In 7 stappen naar een sterke ondernemersvereniging

In 7 stappen naar een sterke ondernemersvereniging Als ondernemers zich verenigen, kunnen ze voor hun gezamenlijke belangen opkomen. Een ondernemersvereniging kan als volwaardige gesprekspartner naar buiten treden: samen sta je sterker. Een collectief bereikt meer dan individuele niet-georganiseerde ondernemers. Het kan gaan om overleg met overheden over lokale belastingen, milieueisen, parkeergelegenheid en bereikbaarheid. Ook kunnen ondernemers in een vereniging gezamenlijke promotionele activiteiten opzetten, kortingen bedingen, herstructureringen in gang zetten en kennis uitwisselen. Ook wordt samenwerking met andere organisaties zoals de VVV´s en Kamer van Koophandel gemakkelijker. U komt tot een sterke vereniging in 7 stappen. Stap 1

Bepaal de doelgroep

Stap 2 Stap 3

Bepaal de doelstelling Kies een organisatievorm

Stap 4 Stap 5

Ledenwerving Acties (verenigingsbeleid)

Stap 6 Stap 7

Communicatie Ondernemersfondsen en KVO

Ondersteuning bij het oprichten van een vereniging De KvK helpt u graag bij het oprichten van een winkeliers- of ondernemersvereniging. Bel even met uw adviseur lokale economie om te bespreken wat de KvK voor u kan betekenen. Wij helpen u sowieso met de oprichtingskosten van uw vereniging. In een aantal gevallen kan de Kamer van Koophandel Rotterdam ook een financiële bijdrage leveren aan initiatieven/projecten/bijeenkomsten die een lokale/regionale impact hebben. Het moet dan gaan om initiatieven die direct of indirect bijdragen aan het bevorderen van de economie. De aanvrager moet in ieder geval rekening houden met het volgende: Aanvragen van individuele ondernemers worden niet gehonoreerd; De KvK geeft stimulerings- en startbijdragen; de KvK betaalt niet mee aan structurele investeringen en uitgaven; De effecten van het project moeten binnen vier jaar zichtbaar worden; Hoe meer er sprake is van directe betrokkenheid van bedrijven, hoe beter; De rol van de KvK moet helder en herkenbaar zijn. De 7 stappen naar een sterke vereniging worden hieronder verder uitgewerkt.

Stap 1 Bepaal de doelgroep -

Bepaal de grenzen van het gebied (tussen bepaalde straten, in een bepaalde gemeente of regio) Bepaal of de vereniging voor alle ondernemers in het gebied is of voor een bepaald type ondernemers (bijvoorbeeld de detailhandel in een bepaald winkelgebied) Bepaal of de vereniging alleen voor gevestigde ondernemingen is of ook voor starters. Bepaal eventuele andere criteria voor het lidmaatschap.

Stap 2 Bepaal de doelstelling -

-

Mogelijke doelstellingen: belangenbehartiging, onderling netwerken, gezamenlijk profiteren van collectieve voordelen (denk aan kortingsregelingen, gezamenlijk inkopen etc.) Stem activiteiten af op de doelstelling en draag dit ook uit naar de leden. Toekomstige leden weten dan wat ze van de vereniging kunnen verwachten. Veel voorkomende verenigingstypen:

Goed Georganiseerd 27 april 2011

1

o

o o o

Winkeliersvereniging: houdt zich voornamelijk bezig met het promoten, het ontplooien van consumentgerichte activiteiten, zorgt voor winkelacties, braderieën, feestversieringen en andere omzetstimulerende zaken, Belangenvereniging: lokale organisatie die de gezamenlijke belangen van de ondernemers behartigt, Business Club: ondernemersorganisatie voor de versteviging van de onderlinge relaties, een netwerkorganisatie, Bedrijventerreinvereniging: een vereniging van bedrijven die samen op een bedrijventerrein zijn gevestigd. Deze komt op voor de belangen van ondernemers op dat terrein. Steeds meer worden deze ondernemersverenigingen ‘parkmanagementverenigingen´ genoemd omdat deze direct worden betrokken bij de verantwoordelijkheid voor het duurzaam beheer van het bedrijventerrein.

