BIJZONDER BESTEK VOOR
LEVERINGEN MET ALS VOORWERP
“RAAMCONTRACT LEVEREN WATER, FRISDRANK, FRUITSAP, TAFELBIER, BIEREN en MELK”
OPEN OFFERTEAANVRAAG Opdrachtgever
tRede vzw Samenwerkingsverband van instellingen voor personen met een handicap
Ontwerper Marc Van Weddingen tRede vzw, Herseltsesteenweg, 35 3200 Aarschot
1
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ..................................................................... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ............................................................................ 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ......................................................................... 5 I.3 PERCELEN ........................................................................................................ 5 I.4 WIJZE VAN GUNNEN ............................................................................................. 5 I.5 PRIJSVASTSTELLING ............................................................................................. 6 I.6 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE............................................................... 6 I.7 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ........................................................................... 7 I.8 INDIENEN VAN DE OFFERTE..................................................................................... 7 I.9 OPENING VAN DE OFFERTES .................................................................................... 7 I.10 VERBINTENISTERMIJN ......................................................................................... 7 I.11 GUNNINGCRITERIA ............................................................................................. 8 I.12 PRIJSHERZIENINGEN ........................................................................................... 9 I.13 VARIANTEN ..................................................................................................... 9 I.14 KEUZE VAN OFFERTE ........................................................................................... 9 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ....................................................................... 11 II.1 BESTELLING EN UITVOERING VAN DE LEVERING .......................................................... 11 II.2 VERZEKERINGEN .............................................................................................. 11 II.3 BORGTOCHT ................................................................................................... 12 II.4 LOOPTIJD EN LEVERINGSTERMIJN........................................................................... 12 II.5 BETALINGSTERMIJN .......................................................................................... 12 II.6 OPLEVERING .................................................................................................. 12 II.7 FACTURATIE ................................................................................................... 13 II.8 MIDDELEN VAN OPTREDEN .................................................................................. 13 II.9 ELEMENTEN DIE IN DE PRIJZEN ZIJN BEGREPEN........................................................... 14 II.10 EIGENDOMSOVERDRACHT .................................................................................. 14 II.11 PLAATS VAN DE LEVERING ................................................................................. 14 II.12 NAZICHT VAN DE LEVERING................................................................................ 14 II.13 VERPAKKINGEN .............................................................................................. 15 II.14 FREQUENTIE VAN LEVERING ............................................................................... 15 II.15 LEVERINGSVOORWAARDEN ................................................................................ 15 II.16 ONDERAANNEMING ......................................................................................... 15 III. TECHNISCHE BEPALINGEN .......................................................................... 15 III.1 ALGEMEEN : .................................................................................................. 15 III.2 HYGIËNE EN VEILIGHEID .................................................................................... 16 III.3 MEDEWERKING INRICHTING EN UITBATING. .................................................. 17 III.4 EVENEMENTEN ONDERSTEUND DOOR DE LEVERANCIER ................................................. 17
2
Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: tRede vzw Adres: Herseltsesteenweg, 35, 3200 Aarschot Contactpersoon: Marc Van Weddingen Telefoon: 016/56.56.75 Fax: 016/56.97.38 E-mail:
[email protected] Ontwerper Naam: tRede vzw Adres: Herseltsesteenweg, 35, 3200 Aarschot Contactpersoon: Marc Van Weddingen Telefoon: 016/56.56.75 Fax: 016/56.97.38 E-mail:
[email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk.
3
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.
