Bestek voor Europese aanbesteding communicatieproject LNV. Communicatie natuurwetgeving

Bestek voor Europese aanbesteding communicatieproject LNV Communicatie natuurwetgeving

MINISTERIE VAN LANDBOUW, NATUUR EN VOEDSELKWALITEIT

GEPUBLICEERD IN HET SUPPLEMENT VAN HET PUBLICATIEBLAD VAN DE EG: ONDER NUMMER: 2005/S126-124001 Bestek Communicatie Natuurwetgeving Dienst Regelingen, juni 2005

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ....................................................................................................................................................2 Begripsbepalingen ..............................................................................................................................................4 Inleiding................................................................................................................................................................5 1. Organisatie en aan te besteden opdracht ............................................................................................6 1.1 Organisatie .............................................................................................................................................6 1.2 Opdracht .................................................................................................................................................6 1.2.1 Beleidscontext.................................................................................................................................6 1.2.2 Omschrijving van het beleidsprobleem ........................................................................................6 1.2.3 Beschikbare informatie ..................................................................................................................7 2. Selectie- en Gunningsprocedure ............................................................................................................8 2.1 Procedurele voorschriften .....................................................................................................................8 2.2 Bindende voorschriften en “Eigen verklaring” ....................................................................................8 2.3 Eisen ten aanzien van de inschrijver.....................................................................................................8 2.4 Eisen en wensen ten aanzien van de opdracht....................................................................................8 2.5 Gunning ..................................................................................................................................................8 3. Procedurele Voorschriften ....................................................................................................................10 3.1 Algemeen..............................................................................................................................................10 3.2 Voorbehoud..........................................................................................................................................10 3.3 Communicatie ......................................................................................................................................10 3.4 Planning ................................................................................................................................................10 3.5 Kosten van de inschrijving...................................................................................................................10 3.6 (Intellectueel) eigendom .....................................................................................................................11 3.7 Gestanddoeningstermijn inschrijving.................................................................................................11 3.8 Aansprakelijkheidsverzekeringen .......................................................................................................11 3.9 Vragen ...................................................................................................................................................11 3.10 Beslechting van geschillen...............................................................................................................12 3.11 Tegenstrijdigheden...........................................................................................................................12 4. Bindende voorschriften en de “Eigen Verklaring”............................................................................13 4.1 Indiening van de inschrijving ..............................................................................................................13 4.2 Vorm en inhoud van de inschrijving...................................................................................................13 4.3 Algemene bedrijfsinformatie ..............................................................................................................14 4.4 Het vormen van een combinatie of onderaanneming ......................................................................14 4.5 Eigen Verklaring ...................................................................................................................................14 4.5.1 Persoonlijke situatie van de inschrijver.......................................................................................15 4.5.2 Uitsluitingscriteria ........................................................................................................................15 4.5.3 Geheimhouding, publiciteit en taal ............................................................................................15 4.5.4 Voorbehoud en juistheid van de geleverde informatie.............................................................15 4.6 Contractvoorwaarden ..........................................................................................................................15 5. Eisen ten aanzien van de inschrijver ...................................................................................................17 5.1 Financiële en economische draagkracht ............................................................................................17 5.2 Technische bekwaamheid....................................................................................................................17 5.2.1 Ervaring .........................................................................................................................................17 5.2.2 Bedrijfsprofiel................................................................................................................................18 5.2.3 Personeelsverklaring ....................................................................................................................18 5.2.4 Kwaliteitszorg en –borging..........................................................................................................18 6. Eisen en wensen ten aanzien van de opdracht .................................................................................19 6.1 Inleiding ................................................................................................................................................19 6.2 Eisen en wensen ten aanzien van de uit te voeren werkzaamheden ..............................................19 6.2.1 Omschrijving van het project.......................................................................................................19 6.2.2 Doelgroep......................................................................................................................................21 6.2.3 Effect ..............................................................................................................................................21 Bestek Communicatie Natuurwetgeving Dienst Regelingen, juni 2005

2

6.2.4 Budget ...........................................................................................................................................21 6.2.5 Tijdspad .........................................................................................................................................22 6.2.6 Specifieke eisen aan de invulling van het project ......................................................................22 6.2.7 Indicatoren voor het projectplan en de evaluatie zijn...............................................................22 6.2.8 Beleidssignalering.........................................................................................................................22 6.3 Eisen aan de offerte .............................................................................................................................22 Bijlage 1 Vragenformulier ..........................................................................................................................24 Bijlage 2 Formulier Bedrijfsinformatie.....................................................................................................25 Bijlage 3 Eigen Verklaring ..........................................................................................................................26 Bijlage 4 Financiële ratio-analyse tabel ...................................................................................................28 Bijlage 5 Verklaring moedermaatschappij...............................................................................................30 Bijlage 6 Personeelsverklaring ..................................................................................................................31 Bijlage 7 Referentieverklaring...................................................................................................................32 Bijlage 8 Formulier bij Concept-overeenkomst.......................................................................................34 Bijlage 9 Checklist........................................................................................................................................35 Bijlage 10 Format voor projectbegroting...................................................................................................38 Bijlage 11 Concept Overeenkomst ..............................................................................................................39

Bestek Communicatie Natuurwetgeving Dienst Regelingen, juni 2005

3

Begripsbepalingen Aanbestedende dienst

Het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, directie Kennis.

Bestek

Een beschrijving van de op te dragen werkzaamheden, de daarbij behorende gegevens, technische specificaties en de door de aanbestedende dienst te hanteren voorwaarden waar de inschrijver gedurende de uitvoering van de opdracht aan moet voldoen.

Eigen verklaring

De verklaring die aangeeft dat inschrijver voldoet aan de minimaal noodzakelijke voorwaarden voor het verkrijgen van de opdracht.

Gunningscriteria

De criteria die van toepassing zijn bij het vaststellen van de economisch voordeligste aanbieding.

Inschrijver

De kandidaat inschrijver die een aanbieding heeft gedaan.

Inschrijving

Een door de inschrijver ingediende aanbieding op het door de aanbestedende dienst toegezonden bestek.

Kandidaat inschrijver

De belangstellende die de aanbestedende dienst hebben verzocht om toezending van het bestek.

Pre-bidmeeting

Bijeenkomst waarin aan alle kandidaat inschrijvers een mondelinge toelichting op het bestek wordt gegeven.

Uitsluitingscriteria

De algemene gronden voor uitsluiting van deelneming zoals genoemd in artikel 29 van de richtlijn Diensten.

Selectie-/ Kwalificatiecriteria

De criteria die de geschiktheid van de inschrijvers toetsen.


4

Inleiding Het voor u liggende bestek bevat informatie over de openbare aanbesteding voor het communicatieproject Communicatie natuurwetgeving van de directie Kennis van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. U wordt uitgenodigd om op basis van dit bestek een inschrijving te doen conform de eisen en wensen die hierin zijn vastgelegd ten aanzien van de inschrijving, dienstverlening, contractvoorwaarden en een aantal andere aspecten ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden. De opbouw van dit bestek is als volgt: Hoofdstuk 1 geeft een beeld van de organisatie en de aan te besteden opdracht. In hoofdstuk 2 komt de procedure die gevolgd wordt om tot selectie en gunning te komen aan de orde. Vervolgens staan in hoofdstuk 3 de procedurele voorschriften van de aanbesteding, gevolgd door hoofdstuk 4 waar de bindende voorschriften uiteen gezet worden. In hoofdstuk 5 staan de eisen en wensen ten aanzien van de inschrijver. Tenslotte betreft hoofdstuk 6 de eisen en wensen ten aanzien van de feitelijke opdracht. Verder zijn in het bestek een conceptovereenkomst en enige door u in te vullen formulieren opgenomen.


5

1.

Organisatie en aan te besteden opdracht 1.1 Organisatie Het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) bestaat uit twee onderdelen: het kernministerie en een aantal uitvoerende diensten en agentschappen. Het kernministerie is weer onderverdeeld in negen centrale beleidsdirecties, vijf regionale beleidsdirecties en zes stafdirecties (voor nadere informatie en het organogram zie http://www.minlnv.nl). De directie Kennis (DK) zorgt voor de coördinatie van de aanbesteding van communicatieprojecten en fungeert binnen LNV als opdrachtgever naar Dienst Regelingen toe. In het kader van deze taakstelling is DK voornemens over te gaan tot een overeenkomst voor de uitvoering van het communicatieproject Communicatie natuurwetgeving. De directie Natuur is beleidsverantwoordelijk voor dit onderwerp. Dienst Regelingen is een uitvoerende dienst van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. De kerntaak van Dienst Regelingen is de uitvoering van regelingen op het gebied van de primaire landbouw, de visserij, de verwerkende industrie, de bosbouw, de recreatie en het beheer van natuur en landschap. Dienst Regelingen verricht de facilitaire begeleiding van deze aanbesteding. 1.2 Opdracht Vanuit de Communicatiewerkgroep Natuurwetgeving van het Ministerie van LNV, Directie Natuur, zal de komende jaren intensief verder gewerkt worden aan een gedegen communicatie over de natuurwetgeving. Een onderdeel hiervan is het regelmatig uitbrengen van nieuwsbrieven en digitale nieuwsbrieven. Daarnaast zal er voor websites, brochures en artikelen in magazines en bladen tal van redactioneel werk gedaan moeten worden. 1.2.1 Beleidscontext Sinds 2002 is het onderdeel soortenbescherming van de Europese Vogelrichtlijn en Habitatrichtlijn (VHR) geïmplementeerd in de Flora- en faunawet (Ffwet). Het onderdeel gebiedsbescherming zal geïmplementeerd worden in de nieuwe Natuurbeschermingswet (Nbwet). Met de aankomende inwerkingtreding van de nieuwe Natuurbeschermingswet (voorzien in 2005) naast de al in werking zijnde Ffwet ligt er een grote opgave voor Directie Natuur om de implementatie van de natuurwetgeving soepel te laten verlopen. Communicatie speelt daarbij een grote rol en daarom heeft Directie Natuur medio 2004 een Communicatiewerkgroep Natuurwetgeving in het leven geroepen. De Communicatiewerkgroep Natuurwetgeving heeft als doel de communicatie over natuurwetgeving (Nbwet en Ffwet) een nieuwe impuls te geven en om de communicatieacties vanuit LNV beter te coördineren. 1.2.2 Omschrijving van het beleidsprobleem Er bestaat onduidelijkheid over de praktische toepassing van zowel de Ffwet, de Nbwet als de VHR, waardoor deze niet onomstreden zijn. Ze bevatten niet alleen moeilijke concepten, maar maken de bescherming van natuur ook een stuk dwingender dan voorheen. Dit in combinatie met een trage aanloop naar voorlichting en communicatie over de gevolgen en implicaties van de wetgeving heeft de beeldvorming geen goed gedaan. Het beeld is ontstaan dat economische ontwikkelingen in Nederland worden tegengehouden door de nationale vertalingen van die twee richtlijnen in de Ffwet en de Nbwet.


