Beleidsplan 2009-2013
Hart voor geschiedenis
Archief Eemland Beleidsplan 2009 -2013
Colofon Samenstelling: Alice van Diepen Yvonne Tanke Fotografie: Jaap de Jonge Druk: Mailfors Oplage: 200 Mei 2009
Bezoek Stadhuisplein 5, Amersfoort Post Postbus 4000, 3800 EA Amersfoort T 033 469 50 17 E
[email protected]
www.archiefeemland.nl 2
Inhoudsopgave Woord vooraf ............................................................................................ 2 1. Inleiding ....................................................................................... 4 2. Missie, kernwaarden en strategie ..................................................... 7 3. Publiek ......................................................................................... 8 4. Beheer en digitale toegankelijkheid ................................................ 14 5. Bedrijfsvoering ............................................................................ 17 6. Financiën .................................................................................... 19 7. Samenvatting .............................................................................. 20 Bijlage 1: Educatief aanbod Archief Eemland ............................................... 22 Bijlage 2: Prestatieoverzicht...................................................................... 25
Woord vooraf Bij Archief Eemland hebben we één gemeenschappelijke passie: wij hebben ‘hart voor geschiedenis’. Vanuit die passie varen wij een nieuwe koers, waarin ons publiek meer dan ooit centraal staat. In dit jubileumjaar, waarin Amersfoort 750 jaar stadsrechten viert, laten wij ons nieuwe gezicht zien. Wij verrassen onze jarige stad met opvallende historische producten die samen met diverse partners zijn ontwikkeld: ‘Het A’foortboek’, www.amersfoortopdekaart.nl, een historisch congres, de lezingencyclus ‘Het wonder van Amersfoort’ en het scholenproject ‘EigenTIJDs Amersfoort’. Zo vestigen wij de aandacht op de historische dimensie van dit gedenkwaardige jaar. Wie zich verdiept in de rijke historie van onze stad wordt enthousiast, krijgt net als wij ‘hart voor geschiedenis’ en raakt sterker betrokken bij wat er zich vandaag de dag afspeelt. Beheren en vindbaar maken van archieven en collecties is en blijft de basis van ons werk. Maar minstens zo belangrijk is het om met de enorme hoeveelheid historische documenten en kennis naar buiten te treden. De tijd is er rijp voor. Steeds meer mensen zijn op zoek naar hun wortels, willen meer weten over hun voorouders en over de geschiedenis van hun woonomgeving. Ook onder Amersfoorters zien we die ontwikkeling. Waar kunnen zij beter terecht dan in het historisch centrum van stad en regio: Archief Eemland. In onze dienstverlening en in ons aanbod van producten en activiteiten staat klantgerichtheid voorop. Om meer bekendheid te krijgen gaan wij actiever naar buiten treden en samenwerken met uiteenlopende partners. Om ons doel te bereiken moet onze organisatie een kwaliteitsslag maken. In 2007 en 2008 zijn de eerste stappen naar een professionele, klantgerichte organisatie gezet. Er zijn nieuwe samenwerkingsverbanden aangegaan en de verhoogde aandacht voor publiciteit heeft geleid tot zichtbaar meer mediaexposure. Hoe wij het historisch centrum verder vorm willen geven kunt u lezen in dit beleidsplan. Als we in 2013 zijn gehuisvest in het gloednieuwe Eemhuis moet een groot deel van onze doelstellingen zijn gerealiseerd. Archief Eemland staat dan bekend als hét historisch centrum van stad en regio waar je lokale én persoonlijke geschiedenis kunt ontdekken. De archiefmedewerkers zijn klantgericht, kunnen optimaal met digitale informatie omgaan en zijn flexibel inzetbaar. Er komen meer en andere bezoekers naar de studiezaal en de archieflounge en het aantal websitebezoekers is flink toegenomen.
2
De virtuele studiezaal staat bekend als een digitale vraagbaak, waar je snel antwoorden vindt op vragen over de geschiedenis van Amersfoort en omstreken. Het aanbod van digitale bestanden is enorm gegroeid en we hebben de eerste ervaringen opgedaan met scanning on demand van bouwdossiers. De duurzame opslag van digitale bestanden is conform landelijke standaarden en protocollen veiliggesteld. De nieuwe educatieruimte en de archivale leerlijn beginnen hun vruchten af te werpen en met Bibliotheken Eemland wordt goed samengewerkt op het gebied van collecties en kennis. De vertraging rondom het Eemhuis baart ons vanzelfsprekend zorgen. Een deel van onze ambities is immers gekoppeld aan de verhuizing naar dit nieuwe onderkomen. Echter, juist in een periode van zorg zijn ambities en richting bepalend. Wij blijven koersen naar nieuwe huisvesting. We gaan de komende jaren verder werken aan het omzetten van onze ambities in concrete actieplannen en het uitvoeren daarvan. Dat zal veel inspanning, creativiteit en motivatie vergen. Ik ben ervan overtuigd dat wij met en vanuit ons ‘hart voor geschiedenis’ onze ambities kunnen waarmaken. Alice van Diepen, Directeur Archief Eemland
3
1. Inleiding Belangstelling voor geschiedenis is de laatste tien jaar sterk toegenomen. Steeds meer Nederlanders houden zich met het verleden bezig. Daarbij spelen hun eigen leefwereld en identiteit een grote rol, evenals gevoelens van nostalgie en nieuwsgierigheid naar vervlogen tijden. Tv-series als ‘Het verleden van Nederland’ en ‘In Europa’ spelen op deze historische interesse in. Bestsellers als ‘De eeuw van mijn vader’, ‘Sonny boy’ en ‘Het pauperparadijs’ brengen de geschiedenis terug naar een meer persoonlijk en lokaal niveau. Ook het historisch toerisme groeit. In onze vrije tijd bezoeken we kastelen, oude steden of musea waar het verleden bijna tastbaar wordt. Tegelijkertijd gaan steeds meer mensen op zoek naar hun voorouders of de geschiedenis van straat, wijk of streek. Genealogische en historische verenigingen beleven bloeiende tijden en het virtueel bezoek aan historische archieven neemt, geheel in de lijn van deze ontwikkeling, eveneens toe. Diverse ontwikkelingen in de maatschappij zullen de historische belangstelling verder doen toenemen. Door de vergrijzing zijn er steeds meer mensen die veel vrije tijd hebben en die zich willen verdiepen in het verleden. Immers, met het klimmen van de jaren neemt doorgaans ook de behoefte aan terugblikken toe. Daarnaast wordt de samenleving multicultureler en dat leidt tot een zoektocht naar de eigen identiteit in een nieuwe samenleving. Ook van invloed zijn de internationalisering en globalisering. Dit leidt ertoe dat mensen houvast gaan zoeken in hun eigen omgeving. Als reactie gaan zij op zoek naar hun wortels en de geschiedenis van hun streek. Dan is er een groeiende groep historisch geïnteresseerden die niet zozeer gerichte onderzoeksvragen heeft, maar wel iets wil ontdekken over de geschiedenis, de zogenoemde ‘grasduiners’. Zij hebben behoefte aan op maat gesneden producten en online begeleiding. Ten slotte zijn er de technologische ontwikkelingen. Het world wide web maakt het mogelijk om historische informatie te verzamelen zonder daarvoor uit huis te hoeven. Dit internetgebruik neemt snel toe en daarmee de behoefte aan digitale historische informatie. Net als andere archiefinstellingen heeft ook Archief Eemland met deze ontwikkelingen te maken. Door mee te gaan in deze snel veranderende wereld kan Archief Eemland een duidelijker rol spelen in het maatschappelijk bestel. Niet alleen door dienstverlening, maar ook door een (pro)actieve bijdrage te leveren aan cultuurbeleid, cultuurmarketing en integratiebeleid. In de ‘Economische visie op Amersfoort 2030’ beveelt de commissie Van Ek aan om de vrijetijdseconomie te versterken.
