Belgium & Luxembourg. Generic Excel CDB Handleiding november The global language of business

Belgium & Luxembourg

Generic Excel CDB Handleiding november 2013

www.gs1belu.org The global language of business

Generic Excel CDB Manual

Deel III: Hoe gegevens introduceren in de CDB via de SA2 Generic Excel? 1 Inleiding In vergelijking met de introductie van gegevens via de Webforms, maakt de Generic Excel het mogelijk om: o Meerdere items tegelijk op te laden, op te slaan en te publiceren. o

Meerdere items te downloaden uit CDB, aan te passen, en opnieuw op te laden. Bijvoorbeeld, indien u voor meerdere items een extra taal moet toevoegen in de beschrijvingen.

De Generic Excel heeft een strikte template (= eerste acht rijen op elk werkblad) die nooit aangepast mag worden door de gebruikers. Elke aanpassing kan leiden tot een fout in de upload. Kolommen geven de data attributen weer van de items.

Kolommen BD MOETEN ingevuld worden op elk gebruikt werkblad.

Invoer van data begint vanaf rij 9.

2013, November

Verander nooit de eerste acht rijen van de template + Kolom A MOET altijd leeg blijven op rij 1 én vanaf rij 9.

Werkbladen komen overeen met de hoofdtabs in de Webforms.

All contents copyright © GS1 Beligum & Luxembourg

page 2 of 11


Nota: 1) Ongebruikte kolommen (= Optionele attributen, zie rij 7 van de template met indicaties ‘Optional’ of ‘Conditionally Mandatory/Optional’) mogen verwijderd worden uit de template. UITZONDERING: volgende kolommen moeten steeds behouden blijven ondanks dat ze optioneel zijn: - Alle Next lower level Trade Item Information kolommen (= 6 kolommen in tab Hierarchy Dimensions (2)). - ‘Is reload’ mag niet verwijderd worden in tabblad System Status Publicati(29) en tabblad publishing. Het is niet nodig om hier ook daadwerkelijk informatie in op te nemen. De kolom mag gerust leeg blijven, maar moet wel aanwezig zijn. 2) Ongebruikte (optionele) werkbladen mogen verwijderd worden uit de template. Rij 7 van de template geeft aan of een specifiek attribuut: o

Verplicht is (Mandatory), aangeduid in rij 1 door:

o

Optioneel is (Optional), aangeduid in rij 1 door:

o

Conditioneel verplicht is (Conditionally Mandatory), aangeduid in rij 1 door: Bijvoorbeeld, het attribuut Variant Language moet ingevuld worden wanneer u het attribuut Variant invult.

o

Conditioneel

optioneel

is

(Conditionally

Optional),

aangeduid

Bijvoorbeeld, het attribuut NameOfInformationProvider wanneer u het attribuut Information Provider invult.

mag

in

rij

ingevuld

1

door: worden

De structuur van de template is de volgende: o Rij 1 duidt de familie van attributen aan (indien er één is). Bijvoorbeeld, ‘NextLowerLevelTradeItemInformation[0]’ o

Rij 2 duidt de klasse aan (indien er ‘AdditionalNextLowerLevelTradeItemIdentification[0]’

o

Rij 3 duidt de eigenlijke ‘quantityOfNextLowerLevelTradeItem’

één

attribuutnaam

is).

aan.

Bijvoorbeeld,

Bijvoorbeeld,

Nota: De taal die wordt gebruikt in de template is dezelfde als de taal die gebruikt werd in de Webforms op het moment dat u het Excel bestand heeft gedownload. Met andere woorden, indien uw Webforms account in het Nederlands stond op het moment van de download, zal de Excel file ook in het Nederlands zijn.

2013, November


page 3 of 11


2 Hoe de lege Generic Excel template downloaden? Op de homepage van de CDB gaat u naar Webforms via uw user-ID (GEEN Admin-ID!): Kies:

In het Webforms menu, klikt u op Import:

Op het volgende scherm heeft u de mogelijkheid om een Excel bestand op te laden, of om de lege Generic Excel template te downloaden:

Dit is de oude Excel template; niet meer te gebruiken (2012).