6

De media hebben regelmatig aandacht geschonken aan voorbeelden van gevallen waarbij werkzaamheden stilgelegd zijn als gevolg van de aanwezigheid van dier- of plantensoorten. Dit zijn echter uitzonderlijke gevallen, die, wanneer er van te voren voldoende rekening wordt gehouden met de wetgeving, vaak voorkomen hadden kunnen worden. Hoe op een juiste en constructieve manier om te gaan met de natuurwetgeving en hoe het ministerie van LNV met andere organisaties werkt aan de praktische toepasbaarheid van de wetgeving, is het onderwerp van de communicatieproducten. Middels heldere en actuele informatie, zowel qua proces als qua inhoud, zal het ontstane probleem worden aangepakt. 1.2.3 Beschikbare informatie Er is een communicatieplan natuurwetgeving (zie bijlage) beschikbaar en formats van de huidige nieuwsbrieven (www.minlnv.nl/natuurwetgeving) en digitale memo’s (www.natura-2000.nl), die als inspiratie kunnen dienen. De opdrachtnemer wordt uitgenodigd om met een eigen invulling /ontwerp te komen.


7

2.

Selectie- en Gunningsprocedure De inschrijvingen worden beoordeeld aan de hand van de selectie- en gunningsprocedure die in dit hoofdstuk staat beschreven. 2.1 Procedurele voorschriften Inschrijver dient de procedurele voorschriften genoemd in hoofdstuk 3 van het bestek in acht te nemen. Door middel van het indienen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met de procedurele voorschriften. 2.2 Bindende voorschriften en “Eigen verklaring” Na de ontvangst van de inschrijvingen zal allereerst worden getoetst of de inschrijver voldoet aan de bindende voorschriften die gesteld zijn in hoofdstuk 4. Tevens wordt gecontroleerd of de Eigen verklaring rechtsgeldig is ondertekend (zie § 4.5). 2.3 Eisen ten aanzien van de inschrijver De aanbiedingen die voldoen aan de bindende voorschriften en waarbij de Eigen verklaring, rechtsgeldig ondertekend is bijgevoegd, worden vervolgens op een aantal bedrijfsgerichte onderwerpen inhoudelijk beoordeeld. Deze bedrijfsgerichte onderwerpen zijn de eisen genoemd in hoofdstuk 5. De eisen en wensen worden beoordeeld in vergelijking met de andere inschrijvers. 2.4 Eisen en wensen ten aanzien van de opdracht Na de beoordeling van de eisen en wensen ten aanzien van de inschrijver worden de (resterende) aanbiedingen beoordeeld op de feitelijke inhoud van de inschrijvingen. In deze fase zullen de inschrijvingen onderling worden vergeleken. Uitgangspunt voor de gunning is de economisch voordeligste aanbieding waarbij zal worden gekeken naar: 1. de kwaliteit van het in te zetten team (40%), waaronder: - ervaring van team met soortgelijke werkzaamheden, - beschikbaarheid inhoudelijke kennis, - mogelijkheid om ook het verzorgen van de opmaak, webpublicatie, drukgang, verspreiding te doen - kwaliteit van eerder geleverde producten (voorbeelden) - referenties 2. het uitvoeringsplan (30%) de geplande producten/diensten - effectmeting - beleidssignalering - kwaliteitsborging 3. de kosten (20%) 4. het aangeboden communicatieproject (10%) - visie op het onderwerp - communicatiestrategie 2.5 Gunning Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan degene met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een brief met een korte motivering voor de reden van afwijzing. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de aanbestedende dienst.


8

Iedere belanghebbende die het niet met de gunningsbeslissing eens is, kan binnen een termijn van 15 dagen na dagtekening van bovengenoemde brief een voorziening vragen bij de voorzieningenrechter te Den Haag. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bijvoorkeur door het opsturen van de concept dagvaarding. Tenzij zeer dringende redenen zich hiertegen verzetten, zal alvorens tot definitieve gunning wordt overgegaan, een uitspraak van de voorzieningenrechter worden afgewacht. Bovenstaande laat het genoemde in paragraaf 3.10 onverlet.


9

3.

Procedurele Voorschriften 3.1 Algemeen Aangezien de geraamde waarde van de opdracht de drempel van de Europese regelgeving overschrijdt, vindt de aanbesteding plaats conform de Europese Richtlijn Leveringen dan wel Diensten. In dit geval is gekozen voor de “openbare procedure”. Hiertoe is in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen aankondiging gedaan. Uitgangspunt voor gunning van deze aanbesteding is de economisch voordeligste aanbieder. Voor een overzicht van de te hanteren gunningscriteria wordt verwezen naar § 2.4. 3.2 Voorbehoud De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. 3.3 Communicatie Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding dient te verlopen via mw. ir. I.L.M. Velthuis van Dienst Regelingen, team projectsubsidies (fax. (078) 639 53 94, e-mail [email protected]). Vervangend contactpersoon is dhr. ir. A.N. Bruijnis. Het is niet toegestaan andere functionarissen rechtstreeks te benaderen. 3.4 Planning De sluitingstermijn voor het indienen van een inschrijving is vastgesteld op 16 augustus 2005 om 14:00 uur. Zie § 4.1. Opening van de inschrijvingen zal plaatsvinden op 16 augustus 2005 om 15:00 op de Burg. de Raadsingel 59 te Dordrecht. Vertegenwoordigers van de inschrijvers zullen in de gelegenheid worden gesteld hierbij aanwezig te zijn. Per inschrijver kunnen maximaal twee personen bij deze bijeenkomst aanwezig zijn. Inschrijvers worden verzocht dat zij vooraf schriftelijk te kennen geven of zij van deze gelegenheid gebruik willen maken. Er wordt naar gestreefd om medio september 2005 de beoordeling af te ronden en de geselecteerde inschrijver schriftelijk van de gunning in kennis te stellen. De niet geselecteerde inschrijvers ontvangen gelijktijdig bericht. Afwijking van deze datum wordt per omgaande gemeld aan de inschrijvers. De beoogde werkzaamheden dienen te worden aangevangen direct na gunning. 3.5 Kosten van de inschrijving Aan het opstellen en uitbrengen van een inschrijving, met inbegrip eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de aanbestedende dienst geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver.


10

3.6 (Intellectueel) eigendom Het intellectueel eigendom van door de aanbestedende dienst verstrekte informatie berust bij de aanbestedende dienst. Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst niets uit het bestek worden vermenigvuldigd (anders dan voor het doel van dit bestek) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins. De aanbestedende dienst staat er te allen tijde voor in dat informatie afkomstig van de inschrijver, waarvan hij de vertrouwelijkheid kent, dan wel behoort te kennen, vertrouwelijk zal worden behandeld en in ieder geval rekening zal worden gehouden met de gerechtvaardige (zakelijke) belangen van de inschrijver. 3.7 Gestanddoeningstermijn inschrijving De door inschrijver ingediende inschrijving dient minimaal drie maanden vanaf de opening van de inschrijving geldig te zijn. 3.8 Aansprakelijkheidsverzekeringen Inschrijver dient op moment dat opdracht aan hem wordt gegund adequaat te zijn verzekerd tegen (beroeps- en) wettelijke aansprakelijkheid en zich gedurende de uitvoering van de opdracht zich als zodanig ook te houden. 3.9 Vragen Uitsluitend schriftelijk ingediende vragen worden tijdens de aanbestedingsprocedure in behandeling genomen. De vragen kunnen per brief, fax of e-mail, gesteld in het Nederlands, worden gericht aan onderstaand adres, ter attentie van mw. I.L.M. Velthuis, fax (078) 639 53 94, e-mail [email protected]. Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit Dienst Regelingen t.a.v. team projectsubsidies Postbus 1191 3300 BD Dordrecht Hiervoor dient het als bijlage 1 bijgevoegde format te worden gebruikt. Vragen die gezien naar aard en omvang van de vraagstelling door de aanbestedende dienst tijdig zijn gesteld en ontvangen, zullen uiterlijk op de zesde dag voorafgaand aan de sluitingstermijn worden beantwoord. Vragen die op de zesde dag voorafgaand aan de sluitingstermijn of korter daarvoor worden ontvangen worden niet meer beantwoord. Indien de gestelde vragen hiertoe aanleiding geven, houdt de aanbestedende dienst uiterlijk twee weken voor de sluitingsdatum een pre-bidmeeting. Alle kandidaat-inschrijvers worden hiervan tijdig op de hoogte gesteld en ontvangen een uitnodiging. Indien u op de hoogte wenst te blijven van de actuele ontwikkelingen op het gebied van deze aanbesteding Communicatie natuurwetgeving, verzoeken wij u zich aan te melden bij: [email protected]. Aanmelden is ook mogelijk via de internetsite van het Ministerie van LNV, bij het onderdeel “aanbestedingen” (http://www.hetlnvloket.nl/). Na aanmelding zal de beschikbaar komende informatie naar het opgegeven mailadres worden gezonden. Deze informatie is gelijk aan de informatie die wordt verstrekt aan de overige kandidaten. De vragen en de daarbij behorende antwoorden worden geanonimiseerd naar alle kandidaatinschrijvers toegezonden.


11

3.10 Beslechting van geschillen Ieder geschil tussen de bij de aanbestedingsprocedure betrokkenen dat ontstaat naar aanleiding van deze aanbestedingsprocedure, zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter te ‘s Gravenhage. Onder betrokkenen wordt tevens verstaan een vereniging van ondernemers met volledige rechtsbevoegdheid, die zich ten doel stelt zowel de collectieve als de individuele belangen van haar leden te behartigen. Een betrokkene die een geschil aanhangig wenst te maken, dient dit niet later dan drie maanden na de datum van gunning van de opdracht aanhangig te maken, tenzij het geschil voortvloeit uit een omstandigheid, welke eerst na verloop van die periode is gebleken. In dit laatste geval gaat de termijn in op de dag dat de desbetreffende omstandigheid is gebleken. 3.11 Tegenstrijdigheden Dit bestek is met grote zorgvuldigheid tot stand gekomen. Mochten inschrijvers alsnog tegenstrijdigheden ontdekken dan dienen zij de contactpersoon op de hoogte te stellen.


12

4.

Bindende voorschriften en de “Eigen Verklaring” 4.1 Indiening van de inschrijving De uiterste inleverdatum van de inschrijving is vastgesteld op 16 augustus 2005 om 14:00 uur. Gelet op de waarborging van de vertrouwelijkheid kunnen geen aanbiedingen per telefax of email worden ingediend. Datum en tijdstip dienen als een fataal moment te worden beschouwd. Het risico van vertraging tijdens de (post)verzending of door onjuiste/onvolledige adressering is geheel voor rekening van de inschrijver. Stukken die niet op genoemde datum en tijdstip in het bezit zijn van de aanbestedende dienst worden van de beoordeling van de inschrijvingen uitgesloten. Inschrijvingen die te laat worden aangeboden worden geweigerd, dan wel onverwijld geretourneerd onder vermelding van reden. De inschrijving en de bijlagen dienen op de volgende wijze aangeboden te worden. - In een gesloten enveloppe, zonder naam, logo of ander bedrijfskenmerk. - op de enveloppe dient linksboven de volgende tekst te worden vermeld: EG-AANBESTEDING: Communicatie natuurwetgeving EG-PUBLICATIENUMMER: 2005/S126-124001 NIET OPENEN VOOR 16 augustus 2005, 15:00 UUR U dient uw inschrijving per post te versturen dan wel tijdens kantooruren (9.00 – 17.00 uur) te laten bezorgen bij Dienst Regelingen, Burgemeester de Raadtsingel 59, Dordrecht. In geval van verzending per post is de adressering als volgt: Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit Dienst Regelingen t.a.v. team projectsubsidies Postbus 1191 3300 BD DORDRECHT 4.2 Vorm en inhoud van de inschrijving De inschrijving dient in tweevoud te worden ingezonden: - Een schriftelijke versie die rechtsgeldig ondertekend is - Een digitale versie op diskette/cd-rom in WORD versie 7.0. Bij het samenstellen van uw inschrijving dient u dezelfde volgorde en indeling aan te houden als dit bestek. Als hulpmiddel bij het opstellen van uw inschrijving is een checklist (bijlage 9) bijgevoegd, deze dient uw ingevuld bij uw inschrijving te voegen. De aanmelding dient volledig te zijn, dat wil zeggen alle gevraagde bewijsstukken of wel andere informatie dient te zijn bijgesloten en inschrijver wordt nadrukkelijk verzocht alle in het bestek vermelde vragen, zowel algemeen als specifiek, te beantwoorden. Indien u een vraag niet kunt beantwoorden, dient u dit expliciet en met reden aan te geven. Daar waar vragen beantwoord dienen te worden via een verklaring of formulier, voegt u de betreffende verklaring of het formulier in uw offerte. Als er volgens u nog andere zaken zijn die volgens u van belang zijn in relatie tot de opdracht en die niet in dit bestek zijn opgenomen, kunt u deze zaken in een afzonderlijke bijlage vermelden.