4
Het virtuele en fysieke bezoek aan een historisch archief is een klein maar groeiend segment van de vrijetijdseconomie. Archief Eemland wil zich hard maken voor de versterking van haar deel daarin. Archief Eemland heeft tot taak documenten uit het verleden te beheren (bewaren, ontsluiten en beschikbaarstellen voor raadpleging) en documenten die kenmerkend zijn voor het huidige Amersfoort en de regio Eemland te acquireren. Een andere, zeker zo belangrijke taak is het stimuleren van de historische betrokkenheid en het vergroten van de kennis van de lokale geschiedenis. Omdat steeds meer mensen geïnteresseerd zijn in hun eigen afkomst en leefomgeving, zal het persoonlijke van geschiedenis meer moeten worden benadrukt. Of het nu de geschiedenis van een nieuwe inwoner van Vathorst is of die van een Turkse migrant die in Amersfoort is komen wonen, Archief Eemland wil voor allebei van betekenis zijn. Anno 2009 is circa twintig procent van de bevolking van de stad van allochtone afkomst (zowel westers als niet-westers). Om ook deze groep nu en in de toekomst zoveel mogelijk bij de stad en haar verleden te betrekken kiest Archief Eemland voor diversiteit. Bij de acquisitie van archieven, de samenstelling van de collectie, het ontwikkelen van educatieve programma’s en de presentatie. Maar ook bij de opbouw van het relatienetwerk, het in de publiciteit treden en de samenstelling van het personeelsbestand is diversiteit een belangrijk uitgangspunt.
Stedelijk en regionaal historisch centrum Archief Eemland is een aparte sector binnen de Gemeente Amersfoort en beheert de archieven van de gemeenten Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude en Woudenberg en van het Waterschap Vallei & Eem. Daarnaast is Archief Eemland het documentatiecentrum voor de Stichting Nationaal Monument Kamp Amersfoort. Met de omliggende gemeenten zijn dienstverleningsovereenkomsten opgesteld om de archiefwettelijke taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Archief Eemland is in gesprek met deze gemeenten om afspraken te maken over de cultuurhistorische taak, zoals digitalisering en erfgoededucatie. Archief Eemland beheert circa 3 kilometer aan archieven, een beeldcollectie van 36.000 foto’s, een aanzienlijke kaartcollectie, een groeiende audiovisuele collectie en een rijke historische bibliotheek. Het archief is gevestigd in twee monumentale panden aan de rand van de Amersfoortse binnenstad.
5
Samenwerking In 2012 verhuist Archief Eemland samen met Scholen in de Kunst, Bibliotheken Eemland en Poppodium De Kelder naar het Eemhuis, aan het nog te ontwikkelen Eemplein. Nu al wordt met deze instellingen overlegd op welke punten er kan worden samengewerkt om een optimale synergie te bereiken. Een voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van een gezamenlijke zoekfunctionaliteit op de catalogi van Bibliotheken Eemland en Archief Eemland om het zoeken voor het publiek gemakkelijker te maken. Bundeling van krachten en middelen is voor een middelgrote archiefinstelling als Archief Eemland noodzakelijk. Binnen het archiefwezen is Archief Eemland aangesloten bij overkoepelende organisaties en samenwerkingsverbanden als de Koninklijke Vereniging van Archivarissen Nederland (KVAN), BRAIN (recent opgerichte Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland en Mijnvoorouders.nl (landelijke genealogische site). Op provinciaal niveau participeert Archief Eemland in het Provinciaal archiefoverleg en het Utrechts Archiefnet. Ook wordt nauw samengewerkt met Landschap Erfgoed Utrecht. Lokaal en regionaal zoekt Archief Eemland naar samenwerkingsvormen met andere erfgoedinstellingen en (culturele) organisaties die zich richten op dezelfde doelgroepen.
6
2. Missie, kernwaarden en strategie Archief Eemland wil zich de komende jaren verder ontwikkelen naar een publieksgerichte organisatie. Daarbij zijn drie strategische keuzen gemaakt: 1. 2. 3.
optimaliseren van de virtuele studiezaal, ontwikkelen van een breed pakket van dienstverlening, presentatie en educatie, uitbreiden van de samenwerking met erfgoedinstellingen en (andere) organisaties in de regio.
Strategie en doelstelling leiden tot de volgende missie: Archief Eemland is een professionele dienstverlener van historische informatie van de stad Amersfoort en de regio Eemland. Archief Eemland heeft oog voor de klant en bedient hem of haar met kennis van zaken, een gevarieerd productenpakket én persoonlijke aandacht. De basis hiervoor is het verwerven, bewaren en beschikbaar stellen van archieven en collecties. Archief Eemland is een actief historisch bedrijf dat samen met zoveel mogelijk partners de identiteit van stad en regio bewaart en ontwikkelt en stimuleert er kennis van te nemen. De • • • • •
kernwaarden van Archief Eemland zijn: verrassend digitaal professioneel én persoonlijk kennis van historische zaken gevarieerd aanbod in voor samenwerking
Resultaten De nieuwe koers, die in 2007 is uitgestippeld, moet leiden tot een groei van het aantal bezoekers en tot meer diversiteit aan bezoekers: • Tot 2012 (verhuizing naar het Eemhuis) blijft het aantal fysieke bezoekers gelijk of stijgt in lichte mate, terwijl het aantal virtuele bezoekers jaarlijks toeneemt met 10 procent. • In 2013 verdubbelt het aantal fysieke bezoekers tot een totaal van 10.000. Het aantal virtuele bezoekers stijgt tot 150.000. • Het aantal bezoekers dat diepgravend onderzoek wil doen, neemt af ten opzichte van het aantal ‘grasduiners’. • Archief Eemland zet in op een forse toename van het aantal deelnemers aan of bezoekers van rondleidingen, lezingen, cursussen, evenementen en in het bijzonder onderwijsprojecten.
