l)
GESCAMD OP
Gemeente \ C ^ \ Wormerland ^ 7 ^
2 1 OKI. 201^ Gemeente Wormerland Gemeenteraad van Wormerland Postbus 20 1530AAWORMER
Datum Uw brief van Uw kenmerk Ons nummer Behandeld door Doorkiesnummer
Onderwerp
30 september 2014
14-011949 A den Riet 075-6512 138
: Reactie KPI-rapport Gemeente Wormerland
Geachte leden van de gemeenteraad, Op 1 oktober 2012 is de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. De invoering van deze wet houdt een forse verandering m van het mterbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet 1995. Het specifieke toezicht door de provincies is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturend toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf Dit noemt men 'horizontale verantwoording': het college van B&W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad. De provincies maken gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht. Om gemeenten bij deze horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld Dit referentiekader is opgesteld door de VNG en afgestemd met de wetgever, gemeentelijke en landelijke deskundigen en met het interprovinciaal Overleg (IPO) en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). De Archief KPI's zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer kan worden gedaan. De KPI's zijn niet vrijblijvend, maar verplicht. Ze zijn immers afgeleid van de geldende artikelen in de Archiefwet- en regelgeving. De resultaten van de toetsing KPI kunnen tevens het verslag vormen dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager ex art. 30 Archiefwet aan de raad moet overleggen. In augustus 2012 heeft voor het eerst de KPI-meting plaatsgevonden voor de Gemeente Wormerland. De meting is uitgevoerd door mevrouw drs. J.T M Kramer, archiefinspecteur van het Waterlands Archief Zij heeft ook voor de rapportage gezorgd (zie bijlage 1) Vanwege de samenwerking van de gemeente Wormerland met de gemeente Oostzaan was ook de archiefinspecteur van Zaanstad, de heer H. Bongenaar, bij de gesprekken aanwezig.
Postbus 20 1530 AA Wormer - bezoekadres Koetserstraat 3 1531 NX Wormer - tel 075-651 21 00 - fax- 075-651 22 44 bankrelatie NL35 BNGH 02850 34 030 - website www wormerland nl - e-mailadres
[email protected]
De volgende onderwerpen komen in de archief-KPI's aan de orde 1 Lokale regelingen 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden 4 Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archieven 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 10 Middelen en mensen Conclusie van het rapport is dat de Gemeente Wormerland voor een groot deel voldoet aan de kritische prestatie-indicatoren Met name op het gebied van digitaal documentbeheer en digitale dossiervorming zijn nog wel een aantal acties noodzakelijk Deze zijn echter onlosmakelijk verbonden met de invoenng en organisatie van het zaakgencht werken en de rol die het team DIV vanuit de informatievoorziening hierin kan vervullen De gestelde aandachtspunten uit het rapport dienen hienn dan ook meegenomen te worden Als bijlage 2 treft u een overzicht aan van 1 de belangrijkste aandachtspunten uit deze rapportage 2 een overzicht van de uitwerkingen, acties en planning om deze aandachtspunten op te lossen Voor maandag 27 oktober 2014 staat het verificatiegesprek met de provinciaal archiefinspecteur mevrouw Marianne Loef gepland Tijdens dit venficatiegesprek wordt het rapport en de vervolgacties besproken De archiefinspecteur van het Waterlands Archief, mevrouw Jacinta Kramer, hebben wij uitgenodigd om hierbij aanwezig te zijn Met vriendelijke groet, burgerneester en wethouders van Wormerland, de secretaris, -debujgemgester, / /
J J M Sutmuller
P C Tange
Bijlage(n) 2
Reactie KPI-rapport Gemeente Wormerland 30 september 2014
2/2
'^^Woju
k
Waterlands Archief centrum voor regionaal historisch onderzoek
Meting KPI's Kritische Prestatie-Indicatoren Archief en Informatiebeheer Gemeente Wormerland
H1Ë5^-
S^^
Mevr. drs. J.T.M. ICramer Archiefinspecteur Waterlands Archief Augustus 2012
/
Inhoudsopgave Inleiding
4
Visie, beleid en cultuur
5
1. Lokale regelgeving
•
6
2. Interne Kwaliteitszorg en toezicht
8
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
9
4. Digitale archiefbescheiden
11
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden
12
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaaiplaats
13
7. Archiefbewaarplaats, archiefruimten en e-depots
13
8. Ter beschikking stelling van naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
14
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid
14
10. Middelen en mensen
15
Bijlage 1: Overzicht KPI's
17
Bijlage 2: overzicht werkvoorraad en te venichten archiefbewerkingen
GESCAND OP 31 AUG. 2012 Gemeente Wormeriand
Watertands7t chief centrum voor regionaal historisch onderzoek
Datum Plaats Uw brief van Uw kenmerk CC
: 30-08-2012 ; Purmerend
Postbus 188 1440 ADPuimerend Wielingenstraat 75 1441 ZN Pui-merend tel. 0299-411530 fax 0299-411548 directeur -archivaris: mevr. dis. F.E. Brouwer
Kenmerk WA Onderweip : Archiefinspectie - KPI's By'lage(n) :2 Behandeld door : JK
Geacht college,
Confonn artikel 12 van de ArchiefH'erordening (2012) heeft de directeur-archivaris het toezicht op het beheer van de niet overgedragen archieven. Op 12 juni jl. heeft er daarom wederom een archiefinspectie plaatsgevonden waarbij de archief- kpi's (kiitische prestatie indicatoren) het uitgangspunt waren. Vanwege de samenwerking van de gemeente Womaerland met de gemeente Oostzaan is deze inspectie uitgevoerd door de archiefinspecteur van Zaanstad (Oostzaan), dhr. H. Bongenaar, en de archiefinspecteur van het Waterlands Archief (Landsmeer, Waterland, Wonnerland), mevr. J. Kramer. De xütvoedng van de inspectie door alleen de regionale (horizontale) toezichthouder(s) is een uitvloeisel van de herijking van het interbestuurlijke archieftoezicht, waarbij de provinciale (verticale) inspectie verder op afstand wordt gepositioneerd. Dit houdt in dat zowel het toezicht op het beheer als het toezicht op de zorg voor de ai'chieven door de gemeentelijke (in dit geval regionale) archiefinspecteur wordt uitgevoerd. Graag verneem ik van u, welke maatregelen u gaat nemen of reeds hebt genomen met betrekking tot de in het bijgaande rapport genoemde punten. Hoogachtend,
Drs. J.Th.M. Kramer Archiefmspecteur Waterlands Archief
Inleiding De gemeente dient verantwoording af te kunnen leggen van haar handelen en ervoor te zorgen dat dit handelen, ook in de toekomst, gereconstrueerd kan worden. Daarom is het belangi'ijk met de neerslag van dit handelen, het archief, zorgvuldig om te gaan. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 veiplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden verstaan we alle in het kader van de taakuitvoering van een organisatie ontvangen en opgemaakte documenten, zowel op papier als digitaal, en zowel de te bewaren als de op termijn vernietigbare bescheiden. In het kader van het toezicht op het inforaiatiebeheer door de gemeentearchivaris (= de directeurarchivaris van het Waterlands Archief), zoals vastgelegd in de artikelen 16 tot en met 21 van de Archiefverordening, is op 12 juni jl. een inspectie uitgevoerd op basis van de ICPI's ( Kritische Prestatie- Indicatoren gemeentelijke archiefketen). De kritische prestatie-indicatoren voor archief en informatiebeheer - kortweg archief- kpi's - zijn in 2011 ontwikkeld door de VNG.' Doel van de kpi's is om gemeenten en andere lokale overheidsorganen in staat te stellen verantwoording af te leggen aan raad of bestuur van de mate waarin hun infonnatiehuishouding aan wet- en regelgeving voldoet. De uitkomsten zoals die in dit rapport staan, geven dus weer in welke mate de gemeente Wormerland compliant is. Op grond van de Wet revitalisering generiek toezicht, die officieel per 01-10-2012 in werking treedt, dient u de kpi-rapportage ook naar Gedeputeerde Staten van Noord-HoUand te zenden. Voordeel van het gebmik van kpi's is de onderlinge vergelijkbaarheid van organisaties (ook landelijk). Er kleven echter beperkingen aan: de archiefwetgeving is op sommige punten zeer detaillistisch en op andere punten juist te globaal. De uitkomsten van de archief-kpi's kunnen daarom het zicht ontnemen op de grote lijnen en achterliggende factoren die maken dat een organisatie wel of niet aan wet- en regelgeving voldoet. De conclusies, adviezen en aanbevelingen zijn in het rapport verwerkt. De nummering van ondei^weipen in deze rapportage komt overeen met de tien onderwerpen van de archief-kpi's. Niet alle deelvragen zijn relevant voor de gemeente Wormerland. In dit verslag zijn alleen de relevante archief-kpi's opgenomen. De gemeente Womierland voldoet aan een aantal belangiijke kritische prestatie-indicatoren voor archief en infonnatiebeheer. In onderdeel II van dit rapport is visueel aangegeven aan welke punten wordt voldaan, niet wordt voldaan en deels wordt voldaan. Op een aantal punten dient door u nog actie te worden ondernomen alvorens u geheel duurzaam digitaal kunt gaan werken c.q. archiveren. De archiefïnspecteurs hebben gesprekken gevoerd met de volgende medewerkers: - dlir. Jom van Overschot, teamleider DIV - dhr. Arno den Riet, medewerker Dienstverlening
' Voor achtergrondinformatie over de kpi's zie http://vv'ww.vne.nl/eCache/DEF/l/09/557.html.
