Directie Concern
Ingekomen stuk D12 (PA 17 december 2008)
Bestuurlijk Juridische Zaken
Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47 Aan de gemeenteraad van Nijmegen Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Datum Verslag 2 december 2008
Telefoon
(024) 329 91 11
Telefax
(024) 323 59 92
E-mail
[email protected]
Postadres Postbus 9105
Th. de Graaf 6500 HG Nijmegen P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic A300/ Marjan Vaartjes
Onderwerp
Datum uw brief
Jaarverslag rechtsbescherming 2007
Doorkiesnummer
3292645
Geachte leden van deAldus Raad, vastgesteld in de vergadering van: Bijgevoegd treft u ter informatie aan het jaarverslag rechtsbescherming 2007. Dit jaarverslag hebben wij vastgesteld op 2 december 2008. Een aantal belangrijke cijfers uit het jaarverslag is het volgende: Klachten De voorzitter, De secretaris, - Het aantal klachten is in vergelijking met 2006 afgenomen. In 2007 werden 296 klachten ingediend. In 2006 werden 329 klachten ingediend. - In vergelijking met 2006 is het aantal binnen de wettelijke termijn afgehandelde klachten toegenomen, derhalve een goed resultaat. In 2006 was bijna 69% afgehandeld binnen de voorgeschreven wettelijke termijnen. In 2007 is 72,4% afgehandeld binnen de wettelijke termijn. Jammer genoeg is de gestelde norm voor 2007 niet gehaald (80%). - In vergelijking met 2006 is er een verbetering opgetreden in de resultaten (gegrond verklaard in 2007: 23,2%, 2006: 24,8%). De voor 2007 gestelde norm (een percentage gegrondverklaringen van maximaal 23,5%) is hiermee gehaald. Ook dit is een goed resultaat. - Veel klachten zijn informeel afgehandeld.
-
Bezwaarschriften Het aantal bezwaren is toegenomen van 9.220 in 2006 naar 9.940 in 2007. Bij bureau WOZ en Belastingen is sprake van een stijging van ingediende bezwaren (6.999 in 2006 tegenover 8.050 in 2007). Gemeentebreed (bureau WOZ en Belastingen niet meegerekend in verband met een afwijkende bezwarentermijn) is 59,3% van het totale aantal afgehandelde bezwaarschriften binnen de voorgeschreven wettelijke termijnen van 10/14 weken afgehandeld (bijna 69% in 2006). De gestelde norm van 70% is hiermee niet gehaald.
Aantal Bijlagen: 1
www.nijmegen.nl
inf.raad 2007VVR.doc
1
Gemeente Nijmegen Directie Concern Bestuurlijk Juridische Zaken
Vervolgvel
1
-
-
Bij het bureau WOZ en Belastingen geldt een afwijkende afhandeltermijn van een jaar. In 2007 is 97,0% binnen het jaar afgehandeld (86,5% in 2006). In vergelijking met 2006 zijn de resultaten sterk verbeterd. In 2007 bedraagt het percentage gegrond verklaarde bezwaarschriften 14,5% (2006: 20,8%). De norm van 18% is hiermee gehaald. Een goed resultaat.
Naar aanleiding van de conclusies uit het jaarverslag zijn binnen de directies verschillende acties uitgezet. De meeste acties zijn gericht op behoud van het goede resultaat. Speciale aandacht dient aanwezig te zijn voor de termijnen bij de afhandeling van bezwaarschriften omdat alleen dit cijfer te wensen overlaat. Indien de noodzaak aanwezig wordt geacht, moet (tijdelijk) extra juridische capaciteit worden ingezet. Daarnaast dient bij de registratie van bezwaarschriften beter inzichtelijk te worden gemaakt hoeveel procent van de bezwaarschriften de behandelingstermijn overschrijden met instemming van bezwaarden om zodoende te komen tot een informele oplossing van het bezwaarschrift. De cijfers over het eerste half jaar van 2008 laten overigens zien dat op dit moment de streefcijfers wat de gegrondverklaringen betreft ruimschoots worden gehaald (15,6% van de bezwaren is gegrond verklaard, streefcijfer bedraagt 18%, 13,3% van de klachten is gegrond verklaard, streefcijfer bedraagt 23,5%). Wat de termijnen betreft wordt bij de afhandeling van bezwaren het streefcijfer (70%) tot nu toe ook gehaald. Het bedraagt namelijk 75,6%. Bij de afhandeling van klachten geldt op dit moment een afhandelingsperentage van 73,4% binnen de wettelijke termijnen. Het streefcijfer (80%) is hiermee nog niet gehaald. Directies geven hierover aan dat de verwachting is dat het streefcijfer aan het einde van het jaar wèl zal worden gehaald. Met de genoemde streefcijfers blijven we vasthouden aan een hoog ambitieniveau. Per kwartaal rapporteren de directies over de cijfers aan de directie Concern en worden indien nodig extra acties uitgezet. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,
De Secretaris,
mr. Th.C. de Graaf
P. Eringa
www.nijmegen.nl
inf.raad 2007VVR.doc
JAARVERSLAG RECHTSBESCHERMING 2007
Directie Concern Afdeling Bestuurlijk Juridische Zaken september 2008
2
1. INHOUDSOPGAVE 1. INHOUDSOPGAVE
3
2. KLACHTEN
5
Algemeen Aantallen Resultaten Termijnen De klachtbehandeling Verbeteracties Overzicht klachten 2007 Totaal overzicht klachten 1999-2007 Termijnen klachten 2000-2007
5 5 5 7 8 8 9 10 10
3. BEZWAARSCHRIFTEN
11
Aantallen Resultaten Termijnen Overzicht bezwaarschriften 2007 Totaaloverzicht bezwaarschriften 1999-2007 Termijnen bezwaarschriften 2000-2007
11 11 13 15 17 17
4. CONCLUSIES
19
Klachten Bezwaarschriften Beschikkingen in primo
19 19 21
BIJLAGE 1: DE NATIONALE OMBUDSMAN Onderzoek en administratie De criteria Cijfermatig overzicht verzoekschriften Oude zaken; de stand van zaken De in 2007 ingediende klachten die in 2007 tot een onderzoek leidden De in 2007 ingediende klachten die in 2007 zonder onderzoek werden afgedaan Verdeling over de directies Financiële aspecten Ontwikkelingen Overzicht zaken Nationale ombudsman 1999-2007 Beoordelingscriteria Nationale ombudsman
BIJLAGE 2: OVERIGE KENGETALLEN
23 23 23 23 24 24 25 25 25 26 26 27
29
Verzekeringen/Verhaal Brandverzekering: Nadeelcompensatie Inschakelen gemeenteadvocaat Aantallen beschikkingen in primo
29 29 33 34 34
3
4
2. KLACHTEN Algemeen De klachten die bij de gemeente Nijmegen binnenkomen, worden – met toepassing van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en conform het mandaatbesluit klachtbehandeling en de concernrichtlijn klachten – afgehandeld door klachtencoördinatoren. Iedere directie heeft een eigen klachtencoördinator, aangewezen door de directeuren. Binnen de directie Inwoners is één medewerkers als klachtencoördinator werkzaam en is een halve fte vacant. Samen gaat het hier om 1 fte. Binnen de directie Grondgebied zijn meerdere klachtencoördinatoren werkzaam. De klachtencoördinatoren besluitvorming voor.
nemen
de
klachtbehandeling
op
zich
en
bereiden
de
De Algemene wet bestuursrecht schrijft een registratieplicht voor ten aanzien van schriftelijke klachten. Deze klachten worden geregistreerd. Een klacht kan ook via Internet worden ingediend. De mogelijkheid om een klacht in te dienen is hiermee behoorlijk laagdrempelig. Aantallen Het aantal klachten is in 2007 ten opzichte van 2006 gedaald: er werden 33 klachten minder geregistreerd: 296 in totaal. De werkvoorraad op 1 januari 2007 bedraagt 36. Deze voorraad bedroeg aan het begin van het verslagjaar 33. De afname van klachten heeft plaatsgevonden binnen alle directies. Klachten die bij de gemeente Nijmegen als werkgever binnenkomen over ongewenste omgangsvormen zoals pesten, treiteren, seksuele discriminatie en racisme worden niet door de gemeentelijke klachtencoördinatoren afgehandeld. Deze klachten worden conform de klachtenregeling ongewenste omgangsvormen doorgestuurd naar de regionale klachtencommissie ongewenste omgangsvormen 1 . Deze commissie is een externe commissie die de diverse bestuursorganen adviseert over klachten aan hun adres. Kwesties inzake ongewenste omgangsvormen komen over het algemeen binnen bij speciaal hiervoor aangestelde vertrouwenspersonen. Deze vertrouwenspersonen hebben de bevoegdheid te kijken of de kwestie informeel kan worden opgelost. Als dat niet lukt en de betreffende medewerker toch besluit een formele klacht in te dienen, begeleidt de vertrouwenspersoon de medewerker naar de regionale klachtencommissie. Het afgelopen jaar heeft de regionale klachtencommissie één klacht behandeld. Resultaten Omdat het merendeel van de klachten de directie Inwoners betreft, worden de gemeentebrede resultaten voor een groot deel gekleurd door de resultaten binnen deze directie.