Nota: CDB leden die gebruik wensen te maken van de Generic Excel om gegevens op te laden, worden aangeraden om eerst een aantal hiërarchieën aan te maken via de Webforms en deze items vervolgens te downloaden in de Generic Excel ( (via Webcatalog  Detail view  Export to Generic Excel OF via Webforms  Edit  Export to Generic Excel). Via deze werkwijze wordt het voor de gebruiker duidelijk waar/hoe data ingegeven moet worden in de Excel file, alsook hoe items aan elkaar gelinkt worden in een hiërarchie. CDB gebruikers die vaststellen dat de Generic Excel nog niet geactiveerd is voor hun account kunnen dit laten weten aan onze helpdesk: [email protected]

3 Hoe items updaten/aanpassen via de Generic Excel? In het geval dat u items heeft die reeds in de CDB werden opgeslagen, maar die nu moeten worden aangepast, kunt u ook gebruik maken van de Generic Excel. U heeft twee mogelijkheden. 1) De betreffende items downloaden in de Generic Excel (via Webcatalog of Webforms, de aanpassing op dit bestand doorvoeren in de nodige data attributen (en alle andere gegevens laten staan), vervolgens dit bestand weer op te laden.

2013, November


page 4 of 11


2) Gebruik maken van een Generic Excel upload, waarin u enkel de gegevens vermeldt die toegevoegd of aangepast moeten worden. Bijvoorbeeld, wanneer u een item heeft opgeslagen in de CDB waarin u vergeten bent de ‘Trade Item description’ in te vullen, dan kunt u een Excel file opladen waarin u maar 1 werkblad heeft. In het betreffende werkblad vult u de volgende verplichte kolommen in: o

Kolommen BD (Primary key elements)

o

Kolom ‘EffectiveDate’

o

Kolom ‘IsTradeItemABaseUnit’

o

Kolom ‘TradeItemUnitDescriptor’

o

Kolom ‘FunctionalName’

o

Next lower level information Kolommen: ‘quantityOfNextLowerLevelTradeItem’, ‘gtin’, ‘additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationValue’, ‘additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationType’, ‘TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem’, ‘QuantityOfChildren’ OPGELET: Ondanks dat er misschien geen ‘Next Lower level’ informatie is (bijvoorbeeld in geval van een Base item), mogen deze kolommen niet verwijderd worden. Laat ze in dat geval gewoon leeg.

Na deze verplichte kolommen zet u de kolom met het attribuutgegeven dat u wenst toe te voegen/aan te passen, in dit voorbeeld de kolom ‘Trade Item Description’. Alle andere kolommen mogen verwijderd worden. Wanneer u dit bestand oplaadt, zal het item in de CDB geüpdate worden met de nieuwe informatie (alle andere (oude) informatie die reeds in de CDB zat, zal behouden blijven). OPGELET: Bij het aanpassen/updaten van items via de Generic Excel moet u zich er van vergewissen dat u nooit lege cellen oplaadt voor data die reeds in de CDB werd opgeslagen. Bijvoorbeeld, wanneer u een bestand oplaadt met een lege kolom voor de ‘Trade Item description’, maar de ‘Trade item description’ voor dit item is reeds gekend in de CDB, dan zal de oude reeds gekende beschrijving geüpdate worden met de nieuwe waarde (= lege cel). De oude beschrijving zal met andere woorden verwijderd worden. 2 mogelijkheden: Ofwel moet u er voor zorgen dat alle oude data (die reeds in de CDB gekend is), opnieuw in de Excel file vermeld wordt (zodat er geen data gewist wordt), ofwel moet u alle andere kolommen verwijderen uit het Excel bestand.

2013, November


page 5 of 11


4 Het invullen van specifieke attribuutgegevens 4.1 Hoe taalafhankelijke attributen invoeren? In het geval dat u attributen heeft die taalafhankelijk zijn, kunt u de betreffende kolom(men) kopiëren en plakken, de taalindicatie tussen haakjes wijzigen, en de nieuwe gegevens in de nieuwe taal invoeren in de gekopieerde kolom. Bijvoorbeeld, wanneer u een ‘Trade Item description’ in het Engels en het Nederlands wenst in te voeren, kopieert u de kolom + verandert u de taalindicatie van [EN] to [NL].

Nota: In geval dat het te kopiëren attribuut opgenomen is in een familie en klasse, dient u ook de familie/klasse informatie te vermelden. Bijvoorbeeld, indien u in de familie ‘Tax Rate’ reeds de ‘Tax Exempt Party Role’ heeft ingevuld en u nu een tweede ‘Tax Exempt Party Role’ wenst in te geven, dient u alle familie/klasse informatie te behouden + een nieuwe kolom als volgt in te voeren:

De [0] en [1] geven aan dat er een nieuwe klasse is in dezelfde familie.

