BIJLAGE 9.4 – HORIZONTALE EN VERTICALE VERANTWOORDING RAPPORTTITEL Onderdeel van eindadvies Verkenning Informatievoorziening Sociaal domein (VISD)
0
Versie
1.0
Datum
maandag 29 juli 2013 0
Inhoudsopgave 1
Inleiding
2
2
Gegevens verzamelen aan de basis
4
3
Verzamelen, koppelen en verdelen
6
4
Aanvullende (thema-)onderzoeken
7
5
Grafische weergave
9
1
1
Inleiding
De komende jaren krijgen gemeenten te maken met forse nieuwe taken in het Sociale Domein. Als gevolg hiervan vindt een herschikking plaats van rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bestuurslagen. Met die herschikking wijzigen ook de informatiebehoeften over de onderwerpen en mensen waar het om gaat in het sociale domein. Verschillende actoren, ieder vanuit hun eigen taken en verantwoordelijkheden, hebben gegevens en informatie nodig. De veranderingen die nu plaatsvinden door de decentralisaties zorgen ervoor dat een heroriëntatie op de informatiebehoeften nodig is. Het gaat dan bijvoorbeeld over: Statistiek: de verantwoording naar het algemene publiek over geleverde diensten in het sociale domein Beleidsinformatie: informatie over omvang en aard van problematiek in een gemeenten, op grond waarvan gemeente hun aanbod kunnen inkopen Benchmarking en benchlearning: informatie over inzet en resultaten waarmee gemeenten zich onderling kunnen vergelijken Horizontale verantwoording: verantwoording vanuit het college aan de gemeenteraad over geleverde diensten en bereikte resultaten, vanuit de gemeentelijke verantwoordelijkheid in het sociale domein Verticale verantwoording: verantwoording vanuit de gemeente aan het rijk, vanuit de systeemverantwoordelijkheid van de minister
Het gaat hier om geanonimiseerde informatie, die geaggregeerd is op bijvoorbeeld wijkniveau. Op de taakvelden die al eerder naar gemeenten zijn overgeheveld (bijvoorbeeld de WWB) is in mindere mate sprake van een verandering in informatiebehoeften. Hier biedt de transitie wel gelegenheid om informatiestromen in het sociale domein zo te organiseren dat dubbele uitvraag of registratie zoveel mogelijk wordt voorkomen. Zo kunnen de administratieve lasten zo beperkt mogelijk zijn. Meer verantwoordelijkheden op lokaal niveau zullen ervoor zorgen dat de horizontale verantwoording (College van B&W richting gemeenteraad, burgers) aan belang gaat winnen ten opzichte van de verticale verantwoording (Gemeente richting medeoverheden). De beleidsvrijheid van gemeenten staat voorop: vragen over hoe taken worden uitgevoerd dienen in eerste instantie tussen College en gemeenteraad worden behandeld. Met die toename van de horizontale verantwoording neemt de informatiebehoefte bij ministeries af. Wel blijft de minister stelselverantwoordelijk. Hij ziet erop toe dat de wet naar behoren functioneert. Naast toezichtinformatie (is de uitvoering van de wet conform de gestelde kaders?) is beleidsinformatie vereist (wordt het doel van de wet bereikt?). Bovenstaande leidt tot de volgende uitgangspunten voor horizontale en verticale verantwoording en beleidsinformatie:
2
Gemeenten hebben maximale beleidsvrijheid. De administratieve lasten worden zoveel mogelijk beperkt. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van reeds beschikbare informatie. Alle actoren zijn in staat om met de beschikbare gegevens invulling te geven aan hun eigen rol en verantwoordelijkheid. De spelregels voor Interbestuurlijke Informatievoorziening (IBI) blijven onverminderd van kracht, nl. interbestuurlijke informatie blijft beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor ieders verantwoordelijkheid. In dit document schetsen wij een gestandaardiseerde methodiek, waarmee de verschillende vormen van verantwoording, beleidsinformatie en statistiek binnen de gemeentelijke beleidsvrijheid en met minimale administratieve lasten kan worden gegenereerd. Daarnaast zullen wij aandacht besteden aan de wijze waarop deze generieke toepassing aansluit op het staande informatiebeleid in de reeds gedecentraliseerde onderdelen van het sociale domein. NB: De informatiestromen in het kader van de financiële verantwoordingssystematiek blijven hier buiten beschouwing. Dit in verband met het voorkomen van eventuele perverse prikkels. Ook specifieke toezichtinformatie en kwaliteitsmonitoring blijven buiten beschouwing hoewel het denkbaar is dat toezicht gebruik kan maken van de hier beschreven systematiek.
