CHEOPS REPORT
DEEL 3
In 8 stappen naar uw business case voor de cloud Til uw onderneming naar een hoger niveau.
In 8 stappen naar uw business case voor de cloud De sterke opmars van cloud computing toont aan dat steeds meer bedrijven er gebruik van maken om hun strategische doelstellingen te behalen. Flexibiliteit, schaalbaarheid, kostentransparantie en scherpere focus op de kernactiviteiten zijn slechts enkele van de vele voordelen. In dit laatste rapport van onze reeks doorlopen we de verschillende stappen om uw business case voor de cloud te maken. Welke stappen zet u best om uw traject richting cloud te laten slagen? Of hoe overtuigt u het bedrijfsmanagement van de voordelen van de cloud? Met onderstaand stappenplan zetten we u op weg. U kan onze vorige twee cloudrapporten downloaden via: www.cheops.be/cloud-rapporten
2
In 8 stappen naar uw business case voor de cloud
4 Maak een lijst met voordelen
5 Maak een lijst met mogelijke risico’s
3 Breng uw concrete
doelstellingen in kaart
6 Schets de
mogelijke scenario’s
2 Ontwikkel uw visie rond de cloud
7 Werk uw plan van aanpak uit
1 Analyseer waar uw organisatie vandaag staat op vlak van IT
8 Licht het
kostenplaatje toe
3
1 Analyseer waar uw organisatie vandaag staat op vlak van IT Een beslissing rond cloud computing staat nooit los van de IT-strategie van uw bedrijf. Om te weten waar u naartoe wil, ook met de cloud, brengt u best eerst in kaart waar u vandaag staat. Hoe matuur is uw IT-omgeving? Hoe paraat en bereid is uw organisatie om de cloud in te stappen? Dat kan gaan om bepaalde financiële aspecten, zoals investeringen in IT-beveiliging, die enkel voor uw eigen infrastructuur moeilijk te dragen zijn. Het kan ook gaan om operationele zaken zoals het niveau van het IT-servicebeheer: hoe beter geformaliseerd uw serviceprocessen, hoe eenvoudiger het wordt om in de cloud te stappen. Een grondige analyse van de bestaande situatie biedt u een goed zicht op de troeven die u al hebt en de aspecten die u nog moet uitwerken voor u definitief richting cloud stapt.
EEN AUDIT ALS STARTPUNT Vandaag bestaan er beproefde methodes om uw IT in zijn geheel zowel op technisch en operationeel (maturiteit) als op financieel (Total Cost of Ownership) vlak volledig door te lichten. Zo’n audit biedt u voldoende informatie als basis voor een analyse in het kader van uw cloudplannen.
4
2 Ontwikkel uw visie rond de cloud Er zijn vele redenen om cloud computing te omhelzen. Sommige bedrijven zien er een kostenbesparing in, andere een manier om de eigen ICT-medewerkers vrij te maken voor strategische projecten. Nog andere zien de cloud als een mogelijkheid om snel te schakelen wanneer nodig of als een drijfveer voor meer mobiliteit in de organisatie. In de meeste gevallen is het echter een combinatie van deze factoren. Omdat zoveel facetten een rol spelen is het dus uiterst belangrijk dat u en het management van de organisatie duidelijk bepalen waar u met de cloud naartoe wil. Bepaal duidelijk en expliciet de rol van de cloud in uw IT-strategie en hoe de cloud helpt om de strategische en zakelijke doelstellingen van uw organisatie te realiseren. Dit heeft een grote impact op de keuzes die u in de volgende stappen maakt.
OVER VISIE EN VERANDERING Onderschat de noodzaak van het formuleren van een duidelijke visie niet. Volgens John Kotter zijn het onderschatten van de kracht van visie en het te weinig communiceren ervan belangrijke valkuilen bij veranderingsprojecten.
Bron: Leading Change, John Kotter, 2012
5
3 Breng uw concrete doelstellingen in kaart Het lijkt vanzelfsprekend maar het is niettemin noodzakelijk om deze stap afzonderlijk te behandelen: het concreet definiëren van wat u met de cloud precies wil bereiken. Doelstellingen zijn wat dat betreft veel concreter dan een visie. In deze stap lijst u concrete parameters op om te bepalen wat u met cloud computing wil realiseren. In welke mate verwacht u bijvoorbeeld dat de cloud zal bijdragen op financieel vlak, bijvoorbeeld door kostenefficiëntie dankzij operationele kosten (opex) in plaats van kapitaalinvesteringen (capex), of het optimaliseren van marges. Is het een doelstelling om tevredenheid bij medewerkers en klanten te verhogen, en zo ja wat is die dan? Welke tijdswinsten of rendement verwachten we bijvoorbeeld onder de vorm van een kortere time-to-market of snellere doorlooptijden van bepaalde projecten?
