stad Groningen
augustus 2013
BELEIDSPLAN VOEDSELBANK STAD GRONINGEN 2013-2018 WIE KAN DELEN, KAN OOK VERMENIGVULDIGEN! 1. ONZE MISSIE 2. De Organisatie 2.1. Ons organisatiemodel ziet er als volgt uit 2.2. Bestuur 2.3. Coördinator 2.4. Reguliere Bijeenkomsten/communicatie
3. Personeel 3.1. Beleid 3.2. Stageplaats, maatschappelijke stages en Leerbedrijf 3.3. Intake- en functioneringsgesprekken 3.4. Klachtenregeling voor vrijwilligers en cliënten en vertrouwenspersoon 3.5. Rechten en plichten
4. Managementinformatiesysteem en spelregels voor cliënten 5. De samenstelling van de voedselpakketten 6. Voedselveiligheid 7. Marketing en sponsoring 8. Public- Relations, website en nieuwsbrieven 9. Financieel beheer 9.1. Belastingen en ANBI erkenning 9.2. Declaraties en onkosten 9.3. Verzekering vrijwilligers en bestuur 9.4. Verzekering gebouwinventaris en gevolgschade door brand en/of diefstal
10. Bijlagen 10.1. Vrijwilligersbeleid en Visie 10.2 Vrijwilligersovereenkomst en gedragscode
1
stad Groningen
augustus 2013
1. ONZE MISSIE Na een turbulente periode binnen de voedselbank in de stad Groningen is eind december 2012 een nieuwe coördinator aangesteld en is in februari 2013 een nieuw bestuursteam gevormd om deze voedselbank weer in rustiger vaarwater te krijgen. Na een forse reorganisatie, een ingrijpende verbouwing die onder leiding van de coördinator tot stand is gebracht en een betere samenwerking tussen bestuur, coördinator, het kernteam en alle andere vrijwilligers, is er nu ruimte gecreëerd bijdragen te leveren om de situatie van onze cliënten verder te verbeteren, de sponsoring te optimaliseren en onze vrijwilligersorganisatie beter te stroomlijnen. Onze missie bestaat uit een tienpuntenplan:
1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8.
9. 10.
2
De organisatie van de voedselbank Groningen zodanig te laten functioneren dat onze cliënten, de sponsoren en onze eigen medewerkers tevreden zijn. In het vierde kwartaal van ieder jaar wordt een financiële begroting opgesteld voor het komende jaar. Iedere vijf jaar een financiële begroting over de komende vijf jaar. Onze cliënten te voorzien van gezond(er) voedsel en de voedselkwaliteit beter te garanderen via het Project Waarborgen Voedselveiligheid. De aandacht voor armoede te verbreden naar de wijken waar onze cliënten wonen en door een intensievere samenwerking met andere voedselbanken kunnen we het voedselaanbod beter verdelen. Alle kerkelijke organisaties in de stad Groningen mee laten doen en te vragen om meer structurele bijdrage. De cliënten zelf actief te laten zijn in het verbouwen van groene producten. Tools te ontwikkelen om cliënten te helpen uitzicht te krijgen op verbetering van hun positie. De sponsorwerving verder te optimaliseren en meer structurele inkomsten te verwerven bij bedrijven, particuliere en zakelijke donateurs, kerken en andere instellingen. Managementtools te ontwikkelen die ons een beter inzicht geven in het aantal cliënten, maar ook welke wensen en klachten onze afnemers hebben. Het besef dat we als organisatie binnen ieders eigen verantwoordelijkheid allemaal het zelfde doel hebben, namelijk om onze cliënten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, verder te versterken.
stad Groningen
augustus 2013
2. De Organisatie Onze organisatie van de voedselbank in de stad Groningen (VBG) heeft een stichting als grondslag en is aangesloten bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Groningen. De Voedselbank van de stad Groningen is aangesloten bij de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken. Een vertegenwoordiger van het bestuur van de VBG en Winschoten vertegenwoordigen de voedselbanken van de provincie Groningen in het regionale bestuur (Noord- en Oost Nederland). Wij maken gebruik van- en conformeren ons aan de richtlijnen van de landelijke organisatie. Voor de intake, de cliëntenadministratie en de begeleiding van cliënten werken we nauw samen met Martinizorg. Er is voorts een samenwerkingsverband met de Stichting Jarige Job en de Stichting Babyspullen, voor het aanleveren van verjaarspakketten voor kinderen van cliënten en tweemaal een pakket na de geboorte van een baby. Het bedrijfspand is eigendom van de gemeente Groningen en wordt onder zeer gunstige voorwaarden gehuurd. De beide bedrijfsvoertuigen (VW bestelbus en vrachtauto met koelinstallatie) zijn eigendom van de VBG. De bedrijfsinventaris en de hard- en software, evenals de koel- en vriesinstallatie zijn eigendom van de VBG. Het werkgebied van de VBG zijn de gemeenten Groningen en Haren. De bevoorrading vanuit de landelijke organisatie komt vanuit het distributiecentrum Meppel gemiddeld 1x per veertien dagen naar de VBG, van waaruit ook andere voedselbanken in de provincie Groningen worden bediend. Op alle werkdagen en op zaterdagen halen we zelf producten op bij vooral supermarkten en krijgen we voorraden uit acties van bijvoorbeeld kerken, van telers en van particulieren. 2.1. Ons organisatiemodel ziet er als volgt uit 2.2. Bestuur: Is verantwoordelijk voor de organisatie van de Voedselbank stad Groningen en geeft daar leiding aan. De taken van de bestuurders zijn als volgt verdeeld. Voorzitter
Secretaris
Penningm.
