Minder regels, beter doen Voortgangsrapportage

“Minder regels, beter doen” Voortgangsrapportage

Hof van Twente steeds harder op weg naar minder regels en een betere dienstverlening!

Gemeente Hof van Twente Periode 2009

“Minder regels, beter doen”

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Invulling minder regels beter doen 3. Hofinitiatieven 2009 en 2010 3.1 Afdeling Algemene Zaken 3.2 Afdeling Openbare Werken 3.3 Afdeling Facilitaire Zaken 3.4 Afdeling Publiekszaken 3.5 Afdeling Vergunning & Handhaving 3.6 Afdeling Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling 3.7 Afdeling Financiële Zaken 3.8 Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling 3.9 Overzicht Hofinitiatieven 2009 en 2010 4. Aanbevelingen 4.1 Dienstenrichtlijn 4.2 Lex Silencio Positivo 4.3 Minder vergunningen 4.4 Snellere dienstverlening 4.5 Mediationvaardigheden 4.6 Compliment 5. Slotwoord

Voortgangsrapportage 2009

2 3 4 4 5 6 8 8 10 10 11 13 14 14 16 16 17 17 18 19

1


1. INLEIDING In 2006 heeft het college van de gemeente Hof van Twente besloten om aandacht te gaan schenken aan het schrappen van regels en daarbij te streven naar een betere dienstverlening die gestructureerd verloopt. Hierdoor wordt de administratieve lastendruk van de burger verminderd. Vanaf juni 2007 is er daadwerkelijk begonnen met het Dereguleringstraject “Minder regels, beter doen”. Maar er is meer… Tijdens het verbeteren van de dienstverlening en het verminderen van de regeldruk, die overigens kabinetsbreed wordt aangepakt, wordt de eigen overheidsorganisatie verbeterd. Door digitalisering kan tijd en geld worden bespaard, informatievereisten kunnen worden beperkt en bezwaarprocedures kunnen wellicht worden voorkomen. Dit betekent winst in de vorm van tijd en kwaliteit en wordt er gewerkt aan een daadkrachtige en slagvaardige lokale overheid. Landelijk gezien is er aandacht voor begrijpelijke taal, het vereenvoudigen van aanvraagprocedures en het verbeteren van het contact tussen burger en overheid. Door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (hierna: Ministerie van BZK) worden er regelmatig aanreikingen gedaan met betrekking tot ‘Minder regels, meer service’. Deze beslaan een verscheidenheid aan onderwerpen. De kunst is om deze aanreikingen in de hand te nemen en er een vertaalslag mee te maken richting onze eigen organisatie. Een voorbeeld van een aanreiking van het Ministerie van BZK is de ontwikkeling van plaatsonafhankelijke dienstverlening, waardoor men de burgers nog beter tot dienst kan zijn. Wanneer deze werkwijze operationaal is, (de benodigde wetgeving is overigens al aangenomen) is het voor een ieder mogelijk om een nieuw paspoort aan te vragen in een andere gemeente dan de gemeente waar men gevestigd is. Dit soort dienstverlening zal op den duur eveneens gelden voor rijbewijzen. Op deze manier worden de mogelijkheden voor burgers vergroot en zijn zij niet meer gehouden aan openingstijden van het eigen gemeentehuis. De plaatsonafhankelijke dienstverlening is één van de voorbeelden van het meedenken met de burger. Door het opstellen van afdelingsplannen kan er ook daadwerkelijk een vertaalslag worden gemaakt van de aanreikingen van het Ministerie van BZK naar onze eigen gemeente Hof van Twente. Daarnaast is gebleken dat de afdelingen goed in staat zijn om zelf initiatieven te bedenken in het kader van het Dereguleringstraject. Om hierop grip te blijven houden, wordt er jaarlijks geïnventariseerd hoe de afdelingen ervoor staan. In deze voortgangsrapportage zal aandacht worden geschonken aan de behaalde resultaten van iedere afdeling in de afgelopen periode op het gebied van “Minder regels, beter doen”.


2


2. INVULLING AAN MINDER REGELS, BETER DOEN Een klantgerichte overheid kan de administratieve lastendruk verminderen maar zal daarbij goed in de gaten moeten houden dat de participatie van bijvoorbeeld kwetsbare mensen niet verloren gaat. Meer is niet per definitie beter maar soms wel noodzakelijk. Verlaging van de lastendruk is prima en zal in de meeste gevallen ook zorgen tot vereenvoudiging maar de klantgerichtheid en -bereidheid zal op een ongekend niveau aanwezig moeten zijn en blijven. Door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (hierna: VNG) worden regelmatig aanwijzingen gegeven, die als hulpmiddel kunnen dienen bij het blijven invullen van deregulering. Zo meldt de VNG dat een regel niet onevenredig zwaar mag zijn ten opzichte van het doel waarvoor het bestemd is en dat er alleen voor een vergunningstelsel dient te worden gekozen als dit echt nodig is. Voorts dient aan een aanvrager enkel de noodzakelijke gegevens te worden opgevraagd die bij een aanvraag van een bepaalde vergunning nodig zijn. Eveneens dient voor de burger relevante informatie over weten regelgeving en andere procedures helder en toegankelijk te zijn.

Doordat informatie verspreid ligt over verschillende instanties is het voor de burger lastig om de juiste informatie bij de juiste instantie over de door hem gevraagde vergunning, uitkering, subsidie of dergelijke te verkrijgen. Hierdoor kunnen procedures onnodig lang duren en kunnen er fouten ontstaan die eigenlijk niet gemaakt hoeven te worden. Door overheidsinformatie eenduidig, duidelijk en toegankelijk te maken, wordt de dienstverlening ten opzichte van burgers vergroot. Deze dienstverlening kan op verschillende manieren vorm krijgen. Tegenwoordig is het internet het eerste medium om informatie te verkrijgen. Door de gemeente website actueel te houden, ontstaat er een betrouwbare bron van informatieverschaffing. Met de in ontwikkeling zijnde nieuwe website werkt ook de gemeente Hof van Twente aan verbetering van de dienstverlening en informatieverschaffing aan burgers. Landelijk wordt er, onder andere door onze vorige burgemeester Ank Bijleveld, volop aandacht geschonken aan mediation. Dit zijn communicatieve vaardigheden zoals luisteren, samenvatten en doorvragen vanuit een open houding en daarbij specifieke conflictoplossende interventies hanteren zodat escalaties worden voorkomen. Het gaat vooral om persoonlijk contact met en aandacht voor de burger. Ook binnen de gemeente Hof van Twente groeit het enthousiasme om op informele wijze tot een oplossing te komen. Het is en blijft belangrijk om goed te luisteren naar de burger om onduidelijkheden van beide kanten weg te nemen en wellicht tot mogelijkheden te komen, die vernieuwende inzichten geven aan alle partijen. Inspireer elkaar om op creatieve wijze formele en zware procedures te voorkomen. Ten grondslag aan goed contact met de burger ligt begrip. Informatie dient begrijpelijk te zijn voor een ieder, zowel voor de burger als voor de bestuursorganen. Onder andere het begrijpelijk maken van formulieren draagt bij aan het opbouwen van beter en efficiënter contact tussen overheden en burgers. Binnen de gemeente Hof van Twente wordt momenteel gewerkt aan het versimpelen van de bestaande formulieren. Door het hanteren van een vast format en eenduidige opzet, wordt getracht eenheid te creëren en daarbij helderheid te geven in de veelzijdigheid van formulieren. Daarnaast wordt er gewerkt aan het DigiD proof maken van formulieren. Wanneer dit allemaal goed loopt zal er een hoop papierwerk verdwijnen, dat dan weer bijdraagt aan het principe “Minder regels, beter doen”.


