7 stappen naar meer groen in uw bedrijf

7 stappen naar meer groen in uw bedrijf

Kan ik je terugbellen? Ik ben in meeting.

Planten op het werk zijn belangrijker dan je denkt. Informatiecampagne over de gezondheidseffecten van planten op de werkplek, uitgewerkt door Prevent vzw, tel. +32 (0)2 643 44 44, www.prevent.be

www.groeninbedrijf.be

Groen in bedrijf

Een stappenplan voor bedrijven om een groenbeleid in te voeren Wist u dat planten in de werkomgeving de gezondheid van de werknemers positief kunnen beïnvloeden? En dat ze bovendien bijdragen tot een beter imago van uw onderneming? Ook uw onderneming of organisatie kan de vruchten plukken van planten op het werk. Dit stappenplan helpt u werk te maken van een gezondere werkomgeving.

5 redenen om een groenbeleid te voeren 1. Groen in uw bedrijf draagt bij tot een beter imago Groen oogt mooi en bezorgt uw onderneming/organisatie een goed en klantvriendelijk imago.

2. Groen in uw bedrijf maakt uw werknemers gezonder Groen werkt luchtzuiverend en heeft op die manier een positieve invloed op de gezondheid. In tal van werkomgevingen komen schadelijke stoffen voor die gezondheidsklachten kunnen veroorzaken. Vele planten nemen via hun bladeren die stoffen op en breken ze via de wortels af. Dit resulteert in een lager ziekteverzuim en betere prestaties en productiviteit. Kortom, ze maken uw bedrijf gezonder.

3. Groen in uw bedrijf zorgt voor een betere jobtevredenheid Oogcontact met planten in de werkomgeving zorgt ervoor dat u en uw werknemers zich prettiger voelen.

4. Groen in uw bedrijf: economisch efficiënt Gezonde en tevreden werknemers zijn minder vaak ziek en dat zorgt voor minder kosten en meer efficiëntie.

5. Groen past in een gezondheidsbeleid, en dat is wettelijk verplicht Elke onderneming is verplicht om een welzijnsbeleid te voeren gericht op de bescherming van de veiligheid en de gezondheid van de werknemers (Wet Welzijn van 4 augustus 1996, BS 18 september 1996). De wetgeving legt bovendien op om dit systematisch, stapsgewijs aan te pakken. Dit stappenplan biedt u daartoe handvatten.

Stap 1 – een draagvlak creëren Randvoorwaarde voor het ontwikkelen van een beleid is de aanwezigheid van een draagvlak. Dit houdt in dat het management inzicht heeft in gezondheidsproblemen op het werk, overtuigd is van de rol van planten, zich engageert voor dergelijk gezondheidsbeleid en een voorbeeldrol wil vervullen. Ideale instrumenten om het management over het onderwerp aan te spreken, zijn cijfermateriaal, onderzoeksresultaten en sprekende voorbeelden (literatuur). Het bewustzijn waartoe dit leidt, is noodzakelijk om instemming te krijgen om het groenbeleid uit te bouwen.

REKENVOORBEELD Eenmalige investering in 100 plantenbakken

¤ 15.000,00

Jaarlijkse lasten - Onderhoud/vervanging ¤ 3.500,00 - Afschrijving ¤ 2.500,00 ___________ ¤ 6.000,00 Jaarlijkse baten -1% ziekteverzuim = 1 jaarsalaris ¤ 30.000,00 Opbrengst jaar 1 Volgende jaren

¤ 9.000,00 ¤ 24.000,00

Verder speelt voor het opzetten van een gezondheidsbeleid het comité voor preventie en bescherming op het werk (PBW) een belangrijke rol. De comitévergaderingen zijn het middel bij uitstek om ervaringen van mensen op het terrein aan bod te laten komen, om informatie uit te wisselen en tot overleg te komen. Het laat toe een gezondheidsbeleid uit te bouwen dat gedragen wordt door iedereen en nauw aansluit bij de ondernemingsrealiteit. Vandaar dat het comité wordt geïnformeerd over het plan een groenbeleid te ontwikkelen. Ook het engagement en de voorbeeldfunctie van het comité worden gevraagd.

