CDB User Guide
JULY 2013 GS1® – The global language of business
Inhoudstafel Hoe deze handleiding gebruiken? ............................................................... 4 Samenvatting ............................................................................................. 4 1.
Inloggen en uitloggen .......................................................................... 5
2.
Taal wijzigen ........................................................................................ 6
3.
Toevoegen van een artikel in de CDB ................................................... 7 a.
Via webforms ....................................................................................... 7 i. Base Items ....................................................................................... 8 ii. Packages ......................................................................................... 12 iii. Save, Validate, Release ..................................................................... 14 iv. Publicatie ........................................................................................ 16
b. i. ii.
Een fiche invullen via template/kopieerfunctie ......................................... 19 Item creëren op basis van een template............................................. 20 Kopiëren van een productfiche ........................................................... 23
c.
Upload via Excel Template (Semi - automatische upload) ......................... 24 i. Hoe de lege Generic Excel template downloaden? ................................. 24 ii. De Excel template invullen ................................................................ 25 iii. De Excel template uploaden .............................................................. 30 Productfiches publiceren .......................................................................... 30
d.
Machine-to-machine ............................................................................ 32
4.
Specifieke Functies ............................................................................. 33 a.
Opvolging (Search, track & trace, Syncstatus, reporting) ......................... 33 i. Search ............................................................................................ 33 ii. Reporting ........................................................................................ 34 iii. Syncstatus ...................................................................................... 35 iv. Track and Trace ............................................................................... 36
b.
unpublishen ........................................................................................ 37 i. Via Webforms .................................................................................. 37 ii. Via Syncstatus ................................................................................. 38 iii. Via Excel ......................................................................................... 38
c. i. ii. d.
Aanpassingen ..................................................................................... 39 Via WEB UI ...................................................................................... 39 Via Excel ......................................................................................... 40 Exporteren ......................................................................................... 41
5.
Subscriptie (voor DATA AFNEMERS) ................................................... 42
6.
Bijlages .............................................................................................. 44
2
Bijlage 1: 24 verplichte attributen. ........................................................... 44 Bijlage 2: Afkortingenlijst ......................................................................... 50 Bijlage 3: Voorbeeld van een export in PDF .............................................. 51
3
Hoe deze handleiding gebruiken? Deze praktische handleiding geeft de concrete stappen weer die een leverancier dient te volgen om zijn artikelen in te brengen in de GDSN-gecertificeerde data pool van GS1 Belgium & Luxembourg: Central Data Bank (CDB) en te synchroniseren met de handelspartners. Het data model en verdere informatie omtrent welke informatie uit te wisselen met de belangrijkste retailers in Europa kunt u terugvinden op de website van GS1 Belgilux in de rubriek GDSN/CDB en de subrubriek ’retailer-afhankelijke vereisten’. Ook algemene informatie omtrent GDSN, CDB en de voordelen voor zowel leveranciers als retailers vindt u onder de rubriek GDSN/CDB op de website terug. BELANGRIJK: U dient dit document door te nemen nog vóór informatie uitgewisseld wordt met de handelspartners. Dit om een efficiënte en kwaliteitsvolle datastroom te creëren. Na de eerste succesvolle synchronisatie kan deze handleiding uiteraard ook gebruikt worden als naslagwerk voor specifieke acties.
Samenvatting Deze handleiding doorloopt het data synchronisatie proces en gidst u bijgevolg door volgende stappen:
Inloggen in het systeem. Het aanmaken van een productfiche voor een artikel (base item) via de webforms van de CDB. De creatie van een producthiërarchie (verpakkingsniveaus aanmaken). De publicatie van de informatie naar de data-afnemers.
Verdere informatie uit deze handleiding kan gebruikt worden om productinformatie up-to-date te houden en te wijzigen (edit), of voor de opvolging van de productinformatie (Search, track & trace, syncstatus). In het onderdeel “Subscriptie” wordt beschreven hoe een data afnemer de productfiches van leveranciers kan ontvangen. Dit onderdeel geldt enkele voor data afnemers. Indien u verdere vragen hebt omtrent het gebruik van CDB, voorziet GS1 Belgium & Luxembourg een helpdesk met ticketing systeem via
[email protected]. Gelieve bij contact met de helpdesk altijd ‘CDB’ en het onderwerp van het probleem te vermelden. Veel succes!
4
1. Inloggen en uitloggen Met de gebruikersnaam en het paswoord dat u van het CDB team ontving, kunt u inloggen in de omgeving via de website van 1WorldSync. Wij voorzien zowel een TEST als een PRODUCTIE omgeving. Let op: elke omgeving heeft zijn eigen URL. BELANGRIJK: Data die initieel ingegeven werd in de TEST omgeving, kan niet automatisch overgezet worden naar de PRODUCTIE omgeving. Dit kan enkel via een excel download in TEST, gevolgd door een excel upload in PRODUCTIE. Data ingevoerd in de TEST omgeving zal NIET naar uw klant doorgestuurd worden. Dit kan enkel door het gebruik van de PRODUCTIE omgeving. Gebruik steeds gebruiker ‘user1’ om data op te laden/te wijzigen, etc. Gebruik ‘admin’ om gebruikers te creëren/wijzigen en/of paswoorden toe te wijzen
Na het invoeren van uw gebruikersnaam, GLN en paswoord ziet u volgend scherm:
5
2. Taal wijzigen
Klik op “preferences”
Klik op het icoon “preferences” en u krijgt het volgende scherm:
U kunt nu de gewenste taalcode kiezen uit de lijst, bijvoorbeeld ‘nl’ voor Nederlands, ‘fr’ voor Frans, enzovoort.
6
3. Toevoegen van een artikel in de CDB a. Via webforms Eens ingelogd in de CDB, de “Webforms” tab of icoon selecteren:
Dan “Add” en daarna op “New” klikken om een nieuw item toe te voegen:
Selecteer vervolgens uw GLN als dataleverancier [GROENE KADER hieronder] Indien u producten wenst in te brengen voor andere legale entiteiten binnen uw bedrijf, gelieve dan de GLNs van deze entiteiten te bezorgen aan GS1 Belgilux, zodat wij deze «afhankelijke» GLNs kunnen koppelen aan uw “hoofd” GLN. Eens de koppeling gemaakt werd, kan u één van de GLNs kiezen als data leverancier. Let wel op: legale entiteiten met een apart BTW nummer dienen wel over een aparte (en dus betalende) aansluiting bij CDB te beschikken.
7
i. Base Items Kies het soort item dat u wenst in te brengen. Begin hierbij steeds met het aanmaken van “Base items”. [RODE KADER]: Base item = Kleinste productniveau binnen een hiërarchie dat u als leverancier commercialiseert en identificeert aan de hand van een barcode. Dit kan een consumenteneenheid zijn, maar dit is niet noodzakelijk het geval. Denk maar aan een flesje frisdrank dat verpakt werd in een sixpack. Beide niveaus zijn consumenteneenheden, maar enkel het individuele flesje is een base item.