3

Minder regels, beter doen

3. HOFINITIATIEVEN 2009 EN 2010 Gezien de eerder gemaakte afspraken is het van belang de vastgestelde doelstellingen niet uit het oog te verliezen. Uit de voorafgaande voortgangsrapportages blijkt dat Hof van Twente druk bezig is met de implementatie van het dereguleringstraject “Minder regels, beter doen”. Men is actief bezig om de dienstverlening naar de burger toe duidelijker en systematischer vorm te geven. Dit uit zich ook in de onderstaande initiatieven die door de afdelingen zijn geformuleerd. Samen werken aan minder regels, beter doen betekent dat iedere afdeling per jaar twee initiatieven dient te tonen. In het kader van de monitoring ervan staan hierna de initiatieven beschreven die in de afgelopen jaren gerealiseerd of nog in proces zijn. Eveneens is per afdeling aangegeven welke doelstellingen zij zich voor het jaar 2010 hebben opgelegd om het dereguleringsproject te bevorderen en te stimuleren. 3.1 Afdeling Algemene Zaken Publicatie verordeningen en beleidsregels In het kader van het project decentrale regelgeving staan per 1 september 2009 alle actuele verordeningen van de gemeente Hof van Twente gepubliceerd op www.overheid.nl. Op deze manier zijn de verordeningen goed toegankelijk voor de burgers. Op dit moment zijn de verordeningen voor burgers enkel via de website overheid.nl te vinden. Wel staat er op de gemeentewebsite een verwijzing en een toelichting naar de overheidswebsite, zodat de burger deze ook via onze website, snel en eenvoudig terug kan vinden. Een zelfde soort traject loopt momenteel voor de beleidsregels. Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden en de eerste beleidsregels staan reeds opgenomen in het overheidssysteem. Tegen de tijd dat alle beleidsregels verzameld en compleet zijn, zullen deze in hun geheel gepubliceerd worden op www.overheid.nl. Van belang is om nogmaals te verwijzen naar de procesbeschrijving die speciaal voor het project decentrale regelgeving is geschreven. In deze procesbeschrijving wordt duidelijk weergegeven welke stappen gevolgd dienen te worden voordat er een beleidsregel in het CVDR systeem opgenomen kan worden. Deze beschrijving zorgt er voor dat de extern werkende regelingen centraal verzameld worden en daarbij voorzien zijn van metadata. Door het publiceren van de verordeningen wordt voldaan aan de verplichting uit de Wet elektronische bekendmaking, welke voor gemeenten per 1 januari 2011 in werking treedt en voorschrijft dat gemeenten verplicht zijn om al hun algemeen verbindende voorschriften in geconsolideerde vorm beschikbaar te stellen via internet. Om toch tot een betere dienstverlening naar de burgers toe te kunnen komen, wordt op dit moment gewerkt aan de mogelijkheid de gemeentelijke verordeningen en beleidsregels makkelijk te kunnen terugvinden op overheid.nl. Vereenvoudiging formulieren Tijdens het kritisch bekijken van de actuele formulieren van de gemeente Hof van Twente is de conclusie getrokken dat er her en der nog wel wat aan verbeterd zou kunnen worden. Vele formulieren hebben een verschillend format, kennen dubbelzinnige vraagstellingen, worden ondanks de vermelde link niet digitaal toegankelijk of hebben sterke samenhang met een ander formulier zodat deze beter samengevoegd kunnen worden. Er is een werkgroep opgezet, die de gemeentelijke formulieren kritisch heeft bekeken. Deze werkgroep heeft een lijst opgesteld waarin de bevindingen zijn vastgelegd. Aan de hand van Voortgangsrapportage 2009

4


deze bevindingen zal worden overlegd hoe er vervolg wordt gegeven aan het vereenvoudigen en het DigiD proof maken van de formulieren. Daarnaast is er besloten om een standaard ‘blok’ op te stellen waarin de aanvrager zijn of haar gegevens kan plaatsen. Door hier te kiezen voor één standaard blok ontstaat er nog meer eenheid in de formulieren en wordt het overzichtelijker voor zowel de aanvrager als voor de behandelaar van het betreffende formulier. De doelstelling “vereenvoudigen van formulieren” is dus nog volop in ontwikkeling, maar krijgt wel steeds meer vaste vorm. Folder bezwaar en beroep De folder bezwaar en beroep heeft als doel de burger te informeren en bij te staan in de bezwaar- en beroepprocedure. In de folder wordt onder andere vermeld wanneer men bezwaar kan maken, bij welke bestuursorgaan men het kan indienen en op welke wijze het bezwaar- of beroepschrift dient te worden ingediend. In het kader van het project Mediation (zie verder hoofdstuk 5 Aanbevelingen) wordt in de folder eveneens de mogelijkheid voor alternatieve geschillenbeslechting genoemd. Hiermee wordt aangesloten bij de actuele ontwikkelingen in de organisatie. Algemene regels Terrassen en Sluitingstijden Horeca Cluster AJZ is momenteel bezig met het opstellen van algemene regels voor terrassen. De bedoeling is dat per 1 januari 2010 deze Algemene Regels in werking treden. De vergunningsverplichting voor terrassen is per 1 september 2009 reeds afgeschaft. Eveneens worden de sluitingstijden voor Horecagelegenheden gelijkgesteld en verruimd. Deze ontwikkelingen dragen bij in een versnelde afhandeling en betere regulering van horecaondernemingen. Plannen 2010 Algemene Zaken • AZ zal ook in 2010 een coördinerende en initiërende rol nemen en houden in het project Minder Regels, Beter Doen; • In 2010 zal AZ verder zorgen voor algemene regels in het kader van winkeluitstallingenbeleid. De vergunningsplicht in deze wordt dan afgeschaft; • Voorts wordt er vanuit AZ 1 medewerker ingezet als mediator in zowel interne als externe zaken. 3.2 Afdeling Openbare Werken Versterking van factor C van communicatie in de organisatie −

“Het communiceren met collega’s, de gemeenteraad, inwoners en organisaties speelt op allerlei niveaus en op allerlei momenten”.

−

“Communicatie hoort in ieder geval tijdig, begrijpelijk, constant en samenhangend te zijn”.

