BELGIË BELGIË. Evaluatie en actievoorstellen. OESO-studies over e-government. OESO-studies over e-government

OESO-studies over e-government

BELGIË E-government in België is heel duidelijk gepositioneerd om gebruikersgerichte diensten te leveren. Belgische burgers willen immers het gevoel hebben dat ze met één enkele overheidsentiteit communiceren en vragen de levering van geïntegreerde e-governmentdiensten op maat van hun behoeften. Zo vermijden ze dat ze inzicht moeten verwerven in de ingewikkelde verdeling van verantwoordelijkheden. E-government wordt erkend als een instrument voor een bredere hervorming van de overheidssector.


BELGIË

België heeft al enkele internationaal erkende voorbeelden waarmee het naar buiten kan komen. Één van de belangrijkste is de hervorming van de administratie van de sociale sector via instrumenten van e-governance, recenter ook het creëren van een verband tussen e-governmentdiensten en het verlichten van de administratieve overlast. Verdere hervormingen zullen mogelijk worden gemaakt door de gemeenschappelijke elektronische identiteitskaart (eID) die alle overheden hebben ingevoerd. Dit rapport toont dat voor de ontwikkeling en aanbieding van de volgende generatie van gebruikersgerichte diensten de federale, gewestelijke en gemeenschapsregeringen en de lokale overheden in België maximaal zullen moeten samenwerken. Het gaat om de volgende aspecten: • Metingen van de gebruikersbehoeften en de tevredenheid van de gebruikers. • Bijstellen van e-government om tegemoet te komen aan alle belangen en doelstellingen van de hele overheidssector. • Marketing en promotie van e-government. • Focussen op consistentie, gelijkheid en gebruikersgerichtheid. • Creëren van een coherent kader voor wetgevende moeilijkheden. • Verbeteren van de uitvoeringscapaciteit. Dit rapport bestaat alleen in het Engels. Een Franse en Nederlandse vertaling van de Evaluatie en Voorstellen voor Actie zijn afzonderlijk verkrijgbaar. In dezelfde reeks: Denemarken Finland Hongarije Mexico Nederland Noorwegen Turkije Verdere recente OESO-publicaties over hetzelfde onderwerp: Ireland: Towards an Integrated Public Service Making Life Easy for Citizens and Businesses in Portugal: Administrative Simplification and e-Government

Evaluatie en actievoorstellen

E-governmentstudies bij de OESO

BELGIË

EVALUATIE EN ACTIEVOORSTELLEN

ORGANISATIE VOOR ECONOMISCHE SAMENWERKING EN ONTWIKKELING De OESO is een uniek forum waar de regeringen van 30 democratieën samenwerken en de economische, maatschappelijke en milieu-uitdagingen van de globalisering aangaan. De OESO speelt ook een voortrekkersrol in de inspanningen die worden geleverd om regeringen te begrijpen en hen te helpen reageren op nieuwe ontwikkelingen en zorgen, zoals ondernemingsbestuur, de informatie-economie en de uitdagingen van een vergrijzende bevolking. De Organisatie is een plaats waar regeringen beleidservaringen kunnen vergelijken, antwoorden op gemeenschappelijke problemen kunnen zoeken, goede praktijken kunnen identificeren en kunnen werken om nationale en internationale beleidslijnen te coördineren. De OESO-lidstaten zijn: Australië, België, Canada, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Japan, Korea, Luxemburg, Mexico, Nederland, NieuwZeeland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, de Slowaakse Republiek, Spanje, de Tsjechische Republiek, Turkije, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten, Zweden en Zwitserland. De Commissie van de Europese Gemeenschappen neemt deel aan de werkzaamheden van de OESO. OECD Publishing zorgt voor de verspreiding op grote schaal van de resultaten die de Organisatie behaalt bij het verzamelen van statistieken en het voeren van onderzoek naar economische, maatschappelijke en milieu-aangelegenheden, evenals van de overeenkomsten, richtlijnen en standaarden waarover de lidstaten akkoorden bereiken.

© OESO 2008 De OESO verleent de toelating voor het gebruik, inclusief het fotokopiëren, van dit materiaal voor private doeleinden zonder winstoogmerk. De toelating om delen van dit materiaal te fotokopiëren voor eender welk openbaar of commercieel gebruik kan worden verkregen van het Copyright Clearance Center (CCC) ([email protected]) of van het Centre français d’exploitation du droit de copie (CFC, [email protected]). Alle kopieën moeten de mededelingen inzake auteursrecht en andere eigendomsrechten in hun originele vorm behouden. Alle aanvragen om dit materiaal voor andere openbare of commerciële doeleinden te gebruiken of inzake vertaalrechten moeten worden gericht aan [email protected]. 2 E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

VOORWOORD We leven in een tijd waarin de samenleving tegen lichtsnelheid evolueert. Globalisering opent de geesten en biedt nieuwe perspectieven, maar brengt ook uitdagingen mee. Mensen worden overweldigd door innovaties en veranderingen. Ze willen die op een positieve manier gebruiken in hun privé- en beroepsleven en verwachten dus van de overheden dat zij een passend kader creëren dat moet verzekeren dat dergelijke innovaties een zo gunstig mogelijke weerslag hebben op hun gezinsleven, hun beroepsbezigheden en hun individueel welzijn. De laatste jaren hebben nieuwe technologieën, met name e-mail en internet, op alle fronten een ware revolutie teweeggebracht. Ondernemingen en particulieren hebben deze technologieën geïntegreerd in hun dagelijkse activiteiten. Ook de overheden hebben die technologieën opgenomen in hun interne en administratieve praktijken. Nog belangrijker is dat deze technologieën worden gebruikt om de dienstverlening aan het publiek en de bedrijven te verbeteren. Dit geldt zowel voor de informatie die aan het publiek wordt verstrekt als op het vlak van communicatie met particulieren en ondernemingen. Om dergelijke diensten te ontwikkelen en dankzij e-government een beter bestuur te verzekeren is er nood aan een degelijke technische infrastructuur en aan een benadering die gebaseerd is op de behoeften van de klanten inzake snelheid, transparantie, efficiëntie en toegang. Persoonsgegevens moeten worden beschermd. E-government vereist ook een geïntegreerde benadering die moet verzekeren dat de burgers hun weg niet verliezen in een doolhof van procedures die verhinderen dat ze toegang vinden tot de diensten waarop ze recht hebben. Dankzij haar lange ervaring met openbaar bestuur en met goede praktijken in verband daarmee is de OESO goed geplaatst om gebruik te maken van wederzijdse beoordelingen (“peer reviews”) teneinde de situatie van e-government in haar lidstaten te evalueren. U vindt hierbij de resultaten voor België. Deze beoordeling – en de sterke en zwakke punten die daarin zijn geïdentificeerd – zal ongetwijfeld het uitgangspunt worden voor de verdere ontwikkeling van egovernment in België. Alle betrokken overheden moeten deze uitdaging aangaan, maar ze weten dat ze voordeel kunnen halen uit de analyse en de aanbevelingen van de OESO. E-government kan alleen maar in omvang toenemen en deze beoordeling zal een nuttig instrument zijn voor de verdere ontwikkeling daarvan in België. Chris Hoornaert Belgisch Ambassadeur bij de OESO

3 E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

Inhoudsopgave

België – Evaluatie en actievoorstellen

p.5

Inleiding Background E-government: uitdagingen • Systematische metingen van de gebruikersbehoeften en de tevredenheid van de gebruikers • Bijstellen van e-government om tegemoet te komen aan alle belangen en doelstellingen van de hele overheidssector • Meer marketing en promotie van e-government • Verbeteren van consistentie, gelijkheid en gebruikersgerichtheid • Creëren van een meer coherent kader voor wetgevende moeilijkheden • Verbeteren van de uitvoeringscapaciteit

De “peer review”-methodologie van de OESO

p.22

Het beoordelingsproces • Rapporten en officiële documenten • Het OESO-onderzoek inzake e-government in België • Gesprekken met overheidsambtenaren • Een “peer review”-bijeenkomst Onafhankelijkheid, neutraliteit en controle van de input

Info over e-government

p.25

Over e-governmentstudies bij de OESO • De e-governmentstudie over België door de OESO • E-government bij de OESO • Contactgegevens