3
2
Gegevens verzamelen aan de basis
Wanneer een inwoner van de gemeente aanspraak maakt op een product, dienst of voorziening, zal een gelimiteerde set van gestandaardiseerde gegevens worden geregistreerd en geleverd door de ‘bron’1. Dit geldt zowel wanneer de levering geschiedt door de gemeentelijke organisatie zelf, als wanneer een andere instantie of instelling hier zorg voor draagt. Deze basisset bestaat uit tenminste de volgende gegevens: Versleuteld BSN van de ontvanger. Indien de ontvanger een minderjarige persoon betreft, is ook het versleutelde BSN van de gezagdragende ouder of voogd benodigd
Postcode (wijk- en woonplaatsinformatie) Leeftijd, geslacht, IQ, herkomst Naam / identificatie van de Aanbieder: instantie of zorginstelling Datum van aanvraag Startdatum Einddatum Type dienst of product, hulpvorm2, voorziening Op het terrein van de sociale zekerheid zullen bovenstaande gegevens onderdeel zijn van de gemeentelijke registraties die leiden tot Bijstandsuitkeringstatistiek (BUS), de Statistiek Reintegratie Gemeenten (SRG) en de Debiteuren en fraudestatistiek (BDFS). Gemeenten kunnen ervoor kiezen om de basisset uit te breiden met aanvullende gegevens, bijvoorbeeld de registratie van het resultaat of effect van een geleverde dienst of hulp. Echter, het is van belang om te zorgen dat ook deze ‘facultatieve’ gegevens door middel van een gestandaardiseerde registratie worden verzameld en via een gemeenschappelijke voorziening worden uitgevraagd3. Dit beperkt de administratieve lasten voor aanbieders en instellingen die voor meerdere gemeenten opdrachten uitvoeren en voor gemeenten die meerdere aanbieders hebben. Tevens bevordert het de onderlinge vergelijkbaarheid van bestanden, wanneer gemeenten willen benchmarken. En ook leveranciers kunnen op deze wijze rekening houden met een eenduidige wijze van gegevensverzameling. Uitgangspunt is wel dat de set van te registreren en te leveren gegevens zoveel mogelijk beperkt blijft tot de basisset. Deze set wordt altijd geleverd door de bron; de zorgaanbieder bij welzijn en bij jeugd, de gemeente bij participatiewet. In het geval van jeugdbescherming en jeugdreclassering geldt dat een aantal aanvullende gegevens verplicht dient te worden aangeleverd omdat VenJ deze nodig heeft voor zijn beleidsinformatie.
1
Onder bron verstaan we zorgaanbieder bij welzijn en bij jeugd, gemeente bij participatiewet.
2
Voor jeugd is hierbij reeds een verbijzondering gemaakt in termen van preventief, ambulant, pleegzorg,
residentieel en jeugdzorgplus (zie vastgestelde PSA Gemeenschappelijke voorziening voor Beleidsinformatie bij de Stelselherziening Jeugd d.d. 24 juni 2013). 3
De facultatieve dataset bevat ook verplichte beleidsinformatie uit de justitiële ketens (JZ en JB) voor
gemeenten en het beleidsdepartement VenJ.