In het communicatiehandboek factor C staan bovengenoemde doelstellingen vermeld, die duidelijk maken dat factor C iets is van de gehele organisatie en waarmee dus ook iedere medewerker van de gemeente Hof van Twente te maken heeft. Er staat tevens vermeld dat de verbetering van communicatie een groeiproces is. Naar aanleiding hiervan kan geconcludeerd worden dat deze doelstelling eigenlijk niet betrekking heeft op één jaar. Het is een continu proces dat van belang is en zal blijven. Ook de afdeling Openbare Werken is actief bezig geweest met het implementeren van factor C. Door deze implementatie wordt geprobeerd zo vroeg en uitgebreid mogelijk de burger te informeren over de ophanden zijnde openbare werken. Voortgangsrapportage 2009

5


In 2009 heeft de afdeling Openbare Werken bij de voorbereiding en uitvoering van haar projecten volgens factor C gecommuniceerd. Burgers zijn bij de planvoorbereiding en uitvoering actief geïnformeerd. Hierbij zijn, waar nodig, medewerkers van de afdeling communicatie betrokken. De communicatie heeft plaatsgevonden door middel van: − De aankondiging van informatieavonden inzake de voorbereiding en uitvoering van plannen en projecten in de leefomgeving via de website en publicaties in hofweekblad; − de huis aan huis verspreiding van nieuwsbrieven (bij bewoners in de directe leefomgeving van uit te voeren plannen en projecten); − het publiceren van nieuwsbrieven op de website; − het houden van inloop- en informatieavonden en plannen van presentaties met behulp van scherm, foto’s, tekeningen, 3Dfilmpjes en mondelinge toelichting; − Het verzamelen van opmerkingen, wensen, meningen, suggesties en aandachtspunten van bezoekers; − Het verzenden van reactienota; een specifieke naar reactiegevers en een algemene naar de bewoners in de buurt volgens de inspraakverordening; − Het publiceren van de algemene reactienota en vervolgplanning in de nieuwsbrief op de website. De afdeling Openbare Werken is in 2009 goed op weg geweest om factor C in haar werkwijze en procedures te implementeren. Plannen 2010 Openbare Werken • In 2010 wordt een vervolg gegeven aan het gebiedsgericht werken. De nadruk zal komen te liggen op burgergericht handelen bij werkzaamheden van Openbare Werken; • Tevens wordt een pilotproject uitgevoerd waarbij als uitgangspunt dient, de burger beter betrekken bij de participatieladder. 3.3 Afdeling Facilitaire Zaken Voor de afdeling Facilitaire Zaken, taakonderdeel Documentaire Informatievoorziening stond voor 2009 de volgende doelstelling vermeld: −

Het Documentair Managementsysteem Verseon (DMS) “De afdeling facilitaire zaken zal het elektronische dossier meer gaan uitbreiden op toepassingsmogelijkheden. De digitale dienstverlening zal daarmee op een hoger niveau worden getild."

Het taakonderdeel Documentaire Informatievoorziening (DIV) is verantwoordelijk voor de documenthuishouding en zorgt in de uitvoering voor het inrichten, beheren en regisseren van de gehele (elektronische) documentlogistieke keten. DIV voert het dagelijkse archiefbeheer uit en beheert de dynamische -, semi-statische -, en statistische archieven voor de gehele gemeentelijke organisatie. Daarnaast speelt DIV een rol bij het adviseren, voorlichten en assisteren van digitaliseringtrajecten binnen de organisatie. Doel is om de gehele organisatie optimaal te voorzien van informatie uit de post, het archief, vakliteratuur en de documentaire systemen. DIV geeft aan dat het Documentair Managementsysteem Verseon (DMS) nog onvoldoende is geïmplementeerd. Dit heeft onder andere te maken met een kwalitatief en kwantitatief probleem ( techniek, applicatiebeheer, uren, enz..) Voorts blijkt dat hiervoor te weinig draagvlak bestaat. Begin 2009 is er een nieuwe projectleider aangesteld en in september 2009 een nieuwe opdrachtgever. Om voor 2010 de implementatie verder vorm te geven, is een projectplan opgesteld dat in concept klaar is. De implementatie van een DMS is een


6


organisatiebreed project, het is derhalve van belang dat het (vervolg-) traject voor 2010 in projectvorm wordt opgepakt. De verwachting is dat in 2010 een deel van de papieren stukken wordt “achtergehouden” en de verwerking daarvan volledig digitaal zal plaatsvinden. Daarnaast zal eind 2009 een nieuw project digitalisering Omgevingsvergunningen door DIV worden gestart. Het is de bedoeling dat voor het einde van het jaar 2010 van 120 m² omgevingsarchief een digitaal archief voor Hof van Twente is gevormd en toegankelijk is gemaakt. Er zal dan bekeken worden of de digitale vergunningen via het internet aan de burger ter inzage kunnen worden gelegd. Indien in 2010 de digitalisering van Omgevingsvergunningen wordt afgerond, is het mogelijk dat het aantal uitleningen van met name Omgevingsvergunningen drastisch wordt verminderd. Hierdoor zal een flink aantal uren worden bespaard, waardoor het mogelijk wordt gemaakt om andere werkzaamheden op te pakken. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan het ondersteunen van de afdelingen bij het werken met het DMS, het informeren en instrueren van nieuwe medewerkers en het doorontwikkelen van het DMS. Tevens kan, in het kader van de duurzaamheid, meer tijd worden gestoken in het opschonen en ordenen van de archieven van de voormalige gemeenten. DIV kan de (digitale) dienstverlening naar burgers toe vergroten, door een snellere en adequate afhandeling van zaken middels het gebruik van sjablonen gekoppeld aan het DMS. De medewerkers in de organisatie zijn voor het raadplegen van volledige en afgehandelde correspondentie niet meer afhankelijk van DIV. Er zal dan minder (achteraf) gescand en meer direct digitaal opgeslagen worden. Door een betere communicatie, goede afspraken en intensief overleg wil DIV tot een goede onderlinge samenwerking komen. Door zaakgericht te gaan werken, zal de informatie toegankelijker worden en de dienstverlening verbeterd worden. DIV wil en kan een rol spelen door het bieden van ondersteuning aan het Project Dienstverlening, Kwaliteitshandvest en andere digitale projecten. Plannen 2010 Facilitaire Zaken De verwachting is dat het aantal registraties van stukken in 2010 zal toenemen door het intensiever gebruik van het DMS en een nieuwe procedure postbehandeling. a. Zie: project Doorontwikkeling Verseon (DMS) b. In 2005 is een besluit genomen over het digitaliseren van deelarchieven (bevolkinggegevens en cliëntendossiers sociale dienstverlening). Het onderdeel digitaliseren van woning- en persoonskaarten en akten van de Burgerlijke Stand is afgerond. In het kader van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en, gezien het feit dat de bouwen milieudossiers van gemeente Hof van Twente reeds op locatie geplaatst zijn, heeft het digitaliseren van de omgevingsvergunningen de voorkeur boven het digitaliseren van het cliëntenarchief van WIZ. • •

Doorontwikkelen van het DMS-systeem; Dienstverleningsconcept vernieuwen;