Bestuurslid Sponsoring
3
: leidt de bestuursvergaderingen, is de externe woordvoerder en onderhoudt de perscontacten Vertegenwoordigt de VBG provinciaal, regionaal en landelijk (dit is bij de VBG gedelegeerd aan de penningmeester) : is het centrale correspondentieadres, notuleert de vergaderingen van het bestuur en verzorgt het jaarverslag. Deze functie is tijdelijk gekoppeld aan het voorzitterschap : beheer financiën van de VBG, zoals financiële administratie, verzorgt de kwartaal- en jaarcijfers en de jaarlijkse begroting. Doet investeringsvoorstellen. Tevens vervangend voorzitter. : vrijwilligersbeleid, klachtenafhandeling en vertrouwenspersoon van de VBG : verzorgt de sponsoring van de VBG en onderhoudt en vernieuwt in nauw overleg met de voorzitter het gewenste netwerk. Voedselveiligheid en de samenstelling voedselpakketten. Deze functie is tijdelijk gekoppeld aan de voorzitter en de penningmeester.
stad Groningen
augustus 2013
2.3. Coördinator: De coördinator van de VBG is verantwoordelijk voor het verstrekken van voedselpakketten aan cliënten die aan de gestelde eisen/wensen voldoen. Hij/zij heeft de leiding over een groep vrijwilligers die zorgen voor een adequate en verantwoorde uitvoering van deze werkzaamheden. De coördinator maakt hierbij gebruik van een zogenaamde Kerngroep, die hem/haar assisteren en de coördinator en anderen kunnen vervangen. De coördinator neemt deel aan bestuursvergaderingen. Is verantwoordelijk voor de planning van de uit te voeren transporten. Bepaalt de inhoud van de samen te stellen voedselpakketten. Zorgt voor het inroosteren en aansturen van het vrijwilligersteam. Is het centraal aanspreekpunt vanuit de vrijwilligers. Heeft het wagenparkbeheer en de overige transportmiddelen en equipement. Bepaalt de regels voor de uitvoering van het behalen THT data en of restanten en ouderdom (rest)artikelen. Heeft ook het sleutelbeheer van het bedrijfspand aan de hand van een zgn. sleutelplan. Is ook verantwoordelijk voor de soft- en hardware van de computersystemen, inclusief een adequaat werkend en veilig back-upsysteem. De coördinator onderhoudt de contacten met (potentiële) leveranciers, inclusief de distributiecentra van de Ned. Ver. Van Voedselbanken en de coördinatoren van de voedselbanken die aan de VBG gelieerd zijn. Investerings- en beleidsvoorstellen van enige importantie worden bij het bestuur ingebracht. De coördinator voorziet het bestuur maandelijks van overzichten uit het managementinformatiesysteem.
2.4. Reguliere Bijeenkomsten/communicatie: a. Bestuur en coördinator (verslag naar bestuur en coördinator)
: gemiddeld 1 x per 3 weken
b. Met leveranciers
: coördinator
c. Met vrijwilligersgroep
: 2 maal per jaar (voor- en najaar) o.l.v. bestuurslid vrijwilligers. Agenda opstellen met coördinator
(verslag naar bestuur, coördinator en Kerngroep) d. Nieuwsbrief voor vrijwilligersgroep
: 1 x per twee maanden met daarin berichten van bestuur en coördinator. Verzending per e-mail aan vrijwilligers d. Bestuursvertegenwoordiger en coördinator met de provin- : 2 x per jaar ciale (Groningen) voedselbanken (verslag naar deelnemers, voedselbanken in de provincie)
3. Personeel 3.1. Beleid Binnen de organisatie van de VBG wordt uitsluitend met vrijwilligers gewerkt. Alleen de werkelijk gemaakte kosten bij de uitoefening van de vrijwilligerswerkzaamheden komen in aanmerking voor een tegemoetkoming in de kosten op basis van een declaratie volgens een vast modelformulier. Omdat onze vrijwilligers in contact komen met cliënten en kennis nemen c.q. werken met ons cliëntensysteem, is de bewustwording van geheimhouding van groot belang. Hiertoe wordt een gedragscode ontwikkeld, uitgelegd en uitgereikt bij het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst. Er wordt een vrijwilligersbeleid geschreven.