I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze leveringen: raamcontract met een looptijd van drie jaar voor het leveren van waters, frisdranken, fruitsappen, tafelbieren, bieren en melk aan verschillende organisaties actief in de provincie Vlaams-Brabant. Leveringsplaatsen en leveringsuren Huize Eigen Haard vzw: tussen 8.00 en 14.00 u 3200 Aarschot, Herseltsesteenweg, 37 3200 Aarschot, Poortveldenplein, 5 3200 Aarschot, Poortveldenplein, 7 Ons Tehuis Brabant vzw: tussen 8.00 en 12.00 u 1910 Kampenhout, Perksesteenweg 126 1910 Kampenhout, Zuurhage 4 Stichting M.M. Delacroix: tussen 6.30 en 12.30 u 3300 Tienen, Sint-Truidensesteenweg, 492 Huis in de Stad: tussen 8.00 en 12.00 u 3300 Tienen, Hamelendreef, 60 3300 Tienen, Molenstraat, 35 (Berbendaal) 3380 Bunsbeek, Walmersumstraat, 27 (De Maire) 3380 Bunsbeek, Walmersumstraat, 52 (De Velpe) ’t Prieeltje: tussen 9.00 en 15.00 u 3300 Hakendover, Hollestraat, 2 Zorgcentrum Siddartha:tussen 9.00 en 12.00 u 3128 Tremelo, Bonten Osstraat, 29 Factuuradressen: Voor Huize Eigen Haard vzw: Boekhouding, Herseltsesteenweg, 35, 3200 Aarschot (ondernemingsnummer: 0411.972.262). Elektronische facturatie via e-mail:
[email protected] Voor Ons Tehuis Brabant vzw: t.a.v. Boekhouding, Perksesteenweg 126, 1910 Kampenhout (ondernemingsnummer: 0413.336.103). Elektronische facturatie via e-mail:
[email protected] Voor Stichting M.M. Delacroix: t.a.v. Boekhouding, Delportestraat, 2, 3300 Tienen (ondernemingsnummer: 0408.371.483) Elektronische facturatie via e-mail:
[email protected] Voor Huis in de Stad vzw: t.a.v. Boekhouding, Hamelendreef, 60, 3300 Tienen (ondernemingsnummer: 0407.637.748) Elektronische facturatie via e-mail:
[email protected] Voor ’t Prieeltje: t.a.v. Boekhouding, t.a.v. Boekhouding, Delportestraat, 2, 3300 Tienen (ondernemingsnummer: 0426.007.667) Elektronische facturatie via e-mail:
[email protected] Voor Zorgcentrum Siddartha: Bonten Osstraat, 29, 3128 Tremelo, (ondernemingsnummer: 0434.509.916) Elektronische facturatie via e-mail:
[email protected]
4
I.2 Identiteit van de opdrachtgever tRede vzw Herseltsesteenweg, 35 3200 Aarschot tRede vzw: tRede vzw is een samenwerkingsverband van organisaties in de zorg voor personen met een handicap met een statuut van vzw of stichting. tRede vzw is niet de te contracteren partij: het zijn de deelnemende organisaties die elk apart een raamovereenkomst aangaan met de leverancier.
I.3 Percelen De opdracht bestaat uit drie percelen: Perceel 1: Waters Perceel 2: Fruitsappen, frisdranken, tafelbieren en bieren Perceel 3: Melk Een inschrijvingsformulier kan door de leverancier afgeleverd voor een of meerdere percelen. Voor alle percelen geldt dezelfde gunningprocedure. Alle percelen kunnen ofwel gezamenlijk ofwel afzonderlijk gegund worden.
I.4 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van een open offerteaanvraag.
5
I.5 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikken de aanbestedende partijen nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden de instelling op geen enkele wijze. De leverancier kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden. Inventaris op jaarbasis De hoeveelheden opgegeven in de meetstaat zijn richtinggevend en geven het jaarlijks verbruik aan berekend op het historisch verbruik. Er wordt geen garantie gegeven in verband met het verbruik. Inventaris aantal in te vullen posten Een prijsofferte wordt enkel als regelmatig aanvaard indien voor alle producten minstens een prijs wordt opgegeven voor een product van een A-merk met vermelding van het merk. Voor bier dient een prijs opgegeven worden voor alle opgegeven biertypes. De opgave van een prijs voor een product van een goedkoper B-merk is optioneel voor water, fruitsap, frisdrank, tafelbier en melk.
I.6 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier (zie bijlage 1) moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie inschrijver - vereiste bewijsstukken (uitsluitingscriteria) Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver en zijn eventuele onderaannemers zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Zie hiervoor de in bijlage 3 ingesloten “Verklaring op eer”. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver en zijn eventuele onderaannemers - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011. Tevens wordt de laatste jaarrekening voor de boekjaren waarin de boekjaren 2014 en 2013 zijn opgenomen. Zie hiervoor de in bijlage 2 ingesloten bankgarantie. Indien er geen passende bankverklaring bij de offerte en geen jaarrekening is toegevoegd, wordt de offerte uitgesloten Minimumeis: de totale som van de door de deelnemende instellingen van tRede vzw gerealiseerde omzet mag op jaarbasis niet meer bedragen dan 10% van de totale omzet van de inschrijver. Technische bekwaamheid inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) De leverancier dient te voldoen aan volgende minimumvereisten: 6
Minimum drie personeelsleden in dienst hebben, belast met het leveren van dranken aan horeca en/of openbare instellingen. Een eigen wagenpark van minimum drie voertuigen hebben die het mogelijk maken de leveringen te doen op afroep. Ook op zaterdag een contactpersoon te kunnen bereiken bij acute tekorten. De deelnemende instellingen behouden zich het recht om alle documenten hieromtrent op te vragen bij de leverancier.