4
Visie, beleid en cultuur Is er een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de informatievoorziening? De samenwerkende gemeenten Womierland en Oostzaan hebben een ICT visie OVER-gemeenten 2012-2016 waarin de contouren worden geschetst van de toekomstige ICT op basis van een veranderende omgeving. Wensen en eisen die voortvloeien uit zowel maatschappelijke als technologische trends en ontwikkelingen vertalen zich in eisen die gesteld moeten worden aan de infonnatievoorziening van OVER-gemeenten. In deze visie wordt aangegeven waar de organisatie naar toe wil echter niet welke concrete stappen de organisatie moet nemen om er te komen en op welke termijn. Aanbevolen wordt een plan van aanpak voor de komende drie tot vijfjaar te vervaardigen met daarin vermeld welke processen wanneer gedigitaliseerd gaan worden. Daarbij is het van belang een proces op basis van een procesbeschrijving te digitaliseren, inclusief de te archiveren documenten. Een essentiële voorwaarde voor het slagen van een digitaliseringproces is een goede samenwerking tussen DIV, de vakafdeling en ICT. Aangezien er nog geen vastgesteld infomiatiebeleidsplan is, worden vooralsnog landelijke richtlijnen gehanteerd bij het vormgeven van de informatievoorziening. Hoe gaan directie, management en behandelend ambtenaren om met de arehiejbeseheiden? Thans worden de inkomende stukken gescand en geregistreerd en vervolgens digitaal aangeboden. De papieren versie wordt gearchiveerd bij DIV. De behandelend ambtenaren registreren de eigen uitgaande stukken en bieden deze met barcode ter scanning en archivering aan het archief aan. De DIV-medewerkers zorgen voor uniformiteit in de omsclirijvingen. Het is met GemeenteOplossingen (MijnWerkplek) niet mogelijk om de behandelende ambtenaar zelf de digitale stukken in een digitaal dossier te laten hangen. Digitaal archiveren kan alleen handmatig en wordt door DIV gedaan. Verder wordt er door uw organisatie gebmik gemaakt van afdelingsapplicaties waarin gearchiveerd wordt. Dit gebeurt buiten het zicht van DIV. Zij zijn niet betrokken bij het toegankelijk maken (metadata toevoegen) van deze processen. De processen die in afdelingsapplicaties worden gearchiveerd, komen niet in het DMS en zijn dus ook niet digitaal daarin terug te vinden. Naast het scannen van de ingekomen en uitgaande post en het digitaal archiveren van deze stokken worden in principe alle stukken ook uitgeprint en analoog gearchiveerd. Binnen uw organisatie is het papier nog leidend. De analoge dossiers worden handmatig toegevoegd aan een Excelbestand waaiin ook alle papieren dossiers zijn opgenomen vanaf 1991, zodat de stukken teragvindbaar zijn. Na afhandeling van de zaak vindt door DIV controle plaats op de compleetheid van de stukken die bij een zaak horen. De compleetheid van de zaken is tevens afhankelijk (zowel analoog als digitaal) van de toezending van de stukken door de ambtenaren aan de DIV afdeling. Zo is niet altijd na te gaan of bijvoorbeeld alle e-mails ter archivering worden aangeboden als wel wat medewerkers op hun netwerkschijven opslaan en niet door DIV laten archiveren. Het gevaar van hybride archivering is dat op den duur noch het digitale noch het analoge archief compleet is. Aangeraden wordt om niet jarenlang hybride te blijven archiveren mam- per sectie/ afdeling of werkproces over te gaan op volledig digitale archivering mits er aan de eisen van de digitale beheersomgeving wordt voldaan. Het zaakgericht werken wordt verder uitgewerkt met de overgang van MijnWerkplek naar de vervanger van Gemeente Oplossingen.
Kritische prestatie-indicatoren archief en informatiebeheer 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 + 1.2 Archiefverordenmg. De huidige Archiefverordening van de gemeente Womierland is in 1997 vastgesteld door de raad. In de afgelopen jaren zijn door de archiefinspecteur diverse aangepaste versies naar de afdeling DIV gezonden die echter niet zijn vastgesteld. In januaii 2012 is de laatste wijziging, die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving, naar DIV gemaild. De verordening regelt naast de zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden ook het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Graag ontvang ik zo spoedig mogelijk een kopie van de vastgestelde aangepaste Archiefverordening 2012. 1.3 Besluit Informatiebeheer Het Besluit Infomiatiebeheer is eveneens in 1997 vastgesteld door B&W en beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de in de archiefbewaaiplaats bemstende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen alsmede het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Ook van dit besluit zijn in de jaren 2004, 2006, 2010 en 2012 aangepaste versies naar DIV gezonden. Helaas heeft dit tot op heden niet mogen leiden tot een nieuw vastgesteld Besluit Informatiebeheer. Ook hiervan ontvang ik graag zo spoedig mogelijk een kopie van het vastgestelde besluit. 1.4 Wijziging Overheidstaken In 2006 zijn, personeelsdossiers van het in dienst zijnde personeel in het openbaar ondei'wijs overgedragen aan SPOOR (Stichting Primair Openbaar Onderwijs Regio Waterland en Oostzaan). Hiervoor had een verklaring "overdracht taken aan een overheid" opgesteld moeten worden, hetgeen volgens de verki-egen informatie niet is gebeurd. B&W blijven immers zorgdrager van deze overgedragen archiefbescheiden en daannee verantwoordelijk voor de stukken tot en met de veiTiietiging. De overgedragen dossiers kunnen alleen tijdelijk (max. 20 jaar) uitgeleend worden. De verklaiing dient alsnog te worden opgesteld. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen Door uw organisatie wordt een register bijgehouden van gemeenschappelijke regelingen die zijn aangegaan. Ingevolge artikel 40 van de Archiefwet 1995 dient het college bij instelling van een gemeenschappelijke regeling voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, blijft artikel 40 van de Archiefwet een belangrijk aandachtspunt. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor de archivering. Zo kan de gemeente Wormerland zich blijven verantwoorden voor haar handelen. In de huidige van kracht zijnde gemeenschappelijke regelingen is soms geen of een te summiere paragraaf opgenomen over de archiefw'ettelijke zorg voor de archiefbescheiden c.q. de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Ook dient het college een dienstverleningsovereenkomst vast te stellen betreffende de creatie en beheer van het archief dat op temiijn terug moet naar de zorgdrager (B&W). Verder wordt in de wijziging van de gemeenschappelijke regeling met de Baanstee uit 2004 verwezen naar de Archiefwet 1962. hidien deze gemeenschappelijke regeling nog van kracht is, dient dit gewijzigd te worden in de Archiefwet 1995.