13

Het bestek inclusief de verklaring en de formulieren is tevens digitaal beschikbaar op de internetsite van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Indien de verklaring en de formulieren digitaal bewerkt zijn het niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in de vaste teksten. Er wordt met nadruk op gewezen dat de aanbestedende dienst na ontvangst van de inschrijving niet zal verzoeken om eventuele ontbrekende informatie alsnog toe te zenden. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van de inschrijving. De inschrijving en alle bijlagen dienen rechtsgeldig te zijn ondertekend door een daartoe bevoegde functionaris. Deze bevoegdheid moet blijken uit het overleggen van een recente (maximaal drie maanden oud) verklaring van de Kamer van Koophandel of een soortgelijke organisatie conform het gestelde in de richtlijn. Indien deze bevoegdheid niet hieruit blijkt, dan dient een notarisverklaring dan wel een machtiging van een daartoe bevoegd persoon te worden overlegd. De bevoegdheid van deze persoon moet weer op eenzelfde manier blijken. 4.3 Algemene bedrijfsinformatie U wordt verzocht via het formulier “bedrijfsinformatie” (bijlage 2) de volgende algemene informatie te verstrekken: - officiële naam en rechtsvorm inschrijver; - bezoekadres; - postadres; - naam contactpersoon; - telefoon- en faxnummer; - andersoortige communicatiemiddelen (e-mail, internet); - naam rechtsgeldig bevoegde functionaris. 4.4 Het vormen van een combinatie of onderaanneming Inschrijver dient aan te geven of hij met betrekking tot deze aanbesteding mogelijk een combinatie zal vormen met anderen of dat hij voornemens is delen van de gevraagde diensten in onderaanneming te geven. In beide gevallen dient inschrijver duidelijk te omschrijven op welk deel van de diensten dit betrekking heeft en waarbij de taakverdeling en de betreffende werkzaamheden worden omschreven. Tevens dient u aan te geven wie als aanspreekpunt zal fungeren voor de aanbestedende dienst, hiervoor geldt dat de aanbestedende dienst slechts één aanspreekpunt wenst. In voorkomend geval dient in de inschrijving te worden aangegeven welk bedrijf of welke bedrijven dit betreft. Indien voor de uitvoering van (onderdelen van) de opdracht een (tijdelijke) combinatie wordt gevormd met andere bedrijven, wordt van alle leden van die combinatie verlangd dat zij zich in een schriftelijke verklaring gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de juiste financiële en technische uitvoering van de opdracht. Met betrekking tot de algemene eisen en de uitsluitingscriteria en geschiktheidseisen dienen alle leden van de combinatie de gevraagde gegevens te overleggen. De leden van de combinatie dienen allen afzonderlijk te voldoen aan de gestelde eisen. 4.5 Eigen Verklaring Er is een standaard eigen verklaring opgesteld die inschrijver naar waarheid dient in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen (zie Bijlage 3). De eigen verklaring betreft de volgende onderwerpen: - persoonlijke situatie van de inschrijver; - uitsluitingscriteria; - geheimhouding/ publiciteit en taal; - voorbehoud en juistheid van de geleverde informatie. Het niet (rechtsgeldig) ondertekend indienen van deze verklaring leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Bestek Communicatie Natuurwetgeving Dienst Regelingen, juni 2005

14

Hieronder treft u een toelichting aan op de eigen verklaring. 4.5.1 Persoonlijke situatie van de inschrijver Inschrijver dient te verklaren dat zijn onderneming dan wel een of meer van de leidinggevende(n) binnen de onderneming tijdens de periode van vijf jaar die aan het begin van deze aanbestedingsprocedure vooraf gaat, niet veroordeeld is/zijn geweest voor het begaan van strafbare feiten zoals omkoping of fraude. 4.5.2 Uitsluitingscriteria Inschrijver dient te verklaren dat geen van de situaties als genoemd in artikel 29 van de richtlijn Diensten dan wel artikel 20 van de richtlijn Leveringen van toepassing is op zijn onderneming. Door het afleggen van de eigen verklaring hoeft de inschrijver in deze fase niet de officiële bewijsstukken te overleggen. Wel gaat inschrijver bij het ondertekenen akkoord dat opdrachtgever zich het recht voorbehoudt om in een latere fase alsnog inschrijver te verplichten officiële recente (maximaal drie maanden oud) bewijsstukken binnen tien kalenderdagen te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaring wordt verklaard, dan wordt inschrijver uitgesloten voor de gunning zonder recht op vergoeding van enige kosten. 4.5.3 Geheimhouding, publiciteit en taal De inschrijver dient middels de eigen verklaring aan te geven vertrouwelijk om te gaan met alle informatie die in het kader van deze aanbesteding wordt verkregen en geen informatie aan derden beschikbaar te stellen. Een uitzondering kan worden gemaakt voor door inschrijver in te schakelen partners, onderaannemers en hulppersonen. In een dergelijk geval blijft inschrijver wel (eind)verantwoordelijk voor het nakomen van de geheimhoudingsplicht. Inschrijver zal zich verder onthouden van verklaringen van welke aard dan ook die andere betrokkenen kunnen schaden. Schending van deze voorwaarde kan tot gevolg hebben dat inschrijver van verdere deelname wordt uitgesloten. De aanbestedende dienst zal zeer vertrouwelijk omgaan met de informatie die door inschrijvers wordt verstrekt. Publiciteit met betrekking tot deze aanbesteding is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst. Inschrijver dient middels de eigen verklaring te bevestigen dat tijdens het aanbestedingstraject uitsluitend de Nederlandse taal in woord en geschrift zal worden gebruikt, voorts indien noodzakelijk is dit tevens van toepassing in een eventuele latere fase bij de contractuitvoering. 4.5.4 Voorbehoud en juistheid van de geleverde informatie De inschrijver wordt gevraagd te verklaren dat hij borg staat voor de juistheid en volledigheid van alle gevraagde en geleverde gegevens en akkoord gaat met alle in dit document aangegeven condities en voorbehouden. Indien in een latere fase blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt kan inschrijver van verdere deelname worden uitgesloten, dan wel kunnen reeds gemaakte afspraken worden geannuleerd zonder rechtsgevolgen voor de aanbestedende dienst. 4.6 Contractvoorwaarden Ten aanzien van onderhavige opdracht is de aanbestedende dienst voornemens een overeenkomst met leverancier/dienstverlener aan te gaan voor de duur van 3 jaar met indien het belang van het project dit vraagt een optie op verlenging voor twee maal een periode van één jaar.


15

De tekst van deze overeenkomst is als conceptovereenkomst opgenomen in bijlage 11. Door het indienen van de Inschrijving gaat Inschrijver akkoord met de gehele conceptovereenkomst. Bij bepaalde artikelen uit de conceptovereenkomst is het echter mogelijk om concrete tekstsuggesties in te dienen. Inschrijver dient hiertoe het formulier “Tekstsuggesties conceptovereenkomst” te gebruiken (zie bijlage 8). Het Ministerie is echter niet gehouden de tekstvoorstellen te verwerken in de definitieve overeenkomst. Alle algemene voorwaarden van de zijde van de Inschrijver (zoals leverings- of betalingsvoorwaarden) worden nadrukkelijk van de hand gewezen. Alleen de definitieve overeenkomst zal geldend zijn bij de uitvoering van de opdracht.

Nota Bene! Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om, in het geval een Inschrijving niet is opgesteld aan de hand van de in dit hoofdstuk opgenomen voorschriften, inschrijver van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure uit te sluiten.


16

5.

Eisen ten aanzien van de inschrijver In dit hoofdstuk komen de criteria aan de orde waaruit moet blijken in hoeverre de inschrijver naar mening van de aanbestedende dienst geschikt is om de onderhavige opdracht te verrichten. De criteria hebben betrekking op de: • financiële en economische draagkracht, en • technische bekwaamheid van de inschrijver (zie hiervoor artikel 22 en 23 van de richtlijn Leveringen dan wel artikel 31 en 32 van de richtlijn Diensten). 5.1 Financiële en economische draagkracht Inschrijver dient voldoende financiële en economische draagkracht te hebben om zijn continuïteit gedurende de contractperiode, inclusief eventuele verlengingen, te waarborgen. Inschrijver dient dit aan te tonen door het invullen van een financiële ratio-analyse tabel (zie bijlage 4); Door het invullen en ondertekenen van de financiële ratio-analyse tabel hoeft de inschrijver in deze fase geen jaarrekeningen dan wel (financiële) jaarverslagen van de betreffende jaren te overleggen. De ondertekenaar staat garant voor de juistheid van de gegevens en de correcte invulling van de financiële ratio-analyse tabel. Wel behoudt de opdrachtgever zich het recht voor om in een latere fase alsnog de inschrijver te verplichten om de jaarrekeningen c.q. jaarverslagen c.q. goedkeuring accountantsverklaring binnen tien kalenderdagen te overleggen. Middels ondertekening van de financiële ratio-analyse tabel gaat de inschrijver hiermee akkoord. Indien de bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de tabel is ingevuld, dan wordt inschrijver uitgesloten voor de gunning zonder recht op vergoeding van enige kosten. Indien de financiële gegevens van een ‘moedermaatschappij’ worden ingevuld, dan dient tevens een verklaring van de ‘moedermaatschappij’ te worden meegezonden. Hiertoe dient u het in bijlage 5 opgenomen model te gebruiken. Hierin wordt verklaard dat de moedermaatschappij onvoorwaardelijk garant staat voor de door de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen. 5.2 Technische bekwaamheid 5.2.1 Ervaring Eisen en wensen ten aanzien van de potentiële uitvoerder: - de opdrachtnemer kent de doelgroepen en is op de hoogte van mogelijke knelpunten bij de doelgroep - de opdrachtnemer heeft aantoonbare relaties/contacten met de doelgroep - de opdrachtnemer beschikt over communicatie- en voorlichtingskennis - de opdrachtnemer beschikt over kennis van de natuurwetgeving, aantoonbaar via eerdere publicaties, of kan deze kennis op zeer korte termijn verzekeren.

