Bestuursopdracht intensivering Samenwerking Venlo - Venray
1. Achtergrond Gemeenten werken om allerlei redenen met elkaar samen. Omdat ze gezamenlijke opgaven hebben (Werkplein Venlo-Venray), om meer kennis en kunde te delen (kwaliteitsverbetering), verhoging flexibiliteit en ook om er samen financieel beter van te worden. Samenwerking versterkt dan de bestuurskracht en uitvoeringskracht van gemeenten. Daarnaast schept samenwerking tussen de meer stedelijk georiënteerde gemeenten Venlo en Venray in de Regio Venlo de mogelijkheid om een boost te geven aan bestuurlijke samenwerking voor het totaal van de regio. Op 2 september jl. heeft er een verkennend gesprek plaatsgevonden tussen de colleges van Venray en Venlo met de insteek of en op welke wijze een mogelijke intensivering van samenwerking wenselijk is en gerealiseerd kan worden. Beide colleges hebben de wens geuit om de (on-)mogelijkheden van een nadere intensivering op strategisch, tactisch en operationeel niveau te onderzoeken. Samenwerking dient daarbij een meerwaarde te hebben voor beide individuele gemeenten en/of de regio Venlo vooruit te brengen. De gemeentesecretarissen hebben de opdracht gekregen om een bestuursopdracht (willen) op te stellen en een inventarisatie van de mogelijkheden tot samenwerken (kunnen) in gang te zetten. Het gaat er in deze fase nog uitdrukkelijk niet om, dat er verregaande bestuurlijke uitspraken worden gedaan; het gaat nu nog 'slechts' om bestuurlijk draagvlak voor het zetten van nadere verkennende stappen. Nadat in beeld is gebracht welke taakvelden zich lenen voor samenwerking en de mate waarin samengewerkt kan worden (fase 1), is het bestuur aan zet om te bepalen of en hoe er wordt verder gegaan met de voorliggende uitkomsten (fase 2, uitvoeringsprogramma). 2. De opdracht Het College van B&W geeft opdracht om: De intensivering van samenwerking tussen Venlo en Venray te verkennen langs de volgende lijnen: 1. Analyse van mogelijke kansrijke thema’s voor uitbreiding van de bestaande samenwerking tussen Venlo en Venray. 2. Als ook verdieping t.a.v. de gehanteerde uitgangspunten voor samenwerking van beide gemeenten. 3. Het opstellen van een uitvoeringsprogramma voor de meest kansrijke thema’s. Hierin staat beschreven op welke wijze de uitwerking per thema gaat plaatsvinden. 4. Het informeren van de gemeenteraad over de uit te voeren verkenning van de intensivering van de samenwerking tussen de beide gemeenten. 3. Samenwerking Venlo – Venray De gemeenten Venlo en Venray vormen gezamenlijk een stedelijk getint snoer voor de regio Venlo. En hebben een gewortelde historie met elkaar op tal van onderwerpen zoals de logistieke as maar ook in zaken rondom veiligheid. Echter na de regionale herindeling van 2010 is de intensieve relatie tussen de gemeenten veranderd. Dat wordt door de gemeenten Venlo en Venray gezien als een inbreuk op de gezamenlijk (ver-)bindende kracht voor de regio en zichzelf gezien. Een intensivering van een bloeiende samenwerking kan een positieve werking hebben voor de rest van
1
de regio. De twee gemeenten hebben te maken met (deels) dezelfde regionale en grensoverschrijdende ontwikkelingen die op hen afkomen. En kunnen elkaar versterken in de overleggen waar ze elkaar tegenkomen binnen en buiten de regio. Als ook elkaar ondersteunen in de bilaterale overleggen met bestuurlijke derde partijen zoals de provincie Limburg die primair betrekking hebben op hun lobby-inspanningen voor lokale en regionale doeleinden. De mogelijke aanvullende samenwerking dient beschouwd te worden tegen de achtergrond van:
Het regionaal en provinciaal streven om bestuurlijke drukte terug te dringen.