3.4 Afdeling Publiekszaken Maken van publieksbrochure Om een nog betere informatiestroom richting de burger te laten gaan is er voorgesteld om een publieksbrochure te ontwerpen. De brochure “Samenhangende besluiten” is reeds ontwikkeld en wordt sinds kort uitgegeven. Tot nu toe is er al wel veel aandacht geschonken aan het besluit zodat de medewerkers van Publiekszaken klanten mondeling kunnen wijzen op de eventuele samenhang met andere producten. Voortgangsrapportage 2009

7


Uitbreiding aantal DigiD producten (het doorgeven van een verhuizing via DigiD) Als tweede stond voor de afdeling publiekszaken de uitbreiding van DigiD producten genoemd in de afdelingsplannen. Daarbij zou er geprobeerd worden om het doorgeven van een verhuizing mogelijk te maken via DigiD. Dit is helaas nog steeds niet gerealiseerd in verband met technische problemen bij de leverancier van de applicatie. Deze heeft toegezegd dat het digitaal doorgeven van verhuizingen het laatste kwartaal van dit jaar mogelijk wordt gemaakt, dus dat is nu de nieuwe planning voor dit plan. De afdeling publiekszaken is sinds juli 2009 gestopt met het eisen en opvragen van uittreksels bij huwelijken. Landelijk is men bezig om het overleggen van uittreksels onnodig te maken. Hierop vooruitlopend heeft de gemeente Hof van Twente het eerste begin al gemaakt. Dit ligt in de lijn van “Minder regels, beter doen” en scheelt de burger kosten en tijd. Aangezien veel asielzoekers die bij de gemeente op bezoek kwamen niet alle gegevens meegenomen hadden of compleet hadden, is de afdeling publiekszaken hen hierin tegemoet gekomen. Medewerkers van de afdeling publiekszaken gaan namelijk sinds april 2009 elke maand op bezoek bij het asielzoekerscentrum. Tijdens deze bezoeken is het mogelijk om aanvragen te behandelen. Op deze manier hebben de asielzoekers alle benodigde stukken bij de hand en kan de gemeente zorgvuldiger en sneller verder met de door hen ingediende aanvraag. Deze ontwikkeling is een typisch voorbeeld van beter doen. Plannen 2010 Publiekszaken • Door de invoering van het Klant Contact Systeem wordt het mogelijk om vanaf 2010 te gaan sturen op de afdoening van terugbelafspraken. Vanaf dat moment kan de snelheid van het terugbellen ook in het Kwaliteitshandvest worden opgenomen; • Het verbeteren van het Kwaliteitshandvest. Publiekszaken wil in 2010 nog beter en duidelijker aangeven wat de burger van de gemeente kan verwachten op het moment dat de burger in contact komt met de gemeente. 3.5 Afdeling Vergunningen & Handhaving Slim handhaven Voor de afdeling Vergunningen & Handhaving stond de implementatie van “Slim Handhaven” vermeld in de afdelingsplannen. Door integraal te handhaven, dus in samenwerking met milieu inspecteur, de bouwinspecteur en bijvoorbeeld de politie, kan lastenverlichting worden gerealiseerd voor bedrijven en burgers. In het handhavingsuitvoeringsprogramma 2009 is “Slim handhaven” geïmplementeerd. Het heeft zich in dit jaar toegespitst op milieuhandhaving. Op basis van de systematiek “slim handhaven” zijn er circa honderd agrarische bedrijven bezocht. In 2010 zal dit verder worden uitgebouwd naar de andere taakvelden op het gebied van handhaving van de fysieke leefomgeving. Balie- of klaar-terwijl-u-wacht-vergunning Begin 2009 zijn de mogelijkheden onderzocht rond een eventuele invoering van de balievergunning in de gemeente Hof van Twente. Gebleken is dat onze gemeente hier niet voor in aanmerking komt, aangezien wij niet geschikt zijn. Wel zijn er in het kader van deregulering en verbeterde dienstverlening alternatieven onderzocht. Hierover is de raad per memo geïnformeerd op 14 april van dit jaar. Het gaat daarbij om onderstaande punten; 1. Kortingen op leges als plannen in één keer voldoen aan toetscriteria; 2. Aanpassen van werkprocessen, daar waar mogelijk doorlooptijden verkorten; 3. Vereenvoudigen van voorschriften in bestemmingsplannen met ruimere bouwmogelijkheden en minder ontheffingsmogelijkheden; 4. Verbeterde automatisering/ digitale dienstverlening; 5. Digitalisering van bestemmingsplannen.


8


Momenteel zijn voor deze punten de volgende acties ondernomen: Ad1 Door het cluster Vergunningen is er een voorstel richting de afdeling Belastingen gedaan om de leges in bepaalde gevallen te verlagen. Dit voorstel wordt door de afdeling Belastingen meegenomen in hun raadsvoorstel ten aanzien van de legesverordening 2010. Ad 2 De invoering van de WABO heeft tot gevolg dat verschillende disciplines beter op elkaar worden afgestemd. De omgevingsvergunning wordt geïntroduceerd. Dit zal leiden tot snellere doorlooptijden en lagere kosten. De organisatie is druk bezig zich voor te bereiden op de invoering van de WABO. De WABO zal ongeveer in april 2010 in werking treden. Ad 3 In een werkgroep bestaande uit medewerkers van Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling, cluster stedelijk, en Vergunningen & Handhaving is het handboek digitale bestemmingsplannen verbeterd. Bouwmogelijkheden zijn verruimd en ontheffingsbepalingen zijn, daar waar mogelijk, geschrapt. Het is de bedoeling om met REO cluster landelijk een zelfde sessie te doen bij de ontwikkeling van het nieuwe bestemmingsplan buitengebied Hof van Twente. Ad 4 In het kader van de WABO is een nieuw automatiseringsprogramma “SBA” aangeschaft. Dit programma heeft meer mogelijkheden dan de bestaande programma’s. Verschillende afdelingen kunnen hier (gezamenlijk) mee werken. Daarnaast is de webbeheerder bezig de website te verbeteren en te actualiseren. Dit is een continu proces. Deze ontwikkelingen zal de dienstverlening ten goede komen. Ad 5 Het digitaliseren van de bestemmingsplannen is een proces dat naar verwachting in 2012 is afgerond. De afdeling REO is hiermee momenteel druk bezig. Bepaalde bestemmingsplannen zijn inmiddels via de website inzichtelijk. Deze zullen worden uitgebreid en verbeterd. Plannen 2010 Vergunningen en Handhaving • Het oprichten van een inloopspreekuur / “meedenkbalie”. Door de afdeling wordt aan burgers advies op maat gegeven met betrekking tot plannen op het gebied van bouwen, aanleggen, slopen, reclames, etc. De burger krijgt aan de balie helderheid en informatie over welke mogelijkheden bestaan voor zijn plannen en de bijbehorende procedure; • Doel is op 1 januari 2011 alle aanvraagformulieren voor de afdeling V&H te digitaliseren. De aanvragen die thuis horen in het Omgevingsloket, vallen niet onder deze digitalisering; • Het ontwikkelen en moderniseren van handhaving door middel van het ontwikkelen van een eenduidig afsprakenformulier en controlelijsten 3.6 Afdeling Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling Regionaal project administratieve lastenverlichting De afdeling Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling neemt deel aan een regionaal project inzake administratieve lastenverlichting voor bedrijven. Een extern bureau heeft in het tweede kwartaal van 2009 het dereguleringsadvies voor de negentien doorgelichte gemeentelijke producten aangeboden. Herijking bestemmingsplan buitengebied Bij de thematische herziening van het bestemmingsplan buitengebied zijn de voorschriften dusdanig opgesteld dat voor aanvragen, die niet voldoen aan het geldende bestemmingsplan maar wel voldoen aan de beleidsregels, niet langer een zware ruimtelijke Voortgangsrapportage 2009