I.7 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende Excel bestand. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro (vier cijfers na de komma).
I.8 Indienen van de offerte De offerte wordt ingediend op volgende wijze:
De prijsofferte wordt in het Excel bestand “Offerteformulier tRede vzw” ingevuld. De prijsofferte wordt daarna afgedrukt en ondertekend Het Excelbestand wordt opgeslagen op een geheugenstick De ondertekende afdruk en de geheugenstick worden samen met de formulieren in bijlage 1, 2 en 3 in een envelop gestoken. Op deze envelop wordt de vermelding “Offerteformulier tRede vzw” geschreven, de naam van de deelnemende firma en de datum van de opening van de enveloppen. Deze envelop wordt in een andere envelop gestoken. Deze envelop wordt verstuurd aan tRede vzw, t.a.v. Marc Van Weddingen, Herseltsesteenweg, 35, 3200 Aarschot.
Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet wordt aanvaard. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart.
I.9 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: Maatschappelijke zetel tRede vzw, Herseltsesteenweg, 35, 3200 Aarschot Datum: maandag 1 februari 2016 om 14.00 u.
I.10 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de openingszitting (zie I.9 voor exacte datum).
7
I.11 Gunningcriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. 1
Beschrijving
Gewicht
Prijs
90
Regel van drie: score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs. De opgegeven prijzen zijn geldig voor de gewone leveringen maar ook voor alle speciale leveringen bij feesten of speciale gelegenheden ook wanneer dit afzonderlijke leveringen zijn. Bij verlaagde prijzen door speciale acties of marktaanpassingen zal de leverancier deze verlaagde prijzen toepassen 2
Leveringsmodaliteiten en leveringsvoorwaarden
10
Soepelheid van leveringen in de diverse instellingen en op de diverse plaatsen binnen de instellingen. Resultaatscriteria: 1. Er is een vaste contactpersoon voor de bestellingen aangeduid door de leverancier (naam, telefoonnummer, e-mailadres) 2. De bestellingen worden per e-mail doorgegeven op het adres van de contactpersoon voor de bestellingen. 3. Bijbestellingen en naleveringen (franco) in het kader van evenementen (3 à 4 per voorziening per jaar zowel in de week als in het weekend) georganiseerd door de instelling worden binnen de 24 uur afgeleverd en/of alle niet-verbruikte drank wordt kosteloos teruggenomen. Zie hiervoor de indicatieve lijst van activiteiten. 4. De gevraagde verpakkingsmodaliteiten of verpakkingseenheden worden gerespecteerd 5. De verpakkingsformaten kunnen aangepast worden naar gelang de voorkeur van de instelling 6. Op initiatief van de leverancier is er minstens een maal per jaar een evaluatie van de samenwerking met de contactpersoon voor de bestellingen in de instelling. 7. Er is een contactpunt voor klachtenbehandeling en er is een garantie dat de klacht binnen de week wordt behandeld. De binnengekomen klachten worden geregistreerd. 8. Er is een catalogus waaruit geput kan worden aan goede voorwaarden 9. Jaarlijks wordt in de maand januari een overzicht bezorgd met vermelding van de per artikel en per maand afgeleverde hoeveelheden. 10. Bij elke levering wordt het leeggoed onmiddellijk terug genomen. Puntenverdeling : Uitstekend: alle resultaatscriteria worden gegarandeerd (10 punten) Goed: een van de tien resultaatscriteria worden niet gegarandeerd (5 punten) Slecht: minstens twee van de tien resultaatscriteria worden niet gegarandeerd (0 punten)
8
Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend.
