Business advisers
Boordtabellen en Business Plan
B.I.B.F. Seminarie 1. Inleiding: Boordtabellen versus Business plan Zaterdag 24 maart 2012
Antwerpen | Potvlietlaan 6 | 2600 Antwerpen | Tel. +32 (0)3 235 66 66 Brussel | Metrologielaan 10, bus 15 | 1130 Brussel | Tel. +32 (0)2 242 11 40 Hasselt | Maastrichtersteenweg 8, bus 5-6 | 3500 Hasselt | Tel. +32 (0)11 22 72 45 Knokke-Heist | ‘t Walletje 18 | 8300 Knokke-Heist | Tel. +32 (0)50 63 11 63
www.pkf.be
Turnhout | Parklaan 49, bus 7 | 2300 Turnhout | Tel. +32 (0)14 47 30 70
Inhoud
Deel 1: Boordtabellen versus business plan Van missie naar strategie De SWOT analyse Van strategie naar business plan Het opvolgen van de strategie met behulp van boordtabellen
www.pkf.be
2
Inhoud
Deel 2: Business Plan Functie en alternatieven De inhoud van een goed business plan Hoe wordt een business plan beoordeeld? Wat staat beter niet in een business plan? Het samenstellen van het financieel gedeelte
www.pkf.be
3
Inhoud
Deel 3: Boordtabellen Spraakverwarring? Vereisten van een goede boordtabel Soorten boordtabellen Het invoeren en opbouwen van boordtabellen Wat gaan we opvolgen?
www.pkf.be
4
Van missie naar strategie
Missie
Visie Strategie www.pkf.be
5
Van missie naar strategie – Missie omschrijft de reden van bestaan van het bedrijf – Waarom doet de onderneming wat ze doet? – Tijdloos – wijzigt niet voortdurend – Wordt samengevat in een “mission statement” (in enkele korte en krachtige zinnen)
Voorbeeld van een mission statement “Wij willen kwalitatieve goederen en diensten leveren, aan de laagste prijzen, in een sobere omgeving, waar onze klant kan winkelen, met een vriendelijke en competente bediening”. (Colruyt)
www.pkf.be
6
Van missie naar strategie – Visie geeft de gewenste situatie aan voor de onderneming en richt zich naar de toekomst – Welke waarden zijn belangrijk voor het bedrijf? – Wat wil de onderneming bereiken? – De visie vormt samen met de missie de basis voor het uitwerken van een lange termijn strategie De kracht van een goede missie en visie schuilt in de mogelijkheid deze te vertalen naar strategische doelstellingen. Een visie kan op intuïtieve wijze ontstaan (idee van de stichter, persoonlijkheid van de bedrijfsleider,…) maar zal uiteindelijk op een coherente wijze moeten worden uitgebouwd. www.pkf.be
7
Van missie naar strategie
Strategie De strategie vertaalt hoe doelen bereikt worden en geeft een samenhangende reeks acties aan die de continuïteit op langere termijn garanderen.
www.pkf.be
8
Van missie naar strategie
www.pkf.be
Van missie naar strategie Hoe ziet het proces eruit om tot een ondernemingsstrategie te komen?
www.pkf.be
10
De SWOT analyse Hoe ziet het proces eruit om tot een ondernemingsstrategie te komen? – Bekijk de positie ten opzichte van de omgeving – Analyseer de interne mogelijkheden Een goed vertrekpunt is het opstellen van een SWOT analyse. Hierbij worden niet alleen de sterkten en zwakten in kaart gebracht, maar wordt ook naar opportuniteiten (of kansen) en bedreigingen gekeken. Deze bepalen in zeer sterke mate de mogelijkheden en de groei die de onderneming kan nastreven. Sterkten en zwakten hebben betrekking op de interne werking van een bedrijf, terwijl kansen en bedreigingen eerder invloeden zijn van buitenaf.
www.pkf.be
11
De SWOT analyse
www.pkf.be
De SWOT analyse De SWOT analyse wordt vaak voorgesteld in de vorm van een 2 X 2 matrix:
www.pkf.be
Sterkten (Strenghts)
Zwakten (Weaknesses)
Kansen (Opportunities)
Bedreigingen (Threats)
13
De SWOT analyse Analyse van de omgeving – De vraag: aard van de vraag, type van kopers, type van consumenten, evolutie van de behoeften, voorkeur en eisen van de klanten, middelen van betaling en betalingscapaciteit, conjuncturele situatie, enz. – Het aanbod: aard van de concurrentie, vooruitzichten op de technologische evolutie, structuur van de kostprijzen, organisatie van de sector, relaties met de overheid, analyse van het wettelijke kader, enz.
