HANDLEIDING RAPPORTGENERATOR: IN TIEN STAPPEN NAAR UW EIGEN DUURZAAMHEIDSRAPPORT Deze handleiding legt in tien stappen uit hoe u uw eigen duurzaamheidsrapportage maakt met behulp van de rapportgenerator. In enkele eenvoudige handelingen kunt u met de generator tekst en afbeeldingen invoegen en voordat u het weet heeft ook uw organisatie een duurzaamheidsrapportage! De generator is echter geen tekstverwerker en biedt ook niet dezelfde mogelijkheden. Wilt u meer geavanceerde bewerkingen uitvoeren, dan kunt u de resultaten van uw invoer opslaan als tekstbestand en deze eenvoudig “knippen en plakken” in uw favoriete tekstbewerkingsprogramma (zie ook onderdeel beheer). Voor de meeste gebruikers zal de generator echter prima voldoen. Deze handleiding kent de volgende inhoud:
Deel A: In tien stappen naar een rapport ................................................................................................ 2 Stap 1. Aanmelden .............................................................................................................................. 2 Stap 2. Nieuw rapport maken ............................................................................................................. 2 Stap 3. Titelpagina aanmaken ............................................................................................................. 3 Stap 4. Logo en afbeelding op de kaft invoegen ................................................................................. 3 Stap 5. Huisstijl kleur kiezen van het rapport...................................................................................... 4 Stap 6. Kiezen van de onderwerpen in het rapport ............................................................................ 4 Stap 7. Invullen van het onderwerp .................................................................................................... 5 Stap 8. Aanpassen, volgorde en verwijderen van tekstblokken ......................................................... 6 Stap 9. Inspiratie opdoen .................................................................................................................... 6 Stap 10. Uw rapport wordt voor u gemaakt! ...................................................................................... 6 Deel B: Beheer ......................................................................................................................................... 7 Deel C: Lay-out aandachtspunten ........................................................................................................... 8 Aandachtspunt 1: Er staat nog een titel aan het eind en die moet naar de volgende pagina ............ 8 Aandachtspunt 2: De afbeelding staat op een andere pagina dan de tekst…. ................................... 9 Aandachtspunt 3: Slim omgaan met tekstblokken maakt het fraaier .............................................. 10 Aandachtspunt 4: Titels zijn verplicht, maar ze hoeven niet in het rapport ..................................... 12 Aandachtspunt 5: Ik zie veel witregels .............................................................................................. 13 Aandachtspunt 6: Ik wil de kaft aanpassen ....................................................................................... 13 Aandachtspunt 7: Ik blijf aan het aanpassen….................................................................................. 13
1
Deel A: In tien stappen naar een rapport Stap 1. Aanmelden Vul uw naam en email adres in op het aanmeldscherm (zie registreer in de afbeelding hieronder). Als u dat heeft gedaan krijgt u een email met daarin een link om o.a. een wachtwoord in te stellen. Als dat gelukt is, logt u in via het inloggen deel.
Stap 2. Nieuw rapport maken Klik, na het inloggen, op de button “nieuw rapport aanmaken”
2
Stap 3. Titelpagina aanmaken Via de eerste pagina die opent, gaat u uw titelpagina maken. Op het logo na, dient u alle onderdelen in te vullen voordat u verder kunt. Vul hier uw bedrijfsnaam in
Vul hier de titel van uw rapport in Hier kunt u een logo invoegen Hier kunt u een foto invoegen
Kies hier het jaar waarover u rapporteert Selecteer hier de gewenste kleur
Selecteer “duurzaamheidsverslag”
Stap 4. Logo en afbeelding op de kaft invoegen Wilt u uw bedrijfslogo (niet verplicht) en een foto (wel verplicht) op de voorpagina toevoegen? Klik dan op (zie ook voorgaande screenshot):
“Upload nieuwe”; om uw eigen bedrijfslogo up te loaden o Of klik op “kies bestaand” om reeds geüploade logo’s te benaderen “Upload foto”; om uw eigen foto’s toe te voegen o Of klik op “voorbeeld” voor voorbeeld foto’s en dubbelklik op de gewenste foto o Of klik op “eigen foto’s” om de reeds geüploade foto’s te benaderen
3
Stap 5. Huisstijl kleur kiezen van het rapport Klik op “kies huiskleur stijl”. Kies vervolgens een gewenste kleur. Klik na de keuze buiten het kleurselectie venster om de kleurselectie .af te ronden Selecteer hier de kleur Selecteer hier de intensiteit
Stap 6. Kiezen van de onderwerpen in het rapport Nadat u op “opslaan en sluiten” heeft geklikt aan het eind van de pagina waar u uw titelpagina heeft gemaakt, komt u terecht op de inhoudsopgave van het complete rapport. De onderwerpen die u ziet staan zijn vast en zijn afgeleid van de GRI-richtlijn. Het is aan u om te bepalen welke onderdelen u gaat invullen en welke niet én u kunt per onderwerp zelf ook nog nieuwe onderwerpen toevoegen. Als u een onderwerp wilt invullen, klik dan op de knop “content genereren”.