De noodzaak andere regiogemeenten (gezamenlijk) aan te spreken indien beleidsvoornemens leiden tot mislopen van kansrijke mogelijkheden bij de stedelijke kernen.
4. Insteek en afbakening Samenwerking is geen doel op zich maar een middel om de gemeentelijke dienstverlening (in welke vorm dan ook) aan inwoners en het bedrijfsleven te verbeteren, verder uit te bouwen of goedkoper te maken. Tevens kan de samenwerking tussen beide gemeenten een positieve uitwerking hebben op de versterking van de identiteit en financiële duurzaamheid. Beide gemeenten geven aan dat samenwerking ook gebaat is bij toekomstbestendigheid. Het gaat niet om de houdbaarheid van de samenwerking op de korte termijn, maar voornamelijk om houdbaarheid op de lange termijn. Samenwerking tussen gemeenten is een dermate rekbaar begrip dat we ervoor gekozen hebben om hier een aanscherping op aan te brengen. Deze bestuursopdracht richt zich op (1) de beleidsvorming van beide gemeenten en (2) op de uitvoering van gemeentelijke taken (mede met het oog op het behalen van bezuinigingsopgaven) en (3) op de mogelijkheden om voor beide aspecten steun en middelen te verwerven bij derden (strategische alliantievorming en lobby). Het doel van de bestuursopdracht is om in beeld te brengen welke voordelen er op deze terreinen te behalen zijn wat betreft kwaliteit, kosten en kwetsbaarheid. Tijdens het gesprek tussen beide colleges zijn de volgende thema’s (niet limitatief) benoemd die tenminste onderwerp van fase 1 dienen te zijn: 1. Economie en arbeidsmarkt. Aandachtspunt daarbij is het aansluiten van Venray bij DCGV (beide wethouders dienen hierover in gesprek te gaan), 2. POL, 3. Logistiek, 4. Cultuur; met name een nauwere samenwerking op schouwburg niveau en evt. Odapark en museum Van Bommel Van Dam, 5. Stedelijke kenmerken, 6. Veiligheid/coffeeshop aanpak, 7. Versterking bestuurskracht, positie en lobby, bijvoorbeeld richting Euregio en Brainport Eindhoven, 8. RUD. Daarnaast is door beide colleges uitgesproken dat het wenselijk is dat Venray vanuit NoordLimburg aansluit op de driehoek Venlo, Roermond en Weert.
2
Tot slot dient te worden opgemerkt dat de opdracht geen betrekking heeft op bestaande (werkbare) intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. En dat een belangrijke voorwaarde voor samenwerking is dat er meerwaarde wordt gerealiseerd boven het zelfstandig (blijven) uitvoeren.
5. Aanpak van het uitwerkingsprogramma De uitvoering van de bestuursopdracht bestaat uit een tweetal stappen. De uiteindelijke keuzes die uit beide stappen voortkomen, zullen gefaseerd ter besluitvorming (nl. in maart en juni 2015) aan het bestuur van beide gemeentes worden voorgelegd. Daarbij wordt een aantal randvoorwaarden gehanteerd:
Het betreft een beperkt aantal thema’s waarop, redenerend vanuit het stedelijk perspectief de samenwerking focus zou kunnen krijgen.
Die meerwaarde hebben, dan wel structuur versterkend zijn op zowel operationeel als strategisch niveau.
Dat alles dient zo concreet / ‘smart’ mogelijk te worden beschreven.
De schaalgrootte is afhankelijk van vraag die voorligt.
De besluiten dienen ‘con amore’ te worden genomen, waarbij het gemeentebestuur zich impliciet en expliciet bindt, ondanks mogelijke ambtelijke weerstand.