Referentiegegevens: Het is van belang dat inschrijver door referenties van vergelijkbare projecten aantoont over voldoende deskundigheid en ervaring te beschikken met betrekking tot de gevraagde werkzaamheden. De inschrijver dient een lijst te overleggen met minimaal 3 en maximaal 5 referentieadressen, qua soort en omvang, vergelijkbare organisaties waaraan in de afgelopen drie jaren gelijkwaardige opdrachten zijn verricht. De volgende informatie dient hierbij te worden vermeld op het formulier referentiegegevens (bijlage 7), waarbij volledige beantwoording essentieel is.


17

Verder wil de aanbestedende dienst toestemming tot informeren bij de opdrachtgever, zonder tussenkomst van de inschrijver. Het is daarom aan te bevelen reeds in dit stadium aan de op te geven referenties door te geven dat mogelijk contact met hen wordt opgenomen. 5.2.2 Bedrijfsprofiel Verzocht wordt een duidelijk en inzicht verschaffend beeld te geven van de organisatorische structuur van de inschrijver. Hierbij dient inschrijver aan te geven: - ondernemingsstructuur (inclusief gegevens over eventuele relatie concern/holdingmaatschappij, ‘zuster-/dochter-/werkmaatschappijen’, joint-ventures en andere samenwerkingsverbanden) waarbij de inschrijver is aangesloten; - activiteiten (werkterreinen inclusief cijfermatige gegevens kernactiviteiten t.o.v. nevenactiviteiten); - investeringen in opleidingen; - aantal vaste medewerkers; - bijvoegen organogram, indien van toepassing ook die van de holding. 5.2.3 Personeelsverklaring Om inzicht te verkrijgen in de personeelsbezetting van de afgelopen drie jaar dient de inschrijver bijgaande personeelsverklaring te ondertekenen (bijlage 6). 5.2.4 Kwaliteitszorg en –borging Voor de aanbestedende dienst weegt de kwaliteit van de organisatie van de uiteindelijke opdrachtnemer zwaar. Daarom worden hoge eisen gesteld aan de integrale kwaliteitszorg en – borging. Met betrekking tot dit onderdeel dient u de volgende vragen te beantwoorden. 1. Beschikt u over een kwaliteitscertificaat, dat is afgegeven door een instantie die voldoet aan de Europese normenreeks EN 45000 (bijvoorbeeld NEN, ISO)? 2. Indien het antwoord op vraag 1 ja is: - over welk kwaliteitscertificaat beschikt u? - door welke organisatie is het certificaat afgegeven? - tot wanneer is het certificaat geldig? - Welke organisatie is belast met de externe bewaking van het certificaat? - Wat is de datum van de laatste audit? 3. Indien het antwoord op vraag 1 nee is: - welke activiteiten ontplooit u op het gebied van integrale kwaliteitszorg en –borging?


18

6.

Eisen en wensen ten aanzien van de opdracht 6.1 Inleiding In dit hoofdstuk komen de eisen en wensen ten aanzien van de opdracht aan de orde, zie hiervoor §6.2. Voor de beleidsmatige achtergronden wordt verwezen naar §1.2. In §6.3 is vermeld hoe de offerte ingedeeld moet worden.

6.2 Eisen en wensen ten aanzien van de uit te voeren werkzaamheden 6.2.1 Omschrijving van het project Vanuit de Communicatiewerkgroep Natuurwetgeving van het Ministerie van LNV, Directie Natuur, zal de komende jaren intensief verder gewerkt worden aan een gedegen communicatie over de natuurwetgeving en Natura 2000, het samenhangend netwerk van natuurgebieden. “Natura 2000” wordt als positief concept gebruikt in de communicatie. Een onderdeel van de communicatie is het regelmatig uitbrengen van zowel gedrukte nieuwsbrieven (Nieuwsbrief Natura 2000) als kleinere, meer actuele, digitale nieuwsbrieven (Digitale Memo Natura 2000), waarop men zich gratis kan abonneren. Daarnaast zal er voor websites, brochures en artikelen in magazines en bladen tal van redactioneel werk gedaan moeten worden. Ten slotte heeft de opdrachtnemer een opdracht tot het vergroten van het ledenbestand van nieuwsbrieven en memo’s. De afgelopen twee jaar zijn er al nieuwsbrieven en digitale memo’s uitgebracht. De nieuwsbrieven en digitale memo’s voor deze nieuwe opdracht vertonen gelijkenis qua inhoud, kwaliteitsstandaard en verschijningsdata met deze producten. Van de opdrachtnemer wordt verwacht om zelf een eigen opmaakvoorstel voor de nieuwsbrieven en digitale memo’s in te dienen. Daarnaast wordt verwacht van de opdrachtnemer om zelf kennis van het onderwerp te hebben of zich deze snel eigen te kunnen maken. Van de opdrachtnemer worden in de periode september 2005- september 2008 vier onderscheiden soorten producten verwacht: 1. Gedrukte nieuwsbrieven: 13 in totaal Verdeling van verschijning 2005: 2 nieuwsbrieven; 2006: 4 nieuwsbrieven; 2007: 4 nieuwsbrieven; 2008: 3 nieuwsbrieven Omschrijving De gedrukte nieuwsbrief is een 10 pagina’s A4 tellende glossy folder die vier keer per jaar, in principe elk kwartaal verschijnt. In de nieuwsbrief worden onderwerpen toegelicht, achtergrondinformatie gegeven en procesinformatie gegeven omtrent de implementatie van de natuurwetgeving. Interviews, columns, inhoudelijke artikelen en tal van praktische informatie vullen deze pagina’s. Naast research en redactiewerk worden dus ook interviews geregeld en uitgevoerd door de opdrachtnemer. De artikelen worden ook door de opdrachtnemer voorzien van foto’s. Voor het bepalen van de inhoud is vanuit de Communicatiewerkgroep Natuurwetgeving een redactieoverleg binnen LNV opgezet waaraan deelgenomen zal worden en waarbij een actieve rol op het gebied van nieuwsgaring wordt verwacht. De uiteindelijke bepaling van de onderwerpen geschiedt door de inhoudelijk opdrachtgever (directie Natuur), naar aanleiding van overleg met de opdrachtnemer. De opdrachtnemer zal de benodigde artikelen zelf schrijven en redigeren, waarbij inhoudelijke basiskennis en goede interviewvaardigheden essentieel zijn.


19

Aanlevering De nieuwsbrieven worden volledig opgemaakt en gedrukt door de opdrachtnemer. Uiterlijk 4 weken voor publicatie worden de teksten ten behoeve van inhoudelijke goedkeuring voorgelegd aan de inhoudelijk opdrachtgever DN. Voor dit moment heeft de opdrachtnemer al instemming met de artikelen van de eventuele geïnterviewden ontvangen en redactie van de artikelen voltooid. Een volledige conceptversie wordt uiterlijk 2 weken voor publicatie ten behoeve van goedkeuring volledig opgemaakt voorgelegd aan de inhoudelijk opdrachtgever DN. Wanneer er bij de laatste goedkeuring nog wijzigingsvoorstellen worden gedaan door de opdrachtgever, worden deze doorgevoerd door de opdrachtnemer en binnen 2 werkdagen aangeboden voor finale goedkeuring. Na finale goedkeuring worden de nieuwsbrieven gedrukt door de opdrachtnemer en aangeboden aan de inhoudelijk opdrachtgever DN, die voor verzending zal zorgen. Tegelijkertijd wordt de nieuwsbrief ook, op juiste volgorde, in pdf-format aangeleverd aan DN, voor plaatsing op de website van het ministerie van LNV. Eerste oplage is 3.500 stuks, maar dit zal vergroot worden (zie hieronder bij product 4: vergroten abonneebestand) 2. Digitale Memo’s: 20 in totaal Verdeling van verschijning 2005: 3 memo’s; 2006: 6 memo’s; 2007: 6 memo’s; 2008: 5 memo’s Omschrijving De digitale memo is een elektronische nieuwsbrief met actuele informatie, zoals over besluiten en nieuwe producten. De digitale memo verschijnt iedere twee maanden per e-mail aan de abonnees. De memo is opgemaakt in html-format en als zodanig door iedere abonnee te ontvangen, zonder verdere (technische) bewerking van de inhoudelijk opdrachtgever. Daarnaast wordt ook een kale tekstversie beschikbaar gesteld, voor abonnees die liever hiervoor kiezen. Een digitale memo beslaat, afhankelijk van de beschikbare informatie, per uitgave ongeveer 3-5 artikelen, voorzien van minstens 1 foto per artikel vanuit de opdrachtnemer. Voor het bepalen van de inhoud is vanuit de Communicatiewerkgroep Natuurwetgeving een redactieoverleg binnen LNV opgezet waaraan deelgenomen zal worden en waarbij een actieve rol op het gebied van nieuwsgaring wordt verwacht. De uiteindelijke bepaling van de onderwerpen geschied door de inhoudelijk opdrachtgever (directie Natuur), naar aanleiding van overleg met de opdrachtnemer. De opdrachtnemer zal de benodigde artikelen zelf schrijven en redigeren, waarbij inhoudelijke basiskennis essentieel is. In gevallen zal de directie Natuur basisteksten aanleveren. Aanlevering Iedere digitale memo wordt volledig opgemaakt in html-format door de opdrachtnemer. De eerste conceptteksten worden uiterlijk 2 weken voor publicatie voorgelegd aan de inhoudelijk opdrachtgever DN. Voor dit moment heeft de opdrachtnemer al instemming met de artikelen van de eventuele geïnterviewden ontvangen en redactie van de artikelen voltooid. Na verwerken van mogelijke wijzigingsvoorstellen vanuit DN wordt een finale conceptversie uiterlijk 1 week voor publicatie ten behoeve van goedkeuring volledig opgemaakt voorgelegd aan de inhoudelijk opdrachtgever DN. Alle wijzigingsvoorstellen vanuit DN worden door de opdrachtnemer uitgevoerd. Wanneer er bij de laatste goedkeuring nog wijzigingsvoorstellen worden gedaan door de opdrachtgever, worden deze doorgevoerd door de opdrachtnemer en binnen 2 werkdagen aangeboden voor finale goedkeuring. Na finale goedkeuring wordt de memo zodanig aangeboden aan de inhoudelijk opdrachtgever DN, dat deze geen verdere bewerking voor verzending nodig heeft: het enige dat door DN gedaan moet worden is het bericht “doorsturen” na de adressen ingevoegd te hebben, waarna alle abonnees de memo in htmlformat ontvangen. Daarnaast wordt de digitale memo ook, op juiste volgorde, in pdf-format aangeleverd, voor plaatsing op de website van LNV.


