CHEOPS REPORT
DEEL 2
7 strategische overwegingen voor u in de cloud stapt Til uw onderneming naar een hoger niveau.
Misschien denkt u erover om als bedrijf uw IT - of een deel ervan - ‘in de cloud’ te zetten. Als u vandaag al een idee hebt van wat de cloud voor uw bedrijf kan betekenen, kan dit rapport u helpen om die opportuniteit scherper te stellen. De stap naar de cloud zet u immers best niet ondoordacht. Er zijn heel wat factoren die u in overweging moet nemen voor u uw keuze maakt. Dan pas kan u verder bepalen welk type cloud het beste bij u past, en hoe en wanneer u het best uw cloudplannen realiseert. Bent u nog niet zover? Dan biedt ons eerste rapport ‘6 mythes en (voor)oordelen over de cloud’ u een heel aantal interessante inzichten. In dat rapport lichten we toe wat cloud computing is en welke de belangrijkste voordelen zijn, zoals kosten besparen door schaalvoordelen of eenvoudig schalen van uw IT. Ook een aantal hardnekkige mythes over de cloud pakken we aan. U kan het downloaden via www.cheops.be/cloud-rapporten. Terug naar de zeven vragen die u zich best over uw IT stelt voor u in de cloud stapt…
1. Hoe belangrijk is IT voor uw bedrijfscontinuïteit? Voor steeds meer organisaties is een continue beschikbaarheid van de bedrijfssystemen, gegevens en toepassingen cruciaal voor de dagelijkse werking, het succes en de reputatie van de onderneming. Daarom is het belangrijk dat u ook voor uw bedrijf overweegt hoe belangrijk die beschikbaarheid is. De antwoorden op de vragen hieronder kunnen u helpen bij de keuze voor cloud computing. Hoe cruciaal is de beschikbaarheid van IT vandaag voor uw onderneming? Kan u dat concreet maken? Hoe zorgt uw team er vandaag voor dat IT-systemen en gegevens permanent beschikbaar zijn? Hebt u een plan van aanpak wanneer zich een calamiteit voordoet? Is dit plan al getest?
552 manuren kwijt per jaar
552 Bedrijven in Europa verliezen jaarlijks gemiddeld 552 manuren aan downtime van hun IT en recuperatie van gegevens. Bron: CA Technologies
De cloud biedt mogelijkheden om de beschikbaarheid van uw IT danig te verhogen, dankzij betrouwbare, beveiligde en ontdubbelde infrastructuur, back-upmogelijkheden en gegarandeerde uptime.
2. Hoe beheer(s)t u de IT-kosten? De prijs voor hard- en software blijft dalen. Maar omdat IT complexer wordt, we steeds meer gegevens verzamelen en meer afhangen van IT voor onze bedrijfsvoering, blijft het IT-budget vaak toch stijgen. Mede daarom is kostenbeheersing voor de IT-afdeling steeds belangrijker. In een recent onderzoek is het drukken van de IT-kosten gestegen tot de vierde plaats in de lijst van belangrijkste bekommernissen van de CIO. De overwegingen hieronder geven u een idee van hoe het in uw organisatie met de IT-kostenbeheersing is gesteld. Opnieuw een belangrijke factor in uw mogelijke keuze voor cloudinfastructuur en –diensten.
Meer dan 5% van uw omzet In 2013 is het aandeel van het IT-budget bij Europese ondernemingen gestegen van 4,80% naar 5,44% van de bedrijfsomzet. In België ligt dat aandeel nog hoger: daar vormt het IT-budget 5,72% van de omzet. Bron: CIOnet
Zijn de IT-kosten in kaart gebracht en onder controle? Wilt u die kosten beter kunnen voorspellen en beter afstemmen op de IT-behoeften van de onderneming? Streeft u naar een model waarbij u enkel betaalt voor wat u echt nodig hebt op het vlak van IT? Is uw onderneming geïnteresseerd in het omzetten van kapitaalinvesteringen naar operationele kosten ( ‘capex’ naar ‘opex’), bijvoorbeeld om de cashflow te verbeteren?