1
Bij deze commissie heeft de gemeente Nijmegen zich aangesloten. 5
Het aantal gegrond verklaarde klachten bedraagt dit jaar gemeentebreed 23,2% (24,8% in 2006, 23,3% in 2005). De directie Inwoners kent een gegrondpercentage van 19,7% (vorig jaar bedroeg dit percentage 22%). De directie Grondgebied, de tweede directie waar veel klachten binnenkomen kent een gegrondpercentage van 39,2% (vorig jaar bedroeg dit percentage 23,1 %). De directie Concern kent een gegrondpercentage van 27,3% (het betreft 3 gegronde klachten). Gegevens uit de verschillende directies leveren het volgende beeld: • DSB: Binnen DSB is er in 2007 één klacht gegrond verklaard. • DIW: Het overgrote deel van de gegrond verklaarde klachten had betrekking op bureau Schuldhulpverlening. Klachten werden met name in de eerste helft van 2007 ingediend. De werkprocessen bij bureau Schuldhulpverlening zijn in de loop van 2007 aangepast. • DGG: Veel gegrond verklaarde klachten gaan over het te laat afhandelen van verzoekschriften en andere fouten in de communicatieve sfeer. Verder hadden gegrond verklaarde klachten hadden onder andere betrekking op de afdeling Openbare Ruimte van de directie Stadsbedrijven. Met de directie Stadsbedrijven is afgesproken dat de directie Grondgebied binnenkomende klachten over de afdeling Openbare Ruimte afhandelt. • Concernstaf/Bestuursstaf: gegrond verklaarde klachten hadden onder andere betrekking op procedurele onvolkomenheden bij de afhandeling van brieven. Het aantal anders afgedane klachten 2 is hoog, namelijk 120 op het totaal van 293 (41%). Cijfers uit voorgaande jaarverslagen laten zien dat deze categorie structureel hoog scoort (38,4% in 2006, 43% in 2005, 40% in 2004). Dat het aantal anders afgedane klachten ieder jaar weer hoog scoort, wijst erop dat de klachtencoördinatoren, alvorens een klacht in behandeling te nemen, eerst kijken of een klacht op andere wijze kan worden afgedaan. Veel van de anders afgedane klachten worden minnelijk afgewikkeld. In dat geval behoeft de formele, vaak tijdrovende procedure, niet te worden doorlopen. Uit onderstaande tabel blijkt dat nagenoeg alle directies deze manier van werken consequent toepassen. Dit jaar is gemeentebreed 23,2% van de klachten gegrond verklaard, 28,7% is ongegrond verklaard, 4,1% is gedeeltelijk (on)gegrond verklaard, 3,1% is niet-ontvankelijk verklaard en 41% is anders afgedaan. Per directie ziet het beeld er als volgt uit: Resultaten Gegrond
Concernstaf/ Bestuursstaf 27,3% (3)
DGG
DIW
DWS
Brandweer
DSB
39,2% (20)
19,7% (44)
12,5% (1)
Ongegrond
54,5% (6)
39,2% (20)
25,1% (56)
25% (2)
Ged. (on)gegrond Nietontvankelijk Anders afgedaan
-
5,9% (3)
3,6% (8)
12,5% (1)
9,1% (1)
-
3,6% (8)
-
9,1% (1)
15,7% (8)
48% (107)
50% (4)
Vergeleken met de andere directies heeft de directie DIW in 2007 te maken gehad met de meeste binnengekomen en ook afgehandelde klachten. DIW heeft in 2007 223 klachten afgehandeld, DGG 51, Concernstaf/Bestuursstaf 11, DSB 8. Bij de Brandweer is er in 2007 2
Onder anders afgedaan wordt begrepen: ingetrokken, minnelijk afgewikkeld, niet in behandeling genomen, verwijzing. 6
geen klacht ingediend/afgehandeld. Klachten, betrekking hebbende op DWS staan in het overzicht van DGG opgenomen. In de begroting voor 2007 is als streefcijfer gesteld dat maximaal 23,5% van de afgehandelde klachten gegrond mag zijn verklaard. Gemeentebreed bedraagt het percentage gegrond verklaarde klachten in 2007 23,2%. Het streefcijfer is dus gehaald. Tevens is er in vergelijking met het voorgaande jaar (24,8% gegrond verklaard) sprake van een daling. De directies Concernstaf/Bestuursstaf en DGG doen het met een percentage van 27,3 respectievelijk 39,2% beduidend slechter dan de directies DIW en DSB met 19,7% respectievelijk 12,5%. Termijnen De Algemene wet Bestuursrecht (Awb) schrijft voor dat een klacht binnen 6 weken wordt afgehandeld, maar dat deze termijn met 4 weken kan worden verdaagd indien klager en degene op wie de klacht betrekking heeft hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht. In 2007 is gemeentebreed 72,4% afgewikkeld binnen 10 weken (2006: 69%, 2005: 78%, 2004: 60%, 2003: 69%, 2002: 62%). Bijna 41% is buiten de termijn van 10 weken afgedaan. Uit de cijfers kan worden geconcludeerd dat in vergelijking met vorig jaar (bijna 69% is afgehandeld binnen 10 weken) een verbetering is opgetreden in de termijnen van afhandeling. Een overzicht per directie laat het volgende beeld zien: Afgehandeld binnen 10 weken 2002
Concernstaf/ Bestuursstaf
DGG
DIW
SoZaWe
DSB
DWS
0%
88,5%
30%
59,2%
64,7%
-
2003
66,7%
74,4%
39,2%
75,1%
53,9%
100%
2004
6,8% (3)
60% (36)
67,9% (195)
Zie onder DIW
47,6% (10)
100% (1)
2005
23,8% (5)
75% (39)
85% (158)
Zie onder DIW
66,7% (6)
100% (1)
2006
37,5% (6)
66% (35)
71% (171)
Zie onder DIW
81,8% (9)
50% (1)
2007
0%
82,4% (42)
73,5% (164)
Zie onder DIW
75% (6)
-
Uit bovenstaande tabel blijkt dat DGG procentueel het beste scoort voor wat betreft de afhandeltermijnen. Daarna volgen DSB en DIW. De Concernstaf/Bestuursstaf scoren slecht met 0%. Veel klachten binnen de Concernstaf zijn afkomstig van veelklagers. Aan deze veelklagers wordt geen prioriteit gegeven. In de begroting voor 2007 is als streefcijfer gegeven dat 80% van de klachten moet zijn afgehandeld binnen de wettelijk voorgeschreven termijn van 10 weken. Uit dit jaarverslag blijkt dat 72,4% van de klachten is afgehandeld binnen de wettelijk voorgeschreven termijn. Het doel is dus niet bereikt, al is het percentage wel verbeterd ten opzichte van vorig jaar (toen is 69% afgehandeld binnen 10 weken). Een vergelijking met andere gemeenten, teneinde te kunnen beoordelen of dit nog wel als een goed percentage is aan te merken, is helaas niet mogelijk. De gemeente Nijmegen doet mee aan een benchmark met
7
13 andere gemeenten, maar in dit onderzoek is de vraag hoeveel klachten worden afgehandeld binnen de wettelijke termijn niet meegenomen. Navraag bij de directies naar de oorzaken van vertragingen in de procedures maakt duidelijk dat vertragingen onder andere veroorzaakt worden door het gegeven dat klachtencoördinatoren capaciteitsproblemen hebben vanwege andere prioriteiten. Over het algemeen houden de klachtencoördinatoren zich namelijk niet fulltime bezig met de afhandeling van klachten. Klachtenafhandeling vormt slechts één taak uit een breder takenpakket. De klachtbehandeling Er zijn geen cijfers beschikbaar over de wijze waarop de afhandeling van klachten door burgers is ervaren. Vastgesteld kan worden dat het aantal bij de gemeente ingediende klachten dit jaar is afgenomen met 33. Het aantal ingediende klachten bij de Nationale ombudsman (No) is met 4 klachten afgenomen (van 40 ingediende klachten naar 36). Van de 39 bij de Nationale ombudsman in 2007 afgehandelde zaken waren de uitspraken als volgt: - gegrond 1 - (kenn.) ongegrond 4 - gedeeltelijk (on)gegrond - anders afgedaan 27 In bijlage 1 wordt ingegaan op klachten die in 2007 bij de No hebben gespeeld. Verbeteracties Naast de klachtafhandeling zorgen de directeuren voor terugkoppeling van de klacht naar de verschillende afdelingen. Waar nodig vinden structurele verbeteringen plaats naar aanleiding van gegrond verklaarde klachten: - DIW bewaakt de inhoudelijke kwaliteit van besluiten door ingestelde kwaliteitsmedewerkers. De kwaliteitsmedewerkers rapporteren hun bevindingen aan de bureauhoofden. In de eerste helft van 2007 zijn veel klachten binnengekomen over de uitsluiting van schuldhulpverlening bij het niet nakomen van afspraken. De praktijk is naar aanleiding van deze klachten zo aangepast dat bij het niet nakomen van een afspraak een herstelmogelijkheid volgt. - DSB besteedt continu zorg aan het tijdig beantwoorden van brieven. - Concernstaf/Bestuursstaf blijven aandacht besteden aan het voorkomen van procedurele onvolkomenheden bij de afhandeling van brieven. - DGG bespreekt de gegevens in werkoverleggen en functioneringsgesprekken. Klachten vormen input voor gedragsvaardigheidstrainingen voor met name medewerkers met veel klantcontacten.
