Collegevoorstel. Zaaknummer Onderwerp KPI-verslag 2015 en plan van aanpak 2016

Zaaknummer 00460645 Onderwerp

KPI-verslag 2015 en plan van aanpak 2016

Collegevoorstel Aanleiding / voorgeschiedenis Op grond van artikel 14 van de gemeentelijke archiefverordening brengt de (streek)archivaris aan het college verslag uit over de uitoefening van het toezicht op de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het Streekarchief Langstraat Heusden Altena (hierna: SALHA) heeft het zogenaamde ‘Verslag op basis van Kritische Prestatie Indicatoren gemeente Heusden’ (hierna: KPI-verslag 2015) in de zomer van 2015 opgeleverd. Na de zomer is dit verslag door de (streek)archivaris toegelicht aan de gemeentesecretaris. Daarbij bleek dat de aandachtspunten de gemeentelijke informatievoorziening raken. Om te voldoen aan de wettelijke eisen is in de afgelopen tijd een plan van aanpak opgesteld om in meerjarig perspectief te werken aan verbetering van de informatievoorziening. Dit voorstel gaat over het kennisnemen van het KPI-verslag 2015 en het opgestelde plan van aanpak. Verder wordt voorgesteld om de raad en de provincie te informeren. Feitelijke informatie Het verslag van het SALHA is opgesteld aan de hand van 10 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) die door de VNG zijn ontwikkeld. Voorafgaand hieraan werden bij de KPI’s behorende vragen beantwoord. Uit het KPI-verslag 2015 blijkt dat de gemeente op veel punten niet voldoet aan de wettelijke eisen. De verbeterpunten die in het verslag worden genoemd, zijn met de streekarchivaris en de archiefinspecteur van het SALHA besproken. Dit resulteerde in de afspraak dat de gemeente een plan van aanpak zou opstellen om de genoemde verbeterpunten aan te pakken. Dit plan is vervolgens opgesteld en inmiddels vastgesteld door de directie. Een uitgebreid overzicht en een toelichting op de benodigde investeringen is te vinden in het plan van aanpak. Het is ook met het SALHA besproken en afgestemd. Een vertragende en complicerende factor voor het opstellen van het plan van aanpak was de mededeling van de huidige leverancier van het bij de gemeente in gebruik zijnde zaaksysteem dat deze binnen 2 jaar het onderhoud staakt. Dit komt vanwege de overname van een andere marktpartij, die ook een zaaksysteem aanbiedt. De dienstverlening kan voorlopig doorgang vinden en er is gestart met de vervanging van het huidige zaaksysteem. Afweging Uit het KPI-verslag 2015 blijkt dat de gemeente te maken heeft met achterstanden in het archief. Wanneer de gemeente hier niets aan doet zullen ze groter worden. Verder ontstaat er dan een situatie waarin geen zekerheid bestaat dat informatie daadwerkelijk is terug te vinden. In zo’n situatie kan de gemeente de kwaliteit en de terugvindbaarheid van de (gearchiveerde) informatie in het zaaksysteem en het analoge archief niet meer waarborgen. Daarom is er ook een plan van aanpak KPI-verslag 2015 opgesteld om op een gestructureerde wijze invulling te geven aan de verbetering van de informatievoorziening. Conform wet- en regelgeving is het van belang om de raad en de provincie ook te informeren over het KPIverslag 2015. Het voorstel is om hen ook het plan van aanpak aan te bieden als bijlage om zo te laten zien dat de aanbevelingen worden overgenomen en dat er werk van wordt gemaakt. Inzet van middelen De uitvoering van het plan van aanpak kan grotendeels worden opgelost binnen de bestaande formatie. Voor het aanpakken van 2 verbeterpunten is wel geld nodig. De archiefruimte in Vlijmen moet weer gaan voldoen aan wet- en regelgeving en de hiermee samenhangende kosten worden geschat op € 175.000. Om de achterstand in zowel het digitale als het fysieke archief weg te werken moet er een ervaren DIV-medewerker worden aangetrokken voor de duur van 2 jaar. Het idee is om deze inhuurkracht te koppelen aan de inzet van een aantal personen met een afstand

1

Zaaknummer 00460645 Onderwerp

KPI-verslag 2015 en plan van aanpak 2016

tot de arbeidsmarkt. De verwachting is dat de achterstand zo kan worden weggewerkt en mensen met weinig of geen werkervaring verder worden geholpen. De inhuurkosten voor een periode van 2 jaar worden geraamd op € 114.000. De benodigde investeringskosten worden meegenomen in de voorjaarsnota en eind 2016 zal de raad besluiten over de meerjarenbegroting 2017-2020. Risico's Het voornaamste risico is dat de gemeente met een archief en zaaksysteem dat niet op orde is, zijn klanten steeds slechter kan helpen en dat de kwaliteit van de gemeentelijke diensten door een verslechtering van de informatievoorziening niet kan worden gewaarborgd; nu niet, maar ook niet in de toekomst. Als de raad niet instemt met de investeringskosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het plan van aanpak KPI-verslag 2015, dan kan de gemeentelijke informatievoorziening op termijn niet worden gegarandeerd en wordt er ook niet voldaan aan de wettelijke eisen. Procedure / vervolgstappen Als u volgens dit voorstel besluit zullen de raad en de provincie worden geïnformeerd met het bijgaande memo en de daarbij behorende bijlagen (KPI-verslag 2015 en plan van aanpak). Een begeleidende brief aan het hoofd van de Interbestuurlijke Toezicht van de provincie Noord-Brabant (voorheen provinciale archiefinspectie) treft u bijgaand aan. De werkzaamheden worden over meerdere jaren uitgesmeerd, waarbij de aanname is dat een deel van de verbeterpunten kan worden opgepakt binnen de huidige formatie. Er zal iemand worden aangetrokken voor 2 jaar om samen met een groep personen met een afstand tot de arbeidsmarkt zowel de digitale als de fysieke achterstand in de archivering weg te werken. Verder zal er een aanbestedingsprocedure volgen (mits er geld beschikbaar komt) voor het aanpakken van de archiefruimte in Vlijmen. Voorgenomen besluit Het voorstel is om bijgaand besluit vast te stellen.

2

Zaaknummer 00460645 Onderwerp

KPI-verslag 2015 en plan van aanpak 2016 BESLUIT

Het college van Heusden heeft in de vergadering van 10 mei 2016 gelet op artikel 14 archiefverordening gemeente Heusden 2015 en de Archiefwet; besloten:    

kennis te nemen van het KPI-verslag 2015 van de archiefinspecteur d.d. 26 mei 2015; kennis te nemen van het bijgaande plan van aanpak dat is opgesteld aan de hand van KPI-verslag 2015; de raad te informeren door het toesturen van bijgaande memo met als bijlagen de rapportage van de archiefinspecteur en het plan van aanpak; de provincie met bijgevoegde brief en bijlagen te informeren.

namens het college van Heusden, de secretaris,

mr. J.T.A.J. van der Ven

3

11

1

I I

1

11

1 li

I

1

1

I

1

\)t

C::042"1 04 Y

Streekarchief Langstraat Heusden Altena 1111111

11

1111

1111

11

8ij bet Streekarcnie] zijn aanges/oten de gemeenten

Aalburg, Heusden. Waalwijk. Werkendam en Woudrichem

INGEKOMEN

28

MEI2015

Gemeente H

eUsden

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden Postbus 41 5250 AA Vlijmen

Betreft: rapportage archief- en informatiebeheer Heusden, 26 mei 2015

Geacht coliege, De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 30 lid 1 dat u zorg draagt voor de archiefbescheiden van uw gemeente. Zorg betekent in dit kader de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de naleving van de bepalingen die in de Archiefwet en andere Archiefregelingen zijn gesteld. In de archiefverordening van uw gemeente is voorts vastgelegd dat het coliege periodiek over de uitvoering van die zorgplicht verslag doet aan de gemeenteraad, en aan de raad de verslagen beschikbaar stelt die de archivaris heeft gemaakt over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats (nl. het Streekarchief) zijn overgebracht. In dit kader doe ik u hierbij toekomen het door onze archiefinspecteur geformuleerde Verslag op basis van Kritische Prestatie Indicatoren gemeente Heusden. Dit verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de gemeente Heusden en van de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de archiefwetgeving. Ter ondersteuning van de verantwoordingsrapportage aan de raad is bij de totstandkoming van de rapportage gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) archieven, dat in samenhang met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) recentelijk is ontwikkeld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De KPI-toets is uitgevoerd met medewerking van het ciuster DIV van uw gemeente. Graag verneem ik welke stappen u gaat nemen naar aanleiding van de in het verslag genoemde verbeterpunten, en word ik ge"informeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het ver~ nader to e lichten. In afwachting van

t.f. r~act'

t(}, - /

,en met vriendelijke groet,

dr. H. van Engen streekarchivaris

bezoekadres Pelsestraat 17. 5256 AT Heusden postadres Postbus 79.5256 ZH Heusden t. (0416) 661901

e. [email protected]

i.

www.salha.nl

bankrekeningnummer IBAN NL68 BNGH 0285085816

8TW·nummer NLo04103749Bo1 KvK 53526872

U

Verslag op basis van Kritische Prestatie Indicatoren gemeente Heusden 203.5 Inhoudsopgave Inleiding

2

Samenvatting

3

Conclusie

4

Hoofdvragen KPI 1. Lokale regelingen 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden 4· Digitale archiefbescheiden 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8. Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 10. Middelen en mensen

5 5 5 6 9 9 10

n 12 12 12

Bijlage 1: Lijst van bestudeerde documenten

15

Bijlage 2: Overzicht van overgebrachte archieven gevormd door gemeente Heusden (en voorgangers)

16

Bijlage 3: Ingevuld formulier archief-KPI's

19

Inleiding Op grond van artikel az,van de gemeentelijke archiefverordening brengt de archivaris aan het college verslag uit over de uitoefening van het toezicht op de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Dit verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de gemeente Heusden en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet

1995 c.s. Het verslag is opgesteld aan de hand van tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Deze KPl's zijn door de VNG ontwikkeld op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving. Door het beantwoorden van de bij de archief KPl's behorende vragen blijkt of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet.

KPI verslag gemeente Streekarchief

Heusden 2m5, 26-05-2015

Langstraat

Heusden Altena, Caroline de Hart

Samenvatting De gemeente Heusden voldoet op een aantal punten goed aan de KPI's: •

Het cluster DIV werkt op basis van ITIL en voert configuratiebeheer, probleembeheer en wijzigingsbeheer uit, waarmee een overzicht verkregen kan worden van de archiefbescheiden van de gemeente (kpi 2); Heusden neemt deel aan een praktijkbeproeving van KING om haar applicaties te laten voldoen aan de standaard documentcreatie (kpi 3);

• • •

Vernietiging van analoge documenten verloopt volgens schema (kpi 5); Alle daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (kpi 6);

•

De bewaarcondities in de archiefruimte zijn verbeterd door het aanbrengen van apparatuur ten behoeve van klimaatcontrole en het verwijderen van vloerbedekking (kpi 7). Er is daarnaast een aantal punten waarop verbetering vereist is:

1.

2. 3. 4.

5.

6. 7. 8. 9.

De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer dienen geactualiseerd te worden (kpi 1); Er dient beleid opgesteld te worden op het gebied van informatiebeheer (kpi 2); De procedure van archivering van digitale zaken dient verder uitgewerkt te worden (kpi 3); Bij een voornemen tot migratie of conversie dienen de DIV afdelingen en het Streekarchief betrokken te worden. De verklaring van migratie of conversie dient binnen enkele weken na de betreffende conversie of migratie opgesteld te worden (kpi 4); Er dient een procedure opgesteld te worden voor de vernietiging van digitale documenten, zodat vernietiging van de documenten die daarvoor in aanmerking komen daadwerkelijk plaats kan vinden (kpi 5); De papieren originelen van op termijn te vernietigen stukken dienen conform het vervangingsbesluit voor vernietigbare bescheiden uit 2009 vernietigd te worden (kpi 5); Er dient een handboek vervanging opgesteld te worden en een vervangingsbesluit genomen te worden voorte bewaren archiefbescheiden, zodat ook deze vervangen kunnen worden (kpi 5); Het veiligstellen van archiefbescheiden dient opgenomen te worden in het gemeentelijk rampenplan (kpi 9); Er dient een plan van aanpak te komen om de achterstanden in bewerking van zowel het papieren als het digitale archiefweg te werken (kpi 10).

KPIverslag gemeente Heusden 2o~5, 26"05"20~5 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

Conclusie Hoewel de gemeente Heusden al ver is op het gebied van digitaal werken geldt dat niet voor het digitale informatiebeheer. Zo zijn er grote achterstanden op het gebied van digitale archivering en vernietiqinq en zijn conversies en migraties in het verleden niet gedocumenteerd en bovendien uitgevoerd zonder dit af te stemmen met het cluster DIV en het Streekarchief. Daarnaast wordt het uit 2009 daterende vervangingsbesluit voor te vernietigen bescheiden nog niet structureel uitgevoerd en er is nog geen vervangingsbesluit genomen voor de te bewaren archiefbescheiden. Zonder een vervangingsbesluit zijn het niet de gescande documenten maar de papieren originelen die als archiefexemplaar gelden. Dat houdt in dat de papieren bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat gehouden moeten worden. Doordat de documenten in dagdozen zijn opgeslagen is daarvan geen sprake. Aangezien de gemeente al in 2002 is begonnen met het digitaliseren van werkprocessen is het de hoogste tijd deze achterstanden in te halen. Niet alleen gaat de huidige werkwijze van de gemeente in tegen wet- en regelgeving, ook brengt het risico's met zich mee voor de bedrijfsvoering. Wanneer informatie niet meer is terug te vinden kan dat financieel, juridisch en politiek nadelige gevolgen voor de gemeente hebben. Ook wat de papieren archieven betreft is er nog een aanzienlijke bewerkingsslag te maken. Het gaat dan om de archieven van de voormalige gemeenten Drunen en Vlijmen, die op de planning staan om binnenkort naar het Streekarchief overgebracht te worden. Voordat overbrenging daadwerkelijk plaats kan vinden, dient de toegankelijkheid van deze archieven verbeterd te worden. Omdat de achterstanden op dit moment alleen maar toenemen dient inhuur van een externe partij bij het wegwerken van de achterstanden een serieuze overweging te zijn. Onderdeel van het jaarplan DIV over 201.5 is het inzichtelijk krijgen van de werkvoorraad en opstellen van een planning. Dit biedt een goede gelegenheid middelen toe te kennen voor het inhalen van de achterstanden, zowel digitaal als analoog. Gezien het aantal en de aard van de verbeterpunten zal de archiefinspecteur niet zoals te doen gebruikelijk in 201.7 maar reeds in 201.6 inventariseren in hoeverre er met een verbeterslag is begonnen.