Cloud computing laat u toe om gebruik te maken van de laatste hard- en software, zonder dat u zelf moet investeren in de aankoop en het onderhoud ervan. Bovendien betaalt u enkel voor wat u gebruikt, en bespaart u kosten omdat u snel en flexibel kan inspelen op uw bedrijfsnoden.
3. Hoe goed hebt u uw IT in kaart? Toen Microsoft begin 2014 de ondersteuning van het besturingssysteem Windows XP stopzette, werd het eens te meer duidelijk hoe krampachtig bedrijven soms vasthouden aan hun oude software en/of hardware. Vandaag kunnen heel wat bedrijven niet eens bij benadering zeggen welke pc’s welk besturingssysteem gebruiken, of welke servers waarvoor precies dienen. Een goed beheer en overzicht van alle software en hardware binnen uw IT-omgeving kan u heel wat geld besparen. U vermijdt bijvoorbeeld boetes bij te weinig licenties, en nodeloos betalen van licenties die niet gebruikt worden. Als u een idee wil hebben hoe het bij u is gesteld, en of clouddiensten of -infrastructuur iets voor u zijn, kan het antwoord op de hieronder gestelde vragen een eerste richting geven.
Besparen op ongebruikte servers
Barclays Bank nam de laatste twee jaar zo’n 15000 ongebruikte fysieke servers uit gebruik. Dat leverde de multinational een besparing op van 8 miljoen dollar enkel al aan elektriciteit. Ook kleine en middelgrote ondernemingen kunnen flink besparen op ongebruikte IT-infrastructuur. Bron: Uptime Institute
Hebt u een volledig en up-to-date overzicht van al uw IT assets waaronder software, servers, storage, netwerk,… ? Is uw hardware of een deel ervan aan vervanging toe? Is de cloud dan een alternatief? Welke applicaties gebruikt u? Hoeveel capaciteit en connectiviteit hebben uw systemen nodig? Hoe beschikbaar en snel is uw internetverbinding?
Een goed overzicht, een gestructureerde aanpak en proactief beheer van de levenscyclus van uw IT, levert u naast besparingen ook meer productiviteit en een veiligere IT-omgeving op. Een goede cloudprovider kan u ook daarbij helpen.
4. Hoe veilig zijn uw bedrijfsgegevens? Papieren documenten maken in sneltempo plaats voor elektronische documenten. Meer en meer gegevens bestaan enkel in digitale vorm en verdienen dus extra bescherming. Bij heel wat ondernemingen is dit besef nog niet voldoende doordrongen. Of er wordt geen onderscheid gemaakt tussen bedrijfskritieke gegevens en minder belangrijke data. Hoe is het bij u gesteld? Stel uzelf even de volgende vragen: Bent u zeker dat uw bedrijfskritieke data veilig en beschermd zijn? Hebt u een back-upstrategie? Hoe vaak wordt er een back-up genomen en wordt die getest? Kunnen gegevens snel terug gezet worden? Worden uw data gerepliceerd en naar welke locatie? Zijn uw servers beschermd door geavanceerde en ontdubbelde veiligheidssystemen (UPS, koeling, branddetectie, noodgenerator,…)?
Professionele aanbieders van clouddiensten investeren permanent in fysieke en digitale beveiliging van gegevens. Ze beschikken over professionele datacenters die voorzien zijn van alle mogelijke veiligheidssystemen en –processen, ontdubbeling en back-upmogelijkheden. Als u kiest voor een lokale partner, worden uw gegevens bovendien in België bewaard.