20

3. Brochures, website- teksten en artikelen Naast de nieuwsbrieven en de digitale memo’s zullen lopende het traject ook verschillende brochures, teksten voor de website en artikelen voor externe bladen gemaakt worden. Uitgegaan wordt van 4 brochures (pdf drukklaar), 60 pagina’s teksten voor websites en 20 artikelen van 2 pagina’s A4 voor externe bladen, waarbij mensen ook worden gestimuleerd voor het aanmelden voor de nieuwsbrieven en digitale memo’s. Hiertoe zal de opdrachtnemer periodiek zitting nemen in de Communicatiewerkgroep Natuurwetgeving opdat dit soort klussen meteen en vroeg uitgezet kunnen worden. Verdeling van producten: 2005: 0 brochures, 10 pagina’s tekst website, 3 artikelen 2006: 2 brochures, 20 pagina’s tekst website, 6 artikelen 2007: 1 brochures, 20 pagina’s tekst website, 6 artikelen 2008: 1 brochure, 10 pagina’s tekst website, 5 artikelen 4. Vergroten abonneebestand Per 1 mei 2005 beslaat het adressenbestand van de gedrukte nieuwsbrief ongeveer 1500 abonnees. Ditzelfde geldt ongeveer voor de digitale memo’s. Opdracht aan de opdrachtnemer is om dit aantal te vergroten, onder meer middels oproepen in artikelen en door de aantrekkingskracht van de producten, maar ook door andere voorstellen vanuit de opdrachtnemer. Momenteel worden niet alle betrokken medewerkers van provincies, gemeenten en andere overheden bereikt, en er zijn ook meer bedrijven en organisaties die te maken (zullen) hebben met de natuurwetgeving. Zij moeten ook worden bereikt. Concreet betekent het streven (inspanningsverplichting): Eind 2005: vergroting abonneebestand naar 2.500 Eind 2006: vergroting abonneebestand naar 6.000 Eind 2007: vergroting abonneebestand naar 9.000 2008: vergroting abonneebestand naar 12.000. 6.2.2 Doelgroep Voor de nieuwsbrieven en digitale memo’s bestaat de doelgroep uit provinciale en gemeentelijke ambtenaren, ondernemers, agrariërs, burgers, natuurbeheerders, waterschappen en jagers die met de natuurwetgeving te maken hebben of zullen hebben. Voor de specifieke brochures, website-teksten en artikelen wordt de doelgroep verder gespecificeerd naar aanleiding van het onderwerp. De opdrachtnemer maakt hiervoor een korte analyse. 6.2.3 Effect Effect van de opdracht is: Met de producten komt de doelgroep op de hoogte van de ontwikkelingen en verantwoordelijkheden op het gebied van natuurwetgeving, waarbij onduidelijkheden en misverstanden tot een minimum zijn gereduceerd ten behoeve van draagvlak voor de natuurwetgeving en uiteindelijk de effectiviteit ervan. De doelgroep zal hierdoor naar verwachting beter zijn verantwoordelijkheid nemen. De doelgroep, die steeds beter bereikt wordt, leest de producten. De doelgroep wordt hiertoe uitgenodigd door de toegankelijke, nietambtelijke taal en toon van de producten, in relatie tot het communicatiebeleid, alsmede de relevantie en juistheid van de informatie. 6.2.4 Budget De indicatie voor het budget voor dit project is € 450.000 (incl. BTW) voor drie jaren. Alle kosten die het project met zich meebrengt, dienen hiermee gedekt te worden.


21

6.2.5 Tijdspad Zo spoedig mogelijk moet met dit project worden gestart. De nieuwsbrieven en digitale memo’s verschijnen regelmatig. Gezien het redactiewerk en de interviews die afgenomen moeten worden evenals de interne afstemming over het eindconcept met LNV moet op een voorbereidingstijd van tenminste zes weken gerekend worden per nieuwsbrief en ongeveer 3 weken per digitale memo. Het project moet uitgevoerd worden in de periode van drie jaren. 6.2.6 Specifieke eisen aan de invulling van het project De nieuwsbrief moet het meest actuele nieuws bevatten. Om die reden zal zeer intensief samengewerkt worden met mensen van LNV om tot de inhoud van de nieuwsbrief te komen. Inleving in de doelgroepen is daarbij belangrijk omdat LNV niet altijd alles op nieuwswaarde beoordeelt. Eisen aan de producten en het productieproces: - De producten zijn inhoudelijk correct en zijn door een creatief proces kwalitatief goed en uitnodigend om te lezen, om begrip te krijgen voor de natuurwetgeving. - Er is een strakke planning en afspraken worden nagekomen. Als niet aan afspraken voldaan kan worden, wordt hierover gecommuniceerd met de directie Natuur. - Flexibiliteit ten aanzien van onderwerpen en het beleidsmatige afstemmings- en accorderingsproces bij het Ministerie van LNV. - Goede redactie en geen spel- en of grammaticale fouten in de eindproducten. 6.2.7 Indicatoren voor het projectplan en de evaluatie zijn - De aanpak van vergroting van het aantal aanmeldingen voor de nieuwsbrief en digitale memo en de resultaten hiervan. - Kennis bij de doelgroep van de nieuwsbrieven en digitale memo’s, in hoeverre deze daadwerkelijk gelezen worden en in de informatiebehoefte voorzien. De opdrachtnemer zal eens per jaar een kort onderzoek doen onder de lezers en potentiële lezers, uitgesplitst naar de verschillende groepen binnen de doelgroep, om te dienen als indicator en om te kijken waar verbeteringen mogelijk zijn. - In hoeverre de inhoudelijk opdrachtgever tevreden is over de inhoudelijke en communicatieve/creatieve kwaliteit van de producten. Iedere 3 maanden zal er naar aanleiding van de ontvangen kwartaalrapportage, een evaluatief gesprek zijn tussen de opdrachtnemer en de inhoudelijk opdrachtgever, directie Natuur. Onderwerpen hierbij zijn de kwaliteit van de geleverde producten, het nakomen van afspraken en de uitbreiding van het abonneebestand. 6.2.8 Beleidssignalering Naast de gebruikelijke rapportage over de uitvoering van het project wordt de uitvoerder gedurende de looptijd nadrukkelijk gevraagd de voor de uitvoering van het project en voor het beleid van LNV relevante ontwikkelingen te schetsen en het ministerie van LNV te adviseren op welke wijze het (communicatie-) beleid zou kunnen worden aangepast. 6.3 Eisen aan de offerte In de offerte geeft u de communicatiestrategie aan voor het communicatieproject op basis van hetgeen is verwoord in §1.2 en §6.2. Het is daarbij van belang tenminste in te gaan op de volgende onderdelen, waarbij u ook de gegeven nummering aanhoudt: 1. uw visie op het onderwerp ten aanzien van de te leveren produkten (ontwerpideeën) 2. de te voeren communicatiestrategie ten aanzien van de te leveren produkten 3. de geplande producten en/of diensten, inclusief aantal en tijdsplanning 4. wie wordt, met welke deskundigheid, ingezet voor het project (korte CV’s bijvoegen) 5. de wijze waarop de communicatie middels de te leveren produkten en het effect daarvan meetbaar wordt 6. de wijze waarop de beleidssignalering plaatsvindt 7. de wijze waarop de kwaliteitsborging rondom het project geregeld is 8. een gespecificeerde begroting (zie verder) Bestek Communicatie Natuurwetgeving Dienst Regelingen, juni 2005

22

In de begroting moeten alle prijzen worden opgegeven zowel exclusief als inclusief BTW. De begroting moet per fase en per product duidelijk inzicht geven waar de kosten in zitten. De bedragen splitst u uit per activiteit (voorbereiding/ontwikkeling, uitvoering en evaluatie/rapportage): - eigen loonkosten (per functie uren en tarief) - overige bureaukosten - (loon)kosten derden, opgesplitst - materiaalkosten - eventuele investeringen - reis- en verblijfkosten - overige kosten De specificaties in begroting en rapportage worden onderscheiden naar de deelproducten: 1. Nieuwsbrieven 2. Digitale memo’s 3. Brochures e.d. 4. Vergroting abonneebestand Voor het weergeven van de begroting moet u het format uit bijlage 10 gebruiken. Zie §6.2.4 voor het budget. Vergoeding voor geleverde prestaties vindt in het algemeen achteraf plaats op basis van declaraties van werkelijk gemaakte en betaalde kosten, met dien verstande dat de vergoeding van de laatste twintig procent van het totale bedrag afhankelijk zal worden gesteld van de behaalde resultaten in relatie tot genoemde doelstellingen. Op verzoek kan een voorschot verleend worden. Hiervoor moet een overzicht van de liquiditeitsbehoefte opgesteld worden, waaruit blijkt wat er in de betreffende periode gefinancierd moet worden en voor welk bedrag. Hierbij kan gedacht worden aan reeds betaalde rekeningen, op korte termijn te betalen rekeningen en geplande activiteiten met bijbehorende kosten, voor wat betreft de periode waarvoor een voorschot wordt aangevraagd. Ook zal een bankgarantie gevraagd worden. Bij de einddeclaratie dient een goedkeurende accountantsverklaring te worden overlegd. De kosten voor deze verklaring kunt u in uw begroting opnemen.


23

Bijlage 1

Vragenformulier

Vragenformulier t.a.v.: Dienst Regelingen t.a.v.: team projectsubsidies Postbus 1191 3300 BD Dordrecht fax : (078) 639 53 94 email: [email protected]

Datum:

Gegevens vragensteller: Naam bedrijf: Naam contactpersoon: Bezoekadres: Postcode + plaats: Postadres: Postcode + plaats: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail adres: Vraag: n.a.v. paragraaf in bestek

Datum ontvangst:


24

Bijlage 2

Formulier Bedrijfsinformatie

Formulier Bedrijfsinformatie Aanbesteding Communicatie natuurwetgeving Officiële naam en rechtsvorm gegadigde / inschrijver: Naam contactpersoon en functie: Bezoekadres: Postcode + plaatsnaam: Postadres: Postcode + plaatsnaam: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail adres: (Post)banknummer Naam rechtsgeldig bevoegde functionaris: Functie: Handtekening: Datum:

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------In te vullen door Dienst 1 Aanvraagnummer 3 Paraaf Regelingen 2 Ontvangstdatum Bestek Communicatie Natuurwetgeving Dienst Regelingen, juni 2005

4 Opmerkingen 25

Bijlage 3

Eigen Verklaring

Eigen Verklaring Het niet (rechtsgeldig) ondertekend indienen van deze verklaring leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Ondergetekende verklaart dat Met betrekking tot de rechtsgeldigheid van de inschrijving

a. hij op grond van het bewijs van inschrijving uit het beroeps- of handelsregister hiertoe gevolmachtigd is; b. alle personen die bewijsmiddelen en verklaringen hebben ondertekend deel uitmakend van deze inschrijving hiertoe gemachtigd zijn door de onderneming.

Met betrekking tot de persoonlijke situatie van de gegadigde of inschrijver

Zijn onderneming dan wel een of meer leidinggevenden binnen de onderneming tijdens de periode van vijf jaar die aan het begin van deze aanbestedingsprocedure vooraf gaat, niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, is/zijn veroordeeld geweest: a. wegens het begaan van strafbare feiten die verband houden met de activiteiten van een misdaadorganisatie; onder misdaadorganisatie wordt verstaan een gestructureerde en duurzame vereniging die op gecoördineerde wijze optreedt met het doel vermogensrechtelijke voordelen te verkrijgen en in voorkomend geval de werking van overheidsinstanties op onrechtmatige wijze te beïnvloeden; b. wegens omkoping, dat wil zeggen het beloven, aanbieden of geven, op directe wijze of via derden, van een voordeel, van welke aard ook, aan een ambtenaar of overheidsfunctionaris van een lidstaat, een derde land of een internationale organisatie, of aan elke andere persoon, voor deze persoon zelf of voor een derde, opdat deze persoon een met zijn ambtelijke plichten strijdige handelingen verricht of zich daarvan onthoudt; c. wegens fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, vastgesteld bij Akte van de Raad van 26 juli 1995.