4
stad Groningen
augustus 2013
3.2. Stageplaatsen, maatschappelijke stages en leerbedrijf Ons beleid is er op gericht om zoveel mogelijk stageplaatsen ingevuld te hebben en ook plaats te maken voor maatschappelijke stages als onderdeel van hun schoolloopbaan. Voor jongeren onder 16 jaar moet rekening worden gehouden met de eisen van de ARBOwet (lichamelijke belasting, werktijden,etc.). Door een erkenning als een zgn. Leerbedrijf via de Stichting Beroepsonderwijs Bedrijfsleven kunnen (v)mbo-leerlingen bij ons een stageplaats uitvoeren. 3.3. Intake- en functioneringsgesprekken De vacatures bij de VBG worden geïnventariseerd door de coördinator. De intakegesprekken vinden plaats door de coördinator, zo mogelijk samen met het bestuurslid vrijwilligers. Kandidaten die worden aangeleverd voor de uitvoering van taakstraffen en hen die in hechtenis zijn, maar een re-integratietraject (moeten) volgen, voeren wij een terughoudend beleid vanwege het ontbreken van permanent toezicht. Als een kandidaat geschikt is bevonden worden er afspraken gemaakt over het inwerken en de duur daarvan. Eenmaal per jaar vinden er functioneringsgesprekken plaats met de vrijwilligers, inclusief de leden van de Kerngroep. Vrijwilligers die een onoverbrugbaar geschil hebben met de coördinator kunnen zich wenden tot het bestuur, die het conflict onderzoekt. Deze mogelijkheid wordt opgenomen in de vrijwilligerscontracten. Een vrijwilligersovereenkomst wordt aangegaan voor tenminste één dagdeel werk per week met een maximum van vijf dagdelen. De coördinator en een bestuurslid hebben tweemaal per jaar overleg met Martinizorg, waarbij alle contractueel overeengekomen punten worden besproken. Contractverlening en/of wijziging vindt plaats door het bestuur, waarbij de coördinator een adviserende rol heeft. 3.4. Klachtenregeling voor vrijwilligers en cliënten en vertrouwenspersoon De VBG hanteert een klachtenregeling voor haar vrijwilligers en ook voor cliënten en leveranciers, inclusief sponsoren. Er komt een klachten- en ideeënbus in de ruimte voor cliënten en in de personeelskantine van ons bedrijfspand. Klachten en ideeën kunnen ook persoonlijk of door middel van bijvoorbeeld e-mail aan het bestuur bekend worden gemaakt. Klachten die bij anderen dan het bestuur bekend worden, dienen per direct aan een bestuurslid gemeld te worden. Het bestuurslid vrijwilligersbeleid is tevens de vertrouwenspersoon voor de groep vrijwillige medewerkers van de VBG. Het bestuur verplicht zich alle klachten te onderzoeken en de klager hiervan binnen zes weken na het bekend worden van de klacht over de resultaten hiervan schriftelijk te informeren. Een zelfde regeling geldt voor het indienen van ideeën en suggesties. 3.5. Rechten en plichten We willen een transparante organisatie zijn, waarin iedereen die werkzaam is binnen de VBG gerespecteerd wordt. De regels die zijn vastgelegd in processen en instructies en ook mondelinge afspraken, worden nagekomen. Indien hiervan toch bewust wordt afgeweken zal door de coördinator en in meer ernstige gevallen door een bestuursvertegenwoordiger, een corrigerend gesprek plaatsvinden, dat schriftelijk wordt vastgelegd.
5
stad Groningen
augustus 2013
Bij ernstige overtredingen kan dit leiden tot het definitief uiteen gaan van partijen. Dit is zeker het geval bij vergrijpen als diefstal/verduistering. Dergelijke beslissingen worden altijd genomen door het bestuur, al of niet op voordracht van de coördinator. Het gebruik en/of het in bezit hebben van alcohol of andere drugs is niet toegestaan tijdens de uitvoering van werkzaamheden. Het beschikbaar stellen van passende werkkleding en (veilig) schoeisel is een overweging.
4. Managementinformatiesysteem en spelregels voor cliënten Het aanbieden van potentiële klanten voor de VBG gebeurt via een aantal geselecteerde hulpverleningsinstellingen van de gemeenten Groningen en Haren. De aanlevering vindt digitaal plaats. Aanvragen worden beoordeeld door geschikt personeel van Martinizorg. Bij twijfel over een toe- of afwijzing, beslist de coördinator. In afwachting van een toewijzingsbeslissing kunnen mensen gedurende een periode van maximaal vier weken een zgn. noodpakket ontvangen. Aanvragen hiertoe kunnen uitsluitend worden geaccepteerd van de geselecteerde hulpverleningsinstellingen. De aanvragen worden elektronisch door ons bewaard, waarbij moet worden voldaan aan de geldende privacywetgeving. De cliënten worden ingedeeld op een bepaalde uitdelingsdag en er wordt geregistreerd wie er wel en niet zijn gekomen en wie zich hebben afgemeld. Op deze wijze weten we hoeveel mensen er op een dag zijn geweest, wie dat waren en wie niet zijn geweest. Personen die zonder een geldige reden driemaal niet meer zijn geweest, worden uitgeschreven uit het actieve cliëntenbestand . Ze worden hierover geïnformeerd en hun hulpverlener/aanvrager ook. Via Martinizorg is er regelmatig een gesprek met onze cliënten op de afhaaldag om ze adviezen te geven over meer hulpverlening of anderszins. Cliënten dienen zich aan de bij ons geldende gedrags- en fatsoensregels te houden en zich tijdig te melden op hun afhaaldag. Als blijkt dat dit niet gebeurt, heeft de coördinator het recht om de verstrekking op de schorten tot maximaal vier weken. Als er daarna geen verbetering is, dan stelt de coördinator het bestuur voor de cliënt uit het actieve bestand te halen. Cliënten van de VBG zijn uitgesloten om als vrijwilliger in dienst te zijn bij de VBG. 5. De samenstelling van de voedselpakketten Er wordt naar gestreefd voedselpakketten samen te stellen om minimaal