Bestuurlijke vernieuwing
K.V. Mid-Fryslân
Ledenvergadering juni 2015
1
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Leeswijzer •Historie •Aanleiding (8 november 2014) •Doel •Resultaat •Uitgangspunten •Huidig model •Nieuw model •Uitzoekpunten en uitkomsten (29 april 2015) -
Sparta wordt sportief onderdeel van Mid-Fryslân Activiteiten en Jeugdactiviteiten Secretariaat Wedstrijdsecretariaat Kloppend hart Financieel
•Hoe verder 2
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Historie Ontwikkelingsperspectief voor KV Mid-Fryslân 1 mei 2011, behandeld in de ledenvergaderingen juni 2011
•In 2015 is Mid-Fryslân een bloeiende korfbalvereniging met circa 400 leden. De verenigingen heeft een basis van 4 broedplaatsen voor korfbal met jeugdleden en een enkel seniorenteam. Het gaat om de dorpen Akkrum, Grou, Reduzum en Warten waar vanaf de kangoeroes tot en met de D’s de jeugdleden worden geworven, begeleid en opgeleid. Vanaf de C’s spelen de jeugdleden over de dorpen heen in gemengde teams. Voor zowel de C’s, de B’s als de A’s spelen er in Grou/Reduzum 2 op wedstrijdkorfbal gerichte teams. De overige jeugdteams spelen verdeeld over de dorpen breedte korfbal. Bij de senioren spelen er 4 senioren wedstrijdkorfbal gericht op topkorfbal. De overige seniorenteams spelen verdeeld over de dorpen wedstrijd en breedte korfbal niet topkorfbal gericht. Alle teams spelen in het rood-zwart van Mid-Fryslân.
•De afdelingen in de vier dorpen zijn in principe zelfvoorzienend binnen de vereniging. Deze afdelingen hebben een eigen bestuur of commissie die in principe het bestaansrecht van de afdeling legitimeert. Dit bestuur/commissie regelt de zaken die decentraal geregeld moeten worden. Dat zijn in essentie het kader en de financiële voorwaarden die het bestaan van de afdeling legitimeren. Elke afdeling dient te voorzien in een eigen accommodatie, de jeugd (werving, begeleiding en training), het kader en de financiën. Op deze wijze blijft in elk van de dorpen een “korfbalhart”, hetgeen een noodzakelijke voorwaarde is voor het voortbestaan van korfbal in de afdeling dan wel het dorp.
•Discussie ‘s in de ledenvergaderingen gevoerd was D1 wel of geen gemengde teams cq wedstrijdkorfbal; - Uitkomst ledenvergaderingen , op advies van JC zal dit worden ingevuld. 3
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Aanleiding Bestuurlijke vernieuwing •Bestuurlijk - Mid-Fryslân bestuur is niet bezet met alle disciplines - Doublures in werkzaamheden in de 5 “besturen” - Moeilijk bestuursbezetting op peil te houden i.v.m. hoeveelheid werk per functie •Aanvullend - Akkrum als Afdeling ontstaan binnen Mid- Fryslân - Toetreding SV Sparta bij Mid-Fryslân “Sportief” •Notulen 1ste Vergadering 08 November 2014 Diverse werkgroepvergaderingen tussen 8 november 2014 en 29 april 2015 2de Vergadering 29 April 2015 Aanwezig: Besturen Mid-Fryslân, Akkrum, Marfûgels, Sparta en Stânfries
4
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Doel •Bestuur Mid-Fryslân overall verantwoordelijk voor: - Mid-Fryslân bestuur is belast met de Centraal te regelen onderwerpen; •Afdelingsbesturen in de dorpen verantwoordelijk voor: - “Kloppend hart van het dorp” Afdelingsbestuur is belast met de Decentraal te regelen onderwerpen; - Financieel neutraal Levert daarbij een evenwichtige inbreng in de materiële en financiële verplichtingen van Mid-Fryslân; - Kader zelf in te vullen Levert daarbij een evenwichtige inbreng in het kader (trainers, scheidsrechters, bestuursleden) voor Mid-Fryslân. - Jeugd Zorgt voor werving, begeleiding en training. •Generieke Commissies instellen ter voorkoming doublures in taken over de dorpen heen aangestuurd door Bestuursleden Mid-Fryslân. - Diverse Commissie moeten nog worden ingericht en sommige Commissies moeten nog met namen worden aangevuld vanuit de vier Afdelingen - Taken onderling verdelen, aantal personen voor de uitvoering blijft gelijk maar het aantal uren per persoon wordt hierdoor verminderd. 5
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Resultaat •Op deze manier worden de Afdelingen van de vereniging zoveel mogelijk ontlast van taken die met een schaalvoordeel centraal kunnen worden geregeld. •Tegelijkertijd wordt er in de dorpen gezorgd voor een kloppend korfbalhart. •Dit vanuit de overtuiging dat korfbal alleen maar in de dorpen bestaat en kan blijven bestaan als daar van uit een enthousiast kader van eigen mensen gewerkt wordt aan ledenaanwas, jeugdbreedte korfbal, samenwerking met het onderwijs en ouders op het veld om de hoek aan de lijn.
