INFORMATIEVOORZIENING SOCIAAL DOMEIN Ondersteuning van gemeenten
Plan van Aanpak
Versie Datum
1.0 maandag 28 oktober 2013
Inhoudsopgave 1 Inleiding ....................................................................................................................... 2 1.1 Doel van dit document ....................................................................................................... 2 1.2 Verkenning informatievoorziening sociaal domein ............................................................. 2 1.3 Gezamenlijke aanpak ......................................................................................................... 3 1.4 Reductie van complexiteit en schaalvoordeel ..................................................................... 4 1.5 Leeswijzer .......................................................................................................................... 4 2 Veranderkundige opgaven ........................................................................................... 5 2.1 Inleiding ............................................................................................................................. 5 2.2 Conclusies Verkenning VISD ............................................................................................... 5 2.3 Informatiekundige opgaven ............................................................................................... 6 2.3.1 Informatie voor burgers ..................................................................................................... 6 2.3.2 Informatie voor professionals ............................................................................................ 7 2.3.3 Informatie voor bestuur en management .......................................................................... 7 2.3.4 Informatie vanuit bestaande ketens .................................................................................. 7 2.3.5 Informatie-‐uitwisseling in relatie tot privacy & beveiliging ................................................ 8 2.4 Uitgangspunten voor het vervolg ....................................................................................... 8 3 Realisatie informatievoorziening sociaal domein ........................................................ 10 3.1 Inleiding ........................................................................................................................... 10 3.2 Informatieketen sociaal domein ....................................................................................... 10 3.3 Zes inhoudelijke actielijnen om de informatievoorziening te realiseren ........................... 11 4 Aanpak ....................................................................................................................... 12 4.1 Inleiding ........................................................................................................................... 12 4.2 Werkwijze Living labs ....................................................................................................... 12 4.3 Werkwijze ondersteuningsprogramma: kennisplatform ................................................... 13 4.4 Afstemming met de omliggende projecten ....................................................................... 15 4.4.1 Planning en deliverables i-‐HLZ (en i-‐WMO) ...................................................................... 15 4.4.2 Planning en deliverables nieuwe Jeugddomein: BIJ en CORV .......................................... 16 4.4.3 Planning en deliverables ICT vernieuwing bureaus jeugdzorg ......................................... 18 4.4.4 Planning en deliverables vanuit SZW traject business case hergebruik Suwinet ............. 19 4.4.5 Transformatieprogramma ‘Gemeente van de toekomst’ ................................................ 20 4.4.6 Forum en College Standaardisatie .................................................................................... 21 4.4.7 Programmaraad Stelsel van Basisregistraties ................................................................... 21 4.5 Sturing en governance ...................................................................................................... 21 4.5.1 Opdrachtgeverschap voor dit Plan van Aanpak ................................................................ 22 4.6 Activiteitenplanning ......................................................................................................... 23 4.7 Risico’s en beheersmaatregelen ....................................................................................... 23 4.8 Financiering ..................................................................................................................... 24 Bijlage: Activiteitenplan Informatievoorziening Sociaal Domein
1
1 Inleiding
1.1 Doel van dit document De komende jaren krijgen de gemeenten nieuwe taken in het sociale domein. De visie van de VNG op deze taken is beschreven in de notitie ‘Bouwen op de kracht van burgers – naar een krachtige en samenhangende aanpak op het sociale domein’. Deze notitie is in de Bijzondere Algemene Ledenvergadering van de VNG op 12 oktober 2012 vastgesteld. Veel gemeenten onderzoeken nu hoe hun informatievoorziening in het sociale domein er uit kan zien. Daarbij kijken zij ook of er nieuwe ICT-‐systemen nodig zijn en of ze door standaardisatie en samenwerking tijd en geld kunnen besparen. Vanuit diverse kanten is aan de VNG en KING gevraagd om met een landelijke ondersteuningsaanpak te komen. De VNG, KING en enkele gemeenten hebben zo’n aanpak uitgewerkt. Voorliggend document bevat het Plan van Aanpak voor een gemeentelijke ondersteunings-‐ programma ‘Informatievoorziening Sociaal Domein’. Het doel van het ondersteuningsprogramma is gemeenten te helpen hun informatievoorziening in het sociaal domein te stroomlijnen. Het ondersteuningsprogramma loopt tot en met juli 2015.
1.2 Verkenning informatievoorziening sociaal domein In opdracht van de VNG heeft KING van oktober 2012 tot en met juli 2013 een Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD) uitgevoerd. Deze verkenning is opgesteld in nauw overleg met de departementen BZK, VWS en SZW. De rapportage is tot stand gekomen in directe samenwerking met ca. 60 gemeenten, de (koepels van) zorginstellingen en leveranciers De verkenning gaat over specifieke thema’s als de informatiebehoefte van burgers en professionals en de benodigde standaarden voor informatie-‐uitwisseling. Daarnaast zijn knelpunten bij de gegevensuitwisseling geanalyseerd en zijn de kaders voor (beleids)-‐verantwoording en sturing verkend. Veel aandacht is besteed beveiliging en privacy-‐aspecten Deze Verkenning heeft daarmee vele kansen in beeld gebracht. Informatievoorziening in het Sociale Domein moet daarom hoog op de bestuurlijke agenda van de decentralisaties staan. Daarnaast vraagt het dat de gemeenten de informatievoorziening in gezamenlijkheid oppakken. Bovendien is er een goede aansluiting nodig tussen de gemeentelijke informatievoorziening, de sectorale informatievoorziening, en de generieke voorzieningen voor e-‐overheid. Hiervoor zullen ook de departementen een aantal maatregelen moeten nemen. Als onderdeel van VISD is ook een ‘Starting Gate Informatisering Decentralisaties’ uitgevoerd. De conclusie van dat onderzoek is:
2
1. 2.
dat er bij gemeenten en ketenpartners veel draagvlak bestaat voor een gezamenlijke aanpak; dat er bij bestuurders bewustzijn moet worden gecreëerd van het grote belang van informatievoorziening, en van de daarbij aanwezige risico’s. Informatievoorziening is niet een technisch ICT-‐vraagstuk, maar raakt aan de kern van de decentralisatieopdracht. Nu niets doen leidt tot onaanvaardbare risico’s bij de invoering van de decentralisaties.
In dit plan van aanpak vindt u een voorstel voor deze gezamenlijke aanpak.
1.3 Gezamenlijke aanpak Het VISD-‐rapport gaat uit van een integrale benadering over de inhoudelijke domeinen heen. De activiteiten in het voorliggende plan van aanpak zijn erop gericht om per 1 januari 2015 werkende voorzieningen voor gemeenten gereed te hebben. Het programma loopt door tot aan de zomer 2015, om de ICT-‐voorzieningen en werkwijzen in de gemeenten te implementeren en gemeenten op specifieke onderdelen te ondersteunen bij het inrichten van de informatievoorziening. De voorgestelde aanpak steunt op twee pijlers: 1. Een landelijk actieprogramma: Vanuit dit actieprogramma worden enkele landelijke standaarden ontwikkeld. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de gemeenten, de betrokken ministeries en het veld. Daarnaast worden via een kennisplatform de inzichten verzameld en gedeeld met alle andere gemeenten. 2. De inzet van Living Labs: Vijf gemeenten – Eindhoven, Enschede, Leeuwarden, Utrecht en Zaanstad1 – gaan in 2014 een eerste inrichting maken van de informatieketen in het sociaal domein. Ze zijn nu al ver gevorderd in het vormgeven van de ICT-‐ondersteuning daarbij. Deze gemeenten hebben elk een andere invulling van het sociaal domein gekozen. Dit is van belang, om representatief te zijn voor de verschillende werkwijzen, die gemeenten zullen kiezen. De Living Labs dienen als proeftuin voor de standaarden die het actieprogramma ontwikkelt. Het actieprogramma maakt de bevindingen in de Living Labs generiek en bruikbaar voor alle gemeenten. De aanpak is in eerste instantie gericht op de korte termijn. Op dit moment is er nog teveel onduidelijk over de benodigde inrichting van het sociaal domein om een oordeel te kunnen geven over de houdbaarheid van de oplossingen. Daarnaast behouden gemeenten in grote mate hun vrijheid om hun beleid in het sociaal domein vorm te geven. De aanpak is daarom pragmatisch en gericht op werkende resultaten voor de korte en middellange termijn.
1
Naast de vijf gemeenten zal ook de ‘Digitale Steden Agenda – de Zorgende Stad’ (DSA) worden betrokken bij de Living Labs. Deze inzet is gericht op het ontwikkelen van tools om de burger nauwer bij de dienstverlening te betrekken en de zelfredzaamheid met ICT te ondersteunen.