9


procedure geldt. Er kan derhalve worden volstaan met een eenvoudige binnenplanse ontheffing. Dit heeft als doel dat de gewenste ontwikkelingen zoveel mogelijk in rechte zijn toegestaan. Deze werkwijze zal ook worden toegepast voor het nog op te stellen bestemmingsplan buitengebied. Naast deze wijziging is het handboek bestemmingsplannen, dat als basis dient voor alle bestemmingsplannen binnen de kernen, aangepast. Hierdoor wordt meer in rechte toegestaan. Het gevolg hiervan is dat vergunningen vaker zonder ontheffingsprocedure kunnen worden verleend. Plannen 2010 Ruimtelijke en Economische Ontwikkelingen Administratieve lastenverlichting bedrijfsleven. De aanbevelingen vanuit het regionaal project administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven met betrekking tot de vereenvoudiging van de procedures voor het krijgen van een marktvergunning zullen worden geïmplementeerd. Voorschriften bestemmingsplan buitengebied. Bij de vaststelling van de thematische herziening buitengebied is al een ontwikkeling tot deregulering in gang gezet. Ook de voorschriften voor de integrale herziening van het bestemmingsplan buitengebied worden dusdanig opgesteld, dat gewenste ontwikkelingen zoveel als mogelijk al bij recht worden toegestaan, dan wel dat dergelijke ontwikkelingen middels toepassing van ontheffings- en/of wijzigingsbevoegdheden relatief eenvoudig mogelijk gemaakt kunnen worden. Afstemming procedures voor kappen bomen. Momenteel kan het in bepaalde situaties voorkomen, dat voor de kap van bomen zowel een kapvergunning (op grond van de bomenverordening) alsmede een aanlegvergunning (op grond van het bestemmingsplan) benodigd is. In overleg met de afdeling Openbare Werken zal een voorstel worden uitgewerkt met als uitgangspunt dat slechts 1 procedure doorlopen hoeft te worden. 3.7 Afdeling Financiële Zaken Onder de burgeraandacht brengen van de Digitale Belastingbalie Om burgers beter op de hoogte te brengen van de digitale mogelijkheden van de gemeente Hof van Twente en hierbij invulling te geven aan onder andere het project C, had de afdeling Financiële Zaken zich als doel gesteld om de digitale belastingbalie onder de burgeraandacht te brengen. Gebleken is dat er geen extra publiciteit aan is gegeven. De verklaring die hiervoor gegeven is, is dat de naamgeving van de knop op de website veranderd is. Hierdoor is het niet voor iedereen duidelijk geweest waar de digitale belastingbalie daadwerkelijk te vinden was. De naam op de website week af van de naam die in de bijsluiter op de aanslagbrief vermeld stond. Door extra publicatie zou er verwarring zijn ontstaan. Het gebruik van de Digitale Belastingbalie is in 2009 licht afgenomen ten opzichte van 2008. Om verder gebruik te stimuleren is de afdeling Financiële Zaken voornemens om met de juiste vermelding in 2010 deze balie weer extra onder de aandacht van het publiek te brengen. Automatische kwijtschelding In samenwerking met de Stichting Inlichtingenbureau is er overgegaan tot automatische kwijtschelding. In totaal zijn er tot nu toe 191 aanvragen op deze wijze digitaal afgehandeld. Dit is een flinke toename ten opzichte van voorgaande jaren. In die tijd dienden nog 267 aanvragen handmatig beoordeeld te worden. De verwachting is dat de toename zich ook in het komende jaar zal voortzetten. Beleidsregel rioolheffing Op 18 juni 2009 is de nieuwe beleidsregel rioolheffing in werking getreden. Middels deze beleidsregel is er nog een extra stukje deregulering bereikt. Het zorgt er namelijk voor dat de


10


burger minder vaak aangifteformulieren in hoeft te vullen én zorgt voor een eenvoudiger aangifteformulier voor agrarische bedrijven. Plannen 2010 Financiële Zaken • Met ingang van 2010 zal binnen de organisatie gebruik worden gemaakt van het systeem SBA in plaats van BIMAS. SBA is één geïntegreerde basisvoorziening voor de gehele gemeente. Het beheerst tevens het vergunningsproces volledig. Ten aanzien van de legesaanslagen zal dan gebruik worden gemaakt van een softwarematige koppeling. Het handmatig opvoeren van de leges, komt dan te vervallen. Hiermee wordt naar schatting een besparing van 135 uren gedaan; • Informatie met betrekking tot de voortgang bouwwerken t.b.v. de waardering WOZ wordt opgenomen in het SBA systeem. Op dit moment controleert Belastingen de kadastrale gegevens bij de afgegeven bouwvergunningen. Met de invoering van de Wabo wordt deze controle van kadastrale gegevens onderdeel van het werkproces door de afdeling Vergunning en Handhaving; • Actieplan Elektronisch Factureren is ontwikkeld. Het E-factureren biedt een hoop voordelen. Grootste voordeel is de kostenbesparing. Daarnaast speelt gemak, snelheid en extra mogelijkheden een belangrijke rol. Hof van Twente kan reeds E-facturen ontvangen; • Er wordt getracht de nog openstaande posten automatisch in Access te verwerken en in te voeren. Het handmatig invoeren wordt hiermee afgeschaft. 3.8 Afdeling Werk, Inkomen en Zorg (Maatschappelijke Ontwikkeling) Wat betreft het verminderen van regels dient te worden opgemerkt dat in het Sociaal Zekerheidsrecht sprake is van complexe regelgeving en dat het zich niet makkelijk laat dereguleren. Immers, men is hier afhankelijk van de formele weten regelgeving. Niettemin valt er nog heel wat te behalen op het gebied van betere dienstverlening. Voor het jaar 2009 heeft de afdeling WIZ in het kader van “Minder Regels, Beter Doen” de onderstaande acties ondernomen, die deels afgerond of nog steeds in proces zijn. Verbetering of vereenvoudiging van de aanvraagprocedure voor het participatiefonds Deze vereenvoudiging van de aanvraagprocedure participatiefonds geldt met name voor de doelgroep die op of onder het sociaal minimum inkomen leeft, de Sociale Minima. Indien een aanvrager eerder in aanmerking is gekomen voor een sociale regeling, dan is het niet meer nodig dat hij bij een volgende of een andere aanvraag van een uitkering bepaalde gegevens dient te overhandigen. Hierbij kan gedacht worden aan gegevens die men bij het UWV kan opvragen. Zodoende wordt de administratieve lasten van de aanvrager verminderd. Ambtshalve voortzetten gratis abonnementen op de krant Het ambtshalve voortzetten van gratis abonnementen op de krant is met name bedoeld voor de doelgroep sociale minima. Deze voorziening wordt ambtshalve, dat betekent dat door de gemeente zonder aanvraag vooraf, aan mensen verleend. Door de gemeente wordt beoordeeld wanneer men in aanmerking komt voor een abonnement voor de periode van 1 jaar. Één aanvraagformulier voor sociale voorzieningen In 2009 is een start gemaakt met het opstellen van één aanvraagformulier voor alle armoederegelingen. Op dit moment liggen de concept aanvraagformulieren ter nadere evaluatie op de afdeling WIZ. Het is de bedoeling dat er een overzichtelijk en makkelijk hanteerbaar formulier wordt ontwikkeld, zodat de aanvrager niet meerdere malen zijn