Stap 3 Kies een organisatievorm In de meeste gevallen richten ondernemers een vereniging op, omdat deze rechtsvorm het meest geschikt is om de belangenbehartiging goed te waarborgen. Ieder lid heeft stemrecht en gezamenlijk worden de besluiten in de vereniging genomen. Ook een stichting is echter mogelijk. Kijk op www.notaris.nl of hier voor meer informatie over de verschillen tussen een vereniging en een stichting. Het volgende schema vat een en ander samen. De ledenvergadering De belangrijkste verenigingsorganen zijn de ledenvergadering en het bestuur (eventueel algemeen en dagelijks bestuur). De leden van de vereniging hebben niet alleen invloed op het verenigingsbeleid maar ook recht op verantwoording van het bestuur. Ten minste éénmaal per jaar komen de leden in een vergadering bij elkaar. Bij een grote vereniging kan het verstandig zijn om commissies in te stellen. In een lokale ondernemersvereniging kunnen dat bijvoorbeeld commissies in de sfeer van detailhandel, horeca, ambacht en dienstverlening zijn, maar ook commissies voor een bepaald gebied zoals een wijk- of buurtwinkelcentrum of een bedrijventerrein. De positie van een commissie moet in de statuten en/of huishoudelijk reglement nader uitgewerkt worden. De samenstelling van een bestuur De algemene ledenvergadering benoemt het bestuur en kiest in ieder geval een voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging en vertegenwoordigt de vereniging naar derden. Naast de voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen ook andere bestuursleden actief taken vervullen. Het schriftelijk vastleggen van de taakverdeling zorgt voor duidelijkheid. Taakverdeling tussen bestuur en commissies. Commissies kunnen een deel van de werkzaamheden voor hun rekening nemen. Zo worden leden ook meer betrokken bij de activiteiten van de vereniging. Zorg er wel voor dat in elke commissie een bestuurslid zitting neemt, zodat de terugkoppeling naar het bestuur optimaal is. Voor de volgende onderwerpen kunnen commissies worden ingesteld: Ledenwerving Kwaliteitsverbetering (winkel)gebied of parkmanagement Evenementen Bereikbaarheid/parkeren PR/nieuwsbrief Een andere indeling kan zijn naar branche (commissie horeca, commissie detailhandel, etc.) of een geografische indeling (commissie bedrijventerrein A, commissie bedrijventerrein B, etc.)


2

De ledenadministratie De ledenadministratie is de ruggengraat van de vereniging. Die moet dus in orde zijn. Houd in die administratie in ieder geval de volgende zaken bij: Naam/adres/woonplaats/e-mail adres/geboortedatum; Bankrekeningnummer(s); Naam winkel/onderneming; Aanvang lidmaatschap; 2 Optioneel: Kaveloppervlak van het bedrijf, grootte van de winkel (m verkoopvloeroppervlak) of andere relevante gegevens; Contributie Wat is een redelijke contributie voor de leden? Probeer de kosten zo laag mogelijk te houden en maak duidelijk aan de leden dat er verantwoord met hun geld wordt omgegaan. Kies voor een goede financiële administratie, en een goede bank/financieringsinstelling (sommige hebben speciale verenigingstarieven), denk aan de mogelijkheid van machtigingen en automatische incasso’s en maak een transparant en inzichtelijk financieel jaarverslag voor de leden. Statuten en huishoudelijk reglement Statuten en huishoudelijk reglement geven de formele spelregels waaraan een vereniging is gebonden, zoals een bezoek aan de notaris. Uw KvK adviseur lokale economie informeert u over voorbeeldstatuten en een huishoudelijk reglement. Specifieke voorbeeldstatuten voor een BIZ-vereniging kunt u downloaden. Kijk ook eens op www.notaris.nl. Federatie voor samenwerkende verenigingen Als veel verenigingen samenwerken (bijvoorbeeld binnen één gemeente) kunnen ze een federatie oprichten. Deze federatie komt op voor gezamenlijke zaken en belangen. Als rechtsvorm voor zo´n federatie wordt vaak gekozen voor een stichting.