4
Op deze manier ontstaat aan de basis, op het punt waar de voorziening wordt verstrekt, een basisset gegevens bestaande uit enkele verplichte gegevens en enkele aanvullende optionele gegevens, die beschrijven wat op welk moment aan wie is geleverd. De vastlegging van de gestandaardiseerde kerngegevens kan wellicht wettelijk worden verplicht. In de Decentralisatiebrief van de minister van BZK van februari 2013 is deze richting expliciet aangegeven. Zo’n werkwijze maakt het mogelijk om tussen gemeenten resultaten te kunnen vergelijken (Benchmarking) en helpt om te komen tot een landelijk dekkende (CBS-)statistiek.
5
3
Verzamelen, koppelen en verdelen
De gegevens worden op cliëntniveau aangeleverd bij een instantie die zorgt voor enerzijds controle op de standaard (zijn alle basis- en aanvullende gegevens op de juiste manier ingevoerd?) en anderzijds voor (geanonimiseerde) verdeling van de informatie richting de verschillende belanghebbende actoren. Een zogenaamde ‘clearinghouse’ constructie4. Randvoorwaarden daarbij zijn: Op basis van de postcode is herleidbaar voor welke gemeente de gegevens zijn bestemd (wijken woonplaatsinformatie). Alle betrokken partijen ontvangen slechts die gegevens die voor hen van belang zijn. Zodoende blijven de rollen van de verschillende actoren zuiver. Gemeenten ontvangen de gegevens die nodig zijn om inzicht te hebben in hun cliëntenpopulatie, en kunnen deze operationele gegevens omzetten in informatie waar de wethouder of de gemeenteraad om vragen. Slechts gemeenten die zorgdragen voor correcte aanlevering van basis- en aanvullende gegevens ontvangen informatie5. Er worden aan het algemene publiek nooit gegevens op persoonsniveau getoond (i.v.m. privacy bescherming) Er worden aan het algemene publiek nooit gegevens over de zorgaanbieder getoond (ivm mededinging) Hier bovenop kan de gemeente altijd aanvullende afspraken maken over extra data en kosten hiervan met hun zorgaanbieders. Ook daar is de gemeentelijke beleidsvrijheid geborgd. Omdat dit leidt tot hoge administratieve lasten, zal er zorgvuldig afgewogen moeten worden of dit noodzakelijk is. Het betreffende ministerie ontvangt de benodigde gegevens in het kader van de systeemverantwoordelijkheid, zodat de minister de Tweede Kamer kan informeren over algemene trends en ontwikkelingen en over de werking van de wet. Als er sprake is van dienstverlening in een justitieel kader ontvangt het ministerie van VenJ eveneens gegevens. Een bijkomende mogelijkheid is dat, op grond van de basisset, ook de inwoner zelf inzicht kan hebben in welke voorzieningen zijn geleverd. Door de gegevens te routeren naar bijvoorbeeld de MijnOverheid-omgeving ziet de burger welke verstrekkingen hij heeft genoten. En zoals de burger al zijn gegevens op een rijtje kan zetten, heeft ook de gemeente een meer integraal beeld van haar cliënten. Doordat vanuit verschillende ‘hoeken van het sociale domein’ steeds dezelfde basisset gegevens beschikbaar is, kan geaggregeerd inzichtelijk worden gemaakt op welke wijze instanties bij een persoon betrokken zijn.
4
Van belang is dat het clearinghouse de gegevens op BSN-niveau mag ontvangen en verwerken, en
geaggregeerd en geanonimiseerd ontsluit. Hiermee is het CBS de meest voor de hand liggende partij. De systematiek lijkt op hoe Vektis op dit moment in de zorg (Awbz en ZvW) beleidsinformatie genereert. 5
Het betreft hier in eerste instantie gegevens m.b.t. participatie.