www.pkf.be
14
De SWOT analyse Tracht om op de best mogelijke wijze de kenmerken van de sector waarbinnen de onderneming actief is te beschrijven: – de kansen waaruit men voordeel moet trachten te halen (het bedrijf haalt een competitief voordeel omdat haar eigen competenties beter zijn om op de kans in te spelen dan die van haar concurrenten - kritische succesfactoren) – de bedreigingen die men moet trachten te vermijden (een bedreiging wordt bedreigender naarmate de impact het bedrijf meer kan schaden)
www.pkf.be
15
De SWOT analyse Analyse van het potentieel Een onderneming moet de eigen interne bestaande situatie (vaak AS IS-situatie genoemd) analyseren in termen van sterkten en zwakten. Hierbij moeten alle elementen van bedrijfsvoering aan bod komen: – de marktpositie (marktaandeel, productpositionering, klantenrelaties,…) – de productiefactoren (technologie, capaciteit, personeel, R&D, grondstoffen,…) – de organisatie (managementvaardigheden, personeel, interne en externe communicatie) – de financiële situatie – de economische situatie
www.pkf.be
16
De SWOT analyse Voorbeeld SWOT analyse - STERKTEN
Marktpositie
Product
Personeel
Leiderschap in niche
Uniek product, moeilijk te kopiëren
Zeer ervaren medewerkers
Erkenning als dé marktreferentie
Maatwerk aan klantenbehoeften
Beste voorwaarden op de markt
Specialist
Product is moduleerbaar
www.pkf.be
Distributie
Goede onderlinge samenwerking
Samenwerking sales en binnendienst
Flexibele organisatie
Dienstverlening aan klanten
Teamspirit
Goede contacten met distributeurs
Motivatie van het personeel
Klantvriendelijkheid Onafhankelijkheid van grote groepen
Organisatie
Zeer laag absenteïsme Potentieel van de medewerkers
17
De SWOT analyse Voorbeeld SWOT analyse - ZWAKTEN
HR
Gebrek aan teambuilding
Klantenservice
Achterstand in verwerking aanvragen
Functiebeschrijving ontbreekt Geen performance evaluatie systeem
Telefonische bereikbaarheid
Geen concrete loopbaanplanning Lonen niet marktconform
www.pkf.be
Processen
Communicatie
Werkomgeving
Er is geen proces documentatie
Informatie stroomt niet door
Geen aandacht voor ergonomie
Informele berichten sneller dan officiële
Gebrekkige hygiëne
Beslissingen worden niet gecommuniceerd
Slechte klimaatregeling
Silovorming tussen afdelingen
Onvoldoende opslagruimte
Manuele processen kunnen groei niet aan Geen duidelijke afbakening van rollen Maatwerk maakt proces complexer
Tijdsgebrek om naar klant te luisteren
Foutenlast door gebrek aan controles
18
De SWOT analyse Voorbeeld SWOT analyse - KANSEN
Imago
Sterk imago bij klanten
Product
Klant & Markt
Nog onbekend bij bepaalde groepen
Internetsales
Toepassingen in andere domeinen mogelijk
Online toepassingen
Mogelijk substituut voor massaproduct
Proactieve push telesales
Communicatie
Technologie
Nieuwe media beschikbaar
Cloud computing beschikbaar
Daling kostprijs nieuwe media
Sterke prijsdaling hardware
Sterke reputatie bij overheid
Geliefd bij distributeurs dankzij seminaries
www.pkf.be
Speelt in op nieuwe trends
Klantentrouw sterker door wetswijziging
19
De SWOT analyse Voorbeeld SWOT analyse - BEDREIGINGEN
Marktpositie
Product
Personeel
Imagoverlies (achterstand)
Geen standaard product
Brain drain
Nieuwe concurrenten
Negatieve wetswijzigingen
Distributie
Macht van de distributeurs
Omgekeerde piramide
War for talent op de arbeidsmarkt Afhankelijk van grote contracten
Vergrijzing van de bevolking
Stagnatie ontwikkeling door tijdsgebrek
Fiscaliteit
www.pkf.be
Ontrouw van de distributeurs
Sector is niet sexy voor jonge mensen Burn out t.g.v. druk en stress
Alternatieve distributiekanalen
20
De SWOT analyse Werkwijze voor de SWOT analyse – Gegevensverzameling kan op diverse manieren gebeuren (zelfreflectie, workshop, workshop per afdeling of activiteitsdomein). – De elementen die hieruit naar voren komen, kunnen worden samengebracht in grote categorieën. – Op basis van de performantie (sterk of zwak) en het belang (veel of weinig) kunnen “valse” sterkten of zwakten worden geëlimineerd. – De inhoud van een SWOT analyse is niet vooraf te bepalen, omdat het niet om een exacte wetenschap gaat (m.a.w. maatwerk). www.pkf.be
21
De SWOT analyse Werkwijze voor de SWOT analyse - vervolg – De SWOT analyse maakt het mogelijk concrete acties te definiëren en kan aanleiding geven tot een verbeteringsportfolio en transitieplan met strategische acties.
www.pkf.be
22
Van strategie naar business plan – De strategie vertaalt hoe doelen bereikt kunnen worden en geeft een samenhangende reeks acties aan die de continuïteit op lange termijn garanderen. – Deze strategische reflecties resulteren in keuzes voor de onderneming. – Deze keuzes moeten duidelijk uitgesproken worden en communicatie naar alle stakeholders is cruciaal. Het geheel moet dus worden samengebracht in een document: het business plan. – Het business plan is zowel een instrument om te structureren als te presenteren.
www.pkf.be
23
Het opvolgen van de strategie met boordtabellen
– Eenmaal de strategie gedefinieerd is, moeten de projecten in detail uitgewerkt worden in termen van: - activiteiten - mijlpalen en timing - geld en middelen – Het operationele plan omvat de gedetailleerde planning van projecten en acties die in de strategie werden opgenomen. – Uit dit operationele plan zal dan ook het budget worden afgeleid. – De opvolging hiervan kan worden opgezet door middel van boordtabellen.
www.pkf.be
24
Business advisers
Einde deel 1
www.pkf.be