Verlies van geld en vertrouwen Uit een wereldwijde studie blijkt dat bijna 2 op de drie bedrijven (61%) tijdens de laatste 12 maanden op z’n minst getroffen werd door één van de volgende incidenten: ongeplande downtime (37%), een veiligheidsinbreuk (23%) of dataverlies (29%). De top 4 gevolgen bij bedrijven die zo’n incident te verwerken kregen, waren een verlies van productiviteit van de medewerkers (45%), verlies van omzet (39%), verlies van vertrouwen of loyauteit van klanten (32%) en verlies van zakelijke opportuniteiten (27%). Bron: IT Trust Curve 2013 Global Study, EMC², 2013
5. Hoe goed is uw netwerk beschermd? Netwerkbeveiliging is even belangrijk als of nog belangrijker dan de fysieke beveiliging van uw bedrijfsgebouw. Overdreven, zegt u? Denk maar eens aan alles wat u via uw bedrijfsnetwerk communiceert en verhandelt. Financiële transacties verlopen via uw netwerk. De meerderheid van de bedrijfsgegevens wordt via het bedrijfsnetwerk over en weer gestuurd. Bij vele bedrijven wordt nog te weinig aandacht besteed aan de beveiliging van het netwerk. Als dit ook bij u het geval is, is het de hoogste tijd om hier verandering in te brengen. Te beginnen met een antwoord op de volgende vragen:
Aanbieders van cloudinfrastructuur en -diensten maken gebruik van de meest moderne IT-beveiliging – zoals antivirus- en antispamprogramma’s en firewalls - en zorgen ervoor dat door goede configuratie, permanent beheer en patch management die beveiliging steeds up-to-date en operationeel is.
Is uw netwerk beveiligd door firewalls en is er redundantie? Worden die firewalls goed en permanent beheerd (intrusiedetectie, patch management,…)? Is er overal antispam- en antivirussoftware voorzien? Wordt die goed beheerd en geüpdatet? Is er voldoende toegangscontrole op uw netwerk en servers? Hoe zit het met uw paswoordenbeleid?
Malware treft iedereen
100% van de 30 grootste multinationals vertoont dataverkeer naar websites die malware hosten. Dat stemt dat tot nadenken. Het voorbije jaar is het aantal beveiligingsmeldingen met 14% gestegen. Bron: Cisco Annual Security Report 2014
6. Hoe efficiënt is uw IT-service en beheer? Het volstaat niet om uw software en hardware grondig onder de loep te nemen en aan te passen aan de bedrijfsbehoeften en de hedendaagse technologie. Zonder een goed beheer van de IT-diensten dreigt u nog steeds hopeloos achter de feiten te hollen. Wanneer er problemen opduiken, moeten die snel en efficiënt worden aangepakt. Beter nog: als u proactief werkt, kunnen ze worden vermeden. Bij het upgraden van uw infrastructuur kan een goed servicebeheer een heel verschil maken in het kostenplaatje. En een goede opvolging van klachten en verzoeken van de eindgebruikers kan leiden tot een algemene verbetering van de dienstverlening. Daarom stelt u zich best al volgende vragen: Wordt uw IT-omgeving efficiënt en proactief gemonitord? Hoe beheert u de IT-dienstverlening aan interne gebruikers? Worden problemen vandaag proactief of enkel reactief aangepakt? Wordt er gerapporteerd over incidenten en systemen? Worden er verbetervoorstellen geformuleerd? Maakt u gebruik van ITIL of andere methodes of best practices? Als u beslist in de cloud te stappen, checkt u best ook of uw provider u performante beheer- en servicediensten kan aanbieden, zoals proactieve monitoring en beheer van incidenten.