Er wordt een lege productfiche geopend en u kan nu een nieuwe handelseenheid creëren door de nodige data elementen (attributen) in te vullen:
Elke fiche heeft de structuur van een tabel: Eerste hoofdtab: ID / Classification / Description / Taxes / Production / BarCode
Tweede hoofdtab: Hierarchy / Dimensions / Components / Display Space Planning / Referenced Items
8
Enzovoort. Elke hoofdtab wordt vervolgens onderverdeeld in verschillend subtabs:
In elke tab bevinden zich meerdere attributen die verplicht of optioneel kunnen zijn. Voor GDSN zijn er 24 verplichte attributen die altijd ingevuld moeten worden, ongeacht de data afnemer. Gelieve in bijlage 1 een tabel te vinden met een definitie, link of andere nuttige informatie omtrent elk van deze attributen: 24 verplichte GDSN attributen Global Trade Item Number
Name of Information Provider
Is Trade Item a Consumer Unit
Height
Target Market Country Code
Information Provider
Is Trade Item a Base Unit
Height UOM
Trade Item Unit Descriptor
Brand Name
Is Trade Item a Despatch Unit
Depth
Effective Date
Start Availability Date Time
Is Trade Item an Invoice Unit
Depth UOM
Publication Date
Functional Name
Is Trade Item a Variable Unit
Width
Classification Catergory Code
Is Packaging Marked Returnable
Is Trade Item an Orderable Unit
Width UOM
Naast deze 24 verplichte attributen, zijn er ook optionele of afhankelijke attributen specifiek voor sommige retailers en/of doelmarkten. Een Excel bestand met specifieke vereisten voor belangrijke Europese handelsmarkten voor (Belgische) informatie providers staat op dit adres: http://www.gs1belu.org/nl/retailerafhankelijke-vereisten. Dit document bevat o.a. de datamodellen voor België, Nederland, Duitsland, Frankrijk. Dit document is te doorlopen nog voor er informatie wordt uitgewisseld met handelspartners. Er is ook een datamodel specifiek voor de DHZ en Tuin sector in de Benelux via: http://www.gs1belu.org/nl/datasynchronisatie-de-dhz-en-tuinsector. Hieronder lichten we toe hoe u de verplichte attributen moet invullen: Bij het openen van elke lege productfiche bevindt u zich op de hoofdtab “ID/Classification/Description/Taxes/Production/BarCode” en de subtab “ID/Classification”. De tabs en subtabs, gemarkeerd met een rode bol [Rode kader], bevatten GDSN-VERPLICHTE attributen. Wanneer deze verplichte velden ingevuld worden, verdwijnen de rode bollen. Binnen de subtab dienen alle attributen, aangeduid met een blauwe kader [Paarse kader] en een “foutmelding” [oranje kader], ingevuld te worden: 9
Door met uw cursor over het icoon te zweven, krijgt u de definitie van het attribuut
De attributen ‘Information Provider” en ‘Name of Information provider” worden automatisch ingevuld omdat ze gelinkt zijn aan het gekozen GLN om in te loggen Bij sommige attributen wordt een zoekfunctie geopend door op het icoon te klikken in de groene kader. Dit is het geval voor bijvoorbeeld Target Market Country Code (de code voor de doelmarkt, waar het item verkocht zal worden). Ontbrekende letters of onbekende letters kunnen bij zoekacties vervangen worden door “*”. Target Market Country Code (056) wordt dan gekozen voor België; (528) voor Nederland:
Attributen met een datum worden idealiter geselecteerd door te klikken op het kalender. Zo wordt automatisch voor de correcte structuur gekozen:
Let op: rond het attribuut ‘publication date’ staat geen blauw kader, maar dit attribuut is wel verplicht (zie stopteken naast het kalender icoon)!
10
Indien u bij het invoeren van gewichten, afmetingen, etc. gebruik wilt maken van decimale cijfers is het belangrijk dat u een punt ‘.’ als decimaal teken gebruikt en geen komma ‘,’. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de dimensies:
Let op: Aan sommige attributen dienen specifieke GDSN attribuut codes toegekend te worden (bv. ‘verpakkingstype’, ‘meeteenheid’, ‘landcode’, …). Een overzicht van deze codes per attribuut, kunt u in het document “SA2 Code Lists 2.8” terugvinden. Dit document is beschikbaar via http://www.sa2worldsync.com/ of op aanvraag bij het CDB team via
[email protected]. Gebruik enkel de codes op basis van 2 letters in de EU voor de meeteenheid. Bv. “CM” is de GDSN-aanvaarde voor centimeter, niet “CMT”. Het onderscheid wordt duidelijk weergegeven in de codelijsten. De externe code lijsten zijn voornamelijk belangrijk voor bedrijven die gebruik maken van de upload via Excel of XML. In de Webforms zijn de code lijsten immers steeds geïntegreerd. Aan sommige attributen kan een verschillende waarde worden toegekend afhankelijk van de data-afnemer. Bv. ‘Is Trade Item An Orderable Unit’:
Gebruik hiervoor de zoekfunctie [rode kader], voeg de specifieke data-afnemer toe [groene kader], specificeer een neutrale waarde [blauwe kader], en specificeer ten slotte de waardes per data-afnemer [paarse kader]:
LET OP: Het invullen van specifieke waardes voor data-afnemers heeft enkel nut als er nadien ook specifiek naar deze GLNs gepubliceerd wordt. De combinatie van attributen GLN, GTIN, TARGET MARKET en GPC zijn de SLEUTEL elementen om de wereldwijde uniekheid van producten te garanderen. De combinatie ervan moet uniek zijn op elk niveau van de product hiërarchie vooraleer een GTIN opgeslagen wordt. Het is niet mogelijk om deze combinatie zelf, zonder de hulp van GS1 Belgilux, te verwijderen.
11
ii. Packages Het ingeven van een verpakkingsniveau dient te gebeuren na het ingeven van het base item. Een package item kan verschillende vormen aannemen (doos, display, pallet,…). Alle productniveaus die geen base item zijn vallen in principe onder de noemer ‘packages’. Elk productniveau dient geïdentificeerd te worden aan de hand van een eigen GTIN.
Het invullen van de productfiche voor een “package” gebeurt op dezelfde manier als voor een base item. Voor sommige attributen komen mogelijk andere waardes voor, bijvoorbeeld voor Trade Item Unit Descriptor. Hier kunt u naast Each, case en multipack op base item niveau ook kiezen voor bijvoorbeeld display, pallet, enzovoort op packages niveau.
Voor een complete beschrijving van het gebruik van de trade item unit descriptor en over het opbouwen van een hiërarchie, kunt u de laatste versie van de GDSN Implementation Guide te raadplegen via http://www.gs1.org/docs/gsmp/gdsn/GDSN_Trade_Item_Implementation_Guide.p df. De hiërarchische link tussen verschillende niveaus wordt ingegeven in de productfiche onder de hoofdtab “Hierarchy/Dimensions/Components/…” en vervolgens onder de subtab “Next Lower Level Components”.