EVALUATIES EN ACTIEVOORSTELLEN

Inleiding Sinds halfweg de jaren 1990 lagen twee beleidsdomeinen vaak aan de basis van e-government in OESO-landen: enerzijds een beleid dat de informatiemaatschappij wil uitbreiden anderzijds een meer technisch gericht ICT-beleid van de overheid. Bovendien hebben recentere ervaringe 1 uit studies van andere landen aangetoond hoe ICT-gebruik binnen de overheidsadministratie de ideeën heeft gewijzigd over de manier waarop taken worden uitgevoerd, of zouden kunnen worden uitgevoerd. Er zijn politieke vragen gerezen inzake de verdeling van verantwoordelijkheden tussen publieke overheden en overheidsniveaus. Er moeten evenwel politieke oplossingen worden gevonden. E-government wordt niet langer als een technische aangelegenheid enkel voor ICT-ers beschouwd, maar is intussen een strategische materie van het overheidsbeleid geworden ter ondersteuning en verbetering van de hervormingen in de openbare sector. OESO-landen maken dus alsmaar meer gebruik van e-government als een middel om grondige veranderingen in de overheidssector door te voeren. 2 De Belgische overheden hebben als voornaamste gemeenschappelijke prioriteit de verbetering van gebruiksvriendelijkheid van hun e-government diensten. Dit zou mogelijk zijn door het verstrekken van meer kwalitatieve en transparante e-government diensten, die voor steeds meer gebruikers toegankelijker worden. Dit is een uitdaging die kan tellen in een federaal land waar de bevoegdheden verdeeld zijn tussen het federale niveau en de gedecentraliseerde niveaus, zoals gewesten, provincies en/of lokale overheden. Soms moeten gevoelige politieke discussies bepalen welk van die niveaus bevoegd is voor een bepaald beleidsdomein of concrete activiteit. De Belgische overheden hebben de OESO gevraagd het e-government beleid door te lichten en meer bepaald voorstellen te formuleren over de manier waarop de overheden zaken zoals klantgerichtheid en coördinatie kunnen verbeteren. Achtergrond België is eind van de jaren 1990 met de ontwikkeling van e-government van start gegaan. Egovernment programma’s kwamen er als een antwoord op de snelle ontwikkeling van het internet en het stijgende gebruik van ICT, een evolutie die ook in andere geavanceerde OESO-landen wordt vastgesteld. Deze ontwikkeling van e-government heeft zich gespreid over de verschillende regeringen, met aanzienlijke verschillen in benadering, toepassingsgebied en snelheid. Dit is het gevolg van de grote verschillen in de omvang van administraties en middelen die aan e-government worden besteed. In internationale benchmarks is België er inzake beschikbaarheid van diensten voor het bedrijfsleven en de burgers er de laatste tijd sterk op vooruitgegaan. Volgens de European Commission Benchmark of European Online Public service 3 is de volledige online beschikbaarheid tussen 2006 en 2007 gestegen van 50% naar 60%. In een bredere EU-vergelijking van online beschikbaarheid van basisdiensten voor het bedrijfsleven zit België in de kopgroep. Net zoals andere OESO-landen wil België de e-government diensten voor steeds meer gebruikers toegankelijk maken. Het grootste obstakel daarvoor is de digitale kloof in België. 30% van de burgers, die bovendien moeilijk te bereiken zijn, blijft hardnekkig weigeren om het nut van ICT-gebruik in de nabije toekomst in te zien. 4 Ondanks een aanzienlijke stijging van breedband scoort België inzake totale internetpenetratie laag, met een 23ste plaats op een lijst van 30 OESO-landen (cfr. hoofdstuk 2). Uit 5 E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

statistieken blijken grote verschillen in toegang, gebruik en niveau van gebruik tussen gewesten, leeftijdscategorieën en socio-economische groepen. De Grondwet bepaalt dat alle regeringen binnen de Belgische federale staatsstructuur gelijkwaardig zijn. Er bestaat geen hiërarchische verhouding tussen regeringen in België en elke overheid beschikt binnen haar bevoegdheidsdomeinen via een eigen parlement en een regering over eigen wetgevende en uitvoerende macht om die bevoegdheden uit te oefenen. Elke regering in België is met e-government programma’s van start gegaan en op elk overheidsniveau werden organen opgericht die zich met de e-government dienstverlening bezighouden. De rol van deze instellingen is evenwel enkel “ondersteunend” en hun verantwoordelijkheden zijn beperkt. Deze diensten moeten worden aangevraagd. Binnen de Belgische overheden zijn er verschillende politieke en administratieve verantwoordelijkheids- en ondersteuningsniveaus voor e-government. Samenwerkingsinitiatieven binnen de overheidsinstellingen om de voordelen van e-government volop te benutten zijn beperkt. De uitdagingen zijn voor alle overheden dezelfde: de samenwerking en coördinatie binnen hun bevoegdheidsdomeinen verbeteren. Er zijn mechanismen nodig die moeten toezien op de ontwikkeling van geïntegreerde diensten op middellange en lange termijn. •

Op het federale niveau is de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de ruimere overheidsdoelstellingen – zoals de omvorming van de overheidssector en de informatiemaatschappij – over drie instellingen gespreid: de Federale Overheidsdienst voor Informatie- en Communicatietechnologie (Fedict), het Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging en de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie. De synergieën tussen deze instellingen zijn beperkt en voor verbetering vatbaar voor een duidelijker eigendom van end-to-end business processen. De Copernicushervormingen hebben niet geleid tot een volledige centralisatie van e-government bevoegdheden binnen een enkel federaal orgaan. Elk federaal ministerie is nog steeds apart bevoegd voor e-government. Elk ministerie heeft een eigen e-government-budget en -strategieën. Fedict wordt nog steeds grotendeels beschouwd als een “back-office” instelling, die andere federale overheidsorganen technische ondersteuning verleent. Het kan anderen niet verplichten haar e-government toepassingen te gebruiken. Het enige wat ze kan doen is potentiële gebruikers overtuigen van de voordelen van haar eigen diensten zoals daar zijn betrouwbaarheid, kostenefficiëntie en veiligheid.

•

In het Vlaams Gewest is het opheffen van de e-government en administratieve obstakels voortaan een geïntegreerde beleidsdoelstelling; de hervorming Beter Bestuurlijk Beleid of ”BBB hervorming” heeft echter geleid tot een versplintering van de overheidssector in het Vlaams Gewest. Deze fragmentatie heeft de integratie van e-government alleen maar bemoeilijkt. Toch heeft CORVE, de Coördinatiecel Vlaams e-government die o.m. zaken zoals de succesvolle ontwikkeling van het MAGDA platform moet realiseren, de laatste jaren belangrijke vorderingen gemaakt. De nodige bekwaamheid ter ondersteuning van de ontwikkeling en implementatie van een klantgericht e-government ontbreekt echter nog, vooral als gevolg van het grote aantal openbare instellingen op zowel gewestelijk als lokaal niveau.

•

Het Waalse Gewest geeft blijk van heel wat sterk politiek leiderschap bij de ontwikkeling en implementatie van een klantgericht e-government, dat onder de rechtstreekse supervisie van de Minister-president staat. De doelstellingen van het huidige actieplan zijn ambitieus en de gebruiker staat centraal. Het Gewest houdt er een holistische visie van zijn toekomstige administratie op na, waarbij rekening wordt gehouden met heel wat elementen zoals de 6

E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

kostenvoordelen van e-government voor het opheffen van de administratieve obstakels, einsluiting en de efficiënte omvorming van het bestuur. •

Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest staat voor de uitdaging de verschillende standpunten inzake e-government binnen zijn complexe bestuursstructuur te verzoenen: elke politieke speler heeft de neiging voorrang te geven aan persoonlijke doelstellingen en budgettaire keuzes. Daardoor vertragen zichtbare meningsverschillen e-government projecten en zetten de mogelijke impact ervan op de helling. De sensibilisering rond e-government moet worden verhoogd, zeker omdat het Gewest – door zijn hoge bevolkingsdichtheid en de wijdverspreide aanwezigheid van ondernemingen op z’n grondgebied– zou kunnen genieten van de geografische voordelen die typisch zijn voor stedelijke agglomeraties.

•

Binnen de Franstalige Gemeenschap zijn het ETNIC en de ISA cel van het Ministerie die instaan voor de implementatie van de e-government strategie. Zij doen dit op basis van het strategische plan voor e-government en administratieve vereenvoudiging 2005 – 2010. Het gebruik van door andere overheden gebruikte oplossingen alsook de samenwerking met het Waalse Gewest lijken toe te nemen.

•

De Duitstalige Gemeenschap implementeert en gebruikt e-government oplossingen van andere overheden.

Aangestelde e-government organen ondersteunen andere entiteiten bij het verstrekken van e-diensten. Deze samenwerking gebeurt op vrijwillige basis en is dus niet verplicht. Binnen de Belgische overheden is de autonome ontwikkeling van e-government nog altijd wijdverspreid. Formeel gesproken bepalen de intergouvernementele samenwerkingsakkoorden het kader voor de samenwerking en coördinatie binnen Belgische overheden, ter ondersteuning van een gemeenschappelijke en prioritaire doelstelling tussen en binnen de verschillende overheden: het verstrekken van geïntegreerde diensten. •

De coördinatie binnen overheden gebeurt door e-government organen die elk apart door de federale, regionale en gemeentelijke overheden zijn opgericht.

•

De federale regering en de gewesten gemeenschapsregeringen hebben twee intergouvernementele samenwerkingsakkoorden gesloten (2001 en 2005), waarin ze zich formeel hebben verbonden inspanningen inzake e-government coördinatie te doen. In 2003 werd een samenwerkingsakkoord inzake administratieve vereenvoudiging ondertekend.