Met betrekking tot voldoen aan wettelijke verplichtingen e.d. conform artikel 29 van de Richtlijn Diensten dan wel artikel 20 van de Richtlijn Leveringen (laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 97/52/EEG). a.

b.

c. d. e.

zijn onderneming niet is een onderneming die in staat van faillissement, vereffening, surseance van betaling of akkoord verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert in gevolge een gelijkwaardige procedure van een nationale wettelijke regeling; zijn onderneming niet is een onderneming wiens faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of surseance van betaling of akkoord, dan wel een andere soortgelijke procedure die in de nationale wettelijke regeling is voorzien aanhangig is gemaakt; zijn onderneming niet is een onderneming die, bij een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat de beroepsmoraliteit van de onderneming in het gedrang brengt; zijn onderneming niet is een onderneming die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken; zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of in het land van de aanbestedende dienst;


26

f. g.

zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land van de aanbestedende dienst; zijn onderneming niet is een onderneming die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die overeenkomstig de regelgeving ten aanzien van de 'criteria voor de kwalitatieve selectie' kunnen worden verlangd of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

Met betrekking tot geheimhouding / publiciteit en taal a.

b.

c.

vanuit zijn onderneming geen informatie die in het kader van dit project beschikbaar bij hem komt en waarvan hij de vertrouwelijkheid kent of behoort te kennen, aan derden ter beschikking zal worden gesteld, met uitzondering van voor het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/of hulppersonen. In een dergelijk geval blijft ondergetekende verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/of hulppersonen; vanuit zijn onderneming, c.q. door zijn onderneming voor het onderhavige project eventueel in te schakelen partners, onderaannemers en/of hulppersonen geen publiciteit aan dit project zal worden gegeven, anders dan na voorgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst; hij er mee akkoord gaat, dat tijdens het aanbestedingstraject uitsluitend de Nederlandse taal in woord en geschrift zal worden gebruikt, voorts indien noodzakelijk is dit tevens van toepassing in een eventuele latere fase bij de contractuitvoering.

Met betrekking tot het door de aanbestedende dienst gestelde voorbehoud en de juistheid van geleverde informatie a.

b.

c.

hij ermee akkoord gaat dat de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt om in een latere fase alsnog inschrijver te verplichten officiële recente (max. 3 maanden oud) bewijsstukken binnen 10 kalenderdagen te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in deze verklaring wordt verklaard, wordt inschrijver uitgesloten voor de gunning zonder recht op vergoeding van enige kosten; hij geen bezwaar maakt tegen mogelijk uit te voeren antecedentenonderzoek naar de betrouwbaarheid van zijn onderneming en door zijn onderneming in te schakelen onderaannemers; hij akkoord gaat met alle in deze fase van de aanbesteding verstrekte documenten aangegeven condities en voorbehouden;

d.

hij borg staat voor de juistheid en volledigheid van alle in deze fase van de aanbesteding gevraagde en geleverde informatie;

e. f.

in de aangeleverde tekst van deze verklaring geen wijzigingen zijn aangebracht; dat hij deze verklaring stellig en zonder voorbehoud te hebben ondertekend. Ondergetekende is zich er van bewust dat het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie door de aanbestedende dienst kan worden aangemerkt als een valse verklaring in de zin van artikel 29 van de Richtlijn Diensten, respectievelijk artikel 30 van de Richtlijn Leveringen.

Naam gegadigde / inschrijver: Naam ondertekenaar: Handtekening: Datum:


27

Bijlage 4

Financiële ratio-analyse tabel

Financiële ratio-analyse tabel Cijfers “moedermaatschappij”

Financiële gegevens

ja

2002

nee

2003

2004

Totale omzet Omzet aangaande specifieke onderwerp van de opdracht Vlottende activa (kas, rekening courant tegoeden, debiteuren, voorraden en verhandelbare obligaties en aandelen)

Vlottende passiva (crediteuren, kortlopende schulden, aflossingen op langlopende schulden, verplichtingen ten aanzien van belastingen, lonen en premies)

Current ratio (vlottende activa / vlottende passiva)

Voorraden Quick ratio ((vlottende activa-voorraden) / (vlottende passiva))

Winst voor belastingen Betaalde rente Rentedekkingsratio ((winst voor belastingen + betaalde rente)/betaalde rente)

Eigen vermogen Totale activa Solvabiliteit (of debt ratio) (eigen vermogen / totale activa)

Nettowinst Winst op eigen vermogen in % (netto winst/eigen vermogen)


28

Return on investment in % (netto winst/totale activa)

Netto winstmarge in % (nettowinst/totale omzet)

Naam gegadigde / inschrijver: Naam ondertekenaar: Handtekening: Datum: NB • Aan de hand van de jaarrekeningen dient door de inschrijver de bovenstaande gegevens uit de balans en resultatenrekening te worden ingevuld. • Omzet dient uitgedrukt te worden in duizenden (X1000) euro’s, exclusief omzetbelasting. • Omzet betreft slechts de onder eigen verantwoordelijkheid (van gegadigde/inschrijver) uitgevoerde opdrachten. Geconsolideerde omzetcijfers worden in beginsel niet geaccepteerd, tenzij gegadigde/inschrijver zelf geconsolideerde cijfers produceert (bijvoorbeeld bij inschrijving door holding of concern). • Indien sprake is van inschrijving in combinatie dienen alle leden van de combinatie de verklaring afzonderlijk in te vullen. • De opgegeven omzet dient op eerste verzoek van de aanbestedende dienst te kunnen worden geverifieerd. Gegadigde/inschrijver dient hiertoe alle medewerking te verlenen. • Indien er in uw onderneming sprake is van gebroken boekjaren wordt u verzocht de laatste drie gebroken boekjaren op te geven.


29

Bijlage 5

Verklaring moedermaatschappij

Verklaring ‘moedermaatschappij’

Plaats, datum Hierbij verklaart (naam moedermaatschappij) onherroepelijk dat zij zich jegens de Staat hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de nakoming van alle verplichtingen, van welke aard ook, die voor (naam rechtspersoon gegadigde) voortvloeien uit (de uitvoering van) (naam/omschrijving/kenmerk opdracht) door (naam rechtspersoon gegadigde).

(ondertekening door vertegenwoordigingsbevoegd persoon moedermaatschappij) (naam en functie van vertegenwoordigingsbevoegd persoon moedermaatschappij)


30

Bijlage 6

Personeelsverklaring

Personeelsverklaring Omvang en verloop personeelsbestand

2002

2003

2004

Omvang personeelsbestand over jaar* Instroom in jaar* Uitstroom in jaar* Netto mutatie personeelsbestand in jaar** * Weergeven aantallen personen ** Weergeven percentage

Omvang capaciteit menskracht

2005

2006

Totale omvang capaciteit Reeds geclaimde capaciteit Verwachte claims op capaciteit Netto restcapaciteit (beschikbaar voor project)

Naam gegadigde / inschrijver: Naam ondertekenaar: Handtekening: Datum:

NB • Indien sprake is van inschrijving in combinatie dienen alle leden van de combinatie de verklaring afzonderlijk in te vullen. • De opgegeven gegevens dienen op eerste verzoek van de aanbestedende dienst te kunnen worden geverifieerd. Gegadigde/inschrijver dient hiertoe alle medewerking te verlenen. • Verklaring dient ondertekend te zijn door een voor de onderneming tekeningsbevoegd persoon. • Geconstateerde onjuistheden aangaande deze verklaring kunnen leiden tot uitsluiting of afwijzing.


31

Bijlage 7

Referentieverklaring

Referentieverklaring Nummer:

van

Naam organisatie Soort organisatie Land Contactpersoon te benaderen door het ministerie

naam:

functie: tel.:

Omschrijving project Opdrachtformulering

Contractwaarde* looptijd

Begin:

Eind:

Geleverde capaciteit Wijze van projectmanagement c.q. aansturing

Overige bijzonderheden


32

Naam gegadigde / inschrijver: Naam ondertekenaar: Handtekening:

Datum:

NB • Contractwaarde dient uitgedrukt te worden in duizenden (X1000) euro’s, exclusief omzetbelasting. • De contractwaarde betreft slechts de onder eigen verantwoordelijkheid (van gegadigde/inschrijver) uitgevoerde opdrachten. Indien het een opdracht in onderaanneming betreft dient dit te worden vermeld. • De weergegeven contractwaarde dient uitsluitend de omzet te betreffen voor de onderdelen die gelijkwaardig zijn aan de in de aanbesteding gevraagde dienstverlening of levering. De totale omzetwaarde van de referentieopdracht kan tussen haakjes opgenomen worden achter de opdrachtspecifieke omzet. • Indien sprake is van inschrijving in combinatie dienen alle leden van de combinatie de verklaring(en) afzonderlijk in te vullen. • De aangeleverde gegevens dienen op eerste verzoek van de aanbestedende dienst te kunnen worden geverifieerd. Gegadigde/inschrijver dient hiertoe alle medewerking te verlenen. • Verklaring dient ondertekend te zijn door een voor de onderneming tekeningsbevoegd persoon. • Geconstateerde onjuistheden aangaande deze verklaring kunnen leiden tot uitsluiting of afwijzing.


33

Bijlage 8

Formulier bij Concept-overeenkomst

Tekstsuggesties Concept- overeenkomst Ondergetekende heeft de volgende opmerkingen / tekstsuggesties met betrekking tot de overeenkomst. artikel akkoord tekstsuggestie 1 √ 2 √ 3 √ 4 √ 5 √ 6 √ 7 √ 8 √ 9 √ 10 √ 11 √ 12 √ 13 √ 14 √ 15 √ 16 √ 17 √ 18 √ algemeen naam gegadigde / inschrijver: naam ondertekenaar: handtekening:

datum:


34

Bijlage 9

Checklist Op te nemen bij de aanmelding / inschrijving

In kolom 1 wordt verwezen naar de paragraaf in het bestek waar een bepaalde vraag is gesteld of om een verklaring/bewijsstuk is gevraagd. De kolom 'omschrijving' geeft een korte beschrijving van die vraag, c.q. gewenste verklaring/bewijsstuk. In de kolom 'ja/nee’ dient inschrijver aan te geven of hij ‘ja’ of ‘nee’ aan het gestelde heeft voldaan. In de kolom ‘plaats offerte’ dient inschrijver aan te geven waar in zijn offerte het antwoord/verklaring wordt gegeven. De structuur van uw offerte dient overeen te komen met onderstaande structuur. Inschrijver dient alle vragen te beantwoorden. In die gevallen dat een inschrijver één of meer vragen niet kan beantwoorden, dient hij dit met vermelding van de reden aan te geven. Een dergelijke reactie wordt aangemerkt als een antwoord. Inschrijver dient er wel rekening mee te houden dat het niet (kunnen) beantwoorden van een vraag kan meewegen bij de beoordeling van de aanbiedingen. Indien inschrijver niet antwoordt of alleen antwoord geeft met ‘nee’ kan dit een directe afwijzingsgrond betekenen.

