1
BIJZONDER BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR
LEVERINGEN MET ALS VOORWERP
“OPEN RAAMOVEREENKOMST LEVERING VAN GENEESMIDDELEN MET BIJHOREND VERDEELSYSTEEM EN FARMACEUTISCHE PRODUCTEN VOOR WZC DE OEVER”
ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG Opdrachtgevend bestuur
OCMW STADEN Ontwerper OCMW STADEN, Liesbeth Van Damme Hospitaalstraat 1 8840 Staden
ID: 133
2
Inhoudsopgave I. ALGEMENE BEPALINGEN .......................................................................................................... 3 I.1 AANBESTEDENDE OVERHEID ..................................................................................................... 3 I.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT ................................................................................... 3 I.3 GUNNINGSWIJZE ..................................................................................................................... 3 I.4 INDIENING OFFERTES ............................................................................................................... 3 I.5 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN ................................................................................... 4 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ............................................................................................ 5 I.7 VERPLICHTE VERMELDINGEN IN DE OFFERTE ............................................................................... 6 I.8 BURGERLIJKE EN CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID ................................................................. 7 I.9 VERBOD OP CONCURRENTIEBEPERKING ...................................................................................... 7 I.10 MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN HET OCMW ................................................................................ 7 II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ......................................................................................... 8 II.1 VERGISSINGEN EN LEEMTEN .................................................................................................... 8 II.2 GUNNINGSCRITERIA ............................................................................................................... 8 II.3 GESTANDDOENINGSTERMIJN ..................................................................................................10 II.4 VRIJE VARIANTEN ..................................................................................................................10 II.5 KEUZE VAN OFFERTE .............................................................................................................10 II.6 BETALINGSTERMIJN ...............................................................................................................10 II.7 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING ......................................................................................10 II.8 BORGTOCHT ........................................................................................................................10 II.9 HERZIENING VAN DE KORTINGSPERCENTAGES ...........................................................................11 II.10 LOOPTIJD ...........................................................................................................................11 II.11 OPZEGGINGSTERMIJN ..........................................................................................................11 II.12 RECHTSVORDERINGEN.........................................................................................................11 III. TECHNISCHE BEPALINGEN .................................................................................................. 12 III.1 VERPLICHTE UITVOERINGSMODALITEITEN ................................................................................12 III.2 WIJZE VAN LEVERING ............................................................................................................12 III.3 OPHALEN VAN VOORSCHRIFTEN/DAGELIJKSE LEVERINGEN .........................................................13 III.4 BEHEER VAN DE NOODKIT EN PALLIATIEVE KIT. ..........................................................................15 III.5 AFLEVERING VAN ONDERTEKENDE MACHTIGING ........................................................................15 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER................................................................................................ 16 BIJLAGE B : INVENTARIS............................................................................................................ 19
3
I. ALGEMENE BEPALINGEN I.1 AANBESTEDENDE OVERHEID De aanbestedende overheid is OCMW Staden, Hospitaalstraat 1, 8840 Staden. Alle bijkomende inlichtingen betreffende de opdracht kunnen bekomen worden bij de directeur van het WZC De Oever, tel 051/700.401 email
[email protected]. Conform art. 19 van de Wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van leveringen, werken en diensten treedt OCMW Staden op als aanbestedende overheid. Het staat de inschrijvende overheid vrij het gunningsvoorstel, zoals zal opgesteld worden door OCMW Staden, al dan niet te volgen. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn zal het gunningsvoorstel al dan niet goedkeuren, en als zodanig al dan niet instappen in het contract.
I.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de zin van de Wet van 24 december 1993. Voorwerp van deze leveringen: Open raamovereenkomst levering van geneesmiddelen met bijhorend verdeelsysteem en farmaceutische producten (mogelijks bij - en vervangvoeding) voor het WZC De Oever. Leverplaats: Woonzorgcentrum De Oever afdeling Staden, Hospitaalstraat 1 te 8840 Staden en afdeling Oostnieuwkerke, Slijperstraat 10 te 8840 Oostnieuwkerke in afwachting van verhuis naar de Meulebroekenlaan 11 te 8840 Oostnieuwkerke Alle producten binnen de open raamovereenkomst voor het leveren van geneesmiddelen met bijhorend verdeelsysteem en farmaceutische producten zullen binnen de 4 jaar afgenomen worden aan de aangestelde firma. Het volgen van de procedure houdt geen verplichting in om de opdracht toe te wijzen. Wanneer blijkt dat de opdracht niet in zijn geheel kan toegewezen worden , behoudt het bestuur zich het recht voor die desnoods op een andere wijze toe te wijzen. Ten indicatieve titel wordt de omzet voor de leveringen op jaarbasis geraamd op 50.000 euro. Dit bedrag is niet bindend en kan wijzigen naargelang de bezetting en de zorggraad.