■■■

Hoe groen werkt

Op vele werkplekken komen schadelijke stoffen voor, is de ventilatie verre van optimaal, wordt gerookt en is de werkdruk hoog. Dat kan tot gezondheidsklachten leiden. Het kan bijvoorbeeld gaan om keelpijn, hoofdpijn, irritaties van hoofdhuid, ogen en oren, problemen met de luchtwegen,… Verder kunnen ook stressklachten de kop opsteken door een niet-optimaal binnenklimaat. Wist u trouwens dat in een derde van de moderne kantoorgebouwen het binnenklimaat en andere factoren de werknemers vaker ziek maken dan nodig. Het gaat hier om de zogenaamde "sick buildings". Planten kunnen een belangrijke rol spelen in de verbetering van de luchtkwaliteit in werkomgevingen. De huidmondjes van de planten nemen de schadelijke stoffen op uit de lucht. Die schadelijke stoffen komen voor in behang, tapijt, lijmen, tabaksrook, kopieermachines, computerschermen,… Micro-organismen die rond de wortels van de plant leven, breken de verontreinigingen af en zetten die om in verbindingen die bruikbaar zijn als voedselbron voor de micro-organismen en de plant. Dit gaat gepaard met het afscheiden van waterdamp. Op die manier houden de planten de luchtvochtigheid in de omgeving op peil. Verder geven planten een gevoel van ontspanning en welbevinden. Het kweken van planten zou zelfs het beste medicijn kunnen zijn om het geestelijke en lichamelijke welzijn te verbeteren. Planten hebben een kalmerend effect op de meeste mensen. Men voelt zich ontspannen met planten in de buurt. ■ ■ ■

MEMO Sluit deze stap af met een al dan niet formele overeenkomst. Beperk die niet enkel tot de aanpak (wie doet wat, verloop,…) , maar hou ook rekening met financiële en materiële middelen. Zo’n overeenkomst kan heel handig zijn om opheldering te brengen bij eventuele latere discussies.

Stap 2 – structuren opzetten Er is al een belangrijke stap achter de rug: er is een intentie om een project ‘groen in bedrijf’ op te zetten binnen uw onderneming. Ideaal is deze materie te laten aansluiten bij het algemene gezondheidsbeleid in uw onderneming of bij een concreet gezondheidsproject zoals gezond eten op kantoor, het rookbeleid, het stressbeleid,… Geef wie geïnteresseerd is in de materie en zich ervoor wil engageren, de kans deel uit te maken van de structuur,

bijvoorbeeld een werkgroep, die zich hiermee zal bezighouden. Deze structuur speelt een grote rol: ze is nodig om de ontwikkeling en implementatie van het project goed te laten verlopen. Ze bestaat bij voorkeur uit zowel de ‘trekkers’ als de ‘gebruikers’: leden van het management, de preventieadviseur, HR, werknemers,… De projectleider is liefst iemand die reeds ervaring heeft met het begeleiden van dergelijke processen en minstens een basiskennis heeft van ‘groen in bedrijf’. Als de kennis niet in huis is, kan de werkgroep eventueel aangevuld worden met een externe deskundige.

Vooraleer echt van start te gaan, moet de werkgroep kennis maken met het domein van planten op het werk. Geef bijvoorbeeld aan iedereen uitleg over de wetgeving die hier een rol speelt, de plichten van de werkgever, de rol van comité en preventieadviseur,… Maar ga ook concreter en geef de werkgroep informatie over de relatie tussen planten en gezondheid en hoe dit deel kan uitmaken van het gezondheidsbeleid. Deel ook de werknemersfolder ‘Groen in bedrijf’ uit. Deze bevat immers een degelijke inhoudelijke basis over het onderwerp.

Zonder communicatie kan een project rond gezondheid op het werk geen stand houden. Zorg dan ook voor doorstroming van de informatie naar alle betrokkenen. Ga na welke communicatiekanalen er reeds zijn voor het informeren over gezondheid en of ze geschikt zijn voor de communicatie over ‘Groen in bedrijf’. Eventueel kunnen er nieuwe communicatiemiddelen ontwikkeld worden: een tweemaandelijkse nieuwsbrief, een video, een seminarie. Een handig hulpmiddel is een overzicht van de doelgroepen en de communicatiewegen die hier het meest voor geschikt zijn. Hou er ook rekening mee dat bepaalde doelgroepen soms niet zo gemakkelijk te bereiken zijn: thuiswerkers, werknemers die nachtarbeid verrichten, anderstaligen.

MEMO Pak dit alles zo ludiek mogelijk aan, maar ga niet voorbij aan het informatieve aspect! Doel is een groenbeleid dat geïntegreerd deel uitmaakt van het totale gezondheidsen welzijnsbeleid en niet iets dat ‘op zich staat’.

Stap 3 – de behoefte vaststellen Deze derde fase bestaat uit een diagnose van de situatie in uw onderneming en een inschatting van de kans op verbetering met planten. Maak in eerste instantie een inventaris van de ‘gezonde’ planten in de onderneming en de behoeften van de werknemers aan meer groen in hun werkomgeving. Deze inventarisatie dient dan als basis voor analyse en maatregelen.