Content genereren
4
Stap 7. Invullen van het onderwerp Als u content genereren indrukt, opent het scherm zoals hieronder is afgebeeld. In het witte vlak kunt u tekst typen.
Geef altijd de titel op van het stuk.
Voorbeeld ter inspiratie
Geef hier aan of de titel ook in het rapport moet komen
Voorbeeld vervalt automatisch als u tekst invoert
Opmaak (vet, cursief, onderlijnen)
Lettertype Tekst kleur
Opsommingstekens
Klik hier als u na het typen een ander blok wilt toevoegen onder het zelfde kopje binnen de paragraaf (in dit geval de paragraaf “Algemeen”)
Klik hier als u na het typen klaar bent met dit onderwerp en geen ander tekst vak over dit onderwerp wilt toevoegen
Klik hier als u foto’s wilt invoegen. U kunt ze alleen aan de linker- of rechterzijde plaatsen (zie de knoppen ”voorbeeld foto’s, eigen foto’s, upload foto’s” en de uitlijn knoppen)
Na het opslaan en sluiten komt u weer op de inhoudsopgave van de generator (zie stap 6). Alle onderwerpen die u van belang vindt, kunt u invullen. U HOEFT NIET alles in te vullen als u dat niet wilt. Lege blokken komen niet in het rapport terecht.
5
Stap 8. Aanpassen, volgorde en verwijderen van tekstblokken U kunt de gemaakte teksten aanpassen en blokken verslepen of verwijderen. Zie ook onderstaande schermafdruk.
Tekstblokken omwisselen
Voorbeeld rapport
Klik op de pijl, houdt de muisknop ingedrukt en verplaats
Tekstblok aanpassen Tekstblok verwijderen
Stap 9. Inspiratie opdoen Wilt u weten wat u allemaal zou kunnen schrijven? Klik dan op de blauwe button “bekijk voorbeeldrapport”. Naast de knop “genereer rapport” (zie bovenstaande screenshot).
Stap 10. Uw rapport wordt voor u gemaakt! Als u alle informatie heeft ingevuld, dan kunt u op “GENEREER RAPPORT” klikken. Wacht vervolgens totdat de button “download rapport” tevoorschijn komt. Dan kunt u uw eigen duurzaamheidsrapport downloaden. 1. Genereer rapport
2. Download
Even wachten
6
Deel B: Beheer Het volgende scherm geeft uw beheeropties weer.
Klik hier om de kaft aan te passen Klik hier om de inhoud aan te passen Klik hier om de het rapport als PDF te downloaden Klik hier om de het rapport als platte tekst te downloaden, als u stukken tekst wilt knippen en plakken in een word rapportage. Klik hier om de het rapport te kopiëren. Zo kan het bijvoorbeeld als basis voor een nieuw rapportagejaar gebruikt worden.
7
Deel C: Lay-out aandachtspunten De generator is een eenvoudige tool die snel een fraaie rapportage oplevert. Het kan echter voorkomen dat uw rapport er niet uitziet zoals verwacht. Hieronder volgen een aantal voorbeelden van aandachtspunten bij de lay-out en de oplossingen hoe u de lay-out kunt verbeteren.