4.2 Hoe partij-afhankelijke attributen ingegeven? In het geval waarin u attribuutgegevens wenst in te voeren die specifiek zijn voor bepaalde retailers, kunt u blijven werken op dezelfde rij voor dit item. U dient gewoon de betreffende attribuutkolom te kopiëren en plakken en het GLN van de retailer toe te voegen tussen haakjes in de gekopieerde kolom. De retailer met dit GLN zal enkel de gegevens te zien krijgen die voor hem in die kolom vermeld werden. Bijvoorbeeld, indien u een andere ‘start availability date’ voor een specifieke retailer wenst in te voeren. U voert de neutrale informatie (voor alle retailers) in in de eerste kolom, en de specifieke data in de tweede:

2013, November


page 6 of 11


Nota: Wanneer u afwijkende gegevens wilt sturen naar een specifieke retailer (GLN), moet u achteraf bij de publicatie, ook specifiek publiceren naar GLNs. Wanneer u gebruik maakt van de ‘Publish to Target Market’ optie, zullen enkel de neutrale gegevens uitgestuurd worden. Ondanks het feit dat u retailerspecifieke gegevens heeft ingevuld voor bepaalde attributen.

4.3 Next lower level information Wanneer u een hiërarchie wenst te creëren via de Generic Excel moet u de volgende ‘NextLowerLevelTradeItemInformation [0]’ kolommen invullen: a) b) c) d) e)

‘quantityOfNextLowerLevelTradeItem’: De hoeveelheid specifieke items. ‘gtin’: Het GTIN van het specifieke items uit de vorige kolom. ‘additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationValue’: Optioneel aanvullende identificatie. ‘additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationType’: Optioneel aanvullende identificatie. ‘TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem’: Het total aantal items in de verpakking. In geval van een homogene verpakking is deze ‘total quantity’ gelijk aan de ‘quantityOfNextLowerLevelTradeItem’. f) ‘QuantityOfChildren’: Het aantal soorten items in de verpakking. In geval van een homogene verpakking is dit gelijk aan ‘1’. Bijvoorbeeld, een verpakking met tien flessen melk, waarbij alle flessen hetzelfde GTIN dragen.

Nota: Ongeacht het feit dat de attributen ‘additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationValue’ en ‘additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationType’ optioneel zijn, mogen deze kolommen niet verwijderd worden uit het op te laden bestand. U kunt deze gewoon blanco laten. Wanneer u een gemengde verpakking wenst aan te maken (= meer dan 1 soort kinderen in de verpakking, bijvoorbeeld een ‘mixed display’), moet u de 4 ‘NextLowerLevelTradeItemInformation [0]’ kolommen kopiëren en plakken (NIET de kolommen ‘TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem’ en ‘QuantityOfChildren’ !!) en de data voor het tweede soort kind ingeven onder de familie ‘NextLowerLevelTradeItemInformation [1]’, voor het derde soort kind onder ‘NextLowerLevelTradeItemInformation [2]’, etc.

2013, November


page 7 of 11


Bijvoorbeeld, wanneer u een gemengde verpakking heeft van 18 flessen (= 10 flessen melk met GTIN 1 en 8 flessen chocomelk met GTIN 2, moet u het volgende invullen in de Next lower level kolommen: NextLowerLevelTradeItemInformation[0]: -

quantityOfNextLowerLevelTradeItem = 10 gtin = GTIN 1 additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationValue = mag blanco zijn additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationType = mag blanco zijn

NextLowerLevelTradeItemInformation[1]: -

quantityOfNextLowerLevelTradeItem = 8 gtin = GTIN 2 additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationValue = mag blanco zijn additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationType = mag blanco zijn

‘TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem’ = 18 ‘QuantityOfChildren’ = 2

Nota: De kolommen ‘TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem’ en ‘QuantityOfChildren’ worden steeds maar 1 keer gebruikt. We raden aan dat u steeds eerst een gemengde verpakking aanmaakt via de Webforms en deze download in de Generic Excel. Op deze manier heeft u een voorbeeld van hoe u correct de Next Lower Level Informatie in de Excel file dient in te vullen.

