BUPATI BADUNG PERATURAN BUPATI BADUNG NOMOR : 27 TAHUN 2011 TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG BUPATI BADUNG, Menimbang : a. bahwa arsip merupakan wujud fisik sumber informasi yang autentik dan terpercaya tentang penyelenggaraan pemerintahan yang memiliki fungsi penting bagi proses penyelenggaraan pemerintahan daerah sebagai suatu kesatuan proses yang konsisten dan berkelanjutan; b. bahwa pelaksanaan tata kearsipan Sekretariat Daerah dan Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Badung sudah tidak sesuai dengan perkembangan kebutuhan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan huruf b diatas perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Badung. Mengingat : 1.
Undang – Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1655);
2. Undang – Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan UndangUndang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 4. Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 5. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;
2 6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah. 7. Peraturan Gubernur Bali Nomor : 42 Tahun 2006 Tentang Tata Kearsipan Provinsi Bali. MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI BADUNG TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan : 1. Kabupaten adalah Kabupaten Badung; 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Badung; 3. Bupati adalah Bupati Badung; 4. Satuan Kerja Perangkat Daerah selanjutnya disebut SKPD adalah Satuan Perangkat Perangkat Daerah pada Kabupaten Badung selaku pengguna anggaran /pengguna barang; 5. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 6. Arsip adalah : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; 7. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu; 8. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui,dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang ; 9. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus; 10. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun; 11. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan; 12. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,keamanan,dan keselamatannya; 13. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga;
3 14. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan; 15. Arsip Daerah Kabupaten Badung adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota Kabupaten Badung; 16. Perusahaan Daerah adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Kabupaten Badung; 17. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis; 18. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya; 19. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan; 20. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional/daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya; 21. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip; 22. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional; 23. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; 24. Sistem kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional; 25. Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahaan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
4 Pasal 2 Tata Kearsipan dimaksudkan untuk : a. b.
memudahkan penataan dan penemuan kembali arsip; menata dan menerima Arsip Dinamis dan Arsip Statis.
Pasal 3 Tata Kearsipan bertujuan untuk : a. meningkatkan kualitas pengelolaan arsip; b. menjamin keamanan arsip; c. menyamakan persepsi penanganan arsip. BAB II RUANG LINGKUP Pasal 4 Tata Kearsipan mencakup : a. tata kelembagaan; b. personil; c. tata penyelenggaraan; d. sarana prasarana; e. pembinaan. f. Pengawasan. BAB III PENYELENGGARA Pasal 5 SKPD, Desa, Perusahaan Daerah menyelenggarakan tata kearsipan. Pasal 6 Pada setiap SKPD ditempatkan pejabat fungsional arsiparis : a. Badan, paling sedikit 2 orang; b. Sekretariat DPRD, paling sedikit 2 orang; c. Dinas, paling sedikit 2 orang; d. Bagian, paling sedikit 1 orang, kecuali Bagian Umum paling sedikit 2 orang; e. Kantor, paling sedikit 1 orang, kecuali Kantor Arsip Daerah paling sedikit 7 orang. Pasal 7 Pemerintah Kabupaten Badung melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan dan memberikan perangsang terhadap tenaga kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya. BAB IV PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN Pasal 8 Jenis arsip mencakup : a. arsip dinamis : 1. Arsip dinamis aktif; 2. Arsip dinamis in aktif; b. arsip statis;
5 Pasal 9 ( 1 ). Penyelenggaraan Tata Kearsipan mencakup : a. pembuatan Naskah Dinas dengan sarana Tata Naskah Dinas; b. pengurusan dan pengendalian Naskah Dinas dengan sarana Kartu Kendali; c. penataan Arsip Dinamis dengan sarana Klasifikasi dan Indeks; d. pengelolaan Arsip Dinamis dengan sarana Klasifikasi dan Indeks; e. layanan Informasi Kearsipan; f. Penyusutan arsip yang meliputi pemindahan, penyerahan dan pemusnahan diatur tersendiri. ( 2 ). Tata Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1 ) berlaku untuk SKPD,Desa, Perusahaan Daerah. Pasal 10 Tata laksana penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 tercantum dalam Lampiran yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Pasal 11 ( 1 ). SKPD, Desa, Perusahan Daerah harus menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan standar kearsipan ( 2 ). Sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mencakup sarana dan prasarana manual dan teknologi informasi ( 3 ). Standar kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berpedoman pada : a. b. c. d. e.
standar penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi; standar minimal Gedung dan Ruang penyimpanan Arsip Inaktif; standar Boks Arsip; standar Folder dan Guide Arsip. Standar sarana dan prasarana lain yang mendukung pelaksanaan kearsipan. Pasal 12
SKPD, Desa, Perusahaan Daerah harus mengalokasikan dana untuk pengelolaan arsip BAB V PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
( 1 ). ( 2 ).
Pasal 13 Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh Bupati Pembinaan, pengawasan dan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1 ) secara teknis dilakukan oleh Kantor Arsip Daerah. Pasal 14
Setiap SKPD, Desa, Perusahaan Daerah menyerahkan Arsip In aktif dan Arsip Statis kepada Kantor Arsip Daerah.
BAB VI KETENTUAN PENUTUP Pasal 15 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Badung.
Ditetapkan di Mangupura pada tanggal 21 April 2011 BUPATI BADUNG, ttd.
ANAK AGUNG GDE AGUNG
Diundangkan di Mangupura Pada tanggal 21 April 2011 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BADUNG ttd. KOMPYANG R. SWANDIKA, BERITA DAERAH KABUPATEN BADUNG TAHUN 2011 NOMOR 67