Het is belangrijk de archiefwettelijke zorg/bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden alsnog in de gemeenschappelijke regelingen op te nemen en indien van toepassing ook een dienstverleningsovereenkomst (zie 1.7). 1.6 Mandaatregeling Archiefzorg Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente m.b.t. de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Naast dit besluit dient de gemeente ook een niandaatregeling te hebben voor de archiefzorg waarbij namens de zorgdrager (B&W) besluiten genomen kunnen worden. Het betreft liier echter niet het stellen van regels of vaststellen van regelgeving. In uw organisatie ontbreekt deze mandaatregeling archiefzorg en dient deze nog te worden vastgesteld.. In artikel 8 van het archiefbesluit staat dat de zorgdrager (B&W) van de vernietiging van archiefbescheiden een verklaring opmaakt. Bij uw organisatie vindt deze plaats door de gemeentesecretaris. Uit de verki-egen infoimatie blijkt niet duidelijk of de gemeentesecretaris hiertoe gemandateerd is. 1.7 Uitbesteding archiefbeheerstaken Wamieer (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, dienen hiervan dienstverleningsovereenlcomsten te worden vastgesteld waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid ten aanzien van het archiefbeheer (pennanente bewaring, overdracht, vernietiging). Te denken valt aan het hosten van de website, het inhuren van externe bureaus voor bepaalde gemeentelijke taken of externe archiefruimte. Wanneer de gemeente Wontierland de archiefbeheerstaken in handen legt van een externe partij dienen hiervoor in een overeenkomst waarborgen te worden vastgelegd. In maart 1978 is door het bestuur van de vooraialige gemeenten Wornier, Jisp en Wijdewonner de "Regeling Streekarchief Waterland" getekend. Hierin is vastgelegd dat het beheer van de statische (overgedragen) archieven in een archiefbewaarplaats in de zin der wet (Waterlands Archief) in handen is gesteld van een gekwalificeerd archivaris. Met de Milieudienst Waterland is in 2006 een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Er is toentertijd een aanvullende overeenkomst over het archiefbeheer opgemaakt maar het is niet duidelijk of deze ook door uw college is vastgesteld. Bij navraag is gebleken dat het betreffende dossier is uitgeleend aan een medewerker die niet meer bij de gemeente in dienst is. Het is tot op heden niet gelukt het dossier boven water te kiijgen. De gemeente Wonnerland heeft sinds 2010 zelf geen personeelsleden meer aangezien deze in dienst zijn getreden van de OVER-gemeenten. Flierdoor zijn de archiefbeheerstaken van de gemeente Wonnerland uitbesteed aan de OVER-gemeenten. Het Dagelijks Bestuur van de OVER-gemeenten is belast met het beheer van de aixhieven van de gemeente Wonnei-land. De archiefwettelijke zorg/ bestuurlijke verantwoordelijkheid blijft bij B&W van Wonnerland. Ook de door de gemeente Wonnerland vastgestelde regelgeving (ArchiefVerordening en Besluit Informatiebeheer) blijft van kracht voor het archiefbeheer van de gemeente Wormerland. In artikel 24 van de 1*^ wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten uit 2010 is dit vastgelegd. In de afgelopen tien jaar is er sprake geweest van overdracht van taken aan derden. Zo oefent Cocensus archiefbeheerstaken uit ten aanzien van de belastingen. In de gemeenschappelijke regeling is in de 1* wijziging (29-05-2012) een archiefparagraaf opgenomen waarin de zorg en beheer van de arcMefbescheiden door Cocensus is geregeld.
Verder bleek dat voor het archiveren van bestemmingsplannen gebruik wordt gemaakt van Tercera. De producten van Tercera zijn webbased waardoor de gemeenten niets hoeven te installeren en ook updates worden door het bedrijf geïnstalleerd. Dit betekent dat archiefbeheerstaken worden uitbesteed. De OVER-gemeenten dienen een dienstverleningsovereenkomst met betreffende finna te sluiten waarin wordt opgenomen dat Tercera aan alle archiefwettelijke eisen voldoet. Verder dient o.a. contractueel vastgelegd te worden wie eigenaar is van de bescheiden, hoe de toegankelijkheid is geregeld en wat er met de archiefbescheiden gebeurt bij faillissement van de aanbieder, (zie ook: http://www.geonovum.nl/dossiers/rostandaarden/software) Tijdens de behandelingen van de kpi's kwamen de hierboven vermelde uitbestedingen van de archiefbeheerstaken aan het licht. Onderzocht moet worden of er nog andere archiefbeheerstaken zijn uitbesteed. Indien dit het geval blijkt, zullen er ook hiervoor dienstverleningsovereenkomsten vastgesteld moeten te worden.
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de iQvalUeU(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer De Archiefregeling 2010 (artikel 16) schrijft voor dat de zorgdrager zorgt voor een kwaliteitssysteem voor alle archiefbescheiden (zowel vernietigbare als pemianent te bewaren). Met behulp van een kwaliteitssysteem wordt zichtbaar hoe het informatiebeheer is georganiseerd, waar de verantwoordelijklieden liggen en wat er verbetering behoeft. Hierbij staat het juiste beheer van digitale infonnatiebromien centraal. In augixstus 2011 heeft de gemeente een toelichting "Kwaliteitsplan, art 16 van de Archiefregeling" ontvangen van het Waterlands Archief Deze dient als handreiking bij het toepassen van een kwaliteitssysteem en het opstellen van een Beheerplan Infomiatiehuishouding. Elke organisatie stelt kwaliteitseisen aan archieven en aan de infomiatiehuishouding. Vaak zijn deze impliciet en niet vastgelegd. Met het vertalen van kwaliteitseisen naar toetsbare nonnen worden de kwaliteitseisen in overeenstemming gebracht met zowel wet- en regelgeving als de taken en verantwoordelijklieden van de organisatie. Hierbij spelen de kpi's ook een belangrijke rol. Door uw archiefbeheer periodiek te controleren, weet u niet alleen of u aan de wettelijke vereisten voldoet, maar ook of de infomiatievoorziening de primaire processen van uw organisatie optimaal ondersteunt. Op gi'ond van de controleresultaten kunt u werken aan een verbetering van de informatievoorziening. Met de afdeling DIV van de gemeente Wonnerland is de afspraak gemaakt dat uiterlijk in december 2012 een beheerplan Infonnatiehuishouding is opgesteld, inclusief een verbetertraject. 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Het ISW bestuur heeft voor het Waterlands Archief een gekwalificeerde gemeentearchivaris (archivistiek A) benoemd, zoals is vastgelegd in de "Regeling Streekarchief Waterland" uit 1978. 2.3 Toezicht op archiefbeheer en 2.4 Beheer overgebrachte archieven In de nog door u vast te stellen Archiefverordening 2012 is in ailikel 14 opgenomen dat de archivaris eenmaal per (twee)jaar verslag uitbrengt aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Door middel van inspectierapporten, voortgangsrapporten en het voor u liggend kpi-verslag wordt jaarlijks verslag uitgebracht van de uitoefening van dit toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Daarnaast wordt in het jaarverslag van het Waterlands Archief over het beheer van de naar de archiefbewaaiplaats overgebrachte archieven gerapporteerd aan het ISW- bestuur.