3
1.4 Reductie van complexiteit en schaalvoordeel De opbrengsten voor gemeenten van de voorgestelde aanpak is gelegen in: 1. De aanpak levert een referentiebestek op voor de aanschaf van een gemeentelijk regiesysteem voor sociale wijkteams (één-‐gezin één-‐plan). Gemeenten besparen op de kosten voor de ontwikkeling van een eigen bestek. 2. De aanpak levert een aantal standaarden op, en werkende ICT-‐voorzieningen op basis van deze standaarden. Het gaat ten eerste om elektronische berichten met enkele ketenpartners (UWV, thuiszorgorganisaties, jeugdhulpinstellingen, verzekeraars en de gesloten jeugdketen). Ten tweede gaat het om standaarden voor een burgerportaal. En ten derde levert de aanpak een systematiek en een centrale database voor het verzamelen van beleidsinformatie en statistiek. Dergelijke standaarden kunnen alleen vanuit het collectief ontwikkeld worden. De standaarden stroomlijnen de interactie met ketenpartners en burgers en leidt tot lagere administratieve lasten voor gemeenten, ketenpartners en burgers. 3. De aanpak levert landelijke normen voor privacybescherming en informatiebeveiliging in het sociaal domein. Deze normen dienen vanuit de branche zelf ontwikkeld te worden. Dit kan alleen vanuit het collectief gedaan worden. 4. De aanpak bundelt kennis en ervaring (best practices) over informatievoorziening in het sociaal domein. Het zorgt voor een ordening in de markt van ICT-‐leveranciers en levert een platform voor afspraken met ketenpartners over gegevensuitwisseling. Een collectieve aanpak brengt hierin grote schaalvoordelen.
1.5 Leeswijzer In hoofdstuk 2 zijn de veranderkundige opgaven op het terrein van informatievoorziening sociaal domein beschreven. Vanuit de indeling naar informatievragen vanuit de burger, vanuit de professional, vanuit de bestuurders en tot slot vanuit de ketenpartners zijn de informatiekundige opgaven beschreven. In hoofdstuk 3 is in hoofdlijnen de informatieketen beschreven die alle gemeenten gaan organiseren in het sociaal domein. De inrichting zal mogelijk per gemeente verschillen, maar in de basis is het deze informatieketen. In hoofdstuk 4 wordt de aanpak uitgewerkt, bestaande uit de twee pijlers (living labs en een ondersteuningsprogramma). Ook de deliverables van de omliggende projecten zijn in hoofdlijnen beschreven. Hierop zal actief afstemming en coördinatie moeten plaatsvinden, wil de uitvoering van dit programmavoorstel succesvol zijn. Hiervoor is het sturings-‐ en governancemodel vanuit gemeenten uitgewerkt en zijn de ‘koppelpunten’ met de besluitvormingsstructuren van het Rijk beschreven. Tenslotte is de financiering toegelicht. In de Bijlage is een gedetailleerde activiteitenplanning opgenomen. 4
2 Veranderkundige opgaven 2.1 Inleiding Met de decentralisaties krijgen de gemeenten meer vrijheid om samen met de betrokken burger een passend en samenhangend ondersteuningsaanbod te organiseren op de terreinen jeugd, werk, inkomen, onderwijs, zorg en ondersteuning (integrale dienstverlening). De persoonlijke situatie en de vraag van de burger staan centraal. De burger en zijn sociale omgeving zullen meer worden aangesproken op hun eigen verantwoordelijkheden. De overheid ondersteunt hierbij en organiseert aanvullende zorg, die wordt geleverd door een netwerk van professionals. De gemeente voert hierover de regie en bewaakt de samenhang. De nadruk op preventie zal toenemen, om zoveel mogelijk te voorkomen dat in een later stadium zwaardere (en duurdere) trajecten nodig zijn. De regie en sturing op de samenhang in multi-‐probleem trajecten zal worden versterkt. In het Regeerakkoord en in de visie van de gemeenten2 is deze aanpak samengevat onder de noemer ‘1-‐gezin 1-‐plan 1-‐regisseur’. De vraag is hoe de informatievoorziening in deze nieuwe uitvoeringspraktijk er uit komt te zien. Deze vraag stond centraal in de Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD). Het gaat dan om informatievragen voor… -
-
-
-
Burgers: Ben ik voldoende geïnformeerd over mijn rechten en plichten? Kan ik zelf de dienstverleningsaanvraag (eventueel digitaal) organiseren? Kan ik zelf bepalen wie wat van mijn dossier mag inzien? Professionals: Welke informatie heb ik nodig om te bepalen wat de passende dienstverlening is? Welke informatie is er al beschikbaar over deze klant? Als professionals samenwerken moeten we ook informatie kunnen uitwisselen, mag dat binnen de privacywetgeving? Hoe houd ik zicht op afspraken die gemaakt zijn met klanten en zorgaanbieders? Bestuurders en beleidsmakers: hoeveel klanten krijgt de gemeente straks? Wat is hun problematiek? En wat is de kwaliteit van de geleverde zorg? Wat kost het mij? Heb ik voldoende informatie om te kunnen sturen op een effectieve en efficiënte uitvoering? Ketenpartners: Welke standaarden en ketenberichten zijn nodig binnen de ketens voor een succesvolle samenwerking? Wie is de bronhouder en hoe is dit berichtenverkeer efficiënt en betrouwbaar in te richten.
2.2 Conclusies Verkenning VISD Op basis van de verkenning is geconcludeerd dat het inrichten van de gemeentelijke informatievoorziening in het sociaal domein vraagt om een gezamenlijke aanpak. De conclusies van de Verkenning zijn: 2
De visie van de VNG op deze taken is beschreven in de notitie ‘Bouwen op de kracht van burgers – naar een krachtige en samenhangende aanpak op het sociale domein’. Deze notitie is in de Bijzondere Algemene Ledenvergadering van de VNG op 12 oktober 2012 vastgesteld. Zie ook: http://www.vng.nl/files/vng/publicaties/2012/20121112_bouwen_op_kracht_burgers.pdf
5
-
-
-
-
-
-
ICT vergroot zelfredzaamheid: De inzet van ICT kan de positie van de burger versterken en de burger meer regie over zijn of haar eigen leven geven. Een voorbeeld is de inzet van informele online zorgdiensten. ICT en regie: Door de decentralisaties hebben gemeenten behoefte aan een registratie voor één-‐gezin één-‐plan. In de dienstverlening is er behoefte aan één plan per gezin (of individuele burger) en één hulpverlener die daarvoor, samen met burger of gezin, verantwoordelijk is: de regisseur. De Verkenning beschrijft dat er meer keuzen mogelijk zijn om de regiefunctie in te vullen. Gelukkig is, ongeacht de keuze die gemeenten maken in de vormgeving van deze regiefunctie, een aantal generieke informatiefuncties om dit werk te ondersteunen te onderkennen. Privacy en beveiliging: Er is een eenduidig juridisch kader nodig, dat de gegevensuitwisseling over de verschillende deeldomeinen mogelijk maakt, tezamen met een helder afwegingskader over wat wel en niet is toegestaan ten behoeve van één gezin, één plan, één regisseur. De dienstverlening in het sociaal domein gaat over burgers in kwetsbare posities. Bescherming van de privacy van betrokkenen, en beveiliging van persoonsgegevens is daarom van absoluut belang. Minder administratieve lasten in beleidsmonitoring: Gemeenten hebben behoefte aan een eenvoudige en efficiënte systematiek van beleidsinformatie, benchmarking, audits en statistiek voor de drie met elkaar samenhangende decentralisaties. Op basis van een beperkte set van kerngegevens en een minimale administratieve last voor alle betrokkenen. In de Verkenning is een voorstel gedaan voor zo’n systematiek. Besparen met ICT: De inzet van ICT is geen doel op zich. Door ICT slim in te zetten kunnen gemeenten besparen op de uitvoeringskosten en administratieve lasten reduceren. Daarnaast kan ICT helpen om innovaties door te voeren en nieuwe vormen van dienstverlening mogelijk te maken. ICT-‐systeem voor regie en sociale wijkteams: Gemeenten zijn op zoek naar ICT-‐ voorzieningen en systemen ter ondersteuning van hun werk in het sociaal domein, en in het bijzonder de sociale wijkteams. Er is geld te besparen door voor de gemeenten gezamenlijk een referentie Programma van Eisen (PvE) te ontwikkeling. Daarnaast leidt dit tot ordening van de markt van ICT-‐leveranciers. In de Verkenning is een eerste versie van een PvE ontwikkeld.
