Belgium & Luxembourg
Globale gegevenssynchronisatie en de CDB Connecting business creating value
Productgegevens uitwisselen : éénmaal en correct Dagelijks wisselen bedrijven bestellingen, leveringsbonnen, facturen, … uit. Voor een correcte en efficiënte berichtenstroom, moet de productinformatie vooraf volledig en foutloos gecommuniceerd worden. Vandaag wordt productinformatie nog op zeer diverse, meestal bilaterale, manieren uitgewisseld. Fouten, betwistingen, hoge kosten, stockbreuken, … zijn hiervan het gevolg. Essentieel is dus de vraag: Hoe krijgen leveranciers hun productgegevens bij al hun klanten in binnen- en buitenland en liefst door de gegevens slechts éénmaal elektronisch in te voeren voor alle klanten? De distributeur van zijn kant wil liefst alle productgegevens op gestandaardiseerde en automatische wijze ontvangen, uit één enkele database. Als antwoord op de vereiste naar permanente uitwisseling en actualisatie van productinformatie, heeft GS1 de basis gelegd voor een gestandaardiseerde productfiche alsook een wereldwijde infrastructuur ontworpen voor het globaal afstemmen van de productgegevens, het Global Data
Synchronisation Network (GDSN). GDSN synchroniseert continu de logistieke en productgegevens in elektronische productcatalogi - men spreekt ook van data pools - over heel de wereld. Net als andere nationale GS1 Organisaties heeft GS1 Belgium & Luxembourg een data pool - de Central Data Bank (CDB) - opgestart om de gegevenssynchronisatie op lokaal vlak te organiseren en tegelijkertijd te kunnen functioneren in het wereldwijde GDSN netwerk. GS1 Belgium & Luxembourg opereert de CDB voortaan samen met technische solution provider SA2 Worldsync. Met GDSN en de CDB beschikt u als bedrijf over de nodige instrumenten om uw productgegevens veilig, efficiënt en online uit te wisselen. U beslist zelf welke gegevens beschikbaar worden gesteld voor uw handelsrelaties in binnen- of buitenland. Deze brochure neemt u mee in het GDSN verhaal.
Inzet van de gegevenssynchronisatie Bij gegevenssynchronisatie beschikken handelspartners over dezelfde gestandaardiseerde en continu bijgewerkte productgegevens. De algemene principes van GS1 gegevenssynchronisatie zijn: • het gebruik van de internationale GS1 standaarden: ➞ de
ondubbelzinnige identificatie van elke handelseenheid en van elk adres
02
d.m.v. de GS1 identificatiesleutels (GTIN of Global Trade Item Number en GLN of Global Location Number); ➞ de
eenduidige definitie van de master data of productattributen;
➞ de
toepassing van de GS1 Globale Product Classificatie (GPC). • talrijke mogelijkheden van personalisatie en aldus productbeschrijvingen aangepast aan de noden van de ondernemingen;
• een internationaal netwerk van data pools; • een maximale betrouwbaarheid en confidentialiteit van de uitwisselingen; • een ruim gamma aan oplossingen aangepast aan zowel de multinationale ondernemingen als de KMO's.
De voordelen van gegevenssynchronisatie zijn:
gegevens, substantiële beperking van het aantal commerciële geschillen;
• het bilateraal uitwisselen van gegevens wordt vervangen door het voeden en consulteren van één centrale data pool;
• snellere introductie van nieuwe producten;
• gebruikers (gegevensaanbieders, -afnemers, derden) kennen maar één toegangspunt, nl. hun GDSN data pool;
• betere beschikbaarheid van de producten op het schap: minder stockbreuken, een rijker productassortiment, versere producten.
• vermindering van de administratieve kosten: productfiches moeten niet langer bilateraal of in verschillende portals worden ingebracht, een uniek formaat voor het uitwisselen van
Alle typische nadelen van de bilaterale uitwisselingen waaronder kost, grote foutenkans en klantspecifieke eisen worden aldus vermeden.
>
Gegevenssynchronisatie voordelig voor alle partijen
Fabrikanten : • Time to shelf wordt 2 tot 6 weken korter
> Metro
• Doelmatigheid bestel- en productadministratie: + 67% • Tussen 25 en 55% minder betwistingen rond productgegevens
> Onderstaande grafiek toont een positief verband tussen gegevenssynchronisatie en late levering m.a.w. hoe meer master data uitgewisseld wordt via gegevenssynchronisatie, hoe minder vaak men zal te maken hebben met een late levering. En dit om de simpele reden dat er minder vaak twistpunten zullen zijn over de inhoud van de levering.