I.12 Prijsherzieningen Een prijsherziening is gedurende het eerste jaar van de raamovereenkomst niet mogelijk. Daarna kan er slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van het sluiten van de opdracht). Na het eerste jaar van de looptijd van de opdracht (of jaarlijks bij een eventuele nietopzegging van de opdracht na de looptijd van twee jaar), wordt de prijs voor het volledige komende jaar aangepast aan de gezondheidsindex, overeenkomstig volgende formule: Geïndexeerde prijs = P (a i/l + c) Waarbij: P = het volgens contract vastgesteld bedrag I = Consumptieprijsindex groep voedingsmiddelen en niet-alcoholische dranken (volgens de COICOP-indeling) van kracht 1 maand voor de opening van de offertes i = Consumptieprijsindex groep voedingsmiddelen en niet-alcoholische dranken (volgens de COICOP-indeling) van kracht 1 maand voor de ingang van de prijsherziening a = parameter c = vaste term De contractuele waarde toegekend aan de parameter a bedraagt 0,80 en aan de vaste term c bedraagt 0,20. Deze waarden worden in de loop van de aanneming niet gewijzigd. De consumptieprijsindex groep voedingsmiddelen en niet-alcoholische dranken (volgens de COICOP-indeling is terug te vinden op de website van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie op volgende URL: http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/economie/consumptieprijzen/per_12_groepen/
I.13 Varianten Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. Alternatieven worden uitdrukkelijk gevraagd, behalve voor bieren. Door het eenvoudig indienen van een offerte vervallen de verkoopsvoorwaarden van de inschrijver zelf en worden ze vervangen door de wettelijke voorschriften en de bepalingen van dit bestek. De offertes moet worden opgemaakt in bijgevoegd Excel bestand met de naam “Offerte dranken tRede”. .
I.14 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de meest voordelige regelmatige offerte, rekening houdend met de gunningcriteria. Daarbij heeft de aanbestedende overheid voor elk product de vrijheid te kiezen voor een product van een A-merk of een product van een B-merk. Een A-merk is een term die bij consumptiegoederen wordt gebruikt voor een merk dat een grote naamsbe9
kendheid en goede reputatie heeft en toonaangevend is voor wat de prijs en kwaliteit van het specifieke goed betreft. Een B-merk is een merk dat minder bekend staat, niet noodzakelijkerwijs onderdoet voor de kwaliteit van een A-merk en meestal goedkoper is. Per perceel worden alle eenheidsprijzen van de door elke overheid gekozen producten vermenigvuldigd met de geschatte hoeveelheden. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Wanneer tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn ingevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om hetzij de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen hetzij verduidelijking te vragen aan de inschrijver.
10
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.
II.1 Bestelling en uitvoering van de levering Huize Eigen Haard vzw: De bestelverantwoordelijke voor de instelling is Bart Van Parijs, coördinator facilitaire diensten, Herseltsesteeenweg, 35, 3200, Aarschot. Tel.: 016/56.56.75, e-mail:
[email protected] De leveringsverantwoordelijke is Yannick Schepens, chef-kok, Herseltsesteeenweg, 35, 3200, Aarschot. Tel.: 016/56.56.75, e-mail:
[email protected] Ons Tehuis Brabant vzw De bestel- en leveringsverantwoordelijken zijn : Michel Tobback, chef-kok, voor leveringsadres Perksesteenweg 126, 1910 Kampenhout. Tel. 016/65.91.10 (algemeen), e-mail:
[email protected] : Wouter Vlassak, teambegeleider, voor leveringsadres Zuurhage 4, 1910 Kampenhout Huis in de stad De bestelverantwoordelijke en leveringsverantwoordelijke voor de instelling is Irka Neskens. Tel.: 016/80.46.56 e-mail:
[email protected] Stichting MM Delacroix De bestelverantwoordelijke en leveringsverantwoordelijke voor de instelling is Geysebergs Bernadette, diensthoofd keuken, Sint-Truidensesteenweg 492, 3300 Tienen. Tel.: 016/781858, e-mail:
[email protected] ‘t Prieeltje De bestelverantwoordelijke en leveringsverantwoordelijk voor de instelling is Carine Lejeune Tel.: 016/789.789 e-mail:
[email protected] Zorgcentrum Siddartha De bestelverantwoordelijke en leveringsverantwoordelijke voor de instelling is Jan Geraerts Tel.: 016/53.11.27 e-mail:
[email protected]
II.2 Verzekeringen 11
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid.