8
Overzicht klachten 2007 Bij de Brandweer zijn in 2007 geen klachten binnengekomen. De klachten van DWS (op jaarbasis zo’n 2 à 3) zijn in 2007 door DGG in behandeling genomen vanwege langdurige afwezigheid van de klachtencoördinator van DWS in 2007. Klachten
Totaal ingediend in 2007 Restant uit voorgaande jaren Totaal afgewikkeld Werkvoorraad per 01-01-2008 Afgehandelde klachten per categorie
Concernstaf/Bestuursstaf 3 10 11 2
DGG
49 7 51 5
DIW
DSB
235 19 223 31
Algemeen verbindende voorschriften Misbruik van bevoegdheid Belangenafweging/redelijkheid
4
6
Rechtszekerheid/vertrouwen
3
7
Gelijkheid Motivering Zorgvuldigheid Overige eisen behoorlijkheid Resultaten
Brandweer
8 8 0
DWS
2007
296 36 293 40
2 1
2006
2005
2004
329 26 323 33
277 19 270 26
334 98 414 18
401 48 365 84
287 83 324 46
14 25 26
5 2 14
21 1 11
19 32
16 5 14
1
16
35
68
48
1 231 9
2 2 252 32
3 268 11
2 1 183 18
1 259 3
2003
2002
11
1 42 1
1 206 1
6 1
Gegrond verklaard Ongegrond verklaard
3 6
20 20
44 56
1 2
68 84
80 80
63 52
154 69
94 60
64 43
Gedeeltelijk gegrond/ongegrond Niet-ontvankelijk Anders afgedaan Termijnen
3 0 8
8 10 107
1
1 1
4
12 9 120
17 22 124
32 3 120
23 2 166
28 28 150
25 35 157
25
niet bekend 164 59
5
30
148
162
174
179
159
1 2
182 81
74 101
48 60
72 168
70 111
41 124
Binnen 6 weken afgewikkeld Binnen 10 weken afgewikkeld Niet binnen 10 weken afgewikkeld
11
17 9
9
Totaal overzicht klachten 1999-2007
600 500 400
1999 2000
300
2001 2002
200
2003 2004
100
2005
0 ingediend
2006
afgedaan
gegrond
ged.gegr.
anders
Termijnen klachten 2000-2007 Onderstaande tabel geeft gegevens over de verslagjaren 2000 tot en met 2007.
350 300 250 200 2000
150
2001 2002
100
2003 2004
50
2005 2006
0 < 6 weken
< 10 weken
> 10 weken
10
2007
2007
3. BEZWAARSCHRIFTEN Aantallen Het aantal bezwaarschriften is toegenomen van 9.220 in 2006 naar 9.940 in 2007. Een groot deel van de jaarlijks binnengekomen bezwaarschriften is afkomstig van bureau WOZ en Belastingen van de directie Inwoners. Bureau WOZ en Belastingen handelde in 2007 alle bezwaren af tegen belastingaanslagen en tevens alle bezwaren tegen WOZ-beschikkingen. Voor het gemak zullen deze in het verdere verloop van de tekst beide onder de noemer “belastingbezwaren” worden gerangschikt. De toename van dit jaar komt voor het grootste deel voor rekening van dit bureau. Indien de bezwaren van bureau WOZ en Belastingen van de directie Inwoners buiten beschouwing wordt gelaten, kan geconstateerd worden dat het totaal aantal ingediende bezwaarschriften – in vergelijking met 2006 – is gedaald. Het totaal aantal bezwaarschriften, de bezwaren afkomstig van bureau WOZ en Belastingen niet meegerekend, komt dit jaar uit op 1.890. In vergelijking met vorig jaar is dit een daling van 331 (in 2006 ging het om 2.221 bezwaarschriften, 2005: 2.457, 2004: 2.175, 2003:1.467, 2002:1.686 en in 2001: 1.878). Veel directies laten in 2007 een daling zien van ingediende bezwaarschriften. Alleen bij de Raadscommissie voor bezwaarschriften, waarvan het secretariaat is gehuisvest binnen de Concernstaf, zijn in vergelijking met 2006 meer bezwaarschriften binnengekomen. - DGG ging van 506 bezwaarschriften in 2006 naar 407 bezwaarschriften in 2007. Afspraak is dat bezwaarschriften die bij de Brandweer binnenkomen door DGG worden afgehandeld. Ook de bij DWS binnenkomende bezwaarschriften worden na overleg vaak door DGG afgehandeld. Bij de Brandweer is in 2007 1 bezwaarschrift binnengekomen. Vier bezwaarschriften zijn afgehandeld: 1 ongegrond, 3 anders afgedaan. DSB heeft met DGG in het verleden de afspraak gemaakt dat bezwaarschriften op het gebied van Openbare Ruimte door DGG worden afgehandeld. In totaal ging het in 2007 om 181 bezwaarschriften. - DIW ging van 1592 bezwaarschriften in 2006 naar 1365 bezwaarschriften in 2007. Vooral tegen opgelegde maatregelen en afwijzingen langdurigheidstoeslag werden minder bezwaren ingediend. - De bezwaarschriften uit de Concernstaf en de Bestuursstaf gingen van 106 bezwaarschriften in 2006 naar 83 bezwaarschriften in 2007. De afname komt door een behoorlijke vermindering van ingediende bezwaarschriften bij de Bezwarencommissie Rechtspositie. Het secretariaat van deze commissie is gevestigd binnen de Concernstaf. De Bezwarencommissie Rechtspositie adviseert het college over bezwaarschriften, gericht tegen rechtspositionele besluiten. Werden er in 2006 nog 96 rechtspositionele bezwaarschriften ingediend. In 2007 waren dat er 71. Binnen de afdeling Bestuur en Veiligheid van de Bestuursstaf richtten de bezwaarschriften zich wederom tegen openbare orde maatregelen. In vergelijking met 2006 werden 2 bezwaarschriften meer ingediend. - Bij de raad zijn in 2007 34 bezwaarschriften ingediend. Dit waren er in 2006 17. Resultaten In totaal zijn in 2007 9.876 bezwaarschriften afgehandeld. In 2006 bedroegen dit er 17.362 (2005: 12.414, 2004: 9.995, 2003: 25.667). De werkvoorraad is bij de directies Concernstaf, DGG, bureau WOZ en Belastingen en bij de Raadscommissie voor bezwaarschriften toegenomen. Bij de directie Inwoners is de werkvoorraad afgenomen. 11
Werkvoorraad
DGG
DIW
SoZaWe
Belastingen
Raadscommissie
01-01-2004 01-01-2005
Concernstaf/ Bestuursstaf 37 165
58 102
5 211
2.156 1.282
13 10
01-01-2006
107
149
268
14.051
12
01-01-2007
55
110
343
713
6
01-01-2008
61
118
262
176 zie vorige kolom zie vorige kolom Zie vorige kolom zie vorige kolom
1.198
26
Gemeentebreed bedraagt in 2006 het percentage gegrondverklaringen 2,8% (2,7% in 2006), ongegrondverklaringen 48,1% (40,4% in 2006) en gedeeltelijk (on)gegrondverklaringen 43,3% (54,1% in 2006). Het percentage niet-ontvankelijk verklaarde bezwaarschriften bedraagt 3,0% (1,8% in 2006). Tot slot is 2,8% ingetrokken (1% in 2006). Door het hoge aantal afgehandelde bezwaarschriften bij het bureau WOZ en Belastingen is het beeld enigszins vertekend. Indien de cijfers, afkomstig van het bureau WOZ en Belastingen niet worden meegeteld, ziet het beeld er gemeentebreed in 2007 als volgt uit: gegrond 14,5% (20,8% in 2006), ongegrond 52% (54,7% in 2006), gedeeltelijk (on)gegrond 4% (3,2% in 2006), niet-ontvankelijk 15,2% (13,6% in 2006), ingetrokken 14,3% (7,7% in 2006). Per directie ziet het beeld er als volgt uit: Resultaten
DGG
DIW
Gegrond
Concernstaf/ Bestuursstaf 6,4% (5)
Belastingen
Raadscommissie
12,7% (50)
15,5% (225)
Ongegrond
46,2% (36)
55,7% (220)
51,4% (744)
47,1% (3739)
42, 9% (6)
Ged. (on)gegrond Nietontvankelijk Ingetrokken
1,3% (1)
3,0% (12)
4,3% (62)
52,9% (4202)
21,4% (3)
3,8% (3)
14,4% (57)
16,2% (234)
7,1% (1)
42,3% (33)
14,2% (56)
12,6% (183)
28,6% (4)
0%