Retailers : • Doelmatigheid bestel- en productadministratie: + 50% • 40% minder kortingsbonnen geweigerd aan de kassa • Inspanningen voor gegevensmanagement gereduceerd met 30% • Betere on-shelf beschikbaarheid en 5% minder out-of-stock Bron: Accenture & Cap Gemini
>
Data Quality & DataSync are interconnected
Master Data Quality and Late Delivery 35
➞ DataSync reveals the master data quality level
■
Real height: 29 cm Master data: 92 cm
✔
!
Data Quality Retailer
➞ Data Quality is a Pre-Requisite for DataSync
30 Late Delivery Rate (%)
■
25 20 15 10 5
Supplier
0 0
➞ DataSync improves Data Quality Bron: ECR Europe Conference 2009
getuigt
Data Sync
10
20
30 40 50 60 70 80 Master Data Filling Rate (%)
90
100
Bron: Metro Group, Presentatie SA2 User Conference mei 2009
03
De CDB: de lokale data pool van GS1 Belgium & Luxembourg Central Data Bank SA2 Worldsync inside
Belgium & Luxembourg
In 1998 besliste de Raad van Bestuur van GS1 Belgium & Luxembourg om de Central Data Bank (CDB) als lokaal data pool project op te zetten. Sedert december 2007 is de CDB een gecertificeerde GS1 GDSN data pool.
GS1 Belgium & Luxembourg staat in voor de administratie en de coördinatie van het project, inclusief een eerstelijns helpdesk. De CDB maakt deel uit van de basisdienstverlening aan de leden van GS1 Belgium & Luxembourg. Voor de toetredingsvoorwaarden verwijzen wij naar onze website (www.gs1belu.org/ nl/cdb-lid-worden-en-tarieven). Sedert februari 2009 is GS1 Belgium & Luxembourg een franchisepartner van SA2 Worldsync, die het technisch beheer van de CDB waarneemt.
> Wie
is SA2 Worldsync ?
• een wereldspeler op het vlak van master data oplossingen; • runt zelf ook een GDSN data pool; • helpt meer dan 2.700 leveranciers in 20 landen om hun master data te synchroniseren met distributeurs via GDSN; • klanten zijn o.m. Tesco, Ahold, Metro Group, Delhaize, Best Buy en COOP Suisse; • een joint venture van Pironet AG, Agentrics en GS1 Germany opgericht in 2008 door samensmelting van SINFOS GmbH en de Agentrics data synchronization business unit. Meer info : www.sa2worldsync.com
Wie kan gebruik maken van de CDB ? Om CDB gebruiker te worden volstaat het lid te zijn van GS1 Belgium & Luxembourg en aan de formaliteiten te voldoen. Bedrijven kunnen fungeren als gegevensaanbieders of als gegevensafnemers, soms als beide. Onder gegevensaanbieders wordt verstaan: bedrijven die de CDB van informatie voorzien. Dit zijn: producenten van merkproducten (brand label), leveranciers van distributiemerken (private label), invoerders en brokers die handelseenheden verdelen aan de
04
detailhandel. Gegevensaanbieders zijn eigenaar van de informatie die ze in de CDB invoeren. Zij zijn verantwoordelijk voor de juistheid en integriteit van de gegevens alsook voor het onderhoud (aanvullingen, bijwerkingen) ervan. Gegevensafnemers zijn de bedrijven die de master data m.b.t. handelseenheden uit de CDB kunnen ontvangen. Dit zijn klein- en groothandelaren, logistieke dienstverleners en instellingen van openbaar nut. Gegevensafnemers kunnen via subscriptie (abonnementslijst) opgeven welke gegevens zij willen ontvangen: van welke gegevensaan-
bieder(s), voor welke doelmarkten, over welke GTINs of groepen van GTINs. Zij verbinden er zich toe om de gegevens enkel voor eigen gebruik op te vragen.
Inhoud van de CDB De CDB bevat hoofdzakelijk attribuutinformatie over de opgeslagen handelseenheden. Die informatie kan al dan niet partnerafhankelijk zijn.
• Andere kenmerken (land van oorsprong, land van productie, houdbaarheid, retour- of recycleerbare verpakking, …);
Per GTIN van een handelseenheid worden o.m. de volgende neutrale, partneronafhankelijke gegevens geregistreerd :
De partnerafhankelijke gegevens die in de CDB opgeladen kunnen worden, hebben betrekking op prijzen, taksen en kortingen alsook leveringsvoorwaarden.