drie warme maaltijden uit een pakket te halen. Bij het vlees wordt onderscheid gemaakt tussen halal vlees en andere soorten. Ons uitgangspunt is om overschotten van voedsel weer goed te gebruiken. Wij hebben er voor gekozen om de Schijf van Vijf zo dicht mogelijk te benaderen. In de praktijk kan dit betekenen dat we groente of fruit moeten bijkopen, mits onze financiële positie dat mogelijk maakt. We willen graag andere mogelijkheden onderzoeken: Mensen stimuleren om hun overschotten aan fruit en groente aan ons te leveren Groenteveilingen over te halen om doorgedraaide groente en fruit aan ons beschikbaar te stellen. Wij concurreren immers niet omdat onze cliënten niet in de positie zijn deze producten te kopen De uitvoering van het Toentjeproject er op te richten dat onze cliënten zelf hun voedsel gaan verbouwen om ze hiermee tools te geven voor beter (gezonder) eten
6
stad Groningen
augustus 2013
Telers vinden die bereid zijn om aan ons groente en fruit te leveren, wat anders waarschijnlijk wordt doorgedraaid. Wij zijn bereid daarvoor zo nodig op termijn een vergoeding te geven en het meerdere van de kostprijs zou aan ons kunnen worden geschonken door de teler, zodat er een win-win situatie ontstaat Door een betere samenwerking met de voedselbanken in onze provincie, komen er ook meer landbouwers en groentetelers in beeld en kunnen overschotten beter worden verdeeld Onze productsamenstelling aanpassen en de aanbiedingen verdelen in westerse- en niet westerse afkomst. 6. Voedselveiligheid Het ontvangen, bewaren en het afleveren van veilig voedsel is voor de VBG een must. Op initiatief van onze coördinator is er op dit punt al veel gebeurd. Zo is er een koelauto aangeschaft, een grote koel- en vriesunit geïnstalleerd, de voedselpakketten worden klaargezet in afgesloten en voor muizen ontoegankelijke plastic dozen. Er wordt heel goed gelet op de houdbaarheidsdata. Er is een rookverbod ingesteld in het bedrijfsgebouw. Professionals proberen de muizen uit het gebouw te verjagen. Een inspecteur van de VWA heeft voorlichting gegeven. Binnenkort wordt de gehele bedrijfsvloer opnieuw gecoat, waardoor de vloer beter is afgedicht en schoon gehouden kan worden. Het vervolg: We doen mee aan het project Waarborgen Voedselveiligheid Een onderzoek om de hoge zomertemperaturen te verlagen. Te onderzoeken of we onze vrijwilligers kunnen certificeren voor voedselveiligheid Het maken van een schoonmaak(houd) plan voor het gebouw en de voertuigen. 7. Marketing en sponsoring Het lijkt reëel te verwachten dat de rol van de Voedselbanken in Nederland voorlopig nog niet is uitgespeeld. Waar rijkdom is, is ook armoede en Nederland is nog lang niet uit de nu al vier jaar durende crisis. De vraag komt zelfs steeds meer aan de orde of onze Voedselbanken niet geprofessionaliseerd moeten worden. Voor de VBG is het enerzijds van groot belang goed te netwerken bij instanties, zoals de gemeenten Groningen en Haren en maatschappelijke hulpverleningsorganisaties. Zij zijn immers onze leveranciers van cliënten en via hen kunnen we wellicht ook beter de mensen opsporen die onze hulp wel hard nodig hebben, maar toch (uit bv. schaamte of onwetendheid) nog niet bij ons aankloppen. Aan de andere kant heeft de VBG geld nodig om de organisatie te laten functioneren en af en toe ook voedsel aan te kunnen kopen. Een derde aspect dat we als uitgangpunt hanteren is dat armoede en de bestrijding ervan niet alleen een kwestie is van bijvoorbeeld de gemeenten en/of van de kerken. Nee, vinden wij, de armoede is een zaak van ons allemaal en daarom willen we de armoede uit de wijken terug brengen in de wijken. Er is zoveel over in de wijken wat anderen in die zelfde woonwijk tekort komen. We willen een marketing- en sponsorplan ontwikkelen en operationeel maken.
7
stad Groningen
augustus 2013
Er zal een sponsorcommissie worden gevormd onder leiding van de voorzitter van de VBG, die de volgende aspecten handen en voeten moet gaan geven. Kerken spelen nu al een belangrijke rol in het geven van geld en voedsel. Niet alle kerken doen mee in de stad en in Haren. We gaan er naar streven dat alle kerken de VBG tenminste eenmaal per jaar op het collecterooster plaatsen en bv. op de dankdag voor gewas en arbeid voedsel geven aan de VBG via een inzameling onder haar leden. De (dagelijkse) leveranciers van voedsel nodigen we 1x per jaar uit voor een bezoek aan de VBG met daarbij een aansprekend thema In het 1e kwartaal van ieder jaar gaan we op bezoek bij al onze sponsoren met een flesje wijn (uit de kerstpakketten) en een jaarverslag van de VBG We willen verbindingen leggen met Rotary- en commerciële clubs (jong en oud) om ideeën op te doen en ze als sponsor aan ons te binden We blijven zoeken naar vermogende mensen en stichtingen, die ons een warm hart willen toedragen Een ieder die ons iets geeft, gaan we schriftelijk hiervoor bedanken We staan open voor het geven van lezingen. Binnen het gebouw van de Voedselbank maken we een mogelijkheid om voorlichting te geven met behulp van een beamer en een scherm Om het armoedevraagstuk weer meer in de wijken te brengen, moet worden bedacht hoe dat te doen. Wandeltochten van de basisscholen met sponsoring voor de VBG is zo´n mogelijkheid. Maatschappelijke stages ook. Via de buurthuizen in de wijken is nog veel meer mogelijk Het bestuur stelt jaarlijks de operationele kosten voor het volgende jaar vast. Voor de sponsorgroep de uitdaging om de benodigde gelden hiervoor te realiseren. Uitgangspunt bij ons sponsorbeleid is om zoveel mogelijk reguliere inkomsten te verwerven.