12
Door een zoekopdracht te verrichten naar (op voorhand gecreëerde, gesavede en gereleasete) items, kan de hiërarchische link gelegd worden [groene kader]. Er wordt het best gezocht op basis van het GTIN (unieke code voor elk artikel). Na het selecteren en bevestigen [rode kaders] van de items kan de hiërarchische link gedefinieerd worden door het aantal items in te voeren in het “quantity” veld [blauwe kader]:
Er kunnen natuurlijk meerdere verschillende items worden samengebracht op een niveau (bijvoorbeeld een pack bestaande uit 7 rode blikjes en 5 groene blikjes zoals in het voorbeeld hierboven). De hiërarchieën worden, na een SAVE, in de WebForms voorgesteld aan de hand van boomdiagrammen aan de linkerkant van het scherm/de fiche:
De “Packaging Hierarchy” toont alle hogere verpakkingen van een geselecteerd item. Wanneer het geselecteerde item een base unit/each is, begint de “packaging view” op basis niveau en toont het alle hogere verpakkingen in dewelke het base item/each opgenomen is. De “Component Hierarchy” toont alle onderliggende componenten. OPMERKING: Wanneer er geen identificatie bestaat voor een pallet niveau binnen de hiërarchie, kan de pallet informatie ingevuld worden op het onderliggende niveau (meestal CASE) van de hiërarchie, in de sub-tab “Packaging information” van de tab “ID/Classification/Description/Taxes/Production/BarCode”. (Attributen: “Quantity Of Trade Items Per Pallet”, “Quantity of layers per pallet” en “Trade Items Per Pallet Layer”). 13
iii. Save, Validate, Release
Validate De ingevoerde data kan op elk moment tijdens de invoer of wijziging gecontroleerd worden. De validatie bevat ook consistentie checks op de overeenkomende data, die reeds in de data pool is opgeslagen:
Wanneer de validatie een foutmelding geeft, kan de laatste actie ongedaan gemaakt worden door gebruik te maken van de “back” knop. Het is daarnaast ook mogelijk om een actie, die reeds uitgevoerd werd, te hernemen aan de hand van de “repeat” knop.
Save Ingevoerde data kan opgeslagen worden door op de «Save» knop te drukken. De data wordt dan ook automatisch gevalideerd en er komt een validatie rapport tevoorschijn aan de hand van een pop-up . Foute gegevens of onvolledige fiches worden ook opgeslagen, zolang er geen «fatal errors» zijn:
Het rapport toont de fouten. Door op de fout te klikken, wordt u automatisch naar het foutieve veld gebracht in de fiche. Het is mogelijk om een GTIN te saven met fouten, maar het kan NIET gepubliceerd worden zonder de fouten te corrigeren.
14
Release Wanneer het mogelijk was om de data te opslaan «save» zonder fouten, kunt u overgaan tot de volgende stap: het releasen of vrijgeven van de fiche. De eerste stap is een interne release in de CDB data pool. Het item is dan geen werkversie meer (er kunnen later echter wel nog aanpassingen uitgevoerd worden). Om een item achteraf te kunnen registreren en publiceren, moet het steeds eerst gereleased worden. Een “release” is bovendien noodzakelijk om een hiërarchie te kunnen creëren. Wanneer u klikt op de “Publish” knop, krijgt u het volgend venster:
Om het item te registreren bij de Global Registry, gelieve het vakje “Global Registry” aan te vinken en vervolgens op “ok” te klikken. Dit is verplicht indien u aan GDSN wenst te doen.
Een release moet op alle niveaus gebeuren. Een registratie bij Global Registry moet op alle niveaus gebeuren.
15
iv. Publicatie OPGELET: De publicatie van handelseenheden informatie in een data pool zou enkel mogen gebeuren als alle ingegeven informatie accuraat en upto-date is. Herhaling: om handelseenheden te publiceren is het noodzakelijk om deze eerst op alle niveaus te releasen en te registreren bij de Global Registry.
Een publicatie dient enkel te gebeuren op het hoogste niveau van de hiërarchie.
Een publicatie kan gebeuren naar een Target Market of naar specifieke GLN. Op de volgende pagina’s worden beide werkwijzen in detail verder uitgelegd.
16
Publicatie naar Target Market Wanneer u een item wenst te publiceren naar een doelmarkt hoeft u geen tussenstap uit te voeren. De link voor de publicatie zal dan automatisch gelegd worden met de informatie ingevuld in het attribuut «Target Market Country Code». Nota: Voor GDSN is dit één van de 24 verplichte attributen.
Vink “Publication” aan en klik op «OK», het item zal vervolgens gepubliceerd worden naar de doelmarkt en zijn bijbehorende data afnemers (subscribers). In tegenstelling tot publiceren naar een GLN, wordt de geselecteerde doelmarkt niet gespecificeerd in het venster. Enkel de algemene omschrijving «target market» is zichtbaar. Publicatie naar doelmarkt heeft als gevolg dat alle data-afnemers die een subscriptie hebben op doelmarkt, de productfiche kunnen ontvangen. Ook al zijn deze data-afnemers geen klant bij de data lader.
17
Publicatie naar specifieke GLN Om de data te publiceren naar een specifieke GLN, is het noodzakelijk om deze GLNs in te voeren in de sub-tab “Publication Information” onder de hoofdtab “System/Status/Publication Information” in de productfiche:
Indien de data-afnemer in de CDB is geregistreerd, kan die worden opgezocht [groene kader]. Na selectie en toevoeging [blauwe kaders] staat de opgezochte GLN op “active” [rode kader]. Indien de data-afnemer niet geregistreerd is bij CDB moet zijn GLN ingevuld worden in het veld “new GLN” [oranje kader]. Druk vervolgens op “enter” om de ingevulde GLN op “active” te zetten. Na SAVE en terug op PUBLISH te klikken, geeft het publicatie scherm de gekozen GLNs dan terug bij ‘publication’. U kunt zo veel GLNs invoeren als u wilt, maar er moeten voor de afhankelijke attributen dezelfde GLNs ingevuld zijn, om zeker te zijn dat elke klant de voor hem specifieke data krijgt (indien elke data ontvanger natuurlijk specifieke data dient te ontvangen. Indien niet, dan is het invullen van de neutrale data voldoende).
Vink “Publication” aan en klik op “OK” om de eenheid te publiceren naar de aangeduide GLNs.
18
b. Een fiche invullen via template/kopieerfunctie Het is ook mogelijk om productfiches aan te maken op basis van bestaande productfiches. Dit kan door een productfiche te kopiëren, of door een template te gebruiken. De werkwijzen voor elke van deze functies wordt op de volgende pagina’s uitgelegd:
19
i. Item creëren op basis van een template
Template aanmaken Wanneer u over veel gelijkaardige producten beschikt, kan het handig zijn om een template aan te maken voor dit specifieke type producten. Dit vermindert namelijk aanzienlijk de tijd en het werk nodig om een nieuw item in te voeren. De eerste stap is het aanmaken van de template. Achteraf kan u dan, bij het aanmaken van nieuwe items, deze template gaan selecteren.
BELANGRIJK: Een template van een base item kan enkel worden gebruikt voor een base item. Dit geldt trouwens ook voor een package item. Er kan ook een copy aangemaakt worden van een bepaalde template.
20
Informatie die opgeslagen wordt in een template kan enkel informatie zijn die geldt voor verschillende artikelen. Het eerste veld in de eerste hoofdtab is specifiek voor templates: geef hier een titel aan de template.