Paragraaf in

Omschrijving vraag/gevraagde

Ja =akkoord/bijgevoegd

plaats Inschrijving

Nee = niet akkoord/

het Bestek

niet bijgevoegd

Onderstaande heeft onder meer betrekking op: Bindende voorschriften 4.1

4.2

4.3

Indiening van de inschrijving Inschrijving op tijd ingediend: d.w.z. vóór 16 augustus 2005 uur op 14:00? Adressering conform voorschriften: gesloten enveloppe, zonder naam, logo of ander bedrijfskenmerk; op de enveloppe staat de aangegeven tekst vermeld Vorm en inhoud Inschrijving in tweevoud (één complete originele set plus één digitale versie op diskette of CD-ROM in Word versie 7.0) ingediend? Inschrijving is rechtsgeldig ondertekend?

ja

nee

n.v.t.

ja

nee

n.v.t.

ja

nee

n.v.t.

ja

nee

n.v.t.

Volgorde en indeling van inschrijving zijn gelijk aan bestek?

ja

nee

n.v.t.

Inschrijving is volledig d.w.z. alle gevraagde bewijsstukken c.q. andere informatie zijn bijgesloten en alle in het bestek vermelde vragen zijn beantwoord. Indien een vraag niet is beantwoord, is dit expliciet aangegeven met redengeving. Algemene bedrijfsinformatie Formulier “Bedrijfsinformatie” ingevuld en ondertekend opgenomen in inschrijving? Bewijsstuk Bijgesloten in de offerte: Bewijs van inschrijving in het handels- of beroepenregister van het land van vestiging van inschrijver of een attest als bedoeld in artikel 30, lid 3 van de Richtlijn Diensten 92/50/EEG dan wel artikel 21, lid 1 van de Richtlijn Leveringen 93/36/EEG. Indien het bewijsstuk niet is bijgesloten dient inschrijver hiervoor de reden aan te geven.

ja

nee

n.v.t.

ja

nee

ja

nee


35

Paragraaf in



plaats Inschrijving

Nee = niet akkoord/

het Bestek

niet bijgevoegd

4.4

Combinatie of onderaanneming Is er sprake is van het vormen van een Combinatie dan wel het geven van werkzaamheden in onderaanneming?

ja

nee/n.v.t.

ja

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee / n.v.t.

ja

nee

ja

nee

Is de hoeveelheid investeringen in opleidingen aangegeven? Is het aantal vaste medewerkers aangegeven?

ja

nee

ja

nee

Bijgesloten in de offerte: Een organogram (indien van toepassing ook die van de holding). Algemene visie Heeft u uw algemene visie op het aan te besteden project beschreven? Personeelsverklaring “Personeelsverklaring” ingevuld en ondertekend bij de inschrijving gevoegd? Referentiegegevens "Referentieverklaring" ingevuld en ondertekend en bij de offerte gevoegd. Kwaliteitszorg en –borging Is aangegeven of u over een kwaliteitscertificaat beschikt, dat is afgegeven door een instantie die voldoet aan de Europese normenreeks EN 45000 (bijv. NEN, ISO)?

ja

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

Zo ja, is het volgende vermeld: deel van de diensten waarop dit betrekking heeft; taakverdeling; aanspreekpunt; in geval van combinatie: verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid. 4.5

4.6

Eigen verklaring “Eigen verklaring” is ongewijzigd ingevuld en rechtsgeldig ondertekend bijgevoegd? Concept overeenkomst Formulier “Concept-overeenkomst” is ingevuld en ondertekend bij inschrijving gevoegd

Onderstaande heeft onder meer betrekking op: Eisen aan de inschrijver 5.1

5.2

5.2

5.2

5.2

5.2

Financiële en economische draagkracht “Ratio-analyse tabel” is ingevuld en ondertekend bijgevoegd? Indien er financiële gegevens van de ‘moedermaatschappij’ zijn ingevuld, dan is de “Verklaring moedermaatschappij” ingevuld en ondertekend bijgevoegd. Bedrijfsprofiel Is de ondernemingsstructuur beschreven? Zijn de activiteiten van de onderneming beschreven?


36

Paragraaf in



plaats Inschrijving

Nee = niet akkoord/

het Bestek

niet bijgevoegd

Indien u over een kwaliteitscertificaat beschikt heeft u dan aangegeven: over welk certificaat u beschikt; door welke organisatie het certificaat is afgegeven; tot wanneer het certificaat geldig is; welke organisatie is belast met de externe bewaking van het certificaat; wat de datum is van de laatste audit. Indien u niet over een kwaliteitscertificaat beschikt heeft u dan aangegeven welke activiteiten u ontplooit op het gebied van kwaliteitszorg en –borging?

ja

nee

ja

nee

ja

nee

Onderstaande heeft onder meer betrekking op: Eisen en wensen ten aanzien van de opdracht 6.1

6.2

Vereiste gegevens Heeft u in ieder geval het volgende in uw offerte aangegeven; - de in paragraaf 6.3 genoemde onderdelen in volgorde - een begroting Prijsstelling Heeft u aan de eisen van de begroting voldaan?

naam inschrijver / bedrijf: naam ondertekenaar: handtekening: datum:


37

Bijlage 10

Format voor projectbegroting

1

2

Activiteiten (naar Eigen loonkosten per functie fase en product) Uren Tarief Uren*Tarief


3

4

Bureaukosten

Kosten derden

5 Materiaalkosten

6 Investeringen

7 Reis- en verblijfskosten

8 Overige kosten

9 Totale kosten

38

Bijlage 11

Concept Overeenkomst

Concept Overeenkomst inzake het uitvoeren van communicatieproject “Communicatie Natuurwetgeving” ten behoeve van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

De ondergetekenden: 1. De Staat der Nederlanden (ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit), zetel hebbende te Den Haag, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. mr. A. Oostra in de hoedanigheid van directeur-generaal, hierna te noemen “LNV”; en 2. ………….., statutair gevestigd te ………….. en kantoorhoudende te ……….. , ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door…………………….., in de hoedanigheid van ……………………………., hierna te noemen “Opdrachtnemer”,

OVERWEGENDE: dat LNV de verantwoordelijkheid heeft voor de communicatie rondom de natuurwetgeving; dat ten aanzien van genoemde verantwoordelijkheid LNV behoefte heeft aan een daartoe gespecialiseerd communicatiebureau; dat de geraamde waarde van de te sluiten overeenkomst de drempel als bedoeld in richtlijn 92/50/EEG als gewijzigd bij richtlijn 97/52/EG zal overschrijden en dat derhalve is overgegaan tot een aanbesteding conform de vigerende regelgeving, op basis van een openbare procedure (S………..); dat Opdrachtnemer in het kader van deze aanbesteding op d.d. en offerte heeft uitgebracht; dat LNV de aanbieding van Opdrachtnemer heeft aangemerkt als de economisch voordeligste aanbieding en op grond van die aanbieding een overeenkomst met Opdrachtnemer wil aangaan;

ZIJN DE VOLGENDE OVEREENKOMST AANGEGAAN: Onderwerp Artikel 1 LNV verleent aan de Opdrachtnemer opdracht, welke opdracht door de Opdrachtnemer wordt aanvaard, tot het verrichten ten behoeve van LNV van de in de offerte opgenomen werkzaamheden. Het Bestek van LNV, d.d. maakt deel uit van deze overeenkomst. Zo ook de Offerte van Opdrachtnemer, d.d. . Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde: 1. Overeenkomst 2. Bestek 3. Offerte Kwaliteitsborging Artikel 2 1. Opdrachtnemer onderhoudt een systeem ten behoeve van de kwaliteitsborging en monitoring van de uitvoering van het projectplan. 2. De in de inschrijving beschreven opzet voor een systeem van kwaliteitsborging dient als uitgangspunt voor het in het eerste lid bedoelde systeem.


3. De kwaliteitsborging vindt plaats op drie aspecten, te weten: • Inhoud en deskundigheid; • Procesvoortgang; • De gerealiseerde effecten in relatie tot de doelstelling van het communicatieproject. Begroting Artikel 3 De in de inschrijving opgenomen begroting is bindend voor deze opdracht. Duur van de overeenkomst Artikel 4 Deze overeenkomst is aangegaan voor de periode van tot en met . Wijzigingen van de overeenkomst Artikel 5 1. Wijzigingen in de te verrichten werkzaamheden moeten vooraf schriftelijk kenbaar gemaakt worden. Dit geldt voor zowel LNV als de Opdrachtnemer. 2. Wijzigingen worden pas doorgevoerd nadat er overeenstemming is tussen de partijen over de wijzigingen. 3. Indien door additionele wensen van LNV de door de Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden aantoonbaar worden verzwaard of uitgebreid, is er sprake van meerwerk dat voor vergoeding in aanmerking komt. Indien de Opdrachtnemer meent dat van meerwerk sprake zal zijn, zal hij dat zo spoedig mogelijk schriftelijk melden aan LNV. Tot meerwerk worden niet gerekend additionele werkzaamheden, die de Opdrachtnemer bij het sluiten van de overeenkomst had kunnen of moeten voorzien. 4. De Opdrachtnemer zal voordat met het meerwerk wordt aangevangen een schriftelijke offerte uitbrengen met betrekking tot de omvang van het door de Opdrachtnemer ten gevolge van deze wijziging verwachte meerwerk en de daaraan verbonden kosten. Het meerwerk zal worden verricht tegen het genoemde tarief. De Opdrachtnemer zal niet met het meerwerk aanvangen alvorens hij daartoe schriftelijk opdracht van LNV heeft gekregen. Terzake van het door de Opdrachtnemer te verrichten meerwerk gelden de bepalingen van dit contract. De Opdrachtnemer is niet gerechtigd bij het uitbrengen van een offerte nadere c.q. zwaardere voorwaarden te stellen. Bevoorschotting en facturering Artikel 6 1. Op basis van een op grond van artikel 1 en artikel 3 door LNV geaccordeerd projectplan en begroting zal Opdrachtnemer voor de start van het project een voorschotfactuur en een bankgarantie, voor een nader tussen partijen overeen te komen som te vermeerderen met omzetbelasting, aan LNV zenden. Daarna kan vier keer per jaar, binnen één maand na afloop van een kalendermaand, op basis van de werkelijk gemaakte en betaalde kosten een factuur te worden ingediend (einddeclaratie) met dien verstande dat de vergoeding van de laatste 20 procent van het totale bedrag afhankelijk zal worden gesteld van de behaalde resultaten in relatie tot de genoemde doelstellingen. 2. Op basis van de in het vorige lid bedoelde betalingen zal een slotafrekening tussen partijen plaatsvinden. 3. Bij de einddeclaratie dient een goedkeurende accountantsverklaring te worden overlegd. 4. LNV zal de door hem op basis van deze overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 60 dagen na ontvangst van de betreffende (voorschot)factuur aan Opdrachtnemer betalen. 5. LNV is te allen tijde gerechtigd door Opdrachtnemer verzonden factuur of eindafrekening door een door LNV aan te wijzen accountant als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek op inhoudelijke juistheid te doen controleren. Opdrachtnemer zal de betrokken accountant inzage van boeken en bescheiden verlenen en alle gegevens en informatie verstrekken, welke deze verlangt. De controle zal vertrouwelijk zijn en zich niet verder uitstrekken dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De accountant zal zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uitbrengen. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van LNV, tenzij uit dit onderzoek een aanwijsbare en verwijtbare nalatigheid - anders dan een kennelijke verschrijving - van Opdrachtnemer blijkt. Bestek Communicatie Natuurwetgeving Dienst Regelingen, juni 2005