8.PR -beleid, Website en Nieuwsbrief De sociale media is een niet meer weg te denken communicatiemiddel. We hoeven niet te twitteren, maar onze website moet uitnodigen om gelezen te worden en dus altijd actueel en adequaat zijn. Wij stellen daarom voor dat er een websitebeheerder wordt aangesteld met een reserve op de achterhand. De secretaris van het bestuur en de coördinator zijn de leveranciers van nieuws aan de website. De secretaris is daarbij eindverantwoordelijke (eindredacteur). Daarnaast vinden we dat onze vrijwilligers eens per kwartaal via een Nieuwsbrief op de hoogte gehouden moet worden van het wel en wee van hun voedselbank. De Nieuwsbrief wordt opgesteld door de secretaris en wordt gevoed door de coördinator en de andere bestuursleden. We gaan een public-relationbeleid ontwikkelen waarin onze website centraal staat naar buiten toe en onze Nieuwsbrieven als intern communicatiemiddel. Presentaties, een brochure, etc., vormen hier ook onderdeel van.
8
stad Groningen
augustus 2013
9. Financieel beheer De stichting onderhoudt een bankrekening bij de Rabobank in de stad Groningen. Er wordt een zgn. kleine kas gehouden voor kosten die door de coördinator worden gemaakt. Alle uitgaven van deze kas worden verantwoord door middel van bonnen (facturen). Giften die in contanten binnenkomen worden afgedragen aan de penningmeester en niet gebruikt in de kleine kas. De penningmeester maakt per kwartaal voor het bestuur een financieel overzicht van alle inkomsten en uitgaven. Het financieel jaarverslag wordt binnen twee maanden na afloop van een kalenderjaar opgemaakt en gecontroleerd door een accountantsbureau op het niveau van een RA. Als het financieel jaarverslag is voorzien van een accountantsrapport, wordt het jaarverslag ondertekend door alle bestuursleden, waarmee de penningmeester decharge is verleend voor het desbetreffende boekjaar. Voor december van ieder jaar is er een financiële begroting over het volgende jaar, die wordt beoordeeld en goedgekeurd door het bestuur. Hierin worden ook de noodzakelijk geachte geldelijke reserves van de VBG opgenomen. 9.1. Belastingen en ANBI erkenning De VBG is een ANBI-erkende instelling. Dit betekent dat giften fiscaal aftrekbaar zijn voor bedrijven en particulieren. Alle giften en goederen die de penningmeester ontvangt of via de coördinator binnenkomen worden aan de voorzitter/secretaris gemeld zodat een bedankbrief kan worden gestuurd. Door de coördinator is in 2013 geregeld dat wij over de motorvoertuigen geen BPM hoeven te betalen en dat geen motorrijtuigenbelasting verschuldigd is. 9.2. Declaraties en onkosten Er worden geen vrijwilligersvergoedingen verstrekt. Gemaakte onkosten kunnen worden vergoed uitsluitend via een declaratieformulier De penningmeester beoordeelt de declaraties en zorgt voor uitbetaling. Autokilometers worden vergoed tot een maximum van € 0.19 per gereden kilometer (uitgezonderd woon/werkverkeer). Voor vrijwilligers met een hoge inzet in uren kan door het bestuur worden besloten een vergoeding te geven voor de aanschaf van kleding en schoeisel. Bijzondere situaties/declaraties worden allereerst binnen het bestuur besproken en gekeurd alvorens de penningmeester tot uitbetaling zal overgaan. 9.3. Verzekering vrijwilligers en bestuur De vrijwilligers zijn collectief verzekerd via de gemeente Groningen tegen aanspraken van derden in de uitoefening van hun werkzaamheden voor de VBG. De coördinator doet eenmaal per jaar aan de gemeente Groningen een opgave van het aantal vrijwilligers binnen VBG die onder deze dekking vallen. Voor het bestuur zal een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering worden afgesloten door de penningmeester bij Univé.
9
stad Groningen
augustus 2013
9.4. Verzekering gebouwinventaris en gevolgschade door brand en/of diefstal De penningmeester zal een verzekering afsluiten voor onze inventaris in- en rondom het bedrijfsgebouw van de VBG, alsmede een bedrijfsgevolgschadeverzekering bij Univé om een doorstart als gevolg van bv. brand of diefstal mogelijk te maken. 10. Bijlagen 10.1. Vrijwilligersbeleid en Visie 10.2 Vrijwilligersovereenkomst en gedragscode Vastgesteld door het bestuur en de coördinator van de VBG op 18 september 2013,
Ulfert J Molenhuis voorzitter/secretaris
auteur en documenthouder Beleidsplan versie auteur Vrijwilligersbeleid en Visie versie auteur Vrijwilligersovereenkomst en Gedragscode versie
10
Piet Boekhoudt penningmeester
Nettie Hoogers bestuurslid
: Ulfert J Molenhuis : 3 van 27 september 2013 : Nettie Hoogers : 2 van 27 september 2013 : Nettie Hoogers : 2 van 27 september 2013
[email protected] [email protected] [email protected]
stad Groningen Bijlage 10.1
Beleidsplan 2013-2018
VRIJWILLIG IS NIET VRIJBLIJVEND
1. Visie op werken met vrijwilligers
2. Werven van vrijwilligers
3. Belonen van vrijwilligers
4. Begeleiden van vrijwilligers
5. Behouden van vrijwilligers
6. Afscheid nemen van vrijwilligers
11
AUGUSTUS 2013
stad Groningen 1. Visie op het vrijwilligerswerk in de VBG De VBG heeft als doel het verstrekken van verkregen voedsel aan de armste mensen in Groningen en doen dat uitsluitend met vrijwilligers. Om dit te realiseren wordt intensief gebruik gemaakt van vrijwilligers. Tussen vrijwilligers en bestuur is een heldere taakafbakening die aan iedereen bekend is en jaarlijks wordt geëvalueerd. Om het werken met vrijwilligers mogelijk te maken draagt het bestuur zorg voor een voor iedereen helder vrijwilligersbeleid, waarin naast in- , door- en uitstroom van vrijwilligers ook aandacht voor scholing en begeleiding van vrijwilligers is. Binnen de ( financiële ) mogelijkheden van de begroting zal het bestuur vrijwilligers waarderen in de vorm van leuke activiteiten en onkostenvergoeding voor gemaakte kosten. Omdat vrijwilligers vooral gemotiveerd worden door zinvolle taken zal het bestuur van de VBG rekening houden met hun wensen. Vrijwilligers kunnen zich opgeven voor nieuwe of andere taken en hebben invloed op de uitvoering middels werkoverleg. Eigen ideeën van vrijwilligers worden door het bestuur gewaardeerd door het streven naar realisatie van die ideeën.