Wees consequent in het benoemen van uw templates. Bijvoorbeeld: Target market + klant + base item (Belgium + Albert Heijn + base item). NOTA: de templates zijn gelinkt aan de door u geselecteerde GLN. Indien u met meerdere GLNs werkt, moet u de template ook voor elke GLN opnieuw aanmaken.
Template invullen Wanneer u een nieuwe productfiche moet aanmaken kan u voortaan de reeds gecreëerde templates kiezen uit de lijst onder “assignment”. Klik vervolgens op “assign template”:
2
1
3 U kunt vervolgens overeenkomstig de reeds besproken procedure de nodige productattributen invullen. TIP: vul niet alle verplichte velden in. Dit zou immers het voordeel van de template teniet doen. Vul ook zeker GEEN GTIN in. Bij het aanmaken van een template zullen er bijgevolg altijd foutmeldingen zijn, aangezien u niet alle gegevens gaat invullen. Deze kunt u echter gewoon negeren.
21
Template wijzigen Om een template te wijzigen kiest u in het startmenu voor Webforms en vervolgens voor <<WebTemplates>>:
Om een bestaande template te wijzigen, klikt u vervolgens op “edit”:
Voer een zoekopdracht uit aan de hand van de zoekmachine. Selecteer vervolgens de gewenste template en klik op ‘edit templates’:
Na afloop kunt u de wijziging opslaan door op de blauwe diskette te drukken.
22
ii. Kopiëren van een productfiche Het is handig een productfiche te kopiëren in het geval van een artikel met hetzelfde GTIN maar met een andere Target Market, of om een ander artikel aan te maken (met een nieuwe GTIN) maar met gelijkaardige eigenschappen of afmetingen. Om een productfiche te kopiëren dient het “Search” veld gebruikt te worden. Er kan gezocht worden op GTIN, naam (functional name), doelmarkt,etc. Onbekende of ontbrekende letters of cijfers kunnen vervangen worden door “*”. Door een productfiche in de resultaten te selecteren kan deze gekopieerd worden:
Er wordt dan een productfiche geopend waarin alle velden identiek zijn behalve: GTIN, Target Market Country Code, Effective Date en Publication Date. Deze velden dienen opnieuw ingevuld te worden. OPMERKING: Het is enkel mogelijk om een “Base Item” naar een “Base Item” te kopiëren en een “Package” naar een “Package”, vanwege verschillen in de verplichte velden.
Maak de nodige aanpassingen aan de gekopieerde fiche en valideer, save en release het item zoals beschreven bij het topic ‘validate, save, release’.
23
c. Upload via Excel Template (Semi - automatische upload) Upload via Excel maakt het mogelijk om: -
Meerdere items tegelijk op te laden, op te slaan en te publiceren. Meerdere items te downloaden uit CDB, aan te passen, en opnieuw op te laden.
BELANGRIJK: Ervaring leert ons dat het starten van een lege Excel Template een moeilijke opdracht is. Wij raden aan een eerste product hiërarchie te creëren via de webinterface, die dan te dowloaden via de export functie, te controleren hoe Excel de vertaalslag maakt, en hierop verder te bouwen.
i. Hoe de lege downloaden?
Generic
Excel
template
Op de homepage van CDB gaat u naar Webforms via user1 ID (GEEN Admin-ID!). In het Webforms menu, klikt u op Import:
Op het volgende scherm heeft u de mogelijkheid om een Excel bestand op te laden, of om de lege Generic Excel template te downloaden. Neem hier de laatste ondersteunde versie (BMS 2.8):
24
ii. De Excel template invullen De verschillende werkbladen van het Excel document [groene kaders] komen overeen met de Hoofdtabs in de Webforms. Rijen van 1 tot 8 [rode kader] mogen niet veranderd of verwijderd worden. Deze lijnen dienen als structuur voor het document:
De kolommen geven de data attributen weer van de items: Verplichte attributen (mandatory) zijn aangeduid in donkerblauwe kleur. Optionele attributen (Optional) en Conditioneel verplichte attributen (conditionally mandatory) zijn aangeduid door de lichtblauwe kleur. Conditionele optionele attributen (Conditionally Optional) zijn aangeduid door de gele kleur. Elke lijn vanaf rij 9 [paarse kader] bevat informatie over een bepaald product. De lijnen in de verschillende werkbladen moeten natuurlijk overeen komen qua aantal en volgorde. Productinformatie mag dus ingegeven worden vanaf cel B9. Elke tab op rij 8 geeft aan welk type attribuut word verwacht. Er bestaan verschillende types attributen:
“String”: waarde van het attribuut is een alfanumerieke tekenreeks (BV “groenten”)
“Integer”: waarde van het attribuut is een geheel getal (BV: “3”)
“decimal”: waarde van het attribuut is een decimaal getal (BV: “9.25”)
“Date”: bij datums moet er gebruik gemaakt worden van de structuur: DD/MM/JJJJ. Gelieve ENKEL “/” als scheidingsteken te hanteren.
“Boolean”: dit soort attribuut kan enkel de waardes “true” of “false” nemen. Enkel kleine letters dienen gebruikt te worden.
“Enumerated”: er moet gebruik gemaakt worden van specifiek gedefinieerde waarden uit een codelijst. In dit geval is het belangrijk dat de gegevens in DRUKLETTERS gezet worden. De mogelijke waardes voor elk attribuut kunnen teruggevonden worden in het document SA2 Code List indien het attribuut een code vereist. 25
Regels Bij het ingeven van data in de Excel template, gelden volgende regels: Kolommen van attributen die niet gebruikt worden (optionele attributen) mogen worden verwijderd. Met de uitzondering van: “Next Lower level Trade Item Information” kolommen “Is reload” in het System Status Publication tabblad Tabbladen die niet gebruikt worden mogen worden verwijderd uit de template (let wel op specifieke retailer vereisten).
Gegevens invoeren Bij het ingeven van gegevens in Excel mag er geen gebruik gemaakt worden van formules, of van linken tussen verschillende tabbladen of Excel bestanden. Bij het kopiëren van gegevens word er best gebruik gemaakt van de “paste special” functie, door enkel de waardes (“values”) te kopiëren.
Indien u bij het invoeren van gewichten, afmetingen, etc. gebruik wilt maken van decimale cijfers is het belangrijk dat u een punt ‘.’ als decimaal teken gebruikt en geen komma ‘,’. BV 3.6 en NIET 3,6
26
Hoe taalafhankelijke attributen invoeren? Voor attributen die taalafhankelijk zijn, kan u de betreffende kolom(men) kopiëren en plakken, de taalindicatie tussen haakjes wijzigen, en de nieuwe gegevens in de nieuwe taal invoeren in de gekopieerde kolom. Bijvoorbeeld, wanneer u een ‘Trade Item description’ in het Engels en het Nederlands wenst in te voeren, kopieert u de kolom + verandert u de taalindicatie van [EN] to [NL].
