Collegevoorstel Advies: Openbaar
Onderwerp
BBI-kalender 2005
Programma / Programmanummer
IBW-nummer
Concernsturing / 8110 Portefeuillehouder
P. Lucassen Samenvatting
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
De BBI-kalender 2005 vermeldt de agenda voor het samenstellen, de ambtelijke besluitvorming en de besluitvorming van het College over de BBI-documenten. Indien van toepassing staan ook de data waarop de Raad BBIdocumenten vaststelt, vermeld.
C710, Homan, Karin, 2383
Voorstel om te besluiten
Directies
Datum ambtelijk voorstel
14 december 2004 Registratienummer
04.0052047
Paraaf akkoord
Het vaststellen van de BBI-kalender 2005.
Datum
,
,
Verantwoordelijke directie:
P.M. Eggermont, C700
Directeur
¨ Besluitvorming aan de Raad ¨ Formele advisering van de Raad Besluit B&W d.d. 21 december 2004
¨ Conform advies ¨ Aanhouden ¨ Anders, nl.
nummer: 1.23
Conform. Het college verzoekt om tijdige agendering van de BBIproducten in de PO’s.
Paraaf
Datum
Procescoördinatie
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
collegevoorstel BBI-kalender.doc
Collegevoorstel
1
Inleiding
Jaarlijks stelt het College de BBI-kalender voor het volgende jaar vast. De BBI-kalender vermeldt op hoofdlijnen de planning voor het samenstellen van de BBI-documenten, vermeldt de data voor de ambtelijke besluitvorming en vermeldt de data waarop het College over BBI-documenten beslist. Indien het BBI-document ook ter vaststelling naar de Raad gaat, staat ook de data van de Raadsbehandeling aangegeven. 2
Doelstelling
3
Argumenten
De doelstelling van de kalender is om de directies en het College te informeren over de BBI-planning 2005. De BBI-kalender 2005 komt grotendeels overeen met de BBI-kalender 2004. Een wijziging is dat de Zomernota gebaseerd is op basis van de cijfers van 1 juli 2005, dit was voorheen op basis van de cijfers van 1 juni. Het Bbv-besluit schrijft een rapporatage per kwartaal voor. Om de werkzaamheden voor de Zomernota zoveel mogelijk buiten het zomerreces te houden, bereiden we de Zomernota 2005 wel voor op basis van de 1 juni cijfers. De 1ste week van juli volgt dan een actualisatie van de gegevens. De 1ste week na het zomerreces behandelt het College de Zomernota 2005.
4
Financiën
5
Juridische aspecten
6
Communicatie
n.v.t. n.v.t.
Nadat het College de BBI-kalender 2005 heeft vastgesteld, wordt de kalender aan het DT verstuurd en aan de Raad. 7
Uitvoering
Proco coördineert de uitvoering van de BBI-kalender.
BBI-kalender 2005, Jaaroverzicht besluitvorming
Maand 2005 januari februari maart april mei
juni juli augustus september oktober november
College directieplannen 2005
perspectiefnota 2006 stadsrekening 2004, marap 1-april, directierekeningen 2004
Raad
perspectiefnota 2006
brief marap 1 april stadsrekening 2004 marap 1 juli, zomernota zomernota stadsbegroting 2006-2009 marap 1 oktober
stadsbegroting 2006-2009, brief marap 1 oktober
december
1
BBI-kalender 2005, Stadsrekening 2004
Data directies Stadsrekening 2004 rekeningbrief DIBB - concept teksten gereed1 - kwaliteitstoets2 - cijfers 2004 gereed - definitieve teksten gereed, incl. verschillenanalyse3 - DIBB dicht - kwaliteitstoets verschillenanalyse - verschillenanalyse gereed boekwerk - aanleveren hoofdstuk bedrijfsvoering bij Proco - aanleveren verplichte paragrafen bij Proco - concept samenstellen - concept in DT - concept versturen naar college besluitvorming - 1ste termijn college - correctieronde - eindconcept naar rekenkamer - definitief college rekening naar drukker
concern
co / dt
college
raad
24 nov 2004 vr 4 feb week 21 feb vr 1 apr
vr 8 apr vr 8 apr week 11 apr do 21 apr
vr 25 mrt vr 15 apr di 29 mrt - do 21 apr wo 20 apr vr 22 apr
27 apr - wo 11 mei
27 apr - wo 11 mei
di 26 apr 27 apr - wo 11 mei
vr 29 apr di 17 mei do 19 mei
1
teksten goedgekeurd door portefeuillehouder in aanwezigheid van gemeentesecretaris, directeur, stadscontroller, directiecontroller en proco (ondersteuning gemeentesecretaris). 3 verschillenanalyse goedgekeurd door portefeuillehouder 2
2
verspreiding en persbericht vaststelling raad
vr 27 mei wo 6 juli
meivakantie: ma 2-5 t/m vr 6-5-2005
3
BBI-kalender 2005, Perspectiefnota 2006
Data directies Perspectiefnota 2006 brief Perspectiefnota 1ste bespreking college boekwerk - aanleveren teksten programma’s bij Proco4 - aanleveren overige hoofdstukken bij Proco5 - concept samenstellen - concept versturen naar college/dt/sc heidagen college correctieronde besluitvorming - ambtelijk - definitief college
concern
co / dt
college
raad
wo 9 feb di 22 febr
vr 11 mrt vr 11 mrt ma 14 mrt - wo 30 mrt wo 30 mrt
wo 6 - wo 13 april
nota naar drukker verspreiding en persbericht vaststelling raad
