In vijf stappen naar een optimaal werkproces
Whitepaper
2
UNIT4 | Procesoptimalisatie
IN VIJF STAPPEN NAAR EEN OPTIMAAL WERKPROCES Een accountant die zijn werkprocessen zo heeft ingericht dat hij klantgericht, snel, efficiënt en betrouwbaar kan werken heeft goud in handen Accountants staan voor de uitdaging om efficiënter te werken. Jarenlang werd afgerekend op basis van uurtje-factuurtje. Ondernemers zijn, anders dan vroeger, niet meer bereid om veel te betalen voor hun jaarrekening en andere accountantswerkzaamheden. Deels doordat ze de boekhouding zelf doen met behulp van (online) boekhoudsoftware, waardoor ze de gegevens panklaar bij de accountant aanleveren. Daarnaast zijn veel ondernemers mondiger geworden en stappen gemakkelijker over naar een accountant die de jaarrekening snel, goed en tegen een concurrerende prijs kan leveren. Lees in deze whitepaper hoe u werkprocessen optimaliseert. In vijf stappen naar een optimaal werkproces Digitalisering en mondigheid van de ondernemer lei-
Inventariseer de huidige situatie Maak een inventarisatie van de huidige situatie. Beantwoord daarbij vragen als:
den volgens analisten van diverse grootbanken tot een omzetdaling van enkele procenten bij accountants- en
• Wie houdt zich bezig met welke werkzaamheden in het
administratiekantoren in Nederland. Door de toenemende
jaarrekeningproces, salarisverwerking, administratie,
automatisering zal de accountant zijn dienstverlening moe-
controle, enzovoort? Wie is de eindverantwoordelijke?
ten aanpassen: de focus verleggen van administratief naar
• Hoe worden de werkzaamheden uitgevoerd: met welke
sturend en adviserend in een online omgeving. Wil een
software of wellicht nog gedeeltelijk handmatig?
accountant dit goed kunnen doen, dan moeten de werkpro-
• Hoe worden werkzaamheden geborgd waardoor te her-
cessen binnen de organisatie op orde zijn: een gestandaar-
leiden is hoe een antwoord/uitkomst tot stand is geko-
diseerde werkwijze voor de gehele organisatie waar elke
men?
medewerker van een bepaalde discipline zich aan houdt.
• Hoe worden documenten gearchiveerd? In een archiefkast, lokaal op de pc of in een document management
Hoe kunnen kantoren processen sneller, goedkoper en beter uitvoeren? Het klinkt misschien als een open deur, maar
systeem? • Hoe komen medewerkers aan de noodzakelijke docu-
de techniek moet het administratieve ‘routinewerk’ doen.
mentatie om hun werkzaamheden uit te voeren? Door
Veel kantoren beseffen het wel maar komen er vanwege
dit te halen uit de archiefkast, uit het document ma-
drukte niet aan toe om de organisatie kritisch onder de loep
nagement systeem, door te vragen aan een collega, bij
te nemen en procesverbeteringen door te voeren. Er zijn
cliënten of bij andere vestigingen?
ook kantoren die denken dat ze met de aanschaf van een softwarepakket de heilige graal binnen halen. Dat is een misvatting want met een softwarepakket alleen, ontstaat er
• Hoe verloopt het contact met de klant: via telefoon, e-mail, klantbezoek of een portaal? • Welke software is er in gebruik en wordt er optimaal mee
nog geen optimalisatie. De interne werkprocessen moeten
gewerkt? Zijn werkwijzen die sinds de ingebruikname
ook goed en consistent zijn. Om de werkprocessen te opti-
van de software zijn aangenomen, aangepast aan de
maliseren doorloopt u de volgende vijf stappen.
nieuwe mogelijkheden?