Informeer de werknemers over de materie en laat ze zelf bijdragen tot het groenbeleid. De basisinformatie kan u opnemen in een infofiche die een plaats krijgt aan de valven of op intranet, wordt meegestuurd met de loonfiche,… Bevraag uw werknemers over • hun ervaringen met groen in de (werk)omgeving; • arbeidsomstandigheden die de gezondheid of het functioneren binnen de onderneming beïnvloeden; • de mogelijke oorzaken hiervan; • de maatregelen die ze voorstellen om dit in de toekomst te voorkomen (probleemoplossend denken); • hun mening over planten als oplossing voor hun probleem. Voor deze bevraging kan u gebruik maken van vragenlijsten, risicoanalyses, gesprekken met de arbeidsgeneesheer, discussiebijeenkomsten.

Dit alles kan een antwoord geven op de volgende vragen: • Welke (groepen) werknemers lopen risico op klachten door luchtvervuiling op het werk? • Welke werknemers klagen over ‘sick building’ symptomen? • Welke werknemers zien helemaal geen groen in hun werkomgeving?

Mogelijke bronnen van schadelijke gassen: • afdekmateriaal; • behang; • kopieermachines; • computerschermen; • correctievloeistof; • lijmen; • papieren handdoeken; • stoffering; • tabaksrook; • vloerbedekking.

, ico’s e ris d n a en. en v yser trokken kan u l a O n MEMaal bij heteavan de beervaringenijgen i r Cruc deelnam ning en beeld k e . g i e is d er hun m volled ematiek ieve l n t d e b a Zon gelijk e lde pro rticip a p o a a n onm en bep oor ee e n. ok v van an o bevrage d s Kie an ier v man

Stap 4 – een plan ontwikkelen

Stap 5 – het plan uitvoeren

Na het bevragen en de gesprekken, worden de antwoorden verwerkt en de gegevens geanalyseerd. Daaruit kan naar voren komen dat voornamelijk op een bepaalde afdeling weinig planten staan, dat mensen met een bepaalde functie vaak hoofdpijn hebben, dat werknemers bij het uitvoeren van een bepaalde taak systematisch bepaalde klachten hebben,...

In de vorige stap is gekozen voor de inhoud van het project ‘Groen in bedrijf’. Om gestructureerd te werken, is het aangeraden de projecten op te delen in fasen en per project een verloop en timing vast te leggen. Noteer per fase de vereiste middelen, de uitvoerders en de doelgroep. Tijdens de uitvoering kan het zinvol zijn ervaringen van de betrokkenen te noteren. Dit kan goed van pas komen voor de evaluatie van het project.

Deze gegevens dienen als uitgangspunt om de te ondernemen acties en de verantwoordelijkheden vast te leggen. Enkele voorbeelden: • zorg voor minimaal één plant per individuele werkplek. Ga hiervoor een onderhoudscontract voor verzorging aan (bij voorkeur hydrocultuur i.v.m. schimmelvorming); • besteed extra aandacht aan de plaatsen waar de werknemers de meeste gezondheidsklachten hebben, gerelateerd aan een slecht binnenklimaat; • voorzie plekken met kopieerapparaten van extra groen; • maak de inkom en de buitenkant van uw onderneming groener; • organiseer op een personeelsdag een excursie naar een kwekerij; • leg er de nadruk op dat het groenbeleid een onderdeel is van het totale streven naar een beter milieu en een betere gezondheid (bv. vaker naar het werk fietsen, afvalscheiding,…); • geef eens een plant cadeau; • organiseer een cursus plantenverzorging voor het personeel; • herinner de werknemers op opvallende plaatsen aan het groenbeleid, bv. met affiches; • organiseer ludieke activiteiten en voorkom dat die een moraliserend karakter krijgen; • communiceer het beleid naar bezoekers en contractors als onderdeel van uw bedrijfsfilosofie.

MEMO Neem deze activiteiten op in het jaarlijks actieplan en het globaal preventieplan van uw onderneming. Op die manier "officialiseert" u het belang dat u hecht aan de gezondheid van uw werknemers. Verder houdt het een engagement in om de materie op een consequente manier op te volgen.

Essentieel voor het welslagen van het project zijn communicatie en informatie. Van bij het begin is het nodig om op een heldere manier naar voor te brengen wat de bedoeling is en welke stappen genomen worden. Ook de nodige feedback is vereist. Wat zijn nu de resultaten? Welke maatregelen worden genomen en wanneer? Welke niet en waarom niet?

MEMO Omdat de ervaringen van de betrokkenen van groot belang zijn, kan u een ideeënbus op een centrale plaats zetten. Dat laat hen toe (anoniem) hun mening te geven over het verloop van het project.