7
3. Publiek De afdeling Publiek heeft als taak de archieven en collecties beschikbaar te stellen en informatie daaruit te verspreiden. Dat gebeurt in de studiezaal, maar in toenemende mate ook via de virtuele studiezaal op de website, andere publieksactiviteiten en educatie. Doel is de komende jaren niet alleen een groter, maar ook een diverser publiek te bereiken. In 2013, als Archief Eemland is gevestigd in het Eemhuis, moet het aantal fysieke bezoekers verdubbeld zijn tot 10.000 en het aantal virtuele bezoekers zijn gestegen tot 150.000. Daarbij vormen de ‘grasduiners’ en scholieren de belangrijkste doelgroepen. Om deze doelgroepen te bereiken worden verschillende middelen ingezet, waaronder een uitgebreid educatief programma (zie bijlage), het inzetten van historische informatie bij actieve vrijetijdsbesteding in de leefomgeving, een geïntegreerde zoekcatalogus van bibliotheek en archief samen en digitale content op populaire websites als Flickr en YouTube. Een zeer belangrijke rol is weggelegd voor de eigen website, die als virtuele studiezaal veel nieuwe bezoekers moet gaan trekken en vasthouden. Nadrukkelijk zet Archief Eemland de komende jaren stappen om het virtuele publiek meer te betrekken bij haar activiteiten door middel van ‘social tagging’.
Studiezaal De meeste archiefinstellingen in Nederland hebben te maken met een langzame terugloop van het aantal bezoekers dat naar de studiezaal komt. Toch ziet Archief Eemland kansen om dit aantal juist te laten groeien, vooral door de bekendheid met het archief te vergroten en de drempel te verlagen. De studiezaal van Archief Eemland is het startpunt voor onderzoek naar de geschiedenis van Amersfoort en de regio Eemland. Hier kunnen bezoekers grasduinen en ideeën opdoen, maar ook andere historisch geïnteresseerden ontmoeten. De dienstverlening kenmerkt zich door een hoge servicegraad en persoonlijke aandacht. De bezoeker wordt wegwijs gemaakt en geholpen in zijn zoektocht naar de juiste gegevens in het omvangrijke en complexe historisch archief. Hier ook wordt het verleden tastbaar. Oude documenten die de bezoeker al via de website op het spoor was gekomen kan hij of zij hier ter hand nemen en met eigen ogen inzien.
8
Virtuele studiezaal De website is het middel bij uitstek voor Archief Eemland om zich aan de buitenwereld kenbaar te maken. Behalve contactgegevens en uitleg over het archief biedt de site een zeer uitgebreid aanbod van digitale gegevensbronnen: kranten, archiefinventarissen, foto’s en genealogische informatie. De website wordt vooral geraadpleegd door genealogen, historici en andere diepgravers, door administratieve onderzoekers, zoals makelaars en rechtzoekende burgers, en door intermediairs, bijvoorbeeld journalisten. Om meer en andere bezoekers te trekken, vooral grasduiners en scholieren, is een laagdrempelige, gebruiksvriendelijke website onmisbaar. De site wordt in 2009 aantrekkelijker gemaakt, niet alleen door een nieuwe vormgeving, maar ook door andere informatie te bieden en deze op een eigentijdse manier te presenteren, bijvoorbeeld door bijzondere stukken uit het archief; de ‘archiefschatten’ een prominente plaats te geven. Voor scholieren bieden we via de website tips en suggesties voor spreekbeurten, scripties en onderzoek. In 2009 moet de eerste fase van de vernieuwde website een feit zijn. Met de ontwikkeling van een digitale gidsfunctie zet Archief Eemland de eerste stap in de richting van een virtuele studiezaal oftewel een digitale werkplek met deskundige online begeleiding. Op de langere termijn wordt bovendien de aansluiting op het sociale web uitgebreid. We onderzoeken methodes van het semantisch web, waardoor een ‘meedenkende’ zoekfunctie mogelijk wordt. Zoekbegeleiding op maat is ook het uitgangspunt bij de zoekschil die Archief Eemland samen met de Bibliotheken Eemland gaat implementeren voor de totale bibliotheek- en archiefcollectie. Grasduiners en scholieren denken vooral in onderwerpen en thema’s en hebben meestal geen gerichte zoekvraag. Zij moeten op ideeën worden gebracht. Deze doelgroepen zijn gebaat bij een onderwerpsgewijze ontsluiting van de collectie. Diepgravers daarentegen stellen eisen aan de nauwkeurigheid en presentatie van zoekresultaten en willen geavanceerd zoeken. Met de nieuwe zoekfunctionaliteiten worden alle gebruikers op maat bediend.
9
Educatie Amersfoort heeft een relatief hoog percentage jeugd en jongeren. Een vijfde van de bevolking behoort op dit moment tot de leeftijdscategorie 0 tot 14 jaar. Dat alleen al is een argument voor erfgoededucatie, die met de komst van een educatief medewerker begin 2008 een stevige poot heeft gekregen binnen de organisatie. Uitgangspunt van het educatief beleid is het leveren van een kwalitatief hoogwaardig aanbod dat aansluit bij de wensen vanuit het onderwijs, dat is afgestemd met de betrokken cultuurhistorische instellingen en dat in samenhang met het overige aanbod tot stand komt. Archief Eemland wil leerlingen via archieven laten ervaren dat geschiedenis leuk is. Kennis van de geschiedenis van de eigen omgeving verrijkt leerlingen en helpt hen actieve burgers te worden die zich thuis voelen in hun eigen woonplaats. Geschiedenis van de eigen omgeving is daarnaast een instrument voor de docent om de nationale en internationale geschiedenis aantrekkelijker te maken en beter te laten beklijven. In 2007 heeft Archief Eemland gesprekken gevoerd met docenten en leerkrachten van in totaal acht scholen in Amersfoort. Onderwerp was de behoefte binnen het onderwijs aan educatief aanbod vanuit Archief Eemland. De conclusie was dat er veel mogelijkheden zijn om bij de wensen van het onderwijs aan te sluiten. In 2008 is een start gemaakt met het omzetten van mogelijkheden in concrete educatieve projecten. Het lager en voorgezet onderwijs krijgt op de doelgroep afgestemde onderwijsprojecten aangeboden. Op initiatief van Archief Eemland is een platform erfgoededucatie opgericht. Bovendien is Archief Eemland een belangrijke partner bij de oprichting van Historische Informatiepunten in de openbare bibliotheken van Amersfoort en de regio. Ook Museum Flehite en historische verenigingen zijn hierbij betrokken. Met collega-erfgoedinstellingen, historische verenigingen, Scholen in de Kunst en Landschap Erfgoed Utrecht wordt gewerkt aan een gezamenlijk aanbod van erfgoededucatie. In het Eemhuis krijgt Archief Eemland de beschikking over een aparte educatieve ruimte. Er zijn plannen in ontwikkeling voor een meerjarig educatief programma in samenwerking met Bibliotheken Eemland. Het doel hiervan is om de bovenbouwleerlingen van het lager onderwijs aan de hand van het leven van een historisch personage meer inzicht te geven in de geschiedenis van hun eigen stad én hen te leren zoeken naar (historische) informatie op internet. Voor de ontvangst en begeleiding van groepen of groepjes middelbare scholieren is het Eemhuis met zijn ruimere studiezaal, de archieflounge en de studieplekken in de bibliotheek veel geschikter dan de huidige locatie. Met deze voorzieningen kan pas echt goed inhoud worden gegeven aan het idee van een archivale leerlijn, waarbij scholieren tijdens hun schoolloopbaan minstens drie keer met een historisch archief in aanraking komen. Vooralsnog ligt in het educatief aanbod voor het onderwijs de prioriteit bij de stad Amersfoort. Afhankelijk van de behoefte vanuit de regio kan het aanbod worden verbreed. 10
Een andere prioriteit is het enthousiasmeren van jongeren voor het werk in een historische instelling. Door mbo-studenten stages te laten lopen leren zij het historisch bedrijf achter de schermen kennen. Ook de mogelijkheid van maatschappelijke stages wordt momenteel verkend. Voor archivarissen en historici in opleiding wil Archief Eemland stageplaatsen en onderzoeks- en uitwisselingsprojecten ter beschikking stellen. Na contacten met universiteiten en hogescholen zijn de eerste kandidaten begonnen.