3
UNIT4 | Procesoptimalisatie
Beschrijf de overbodige werkzaamheden en onnodige vertragingen
bij u bent aangesloten. Hiermee realiseert u tegelijk dat iedereen inzicht heeft in de werkzaamheden en de
Dit betekent de organisatie een spiegel voorhouden. Maar
benodigde informatie. Als alle informatie beschikbaar
dat hoort bij het optimaliseren van de processen. Welke
is voordat de uitwerking start, dan is de kans op een on-
werkzaamheden kan de cliënt wellicht beter doen: zoals het
gestoorde uitvoering van de werkzaamheden namelijk
correct en volledig aanleveren van de financiële administra-
veel hoger.
tie en salarismutaties. Pas als alles compleet is, kunt u als
• Geautomatiseerde gegevensanalyse is een handig
accountant beginnen aan het eigenlijke werk. Zo voorkomt
hulpmiddel. Zo zijn onregelmatigheden en risico’s
u dat u het werk moet onderbreken omdat de gegevens niet
vroegtijdig vast te stellen en werkzaamheden beter af
volledig zijn. Er gaat dan onnodig tijd verloren aan het boven
te stemmen op gesignaleerde risico’s en fouten in de
water krijgen van de gegevens. Tijd waarvoor de onderne-
financiële huishouding van ondernemers. Bovendien
mer niet wil betalen. Daarom is het goed kritisch te bekijken
dringt u zo de kans op onnodige uren terug.
welke werkzaamheden overbodig zijn.
• Digitalisering van alle documenten zorgt ervoor dat informatie altijd en overal beschikbaar is en geautoriseer-
Standaardiseer de werkprocessen
de collega’s documenten eenvoudig kunnen vinden.
Een optimaal proces – bijvoorbeeld een controle-,
De kans op het gebruik van verouderde of verkeerde
samenstel- of aangifteproces – realiseert kwalitatieve
documenten neemt aanzienlijk af.
output met minimale inspanning. Oftewel, een optimaal proces waarborgt een juiste en volledige verklaring, jaar-
Deze voorbeelden illustreren hoe u met beschikbare
rekening of aangifte tegen zo min mogelijk uren en zon-
technologie op een structurele manier de afzonderlijke
der tijdverlies. Sommige uren zullen absoluut nodig zijn
eigenschappen (kwaliteit, snelheid en kosten) van een
en sommige uren zijn wellicht niet nodig als je bepaalde
proces kunt optimaliseren. Als u de technologie boven-
eigenschappen van het proces aanpast. Gegevens- en
dien geïntegreerd toepast ontstaat een ‘synergiebonus’
documentgerichte processen van kantoren gaan beter en
omdat de effecten elkaar dan versterken.
efficiënter verlopen als de processen uniform en eenduidig plaatsvinden. Dat betekent dus een voorspelbare
Intensiveer klantcontact
volgorde van werkzaamheden, eenmalige vastlegging
Een andere optimalisatieslag bestaat uit intensi-
van gegevens en een geautomatiseerde verwerking
vering van het klantcontact. Veel ondernemers hebben
ervan. Gegevens en documenten moeten bovendien altijd
voldoende mogelijkheden en kennis om bepaalde zaken
beschikbaar zijn in het proces voor de persoon die het
zelf voor te bereiden of meer samen te doen met hun
nodig heeft. Alleen zo kan de techniek voor u werken.
accountant. Bespreek open met uw cliënt de stappen van het werkprogramma en spreek samen af wie wat doet en
Zoek naar de juiste tools
wanneer. Laat deze verantwoordelijkheden dan ook au-
Maar welke technische hulpmiddelen ondersteu-
tomatisch bewaken, want in de waan van de dag kan het
nen in de optimalisatie van de werkprocessen?
er wel eens bij inschieten. Overlegmomenten ontstaan vanzelf als ondernemers per kwartaal een tussentijdse
• Digitale werkprogramma’s zodat alle collega’s de
rapportage krijgen in plaats van enkel de jaarrekening. De
werkzaamheden op een uniforme wijze uitvoeren en
administratie moet daarom up-to-date zijn. Als stimule-
bovendien voldoen aan de vaktechnische eisen van
ringsmiddel naar de medewerkers (en cliënten) kunt u
uw kantoor of eventueel de brancheorganisatie waar-
bepalen dat er geen substantiële vjp’s (voorafgaande
4
UNIT4 | Procesoptimalisatie
5 Stappen
3
Standaardiseer de werkprocessen
eid
Tijdigh
naar een optimaal werkproces
Snelheid
Een
Volledigheid
mal ig van e vast le geg eve gging ns
Digitalis
1
Inventariseer de huidige situatie
Wie doet wat?