KPIverslag gemeente Heusden 201.5, 26-05-201.5 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

Hoofdvragen KPI 1.

Lokale regelingen

Voldoen de gemeentelijke

regelingen aan de wettelijke eisen?

Overheidsorganisaties, zoals de gemeente Heusden, moeten bij het ontvangen, opmaken en beheren van informatie voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. Daarbij speelt met name de archiefwetgeving (Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Archiefregeling 2010) een belangrijke rol. Het goed op orde hebben van het informatiebeheer stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen van haar handelingen, het maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan. Daarnaast draagt het bij aan een efficiente bedrijfsvoering. Goed informatiebeheer is ook van belang voor de toekomst: een deel van de informatie heeft cultuurhistorische waarde en komt daarmee in aanmerking voor blijvende bewaring. In de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer is vastgelegd hoe de gemeente Heusden aan de uitvoering van de Archiefwet vorm geeft. Zowel het Besluit Informatiebeheer als de Archiefverordening dateren uit 2006. Aangezien de Archiefwetgeving in de tussentijd is aangepast, wordt hierin regelmatig verwezen naar niet meer bestaande regelingen of artikelen. Daardoor zijn de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer niet meer actueel. De gemeente is in overleg met het Streekarchief bezig een actuele Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer op te stellen.

Gemeenschappelijke regelingen De gemeente Heusden houdt een register bij van gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente aan deelneemt. Dit register is openbaar en te raadplegen via http://www.heusden.nl/Raad en College/Gemeenschappelijke regelingen.

2.lnterne

kwaliteitszorg en toezicht

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering)

van haar injormatiehuishouding?

Kwaliteitssysteem archiefbeheer Op grond van artikel16 van de Archiefregeling 2009 dienen burgemeester en wethouders ervoor te zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan de toetsbare eisen van een door hen toe te passen kwaliteitssysteem. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem eruit moet zien, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat de kern van artikel af is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en taken. Er wordt door de gemeente Heusden nog geen kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer gebruikt. Wel zijn er een aantal punten geformuleerd waaraan de zaken en documenten in het zaaksysteem moeten voldoen. Controle op deze punten vindt plaats door medewerkers van het cluster DIV, op het moment dat zaken gearchiveerd worden. De kwaliteit van de scans wordt al eerder gecontroleerd, het gaat dan om een visuele controle tijdens het scannen. Procedures voor informatiebeheer zijn deels vastgelegd. Zo ontvangen nieuwe medewerkers quick reference cards, waarop beknopt is aangegeven hoe zij in het zaaksysteem te werk dienen te gaan. Daarnaast is de procedure van digitaal archiveren puntsgewijs vastgelegd in het handboek DIV. De procedure van scannen is n09 niet vastgelegd.

KPI verslag gemeente Heusden 201.5, 26-05-201.5 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

Er wordt niet beleidsmatig gewerkt aan verbetering van het informatiebeheer. Wel worden er jaarplannen opgesteld voor het cluster DIV, waarin globaal wordt aangegeven welke doelen datjaar worden nagestreefd. Het cluster DIV werkt sinds 20].4 op basis van ITIL en heeft configuratie-, probleem- en wijzigingsbeheer ingevoerd. Op basis daarvan kan in de toekomst beleid worden opgesteld.

Gekwalificeerde gemeen tearchivaris Er is een archivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden. In hetjaarverslag van het 5treekarchief wordt ingegaan op de uitoefening van het toezicht. Tot nog toe heeft de archivaris geen afzonderlijk verslag uitgebracht aan het college als archiefzorgdrager over de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij. De bedoeling is om vanaf het huidige verslag minimaal eens in de twee jaar een inspectieverslag uit te brengen.

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid?

Geordend overzicht Artikel rS van de Archiefregeling schrijft voor dat overheidsorganen dienen te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Met andere woorden: een overheidsorgaan moet kunnen aangeven overwelke archiefbescheiden het beschikt, waar deze archiefbescheiden zich bevinden en hoe deze kunnen worden geraadpleegd. De systemen die het belangrijkste overzicht geven van de archiefbescheiden van de gemeente Heusden zijn het DM5 Globit-Dl5 en het zaaksysteem IZI5 in combinatie met het DM5 5harepoint 20],0. Het zaaksysteem is sinds ],2 april 20],0 in gebruik, maar bevat ook documenten van voor deze datum. De gemeente Heusden werkt voor een aantal processen namelijk al sinds 2002 geheel digitaal. Analoge documenten werden in de periode 2002-20],0 gescand in TIFF-formaat en vervolgens opgenomen in een workflowmanagement applicatie (WFM). Na afhandeling werden de documenten gearchiveerd in het programma Easy Archive. In totaal werd voor 55 processen op deze manier gewerkt. De neerslag van de processen die nog niet digitaal werken (circa 500) werd tot 20],0 geregistreerd in het DM5 Globit-DI5. De documenten en metadata uit WFM en Easy Archive zijn in 20].4 gemigreerd naar IZI5. Van de gescande documenten zijn sinds 2002 geen dossiers aangemaakt. Kort samengevat betekent dit dat: • • •

Het zaaksysteem IZI5 documenten, scans en metadata bevat van 2002 tot nu. De papieren exemplaren van deze scans zitten in dagdozen; Het DM5 Globit-Dl5 gegevens bevat over documenten van ].997 tot 20],0. De documenten zelf zitten in dossiers; De overlap van 2002-20],0 betekent geen overlap in documenten: er zitten andere documenten in IZI5 dan in Globit-DI5.

In 20].8 zal het systeem waarop Globit-Dl5 draait (een AS/400) uit de lucht worden gehaald, omdat dit systeem verouderd is. Het is de bedoeling dat voor deze datum alle gegevens uit Globit-Dl5

KPl verslag gemeente Heusden 2015, 26'05'201.5 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

geexporteerd worden naar Excel. Het is van groot belang dat de gegevens uit Globit-DIS na het uitschakelen van de AS/400 toegankelijk blijven via Excel, aangezien DIV de gegevens nog moet kunnen bewerken. De stukken van een afdeling vallen buiten bovengenoemde overzichten. Dit betreft de stukken met betrekking tot de afdeling P&O. Deze afdeling werkt vanaf 2010 buiten het zaaksysteem. Oorzaak hiervan is dat er moeilijkheden zijn met het vastleggen van de vertrouwelijkheden van de informatie die op deze afdeling verwerkt wordt. DIV is in overleg met P&O om dit op te lossen en ook deze documenten in het zaaksysteem te krijgen. Vanwege de decentralisaties is een tweede zaaksysteem aangeschaft, speciaal voor de taken binnen dat domein. Dit is eveneens IZIS (binnen de gemeente ook wel BIJEEN genoemd, naar de organisatie die deze taken zal uitvoeren). Naast de documenten die in bovengenoemde systemen zijn opgenomen, is er ook informatie te vinden in backoffice applicaties en op netwerkschijven. Om hier zicht op te krijgen zou er een overzicht gemaakt moeten worden van de werkprocessen van de gemeente met de informatie die daarbij wordt ontvangen en gecreeerd en de vindplaats of applicatie waarin die informatie is opgeslagen. Het bovengenoemde configuratiebeheer biedt een begin van zo'n overzicht.

Procedure zaak- en documentregistratie De analoge inkomende post wordt gescand om opname in het zaaksysteem mogelijk te maken. Van facturen worden vanuit de scansoftware (Orion) direct zaken aangemaakt. Bij andere stukken worden door DIV medewerkers voordat de scans worden doorgestuurd naar het zaaksysteem eerst een aantal gegevens ingevoerd, zoals de documentnaam, de documentdatum, de ontvangstdatum, het cluster dat het stuk zal behandelen en eventuele vertrouwelijkheid. De analoge stukken worden na het scannen in bijlagenmapjes per behandelend cluster gedaan, en vervolgens per datum in dozen. Er vindt al een eerste splitsing in te bewaren en te vernietigen stukken plaats. Omdat het niet op voorhand mogelijk is van alle stukken te bepalen of ze te bewaren of te vernietigen zijn, zitten er in de te bewaren serie ook te vernietigen stukken. Wanneer de scans in het zaaksysteem zijn geplaatst wijst DIV de scans toe aan de juiste clusters. leder cluster heeft zaakverdelers (ook wel bakkenisten genoemd) die de scans koppelen aan zaken en nieuwe zaken aanmaken. Zij kennen dus ook de zaaktypen toe. Het aantal mogelijke zaaktypen is afgestemd op het cluster. Aan ieder zaaktype zijn resultaten gekoppeld, waaraan de archieftermijn verbonden is. Documenten aanmaken gebeurt via het zaaksysteem, per zaaktype is hier een x-aantal sjablonen voor beschikbaar. Daarnaast is het mogelijk documenten gemaakt vanuit de afzonderlijke vakapplicaties te uploaden naar het zaaksysteem. Er zijn geen documenten verplicht gesteld per zaaktype, met uitzondering van besluiten. Wel zijn aan ieder zaaktype een mogelijk aantal documenttypen gekoppeld. Voor wat documentcreatie betreft neemt de gemeente Heusden deel aan een praktijkbeproeving opgezet door KING, waarbij het de bedoeling is applicaties te koppelen aan de documentcreatietool iWriter via de standaard Documentcreatie services. Daardoor kunnen gegevens automatisch worden ingevuld in tekstdocumenten, wat onder andere zorgt voor een uniforme opmaak en een reductie van het aantal fouten in adressering. Het zaaksysteem is al via deze standaard gekoppeld aan iWriter. Na afhandeling blijft de zaak afhankelijk van het zaaktype nog een bepaalde periode in het postvak van de zaakeigenaar staan. Vervolgens krijgt de zaak de status 'te archiveren' en wordt hij van het postvak van de eigenaar naar een postvak met te archiveren zaken verplaatst. Archiveren wordt KPI verslag gemeente Heusden 20~5, 26-05'20~5 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

uitsluitend door DIV-medewerkers gedaan. Men werkt hier wekelijks aan, maar kan de stroom te archiveren zaken nog niet aan. Reden hiervoor is onder andere dat de archiveringsprocedure nog niet helemaal is uitgewerkt. DIV wil nog in 2015 bij verschillende proceseigenaren langs gaan om te bepalen welke documenten in het te archiveren dossier moeten zitten, om zo een instructie te kunnen maken voor het archiveren van zaken.

Authenticiteit en context Om hun functie als bewijs en informatiebron te kunnen vervullen zijn metagegevens voor archiefbescheiden van essentieel belang. In artikel aq van de Archiefregeling wordt het vaststellen van een metagegevensschema daarom verplicht gesteld. Hierin geeft de zorgdrager aan welke metagegevens worden vastgelegd en op welke manier. Er is nog geen metagegevensschema opgesteld waarin is aangegeven welke velden uit IZI5 in de gemeente Heusden gebruikt worden en op welke manier deze worden gevuld. Ook voor Globit-Dis is geen metagegevensschema opgesteld. Wat Globit 015 betreft zijn alle benodigde velden aanwezig en gevuld. In IZI5 worden metagegevens zoveel mogelijk bijgehouden op zaakniveau. Op documentniveau worden archiefbescheiden daarom niet inhoudelijk beschreven. Men gaat op documentniveau uit van de bestandsnaam. De bestandsnaam wordt bij inkomende analoge post direct na het scannen toegekend en bestaat uit de naam van de afzender en trefwoorden over het onderwerp. In het zaaksysteem kan de naam van het document eventueel nog worden aangepast of uitgebreid. De bestandsnamen van documenten zijn niet noodzakelijk uniek. Het unieke kenmerk van de documenten zijn de registratienummers die het zaaksysteem eraan toekent tijdens registratie. Dit nummer kan niet worden aangepast. Naast registratiekenmerken zijn in het zaaksysteem ook batchnummers te vinden. Documenten met hetzelfde batchnummer horen bij elkaar, bijvoorbeeld een e-mail met bijlagen. Er is een duidelijk onderscheid te maken tussen de registratie van documenten in de periode dat WFM gebruikt werd (2002-2010) en de periode daarna. De scans uit de WFM periode zijn zwart-wit en van slechte kwaliteit, waardoor bijvoorbeeld afbeeldingen in documenten niet goed zichtbaar zijn. Daarnaast geven de documentnamen in deze periode vaak niet duidelijk weer wat de inhoud van het document is. Op zaakniveau geeft de zaaknaam een omschrijving van de inhoud. De zaaknamen zijn niet voorgedefinieerd aan de hand van het zaaktype, maar altijd op een vaste manier opgebouwd, namelijk "wie, wat, waar, wanneer". Op die manier zijn de zaken alfabetisch te ordenen op naam van de betrokken persoon of organisatie. Wanneer er meerdere personen of organisaties betrokken zijn bij een zaak kunnen deze op zaakniveau in afzonderlijke velden worden opgenomen, waarbij ook hun rol kan worden geregistreerd.

Overgebrachte archieven De overgebrachte archieven van de gemeente Heusden worden beheerd door het 5treekarchief Langstraat Heusden Altena. Het gaat om circa 867 m' archief, waarvan 850 m'toegankelijk is gemaakt door middel van een inventaris of plaatsingslijst in het archiefbeheersysteem MAl5-Flexis (zie bijlage 2). Deze inventarissen zijn via de website van het 5treekarchiefte raadplegen en te doorzoeken.