Archief in de wijken Archief Eemland heeft veel documenten die iets vertellen over de locale leefomgeving. Dat sluit prachtig aan op de ervaring en kennis die burgers zelf hebben over hun leefomgeving. Door die twee bronnen van kennis bij elkaar te brengen verrijken we de informatie. Met digitaal aanbod alleen zijn we er niet. Archief Eemland ziet kansen voor actieve vormen van vrijetijdsbesteding in combinatie met historische informatie. Het niveau van de wijk spreekt ons erg aan. Op dat niveau kunnen we communicatieprocessen tussen burgers onderling en tussen de burger en het archief op gang brengen. De fysieke communicatie door middel van culturele activiteiten brengt een ‘community’ tot stand die op het sociale web verder uitgebouwd kan worden. Uit de debatten voorafgaand aan de recente cultuurnota ‘Nieuw Amersfoorts Peil’, bleek een sterke wijkgebonden oriëntatie en behoefte aan culturele activiteiten. Cultuur in de wijken past ook op het bordje van Archief Eemland en ontwikkelen wij graag verder met uiteenlopende partners.
11
Public relations Om een groter aantal bezoekers te trekken moet Archief Eemland meer bekendheid krijgen als ‘het hart van geschiedenis’, dé instelling voor informatie over de geschiedenis van Amersfoort en de regio Eemland. Daarbij wordt stevig ingezet op het ontwikkelen van een eigen unieke identiteit. In eerste instantie is het streven mensen bekend te maken met het bestaan van een historisch archief voor Amersfoort en de regio. In tweede instantie probeert Archief Eemland mensen te verleiden tot een bezoek aan het archief, virtueel dan wel fysiek. Het is belangrijk om te weten welke wensen of behoeften de klant heeft ten aanzien van historische informatie. Archief Eemland maakt hiervoor gebruik van een aantal informatiebronnen. In 2008 heeft Archief Eemland voor het eerst meegedaan aan Digipanel, waarbij inwoners werd gevraagd naar hun bekendheid en ervaring met culturele instellingen. Een deel van de deelnemers aan Digipanel gaf aan bereid te zijn direct vragen vanuit Archief Eemland te beantwoorden. Zo is uit het Digipanel het begin van een publiekspanel ontstaan. Via het publiekspanel ontvangt Archief Eemland incidentele informatie over de wensen die archiefgebruikers hebben ten aanzien van dienstverlening. Een andere belangrijke informatiebron wordt geleverd door de statistiek van de website. Ten slotte kan lering worden getrokken uit de aanwezige ervaringskennis binnen de organisatie en de kennis en ervaring van collegainstellingen. Omwille van de branding is een eigen huisstijl ontwikkeld. Bestaande pr-kanalen als het historisch café hebben hun succes bewezen en worden voortgezet. Begin 2009 is Archief Eemland gestart met een digitale nieuwsbrief voor externe relaties. Ook gaan in dit jubileumjaar enkele historische producten van start die veel aandacht zullen trekken. Daarnaast is Archief Eemland aangehaakt bij het recent opgerichte PAC, het ‘Publiciteitsoverleg tussen Amersfoortse Culturele instellingen’, dat als doel heeft waar mogelijk gezamenlijke publiciteit te voeren. Archief Eemland heeft meer dan de andere instellingen een digitale focus en neemt daarmee een eigen positie in. Op basis van die eigen positie wordt gewerkt aan een strategisch pr-plan met een daaruit voortvloeiend actieplan dat in de aanloop naar het Eemhuis effectief zal worden.
12
Eemhuis Het Eemhuis dat Archief Eemland in 2012 betrekt, is ideaal gelegen om mensen uit te nodigen ter plekke archieven en collecties te raadplegen. Het ligt vlakbij de binnenstad en is goed bereikbaar voor de inwoners van de buitenwijken. De huisvesting onder één dak met collega-instellingen als Bibliotheken Eemland biedt Archief Eemland kansen om meer publiek te trekken. Met de gezamenlijke huisvesting wordt in één keer de drempel naar het archief geslecht. De uitdaging is bezoekers van de andere instellingen te verleiden tot een bezoek aan de publieksruimten van Archief Eemland. Dat wordt bereikt door in de eerste plaats gastvrijheid en toegankelijkheid uit te stralen. Het archief bevindt zich op de derde verdieping, dus relatief ver weg in het gebouw, maar dit biedt wel de mogelijkheid om de route naar het archief zodanig in te richten dat bezoekers worden verleid tot een bezoek. De brede trap die de bibliotheek met het archief verbindt kan letterlijk als schakel dienen tussen meer algemene historische informatie in de bibliotheek naar meer streekgebonden, stadsgebonden en persoonlijke historische informatie in het archief. Eenmaal boven onderscheidt het archief zich door een persoonlijke ontvangst. Waar bezoekers elders in het gebouw zoveel mogelijk hun eigen weg moeten kunnen vinden, maakt Archief Eemland het persoonlijk contact tot speerpunt. Hoewel via internet de inhoud van historische bronnen (in theorie) volledig beschikbaar kan worden gesteld, blijft persoonlijk contact met de originele bron een emotionele meerwaarde bieden. Dit is de belangrijkste trekker om mensen te motiveren een bezoek aan Archief Eemland te brengen. De archieflounge naast de studiezaal biedt de bezoekers de mogelijkheid even te ontspannen, koffie en thee te nuttigen, van het uitzicht over het Eemplein te genieten en ervaringen uit te wisselen met andere bezoekers van de studiezaal. De wijze waarop de publieksruimten van Archief Eemland in het Eemhuis zullen worden gebruikt, vormgegeven en ingericht, wordt nader omschreven in het ‘Publieksconcept AE in het Eemhuis’, een nadere uitwerking van het Programma van Eisen.