I.3 GUNNINGSWIJZE De opdracht wordt gegund bij wijze van de algemene offerteaanvraag.
I.4 INDIENING OFFERTES1 De offerte wordt geschoven in een “definitief gesloten omslag” waarop zijn vermeld : 1
De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop het volgende wordt vermeld: datum van de zitting waarop de offertes worden geopend en verwijzing naar het bestek (“NAAM VAN DE OPDRACHT”). Bij inzending per post wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van het bestuur en met de vermelding “Offerte”. De per post verstuurde offerte wordt aangetekend opgestuurd.
4
de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend en de verwijzing naar het bestek. De offertes kunnen afgegeven of ingediend worden op hierna vermeld adres. Bij inzending over de post, als aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van het bestuur en met de vermelding “offerte”. De offerte wordt gestuurd aan : OCMW Staden – Bestek WZC 2012/1 “OPEN RAAMOVEREENKOMST LEVERING VAN GENEESMIDDELEN MET BIJHOREND VERDEELSYSTEEM EN FARMACEUTISCHE PRODUCTEN (mogelijks. bij- en vervangvoeding) VOOR HET WZC DE OEVER” TAV DE VOORZITTER OCMW STADEN Hospitaalstraat 1. 8840 Staden De opening van de offertes heeft plaats op maandag 20 augustus 2012 te 10u00 ten overstaan van Voorzitter of zijn/haar afgevaardigde in de raadszaal van het OCMW, Hospitaalstraat 1, 8840 Staden. De opening van de offertes gebeurt zonder afkondiging van prijzen.
I.5 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN2 1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. 4. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB).
2
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden; Wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 incl. aanpassing 12 januari 2007; Wet van 30 maart 1976 (BS 1 april 1976) betreffende de economische herstelmaatregelen; alle wettelijke bepalingen die betrekking hebben op eender welk product dat in de inventarislijst voorkomt, alsook de wettelijke voorschriften inzake de eetwarenwetgeving, geldig op de datum van de bekendmaking van de opdracht; alle latere wijzigingen en aanvullingen op voornoemde wetten en besluiten, geldig op de datum van de bekendmaking van de opdracht; Wet van 8 juli 1976 (BS 5 augustus 1976) betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
5
I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE3 4 De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de samenvattende opmetingsstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Er wordt niet aan de leveranciers gevraagd om prijzen in de offerte op te geven. Wel zullen kortingspercentages moeten worden opgegeven zoals omschreven in de gunningscriteria. De inschrijvers bezorgen een verklaring op erewoord dat zij zich niet bevinden in één van de volgende situaties: -
-
-
die zich in staat van faillissement of vereffening bevinden, aangifte van faillissement hebben gedaan of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd ; die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn wegens een misdrijf dat hun professionele integriteit aantast ; die bij hun beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan ; die overeenkomstig de bepalingen van art. 43 bis van het KB van 8/1/1996 betreffende de overheidsopdrachten niet voldaan hebben aan hun verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid ; die niet in orde zijn met de betaling van hun belastingen; die zich in ernstige mate schuldig gemaakt hebben aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen. deelname aan criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
3
Elke wijziging in de gegevens waarop de erkenningen betrekking hebben dienen aan het O.C.M.W. bij een ter post aangetekende brief meegedeeld te worden. Bij een eventuele overname van de firma door een ander exploitant, moet deze laatste uiterlijk tien werkdagen voor deze overname het O.C.M.W. hiervan op dezelfde wijze verwittigen. De overnemer dient eveneens in het bezit te zijn van de voornoemde erkenningen en hiervan een identiek attest af te leveren. Indien de inschrijving ingediend wordt door een ‘verdeler’ van de voorgestelde producten, dient deze een identiek document te kunnen voorleggen, afgeleverd aan de firma waarvan hij de voorgestelde producten afneemt. De aanbestedende overheid kan van de kandidaten of van de inschrijvers de voorlegging eisen van het bewijs van hun inschrijving in het beroeps- of handelsregister overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar ze gevestigd zijn.