Fase 1: Kansrijke thema’s voor samenwerking Samenwerking is alleen zinvol indien de bestuurlijke bereidheid (draagvlak) hiertoe aanwezig is en er dermate veel overeenkomsten tussen de gemeenten zijn aan te wijzen dat een dergelijke samenwerking ook een reële kans van slagen heeft. Samenwerking dient in die zin dan ook ‘logisch’ te zijn. Dit veronderstelt dat met een ‘open vizier’ en een transparante houding naar elkaar toe niet alleen de meerwaarde van samenwerken moet worden onderzocht, maar ook de onderlinge bereidheid om elkaars ambities/agenda te onderkennen en van daaruit naar complementariteit te zoeken. Met het oog hierop wordt door de projectgroep een beknopte beschrijving gemaakt van de karakteristieken van de afzonderlijke organisaties, hun bestuurlijke en maatschappelijke context en de daaraan gekoppelde inhoudelijke opgaven. Hieruit volgt een gezamenlijk perspectief. Deze exercitie wordt voornamelijk gebaseerd op reeds beschikbare onderzoeken/analyses en documenten (o.a. coalitieakkoorden, Kansenatlas en regiovisie). Daarnaast wordt op basis van de in de insteek en afbakening gekozen driedeling (van taken) een inventarisatie gemaakt van taken die, naar het oordeel van elke afzonderlijke gemeente, in aanmerking zou kunnen komen voor intergemeentelijke samenwerking. Deze inventarisatie vindt plaats op basis van een beperkt aantal interviews met secretaris/directieleden van de afzonderlijke gemeenten. Op basis van deze gesprekken wordt een matrix vervaardigd waarin eenduidig en eenvoudig te zien is welke terreinen, welke activiteiten of clusters van activiteiten, nader zouden kunnen worden uitgediept. Op basis hiervan wordt een voorstel gedaan dat dient als discussiestuk tussen beide gemeenten. Aan de hand hiervan zal een tweetal gezamenlijke sessies plaatsvinden. Een met de hoofden/MT van gemeente Venray-Venlo. Op basis van de matrix gezamenlijk nagaan hoe er naar de opbrengst 3
wordt gekeken en welke aanvullingen er hierop zijn. En een tweede sessie met de beleidsinhoudelijke adviseurs om de opbrengsten aan te scherpen en rijp te maken voor besluitvorming. Hieruit resulteert een overzicht en position paper met kansrijke thema’s dat wordt voorgelegd ter besluitvorming. Stap 2: Doorkijk naar een uitvoeringsprogramma Indien beide colleges positief besluiten over de kansrijke thema’s, worden ze nader geconcretiseerd met als doel om over te kunnen gaan op de uitvoering ervan. Daarbij wordt o.a. in beeld gebracht wat het vertrekpunt is voor de samenwerking, wat de kritische succesfactoren zijn en de wijze waarop er wordt samengewerkt. Bij het uitwerken van de voorstellen zullen met name de inhoudelijke medewerkers vanuit de lijn een rol gaan spelen. De scope voor dit uitvoeringsprogramma is, mede gelet op toekomstbestendigheid, een periode van 3 jaar. 6. Organisatie Opdrachtgever Bestuurlijke opdrachtgevers van deze bestuursopdracht zijn beide colleges met als bestuurlijk aanspreekpunt vanuit de gemeente Venlo burgemeester Scholten en vanuit de gemeente Venray burgemeester Gilissen. De gemeentesecretarissen, vanuit Venlo Piet Lucassen en vanuit Venray Karel Joosten, fungeren als ambtelijk opdrachtnemer van de bestuursopdracht. En daarbij in nauw overleg optrekken met de gedelegeerd opdrachtnemers, vanuit de gemeente Venlo het hoofd van de afdeling Staf Stad en Regio, Erik Voesten en vanuit de gemeente Venray het hoofd van de afdeling Bestuurszaken Dorien van der Giessen. De uitvoering van de bestuursopdracht wordt