2.1 Het werven van vrijwilligers De ( potentiële ) vrijwilliger is kritischer en mondiger geworden en gaat bij zijn / haar keuze uit van een aantal persoonlijke motieven en overwegingen. De keuzemogelijkheden voor de besteding van de vrije tijd zijn nog nooit zo groot geweest. Wil het vrijwilligerswerk in de VBG concurrerend zijn in relatie tot andere vormen van vrijetijdsbesteding, dan zal er veel aandacht besteed moeten worden aan de individuele wensen en behoeften van de vrijwilligers, om zo nieuwe vrijwilligers te werven en om bestaande vrijwilligers en hun kennis en ervaring te behouden. Bij de VBG maken we een onderscheid in vrijwilligers - Vrijwilliger(s) voor de coördinatie - Vrijwilligers voor de kerngroep - Vrijwilligers voor het helpen van de klanten, voedselvoorraad en verstrekking - Vrijwilligers voor het bestuur
12
stad Groningen
2.2 Aandachtsgebieden werving en selectie. Bij de werving en de selectie zijn de volgende aandachtsgebieden van belang. Wat hebben we te bieden - zinvol werk vanuit een professioneel georganiseerde vrijwilligersorganisatie; - de mogelijkheid persoonlijke doelstellingen te bereiken, gerelateerd aan de de motieven om vrijwilligerswerk te verrichten: nuttig bezig willen zijn, ervaring willen opdoen, nieuwe dingen willen leren, kans op betaald werk willen vergroten, behoefte aan sociale contacten, behoefte aan persoonlijke ontplooiing of andere motieven; - goede begeleiding; - goede voorzieningen. Wat verwachten wij van vrijwilligers Algemene eisen: In totaal zijn er minimaal een 60-tal vrijwilligers nodig. Voor de werving is het van belang dat men affiniteit met de VBG heeft. De vrijwilliger moet het vooral leuk vinden om zijn / haar taak uit te voeren. Ten aanzien van de te verrichten taken wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen en de beperkingen van de vrijwilliger. Hoe vindt de werving van vrijwilligers plaats Er wordt gewerkt op basis van een marketing- en communicatieplan. Doelstelling is het vergroten van de naamsbekendheid. . De publiciteitsmiddelen ten aanzien van het werven van vrijwilligers is zeer divers : persberichten, voorlichtingsbijeenkomsten, internet, free publicity , radio, persoonlijke benadering en mond-tot-mond reclame. Hoe selecteren we De selectiecriteria zijn uiteraard gerelateerd aan de werkzaamheden die door de vrijwilliger zal worden verricht. De selectiemethode bestaat uit een selectiegesprek van de coördinator met de a.s. vrijwilliger. Hoe vindt de introductie plaats De vrijwilligers werken hoofdzakelijk in het gebouw van deVBG. De introductie kan dan ook van beperkte omvang zijn. De vrijwilliger dient kennis te maken met de organisatie en het betreffende taakgebied. Daarnaast de kennismaking met collega-vrijwilligers.
13
stad Groningen Werkafspraken en vrijwilligersovereenkomst Afspraken over zaken, die vrijwilliger en bestuur van de VBG wederzijs van elkaar kunnen verwachten , over wederzijdse rechten en plichten, worden vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst, die door beide partijen wordt ondertekend. In de overeenkomst komen ondermeer aan de orde: - taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden; - werkwijze en werktijden; - begeleidingsaspecten; - gedragscode : geheimhouding; - regeling met betrekking tot vervanging; - opzegtermijn; - verzekering en vergoeding; - beëindiging van de overeenkomst.
3 Belonen van vrijwilligers. 3.1 Verzekeringen Alle vrijwilligers zijn verzekerd door een door de gemeente Groningen afgesloten verzekering. Deze verzekering geldt voor de tijd dat men als vrijwillige voor de VBG aan het werk is. Nadere informatie wordt op aanvraag gegeven. 3.2 Vormen van waardering De VBG heeft helaas geen budget om een z.g. vrijwilligersvergoeding te geven. Het bestuur vindt erkenning en waardering van het vrijwilligerswerk van groot belang en essentieel bij het motiveren van de vrijwilligers. Daarom zijn er, naast het regelmatig uitspreken van erkenning en waardering, binnen de VBG de volgende attenties: - een BBQ- avond,. - 2x per jaar een vrijwilligersavond. - jubileum van een vrijwilliger : 5, 10 jaar. Verder zijn er de volgende voorzieningen: - een nieuwsbrief 1 x per twee maanden - een ideeën- en klachtenbus.
4. Begeleiden van vrijwilligers. De begeleiding is zowel gericht op het welzijn van de vrijwilliger als op de kwaliteit van het vrijwilligerswerk. Dat betekent dat er naast het goed verrichten van het werk veel aandacht moet zijn voor de beleving en de motivatie. Daarom is het belangrijk te weten, waarom de vrijwilliger heeft gekozen voor het vrijwilligerswerk. De begeleiding kan zowel individueel als groepsgewijs plaatsvinden.