4
Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 72, §5.
6
Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (uitsluitingscriteria) De inschrijver moet het bewijs leveren, dat hij zich niet in één van de gevallen bevindt, zoals hierboven beschreven, door middel van de volgende documenten: * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes, overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van de btw overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is.
Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) Alvorens de offerte zelf te onderzoeken, gaat het bestuur over tot de kwalitatieve selectie van de inschrijvers op grond van de inlichtingen, nodig voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen, overeenkomstig art. 44 tot 46 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten. Als bewijs van de technische bekwaamheid moet de inschrijver volgende inlichtingen en documenten bij zijn offerte voegen : - korte beschrijving van de technische uitrusting van de apotheek en het wagenpark van de onderneming en de maatregelen om de kwaliteit en de hygiëne te waarborgen; - eventueel certificaten opgesteld door erkende officiële diensten of instituten voor kwaliteitscontrole. - afschrift van het diploma van apotheker - afschrift van de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van de apotheek - erkenningsnummer & overeenkomst apothekers – verzekeringsinstellingen (riziv-conventie) - inschrijving in de orde van apothekers - de apotheker toont aan ofwel te beschikken over twee medicatierobots, ofwel een samenwerkingsovereenkomst te hebben waar bij mogelijke onbeschikbaarheid van de eigen robot, de robot van een collega – apotheker kan ingeschakeld worden zodanig dat het WZC in voorkomend geval geen enkele hinder voor of gevolgen bij dienstverlening ondervindt; - de apotheker kan aantonen te beschikken over een fotocontrolesysteem waarbij iedere verpakkingseenheid wordt gecontroleerd; - de apotheker toont aan te kunnen beschikken over een gekoeld transport
I.7 VERPLICHTE VERMELDINGEN IN DE OFFERTE Volgens art. 90 van het K.B. van 08/01/1996 vermeldt de offerte : 1° de naam, voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en woonplaats van de inschrijver of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel ;
7
2°
het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft ; 3° de nationaliteit van de eventuele onderaannemers en van het personeel door de inschrijver tewerkgesteld, alsook de identificatie van de eventuele onderaannemers ; De inschrijver moet bij zijn offerte tevens alle inlichtingen en documenten voegen, die in dit bestek gevraagd worden.
I.8 BURGERLIJKE EN CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID De inschrijver moet aan het bestuur het bewijs leveren dat hij verzekerd is bij een erkende verzekeringsmaatschappij voor zijn burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid, waarover tijdens de uitvoering van deze opdracht geschillen zouden kunnen rijzen.
I.9 VERBOD OP CONCURRENTIEBEPERKING Elke handeling, overeenkomst of afspraak die de normale mededingingsvoorwaarden kan vertekenen, is verboden. Offertes die met zodanige handeling, overeenkomst of afspraak zijn ingediend, worden uitgesloten. Door eenvoudig deel te nemen aan deze procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver geen concurrentiebeperkende handelingen, overeenkomsten of afspraken te hebben gemaakt.
I.10 MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN HET OCMW Indien de leverancier de overeenkomst niet uitvoert overeenkomstig de in het bestek gestelde bepalingen of de leveringstermijnen niet respecteert, zal dit door het woonzorgcentrum in een procesverbaal vastgesteld worden. Hiervan wordt een afschrift per aangetekende brief naar de leverancier gezonden. Dit proces-verbaal geldt als ingebrekestelling. De leverancier moet zonder verwijl zijn tekortkomingen herstellen. Hij moet per aangetekende brief gericht aan het woonzorgcentrum binnen de vijftien dagen volgend op de postdatum van het toezenden van het afschrift van het proces-verbaal, zijn verweermiddelen doen gelden. Niet antwoorden binnen de gestelde termijn, geldt als erkenning van de vastgestelde feiten. Wanneer tekortkomingen vanwege de leverancier worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen, bepaald in art. 20, § 4 tot 9 en art. 66 van de bijlage bij het K.B. van 26/9/1996 (algemene aannemingsvoorwaarden). Indien het gebruik en of manipulatie van de geleverde producten aanleiding heeft gegeven tot ziekte- of intoxicatieverschijnselen bij de bewoner en/of het personeel van de woonzorgcentra, en er een evident causaal verband bestaat of kan aangetoond worden tussen de kwaliteit van de geleverde producten en de gevolgen voor de gebruikers, zal de opdracht éénzijdig verbroken worden en de leverancier aansprakelijk gesteld worden voor de schade die hieruit voortvloeit.