• Desgewenst beeld- en geluidsmateriaal.
• Beschrijvingen, merknaam, … ; • Geldigheidsduur van de informatie; • Afmetingen (gewicht, volume, breedte, hoogte, diepte, diameter, …); • Relevante hoeveelheidsrelaties met andere GTINs (vb: omverpakkingen, gemengde assortimenten en displays waarin GTINs kunnen voorkomen);
Sommige velden die in de CDB als 'optioneel' gemarkeerd staan, kunnen voor specifieke markten of afnemers 'verplicht' worden. De 'retailer specifieke vereisten' worden op onze website gedocumenteerd (zie www.gs1belu.org/nl/retailerafhankelijke-vereisten).
Waarom kiezen voor de CDB ? CDB gebruikers zullen genieten van bovenvermelde algemene voordelen van gegevenssynchronisatie. Daarenboven biedt de CDB een aantal specifieke troeven en voordelen: • Voor de up- en download van gegevens hebben gebruikers de keuze tussen de batch mode (via SA2-XML standaardberichten met gebruik van de AS2 of https-communicatieprotocol en/of via een SA2 Excel bestand) en de interactieve WebForms modus. • Gegevensaanbieders en -afnemers zijn van elkaar afgeschermd via een geëigend beveiligingssysteem (userID en paswoord). • De CDB ondersteunt meerdere talen, m.n. Frans, Nederlands, Engels en Duits. Andere talen zijn mogelijk.
• Alle ingevoerde gegevens worden gefilterd en gecontroleerd door een validatiemodule vooraleer definitief in de data pool opgenomen te worden. Gegevensafnemers kunnen enkel gecontroleerde gegevens downloaden. • De principes van confidentialiteit en veiligheid worden strikt nageleefd. • De gegevensaanbieder heeft hoe dan ook het laatste woord. Hij besluit autonoom wie toestemming krijgt om zijn productfiches te zien. Alvorens van die voordelen te kunnen genieten, moeten gegevensaanbieders eerst alle vereiste gegevens binnen de eigen organisatie verzamelen, structureren en controleren. Gegevensafnemers kunnen de voor hen bestemde product-
“Wij hebben voor de CDB gekozen in eerste instantie vanwege het professionalisme waarmee de klant wordt begeleid en de beschikbaarheid van de CDB medewerkers in het algemeen. Bovendien zijn de beschikbare handleidingen op de website heel overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. De software is logisch en handig opgebouwd, zelfs voor beginners. GS1 leidt tot standaardisatie m.b.t. gegevensuitwisseling en dat is een doelstelling op zich” Carine Jacobs PPM & Promotion Manager Kellogg’s Benelux
fiches slechts ontvangen als ze vooraf via subscriptie hebben aangegeven over welke GTINs, GLNs, doelmarkten of een combinatie van voorgaanden, ze gegevens willen ontvangen.
05
Globale gegevenssynchronisatie via GDSN GS1 GDSN is een geautomatiseerde en gestandaardiseerde, op Internettechnologie gebaseerde, globale netwerkomgeving. Het stelt bedrijven wereldwijd in staat om hun productgegevens op een eenvormige, correcte en veilige manier uit te wisselen met hun handelspartners GS1 GDSN biedt gegevensaanbieders en gegevensafnemers, via hun respectievelijke gekozen source en recipient data pools, een uniek toegangspunt voor de synchronisatie van hun productfiches. Voor de gegevensaanbieder betekent dit:
'éénmaal publiceren, verspreiden naar allen' en voor de gegevensafnemer 'éénmaal intekenen, ontvangen van allen'. Zo wordt vermeden dat gebruikers een aansluiting moeten betalen voor elk van de data pools waarbinnen ze actief zijn. De componenten van GS1 GDSN zijn: • De Global Registry, het centrale verwijzingspunt in het systeem. • GS1 gecertificeerde lokale data pools zoals de CDB, GS1 DAS in Nederland en Le Parangon in Frankrijk. Zij functioneren tegelijk als source en als recipient data pools;
Vijf stappen in de gegevenssynchronisatie
06
• Commerciële data pools, zoals SA2 Worldsync, 1SYNC en GXS; • Gebruikers: hierbij functioneren fabrikanten en leveranciers als data source, retailers en logistieke dienstverleners als data recipient en tussenpersonen (groothandelaars, importeurs, …) als source en/of als recipient.