6
4
Aanvullende (thema-)onderzoeken
De basisset van gegevens vormt een goede ondergrond, waarmee de gemeente inzicht krijgt in de lopende operatie: er ontstaat informatie op het operationele en het tactische niveau. Op operationeel niveau heeft men behoefte aan detailinformatie over de uitvoering. Het gaat hier om informatie op persoonsniveau (naam en rugnummer). Het gaat dan om inhoudelijke informatie over de persoon (kenmerkenstatistiek) maar ook om procesinformatie (aanvragen, aanbod, doorlooptijden) op persoonsniveau en directe bedrijfsvoeringaspecten.
Op tactisch niveau heeft men behoefte aan geaggregeerde informatie over de uitvoering. De geaggregeerde informatie is hoofdzakelijk gebaseerd op de informatie op persoonsniveau. Vanuit de BI (Business Intelligence) wordt de beschikbare informatie/gegevens omgezet naar bruikbare sturingsinformatie. Ook de benchmarks vallen onder dit niveau om de informatie over uitvoering te kunnen vergelijken met andere gemeenten.
Op strategisch niveau gaat het om de toetsing of de beleidsdoelen worden gehaald en welke (bij)sturing noodzakelijk is. Op het strategisch niveau wordt gebruikt gemaakt van geaggregeerde informatie uit het operationeel en tactisch niveau maar ook om informatie die vanuit de samenleving komt (oordelen van burger, ondernemers, instellingen), maatschappelijke kerncijfers en resultaten enz. De informatie op dit strategische niveau vormt de basis voor horizontaal toezicht tussen raad en college.
Om te kunnen sturen is behalve zicht op de eigen operatie (het eigen dashboard) ook zicht naar buiten nodig. Informatie vanuit de maatschappelijke omgeving is nodig op een adequate manier richting te geven aan het gemeentelijke beleid. Op strategisch niveau heeft de gemeente aanvullende informatie nodig om vast te stellen in hoeverre het gevoerde beleid effectief en/ of efficiënt is. Via www.waarstaatjegemeente.nl zal een aantal indicatoren worden verzameld en ontsloten die zicht bieden op de maatschappelijke omgeving. Dit zal gemeenten ondersteunen in hun behoefte aan sturingsinformatie. Aanvullende, lokale onderzoeken en deelname aan benchmarks kunnen invulling geven aan sturingsvraagstukken. Op landelijk niveau zal voor de stelselverantwoordelijkheid een trapsgewijze aanpak gehanteerd worden. Op basis van trendanalyse zal vastgesteld worden of meer specifiek onderzoek nodig is. Op basis van deze specifieke onderzoeken kunnen in samenwerking met gemeenten best practices ontwikkeld worden. De basisset is echter ook hier weer het vertrekpunt. Aanvullende informatiebehoefte ontstaat tevens bij incidenten of wanneer nieuwe risico’s opdoemen. De spelregels van de interbestuurlijke informatie (IBI) beschrijven hoe het rijk omgaat met interbestuurlijke informatieverkeer. De uitgangspunten en voorwaarden hoeven hier dus niet worden herhaald. Het is wel van belang om op te merken dat incidenten of nieuwe risico’s niet per definitie leiden tot een uitbreiding van de set aan basis- of aanvullende gegevens die worden 7
verzameld. Periodiek zal – in overleg met alle betrokken partijen – worden geëvalueerd. Wanneer blijkt dat de basisset van gegevens niet langer volstaat kan worden besloten tot wijziging.
8
5
Grafische weergave
De verzameling, koppeling en verdeling van de gegevens is in de onderstaande figuur gevisualiseerd (naar voorbeeld van VWS en VenJ, maar geldt voor alle beleidsinformatie).
Informatiestromen bij beleidsinformatie
Bovenstaande zal inhoudelijk en procesmatig verder uitgewerkt na afronding van VISD
9
KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN 12 2514 JS DEN HAAG POSTBUS 30435 2500 GK DEN HAAG T 070 373 80 08 F 070 363 56 82
[email protected] WWW.KINGGEMEENTEN.NL