De intergouvernementele samenwerkingsakkoorden moeten het gebrek aan formele coördinatiestructuren compenseren voor het verticale en horizontale overleg en beheer inzake implementatie van het beleid. Dat soort overeenkomsten is zeldzaam. E-government is daarom een van de weinige beleidsdomeinen waar de coördinatie via formele overeenkomsten tussen de verschillende overheden gebeurt. E-government uitdagingen Bij de Belgische overheden groeit geleidelijk aan het besef dat ICT de overheidssector kan moderniseren. De hervormingen van de overheidssector stonden de laatste jaren, naast andere beleidsdomeinen, hoog op de Belgische politieke agenda. Niet alle Belgische overheden hebben evenwel egovernment en de modernisering van de overheidssector aan mekaar gekoppeld. Dit heeft tot verschillende benaderingen inzake hervormingen geleid: 7 E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

•

Politiek gezien wordt e-government in België niet altijd als een absolute prioriteit gezien. Vergeleken met thema’s als gezondheidszorg en veiligheid wordt e-government vooral als een “technische” aangelegenheid beschouwd, veeleer dan als een strategisch gegeven met een hoge impact op de hervorming van de overheid die de realisatie van prioritaire beleidsdomeinen kan garanderen.

•

Financieel staan België fiscaal moeilijke tijden te wachten als gevolg van de vergrijzing van de bevolking, de hoge werkloosheid en problemen met het houdbare karakter van de overheidsfinanciën. Ondanks aanzienlijke inspanningen van de regering, bedroeg de verhouding overheidsschuld/BBP in 2005 nog steeds 93.3%,5 een van de hoogste in de OESO-landen. Het beperken van de uitgaven staat echter haaks op de doelstellingen van een klassieke welvaartstaat. De komende jaren zal naar meer begrotingsoverschotten moeten worden gezocht via een combinatie van duurzame maatregelen (zoals matiging in de uitgaven en een efficiënt beleid inzake arbeidsmarkt); eenmalige maatregelen worden ten sterkste afgeraden. Een arbeidsmarktbeleid is cruciaal om het relatief hoge werkloosheidscijfer van 7.2% te beperken. Binnen de OESO bedraagt dit gemiddeld 6.4%.6 Een heikel punt zijn de oudere werknemers en de inschakeling van de jongere generatie in de beroepsbevolking. Deze essentiële economische beleidsdaden zijn niet voldoende aan e-government gerelateerd als een thema op de politieke agenda.

Ervaringen in OESO-landen hebben aangetoond dat e-government de inspanningen van de overheid kan ondersteunen om de uitgaven te beperken en de efficiëntie en prestaties van de overheid te verhogen. Bijkomend voordeel is dat er ook op lange termijn een efficiënter beleid kan worden gevoerd. Momenteel staan alle Belgische overheden, die in het moderniserings- en consolideringsproces elk hun rol te vervullen hebben, onder financiële druk en. Daarom is het voor alle overheden cruciaal om toekomstige besparingen en overschotten die dankzij e-government worden gegenereerd en de projectgebonden investeringskosten op korte termijn in evenwicht te houden. Alle Belgische overheden hebben specifieke strategieën en actieplannen voor de ontwikkelingen en implementering van e-government ontwikkeld. Ze bepalen dan ook elk tot waar en hoe snel de implementering van hun e-government programma’s zal gebeuren. Elke Belgische overheid heeft haar eigen prioriteiten bepaald, wat binnen de Belgische staatsstructuur tot verschillende uitgangspunten en resultaten leidt. E-government maakt intussen steeds vaker deel uit van belangrijke beleidsinitiatieven inzake administratieve vereenvoudiging en de ontwikkeling van de informatiemaatschappij: •

E-government werd hoofdzakelijk beschouwd als een technisch aspect van de overheidshervorming. ICT-specialisten hebben het belang van een back-office herstructurering onderstreept en het verband tussen e-government en de hervorming van de overheidssector werd niet duidelijk gedefinieerd. Dit heeft tot een verschillende aanpak geleid waardoor een meer holistische benadering van de hervormingsinspanningen wordt bemoeilijkt. E-government kan makkelijk als een essentieel middel voor toekomstige hervormingen worden gepositioneerd.

•

Geleidelijk aan groeit het besef dat ICT een betekenisvol middel kan zijn bij de omvorming en hervorming van de overheidssector. Zo wordt EASI-WAL, het e-government orgaan van het Waals Gewest, op basis van zijn succesvolle beperking van de administratieve obstakels, bij de lopende modernisering van de overheidssector binnen het gewest geconsulteerd. Ervaringen in OESO-landen hebben aangetoond dat e-government de inspanningen van de overheid kan ondersteunen om de uitgaven te beperken en de efficiëntie en prestaties van de overheid en van het beleid te verhogen. 8


•

De federale overheid heeft zich ertoe verbonden de informatiemaatschappij naar burgers en het bedrijfsleven toe te promoten. En toch biedt de succesvolle gecoördineerde aanpak van de regering – er is een Nationaal Actieplan voor Digitale Insluiting (2006-2010) om de digitale kloof te verkleinen — naast individuele actie – nog ruimte voor een nog betere coördinatie van de inspanningen om een klantgericht e-government te realiseren.

Evaluaties en actievoorstellen Bij de ontwikkeling van een klantgericht e-government is het essentieel te weten in welke hoedanigheid personen met de overheid en de instellingen in interactie treden – belastingplichtige, ouders, kiezers, enz. Enkel op die manier zullen de e-government diensten aan de noden van de gebruikers kunnen voldoen en zal de interactie van de gebruikers met de overheid vlotter verlopen. De implementering van klantgerichte e-government diensten vereist een coherent systeem van op maat gesneden diensten. Die moeten aan de noden van de gebruiker voldoen, ongeacht of het hier om burgers, bedrijven of ambtenaren gaat. Voor de overheden is een klantgericht e-government een prioriteit. Jarenlang hebben beleidsverantwoordelijken gewezen op de mogelijkheden van ICT om tot een meer eenvoudige en toegankelijke overheidssector te komen. Doelstellingen zijn een verhoogde interne efficiëntie enerzijds en een externe verbetering van de kwaliteit, de toegankelijkheid en de afstemming van diensten anderzijds. Daarom is een klantgericht e-government op volgende principes gebaseerd: 7 •

Goede kennis van de gebruikers en hun behoeften: een formele en regelmatige opvolging van de noden en verwachtingen van de gebruiker.

•

Diensten op de behoeften van de gebruiker afstemmen: op maat gesneden e-government diensten ontwikkelen en meervoudige management strategieën bepalen die dat mogelijk maken.

•

Imago creëren waarbij de overheid als één enkele entiteit naar voor treedt: front en back offices vereenvoudigen, integreren en standaardiseren (bijv. business processen, application navigation structures, databases, enz.) waardoor de overheid, die als een geheel naar voor treedt, transparante diensten kan leveren.

Volgens het OESO rapport over e-government in België (cfr. figuur 1.4 “Hoofddoelstellingen voor het implementeren van e-government) ziet België e-government niet als een doel op zich maar eerder als een hefboom voor bredere ontwikkelingen in de overheidssector. Het rapport raadt evenwel aan om egovernment – tenminste op het niveau van de beleidsontwikkeling – meer af te stemmen op het beperken van de administratieve obstakels en op andere klantgerichte doelstellingen. Het rapport wijst er verder nog op dat hogere efficiëntie dé hoofdprioriteit moet blijven; het risico bestaat dat gebruikers pas op de tweede plaats komen, zeker wanneer het gaat om de implementering van concrete e-government initiatieven. OESO ondervraagden bevestigden dat de Belgische overheden geen duidelijk inzicht hebben in klantgericht e-government en weinig aandacht aan participerende e-government initiatieven besteden (zoals online raadplegingen, e-petitioning). De ondervraagden waren er zich van bewust dat de Belgische overheid amper op de hoogte was van de tevredenheid van de gebruiker over de overheid en van de diensten die ze levert. Ze voelden evenwel aan dat de ontwikkeling van meer klantgerichte diensten via e-government binnen de verschillende Belgische overheden hoogdringend is. Om van klantvriendelijke e-government diensten een succes te maken en ervoor te zorgen dat die ook worden toegepast, moet de gebruiker het beeld krijgen van een overheid die als een enkele entiteit optreedt. Ze moet transparante, op de behoeften van gebruiker afgestemde diensten leveren, ongeacht haar formele bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Daarom zijn de integratie van fronten back-office essentieel, 9 E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

wat operationeel pragmatisme en gerichtheid van alle betrokken Belgische overheden vereist. Het betrekken van alle overheden uit de Belgische federale staatsstructuur veronderstelt een globale benadering van de overheid. Een succesvolle e-government ontwikkeling die transparante diensten verstrekt is sterk afhankelijk van de mate waarin de Belgische overheden erin slagen maximale synergieën te halen uit hun inspanningen om e-government te ontwikkelen. Gebruikers – ongeacht of het om burgers, bedrijven of de overheid zelf gaat – hebben geen boodschap aan structuren of verdeling van bevoegdheden binnen de overheid. Ze verwachten gerichte hulp wanneer nodig. Het creëren van de juiste omgeving binnen de Belgische overheden, waarbinnen eenieder van de voordelen van die synergieën kan genieten, heeft alles te maken met het ontwikkelen van een coherent systeem van openbare diensten die op maat van de gebruiker zijn gemaakt. Steeds meer OESO-landen willen binnen een netwerk een transparant bestuur invoeren waarbij iedereen betrokken is. Om dit te bereiken moeten traditionele administraties worden omgevormd tot collectieve veelzijdige organen die als een enkele entiteit met burgers, bedrijven en de overheid zelf in interactie treden. Efficiënte e-government omgevingen die voor een succesvol werkende overheid zorgen hangen van drie hoofdprincipes af: 8 •

Sterke e-government synergieën standaardproducten bepalen.