Stap 4 Ledenwerving Ledenwerving is een permanente activiteit. Ga gericht te werk. Benader bedrijven die nog geen lid zijn van de vereniging en wees alert op nieuwe ondernemers in het gebied. De Kamer van Koophandel Rotterdam kan u adressenbestanden van ondernemingen in uw werkgebied verstrekken. Welkomstpakket Maak een welkomstpakket voor nieuwe leden. In zo’n pakket zitten een uitnodigingsbrief, een kopie van een nieuwsbrief, een activiteitenoverzicht, een ledenlijst etc. Eventueel in combinatie met een instapkorting. Beleg informatiebijeenkomsten voor niet-leden Nodig niet-leden gericht uit voor een informatiebijeenkomst. Een uitnodigingsbrief gevolgd door een persoonlijk bezoekje werkt in de praktijk heel goed. Maak tijdens de informatiebijeenkomst duidelijk wat de voor- en nadelen van het lidmaatschap zijn. Laat zien wat de successen zijn. Spreek de ondernemers aan op de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Denk ook eens aan de mogelijkheid om leden te belonen voor het aanbrengen van nieuwe leden (´maak uw buurman lid!´). Bijvoorbeeld door korting te geven op het lidmaatschap of door het weggeven van (gesponsorde) tegoedbonnen.


3

Maak het lidmaatschap extra aantrekkelijk Geef starters korting op lidmaatschapsgelden (‘instaplidmaatschap’). Bezorg leden voordelen, zoals kortingen op acties bij andere leden (sluit niet-leden van bepaalde acties uit). Doe een sticker op de voordeur ‘Lid van...’) en organiseer spaaracties (zegels/punten alleen te sparen bij leden). Filiaalbedrijven en franchiseondernemers Filiaalbedrijven (vestigingen van een grote ketens) zijn in het algemeen moeilijk te interesseren voor het lidmaatschap van plaatselijke ondernemersverenigingen. Het hoofdkantoor wil dit meestal niet. Ook zijn de bedrijfsleiders vaak minder betrokken, omdat zij elders wonen. Zelfstandige (franchise)ondernemers hebben meestal meer belangstelling om mee te doen, omdat ze zelfstandige ondernemers zijn, die een formule van een ’moederorganisatie’ voeren. Filiaalbedrijven zijn nietzelfstandige vestigingen van een grote keten. Beide doelgroepen moeten op een andere manier worden benaderd. Als u advies wilt hebben over het werven van leden bij het franchise- en filiaalbedrijf, dan kunt u contact opnemen met de Raad Nederlandse Detailhandel (www.raadnederlandsedetailhandel.nl, tel. 070 - 444 25 87).

