Bijlage voortgangsrapportage programma DOEN per project

RIS153200a_13-MRT-2008

Bijlage voortgangsrapportage programma ‘DOEN’ per project (hoofdpuntenrapportages)

periode december 2007 / februari1 2008

Nr.

Omschrijving maatregel

Deelmaatregel

I. verbeteracties op de korte termijn P&C in Samenhang

a Jaarrekeningentraject 2007

II. Noodzakelijke maatregelen bedrijfsvoering korte termijn Verbeteren subsidiebeheer (1 is onderdeel van 1 Onderdeel ‘dweilen’/reparatie D P&C in samenhang) 2 Onderdeel ‘voorkomen’ Verder verbeteren van het Stuurbegroting Werkplan&Stuurbegroting 2008 III. Structurele maatregelen bedrijfsvoeringprocessen langere termijn Projectsturing G F

H

Projectadministratie EOS ‘ inregelen’

EOS fase 2 (onderdeel van P&C in samenhang)

Voorbereiding + conversie SOB (=nieuw gemeentebreed rekeningschema) d

I

Verbeteren bedrijfsvoeringprocessen

Programmamanagement

e Organiseren ondersteuning t.b.v. OG&ON IV. Randvoorwaardelijke maatregelen voor de langere termijn

1

L

Veranderen cultuur (houding en gedrag)

M

Verbeteren van het strategisch personeelsbeleid

Een aantal projecten is op 8 maart geactualiseerd om een zo actueel mogelijk beeld te kunnen geven

Voortgangsrapportage programma ‘DOEN’: december 2007 / februari 2008

Hoofdpuntenrapport Project:

P&C in samenhang B sub a: Jaarrekeningentraject 2007 Rapportageperiode:

Fase:

Datum:

december 2007 / januari 2008 8 maart 2008

Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen Detailplanning en draaiboek gereed december Afsluiting subadministraties 10 januari 2008. Afsluiting grootboek periode 12 17 januari 2008. Afsluiting grootboek periode 13 23 januari 2008. Jaarrekening o.b.v. cijfers periode 13 gereed; 20 februari 2008. Gereed product Jaarrekening aangeleverd.

Aandachtspunten en mogelijke problemen Planning Budget Kwaliteit resultaat Risico’s

Inzet projectmedewerkers

Te behalen mijlpalen

Er zijn externen ingehuurd voor ondersteuning bij de jaarrekening. Het totstandkomingsproces van de rekening 2007 moet beter verlopen dan bij de rekening 2006 DSO werkt sinds kort met een projectenmodule. De in regeling van de projectenmodule is nog in volle gang en beïnvloed daarmee het jaarrekening proces. Als gevolg van de reorganisatie is er nog geen routine ontwikkeld. Samenloop met stuurbegroting 2008 leidt tot capaciteitsproblemen.

Vooruitblik naar komende periode Verwachting rapport GAD

-2-



D Verbetering Subsidiebeheer (‘dweilen’/reparatie) Rapportageperiode:

december 2007 / januari 2008

7 februari 2008 Datum: Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen De werkzaamheden hebben begin januari geleid tot een Verantwoording GSB-subsidie-uitgaven t/m 2006. De GAD heeft o.b.v. haar controles hierbij een Rapport van Bevindingen uitgebracht.. Op basis van deze stukken is een concept-Raadsvoorstel op 15 januari jl. aan het College voorgelegd. Behandeling in de Cie. SRO heeft op 30 januari jl. plaats gevonden, op 14 februari a.s. zal het voorstel in de Raad worden behandeld. Gereed product Verantwoording GSB-subsidie-uitgaven t/m 2006 Fase:

Planning

Budget

Kwaliteit resultaat

Risico’s



Aandachtspunten en mogelijke problemen De resterende werkzaamheden m.b.t. ‘dweilen/reparatie’ moeten, uitgaande van de bestuurlijke toezegging aan de Cie SRO - in het voorjaar 2008 worden afgerond met een nader voorstel aan de raad. De inzet van externe medewerkers zal de komende periode verder worden afgebouwd. De werkzaamheden welke meer en meer een regulier karakter krijgen zullen primair door eigen medewerkers worden opgepakt. De aansluiting tussen de database met projectuitgaven en de financiële administratie in EOS strekt zich voor ISV1 uit over de periode vanaf 2000. Aan de Raad zal in het kader van de Jaarrekening worden voorgelegd om een volledige aansluiting te realiseren tussen de tot dusverre naar het Rijk verantwoorde middelen en de stand van de Voorziening in de administratie. Over de volledige periode t/m 2007 zullen alle GSB-subsidie-uitgaven correct in de administratie zijn opgenomen. In het geval de werkzaamheden rond de definitieve opstelling van de Jaarrekening zouden uitlopen, kan een planningsprobleem voor dit onderdeel van het subsidiebeheer ontstaan. De inzet van medewerkers van de Directie FSC en het Bedrijfsbureau HOB zal de komende periode het meest gevraagd worden. De expertise van eigen medewerkers is hierbij in veel gevallen onontbeerlijk. Vooruitblik naar komende periode De doelstellingen voor de komende periode zijn: aansluiting van de financiële administratie op de verantwoorde subsidie-uitgaven t/m 2007 en volledige afwikkeling van alle geconstateerde onvolkomenheden, zodat met een ‘schone’ subsidie-administratie kan worden verder gegaan.

-3-



Fase:

D Verbetering Subsidiebeheer (‘voorkomen’) Rapportageperiode:


Datum:

7 februari 2008

Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen In december 2007 is door de opdrachtgever besloten een projectbureau subsidiebeheer per 1 januari 2008 te starten. De eerste medewerkers zijn per deze datum aangewezen en centraal gehuisvest. In december 2007 zijn concept functiebeschrijvingen en concept waarderingsvoorstellen gemaakt. Gereed product Projectbureau is per 1 januari daadwerkelijk operationeel. Rapportage bevindingen bij beschikkingen, diverse adviezen. Projectbureau is ingezet bij preventieve controle concept beschikkingen en ontwerp regelingen.

Planning

Budget

Kwaliteit resultaat

Risico’s



Aandachtspunten en mogelijke problemen In 2008 zal conform de planning- en controlcyclus een dynamisch beheer kunnen worden gerealiseerd op lopende, in- en externe beschikkingen vanuit de belangrijkste fondsen. Belangrijk is de vastlegging van de bestaande taakverdeling en de formalisering van de gewenste taakverdeling. De aard en omvang van de taak preventief toezicht in het eerste kwartaal nader bepalen. Bij de opbouw van een projectbureau subsidiebeheer zal, mede ter overdracht van kennis, een beroep worden gedaan op externe medewerkers. Voor een periode van 1,5 – 2 jaar zullen reeds ingestroomde en/of beschikbare medewerkers in het projectbureau worden aangesteld. Formalisering van de operationele inzet en intern fondsbeheer van verkregen subsidies worden gezien als een belangrijke basis voor het jaarlijkse (SISA) verantwoordingsproces. In principe worden alle DSO beschikkingen aan derden, dan wel de daar achterliggende processen en regelgeving, in 2008 extra getoetst. Subsidies van derden worden na allocatie alleen als beschikbaar budget gezien. Dit heeft een lange geschiedenis. De druk om inhoudelijk te presteren is hoog, waardoor beheerszaken worden ervaren als vertragend en onnodig bureaucratisch. De reorganisatie financiële functie en de nieuwe opzet projectadministratie (Eos) zijn ook per 31 jan. 2008 nog onvoldoende op orde. Het beheer over 2007 van de relevante fondsen (in reserves/ voorzieningen) is in ontwikkeling en wordt uitgezocht ten behoeve van de start met terugwerkende kracht per 1/1 2008. Inzet van de sectorale bedrijfsbureaus en diverse onderdelen van FSC is nodig om de basis te leggen voor het nieuwe proces. Een externe partij moet mede de brug vormen tussen het project ‘reparatie’ en de nieuwe werkwijze. Vooruitblik naar komende periode In het eerste kwartaal worden de nieuwe functies geformaliseerd. Daarna vindt de werving van nieuwe medewerkers plaats. Externe medewerkers en binnen DSO “geleende” medewerkers zullen daarna uitstromen. De preventieve inzet zal resulteren in een interne handreiking subsidies aan derden en een aantal richtlijnen van FSC/Kaderstelling en Beleid t.a.v. omzetbelasting en andere wet- en regelgeving. Het fondsbeheer en intern beschikkingsbeheer dient, in samenhang met de afloop van de jaarrekening 2007 medio 2008 op (een nieuwe) orde te zijn.