3.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.1 Geordend Overzicht van te bewaren archiefbescheiden De gemeente Womierland beschikt over een beveiligd excelbestand als ingang op verschillende archiefbestanden. Dit bestand betreft alle archiefbescheiden van 1991 tot heden van de twee archiefvonners (Womierland, Oostzaan) zowel permanent te bewaren als vernietigbare archiefbescheiden. Het gaat hierbij alleen om analoge archiefbescheiden aangezien papier nog leidend is binnen de gemeenten Womaerland en Oostzaan. In het bestand kan op alle vastgelegde metadata of een combinatie daarvan gezocht worden. Vanaf 2010 was het de bedoeling om vanuit het DMS overzichten te genereren van de archiefbestanden die daarin zijn opgenomen. Echter deze functionaliteit werkt niet goed waardoor dit handmatig moet gebeui-en. Verder zijn er processen die niet in het DMS worden gearchiveerd maar in afdelingsapplicaties. Deze stukken worden wel uitgeprint en analoog gearchiveerd. Ook deze dossieromschrijvingen worden door DIV wel in het excelbestand opgenomen zodat de stukken terugvindbaar zijn. Na afhandeling van de zaak vindt door DIV controle plaats op de compleetheid van de stukken die bij een zaak horen. De compleetheid van de zaken is tevens afliankelijk (zowel analoog als digitaal) van de toezending van de stukken door de ambtenaren aan de DIV afdeling. Zo is niet altijd na te gaan of bijvoorbeeld alle e-mails ter archivering worden aangeboden als wel wat medewerkers op hun netwerkschijven opslaan en niet door DIV laten archiveren. In de organisatie wordt gebraik gemaakt van applicaties waarin gearchiveerd wordt. DIV heeft geen zicht en ook geen grip op de ordening en metadatering in deze afdelingsapplicaties. In deze rapportage zijn de afdelingsapplicaties niet meegenomen. 3.2 Authenticiteit, context en toegankelijldieid en 3.3 Systeem voor toegankelijkheid Alle archiefbescheiden worden nog analoog gearchiveerd. Alhoewel de inkomende en uitgaande documenten worden gescand en digitaal gearchiveerd, is papier nog leidend binnen uw organisatie. Het huidige document management systeem (DMS) biedt mogelijkheden om de metagegevens te registreren die zowel in de papieren als in de digitale omgeving dienen te worden vastgelegd, zoals dossierbeschrijving (inhoud), ordeningskemnerk (structuur), documentsoort (verschijningsvonn) en dossiervomiing (samenhang met andere archiefbescheiden). Deze laatste functionaliteit, het aan een digitaal dossier/zaak hangen van archiefbescheiden is alleen beschikbaar voor DIV-medewerkers. Ambtenaren kunnen thans zelf geen documenten aan een zaak hangen binnen het huidige DMS. Op het moment dat ambtenaren binnen het DMS op basis van een ingekomen stuk andere stukken gaan produceren (collegevoorstel, antwoordbrief), worden deze stukken in het DMS wel automatisch aan elkaar gekoppeld. Het nauwkeurig en consequent invullen van metagegevens blijft mensenwerk; de kwaliteit van de toegang tot het arcliief wordt dan ook bepaald door de kwaliteit van de ingevulde metagegevens. In dit kpi-verslag zijn alleen de metagegevens beoordeeld die in het DMS worden geregistreerd en niet die ook nog in afdelingsapplicaties worden vastgelegd.
De papieren dossiers van de gemeenten Oostzaan, Womaerland en van OVER-gemeenten worden door middel van verschillende kleuren van elkaar gescheiden. Digitaal gebeurt dit op basis van de ingevulde metadata. •^ö"-
GemeenteOplossingen heeft aangegeven het Functioneel Ontweip voor de doorontwikkeling van het DMS (koppeling DSP en Digitaal Dossierbeheer) technisch niet te kunnen realiseren. Zij hebben besloten om in 2013 de dienstverlening op het gebied van DMS te willen afstoten c.q. staken. Hierdoor is uw organisatie genoodzaakt een nieuwe applicatie aan te schaffen. Aangeraden wordt om naar een applicatie uit te kijken die confonn NEN 2082 kan worden ingericht. Met behulp van een audittrail van het DMS kan elke stap en handeling die door een medewerker wordt uitgevoerd, worden nagegaan. Na afloop van een werkproces kan door analyse worden aangetoond dat de gevolgde route van begin tot eind op correcte wijze is uitgevoerd waannee de rechtmatigheid van het gevolgde proces kan worden aangetoond. Middels de audittrail kan worden nagegaan - wie documentregistratie aanmaakt / raadpleegt / wijzigt / opslaat; - wie de gekoppelde scan opent / afdmkt / opslaat (alleen voor DIV) - wie welke behandelende afdeling toekent / wijzigt / verwijdert; - wie de zaak afliandelt; - wie de zaak hierna naar DIV ter ai'chivering stuurt. 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers Bij de aanschaf en aanbesteding van papier (NEN 2728) wordt rekening gehouden met de eisen voor permanente bewaring (zie: http://www.lopai.nl/pdf^lopai-PAPIER-2010-l.doc). De onlangs aangeschafte printers (Xerox Workcentre 7125) en toners (Xerox 006R01475) staan niet op de lijst van printers waarmee duurzame prints mogelijk zijn. (zie http://www.cot-nl.coni/nl/laboratorium/printerkeuringen/printerkeuringen.html). Aangezien de allernieuwste printers en toners wellicht nog niet op de lijst van de hierboven vermelde website staan vermeld, kan nadere informatie worden opgevraagd bij COT (histituut voor veiligheid en crisismanagement). Volgens de archiefregeling, artikel 5 lid 1, 3, 4 dienen inkten, toners, printers aan de volgende eisen te voldoen: 1. Inkten en toners alsmede de apparatuur waarmee deze op papier worden aangebracht bereiken een duurzaamheid overeenkomstig ISO 11798:1999. 3. De zorgdrager voorkomt dat inkten en toners, die door hem worden gebruikt bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden, doorslaan. 4. Schrijfinachine- en printerlinten bevatten als kleurstof koolstof of gelijkwaardige materialen. 3.5 Duurzame verpakldngsmaterialen bij opslag Voor de analoge archivering worden duurzame materialen gebruikt zoals dossieromslagen, archiefdozen, hechtmechanieken, tabbladen en bijlagenenveloppen. 3.6 Systeem voor duurzaamheid Voor de duurzaamlieid van digitale bescheiden zijn andere maatregelen nodig; sommige daarvan zijn nu nog niet bekend. Voor het leesbaar en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden is daarom een bewaarstrategie nodig waarin beschreven wordt hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring wijzigt. De gemeente Wormerland heeft nog geen bewaarstrategie ontwikkeld die voor de digitale bescheiden absoluut noodzakelijk is.
10
Volgens de Nederlandse wet- en regelgeving moeten in digitale vonn opgemaakte én gebiTiikte documenten ook in digitale vonn worden bewaard. Op dit moment worden de meeste documenten gemaakt met de intentie ze af te drukken op papier. Bij de creatie wordt nog onvoldoende rekening gehouden met de digitale levensduur van het document. Te denken valt aan: tekstdocumenten, e-mailberichten, kaarten, tekeningen, foto's, spreadsheets, video- en audiobestanden, films, websites en databases. De beste bewaannethode verschilt per digitaal infonnatieobject: een e-mail moet anders worden bewaard dan een database of een tekstdocument. De bewaamiethode hangt ook af van de lengte van de periode dat infonnatieobjecten bewaard moeten blijven. Een infonnatieobject dat voor permanente bewaring in aamnerking komt dient anders te worden behandeld dan een dat slechts vijfjaar bewaard hoeft te blijven. Het is niet nodig zelf om het wiel uit te vinden, leen "best practices" bij andere overheidsorganisaties die al langer digitaal werken en die ervaring hebben met het bewaren en beheren van infonnatieobjecten. Voor de analoge bescheiden worden naast het gebniik van zuur- en weekmakei-vrije artikelen ook bij archivering alle nietjes en plastic uit de stukken vei^wijderd. Daarnaast worden de archiefstukken in een goede klimatologische omgeving bewaard waarbij ieder uur via een datalogger (Escort Junior) de temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefruimte wordt vastgelegd.