8
II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN A. B.
KONINKLIJK BESLUIT VAN 8.1.1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN
II.1 VERGISSINGEN EN LEEMTEN Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan het bestuur, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven.
II.2 GUNNINGSCRITERIA Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: 1. Prijskorting: 30 punten • Korting op niet terugbetaalde geneesmiddelen en farmaceutische producten rechtstreeks aan de bewoner 15 punten De punten worden proportioneel toegekend aan de hand van de verschillen in de kortingen. De korting wordt beoordeeld ten opzichte van de mediaan van alle ingediende kortingen. Deze mediaan wordt beoordeeld als de helft van de punten. Elke relative afwijking van deze mediaan met 2% wordt evenredig met 1 punt afwijking verrekend. De apotheker wordt geacht bij het opgeven van de korting alle kosten en heffingen die op de levering(en) wegen te hebben inbegrepen. De inschrijver stelt uitsluitend wettelijke kortingen voor. • Tussenkomst in administratieve en beheerskosten = 15 punten Voor de inspanningen die het woonzorgcentrum levert voor de bestelling van de geneesmiddelen en parafarmaceutische producten (mogelijks ook bij – en vervangvoeding), betaling van het voorschot, de ICT investeringen en het ICT onderhoud, de bevoorrading, het beheer en de stockage van de geneesmiddelen, stelt de apotheker een vergoedingssysteem voor in deze kosten voor het woonzorgcentrum. Deze vergoeding moet volledig beantwoorden aan alle wettelijke voorschriften. Deze tussenkomst wordt beoordeeld ten opzichte van de mediaan van alle ingediende procentuele kortingen op de totaalfactuur exclusief BTW na korting voor de bewoners. Deze mediaan wordt beoordeeld als de helft van de punten. Elke afwijking van deze mediaan met 1% wordt evenredig met 1
9
punt afwijking verrekend. 2. Plan van aanpak: 70 punten Bij de beoordeling van dit gunningcriterium kennen de beoordelingsverantwoordelijken aan de inschrijvers een aantal punten toe op basis van hun vrije appreciatie of en in welke mate de offerte aan de beoordeelde eisen voldoet. De beoordelingsverantwoordelijken kennen bij elk gunningcriterium unaniem punten toe. De beoordeling per beoordelingsverantwoordelijke is collegiaal, onbetwistbaar en onherroepelijk. De beoordelingsverantwoordelijken zijn: Mevr. L. Van Damme., directeur WZC De Oever. Mevr. A. Crabbe, afdelingscoördinator WZC De Oever. Dhr.D. Dujardin.,afdelingscoördinator WZC De Oever, Dr A. De Mûelenaere, CRA WZC De Oever. In verband met de voorgestelde opdrachtaanpak beschrijft de inschrijver minstens de algemene aanpak en methodologie, het aanpassingsvermogen aan de bestaande organisatiecultuur (maatgericht), de waarborgen die kunnen gegeven worden en de methodes die zullen gevolgd worden om de beoogde doelstellingen te realiseren, op te volgen en bij te sturen (resultaatgericht), de opgave van de contactpersonen met hun functie en de wijze van samenwerken tussen de vertegenwoordigers van de apotheek en de betrokken personeelsleden van het opdrachtgevend bestuur, de wijze en tijdstippen van rapportering. Volgende punten worden beoordeeld (zie ook technische voorwaarden): - Kwaliteitsoptimalisering van de geneesmiddelen levering en distributie - Efficiëntie van de tijdsbesteding van de verpleegkundigen en zorgkundigen - De gebruiksvriendelijkheid van het systeem voor de verpleegkundigen, zorgkundigen en de bewoners van het WZC - De bedrijfszekerheid van de leverancier - De service en de inhoudelijke en organisatorische ondersteuning van het personeel van het WZC In concreto betekent dit: 1) De organisatie van de dagelijkse leveringen met een volledig gedocumenteerde en sluitende bestelen leveringsprocedure. 