Stap 6 – ‘Groen in bedrijf’ evalueren

Stap 7 – het plan aanpassen en verankeren

Na de invoering van het nieuwe beleid is het zaak de werking ervan te evalueren, bijvoorbeeld na een half jaar. Enkele mogelijke vragen die u zich kan stellen tijdens de evaluatie: • Zijn de activiteiten gelukt? • Is er meer bewustwording voor gezondheid op het werk d.m.v. planten? • Wat vonden de werknemers, de leidinggevenden, de preventieadviseur, u zelf,…? • Worden klanten, bezoekers en contractors systematisch op de hoogte gebracht van het gezondheidsbeleid? • Wat hebben de betrokkenen geleerd? • Hoe kan het beter? • Heeft de invoering van het beleid tot nieuwe problemen geleid? • Zijn de afwezigheidscijfers gedaald? • Zijn er nieuwe aanknopingspunten voor het beleid, zoals roken op het werk, binnenmilieu?

De ontwikkeling van een gezondheidsbeleid is circulair. Blijkt uit de evaluatie dat er wijzigingen nodig zijn, dan kunnen de werknemers indien nodig nog eens (informeel) bevraagd worden. Het plan wordt aangepast en vervolgens wordt de verandering ingevoerd. De werknemers raadplegen moet bijna een gewoonte zijn. Bij een rondgang door het bedrijf, tijdens toolboxmeetings, op vergaderingen is het van belang op een informele manier te weten te komen wat er bij de werknemers leeft. Dit geldt trouwens voor alle gezondheidsitems.

Het gaat hier om het vaststellen van kosten en baten. Hou er rekening mee dat het niet om louter economische posten gaat, maar dat u bij een kosten-batenanalyse ook rekening moet houden met aspecten zoals de tevredenheid van de werknemers. Maak vervolgens een evaluatierapport met daarin aanbevelingen voor verdere activiteiten en suggesties voor verbeteringen.

MEMO Koppel de resultaten van deze evaluatie terug naar de werknemers. Het is een kwestie van regelmatig aandacht te blijven besteden aan het groenbeleid. Maak er bijvoorbeeld een vast agendapunt van tijdens de comitévergaderingen en werkoverleg.

Met verankering in het bedrijf wordt bedoeld dat het groenbeleid deel moet uitmaken van de bedrijfscultuur, van het doen en laten van alle werknemers. Het moet een vast punt zijn in het jaarlijks actieplan en het globaal preventieplan, op afdelingsvergaderingen, in het personeelsblad,…

MEMO Verandering van de manier waarop de boodschap wordt gebracht, houdt de aandacht voor het onderwerp levendig. Zorg dus voor voldoende variatie.

Meer informatie De werknemersfolder ‘Groen in bedrijf’, een affiche en bijkomende exemplaren van het stappenplan kan u gratis aanvragen bij Prevent vzw Gachardstraat 88/4 1050 Brussel Tel. +32 2 643 44 44 Fax +32 2 643 44 40 www.prevent.be, e-mail: [email protected]

• Werknemersfolder "Groen in bedrijf", 2003 • 50 verrassende kamerplanten, B.C. Wolverton, Van Reemst Uitgeverij, Houten, 1996, ISBN 90 410 0413 0 • Bouwen voor mensen, de beleving van de kwaliteit van de werkomgeving, J.A. Bergs, Symposium "Plants for People", Den Haag 1996 • Constructieve toepassing van planten in kantoorgebouwen, P. Costa, Symposiumverslag "Indoor Air 99", Edinburgh

• De invloed van planten op de gezondheid van kantoorpersoneel, T. Fjeld, "World Workplace", International Facility Management Conference, Helsinki, 1999

• Effecten van het (uit)zicht op planten op stress en gezondheidsindicatoren, R.S. Ulrich, Symposium "Plants for People", Den Haag 1995 • Kamerplanten kunnen de arbeidsproductiviteit verbeteren en de hoeveelheid stress verminderen in een omgeving zonder ramen, V.I. Lohr, Journal of Environmental horticulture 14(2): 97-100, 1996 • Planten op de werkplek, Symposium Plants for People, Würzburg, 29-30 maart 2000 • Planten op het werk zorgen voor positief gevoel en hogere productiviteit, Maandblad Arbeidsomstandigheden, 71, nr. 9, 1995

CAMPAGNE GEFINANCIERD MET STEUN VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAP EN VLAM

Design, realisatie en productie: Visual Identity (+32 15 29 41 61)

Meer weten

Concept: Vision & Factory (+32 2 221 01 70)

Op www.groeninbedrijf.be vindt u up to date informatie over dit onderwerp. Via deze site kan u ook het ganse pakket voorlichtingsmateriaal (werknemersfolder, stappenplan, affiche) bestellen of downloaden en u inschrijven voor de elektronische mailings over groen op het werk.

Fotografie: Photo ADS (+32 53 78 36 95)

www.groeninbedrijf.be