Stap 5 Belangenbehartiging Een effectieve vereniging stelt goede actie- en beleidsplannen op, waarin staat wat ze gaat doen, hoe ze dat gaat doen, wanneer en met wie. Het is goed om de onderwerpen te inventariseren en kort op papier te zetten. Zie onder stap 1 welke onderwerpen u kunt aanpakken. Zorg voor een economisch actieplan Het is in het belang van ondernemers als de gemeente een economisch actieplan opstelt. Dit is een uitstekende leidraad om de activiteiten binnen een gemeente gericht te houden op het bevorderen van de (plaatselijke) economie. Bij het opstellen van een dergelijk plan moet het bedrijfsleven een gedegen inhoudelijke inbreng leveren. De Kamer van Koophandel kan hiervoor expertise en capaciteit beschikbaar stellen. Zorg voor overleg met het gemeentebestuur Belangrijk is het creëren van een goed overlegplatform met vertegenwoordigers van de gemeente en de ondernemersvereniging. Deelname aan het overleg vanuit de gemeente door (een afvaardiging van) het College van B&W is noodzakelijk. Bij voorkeur zijn de portefeuillehouders van de onderwerpen die op de agenda staan aanwezig bij dat overleg. Veelal zijn dit de wethouders van Economische Zaken of Ruimtelijke Ordening. Het is zinvol om minimaal twee- à driemaal per jaar te overleggen. Voor de dagelijkse problemen blijkt het verstandig om vanuit de gemeente een vaste ambtenaar voor het contact met de bedrijven aan te wijzen: de zogenaamde bedrijfscontactfunctionaris. Dit is ook belangrijk voor een goede communicatie over en weer. Voor het goed laten functioneren van het overleg met de gemeente moet de vereniging met een aantal zaken rekening houden: Geef bij het College van B&W aan dat u overleg wilt met het hele college. Kan dit niet, verzoek dan om overleg met de verantwoordelijke portefeuillehouders. Bijvoorbeeld van economische zaken, ruimtelijke ordening en verkeer en infrastructuur; Maak van tevoren duidelijke afspraken met het gemeentebestuur over de vorm en inhoud van het overleg. Het is raadzaam een aantal praktische zaken schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld het opstellen van een agenda en het notuleren van de vergadering; Stel elk jaar in gezamenlijk overleg met het College van B&W een vergaderschema op; Pleit ervoor dat de gemeente de vereniging in een vroeg stadium betrekt bij plannen die het bedrijfsleven geheel of zijdelings aangaan. Zorg er ook voor dat u als vereniging uw plannen en wensen in een vroeg stadium bij de gemeente meldt; Spreek met de gemeente af dat u alle commissie- en raadsstukken krijgt toegezonden, zodat u op tijd weet waarover en wanneer besloten wordt. Op deze manier is het mogelijk dat u belangrijke zaken van


4

-

tevoren met de gemeente bespreekt en eventueel op commissie- of gemeenteraadsvergaderingen aanwezig kan zijn om in te spreken, Gebruik zo nodig de inspraakmogelijkheden bij raads- en commissievergaderingen; Zorg ervoor dat u altijd goed voorbereid het overleg ingaat. Kennis van zaken bepaalt ook hoe serieus u door de gemeente wordt genomen.

Om het overleg met de gemeente goed te laten functioneren is het handig een aantal procedures rond het uitschrijven en notuleren van vergaderingen vast te leggen. Ook over omgang met de pers kunnen afspraken worden gemaakt, zodat gemeente en ondernemersvereniging niet worden uitgespeeld tegen elkaar. Nodig politieke partijen uit Om bepaalde wensen te realiseren die bijvoorbeeld niet via het reguliere overleg tot resultaat leiden, kunt u de mogelijkheden van het politieke circuit rond het gemeentebestuur gebruiken, zoals: Uitnodigen van sprekers of toehoorders uit de politiek op bijeenkomsten van de ondernemersvereniging. Nodig raadsleden en collegeleden standaard uit voor al uw bijeenkomsten Beleggen van bijeenkomsten met politieke partijen of gemeenteraadsleden; Benaderen van de politieke partijen met mondelinge of schriftelijke acties om bepaalde zaken die voor ondernemers van belang zijn op te laten nemen in de verkiezingsprogramma’s. Dit doet u ongeveer een jaar voor de verkiezingen; Beïnvloeden van politieke besluitvorming door lidmaatschap van de plaatselijke politieke partijen of via de raadscommissies. Onderhoud contacten met ambtenaren Via regelmatige contacten met gemeenteambtenaren, zoals de relevante vakambtenaren en de bedrijfscontactfunctionarissen en via de commissievergaderingen, kunt u vroegtijdig op de hoogte zijn van ontwikkelingen bij de gemeente. Ook biedt het u de mogelijkheid hen te beïnvloeden. Onderhoud contacten met de media Neem contact op met de plaatselijke media en vraag wie de journalisten zijn met wie u contact kunt opnemen over ondernemerszaken. Via regelmatige contacten kunt u de publieke opinie (en dus de gemeente) beïnvloeden met standpunten van de ondernemers. Doe mee in werkgroepen Doe mee in project- of werkgroepen van de gemeente die de uitwerking van het beleid of de uitvoering van economische onderwerpen begeleiden. Zo zorgt u ervoor dat de gemeente beter rekening houdt met ondernemersbelangen. Maak gebruik van uw rechten Als bepaalde plannen nadelig uitwerken voor het bedrijfsleven en er via het reguliere overleg geen verbetering van de plannen mogelijk is, dan kunt u gebruik maken van de formele inspraak- en bezwaarmogelijkheden. Ga daarbij eventuele (juridische) conflicten niet uit de weg. Ook de pers kan op deze momenten een belangrijke rol spelen. Op onze website vindt u meer informatie over bestemmingsplannen, huisvesting en regelgeving en omgeving en milieu. Ondernemers en organisaties die juridisch advies nodig hebben, kunnen terecht bij het Bureau Juridisch Advies van MKB-Nederland. Het kan dan gaan om arbeidsrecht, contractenrecht, franchising, huurrecht, leveringsvoorwaarden, ruimtelijke ordening en sociaal verzekeringsrecht.