2) De organisatie van de leveringen van de chronische en acute medicatie per toedieningsmoment per bewoner met een volledig gedocumenteerde en sluitende bestel- en leveringsprocedure. 3) De overlegmomenten met de leidinggevenden en het verpleegkundig en verzorgend (zorgkundigen) personeel. 4) De voorziene opleiding voor verpleegkundig en verzorgend (zorgkundigen) personeel (bij de opstart en periodiek tijdens de periode dat de opdracht loopt). 5) Bewijs leveren van hoe de continuiteit verzekerd wordt (vb. bij verlof aportheek, WE en feestdagen, defect herverpakkingssysteem,…). 6) Startdatum van opdracht, ten laatste op 01-3-2013 met een proefperiode van voorafgaandelijk 5 maanden.(start proefperiode 1 -10-2012) 7) Levering op basis van de door ons aangeleverde medicatielijst gegenereerd door het software – pakket farmad 8) De gefaseerde aanpak van de opstart. 9) Ter beschikking stellen van alle bijsluiters van de in het WZC gebruikte medicatie op A4 formaat. 10) De wijze van beheer, de mogelijkheden en voorwaarden betreffende geneesmiddelen die in voorraad zijn in het in het WZC. (bv. noodkit, palliatieve kit, zuurstofvoorraad,…)
10
11) De wijze van werken en voorwaarden in geval een dringende levering van geneesmiddelen noodzakelijk is (bv. ’s nacht, tijdens weekend dienst, op feestdagen,…) Elk punt wordt volgens onderstaande tabel beoordeeld. Het totaal aantal punten wordt teruggebracht tot de maximum totaliteit van 60 punten. Puntenverdeling:
excellent zeer goed goed minder goed onvoldoende
5 pt 4 pt 3 pt 1 pt 0 pt
II.3 GESTANDDOENINGSTERMIJN 90 DAGEN
II.4 VRIJE VARIANTEN geen
II.5 KEUZE VAN OFFERTE Het bestuur kiest die offerte die het gunstigst uit de beoordelingscriteria komt (beste score). Indien meerdere offertes een gelijke gunstige score hebben, zal de economisch meest voordelige offerte gekozen worden. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte.
II.6 BETALINGSTERMIJN 50 dagen na levering.
II.7 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING5 Het toezicht op de uitvoering van de overeenkomst gebeurt door de hoger vermelde beoordelingsverantwoordelijken.
II.8 BORGTOCHT Geen
5
Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat enkel uit: a) b) c) d)
de technische en administratieve opvolging van de werken, leveringen of diensten tot en met de oplevering; het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; het opstellen van de processen-verbaal; het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
11
II.9 HERZIENING VAN DE KORTINGSPERCENTAGES Op deze overheidsopdracht is geen herziening van de opgegeven korting voorzien.
II.10 LOOPTIJD De looptijd van deze overheidsopdracht is voorzien op 5 jaar.(1/3/2013 – 28/2/2018) Er is een proefperiode van 5 maanden voorzien, deze valt samen met de opstartperiode.
II.11 OPZEGGINGSTERMIJN Ten alle tijden kan deze overeenkomst met een opzeggingstermijn van 3 maanden opgezegd worden door het bestuur na een aangetekend schrijven.
II.12 RECHTSVORDERINGEN6
6
Voor alles wat verband houdt met deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Elk geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of de uitvoering van dit bestek en de daarmee samenhangende overeenkomsten, zal beslecht worden door de rechtbank van het arrondissement van de opdrachtgever. In geval van tegenspraak tussen het contract en onderhavige bestek, heeft dit laatste voorrang.