13
4. Beheer en digitale toegankelijkheid Bij de afdeling Archieven en Collecties is het doel om archieven en collecties zodanig te verwerven, te beheren en te ontsluiten dat deze optimaal door het publiek geraadpleegd kunnen worden. Het beheer van de archiefbewaarplaats en de materiële verzorging van stukken vallen ook onder de verantwoordelijkheid van deze afdeling, evenals het toezicht op het beheer van de nog niet overgebrachte archieven van de aangesloten gemeenten. Bij • • • •
Archief Eemland is het beheer onderverdeeld in de volgende taken: Materiële verzorging Acquisitie Digitaal toegankelijk maken Inspectie
Materiële verzorging en depotbeheer In de archieven bevinden zich kwetsbare oude documenten die met zorg behandeld moeten worden. Om deze documenten voor het nageslacht te behouden en te kunnen raadplegen is het nodig ze onder de juiste omstandigheden te bewaren, te conserveren of te restaureren. Zo heeft Archief Eemland in 2007 bijna 750 perkamenten oorkonden van het archief van het St. Pieters en Bloklandgasthuis laten restaureren. Een van de toegepaste methodes om documenten raadpleegbaar te houden en verdere gebruiksschade te voorkomen is digitalisering. Depot In 2012 verhuizen alle archieven en collecties naar het Eemhuis. Zo’n verhuizing stelt eisen aan het verpakken en transporteren van de collectie. Er zal een gedetailleerd inpak- en verhuisplan worden opgesteld om deze enorme operatie in goede banen te leiden. Een belangrijke reden om naar het Eemhuis te verhuizen is het feit dat het huidige depot vol is. Hoewel veel informatie tegenwoordig digitaal is, verwacht Archief Eemland nog altijd een groei van het papieren archief. Het twee keer zo grote depot in het Eemhuis kan deze groei opvangen. Dit depot voldoet aan alle richtlijnen voor de inrichting van permanente bewaarplaatsen. Bijzonder is dat er tevens een koude depot aanwezig is voor foto- en filmmateriaal dat onder een speciale temperatuur moet worden bewaard.
14
E-depot Voor het beheer van de gedigitaliseerde archieven moet een nieuwe infrastructuur worden ontwikkeld, een zogenaamd E-depot. Hierin kunnen ook de digital born documents worden opgeslagen. Dat zijn documenten die digitaal tot stand zijn gekomen. De hoeveelheid digital born documents neemt enorm toe. Onder toezicht van Archief Eemland zal de gemeentelijke ict-afdeling een Edepot ontwikkelen. Momenteel staat de digitale opslag van Archief Eemland deels op externe servers en deels op cd’s en dvd’s. Op korte termijn wordt een besluit genomen voor een veilige en optimale opslag van de digitale content. Daarbij zijn ontwikkelingen in de archiefsector leidend.
Acquisitie Archief Eemland streeft naar een collectie die representatief is voor de geschiedenis van Amersfoort en de regio. Overheidsarchieven worden na twintig jaar naar Archief Eemland overgebracht. Ook instellingen, bedrijven en particulieren kunnen hun historische archieven, boeken en beeld- en geluidmateriaal in beheer geven bij Archief Eemland. Om de overdracht te stimuleren wordt een acquisitieprofiel opgesteld. Hierin worden de voorwaarden vermeld waar nieuwe archieven, collecties en collectie-items aan moeten voldoen om in aanmerking te komen voor opname. Uitgangspunt is dat die archieven en collectiestukken worden geacquireerd en beheerd die nodig zijn om een samenhangend beeld van de geschiedenis van Amersfoort en regio te kunnen vastleggen. Daarnaast zullen collectieplannen worden opgesteld, waarin per collectie (bibliotheek, fotocollectie, kaartcollectie, etc.) de specifieke kenmerken, sterkten en zwakten en wensen voor groei of consolidering worden uiteengezet. De afgelopen vijftig jaar is een groot aantal migranten naar Amersfoort gekomen om een nieuw leven op te bouwen. Over hun geschiedenis was in Archief Eemland niets terug te vinden. Om dit te veranderen en toekomstig bronnenonderzoek mogelijk te maken stelt Archief Eemland zich ten doel bronnenmateriaal over migranten te verzamelen. Met het oral history project ‘Diversiteit van het Amersfoorts Geheugen’ is hiervoor een basis gelegd. Inmiddels bestaat de collectie uit 40 interviews (waarvan 24 openbaar toegankelijk) met Amersfoortse migranten. Op www.archiefeemland.nl staat informatie over de inhoud en achtergrond van het project.
15
Digitaal toegankelijk maken Om archieven en collecties te kunnen raadplegen, moeten ze toegankelijk zijn gemaakt door middel van inventarissen. Bij het toegankelijk en vindbaar maken is de vraag van het publiek maatgevend. Uit onderzoek is gebleken dat het publiek vooral geïnteresseerd is in persoonsgebonden informatie en omgevingsinformatie (bijv. bouwtekeningen). Op dit soort documenten zal dan ook het accent komen te liggen. Zo is in het kader van het jubileumjaar het archief over de festiviteiten rond Amersfoort 700 toegankelijk gemaakt en gedigitaliseerd vanuit de gedachte dat er nog mensen zijn die dit persoonlijk hebben meegemaakt en daar belangstelling voor hebben. Ook bij toekomstige digitaliseringsprojecten is de publieksvraag of –behoefte maatgevend, al spelen ook subsidiemogelijkheden een rol. Alle inventarissen zijn digitaal raadpleegbaar en onderdelen van de collectie zijn zelfs op inhoud gedigitaliseerd. Op dit moment ligt de prioriteit bij de digitale ontsluiting van bouwdossiers. Archief Eemland heeft samen met onder andere de gemeenten Rotterdam en Antwerpen subsidie gekregen voor de bouw van een informatiesysteem dat informatie uit bouwdossiers digitaal toegankelijk maakt. De komende jaren zal stapsgewijs worden gewerkt aan een geïntegreerde ontsluiting van gegevens uit de archieven en collecties. Essentieel hiervoor zijn standaard beschrijvingsformaten en het gebruik van uniforme trefwoorden (metadata). Onderzocht zal worden in hoeverre nieuwe ontsluitingsmethoden volgens de EAD standaard kunnen worden aangewend om de digitale toegankelijkheid van de collecties van Archief Eemland te vergroten. Met het oog op de toename van het aantal virtuele bezoekers zal het aantal historische documenten dat online wordt aangeboden verder worden uitgebreid met nieuwe archiefinventarissen, registers van de burgerlijke stand en nieuwe foto’s. Archief Eemland heeft een beeldbank met 36.000 foto’s. Dit is nu al de meest volledige beeldbank voor de geschiedenis van Amersfoort en de regio Eemland. De ambitie is deze nog verder uit te bouwen. Omdat digitalisering, digitale opslag en het gebruik van verschillende digitale informatiesystemen van steeds groter belang worden, stelt Archief Eemland een informatiebeleidsplan op met een daaraan gekoppeld digitaliseringsplan. Dit wordt in 2009 gerealiseerd.
Inspectie Archief Eemland is verantwoordelijk voor het toezicht op het beheer van de nog niet overgebrachte archieven van de aangesloten gemeenten. Om de kwaliteit van de inspectie te verbeteren is deze taak vanaf mei 2009 uitbesteed aan het Utrechts Archief onder verantwoordelijkheid van de eigen gemeentearchivaris. Met deze versteviging van de inspectietaak leggen we een basis voor een meer pro-actieve rol op het gebied van de documentaire informatievoorziening.