Van de 7.941 afgehandelde bezwaarschriften bij bureau WOZ en Belastingen waren er 4.202 deels (on)gegrond (52,9%). Splitsing van deze cijfers in volledig gegronde en deels gegronde bezwaarschriften is vanwege de systematiek van de WOZ-waardebepaling en de wijze waarop daartegen bezwaar wordt gemaakt niet mogelijk. Als de waarde van een onroerende zaak wordt verlaagd dan wordt dit gezien als een deels gegrond bezwaar. Men weet namelijk nooit of dit ook daadwerkelijk een verlaging is tot op die waarde die de belastingplichtige had bedoeld. Aangezien verder in Nijmegen onroerende zaken worden gewaardeerd met gebruikmaking van vergelijkingsmodellen, kan een klein foutje in een dergelijk waarderingsmodel leiden tot een net te hoge of te lage WOZ-waarde in andere gevallen. De overige afgehandelde bezwaarschriften worden bij het bureau WOZ en Belastingen voor het gemak als ongegrond aangemerkt, net zoals voorgaande verslagjaren. Hieronder bevinden zich ook niet-ontvankelijk verklaarde bezwaarschriften. Uit de cijfers in de kolom op de vorige pagina blijkt dat het percentage gegrond verklaarde bezwaarschriften binnen de verschillende directies enigszins varieert. Het gemiddelde percentage (Belastingen) uitgezonderd, komt uit op 14,5%. Dit is een enorme verbetering ten opzichte van vorig jaar (20,8%). Het in de begroting voor 2005 opgenomen doel – dat 12
een verbetering in gegrond verklaarde bezwaarschriften moest zijn opgetreden van 10% in vergelijking met de cijfers uit 2003, te weten een percentage gegrond verklaarde bezwaarschriften van maximaal 18% - is gehaald. Teneinde de goede score te behouden is het van essentieel belang permanente aandacht te besteden aan de kwaliteit van de primaire processen. Hierbij dient wel te worden bedacht dat de grote diversiteit aan onderwerpen en beslissingen en de vaak snel opeenvolgende ontwikkelingen in organisatie, werkwijze, wetgeving, beleid en soms ook jurisprudentie het veelal moeilijk maken scherpe conclusies te trekken over de kwaliteit van de primaire processen in zijn geheel of op onderdelen. Ook vergelijking in de tijd geeft soms slechts in beperkte mate inzicht in de kwaliteit van primaire besluitvorming en de resultaten van verbeterslagen binnen het primaire proces. Voor 2007 is wederom als streefcijfer gesteld dat maximaal 18% van de afgehandelde bezwaren gegrond mag worden verklaard. Termijnen De Algemene wet bestuursrecht (Awb) schrijft voor dat een bezwaarschrift binnen 6 weken wordt afgehandeld, maar dat deze termijn, indien bezwaarde hiervan schriftelijk op de hoogte wordt gebracht, met 4 weken kan worden verdaagd. Bezwaarschriften die worden afgehandeld door tussenkomst van een adviescommissie, bestaande uit externe leden, dienen binnen 10 weken te worden afgehandeld. Ook hier is het mogelijk deze termijn met 4 weken op te schorten, indien bezwaarde hiervan schriftelijk op de hoogte wordt gebracht. Binnen de gemeente Nijmegen worden alleen de bezwaarschriften rechtspositie en de bezwaarschriften tegen raadsbesluiten door een externe adviescommissie behandeld. De bezwaren, afkomstig van het bureau WOZ en Belastingen niet meegerekend (in verband met een afwijkende bezwarentermijn), is 59,3% van het totale aantal afgehandelde bezwaarschriften afgehandeld binnen 10/14 weken (2006: 68,5%). Een uitsplitsing per directie geeft het volgende beeld: Afgehandeld binnen 10/14 weken 2005 2006 2007
Concernstaf/ Bestuursstaf
DGG
DIW
69,5% (169) 82,3% (130) 73,1% (57)
89,8% (835) 87,5% (476) 66,3% (262)
69,1% (841) 61% (926) 57,0% (825)
Commissie voor bezwaarschriften 38,9% (7) 17,4% (4) 28,6% (4)
Uit bovenstaande cijfers blijkt dat alleen de directies Concernstaf en Bestuursstaf voldoende scoren. DIW, DGG en de Raadscommissie voor bezwaarschriften zitten onder de gewenste 70%. Omdat DIW veel bezwaarschriften afhandelt, werkt de score van DIW zwaar door in het gemeentebrede percentage (de bezwaren van het bureau WOZ en Belastingen uitgezonderd). De directies DGG en DIW constateren wel dat in het totaaloverzicht afgehandelde bezwaarschriften een zeer groot aantal ingetrokken bezwaarschriften is opgenomen. Deze ingetrokken bezwaarschriften zijn vaak het gevolg van uitgebreid overleg, waarbij termijnen bijna standaard niet worden gehaald. Uiteindelijk leidt het overleg wel tot een tevreden bezwaarde met een intrekking als gevolg. Indien deze intrekkingen buiten de totaaltellingen worden gehouden, slaagt in ieder geval DGG erin te komen aan een percentage van 70% dat is afgehandeld binnen de wettelijke termijn. DIW heeft aangegeven dat ook binnen deze 13
directie het percentage binnen de wettelijke termijnen afgehandelde bezwaarschriften behoorlijk zou toenemen. Verder verklaart DIW het percentage in 2007 als volgt: 1) Achterstand uit 2006. In dat jaar is een record aantal bezwaren binnengekomen van 1595, alsmede een forse stijging van het aantal beroepszaken en verzoeken om voorlopige voorziening. Derhalve is DIW op 1 januari 2007 gestart met een grote werkvoorraad. 2) Relatief hoog ziekteverzuim. 3) In de eerste helft van 2007 zijn drie vacatures voor de functie van medewerker bezwaar en beroep ingevuld. Deze medewerkers waren in eerste instantie beperkt inzetbaar. Binnen DGG wordt het percentage verklaard door een terugval in capaciteit vanwege de introductie digitaal werken (pilot corsa/dms) per 1 januari 2007, het omvangrijke aantal beroepszaken, een toenemend aantal artikel 19 Wro procedures voor inbreidingslocaties en introductie advocaatfunctie binnen bureau Juridische Zaken en Rechtsbescherming. De Commissie voor bezwaarschriften (waarvan het secretariaat is gevestigd binnen de Concernstaf) geeft aan dat vertragingen gelegen zijn in de volgende oorzaken: 1) Secretariaat van de raadscommissie is een parttime functie, waarbij de inzet van de secretaris mede wordt bepaald door andere prioriteiten. 2) Bij raadszaken, waar tegen één raadsbesluit meerdere bezwaarschriften binnenkomen, bestaat de wens om samenhangende zaken gebundeld te behandelen. 3) Bij subsidiezaken worden bezwaarschriften vaak na minnelijk overleg ingetrokken. Het overlegtraject neemt doorgaans veel tijd in beslag. 4) Bij het indienen van proforma-bezwaarschriften krijgt de bezwaarde een nadere motiveringstermijn. 5) Het administratieve proces vraagt veel tijd. Binnen de andere directies worden de volgende redenen genoemd: verzoekschriften van bezwaarden om nader uitstel, wachten op informatie van andere instanties, noodzaak om nadere informatie in te winnen. Genoemde oorzaken komen ieder jaar opnieuw voor en rechtvaardigen de conclusie de norm van 70% niet nog scherper te stellen. Het bureau WOZ en Belastingen kent een afwijkende bezwarentermijn. Bezwaarschriften moeten binnen een jaar worden afgehandeld, met een verlengingsmogelijkheid van een jaar. Bij bureau WOZ en Belastingen is 97,0% afgehandeld binnen de wettelijke termijn. In de begroting voor 2007 was als doel gesteld dat 70% van de bezwaarschriften moest zijn afgehandeld binnen de wettelijk voorgeschreven termijn van 10 weken. Uit bovenstaande cijfers blijkt dat dit doel in 2007, de belastingbezwaarschriften uitgezonderd, niet is gehaald. In de begroting voor 2008 staat de norm van 70% als streefcijfer gehandhaafd.