II.3 Borgtocht Borgtocht bedraagt 5% van zes maal het geraamde maandelijks bedrag aan leveringen. De borgstelling dient te gebeuren binnen de dertig dagen volgend op de sluiting van de opdracht. Bij niet naleving stelt de aanbieder de dienstverlener in gebreke en past de sancties van artikel 29 van het KB toe.
II.4 Looptijd en leveringstermijn Totale looptijd van deze opdracht: 36 maanden, verlengbaar met 12 maanden Voorziene begindatum van de leveringen: 1 januari 2016 Voorziene einddatum van de leveringen: 31 december 2018 De looptijd van de overheidsopdracht begint op de voorziene aanvangsdatum hierboven indien de kennisgeving sluiting vóór de voorziene aanvangsdatum plaatsvindt. De offerte heeft betrekking op alle leveringen voor de periode van drie jaar lopend vanaf het bevel van aanvang en mogelijks verlengbaar met twaalf maanden. De leveringen dienen plaats te vinden na aflevering van een bestelbon binnen een termijn van 3 werkdagen. Gewone leveringen moeten, met uitzondering van de weekends en de feestdagen, op elke dag kunnen gebeuren. De beslissing tot stopzetting of verlenging met 12 maanden wordt ten laatste op 30 september 2018 schriftelijk meegedeeld aan de leverancier.
II.5 Betalingstermijn De aanbestedende partij beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende partij in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende partij tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering.
II.6 Oplevering Bij gebrek aan een door de leveringsverantwoordelijke of zijn vervanger ondertekende afleveringsnota vallen alle betwistingen inzake kwantiteit, aard van de levering en leveringsdatum, 12
uit in het nadeel van de leverancier.
II.7 Facturatie Facturatie: De facturatie gebeurt maandelijks per leveringsadres met vermelding van alle leveringbonnen, van de ondertekende leveringsnota, alsook de specificatie van de geleverde goederen. Betaling: De instelling die voor de betalingen instaat, zal betalen binnen de 30 dagen nadat de levering definitief aanvaard werd, zo de instelling in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur met afzonderlijke vermelding van de belasting over de toegevoegde waarde en de taksen, alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden.
II.8 Middelen van optreden De leverancier wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn wanneer: 1. de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen leveringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; 2. ongeacht het ogenblik, de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; 3. de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de instelling niet worden nageleefd; 4. de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in deze opdracht. 5. de kwaliteit van de geleverde producten niet voldoet aan de gestelde eisen: de houdbaarheidsdatum is verstreken zijn, verpakking van het product is beschadigd, enz.
13
II.9 Elementen die in de prijzen zijn begrepen De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de levering(en) wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inbegrepen: 1. Het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 2. De kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering; 3. De kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende partij wordt geëist betreffende de levering; 4. De leveringskosten: er kunnen nooit extra kosten aangerekend worden voor de levering, alles wordt franco geleverd; 5. De keuring - en de opleveringskosten. De leverancier is er toe gehouden geen leeggoed/statiegeld aan te rekenen
II.10 Eigendomsoverdracht De instelling wordt van rechtswege eigenaar van de leveringen van zodra deze voor betaling werden aanvaard.
II.11 Plaats van de levering De goederen dienen geleverd te worden op kosten van de leverancier in de punt I.1 opgesomde plaatsen. Dit zijn de normale leveringsadressen. Voor bijzondere evenementen kunnen er andere leveringsadressen bepaald worden binnen een straal van 10 kilometer van bovenvermelde leveringsadressen. Alle kosten voor de leveringen zijn steeds inbegrepen onafhankelijk van de hoeveelheid, de plaats of het tijdstip. Er kunnen nooit extra kosten aangerekend worden voor leveringen. Alle leveringen gebeuren franco mits een minimumafname van met een waarde van € 150.