4.4 Andere opmerkingen bij het invullen van specifieke attributen a) Bij het invoeren van datums in de Generic Excel moet er steeds gebruik gemaakt worden van de structuur: DD/MM/JJJJ. Waarbij DD staat voor de dag (deze mag echter ook op basis van 1 cijfer ingegeven worden), MM staat voor de maand steeds op basis van 2 cijfers en JJJJ staat voor het jaartal op basis van 4 cijfers. Vb. 6/09/2011, 12/01/2011, etc. Gelieve geen andere scheidingstekens te hanteren dan “/”. b) Indien u bij het invoeren van gewichten, afmetingen, etc. gebruik wilt maken van decimale cijfers is het belangrijk dat u een punt ‘.’ als decimaal teken gebruikt en geen komma ‘,’. Vb. 3.6 en NIET 3,6 c) Sommige attribuutgegevens hebben een ‘Booleaans’ veldtype (zie rij 7 van de template). Dit houdt in dat in hierbij enkel de waarde ‘true’ of ‘false’ gebruikt kan worden. Het is zeer

2013, November


page 8 of 11


belangrijk dat hierbij steeds gebruik gemaakt wordt van KLEINE LETTERS. Het gebruik van drukletters zal zorgen voor een fout tijdens het opladen. Andere attribuutgegevens hebben een ‘Enumerated’ veldtype. Dit houdt in dat u gebruik moet maken van specifiek gedefinieerde waarden uit een codelijst. In dit geval is het belangrijk dat de gegevens in DRUKLETTERS gezet worden.

5 Hoe items publiceren via de Generic Excel? Het is mogelijk om items te publiceren via een Generic Excel upload. Dit doet u door de ‘Publishing’ tab in te vullen.

De eerste 3 kolommen in de ‘Publishing tab (GTIN, GLN Information Provider en Target Market Country Code) moeten verplicht ingevuld worden net zoals bij de andere gebruikte werkbladen. Items kunnen gepubliceerd worden naar een hele Doelmarkt, of naar specifieke GLNs. Voor een publicatie naar doelmarkt dient u de kolom ‘Publish to Target Market’ in te vullen. Bijvoorbeeld, 056 (= België). Voor een publicatie naar specifieke retailers dient u de kolom(men) ‘Publish to GLN’ in te vullen. Bijvoorbeeld, PublishToGLN[0]= GLN van retailer 1, PublishToGLN[1] = GLN van retailers 2, etc.

Nota: U dient altijd een keuze te maken tussen een publicatie naar doelmarkt of naar GLN(s). Dit houdt in dat u ofwel de ‘PublishToTargetMarket’ kolom invult voor een item, OFWEL de ‘PublishToGLN’ kolom(men). Het is niet toegestaan om voor eenzelfde item beide kolommen in te vullen. De kolom “Action Code” dient steeds ingevuld te worden met de waarde “ADD” indien u de items wenst te publiceren. De kolom “Is reload” moet steeds aanwezig zijn in de publishing tab, maar mag wel leeg zijn.

2013, November


page 9 of 11


6 Hoe items opladen via de Generic Excel? Na het invullen van de Generic Excel met alle attribuutgegevens, kunt u het bestand opladen (Webforms  Import  Browse naar het Excel bestand  Klik op ‘Upload now’). U krijgt meteen een pre-validatie op het scherm te zien. Deze pre-validatie gaat na of de juiste template gebruikt werd, alsook een aantal basiselementen die aanwezig moeten zijn. Wanneer de pre-validatie succesvol was, krijgt u via mail een rapport betreffende de inhoud van het opgeladen bestand. Er zijn twee mogelijkheden: a) Het bestand was ‘accepted’: Dit houdt in de items opgeslagen werden in de CDB en, indien u de ‘publishing’ tab heeft ingevuld, ook gepubliceerd werden. b) Het bestand bevat nog ‘errors’: Dit betekent dat bepaalde items niet in de CDB werden opgeslagen. U krijgt in het rapport een overzicht van de fouten die nog verbeterd dienen te worden.

Nota: Indien u geen e-mail heeft ontvangen nadat uw Excel bestand werd opgeladen, is het mogelijk dat uw e-mailadres niet is opgenomen in het communicatie kanaal. Gelieve in dit geval een mail te sturen naar [email protected] met de vraag om eventuele ontbrekende emailadressen toe te voegen aan het communicatiekanaal. Met de Generic Excel heeft u de mogelijkheid om werkversies te creëren van items (= items die niet gereleased werden, maar enkel opgeslagen in de CDB). Items kunnen enkel gepubliceerd worden wanneer ze eerst gereleased werden!

2013, November


page 10 of 11


GS1 Belgium & Luxembourg Koningsstraat 76 b1 BE – 1000 Brussel T +32 (0) 2 229 18 80 F +32 (0) 2 217 43 47 E [email protected] www.gs1belu.org 2013, November


page 11 of 11

GS1 is a registered trademark of GS1 AISBL

Belgium & Luxembourg. Generic Excel CDB Handleiding november The global language of business

Recommend Documents