14
Overzicht bezwaarschriften 2007 3 Bezwaar- en beroepschriften
DGG
DIW
Belastingen
Cie bezwaar
Totaal 2007
Totaal 2006
Totaal 2005
Totaal 2004
Totaal 2003
Totaal 2002
Totaal 2001
84 55 78 61 5 36 1 3 33
407 106 395 118 50 220 12 57 56
1365 345 1448 262 225 744 62 234 183
8050 1089 7941 1198
34 6 14 26 6 3 1 4
9.940 1.601 4 9.876 1.665 280 4.745 4.919 295 276
9.220 9.369 17.362 1227 467 7.017 9.401 305 172
24.710 2.291 12.414 14.587 361 3.547 7.922 349 235
9.339 2.426 9.995 1.770 450 2.906 6.204 251 184
22.802 5.348 25.667 2.445 323 4.040 20.888 223 193
19.973 6.647 22.537 4.083 532 6.580 14.926 280 217
13.193 5.143 11.896 6.440 453 3.660 7.360 194 229
33 9 15 21
107 155
825
133
623
7941
2 2 10
140 991 17 8.728
572 866 98 706
720 1.077 55 555
657 799 24 6306
438 507 17 24.705
395 398 15 21.729
369 249 23 11.255
11
46
420
6
477
488
228
Lopende beroepszaken op 1-1-2008 Uitspraken rechtbank in 2007:
7 73
38 59
320 304
254 239
7
1
365 437
45 376
251
Waarvan Waarvan Waarvan Waarvan
9 64
14 25
20
96 207 10 38
66 127 4 72
28 27
86 (27)
103
Bezwaarschriften Totaal ingediend in 2007 Restant vorige jaren Totaal afgedaan Werkvoorraad op 01-01-2008 Gegrond verklaard Ongegrond verklaard Gedeeltelijk (on)gegrond/niet-ontv. Niet-ontvankelijk verklaard Ingetrokken Termijnen van afwikkeling Afgedaan binnen 6 weken Afgedaan binnen 10 weken Binnen 14 weken 5 Niet binnen 10/14 weken afgedaan Beroep bij rechtbank Totaal ingediend in 2007
gegrond verklaard ongegrond verklaard gedeeltelijk (on)gegrond niet-ontvankelijk verklaard
Waarvan ingetrokken Waarvan compromis/vernietigd Voorlopige voorzieningen bij de rechtbank Totaal ingediend in 2007 Totaal uitspraken in 2007 Gegrond Ongegrond Niet-ontvankelijk Ingetrokken Hoger beroep bij ABRvSt/CRvB (door burgers/ambtenaren) Totaal ingediend in 2007
Concernstaf/ Bestuursstaf
2 2 4
5
3739 4202
137 20 42
3
73 117 10 35
17
69
33 31 8 6 2 15
66 67 7 28 9 23
101 100 15 38 11 38
92 89 16 52 1 20
11
57
73
52
1
3
201
342
387
204
212
353
352
193
60 103 5 42
128 116 16 28
53 81 87 52
32 84 36 42
19 42 45 31
41
34
70
38
23
60
38
32
24
22
In het overzicht staan DWS en de Brandweer niet opgenomen. De afhandeling van deze bezwaarschriften vindt plaats door DGG en staan dan ook bij de telling van DGG opgenomen. Bij de Brandweer is 1 bezwaarschrift ingediend in 2008. In 2007 zijn 4 bezwaarschriften afgewikkeld (1 ongegrond en 3 anders afgedaan). Verder betrof het voor DSB 181 bezwaarschriften, 11 beroepschriften, 4 hogere beroepschriften en 5 voorlopige voorzieningen. 4 In het jaarverslag rechtsbescherming 2006 staat opgenomen dat de werkvoorraad op 1 januari 2007 1227 bedraagt. Dit getal wijkt af van het getal dat hier wordt genoemd. Het verschil kan worden verklaard door een andere wijze van registreren. 5 In het geval van een commissie ex artikel 7:13 Awb is de wettelijke termijn waarbinnen beslist moet zijn een andere. Het betreft hier de Bezwarencommissie Rechtspositie en de Raadscommissie voor bezwaarschriften. 6 Dit aantal staat voor het overzicht nu apart genoemd. De afdeling bezwaar en beroep van DIW handelt deze beroepschariften af. In het overzicht van DIW staat het aantal dus ook opgenomen. 7 Ziet tekst voetnoot 6.
15
Lopende zaken per 1-1-2008 Uitspraken afdeling in 2007: Waarvan gegrond verklaard Waarvan ongegrond verklaard Waarvan gedeeltelijk (on)gegrond Waarvan niet-ontvankelijk Waarvan ingetrokken Bezwaar- en beroepschriften Hoger beroep bij AbRvSt/CRvB (door gem.) Totaal ingediend in 2007 Lopende zaken per 1-1-2008 Uitspraken afdeling 2007: Waarvan gegrond Waarvan ongegrond Waarvan gedeeltelijk (on)gegrond Waarvan niet-ontvankelijk Waarvan ingetrokken Overige procedures door burgers /instellingen 8 Totaal ingediend in 2007 Lopende zaken per 1-1-2008 Uitspraken instantie in 2007: Waarvan gegrond Waarvan ongegrond Waarvan gedeeltelijk (on)gegrond Waarvan niet-ontvankelijk Waarvan ingetrokken
6
2
2 Concernstaf/ Bestuursstaf
9 5 1 3
60 22 3 13
75 27 4 18
17 23 6 17
10 41 14 25
1 DGG
3 3 DIW
3 6
5 8 Totaal 2006
4 16 Totaal 2005
Belastingen
Cie bezwaar
5 2 3 3
5 2 3 3
3 2 1
3 2 1
1
1
14 1 29 7 16 1 4 1
5 1 4 2 2
44
43
30
18
3 13 1 7 2 Totaal 2004
3 7
4 7
2 2
1 1 Totaal 2003
3 2 Totaal 2002
2 1 Totaal 2001
4 1
1 1
9 6 13 3 6
1
1 1
3
3 2
1
41 7
97 28
13 3 6 2 14
106 3
8 Met overige procedures worden andere dan administratiefrechtelijke procedures, derhalve civielrechtelijke procedures zoals verhaals- en vorderingsacties bedoeld. Nb. Voorlopige voorzieningen vallen hier niet onder.
16
1
Totaaloverzicht bezwaarschriften 1999-2007
30000 25000 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
20000 15000 10000 5000 0 ingediend
afgedaan
gegrond
ged.gegr.
anders
Termijnen bezwaarschriften 2000-2007 De gegevens over het verslagjaar 1999 zijn niet bekend. Zij ontbreken derhalve in onderstaande grafiek. In de grafiek zijn voorts alle cijfers met uitzondering van die van Belastingen opgenomen. Voor Belastingen geldt immers een van de rest afwijkende bezwarentermijn: 1 (plus 1) jaar in plaats van 6 (plus 4) weken.
1600 1400 1200 1000
2000
800
2001
600
2002
400
2003
200
2004 2005
0 < 6 weken
< 10 weken
< 14 weken
> 10 weken
2006 2007
17
18
4. CONCLUSIES Klachten -
-
-
-
-
Het aantal klachten is in vergelijking met 2006 afgenomen. In 2007 werden 296 klachten ingediend. In 2006 werden 329 klachten ingediend. De werkvoorraad is – in vergelijking met 2006 – licht toegenomen (33 in 2006, 36 in 2007). In vergelijking met 2006 is het aantal binnen de wettelijke termijn afgehandelde klachten toegenomen. In 2006 was bijna 69% afgehandeld binnen de voorgeschreven wettelijke termijnen. In 2007 is 72,4% afgehandeld binnen de wettelijke termijn. Alhoewel 72,4% op zich een mooie score is, is de gestelde norm voor 2007 niet gehaald (80%). Een vergelijking met andere gemeenten is niet voorhanden. In de gemeentelijke benchmark, waaraan de gemeente Nijmegen deelneemt, staat deze vraag niet opgenomen. De belangrijkste oorzaken van de termijnoverschrijdingen blijven net als voorgaande jaren: * De klachtencoördinatoren hebben capaciteitsproblemen vanwege andere prioriteiten. Klachtencoördinatoren houden zich niet fulltime bezig met de afhandeling van klachten. Klachten vormen slechts één taak uit een breder takenpakket. * Noodzaak om nadere informatie in te winnen. In vergelijking met 2006 is er een verbetering opgetreden in de resultaten. Er is 1,6 procentpunten minder gegrond verklaard, namelijk 23,2% (2006: 24,8%). De gestelde norm voor 2007 is hiermee gehaald (percentage gegrond verklaarde klachten van maximaal 23,5%). De belangrijkste oorzaken van gegrond verklaarde klachten zijn: * Niet goed lopende werkprocessen; * Het niet tijdig afhandelen van verzoekschriften; Binnen alle directies zijn veel binnengekomen klachten op informele wijze afgehandeld, waardoor veel tijdrovende procedures zijn voorkomen.