2.3 Informatiekundige opgaven 2.3.1
Informatie voor burgers
Uitgangspunt is dat de zelfredzaamheid van de burger maximaal gefaciliteerd en gestimuleerd wordt. Gemeenten zijn reeds bezig met tal van digitale voorzieningen om de burger meer regie over zijn of haar eigen leven te geven. De belangrijkste lessen uit de verkenning, in samenwerking met de digitale stedenagenda (DSA), zijn dat ICT daadwerkelijk de positie van de burger kan versterken en maatschappelijk rendeert doordat aanspraak op duurdere (professionele) zorg kan worden voorkomen. 6
De aanbevelingen vanuit de verkenning op dit terrein vragen om opvolging. Veel gemeenten oriënteren zich op dergelijke digitale voorzieningen en de markt hiervoor is innovatief en actief. Het eindperspectief is dat er maatwerk zal zijn voor verschillende doelgroepen in combinatie met een aantal collectieve voorzieningen. 2.3.2
Informatie voor professionals
Vanuit ‘het veld’ is de behoefte aan ondersteuning bij het invullen van de regiefunctie geformuleerd. In die context is in de verkenning ook een programma van functionele eisen uitgewerkt voor een systeem waarmee het mogelijk wordt regie te voeren op de werkzaamheden in het sociaal domein (van ondersteuning van de zelfredzaamheid tot één gezin, één plan). Daarvoor zijn, per onderdeel, tevens gegevenssets ontwikkeld. En is een uitwerking gemaakt van de nieuwe dienstverleningsprocessen in het sociaal domein. Functies als inkoop, voortgangsbewaking en capaciteit (ruimte/voorraad) horen hier ook bij. Voor het daadwerkelijk ontwikkelen of selecteren van een regiesysteem zal het functionele programma verder gespecificeerd moeten worden. Vervolgens is het zaak deze specificaties te delen: Met de leveranciers die gaan bouwen, met gemeenten die de regie gaan voeren en met de door hen aan te wijzen organisaties die er mee moeten gaan werken3. 2.3.3
Informatie voor bestuur en management
De Wet Revitalisering Generiek toezicht heeft verbetering gebracht, maar de huidige sectoren in het sociaal domein kennen ieder nog hun specifieke inrichting van informatieverzameling voor beleid en toezicht. Veelomvattend, historisch gegroeid en gedetailleerd, hier en daar met vraagtekens bij nut-‐ en noodzaak en leidend tot een aanzienlijke administratieve last bij gemeenten. De verkenning heeft uitgangspunten voor een standaardmethode voor gegevensverzameling opgeleverd passend bij de nieuwe verantwoordelijkheid van gemeenten. Daarin ligt het accent op de horizontale verantwoording op gemeentelijk niveau. Invoering van die methode zal leiden tot een aanzienlijke vermindering van administratieve lasten bij zowel het rijk als de gemeenten. Het zal bijdragen aan transparantie en, naast het vergroten van het gemeentelijk inzicht, ook de sectorverantwoordelijkheid van de afzonderlijke ministers kunnen bedienen.4 2.3.4
Informatie vanuit bestaande ketens
Uit de analyse van de informatiebehoefte van gemeenten en de analyse van beschikbare bronnen blijkt dat veel van de benodigde gegevens al in de bestanden van ketenpartners beschikbaar zijn. De volgende stap is dat deze bestaande gegevens met ondersteuning van de bestaande infrastructuur Ook het beheer zal moeten worden ingericht, echter dit valt buiten de scope van dit plan van aanpak. Af te leiden uit opmerkingen van Actal (Den Haag 8 juli 2013) ten aanzien van de nieuwe Jeugdwet is dit nog niet overal geland. Dit onderschrijft de noodzaak snel tot verdere uitwerking over te gaan. 3
4
7
kunnen worden benut voor de informatiebehoefte van gemeenten. Obstakels die de uitwisseling van deze gegevens belemmeren moeten worden weggenomen. Naar analogie van de ketens en haar bestaande structuren zullen ook gemeenten een infrastructuur moeten ontwikkelen om deze gegevensuitwisseling mogelijk te maken. Niets doen betekent in deze dat de ambitie van de decentralisaties niet waar gemaakt kan worden en dat de kosten en administratieve last van gegevensverzameling hoog zullen zijn. Standaardisatie is gewenst en waar mogelijk hergebruik van standaarden voor gelijksoortige administratieve processen ook. Dit beperkt de administratieve last enorm. In de Verkenning zijn daarvoor de eerste aanzetten gegeven. De verschillende domeinen kennen een eigen historisch gegroeid begrippenkader. Zowel in het dagelijks gebruik van gegevensdefinities als ook bij de gehanteerde standaarden voor gedigitaliseerde gegevensuitwisseling is synchronisatie en translatie noodzakelijk. Het onderwerp vraagt verdere uitwerking en gerichte aandacht. Regie en sturing vanuit een integraal perspectief op het beheer en de doorontwikkeling van standaarden en voorzieningen is een noodzakelijke voorwaarde om op termijn te kunnen komen tot de benodigde harmonisatie. 2.3.5
Informatie-‐uitwisseling in relatie tot privacy & beveiliging
Beleidsmatig is er bij gemeenten, departementen en zorgaanbieders een breed draagvlak om in geval van multiprobleemsituaties (of de signalering ter voorkoming daarvan) gegevensuitwisseling tussen professionals te realiseren. Daarnaast is er een breed gedragen gevoel dat in dergelijke multiprobleemsituaties de huidige wetgeving voor zowel de professional als voor de burger te weinig duidelijkheid biedt. Het gaat dan met name om gegevensuitwisseling over sectoren heen (bijvoorbeeld tussen een jeugdhulpverlener en schuldhulp-‐verlening). Tegelijkertijd doen alle betrokken een duidelijke oproep om in geval van zelfredzame burgers, of enkelvoudige hulpverlening juist veel sterker te borgen dat de privacy van burgers wordt beschermd. In deze gevallen is niet zozeer de wetgeving het knelpunt, alswel de kennis van uitvoerders over de privacywetgeving, en de afspraken hierover tussen samenwerkingspartners.
2.4 Uitgangspunten voor het vervolg Elke gemeente kiest zijn eigen inrichting van het sociaal domein. Maar in de basis gaat het steeds om dezelfde informatieketen van inkijk, signalering, registratie 1-‐plan en berichtgeving. Er is hiervoor niet één oplossing. Bovendien is het sociaal domein nog volop in ontwikkeling. Daar ligt een groot risico met ICT! Stel dat de ICT voor de informatieketen in het sociaal domein volgens het boekje wordt gebouwd. Dan is minimaal 5 jaar nodig en kost het onnodig veel geld. Die investering is nu te risicovol. In het beste geval levert dit over 5 jaar een ICT systeem dat op dat perfect past op hoe we NU tegen sociale wijkteams aankijken.
8
Daarnaast is de tijdsdruk groot: gemeenten willen op 1 januari 2015 al iets hebben. In ICT-‐termen is dat extreem snel. De aanpak is dus juist gericht op klein, slim en snel verbinden van wat er al is. Daarbij is de insteek heel pragmatisch, bijna opportunistisch: het moet werken vóór 1 januari 2015. Die oplossing kan dus suboptimaal zijn, maar wel werkend. Dit levert een aantal uitgangspunten voor het vervolg op: -
-
-
-
-
Verschillen in de uitvoering: Het is juist niet de bedoeling om voor alle gemeenten één gestandaardiseerde werkwijze voor het sociale domein te ontwikkelen. Dat is strijdig zijn met de uitgangspunten van de decentralisaties. Hergebruik van ICT: Slim Verbinden: Binnen de domeinen werk, zorg en jeugd zijn veel (digitale) voorzieningen herbruikbaar voor gemeenten, zorgaanbieders en zorginstellingen. In geval er geen afspraken met gemeenten worden gemaakt, vervalt de toegang daartoe. Géén grote nieuwe ICT-‐systemen: De inzet van ICT is geen doel op zich. Door ICT slim in te zetten worden burger en professionals goed ondersteund, kunnen gemeenten besparen op de uitvoeringskosten en administratieve lasten reduceren. Daarnaast kan ICT helpen om innovaties door te voeren en nieuwe vormen van dienstverlening mogelijk te maken. Pragmatisch, resultaat gericht per 1 januari 2015: Gemeenten hebben problemen op te lossen op de korte termijn en tegelijkertijd moeten zij proberen met oplossingen te komen die een duurzaam karakter hebben. Voor de uitdagingen in de praktijk ontstaan nu al houtje-‐ touwtje-‐oplossingen die wel creatief zijn maar niet altijd solide. Vanuit de praktijk: ‘Living Labs’: De living labs zijn experimentele omgevingen waarin gemeenten op verschillende onderdelen van VISD oplossingen uitproberen en ontwikkelen. Er wordt een beperkt aantal living labs ontwikkeld. Het doel van de living labs is om rondom de vraagstukken van informatievoorziening in de praktijk vanuit de huidige situatie een aantal zaken te organiseren en te regelen en daarmee input te leveren voor landelijke ontwikkeling. Op deze wijze kunnen de living labs voorbeeld zijn voor andere gemeenten. Vanuit een landelijk programma zullen de ervaringen uit de Living Labs generiek gemaakt worden, beschikbaar en toepasbaar voor álle gemeenten.
9
3 Realisatie informatievoorziening sociaal domein 3.1 Inleiding Informatie speelt in de praktijk van het sociaal domein een cruciale rol. Elke gemeente kiest hiervoor zijn eigen inrichting van het sociaal domein. Maar in de basis is het steeds dezelfde informatieketen. Deze wordt hieronder beknopt beschreven.