4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiejbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer De gemeente Wormerland werkt nog niet met RODIN (acroniem voor Referentiekader Opbouw Digitaal Infonnatiebeheer). Dit is een checklist die de organisatie kan gebmiken bij het imichten van een digitale beheeromgeving. Ofschoon het gebruik van RODIN geen wettelijke eis is, kan met behulp van de checklist worden gecontroleerd of een applicatie aan de wettelijke eisen voldoet. 4.2 Functionele eisen De gemeente Woimerland maakt gebmik van sjablonen die zijn ingericht binnen Word. Naast inhoud, structuur en verschijningsvonn dient ook het 'gedrag' van bepaalde documenttypen te worden vastgelegd. Het betreft hier informatieobjecten met fünctionaliteiten die niet vanzelf bewaard blijven zoals 3D-bestanden, rekenfonnules, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites. De organisatie dient zich af te vragen welke incourante infonnatieobjecten er gebruikt worden en welke ftinctionaliteiten er voor pennanente bewaring in aanmerking komen en hoe dit bewerkstelligd dient te worden. De gemeente Wormerland moet zich hierover nog bezinnen. 4.3 Aanvullende metagegevens Onder 'aanvullende' metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven. Voorbeelden van technische metadata zijn onder andere verwijzingen naar de hai'd- en software waarop de informatie ontstond c.q. opgeslagen is en welke bestandsfonnaten worden gebmikt.Metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken zijn o.a. -software en hardware omgeving waarop/waarin de informatie is ontstaan; - opslagfonnaat (bestandsfonnaat); - compressiegegevens. De gemeente Wormerland heeft nog geen afweging gemaakt welke aanvullende technische metagegevens nodig zijn.
11
4.4 Opslagformaten Biimen de organisatie worden de ingekomen documenten gescand en in PDF-A fonnaat opgeslagen. Alle uitgaande documenten worden, indien nodig, van een 'natte' handtekening voorzien en vervolgens gescand en opgeslagen in PDF-A fonnaat. Wormerland gebruikt thans geen andere formaten. 4.5 Voorzieningen voor compressie en encryptie Uw organisatie gebruikt geen encryptie of compressie voor de opslag van digitale archiefbescheiden. Er is nog niet nagedacht over eventuele gevolgen van encryptie of compressie voor de toegankelijklieid van archiefbescheiden anders dan in standaai"d kantoorapplicaties. 4.6 Converteren en migreren Van de bestanden uit Docman en Corsa is een export gemaakt maar deze is niet in een andere applicatie geïmporteerd. Er is daarom geen verklaring van migi'atie opgemaakt. Wanneer volgend jaar een andere DMS/RMA applicatie wordt aangeschaft, zullen de gegevens gemigreei'd dienen te worden en is het noodzakelijk (ingevolge art.25 Archiefregeling) liiervoor een procedure op te stellen. Ook dienen de gemigi-eerde gegevens gecontroleerd te worden op raadpleegbaarheid, infonnatieverlies en functionaliteit van het systeem.
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig al wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst De vernietigbare archiefbescheiden worden door de gemeente Wormerland geselecteerd. Voor de selectie van de archiefbescheiden wordt alleen gebmik gemaakt van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen (2006). 5.2 Vernietiging en Verklaringen De gemeente dient op grond van art. 29 van de archiefVerordening de goedkeuring van de directeurarchivaris voor de vernietiging van archiefdocumenten, welke goedkeuring geldt als machtiging voor de vernietiging. Voor de vemietigingslijsten 2008 en 2009 is geen goedkeuring verleend en het is niet duidelijk of van deze bescheiden een proces-verbaal is opgemaakt en of deze is ondertekend. Vanaf 2010 zijn de vemietigingslijsten weer ter goedkeuring naar de directeur-archivaris gezonden. Van de te vernietigen bescheiden wordt een proces-verbaal opgemaakt dat een specificatie van de te vernietigen stukken bevat en akkoordverklaring van de gemeentesecretaris. Er zijn geen achterstanden bij de vernietiging. 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen Tot op heden worden papieren bescheiden niet vei'vangen door digitale reproducties. De gemeente Wormerland werkt hybride, men werkt digitaal maar archiveert nog op papier. Van steeds meer documenten ontstaat het origineel digitaal (bijvoorbeeld e-mail, interne adviezen e.d.) en om een papieren archief compleet te maken, moeten dus afdmkken van digitale documenten gemaakt worden. Dit is feitelijk een omgekeerde vei"vanging. Het is efficiënter om zo snel mogelijk toe te werken naai" een volledig digitaal archief Hiei-voor is wel een goede digitale beheersomgeving essentieel. 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen De gemeente Wormerland heeft geen archiefbescheiden vervreemd of vervreemd archief ontvangen in de afgelopen jaren.
12
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? 6.1 Overbrenging archiefbescheiden na 20 jaar De archiefblokken van de voonnalige gemeenten Jisp, Wormer en Wijdewormer zijn tot en met 1990 overgebracht naar het Waterlands Archief. In januari 2010 is toegezegd dat de gemeente in het eerste kwartaal van 2011 een oplossing zou zoeken voor de bewerking van de archieven van de voormalige gemeenten Jisp en Wijdewormer 1970-1990 en Wormer 1970-1980. Ook door de heren Schaafsma en Overschot is in november 2011 toegezegd dat op korte tennijn naar een oplossing wordt gezocht. Het Waterlands Archief heeft tot op heden nog geen oplossing vernomen. In 1991 zijn deze voormalige gemeenten (Jisp, Woniier, Wijdewormer) opgegaan in de gemeente Wonnerland. Het archiefblok van Wormerland 1990-2009 (2010) is afgesloten en in 2010 is met een nieuw twintig jarenblok begonnen. Het archiefblok 1990-2009 dient nog geïnventariseerd te worden en uiterlijk in 2020 te worden overgebracht naar het Waterlands Arcliief 6.2 Verldaring van overbrenging Van de overbrenging van het archief van Wormer 1980-1990 (inclusief de bouwvergunningen) is een verklaring van overbrenging opgemaakt. 6.3 Niet overbrenging vanwege bedrijfsvoering Wanneer een over te dragen archief nog nodig is voor de eigen bedrijfsvoering dient een machtiging tot opschorting te worden aangevraagd bij gedeputeerde staten. Tot op heden was dit niet nodig.
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 7.1-7.2 Archiefbewaarplaats Door de bij het ISW (Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland) aangesloten gemeenten in de regio Waterland (Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Punnerend, Waterland, Wormerland en Zeevang) is het Waterlands Archief aangewezen als archiefbewaarplaats die voldoet aan de bouwkundige eisen zoals gesteld in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Op 26 maart j.1. heeft de adjunct Provinciaal Inspecteer drs. C.E. Schabbing de archiefdepots van het Waterlands Ai'chief geïnspecteerd. Het inspectierapport is naar het bestuur van het ISW gezonden. De archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar worden door de gemeente Wormerland overgebracht naar het Waterlands Archief. 7.3 Archiefruimten De gemeente Wormerland beschikt over een eigen archiefiuimte in het gemeentehuis waar semistatische en vemietigbai'e archiefbescheiden worden bewaard van 1990-heden. Voor deze ruimte is in 1996 een verklaring van geen bezwaar afgegeven. Ofschoon de ruimte bouwkundig aan de wettelijke eisen voldoet dienen nog wel enkele beheersmaatregelen genomen te worden. Deze zijn in de inspectierapportages van 2004 en 2010 al aanbevolen, doch waren vorig jaar nog niet uitgevoerd.