KPI verslag gemeente Streekarchief

Heusden 2015, 26-05-2015

Langstraat

Heusden Altena, Caroline de Hart

4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiejbescheiden systematisch aan digitaal injormatiebeheer en voldoet ze aan specijieke wettelijke voorschriften? De gemeente heeft, afgezien van beleid op het gebied van informatiebeveiliging, geen vastgesteld beleid ten aanzien van digitale archiefbescheiden. Daardoor is niet geregeld wanneer en waarom een conversie of migratie noodzakelijk is om digitale archiefbescheiden leesbaar en toegankelijk te houden. De bestanden zijn weliswaar op dit moment nog voldoende geordend en toegankelijk, maar dat zal niet altijd zo blijven. Aangezien de gemeente grotendeels digitaal werkt is het aan te raden een bewaarstrategie op te stellen, waarin is vastgelegd hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Er heeft op drie momenten migratie van bestanden plaatsgevonden. De eerste keer was in 2010, toen de gemeente ging werken met het huidige zaaksysteem IZIS. De 55 werkprocessen in WFM en de gearchiveerde dossiers in Easy Archive zijn op dat moment gemigreerd naar het nieuwe DMS en zaaksysteem, waarbij Tiff bestanden zijn geconverteerd naar PDFjA. Van deze migratie en conversie is geen verklaring opgemaakt. Na verloop van tijd bleek dat de migratie en conversie niet goed waren gegaan. Er bleken documenten te ontbreken, waardoor zaakdossiers niet compleet waren, en een deel van de voormalige Tiff bestanden (bouwtekeningen met verschillende formaten) was niet meer leesbaar. 8egin 2014 heeft opnieuw een migratie plaats gevonden, waarbij wel alle documenten zijn mee gekomen (ook hiervan is geen verklaring opgemaakt). Het probleem met de bouwtekeningen is daarmee echter nog niet opgelost. Deze bestanden zijn nu in hun oorspronkelijke formaat (Tiff) apart opgeslagen (dus buiten het zaaksysteem) en kunnen via een omweg geopend worden. Aangezien het proces van besluitvorming pas vanaf 2012 in het zaaksysteem ingericht kon worden, zijn de stukken betreffende besluitvorming in WFM en Easy Archive pas op 10 oktober 2014 gemigreerd naar het zaaksysteem. Hiervan is geen verklaring opgemaakt. De gemeente heeft van bovengenoemde migraties en conversie in april 2015 een verklaring opgesteld, waarin is aangegeven wat is gemigreerd en geconverteerd, hoe is gecontroleerd of de migraties en conversie goed zijn verlopen en of de migraties en conversie zijn geslaagd. Het is van belang dit in de toekomst direct na de conversie of migratie op te stellen. Niet alleen is een dergelijke verklaring verplicht op grond van artikel 2S van de Archiefregeling, ook is het voor de gemeente zelf van belang de wijze waarop migraties en conversies zijn verlopen vast te leggen om zo de kennis hierover niet verloren te laten gaan. Daarnaast dienen in het vervolg de DIV -afdeling en het Streekarchief betrokken te worden bij een voornemen tot conversie of migratie. Dit was bij de voorgaande migraties en conversie niet het geval. Van een aantal stukken is geconstateerd dat deze niet geconverteerd konden worden, maar dat daar geen te bewaren stukken bij waren. Het bepalen of stukken al dan niet te bewaren zijn had in samenspraak met DIV en het Streekarchief moeten gebeuren.

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig aj wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Selectie en vernietiging Vernietiging van analoge documenten loopt volgens schema. De gemeente Heusden stuurt in het jaar voorafgaande aan de vernietiging de vernietigingslijst ter goedkeuring aan het Streekarchief. Dit jaar is de vernietigingslijst 2015 voorgelegd. De stukken vermeld op de vernietigingslijst van 2014

KPI verslag gemeente Heusden 20].5, 26'°5.20].5 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

zijn vernietigd. Hiervan is een verklaring van vernietiging opgemaakt en verstuurd naar het Streekarchief. Er is nog geen procedure van vernietiging van digitale archiefbescheiden, daarom vindt nog geen vernietiging van digitale documenten plaats. Vernietigen is sinds kort wel mogelijk in het zaaksysteem, maar dit moet nog getest worden.

Vervanging Om digitaal te kunnen werken, scant de gemeente Heusden sinds 2002 analoge documenten bij binnenkomst. Om te zorgen dat de papieren bescheiden niet langdurig bewaard hoeven te blijven, dient een vervangingsbesluit genomen te worden. Vanaf dat moment is het digitale document het archiefexemplaar, waarbij er de verplichting is de papieren documenten te vernietigen. De gemeente heeft in 2009 een vervangingsbesluit genomen voor archiefbescheiden die op grond van de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, maar heeft tot op heden alleen documenten uit de eerste helft van 2014 vernietigd. Het is de bedoeling om in de loop van 2015 meer structureel uitvoering te geven aan dit vervangingsbesluit door de documenten na een termijn van 3 maanden te vernietigen. Zorgwekkend is dat de gemeente al sinds 2002 analoge stukken digitaliseert, maar nog geen vervangingsbesluit heeft genomen met betrekking tot de te bewaren archiefbescheiden. Zonder een dergelijk besluit gelden de papieren documenten als het archiefexemplaar, waarop de Archiefwet van toepassing is. Dat houdt onder andere in dat deze in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard dienen te worden. De huidige opslag in dagdozen voldoet daar niet aan.

6. Overbrenging

van archiefbescheiden

naar de archiefbewaarplaats

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Op grond van artikel az van de Archiefwet 1995 dienen archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen na 20 jaar naar de archiefbewaarplaats te worden overgebracht. Na overbrenging zijn de archiefbescheiden in principe openbaar. Alle daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden van de gemeente Heusden zijn reeds overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Van deze overbrengingen is een verklaring van overbrenging opgemaakt. Binnen afzienbare termijn zullen twee archiefblokken van rechtsvoorgangers van de gemeente Heusden overgebracht moeten worden naar het Streekarchief. Het gaat om: • •

Het archief van de voormalige gemeente Drunen over 1991-1996 (45 rn') Het archief van de voormalige gemeente Vlijmen over 1988-1996 ( 85 rn')

Beide archieven dienen nog bewerkt te worden. Het gaat dan zowel om verbetering (met name specificeren) van de beschrijvingen in de huidige inventaris, als om het verpakken van de documenten in duurzaam materiaal. Daarnaast moeten de te vernietigen stukken uit het archief in een aparte serie geplaatst worden en moeten dossiers worden geschoond. Ook moet aandacht geschonken worden aan mogelijke beperkingen aan de openbaarheid die nodig zijn bij overbrenging naar het Streekarchief.

KPI verslag gemeente Heusden 2015, :!6-05-2015 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn defysieke en digitale bewaaromstandigheden

op orde?

Archiejruimten In de archiefwetgeving worden regels en voorschriften gesteld voor de bouw, verbouw en inrichting van archiefruimten waarin archiefbescheiden worden bewaard die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Aan ruimten waarin archiefbescheiden worden bewaard die op termijn te vernietigen zijn, worden vanuit de archiefregelgeving geen specifieke eisen gesteld. Eind 2008 heeft de archiefinspecteur de archiefruimte ge'inspecteerd in het gemeentehuis (Julianastraat 34 te Vlijrnen). Toen is geconstateerd dat de ruimte niet voldoende werd schoongehouden en opgeruimd. Ook lag er stoffen vloerbedekking in de ruimte en was er geen klimaatcontrole. Bij de huidige inspectie is gebleken dat er verbeteringen hebben plaatsgevonden. De vloerbedekking is verwijderd en er zijn een ventilatiesysteem en een therrno- en hydrometer aanwezig. Bij een hoge relatieve luchtvochtigheid wordt een losse ontvochtiger ingezet. De ruimte is opgenomen in het gebouwbeheersysteem, waardoor bij afwijkende waarden in temperatuur en/of luchtvochtigheid een alarm af gaat. Hoewel de ruimte er netter uitziet dan in 2008 zou er meer aandacht moeten zijn voor het schoonhouden van de ruimte (er is veel stof op stellingen en vloer), bijvoorbeeld door het hanteren van een schoonmaakschema. Daarnaast staan er nog steeds opgestapelde, (lege) dozen in de ruimte, waardoor microklimaten kunnen ontstaan. De brandblusser is een zogenaamde schuimblusser, die wegens zijn verwoestende effect op archiefbescheiden niet is toegestaan in een archiefruimte (artikel jo Archiefregeling). Handblusmiddelen op basis van waterverneveling onder zeer hoge druk verdienen de voorkeur. De stellingen aan de wanden hebben onvoldoende luchtcirculatie: dit kan verbeterd worden door een aantal dozen op het eind van de stellingen te verplaatsen. Aangezien de ruimte in de archiefruimte te Vlijmen beperkt is, zijn de te vernietigen documenten ondergebracht in de archiefruimte aan het Raadhuisplein 16 te Drunen. Daarnaast zijn hier de archiefbescheiden geplaatst die eind 2024 boven water zijn gekomen tijdens een opruimactie. Het gaat om 20 rn'. De archiefruimte in Drunen is niet ge'inspecteerd tijdens de huidige inspectie.

Archiejbewaarp{aats In het Besluit informatiebeheer 2006 is aangegeven dat de archiefbewaarplaats zich bevindt in het gebouw van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena. Het Streekarchief beschikt echter over verschillende archiefbewaarplaatsen (aan de Pelsestraat en de Demer te Heusden en gehuurde ruimte in de archiefbewaarplaats van het Brabants Historisch Informatie Centrum te \SHertogenbosch). Deze archiefbewaarplaatsen voldoen aan de eisen uit het Archiefbesluit en de Archiefregeling.

5erverruimte De serverruimte voldoet aan de algemeen aanvaardbare eisen die daaraan gesteld kunnen worden. Zo is er klimaatbeheersing en de temperatuur wordt constant op 22 graden gehouden. Er is noodstroomvoorziening op basis van UPS. De bekabeling ZOU ordelijker kunnen en er staan dozen in de serverruimte, die beter elders ondergebracht zouden kunnen worden. Back-ups worden opgeslagen in het andere gemeentehuis te Drunen.

KPI verslag gemeente Streekarchief

Heusden 20:15, 26-05-20:15

Langstraat

Heusden Altena, Caroline de Hart

8. Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarpJaats archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen

overgebrachte van de Archiefwet?

Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats zijn archiefbescheiden in principe openbaar. Voor wat de overgebrachte archieven van de gemeente Heusden betreft zijn er slechts enkele uitzonderingen gemaakt in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens en de materiele staat van de archiefbescheiden (zie bijlage 2). Bezoekers van het Streekarchief kunnen archiefbescheiden in de studiezaal kosteloos raadplegen en eventueel op eigen kosten afbeeldingen, afschriften of bewerkingen (Iaten) maken. Het Streekarchief heeft een tarievenlijst voor de genoemde kosten opgesteld. Daarnaast beschikt het Streekarchief over een bezoekersreglement, dat is te vinden op de website van het Streekarchief (www.salha.nl). Via deze website hebben bezoekers toegang tot de archieven en collecties van het Streekarchief. Naast inventarissen van archieven kunnen ook andere bronnen doorzocht worden, zoals foto's, boeken en kranten. Een deel van de collectie IS koste!oos digitaal te raadplegen. Door middel van de Kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven, uitgevoerd in opdracht van de Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland, kan een beeld worden verkregen van de opvattingen van bezoekers over het Streekarchief, en dat in vergelijking met andere Nederlandse archiefdiensten. Het Streekarchief heeft in 2013 aan de kwaliteitsmonitor deel genomen. Gemiddeld gaven de bezoekers een 7,7 als overall waardering voor het Streekarchief, wat exact overeenkomt met het landelijk gemiddelde.

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heejt de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiejbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De verplaatsing of veiligstelling van analoge archiefbescheiden maakt nog geen onderdeel uit van het gemeentelijk rampenplan. Wel is er een abonnement afgesloten met de calamiteitenservice van documentenwacht. Het Streekarchief heeft in juli 2010 een calamiteitenplan opgesteld, dat geheel gericht is op het in veiligheid stellen van de archiefbescheiden. Dit plan moet geactualiseerd worden, onder andere omdat het alleen betrekking heeft op de archiefbescheiden in het gebouw aan de Pelsestraat. De archiefbescheiden in het depot aan de Demer vallen daardoor niet onder de reikwijdte van het calamiteitenplan. Daarnaast wordt er niet met het calamiteitenplan geoefend.

10.

Middelen en mensen

Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet Ophaar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiejbeheer hoeveel middelen en mensen zi] hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Het informatiebeheer is ondergebracht bij het cluster DIV. Het team bestaat uit 7,46 fte (zie onderstaande tabel). Het cluster I&A is verantwoordelijk voor het zaaksysteem. De communicatie tussen deze clusters is niet optimaal. Zo werd DIV niet op de hoogte gehouden van migratie van bestanden naar het zaaksysteem en updates van het zaaksysteem. Verbetering hiervan staat op het jaarplan van het cluster, er wordt een structureel overleg tussen DIV en I&A ontwikkeld.

KPI verslag gemeente Streekarchief

Heusden 2015, 26-°5-2015

langstraat

Heusden Altena, Caroline de Hart

Functie Coordinator DIV

Archiefopleiding 50D1, 50D2, VVH + archief modules

Fte 1

DIV vakspecialist

?

0.44

DIV medewerker (D1V3)

50D1 + modules 50D2 50D1 + archief modules 50D1, 50D2 + VVH

1

1

1

1

Postmedewerker (DIV2) Administratief medewerker DIV (DIV1)

Coordlnator DIV

-18 uur; werkt voor 50% bij de servicedesk

Ingevulde fte 0 0

0,5

50D1 50D1 + modules ?

0,89

50D1

:1.

1

Niet zeker (MBO)

0,41

0,41

7,85

5,24

Geen (MBO)

0,67

0,67

Geen (MBO)

0.33

Geen (MBO)

0,55 0,67

Subtotaal Tijdelijke krachten Administratief medewerker DIV (DIV1)

1

Opmerking Functie wordt op dit moment vervuld d.m.v. inhuur Functie wordt op dit moment niet vervuld

LARM en LRM

0.44 0,67

Totaal

Functie wordt op dit moment niet vervuld

Kan opgehoogd worden naar 32 uur bij piek drukte

0,89 0,44 0

0,33 0,55 0,67

7,46

Er zijn aanzienlijke achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. Het gaat daarbij zowel om achterstanden op het gebied van analoge dossiervorming, als om achterstanden op het gebied van digitale archivering. Het gaat dan om het volgende: •

Na invoer van digitaal werken is men opgehouden analoog dossiers te vormen (de documenten zijn opgenomen in dagdozen waarbij tot 2014 te bewaren en te vernietigen dossiers zijn vermengd), terwijl er nog geen besluit is genomen voor de vervanging van te bewaren stukken. Zo lang er geen vervangingsbesluit is, gelden de papieren stukken als archiefexemplaar. Deze dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Vooral die laatste twee criteria zijn nu niet van toepassing. De noodzaak van papieren dossiervorming is het grootst voor de bescheiden uit de periode 2002-20:1.0,aangezien de scans en documentnamen uit deze periode van dermate slechte kwaliteit zijn dat ook digitaal geen sprake is van goede, geordende en toegankelijke staat,

•

De archieven van de voormalige gemeenten Drunen en Vlijmen hebben nog een flinke bewerkingsslag nodig alvorens ze overgebracht kunnen worden naar het Streekarchief

•

De documenten die tijdens de opruimactie eind 2014 boven water zijn gekomen dienen geschoond en toegankelijk gemaakt te worden. De komende maanden vinden er nog

KPI verslag gemeente Heusden 2015, 26-05-2015 Streekarchief langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

•

•

meer opruimacties plaats, waardoor de hoeveelheid te schonen en te inventariseren documenten zal toenemen; Er moeten nog meer dan 200.000 zaken worden gearchiveerd. Deze hoeveelheid te archiveren zaken groeit nog steeds. DIV wil dit jaar bij verschillende proceseigenaren langs gaan om te bepalen welke documenten in het te archiveren dossier moeten zitten, om zo een instructie te kunnen maken voor het archiveren van zaken en het proces van archiveren te versnellen; Digitaal wordt nog niets vernietigd, waardoor er een steeds groter wordende achterstand ontstaat in vernietiging van digitale documenten.