De CDB in de context van GS1 GDSN De CDB is een gecertificeerde GS1 GDSN data pool. Dankzij certificatie krijgt een data pool marktaanvaarding en -erkenning bij implementatie van de GS1 standaarden voor gegevenssynchronisatie. Toch staat GS1 GDSN certificatie niet garant voor de onmiddellijke integrale interoperabiliteit met andere data pools. Bilaterale interoperabiliteitsprojecten met andere GDSN data pools zijn in ieder geval noodzakelijk.
Sinds 2008 werden diverse testconnecties met nationale en buitenlandse distributeurs opgezet en met succes afgerond. Dankzij die connecties zijn de leden van GS1 Belgium & Luxembourg nu in staat om hun productgegevens via elektronische weg niet alleen met hun Belgisch-Luxemburgse maar ook met hun buitenlandse handelspartners uit te wisselen.
> Onze
projecten
GS1 Belgium & Luxembourg organiseert en coördineert interconnectie projecten om verschillende scenario's van gegevenssynchronisatie te testen: > Interconnectie 1 : Gegevenssynchronisatie nationaal tussen distributeur Cora en leveranciers L'Oréal, P&G en Coca-Cola. > Interconnectie 2 : Gegevenssynchronisatie internationaal tussen enerzijds Albert Heijn en SuperUnie en anderzijds Belgische leveranciers PDC Brush, Nikita, L'Oréal, Pauwels, Byttebier, Lonki, Jacques Ijs, Melitta, Trappist Westmalle. > Verschillende retailergebonden Interconnectieprojecten - zie hiervoor www.gs1belu.org/nl/projecten
Gegevenssynchronisatie ook voor de KMOs ? De meerderheid van de leden van GS1 Belgium & Luxembourg zijn KMO's. De CDB werd dan ook ontworpen om bedrijven van alle groottes en uit alle
sectoren te laten genieten van de voordelen van gegevenssynchronisatie. Zo hoeven bedrijven niet noodzakelijk gebruik te maken van XML om te communiceren met de CDB maar kunnen zij hun gegevens uploaden via eenvoudige Excel bestanden of via de interactieve WebForms. Om KMO's te ondersteunen bij de lancering van gegevenssynchronisatie, bieden een aantal distributeurs ook eigen portal oplossingen aan. Zodra meerdere distributeurs betrokken zijn, zal een bedrijf aan efficiëntie winnen door te werken via een centrale data pool zoals de CDB.
07
Onze dienstverlening GS1 Belgium & Luxembourg biedt de volgende dienstverlening in het kader van GDSN en de CDB:
Gastentoegang Op eenvoudige aanvraag bij onze helpdesk krijgen geïnteresseerde leden een tijdelijke toegang tot een testomgeving voor een kennismaking met de mogelijkheden van de CDB.
CDB helpdesk - advies bij implementatie Gebruikers worden van bij de start omkaderd door het GDSN departement van GS1 Belgium & Luxembourg dat instaat voor de permanente opvolging van hun vraagstelling via een geëigend helpdesk ticketing systeem. De CDB helpdesk is goed vertrouwd met de typische eigenschappen van de Belgische markt en heeft bovendien ervaring met de grote nationale en internationale gegevensafnemers waardoor hij de leveranciers nuttig kan bijstaan.
Werkgroepactiviteit Naast het overkoepelende GDSN Comité, zijn er verschillende subgroepen die instaan voor specifieke ontwikkelingsvelden van het CDB project. Alle geïnteresseerde CDB-gebruikers kunnen deelnemen.
Vorming GS1 Belgium & Luxembourg organiseert seminaries, studiedagen en trainingen op maat over gegevenssynchronisatie. Daarnaast kunnen geïnteresseerden zich in de materie verdiepen via e-Learn.
Solution providers Op onze website staan de CDB dienstverleners die op de Belgische markt actief zijn. Zie hiervoor www.gs1belu.org/nl/zoek-solution-provider en in het bijzonder onze GS1 Belgilux partners.
Meer informatie ?
Belgium & Luxembourg Koningsstraat 29 1000 BRUSSEL T +32(0)2.229.18.80 F +32(0)2.217.43.47 E
[email protected] www.gs1belu.org
Onze helpdesk
[email protected]
GDSN/CDB website www.gs1belu.org/nl/gs1-gdsn