Aandachtspunt 1: Er staat nog een titel aan het eind en die moet naar de volgende pagina U kunt in uw PDF te zien krijgen dat er nog een titel aan het eind van de pagina staat, die eigenlijk op de volgende pagina hoort. Dit is eenvoudig op te lossen (zie volgende scherm afbeelding).
Titel staat hier niet goed
De eerste stap is dat u de paragraaf zoekt die u nu wilt verplaatsen. Zet vervolgens het vinkje aan om het kopje te verplaatsen naar de volgende pagina. Zoek de paragraaf op in de inhoudsopgave
Klik hier/zet vinkje aan zodat de titel/blok naar de volgende pagina gaat
Klik op de bewerken button
8
Aandachtspunt 2: De afbeelding staat op een andere pagina dan de tekst…. Het kan gebeuren dat een afbeelding naar de volgende pagina schuift, terwijl de tekst nog op de vorige pagina staat. Dat is niet fraai natuurlijk.
De oplossing is echter eenvoudig. Ook hier kunt u er voor kiezen om de vorige paragraaf helemaal te verplaatsen naar de volgende pagina (zie hiervoor het vorige aandachtspunt). Dan staat de tekst weer naast de afbeelding. De werkwijze is precies hetzelfde als bij het vorige aandachtspunt.
9
Aandachtspunt 3: Slim omgaan met tekstblokken maakt het fraaier In onderstaande linker afbeelding kunt u zien dat de uitlijning van het tweede tekstblok niet goed is. U wilt de uitlijning zoals in de rechter afbeelding.
U kunt dit eenvoudig oplossen door de tekst over twee blokken te verdelen. U ziet in de volgende schermafbeelding dat de tekst nu wel netjes staat.
Hoe werkt dat? De oplossing is om de tekst onder de afbeelding (zie tekst in het kader), eruit te halen en vervolgens in een nieuw tekstblok te plakken. 1. Selecteer en knip de tekst (ctrl en X tegelijkertijd intoetsen) die u wilt verplaatsen
10
2. Ga terug naar de inhoudsopgave van de generator en zoek de paragraaf op waar een nieuw blokje moet komen (druk op content toevoegen in de inhoudsopgave bij het kopje waar het nieuwe tekstblokje onder moet komen. In dit voorbeeld is dat het geval bij “vakbond-vereniging-verloop”)
3. Het volgende –inmiddels bekende- scherm opent als u op “content toevoegen” drukt. In het witte vlak kunt u nu de tekst plakken. Klik eenmaal in het vlak en druk tegelijkertijd de toets ctrl en V in. Voeg meteen ook een titel in, en zet het vinkje “titel weergeven in rapport” uit 2. Titel maken
3. Titel niet weergeven
1. Tekst plakken
Tot slot klikt u op opslaan. U ziet nu een extra tekstblok in de inhoudsopgave van de generator.
Extra tekstblok
11
Aandachtspunt 4: Titels zijn verplicht, maar ze hoeven niet in het rapport Ieder tekstblok die u aanmaakt moet u van een titel voorzien. Dit is noodzakelijk om de inhoudsopgave van de generator goed te laten werken en u de mogelijkheid te bieden om de titel in de inhoudsopgave te herkennen. De onderstaande afbeeldingen geven de relatie weer tussen de koppen en de overzichtspagina van de generator.
titel
Inhoudsopgave generator
titel
Het vinkje “titel weergeven” kunt u naar wens uit of aanzetten, om de titel daadwerkelijk wel of niet op te nemen in de rapportage.
Titel ‘uit’
Titel ‘aan’
12
Aandachtspunt 5: Ik zie veel witregels Zoals u kunt zien in de volgende afbeelding, kunnen er veel witregels zitten in de tekst. De oorzaak is het gebruik van enters voor of na de tekst. Verwijder deze en dan zal het aantal witregels afnemen.
Verwijder de enters
Aandachtspunt 6: Ik wil de kaft aanpassen De kaft aanpassen kan vanuit het beheer menu. Zie Deel B van deze handleiding.
Aandachtspunt 7: Ik blijf aan het aanpassen…. Werk logisch door de aanpassingen heen die u maakt. Werk van boven naar beneden en beoordeel na iedere aanpassing hoe de nieuwe versie van het rapport eruit ziet. Ga niet alle aanpassingen ineens uitvoeren.
13