In geval dat het te kopiëren attribuut opgenomen is in een familie en klasse, dient u ook de familie/klasse informatie te vermelden. Bijvoorbeeld, indien u in de familie “Tax Rate” reeds de “Tax Exempt Party Role” heeft ingevuld en u nu een tweede “Tax Exempt Party Role” wenst in te geven, dient u alle familie/klasse informatie te behouden + een nieuwe kolom als volgt in te voeren:
Hoe partijafhankelijke attributen ingegeven? In het geval waarin u attribuutgegevens wenst in te voeren die specifiek zijn voor bepaalde data-afnemers, kunt u blijven werken op dezelfde rij voor dit item. U dient gewoon de betreffende attribuutkolom te kopiëren en plakken en de GLN van de data-afnemer toe te voegen tussen haakjes in de gekopieerde kolom. De dataafnemer met dit GLN zal enkel de gegevens te zien krijgen die voor hem in die kolom vermeld werden:
Bijvoorbeeld, indien u een andere ‘start availability date’ voor een specifieke data afnemer wenst in te voeren, voert u de neutrale informatie (voor alle dataafnemers) in in de eerste kolom, en de specifieke data in de tweede:
27
Wanneer u afwijkende gegevens wil sturen naar een specifieke data-afnemer (GLN), moet u achteraf, bij de publicatie, ook specifiek publiceren naar GLNs. Wanneer u gebruik maakt van de “Publish to Target Market” optie, zullen enkel de neutrale gegevens uitgestuurd worden. Ondanks het feit dat u dataafnemer specifieke gegevens heeft ingevuld voor bepaalde attributen.
Next lower level information Wanneer u een hiërarchie wenst te creëren via de Generic Excel moet u de volgende ‘NextLowerLevelTradeItemInformation [0]’ kolommen invullen: ‘quantityOfNextLowerLevelTradeItem’:
De
hoeveelheid
specifieke
items.
‘gtin’: Het GTIN van het specifieke items uit de vorige kolom. ‘additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationValue’: Optioneel aanvullende identificatie. ‘additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationType’: Optioneel aanvullende identificatie. ‘TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem’: Het totaal aantal items in de verpakking. In geval van een homogene verpakking is deze ‘total quantity’ gelijk aan de ‘quantityOfNextLowerLevelTradeItem’. ‘QuantityOfChildren’: Het aantal soorten items in de verpakking. In geval van een homogene verpakking is dit gelijk aan ‘1’. Bijvoorbeeld, een verpakking met tien flessen melk, waarbij alle flessen hetzelfde GTIN dragen. Ongeacht het feit dat de attributen “additionalNextLower LevelTradeItemIdentificationValue” en “additionalNextLowerLevel TradeItemIdentificationType” optioneel zijn, mogen deze kolommen niet verwijderd worden uit het op te laden bestand. U kan deze gewoon blanco laten. Eventueel kunt u deze wel verbergen (“hide”) in het excel bestand.
28
Wanneer u een gemengde verpakking wenst aan te maken (= meer dan 1 soort kinderen in de verpakking, bijvoorbeeld een “mixed display”), moet u de 4 “NextLowerLevelTradeItemInformation [0]” kolommen kopiëren en plakken (NIET de kolommen “TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem” en “QuantityOfChildren”) en de data voor het tweede soort kind ingeven onder de familie “NextLowerLevelTradeItemInformation[1]”, voor het derde soort kind onder “NextLowerLevelTradeItemInformation[2]”, etc. Bijvoorbeeld, wanneer u een gemengde verpakking heeft van 18 flessen (= 10 flessen melk met GTIN 1 en 8 flessen chocomelk met GTIN 2, moet u het volgende invullen in de Next lower level kolommen: NextLowerLevelTradeItemInformation[0]: - quantityOfNextLowerLevelTradeItem = 10 - gtin = GTIN 1 - additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationValue=mag blanco - additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationType = mag blanco NextLowerLevelTradeItemInformation[1]: - quantityOfNextLowerLevelTradeItem = 8 - gtin = GTIN 2 - additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationValue =mag blanco - additionalNextLowerLevelTradeItemIdentificationType = mag blanco ‘TotalQuantityofNextLowerLevelTradeItem’ = 18 ‘QuantityOfChildren’ = 2
Het is redelijk complex om te starten van een lege Excel Template. Wij raden daarom aan een eerste product hiërarchie creëren via de webinterface, die dan downloaden via de export functie, controleren hoe Excel de vertaalslag maakt, en hierop verder bouwen.
29
iii. De Excel template uploaden Productfiches publiceren
Excel bestand upload Na het invullen van de Generic Excel met alle attribuutgegevens, kunt u het bestand opladen:
U krijgt meteen een pre-validatie op het scherm te zien. Deze pre-validatie gaat na of de juiste template gebruikt werd, alsook een aantal basiselementen die aanwezig moeten zijn. Wanneer de pre-validatie succesvol was, zijn er twee mogelijkheden: 1) De gebruiker krijgt automatisch een bericht op het scherm, dat meldt of de upload geaccepteerd werd voor verwerking of niet. Nadien wordt een gedetailleerd rapport verstuurd naar de e-mailadressen van de gebruikers die in de CDB bekend zijn indien de file aanvaard werd. - Het bestand was “accepted”: Dit houdt in dat de excel file geaccepteerd werd voor verwerking. Er kunnen echter nog opmerkingen opgenomen worden in de PDF file ter aanpassing. - Het bestand bevat nog “errors”: Dit betekent dat er bepaalde structurele fouten eerst opgelost moeten worden vooraleer het systeem de generic excel file voor verwerking zal aanvaarden. Indien u geen e-mail heeft ontvangen nadat uw Excel bestand werd opgeladen (groene melding), is het mogelijk dat uw e-mailadres niet is opgenomen in het communicatie kanaal. Gelieve in dit geval een mail te sturen naar
[email protected] met de vraag om eventuele ontbrekende e-mailadressen toe te voegen aan het communicatiekanaal. Indien er te veel fouten zijn in het Excel bestand krijgt u mogelijks geen melding en geen rapport. Met de Generic Excel heeft u de mogelijkheid om werkversies te creëren van items (= items die niet gereleased werden, maar enkel opgeslagen in de CDB). Items kunnen enkel gepubliceerd worden wanneer ze eerst gereleased werden! 30
Productfiches publiceren via Excel bestand Het is ook mogelijk om items te publiceren via een Generic Excel upload. Dit doet u door de ‘Publishing’ tab in te vullen.
GTIN, GLN en Target Market Country Code moeten verplicht ingevuld worden net zoals bij de andere gebruikte werkbladen [rode kader]. Items kunnen gepubliceerd worden naar een hele Doelmarkt, of naar specifieke GLNs. Voor een publicatie naar doelmarkt [blauwe kader] dient u de kolom ‘Publish to Target Market’ in te vullen. Bijvoorbeeld, 056 (= België). Voor een publicatie naar specifieke data-afnemers [paarse kaders] dient u de kolom(men) ‘Publish to GLN’ in te vullen. Bijvoorbeeld, PublishToGLN[0]= GLN van data-afnemer 1, PublishToGLN[1] = GLN van data-afnemers 2, etc. U dient altijd een keuze te maken tussen een publicatie naar doelmarkt of naar GLN(s). Dit houdt in dat u ofwel de ‘PublishToTargetMarket’ kolom invult voor een item, OFWEL de ‘PublishToGLN’ kolom(men). Het is niet toegestaan om voor eenzelfde item beide kolommen in te vullen. De regel enkel te publiceren op het hoogste niveau geld hier nog steeds. De kolom “Action Code” dient steeds ingevuld te worden met de waarde “ADD” indien u de items wenst te publiceren. Om de productfiches te ontpubliceren dient de waarde “DEL” ingevuld te worden. De kolom “Is reload” moet steeds aanwezig zijn in de publish tab, maar mag leeg zijn.