3.2 Informatieketen sociaal domein De te organiseren informatieketen ziet er in hoofdlijnen als volgt uit:
De dienstverlening in het sociaal domein start met een gesprek tussen een burger en iemand van – of namens – de gemeente. Bijvoorbeeld: een keukentafel gesprek, een sociaal wijkteam, een Wmo-‐ loket. Voor dit gesprek is een ICT-‐voorziening nodig, waarbij in de eerste plaats de context van de burger cq. het gezin wordt getoond aan de hand van een aantal kerngegevens. Inkomen, schulden, gezinssamenstelling, awbz-‐ of zorg-‐indicaties. Deze context helpt om het gesprek te stroomlijnen en snel te bepalen waar mogelijk zorg of hulp nodig is. Vervolgens worden volgens het principe ‘één-‐gezin één-‐plan’ afspraken gemaakt over de integrale dienstverlening. Die afspraken moeten vastgelegd kunnen worden. Een burger, die dat wil, moet daarnaast zijn of haar gegevens in kunnen zien. Bijvoorbeeld om die te delen met mantelzorgers of vrijwilligers om hem heen. Daar is een goed beveiligd burgerportaal voor nodig. Vervolgens moet de keten van aanbieders en zorgverleners aan het werk kunnen worden gezet, dan wel signalen kunnen afgeven als er meer aan de hand lijkt. Ook in de administratieve processen van betalen en factureren wordt informatie uitgewisseld.
10
Tenslotte zal de eindverantwoordelijke bestuurder dan wel manager stuur-‐ en beleidsinformatie uit het werkproces kunnen halen over volumes, budget(realisatie), effect etc.
3.3 Zes inhoudelijke actielijnen om de informatievoorziening te realiseren De Verkenning VISD heeft ruim 50 aanbevelingen opgeleverd, die zijn te bundelen in 6 inhoudelijke lijnen. Deze 6 lijnen vorm de inhoud voor de ondersteuningsaanpak. Elke actielijn bevat een opdracht om een onderdeel van de hierboven geschetste informatieketen in het sociaal domein op 1 januari 2015 in een eerste versie gereed en werkend te hebben. De inhoudelijke actielijnen zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Specificaties voor een ICT-‐regiesysteem voor gemeenten Zelfredzaamheid en ICT Keteninformatisering sociaal domein: één beveiligd gegevensknooppunt voor ontsluiting gegevensuitwisseling met organisaties in het sociaal domein Eenduidige systematiek voor benchmarking, statistiek en beleidsinformatie Eenheid van taal: standaardisatie van gegevensdefinities, werkprocessen en (administratieve) procedures Privacybescherming en informatiebeveiliging
De samenhang tussen de actielijnen is als volgt te begrijpen. Een integrale aanpak in het sociaal domein vraagt van gemeenten een nieuwe werkwijze. Termen als zelfredzaamheid en eigen burgerkracht staan hierin centraal, naast bijvoorbeeld ‘1-‐gezin 1-‐plan’, sociale wijkteams, buurtzorg, frontlijnwerkers en gemeentelijke regie op dienstverlening en inkoop. In de Verkenning is geconstateerd dat het gemeenten op dit moment ontbreekt aan een ICT-‐systeem ter ondersteuning van deze regie. De Verkenning onderkent vier kernfuncties voor zo’n regiesysteem: de registratie van de dienstverlening in samenhang (conform ‘1-‐gezin 1-‐plan’), de inzage in enkele kerngegevens over de betrokkenen (integraal klantbeeld), de beveiligde digitale communicatie tussen gemeente, betrokkenen burgers én hulpverleners en de mogelijkheid om beveiligd risicosituaties te kunnen signalen tussen ketenpartners. De 1e actielijn levert gemeenten een programma van eisen (de technische specificaties), waarmee de gemeente zelf een dergelijk ICT-‐systeem kan verwerven, conform haar eigen wensen en passend op haar eigen inrichting van het sociaal domein. De 2e actielijn regelt de interactie tussen dit regiesysteem en de burger. Het levert bijvoorbeeld een voorziening en standaarden waarmee de burger zijn eigen gegevens in het ‘1-‐gezin 1-‐plan’ kan inzien. De 3e actielijn regelt de interactie met het professionele veld. Het levert een ICT-‐voorziening om (beveiligd) elektronische communicatie met de professionals in ketens mogelijk te maken. De 4e actielijn levert een eenduidige systematiek om uit deze manier van werken landelijk enkele (geanonimiseerde) kerngegevens ten behoeve van benchmarking en statistiek af te leiden, geautomatiseerd en zonder extra administratieve lasten. De 5e en 6e actielijn (standaarden en privacy & beveiliging) zijn randvoorwaardelijk om de communicatie in de keten tussen burgers, gemeente en de hulpverleners mogelijk te maken. De acties die nodig zijn om de zes actielijnen te realiseren zijn in de Bijlage in detail beschreven. 11
4 Aanpak 4.1 Inleiding Op basis van voorgaande uitgangspunten (paragraaf 2.4) wordt een gezamenlijke gemeentelijke aanpak ingericht die zich primair richt op de korte termijn. De aanpak is gericht op het reduceren van complexiteit in de uitvoering. De autonomie van gemeenten staat in de aanpak voorop. De voorgestelde aanpak steunt op twee pijlers (zie ook hoofdstuk 1): 1. De inzet van Living Labs die in 2014 een eerste inrichting maken van de informatieketen in het sociaal domein en proeftuin zijn voor de standaarden die het actieprogramma ontwikkelt. 2. Een landelijk ondersteuningsprogramma: Vanuit dit programma worden enkele landelijke standaarden ontwikkeld. Het programma maakt de bevindingen in de Living Labs generiek en bruikbaar voor alle gemeenten. Het landelijke actieprogramma bestaat deels uit inhoudelijke actielijnen en daarnaast een ondersteunende actielijn ‘kennisplatform en ondersteuning’. Deze ondersteunende actielijn en de werkwijze van de living labs wordt in dit hoofdstuk uitgewerkt.
4.2 Werkwijze Living labs Om de zorg te verbeteren en betaalbaar te houden is een innovatie van de huidige aanpak gewenst; de transformatie. Veel gemeenten zoeken een vernieuwde aanpak. Wat dat gaat betekenen voor de informatievoorzieningen is alleen op hoofdlijnen bekend. Maar details zijn belangrijk: Hoe gaat het werken? Wat wil ik precies weten? Wanneer heb ik andere vormen van ondersteuning nodig. Direct in 2015 of kan ik daar later naar toegroeien? Antwoord op deze vragen kunnen we werkende weg vinden. De kern van de aanpak wordt daarom gevormd door de living labs. De living labs zijn experimentele omgevingen waarin gemeenten op verschillende onderdelen van VISD oplossingen uitproberen en ontwikkelen. Vervolgens zorgen VNG en KING dat deze oplossingen gedocumenteerd worden en beschikbaar komen voor andere gemeenten en de markt. Er worden meerdere living labs ontwikkeld. De gemeenten Enschede, Utrecht , Eindhoven, Zaanstad en Leeuwarden geven hier invulling aan. De ‘Digitale Steden Agenda – de Zorgende Stad’ (DSA) wordt intensief betrokken bij de Living Labs. Deze inzet is gericht op het ontwikkelen van tools om de burger nauwer bij de dienstverlening te betrekken en de zelfredzaamheid met ICT te ondersteunen. Het doel van de living labs is om rondom de vraagstukken van informatievoorziening in de praktijk een aantal zaken te organiseren en te regelen en daarmee input te leveren voor landelijke ontwikkeling. Op deze wijze willen de living labs voorbeeld zijn voor andere gemeenten. En landelijk partner zijn voor de ministeries, KING, VNG, zorgaanbieders etc. De living labs gaan tot 1 januari 2015 werken aan: 12
-
-
-
Uitwerking (aanvulling, concretisering) van het Programma van eisen Informatievoorziening t.b.v. ondersteuning regie in het sociaal domein: 1-‐gezin 1-‐plan 1-‐regisseur uit het VISD-‐ project. Hiermee beschikken alle gemeenten over de ingrediënten voor het opstellen van een eigen bestek en/of het starten van een aanbesteding en/of het starten van een realisatietraject. Bijdrage aan de realisatie van de zes actielijnen: a. Programma van eisen regiemodule b. Zelfredzaamheid en ICT c. Sectorknooppunten/gegevensknooppunten d. Systematiek benchmarking, statistiek en beleidsinformatie e. Standaarden f. Gegevensuitwisseling, privacy en informatieveiligheid Bijdrage aan de actielijn ‘kennisuitwisseling en communicatie’ vanuit de op te leveren (tussen)producten uit de living labs.