16
5. Bedrijfsvoering Bij Archief Eemland werken achttien medewerkers, verdeeld over 16,5 formatieplaatsen. Daarnaast werken drieëntwintig vrijwilligers mee aan het nader toegankelijk maken van archieven en collecties. In 2007 heeft een reorganisatie plaatsgevonden om effectiviteit, doelmatigheid en flexibiliteit te vergroten en beter te kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen en vragen vanuit het publiek. Als basis voor de toekomst is een organisatieontwikkelingsplan opgesteld, waarin missie, speerpunten en kernwaarden zijn geformuleerd. Zo bereidt de organisatie zich grondig voor op de verhuizing naar het Eemhuis en is ingezet op een bedrijfsvoering die past bij een professioneel historisch centrum. Onder bedrijfsvoering wordt begrepen: ict-infrastructuur, gebouwenbeheer, personeelszaken, opleidingen van medewerkers, werkomstandigheden, vrijwilligers, financiën, energievoorziening, beveiliging en veiligheid van medewerkers en bezoekers.
ICT-infrastructuur Een optimaal ingerichte ict-infrastructuur heeft voor Archief Eemland hoge prioriteit. Zowel bij de primaire als secondaire processen is Archief Eemland inmiddels vrijwel geheel afhankelijk van de beschikbare digitale informatievoorzieningen. Archief Eemland maakt onderdeel uit van de ictinfrastructuur van de Gemeente Amersfoort. De kantoorautomatisering en een deel van de applicaties worden beheerd door de Gemeente Amersfoort. Een ander deel van de applicaties wordt extern gehost. Een aantal van de automatiseringssystemen voldoet niet aan de huidige wensen van Archief Eemland. In de komende beleidsperiode moet de ict-infrastructuur zodanig worden aangepast dat de werkprocessen optimaal kunnen verlopen. Met de verhuizing naar het Eemhuis in zicht is het tevens van belang een keuze te maken voor de meest optimale ict-infrastructuur.
Gebouwen Archief Eemland is tot en met 2011 gehuisvest aan het Stadhuisplein 7 in Amersfoort. Ook het depot is hier ondergebracht. Dit depot is zo vol dat een deel van de archiefstukken naar een andere archiefbewaarplaats is gebracht. In 2012 verhuist Archief Eemland naar het Eemhuis aan het Eemplein. In dit nieuwe gebouw is voldoende ruimte voor de opslag en beheer van alle depotstukken. De kantoren van Archief Eemland bevinden zich in het oude stadhuis aan het Stadhuisplein 5. De kantoren zijn via een verbindingsgang verbonden met de studiezaal en het depot. De klimaatbeheersing in de studiezaal is op dit moment niet optimaal. Beheer en beveiliging van de gebouwen zijn onderdeel van de afdeling Gebouwen en Voorzieningen.
17
Personeel Met de vele ontwikkelingen in de archiefwereld, de op handen zijnde verhuizing naar het Eemhuis en een organisatie die flink in beweging is, wordt een groot beroep gedaan op de inzet en flexibiliteit van de medewerkers. De basis daarvoor is een sterke organisatiestructuur. Archief Eemland kende een platte organisatie, waarbij de directeur de medewerkers direct aanstuurde. Bij de reorganisatie van 2007 zijn twee afdelingen opgericht: de afdeling Archieven en Collecties en de afdeling Publiek, met elk een eigen afdelingshoofd. De twee afdelingshoofden hebben een coördinerende rol en leveren tevens een bijdrage aan de beleidsontwikkeling. Zij worden aangestuurd door de directeur en vormen gedrieën het Managementteam. Ondersteunende taken worden uitgevoerd door het secretariaat, maar ook door andere gemeentelijke afdelingen, namelijk de taken op het gebied van beveiliging, P&O, ICT (deels) en financiën. Archief Eemland zal de komende jaren verder werken aan een interne cultuur waarin professionaliteit, het leveren van kwaliteit aan de klant, het optimaal benutten van de kennis en talenten van medewerkers en onderlinge samenwerking en collegialiteit sleutelwoorden zijn. Het beleid is gericht op het verder opleiden en professionaliseren van medewerkers, waarbij gebruik wordt gemaakt van individuele opleidingsplannen. Speciale aandacht gaat uit naar project(management)vaardigheden en ‘intercultureel vakmanschap’ om de diversiteit in de samenleving beter tegemoet te kunnen komen. Verder is het van belang de specifieke kennis van oudere medewerkers op bepaalde terreinen te borgen. Zo kan worden voorkomen dat deze kennis voor de organisatie verloren gaat als zij met pensioen gaan. Het • • • •
formatieschema van Archief Eemland ziet er als volgt uit: Directeur 1fte Ondersteunende staf 1 fte Afdeling Publiek 4,99 fte Afdeling Archieven & Collecties 9,57 fte
Vrijwilligers De vrijwilligers bij Archief Eemland voeren verschillende werkzaamheden uit, zoals het transcriberen van notariële akten, transportregisters, scanningswerkzaamheden en, van heel andere aard, het afnemen van historische interviews. De inzet en kwaliteiten van de vrijwilligers zijn voor Archief Eemland van onschatbare waarde. De nieuwe huisvesting biedt mogelijkheden om het aantal vrijwilligers te laten groeien.