14
stad Groningen -
-
.
Begeleiding De vrijwilligers worden individueel / groepsgewijs ondersteund en begeleid tijdens de inzet. De mate waarin en de wijze waarop is afhankelijk van het soort werk dat wordt verricht. Conflicthantering Om conflicten te voorkomen dan wel op te lossen wordt er in de eerste plaats van uit gegaan dat vrijwilligers dit met de coördinator bespreken. Lukt dit niet dan kan een afvaardiging van het bestuur trachten het probleem op te lossen. In het uiterste geval kan het bestuur op advies van de bestuursafvaardiging een besluit nemen om het conflict definitief en bindend op te lossen.
5. Behouden van vrijwilligers. Naast het binnenhalen, belonen en begeleiden van vrijwilligers is het van essentieel belang vrijwilligers te behouden. Als er aandacht is voor belonen en begeleiden van vrijwilligers zal de kans dat vrijwilligers kunnen worden behouden toenemen. Het volgende kan worden ondernomen om vrijwilligers voor langere tijd te behouden: - waardering en erkenning; - goede arbeidsomstandigheden; - zo mogelijk aansluiten bij motivatie en wensen van de vrijwilliger; - onderzoek naar tevredenheid onder vrijwlligers; - tijdig verstrekken van goede informatie omtrent de VBG (nieuwsbrief e.d.).
6. Afscheid nemen van vrijwilligers. Het verzorgen van een goede introductie , informatie , begeleiding, waardering en regelmatig contact voorkomt dat we te laat merken dat een vrijwilliger het niet meer naar zijn/haar zin heeft en wil stoppen. Toch kan er een moment komen dat een vrijwilliger concludeert dat het goed is geweest en aangeeft op korte termijn te willen vertrekken. Voor de organisatie is het dan belangrijk om te achterhalen wat de reden van vertrek is en hoe de vrijwilliger terug kijkt op de periode dat hij/zij bij de VBG heeft gewerkt. Deze informatie kan er toe leiden, dat er maatregelen worden genomen om knelpunten weg te nemen en verbeteringen door te voeren. Daarnaast vinden we het belangrijk dat een vrijwilliger niet met stille trom vertrekt. Afscheid nemen met een goed gevoel is belangrijk voor de vrijwilliger en de organisatie. Het afsluitingsgesprek vindt mondeling plaats en wordt schriftelijk bevestigd (bloemetje).
15
stad Groningen
Afsluitingsgesprek. Indien realiseerbaar wordt er met de vertrekkende vrijwilliger een persoonlijk gesprek gevoerd door de coördinator. In dit gesprek wordt de periode dat de vrijwilliger bij de VBG actief was geëvalueerd. Zowel de positieve als negatieve aspecten mogen aan bod komen. De bedoeling is tenslotte of de organisatie hiermee nog wat kan leren. De gesprekken kunnen informatie opleveren over: - de sfeer; - de manier van werken; - de inhoud van het werk; - de begeleiding; - de indruk die de vertrekkende meeneemt van de organisatie; - de leerpunten van de vrijwilliger; - de motieven om te vertrekken. In het gesprek zal uiteraard ook aandacht zijn voor de bijdrage die de vrijwilliger heeft geleverd. Dit gesprek kan men dus ook zien als een bedankgesprek. Indien een gesprek niet mogelijk is , wordt er een bedankbrief verstuurd.
Tenslotte: Niet alles kan worden voorzien in het vrijwilligersbeleid van de VBG. Jaarlijks zal het bestuur bezien of er in dit beleid wijzigingen moeten worden aangebracht.
16
stad Groningen
Vrijwilligersovereenkomst De ondergetekenden, Naam : Stichting De Noordelijke Voedselbank, regio Stad Groningen Vertegenwoordigd door : …………………………………………………………… (naam en voorletters) Gevestigd te : 9713 KC Groningen, Oosterhamrikkade z.z. 119 hierna te noemen ‘de Stichting’, en Naam en voorletters : ……………………………………………… Adres : ……………………………………………… Postcode en woonplaats : ……………………………………………… Geboortedatum : ……………………………………………… Sofi nummer : ……………………………………………… Telefoonnummer : ……………………………………………… e-mail : ……………………………………………… hierna te noemen ‘de vrijwilliger’ komen overeen dat de vrijwilliger voor de Stichting op vrijwillige basis de hierna omschreven werkzaamheden/taken zal gaan verrichten (korte omschrijving): …………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. met ingang van …………………………………………………………………………………..(datum) De werkzaamheden vinden plaats gedurende ………………dagdelen per week De vrijwilliger - onderschrijft de doelstelling van de Stichting zoals omschreven in de bijlage - overlegd een (kopie van een) geldig legitimatiebewijs tezamen met deze overeenkomst. - heeft een exemplaar van deze overeenkomst met bijlage ontvangen op, ………………………………………………………………………………………..(datum) (Handtekening vrijwilliger)
17
(Handtekening namens de VBG)
Bijlage bij de Vrijwilligersovereenkomst
stad Groningen