31
d. Machine-to-machine Het is mogelijk om informatie op te laden in de CDB via gestandaardiseerde XML berichten die bijvoorbeeld uit het ERP systeem van een bedrijf komen. Technische informatie hierover is terug te vinden in het download center van 1World Sync (http://www.sa2worldsync.com/downloads/index.php.en). GS1 Belgium & Luxembourg kan de xml voorbeeld berichten bezorgen aan gebruikers van CDB, maar voorziet geen technische ondersteuning hiervoor. We verwijzen hiervoor door naar onze partner pagina op de website www.gs1belu.org.
32
4. Specifieke Functies a. Opvolging (Search, track & trace, Syncstatus, reporting)
i. Search Gebruik de “Search” functie in de module “edit” van de WebForms of in de WebCatalog om een lijst van zoekresultaten te creëren.
Zoeken in de Webforms (Edit)
Current trade items (standaard ingevuld) = Zoeken naar de huidige geldige fiche en alle toekomstige versies van deze fiche, ongeacht of ze gereleased zijn naar de pool of niet. LET OP: Elke versie is aangeduid met een andere effective date. Wanneer een item gecorrigeerd werd, maar nog niet gereleased (wat de effective date van de originele versie zou overschrijven), wordt enkel de gecorrigeerde versie hier getoond. De originele gereleasete versie kan worden gevonden onder het zoekcriterium "released trade items". Released trade items = Zoeken naar alle versies van reeds gereleasete base items en packages onder dit GLN. De data records kunnen geopend worden in de ‘detailed view’ van de Webcatalog, maar kunnen niet aangepast worden. Deze keuze is aanbevolen voor informatieve doeleinden.
33
Not released trade items = Zoek naar alle werkversies van een item die opgeslagen zijn in de SA2 Worldsync WebForms, maar die nog niet gereleased zijn naar de data pool. De werkversies kunnen meteen aangepast worden. Na het selecteren van de versie, kunt u meteen een zoekopdracht uitvoeren. U kunt hiervoor ook gebruik maken van de ‘advanced search’ opties.
In WebCatalog In de WebCatalog, zult u ENKEL items zien die reeds gesaved en gereleased zijn. Om te zoeken in WebForms, volstaat het dat de items gesaved zijn. Voor het zoeken volstaat het om de eerste 4 letters/cijfers in te geven gevolgd door “*”, of u kunt de volledige naam, GTIN of GLN ingeven zonder “*”. De WebCatalog geeft de mogelijkheid om een productfiche op te zoeken, en de gegevens ervan te consulteren. Voer een zoekopdracht in het “search” veld, vink vervolgens “display only populated fields” en selecteer vervolgens het gewenste product.
De gegevens kunnen vervolgens geëxporteerd worden.
ii. Reporting Statistieken en rapporten over actieve referenties, of ander cijfermateriaal, kan geraadpleegd worden via de ‘Reporting’ module op de startpagina. Klik op de naam van het rapport en selecteer het gewenste formaat (PDF, Excel of CSV).
34
iii. Syncstatus Het is mogelijk om de status van de verwerking van een bericht na te gaan via de ‘Syncstatus Application’:
De zoekfuncties aan de linkerkant van het scherm laten het toe om de zoekopdracht te verfijnen, door het gebruiken van zoekcriteria: • Product attributen (GTIN, TM,…) • Publicatie en Subscriptie (publication date, subscription date,…) • Confirmation state (accepted, synchronised,…) Niet elke informatie afnemer stuurt een “confirmation status” (CIC message). Bovendien betekent een status “delivered” enkel dat alles technisch OK is. Desalniettemin kunnen er nog inhoudelijke fouten zijn die voor bepaalde retailers rechtgezet moeten worden.
35
iv. Track and Trace De track & trace functionaliteit laat u toe om GDSN XML berichten op te zoeken en te bekijken. Het geeft een overzicht van alle transacties van het systeem. Gebruikers zijn enkel in staat om de informatie te raadplegen die relevant is voor hun respectievelijke organisaties. Enkel berichten die betrekking hebben op de GLN van de leverancier of ontvanger zullen getoond worden. De GDSN berichten zijn: Catalogue Item Confirmation (CIC): Het bericht geeft aan welke actie de data ontvanger heeft ondernomen met betrekking tot een item. Het bevestigingsproces gebeurt in de data pool van de ontvanger. De volgende uitkomsten zijn mogelijk: -
Synchronised: data werd geïntegreerd, gesynchroniseerd en toegevoegd aan de sychronisatielijst. Accepted: data is toegevoegd aan de synchronisatielijst en zal worden gesynchroniseerd. Rejected: data zal niet meer gesynchroniseerd worden of er zullen geen updates meer gegeven worden. Review: vraag aan de data leverancier om de data te herzien, omdat de data ontvanger fouten heeft vastgesteld in de gegevens waardoor ze niet kunnen gesynchroniseerd worden.
Catalogue Item Notification (CIN): Een business bericht, gebruikt om nieuwe of geüpdate informatie te verzenden van een bron data pool naar een ontvangende data pool Catalogue Item Publication (CIP): Een business bericht, van de data leverancier naar de bron data pool om een item te publiceren binnen het Global Data Synchronisation Network. Een CIP kan gebruikt worden om een item te publiceren naar een specifieke data ontvanger of naar een specifieke doelmarkt. Catalogue Item Subscription (CIS): Een business bericht, gebruikt door de data ontvanger om een verzoek in te dienen om gegevens met betrekking tot handelseenheden te ontvangen. De subscriptie criteria kunnen een combinatie zijn van GTIN, GLN, Doelmarkt en GPC, met de uitzondering van GTIN en GPC die elkaar wederzijds uitsluiten. De ontvangende data pool zal het CIS bericht doorsturen naar de GS1 Global Registry. De GS1 Global Registry zal het CIS bericht vervolgens doorsturen naar één of meerdere data pools die minstens één overeenkomstig item hebben met de subscriptie criteria.
36
b. unpublishen Een publicatie dient enkel te gebeuren op het hoogste niveau van de hiërarchie. unpublishen dient dus enkel te gebeuren op het gepubliceerde niveau. Wanneer een gepubliceerde productfiche unpublished dient te worden (publicatie op een fout niveau, of wanneer het product definitief niet meer geproduceerd wordt) moet een van de drie volgende procedures gevolgd worden:
i. Via Webforms Indien de productfiche is gepubliceerd naar doelmarkt, opent u de productfiche. Click vervolgens op de “Publish” knop, en vink “Publication delete” aan. Click dan op “ok”
Indien de productfiche is gepubliceerd naar specifieke GLNs, dienen de actieve GLNs gedelete worden:
37
Selecteer de actieve GLN, en click vervolgens op het pijltje naar links [oranje kaders]. Save en release vervolgens de productfiche.
ii. Via Syncstatus In het menu "syncstatus" zoeken naar de gepubliceerde GTINs (op GTIN, TM, …) de productfiches selecteren die ongepubliceerd dienen te worden en "Unpublish" aanklikken.
iii. Via Excel Om de productfiches te ontpubliceren dient de waarde “DEL” ingevuld te worden in de “ActionCode” kolom in de “Publish” tab.