In mei 201.5 is door de ciuster ccordinator DIV een advies opgesteld waarin staat dat alle te bewaren zaken uit de periode 2002-201.0 die vanuit WFM gemigreerd zijn naar IZIS, alsnog fysiek gevormd dienen te worden vanwege de slechte kwaliteit van de scans en omschrijvingen in IZIS. De vorming van deze fysieke zaken inclusief omschrijving dient voor 2022 klaar te zijn, waarna deze zaken overgebracht kunnen worden naar het Streekarchief. Het wegwerken van de overige achterstanden is nog niet in een planning opgenomen. Het inzichtelijk maken van de werkvoorraad van het cluster DIV is onderdeel van hetjaarplan 201.5. Mogelijk kan aan de hand daarvan een plan van aanpak worden opgesteld.

KPI verslag gemeente Heusden 2015, 26-°5-2015 Streekarchief langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

Bijlage

1:

Lijst van bestudeerde documenten

2015 jaarplan cluster DIV voor Caroline de Hart.pptx Archiefverordening

en Besluit informatiebeheer

gemeente Heusden (2006)

Besluit substitutie archiefbescheiden die volgens de vernietigingslijst zijn aangemerkt als vernietigbaar (2009) Beheerdershandleiding

IZI5 - versie 2 8.pdf

Configuratie archief Gem Heusden.pdf Continuiteitsplan

ICTen elektriciteit gemeente Heusden versie 2 2-NO.docx (2015, concept)

Digitaal werken - do's en don'ts (medewerker).docx DocumentenWacht

calamiteitenservice getekend.pdf

Gebruikershandleiding

IZI5 2 8 - versie 10.pdf

Gedragscode Heusden.docx gemeente heusden archiefverordening

zoag.docx (concept)

gemeente heusden besluit informatiebeheer Heusden Informatiebeveiligingsbeleid.pdf Kwaliteitscontrole

201.5.docx (concept)

(201.3)

digitaal archiveren.docx

Metadata IZIS.docx Praktijkbeproeving

gemeente Heusden (KING)

QRC Zaaksysteem eindgebruikers.docx Schermafdrukken

van AS400 doc en dossierregistratie.pdf

verklaring conversie wfm naar zaaksysteem

19122014

KPI verslag geme.ente Heusden :::)15, 26-05-2015 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

201.5041.51.025501..pdf

8ijlage 2: Overzicht van overgebrachte archieven gevormd door gemeente Heusden (en voorgangers) m/i = aantal strekkende meters ge'inventariseerd m/n = aantal strekkende meters niet ge"inventariseerd

Nr.

0°°4 °3°7 0240 0325 0229 0007 0228 0310 0241 0242 0200a 0200 b 0305 0243 0244

(Voormalige)

gemeente

GEMEENTE8ESTUREN Drongelen, Hagoort, Gansoijen en Doeveren Drunen Drunen Oudheusden, Elhout en Hulten Hedikhuizen Eethen, Heesbeen en Genderen Herpt en Berne Heusden Heusden Heusden Nieuwkuijk Nieuwkuijk Vlijmen Vlijmen Vlijmen

0304

0308

STADS8ESTUREN Heusden

0144 0155

HEERLIJKHEDEN Drunen en Tol Venloon Oudheusden, Elshout en Hulten

°327a 0313 0109 0314 0214 0199 0201

0108 0110 0322

RECHTERLIJK ARCHIEF Doeveren Heesbeen Heusden

KPI verslag gemeente Streekarchief

Heusden 2015, 26-05-2015

Langstraat

Heusden Altena, Caroline de Hart

m/i

m/n

Geheel openbaar?

7,88

Ja

1811-1939 (1910) 1940-1990 (1995) 1845-1935 1821-1935(1943) (1828) 1938-1972 (1975) 183°-1935 (1943) (1810) 1816-1935 (1965) (1884) 1936-1970 (1977) 1940-1975 (1807) 1811-1925 1926-1935

20,00

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja

1811-1920 (1970)

12,88

1813-1923

(1907) 1920-1948 (1950) 1949-1987

DORPS8ESTUREN Doeveren Drunen Oudheusden, Elshout en Hulten Hedikhuizen Heesbeen Herpt en Berne Nieuwkuijk Onsenoort Vlijmen

0113

Periode

48,63 1,63 1,13 30,00 0,75 5,33 14,70 62,5° 17,00 3,00

23,75 109,25

Ja Ja Ja

1674-1811

5,13 3,25 1,12 2,00 2,13 2,38 0,38

(1325) 1434-1811

3,00

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja

1412-1814

42,00

Ja

1474-1960 1407-1964

5,25 2,00

Ja Ja

1713-1811 1684-1811

0,63 0,72 50,00

Ja Ja Ja

1755-1810 1369-1811 1606-1814 1685-1811 (1814) 169°-1813 1683-1811 1621-1811

15°1-1813

0,09

OU1 0201 0327b 0321

Nieuwkuijk Onsenoort Drunen Vlijmen

16u-1811 1585-1811 1542-1810 1559-1811 (1818)

6,63 2,13 8,87 19,00

Ja Ja Ja Ja

0130

NOTARIEEL ARCHIEF Land van Heusden en Altena

1585-1935

26,00

Nee (wegens rnateriele staat)

0801 0289

KADASTRAAL ARCHIEF Kaarten (Land van Heusden en Altena) Leggers (Land van Heusden en Altena)

1832-1975 (1986) 1821-1993

0411 °3°7 0246 0300 0247

0031 1025

1,25 5,00

Ja Ja

87,63 20,00 38,50 0,25 76,25

Ja Ja Ja Ja Ja

Ja

BOUWDOSSIERS Drunen Drunen Heusden Nieuwkuijk Vlljmen

194°-1996 1906-:1.939 1945-1996 1918-1935

BEVQLKINGSADMIN _ DTB-boeken (Land van Heusden en Altena)

1610-1810

1,00

1811-2°°3

11,16

1810-1972

7,81

1905-1947

9999

Burgerlijke stand (Land van Heusden en Altena en Langstraat) Bevo Ikingsregister

0140 0337 0295 02U

BURGERLlJK ARMBEST. Drunen Herpt Nieuwkuijk Vlijmen

(1777)18u-1956 1929-1959 1807-1941 1811-:1.953

2,00 1,30 2,63

Ja Ja Ja Ja

0145

WON INGBOUWVER. Drunen

1918-1953

0,50

Ja

0248

GEMEENTEWERKEN Vlijmen

1957-1987

23,00

Ja

0297

GEM. ENERGIEBEDRIJF Nieuwkuijk

1921-1926

0,13

Ja

0270

GEM.GASBEDRIJF Vlijmen

1953-1987

3,50

Ja

0272

STICHTING WERKGELEGENHEJD Vlijmen

1968-1990

KPI verslag gemeente Streekarchief

Heusden 2015, 26-05-2015

Langstraat

Heusden Altena, Caroline de Hart

Nee (i.v.m. WBP) Ja

0,01

0,:1.3 Ja

0249

14,0

o

KPI verslag gemeente Heusden 2015, 26-°5-2015 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

Ja

BiJlage 3: Ingevuld formuller archief-KPI's

"'1("''''''''''0100

dan

oe gemeen'eiijke

zoumoeten vervreemding. organlsade zorgen voor het atsluiten van arehieven an de (VOOtbereldlng van) terbeSchikkingstelllng,

we(

loo •• b""",1no of vorv.OOffiding.

KPI verslag gemeente

Heusden

201.5, 2.6-°5-2015

19

BiJlage]: Ingevuld formuller .rchief·KPI's

KPI verslag gemeente

Hevsden

201.5, 4.6-0.5.2015

20

Sijlage 3: Ingevuld formulier archief-KPI's

regelmatig oolleg8 als archiefzorgdragef van de wljze waarcp hij [Modetverord enir1Q [oezicht op hel beheer van de niel-overgebrachte I uitoe1enten Z1jnbevinding6lldaarbij?

KPI verslag qerneente

Heusden

2015. 26-05-1015

21

Bijlage 3' Ingevuld

formuller

erchief-Kgrs

hel 9011elolnformallebehoor In kaart heoft. K1jilniel a//aon naar heI pool· of doasierreglslralJe., zaak- of Idocun,onlma'l18Ilom,ontsyslloern, ook de gemoonl8lijko wobsl18, yerpllchl d1gl1aa1 18bowaren rulml8lijke p1annon (DURP) on andor. 18 bewaren Infonnade beYlndt. moetenln het overzichl zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een Icompl".ov"rzJc:hI V8n ayslomenloppl/caties die In gObrulk zljn: hoo

groot he! porcentaga an:hl""",,,chelden

""""0fT8

.. daller archlverlng won:tt aangeboden (cephJre)_ln tegoon mOCI'W""' .... w8t'katchievon 880 (In maHprogrammatuur, op netwerilachijYen of op papier) die niot blj do afcIoIlng DIV~ In oon 18 I l8rochtkomon? Do e-maHs d/e w-'gearchiv_ln ""'lIoIijldng met heI tOIaOI oanlal 8-I11ail. d8t de binnonkomt kan a/e IndlcaUo dienon. Let ook op projectan_die op andere _ worden uitgevoerd on op hel geqnJlk ven

m_.

KPI verstag gemeente HI!wsden 2015, 26-05.201.5

hoev_

22

Bijlage 3: Ingevuld formulier .rchief-KPI's

ook blljvan

het 'gedrag'

moet dus weten

1~::~:~,:!::~:.~open::'ltorm8ten

KPI verslag gemeente

Heusden 2015, 26-05'2015

dJe

worden

ot mlgrarie

blj een conversie

wake

vastgefegd. (zoals

afwlJkende

Het gaat vooral

30~taoden,

runctionefaeisenlgedrag

behoudan.

om Infcrmatieobjecten

rekenbladen,

lnform8tieobjecten

In Dlt

de

atbeeJdlngen.

organlsatle

gebrulkt

waarvBn

audi4>

de tunctionaltteiten en videobeatanden

worden

en ldezen

zou onderdeel moetenultmakenvan

de

niel en

voor opslag

in KPI

in

3.6

23

BiJlage3: Ingevvld formuller archief-KPI's

KPI verslag gemeente

Heusden

20151

16·oS·,015

24

BiJlage3: Ingevuld formulier archief,KPl', 5.3 5.3 .a

V.rvanging.

Sl&sluUGn

an ",.rkiarlng8n

Past de gemeente vsrvanging tce lb.v. i1et vervangen ven cacteren

archiefbescheiden

reproducties

of omgekeerd

bescheiden

worden

Awart. 7: Ab ert. 6.1

doel.

door dlgltale

waama

Zo ja, voor welke

vemietigdl?

is ean besluit lot 'V8Nanging van _diavolgensde

(categorieinl

Er

archlefbeschefden?

1"

de vervanqen

I~',

15daartoe per geval een besluit verva~nomen? Zljn de originelen na v9rvanglng daadwerkeltlk vemie_!!gg?

5.3 .a ToeliChling,

OncIer

van het Nationaal ArctUef

feiding

Zo je. waaroorgt het coUege als archiefzorgdrager

5.3.b

vervanging

geschledt

met juista

en volledige

lIIn11ijnvoor

VemietIging in

aomu,f1'in9 komen,

•

tot

......,_

dat de

weergave

art.

Ab

L

lii

,~ }~.l"<

_-

art.

6. t; 8W

!~~~:::,.::.'~,

~

aan een Handreiking vervangWlg

gswerkt

wordt

_jstop

..:::::'..

2:10, Iid4.

van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende 5.3.c

gegevens?

Zo ja, heeft hel rollege

tot

verklaring van blijvend

als archfefzorgcrager

vervanging

te bewaren

en het besluit

op

van

termijn

een

ta vemietigen

archlafbescheiden

op

daarover

de juisle

en

Ab

art. 6.2 en 8: Ar

8rt

26b

"'"

11

Wanneer

M

opgemaakt

wljze

gaat, komen

aspecten

bekend

te

hel om blljvend

bescheiden

bewaren

van de vervanglng

ln hel besluit

aan de orde:

gemaakt?

de relkwijdte waartoe

l'

geldt

van de apparatuur

vervangen,

waarmee

de gekozen

insreitingen

~

---

~

M

de software

voor de keule

11\ klaur,

repl'O(luctle

en

de

wijze waarop de repr'OducUe tot koml. waartoe in elk geval won:ten

gerekend

de formaten,

metagegevens loepassJng,

(Etpr'Odl.lcti& per batc:h

de

19

van de

fnrlchting

vollediga

weergave

stand

~ -=

1.--......

van

t8r zake van 01 per stl,lk;

coo[role

an

op jul$te

en vao het herstel

van

..1.'

~"""m.- '"

fouten' het proces

vM

vernieUging

-'"'-

van de

5.3.c ToellChting

Uitlwisprudentie

91j

(zi& Archiefracht,

de besctvijving

fwll zeggen

A7~2) blijkt dat aen dergeliJk

van de reikwijdte

vervsnging

die zijn gevormd

vervanglng van archiefbescheiclen informariehuishouding.

••••

zo ja,

heeft hel coIlege

vervanging

een

tevoren

ontvangen

door d'9ital.

18 bewaren

machtiging

.art,

ook worden

voorafgaand

reproducti8$

in de zln van de Awb wordt

vermeld

aan ~

aIS onderdeel

voor d9

5.4

Per 1 januari

Heefl

aar 5.4 .• ToeliChling

om routinematige

vervanging,

vervanging,

~,~',~.:.~ -r~':-

dat

meer van gedaputearde

staten verkregen

~

--

teworden.

...

-

...

:"

als archie1zorgdrager

Van vervteemding

heeft

[overdracht

de zorgdrager

machtiQina 5.4.b Toelichtlng

In da afgelopen

van eigendomll&

daarvoor

van de minlster

Van vervreemding

(ZDflId'_

5.4.c ToellChting

tevoren

van OCW

5

noe

sprake

wannaer

archlafbescheiden

worden

overgedl'ag80

aan een andere

(overoracht

V80

Zo nee, waarom

~lls

spraka In do moosto

doasjersll8ken

axpliciet

wanneer gevaliOfl wordt

archiefbescheiden

gebeurt

dtt als

voorgeschreven.

". worden overgedragen

g.. oIg van 10 dat geval

organisatle

'::""-

5.4 .• ToeilChling

zorgdrager

geraadpleegd vervreemdlng?

bij de voorbereidlng

de julste

deskundigen

verweemding

opgemaakt

vervt&amding

op de julste wlJze bekend

01)'

890

en

verklartng

hel beslult

(zie ArcnIefrechl, artikel

gemeente

Heusden

van

geen machtlging

';~'

2015, '26-{)5·101S

'_,""C. '.~;.

".

~",~",,,,,.

organisati8

".~"_--"'..

."f'"

nieuw. wotgeving waarin vsn vervreemding

door de

~

~-~

Zo nee, waarom niet?

.~."".

tot

deze

de

Ab art.

.'