•

Middelen delen – “mutualisatie”: achter het principe staan om middelen te delen en een aantal gemeenschappelijke tools te implementeren.

•

Pragmatische en resultaatgerichte verbintenissen: die standaardproducten efficiënt gebruiken en voor de nodige bekwaamheden zorgen om die diensten te kunnen leveren.

realiseren:

een

gemeenschappelijke

visie

en

Overheden die op zoek zijn naar e-government synergieën moeten ernaar streven deze principes na te leven om tot een globale overheidsvisie te komen die e-government ontwikkelt en implementeert. Gebruikers hebben baat bij een volledig geïntegreerd en onderling verbonden systeem van diensten en ook de overheid en haar instellingen zullen voordeel uit hun investeringen halen. Systematische opvolging van de gebruikersbehoeften en –tevredenheid De federale overheid heeft in 2005 en 2006 via het Fed-e-View/Citizens instrument onderzoek naar de behoeften van de gebruikers gevoerd. De impact van dit onderzoek is op vandaag nog niet duidelijk en de resultaten worden bij de ontwikkeling van de e-government diensten van de overheid nog niet systematisch gebruikt. Zo komt het dat elke overheid slechts een beperkte kennis heeft van de gebruikersbehoeften en van de manier waarop ze in het ontwerp en de ontwikkeling van e-government diensten moeten worden geïntegreerd. Ook al hebben verschillende Belgische overheden het belang van een klantgerichte benadering onderstreept, toch blijkt dat de analyse en de integratie van kennis over gebruikers van e-government diensten nog in de kinderschoenen staat en door alle overheden verder moet worden ontwikkeld. Volgens het Fed-e-View/Citizen onderzoek naar gebruikersbehoeften zijn de prioriteiten voor de Belgische burger de volgende: •

Snelheid en flexibiliteit (in termen van locatie en toegangstijd). De Belg ziet de voordelen van elektronische diensten in, zeker indien ze voor meer efficiëntie zorgen. Toch moeten naast het 10


gemak van de eender wanneer-/eender waar-toegang, ook de traditionele kanalen voor de burger beschikbaar blijven, om de flexibiliteit van het systeem te verhogen. •

Gebruiksvriendelijke elektronische diensten zijn essentieel voor de burger, die bereid is elektronische diensten te gebruiken wanneer ze een handiger alternatief voor de traditionele kanalen bieden. Digitale geletterdheid in het algemeen is dus een essentieel element, heel wat burgers zijn immers niet vertrouwd met het gebruik van elektronische overheidsdiensten.

•

Gepersonaliseerde diensten zijn cruciaal, wil het digitale kanaal in België ingeburgerd raken. Belgen zijn meer geïnteresseerd in de toegang tot relevante en gepersonaliseerde onlinediensten en veel minder in de complexiteit van de bevoegdheidsverdeling tussen Belgische overheden. M.a.w. ze zijn meer bekommerd om de diensten zelf, dan wel om te weten onder welke overheidsdienst ze ressorteren.

De beperkte systematische opvolging en evaluatie van de gebruikersbehoeften en de toepassing van die kennis bij de ontwikkeling van e-government diensten hebben ervoor gezorgd dat de Belgische overheden over weinig mogelijkheden beschikken om gerichte e-government diensten te ontwikkelen. Zo levert elke overheid apart inspanningen voor een klantgerichte ontwikkeling. Die is gebaseerd op de ontwikkelingsfase waarin hun e-government zich op dat moment bevindt. De opvolging van de digitale kloof is nauw verbonden met de gebruikersbehoeften en de tevredenheid. Onderzoek heeft aangetoond dat de ICT verbreiding in België verhoudingsgewijs laag is. De uitdaging is om die te vergroten. Periodieke onderzoeken tonen aan dat de burger niet bijzonder tevreden is over de bestaande ediensten. Het gaat hier meer in het bijzonder om: •

Geen interesse voor e-government diensten.

•

Niet in staat om relevante informatie te vinden.

Het OESO rapport bevestigt deze perceptie en stelt dat er ruimte is voor verbetering via de ontwikkeling van een veelzijdige strategie en de effectieve implementering van e-government in backoffice processen voor de volledige overheidssector.


Actievoorstellen •

De Belgische overheden kunnen overwegen een systematische kennisbasis te verwerven inzake gebruikersbehoeften en die kennis gebruiken bij het ontwerp en de ontwikkeling van gerichte e-government diensten. Doelstelling moet zijn deze diensten voor de gebruikers aantrekkelijker te maken en ze meer op hun behoeften af te stemmen. Dit zou ook de communicatie met de gebruikers verbeteren waardoor ze beter geïnformeerd zouden zijn over de verschillende diensten en over de manier waarop ze er voordeel uit kunnen halen.

•

De Belgische overheden zouden meer initiatieven kunnen nemen om de digitale kloof te verkleinen door voor een efficiënte Belgische telecommunicatiemarkt te zorgen. Ondersteunende programma’s kunnen mogelijks ook burgers motiveren om actief aan de Belgische informatiemaatschappij deel te nemen en ervoor te zorgen dat ze over de nodige ICT vaardigheden en het nodige zelfvertrouwen beschikken om deze vaardigheden ook daadwerkelijk toe te passen.

•

De Belgische overheden zouden de strategische en operationele band tussen hun administratieve vereenvoudiging en e-government activiteiten kunnen versterken. Ook al zetten een aantal Belgische overheden stappen om zich in die richting te organiseren, toch moeten ze deze domeinen meer aan mekaar te koppelen om bij de gebruiker een sterkere bewustwording en een hogere tevredenheid te creëren. De administratieve vereenvoudiging een centrale plaats geven binnen de e-government activiteiten zou uiteindelijk in een meer eenvoudige en transparantere Belgische overheid kunnen resulteren.

E-government heroriënteren om de globale belangen en doelstellingen van de overheid te dienen Openbare diensten in de OESO-landen staan onder steeds hogere druk om de efficiëntie en effectiviteit van hun diensten te verbeteren en de tevredenheid van gebruiker te verhogen. De Belgische overheden kunnen overwegen om versneld van de voordelen van de e-government investeringen te profiteren. De basisfilosofie achter de e-government diensten is dat de vraag zal stijgen naarmate er meer toepassingen zijn. M.a.w., e-government diensten worden geïmplementeerd zonder rekening te houden met de vraag van de gebruikers en zullen op die manier de vraag van de gebruiker genereren. Deze benadering is moeilijk te verzoenen met een bottom-up aanpak, waarbij eindproducten worden ontworpen vanuit het perspectief van de eindgebruiker. De Belgische overheden beschikken vooralsnog niet over de middelen die nodig zijn om egovernment projecten op de juiste manier op te volgen en te evalueren. Opvolging en evaluatie van egovernment betreft grosso modo het volgende: impact op de efficiëntie en effectiviteit van de overheidssector, impact op het beperken van de administratieve obstakels, mate waarin de gebruiker dit toepast, enz. Uit analyse van de vragen en behoeften van gebruikers en tevredenheidenquêtes blijkt het volgende: •

Huidige evaluaties hebben vooral betrekking op burgers en bedrijven.

•

Weinig informatie beschikbaar over de behoeften van overheden inzake e-diensten van overheid tot overheid. 12


•

Vragen, behoeften en tevredenheid van de gebruikers worden niet systematisch geëvalueerd.

•

Klantgerichte e-government ontwikkelingen vereisen een bottom-up aanpak van e-government diensten.

Evaluaties van e-government resultaten door onafhankelijke onderzoeksinstellingen of consultancykantoren uit de privésector zijn meestal ad hoc en hebben niet altijd betrekking op alle Belgische overheden. Het gebrek aan een gemeenschappelijke methodologie voor de e-government evaluatie bemoeilijkt een vergelijking tussen studies. Het ownership van business processen en e-government projecten is mogelijk over verschillende overheden verdeeld, waardoor end-to-end ownership van e-government projecten ontwricht kan raken (van projectontwikkeling tot projectuitvoering en huidige dienstlevering en evaluatie). Egovernment besluitvormers hebben geen voeling met hun (eind-) gebruikers. Verschillende actoren zijn met de planning, implementering en beoordeling van e-government bezig maar de onderlinge synergieën lijken niet voldoende te worden geëxploiteerd. Actievoorstel •

Om kennis over gebruikers en hun noden efficiënter te gebruiken, zouden de Belgische overheden het eens moeten raken over een gemeenschappelijk opvolgingsen evaluatieconcept voor gebruikersbehoeften. Ook de manier waarop elke overheid dergelijke informatie systematisch kan gebruiken bij het ontwerp, de ontwikkeling en de implementering van e-government diensten zou daarbij aan bod moeten komen. Als deel van een gezamenlijk concept voor de opvolging en evaluatie zou een gemeenschappelijk “gebruikscharter” zoals dat in Nederland reeds werd ontwikkeld, als dialoogmiddel en als basis voor een kader voor opvolgingsen evaluatieactiviteiten kunnen worden ingevoerd. Zo’n charter zou de basis kunnen vormen voor een ruimer, op waarden gebaseerd overleg tussen e-government verantwoordelijken binnen de volledige overheidssector.