De velden “publish to target market” en “publish to GLN” dienen ingevuld te blijven met de publicatie gegevens. Het Excel bestand dient vervolgens terug opgeladen worden.
38
c. Aanpassingen i. Via WEB UI Om nieuwe versies te maken van, of wijzigingen/correcties aan te brengen aan reeds gereleasete of gepubliceerde GTINs klikt u op “edit” in de CDB webform startpagina of selecteer “edit” bovenaan het scherm:
Alle versies van een item worden opgeslagen. In geval van fouten in de sleutel elementen (GLN, GTIN en/of Target Market) moet een delete aangevraagd worden via
[email protected]. Dit omdat de fiches dan eerst fysiek verwijderd moeten worden uit de data pool.
Voor het wijzigen van items heeft u twee mogelijkheden: Change of Correct. Change dient om reële productwijzigingen te communiceren aan de dataafnemers. Bijvoorbeeld: de verpakking van het product werd gewijzigd, of het product wordt iets groter. Bij een CHANGE houdt het systeem rekening met de GTIN ALLOCATION RULES en wordt de gebruiker geïnformeerd of de aanpassing wel uitgevoerd mag worden zonder dat het product een nieuwe GTIN moet krijgen.
39
Correct: dient voor de veranderingen die niet met het fysieke product te maken hebben, maar wel met een foutieve ingave Vink het GTIN aan dat u wenst te bewerken, alsook de actie die u wenst te ondernemen aan de hand van het overeenkomstige symbool:
Correct
Change Change: pen MET sterretje
Correct: pen ZONDER sterretje
Wijzigen van de «start validity date» van een handelseenheid. Creatie van een nieuwe master data versie met wijzigingen in de data en de «Change action request»
Correctie van een item dat reeds gereleased werd naar de pool met dezelfde geldigheidsdatum. Correctie van eerdere foutieve of ontbrekende data en de «Correct action request»
Wanneer een GTIN reeds gepubliceerd werd in het verleden, en u voert een correct/change door, is er geen nieuwe publicatie nodig. Een SAVE + RELEASE volstaat om de gegevens opnieuw door te sturen.
ii. Via Excel Om updates uit te voeren via de Excel template zijn er twee mogelijkheden: Optie 1 : -
Alle data van een hiërarchie downloaden (via webcataloog of Webforms) Aanpassingen uitvoeren in de toepasselijke data attributen De waarde “Add” in de kolom “TradeItemStatus“ aanpassen naar CHN of COR indien er een change gebeurt of een correction. Het aangepaste Excel bestand opnieuw opladen
Optie 2: -
Een Excel bestand opladen dat enkel de te updaten data bevat. Indien de data niet moet worden gewijzigd, dient de kolom van het attribuut verwijderd te worden; indien een kolom leeg wordt opgeladen wordt de waarde van het attribuut vervangen door een leeg veld in de CDB.
40
d. Exporteren De WebCatalog laat toe om handelseenheden, die in de CDB zijn opgeslagen, op te zoeken en te exporteren naar Excel of PDF formaat.
LET OP: Enkel items die gesaved EN gereleased zijn kunnen gevonden worden. De Excel download is enkel beschikbaar voor gereleasete versies, daarom is het nodig om de filter te zetten op “Released Trade Items” om de Excel functionaliteit te kunnen raadplegen.
Indien u handelseenheden wenst te exporteren in PDF formaat, gelieve de gewenste handelseenheden aan te vinken en bovenaan op ‘Export’ te gaan staan met de cursor. Indien u gegevens wenst te exporteren in Excel formaat, dient u de gewenste gegevens aan de vinken en in het menu bovenaan te kiezen voor “Generic Excel download”. U heeft bij een export steeds de keuze tussen “Display all fields” of “Only display populated fields”. Wij raden aan om steeds voor het laatste te kiezen.
41
5. Subscriptie (voor DATA AFNEMERS) De WebSubscription module laat toe om een subscriptie uit te voeren met specifieke, door de afnemer geselecteerde criteria.
Om een subscriptie toe te voegen:
Een CIS is een permanente subscriptie. Een RFCIN is éénmalige aanvraag voor gegevens.
42
Ten minste 1 van de volgende criteria moet ingevuld worden: Target Market Information Provider GTIN GPC Om de subscriptie in te dienen, klikt u op “SAVE”. Indien u wilt saven en meteen een nieuw “Add” scherm wenst te openen, klit u op “Save and new”. Om een subscriptie op te zoeken, vul een of meerdere velden in de blauwe kader:
Deze kan dan verwijderd, gedownload of aangepast worden.
43
6. Bijlages Bijlage 1: 24 verplichte attributen1. 24 verplichte attributen Attributes
Definition
Example
Other
Global Trade Item Number (GTIN)
Het Global Trade Item Number (GTIN) wordt gebruikt voor de wereldwijde uniek identificatie van een item (product of dienst), voor dewelke er een nood is om vooraf gedefinieerde informatie terug te vinden, en dewelke geprijsd, gefactureerd of besteld kan worden op elke moment in de toeleveringsketen.
GTIN14
/
Target Market Country Code
Target Market of doelmarkt is de geografische regio waar de handelseenheid verkocht zal worden. De doelmarkt is een regio gebaseerd op geografische grenzen, bepaald door de Verenigde Naties. In GDSN wordt de lijst van de geografische regio’s gedefinieerd door het ISO3166-* code systeem.
België = Nederland 528,…
Trade Item Unit Descriptor
Identificeert de hiërarchische configuratie van de handelseenheid (Bv. pallet, case, inner pack, mixed module, display shipper, base unit, prepack, setpack, multipack, etc.).
Base unit, Multipack, Pack/Innerpack, Assorted pack/Setpack, Case, Display/Shipper, Pallet, Mixed Module.
1
GTIN13 GTIN12 GTIN8
056, =
Via de zoekmachine in de UI kan u het land ingeven om de TM te bepalen.
/
Business Message Standard (BMS): Align/Trade Item (Data Definitie); beschikbaar in het download center van SA2 Worldsync 44
Effective Date
Publication Date
De datum waarop de informatie inhoud van de master data versie geldig is. De effective date kan gebruikt worden voor het initieel aanbieden van de handelseenheid, of om een wijziging aan te duiden in de informatie die gerelateerd is aan een bestaande handelseenheid. Deze datum zou in dit laatste geval het moment aanduiden waarop de wijzigingen doorgevoerd worden.
/
/
Datum waarop alle statische data geassocieerd met een bepaalde handelseenheid beschikbaar wordt voor raadpleging en synchronisatie.
/
U heeft de keuze tussen neutrale informatie (dezelfde data voor iedereen) of specifieke data voor bepaalde retailers.