Stichting De Noordelijke Voedselbank, regio Stad Groningen 1. Partijen 1.1 De stichting heeft als doelstelling het, met inzet van vrijwilligers, helpen van mensen met een zeer laag inkomen door het wekelijks beschikbaar stellen van een gratis voedselpakket. De hiervoor benodigde voedingsmiddelen worden verkregen door inzameling van overschotten. 1.2 De vrijwilliger onderschrijft de doelstelling van de stichting en verklaart zich, door het tekenen van de vrijwilligersovereenkomst, bereid tot het uitvoeren van werkzaamheden ter realisatie van deze doelstelling. Daarbij gelden voorwaarden en gedragsregels, zoals in deze bijlage zijn vastgelegd. 2. Aard van de overeenkomst 2.1 De overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek. 2.2 De overeenkomst is geen dienstbetrekking in de zin van de Ziektewet. 2.3 De vrijwilliger is bekend met het feit dat hij/zij op basis van de overeenkomst niet verzekerd is voor de gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. 2.4 De relatie tussen de stichting en de vrijwilliger is geen arbeidsverhouding in de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen. 3. Duur en beëindiging van de overeenkomst 3.1 De overeenkomst zal voor onbepaalde tijd worden aangegaan. 3.2 Partijen kunnen de overeenkomst in goed onderling overleg beëindigen. 3.3 Zowel de vrijwilliger als de stichting kan de vrijwilligersovereenkomst door schriftelijke opzegging beëindigen. 3.4 Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij bij beëindiging van de overeenkomst het lopende werkrooster afmaakt, tenzij anders is overeengekomen. 3.5 Indien door een partij zodanig ernstige handelingen zijn verricht, dat in redelijkheid van de andere partij niet gevergd kan worden dat de samenwerkingsafspraken langer voortduren, kan deze laatste de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen. Hieraan ligt een bestuursbesluit ten grondslag. 4. Werkzaamheden 4.1 De werkzaamheden kunnen op meerdere locaties plaatsvinden. 4.2 De stichting draagt er zorg voor dat de vrijwilliger zijn/haar werkzaamheden op een redelijke en veilige wijze, binnen de gestelde regels en richtlijnen, kan uitvoeren. De vrijwilliger is daarbij verplicht de door de stichting ter beschikking gestelde hulpmiddelen, zoals beschermende kleding, veiligheidsschoenen e.d., te gebruiken. Deze middelen blijven eigendom van de stichting.
18
4.3 De vrijwilliger zal zich bij het uitvoeren van de werkzaamheden houden aan alle van toepassing zijnde (wettelijke) voorschriften en richtlijnen. Tenzij de stichting in gebreke is gebleven, zijn justitiële sancties op overtredingen voor eigen rekening van de vrijwilliger. Een uitzondering wordt gemaakt voor de eerste schikking bij verkeersovertredingen; eenmalig wordt maximaal € 40 per vrijwilliger vergoed. 4.4 In geval van verhindering wegens ziekte, vakantie of andere redenen, zal de vrijwilliger de coördinator hiervan tijdig in kennis stellen. 4.5. Bij een niet overbrugbaar verschil van inzicht tussen de vrijwilliger en de coördinator of diens vervanger, heeft de vrijwilliger het recht zich te wenden tot de vertrouwenspersoon van het bestuur of het bestuur te verzoeken in het conflict te bemiddelen. 5. Vergoedingen 5.1 De vrijwilliger ontvangt geen financiële vergoeding voor de door hem/haar verrichte werkzaamheden. 5.2 De vrijwilliger kan, in het belang van de stichting en in overleg met de coördinator, werkelijk gemaakte kosten declareren. Categorieën die hierbij worden onderscheiden zijn reiskosten, telefoonkosten en aanschaffingen. 5.3 Voor, op verzoek of in het belang van de stichting gemaakte reizen waarbij, met instemming van de coördinator, gebruik wordt gemaakt van eigen vervoer in de vorm van een auto, geldt een standaard vergoeding van € 0,19 per gereden km. Woon/werkvergoedingen worden niet verstrekt. 5.4 Vergoeding vindt plaats volgens een separaat vastgelegde declaratieprocedure. 6. Verzekeringen De stichting heeft ten behoeve van de vrijwilliger afgesloten via de gemeente Groningen. 7. Gedragscode 7.1 Centraal staat een respectvolle omgang, zowel tussen vrijwilligers onderling als tussen vrijwilligers en cliënten. 7.2 Bij de omgang met cliënten mag er vanzelfsprekend sprake zijn van normaal sociaal contact. Interne voedselbank - aangelegenheden worden niet met cliënten besproken. 7.3 De privacy van vrijwilligers en deelnemers aan de voedselbank en de vertrouwelijkheid van hun persoonlijke gegevens, wordt te allen tijde gerespecteerd, tenzij door de persoon in kwestie is aangegeven hiervan te mogen afwijken. 7.4 Er kan geen sprake zijn van bevoordeling van individuele cliënten. Iedereen wordt gelijkelijk behandeld. 7.5 De vrijwilliger zal geen geschenken en/of beloningen aannemen van cliënten. Het is ook niet toegestaan geld te lenen aan cliënten. 7.6 De vrijwilliger zal geen erfenis of legaat aanvaarden van een cliënt, anders dan een bloed- of aanverwant tot in de vierde graad, echtgenoot of relatiepartner van de vrijwilliger. 7.7 De vrijwilliger zal zich onthouden van uitlatingen of handelingen die de stichting in diskrediet kunnen brengen. 7.8 Het is vrijwilligers niet toegestaan voor eigen gebruik goederen te accepteren. Enige uitzondering op deze regel zijn: - na de voedseluitgifte overgebleven bederfelijke goederen, die anders zouden moeten worden afgevoerd of vernietigd, mits de leidinggevende hiermee instemt en - zaken die niet aan de deelnemers kunnen of mogen worden verstrekt. De verstrekking is ter beoordeling van de coördinator. De hoeveelheid zal bovendien beperkt zijn tot wat voor eigen gebruik toereikend is.
19
20
