22-4-2010
Notuleringstoepassing Cobra Cevi Opvolging Beheer Registratie Agendapunten Fien De Keulenaer (Cevi)
Doel: Notulering van elk soort zitting
• Gemeenteraad en College van burgemeester en schepenen • Raad voor maatschappelijk welzijn,Vast Bureau en • • •
Bisdomplein 3
voorbereidende comités Bestendige Deputatie en Provincieraad Politieraad en Politiecollege Managementteam …
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
1
22-4-2010
Cobra en Cobra@Home
• Cobra: de beheerstoepassing • Cobra@Home: de module voor de leden van de zitting
Met Cobra (1/4)
• De zitting voorbereiden • De zitting verwerken • De zitting ontsluiten
Bisdomplein 3
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
2
22-4-2010
Met Cobra (2/4)
• De zitting voorbereiden:
– dossiers/agendapunten registreren met de noodzakelijke bijlagen zoals een ontwerpbeslissing, toelichting … – extra bijlagen bij een agendapunt registreren of het koppelen aan een centraal dossier in uw DBS – interne adviezen aanvragen – visum aanvragen, bijvoorbeeld het visum van het diensthoofd of de financieel beheerder – zittingsblad of voorblad voor het dossier opmaken – dossier vrijgeven
Met Cobra (3/4)
• De zitting verwerken: – – – – – –
Bisdomplein 3
dossiers voor de agenda aanvaarden één of meerdere agenda’s aanmaken aanwezigheden, uitspraak en stemresultaten registreren beslissingen bijwerken notulen en uittreksels aanmaken de zitting vergrendelen
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
3
22-4-2010
Met Cobra (4/4)
• De zitting ontsluiten:
– notuleringsgegevens digitaal beschikbaar stellen aan schepenen en raadsleden – notuleringsgegevens publiceren op de website – uittreksels publiceren in de lokale dossiers (Cobra) naar de overeenkomstige centrale dossiers (centraal documentbeheer-systeem van uw bestuur)
Met Cobra@Home kunnen de leden van de zitting: (1/2)
• de kalender met de toekomstige zittingen • •
Bisdomplein 3
raadplegen van thuis uit de dossiers raadplegen een melding krijgen via sms en/of e-mail
– wanneer een nieuwe zitting met agenda en voorbereidingen klaarstaat; – wanneer er nieuwe documenten zijn voor een reeds beschikbare zitting; – wanneer er nieuwe notities zijn bij agendapunten
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
4
22-4-2010
Met Cobra@Home kunnen de leden van de zitting: (2/2)
• voor bepaalde zittingen aanduiden welke • • •
agendapunten ze aanvaarden en welke ze tijdens de zitting willen bespreken persoonlijke notities maken of notities die ze met collega-raadsleden willen delen zich voor een bepaalde periode verontschuldigen notuleringsgegevens opzoeken
Webtoepassing (1/2)
• Voordelen:
– Alleen browser nodig:
* MS Internet Explorer versie 8.0 * Firefox versie 3.5.
– Updates en bugfixes voor iedereen beschikbaar zonder lokale interventie
• Maakt gebruik van click-once technologie: – Voor:
* DBSclient: voor MS Word integratie * WFPad: grafische designer voor het tekenen van de procedures
Bisdomplein 3
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
5
22-4-2010
Webtoepassing (2/2) – Voordelen: * * * *
Automatische installatie Automatisch nieuwe versies Applicatie is geïsoleerd, geen conflicten met andere software Installatie vereist geen Administrator rechten
Geïntegreerd documentbeheer
• • • •
Bisdomplein 3
Check-in / check-out Versiebeheer Centrale en beveiligde opslag Traceerbaarheid
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
6
22-4-2010
Geïntegreerde workflow (1/3)
• 2 types beschikbaar:
– Procedures om een nieuw agendapunt aan te maken:
* voor typebeslissingen: met dezelfde gegevens en documenten * “supertemplate”
– Procedures op te starten binnen het agendapunt
* om interne adviezen aan te vragen * om visums aan te vragen: visum diensthoofd, visum financieel beheerder, visum bevoegde schepen, visum secretaris
Geïntegreerde workflow (2/3)
• Verschillende activiteiten mogelijk in een procedure: – – – – – – – –
Bisdomplein 3
Dienst toevoegen Betrokken persoon toevoegen Document toevoegen Taak visum diensthoofd (met einddatum taak) Taak visum bevoegde schepen (met einddatum taak) Taak visum secretaris (met einddatum taak) Taak visum financieel beheerder (met einddatum taak) Controle voltooien taak
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
7
22-4-2010
Geïntegreerde workflow (3/3)
• Taken
– Activiteiten in een procedure kunnen leiden tot een taak voor een persoon of dienst – Eigen takenlijst per medewerker – Verwittiging via e-mail en/of SMS – Taken steeds gebonden aan 1 specifiek agendapunt – Taken doorverwijzen – Status taak: nieuw, in verwerking, geannuleerd, voltooid – Opvolging agendapunt: overzicht uitgevoerde en nog uit te voeren taken
Beveiliging
• Role Based Access Control • • •
Bisdomplein 3
De toegewezen rol bepaalt welke functies de gebruiker kan uitvoeren in de toepassing Dynamische rollen Elke gebruiker krijgt recht op een aantal dynamische rollen die contextgevoelig zijn Status agendapunt / zitting Elk individueel dossier/agendapunt en elke zitting heeft een status die bepaalt of wijzigingen toegelaten zijn Tijdelijke toegang via een taak
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
8
22-4-2010
Gebruikerbeheer
• In de Cevi Metamanager • Doel:
– Gebruikersnamen aanmaken en beheren – Rollen voor gebruikers bepalen – Rollen aan gebruikers toekennen
• Standaard rollen: ambtenaar, verantwoordelijke •
zitting, diensthoofd, financieel beheerder, raadslid … Eigen rollen op maat van het bestuur
Rapporten
• Standaardrapporten, zoals:
– Overzicht presentiegelden – Statistiek van aantal agendapunten per dienst
• Rapporten op maat:
– MS SQL Server Reporting Services
Bisdomplein 3
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
9
22-4-2010
Uitgebreide opzoekmogelijkheden
• Elk veld in de database • De inhoud van documenten • Combinatie van beide
Integratie met andere software (1/2)
• Link LOKAAL dossier – CENTRAAL dossier – Documenten in het lokaal dossier * * * *
Alle werkdocumenten Beheerd door een privé bibliotheek Alleen toegankelijk via Cobra Beveiligd op basis van business- en security logica die toepassingsgebonden is
– Documenten in het centraal dossier * * * *
Bisdomplein 3
Sharepoint, Docroom of andere DBS systemen De beveiliging wordt beheerd in het DBS systeem Geen toepassingsgebonden beveiliging Toegankelijk over toepassingen heen
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
10
22-4-2010
Integratie met andere software (2/2)
• Ruimtelijke Ordening en Milieu • Toekomst: – Cevi:
* WinBgp, Cevips, New Horizon Sociale Dienst
– Andere: * 3P * …
• In het kader van Horizon
Implementatie
• Reeds bij 2 proefbesturen – Knokke-Heist – Evergem
• Juli 2010: start uitrol
Bisdomplein 3
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01
Fax: 09 264 07 02
E-mail:
[email protected]
11