Marketing en promotie rond e-government verhogen De communicatie rond e-government voordelen is beperkt, zowel binnen de administraties als extern naar de gebruikers toe. Uit OESO gesprekken is gebleken dat de voordelen van een klantgerichte benadering van e-government diensten tot hier toe niet voldoende is geïllustreerd. Betrokkenheid van de burger vereist enerzijds toegankelijkheid, transparantie, reactiviteit en betrouwbaarheid van de overheid en anderzijds de wens of het verzoek van de burger om eraan deel te nemen. OECD ondervraagden bevestigden dat de Belgische aanpak een globale benadering van een klantgericht e-government mist en dat het vaak aan participerende e-government initiatieven (zoals online raadpleging, e-petitioning) ontbreekt. Ondervraagden waren er zich van bewust dat de Belgische overheid relatief weinig inzicht had in de klanttevredenheid inzake overheden en diensten. Ze hadden de indruk dat de ontwikkeling van meer klantgerichte e-government diensten binnen alle Belgische overheden hoogdringend was. De Belgische overheden hebben slechts een beperkt aantal communicatiekanalen ontwikkeld voor het implementeren van elektronische participerende initiatieven om de burgers meer bij de ontwikkeling en implementering van het beleid te betrekken. 13 E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

De Belgische overheden hebben behoefte aan een gezamenlijke communicatie- en marketingstrategie naar e-government gebruikers toe, vooral burgers. Alle Belgische overheden stellen vast dat er weinig van de diensten gebruik wordt gemaakt, bovendien zijn burgers niet goed op de hoogte van diensten. Actievoorstellen •

De Belgische overheden kunnen overwegen om activiteiten inzake elektronische participerende initiatieven uit te breiden als een stimulans om een e-government dienst te leveren. Zo wordt de betrokkenheid van de burgers verhoogd, wat dan weer een springplank kan vormen naar het gebruik van andere e-government diensten. Een participerende benadering kan tevens een alternatief en meer duurzaam communicatiekanaal zijn voor politiek geëngageerde burgers, en een manier voor overheden om de geïnformeerde dialoog met burgers uit te breiden.

•

Een gezamenlijke en gecoördineerde inspanning inzake communicatie en marketing door alle Belgische overheden kan de bewustwording binnen de Belgische bevolking doen toenemen en potentiële gebruikers motiveren om van e-government diensten gebruik te maken. Tegelijk kan een gerichte e-government -communicatie en -marketing binnen elk van de Belgische overheden worden gezien als een waarborg dat gezamenlijke e-government visies, strategieën en waarden binnen de openbare administraties zelf worden verspreid.

Transparantie,, gelijkheid en reactiviteit verhogen De Belgische overheden hebben met succes hun eigen e-government strategieën ontwikkeld, met beperkte of zelfs zonder samenwerking. De Belgische federale bestuursstructuur vergt een zorgvuldige planning voor de coördinatie binnen en tussen overheden om te vermijden dat er dubbel werk wordt geleverd en om de samenhang van e-government activititeiten te garanderen. Het delen van goede praktijken en concrete pilootprogramma’s ter identificatie van “opgedane lessen” zorgt voor een geïnformeerde achtergrond voor consensus en een coherent beeld van e-government ontwikkeling en de impact ervan. Overheden ontwikkelen over het algemeen e-government oplossingen zonder voorafgaand overleg met belanghebbenden en andere overheden. Nadien stellen ze die oplossingen dan ter beschikking van andere potentiële gebruikers. Dit kan leiden tot onsamenhangende benaderingen, incompatibiliteit (semantisch, organisatorisch en technisch) interoperabiliteit en redundantie van e-government standaardproducten. Verlies van efficiëntie over heel België is dan ook reëel. Overheden zitten niet noodzakelijk te wachten op mogelijk hergebruik of gemakkelijk beschikbare componenten, die het bottomup delen van toepassingen en ervaringen niet kunnen vervangen. De Belgische overheden hebben er zich in de intergouvernementele samenwerkingsakkoorden, die het kader bepalen waarbinnen de coördinatie tussen Belgische overheden gebeurt, toe verbonden op zoek te gaan naar e-government synergieën. De samenwerkingsakkoorden zijn beperkt en vooral gericht op technische samenwerking voor back-office integratie. Elke overheid en haar respectieve deel van de Belgische openbare sector heeft echter reeds individueel ontwikkelingen doorgevoerd. Deze beperkte formele coördinatie kan er mogelijks voor zorgen dat het Belgische e-government landschap versnipperd en incoherent blijft. Zo blijven ook de mogelijkheden om diepgaande synergieën en een grondige integratie van e-government binnen een ruimer beleid van omvorming van de overheidssector door te voeren beperkt. 14 E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

De operationele zwakte van de intergouvernementele samenwerkingsakkoorden heeft de Belgische egovernment verantwoordelijken ertoe gedwongen op zoek te gaan naar een efficiënte manier om het formele institutionele kader van geïsoleerde (silo-based) bevoegdheden te omzeilen. Dit omvat de blijkbaar efficiënte “grijze zones” van informele vergaderingen en bijeenkomsten, die operationeel leiderschap een gemeenschappelijke basis bezorgen. Zo zijn informeel overleg en onderhandelingen tussen actoren mogelijk. Die zijn essentieel in het proces om over gezamenlijke projecten en programma’s een consensus te bereiken. De organisatie van institutionele verantwoordelijkheden voor het ICT beveiligingsbeleid in België is uitdagend. Ze liggen gespreid over een aantal overheden op federaal niveau, met beperkte zichtbare samenhang en samenwerking en zonder aanspreekpunt voor een nationaal beleid inzake ontwikkeling en implementering. Aangezien ICT beveiliging een brede waaier maatschappelijke thema’s betreft, is een duidelijk leiderschap inzake samenwerkings- en coördinatiebeleid binnen de federale overheid essentieel. Een versterkte coördinatie van de ontwikkeling van het beleid en de operationele implementering binnen alle Belgische overheden is essentieel, ICT beveiligingsmaatregelen (technisch, op het vlak van het management of organisatorisch) zijn immers maar zo sterk als de zwakste schakel binnen de publieke sector.



De Belgische overheden moeten aan een versterking van de synergieën denken gebaseerd op een gemeenschappelijke visie en een aantal gemeenschappelijke strategische doelstellingen. Operationele samenwerking bij e-government is binnen specifieke projecten en specifieke domeinen/sectoren efficiënt gebleken; het overleg over, de beslissingen inzake en de implementering van e-government moeten pragmatisch gebeuren met het minimum aan politieke wil om te evolueren in de richting van een globale overheidsbenadering en weg van het vakjesdenken dat vandaag soms leeft.

•

De Belgische overheden moeten gebruikers e-diensten ter beschikking stellen met een uniform imago. De politieke wil om e-government diensten op de gebruikers af te stemmen moet enkel op het presentatieniveau aan bod komen, functionaliteiten moeten binnen de overheidssector worden gedeeld. Op die manier zal er een uniform imago naar de gebruikers toe ontstaan, ongeacht de formele bevoegdheden binnen de overheden. Gedeelde generische diensten binnen alle diensten kunnen ook de nodige schaalvoordelen opleveren.

•

Samenwerking moet op het programmaniveau worden bevorderd, moet verder gaan dan de huidige intergouvernementele samenwerkingsakkoorden en dus ook worden uitgebreid naar praktische, eerder dan formele aangelegenheden.

•

Intergouvernementele projecten en programma’s moeten duidelijk worden gedefinieerd. Er moeten in overleg domeinen worden bepaald met een duidelijke algemene meerwaarde voor de overheidssector. Die moeten prioritair worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Zo’n domeinen zijn: − eID diensten en toepassingen. − Een kader voor een gezamenlijk ICT beveiligingsbeleid binnen de overheidssector. − Een gedeeld beheersmodel voor authentieke databases. − Gedeelde toepassingen en componenten. − Een gemeenschappelijke praktische aanpak van het informatie- en data-delen conform het Europese wettelijke kader.