II.12 Nazicht van de levering Iedere levering zal het voorwerp uitmaken van een gedetailleerde leveringsnota, waarin volgende gegevens vermeld staan: de specificatie van de goederen, de hoeveelheden, de eventuele merknamen en bestelbonnummer. Bij elke levering moet de leveringsnota ter ondertekening voor ontvangst voorgelegd worden. De controle bij levering heeft betrekking op het leveringstijdstip, de hoeveelheden, de juiste producten en de overeenstemming van de levering met de bestelling. De controle gebeurt op de leveringsplaats. De aftekening van de leveringsnota houdt geen goedkeuring van de levering in. Het kwantiteitsnazicht gebeurt binnen de twee werkdagen na de levering. Eventuele opmerkingen worden binnen de twee dagen gemeld door de verantwoordelijke van de instelling. Bij gebrek aan een door de instelling ondertekende afleveringsnota vallen alle betwistingen inzake kwantiteit, aard van de levering en leveringsdatum, uit in het nadeel van de leverancier. De leveringen van slechte hoedanigheid moeten onmiddellijk vervangen worden door producten, die wel aan de gestelde normen beantwoorden. De ontbrekende leveringen moeten onmiddellijk nageleverd worden en dit zonder kosten. 14
Bij vervanging van geweigerde goederen worden enkel de vervangingsgoederen betaald, de goederen van slechte hoedanigheid worden niet betaald.
II.13 Verpakkingen Onder "verpakking" wordt verstaan : alle producten, vervaardigd van gelijk welk materiaal, die gebruikt worden voor het insluiten, beschermen en aanbieden van goederen aan de aanbestedende overheid. Het gebruikte verpakkingsmateriaal moet voldoende stevig zijn om een goede bescherming tegen fysische invloeden te bieden. Indien de verpakkingen meermaals gebruikt worden, moeten ze voor elk gebruik doelmatig gereinigd en ontsmet worden. De herbruikbare verpakkingen blijven eigendom van de leverancier en zullen door hem terug worden afgehaald, ook bij het einde van de overeenkomst. Het niet-nakomen van de terugnameplicht wordt van rechtswege, zonder enige kennisgeving of bericht gesanctioneerd. De boete wordt berekend op de wijze zoals bepaald in artikel 20 § 4 van de algemene aannemingsvoorwaarden.
II.14 Frequentie van levering Er wordt eenmaal per week geleverd zodat de instelling met een beperkte stock kan werken.
II.15 Leveringsvoorwaarden Er worden enkel leveringen en facturen aanvaard van bestellingen die gebeurd zijn via een schriftelijke bestelbon (op papier, op e-mail). De leverancier mag geen telefonische bestellingen aanvaarden. Er kunnen enkel bestellingen gebeuren voor producten welke deel uitmaken van de vooraf vastgelegde bestellijst. De leverancier mag geen bestellingen aanvaarden van producten buiten deze bestellijst. Enkel vooraf aangeduide personen kunnen schriftelijke bestellingen maken van producten buiten de vastgelegde bestellijst (Dit zal na de sluiting verder gespecificeerd worden door de bestelverantwoordelijke van elk bestuur).
II.16 Onderaanneming Bij een levering door onderaannemers blijven de levering en de afgesproken voorwaarden gegarandeerd door de inschrijver.
III. Technische bepalingen Van elke inschrijver, die niet uitgesloten is en die voldoet aan de kwalitatieve selectiecriteria wordt de offerte onderzocht.
III.1 Algemeen : 1.
Voor de start der leveringen worden op initiatief van de leverancier afspraken gemaakt worden i.v.m. de organisatie van de leveringen en de manier van bestelling. 15
2.
Voor de start van de leveringen zal de leverancier alle productfiches ter beschikking stellen. Alle geleverde producten zullen steeds voldoen aan de productfiches. Bij aanpassingen van de samenstelling van de producten dienen we vooraf in kennis gesteld te worden van de gewijzigde samenstelling.
3.
De producten zullen in een gesloten verpakking geleverd worden. De verpakking zal niet beschadigd zijn. Op iedere individuele verpakking zal er een uiterste datum voor gebruik vermeld staan. Deze producten moeten een houdbaarheidsdatum van 3 maanden hebben.
4.
De producten zullen geen abnormale geur of kleur hebben. Er zal geen vocht, schimmel of insecten aanwezig zijn.
5.
De gevraagde hoeveelheid zal strikt nageleefd worden. De controle inzake hoeveelheid zal in de leverplaats gebeuren en in aanwezigheid van de leverancier.
6.
Voor al deze producten gelden de wettelijke voorschriften inzake behandeling, transport, kwaliteit en hygiëne van de voedingswaren in het algemeen. Vooraleer te leveren zal de leverancier de verantwoordingsstukken hieromtrent dienen voor te leggen.
7.
Het leveren zal gebeuren tijdens de openingsuren en in afspraak met de leveringsverantwoordelijke.
8.