4.3 Werkwijze ondersteuningsprogramma: kennisplatform De uitgevoerde verkenning is niet alleen belangrijk voor professionals, dienstverleners en informatiedeskundigen. Ook bestuurders en het management van de gemeenten kunnen de verkenning gebruiken om keuzes te maken en te bepalen wat het effect van hun keuzes is. Gemeenten en Rijk moeten deelgenoot worden van wat de verkenning heeft opgeleverd. De inzet is te komen tot een samenhangende ondersteuning ten behoeve van professionalisering van gemeentebestuurders en ambtenaren daarmee doorontwikkeling van de resultaten uit de verkenning. Dit vraagt om actie op korte termijn. De structuur van (bijvoorbeeld) 41 regio’s voor de jeugdzorg of de schaal van de 35 arbeidsmarktregio’s is hierbij een logische hulpstructuur. In het ondersteuningsaanbod wordt onderscheid gemaakt tussen bestuur, management en ICT. Deze zijn weliswaar onlosmakelijk met elkaar verbonden, maar hebben een verschillende ondersteuningsbehoeften en vragen ook allen een andere benadering. Het huidige voorstel richt zich tot 2015 voornamelijk op het ontwikkelen van (enkele) landelijke standaarden, de eerste inrichting van de informatieketen en het vormgeven van de ICT-‐ondersteuning via de Living Labs. Dit zijn onderwerpen waar met name de doelgroepen management en ICT intensief betrokken zijn. In 2014 zal de ondersteuningsbehoefte dan ook bij deze doelgroep het grootst zijn. Het aanbod zal hierop aangepast worden. Het aanbod zal op hoofdlijnen de volgende componenten bevatten en vooral praktisch van aard zijn. Uitgangspunt is dat gemeenten aan de slag kunnen gaan met concrete handzame producten en concepten, al dan niet met behulp van de markt, kennisoverdracht en ondersteuning tót, en indien gewenst achter de voordeur. De living labs vormen de broedplaats voor de ontwikkeling en toetsing van VISD producten. Deze worden vervolgens door VNG en KING geschikt gemaakt voor andere gemeenten en de markt. Gebruik zal leiden tot de vraag om aangepaste of nieuwe producten. De producten worden voortdurend geëvalueerd om zo goed mogelijk aan te blijven sluiten bij de vraag van gemeenten. Er 13
wordt gewerkt via het Make-‐Buy-‐Coöperate principe; producten die al aangeboden worden door de markt, worden niet zelf ontwikkeld. Inzichten en ervaringen vanuit de living labs worden via het kennisplatform gedeeld met andere gemeenten. Via het platform worden gebruikers in staat gesteld kennis uit te wisselen. Hierin worden ze gefaciliteerd met behulp van onder andere communities. De introductie van een geheel nieuw informatiedomein stelt gemeentelijke informatiemanagers voor een grote uitdaging. Deze zullen management en bestuur in staat moeten stellen regie te kunnen voeren op het nieuwe domein. Voor het merendeel van deze managers is het nu onduidelijk welke managementinformatie geleverd moet worden, uit welke bronnen deze informatie betrokken kan worden, en hoe het bijbehorende proces ingericht moet worden. Via een drietal Academy modules wordt vanuit het ondersteuningsprogramma intensief gewerkt aan de toerusting van de informatiemanager, waarbij in het bijzonder aandacht besteed wordt aan het leggen van de verbinding tussen management/bestuur en de informatievoorziening. Voor de Academy wordt een bijdrage van gemeenten gevraagd. In 2014 zal naast de relatie met de Living Labs gemeenten, ook een relatie opgebouwd gaan worden met de andere gemeenten die aan de slag gaan met de VISD producten. Om deze gemeenten snel en effectief te kunnen ondersteunen, te motiveren, in beweging te krijgen, maar ook te monitoren worden vanuit het ondersteuningsprogramma buitendienstmedewerkers ingezet. De buitendienst werkt regionaal en vormt de ‘ogen en oren’ van het programma. Ze zijn het eerste aanspreekpunt voor gemeenten. De buitendienst signaleert, stimuleert en escaleert. Bij de regio-‐indeling wordt aangesloten bij de bestaande structuur. Om deze community effectief en efficiënt in te zetten organiseert VNG / KING periodieke bijeenkomsten. Tijdens deze regiobijeenkomsten worden de ontwikkelingen vanuit het programma én bij gemeenten besproken, gesignaleerde knelpunten gerapporteerd, kennis uitgewisseld en concrete ontwikkelvragen voorgelegd. De producten die door de Living Labs geleverd worden zijn generiek van aard. Gemeenten zullen de behoefte hebben om ondersteund te willen worden bij de vertaling naar en toepassing ervan in de eigen situatie. Het Programma levert echter ondersteuning tót de voordeur. Om gemeenten toch te kunnen faciliteren biedt VNG / KING gemeenten een digitale marktplaats aan via welke gemeenten de benodigde expertise uit de markt in kunnen huren. Indien de behoefte bestaat kan ook een team samengesteld worden die bestaat uit professionals met verschillende –op de behoefte toegesneden-‐ expertise. Bestuurlijk draagvlak is rand voorwaardelijk voor het succes van het VISD programma. Om dit binnen korte tijd in het netwerk te laten ontstaan, zetten we in 2014 ambassadeurs vanuit het netwerk in. Deze bestuurders vertellen het belang van het programma aan collegae tijdens congressen, bijeenkomsten, wethouders-‐ en burgemeesterskringen, zodat het verhaal binnen de bestuurlijke setting wijdverspreid raakt. De ambassadeurs worden nauw betrokken bij de ontwikkelingen binnen het Programma en worden vroegtijdig voorzien van specifieke informatie met als doel hun ambassadeurschap adequaat te kunnen vervullen. 14
4.4 Afstemming met de omliggende projecten 4.4.1
Planning en deliverables i-‐HLZ (en i-‐WMO)
De wijzigingen in de langdurige zorg hebben allemaal meer of minder effect op de informatievoorziening. Door de verschuiving van de AWBZ-‐zorg naar de Wmo en de Zvw raken de verschillende wijzigingen dezelfde processen, en daarmee dezelfde systemen en gegevens. Zonder afstemming kan dat leiden tot dubbel werk, suboptimalisatie of zelfs tegenstrijdigheden. Het programma informatievoorziening Hervorming Langdurige Zorg (i-‐HLZ). i-‐HLZ richt zich op het aansluiten van informatievoorziening op de hervormingen in de langdurige zorg. Het programma is een soort ‘paraplu’ dat de afstemming en samenhang tussen de verschillende projecten en trajecten bevordert. Een van die projecten is i-‐Wmo en richt zich op het toetsen van standaarden voor berichten-‐ uitwisseling in de praktijk en het faciliteren van de totstandkoming daarvan. Daarnaast wordt de governance voor het beheer van deze standaarden uitgewerkt. Ook wordt het gebruik ervan door verschillende partijen in het veld gestimuleerd. Hiertoe worden pilots ingericht. De deelnemers van de verschillende pilots beproeven of het mogelijk is om (delen van) de berichten voor zorgtoewijzing en declaratie van en naar de zorgaanbieder uit de AWBZ in de Wmo te hergebruiken. De vraag is welke aanpassingen gedaan zouden moeten worden om deze standaarden te kunnen hergebruiken. Voor het project iWmo is het wenselijk dat de living labs het hergebruik in de verschillende lokale situaties ‘extra’ toetsen, naast de reeds gedane toetsing in de huidige pilots. Het belang van 'extra' toetsing binnen de living labs omgeving is dat daarmee breder wordt getoetst, de mogelijkheid bestaat nog extra te focussen op bepaalde aandachtspunten en de relatie met de andere functionaliteit van VISD/ Pve getoetst kan worden. i-‐Wmo draagt hierbij zorg voor: -
Een eerste voorstel voor de (aangepaste) Wmo berichten voor zorgtoewijzing en declaratie' vanuit de reeds uitgevoerde pilots 2012; Het formuleren van toetsingsvragen; Het leggen van verbindingen tussen resultaten van pilotgroepen en de living labs; Het bijeenbrengen van de ervaringen en het bijstellen van de berichtvoorstellen.