•

Aangezien de Belgische overheden hun aandacht vooral richten op technische backoffice aangelegenheden (via de formele coördinatieovereenkomst), is het noodzakelijk om de effectiviteit en de resultaten van de formele coördinatieovereenkomst te verbeteren. De Belgische overheden kunnen er tevens over nadenken in hoeverre een gezamenlijk overeengekomen en pragmatische benadering van e-government in het algemeen kan worden uitgebreid naar de volledige front-office integratie; op die manier zou elke overheid volledig geïntegreerde, gestandaardiseerde en transparante diensten kunnen verstrekken, die van mekaar verschillen op het niveau van de presentatie. De strategische doelstellingen van elke overheid inzake individualisering moeten als basis dienen. 16


Een coherenter kader scheppen voor wetgevende initiatieven Voor de invoering van end-to-end diensten staan verschillende overheidsniveaus voor wetgevende/regelgevende uitdagingen. Uit OESO gesprekken is gebleken dat de Belgische overheden de bewuste en strategische keuze hebben gemaakt om wetten stapsgewijs en wanneer dit nodig was goed te keuren, ter ondersteuning van hun doelstellingen en projecten inzake e-government. Het lijkt erop dat alle overheden e-government wetgeving op een pragmatische, eerder operationele, project- of sectorgerichte manier benaderen. Elke Belgische overheid past haar wettelijke kader aan haar eigen behoeften aan. Uit OESO gesprekken is gebleken dat het door de Europese richtlijnen bepaalde tijdskader deze beslissingen heeft beïnvloed. Voor alle Belgische overheden geldt echter dat ze elk op hun eigen tempo en volgens een eigen volgorde een wettelijk kader invoeren, wat tot een asymmetrisch wettelijk en regelgevend kader leidt voor de ontwikkeling en implementering van end-to-end e-diensten. Deze versplinterde omgeving vormt een hele uitdaging voor de invoering van een klantgericht en geïntegreerd e-government en lijkt de ontwikkeling in de weg te staan van e-government front-office toepassingen, die het beeld geven van een geïntegreerd e-government ten dienste van de Belgische gebruikers. Er is behoefte aan synergieën inzake een wetgevend/regelgevend kader dat verder gaat dan de administratieve grenzen. De harmonisering van EU-richtlijnen en van benaderingen van de Belgische overheden is een hele uitdaging voor de ontwikkeling van klantgerichte en transparante diensten. Gelet op de informatie en de gegevens die worden uitgewisseld bij de ontwikkeling van e-government oplossingen voor een efficiënt en klantgericht bestuur, is de wetgeving en de regelgeving inzake private levenssfeer uiterst gevoelig. OESO interviews hebben aangetoond dat er een kloof is tussen de bestaande wetgeving en regelgeving inzake private levenssfeer en de inspanningen om informatie- en datauitwisseling te implementeren; alle overheden moeten daar in overleg een oplossing voor vinden. De toenemende uitwisseling van informatie en gegevens die verder gaat dan de organisatorische grenzen, hebben de discussie tussen belanghebbenden over privacy en de bescherming van persoonsgebonden gegevens aangewakkerd. De elektronische identiteitskaart (eID) heeft die zaken nog hoger op de agenda geplaatst en het mogelijke gebruik van de eID in e-government toepassingen zal het debat over de privacy er in de nabije toekomst alleen maar heviger op maken.



Ter ondersteuning van end-to-end diensten dienen alle overheden het wettelijke en regelgevende kader voor e-government- ontwikkeling, -implementering en -gebruik op dezelfde manier te begrijpen. Dit kan op verschillende manieren worden gerealiseerd. De basis moet echter een proactieve en dienstgerichte verbintenis en dialoog zijn tussen de belanghebbenden, zowel binnen de overheid als erbuiten.

•

Er moet worden nagegaan in welke mate de verschillende overheidsbenaderingen kunnen worden geharmoniseerd, wanneer elke overheid apart de EU-richtlijnen probeert om te zetten en te implementeren. De richtlijnen zijn een nuttig middel gebleken om een bindend wettelijk kader voor e-government in te voeren; verschillen in omzetting en implementering van die richtlijnen door de verschillende overheden kan een transparante gebruikerservaring evenwel in de weg staan.

•

De sector van de sociale zekerheid in België heeft een concept ontwikkeld dat rekening houdt met de behoefte aan bescherming van de private levenssfeer en dat tegelijk een operationeel systeem invoert dat efficiënte en effectieve informatie verstrekt en gegevens tussen alle Belgische overheden uitwisselt. De ervaring van de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid kan ook elders worden toegepast. Belanghebbenden moeten echter worden overtuigd van de voordelen van de basisprincipes van data management, eigendom en uitwisseling. Instellingen als de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid kunnen immers een aanzienlijke wettelijke bevoegdheid over hun operaties hebben.

De implementeringcapaciteit verbeteren Elke overheid moet voor haar eigen doelpubliek de implementering van e-diensten kunnen ontwikkelen en tegelijk gebruik kunnen maken van gezamenlijke mechanismen wanneer dit nodig is. Elke Belgische overheid moet zelf bepalen tot waar en hoe snel die e-government implementering zal gebeuren. De intergouvernementele samenwerkingsakkoorden van 2001 en 2005 zijn een eerste stap naar een meer coherente e-government implementering en zouden de evidente ongelijkheden tussen overheden bij de ontwikkeling van e-government kunnen aanpakken. Ongeacht hun grootte zijn de opportuniteiten en uitdagingen inzake e-government diensten voor alle lokale overheden dezelfde.9 De drie voornaamste aandachtspunten zijn de volgende: 1.

De uitdagingen inzake implementering van e-government op lokaal niveau blijven als gevolg van menselijke en financiële middelen groot.

2.

De gepercipieerde behoefte voor e-government op lokaal niveau is laag.

3.

De opstap naar e-government moet op lokaal niveau worden verhoogd.

Gewestelijke overheden en een klein aantal gemeentelijke verenigingen ondersteunen lokale overheden en de samenwerking en stroomlijning tussen gemeenten. Tegelijk houden ze met de gemeentelijke autonomie rekening. Momenteel krijgen de gemeenten voor de inspanningen die ze voor e-government leveren steun van gewest-/gemeenschapsregeringen, en in mindere mate van de federale overheid. Toch bestaat er twijfel of 18 E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

lokale overheden in staat zijn e-government diensten te leveren en te implementeren. Gemeenten grijpen steeds vaker naar het concept van mutualisering (delen van middelen), om schaalvoordelen bij egovernment investeringen te realiseren, om samen hun koopkracht naar leveranciers van e-government oplossingen te verhogen en om samen met andere e-government actoren hun onderhandelingspositie te versterken. De e-government financiering gebeurt per project en op korte termijn, en niet zozeer per programma dat over meerdere jaren is gespreid. Het concept van “mutualisering” om op lokaal niveau en ook tussen overheden met budgettaire beperkingen om te gaan, wordt steeds vaker toegepast; dit biedt perspectieven voor de ontwikkeling van meer duurzame oplossingen. Bovendien blijkt uit OESO interviews dat een cultuur van project management ingang begint te vinden, met een beperkt systematisch gebruik van business case analyses, opvolging, projectevaluaties en het bepalen van prioriteiten. Binnen deze context raakt e-government langzaam maar zeker geïmplementeerd. Een effectieve evaluatie van vooruitgang inzake e-government vereist basisindicatoren. Die kunnen betrekking hebben op de evaluatie van kosten en baten, maar ook op andere kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren die de al dan niet bereikte vooraf bepaalde beleidsdoelstellingen beschrijven. Recent ingevoerde management tools ter ondersteuning van verschillende overheidsactiviteiten (bijv. tools voor kwaliteitsmanagement, management systemen voor human resource prestaties, methodes voor egovernment opvolging) zijn niet ontwikkeld om synergieën tussen beleidsdomeinen te exploiteren. Ook al zijn door de centrale overheid opgelegde e-government synergieën in België niet haalbaar, toch zou een gezamenlijke business case methodologie nuttig kunnen zijn. Alle onafhankelijke actoren moeten ervan overtuigd raken dat samenwerking wel degelijk lonend kan zijn. Vertrouwen en betrouwbaarheid tussen overheden zijn dus essentieel. Financiële stimuli en een efficiënte overheid lijken echter niet voldoende argumenten om de samenwerking te verbeteren. Door de versplintering van het Belgische e-government landschap hebben overheden geen gezamenlijke benadering van e-government investeringen, waardoor er geen gebruik wordt gemaakt van de voordelen inzake efficiëntie en effectiviteit. Momenteel doen alle overheden hard hun best om relevante economische analyses te ontwikkelen die hun eigen e-government investeringen rechtvaardigen. De business case voor een nauwere samenwerking moet duidelijk de financiële en nietfinanciële voordelen aantonen. Zo kunnen verschillende overheden hun inspanningen voor de ontwikkeling en implementering van dat soort methodologieën stroomlijnen om op die manier de financiële en nietfinanciële e-government indicatoren coherent te evalueren. Implementering van e-government wordt binnen de Belgische overheid bovendien bemoeilijkt door het gebrek aan personeel met ICT vaardigheden. De band tussen vaardigheidskaders en prestatiemanagement is bij e-government cruciaal, terwijl een steeds groter aantal ambtenaren op contractuele basis in dienst wordt genomen via “arms-length” organisaties. De privé-sector wordt hoofdzakelijk bij e-government activiteiten betrokken via het uitbesteden van diensten op projectbasis. Het kader voor samenwerking met de privésector – dat binnen alle overheden wordt gebruikt – lijkt weinig systematisch en te beperkt. Elke overheid blijft bevoegd om met ICT-dienstverstrekkers te onderhandelen. Vanuit het standpunt van de overheid is dit geen echt optimaal aankoopbeleid. Publiekprivate partnerships zijn tussen overheden beperkt en van een eensgezind beleid is geen sprake.



Er is tevens behoefte aan een holistische en gedepolitiseerde benadering van egovernment die volledig geïntegreerde diensten levert, gebaseerd op standaards die voor alle overheden dezelfde zijn. De transversale aard van e-government ontwikkeling en de behoefte de operationele implementering centraal te plaatsen, vereist perspectief en een benadering die door de alle overheden worden gedeeld. Daarom moeten hoogdringend de nodige e-government componenten (“standaardproducten”) voor de overheid worden ontwikkeld en diensten kunnen worden aangeboden.