18
6. Financiën Archief Eemland maakt integraal deel uit van de Gemeente Amersfoort en haar begroting vormt daarmee onderdeel van de gemeentelijke begroting. Jaarlijks ontvangt Archief Eemland structurele bijdragen van de aangesloten gemeenten. Daarnaast ontvangt zij incidenteel financiering via landelijke, provinciale en lokale subsidiemogelijkheden. Hieronder is de meerjarenbegroting 2009 / 2012 van Archief Eemland uitgewerkt. Het overzicht is gebaseerd op de huidige meerjarenbegroting. Inmiddels zijn bezuinigingen in voorbereiding. We doen ons uiterste best om andere bronnen van financiering aan te boren. Meerjarenbegroting Bedrag x 1000
2009 baten
2009 % lasten
Personeelskosten Stelpost bedrijfsvoering Kapitaallasten
2010 % baten
2010 % lasten
2011 baten
2011 % lasten
2012 % baten
2012 % lasten
%
980
62,9 %
980
60,8 %
980
62,3 %
980
62,3 %
43
2,8 %
35
2,2 %
34
2,2 %
33
2,1 %
30
1,9 %
35
2,2 %
34
2,2 %
33
2,1 %
Directe kosten -overige directe kosten -aankoop collecties -virtuele studiezaal -collectiebeheer -presentatie/educatie -overige kosten w.o. verhuiskosten
113 16 5 53 10 6 23
7,2 1 0,3 3,4 0,6 0,4 1,5
% % % % % % %
147 16 5 56 10 9 51
9,2 1 0,3 3,5 0,6 0,6 3,2
% % % % % % %
103 16 5 59 10 12 1
6,5 1 0,3 3,7 0,6 0,8 0,1
% % % % % % %
106 16 5 62 10 12 1
6,7 1 0,3 3,9 0,6 0,8 0,1
% % % % % % %
Indirecte kosten -organisatie kosten -kosten faciliteiten -huisvestingskosten
391 25 145 221
25,1 1,6 9,3 14,2
% % % %
414 25 153 236
25,7 1,6 9,5 14,6
% % % %
423 25 148 250
26,9 1,6 9,4 15,9
% % % %
422 26 143 253
26,9 1,7 9,1 16,1
% % % %
Bijdrage publiekrechterlijke lichamen Opbrengsten derden Bijdrage gemeente Amersfoort
268 17,2 %
268
16,6 %
268
17 %
0,3 %
4
0,2 %
4
0,3 %
1285 82,5 %
1339
83,2 %
1302
82,7 %
1611
100 %
1574
100 %
4
1557 100 %
1557
100 %
1611
100 %
268
17 %
4
0,3 %
1302 82,7 %
1574
100 %
1574 100 %
1574
100 %
7. Samenvatting Archief Eemland vaart een nieuwe koers. Met ‘hart voor geschiedenis’ willen we een groter en diverser publiek bereiken. We streven ernaar de bekendheid met Archief Eemland te vergroten. Met een breed pakket aan activiteiten en producten proberen we mensen te verleiden tot een (virtueel) bezoek aan het archief en het gebruik van de historische bronnen. Bij dit streven werken we met zoveel mogelijk partners samen. In het jubileumjaar laten we ons nieuwe gezicht goed zien met een verrassend pakket aan jubileumproducten. Belangstelling voor geschiedenis neemt toe. Steeds meer mensen zijn op zoek naar hun wortels, willen meer weten over hun voorouders en over de geschiedenis van hun woonomgeving. Archief Eemland ziet kansen om deze ontwikkeling te benutten door het persoonlijke en lokale te benadrukken. Op het niveau van de wijk bijvoorbeeld zoeken we combinaties tussen vrijetijdsbesteding en historische informatie. De website is het middel bij uitstek voor Archief Eemland om zich aan de buitenwereld kenbaar te maken. In 2009 krijgt de website een nieuw jasje om daarmee een breder publiek te trekken en vast te houden. We ontwikkelen een virtuele studiezaal die bekend staat als digitale vraagbaak met deskundige online begeleiding. Een van onze belangrijkste doelgroepen vormen scholieren. Archief Eemland wil leerlingen via archieven laten ervaren dat geschiedenis leuk en boeiend is. We streven ernaar scholieren tijdens hun schoolloopbaan minstens drie keer met een historisch archief in aanraking te laten komen. In het Eemhuis krijgt Archief Eemland de beschikking over een eigen educatieve ruimte. We gaan nog een stap verder door scholieren en studenten de mogelijkheid te bieden voor (maatschappelijke) stages. Zo proberen we belangstelling voor het werken in een historisch bedrijf te stimuleren. De basis van het werk is en blijft acquisitie, beheer en digitaal toegankelijk maken van historische informatie. De vraag of behoefte van het publiek is leidend bij de keuze voor toegankelijkheid. Gezien de grote vraag naar bouwdossiers ligt daar de komende jaren een prioriteit. Met het nieuwe depot in het Eemhuis kunnen we onze beheersfunctie voor de volgende jaren onder optimale omstandigheden vervullen. We nemen in de komende periode een besluit voor een veilige en optimale opslag van digitale informatie. Het informatiebeleidsplan en digitaliseringsplan die in 2009 gereed komen vormen de leidraad voor de komende jaren.
Om onze ambities te kunnen realiseren maakt de organisatie een kwaliteitsslag richting een professionele, klantgerichte organisatie. We benutten optimaal de kennis en talenten van medewerkers en zetten extra in op samenwerking, projectvaardigheden en interculturele competenties. De inzet en kwaliteiten van vrijwilligers blijven voor Archief Eemland van onschatbare waarde In het Eemhuis stralen we gastvrijheid en toegankelijkheid uit. Naast ons eigen publiek proberen we bezoekers van de andere instellingen te verleiden tot een bezoek aan de publieksruimten van Archief Eemland. Als we in 2013 zijn gehuisvest in het gloednieuwe Eemhuis zijn de ambities uit dit meerjarenbeleid gerealiseerd en starten we een nieuw hoofdstuk in de geschiedenis van Archief Eemland samen met onze partners in het Eemhuis.
21
Bijlage 1: Educatief aanbod Archief Eemland Archivale leerlijn Archief Eemland ontwikkelt een archivale leerlijn waarin leerlingen tijdens hun schoolloopbaan drie keer op een inspirerende en unieke wijze met het archief in contact worden gebracht: Bovenbouw primair onderwijs Een bezoek aan het depot voor een eerste kennismaking met een archief. Onderbouw voortgezet onderwijs Verkenning van de website www.archiefeemland.nl. Bovenbouw voortgezet onderwijs Bezoek aan de (virtuele)studiezaal voor bronnenonderzoek. Archief Eemland probeert de educatieve producten zoveel mogelijk aan te laten sluiten op deze archivale leerlijn.