Bezwaarschriften -
-
-
Het aantal bezwaarschriften is toegenomen van 9.220 in 2006 naar 9.940 in 2007. Binnen het bureau WOZ en Belastingen van de directie Inwoners is in vergelijking met 2006 sprake van een stijging van ingediende bezwaren (6.999 in 2006 tegenover 8050 in 2007). Indien de bezwaren, afkomstig van het bureau WOZ en Belastingen, buiten beschouwing wordt gelaten, is er sprake van een daling van ingediende bezwaren (van 2221 in 2006 naar 1890 in 2007). Alle directies laten een daling zien van ingediende bezwaarschriften. Alleen bij de Raadscommissie voor bezwaarschriften, waarvan het secretariaat is gehuisvest binnen de Concernstaf, zijn in vergelijking met 2006 meer bezwaarschriften binnengekomen (34 in 2007 tegenover 17 in 2006). In vergelijking met 2006 is het aantal binnen de wettelijke termijn afgehandelde bezwaarschriften afgenomen. Gemeentebreed (het bureau WOZ en Belastingen niet meegerekend in verband met een afwijkende bezwarentermijn) is 59,3% van het totale
19
-
-
-
-
-
-
aantal afgehandelde bezwaarschriften binnen de voorgeschreven wettelijke termijnen van 10/14 9 weken afgehandeld (bijna 69% in 2006). Bij de belastingbezwaren geldt een afwijkende afhandeltermijn van een jaar. In 2007 is 97,0% binnen de wettelijke termijnen afgehandeld (86,5% in 2006). De directies DGG en DIW constateren wel dat in het totaaloverzicht afgehandelde bezwaarschriften een zeer groot aantal ingetrokken bezwaarschriften is opgenomen. Deze ingetrokken bezwaarschriften zijn vaak het gevolg van uitgebreid overleg, waarbij termijnen bijna standaard niet worden gehaald. Uiteindelijk leidt het overleg wel tot een tevreden bezwaarde met een intrekking als gevolg. Indien deze intrekkingen buiten de totaaltellingen worden gehouden, slaagt in ieder geval DGG erin te komen aan een percentage van 70% dat is afgehandeld binnen de wettelijke termijn. DIW heeft aangegeven dat ook binnen deze directie het percentage binnen de wettelijke termijnen afgehandelde bezwaarschriften behoorlijk zou toenemen. De termijnoverschrijdingen hadden verder met name de volgende oorzaken: * Achterstanden dienden te worden weggewerkt, in combinatie met een toenemend aantal ingewikkelde beroepsprocedures en voorlopige voorzieningprocedures. * Terugval in capaciteit vanwege de introductie digitaal werken (pilot corsa/dms) per 1 januari 2007. * Verzoekschriften van bezwaarden om nader uitstel. * Wachten op informatie van andere instanties. * Noodzaak om nadere informatie in te winnen. In vergelijking met 2006 zijn de resultaten verbeterd. Er is 6,3 procentpunten minder gegrond verklaard (14,5% in 2007). In 2006 bedraagt het percentage gegrond verklaarde bezwaarschriften 20,8%. De gestelde norm voor 2007 is hiermee gehaald (18%). Het is moeilijk om in zijn algemeenheid iets te zeggen over wat er moet gebeuren om het percentage op een bepaald niveau te houden. Daarvoor zijn de gegrondverklaringen te divers van aard. Wel kan worden vastgesteld dat het van essentieel belang is permanente aandacht te besteden aan de kwaliteit van primaire processen. Waar bijvoorbeeld helder is dat gegrond verklaarde bezwaarschriften te herleiden zijn naar onduidelijke gemeentelijke regelgeving, dient gekeken te worden naar aanpassing van de gemeentelijke regelgeving. Ook onzorgvuldige procedures moeten – waar mogelijk – worden aangepast. Bij het bureau WOZ en Belastingen van de directie Inwoners is 52,9% van de afgehandelde bezwaarschriften gegrond dan wel gedeeltelijk gegrond verklaard. Vorig jaar bedroeg dit percentage 61,7%. Als de waarde van een onroerende zaak wordt verlaagd dan wordt dit gezien als een deels gegrond bezwaar. Men weet namelijk nooit of dit ook daadwerkelijk een verlaging is tot op die waarde die de belastingplichtige had bedoeld. Aangezien verder in Nijmegen onroerende zaken worden gewaardeerd met gebruikmaking van vergelijkingsmodellen, kan een klein foutje in een dergelijk waarderingsmodel leiden tot een net te hoge of te lage WOZ-waarde in andere gevallen. De Raadscommissie voor bezwaarschriften is er in vergelijking met 2006 niet in geslaagd om de termijnen van afhandeling te verbeteren. In het eigen jaarverslag van de Commissie voor bezwaarschriften wordt ingegaan op de belangrijkste factoren die
9
In het geval van een commissie ex artikel 7:13 Awb is de wettelijke termijn waarbinnen beslist moet zijn een andere. Het betreft hier de Bezwarencommissie Rechtspositie en de Raadscommissie voor bezwaarschriften. 20
-
-
aanleiding hebben gegeven tot de termijnoverschrijdingen en worden aanbevelingen gedaan voor verbetering. Van de afgehandelde bezwaarschriften (de bezwaarschriften van het bureau WOZ en Belastingen uitgezonderd) gaat 11,5% in beroep in 2007 (11,9% in 2006). Van de afgehandelde bezwaarschriften bij het bureau WOZ en Belastingen gaat 3,2% in beroep (1,5% in 2006). Het percentage gegrond verklaarde beroepschriften (het bureau WOZ en Belastingen uitgezonderd) bedraagt in 2007 25,3%. Dit percentage bedroeg in 2006 22,4%. Het percentage gegrond verklaarde beroepschriften bij het bureau WOZ en Belastingen bedraagt 14,6 in 2007. In 2006 bedroeg dit percentage 8,4.
Beschikkingen in primo -
Aan alle directeuren is het verzoek gedaan cijfers aan te leveren over aantallen door de lijn afgegeven beschikkingen. Alle directies hebben aan het verzoek gevolg gegeven, waardoor een goed beeld is ontstaan over aantallen in 2007 afgegeven beschikkingen (zie bijlage 2). Afgezien van de rechtspositionele beschikkingen, de beschikkingen van de GKB en de afgegeven verkeersbesluiten komt het totaal aantal in 2007 afgegeven beschikkingen uit op 486.014 (vorig jaar waren dit er 523.282). Het merendeel hiervan is afkomstig van bureau WOZ en Belastingen (439.384).
21
22
BIJLAGE 1: DE NATIONALE OMBUDSMAN Onderzoek en administratie De Nationale ombudsman kreeg in 2007 36 nieuwe klachten over onze gemeente binnen. Op 1 januari 2007 had de Nationale ombudsman 5 oude zaken in behandeling. In 2006 heeft de Nationale ombudsman 32 zaken afgedaan. Op 1 januari 2008 staan 59 zaken open. De criteria De Nationale ombudsman is niet verplicht alle bij hem binnengekomen klachten in onderzoek te nemen. Artikel 14 van de Wet Nationale ombudsman somt de categorieën op waarin onderzoek achterwege kan blijven. Het gaat dan bijvoorbeeld om zaken die niet eerst ter kennis van de gemeente zijn gebracht. Ook zaken die kennelijk ongegrond zijn of waarin sprake is van kennelijk onvoldoende belang leiden niet tot een onderzoek. De ombudsman dient te beoordelen of een gedraging “behoorlijk” is geweest. Daarvoor hanteert hij een lijst van beoordelingscriteria die uit 8 categorieën bestaat. Deze lijst is in deze bijlage opgenomen.
Cijfermatig overzicht verzoekschriften In behandeling per 1 januari 2007 5 Ontvangen van 1 januari 2007 tot en met 31 december 2007 36 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Te behandelen 41 Afgedaan 1) Niet in onderzoek a. interne klachtbehandeling (niet eerder voorgelegd) b. anderszins
6 16
2) Onderzoek a. waarvan met rapport 1 b. na interventie tussentijds beëindigd 4 c. herkansing 7 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------In behandeling per 31 december 2007 7
23
Oude zaken; de stand van zaken Gedurende het kalenderjaar 2007 werden 5 klachten uit 2006 afgerond. De 5 klachten uit 2006 betroffen de volgende onderwerpen 10 : 1) Klacht over het niet tijdig verlenen van een stempas (DIW). De Nationale ombudsman heeft de klacht niet in onderzoek genomen omdat het belang van verzoeker kennelijk onvoldoende was. 2) Klacht over onvoldoende informatieverstrekking door de gemeente betreffende de gewijzigde tarieven van de precariobelasting (DIW). De Nationale ombudsman acht de klacht gedeeltelijk gegrond. 3) Klacht over het systeem van de sociale dienst ten aanzien van het aanvragen van bijzondere bijstand (DIW). De Nationale ombudsman heeft de klacht niet in behandeling genomen . De ombudsman is niet bevoegd onderzoek in te stellen naar de inhoud van wet- en regelgeving. 4) Klacht over wijze waarop de gemeente een ingediende klacht heeft afgehandeld (DIW). De Nationale ombudsman heeft de klacht kennelijk ongegrond verklaard. 5) Klacht over het niet in behandeling nemen van een klacht (DWS). De Nationale ombudsman heeft de gemeente gevraagd de klacht alsnog te behandelen (onderzoek, herkansingsronde Awb). De in 2007 ingediende klachten die in 2007 tot een onderzoek leidden 11 Bij de in 2007 ingediende klachten heeft de Nationale ombudsman geen enkel onderzoek verricht dat leidde tot een formeel rapport. Vier onderzoeken zijn na interventie tussentijds beëindigd. Zes onderzoeken zijn via de herkansingsronde alsnog door de gemeente afgehandeld. - Klacht over wijze van klachtafhandeling door de gemeente (DIW). De klacht is via de herkansingsronde alsnog door de gemeente in behandeling genomen. - Klacht over gegeven dat de gemeente niet inhoudelijk heeft gereageerd op verzoek (DSB). Tijdens onderzoek blijkt dat van de zijde van de gemeente is aangegeven dat eerst overleg met de buren diende plaats te vinden voordat klager zich weer tot de gemeente kon wenden. De Nationale ombudsman heeft de klacht vervolgens tussentijds beëindigd. - Klacht over gang van zaken bij invorderingsprocedure (DGG). De klacht is via de herkansingsronde alsnog door de gemeente afgehandeld. - Klacht over lange behandelingsduur klacht betreffende schuldhulpverlening (DIW). De klacht is via de herkansingsronde alsnog door de gemeente afgehandeld. - Klacht over het uitblijven van de betaling van bijstandsuitkering (DIW). Na contact met de gemeente blijkt dat contante betaling inmiddels heeft plaatsgevonden. De Nationale ombudsman heeft het onderzoek alsnog tussentijds beëindigd. - Klacht over discriminatie door medewerkers van de gemeente Nijmegen (DIW). De klacht is via de herkansingsronde alsnog door de gemeente afgehandeld. - Klacht over het niet in behandeling nemen van klacht (betreffende verzoekschrift verlenging rijbewijs) (DIW). De klacht is via de herkansingsronde alsnog door de gemeente in behandeling genomen.