BE SMART Een veel gebruikte richtlijn voor het bepalen van doelstellingen is het SMART-principe: Specifiek - Is de doelstelling gericht en specifiek? Meetbaar - Onder welke meetbare voorwaarden is het doel bereikt? Acceptabel - Wordt de doelstelling door iedereen gedragen? Realistisch - Is het doel haalbaar?
Die doelstellingen zijn voor elke organisatie verschillend en ook welomlijnd.
Tijdgebonden - Wanneer moet het doel bereikt zijn?
6
4 Maak een lijst met voordelen Het is vanzelfsprekend dat uw doelstellingen normaal gezien resulteren in positieve effecten. Maar om een volledig en accuraat beeld te vormen van wat u van cloud computing mag verwachten, moet u ook een lijst opstellen van alle voordelen die de cloud u mogelijk kan opleveren. Dit kunnen opnieuw voordelen van operationele aard zijn – vb minder behoefte aan gespecialiseerd personeel (security, storage, …) – als strategische voordelen zoals bedrijfscontinuïteit, concurrentiële voordelen, enzovoort.
COMPETITIEF VOORDEEL CLOUD ONDERBENUT Slechts 4 op de 10 Europese bedrijven die cloud computing inzet doet dat vandaag om een competitief voordeel te halen, terwijl daar net de echte voordelen van cloud computing liggen.
Bron: IDC CloudTrack Survey
7
5 Maak een lijst met mogelijke risico’s Naast de voordelen moet u ook expliciet oplijsten welke risico’s met de cloud verbonden kunnen zijn. Op voorhand in kaart brengen van valkuilen kan u ervan weerhouden om overhaaste beslissingen te nemen en bijvoorbeeld niet-sluitende contracten of Service Level Agreements (SLA’s) te ondertekenen. Zo kan het zijn dat een keuze voor een buitenlandse cloudleverancier niet conform is met de wetgeving of regelgeving voor uw sector. Of wat met garanties voor de controle over, toegang tot en recuperatie van uw bedrijfsgegevens? Is het te allen tijde duidelijk waar uw data is opgeslagen, hoe ze wordt beveiligd en hoe goed de dataverbinding naar de cloud is? Zowel de voordelen als de risico’s kunt u altijd bespreken met een expert ter zake.
CLOUD EXPERTISE “Cloudproviders moeten de nodige beveiliging implementeren om data te beschermen en ze zijn verantwoordelijk voor de gevolgen die hun beveiligingsactiviteiten hebben. Om toezicht te houden op het correcte gebruik van dataverwerkende programma’s en persoonlijke data moeten cloudproviders geschikt personeel hebben dat specifiek instaat voor beveiliging, naleving en privacy .” Bron: European CloudScout
8
6 Schets de mogelijke scenario’s Als u de vorige stappen hebt doorlopen, wordt het eenvoudiger om mogelijke scenario’s uit te tekenen. Met de bedrijfsvisie voor ogen kunt u beter kiezen uit de vele mogelijkheden. Welke software u in de cloud zet en welke u binnen eigen beheer houdt, bijvoorbeeld. Of de keuze tussen een private, public of hybride cloud. Bekijk ook de alternatieven: wat zijn de gevolgen als u niet voor de cloud kiest? Als u alle scenario’s hebt uitgewerkt en welbepaalde pro’s en contra’s van elke keuze hebt bepaald, kunt u gefundeerd en beredeneerd uw voorkeurscenario naar voren schuiven en uitwerken.
HYBRID CLOUD WORDT SNEL GROTER Volgens een recente studie zal de markt van het hybride cloud computing wereldwijd groeien van 21 miljard dollar in 2013 tot van 80 miljard dollar in 2018. Bron: Research and Markets
9
7 Werk uw plan van aanpak uit Als al het voorgaande is gebeurd, is het tijd voor het plan van aanpak. Nu begint de concrete invulling van uw cloudstrategie. U stelt een concrete timing op voor het hele project, inclusief milestones die de voortgang zullen bepalen. U bepaalt ook de modaliteiten van het project: wie binnen de organisatie is verantwoordelijk, welke externe partners worden aangezocht, en wat is de rolverdeling tussen beiden? Ook heel belangrijk is een concrete invulling van de verwachte impact van het cloudproject. Welke werklast voorziet u voor uw team? En voor de gehele organisatie? Is dit te rijmen met de timing die u hebt opgesteld? Pas als dit plan voldoende uitgewerkt en realistisch is, maakt u een echte kans op slagen. Opnieuw kan een externe cloudpartner u bijstaan om dit plan vorm te geven.