Classification Category Code
Een component van GS1 GDSN. Het geeft het nodige globale kader voor de classificatie van handelseenheden.
Name of Information Provider
Naam van de partij die eigenaar is van de data. Naam van de data leverancier van een handelseenheid.
/
/
Brand Name
De naam die gebruikt wordt door de merkeigenaar om een gamma handelseenheden of services uniek te identificeren.
/
/
45
http://www.gs 1.org/1/produc tssolutions/gds n/gpc/browser/ index.html
Start Availability Date Time
De datum waarop de handelseenheid beschikbaar wordt van de leverancier. Inclusief seizoens- of tijdelijke producten en diensten.
/
U heeft de keuze tussen neutrale informatie (dezelfde data voor iedereen) of specifieke data voor bepaalde retailers.
Functional Name
Beschrijft het gebruik van de handelseenheid door de consument. Het zou moeten helpen om de productclassificatie te helpen bepalen in verband met een bepaald GTIN. Bijvoorbeeld, "salad dressing", "drill", "soup", "beer", etc.
/
De functional name moet op zijn minst in het Engels gegeven worden. U kunt hierna gerust nog andere talen toevoegen.
Is Trade Item a Consumer Unit
Bepaalt of het huidige hiërarchische niveau van een handelseenheid bedoeld is voor uiteindelijke consumptie. Voor de retailer betekent dit dat deze eenheid gescand zal worden aan de kassa. Deze data wordt gewoonlijk gebruikt om te bepalen welke GTINs geselecteerd worden voor de schappenplanning en front end POS databases.
/
True/false, maar U heeft de keuze tussen neutrale informatie (dezelfde data voor iedereen) of specifieke data voor bepaalde retailers. Dit attribuut moet minstens 1 keer op True staan in de gehele hiërarchie.
Is Trade Item a Base Unit
Indicatie die de handelseenheid identificeert als een base unit niveau. Het is een JA/NEE vraag (booleaans), waarbij JA aangeeft dat de handelseenheid een base unit is.
/
True/false. Dit attribuut moet minstens 1 keer op True staan in de gehele hiërarchie.
46
Is Trade Item a Despatch Unit
Indicatie die aangeeft dat de informatie leverancier de handelseenheid beschouwt als een verzendeenheid. Dit kan relatie-afhankelijk zijn, gebaseerd op handels- of andere afspraken. Het is een JA/NEE vraag (booleaans), waarbij JA aangeeft dat de handelseenheid een verzendeenheid is.
/
True/false, maar U heeft de keuze tussen neutrale informatie (dezelfde data voor iedereen) of specifieke data voor bepaalde retailers. Dit attribuut moet minstens 1 keer op True staan in de gehele hiërarchie.
Is Trade Item an Invoice Unit
Indicatie die aangeeft dat de informatie leverancier deze handelseenheid zal gebruiken op zijn facturen. Dit kan relatieafhankelijk zijn, gebaseerd op handels- of andere afspraken. Het is een JA/NEE vraag (booleaans), waarbij JA aangeeft dat de handelseenheid een facturatieeenheid is.
/
True/false, maar U heeft de keuze tussen neutrale informatie (dezelfde data voor iedereen) of specifieke data voor bepaalde retailers. Dit attribuut moet minstens 1 keer op True staan in de gehele hiërarchie.
Is Trade Item a Variable Unit
Indicatie die aangeeft dat een artikel geen vaste, maar een variabele kwantiteit heeft. Deze kwantiteit kan slagen op het gewicht, de lengte, het volume. De handelseenheid wordt eerder op een continue manier verhandeld, in plaats van in discrete hoeveelheden.
/
True/false
47
Is Trade Item an Orderable Unit
Indicatie die aangeeft dat de informatie leverancier voor deze handelseenheid op dit hiërarchisch niveau bestellingen aanvaardt van klanten. Dit kan verschillen van wat de informatie leverancier beschouwt als een verzendeenheid. Dit kan relatieafhankelijk zijn, gebaseerd op handels- of andere afspraken. Het is een JA/NEE vraag (booleaans), waarbij JA aangeeft dat de handelseenheid een bestelbare eenheid is.
/
True/false
Height
De afmeting van de hoogte van de handelseenheid. De verticale dimensie van het laagste uiteinde tot het hoogste uiteinde, inclusief verpakking. Op pallet niveau zal de hoogte van de pallet zelf meegerekend worden. De afmetingen zijn relatief tot de manier waarop de consument de handelseenheid normaal ziet.
/
http://www.gs 1belu.org/files/ CDB%20Meetlat%2 0FR.pdf or http://www.gs 1belu.org/files/ CDB%20Meetlat.pd f
Height UOM
Meeteenheid voor de hoogte van de handelseenheid.
/
Gebruik enkel de meeteenheden met twee letters.
Depth
De afmeting van de voorkant tot de achterkant van de handelseenheid. De afmetingen zijn relatief tot de manier waarop de consument de handelseenheid normaal ziet.
/
http://www.gs 1belu.org/files/ CDB%20Meetlat%2 0FR.pdf or http://www.gs 1belu.org/files/ CDB%20Meetlat.pd f
48
Depth UOM
Meeteenheid voor de diepte van de handelseenheid.
/
Gebruik enkel de meeteenheden met twee letters.
Is Packaging Marked Returnable
De handelseenheid heeft inleverbare verpakking (leeggoed). Het is een JA/NEE vraag (booleaans), waarbij JA aangeeft dat de verpakking returnable is. Het attribuut is van toepassing ongeacht of er waarborgen tegenover staan.
/
/
Width
De afmeting van de linkerkant tot de rechterkant van de handelseenheid. De afmetingen zijn relatief tot de manier waarop de consument de handelseenheid normaal ziet.
/
http://www.gs 1belu.org/files/ CDB%20Meetlat%2 0FR.pdf or http://www.gs 1belu.org/files/ CDB%20Meetlat.pd f
Width UOM
Meeteenheid voor de breedte van de handelseenheid.
/
Gebruik enkel de meeteenheden met twee letters.
Information Provider
Locatie nummer dat de data eigenaar/leverancier uniek identificeert (Bv. manufacturer, supplier, broker, distributor, etc.).
/
/
49
Bijlage 2: Afkortingenlijst Abbreviation
Description
CDB
Central Data Bank
CI
Catalogue Item
CIC
Catalogue Item Confirmation
CIN
Catalogue Item Notification
CIP
Catalogue Item Publication
CIR
Catalogue Item Reference
CIS
Catalogue Item Subscription
DP
Data Pool
DR
Data Recipient
DS
Data Source
GDS
Global Data Synchronisation
GDSN
Global Data Synchronisation Network
GEPIR
Global Electronic Party Information Register
GLN
Global Location Number
GPC
Global Product Classification
GR
Global Registry
GTIN
Global Trade Item Number
RCI
Registry Catalogue Item
RDP
Recipient Data Pool
RFCIN
Request For Catalogue Item Notification
SDP
Source Data Pool
TM
Target Market
UOM
Unit Of Measure
XML
Extensible Markup Language
50
Bijlage 3: Voorbeeld van een export in PDF
51
52