6
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Uitgangspunten •Geen Fusie •Sparta nog geen formeel lid van Mid-Fryslân •Akkrum blijft een commissie (Afdeling) •4 (5) gescheiden boekhoudingen
7
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Huidig model Mid-Fryslân Voorzitter Secretaris Penningmeester Vz Technische Cie
(Lid Akkrum)
Vz Jeugd Cie Vz Public Relations Cie Lid Sparta Lid Stânfries Lid Marfûgels
8
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Marfûgels
Stânfries
Akkrum
Sparta
Voorzitter
Voorzitter
Voorzitter
Voorzitter
Secretaris
Secretaris
Secretaris
Secretaris
Penningmeester
Penningmeester
Penningmeester
Penningmeester
Wedstrijdsecretariaat
Wedstrijdsecretariaat
Wedstrijdsecretariaat
Public Relations
Public Relations
Lid 1
Facilitaire Zaken
Lid 2
9
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Overige Commissies Jeugdactiviteiten Cie Activiteiten Cie Hal Cie Scheidsrechters Cie Sponsor Cie
Kantine Cie Marfûgels (voorbeeld) Actie Cie Marfûgels (voorbeeld)
Stichting Sportcentrum Reduzum Stichting Sportcentrum Grou
Mid-Fryslân Dei Cie KWC Cie
10
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Nieuw model Mid-Fryslân Voorzitter Secretaris (Cie) Vz Financiele Cie
(Incl Sponsor Cie)
Vz Technische Cie Vz Jeugd Technische Cie Vz Public Relations Cie Vz Wedstrijd Zaken Cie
(Incl Hal Cie en Scheidsrechters Cie)
Lid Sparta(optioneel) Lid Stânfries (optioneel) Lid Marfûgels (optioneel) Lid Akkrum (optioneel)
11
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Marfûgels
Stânfries
Akkrum
Sparta
Voorzitter
Voorzitter
Voorzitter
Voorzitter
Secretaris
Secretaris
Secretaris
Secretaris
Penningmeester
Penningmeester
Penningmeester
Penningmeester
Overige leden
per bestuur
vrij in te vullen
Incl Kantine Cie
Incl ……..