7 TIPS OM SLAAGKANSEN VAN UW CLOUDPROJECT TE VERHOGEN 1 Definieer duidelijke scope 2 Houd rekening met belangen van alle stakeholders 3 Stel een gedetailleerd communicatieplan op 4 Houd de risico’s in de gaten 5 Schat beschikbare middelen in 6 Creëer een projectcultuur 7 Leer van je fouten, maar zeker ook van je successen
10
8 Licht het kostenplaatje toe Last but not least: als alles naar behoren is gedefinieerd, komt misschien nog de hoogste horde: het overtuigen van het management en de financieel verantwoordelijke dat dit een project is met een toegevoegde waarde voor de organisatie. U begint met de kostenraming, met zo concreet en zo volledig mogelijke cijfers van alle aspecten. Dan maakt u werk van de ROI: hoe en op welke termijn zal de organisatie deze investering terugverdienen? Hou hierbij vooral rekening met de verborgen kosten wanneer u zelf deze toepassingen en omgevingen moet beheren: fysieke infrastructuur, kosten voor beheer en onderhoud, opleiding van gespecialiseerd personeel, upgrades van software,...
RETURN ON CLOUD Volgens een Amerikaanse studie zijn dit de vijf belangrijkste factoren die bedrijven meenemen in hun ROI-berekening van cloud computing: ∙ Initiële kapitaalinvesteringen of besparingen (64%)
Denk ook na hoe u het project gaat financieren. Meestal hebben CFO’s wel oren naar een kapitaalinvestering die plaats maakt voor operationele kosten, maar het is toch best om ook dit zo concreet mogelijk uit te werken.
∙ Operationele kosten tijdens de levensduur van het project (55%) ∙ Toekomstige kapitaalinvesteringen of besparingen (50%) ∙ Hogere of lagere vereisten op het vlak van personeelsbezetting (33%) ∙ Tijdsbesparingen voor medewerkers of IT-personeel (29%)
Bron: Informationweek Reports
Tot slot kunt u ook al nadenken over ‘quick wins’: projecten die een snel rendement kunnen opleveren, en die u helpen om het management te overtuigen. 11
Elk parcours is verschillend Het mag ondertussen duidelijk zijn dat voor elke onderneming de weg naar de cloud over een verschillend parcours loopt. De keuzes die u maakt, hangen af van de bestaande infrastructuur en de technische ambities, maar ook van de eigenheid en de strategische doelstellingen van uw bedrijf. Uw IT volledig in de cloud zetten is niet altijd de beste optie, maar overweeg ook de nadelen van het geheel in-house beheren en onderhouden van alle software en hardware. Voor de meeste ondernemingen gaat de voorkeur uit naar een hybride cloud. Maar ook als u voor een hybride cloud kiest, is een doordachte aanpak aan de orde. Hoe beheert u zo’n gemengde omgeving? Welke elementen blijven in uw eigen gecontroleerde omgeving, welke mogen in een service provider cloud of eventueel public cloud? En hoe krijgt u dit alles geïntegreerd? Een goede ICT-partner kan hierin het verschil maken. Een partij die u de keuze laat uit alle mogelijkheden in functie van uw behoeften. En die u bovendien betrouwbaar advies kan geven over de beste keuzes, op basis van uw prioriteiten in plaats van hun eigen aanbod. Cheops is zo’n partner: bij ons kunt u terecht voor elk type cloud en voor advies van experten over welke cloud voor u het meest geschikt is. Neem gerust met ons contact op voor vrijblijvend advies. 12
Over Cheops Het is de missie van Cheops om - samen met onze klanten - IT strategisch in te zetten en zo meetbaar bij te dragen tot hun doelstellingen. Met een uniek aanbod van Managed en Cloud Services, een ervaren team van IT-experten en unieke tools zorgen we voor meer bedrijfscontinuïteit, kostenefficiëntie en productiviteit. Cheops is CloudAgile Business partner van HP.
Bronnen Leading Change, John Kotter, 2012 IDC CloudTrack Survey, 2014 European CloudScout, 2014 Research and Markets: Global Hybrid Cloud Market Report, 2013-2018 Informationweek Reports, 2014 Cloud ROI Survey, 2014
Contacteer ons voor meer informatie: +32 3 880 23 00
[email protected]
www.cheops.be
© Cheops Technology NV