12
III. TECHNISCHE BEPALINGEN III.1 VERPLICHTE UITVOERINGSMODALITEITEN De apotheker levert niet enkel geneesmiddelen maar ook farmaceutische zorg. Dit omvat alle handelingen die de apotheker stelt, alsook alle diensten die hij aan de bewoner verleent, met als doel de levenskwaliteit te verbeteren door het behalen van farmacotherapeutische doelstellingen op preventief, curatief of palliatief vlak. De apotheker zorgt voor een optimale communicatie met de leidinggevenden van het WZC, de behandelend arts, coördinerend /raadgevend arts (CRA) en verplegend en verzorgend personeel van het woonzorgcentrum, alsook met de bewoners die er verblijven en hun familie, dit alles met de inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake het medisch geheim en het voorschrift. Het RVT – formularium wordt ism de CRA opgesteld en gehanteerd. De apotheker adviseert de behandelende arts betreffende goedkopere generieken en substitutiemogelijkheden. Interacties en antagonistische werking van geneesmiddelen worden gedetecteerd en gemeld aan de afdelingscoördinator of voorschrijvende arts. De apotheker werkt actief mee aan de organisatorische werking binnen het WZC tussen de verpleegkundigen, artsen en apothekers. Gekoeld transport moet mogelijk zijn. Alle communicatie dient in het Nederlands te verlopen. Facturatie De facturatie als volgt verlopen: Er moet worden voorgelegd: - Een verzamelfactuur met de vermelding van de namen van de bewoners, het totaal bedrag per bewoner, het bedrag van de korting per bewoner, het verschuldigd bedrag per bewoner, het totaalbedrag van de korting voor alle bewoners en het totaal verschuldigde bedrag voor alle bewoners. - Een individuele factuur per bewoner met de vermelding: lidnummer mutualiteit, specificatie der geneesmiddelen, prijs, korting en verschuldigd totaal bedrag. - Producten die niet specifiek besteld zijn voor een bewoner individueel worden afzonderlijk gefactureerd op naam van het WZC. De facturen moeten voor de 2de werkdag van de maand volgend op deze waarin de leveringen gebeurd zijn, aan het WZC overgemaakt worden.
III.2 WIJZE VAN LEVERING -
-
Het klaarzetten van vloeibare, poedervormige medicatie en injecties dient specifiek omschreven te worden. De te leveren medicatie dient dagelijks voor alle bewoners geleverd te worden in een modulair systeem met zonodig bijhorende plateau ‘s. Op het individuele modulair systeem staat de naam, de voornaam, foto, afdeling, kamernummer en de dag (datum) waarop de medicatie betrekking heeft. De geleverde medicatie wordt door de apotheker in de daarvoor bestemde kasten geleverd. De tijdelijke bewaring gebeurt achter gesloten deur.
13
-
-
De medicatie is per toedieningmoment verpakt in een gesloten recipiënt (potje met deksel, plastiek zakje,…). Op dit recipiënt staat vermeld: naam bewoner, afdeling,kamernummer, welke medicatie het recipiënt bevat en de morfologie. De medicatie die niet kan geleverd worden in het recipiënt (bijvoorbeeld: medicatie in poedervorm,vloeibare medicatie, medicatie voor parenterale toediening, bijvoeding…) wordt bij de dagelijkse levering van de medicatie meegeleverd. De wijze van levering ervan dient beschreven te worden.
III.3 OPHALEN VAN VOORSCHRIFTEN/DAGELIJKSE LEVERINGEN 1) De apotheker verzekert de dagelijkse aflevering van geneesmiddelen/parafarmaca (mogelijks industriële bij en –vervangvoeding) en het ophalen van de voorschriften. 2) Er worden gezamenlijke en gedocumenteerde afspraken gemaakt met de leidinggevenden van het WZC: De inzameling en het toezicht op de voorschriften en andere bestellingen De wijze van bestelling Het bewaren van medicatie in het woonzorgcentrum Terugname en/of de verwijdering van vervallen en ongebruikte geneesmiddelen Het beheer van de noodkit. 3) Indien de goedkeuring van de geneesheer adviseur van de verzekeringsinstelling voor het leveren van goedkeuringsplichtige medicatie dreigt te vervallen, is het de verantwoordelijkheid van de apotheker om het woonzorgcentrum vooraf te verwittigen zodat de procedure voor eventuele verlenging van deze toestemming tijdig kan aangevraagd worden. Ook dient de apotheker bij elke levering van een geneesmiddel waarbij de verhoogde tegemoetkoming van toepassing is en er geen goedkeuring aanwezig is, het woonzorgcentrum hiervan telkens onmiddellijk in kennis te stellen zodat de goedkeuringsattesten nog kunnen afgeleverd worden. 4) Waar nodig is het de verantwoordelijkheid van de apotheker om contact op te nemen met de behandelende arts (bijvoorbeeld bij onduidelijkheden over het af te leveren geneesmiddel, de dosering of bij een voorstel om een gelijkwaardig ander product ter beschikking te stellen). Bij dergelijke wijzingen dient ook steeds het woonzorgcentrum hiervan in kennis gesteld te worden. 5) Indien het woonzorgcentrum nog voorschriften verschuldigd is aan de apotheker, dient hiervan maandelijks een lijst voorgelegd te worden teneinde een correcte opvolging te kunnen verzekeren. 6) De apotheker voorziet in een systeem waarbij terugnames van teveel of foutief geleverde geneesmiddelen mogelijk is. 7) De gebroken en/of geschonden goederen zullen op kosten van de apotheker vervangen worden. 8) De apotheek levert dagelijks de medicatie in een modulair systeem per bewoner aan het WZC en levert noodzakelijke medicatie die niet beschikbaar is in de noodkit ook op zaterdag, zondag, feestdag en ‘s nachts. 9) Indien er voor leveringen van noodzakelijke medicatie op zaterdag, zondag, feestdag of nacht een leveringskost wordt gerekend wordt dit duidelijk in de offerte vermeld.