10
Dossiernummers: 2006.13317, 2006.12673, 2006.13821, 2006.13146, 2006.11283.
11
Dossiernummers: 2007. 07680, 2007.04918, 2007.02997, 2007.08628, 2007.13024, 2007. 02951, 2007.08011, 2007.01594, 2007.05012, 2007.08008 . 24
- Klacht over uitblijven reactie van de gemeente op verzoekschrift (DGG). Na telefonisch contact zegt de gemeente toe het verzoekschrift met spoed af te handelen. De Nationale ombudsman heeft het onderzoek vervolgens tussentijds beëindigd. - Klacht over handelwijze gemeente inzake storting van bedrag aan bijzondere bijstand (DIW). De klacht is via de herkansingsronde alsnog door de gemeente afgehandeld. - Klacht over het uitblijven van een beslissing op een aanvraag om in aanmerking te komen voor een huiskostenvergoeding in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (DIW). Na telefonisch contact met de gemeente blijkt dat eerst informatie van de huisarts moest worden afgewacht. De gemeente zegt toe alsnog op korte termijn te beslissen, waarna de Nationale ombudsman het onderzoek tussentijds beëindigd. De in 2007 ingediende klachten die in 2007 zonder onderzoek werden afgedaan - Geen onderzoek omdat bezwaar had kunnen worden gemaakt, beroep had kunnen worden ingesteld of beklag had kunnen worden gedaan dan wel gedraging waarop de rechterlijke macht toeziet - Geen onderzoek omdat niet aan het kenbaarheidsvereiste was voldaan - Geen onderzoek omdat het verzoek kennelijk ongegrond was - Geen onderzoek omdat geklaagd werd over een algemeen verbindend voorschrift - Geen onderzoek omdat het belang van verzoeker kennelijk onvoldoende is - Geen onderzoek omdat andere procedure loopt die nauw samenhangt met het onderwerp van het verzoekschrift - Geen onderzoek vanwege aanhangige bezwaarprocedure - Geen onderzoek omdat uitspraak administratieve rechter is gedaan
4
6 3 1 1 1 2 1
Verdeling over de directies De in 2007 afgehandelde zaken van de No (inclusief de 5 zaken uit 2006) zijn als volgt te verdelen over de directies: - DIW 23 - DGG 5 - DSB 3 - Concernstaf 1 - Bestuursstaf 1 - DWS 1 Financiële aspecten Vanaf 2006 hanteert het bureau Nationale ombudsman een ander kostensysteem. Iedere gemeente betaalt een bepaald bedrag per inwoner, ongeacht het aantal klachten dat op jaarbasis binnenkomt. De rekening voor de gemeente Nijmegen voor het jaar 2007 is vastgesteld op € 23.074,06, uitgaande van een inwonertal van 160.907 op 1 januari 2007.
25
Ontwikkelingen Gedurende het jaar 2007 werden er 41 klachten bij de No ingediend. Vorig jaar bedroegen dit er 40. De klachten die de No in behandeling neemt hebben betrekking op de externe klachtprocedure. Voordat burgers bij de No kunnen klagen, moeten zij eerst de interne klachtprocedure bij de gemeente doorlopen hebben. In het verslagjaar 2007 hadden veel klachten betrekking op de directie Inwoners. Binnen deze directie vinden zeer veel klantcontacten plaats. Het is dus niet vreemd dat het merendeel van de klachten bij de No deze directie betreffen. Verder valt op dat veel klachten gaan over een te late afhandeling van verzoek- en bezwaarschriften.
Overzicht zaken Nationale ombudsman 1999-2007 60
50 1999 2000
40
2001 2002
30
2003 2004 2005
20
2006 2007
10
0 ingediend
rest
gegrond
26
ged.gegr.
Beoordelingscriteria Nationale ombudsman
1. Er dient sprake te zijn van overeenstemming met algemeen verbindende voorschriften, dat wil zeggen algemeen werkende regels niet zijnde beleidsregels of andere interne instructies. 2. Er mag geen sprake zijn van misbruik van bevoegdheid. 3. Er moet sprake zijn van belangenafweging en redelijkheid. 4. Er mag niet zijn gehandeld in strijd met rechtszekerheid en vertrouwen. Zo moeten gedane toezeggingen of opgewekt vertrouwen worden gehonoreerd en moet actief gevolg worden gegeven aan rechterlijke beslissingen. 5. Er mag geen strijd zijn met het beginsel van gelijkheid. 6. Er moet goed zijn gemotiveerd. 7. Zorgvuldigheid. Dit is een uitgebreide categorie, waarin onder meer vallen: voortvarendheid in handelen en besluitvorming * administratieve nauwkeurigheid * actieve/adequate informatieverstrekking * actieve opstelling in het algemeen * goede registratie * goede coördinatie en afstemming * bescherming van de privacy * bevordering onpartijdigheid * hulpvaardigheid t.o.v. burgers * toegankelijkheid: zowel telefonische als fysieke bereikbaarheid vallen hieronder * adequate verblijfs- en bewaaromstandigheden * correcte bejegening * respecteren van de privacy * onbevooroordeeldheid * open oog voor positie/belangen van burgers * goed vervullen van zorgplicht t.a.v. aan bestuursorganen toevertrouwde belangen. 8. Overige eisen van behoorlijkheid.
27
28
BIJLAGE 2: OVERIGE KENGETALLEN Verzekeringen/Verhaal Bij het bureau Verzekeringen van het Servicebedrijf DSB is de gemeentelijke verzekeringsportefeuille ondergebracht. Alle contacten met de verzekeringsmarkt inclusief de behandeling van verzekerde schaden (waaronder aansprakelijkstellingen) worden vanuit deze afdeling verzorgd. Eveneens wordt de procedure tot verhaal na schade aan niet verzekerde eigendommen van de gemeente vanuit dit bureau gecoördineerd. Brandverzekering: Onder deze noemer zijn de opstallen en inventarissen van de gemeente Nijmegen verzekerd in een drietal polissen. Het betreft aparte polissen welke verschillende voorwaarden kennen. In het bijzonder heeft de “Onderwijspolis” een ruimere dekking. Ook schades anders dan brand, storm of koude vliegtuigschade zijn hierbij verzekerd. De laatste jaren lag de schade aan onderwijsgebouwen hoger dan die aan de andere opstallen. Dit kwam vooral door de hierboven vermelde uitgebreide gevarendekking waar frequent een beroep op werd gedaan. In het afgelopen jaar deed zich een nieuw fenomeen voor; looddiefstal van schooldaken (5). Dit wordt meestal pas ontdekt wanneer lekkages optreden. In 2007, toen de Procedure voor de Europese aanbesteding van de verzekeringsdiensten overige eigendommen was opgestart, brandde een deel van ‘De Boerderij’ in de Meijhorst af. De schade werd uiteindelijk vastgesteld op € 376.307. Ondanks deze tegenvaller resulteerde de aanbesteding voor 2008 in een voordeel van € 87.325 en voor de twee volgende jaren € 102.155/jaar.
Brandschadeuitkeringen
2007
Jaar
2006 2005 2004 2003 2002 0
100
200
300 29 * € 1.000
Onderwijs
Overige objecten
400
500
600
Frequentie Brand, uitgebreide gevaren 80 70 60
aantal
50 Overige eigendommen.
40
Onderwijs
30 20 10 0 2002
2003
2004
2005
2006
2007
jaar
Aansprakelijkheidsverzekering: Deze verzekering is door het gekozen eigen risico van € 25.000/schadegebeuren een calamiteitenverzekering. Overzichten zijn samengesteld naar het jaar van ontstaan en niet naar het jaar van melding.
Aansprakelijkstellingen 350 300
aantal
250 200 150 100 50 0 2000
2001
2002
2003
2004 jaar
ingediend
toegekend 30
2005
2006
2007
Schade-uitkeringen W.A. 350
b e d ra g x € 1 .0 0 0
300 250 200 150 100 50 2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
jaar t.l.v. gemeente incl. kosten
t.l.v. verzekeraar
Door de tijd tussen schadeveroorzakend incident, het moment van de aansprakelijkstelling en de uiteindelijke afsluiting van een dossier, ijlen de uitkomsten na. Dit blijkt onder andere uit het feit dat een letselschade uit 2004 pas in 2008 door verzekeraar werd afgesloten na een finale uitkering van € 83.300. De gemeente moest hiervan € 25.000 betalen als eigen risico. Één schade ad. € 172.360 uit 2007 betreft een vermogenschade waarvoor geen dekking op de polis bestaat. Bij een werk was onvoldoende gelet op de mogelijke gevolgen voor een bedrijf in de haven. Overige verzekeringen: Dit is een bundeling van de verzekeringen voor motorrijtuigen, werktuigen, casco, apparatuur, transportverblijf, ongevallen e.d. In 2007 vormt de motorrijtuigenschade de hoofdmoot van de schade-uitkeringen.