15
4.4.2
Planning en deliverables nieuwe Jeugddomein: BIJ en CORV
Beleidsinformatie Jeugd (BIJ) Met de inwerkingtreding van de nieuwe Jeugdwet worden de gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van alle jeugdhulp, inclusief de justitiële jeugdzorg: de jeugdbescherming en de jeugdreclassering. De ministeries van VWS en VenJ hebben vanuit hun rol als stelselverantwoordelijke de opdracht erop toe te zien dat de nieuwe inrichting van de jeugdzorg daadwerkelijk leidt tot de beoogde resultaten en de transitie naar de nieuwe situatie actief te ondersteunen en te begeleiden. Een belangrijk onderdeel van het nieuwe jeugdzorgstelsel is de inrichting van een systematiek voor beleidsinformatie. De wet-‐ en regelgeving van de nieuwe Jeugdwet schrijft ten aanzien van de beleidsinformatie voor, dat de verstrekking van deze gegevens door de aanbieders van jeugdhulp en gecertificeerde instellingen (hierna kortweg aangeduid als: de aanbieders) op elektronische wijze plaats vindt met behulp van een door de Ministers aangewezen informatie routeringsvoorziening (Beleidsinformatie Jeugd, kortweg BIJ). Daarnaast schrijft de wet-‐ en regelgeving voor dat gemeenten bij de verwerking van gegevens voor beleidsinformatie van deze voorziening gebruik maken. De BIJ is een infrastructurele voorziening voor het routeren van beleidsinformatie in het kader van de nieuwe Jeugdwet. De BIJ fungeert als een verdeelstation voor beleidsinformatie afkomstig van aanbieders van jeugdhulp en gecertificeerde instellingen (hierna te noemen: de aanbieders) en bestemd voor gemeenten en de ministeries van VWS en VenJ. De essentie daarvan is dat informatie naar de BIJ wordt gestuurd door circa 250 instellingen die jeugdhulp bieden, dat deze data binnen de BIJ wordt versleuteld en vervolgens geselecteerd en doorgestuurd naar de afnemers (gemeenten en ministeries). Elke afnemer heeft een eigen pakket informatie (dataset) afgestemd op ieders verantwoordelijkheid binnen het stelsel van de nieuwe Jeugdwet. Het gebruik van de BIJ zal in de wet-‐ en regelgeving van de nieuwe Jeugdwet verplicht worden voorgeschreven. Het ministerie van VWS neemt het voortouw bij de ontwikkeling van de BIJ door de voorziening te ontwikkelen en aan te bieden aan alle partijen. Partijen dienen vervolgens zelf de stappen te ondernemen om de aansluiting te realiseren. De verdere instandhouding en beheer is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van VWS en VenJ. Ter realisatie van de BIJ is het project ‘Ontwikkeling, implementatie en in beheer name BIJ’ ingericht. Dit project beoogt onderstaande doelstellingen te realiseren. Hieronder is tevens aangegeven op welke wijze de living labs en/of het ondersteuningsprogramma een bijdrage kunnen leveren: 1. De ontwikkeling van de BIJ. Dit omvat het ontwerpen en realiseren van de BIJ. Dit betreft zowel de basisfuncties van de BIJ voor het ontvangen, versleutelen en versturen van de beleidsinformatie als de afspraken over de aansluiting op de BIJ en de te gebruiken gegevensstandaarden. -
Ontwikkelen dataset beleidsinformatie voor gemeenten Bepalen gegevensstandaarden Bepalen bestandsformaat voor de datasets
2. De ontwikkeling en inrichting van een database voor VenJ en VWS. 16
Hierin wordt data uit de BIJ opgeslagen. Van deze data worden beleidsrapportages gemaakt. De inrichting van databases voor gemeenten en rapportages voor gemeenten is buiten scope van het project. Het is aan gemeenten zelf daarvoor voorzieningen te treffen. -
Bepalen wijze van ontvangst, opslag en ontsluiting beleidsinformatie vanuit de BIJ voor gemeenten. Ontwikkelen en inrichten van één (gemeenschappelijke) of meer (per gemeente) databases voor gemeenten voor de ontvangst en opslag van beleidsinformatie gerouteerd door de BIJ. Database(s) van gemeenten koppelen aan de BIJ.
3. Het middels een praktijktoets bevestigen dat de BIJ productierijp is. De praktijktoets valt uiteen in twee onderdelen, de acceptatietest en de pilot. Bij de acceptatietesten wordt getest of het systeem zelf werkt zoals beoogd en conform de overeengekomen ontwerpen. Tijdens de pilot wordt met een representatief aantal betrokken organisaties (gemeenten en aanbieders) een toets uitgevoerd waar het gebruik en de geschiktheid van de BIJ voor het genereren van beleidsinformatie wordt beproefd. -
Aansluiten database(s) gemeenten aan de BIJ Testen ontvangst databestanden uit de BIJ
4. Landelijke uitrol van de BIJ en implementatie ondersteuning gemeenten en aanbieders. Het project verzorgt de installatie en inrichting van de BIJ. Voorts wordt aan alle betrokken gemeenten en aanbieders zodanige implementatie ondersteuning geboden dat zij zelfstandig in staat zijn om op de BIJ aan te sluiten en, voor zover het de gemeenten betreft, de informatie vanuit de BIJ te ontvangen in een zelf ingerichte database. -
Informeren softwareleveranciers van gemeenten via de bij KING gebruikelijk kanalen. Documentatie en voorlichting van gemeenten Inrichten van een helpdesk functie als voorportaal voor de ondersteuning vanuit project ‘Ontwikkeling, implementatie en in beheer name BIJ’
5. De organisatie van het beheer. Het uitwerken van de beheerarrangementen van de BIJ. Dit omvat het bepalen van de beheertaken, door wie deze worden uitgevoerd en hoe deze worden gefinancierd. Daarnaast de inrichting van de beheertaken en de overdracht naar de definitieve beheersituatie. -
Inrichten beheerstructuur ten aanzien van de rol en betrokkenheid van gemeenten.
Collectieve Opdracht Routeervoorziening (CORV) In het kader van de nieuwe Jeugdwet dienen justitiële organisaties, gemeenten en private partijen nauw samen te werken om de doelstellingen van een effectiever, efficiënter en een financieel eenvoudiger jeugdzorgstelsel te bewerkstelligen. Daarnaast zal het ministerie van VenJ de rol van stelselverantwoordelijk invullen die toeziet op de goede werking van de Justitiële jeugdzorg als geheel en het versterken van de ketenprestatie.
17
Door de herinrichting van de justitiële jeugdzorg ontstaan nieuwe relaties, koppelvlakken en interacties tussen het justitiële domein en het gemeentelijke domein. En wel vanuit twee perspectieven: verticaal, met het ministerie als stelselverantwoordelijke en horizontaal tussen de uitvoeringspartijen. Op de nieuwe koppelvlakken ontstaan ook nieuwe informatiestromen. Ter ondersteuning van de nieuwe informatiestromen in de justitiële jeugdzorg wordt de zogenaamde Collectieve Opdracht Routervoorziening (CORV) ontwikkeld. Met CORV wordt de berichtenstroom tussen partijen in de justitiële jeugdketen gedigitaliseerd en geüniformeerd. Dit draagt bij aan het verminderen van de administratieve last en voorkomt dat alle partijen onderlinge afspraken dienen te maken. Ter realisatie van CORV is het project ‘Ontwikkeling, implementatie en in beheer name CORV’ ingericht. Dit project beoogt onderstaande vier doelstellingen. Hieronder is tevens aangegeven op welke wijze de living labs en/of het ondersteuningsprogramma een bijdrage kunnen leveren: 1. Ontwikkeling CORV -
participeren, samen met enkele gemeenten, in het ontwerp van de interactieprocessen, voor zover relevant voor gemeenten (via de werkgroep ‘jeugdbescherming/ jeugdreclassering’)
-
het ontwerp van de StUF-‐berichten tussen gemeente en CORV
2. Praktijktoets CORV -
het inrichten van het StUF-‐testplatform waarmee softwareleveranciers de (ver)werking van StUF-‐berichten van en naar hun applicaties kunnen testen
3. Landelijke uitrol CORV het informeren van leveranciers via de bij KING gebruikelijk kanalen. Voorlichting en opleiding van gemeenten Het inrichten van een helpdesk functie als voorportaal voor de ondersteuning vanuit project ‘Ontwikkeling, implementatie en in beheer name CORV’ 4. In beheer name CORV -
-
Inzet nader te bepalen
De ondersteuning voor met name de onderdelen ‘ontwerp StUf Berichten’ als ook het generieke leveranciersmanagement is vormgegeven in een meer gedetailleerd plan van aanpak ‘Aansluiting CORV’ (status laatste versie d.d. 10-‐10-‐2013 versie 0.7). 4.4.3
Planning en deliverables ICT vernieuwing bureaus jeugdzorg
Omdat de bestaande informatiesystemen van de Bureaus Jeugdzorg (BJZs) sterk verouderd zijn, ongeschikt voor gezinsgericht werken en kostbaar in het beheer, ontwikkelen de BJZs nu een geheel nieuw informatiesysteem. De werknaam van dit systeem is WAS-‐JZ (Web Application Services Jeugdzorg). 18