13
Door de langdurig te hoge temperaturen gevoegd bij soms te hoge luchtvochtiglieid in de zomer bestaat het risico op schimmel en ongedierte. Het plaatsen van archiefkasten en archieven direct tegen de achterwand kan, zeker in combinatie met een te hoge temperatuur, hetzelfde effect hebben. De bij de archiefruimte geplaatste sproeischuimbhisser dient vervangen te worden voor een koolzuursneeuwblusser. 7.4 E-depot In het secretarissenoverleg van het ISW is op 2] september 2011 besloten tot het mstellen van een intergemeentelijke projectgi-oep die het gemeentelijk archiefbeheer in de regio gereed moet maken voor aansluiting op een landelijk (provinciaal of regionaal) e-depot. Het secretarissenoverleg functioneert hierbij als stuurgroep. De projectgi'oep bestaat uit beleidsambtenaren van de gemeenten en de directeur-archivaris (coördinatie) van het Waterlands Archief De projectgroep zal de randvoorwaarden en stappen in kaart gaan brengen welke nodig zijn om tot een gezamenlijk E-depot te komen en aan te sluiten bij de door de archiefsector te ontwiklcelen gemeenschappelijke voorzieningen en seivices. Begin november 2011 gaf ook het ISW-bestuur zijn fiat aan dit project. Eind november 2011 vond in het Waterlands Archief bij wijze van kick-off een goed bezochte bijeenkomst plaats over duurzaam digitaal informatiebeheer. Thans is er voor dit moment voldoende bestuurlijk en ambtelijk draagvlak gecreëerd om aan de slag te gaan met de voorbereiding voor een gezamenlijk E-depot in de regio Waterland. Op 28 juni jl. is de projectgi'oep voor de eerste maal bijeenkomen.
8. Ter beschikldng stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheideisen van de Archiefwet? 8.2 - 8.3 Beperldng openbaarheid na 20 en 75 jaar Bij de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaaiplaats is de infomaatie in principe openbaar. De Ai-chiefwet foraiuleert in aitikel 15 enkele uitzonderingen op deze openbaarheid. De voormalige gemeenten Jisp, Wijdewomier en Wormer hebben hiei'van geen gebruik gemaakt. Het college van de gemeente Wormerland heeft als archiefzorgdrager nog geen rekening gehouden met artikel 15a. van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-infonnatie inperkt waarbij de bedrijfsgegevens niet openbaar zijn maar de milieueffecten daarentegen wel. Dit is met name relevant bij een WOB veraoek (Wet Openbaarheid van Bestuur).
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden ? 9.1 Onderdeel Gemeentelijke Rampenplan en 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente Wonnerland beschikt niet over een risicoprofiel beleids- en crisisplan waarin procedures zijn opgenomen met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde. Wel heeft uw organisatie een calamiteitenplan archiefcollecties opgesteld voor de periode 2008-2012. Daaiin heeft de gemeente een verzamelplaats aangewezen voor te ontraimen archiefbescheiden. Aangezien het plan tot 2012 loopt en vanaf 2010 een nauwere samenwerking is ontstaan met de gemeente Oostzaan is het raadzaam het plan aan te passen. 14
10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hieiyoor ter beschikldng stelt alsmede hun Invaliteitsniveau? 10.1 Middelen Volgens cijfers verlcregen van dhr. J. Loonkosten DIV e Software Gemeente Oplossingen e € Deelname WA Overige kosten € Huisvesting € Digitaliseringsprojecten
van Overschot, zijn de kosten als volgt opgebouwd: 265.954,63 (2011, totaalbedrag OVER-gemeenten) 16.236,53 95.781,26.500,- (kosten abonnementen) niet onderverdeeld per afdeling / team Voor 2012 zijn geen specifieke middelen begroot voor digitaliseringsprojecten. Wel vindt een heroverweging plaats van het huidige DMS, medio 2013 wil OVER- gemeenten overstappen op een systeem dat zaakgericht werken daadwerkelijk mogelijk maakt. Uitgangspunt is dat de onderhoudskosten hiervoor kunnen worden opgevangen vanuit de middelen voor de huidige applicatie.
Het is enigszins ingewikkeld om alle kosten helemaal in beeld te krijgen aangezien er ook kosten zijn voor andere applicaties dan die van Gemeente Oplossingen voor de archivering van archiefbescheiden. Verder zijn er ICT'ers betrokken bij het beheer van de digitale archivering. Het verdient aanbeveling deze kosten zo transparant mogelijk te maken. 10.2 Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer De gemeente Wonnerland heeft zelf geen personeel in dienst. De documentaire infonnatie voorziening (DIV) is overgedragen aan de OVER-gemeenten. Voor het team DIV is 5,3 fte beschikbaar daarvan is 4,8 fte bestemd voor de archiefwerkzaamheden voor zowel Wonnerland, Oostzaan als OVER-gemeenten waarvan op dit moment 3,16 fte is ingevuld. Thans is er een vacature die waarschijnlijk aan het eind van het jaar wordt ingevuld. Ter compensatie is een medewerkster van een extern bureau voor 32 uur aangenomen die tot september 2012 archiefwerkzaamheden verricht. Vanwege de hybride werkzaamheden die voortkomen uit de digitale naast de analoge dossien'orniing en DIV zowel voor de gemeente Oostzaan, Wonnerland en OVER-gemeenten het archiefbeheer heeft, is de bezetting zéér krap te noemen. Daarnaast kampt de DIV-afdeling met een langdurig zieke medewerker. De werkzaamheden van DIV bestaan uit post openen, scannen, postregistratie, controle en aanpassing van registratiegegevens in de applicatie van Gemeente Oplossingen, archiefwerkzaamlieden (zowel analoge als digitale dossieivonning, materiële verzorging, opstellen vemietigingslijsten) en het zoeken van infonnatie ten behoeve van medewerkers. De DIV-fonnatie bestaat uit 5 mensen, te weten: Naam Nicolien Tjoelker Luuk Cools Tim Zant Frank Merlijn Arno den Riet
Opleidingen SODl SODl en S0D2 SODl en S0D2 SODl, S0D2 en LRM (Leergang Record Manager) S0Dl,S0D2enVVA TOTAAL
15
Uren 18 uur* (1) 18 uur voor DIV* (2) 36 36 24 uur DIV * (3) 132 uur = 3,66 fte waarvan 3,16 fte voor archief
* 1 Mevrouw Tjoelker houdt zich alleen bezig met de post en het scannen van de stukken maar registreert en archiveert niet. *2 De heer Cools verricht 18 uur archiefwerkzaamheden, daarnaast werkt hij ook aan het databeheer voor de Datadistributiesystemen (DDS), waarbij de basisregistraties op de landelijke voor ziening aangesloten moeten worden. Ook verzorgt dhr. Cools het applicatiebeheer van MijnWerkplek (DMS) voor beide gemeenten. *3 De heer den Riet verricht naast reguliere archiefwerkzaamheden ook werkzaamheden voortvloeiende uit archiefwet- en regelgeving. Dit neemt gemiddeld 1 dag per week in beslag waardoor hij voor het archief 24 uur per week beschikbaar is. DIV verricht archiefwerkzaamheden voor zowel Womierland, Oostzaan als OVER-gemeenten. Daarom kan niet alleen naar de Wonnerlandse situatie gekeken worden maar dienen ook de archiefwerkzaamheden versus aantal fte van alle drie de organisaties te worden bekeken (zie bijlage 2). In het inspectierapport van 2009 werd door de archiefinspecteurs geconstateerd dat de totale achterstand van losse stukken, die nog ingevoegd moest worden in het archief, 55,5 m' bedroeg. In november 2011 bleek liiervan 25,5 m' te zijn verwerkt. Het streven was de achterstanden in april 2012 te hebben weggewerkt. Dit is niet gelukt; de achterstand is zelfs weer opgelopen tot ca. 42 m' voor de gemeente Wormerland en voor de beide gemeenten tot 60 m'. Kengetal om losse stukken te archiveren ligt op 1 Ocm per dag. Een gekwalificeerd flilltime archiefvormer heeft voor deze achterstand ca. 600 werkdagen nodig, dit betekent ongeveer driejaar werk. In bijlage 1 staat verder ook venneld welke bewerkingen DIV nog moet venichten aan semistatische archieven van de twee gemeenten. Op gi'ond van de landelijke kengetallen en de ervaringen bij de inspectie opgedaan, wordt aangeraden de fonnatie met ten minste één fulltime archiefv^ormer uit te breiden, die gekwalificeerd is in zowel de analoge als digitale dossiervorming. Daarnaast een tijdelijke fulltime ai"chiefvormer die de achterstanden kan wegwerken. In het algemeen leert de ervaring, dat in de overgangstijd van papier naar digitaal tijdelijk meer fonnatie voor archivering noodzakelijk is. Op den duur is waarschijnlijk minder, maar hoger opgeleid personeel nodig. Verder is er budget beschikbaar voor bij- en nascholing. 10.3 Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer De DIV-ers zijn voldoende opgeleid voor de analoge archiefwerkzaamheden. Echter, door de digitalisering zullen de medewerkers van DIV een totaal andere rol krijgen: van uitvoerend naar regisserend en ondersteunend, van achteraan naar vooraan in het proces. Hiervoor zijn, naast kennis over het digitaal archiveren zelf, competenties nodig als denken in werkprocessen, proactief communiceren en zaakgericht werken.