•

Een institutioneel of “virtueel organisatorisch” kader van een “arms-length” overheidsorgaan (zoals dat in Nederland bestaat) 10 is een mogelijke oplossing. Zo’n fysiek of virtueel orgaan – dat door alle Belgische overheden samen wordt opgericht, gefinancierd en belast – zou kunnen fungeren als een operationeel e-government centrum. Dat zou dan instaan voor de ontwikkeling, implementering en uitwisseling van diensten en zou de volledige openbare sector van generische e-government diensten en componenten moeten voorzien.

•

Zaken zoals het verstrekken van diensten op gemeentelijk niveau– zoals gelijkheid van diensten, mogelijkheid om lokaal e-government diensten te ontwikkelen en implementeren en supervisie en ondersteuning – zouden een bijzondere aandacht moeten krijgen. De Belgische overheden zullen op zoek moeten gaan naar een leveringsmodel dat efficiënt, transparant en participatief is, dat aan de beleidsdoelstellingen beantwoordt en op de veranderende gebruikersbehoeften inspeelt.

•

Gemeenschappelijke financieringmechanismen en operationele praktijken moeten zowel binnen de verschillende overheden als tussen de overheden onderling, verder worden ontwikkeld. Deze mechanismen kunnen uiterst relevant zijn voor gezamenlijke e-government diensten en toepassingen. Die gebruiken zowel standaardproducten die binnen de overheid worden gedeeld, als gezamenlijke e-government programma’s en toekomstige gedeelde transparante diensten.

•

De business case voor nauwere samenwerking moet duidelijk de financiële en nietfinanciële voordelen onderstrepen. Verschillende overheden zouden immers hun inspanningen kunnen stroomlijnen bij de ontwikkeling en implementering van dat soort methodologieën om de financiële en niet-financiële indicatoren van e-government te beoordelen. E-government activiteiten moeten regelmatig worden geëvalueerd om eventuele bijsturing van projecten en activiteiten mogelijk te maken.

•

Het opbouwen en implementeren van e-government binnen de overheid vereist een behoedzame doorlichting van de cultuur inzake project management, inclusief het systematische gebruik van business case analyses, opvolging, projectevaluaties, het bepalen van prioriteiten en de ontwikkeling van kennis en vaardigheden.

•

De Belgische overheden zouden het gebruik van kennis en vaardigheden in de privéen vrijwilligerssector kunnen verbeteren en hun koopkracht kunnen optimaliseren via een gezamenlijk bepaald beleid inzake uitbesteding en gebruik van publiekprivate partnerships. Een coherent kader voor partnerships met de privé- en vrijwilligerssector kan de algemene slagkracht van de volledige overheid ten goede 20


komen.

Nota 1.

2

OECD (2004), OECD e-Government Studies – Finland, OECD, Paris. OECD (2005), OECD eGovernment Studies – Norway, OECD, Paris. OECD (2005), OECD e-Government Studies – Mexico, OECD, Paris. OECD (2006), OECD e-Government Studies – Denmark, OECD, Paris. OECD (2007), OECD e-Government Studies – Turkey, OECD, Paris. OECD (2007), OECD e-Government Studies – Hungary, OECD, Paris. OECD (2007), OECD e-Government Studies – Netherlands, OECD, Paris.

.

OECD (2007), Working Paper “E-government as a Tool for Transformation”, [GOV/PGC(2007)6], background paper for a meeting at de OECD in Paris, 28 March 2007, see www.olis.oecd.org/olis/2007doc.nsf/4582bc8915d31134c12573a70050a430/c5bfb886ebcafe06c12572ac00 57513c/$FILE/JT03224646.PDF.

3

CapGemini Report for the European Commission, Directorate General for Information Society and Media: The User Challenge - Benchmarking The Supply - Of Online Public Services, 7th Measurement, September 2007, www.capgemini.com/resources/

4

According to the ICT Household survey 2007: Usage of Internet by 67% of the citizens aged 16-74 – in the last 3 months, 29% of the citizens have never used Internet www.statbel.fgov.be/downloads/ict_in_2007_fr.pdf, accessed 25 February 2008.

5

Basic Statistics of België, (2005), quoted in: OECD (2007), OECD Economic Surveys: Belgium, OECD Publishing, Paris.

6

OECD (2007), OECD Economic Surveys: Belgium, OECD, Paris.

7

Elaborated from OECD (2005), E-government for Better Government, OECD, Paris, Page 17 ff.

8

Elaborated from OECD (2004), The e-Government Imperative, OECD, Paris, Box 38, page 98ff.

.

.

.

. . .

9.

10

See, for example, Lourdes Torres, Vicente Pino and Basilio Acerete (2006), “E-governance Developments in European Union Cities: Reshaping Government’s Relationship with Citizens,” Governance: An International Journal of Policy, Administration, and Institutions, 19:2 (April) pp. 277-302. .

OECD (2007), OECD e-Government Studies. Netherlands, OECD, Paris.


DE “PEER REVIEW”- METHODOLOGIE VAN DE OESO De methodologie die voor deze ‘peer review’ werd gebruikt, werd door de OESO ontwikkeld tussen 2002 en 2004. Deze methodologie steunt op het OESO-kader voor onderzoek naar e-government dat werd ontwikkeld in The e-Government Imperative (OESO, 2003) en houdt rekening met het werk dat werd geleverd in het kader van de OESO-publicatie e-Government for Better Government (OESO, 2005). De methodologie werd getest in het kader van een piloot-‘peer review’ inzake e-government in Finland, dat leidde tot de publicatie van het rapport OECD e-Government Studies: Finland (OESO, 2003). In 2004 voerde het E-governmentproject van de OESO de OESO-methodologie voor zijn peer reviews in, volgend op de protocollen die werden beschreven in Peer Review: An OECD Tool for Co-operation and Change (OESO, 2003). Met behulp van dit analytische kader heeft de OESO evaluaties gemaakt van e-government in Mexico (2005), Noorwegen (2005), Denemarken (2006), Hongarije (2007), Nederland (2007) en Turkije (2007). De ontwikkeling van de ‘peer review’-methodologie inzake e-government van de OESO is een voortdurend proces. Het algemene kader wordt echter behouden om het mogelijk te maken de situatie in verschillende landen met elkaar te vergelijken. Bij het ontwikkelen van de methodologie heeft de OESO voor ogen gehouden dat: −

de OESO veel belang moet hechten aan de nauwkeurigheid en kwaliteit van statistieken bij het meten en beschrijven van variabelen;

−

vergelijkbare beschrijvende kenmerken van variabelen noodzakelijk zijn om een internationale classificatie van e-governmentervaringen op te stellen;

−

het E-governmentproject van de OESO zijn benadering moet vergelijken met die van andere OESO-directoraten en lessen moet trekken waarop het zich in de toekomst kan baseren en die het kan delen.

Het evaluatieproces Het Belgische onderzoek is vooral kwalitatief van aard en bevat een combinatie van waarnemingen, analyse en beoordelingen afkomstig uit rapporten en officiële documenten, antwoorden op peilingen en gesprekken. De studie is gebaseerd op vier grote bronnen van input: −

Rapporten en officiële documenten.

−

Het OESO-onderzoek inzake e-government.

−

Gesprekken met overheidsambtenaren.

−

Een ‘peer review’-bijeenkomst met OESO-landen.

Rapporten en officiële documenten De studie haalde informatie uit een brede waaier van documenten die afkomstig waren van regeringen, sectoren en functies en die inzicht boden in de manier waarop beleidslijnen, strategieën en initiatieven inzake openbaar bestuur en e-government in België worden gepland, gecoördineerd en 22 E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO: BELGIË – © OECD 2008