De functie van de WAS-‐JZ is om de gezinsgerichte zorgdiensten van organisaties te ondersteunen en om die organisaties te voorzien van een sterke basis voor hun informatiehuishouding in een gedecentraliseerd en flexibeler veld. In eerste instantie is het systeem bedoeld voor de bureaus jeugdzorg en hun rechtsopvolgers, maar om klaar te zijn voor de toekomst wordt het systeem opgezet om een breed gezinsgericht dienstaanbod te kunnen ondersteunen. Het gaat dan typisch om diensten die onderzoek en regie omvatten, en het opstellen, bijstellen en volgen van zorgplannen. Om te waarborgen dat het systeem allereerst aansluit op de informatiebehoefte van de praktijk, wordt het systeem met zeer nauwe betrokkenheid van de jeugdzorgprofessionals zelf gebouwd. De toekomstvastheid en de mogelijkheden voor configuratie en gegevensuitwisseling worden met functioneel beheerders bewaakt. Ten tijde van schrijven wordt de tweede van vier bouwfases afgerond. Het tijdspad is: -
11 november 2013:
afronding bouwfase 2
-
8 januari 2014:
afronding bouwfase 3
-
10 maart 2014:
afronding bouwfase 4
-
9 juni 2014:
afronding pilots en oplevering WAS-‐Jz 1.0
-
11 augustus 2014:
oplevering WAS-‐JZ 2.0
Via de klankbordgroep van het programma Was-‐JZ behoudt het actieprogramma de aansluiting op specifiek de onderwerpen standaardisatie gegevens / berichtenverkeer en (mogelijk) gebruik van jeugdzorg XML en beleidsinformatie. 4.4.4
Planning en deliverables vanuit SZW traject business case hergebruik Suwinet
Van Juni tot september 2013 is in opdracht van SZW gewerkt aan de totstandkoming van het rapport Kopie Suwinet. Onderzocht is of een brede toepassing van Suwinet haalbaar en wenselijk is. Aanleiding voor het onderzoek vormt de vraag van gemeenten of Suwinet ook kan worden ingezet voor de informatievoorziening in het gehele sociale domein. Geconstateerd is dat de oplossingsrichting voor de informatievoorziening in het sociaal domein ligt in het creëren van een stelsel van domeinmakelaars. Een domeinmakelaar distribueert in opdracht van bronhouder en afnemer gegevens van de ene organisatie naar de andere organisatie van het eigen domein. Ook distribueert de domeinmakelaar gegevens naar een ander domein, waar de domeinmakelaar van het andere domein de gegevens distribueert naar de afnemers in dat andere domein. Een stelsel van domeinmakelaars is een oplossingsrichting voor de lange termijn. Op de korte termijn is het noodzakelijk om de gegevensuitwisseling voor de drie decentralisaties te optimaliseren. In de ‘living labs’ wordt onder leiding van de gemeenten bekeken welke gegevens nodig zijn en hoe de gegevensuitwisseling kan worden vormgegeven. Op zeer korte termijn zal SZW opdracht geven tot de uitvoering van een businesscase. De businesscase moet onder meer inzicht geven (1) wat de baten zijn indien een stelsel van domeinmakelaars wordt gerealiseerd en (2) naar hergebruik van bestaande infrastructuur (BKWI/IB). Een nadere uitwerking van het concept domeinmakelaar is daarbij noodzakelijk. De begeleiding van 19
dit onderzoek maakt deel uit van het vervolg van het Project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein. 4.4.5
Transformatieprogramma ‘Gemeente van de toekomst’
Als vakdepartement is BZK verantwoordelijk voor een bestuurskrachtig binnenlands bestuur, visie op de juiste bestuurlijke verhoudingen, het beheer van het gemeentefonds, interbestuurlijk toezicht, vermindering van regeldruk, wetgeving op het terrein van privacy en het faciliteren van burgerparticipatie. Al deze thema’s zijn relevant en hebben hun eigen vertaling in het relatie tot de decentralisaties in het sociaal domein. Om deze ambitie waar te kunnen maken vindt er een enorme hoeveelheid aan inspanningen plaats, zowel vanuit het Rijk als vanuit de gemeenten. De gemeenten en het Rijk delen de behoefte deze initiatieven bij elkaar te brengen om zo de mogelijkheid te creëren kennis, ervaring en best practices te delen en om te kunnen komen tot de vorming van de gemeenten van de toekomst. Hiertoe heeft BZK een transformatieprogramma ingericht met als doel: 1. Verbindt de verschillende inspanningen in het kader van de transitie en de transformatie in het sociaal domein om daadwerkelijk een maatschappelijke verandering, oftewel een transformatie, tot stand te kunnen brengen 2. Zorgt ervoor dat gemeenten klaar zijn voor de toekomst Een van de activiteiten vanuit dit programma is het ontwikkelen van ‘Vensters voor het sociaal domein’. Het concept zoals dit voor Vensters voor Bedrijfsvoering geldt, lijkt zeer goed ook toepasbaar en bruikbaar bij het vraagstuk van monitoring in het Sociale Domein. De beoogde monitor voor het sociale domein die per 1 januari 2015 operationeel dient te zijn dient (periodiek) inzicht te geven in het functioneren/presteren van gemeenten en andere betrokken organisaties in dat sociale domein. Vensters voor het Sociaal Domein dient een instrument te worden dat: 1. Individuele gemeenten op basis van objectieve gegevens een concreet handelingsperspectief biedt gericht op het verbeteren van eigen functioneren/presteren binnen het Sociaal Domein. 2. Vergelijking van eigen prestaties met andere gemeenten mogelijk maakt 3. Relevante informatie t.b.v. beleidsformulering oplevert. 4. Periodiek gebruik kan worden. 5. Zich concentreert op de strategische besturing van processen in het Sociale Domein vanuit het perspectief van het senior management van gemeenten en portefeuillehouders of bestuurders. De komende periode zal BZK vanuit haar stelselverantwoordelijkheid in de drie decentralisaties de Vensters voor het Sociaal Domein verder uitwerken. Dit zal in nauwe afstemming gebeuren met VNG/KING en met enkele gemeenten. 20
4.4.6
Forum en College Standaardisatie
Forum en College Standaardisatie bevorderen interoperabiliteit en de toepassing van open standaarden binnen de Nederlandse overheid. Interoperabiliteit is het vermogen om gegevens uit te wisselen tussen verschillende digitale systemen. Daarvoor beheert het College de lijst met aanbevolen en verplichte open standaarden die gelden voor de (semi-‐) publieke sector. Het Forum zal gedurende de looptijd van het programma (en overigens ook daarna) actief adviseren over gebruik en (her)bruikbaarheid van standaarden. 4.4.7
Programmaraad Stelsel van Basisregistraties
De Programmaraad Stelsel van Basisregistraties (PSB) treedt op als de opdrachtgever voor het realiseren van een werkend Stelsel van Basisregistraties. Van het Stelsel van Basisregistraties maken deel uit: de 13 wettelijke basisregistraties, de koppelingen tussen de basisregistraties en de gemeenschappelijke voorzieningen van het Stelsel (Digikoppeling, Digilevering, Digimelding en de Stelselcatalogus). PSB heeft een analyse uitgevoerd op het VISD advies. Haar rol zit o.a. op onderstaande punten: -
Sturing geven aan de privacydiscussie voor inkijk inclusief gebruik BSN, GBA, e.d. door private ketenpartijen; Vraagbundeling vormgeven via sectorale knooppunten c.q. sectorale beheerorganisaties; Nadenken over strategieën voor het aansluiten van sectorale afnemers; Opzetten en inrichten van een vertrouwensmodel voor uitwisseling tussen kolommen; Nadenken over het invullen van de regierol door burgers voor MijnOverheid; Stimuleren e-‐Herkenning en DigiD/machtigingen (mantelzorgers) door burgers en bedrijven Toepassen van de stelselcatalogus voor het vastleggen van de MDS en haar bronhouders.
4.5 Sturing en governance Tijdens het uitvoeren van de verkenning informatievoorziening sociaal domein heeft de governance met stuurgroep en IDPO goed gewerkt5. De stuurgroep heeft in haar brief6 aan de ACD en de directie VNG gevraagd om de governance VISD in stand te houden tot het eind van het jaar. Per 1-‐1-‐2014 treedt er een nieuwe situatie in. Een groot deel van de activiteiten in dit Plan van Aanpak zal plaats vinden bij en door gemeenten en ten behoeve van gemeenten. Het budget voor 5
In de Stuurgroep VISD zitten de gemeentesecretarissen van Enschede en Utrecht, de beleidsdirecteuren van VWS, VenJ, SZW en BZK, de programmamanager 3D van de VNG en de Kwartiermaker Decentralisaties van KING. De stuurgroep heeft een onafhankelijke voorzitter. Het IDPO (Interdepartementaal Project Overleg) is de ambtelijke voorbereiding voor de stuurgroep. 6 Aanbevelingen stuurgroep Verkenning Informatie Voorziening Sociaal Domeinen vervolgstappen, brief d.d. 25 juli 2013 van Stuurgroep VISD aan de directieraad VNG en aan de directeuren generaal van VWS, VenJ, SZW en BZK.