Incl Actie Cie
Incl ……….. Incl ………
12
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Overige Commissies behorende bij nieuw model Jeugdactiviteiten Cie Activiteiten Cie
Stichting Sportcentrum Reduzum Stichting Sportcentrum Grou
Mid-Fryslân Dei Cie KWC Cie
13
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Besturing •Mid-Fryslân bestuur vergadert 1 maal per maand •Afdelings bestuur vergadert bepaald zelf frequentie van vergaderen •Commissies vergaderen bepalen zelf de frequentie van vergaderen
•Ledenvergadering op 1 avond, Mid-Fryslân, Stânfries en Marfûgels (Statutair verplicht 3 vergaderingen met een eigen agenda) •Ledenvergadering Sparta blijft op aparte avond
14
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Uitzoekpunten en uitkomsten 29 april 2015 •Uitzoekpunt: - Sparta met als naam Mid-Fryslân en met de shirts van Mid-Fryslân de competitie in actie Sparta - Sparta met als naam Mid-Fryslân en met de shirts van Mid-Fryslân de competitie in actie Marfûgels en Stânfries
•Uitkomst:
- Positief besluit in december 2014 van Sparta, Marfûgels en Stânfries - Ingangsdatum Seizoen 2015/2016 - Opgave jeugdteams medio mei 2015
15
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 •Uitzoekpunt: - Werkgroep Activiteiten actie Erik - Werkgroep Jeugdactiviteiten actie Marvin
•Uitkomst: - Activiteiten van zowel Jeugdactiviteiten cie en Activiteiten cie kunnen zoveel mogelijke worden gedeeld. - Een jaaragenda voor de gezamenlijke en afzonderlijke activiteiten zou een aanvulling zijn. - Vanuit de 4 dorpen de 2 commissie’s vullen met commissieleden uit de 4 dorpen zou een verrijking zijn en daar staan de dorpen positief tegenover. - Vast aanspreekpunt vanuit het Bestuur K.V. Mid-Fryslân is niet echt noodzakelijk
16
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 •Uitzoekpunt: - Werkgroep Secretariaat actie Jitske
•Uitkomst: - Werkwijze inzake Post, Mail en Ingekomen stukken indentiek - Verschil in werkwijze met name de ledenadministratie. In Grou en Reduzum bij secretariaat en in Akkrum bij wedstrijdsecretariaat - Komende maanden benutten om de dubbelingen te filteren en deze te ontdubbelen - Voorstel 1 ledenadminstratie in te richten, met aanspreekpunten vanuit het dorp t.a.v. eventuele wijzigingen - Voorstel jaarlijks eenmalig bijeenkomen en afgelopen jaar evalueren en tevens vooruit op het komende jaar
17
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 •Uitzoekpunt: - Werkgroep Wedstrijdsecretariaat actie Nynke
•Uitkomst: -
Positieve uitkomst is om de functie toe te voegen aan het Mid-Fryslân bestuur , Minimaal aanwezigheid bij Mid-Fryslân bestuur is 3 vergaderingen, zie laatste bullet Uitwerking gemaakt van de taken van de nieuwe Wedstrijd Zaken commissie Als Subcommissie’s geadopteerd Hal commissie, Scheidsrechters cie en een (Hal) Commissie voor het regelen van de zaken in Sporthal bij de Topwedstrijden - Invulling nodig vanuit elk dorp minimaal 1 persoon, - Aantal vergaderingen maximaal 3 per jaar; juni, september /oktober en februari
18
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 •Uitzoekpunt: - Kloppend Hart actie Bestuur Stânfries, Marfûgels, Sparta en Akkrum
•Uitkomst: (Opsomming is niet volledig opgenomen) : - Gezelligheid rond het veld van jeugd tot senior - Bekende gezichten trekken meer leden en deelname in activiteiten, sponsoring etc. - Korte lijnen - Uitstraling professionaliteit ; o.a warm ontvangst ouders - Meer communiceren dat we “bestaan”, meer roeptoeteren, website, facebook, twitter - Spelers 1ste team koppelen aan Jeugd - Ingang creeren bij de scholen - Aanspreekpunt dorp - Ledenwerven - Kaderwerven - Sponsorwerven - Accommodatie runnen - Overkoepelende zaken zoveel mogelijk centraal; efficiency
19
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 •Uitzoekpunt: - Werkgroep Financieen actie Hette
•Uitkomst: Zie ook bijlage - Uitgangspunten: Financiële verantwoording volgt organisatie structuur Vereenvoudiging van boekhouding en verantwoording (stoppen met ingewikkelde onderlinge verrekeningen ) Vereenvoudigen en combineren werkzaamheden penningmeester(s) - Uitkomsten: 1 centrale boekhouding en verantwoording Eindverantwoordelijkheid bij Mid-Fryslân bestuur Commissies en “ besturen” hebben taakstellend budget Eindverantwoordelijkheid voor kosten accommodaties en veldhuur bij Mid-Fryslân bestuur; exploitatie door lokale commissies / stichtingen. Nieuwe structuur formeel vastleggen in Statuten.
20
Bestuurlijke vernieuwing K.V. Mid-Fryslân Hoe verder 2015/2016
Op weg naar Fusie Marfûgels, Sparta en Stânfries ???
21