-4-

Voortgangsrapportage programma ‘DOEN’: december 2007 / februari 2008 Hoofdpuntenrapport Project:

F: verder verbeteren van het Werkplan&Stuurbegroting Rapportageperiode:

Fase:

Datum:

december 2007 / januari 2008 8 maart 2008

Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen Instructiebijeenkomst en start vullen database 2008: 1 november 2007 Afronding vullen database: december 2007 Besluitvorming MT DSO in 3 sessies, afgerond 5 februari Wijzigingsprocedure vastgesteld in MT 5 februari Gereed product Besluitvorming is afgerond. Database stuurbegroting is hierop aangepast. DSO beschikt nu over een begroting die aansluit op de “externe” begroting (de toetsingsstaat van de directie financiën). Wijzigingsprocedure is gereed zodat database en EOS gedurende het jaar actueel gehouden kunnen worden.

Planning

Budget Kwaliteit resultaat

Risico’s



Aandachtspunten en mogelijke problemen Verwerkt in EOS; medio maart Stappenplan PRI in stuurbegroting (2009); in MT DSO vaststellen maart Evaluatie stuurbegroting 2008: in MT DSO in april. Nvt Er is een verbeterslag gemaakt t.o.v. 2007 omdat de grondexploitaties op de juiste manier verwerkt zijn in de stuurbegroting. Voor het PRI is dit nog niet (volledig) het geval. Er is wel een stappenplan opgesteld om dit volgend jaar geregeld te krijgen waarbij de doelstelling is om dit in de zomer van 2008 afgerond te hebben. De stuurbegroting sluit volledig aan op de toetsingsstaat. Vorig jaar was dat niet het geval. Verwerking van de vastgestelde Stuurbegroting in EOS is nog geen routine. Doordat de Stuurbegroting in de nieuwe projectadministratie wordt ingevoerd is het goed ‘inregelen’ en het uitvoeren van kwaliteitscontroles noodzakelijk voordat projecten kunnen worden vrijgegeven. Een goede invoer in EOS is noodzakelijke randvoorwaarde om gedurende 2008 de informatievoorziening sterk te kunnen verbeteren. Het ‘inregelen’ en vervolgens vrijgeven van projecten in EOS kost meer tijd dan voorzien waardoor het starten met het tijdschrijven is vertraagd. Voor een aantal projecten is taakstellende korting doorgevoerd. Indien dit niet of ten dele realiseerbar is kan dit leiden tot een gedeeltelijke herbegroting. Door de inzet van medewerkers op het jaarrekeningentraject is het beschikbaar stellen van voldoende capaciteit om de Stuurbegroting in EOS te verwerken een probleem. Zodra de jaarrekening is aangeleverd bij de GAD/Bestuursdienst zal capaciteit beschikbaar gesteld moeten worden om de Stuurbegroting in EOS te kunnen invoeren. Vooruitblik naar komende periode Stuurbegroting in boekvorm verspreiden.

-5-



Fase:

G: Projectsturing

Implementatie projectsturing (OG/ON)

Rapportageperiode:


Datum:

7 februari 2008

Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen Er zijn vier workshops voor de opdrachtgevers georganiseerd. en gereed product Algemeen In de afgelopen periode is door de projectgroep vooral aandacht besteed aan de plannen van aanpak voor de evaluatie van de projectsturing, de borging en de aanpak van de subhandboeken. Daarnaast is de begroting opgesteld voor het komende jaar. Over de ontwikkeling van de subhandboeken is in afwijking van eerdere standpunten besloten deze gefaseerd uit te voeren. Er wordt gestart met het fysiek-ruimtelijke handboek. Voor de uitwerking van het subhandboek ontbraken eind 2008 de middelen, waardoor de planning niet is gehaald. Met de opdrachtgever is begin 2008 afgesproken dat de evaluatie van de implementatie van de projectsturing door een extern bureau wordt gedaan. De projectgroep zal zich de komende tijd bezighouden met de formulering van de opdracht en de besluitvorming hierover in het MT DSO voorbereiden. Daarnaast zal een definitief voorstel over de borging van de projectsturing aan het MT worden voorgelegd.