uitgevoerd. Er werd ook informatie gehaald uit recente relevante rapporten en evaluaties betreffende België van de OESO en van andere internationale organisaties, consultancybedrijven en andere bronnen. De studie baseerde zich ook op universitair onderzoek en kranten- en tijdschriftartikelen over de hervormingen van openbaar bestuur, e-government en de informatiemaatschappij in België. Deze benadering steunde op de notie dat e-government niet kan worden bestudeerd als een op zichzelf staand gegeven, maar moet worden bekeken in een breder perspectief van openbaar bestuur. OESO-onderzoek inzake e-government in België Het OESO-onderzoek naar e-government werd aanvankelijk ontwikkeld in 2002 en werd herzien in 2003 op basis van de ervaring van de studie betreffende Finland. Een herziene versie van het onderzoek werd in december 2003 op een bijeenkomst in Parijs voorgesteld aan de “OECD Steering Group on the Complementary Areas of Work on E-Government” (OESO-stuurgroep voor bijkomend werk m.b.t. egovernment). Opmerkingen van deze stuurgroep werden opgenomen in de definitieve versie van het onderzoek. Het onderzoek werd aangepast aan het institutionele en administratieve kader en aan de structuur met verschillende regeringen in België. De OESO heeft het onderzoek uitgevoerd in december 2006/januari 2007. Het onderzoek was gericht op overheidsambtenaren met bevoegdheden inzake e-government, aan wie werd gevraagd de antwoorden van hun organisatie op het onderzoek voor te stellen, veeleer dan als individu te antwoorden. Het onderzoeksstaal werd gezamenlijk geselecteerd door de OESO en de stuurgroep waarin alle Belgische regeringen zijn vertegenwoordigd. Gesprekken met overheidsambtenaren Het evaluatieteam voerde twee reeksen gesprekken met Belgische overheidsambtenaren en andere instellingen en groepen. Alle gesprekken werden gepland door Fedict, met goedkeuring van de OESO. De mix van organisaties en gesprekspartners werd zodanig geselecteerd om een breed en representatief inzicht te bieden in de belangrijkste aspecten en problemen met betrekking tot e-government in België. De eerste reeks gesprekken had plaats van 3 tot 5 oktober 2006 en omvatte verkennende discussies die tot doel hadden de OESO inzicht te bieden in de belangrijkste elementen van e-government in België. Het OESO-team ontmoette 16 hoge ambtenaren en hun medewerkers. Deze verkennende gesprekken hadden tot doel de OESO te helpen inzicht te verwerven in gebieden die verder onderzoek verdienden. De tweede reeks gesprekken vond plaats van 21 tot 26 januari 2007. Deze diepgaande gesprekken werden gevoerd door vier leden van het OESO-secretariaat en drie ‘peer reviewers’ van OESO-lidstaten: dhr. John F. Kootstra (Nederland), dhr. Yvan Lauzon (Quebec, Canada) en mevr. Hanna Muralt Müller (Zwitserland). Het gespreksteam voerde 24 gesprekken en leidde de discussies in vier focusgroepen. Tot de gesprekspartners behoorden Belgische overheidsambtenaren en belanghebbenden van alle soorten en niveaus van regeringen, universiteiten, relevante belangengroepen, verenigingen uit de ICT-sector en vertegenwoordigers van het middenveld. Alle gesprekken waren strikt vertrouwelijk en verliepen volgens een gestructureerd geheel van vragen die betrekking hadden op elk van de hoofdthema’s van het rapport. De gesprekken focusten op de thema’s die niet konden worden behandeld in het kader van het onlineonderzoek.


‘Peer review’-bijeenkomst In de beoordelingsfase van een OESO-‘peer review’ worden de belangrijkste conclusies van de evaluatie besproken tijdens een plenaire zitting van het orgaan dat belast is met de evaluatie. De onderzoekers leiden het gesprek, maar het voltallige orgaan wordt aangemoedigd om actief deel te nemen. Volgend op de gesprekken en, in sommige gevallen, onderhandelingen tussen de leden van het orgaan – met inbegrip van het land dat het voorwerp is van de evaluatie –, wordt het definitieve rapport door het hele orgaan goedgekeurd of geannoteerd. Gewoonlijk wordt het definitieve rapport eenparig goedgekeurd, behoudens andersluidende bepalingen in de procedures betreffende de specifieke ‘peer review’ (zie Peer Review: An OECD Tool for Co-operation and Change, OESO, 2003). De OESO-‘peer review’ inzake e-government in België werd in oktober 2007 in Parijs voorgesteld aan en besproken door leden van het Network of Senior E-Government Officials (netwerk van hoge overheidsambtenaren bevoegd voor e-government) van de OESO. Nationale afgevaardigden kregen de kans om op basis van hun eigen expertise in e-government inzichtelijk commentaar te leveren op de evaluatie. Dit gesprek had tot doel belangrijke input te verstrekken met het oog op het opstellen van de definitieve versie van het rapport. Onafhankelijkheid, neutraliteit en controle van de input Binnen een met de stuurgroep overeengekomen kader heeft de OESO deze studie uitgevoerd met haar eigen medewerkers en onafhankelijke ‘peer reviewers’. De studie vond plaats met begeleiding en financiële steun van de Belgische regeringen, zonder dat dit de studie een bepaalde richting heeft uitgestuurd of invloed had op de definitieve conclusies. Het rapport werd opgesteld door het OESO-secretariaat met de input van de drie ‘peer reviewers’ uit Nederland, Zwitserland en Quebec, Canada. De OESO heeft de Belgische stuurgroep regelmatig gebrieft betreffende de vorderingen van de evaluatie. De tekst maakte gebruik van de controle van feiten, beschouwingen en feedback van de stuurgroep, die ook de resultaten van het onderzoek en de conclusies van de gesprekken heeft gecontroleerd.


OVER E-GOVERNMENTSTUDIES BIJ DE OESO De e-governmentstudie over België door de OESO De evaluatie van het e-governmentbeleid in België werd door België aangevraagd in 2005. De ‘peer review’ (evaluatie op voet van gelijkheid) inzake e-government in België, op verzoek van de stuurgroep (bestaande uit vertegenwoordigers van de federale regering, het Vlaams Gewest, het Waals Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Duitse Gemeenschap en de Franse Gemeenschap), was gericht op twee belangrijke uitdagingen: (1) betere coördinatie en (2) meer gebruikersgericht e-government. De evaluatiemethodologie is gestructureerd rond de notie van een beleidscyclus waarbij enerzijds de federale, gewestelijke en gemeenschapsregeringen doelstellingen, strategieën en initiatieven inzake egovernment ontwikkelen en verspreiden en anderzijds verschillende instellingen van voornoemde regeringen individuele e-governmentprojecten initiëren en uitvoeren. Naar aanleiding van de huidige evaluatie werd de methodologie uitgebreid en aangepast in functie van de specifieke aspecten en bijkomende moeilijkheden die betrokken zijn bij de beoordeling van e-government in een federaal land. Deze studie werd uitgevoerd onder leiding van Christian Vergez en Yih-Jeou Wang. De beoordeling werd gecoördineerd en geschreven door Gwendolyn Carpenter en Barbara Lörincz, met de medewerking van Jean-François Leruste (enquête en statistieken), Jamal Shahin (redactie en research) en Melissa Peerless (redactie, research en opmaak). Speciale dank gaat naar de drie “peer reviewers”: John Kootstra (Nederland), Yvan Lauzon (Quebec, Canada) en Hanna Muralt-Müller (Zwitserland). E-government bij de OESO Het E-Government Project van de OESO, gestart in 2001, onderzoekt hoe regeringen het best gebruik kunnen maken van informatie- en communicatietechnologie (ICT) als instrument om goed bestuur mogelijk te maken en de doelstellingen van het overheidsbeleid te realiseren. Het project produceert rapporten over beste praktijken en ontwikkelt kaders om problemen aan te pakken zoals kosten/batenanalyse, e-services en benutting (take-up). Het voert ook peer reviews per land uit betreffende e-government. Deze beoordelingen plaatsen e-government in een nationale context en helpen de sterke en zwakke punten te identificeren van nationale e-governmentprogramma's. Contactgegevens: Voor meer info gelieve contact op te nemen met: De heer Yih-Jeou Wang Projectleider E-governmnet Project –Innovation and Integrity Division Directorate for Public Governance and Territorial Development Tel: +33 (0)1 45 24 84 18 E-mail: [email protected] www.oecd.org/governance



BELGIË E-government in België is heel duidelijk gepositioneerd om gebruikersgerichte diensten te leveren. Belgische burgers willen immers het gevoel hebben dat ze met één enkele overheidsentiteit communiceren en vragen de levering van geïntegreerde e-governmentdiensten op maat van hun behoeften. Zo vermijden ze dat ze inzicht moeten verwerven in de ingewikkelde verdeling van verantwoordelijkheden. E-government wordt erkend als een instrument voor een bredere hervorming van de overheidssector.


BELGIË

België heeft al enkele internationaal erkende voorbeelden waarmee het naar buiten kan komen. Één van de belangrijkste is de hervorming van de administratie van de sociale sector via instrumenten van e-governance, recenter ook het creëren van een verband tussen e-governmentdiensten en het verlichten van de administratieve overlast. Verdere hervormingen zullen mogelijk worden gemaakt door de gemeenschappelijke elektronische identiteitskaart (eID) die alle overheden hebben ingevoerd. Dit rapport toont dat voor de ontwikkeling en aanbieding van de volgende generatie van gebruikersgerichte diensten de federale, gewestelijke en gemeenschapsregeringen en de lokale overheden in België maximaal zullen moeten samenwerken. Het gaat om de volgende aspecten: • Metingen van de gebruikersbehoeften en de tevredenheid van de gebruikers. • Bijstellen van e-government om tegemoet te komen aan alle belangen en doelstellingen van de hele overheidssector. • Marketing en promotie van e-government. • Focussen op consistentie, gelijkheid en gebruikersgerichtheid. • Creëren van een coherent kader voor wetgevende moeilijkheden. • Verbeteren van de uitvoeringscapaciteit. Dit rapport bestaat alleen in het Engels. Een Franse en Nederlandse vertaling van de Evaluatie en Voorstellen voor Actie zijn afzonderlijk verkrijgbaar. In dezelfde reeks: Denemarken Finland Hongarije Mexico Nederland Noorwegen Turkije Verdere recente OESO-publicaties over hetzelfde onderwerp: Ireland: Towards an Integrated Public Service Making Life Easy for Citizens and Businesses in Portugal: Administrative Simplification and e-Government

Evaluatie en actievoorstellen

BELGIË BELGIË. Evaluatie en actievoorstellen. OESO-studies over e-government. OESO-studies over e-government

Recommend Documents