De ROI van ITIL Information Technology Infrastructure Library (ITIL) is de meest gebruikte aanpak voor IT Service Management ter wereld. Gebaseerd op een reeks best practices, biedt het een praktisch raamwerk om IT-diensten af te stemmen op de zakelijke noden van bedrijven. De return on investment (ROI) van ITIL valt vaak moeilijk te meten. Toch heeft Gartner enige tijd geleden berekend dat de klanten die hun serviceprocessen hebben verbeterd door het consequent (lees: meer dan twee jaar) gebruik van ITIL, hier ook de vruchten van plukten met 50 tot 75% minder ongepland werk voor bedrijfskritieke diensten, 10 à 25% hogere productiviteit van de IT-dienstenafdeling en 20% verbetering in de klantentevredenheidsenquêtes. Bron: Gartner
7. Zet u IT al strategisch in? Alle bovenstaande overwegingen zijn uiterst belangrijk. Maar ze verliezen aan relevantie als deze laatste drijfveer wordt verwaarloosd: het afstemmen van de IT-strategie en –investeringen - en dus ook uw cloudplannen - op de behoeften van de onderneming. Het strategisch inzetten van IT om de organisatie te ondersteunen bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen, maakt het verschil tussen IT als kostenpost en IT als toegevoegde waarde. Het is hierbij van het allergrootste belang dat u uw IT-infrastructuur zo flexibel mogelijk alle veranderingen binnen en buiten de organisatie ondersteunt. Volgende vragen helpen u op weg om te zien hoe ver u hierin al staat en of de cloud past in uw IT-strategie: Zorgt IT ervoor dat u zich beter kunt focussen op toegevoegde waarde: uw strategie, dienstverlening, kwaliteit, innovatie, time-to-market,…? Hoe belangrijk is mobiliteit in uw organisatie? Hebt u een strategie voor “het nieuwe werken”? Hoe snel kunt u schakelen om uw IT aan te passen in functie van de bedrijfsnoden, bijvoorbeeld bij forse groei, of bij piek- en dalmomenten? Speelt u voldoende in op nieuwe evoluties in de markt? Of innoveert u enkel reactief?
Wanneer u het operationele van uw IT verhuist naar de cloud, komt er ruimte vrij voor strategische focus op vernieuwing en verbetering van uw kernactiviteiten. Bovendien kan u in de cloud uw IT-noden perfect en zeer snel synchroniseren met uw bedrijfsnoden.
Een slaapmuts voor de CIO Uit recente cijfers van CIOnet blijkt eens te meer: wat de CIO het meeste wakker houdt ’s nachts is het aligneren van de ICT-infrastructuur met de businessbehoeften en –prioriteiten. Nog meer dan beveiliging of de eigen leiderschapsrol. Bron: CIOnet
Op weg naar uw cloud business case In dit rapport hebben we u een heel aantal pertinente vragen voorgelegd. Wie de tijd heeft genomen om alle bovenstaande overwegingen toe te passen op de eigen onderneming, zal wel begrijpen dat voor elke organisatie de weg naar de cloud over een verschillend parcours loopt. Er bestaat geen ‘one-size-fits-all’-aanpak. Voor ieder bedrijf is er een geschikt model. De keuzes die u maakt op het vlak van cloud computing, hangen af van de bestaande ITomgeving en van de technische ambities, maar ook van de eigenheid en de strategische doelstellingen van uw bedrijf. Een goede IT-partner kan u helpen die zaken in kaart te brengen. Zodra alle strategische drijfveren voor uw bedrijf zijn opgelijst, kunt u werk maken van een cloud business case. Welke stappen zet u als bedrijfsleider best om uw traject richting cloud te laten slagen? Of hoe overtuigt u uw management en/of raad van bestuur van de voordelen van de cloud?
Daarover leest u meer in ons volgende rapport, dat u ook terugvindt op http://www.cheops.be/cloud-rapporten. Meer info op http://www.cheops.be/cloud-services.
Over Cheops Het is de missie van Cheops om - samen met onze klanten - IT strategisch in te zetten en zo meetbaar bij te dragen tot hun doelstellingen. Met een uniek aanbod van Managed en Cloud Services, een ervaren team van ITexperten en unieke tools zorgen we voor meer bedrijfscontinuïteit, kostenefficiëntie en productiviteit. Cheops is CloudAgile Business partner van HP.
Bronnen The Avoidable Cost of Downtime, CA Technologies, 2011 Server Roundup, Uptime Institute, 2014 IT Trust Curve 2013 Global Study, EMC², 2013 Cisco Annual Security Report 2014 European key IT and Management Issues & Trends for 2014, CIOnet, 2014 Gartner 2011
Voor meer informatie, neem contact op met Cheops: +32 3 880 23 00
[email protected]
www.cheops.be