,1(' .".,

~~,;;

,t""

':'

~. :J;~);?::

)~"i"~,~,~

8

tot

A7 ·2) blijkt van

u

~:.=

g8maakt?

8 van het Archletbestult

~T,

verslag

iS

aan een andere van

i~ de zorgdrager

een ambtshatve opgemaakt versJag achterwege blijvon

KPI

do uitvooring

Abart.7

van het besluil

Zo Ja, heeft

Utt jurisprudentle

.~:~.

niet?

Bij de voomereiding van een beslulr tot vervreemdlng moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen peraoon blnnen de gemeentelljke organlsatle die varantwoordelljk ls VOOf de infonnati&hulshoudlng en d8 gemaent88rchlvaris, mits 10benoomd. zij vormon samon heI 5~.tegisch InformaUeoverleg (510) 810 bedoeld In de Nota van ToeilchHng blj hat 90wlJzigde

d. toelichting

"'" :.?<

,.1,'

-.,~

ZO J8, heeft de

Arch_lutt 5.4.d

.".i;",.,

Zo ja, welke?

Awart.8

een

ontvanQen?

01 niet-ovorheldsorganlsatio).

de varvreemd~ van )opende minisl8r noodzakelijk. S.4.c

';T ',..--"

vElr'Vreemd?

archiefbeschelden

zo ja,

....[;

-:.',,--':::':'[!:~.,~

(torgclr8ger ot niet-ovetheklsorganlsade). In de meesle gevallen gebeurt dlt als gevofg vsn de ultvoering van nleuwe wetgeving waarin de verv,eemding van Iopende dosaIerslzaken ~plidet wordt voorgeschreven. In dal 98:'1181 is 9880 machtlging van vervreemding door de miot&lor noodzakelijk. 5.4.b.

.,.,;-.

besluit.n en verklarlngen

hel coIlege

"'i'<

dat wil

van de gehele

staten

2013 hoeft geen machtiging.

V.rvreemdlng,

5.4.3

of

de digltsUserlng

IJ

~

Op grond

1 Aw?

L1t 5.3,d Toeljchting

of het gaat om retrospectieve

besluit,

van

beschOuwd.

I~

archlefbeschelden

van ge
op basis van

niet als besluit

u

~--'"--"-

~~J;:

als archiefzorgdrager

van blijvend

moet

van hef: vervangingsproces

van archiefbeschelden

zeggen 5.3.d

besluit

&

--"-"-"-

-

verva_ng_en archietbeschelden: de kWaliteitsproceaures.

__.,_

:{,

bewerkll1gen,

en, voor zover de keuze

-".,

of

ZWartwlt·

1, 1111

~ '" ~

&

,...

-""'"

ler zake van

grijswaarden

..

~

en de randaooaratuur: voo' .zover van toepassing de gekozen instellinqen: de criteria

u-

M

3rchlefbeschalden

hel vervanglngsproc:es

de InriChting wordt

gerekend

van de organisatieonderdelen

en da categori~n waarvoor

1"11... I""-'~

van hel vervanglngsproces,

In e!k geval worden

een opgav8

~~

H .......

de volgende

dat

een beslult

tct varvanging

1995 bllJkt dat een besluit

ha(ldeiingen,

en niet ~S' bestult

niet als besluit tct vervreemdlng

in

de

zln van de Awb wordl

eveneens

in de zin van de Awb wontl

beschouwd.

'~"''';''t

Uit

te zien is als een proces-verbaal, beschouwd. Daarom kan publtcade

~

~

~.~

...

,

...::::::._~--~'

~

- ...

25

Bijlage

l' Ingevuld formulier archief·KPI·s

6.

,VANAI

1 ~AAR

,TS

OE.

1 na 20 I•• r

6.1..

jZIJn

0119 to

\V.n

:O~d8r dan 20 [aar. overgebracht

naar de uearvco-

6.1.b

.lo

6.1.<.

Zo nee, watls ue reden c.q. ziJn de redenen.

n90. wolk.

1_

,.~. J on 12·13, iAb ert, 9.1 en 12

met...

i

7

'~~ s:

... ..

;:~~~13'

van de ni8t~lljdlge

11

omval1Q meters

en T8 sheet"m.t.rTB

!!!Q:.

;

enlof p,aktlseh.

aantat

1"··

15taakverINaar1ozlng)

'ZOooO'

.

oe

princlpieel

J

:Aw ert.

en 12-13,

~Ab art. 9,1

overbrenging?

en

12

9'

1.

een ovemcnt

van dezo

18 ~er archiefbestand reden

ls. bijv.

aan te geven

nog

nlst gereed

wet de

gemaakt

:~.".:::, ...nodig voor de , oOde,e rooen

[6.2

16.2.a

ven

I

~.":':r~~

[6.3

16.3.a

• ... I.,,,'!I

i

dOIAb

.. men mot .11'

ars .

:~~e .

ert,

ja

9.3

OP?

,vonwogo

ccueqe

Heen het

als archiefzorgd'agervoor redenen

niet na 20 iaa~ ~e~~b~~~_1 machtigi,..g I

Aw.rt

13.3-4

van bedrljfsvoering

_kunnen wQtden OVarbrenging

een

van gedeputeerde

staten?

[7.

1 EI

E-O EPOTS

17.3 7.3 .•

Seschikt de gerneente ovar aen of waarvan

is vastgesteld ....~ ..

Aw art. 21.1: Ab art.

genoemde

~.

1Door wie is dat vastgesteld7

Collego

IEnwannee,7

jan-97

van 6&)1'1

13; Ar art, 27-46. 57

dat deze aan alle in de

en -besluit

''":t

i eisen vofdoen7

an 59

1~!~I:~tst7

1"

1

[ Zo ja. w.a~,

Het 6HIC

1Geef voor elke archiefrvimte

laan de eisen

in 00f1 eoscn

. doot g
aan 01 deze

niet

volaoet.

doot

Ia Het

:,

, niot?

I,onoo, ; 7.3.0 TooHcnting

Ilet

09"". de

.o",,,,,,,

.. to moeton

001< ......

gostold

w"'_.

zie

1

do'

,de

de

laande""".

;w~~~::\VOl~

'.

muur.

bouw on inrichting

von een <

7.3.b

I~:~~~ ~~":;1no

n~:~o;

) f.b.v. dO '0 overte

i

Ab

'ort.

21.1' ort. ort. 27-46. 57

Ib,.ngOn,

.9.

!RAMPEN.

9.1

[OndordHt,

'.1 .•

~ALAMITEITEN

EN VEILlGHEID 1

rampenplan

l68scn;1<1do Ib8I81d.,-, I~fecten I~waren)

.

cri$isp/$ft

I~~re~.king

de

I

,

w99rin

Vflrplaalsing

vfliligstelHng

mtlt

.rt. .

van

. cultuurhistorische waarde zoals (te archiefbescheiden zijn opgenomen?

,on

• .2 9.2."

of

1-

w.r

ten minste procedurv.~

1'01.,. aan ... Ike OIomonton wOf1jI . . laarKtacht bestEted? M.a,w,: hoe volledlg

Eri ......

Idit plan1

=-..

ImOlde

' van

~=~Ol. punt 6 VitaBi 68/.119

laor tCTen

ontrutmlng

IH... ~de

.voo'do

1-

L.fdra/Jd

'0. '.nu

en onlruirringsplan?

IZO )a. aan wOlk •• laaOdacht Idil

I.men!on

be$tOOd? M.a.w.:

wOf1jt

hoe

vollooig

1.

plan1

BRAfN .~h.tl

9.2.b

IH••

nde IOG~'':iI.~'''v'''''' voor le onlrultn8fl archlefbescheidefl In h.f cO/loctlepl.n? (zi. 001< 9.1)

MocIell.n

1-

. 00:. ~::7·lm"tlg

1

Igovolgd7 mee geoerond.

on zo

"""

nee

~

..

,-

IZo la. welk07

o.b.v.

Ipriornon.n

':d~~::.n

10. 10.1

[MtDOElEN

10.1.3

IHOOVeell 108

EN MEN5EN

[MlddOlen

Ikosten

'hot
te dekken

die zijn verbonden

Ivan de zorg voor c.q. .

het

behe&r

•.': ..". om de

Awart.3O.2

Iwal

lop

is hot t"",l •• ed~d"t Is opgev~ de begroting van het iopende jaar?

orga!lefl

en

Ibepa~~n of.~ I ..

KPi verslag gemeente

voIg.nd.,

I
Heusden 2015, 26-°5-2015

OUIO

het

1!834.915 koston7 nodtg om to kunnon

gereserveerde bedrag I is om de kosten

Ito dokken.

[D.

I miljoon

van de

val'1 de gemeentelijke

Iwolk.b~ragl~~;::=voo'doin 109 1 IN6. i

10.1.a Toelichong.

.~

aan de uitoefening

loonkoston

polSOnoet.

'

I

p.rsono.1.

m._.n

.< ,.,

-'.

Voot

26

Bijlage 3: Ingevuld formulier

KPl

verslaq gemeente

Heusden

archlef-KPI'.

2015, 26'05'2015

27

Bljlage ): Ingevyld formuuer .rchlef-KPI's M.nsen. kwantitl.f tbv toetlcht Hceveel tormatleruimte heeft het college ats archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezichl op hel beheer ven de nl81 naar de archlefbewaarplaats overgebrachte archiefbeseheiden? Dit betreft de gemeentearchlvaris met de gemeantalljke archieflnspecteul"$ enlof areere mecewerxees. (2i800k 2.2.1

10,4 10.4,8

wet 1$de totale omvang van de gemeent8 in fte wat betreft Informati8yerwerkende en -cenererce functfes?

Aw art. 32.2: Model LOPAI • WGA (nu BRAIN) Rek.ennorm fonnat1e

273

gelt1eentBfijke

archiefinspectie

-,

Wat Is de totale omvang In fte wat betreft 0.2ft. de gemeentearchivaris (voor wat betreft diens toezlchthoudende rof) en de gemeent81ijke archiefinspecteurs enJof andera namene hem toezichthoudende medewerkera?

Omyang

cer

'uncUesoort

aangeven. Nemen de Informa(iebeheerders actief contaet Op met de toezicntl"lOuder in de wettelijk bepaalde geval1en (ZOaI9 vernietiging, vervanging. overt:lrenglng)?

8, hoewel dat in het verteden niet is gebetlrd.

allijd

~.-'---

KPI score in aantal. Indien een "ja" in het E-formulier betekent dat nlet aan een kpi-vraag kan worden (grafi$che) resultaten als een "nee" weergegeven en andersom rnee" -> "ja").

aantal

45

n

% 100

0%

[)).

10%

Odeels

20%

KPI niet overgebrachten archiefbeschelden

:t Inleme k.wllliletten

40%

30%

-.

50%

.neeTVW

60%

11

70%

zle tabblad grafl.k WSJG nco

-:-1

dan wordt dit in de

80%

=l

~

100%

90%

0.0 60.0

10.0 0.0

10.0 0.0

controle 1013al% geen 100% score? dan ni81 voUedia lna.evuld 100 100

66,7

0.0

0.0

100

83.3

16.7

0.0

0.0

100

71.4

28.6

0.0

0.0

100

100.0

0.0

0.0

0.0

100

100,0

0.0

0.0

0.0

100

0.0

33.3

66.7

0.0

100

ja 1. Lokalfl1'*Q1'IIg:e...1'I1l

• nee. geen TVW

voldaan.

.,_

80.0 40,0

nee waaI'V81l !8avetW&8flozlng

I~h'

3, Ord~lI'Ig, 6ulh(.Yl~eitelt, CO'Ite~l,

33,3

toeglll'lk~kh81d

en duUl'ZBlnlheid erehiefbe8cheid$l'l

--_ 4.-0Igilale

8I'~iflfb&.tehllidtln

5,V~ngl,ll'l

arcniefbMcheiden

..

6. OverbcetlliltngVIrI .chiefbelcheiden

_.

7~plaatfen, erehiflfnjml ..

11_ de

enflo.

8. Ter be$chiWng sleltlog 'v8f1 naar archlefbewNf'Pla8t5

-'.

arcnlefbeschelden 9.~.~ten ., \I'IIIigheid

28

PLAN VAN AANPAK KPI-VERSLAG 2015

2016

1. Aanleiding / voorgeschiedenis Op grond van artikel 14 van de gemeentelijke archiefverordening brengt de (streek)archivaris aan het college van de gemeente verslag uit over de uitoefening van het toezicht op de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Deze controle vervangt de controle die voorheen door de provincie werd gedaan. Het verslag van deze controle wordt opgesteld aan de hand van 10 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) die door de VNG zijn ontwikkeld. Door het beantwoorden van de daaraan gekoppelde vragen moet blijken of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. Onlangs heeft het Streekarchief Langstraat Heusden Altena (SALHA) het KPI-verslag van 2015 opgeleverd. Conclusie is dat de gemeente op veel punten niet voldoet aan de wettelijke eisen. De verbeterpunten die in het KPI-verslag worden genoemd zijn met de streekarchivaris en de archiefinspecteur van het SALHA besproken. Dit resulteerde in de afspraak dat de gemeente dit plan van aanpak zou opstellen om de genoemde verbeterpunten aan te pakken. Het wordt ook met het SALHA besproken en afgestemd. 2. Doelstelling De gemeente Heusden heeft als slogan Dromen, Doen, Heusden met als uitgangspunt “als burgers en bedrijven het voortouw nemen en werk willen maken van een beter Heusden, zij op [de gemeente kunnen] rekenen!” Heusden denkt en doet mee. De uitvoering hiervan is het verlenen van HeuseService: “Dienstverlening met de drive om net even iets extra’s te doen voor onze klanten”. Zonder goede geordende informatie is het niet mogelijk om de klant op een goede en efficiënte manier te helpen. Daarvoor is het van belang dat de informatiehuishouding van de gemeente op orde komt en blijft, zowel fysiek (papier) als digitaal in het zaaksysteem. Zo voldoet de gemeente ook aan wet- en regelgeving. 2.1 Risico’s naar aanleiding van het KPI-verslag Uit het KPI-verslag blijkt dat de gemeente te maken heeft met fysieke en digitale achterstanden in het archief. Wanneer de gemeente niets doet aan deze achterstanden, wordt de achterstand groter. Verder ontstaat er een situatie waarin er geen zekerheid is dat informatie daadwerkelijk is terug te vinden. In zo’n situatie kan de gemeente de kwaliteit en de terugvindbaarheid van de (gearchiveerde) informatie in het zaaksysteem en het analoge archief niet meer waarborgen voor de toekomst. Zo is er geen beleid voor de waarborging van de kwaliteit van zowel het digitale als analoge archief. Zonder dit beleid en de invoering van een bijbehorende procedure kan de gemeente ook in de toekomst niet waarborgen dat haar informatie kwalitatief hoogwaardig is en is terug te vinden. Dit is een belangrijke voorwaarde om HeuseService te kunnen verlenen. Daarbij voldoet de gemeente nu niet aan de gestelde wettelijke eisen aangaande informatiemanagement en archivering. Als er niets zou worden gedaan aan de geconstateerde