31
Overige schade-uitkeringen 140
Bedrag x € 1.000
120 100 80 60 40 20 0 2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
jaar
Verhaal: Het bureau Verzekeringen is belast met de coördinatie van verhaalszaken. Schaden aan gemeentelijke eigendommen, voor zover niet verzekerd, worden daarbij verhaald op de veroorzaker. De nadruk van de werkzaamheden ligt op de schaden in en door het verkeer veroorzaakt door motorrijtuigen. Net als bij aansprakelijkheid is hier een na-ijlend effect. In de rapportage 2006 was nog sprake van een opbrengst in 2006 van € 34.972, nu is dit in 2007 alsnog opgelopen tot € 101.507.
ontvangen schadevergoedingen kosten Netto
400
300 250 200 150 100 50 0 20 00 20 01 20 02 20 03 20 04 20 05 20 06 20 07
bedrag x € 1.000
350
32
jaar
Verhaalsdossiers 250
aantal
200 150 100 50 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 jaar
Planschadeverzoeken Er zijn in 2007 vijftien verzoeken om planschade ingediend. De doorlooptijd van een verzoek om vergoeding van planschade bedraagt ongeveer een jaar, de (hogere) beroepszaken niet inbegrepen. De doorlooptijd is sterk afhankelijk van de complexiteit en het belang van de zaak. Nadeelcompensatie Sinds medio 1999 kent de gemeente een nadeelcompensatieverordening waarin een procedure is opgenomen voor verzoeken om schadevergoeding als gevolg van - door of namens de gemeente - uitgevoerde grote infrastructurele werken. Het betreft financieel nadeel voor derden, dat redelijkerwijs niet voor hun rekening hoort te komen. De raad heeft de beslissingsbevoegdheid terzake van dit soort verzoeken aan het college gedelegeerd en heeft bepaald dat het college zich hierbij moet laten adviseren door de schadebeoordelingscommissie. Deze procedure wordt begeleid door het bureau Juridische Zaken & Rechtsbescherming van de directie Grondgebied. De wens om de behandeling van de verzoeken om nadeelcompensatie te laten plaatsvinden door de primaire uitvoerende afdeling blijft aanwezig. Er zijn in 2007 tien verzoeken om vergoeding van nadeelcompensatie ingediend. Van deze tien zijn er vier door het bureau Juridische Zaken en Rechtsbescherming afgedaan. Twee verzoeken zijn nog in behandeling.
33
Inschakelen gemeenteadvocaat Het bedrag dat de gemeente heeft uitgegeven aan juridische bijstand door het kantoor van de gemeenteadvocaat 12 bedraagt dit jaar € 493.728,57. Ten opzichte van vorig jaar is dit wederom een stijging. Vorig jaar bedroeg het bedrag € 426.171,44 13 . Aantallen beschikkingen in primo Aan de directies is gevraagd om - indien voorhanden- ook gegevens over aantallen in eerste instantie afgegeven beschikkingen aan te leveren. In het kader van de te maken verbeterslag in het juridische kwaliteitsbeleid is het van essentieel belang dat deze vraag door de directies wordt beantwoord. Inzicht in aantallen aanvragen en daarop gegeven beschikkingen is de basis voor berekening van bijvoorbeeld doorlooptijden en werkload per medewerker. Indien de gegevens voorhanden zijn, kan er bovendien een relatie worden gelegd tussen het werk van de primaire afdelingen en de aantallen hieruit voortvloeiende bezwaarschriften. Aan het verzoek is door de directies als volgt gehoor gegeven: Bestuursstaf, afdeling Veiligheid:
Bestuurlijke maatregelen: Verblijfsontzeggingen: Registraties prostitutie: Buiten behandeling (waarvan later alsnog 2 toegekend)
2 176 32 11
Concernstaf, Arbeidszaken (bereidt de niet gemandateerde besluiten van het college voor): 7 disciplinaire maatregelen. DGG, Bouwen en Wonen: Aard beschikking Bouwaanvraag Reclamebeschikking Beschikkingen voor Gemeentelijke Monumenten Beschikkingen voor Rijksmonumenten Sloopbeschikkingen Woonruimteonttrekkingen
Aantal 1442 62 56 13 214 97
DGG, Milieu: Aard beschikking verlenen vergunningen milieuvergunning/actualisaties (Wet milieubeheer) intrekken milieuvergunning (Wet milieubeheer) instemmen met melding artikel 8.19 Wet milieubeheer
Aantal 33 0 12
12
Het betreft hier kosten voor zowel juridische advisering als voor het voeren van procedures. Gegevens over 2005 - 1999: € 359.723,80 (2005), € 197.676,08 (2004), € 357.838,15 (2003), € 198.990,72 (2002), € 154.495,13 (2001), € 163.731,62 (2000) en € 129.040,71 (1999). 13
34
vaststellen nadere eisen op basis van AMvB Wet milieubeheer opleggen last onder dwangsom (Wet milieubeheer / Awb) opleggen bestuursdwang ontheffingen stookverbod / kampvuur (Wet milieubeheer) gedoogbesluit besluit over verzoek tot handhaving (Wet milieubeheer / Awb) intrekken last onder dwangsom (Wet milieubeheer / Awb) vaststellen ernst en urgentie van bodemverontreiniging (Wet bodembescherming) instemmen met saneringsplan beschikkingen nav evaluatierapport ontheffingen 14-dagen regeling horeca (Apv) ontheffingen geluid (Apv), bouwlawaai ontheffingen geluid (Apv)
0 14 0 0 2 0 0 5 4 8 42 13 8
DGG, Stadsontwikkeling, bureau Planalogie en Ruimtelijke ordening: vrijstellingen ex artikel 15 WRO 43 vrijstellingen ex artikel 17 WRO 5 vrijstellingen ex artikel 19 lid 3 WRO 157 vrijstellingen ex artikel 19 lid 2 WRO 39 handhaving, aantal vooraanschrijvingen 54 handhaving, aantal dwangsombeschikkingen 24
DSB, Vergunningen Openbare Ruimte: VRS Nijmegen Overzicht Producten Periode 01-01-2007 t/m 31-12-2007
Aard beschikking APV Bouwplaatsen Buurtfeesten Collecten Containers Drank- en Horecawet Droge Horeca Evenementen Evenementenborden Fietsstallingsontheffing Gebruik openbare weg Havens en kaden Hoogwerkers In- en uitritten
Aantal 46 148 75 43 11 267 11 438 18 2 27 12 12 74 35
Informatiekramen Inrijontheffing Kabels- en leidingen Losse standplaatsen Loterijen Luchtvaartwet Markten Ov. vergunningen openb.gem gr Parkeren algemeen Parkeren bewoners Parkeren gehandicapten Parkeren zakelijk Prostitutie Reclames Rooien Sampling Spandoeken Sportevenementen Steigers Strooifolders Terrassen Uitstallingen Vaste standplaatsen Venten Verkoop/Verhuur openbare gemeentegrond Vragen/Info/Overig Wet op de kansspelen Wet op de openluchtrecreatie Winkeltijdenwet Zondagwet Totalen
9 42 178 133 1 18 172 90 163 174 319 232 13 3 433 110 32 84 24 35 101 3 17 9 77 32 209 6 28 1 3932
DIW: Beschikkingen 2007 Positief
Negatief
Onbekend Totaal
GWS4all
incl. wvg/wmo
21775
8204
7077
37056
LLV4all
Leerlingvervoer
745
51
5
801
ISA4all
Subsidies
547
52
300
899
PIV4all
uitgeschreven naar adres onbekend
0
877
0
877
Imwin Totaal
win- en brugbanen
252 23319
15 9199
0 7382
267 39900
36
Aanslagen Naheffingsaanslagen parkeerbelasting
Aanslagen reinigingsrecht nietwoningen
Aanslagen precariobelasting
Gecombineerd aanslagbiljet (vorderingen)
met de heffingen: Afvalstoffenheffing
OZB eigenaar woningen
OZB eigenaar niet-woningen
OZB gebruiker niet-woningen
OZB gebruiker woningen
Rioolrecht
Hondenbelasting
WOZ-beschikkingen
Opgelegd in 2007 2005 478 2006 2007 Totaal 2005
3.056 10.341 13.875 0
2006 2007 Totaal 2005 2006 2007 Totaal 2005 2006 2007 Totaal
0 2.670 2.670 0 67 386 453 424 3.610 79.034 83.068
2005 2006 2007 Totaal 2005 2006 2007 Totaal 2005 2006 2007 Totaal 2005 2006 2007 Totaal 2005 2006 2007 Totaal 2005 2006 2007 Totaal 2005 2006 2007 Totaal 2005 2006 2007 Totaal
0 2.393 73.888 76.281 132 1.512 75.377 77.021 103 277 5.499 5.879 125 296 5.008 5.429 151 0 0 151 97 1.204 74.765 76.066 24 139 10.387 10.550 379 1.927 85.635 87.941 37
Brandweer: Beschikking Vergunningen
Aantal 230
38