21
deze activiteiten wordt aan het Gemeentefonds onttrokken. Gemeenten willen zelf sturen op die activiteiten en het budget. Tegelijkertijd is het van belang om de interbestuurlijke samenwerking die is gegroeid vast te houden. Er zijn nog genoeg punten waarover in de loop van het proces overeenstemming moet worden bereikt (standaarden, gegevenssets), gebruik gemaakt kan worden van elkaars expertise (sectorknooppunten), of samen ontwikkeld moet worden (burgerportaal). Er zijn drie typen activiteiten: 1. Specifiek gemeentelijke activiteiten: zelfredzaamheid en ICT, PvE regie module, Living Labs, privacy kennis en protocollen. 2. Bilaterale projecten die al lopen vanuit de afzonderlijke decentralisaties: CORV, BIJ, i-‐WMO. Deze hebben een eigen governance, waarin ook VNG en enkele gemeenten vertegenwoordigd zijn. 3. Multilaterale projecten: standaardisatie, sectorknooppunten, privacy wetgeving. Het is belangrijk dat er afstemming en samenhang plaats blijft vinden tussen de verschillende activiteiten. En welbeschouwd zal er op alle punten sprake zijn van enige vorm van samenwerking tussen departementen en gemeenten. De departementale projecten hebben een eigen governance waarin vaak ook de VNG is vertegenwoordigd voor de afstemming. Het ligt voor de hand dat de projecten waarvoor het zwaartepunt van de activiteiten door gemeenten wordt opgepakt en betaald, ook hun eigen governance krijgen, waarbij departementen aanschuiven voor afstemming. De structuur van Stuurgroep VISD met IDPO en stuurgroep kan dan in stand blijven voor afstemming tussen de actielijnen en projecten en voor de projecten waarin gemeenten en departementen een gelijke verantwoordelijkheid hebben (standaardisatie, benchmarken statistiek en beleidsinformatie). De stuurgroep is geen besluitvormend orgaan. Besluitvorming bij het Rijk vindt plaats via het Directeurenoverleg, de Ambtelijke Commissie Decentralisaties, en de Ministeriële Commissie Decentralisaties. Bij VNG via de Directieraad, de bestuurlijke commissies en het VNG bestuur. Punten waarover in de stuurgroep overeenstemming wordt bereikt behoeven dus nog bekrachtiging via de hiervoor geschetste lijnen. 4.5.1
Opdrachtgeverschap voor dit Plan van Aanpak
Voor de governance op de uitvoering van dit Plan van Aanpak is het voorstel dat het opdracht-‐ geverschap bij de gemeenten ligt. Opdrachtgever is de ALV van de VNG. Uit de ALV wordt een Opdrachtgeversgroep ingericht, met de bestuurders en/of gemeentesecretarissen van de vijf Living Lab-‐gemeenten. De Opdrachtgeversgroep draagt de uitvoering van het programma op aan de VNG. De praktische uitvoering van het programma wordt gedaan door de VNG. De uitvoering van de meeste activiteiten zal de VNG opdragen aan KING. Het programmabureau zal bij de VNG worden gehuisvest in het 3D programma. De Living Labs worden door de 5 betrokken gemeenten zelf uitgevoerd. 22
Om de afstemming met de omliggende projecten te borgen blijft de Stuurgroep VISD in stand. Die groep bestaat uit de uitvoeringsverantwoordelijken (in casu de gemeentesecretarissen) van enkele gemeenten, de directeuren van de betrokken departementen (VWS, SZW, VenJ, BZK, EZ) en de VNG en KING.
4.6 Activiteitenplanning Zie de Bijlage.
4.7 Risico’s en beheersmaatregelen Per actielijn (zie paragraaf 3.3 en de detailuitwerking in de Bijlage) zijn de risico’s en beheersmaatregelen uitgewerkt. In deze paragraaf worden de generieke en algemene risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen beschreven. Deze risico’s zijn ook onderkend in de uitgevoerde ‘Starting Gate Informatisering Decentralisaties’. Hierbij is onderzocht of er draagvlak bestaat voor een gezamenlijke aanpak en onder welke bestuurlijke condities een aanpak kan slagen. Risico
Maatregel
1.
Gemeenten en hulpverleners zijn onvoldoende geïnformeerd over risico’s in de dienstverlening.
•
Maak onderdeel van de communicatiestrategie
2.
Burgers zijn onvoldoende geïnformeerd over hun eigen mogelijkheden om zorg te organiseren.
•
Betrek kennis en ervaring van de digitale stedenagenda ‘zorgende stad’ actief bij het uitvoeren van dit programma op het thema ‘zelfredzaamheidapps’. Ondersteun gemeenten in het digitaal vaardig maken van hun burgers
•
3.
Sociale wijkteams hebben niet de juiste informatie om hun werk te kunnen doen (één-‐ gezin één-‐plan), of moeten de informatie uit een veelheid aan verschillende systemen bij elkaar zoeken. Dit is inefficiënt en leidt tot ondoelmatige inzet van (dure) wijkteams.
•
Verdiepen van de uitgevoerde informatie-‐analyse VISD op zowel informatiebehoefte, doelbinding, bronnen en privacy-‐issues
4.
Het ontbreken van duidelijke kaders voor privacybescherming en informatiebeveiliging leidt tot onduidelijkheid over welke gegevens
•
Verdiepen van de uitgevoerde informatie-‐analyse VISD op zowel informatiebehoefte, doelbinding, 23
Risico professionals in welke situaties mogen uitwisselen.
Maatregel
•
bronnen en privacy-‐issues Via PSB sturing geven aan de privacydiscussie voor inkijk inclusief gebruik basisregistraties
5.
Door het ontbreken van standaarden • bedenken gemeenten elk hun eigen • werkwijzen voor de samenwerking met zorgaanbieders en uitvoeringsorganisaties. Dit • leidt tot inefficiënte processen en grote administratieve lasten voor zorgaanbieders en burgers.
Stuur op hergebruik van standaarden Actieve adviesrol forum standaardisatie Hergebruik standaarden uit huidige AWBZ domein
6.
Gemeenten verwerven elk hun eigen ICT-‐ systemen, terwijl de specificaties voor die systemen vaak grote overeenkomsten vertonen.
Continue communicatie over het op te leveren bestek als resultaat van dit programma. Ondersteun samenwerkingsverbanden en groepen gemeenten desgevraagd bij gezamenlijke verwerving Intensief leveranciersmanagement Ondersteun gemeenten met inzicht en sanering van hun huidige ICT landschap
•
•
• •
7.
Het ontbreken van een eenduidige systematiek voor beleidsinformatie en statistiek leidt ertoe dat een landelijk vergelijk van de uitvoering in het sociaal domein straks niet mogelijk is. Landelijke partijen, zoals de ministeries, het CBS en onderzoeksinstituten, zullen voor hun eigen informatievraag veelal een eigen monitor of enquête ontwikkelen. Dit leidt tot hoge administratieve lasten voor gemeenten en uitvoerders.
•
Werk systematiek voor beleidsinformatie en statistiek zoals overeengekomen in VISD gezamenlijk verder uit.
8.
Verkiezingen leveren vertraging op
•
Ontzorg bestuurders tijdens gemeente-‐ raadsverkiezingen Richt gezamenlijk programma in
•
4.8 Financiering De financiering van het programma is via een eenmalige bijdrage vanuit het Gemeentefonds van € 8 miljoen, inclusief BTW. Een voorstel voor deze uitname uit het Gemeentefonds zal op 29 november 2013 in de Bijzondere ALV (BALV) aan de leden van de VNG worden voorgelegd. 24
In de bijlage bij dit plan van aanpak is dit bedrag onderbouwd. De gevraagde investering is eenmalig en geldt voor de looptijd van de aanpak, van 1 januari 2014 tot en met 31 juli 2015. De VNG ontvangt vanuit het Gemeentefonds de middelen en voert de aanpak uit. Op onderdelen zal de uitvoering worden overgelaten aan KING, in opdracht van de VNG. De opgeleverde resultaten zijn beschikbaar voor alle gemeenten. Omschrijving
Bedrag (x 1.000 €)
Specificaties voor een ICT: regiesysteem voor gemeenten
1.730
Burgerportaal en zelfredzaamheid & ICT
820
Systematiek voor benchmarking, statistiek en beleidsinformatie
700
Keteninformatisering sociaal domein
800
Eén taal: standaarden (relatie met PVE)
550
Privacy en beveiliging
400
Ondersteuning
750
SUBTOTAAL (incl. BTW & excl. overhead)
5.750
Stelpost: Living Labs
1.250
Stelpost: Programmabureau
1.000
TOTAAL (incl. BTW & overhead)
8.000
Opmerkingen bij deze begroting: Dit is een voorlopige begroting. Tijdens de kwartiermakersfase van het project (te starten in december 2013) zal een gedetailleerde begroting worden opgesteld, op basis van de activiteitenplanning in de Bijlage. Alle bedragen zijn inclusief BTW (indien van toepassing), niet-‐verrekenbare BTW en overhead Bedragen zijn voor ruim 1,5 jaar (vanaf 1 december 2013 tot en met 31 juli 2015) Het totaalbedrag (€ 8 miljoen voor de gehele looptijd) staat vast, evenals de einddatum van het project. Er zal tussentijds géén extra beroep op het Gemeentefonds worden gedaan voor aanvullende financiering. Tegenvallers of onvoorziene activiteiten zullen binnen de totale begroting opgelost moeten worden. Op onderdelen wordt aanvullende financiering gezocht bij de betrokken Rijksdepartementen. Aanvullende financiering zal worden aangewend om de kwaliteit van de op te leveren producten te verbeteren.
25
Bijlage: Activiteitenplan Informatievoorziening Sociaal Domein
Bijlage: Activiteitenplan Informatievoorziening Sociaal Domein ......................................... 1 1. Het ‘hoe’: living labs en ondersteuningsprogramma ................................................................. 1 1.1 Living labs .................................................................................................................................. 1 1.2 Ondersteuningsprogramma & kennisplatform ......................................................................... 2 2. Het ‘wat’: de zes inhoudelijke actielijnen ................................................................................. 4 2.1 Specificaties voor een ICT regiesysteem voor gemeenten ........................................................ 4 2.2 Burgerportaal en zelfredzaamheidapps .................................................................................... 7 2.3 Keteninformatisering sociaal domein ..................................................................................... 12 2.4 Systematiek voor benchmarking, statistiek en beleidsinformatie .......................................... 15 2.5 Eén taal: standaarden (relatie met PVE) ................................................................................. 18 2.6a Privacy ................................................................................................................................... 20 2.6b Beveiliging ............................................................................................................................. 22
26