11


gegevens hoeft op te geven. Hierdoor wordt de administratieve last van de burger eveneens verminderd. Plannen 2010 Maatschappelijke Ontwikkeling In 2010 geldt als voornaamste doelstelling het goed laten verlopen van de samenvoeging van de afdelingen Werk, Inkomen en Zorg (WIZ) en Welzijn en Onderwijs in één afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling (MO). In deze nieuwe afdeling is gekozen voor een nieuwe structuur, waarbij integraliteit, efficiency, continuïteit en kwaliteit centraal staan. Daarnaast staan in 2010 de volgende doelstellingen op het programma: Het verbeteren van de stroming van 1 aanvraagformulier voor alle armoederegelingen; Implementeren van het Digitaal Klantendossier (DKD) fase 2; Onderzoeken of de administratieve lasten voor de burger bij het aanvragen van bijzondere bijstand gereduceerd kunnen worden; Onderzoeken of het indicatievrij verstrekken van een aantal nader benoemde sociale voorzieningen mogelijk is. 3.9 Resumerend Gelet op het voorstaande is Hof van Twente volop bezig met het verminderen van regels, het geven van betere dienstverlening en het meedenken met de burger. Het blijkt dat een aantal doelstellingen niet het gewenste resultaat heeft opgeleverd. De niet behaalde doelstellingen zijn eveneens voor 2010 opgenomen. Het valt op dat de afdelingen in een “self learning proces” zitten en dat er kritisch gekeken wordt naar het eigen handelen en denken. Het niet behalen van de gestelde doelen betekent niet dat er gefaald is. Het tegengestelde is juist waar. Doordat er kritisch bekeken wordt naar waar de fout ligt, heeft ertoe geleid dat de afdelingen alert zijn op de gevolgen van hun handelen, denken en doen. Het laatste is een belangrijk omslagpunt voor de cultuur in de organisatie. Elkaar scherp houden en kritisch blijven, leidt er juist toe dat men bewust is en blijft van de gevolgen van het eigen handelen. In het navolgende is schematisch de hofinitiatieven van 2009 en 2010 weergegeven. Eveneens zijn de tot nu toe behaalde resultaten vermeld.


12


3.10 OVERZICHT HOFINITIATIEVEN 2009 EN 2010 Afdeling AZ

Plannen 2009

Publicatie verordeningen en beleidsregels Vereenvoudigen formulieren Algemene regels terrassen en Sluitingstijden Horeca

OW

Communicatie verbeteren op diverse niveaus

FaZa

DMS uitbreiden op toepassingsmogelijkheden Digitaliseren van cliëntendossiers en bevolkingsgegevens

PZ

V&H

REO

FZ

MO

*=

Opstellen Publieksbrochure Uitbreiden DigiD producten Vereiste uittreksels GBA verminderen bij huwelijk e.d. Slim handhaven Balie- of klaar-terwijl-uwacht-vergunning Korting op leges Aanpassen werkprocessen Vereenvoudigen voorschriften BP Verbeterde automatisering en digitale dienstverlening Digitalisering BP Regionaal project Administratieve Lastenverlichting Herijking BP buitengebied Digitale Belastingbalie onder de burgeraandacht brengen Automatische Kwijtschelding Beleidsregel Rioolheffing Vereenvoudiging aanvraagprocedure participatiefonds Het ambtshalve voortzetten van gratis abonnementen op de krant voor de doelgroep sociale minima Start gemaakt met het maken van 1 aanvraagformulier voor alle armoederegelingen

= Behaald , x= Niet behaald, - = Nog in proces,


Behaald?* /-

/-

/-

X/X/-

X/-

/-

-

//-

Plannen 2010

Coördinerende en initiërende rol project minder regels, beter doen Algemene regels winkeluitstallingenbeleid Het inzetten van 1 mediatior vanuit AZ

Gebiedsgericht werken, met de nadruk op burgergericht handelen Pilotproject burger beter betrekken bij de participatieladder DMS uitbreiden op toepassingsmogelijkheden Herstart contractbeheer Papieren archiefordening vereenvoudigen Project Duurzaamheid Sturen op afdoening van terugbelafspraken dmv invoering van het Klant Contact Systeem Verbeteren Kwaliteitshandvest

Oprichten van een “Meedenkbalie” Digitaliseren aanvraagformulieren Ontwikkelen en moderniseren Handhaving dmv eenduidige afsprakenformulier en controlelijsten

////X//-

/-

Regionaal project Administratieve Lastenverlichting Herijking BP buitengebied Afstemming procedures voor kappen bomen SBA ipv BIMAS Informatie mbt voortgang bouwwerken bevorderen Actieplan Elektronisch Factureren Openstaande posten automatisch in “Acces” verwerken Goed laten verlopen samenvoeging afdelingen WO en WIZ Het verbeteren van de stroming van 1 aanvraagformulier voor alle armoederegelingen Implementeren van het Digitaal Klanten Dossier (DKD) fase 2 Onderzoeken of de administratieve lasten voor de burger bij het aanvragen van bijzondere bijstand gereduceerd kunnen worden Onderzoeken of het indicatievrij verstrekken van een aantal nader benoemde sociale voorzieningen mogelijk is.