Zaak: 00442833

verbeterpunten, kunnen er sancties volgen. Het SALHA zal in 2016 gaan controleren hoe met de verbeterpunten wordt omgegaan. Het voornaamste is dat de gemeente met een archief en een zaaksysteem die niet op orde zijn, zijn klanten steeds slechter kan helpen en dat de kwaliteit van de gemeentelijke diensten niet kan worden gewaarborgd; nu niet, maar ook niet in de toekomst. 3. Stand van zaken / feitelijke informatie Om er voor te zorgen dat de gemeente haar HeuseService kan optimaliseren, moeten de 10 in het KPI-verslag genoemde verbeterpunten worden opgepakt. Om een beter beeld te krijgen van deze punten zijn deze hieronder globaal uitgewerkt. De verbeterpunten gaan over het volgende:  de gemeente Heusden heeft als doel om een gemeente te worden die 100% digitaal werkt. Hierbij hoort ook digitaal zaakgericht werken en een digitaal archief. Aan deze ambitie wordt dagelijks gewerkt en met veel succes. Het enige dat ontbreekt, is algeheel beleid waarin staat hoe de gemeente dit wil bereiken en vooral ook hoe de gemeente de kwaliteit wil waarborgen van de nu al digitale informatie. Met dit overkoepelend beleid (c.q. coherente set van beheersmaatregelen) verkleint de gemeente de kans op informatieverlies binnen haar processen;  de gemeente Heusden heeft verder een achterstand (totaal 1192 meter) in het analoge archief. Deze is ontstaan door een nalatenschap van de voormalige gemeenten Drunen, Vlijmen en Heusden, maar ook omdat er geen fysieke dossiers meer worden gevormd, terwijl een deel hiervan wel fysiek moet worden bewaard. Nu er nog geen substitutie1 is voor te bewaren archiefbescheiden moeten deze volgens de wet in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Dit is tot op zeker hoogte gebeurd maar dit kan beter. Daarnaast is er tijdens de verschillende opruimacties veel archief vrijgekomen bij de medewerkers dat nog stuk voor stuk bekeken en beoordeeld moet worden. Deze ordening door dossier-/zaakvorming moet zeker nog worden uitgevoerd omdat deze zaakdossiers hoogstwaarschijnlijk fysiek moeten worden bewaard en overgebracht naar het SALHA;  de zaaksystemen van de gemeente, de gemeentelijke organisatie zelf en Bijeen (hierna: de zaaksystemen) zijn nog niet geheel doorontwikkeld (archiefmodule is nog niet volledig operationeel) en door problemen met personele bezetting is het niet mogelijk geweest voor het cluster Documentaire InformatieVoorziening (verder afgekort met DIV) om één van zijn belangrijkste ‘nieuwe’ taken uit te voeren. Dit betreft het controleren, archiveren en waar nodig corrigeren van de zaken die in de zaaksystemen zijn afgehandeld (en die klaar staan om te archiveren). Hierdoor zijn wat betreft de archivering flinke achterstanden ontstaan in de zaaksystemen. In totaal staan er digitaal 222.673 zaken (gemeten op 20 juni 2015) klaar om gecontroleerd en gearchiveerd te worden. Elke week komen hier gemiddeld 560 zaken bij. Zonder controle is juiste selectie van te bewaren of te vernietigen zaken niet mogelijk en wordt het steeds moeilijker om de juiste informatie te vinden in het zaaksysteem;  alle medewerkers binnen de gemeente werken in principe 100% digitaal; alles wat zij opstellen en aanmaken gebeurt digitaal en wordt digitaal in de zaaksystemen gezet. Dit is de ambitie van de gemeente en daar wordt dan ook hard aan gewerkt, alleen DIV loopt hierbij achter. Voor DIV is, zoals eerder gezegd, de fysieke (analoge) post en archief nog leidend. Dit betekent dat in deze situatie nu nog alle brieven en documenten die binnenkomen, en horen bij te bewaren zaken, wettelijk gezien alleen waarde hebben in 1

Substitutie is de procedure waarbij de digitale kopie (scan) het papieren stuk als origineel vervangt. Het fysieke stuk kan vervolgens worden vernietigd. De gemeente Heusden heeft dit al geregeld voor de te vernietigen stukken, maar nog niet voor te bewaren documenten.

2

Zaak: 00442833







die fysieke vorm. De rest van de gemeentelijke organisatie werkt feitelijk met digitale kopieën en niet met de originele fysieke stukken. Deze situatie geldt alleen voor te bewaren stukken; voor te vernietigen stukken werd in 2006 al een vervangingsbesluit (substitutie) genomen. Een dergelijk besluit ontbreekt nog voor te bewaren stukken. Wanneer substitutie voor de te bewaren stukken wordt gerealiseerd, kan de gemeente beginnen met afbouwen van het fysieke archief waardoor uiteindelijk de kostenpost voor het beheer van het fysieke archief zal verdwijnen. Dit heeft dus een hoge prioriteit maar kan ook pas gebeuren als een aantal andere in dit plan van aanpak genoemde maatregelen is uitgevoerd; het gebrek aan substitutie voor te bewaren documenten betekent dat deze (wettelijk) nog 20 jaar fysiek in eigen beheer moeten worden gehouden voordat ze naar het SALHA mogen worden overgebracht. Om de kwaliteit van het fysieke archief hoog te houden moet er een archiefruimte zijn die aan de eisen van een archiefbewaarplaats voldoet. Hier voldoen de archiefruimtes in Vlijmen en Drunen nu niet aan. Wanneer er geen aanpassing plaatsvindt2 ,zal de kwaliteit van het papier en daarmee de informatie verslechteren. Een slecht onderhouden (fysiek) archief is niet over te dragen waardoor te bewaren informatie zeker verloren zal gaan; het veiligstellen van de archiefbescheiden (digitaal en fysiek) is niet duidelijk opgenomen in het gemeentelijk rampenplan. De verschillende clusters (o.a. DIV en I&A) hebben hun eigen procedures, maar er is geen overkoepelend en op detailniveau afgestemd plan. Daarnaast kent niet iedereen binnen het cluster de procedure bij een ramp; wie moet er gebeld worden en wie is waar verantwoordelijk voor. Door dit gezamenlijk op te pakken kan de gemeente het risico minimaliseren, dat zowel digitale als fysiek informatie verloren gaat bij een ramp; Als laatste is in het verleden de interne samenwerking tussen de clusters DIV en I&A niet altijd even goed geweest. Het bleek lastig om elkaar te betrekken bij de ontwikkelingen op ieders vakgebied. Vooral communicatie en betrokkenheid bij veranderingen over gemeentelijke applicaties werd niet of nauwelijks gedeeld. Dit gold met name voor plannen over de vervanging van applicaties, conversie en migratie van digitale informatie. Deze onderwerpen vallen onder de Archiefwet en DIV draagt mede zorg voor een goede uitvoering hiervan. In de afgelopen jaren lag deze uitvoering alleen bij I&A waardoor er geen rekening is gehouden met de inzichten van DIV. Hierdoor kan er mogelijk informatie verloren zijn gegaan. Bij huidige conversieprojecten wordt DIV inmiddels nauw betrokken waardoor er verbetering is ontstaan Deze lijn dient verder doorgezet te worden.

Naast de KPI-verbeterpunten was er nog een ontwikkeling die in dit verband van belang is. Op 7 oktober 2015 gaf de leverancier van de zaaksystemen (Roxit) aan dat men een overname had gedaan. Deze overname had inmiddels geleid tot het besluit om door te gaan met het zaaksysteem van de overgenomen partij (Greenvalley) en te stoppen met het zaaksysteem van Roxit dat de gemeente gebruikt. Dit betekent dat de gemeente over moet stappen op een ander zaaksysteem. Dit heeft gevolgen voor de genoemde verbeterpunten. De zoektocht, aanschaf en implementatie van een nieuw zaaksysteem hebben immers effect op hoe snel de verbeterpunten kunnen worden gerealiseerd. 4. Werkwijze De verbetering van de informatiehuishouding gaat over verschillende elementen en (bedrijfsvoerings)niveaus, waardoor deze punten het beste gefaseerd kunnen worden aangepakt. De fasering is schematisch weergegeven in de bijlage bij dit plan van aanpak en biedt een 2

Er hoeft maar één archiefruimte aangepast te worden om de huidige hoeveelheid te bewaren archief voor 20 jaar te kunnen bewaren. De ruimte in Vlijmen is hier het meest voor geschikt.

3

Zaak: 00442833

overzicht van de verbeterpunten, een analyse van de verbeterpunten, de toegekende prioriteit en de verwachte benodigde inzet met eventuele bijbehorende kosten. Om nog een beter beeld te krijgen waarom er is gekozen voor de aanpak zoals omschreven in het schema, volgt hierna een verdere uitwerking. 4.1 Afweging Bij het opstellen van een prioriteitenlijst voor de aanpak van de verbeterpunten zijn er verschillende afwegingen gemaakt en kunnen diverse aannames worden gedaan die effect hebben op de prioriteit, inzet en snelheid waarmee de punten kunnen worden aangepakt, zoals:  de digitale en fysieke archiefachterstanden: een gedeelte van deze achterstanden kan naar verwachting worden weggewerkt tijdens de dagelijkse werkzaamheden. Inhuur zal noodzakelijk zijn voor het resterende deel.  wanneer blijkt dat de ‘nieuwe’ werkzaamheden van DIV-medewerkers blijven liggen, dan is inhuur aan te raden om deze achterstand weg te werken. Het betreft een eenmalige actie, omdat de achterstand in principe niet structureel is. De focus zal daarom ook moeten liggen op het voorkomen van verdere achterstand (digitaal en fysiek) en het vastleggen en implementeren van de bijbehorende procedures;  de controle van de digitale zaken bevat een ‘quick win’: de digitale achterstand bestaat waarschijnlijk voor 1/3 uit facturen. Deze kunnen steekproefsgewijs worden gecontroleerd en dan gearchiveerd; dit scheelt veel tijd qua controle. Andere zaaktypes verdienen echter meer aandacht tijdens de controle;  door alvast te starten met controles van de digitale te archiveren zaken, zal de kwaliteit van de zaken die gemigreerd moeten worden verbeteren en des te makkelijker kan in het nieuwe systeem worden vernietigd;  de te bewaren fysieke stukken van de gemeente vallen nog 20 jaar onder eigen beheer. Zonder aanpassing van de huidige archiefruimte wordt de kans op schimmels en ongedierte groter en daarmee ook die op verlies van informatie door de mogelijke beschadiging van het papier en de inkt. Verder is aanpassen goedkoper dan het te bewaren archief tijdelijk (20 jaar) onderbrengen bij een externe archiefbewaarplaats;  het opstellen van verder archiefbeleid (kwaliteitssysteem), procedures, handboek vervanging en het aanvragen van substitutie voor te bewaren archiefbescheiden ondervindt vertraging nu er een nieuw zaaksysteem moet worden aangeschaft en ingevoerd. Hier kan pas eind 2016 mee worden gestart. Niettemin kunnen andere verbeterpunten zoals het opstellen van een handboek en procedures al wel worden opgepakt omdat procedures van scannen, registreren, archivering en vernietiging niet veel veranderen met een nieuw systeem. Alleen de functionaliteit van het nieuwe systeem zal anders zijn. Het aanpakken van de verbeterpunten hoeft dus niet ‘on hold’ gezet te worden vanwege de komst van een nieuw zaaksysteem;  de verbetering van de algehele samenwerking tussen I&A, DIV en het SALHA vereist vooral een mentaliteitsverandering. Het is hierbij belangrijk dat er duidelijke afspraken worden gemaakt die worden nagekomen. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om een soort stuurgroep/overleggroep op te richten die verzoeken om aanpassen, vernieuwen, overzetten en afsluiten van applicaties gaat behandelen. De clusters I&A, DIV en eventueel het cluster Kwaliteitscontrol (KC) en het SALHA zouden hier onderdeel van moeten zijn. Deze mogelijkheid dient verder onderzocht te worden.

4.2 Inzet van middelen Zoals hiervoor al is aangegeven kan DIV een groot aantal verbeterpunten oppakken met de eigen formatie. Dit gebeurt door het wegwerken van achterstanden en de controle onderdeel te maken van de dagelijkse werkzaamheden. Door de omvang van de achterstand is de kans echter zeer

4

Zaak: 00442833

groot dat na een half jaar blijkt dat de achterstand niet valt weg te werken met de eigen formatie. Het tijdelijk inhuren/aantrekken van externen is hiervoor dan ook de beste oplossing (bijv. door het aantrekken van 1 ervaren persoon en 4 personen in een leer-werktraject voor 2 jaar). Verder zijn er zaken die sowieso niet met de eigen formatie kunnen worden opgelost. Zo is een audit door een extern bureau van het substitutietraject (procedure, handboek en besluit) aan te raden, omdat ‘de slager ook zijn eigen vlees niet kan keuren’. Een ander onderdeel waar de gemeente hulp bij nodig heeft, is de invoering van het nieuwe zaaksysteem en het aanpassen van de archiefruimte in Vlijmen. Het aantrekken van een 1 fte DIV-medewerker en de verbouwing van de archiefruimte Vlijmen is opgenomen in de voorjaarsnota 2016 waarover de raad eind juni 2016 een besluit neemt. De uiteindelijke beslissing over de gevraagde investeringen vindt plaats bij de vaststelling van de meerjarenbegroting 2017-2020 door de raad aan het eind van 2016.

5. Planning vervolgstappen Om te beginnen moet dit plan van aanpak worden vastgesteld door de directie. Verder is het van belang, en ook wettelijk bepaald, dat zowel het college, de raad en de provincie kennis nemen van het KPI-verslag 2015 en dit plan van aanpak. De verdere planning ziet er verder als volgt uit: 2015:  

2016: 



een gedeelte van beleid is al opgesteld: Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. Deze stukken zijn vastgesteld door raad c.q. college; er is gestart met het wegwerken van achterstanden in het analoge archief en na vaststelling van de benodigde procedure is gestart met de digitale achterstand door DIV zelf.

over de werkzaamheden die nu zijn toegevoegd aan de dagelijkse werkzaamheden van DIV vindt half 2016 een evaluatie plaats. Verwachting is dat de achterstanden maar voor een klein deel zullen zijn weggewerkt. Met inhuur/aantrekking kunnen deze achterstanden dan alsnog door een eenmalige actie worden weggewerkt; het gros van de maatregelen voor het aanpakken van de verbeterpunten staat voor 2016 ingepland. Daarnaast is de uitvoering van een deel van de verbeterpunten afhankelijk van de functionaliteiten van het nieuwe zaaksysteem. Er zal nu al worden gestart met het aanpakken van deze punten, maar de bijbehorende procedures en handleidingen zullen aangepast moeten worden wanneer het nieuwe systeem in gebruik is genomen.

