrokkenen als gesprekspartner bij de ontwikkeling van het beleid. het college stelt in het beginsel de agenda samen, maar geeft betrokkenen de gelegenheid problemen aan te dragen en oplossingen te formuleren. Het bestuur verbindt zich in principe aan de resultaten maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming gemotiveerd afwijken. het college en betrokkenen komen gezamenlijk tot een agenda en zoeken vanuit een gelijkwaardige positie gezamenlijk naar een oplossing. Deze komt tot stand op basis van overeenstemming en is bindend voor alle partijen. Het college laat, binnen vooraf te stellen randvoorwaarden, de ontwikkeling van en besluitvorming over het beleid over aan betrokkenen, waarbij het ambtelijk apparaat een adviserende rol vervult. Het gemeentebestuur neemt de resultaten over na toetsing aan de randvoorwaarden. het college financiert een project dat, na goedkeuring door de raad, volledig door betrokkenen uit wordt gevoerd.
0 0
0
0
0
24
Bijlage II. Taalniveau B1 Taalniveau B1 is van het Common European Framework van de Raad van Europa. Het Common European Framework is een meetlat waarmee je het taalniveau van mensen kunt meten. Met deze meetlat kun je ook het taalniveau van teksten meten. De Raad van Europa onderscheidt zes taalniveaus. Hieronder staan ze op een rij: A1 is het laagste niveau en C2 het hoogste. Bedrijven, overheden en instellingen schrijven hun teksten meestal op taalniveau C1. Maar ongeveer 60% van de Nederlanders komt niet verder dan taalniveau B1. Daardoor begrijpen de meeste mensen de teksten van de overheid en het bedrijfsleven niet. Als je op taalniveau B1 schrijft, begrijpt 95% van de bevolking je tekst. Terwijl de inhoud van je tekst in essentie hetzelfde blijft. Teksten op taalniveau B1 zijn niet alleen geschikt voor mensen met een beperkte taalvaardigheid of een lager opleidingsniveau. Ook mensen met een hoger taalniveau vinden een tekst in eenvoudig Nederlands prettiger om te lezen. Ze hebben zelfs een voorkeur voor teksten in eenvoudig Nederlands. Dat komt doordat de tekst ook voor hen gemakkelijk en efficiënt leest.
25