/ - = Deels behaald en nog in proces, x / - = (Nog) niet behaald en in proces

13


4. AANBEVELINGEN EN ZELFSTANDIGE PROJECTEN Uit het voormelde van deze voortgangsrapportage blijkt dat de gemeente Hof van Twente actief bezig is met het implementeren van “Minder regels, beter doen”. In het kader van de voortgang van het project “Minder regels, beter doen” wordt hierna nog eens kort aandacht geschonken aan belangwekkende punten van de handreiking dereguleringscheck. Deze handreiking staat eveneens op het intranet onder “Minder regels” en “Tips en trucs”. De onderstaande punten kunnen voor de afdelingen tevens ter inspiratie dienen voor de komende jaren. Let wel, deze punten zijn geen voorschriften, maar enkel instrumenten die als handvaten dienen voor de organisatie. Doelvoorschriften in plaats van middelvoorschriften In het kader van deregulering kunnen in plaats van gedetailleerde middelvoorschriften, doelvoorschriften gehanteerd worden. De wijze waarop die doelen gerealiseerd worden laat de overheid waar mogelijk over aan burgers, bedrijven en instellingen. Overbodige en/of tegenstrijdige regels Om geen ondoorzichtig woud te creëren van regels, is het van belang om overbodige regels te voorkomen. Het gaat hierbij om regels waarvan geen sturende werking uitgaat, dat wil zeggen dat gemeentelijke regels geen rechtsgevolg hebben omdat die zaken al worden geregeld door andere (hogere) wetgeving. Daarnaast mogen er geen tegenstrijdige eisen voortvloeien uit gemeentelijke regels in verhouding tot andere gemeentelijke, provinciale, landelijke of Europese wetgeving. Een goede manier om overbodige en tegenstrijdige regelgeving te voorkomen is het verbinden van een horizonbepaling aan elke regel. Kosten en administratieve lasten Voordat regels geschrapt worden dient er helder in beeld te worden gebracht wat de financiële gevolgen zijn. Dit dient ervoor een goede en weloverwogen beslissing te maken. Deregulering kan namelijk minder legesinkomsten inhouden. Als het daarbij gaat om leges die niet opwegen tegen de kosten die de gemeente moet maken voor dat product, ligt afschaffing voor de hand. Handhaving en risico management Door het afschaffen of verruimen van regels kan het zijn dat er meer nadruk op handhaving komt te liggen waarvoor extra capaciteit nodig is. Ook deze gevolgen dienen van tevoren in beeld te worden gebracht voordat een bepaalde beslissing genomen wordt. Transparantie Burgers moeten zich herkennen in het beleid van de gemeente. Er moet een deugdelijke motivatie onder de regeling liggen en deze moet ook kenbaar gemaakt worden. Regelingen zelf moeten toegankelijk zijn, eenvoudig en verstaanbaar. Daarbij moet geweken worden voor het verminderen van de juridische houdbaarheid ten opzichte van de leesbaarheid. In het navolgende zijn een aantal voorbeelden genoemd van projecten, die (zijdelings) bijdragen aan het project Minder regels, beter doen. De onderstaande projecten zijn al dan niet opgelegd door het Rijk of de Europese Unie. 4.1 Europese Dienstenrichtlijn Vanuit de Europese Unie is de verplichting voor het invoeren van de Europese Dienstenrichtlijn (hierna: Dienstenrichtlijn) aan alle overheidsinstanties van de EU-lidstaten opgelegd. Deze implementatie van de Europese Dienstenrichtlijn is één van de vele Voortgangsrapportage 2009

14


voorbeelden van deregulering. In het navolgende wordt kort ingegaan op het fenomeen Europese Dienstenrichtlijn. Op 28 december 2006 is de Dienstenrichtlijn in werking getreden. Deze richtlijn heeft tot doel het functioneren van de interne markt voor diensten binnen de Europese Unie te bevorderen, door ongerechtvaardigde belemmeringen weg te nemen voor de vrije vestiging en het vrij verkeer van diensten. In dit kader kan iedere Europese onderneming of ondernemer die diensten verricht, zich in een ander EU-lidstaat vestigen of daar een dienst leveren. Belemmeringen die het voor de ondernemer uit een ander EU-lidstaat moeilijker kunnen maken, zijn verboden. Hierdoor wordt het grensoverschrijdend aanbieden van diensten belemmerd. De Dienstenrichtlijn bevat bepalingen die de EU-lidstaten verplichten hun weten regelgeving door te lichten, door middel van een juridische screening, op de aanwezigheid van belemmeringen voor de toegang tot en de uitoefening van diensten. Deze verplicht vervolgens EU-lidstaten om te motiveren waarom deze belemmeringen in het licht van de Dienstenrichtlijn gerechtvaardigd zijn. Doelstellingen Kort gezegd streeft de Dienstenrichtlijn vier belangrijke doelstellingen na. Te weten: 1) De vrijheid van vestiging en van dienstverrichting binnen de EU te vergemakkelijken; 2) De rechten van afnemers van diensten als gebruikers van diensten te versterken; 3) De kwaliteit van diensten verbeteren; 4) Een effectieve samenwerking tussen de lidstaten tot stand brengen. In beginsel is een vergunningsstelsel geldend voor een dienstverlener, in strijd met de Europese Dienstenrichtlijn, tenzij sprake is van dwingende redenen van algemeen belang. Een van de aanvullende vereisten voor de regelgeving van overheidsorganen is de invoering van de werking van de Lex Silencio Positivo. Voorbeelden van dwingende redenen van algemeen belang is de openbare orde en veiligheid en de volksgezondheid. Hierbij kan gedacht worden aan een exploitatievergunning van een seksinrichting. Inmiddels is de gemeente Hof van Twente bezig met het opzetten van een bedrijvenloket voor ondernemers, waarbij ondernemers uit de eigen gemeente, andere gemeenten in Nederland en andere EU-lidstaten terechtkunnen voor informatie en formulieren. Eveneens is het de bedoeling dat deze informatie via de website aan dienstverleners beschikbaar wordt gesteld. Voorts blijkt uit de screening van de gemeentelijke verordeningen dat Hof van Twente grotendeels “Dienstenrichtlijnproof” zijn.


15


4.2 Lex Silencio Positivo Een van de aanvullende vereisten voor de regelgeving van overheidsorganen is de invoering van de werking van de Lex Silencio Positivo. De Lex Silencio Positivo (hierna: LSP) staat ook wel bekend als de van rechtswege verleende beschikking. Het is een juridische constructie die bijdraagt aan het voorkomen en bestrijden van overschrijding van beslistermijnen door de overheid. Het effect van de LSP is dat een beschikking van rechtswege positief luidt als een overheidsinstantie niet binnen de wettelijke voorgeschreven beslistermijnen een besluit op de aanvraag heeft genomen. De LSP fungeert als de zogenaamde stok achter de deur voor overheidsorganen. De van rechtswege verleende beschikking wordt via een nieuwe paragraaf 4.1.3.3. van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) geregeld en is onderdeel van de reeds geïimplementeerde Dienstenwet die op 1 januari 2010 in werking is getreden. Op vergunningstelsels die onder de werking van de Europese Dienstenrichtlijn vallen is de LSP van toepassing. De decentrale overheden zijn verplicht de LSP toe te passen. Op deze vergunningstelsels en zijn de bepalingen, neergelegd in paragraaf 4.1.3.3 van de Awb, van toepassing. Enkel dwingende redenen van algemeen belang kunnen een rechtvaardiging zijn om een vergunning niet van rechtswege te verlenen. Deze afwijking van paragraaf 4.1.3.3 van de Awb dient dan bij wettelijk voorschrift te worden bepaald en zal in de toelichting moeten worden aangegeven en worden onderbouwd wat de reden is van deze afwijking. Doel van de LSP is het bespoedigen van de doorlooptijden van de besluitvorming van overheidsorganen op vergunningaanvragen. Door de invoering van de LSP wordt bijgedragen aan het voorkomen en bestrijden van overschrijding van beslistermijnen door de overheid. Zodoende wordt bijgedragen aan een betere dienstverlening aan burgers door overheidsinstanties. 4.3 Minder Vergunningen In het kader van het project Deregulering “Minder regels, beter doen” heeft de gemeente aan SIRA Consulting opdracht gegeven onderzoek te verrichten naar de wensen en mogelijkheden om de lokale regeldruk aan te pakken. Door SIRA Consulting is advies uitgebracht, waarin aanbevelingen zijn gegeven die enerzijds gericht zijn op het afschaffen van gemeentelijke producten, het omzetten van producten in algemene regels en het vereenvoudigen van producten. Anderzijds richten de aanbevelingen zich op het effectiever en efficiënter inrichten van de gemeentelijke organisatie. Bij dit onderzoek zijn de volgende doelstellingen in acht genomen: − − − − −