Planning Budget Kwaliteit resultaat Risico’s Inzet projectmedewerkers


Aandachtspunten en mogelijke problemen In verband met ontbreken van financiële middelen kan de reeds gestelde planning niet worden gehaald. De planning loopt hierdoor vertraging op. Begroting 2008 is een aandachtspunt. Begroting 2008 (ca. €65.000,-) is reeds ingediend. n.v.t. n.v.t. Het project blijft de komende maanden nog veel tijd vergen van de leden van de projectgroep Vooruitblik naar komende periode Voorjaar 2008: Start aan module voor de ruimtelijk-fysieke projecten. Voorjaar 2008: Opdrachtformulering evaluatie en evaluatie. Voorjaar 2008: Voorstel aanpak borging.

-6-



Fase:

H: Projectadministratie EOS ‘inregelen’ Rapportageperiode:


Datum:

7 februari 2008

Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen en gereed product Algemeen Aandachtspunten en mogelijke problemen Planning Budget Kwaliteit resultaat Risico’s Inzet projectmedewerkers


Vooruitblik naar komende periode Voortgang volgt: jaarrekeningentraject heeft afgelopen periode de hoogste prioriteit gehad. Zodra het jaarrekeningentraject is afgerond en de Stuurbegroting in EOS is ingevoerd zal een vervolg worden gegeven aan het verder ‘inregelen’ en ook borgen van de projectadministratie EOS. Dit project is het vervolg op de voor de jaarrekening 2007 gevormde taskforce.

-7-



H: EOS Fase 2 voorbereiding + conversie SOB Rapportageperiode:

Fase: Nieuwe Set of Books

Debiteuren Crediteuren

Inkoop

Projecten

Pegasus in relatie tot EOS

OTL

Vrijgeven projecten


8 maart 2008 Datum: Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) De conversie van de DSO-administratie die nodig was om aan te sluiten bij de gemeentebrede wijze van administreren, is afgerond. De horde die hierna genomen is, is het sluiten van de boekingsperiode december 2007 in de nieuwe omgeving. Dat moet voor alle aangesloten diensten gelijktijdig gebeuren. Pas op vrijdag 8 februari waren de andere diensten zover dat met het afsluiten kon worden begonnen. Inmiddels is deze afsluiting zover dat DSO kan gaan boeken in 2008. Hieronder staat vermeld wanneer welke module in gebruik kan worden genomen. De debiteurenmodule is sinds vrijdag 8 februari volledig operationeel. Dat wil zeggen dat vorderingen kunnen worden vastgelegd en betalingen kunnen worden verwerkt. Er is een start gemaakt met het wegwerken van de betalingsachterstanden. FSC/Financieel Beheer instrueert de bedrijfsbureaus over hoe de afwikkeling van betaalde facturen moet plaatsvinden. De inkoopmodule is nog niet vrijgeven. Dit heeft twee oorzaken: 1. Inrichten AME voor het goedkeuren van apparaatskosten: Voor het goedkeuren van inkooporders gaat DSO gebruik maken van een nieuw programma genaamd AME (Approval Management Engine). Het gebruik van AME verlangt van DSO dat alle mandaathouders zijn gedefinieerd, zowel voor apparaats- als voor programmalasten. Het inrichten van AME en het gecontroleerd vrijgeven aan de bedrijfsbureaus vindt begin deze week plaats. In eerste instantie kunnen vervolgens inkooporders voor apparaatskosten gedaan worden. 2. Vrijgave projecten voor programmalasten: Inkooporders voor programmalasten kunnen pas worden vrijgegeven nadat de bijbehorende projecten zijn vrijgegeven (zie opmerking bij module Projecten). Nu de stuurbegroting door het MT-DSO is vastgesteld, vindt de vertaling hiervan plaats naar de benodigde EOS-projectsjablonen. Dit proces vergt de nodige tijd en aandacht. DSO streeft ernaar om projecten waaraan in het eerste kwartaal 2008 reeds gewerkt wordt, op 1 maart volledig te hebben ingericht en vrijgegeven. Op 15 maart moeten de overige projecten zijn ingericht en vrijgegeven. Ieder vrijgegeven project wordt gemeld aan het betreffende bedrijfsbureau, waarna begonnen kan worden met het maken van inkooporders op deze projecten. De definitieve vrijgave is afhankelijk van het tempo waarmee de projecten 2008 kunnen worden ingericht door de bedrijfsbureaus en worden vrijgegeven door FSC. Een account in EOS is gelijk aan een account in Pegasus omdat beiden een implementatie zijn van dezelfde Oracle E-Business Suite en beide draaien op dezelfde machine. Iemand die op Pegasus inlogt, krijgt ook zijn EOS-menu's te zien en andersom. Dat moest vanuit de conversie worden voorkomen, vandaar dat zowel de EOS- als de Pegasus-icoontjes in het Novell-opstartmenu zijn dichtgezet. Op 14 februari is Pegasus weer vrijgegeven. De verwachting is dat er vanaf 1 april weer kan worden tijdgeschreven. Tot zolang moeten de uren op papier worden bijgehouden. Aandachtspunten en mogelijke problemen De planning van de inrichting en het vrijgeven van projecten is krap. Indien er nog extra onvoorziene inrichtingswerkzaamheden verricht moeten worden om de projecten te kunnen vrijgeven (zie ook de hoofdpuntenrapportage van de Stuurbegroting) leidt dit tot vertraging. Vooruitblik naar komende periode Eventuele ‘inregel’ aandachtspunten worden verder opgepakt bij het project EOS ‘inregelen’.

-8-

Voortgangsrapportage programma ‘DOEN’: december 2007 / februari 2008 Hoofdpuntenrapport Project:

I: Verbeteren bedrijfsvoeringprocessen Sub d: Programmamanagement

Fase:

Eerste fase projectgroep programmamanagement

Rapportageperiode:


Datum:

7 februari 2008

Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen * 1 februari is er een afsluitende bijeenkomst geweest van projectgroep programmasturing om op basis van concept-notities een afrondende discussie te hebben inzake de structuur van programmasturing binnen DSO: - Benoemen uitvoeringsprogramma’s en programmamanagers - Herzien taken & verantwoordelijkheden programmamanagers - Koppeling programmanagement en uitvoeringsprogramma’s aan doelenbomen uit de programmabegroting Op basis van deze discussie wordt nu een eindnotitie opgesteld. Gereed product - concept eindnotitie Programmamanagement binnen DSO Aandachtspunten en mogelijke problemen Planning Budget Kwaliteit resultaat Risico’s

Nog (interne) discussie over definiëring van aantal uitvoeringsprogramma’s en verantwoordelijke programmamanagers in relatie tot de opdracht om binnen de bestaande lijnhiërarchie programmasturing te organiseren. Discussiepunt gaat met name over het feit of je alle uitvoering zoveel mogelijk bij of BTD (bestaande stad) en/of HOB (nieuwe ontwikkelingen) en zoveel mogelijk weg haalt bij Beleid. Hierop wordt in bovengenoemde concept eindnotitie apart ingegaan



Vooruitblik naar komende periode De eerste actie vanuit MT/DT-retraite eind 2007 - het beschrijven van de structuur programmamanagement – die kan worden beschouwd als de afsluiting van de eerste fase programmasturing, zal binnenkort worden afgerond met de oplevering van een eindnotitie die dan in februari in DT besproken kan worden, inclusief discussie en besluitvorming over aantal uitvoeringsprogramma’s (zie hierboven).