5

Stel een manifest op en zorg voor een goed beleidsplan Uw KvK adviseur lokale economie kan u adviseren met een voorbeeld beleidsplan. Kijk ook vooral de kunst af van andere verenigingen met meer ervaring bij het opstellen van dit soort documenten. De KvK brengt uw vereniging graag met hen in contact.

Stap 6 Communicatie De vereniging moet goed communiceren met haar leden en alle betrokkenen in haar omgeving. Daar kan de vereniging een aantal middelen voor inzetten. Zorg voor een herkenbare huisstijl met een verenigingslogo Houd het simpel, helder en beknopt, Gebruik niet te zware accenten: ‘vormgeven is spelen met wit’ Maak regelmatig een nieuwsbrief Met een nieuwsbrief kunt u leden en anderen enthousiast maken voor uw vereniging, Een digitale nieuwsbrief is goedkoper en gemakkelijker te produceren en te verspreiden dan een papieren nieuwsbrief, maar soms stellen doelgroepen ook prijs op een papieren exemplaar. Presenteer de onderwerpen waar de vereniging aan werkt op een aansprekende manier. Kijk eens op de websites van bestaande verenigingen en download hun nieuwsbrief Zorg voor een vaste verschijningsfrequentie en vaste rubrieken, zoals (Promotionele) acties voor de komende periode, zoals aankondiging koopzondagen; Overleg met de gemeente: stand van zaken; Verkeerssituatie in het gebied van de vereniging; Speciale thema’s, zoals veiligheid, toekomstvisie, nieuw gemeentebestuur, parkmanagement; De agenda van de vereniging inclusief vergaderschema; Contactinformatie: wie doet wat voor de vereniging, Voordelen lidmaatschap; Colofon: redactieleden en redactieadres (waar moet kopij naartoe); Advertenties (!). Zorg voor een website Veel verenigingen hebben een website. Daarmee kan de vereniging aan haar belangrijkste doelgroepen laten weten waar ze voor staat en wat er de komende tijd op de agenda staat. Ook zijn er mogelijkheden om een discussieforum te beginnen of een meer persoonlijk gekleurde weblog. Sluit bij de opzet van de website nauw aan bij de indeling van de nieuwsbrief. Kies voor vergelijkbare rubrieken, zoals acties, overleg met de gemeente, thema’s, verenigingsagenda, wie is wie, voordelen lidmaatschap, adverteren op de site. Belangrijk is ook dat de website actueel wordt gehouden. Het onderhoud is dus van groot belang. Meld interessante onderwerpen en activiteiten aan de media Neem contact op met de lokale en of regionale media en schrijf zo nodig een persbericht, In een persbericht staat kort en bondig wat er aan de hand is en wat er gaat komen, Zet er een pakkende kop boven (in maximaal zeven woorden), Gebruik voor zo’n persbericht uw briefpapier met verenigingslogo, Stuur zo mogelijk een digitale foto mee, Een persbericht is geen advertentie, de redactie kan dus zelf beslissen wat ze met het bericht doet, Wees bereikbaar voor eventueel commentaar/geven van een toelichting. Beleg met enige regelmaat themabijeenkomsten Zorg voor een afgewogen, aantrekkelijk, aansprekend en logisch programma; Zorg voor actuele thema’s, goede sprekers en stem de sprekers op elkaar af Houd het kort, las voldoende pauzes in;