ma 4 - di 5 april wo 6 - wo 13 april
wo 6 - wo 13 april week 29 maart
di 19 april wo 20 april vr 22 april wo 11 - wo 18 mei
voorjaarsvakantie ma 7-2 t/m vr 11-02-2005 4 5
teksten goedgekeurd door portefeuillehouder. idem 4
BBI-kalender 2005, marap 1 april
Data directies Marap 1 april brief marap verzenden notitie - aanleveren marap bij Proco correctie/bespreekronde - toetsing door concern - controlgesprekken6 opstellen collegeadvies besluitvorming - ambtelijk - college brief naar raad
concern
co / dt
college
raad
ma 21 mrt vr 22 april
week 9 mei
week 25 april week 9 mei week 9 mei week 16 mei di 24 mei vr 27 mei
meivakantie ma 2-5 t/m vr 6-5-2005
6
in aanwezigheid van gemeentesecretaris, directeur, stadscontroller, directiecontroller en proco (ondersteuning gemeentesecretaris). 5
BBI-kalender 2005, marap 1 juli/zomernota
Data directies Marap 1 juli/zomernota brief marap verzenden notitie - aanleveren concept marap adhv cijfers 1 juni bij Proco7 ste 1 correctieronde - toetsing door concern - terugkoppeling naar directies notitie - aanleveren bijgestelde marap adhv cijfers 1 juli bij Proco8 correctie/bespreekronde - toetsing door concern - controlgesprekken9 - aanpassen maraps notitie - collegeadvies maraps opstellen - zomernota opstellen besluitvorming - ambtelijk - college vaststelling raad zomernota
concern
co / dt
college
raad
di 10 mei
vr 17 juni week 20 juni week 27 juni
vr 8 juli
week 18 juli week 18 juli
week 11 juli week 18 juli
ma 25 juli - vr 12 aug ma 25 juli - vr 12 aug week 15 aug di 23 aug wo 14 sept
7
afgestemd met portefeuillehouder afgestemd met portefeuillehouder 9 in aanwezigheid van gemeentesecretaris, directeur, stadscontroller, directiecontroller en proco (ondersteuning gemeentesecretaris); evt. ook programmaverantwoordelijke(n). 8
6
NB.
Het proces van de zomernota valt deels samen met het zomerreces. Door zoveel mogelijk voorwerk te doen op basis van de cijfers van 1 juni, houden we het beslag op het zomerreces enigzins beperkt. Voor de werkzaamheden die vallen binnen de periode 25 juli t/m 19 augustus dienen een aantal afspraken te worden gemaakt. Binnen de concernstaf moet capaciteit aanwezig zijn om de definitieve zomernota op te stellen, binnen de directies dient er in die periode één contactpersoon bereikbaar te zijn voor vragen en eventuele aanvullingen op de zomernota en tenslotte dient voor de ambtelijke besluitvorming in de laatste week van het zomerreces, vooraf duidelijk te zijn, wie dan aanwezig is.
zomervakantie college: ma 25-07 t/m vr 19-08-2005 basisscholen: ma 11-07 t/m vr 19-08-2004
7
BBI-kalender 2005, Stadsbegroting 2006-2009 Data directies Stadsbegroting 2005-2009 begrotingsbrief 1ste bespreking college DIBB - cijfers bestaand beleid gereed - concept teksten gereed10 - kwaliteitstoets - cijfers incl. Perspectiefnota 2006 gereed - teksten gereed11 - DIBB dicht - begroting primitief12 - ibw Zomernota verwerkt boekwerk - aanleveren verplichte paragrafen bij Proco13 - concept samenstellen heidagen college correctieronde besluitvorming14 - ambtelijk - definitief college begroting naar drukker
concern
co / dt
college
raad
wo 9 feb di 7 juni
vr 1 juli vr 1 juli week 11 juli
week 11 juli
vr 22 juli vr 26 aug vr 26 aug vr 23 sept di 27 sept
vr 26 aug ma 22 aug - di 14 sept wo 21 - do 29 sept
wo 21 - do 29 sept
wo 21 - do 29 sept
ma 19 - di 20 sept wo 21 - do 29 sept
week 26 sept di 4 okt wo 5 okt
persconferentie vaststelling raad
vr 7 okt wo 9 - di 15 nov
10
teksten programma’s en produktgroepen goedgekeurd door portefeuillehouder. idem. 12 na heidagen College 13 goedgekeurd door portefeuillehouder 14 besluitvorming betreft programma’s en productgroepen. 11
8
BBI-kalender 2005, marap 1 oktober
Data directies Marap 1 oktober brief marap verzenden notitie - aanleveren marap bij Proco correctie/bespreekronde - toetsing door concern - controlgesprekken15 notitie - opstellen collegeadvies besluitvorming - ambtelijk - college brief naar raad
concern
co / dt
college
raad
ma 19 sept
wo 26 okt
week 7 nov
week 31 okt week 7 nov week 7 nov week 14 nov di 22 nov vr 25 nov
herfstvakantie ma 17-10 t/m vr 21-10-2004
15
in aanwezigheid van gemeentesecretaris, directeur, stadscontroller, directiecontroller en proco (ondersteuning gemeentesecretaris). 9
BBI-kalender 2005, directieplan en -rekening
directieverslagen 2004 aanleverdatum voor directies aan proco: vrijdag 8 april toetsing door concern: week 18 april behandeling co/dt: week 25 april vaststelling college: di 10 mei
directieplannen 2006 aanleverdatum voor directies aan proco: vrijdag 18 november toetsing door concern: week 28 november behandeling co/dt: week 5 dec vaststelling college: di 10 januari 2006
10