-9-



I: Verbeteren bedrijfsvoeringprocessen Sub e: Organiseren ondersteuning t.b.v. OG&ON

Fase:

Afrondingsfase

Rapportageperiode:


Datum:

7 februari 2008

Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen Eerste behandeling in MT DSO van voorstel ‘werkwijze OG/ONoverlegstructuur en geïntegreerde kwartaalrapportage’ (aangehouden). Algemeen In het laatste kwartaal van 2007 is in samenwerking met verschillende partijen hard gewerkt aan twee procesvoorstellen in de ondersteuning van de OG op het gebied van de bedrijfsvoering. Beide voorstellen zijn in eindconceptvorm gereed. Vanwege het opstellen van nieuwe beheerregels door het Grondbedrijf is het concept procesvoorstel P&C-grexadvies uitgesteld. Zodra de beheerregels gereed zijn, zal in een gezamenlijke sessie bekeken worden in hoeverre het onderhavige procesvoorstel P&C-grexadvies daarop afgestemd dient te worden. Voor wat betreft het voorstel ‘werkwijze OG/ON-overlegstructuur en geïntegreerde kwartaalrapportage’ vindt momenteel nadere afstemming plaats tussen de algemeen directeur en de directeuren FSC en HOB.

Planning

• •

Aandachtspunten en mogelijke problemen M.b.t. voorstel werkwijze OG/ON-overlegstructuur en geïntegreerde kwartaalrapportage: besluitvorming in MT DSO uiterlijk eind februari. M.b.t. voorstel P&C-grexadvies: sessie tussen FSC en Grondbedrijf/Planeconomie over de impact van de nieuwe beheerregels op het concept procesvoorstel P&C-grexadvies. Besluitvorming in MT DSO uiterlijk medio maart.

Budget Kwaliteit resultaat Risico’s Inzet projectmedewerkers


•

Vooruitblik naar komende periode Beide voorstellen ter besluitvorming in MT DSO uiterlijk medio maart.

- 10 -



Fase:

L: Veranderen cultuur (houding en gedrag) Rapportageperiode:


Datum:

7 februari 2008

Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen Op 4 december is een projectleider benoemd voor dit project. Op 22 januari heeft een retraite plaatsgevonden van het MT DSO met de directie MT’s over het onderwerp. Daarmee is de aftrap gegeven. Gereed product Voorstel voor het MT DSO voor de aanpak van de komende maanden waarin de focus bepaald moet worden: wat is het thema/ het centrale probleem en op welke inhoudelijk terreinen (aansluitend bij wat er al loopt/het primaire proces) gaat de dienst aan de slag. Wordt waarschijnlijk op 12 februari besproken.

Planning

Budget Kwaliteit resultaat Risico’s Inzet projectmedewerkers

Aandachtspunten en mogelijke problemen Februari/maart: bijeenkomsten met medewerkers Op 26 maart is de volgende bijeenkomst MT DSO met de directie MT’s, waarna op 1 april een plan van aanpak voorgelegd wordt aan het MT DSO Looptijd in ieder geval 2 jaar Nog nader te bepalen Ondersneeuwen bij andere prioriteiten met meer ’harde’ en zichtbare deadlines/resultaten Nog nader te bepalen

Vooruitblik naar komende periode Te behalen mijlpalen

- 11 -



Fase:

M: Verbeteren van het strategisch personeelsbeleid Rapportageperiode:


Datum:

7 februari 2008

Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Behaalde mijlpalen Positieve advisering door OR inzake Nota Strategisch Personeelsbeleid en daarmee Nota definitief vastgesteld. Gereed product

Structureel budget voor grootschalige professionaliseringstrajecten vastgesteld m.i.v. stuurbegroting 2008

Aandachtspunten en mogelijke problemen Planning Budget Kwaliteit resultaat Risico’s Inzet projectmedewerkers


Vooruitblik naar komende periode Februari: dienstbrede personeelsschouw in MT Maart: start bewustwordingstraject inzake integriteit April: start STAR-trainingen t.b.v. objectieve werving en selectie April: evaluatie instrument personeelsplanning

- 12 -

Bijlage voortgangsrapportage programma DOEN per project

Recommend Documents