6

-

Gebruik goede audiovisuele hulpmiddelen zoals beamer, laptop of dvd-speler; De locatie (plaats, voorzieningen, bereikbaarheid); De tijd: aan het einde van de (werk)dag wordt vaak gebruikt als tijdstip, maar ook een lunchbijeenkomst kan een handig tijdstip zijn. De catering (op welk momenten wordt wat geschonken, etc.); Sponsors (denk aan de tegenprestatie); Voor tips en advies kunt u ook terecht bij uw KvK adviseur lokale economie.

Sponsoring Denk aan de mogelijkheid bepaalde projecten te laten meefinancieren door sponsoren. Neem bijvoorbeeld reclame op in een nieuwsbrief of een evenementenkrant. Stel bijvoorbeeld tijdens een braderie of markt kramen tegen betaling ter beschikking aan bedrijven. Bezoek (met de leden) aansprekende bedrijven Zoek een interessant bedrijf uit en zorg voor een afgewogen verhouding ‘netwerken - informatieoverdracht vermaak’. Bedrijfsbezoeken kunnen een positieve uitstraling hebben op de vereniging. De bezoeken kunnen worden gebruikt als promotiemiddel en voor informatieoverdracht. Een kijkje in de keuken van een collegaondernemer is interessant en aantrekkelijk en biedt volop mogelijkheden voor netwerken.

Stap 7 Financiering: ondernemersfondsen Bij gezamenlijke investeringsprojecten vormt de financiering uiteraard een belangrijk onderwerp. Hier kunnen gezamenlijk afspraken over worden gemaakt in de vorm van een convenant, intentieverklaring, realisatie- of samenwerkingsovereenkomst. Een steeds meer voorkomende vorm is het ondernemersfonds. Er bestaan drie soorten fondsen:  Bedrijven InvesteringsZone (BIZ)  Reclamefondsen  OZB-fondsen Bij een gezamenlijke financiering moet u overeenstemming bereiken over de verdeling van de kosten tussen gemeente en bedrijven. Een vaak gehanteerd uitgangspunt is dat: de kosten voor de verbetering van het openbaar gebied/buitenruimte voor rekening komen van de gemeente; de kosten voor de verbetering van de bedrijfspanden voor rekening komen van de bedrijven; In aanvulling hierop is het mogelijk dat bedrijven meebetalen aan investeringen in ‘extra’s’ (bijvoorbeeld straatmeubilair of fraaie bestratingen) of dat de gemeente bijdraagt aan de luifels van de winkelpanden. Meer informatie over ondernemersfondsen vindt u op onze website in de sectie ondernemersfonds oprichten. Specifieke voorbeeldstatuten voor een BIZ-vereniging kunt u downloaden. Ook kunt u met vragen over de BIZ terecht bij de collega’s van de BIZ-servicedesk: Linda van der Windt 010 402 7602 / [email protected] Maartje den Teuling 010 402 7472 / [email protected]


7

In 7 stappen naar een sterke ondernemersvereniging

Recommend Documents