De leveringen zullen gebeuren op de aangeduide plaatsen binnen de instellingen. Dit kunnen kelders, voorraadplaatsen en dergelijke zijn. Deze plaatsen kunnen tijdens het contract wijzigen, maar geven geen aanleiding tot prijswijzigingen. De leverancier zal het aangepaste materieel inzetten om op een goede manier te kunnen leveren.
9.
Alle producten te leveren in glas (of in voorkomend geval vaten) en het leeggoed terug te nemen. Bij iedere nieuwe levering dient het leeggoed meegenomen te worden De instelling kan ook kiezen voor een PET of brik verpakking. Indien voor bepaald product de gevraagde verpakking niet mogelijk is, dient dit in de bijlage van de inschrijving vermeld te worden.
10. Binnen dit raamcontract moet de instelling kunnen bestellen uit de volledige catalogus. Die zal aangesproken worden voor speciale gelegenheden. Dit aan vaste kortingen t.o.v. de catalogusprijzen op te geven door de aanbieder. 11. De leverancier zal steeds contact nemen als er speciale aanbiedingen zijn, speciale voorwaarden of einde reeksen. De leverancier meldt op welke manier hij dit gestructureerd zal aanpakken.
III.2 Hygiëne en veiligheid 1.
De inschrijver past HACCP toe in zijn bedrijf en legt, indien er door de instelling om wordt gevraagd, hiervoor de nodige bewijsstukken voor.
2.
De instelling houdt zich het recht voor om zich ter plaatse te vergewissen hoe het gesteld is met de hygiëne.
3.
De inschrijver garandeert de traceerbaarheid van alle goederen bij levering.
4.
Het vervoer van de te leveren goederen gebeurt in goede hygiënische omstandigheden in een voor het vervoer van levensmiddelen geschikt voertuig.
5.
Het leverende personeel moet voldoende geschoold zijn qua algemene en persoonlijke hygiëne, moet een proper voorkomen hebben en over voldoende Nederlandse taalkennis beschikken.
16
III.3 MEDEWERKING INRICHTING EN UITBATING. De leverancier verbindt er zich toe om aan de inrichting en de uitbating zijn medewerking te verlenen aan de instelling die daar om vraagt onder de hierna beschreven vorm (zie hiervoor punt III 4: Evenementen ondersteund door de leverancier):
Gratis verstrekking van kleine diensten: glazen, plastic bekertjes, bierviltjes, biersleutels en schenkborden. Voor ieder voorgesteld product dienen op vraag voldoende bij het product horende glazen voorzien te worden. Op iedere locatie dienen tijdens de volledige periode voldoende glazen voorzien te worden (een opgave van een minimum aantal per locatie kan bekomen worden).
Het gratis in bruikleen geven van bakfrigo’s en glasdeurfrigo’s in perfecte staat. De bakfrigo’s hebben volgende afmetingen : 100 x 70 x 90 cm of benaderend. De glasdeurfrigo’s hebben een inhoud van minimum 300 liter (maximumbreedte 60cm; maximumdiepte 60 cm). De leverancier staat in voor het courant onderhoud, herstellingen en vervangingen ervan.
Het gratis in bruikleen geven van tafels en stoelen naar gewenste hoeveelheid.
Het occasioneel gratis ter beschikking stellen van mobiele tapinstallatie. Op eigen kosten, het in werking houden van een mobiele tapinstallatie, conform de heersende horecanormen en instaan voor het courant onderhoud en de herstellingen ervan.
Op eigen kosten, het in werking houden van een vaste tapinstallatie, conform de heersende horecanormen en instaan voor het courant onderhoud en de herstellingen ervan.
III.4 Evenementen ondersteund door de leverancier Huize Eigen Haard Reiniging tapinstallatie Vinea zoals voorgeschreven Breughelfeest (jaarlijks 3de week van oktober op zaterdag en zondag): 4 bakfrigo’s voor de koeling van dranken Huis in de Stad Open deur boerderijen: jaarlijks, half mei Familiefeest: jaarlijks, laatste week van augustus of september Kerstfeest: jaarlijks, half december Voor al deze evenementen: 5 kofferfrigo’s, 1 tap bier, 1 tap frisdrank, 120 bierglazen (in functie van de bestelde biersoort), 120 frisdrankglazen, 30 tafels, 120 stoelen. Zorgcentrum Siddartha Wintermarkt: 1ste weekend van december: uitlenen van een twee tenten (4 op 5 meter).
17