Klantcontact via telefoon, e-mail, bezoek of portaal?
2
ering
Kwaliteit
PROCES
Uniform
OPTIMALISATIE
heid
Kosten
Management
4
Zoek naar de juiste tools
Papier of digitaal?
Beschrijf overbodige werkzaamheden en onnodige vertragingen
uidig
Juist
Geautomatiseerd of handmatig?
Tijdsduur?
en eend
5
ten cumen s en do baar n e v e g Ge schik 24/7 be
Intensiveer klantcontact
Digitale werkprogramma’s
0110001 0101001
Geautomatiseerde gegevensanalyse
Digitalisering documenten
journaalposten) meer mogen worden gemaakt bij het
een organisatie die de totale dienstverlening gaat optima-
samenstellen van de jaarrekening. Dit dient in het proces
liseren, een lagere kostprijs realiseert. Bovendien ontstaat
eraan voorafgaand te gebeuren. Zo verkleint u het proces
zo grip op alle belangrijke activiteiten. Voortijdig bijsturen
van de vervaardiging van de jaarrekening.
gaat zo hand in hand met een hogere klanttevredenheid, zonder dat het ten koste gaat van de winstgevendheid.
Online samenwerken
Deze situatie is geen fata morgana maar is te realiseren
Stap 5 is de ultieme opstap naar online samenwerken en
door werkprocessen te optimaliseren en de juiste tools in
is het resultaat van de voorgaande stappen op weg naar
gebruik te nemen. De tools nemen de routinewerkzaam-
procesoptimalisatie. Zowel ondernemer als accountant
heden over, de accountant regisseert de cijfers die het
ervaart deze momenten als meest waardevol. Een online
vertrekpunt vormen van goed advies richting de onderne-
samenwerkingsplatform levert accountants een grote
mer.
tijdsbesparing op doordat alle relevante gegevens tijdig en Deze zijn bovendien aan te vullen. De accountant boekt
Meer weten over onze visie op online samenwerken?
efficiency waardoor de kostprijs daalt. De ruimte die hij
Lees de whitepaper waarin we uitleggen hoe u als ac-
hierdoor over heeft, kan hij besteden aan extra ontzorging
countant dankzij online samenwerken met cliënten winst
van de ondernemer. Daardoor ziet de ondernemer de
kunt boeken op het gebied van efficiency, kwaliteit en
accountant als zijn belangrijkste adviseur. Duidelijk is dat
transparantie. Kijk op www.unit4.nl/onlinesamenwerken
volledig beschikbaar zijn voor ondernemer en accountant.
5
UNIT4 | Procesoptimalisatie
UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT Wie bedrijfssoftware maakt, kijkt verder dan vandaag. Stabiele organisaties willen ondersteuning van software die nu al klaar is voor toekomstige veranderingen. Wij begrijpen dat. Sterker nog, wij beloven dat onze software klaar is voor morgen.
Organisaties zijn niet alleen geïnteresseerd in technisch vernuft, maar willen goed draaien en groeien. Voorwaarde is dat hun software hen ondersteunt in continu veranderende organisaties. Software die dus snel en tegen lage kosten is aan te passen.
Dat is Software Vooruitgedacht. Daarom zijn wij continu bezig met verbeteren en innoveren. Want vooruitdenken is wat UNIT4 doet: software leveren die altijd werkt. In tijden van snelle verandering beloven wij één ding: stabiliteit.
Onze klanten kunnen gerust zijn: met software die nu al klaar is voor morgen, veranderen zij gemakkelijk mee.
www.unit4.nl
Bastion 4, 3905 NJ Veenendaal T 0318 58 16 00 E
[email protected] U4Accountancy I www.unit4.nl
0005.NL.061.01/07-14_ProcesOp
UNIT4 Accountancy B.V. Postbus 755, 3900 AT Veenendaal