2017 en verder:  uitloop bovengenoemde werkzaamheden zoals opstellen beleid, implementeren nieuw zaaksysteem en opstellen en uitvoeren procedures;  inhuur voor uitvoering wegwerken grootschalig digitale en fysieke achterstanden archief (geschatte kosten zijn op basis van een projectcontract € 57.000 per jaar voor 2017 en € 57.000 voor 2018). Deze inhuur kan alleen plaatsvinden als de meerjarenbegroting van 2017-2020 wordt vastgesteld;  de verbouwing van de archiefruimte in Vlijmen (geschatte kosten zijn € 175.000). Deze werkzaamheden kunnen alleen worden uitgevoerd als de meerjarenbegroting van 20172020 wordt vastgesteld.

5

Verbeter punt 1 (kpi 1)

Probleem

2 (kpi 2)

Er is geen/niet voldoende beleid op het gebied van informatiebeheer.

3 (kpi 3)

Analyse

Prioriteit

Actie

1

Actualisatie Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer Binnen eigen formatie € 0. in samenspraak met het Streekarchief (de archivaris/ op te lossen. inspecteur). Opstellen voorstellen college en raad.

Archiefverordening en Besluit informatiebeheer zijn opgesteld, gecontroleerd door jurist gemeente Heusden en inspecteur Streekarchief. Beide stukken zijn aangeboden aan raad c.q. college en vastgesteld. VERBETERPUNT AFGEROND

:)

Om er voor te zorgen dat nu en in de toekomst de informatie die voortkomt uit de 3/4 2016 organisatie en haar processen op een goede manier gestructureerd, beheerd en teruggevonden kan worden, moet er beleid komen over hoe daarvoor gezorgd gaat worden. Dit beleid is er nu niet of nauwelijks. DIV heeft een aantal handleidingen en handboeken waarin opgesteld staat hoe zij de kwaliteit van de postregistratie en archiveren kunnen waarborgen. Daarnaast wordt er via KC gestuurd op een eenduidige manier van werken en registreren door de medewerkers zelf. Als laatste zorgt I&A er op haar beurt weer voor dat hun deel zo optimaal mogelijk blijft lopen. Er is echter geen overkoepelend en op detailniveau afgestemd beleid vanuit de gemeente noch een kwaliteitssysteem dat ervoor zorgt dat informatie nu en in de toekomst raadpleegbaar is en blijft conform de geldende wet- en regelgeving.

Er moet een kwaliteitssysteem beschreven en geïmplementeerd Binnen eigen formatie € 0 tenzij er worden en ook beleid over verbetering van informatiebeheer. op te lossen. geïnvesteerd moet Dit moet gebeuren in samenwerking met DIV, I&A en KC. worden in hard/software. Deze kosten liggen buiten dit plan.

Voor het kwaliteitssysteem is er sinds december 2015 een handreiking. Hiermee word gewerkt. Er is beleid bij de verschillende clusters, maar deze moeten op elkaar afgestemd worden. De komst van een nieuw zaaksysteem kan invloed hebben op het beleid (zeker het kwaliteitssysteem); beleid zal hierop moeten worden aangepast.

:'(

Zaken kunnen nog niet op een goede systematische manier digitaal gecontroleerd en gearchiveerd worden. Hier is nog geen procedure voor opgesteld en technisch is het ook nog niet mogelijk door het ontbreken van een archiefmodule bij het zaaksysteem.

Omdat het (vooralsnog) niet mogelijk is om in het zaaksysteem gearchiveerde zaken 2 te vernietigen, is er in voorgaande jaren besloten om te wachten met het systematisch controleren en archiveren en of vernietigen van zaken, totdat dit technisch wel mogelijk zou zijn. Bepaalde processen zijn wel structureel gecontroleerd en gearchiveerd (vooral B-zaken). Het gevolg van niet controleren, omdat er niet vernietigd kan worden, is dat er nu een oplopende achterstand is van 200.000 zaken die gecontroleerd moeten worden. Als er nu niet gestart wordt met (in ieder geval) een systematische controle van te archiveren zaken, dan wordt deze achterstand alleen maar groter en wordt de kans ook groter dat de gemeente belangrijke informatie verliest. Ook is het na een controle makkelijker om te vernietigen wat vernietigd moet worden zodra dit mogelijk is.

2015/2016

Zie ook punt 5 en 9. Procedure voor systematische controle van te archiveren zaken in het zaaksysteem moet worden opgesteld en controleren moet onderdeel worden van de dagelijkse/standaardwerkzaamheden van de DIV-medewerkers. Dit is echter alleen niet genoeg om de huidige achterstand weg te werken. Hiervoor moeten mensen worden ingehuurd. Daarnaast heeft de huidige leverancier van het zaaksysteem besloten om over te gaan op het leveren van een ander zaaksysteem. Dit heeft gevolgen voor de controleprocedure, maar ook voor de mogelijkheid om te vernietigen. Procedures zullen moeten worden aangepast aan het nieuwe zaaksysteem, maar er zal ook wel daadwerkelijk vernietigd moeten kunnen worden.

Procedure: binnen eigen formatie op te lossen. Technisch aspect: aanschaf en implementatie van nieuw zaaksysteem met mogelijkheid tot vernietigen van afgehandelde zaken door leverancier en eigen bezetting. Achterstand: externen.

Zie ook punt 5 en 9. Door kennissessies probeert DIV duidelijk te :( krijgen van de clusters waar zij op moet letten bij het controleren van de te archiveren zaken in het zaaksysteem. Met behulp van deze kennissessies zal er een procedure worden beschreven en geïmplementeerd binnen DIV. Wanneer de procedure er is, zal er gestart worden met de controles (zijn onderdeel van de dagelijkse DIV-werkzaamheden). Voor het wegwerken van de achterstand zullen mensen ingehuurd moeten worden. Het vernietigen van zaken die al vernietigd kunnen worden, wordt opgeschort totdat dit kan in het nieuwe zaaksysteem. I&A, KC en DIV zijn verder bezig met het kijken naar de mogelijkheden van een nieuw zaaksysteem.

4 (kpi 4)

Verlies van kennis/informatie door het niet betrekken van DIV en het Streekarchief bij voornemens tot migratie of conversie van informatie/documenten uit applicaties/ systemen door I&A. En het niet opstellen van een bijbehorende verklaring.

Door het niet betrekken van DIV en het Streekarchief bij voornemens tot migratie of 8 conversie, loopt de gemeente het risico dat migratie of conversietrajecten mislukken en dat (belangrijke) informatie voor de gemeente verloren gaat. DIV en het Streekarchief bieden andere inzichten over risico 's die van belang kunnen zijn bij een succesvolle migratie of conversietraject (zie de WFM-problematiek). Ook moet er bij elk traject een verklaring komen zodat duidelijk is voor de organisatie wat er nu precies gemigreerd/geconverteerd is, hoe dit is gedaan en of het succesvol was. Zo kan er weer verantwoording worden afgelegd aan Streekarchief en directie.

wanneer van toepassing (meteen/2015)

Er moeten afspraken worden gemaakt en eventueel een procedure opgesteld die erin voorziet dat I&A, elke keer als zij het voornemen hebben om een migratie of conversie van informatie/documenten uit applicaties/systemen uit te voeren, DIV en het Streekarchief hierbij betrekt. Het is ook mogelijk om een soort stuurgroep/overleggroep op te richten die als geheel verzoeken om aanpassen, vernieuwen, overzetten en afsluiten van applicaties behandelt. I&A, DIV en eventueel KC en het Streekarchief zouden hier dan onderdeel van moeten zijn.

Binnen eigen formatie € 0. op te lossen.

I&A is nu bekend met de procedure. In het geval van een :l volgende migratie en conversie zullen DIV en het Streekarchief betrokken worden en moet er een verklaring van de migratie/conversie worden opgesteld. Het besef moet verder groeien dat DIV verantwoordelijk is voor alle informatie binnen de gemeente; niet alleen wat in het zaaksysteem staat, maar ook de informatie die in backofficesystemen zit. Ontwikkelingen binnen de backofficesystemen worden eigenlijk niet of nauwelijks gedeeld met DIV, laat staan met het Streekarchief. Dit is blijvend punt van aandacht en samenwerking.

5 (kpi 5)

Digitale zaken kunnen nog niet conform wet- en regelgeving worden vernietigd. Ook is hier nog geen procedure voor opgesteld.

Zie punt 3. Vernietiging moet mogelijk zijn in een nieuw zaaksysteem. Om te 4/3 2016/2017 waarborgen dat de vernietiging op de juiste manier gaat en de gemeente het Streekarchief een duidelijk overzicht kan bieden van de te vernietigen zaken moet er een procedure worden opgesteld. Aan de hand van deze procedure kan DIV zorgen voor juiste vernietiging conform de geldende wet- en regelgeving. Nu is er geen inzicht in de staat en de kwaliteit van de te archiveren en te vernietigen zaken.

Zie punt 3 en 9. Er moet een procedure opgesteld worden om digitaal te vernietigen, maar dit kan pas als er gewerkt wordt in een nieuw zaaksysteem. Om er voor te zorgen dat de juiste informatie in het nieuwe zaaksysteem komt, moet het huidige zaaksysteem worden gecontroleerd met de zaaktypecatalogus (ZTC); hierbij wordt gekeken of de bewaartermijnen en referenties naar de gemeentelijke selectielijst wel kloppen.

Procedure en controle ZTC: eigen bezetting. Technisch aspect: aanschaf en implementatie van nieuw zaaksysteem, met mogelijkheid tot vernietigen van afgehandelde zaken, door leverancier en eigen bezetting.

Zie punt 3 en 9. Er wordt gekeken naar de mogelijkheden van een :'( nieuw zaaksysteem door DIV, I&A en KC. DIV is bezig met het controleren van het huidige zaaksysteem met de ZTC; kloppen bewaartermijnen en referenties naar de gemeentelijke selectielijst wel? Aanpassingen worden waar mogelijk doorgevoerd in het huidige systeem zodat bij migratie van informatie naar het het nieuwe systeem niet alsnog gegevens moeten worden aangepast.

Verouderde De Archiefverordening en het Beluit informatiebeheer van de gemeente Heusden Archiefverordening en het uit 2006 sluiten niet meer aan op de huidige situatie en de huidige wet- en Besluit informatiebeheer regelgeving. sluiten niet langer aan bij de huidige situatie.

2015

Inzet

Investering

€ 0 voor het wegwerken van de dagelijkse aanwas. Wegwerken bestaande achterstand: kosten inhuur 1 fte op projectbasis voor 2 jaar (€ 57.000 per jaar) en inzet 4 personen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Kosten van een nieuw zaaksysteem en de implementatie hiervan zijn geen onderdeel van dit plan van aanpak.

€ 0 voor opstellen procedure. Kosten van een nieuw zaaksysteem en de implementatie hiervan door leverancier en eigen bezetting.

Resultaat/voortgang

6 (kpi 5)

Papieren originelen van te vernietigen archiefbescheiden worden niet (tijdig) vernietigd conform het vervangingsbesluit voor vernietigbare bescheiden uit 2009.

Sinds begin 2014 wordt de gescande post wekelijks verdeeld in te bewaren en te 5 vernietigen documenten. Deze worden in dagdozen weggezet en na 3 maanden worden deze conform het vervangingsbesluit vernietigd. Deze vernietiging heeft een tijd stilgelegen, omdat het zaaksysteem (IZIS) niet altijd betrouwbaar bleek te zijn. Ook blijkt er geregeld tussen het registratiesysteem (Orion) en IZIS iets mis te gaan waardoor documenten niet in het zaaksysteem terechtkomen. DIV heeft toen vaak terug moeten grijpen naar de fysieke stukken in de dagdozen waardoor deze langer zijn bewaard. Dit probleem wordt door nieuwe updates en extra controles door DIV tegengegaan; hierdoor kan er weer vernietigd worden. Daarnaast zijn de dagdozen uit de periode 2010-2015 nog niet gesplitst op B en V. Dit moet eerst gebeuren voordat de V-stukken kunnen worden vernietigd. Let wel, wettelijk worden de fysieke stukken gezien als de originelen zolang deze blijven bestaan. Het digitale is dus pas het origineel als het analoge stuk is vernietigd. Als de gemeente geheel digitaal wil werken zal deze vernietiging structureel moeten gaan plaatsvinden.

2015/2016

De nieuwe dagdozen uit 2015/2016 moeten structureel worden gesplitst in te bewaren en te vernietigen (dagelijkse werkzaamheid DIV) en de gesplitste dozen moeten conform het vernietigingsbesluit worden vernietigd. Hierbij moet ook een verklaring worden opgesteld door DIV. De dagdozen uit de periode 2010-2015 moeten alsnog worden gesplitst, waarna ook deze kunnen worden vernietigd. Hier is inzet van een externe partij voor nodig.

Splitsen recente post: eigen bezetting Splitsen post 20102015: moet worden meegenomen door externen bij het wegwerken van de digitale en fysieke achterstand.

Dagelijkse post: eigen bezetting. Wegwerken van de achterstand 20102015 wordt uitbesteed; zie hiervoor punt 9

DIV is aan het vernietigen. Het splitsen van de post gebeurt sinds :l medio 2015 in de dagelijkse werkzaamheden, het splitsen van de analoge archiefbescheiden van de voorgaande jaren (2010-2015) wordt meegenomen in het wegwerken van digitale en fysieke achterstanden door externen.

7 (kpi 5)

Er is nog geen handboek vervanging en nog geen vervangingsbesluit voor te bewaren archiefbescheiden, maar er wordt al wel op deze manier gewerkt.

De gemeente werkt al sinds 2002 bij zo'n beetje alle processen geheel digitaal. Dit 6 betekent dat er zo goed als geen post analoog de organisatie ingaat en dat, waar mogelijk, ook de post digitaal naar buiten gaat. Voor de wet is echter het papieren archief nog leidend. Dit betekent dat als te bewaren zaken nu overgedragen zouden moeten worden aan het Streekarchief, deze nieuw gevormd zouden moeten worden met behulp van de post uit de dagdozen en stukken die alleen digitaal beschikbaar zijn, moeten worden uitgeprint. Dit is een exercitie waar je als gemeente niet aan wilt beginnen. Nu blijkt dat dit al nodig is voor de zaken die in de periode 2002-2010 zijn gemaakt (in WFM). Na de conversie van deze zaken blijkt de kwaliteit van de registraties en de bestanden niet te voldoen aan de eisen voor vervanging van te bewaren bescheiden. Om ervoor te zorgen dat dit ook niet alsnog moet gebeuren voor zaken die vanaf half 2010 zijn gevormd, moet er zo snel mogelijk vervanging worden geregeld. Dit lukt alleen als procedures worden gevolgd en het ook technisch mogelijk is. Er zijn nu echter nog veel problemen met de nieuwe scanners en bijbehorende software waardoor de kwaliteitseis niet altijd gehaald wordt.