14
10) Een noodzakelijk medicament moet 7 op 7 dagen, indien het woonzorgcentrum hierom vraagt, binnen de 3 uur geleverd kunnen worden. Enkel na overleg met de desbetreffende leidinggevende van het WZC of de dienstdoende verpleegkundige kan hiervan in uitzonderlijke omstandigheden afgeweken worden. De voorschrijvende arts bepaalt wanneer een geneesmiddel noodzakelijk is. 11) Bij alle leveringen wordt gestreefd naar substitutie met het goedkoopste geneesmiddel voor de patiënt en wordt zoveel als mogelijk een formularium samen met de CRA opgesteld. 12) Officinale en magistrale bereidingen zijn met dezelfde korting. 13) Producten die gekoeld moeten blijven worden gekoeld getransporteerd. Er zullen regelmatig temperatuurcontroles gebeuren door de apotheker, waarvan een registratie wordt voorgelegd aan het WZC bij de levering. Wanneer de temperaturen niet gehaald worden kan een levering geweigerd worden door het WZC. 14) Voor de bewoners is gratis zuurstof (door middel van een oxygenator) ter beschikking op voorschrift van een arts en dit met dezelfde snelle levertijd door de apotheker. Tevens dient de apotheker voor acute medische situaties permanent een “zuurstofflesje” ter beschikking te stellen aan het WZC (ev. via de noodkit). 15) Om een constante levering te verzekeren beschikt de apotheek over minstens twee herverpakkingssystemen of over een gedocumenteerd gewaarborgd systeem van continuïteit in de dagelijkse levering van de medicatie per bewoner. 16) De recipiënten zitten in een modulair systeem per dag, per toedieningmoment en per bewoner. 17) Indien nodig zal dagelijks een medicatiewijziging doorgegeven worden vanuit WZC De Oever. De apotheker brengt indien nodig de wijziging aan in de door hem reeds klaargezette medicatie en levert het nieuw opgestarte medicament diezelfde dag nog (indien het een vloeibaar, poedervormig of inspuitbaar medicament is), samen met de levering van de medicatie voor alle bewoners voor de volgende dag(en). 18) De bijsluiter van alle in het WZC gebruikte medicatie op A4 formaat automatisch ter beschikking gesteld door de apotheker. 19) Restmedicatie blijft beschikbaar voor de bewoner voor later gebruik en wordt gestockeerd en beheerd door de apotheker. OPSTART Dit leveringssysteem wordt opgestart in overleg met de leidinggevenden van het WZC. Bij opstart wordt de voorraad aan niet vervallen medicamenten overgenomen door de apotheek voor gebruik via het herverpakkingssysteem.
15
III.4 BEHEER VAN DE NOODKIT EN PALLIATIEVE KIT. De apotheek draagt de verantwoordelijkheid betreffende de noodkit, alsook voor de verwijdering van vervallen geneesmiddelen. De inhoud van de noodkit wordt bepaald in overleg met de CRA, de afdelingscoördinatoren en de directeur van het WZC. De noodkit wordt achter een gesloten systeem bewaard. Een sleutel die toegang geeft tot de noodkit is in het bezit van de apotheek, de afdelingscoördinatoren en de directeur. De verantwoordelijke verpleegkundige heeft tevens een sleutel ter beschikking.