grotendeels “in eigen beheer gedaan”. Voor procesbegeleiding en op ad hoc basis kan een beroep worden gedaan op externe expertise. Bij de uitwerking is het in ieder geval van belang dat in het proces tenminste de colleges, MT-leden en senior adviseurs van beide gemeenten worden betrokken. Stuurgroep Aansturing vindt plaats via een stuurgroep waarin beide gemeentesecretarissen en de gedelegeerd opdrachtnemers deelnemen. Hier wordt gerapporteerd over de voortgang en de bereikte resultaten. Tevens worden besluiten voorgelegd. De ambtelijke opdrachtgevers (gemeentesecretarissen) dragen zorg voor de bestuurlijke aanhaking en legitimatie (colleges). Projectgroep Er wordt een projectgroep geformeerd met ambtelijke vertegenwoordigers uit beide organisaties. Deze projectgroep voert de verkenning uit (fase 1). De leden uit de projectgroep hebben regelmatig afstemming met de gedelegeerd ambtelijk opdrachtnemers t.b.v. rapportage en voortgang van resultaten die aan de stuurgroep worden voorgelegd. De wijze waarop de organisatie (themagroepen, projectgroep, stuurgroep) rol, functie, workload en bemensing in fase 2 plaatsvindt, vormt onderdeel van de bestuursopdracht. En zal in de periode tot met maart nader worden uitgewerkt. Wel kan worden aangegeven dat tijdens het uitvoeren van fase 2 een grotere groep medewerkers op een intensievere basis vanuit beide lijnorganisatie aan de projectgroep deelnemen.
4
7. Communicatie Tijdens de bijeenkomst van 2 september is aangegeven dat de intentie tot nadere samenwerking dient te worden uitgewerkt alvorens naar buiten te communiceren. Om in september al te communiceren met gemeenteraden, dan wel andere regiogemeenten werd derhalve niet opportuun geacht. Echter zowel t.a.v. de bestuursopdracht als de bestuurlijke besluitvorming van de deelopbrengsten in maart 2015 en juni 2015 nopen tot zorgvuldige communicatie. Parallel aan de inhoudelijk discussie wordt voorgesteld om vanaf de start van de bestuursopdracht na te denken over communicatie met de raden van beide gemeenten. Vandaar dat wordt geadviseerd om een medewerker Communicatie te laten deelnemen aan de projectgroep en de Raad actief te informeren over de bestuursopdracht en de voortgang hierin. 8. Financiën Beide organisaties zullen ieder vanuit hun eigen afdelingsbegrotingen een bijdrage leveren aan de uitvoering van de bestuursopdracht. 9. Planning Stap 1: periode december 2014 - februari 2015 december:
Besluitvorming colleges over bestuursopdracht. Informeren raad over aanpak naar een verkenning van kansrijke vormen van samenwerking.
januari-februari:
Uitvoeren verkenning kansrijke vormen van samenwerking:
uitvoeren deskresearch;
thema’s in beeld brengen (strategisch, tactisch, operationeel);
overzicht met kansrijke thema’s en voorstel voor het uitvoeringsprogramma en proces om daartoe te komen;
februari:
resultaten bespreken in stuurgroep.
Bijeenkomst colleges en besluitvorming over kansrijke thema’s en procesvoorstel voor opstellen uitvoeringsprogramma. Informeren Raad.
Stap 2: periode maart 2015 – juni 2015 maart-mei :
mei:
Nadere inhoudelijke verkenning per thema:
instellen werkgroepen per thema;
uitwerken uitvoeringsprogramma per thema door lijnorganisaties.
Opleveren resultaten verkenning per thema. Voorstellen voor samenwerking op concrete thema’s. Voorstellen bespreken in stuurgroep.
juni:
Besluitvorming colleges voorstel voor samenwerking op concrete thema’s en benoemen trekkers vanuit de lijnorganisatie. Informeren Raad.
5