2016/2017

Het substitutietraject heeft al zo lang stilgestaan dat het belangrijk wordt dat er nu gewoon wordt gestart. Dit betekent handboek vervanging opstellen of laten opstellen; procedure inrichten (op nieuw zaaksysteem of aanpassen naar) en besluit opstellen. Hierna is het aan te raden om een externe partij in te huren om een audit te doen zodat duidelijk is wat er nog aan schort en hoe dit aangepast kan worden. Hierna kan het besluit tot vervanging worden genomen. Verder moet er beleid worden opgesteld voor constante optimalisatie van proces en waarborging van digitale duurzaamheid (zie punt 3). Een nieuw zaaksysteem zal invloed hebben op procedure en kwaliteit. Hier zullen het handboek en de kwaliteitswaarborging op moeten worden aangepast.

Opstellen handboek en besluit: binnen eigen formatie op te lossen. Uitvoeren audit: externe partij

Mogelijke kosten inzet externe partij € 6000 voor uitvoeren audit.

De procedures die nu gevolgd worden om de post digitaal de :'( organisatie in te sturen zijn goed genoeg om mee te werken, maar het is onduidelijk of deze goed genoeg zijn voor vervanging. Dit geldt ook voor het technisch aspect en het bijbehorende beleid. Verder zijn de problemen met de scanners en bijbehorende software zo goed als opgelost; de kwaliteitseisen die DIV gesteld heeft, worden 99% van de tijd gerealiseerd. Het nieuwe zaaksysteem zal echter wel effect kunnen hebben op de kwaliteit en de procedure. Dit betekent niet dat er moet worden gewacht met het opstellen van het handboek voor vervanging. Dit kan zo gedaan worden dat alleen kleine dingen moeten worden aangepast om deze aan te laten sluiten op het werken met het nieuwe zaaksysteem.

8 (kpi 9)

De veiligstelling van archiefbescheiden is niet opgenomen in het gemeentelijk rampenplan.

Er wordt gewerkt aan het verbeteren van de omstandigheden in het archief in 9 Vlijmen (zie punt 10). Verder is er een overeenkomst gesloten met de Documenten Wacht (heet nu VANWAARDE) voor transsport/verwijdering van analoog archief bij een calamiteit. Cluster I&A heeft ook maatregelen op papier staan voor als er iets mocht gebeuren dat effect heeft op de computers, servers en de verbinding. Deze procedures zijn echter niet op elkaar afgestemd en zeker de procedure betreffende het analoge archief moet nog verder worden uitgewerkt.

2016

DIV en I&A moeten samen gaan bepalen hoe de archiefbescheiden (analoog en digitaal) veiliggesteld kunnen worden en deze procedure moet worden opgenomen in het gemeentelijk rampenplan.

Opstellen procedure: € 0 tenzij er binnen eigen formatie aanpassingen moeten op te lossen. worden gedaan aan het gebouw of aan hard-/software.

Er zijn al maatregelen genomen (overeenkomst met Documenten :l Wacht (VANWAARDE) voor transsport/verwijdering analoog archief bij calamiteit en maatregelen bij digitale calamiteit). De procedures moeten echter verder uitgewerkt worden. Verder moet iedereen van DIV die leren kennen en uitvoeren voor het geval dat er een calamiteit plaatsvindt.

Voor digitaal archief zie punt 3 en 5. Het wegwerken van bepaalde delen van de fysieke achterstand behoort nu al tot de dagelijkse werkzaamheden van zowel administratief als DIVmedewerker. Deze werkzaamheden moeten verder worden doorgevoerd. Door de hoeveelheid 'nieuwe' werkzaamheden voor DIV kan het wegwerken van de achterstand beter door een externe partij opgepakt worden.

Wegwerken' nieuwe' achterstand : binnen eigen formatie op te lossen, als hier tijd voor is naast de dagelijkse werkzaamheden. Wegwerken bestaande achterstand: externen.

Voor digitaal archief zie punt 3 en 5. Het splitsen van de :( dagdozen in B en V en het klaarmaken van de archieven van de voormalige gemeenten horen al bij de dagelijkse werkzaamheden van cluster DIV, maar het lukt niet iedereen om hier ook tijd aan te besteden. Daarom is aan te raden om dit uit te besteden. Verder is er gestart met andere delen van de achterstand, maar dat ligt nu weer stil door werkzaamheden inzake de digitale achterstand. Ook dit laatste moet worden meegenomen in de inzet van externen voor het wegwerken van digitale en fysieke achterstanden.

9 (kpi 10) Er zijn grote achterstanden in Voor digitaal archief zie punt 3 en 5. Zoals in de eerdere punten al is aangegeven 2/7 digitaal zowel papieren als digitale hebben de technische problemen met het zaaksysteem er voor gezorgd dat er nog 2015/2016; archief. veel analoog archief staat waar nog iets mee moet gebeuren. In totaal is dit zeker papier 2015 en 1000 meter. Dit bestaat uit dagdozen, te bewaren archief (dit zijn dossiers, maar nader te staat ook los in dagdozen), archief van de voormalige gemeenten dat nog moet bepalen worden overgedragen en archief dat nog stuk voor stuk moet worden uitgezocht (is niet duidelijk wat dit is; geheel ongestructureerd). Als er beter inzicht is in wat er nu precies in het archief staat en of het te bewaren of te vernietigen is, dan kan er makkelijker een vervolgstap worden genomen. Dit inzicht ontstaat als er geselecteerd, geschoond en geïnventariseerd wordt (met ander woorden archiefvorming plaatsvindt). Hier is nu echter naast de dagelijkse werkzaamheden niet of nauwelijks tijd voor.

Kosten inhuur 1 fte op projectbasis voor 2 jaar (€ 57.000 per jaar) en inzet 4 personen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

10 (kpi 7) Archiefruimte voldoet niet aan de wettelijke eisen.

Bij een eerdere controle van de archiefinspecteur bleek er veel mis te zijn in de 10 archiefruimte in Vlijmen: er werd niet of niet goed schoongemaakt, er stonden dozen op de grond die parasieten en schimmels kunnen aantrekken en de lucht in de ruimte was te vochtig. Dit alles heeft invloed op hoe goed het papieren archief bewaard kan blijven en dit was dus niet goed. Zo was er overlast van zilvervisjes en inktvraat waardoor belangrijke te bewaren bescheiden zijn aangetast. Door deze controle is er redelijk wat verbeterd (archief is schoner en droger), maar dit is niet genoeg om te garanderen dat het te bewaren archief niet alsnog bechadigd zal raken. Dit komt mede door een verouderd ventilatiesysteem dat zowel natte als droge lucht het archief in blaast, als hoge kasten met hout die de luchtcirculatie belemmeren. Verder is er niet genoeg ruimte in het archief in Vlijmen om al het te bewaren archief hierin op te slaan. Daarom staat er zo'n 90 meter in het archief van Den Bosch (BHIC). Het archief van Drunen is geheel afgekeurd voor te bewaren archief, omdat deze ruimte direct in contact staat met de buitenlucht door een ventilatiegat. Het te bewaren archief moet nu nog 20 jaar in het archief in Vlijmen staan voordat het overgedragen kan worden. De gemeente zal veel geld kwijt zijn aan externe opslag en transport, tenzij de archiefruimte in Vlijmen wordt aangepast.

2016, eventueel Er moet eerst worden gekeken of de huidige kasten kunnen Externe partij 2017 worden aangepast zodat de luchtcirculatie verbetert. Als dit niet kan, dan moeten de huidige kasten worden vervangen door nieuwe en er moeten sowieso meer hoge kasten bijkomen zodat al het te bewaren archief in Vlijmen kan worden bewaard. Verder moet worden gekeken hoe het ventilatiesysteem kan worden aangepast zodat de temperatuur en de luchtvochtigheid beter kunnen worden geregeld.

Grove schatting nieuwe rolkasten en klimaatsysteem = € 175.000. Opslag B archief bij externen zou gedurende 20 jaar zo'n € 275.000 kosten.

Om de luchtvochtigheid te kunnen regelen is er tijdelijk een :l ontvochtiger in het archief geplaatst waardoor de luchtvochtigheid binnen de gestelde waarden blijft. Verder is het archief opgeruimd en wordt de ruimte geregeld schoongemaakt. Omdat er teveel te bewaren archief is voor de archiefruimte staat zo'n 90 meter bij BHIC. Deze opslag is vrij duur en er wordt nu overlegd met Streekarchief over een goedkoper alternatief.

11

Leverancier ROXIT heeft besloten na de overname van het bedrijf Greenvalley om verder te gaan met het zaaksysteem van Greenvalley en te stoppen met het zaaksysteem IZIS dat de gemeente nu gebruikt.

Zo snel mogelijk. Roxit biedt als vervanging voor IZIS het zaaksysteem van Greenvalley aan. Er moet worden beoordeeld worden of dit systeem voldoet aan de wensen en eisen van de gemeente. Zo niet, dan moet er verder worden gekeken naar een alternatief zaaksysteem. Een marktverkenning is sowieso aan te raden, omdat de digitale ontwikkelingen ook op het gebied van zaaksystemen erg snel gaan.

Aanschaf zaaksysteem en kosten implementatie en begeleiding/ opleiding.

In maart 2016 gaf Roxit een demonstratie van het zaaksysteem :( van Greenvalley. Er zal worden beoordeeld of dit systeem een goede vervanger is voor IZIS. Zo niet, dan moet er verder worden gekeken wat de markt te bieden heeft. I&A, DIV en KC hebben eind 2015 al een wensenlijst opgesteld, waaraan zij vinden dat een nieuw zaaksysteem moet voldoen. Dit vooruitlopend op een volledig programma van eisen.

Nieuw zaaksysteem.

Externe partij

MEMO RAAD

Aan: Van: Datum: Onderwerp: Doel: Aanleiding: Aard informatie:

de gemeenteraad het college 10 mei 2016 rapportage (KPI-verslag) archief- en informatiebeheer 2015 ter kennisname/ter informatie informatie (periodiek) openbaar

Aanleiding In de Archiefverordening gemeente Heusden 2016 staat dat wij periodiek over de uitvoering van de zorgplicht inzake archivering verslag aan u uitbrengen. In dit kader doen wij u hierbij de rapportage van de archiefinspecteur d.d. 25 mei 2015 toekomen. Informatie De algemene conclusie van deze rapportage is, dat onze gemeente nog behoorlijk wat werk heeft om te voldoen aan de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). De rapportage verschaft gedetailleerd inzicht in de huidige toestand van het archiefbeheer, en bevat belangrijke conclusies en aanbevelingen. Dit verslag moet worden beschouwd als een 0-meting. Het verslag is gebaseerd op de KPI’s voor de gemeentelijke archiefketen zoals die zijn opgesteld door de VNG. Deze KPI’s omvatten indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de wet- en regelgeving voldoet. De algemene conclusie is, dat de gemeente Heusden op een aantal punten voldoet aan de KPI’s, maar dat er zeker ook een flink aantal verbeterpunten zijn. Het rapport bevat op blz. 3 en 4 een aantal conclusies en aanbevelingen. Deze aanbevelingen zijn overgenomen en verwerkt in een plan van aanpak voor de komende 3 jaar (2016-2018). Dit treft u bijgaand aan. Een bijkomende uitdaging bij de uitvoering van het plan van aanpak is dat de leverancier heeft aangekondigd het onderhoud en de doorontwikkeling van het in gebruik zijnde zaaksysteem eind 2017 te zullen staken. Er is al gestart met de zoektocht naar een vervangend alternatief. Het merendeel van de aanbevelingen kan worden uitgevoerd met de huidige formatie en begroting. Voor de gehele uitvoering van het plan van aanpak is extra geld nodig. Het gaat daarbij om het wegwerken van bestaande achterstanden, de verbetering van de archiefruimte in Vlijmen en de vervanging van het zaaksysteem. De hiervoor benodigde middelen staan in de voorjaarsnota 2016 en deze zullen bij een positief besluit hierover worden opgenomen in de meerjarenbegroting 2017-2020 waarover u eind dit jaar besluit. Wij zijn ingenomen met de constatering van de archiefinspecteur, dat de gemeente al heel ver is op het gebied van digitaal werken en dat dit vooral doorgezet moet worden, ook op het gebied van archivering. Aanpak Speerpunt voor 2015 was de actualisatie van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. Dat is inmiddels achter de rug. Voor 2016/2017 zijn de speerpunten de aanschaf en implementatie van een nieuw zaaksysteem, het wegwerken van de fysieke en digitale achterstanden in het archief en het verbeteren van de beheeromstandigheden in de archiefruimte in Vlijmen. Voor het wegwerken van de achterstanden is in het plan van aanpak de oplossing bedacht om gedurende 2 jaar een DIVmedewerker in te huren. Deze begeleidt dan ook de inzet 4 personen met een afstand tot de

arbeidsmarkt. Zo wordt werk met werk gemaakt en biedt het verbeterplan ook een kans voor deze mensen om weer aansluiting te vinden op de arbeidsmarkt. Zonder een goed zaaksysteem en een goed geordend archief is het niet mogelijk om informatie op de juiste manier terug te vinden en wordt het steeds lastiger om onze klanten – intern en extern – HeuseService te bieden. Vervolg De provinciale toezichthouder zullen wij in kennis stellen van ons plan van aanpak. Verder bespreken we de voortgang natuurlijk met de streekarchivaris. Wij informeren u conform de Archiefverordening.

Provincie Noord-Brabant t.a.v. Archiefinspectie Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC 's-Hertogenbosch

ONS KENMERK:

00460645

UW KENMERK: UW BRIEF VAN: BEHANDELD DOOR: ONDERWERP: AANTAL BIJLAGEN: DATUM: VERZ.

Nienke van Haasteren KPI-verslag 2015 gemeente Heusden en plan van aanpak 2 10 mei 2016 10 mei 2016

Geachte meneer of mevrouw, Hierbij ontvangt u conform wet- en regelgeving de rapportage van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena (SALHA) over de archief- en informatiebeheer van de gemeente Heusden 2015. Aan de hand daarvan is een plan van aanpak opgesteld om de overgenomen aanbevelingen gestructureerd in meerjarig perspectief aan te pakken. Zowel de rapportage als het plan van aanpak treft u als bijlage bij deze brief aan. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

POSTADRES

Gemeente Heusden Postbus 41 5250 AA Vlijmen

het college van Heusden, de secretaris,

de burgemeester,

mr. J.T.A.J. van der Ven

drs. J. Hamming

BEZOEKADRES

Julianastraat 34 Vlijmen

T F E

14073 (073) 513 17 99 [email protected] DIGITAAL LOKET

www.heusden.nl Bankrelatie NL54BNGH0285003909

Gemeente Heusden gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente (Wet Bescherming Persoonsgegevens, artikel 33 en 34)