III.5 AFLEVERING VAN ONDERTEKENDE MACHTIGING Voor iedere bewoner wordt een ondertekende machtiging opgemaakt , ondertekend door de opgenomen persoon of zijn vertegenwoordiger die de gemachtigde (de directeur van het WZC) toestaat de geneesmiddelen in zijn/haar naam te bestellen, zoals voorzien conform de wettelijke verplichtingen, opgelegd cfr. Art 26 bis par 2 van het K.B. van 31/05/1985, gewijzigd bij Art. 2 van het K.B. van 09/01/1992. De inschrijver moet: a. een dubbel van het document opvragen, gedagtekend en ondertekend door de opgenomen persoon of zijn vertegenwoordiger die de gemachtigde toestaat de geneesmiddelen in zijn naam te bestellen. Dit mandaat is opzegbaar en vernieuwbaar. b. aan de Algemene Farmaceutische Inspectie de naam en het adres meedelen van de gemeenschap die hij bedient (K.B 21 oktober 1999) c. zich de juiste geïndividualiseerde voorschriften laten overhandigen vooraleer het geneesmiddel te leveren
16
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “OPEN RAAMOVEREENKOMST LEVERING VAN GENEESMIDDELEN MET BIJHOREND VERDEELSYSTEEM EN VAN PARAFARMACEUTISCHE PRODUCTEN (mogelijks ook bij- en vervangvoeding) VOOR HET WZC DE OEVER” Algemene offerteaanvraag Belangrijk: dit offerteformulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
VERBINDT OF VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN OF OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT:
17
tegen de kortingspercentage van: in cijfers, ............................................................................................................ in letters, ..................................................................................................................................................................... ................................................................................................................... Bijkomende inlichtingen A. - Inschrijving bij de RSZ nr. : - BTW nr. (alleen in België) : B. - Mijn eventuele onderaannemers hebben woonplaats in (volledig adres) : Indien bepaalde leveringen uitgevoerd zullen worden door onderaannemers, beloopt het bedrag van de leveringen van mijn onderaannemers : 1. onderdanen van een E.G. lidstaat : (per land) 2. onderdanen van een ander land : (per land) C. Mijn personeel heeft de volgende nationaliteit : D. Voor de uitvoering van deze opdracht zullen geen producten worden gebruikt die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap.(1) Indien voor de uitvoering van deze opdracht wel producten worden gebruikt die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap, voegt de inschrijver hierbij, overeenkomstig de bepalingen van art. 90 § 1, 4° van het K.B. van 8/1/1996, een afzonderlijke nota, gedateerd en ondertekend, met de vermelding van de herkomst van de te leveren producten en/of de te gebruiken materialen, die niet afkomstig zijn uit de Lidstaten van de Europese Gemeenschap.(1) De nota vermeldt per land van oorsprong het bedrag, exclusief douanerechten, dat die producten en/of materialen in de offerte vertegenwoordigen. Wanneer het gaat om op het grondgebied van de lidstaten van de Europese Gemeenschap af te werken of te verwerken producten en/of materialen, vermeldt de nota de prijs van de grondstoffen. E. De betalingen zullen geldig uitgevoerd worden door overschrijving op rekeningnr…………………………………….. ten name van………………………………… F. Bij deze offerte voegen wij een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. G. Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd : de documenten gedateerd en ondertekend, die overeenkomstig het bestek van onderhavige opdracht moeten worden voorgelegd.
18
Gedaan te ............................................................................................ De ............................................................................................ De inschrijver,
Handtekening: ............................................................................................ Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................ Belangrijke nota Er is geen beroep mogelijk op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 99 van het KB van 8 januari 1996).
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
OCMW STADEN
PROVINCIE WEST VLAANDEREN
2012
BIJLAGE B : INVENTARIS “OPEN RAAMOVEREENKOMST GENEESMIDDELEN EN PARAFARMACEUTICA VOOR DE WZC” Nr.
Beschrijving
1
terugbetaalde geneesmiddelen
2
niet-terugbetaalde geneesmiddelen, verzorgingsproducten en parafarmaceutica
3
tussenkomst administratie- en beheerskosten
4
Informatief: leveringskost voor urgente leveringen van medicatie die niet beschikbaar is in de nood zaterdag, zondag, feestdag of ’s nachts (binnen de 3 uur)
Gezien, onderzocht en aangevuld met kortingspercentage, gedeeltelijke sommen en de totale som die gedi bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier.
Te .......................................... de ...................................................... Functie: ................................................
Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:
Blz. 19