40

6. Overschrijding van een betalingstermijn door LNV of niet-betaling door LNV van een factuur op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factuur of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn prestaties op te schorten casu qua te beëindigen. 7. In het geval een factuur niet overeenstemt met de volgens de administratie van LNV door Opdrachtnemer verrichte diensten, zal LNV onverwijld na ontvangst van die factuur met Opdrachtnemer in overleg treden. In afwachting van het resultaat van dat overleg zal LNV binnen dertig dagen na ontvangst van deze factuur 80% van het factuurbedrag aan Opdrachtnemer betalen. Zodra partijen overeenstemming over deze factuur hebben bereikt, zullen partijen binnen acht dagen het resterende factuurbedrag met elkaar verrekenen. 8. Alle betalingen dienen te geschieden op een door Opdrachtnemer aan te wijzen giro- of bankrekening. Controle op doelmatigheid en rechtmatigheid Artikel 7 De departementale Accountantsdienst van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, dan wel een door deze dienst aan te wijze accountant in de zin van artikel 2:393, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek, heeft toegang tot alle op het project betrekking hebbende administraties van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer verklaart alle medewerking te verlenen en inzicht te geven in de opzet van de administratie en projectorganisatie. Periodieke rapportage en verantwoording Artikel 8 1. Opdrachtnemer zal aan LNV over elke driemaandelijkse periode rapporteren over de voortgang in kwalitatieve, kwantitatieve en financiële zin. De rapportages zullen binnen één maand na afloop van het betreffende kalenderkwartaal aan LNV worden gezonden. 2. De rapportages geven LNV een duidelijk inzicht in de voortgang en de met het project tot dan bereikte resultaten. 3. LNV heeft de bevoegdheid - in voorkomende gevallen – nadere toelichting en een verdergaande rapportage te vragen. Garantie Artikel 9 1. Opdrachtnemer garandeert dat minimaal de in het projectplan opgenomen acties worden uitgevoerd. De daarmee bereikte resultaten worden afgemeten aan de daarvoor in het projectplan aangegeven indicatoren. 2. Dit resultaat wordt vastgesteld aan de hand van de in artikel 8 opgenomen en vooraf overeen gekomen rapportage en verantwoordingsverplichting. 3. Indien dit resultaat in de overeengekomen periode niet is bereikt is de in artikel 6 opgenomen betalingsregeling overeenkomstig van toepassing. Vervanging Personeel Artikel 10 1. Opdrachtnemer zal personeelsleden slechts incidenteel en niet dan na vooraf verkregen schriftelijke toestemming van Opdrachtgever tijdelijk of definitief vervangen. Opdrachtgever zal zijn toestemming niet op onredelijke gronden onthouden en is gerechtigd aan deze toestemming voorwaarden te verbinden. De in de offerte bedoelde projectleider zal uitsluitend in geval van ziekte of vakantie tijdelijk kunnen worden vervangen. 2. Bij iedere vervanging van personeelsleden zoals in artikel 10, eerste lid, bedoeld zal, zonder dat dit voor Opdrachtgever tot hogere kosten leidt, vervangend personeel beschikbaar moeten worden gesteld dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van minimaal gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel. Inwerkkosten (en daarmee verband houdende kosten zoals reis- en verblijfskosten) voor vervangend Personeel zullen niet in rekening kunnen worden gebracht.


41

3. Indien personeelsleden van Opdrachtnemer langer dan 5 werkdagen door ziekte niet in staat zijn de werkzaamheden waarvoor zij zijn ingezet, te verrichten, verplicht Opdrachtnemer zich deze personeelsleden te vervangen. Het in artikel 10, tweede lid, bepaalde is van overeenkomstige toepassing. 4. Indien Opdrachtgever van mening is dat (een) personeel(slid) van Opdrachtnemer niet (meer) c.q. niet goed voldoet, dan wel niet bereid of in staat is de werkzaamheden naar behoren te verrichten, is Opdrachtgever gerechtigd van Opdrachtnemer te verlangen dat dit Personeel(slid) onverwijld wordt vervangen. Hiertoe is onder meer aanleiding indien (het) Personeel(slid) van de Opdrachtnemer in strijd met de verplichting tot geheimhouding, artikel 15,bedoeld heeft gehandeld, zich heeft misdragen, heeft gehandeld in strijd met de bij Opdrachtgever gebruikelijke huisregels of op enige andere wijzen het vertrouwen van Opdrachtgever heeft geschonden. Hetzelfde artikel 10, tweede lid bepaalde is gelijkelijk van toepassing. 5. Opdrachtnemer zal niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever Personeel inzetten dat tevens in dienst is bij een derde. Verzekering Artikel 11 Opdrachtnemer heeft zich adequaat verzekerd en zal zich ook als zodanig verzekerd houden voor wettelijke aansprakelijkheid, waarbij met name die risico’s zijn afgedekt die een verdere uitvoering van het project kunnen verhinderen dan wel belangen van gedelegeerde derden in het geding zijn. Aansprakelijkheid Artikel 12 1. Indien een der partijen tekort schiet in de nakoming van één of meer van zijn verplichtingen uit deze overeenkomst, zal de andere partij hem deswege in gebreke stellen, tenzij nakoming van de betreffende verplichting reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige partij onmiddellijk in gebreke is. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn. 2. De partij die toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de vergoeding van de door de andere partij geleden c.q. te lijden schade. 3. Indien een partij kennis heeft gekregen van een tot aansprakelijkheid aanleiding gevende schadebrengende gebeurtenis, stelt die partij de andere partij uiterlijk binnen veertien dagen na dat moment van kennisneming schriftelijk aansprakelijk. Overmacht Artikel 13 1. Een tekortkoming door één der partijen in de nakoming van zijn verplichtingen op grond van deze overeenkomst, welke hem niet toerekenbaar is, wordt aangemerkt als overmacht. 2. Onder overmacht wordt in beginsel niet verstaan: een gebrek aan personeel, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van eventuele voor de uitvoering van diensten benodigde materialen, wanprestatie van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden en liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Opdrachtnemer. Bij het beoordelen van een overmachtsituatie of het ontbreken zullen partijen steeds uitgaan van de redelijkheid en de billijkheid, 3. Ingeval van overmacht heeft de andere partij het recht de werking van deze overeenkomst voor de duur van de overmachttoestand door middel van een aangetekende brief met onmiddellijke ingang op te schorten, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. 4. Indien een toestand van overmacht gedurende een aaneengesloten periode van één maand heeft voortbestaan, heeft de meest gerede partij, tenzij de redelijkheid en billijkheid zich hier tegen verzet, het recht deze overeenkomst, door middel van een schriftelijke kennisgeving, met onmiddellijke ingang buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan.


42

Ontbinding Artikel 14 1. Buiten hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald, is: a. ieder der partijen is gerechtigd deze overeenkomst door middel van een aangetekende brief, buiten rechte te ontbinden, indien de andere partij ook na schriftelijke aanmaning, stellende een redelijke termijn, in ernstige mate in gebreke blijft. b. LNV is gerechtigd, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling benodigd is, buiten rechte deze overeenkomst door middel van een aangetekende brief te ontbinden, indien Opdrachtnemer (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard, de onderneming staakt, op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer beslag wordt gelegd, waardoor de liquiditeitspositie of solvabiliteitspositie van Opdrachtnemer in gevaar komt. 2. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van deze overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer: geheimhouding (artikel 15) en geschillenbeslechting (artikel 18). Geheimhouding Artikel 15 1. Beide partijen zullen geheimhouding in acht nemen ten aanzien van uit deze overeenkomst voortvloeiende informatie waarvan zij de vertrouwelijkheid kennen dan wel behoren te kennen. 2. Geen van beide partijen zal, zonder voorafgaande schriftelijke instemming van de andere partij, in publicaties of reclame-uitingen over de inhoud van deze overeenkomst mededelingen doen. Intellectuele eigendomsrechten Artikel 16 1. Alle intellectuele eigendomsrechten, welke waar en wanneer dan ook ten aanzien van de resultaten van de werkzaamheden van de Opdrachtnemer kunnen of zullen kunnen worden uitgeoefend, berusten bij LNV. Voor zover nog nodig worden deze rechten op grond van deze overeenkomst door de Opdrachtnemer aan LNV overgedragen, welke overdracht door LNV bij deze wordt aanvaard. Voor zover voor de overdracht van dergelijke rechten een nadere akte zou zijn vereist, zal de Opdrachtnemer op eerste verzoek van LNV zijn medewerking verlenen. De eventuele kosten welke zijn verbonden aan het vestigen van bepaalde intellectuele eigendomsrechten komen voor rekening van LNV 2. De Opdrachtnemer verplicht zich de resultaten van de werkzaamheden in generlei vorm aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enige inlichting te verschaffen, tenzij LNV schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. 3. De Opdrachtnemer vrijwaart LNV voor aanspraken van derden ter zake van (eventuele) inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van die derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot knowhow, ongeoorloofde mededinging e.d. daaronder begrepen. Onverminderd het hiervoor in dit lid bepaalde, is LNV gerechtigd, indien derden LNV ter zake van schending van intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, deze overeenkomst schriftelijk, zonder rechtelijke tussenkomst, te ontbinden, onverminderd zijn verdere rechten en zonder dat enige aansprakelijkheidsbeperking van toepassing zal zijn. Overdracht rechten en verplichtingen; onderaanneming Artikel 17 Partijen zijn niet gerechtigd hun rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, dan wel rechtstreeks uit deze overeenkomst voortvloeiende – onder welke naam of titel dan ook – aan een derde over te dragen. Geschillen en toepasselijk recht Artikel 18 1. Ieder geschil tussen partijen ter zake van deze overeenkomst zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter te Den Haag, tenzij partijen alsnog anders nader overeenkomen. 2. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Bestek Communicatie Natuurwetgeving Dienst Regelingen, juni 2005

43

Contacten met LNV Artikel 19 1. Voor alle formele contacten (zoals wijzigingsverzoeken, rapportages en betalingen) treedt een projectbegeleider van het team projectsubsidies van Dienst Regelingen op als contactpersoon. 2. Voor de inhoudelijke begeleiding van het project zal de directie Natuur zorgdragen. Slotbepalingen Artikel 20 1. De algemene voorwaarden van Opdrachtnemer zijn op deze overeenkomst uitdrukkelijk niet van toepassing, tenzij uit de overeenkomst anders blijkt. 2. Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. 3. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze door de meest gerede partij schriftelijk zijn bevestigd en de andere partij daarop niet binnen redelijke termijn heeft gereageerd. 4. Het nalaten door één der partijen om binnen en in de overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet- nakoming akkoord is gegaan. 5. Gedurende de duur van deze overeenkomst, alsmede gedurende één jaar na beëindiging van deze overeenkomst, zullen partijen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij enige medewerker van deze andere partij in loondienst nemen. 6. Geen van de partijen is bevoegd personeelsleden van de andere partij te bewegen tot prestaties, toezeggingen en dergelijke, tegen enige vorm van beloning of gift aan dat personeelslid, zonder welke beloning of gift de prestatie of toezegging niet, c.q. onder andere voorwaarden, tot stand zou zijn gekomen. Aldus opgemaakt en ondertekend in tweevoud te ………………….. op ………….. DE STAAT DER NEDERLANDEN,


OPDRACHTNEMER

44

Bestek voor Europese aanbesteding communicatieproject LNV. Communicatie natuurwetgeving

Recommend Documents