" Landelijke kerngetallen en ervaringsgegevens gaan globaal uit van 1ftearchiefinedewerker, belast met dossiervorming, selectie, op 25 fte archiefproducerende medewerkers. Archiefmedewerkers belast met de eindselectie, beschrijving en de zorg voor de overbrenging worden niet meegeteld. Daarnaast zijn er nog fte's nodig voor de in- en uitboeking van de post (registratie), de voortgangsconti-ole en het semistatisch archief. Bovendien is er extra fonnatie nodig wanneer hybride wordt gearchiveerd (analoog en digitaal).
16
Overzicht KPI'S
Bijlage 1
De volgende symbolen zijn gebruikt om visueel aan te geven in hoeverre de gemeente Wonnerland aan een kpi voldoet: Voldoet voldoet deels voldoet niet niet van toepassing
1. 1.1 + 1.2
1.3 1.4 1.5
1.6 1.7
2. 2.1 2.2 2.3
Lokale regelingen Er is nog geen geactualiseerde vastgestelde verordening ai'ehiefzorg en toezicht archiefbeheer, die is meegedeeld aan GS Er is nog geen geactualiseerd vastgesteld besluit infonnatiebeheer Er heeft wijziging van overheidstaken plaats gevonden. Aan SPOOR zijn personeelsdossiers overgedragen waarvoor geen overeenkomst is opgemaakt. Het college heeft als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, niet altijd voorzieningen getroffen omtrent de zorg voor de arcliiefbescheiden? De zorgdrager houdt een register van de gemeenschappelijke regelingen bij Het college heeft geen mandaatregeling Archiefzorg vastgesteld Is de gemeentesecretaris gemandateerd de vemietigingslijsten te ondertekenen? Bij de uitbesteding van archiefbeheer(staken) zijn niet altijd dienstverleningsovereenkomsten vastgesteld waarin wettelijk gemeentelijke eindverantwoording is opgenomen
1
1 ? 1
1
Interne Kwaliteitszorg en toezicht De organisatie heeft geen kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn gefoimuleerd De gemeente heeft in ISW verband een gekwalificeerd archivaris benoemd De directeur-archivaris geeft regelmatig inspectieverslagen uit i.h.k.v. het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven De directeur-archivaris geeft regelmatig inspectieverslagen uit over het beheer van de overgebrachte archieven
3.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden
3.1
De gemeente beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle digitale ai'chiefbescheiden De gemeente beschikt wel over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle analoge archiefbescheiden Het college kan alleen van de archiefbescheiden die in het DMS zijn opgenomen de authenticiteit en context waarborgen. Van de archiefbescheiden die in afdelingsapplicaties worden gearchiveerd, kan dit niet worden gewaarborgd aangezien DIV noch zicht noch grip op deze applicaties heeft. Betreffende applicaties zijn door de ai-chiefinspectie niet bekeken. Het analoge archiveringssysteem en het DMS waarborgt de toegankelijkheid zodanig dat archiefbescheiden binnen redelijk tennijn gevonden worden en leesbaaiVwaameembaar zijn. De organisatie gebruikt duurzame fysieke materialen en gegevensdragers. De organisatie gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. Het archiveringssysteem waarborgt de duurzaamheid voldoende voor analoge bescheiden Het archiveringssysteem waarborgt de duurzaamheid onvoldoende voor digitale beschei- I ^ ^ J den ^ ^ 1
3.2
3.3 3.4 3.5 3.6
17
4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden De gemeente werkt niet op basis van RODIN-checklist? Er wordt gebruik gemaakt van sjablonen echter niet voor de incourante infonnatieobjecten De digitale bescheiden worden niet verrijkt met technische metagegevens Het opslagfonnaat dat wordt gebiijikt, Pdf-A, is een open standaard Er wordt nog geen gebruik gemaakt van compressie en encryptie Er zijn nog geen bestanden geconverteerd/gemigreerd
5.
Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden
5.1
De archiefvonner gebmikt de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden. Er wordt door de gemeente niet met een facultatieve stukkenlijst gewerkt. Het college maakt een verklaring van vernietiging op van vernietigbare archiefbescheiden Er vindt geen vervanging van ai"chiefbescheiden plaats Er heefl geen vervreemding van arcliiefbescheiden plaatsgevonden
5.2 5.3 5.4
6.
Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats
6.1 6.2 6.3
De archiefbloldcen worden na 20 jaai' overgebracht naar het WA Er is een verklaring van overbrenging opgemaakt Er heeft geen uitstel van overbrenging plaatsgevonden vanwege de bedrijfsvoering
-
7.
Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeente heeft in ISW-verband een archieforganisatie (Waterlands Archief) aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats Het college gebnaikt de archiefbewaarplaats t.b.v. te bewaren overgebrachte archiefbescheiden De gemeente beschikt over een archiefmimte die bouwkundig is goedgekeurd door GS. Er dienen echter nog wel enkele beheersmaatregelen genomen te worden. Deze archiefruimte wordt gebmikt voor op termijn over te brengen arcliiefbescheiden Er is een intergemeentelijke projectgroep ingesteld ter voorbereiding van het E-depot
7.3
7.4
8.
Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte Archiefbescheiden
8.2
Er zijn geen beperkingen aan de openbaarheid gesteld van archiefbescheiden die na 20 jaar zijn overgebracht aan het Waterlands Archief Er wordt geen rekening gehouden met de beperking van de openbaarheid van milieuinfomiatie dat met name relevant is bij een WOB verzoek (Wet Openbaai'heid van Bestuur) Er zijn geen beperkingen op de openbaarheid gesteld van 75 jaar of langer
8.3
9. 9.1 9.2
-
[••
7.1
7.2
1
ZM
Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente beschikt niet over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan m.b.t. tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met cultuurhistorische waarde De gemeente heeft een calamiteiten- en ontruimingsplan archiefruimte dat geactualiseerd dient te worden De gemeente heeft een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden
18
10.
Middelen en mensen
10.1 10.2
Welk bedrag wordt door de gemeente ter beschikking gesteld voor de DIV? Is er voldoende fte om de werkzaamheden te vemchten? Zijn er achterstanden in wettelijk verplichte werkzaamlieden? Zijn er aanmerkingen gemaakt vanuit externe toezichthouders Is het opleidingsniveau voldoende voor de analoge werkzaamheden? Is er bijscholing nodig voor de digitale werkzaamheden? Kunnen de wettelijk veiplichte werkzaamheden op grond van opleiding worden uitgevoerd? Zijn er aanmerkingen vanuit externe toezichthouders?