Educatief aanbod 2009: Primair Onderwijs Bij kinderen tussen de 8 en 12 jaar wil Archief Eemland vooral de functie van een archief, het belang van erfgoed en liefde voor geschiedenis overbrengen. Rondleiding: Middeleeuws schrift Doelgroep: primair onderwijs, groep 5/6 Inhoud: lessuggesties voor in de klas, rondleiding door het depot van Archief Eemland en quiz over archieven. Rol AE: rondleiding en quiz in Archief Eemland, bezoek één uur Buitenshuis (samen met Bureau Kunsteducatie) Doelgroep: primair onderwijs, groep 5/6 Inhoud: kennismaking met de wijken van Amersfoort Rol AE: Archief Eemland heeft meegewerkt aan de ontwikkeling van het product. De leerlingen zoeken antwoorden van de opdrachten op de site van Archief Eemland. Dit (her)denk ik! (samen met Bureau Kunsteducatie) Doelgroep: primair onderwijs, groep 7 Inhoud: Amersfoortse herdenkingsmonumenten onderzoeken, bezoek aan Cavalerie museum en presentatie Rol AE: Archief Eemland heeft meegewerkt aan de ontwikkeling van het product; de leerlingen zoeken monumenten op de website van Archief Eemland
22
Educatief aanbod 2009: Voortgezet Onderwijs Leerlingen van het voortgezet onderwijs zullen Archief Eemland vooral leren kennen als informatieleverancier, zowel via de website als door onderzoek in originele bronnen op de studiezaal EigenTIJDs Amersfoort Doelgroep: voortgezet onderwijs, klas 1/2/3 Inhoud: eigentijdse archieven maken en uploaden op website, inclusief prijsuitreiking Rol AE: ontwikkeling, uitvoering en coördinatie project De Tweede Wereldoorlog dichterbij (samen met Bureau Kunsteducatie) Doelgroep: voortgezet onderwijs, 3 en 4 havo/vwo Inhoud: bronnenonderzoek in verschillende culturele instellingen Rol AE: een deel van de opdrachten voeren de leerlingen uit in de studiezaal, bezoek ongeveer een half uur Amersfoort bewaart(d) (samen met Bureau Kunsteducatie) Doelgroep: voortgezet onderwijs, 1 en 2 vmbo Inhoud: onderzoek hoe Amersfoort haar verleden bewaart, met o.m. bezoek aan Archief Eemland, Armando museum, beklimming toren en speurtochten Rol AE: leerlingen doen één zoekopdracht op de website van Archief Eemland, in de studiezaal, bezoek ongeveer een half uur Stad in de middeleeuwen (ontwikkelt door Landschap Erfgoed Utrecht) Doelgroep: 1 en 2 havo/vwo Inhoud: DVD met powerpointpresentaties Rol AE: Archief Eemland heeft meegewerkt aan de ontwikkeling van het product Belgische vluchtelingen Doelgroep: tweede fase havo of vwo leerlingen, eventueel als voorbereiding op profielwerkstuk Inhoud: onderzoek naar informatie over deze vluchtelingen en de rol van Amersfoort hierin Rol AE: een deel van de opdrachten voeren de leerlingen uit in de studiezaal, bezoek ongeveer een half uur Laat jezelf zien! (samen met Landschap Erfgoed Utrecht) Doelgroep: 3 vmbo Inhoud: zoektocht naar het verhaal achter oude foto’s, interviews en presentatie, het thema burgerschap staat centraal Rol AE: de foto’s worden opgezocht op de website van Archief Eemland De geschiedenis van je eigen omgeving (samen met Landschap Erfgoed Utrecht) Doelgroep: havo 4, vwo 4 en 5 Inhoud: zelfstandig onderzoek naar digitale primaire bronnen over de ontwikkeling van plaatsen in Eemland tussen 1870 en 1920 Rol AE: de digitale bronnen zijn afkomstig uit Archief Eemland 23
Educatieve ruimte voor het Eemhuis Uit een enquête die Archief Eemland in september 2008 heeft gehouden, blijkt dat leerkrachten van het primair onderwijs de voorkeur geven aan een project over een periode, persoon of gebeurtenis uit de Amersfoortse geschiedenis. Ook hebben zij hierin aangegeven dat zij voorkeur geven aan een gastles of een bezoek aan Archief Eemland. De oplossing is een educatieve ruimte binnen het Eemhuis waarin de leerlingen een spannende opdracht uitvoeren die is geïnspireerd op het educatieve project ‘Operatie Sigismund’ van het Drents Archief (www.drentsarchief.nl). Tijdens dit spel maken leerlingen kennis met de taken beheer en behoud van het archief. Zij gaan als echte archivarissen aan de slag en ontdekken dat een archief het mogelijk maakt spannende verhalen uit het verleden te reconstrueren. Spelenderwijs verdiepen de kinderen zich bovendien in een historische periode, de geschiedenis van Amersfoort en het leven van een belangrijke persoon uit die tijd. De komende jaren zal Archief Eemland zich voorbereiden op het realiseren van dit project, aangepast aan de Amersfoortse geschiedenis en bronnen.
24
Bijlage 2: Prestatieoverzicht Prestatie
2009
2010
2011
2012
1. Bewerkte archieven en collecties
40 meter
40 meter
40 meter
40 meter
2. Virtuele studiezaal
vernieuwde website digitalisering jaarlijks minimaal 5000 documenten
5000
5000
5000
ontwikkeling applicatie en automatische beschikbaarstelling bouwdossiers
ontwikkeling applicatie en automatische beschikbaarstelling bouwdossiers
digitale beschikbaarstelling bouwdossiers
start scanning on demand
Onderzoek en start implementatie associatieve zoekmachine (i.h.k.v. samenwerking Bibliotheken Eemland)
eerste collecties doorzoekbaar via aquabrowser
collecties doorzoekbaar via aquabrowser
collecties doorzoekbaar via aquabrowser
3000 meter in beheer
3000 meter
3000 meter
3500 meter
30 meter
30 meter
3. Beheer archieven en collecties informatiebeleidsplan
gereed
Keuze opslag e-depot
4. Verwerving archieven en collecties acquisitieplan
gereed
30 meter
gereed
vervolg oral historyproject
5. Inspectie overheidsarchieven inspectiebezoeken/rapportages advisering
30 meter
x
x
4 per jaar
4
4
4
400 uur
400 uur
400 uur
400 uur
6. Naar het Eemhuis projectontwikkeling samen met andere partners
x
planning
x
x
inpak plan gereed
verhuisplan gereed x
inrichting depot Eemhuis inrichting studiezaal/archieflounge
x
x gereed
Publieksconcept AE in Eemhuis
concept
gereed
uitwerking keuzecomponenten
2 gemeenten aangesloten
3
5
bezoekers (incl. bezoekers evenementen)
5000
5000
7000
9000
virtuele bezoekers op website
125.000
150.000
150.000
170.000
klant tevredenheidscijfer (bron: landelijk onderzoek archieven)
8.1
8.1
8.1
8.2
Schriftelijke en digitale informatieverstrekking
850
900
1000
1250
aanbod publieksactiviteiten (o.a. historisch café, week van de geschiedenis en landelijke archievendag)
1200 bezoekers
1250
1300
1350
publiciteit: bekendheid met AE (bron: digipanel)
45%
55%
65%
70%
publiciteit: x keer in media
150
100
100
100
de nieuwsbrief (min. 6 x per jaar)
500 abonnees
600
700
1000
strategisch pr-plan
concept
gereed
medewerking aan presentaties en publicaties van derden
30 presentaties/projecten
30
30
30
concept
gereed
7. Dienstverlening regiogemeenten op basis van keuzecomponenten
8. Verlenen van informatie
9. Presentatie en communicatie
presentatie historische canon Eemhuis
26
Amersfoort 750 producten cursus 'Het wonder van Amersfoort'
120 deelnemers
Schatkamer evenement
160 bezoekers
A'foort op de kaart: virtuele bezoekers
30.000
20.000
digitale presentatie Amersfoort 700
50 web-reacties
50
rondleidingen
150 deelnemers
tijdcirkel in stadhuis A'foortboek: verkochte exemplaren
100.000 bezoekers 4000
Amersfoort film
500 bezoekers
historisch congres
175 deelnemers
20.000
2500
1000
20.000
10. Educatie EigenTIJDs Amersfoort (klas 1,2,3)
350
350
350
350
rondleiding Middeleeuws schrift (groep 5/6)
250
200
200
200
cursus aanbod (min. 1 per jaar)
15 deelnemers
15 deelnemers
20 deelnemers
30 deelnemers
Scholieren bezoek aan studiezaal (voor o.a. werkstukken, WOI , WOII en Amersfoort bewaart(d))
75
projectplan gereed 100
programma uitwerking 125
start programma 150
Virtueel scholieren bezoek (voor o.a. geschiedenis van je eigen omgeving, buitenshuis en dit herdenk ik)
1300
1400
1500
1600
stagiaires MBO en HBO/WO
3
3
3
3
Operatie Amersfoort (bovenbouw PO)
27