Het bewerkstelligen van een cultuurverandering binnen de gemeentelijke organisatie; Het verbeteren van het contact tussen het bedrijfsleven en de gemeente; Het verbeteren van de service aan ondernemers met als doel de bedrijven te behouden voor de regio en nieuwe bedrijven aan te trekken; Het reduceren van de Administratieve Lasten voor bedrijven; Het verbeteren van de klantgerichtheid en de dienstverlening.

Bij het onderzoek door SIRA is in overleg met de gemeentelijke organisatie een twintigtal producten aan de orde gekomen die voor bedrijven van belang kunnen zijn. Deze producten zijn getoetst op een aantal punten, te weten de Administratieve Lasten (AL), het aantal producten en aanvragen, de doorlooptijd en de geldigheidsduur.


16


Overzicht producten: 1. Kapvergunning 2. vergunning in- en uitrit 3. ontheffing geluidshinder 4. melding 12-dagen regeling 5. Exploitatievergunning Horeca (nvt) 6. Incidentele ontheffing sluitingstijden horecabedrijven 7. terrasvergunning 8. evenementenvergunning 9. speelautomatenvergunning 10. ontheffing verkeersverbod 11. parkeervergunning 12. innemen gemeentegrond 13. reclamevergunning 14. marktvergunning 15. standplaatsvergunning 16. ventvergunning 17. vergunning winkeluitstalling 18. (her)aansluiting op het gemeenteriool 19. drank- en horecavergunning 20. flyervergunning 21. kabels en leidingen plaatsen in openbare grond 22. verzoek tijdelijke verkeersmaatregel Inmiddels is het voorstel tot implementatie bij besluit van 27 oktober 2009 reeds goedgekeurd door het college. De betrokken afdelingen zijn volop bezig met de implementatie van het SIRA advies. 4.4 Regelhulp De gemeente Hof van Twente doet eveneens mee aan het landelijk webloket “Regelhulp”. Regelhulp is een digitale wegwijzer voor chronische zieken, gehandicapten, ouderen, opvoeders en werklozen. Zij kunnen nu middels dit loket met één formulier meerdere sociale voorzieningen tegelijkertijd aanvragen bij de gemeente. Zodoende hoeft men niet voor elke voorziening apart een aanvraag in te dienen bij verschillende instanties. Via Regelhulp worden de aanvragen doorgestuurd naar de juiste instanties. Hierdoor raakt men niet verstrikt in de doolhof van regelgeving en papieren. Deze regelhulp is ook een goed voorbeeld van betere dienstverlening aan burgers en het meedenken met de mensen. 4.5 Mediation Hof van Twente is een van de gemeenten die deelnemen aan het landelijke pionierproject Mediationvaardigheden. Dit jaar is een eerste proef gestart waarbij medewerkers Vergunningverlening en WMO-consulenten getraind worden in mediationvaardigheden en deze vervolgens in hun contacten met inwoners inzetten. Later zullen ook andere gemeentelijke medewerkers aanhaken. Ook is Hof van Twente aangesloten bij een regionaal samenwerkingsverband in de Achterhoek en Twente. De voordelen van de gemeentelijke samenwerking zijn dat kennis en ervaring gedeeld kunnen worden en dat trainingen en opleidingen efficiënt kunnen worden ingekocht. Bij inzet van mediationvaardigheden wordt snel en persoonlijk contact opgenomen met burgers wanneer zij een bezwaar of klacht indienen, of voordat de overheid een voor een burger negatieve beslissing neemt. Daarbij wordt een open en oplossingsgerichte houding gehanteerd. Zo kunnen juridische conflicten tussen burger en overheid worden vermeden en dat scheelt beide partijen een hoop rompslomp, ellende en geld. Voortgangsrapportage 2009

17


4.6 Compliment Door de Staatssecretaris van Economische Zaken, Frank Heemskerk is een compliment uitgedeeld in de vorm van een taart! Dit compliment is gegeven, omdat de aanpak van de gemeente Hof van Twente inzake Deregulering indruk heeft gemaakt op de Staatssecretaris. Zo zal Hof van Twente de APV aanpassen om administratieve lasten voor burgers en bedrijven te verminderen en regels te verhelderen door middel van het laten vervallen van de reclamevergunning en het opvoeren van eenduidige sluitingstijden voor horecagelegenheden. Eveneens is door de secretaris Ambassadeurs “Minder Regels, Meer Service” een compliment uitgedeeld, omdat de gemeente Hof van Twente de verplichting van een uittreksel van de Kamer van Koophandel schrapt bij bepaalde vergunningaanvragen. Hieruit blijkt dat wij met z’n allen op de goede weg zijn en dat het niet onopgemerkt blijft.


18


5. SLOTWOORD In deze voortgangsrapportage komt duidelijk naar voren dat de gemeente Hof van Twente in het kader van het dereguleringsproject Minder regels, beter doen, mooie projecten en initiatieven heeft lopen. Het blijkt dat de genomen initiatieven reeds vruchten afwerpen, dat zich uit in betere dienstverlening en communicatie naar de burgers toe. Daarnaast bespaart het de gemeente niet alleen tijd, maar ook kosten. Dat de gemeente Hof van Twente goed op weg is in de wereld van het verminderen van overbodige regels, wordt benadrukt in de gegeven complimenten door de Staatsecretaris Frank Heemskerk en de Ambassadeurs Minder Regels meer Service. Kortom, we zijn met z’n allen goed op weg, maar dat betekent nog niet dat wij er al zijn! Juist nu is het van belang dat wij te allen tijden kritisch en scherp blijven om onze burgers optimaal te kunnen voorzien van een goede dienstverlening.

GA ZO DOOR!!


19

Minder regels, beter doen Voortgangsrapportage

Recommend Documents