10.3
19
€404.472,16 nee ja ja ja ja ja ja
Bijlage 2 Overzicht werkvoorraad en te verrichten archiefbewerkingen Wormerland
VW-dossiers die nog nagekeken moeten worden
Pennanent te bewaren bouwdossiers die nog geschoond en geïnventariseerd moeten worden
64 m'
140 m'(1990-2009)
Oostzaan
40 m'
90 m'(1901-heden)
Permanent te bewaren dossiers Semistatisch archief, incl. notulen Raad + BW. Blokken moeten nog geïnventariseerd worden 48 m' (1990-2009) 3 m' Raads-+B&W notulen 28 m' (1975-1989) ompakken 34 m' (1990-2009) splitsen 6 m' Raads-+B&W notulen
Wericvoorraad
27 m'
42iTi'
27 m'
18 m'
lm'
OVER-gemeenten TOTAAL
Dynamisch archief in Paternosterkast 2010 - heden
104 m'
119 m'
230 m^
55 m'
60 m'
Oostzaan:
Wormerland:
OVER-gemeenten:
Semi-statisch archief Bewaren - ca. 90 m' Bouwdossiers (vanaf 1901) - ca. 28 m' 1975-1989 archief (ompakken bijna gereed) - ca. 34 m' 1990-2009 archief (halverwege met splitsen) - ca. 6 m' Raads- en B&W-notulen ca 158m'
Semi-statisch archief Bewaren 1991-2010 - ca. 140 m' Bouwdossiers
- 18 m' numerieke reeksen (gescande documenten)
WV-archief (^vernietigbaar archief) - ca. 40 m' nog na te kijken WV-archief - ca. 125 m' aan Financiële dossiers - ca. 10 m' aan SoZa- cliëntendossiers - ca. 2 m' erfpacht (na vervallen W V ) - ca. 4 m' grafrechtadministratie (verlenging grafrechten periodiek bezien)
W V archief (=vernietigbaar archief) - ca. 64 m' nog na te kijken WV-archief - ca. 16 m' SoZa cliëntendossiers - ca 108 m^ Financiën (vanaf 2005), - ca. 18 m^ Belastingarchief (WOZ)
Dynamisch archief 2010 - heden - ca. 27 meter in de paternoster
Dynamisch archief 2010 - heden - ca. 27 meter in de paternoster
- Werkvoorraad is geschat op ca 18 m'
- Werkvoorraad is geschat op 42 m'
- ca. 48 m' Archief - ca. 3 m' Raadsnotulen en BW-notulen ca. 51 m'
-s^.l^C.
Overzicht aan van de belangrijkste aandachtspunten uit het rapport en de acties en uitwerkingen. Aandachtspunt, advies 1.1 +1.2 Er is nog geen geactualiseerde vastgestelde verordening archiefzorg en toezicht archiefbeheer, die is meegedeeld aan GS.
Uitwerking, status, planning Een nieuwe Archiefverordening is door de Gemeenteraad van Wormerland op 29 oktober 2013 vastgesteld. Deze is na vaststelling ter kennisname gezonden aan GS.
1.3 Er is nog geen geactualiseerd vastgesteld besluit informatiebeheer.
De Archiefverordening 1997 Is ingetrokken. Een nieuw Besluit Informatiebeheer is door het college van B&W op 3 juni 2014 vastgesteld.
1.4 Er heeft wijziging van overheidstaken plaats gevonden. Aan SPOOR zijn personeelsdossiers overgedragen waarvoor geen overeenkomst is opgemaakt.
1.6 Het college heeft geen mandaatregeling Archiefzorg vastgesteld.
2.1 De organisatie heeft geen kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. 3.1 De gemeente beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle digitale archiefbescheiden.
Het Besluit Informatiebeheer 1997 Is Ingetrokken. Bij de uitbesteding van gemeentelijke taken blijft de gemeente Wormerland zorgdrager van het archief. Meer dan in het verleden zijn we er nu alert op dat er afspraken over archivering in dienstverleningsovereenkomsten of verantwoordelijkheden voor het archief in gemeenschappelijke regelingen worden opgenomen. Ook bij overdracht van dossiers (bijvoorbeeld de personeelsdossiers van de Brandweer naar de Veiligheidsregio ZaanstreekWaterland) wordt nu de terbeschikkingstelling formeel geregeld. De archiefzorg (bestuurlijke verantwoordelijkheid) die het college van burgemeester en wethouders draagt voor het archief is niet mandateerbaar. Operationele aspecten van de archiefzorg zoals het ondertekenen van verklaringen, kunnen wel worden gemandateerd. Bij het op afstand zetten van de ambtelijke organisatie van Wormerland in OVER-gemeenten is gekozen om een algemeen afdoenings- en ondertekeningsmandaat aan de directie van OVER-gemeenten te verlenen voor alle bevoegdheden die aan het college toekomen en daarnaast om ondermandaat te verlenen aan afdelingshoofden, die op hun beurt onder-mandaat kunnen verlenen aan hun onder-geschikten. Uitzonderingen waarin het college géén mandaat of volmacht verleent worden expliciet benoemd in de delegatie/ OVER-gemeenten 2010. De archiefzorg wordt niet als uitzondering benoemd. Hieruit volgt impliciet dat medewerkers mandaat hebben om de verklaringen te ondertekenen die de specificatie van vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden betreffen. Zie de beantwoording van punt 3.1 Op basis van de keuzes die nog gemaakt moeten worden, wordt dit verder uitgewerkt. Het registratiesysteem (de Berichten Administratie) waar we op dit moment mee werken heeft géén mogelijkheden om dit te organiseren. In 2013 is gestart met een onderzoek en oriëntatie naar zaakgericht werken en de systemen die dit
ondersteunen. Begin 2014 is een pilot gestart met één van deze systemen (Mozard) die bij een groeiend aantal gemeenten succesvol hiervoor wordt ingezet. Bij een positieve uitkomst van de pilot kan de applicatie voor alle processen ingezet worden. Bij de parameterisering van de applicatie en het technisch en functioneel applicatiebeheer dienen de aandachtspunten vanuit de KPI-rapportage meegenomen te worden. 3.2 Van de archiefbescheiden die in de afdelingsapplicaties worden gearchiveerd, kan de authenticiteit en context niet worden gewaarborgd aangezien DIV noch zicht noch grip op deze applicaties heeft. Betreffende applicaties zijn door de archiefinspectie niet bekeken. 3.6 Het archiveringssysteem waarborgt de duurzaamheid onvoldoende voor digitale bescheiden. 4.1 De gemeente werkt niet op basis van RODIN-checklist?
4.3 De digitale bescheiden worden niet verrijkt met technische metagegevens. 8.2 Er wordt geen rekening gehouden met de beperking van de openbaarheid van milieu-informatie dat met name relevant is bij een WOB-verzoek. 9.1 De gemeente beschikt niet over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan m.b.t. de verplaatsing of veiligstelling van objecten met clutuurhistorische waarde.
Zie de beantwoording van punt 3.1
Zie de beantwoording van punt 3.1 RODIN is een landelijk erkend referentiekader voor de inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. Dit referentiekader kan gebruikt worden bij de inrichting van een nieuw zaaksysteem. Zie verder de beantwoording van punt 3.1 Zie de beantwoording van punt 3.1 Deze richtlijnen dienen nog verder uitgewerkt te worden. Actie staat gepland voor het 4"^ kwartaal van 2014. De Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland heeft in 2011 samen met de Politie, GHOR en de betrokken gemeenten een risicoprofiel opgesteld. Hierin is er bewust gekozen om de veiligheid van het cultureel erfgoed niet nader uit te werken. Er zijn dus ook geen procedures opgesteld voor de verplaatsing of veiligstellen van ojecten met een cultuurhistorische waarde. De Gemeente Wormerland beschikt wel over een Calamiteitenplan Archiefruimte. Deze dient echter nog geactualiseerd te worden maar gezien het lopende onderzoek naar de kantoorruimte (en de consequenties hiervan) is dit nog niet uitgevoerd.
