BASISCURSUS SIS 3 AANVULLEND B. Centraal Functioneel Beheer SIS Jeroen Eggink 23 mei 2014

BASISCURSUS SIS – 3 AANVULLEND B Centraal Functioneel Beheer SIS Jeroen Eggink 23 mei 2014

AGENDA EN ONDERWERPEN • Kennismaking • Basiscursussen SIS • Drie basiscursussen: 1. 2. 3. 4.

Algemeen: Systeemkennis, inschrijving student, selfservice Aanvullend a: Studiedelen, studieactiviteiten, stage, groepen, query’s, rapporten Aanvullend b: Beoordelingen, diplomeren Aanvullend c: Bureau examens (verzoekschriften)

• Basis cursus SIS - 3

Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

22

BASISCURSUS SIS - 2 • Doel • •

Algemene basiskennis onderwijsadministratie Zelfstandig basishandelingen onderwijsadministratie verrichten: • •

Beoordelen Diplomeren

• Hoe • •

Uitleg en oefeningen Trainingsomgeving S2TRA (22-04-2014)

• Praktisch • •

Jan Bommerhuis, Wibautstraat 80-86, 1091 GP Amsterdam, zaal A6.09 Lunch: 12:30 uur


33

BASISCURSUS SIS - 2 • Vandaag • SIS – Samenvatting basis • Beoordelen • Lunch • TAN-codes • Diplomeren


44

SAMENVATTING: PAGINA • Hoofdmenu (Introp) • Werklijst • Favorieten • Afmelden • Gegevenstaal • Nieuw venster • Help • Persoonlijke voork. • Iconen (3C’s) • “Blauwe knoppen” Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

• Blauwe links

55

SAMENVATTING: NAVIGEREN

• Navigeren op drie manieren: • Navigatiebalk

• Menu • Favorieten


66

SAMENVATTING: TWEETALIGHEID


77

SAMENVATTING: PAGINA - NIVEAUS


88

SAMENVATTING: INGANGSDATUM

12-12-1995

Overtoom 100


1-5-2012

nu

Leidsestraat 50

1-7-2014

Spui 21

99

SAMENVATTING: AUTORISATIE • Autorisatie mogelijk op 3 manieren •

Ingangsdatum (Raadplegen en muteren historie, heden, toekomst)

•

Schermbeveiliging (componenten, pagina’s)

•

Data-soorten (“Row level security”) • Programma-plan combinaties • Academische organisatie • Loopbaan • Programma-actie • …


10 10

SAMENVATTING: ONDERWIJSSTRUCTUUR


11 11

SAMENVATTING: INSCHRIJVING PROGRAMMA


12 12

12

SAMENVATTING: PERIODE EN SESSIE • Periode = Studiejaar = 1-9 t/m 31-8 • Per loopbaan • Inschrijfperiode 2013 – 2014 = 2130 • Bijzondere periode: 8888 • UvA: Volgperiode per studiejaar: 2131 • UvA-matching: 2142 • HvA: Volgperiodes per domein: 2132 t/m 2138 • HvA: Minor periode: 2131


13 13

SAMENVATTING: ONDERWIJS - VOLG Studiedeel (Course)

Individuele resultaten (Individual Results)

Studieactiviteit Studieactiviteit (Class) (Class) Bijeenkomst (Meeting)

Inschrijvingsverzoek (Enrollment Request) Cijferlijst (Grade Roster)

Studiedeellijst (Courselist)

• Afwijking standaard (intern & extern): verzoekschriften (Petitions)

Vereistenregel (Requirementline) Studieadvies (Academic Advisement) Vereiste (Requirement) Vereistengroep (Requirement Group)

Diplomering (Certification) 14 14


SAMENVATTING: STUDIEDELEN •

Bouwstenen van het onderwijs • •

•

“Onderwijsboom”: Studiedeel met samenstelling van verschillende typen studiedelen • • • •

•

De vakken en hun onderdelen Onderdelen van curriculum

Cluster Onderwijseenheid Werkvorm Lokaal functioneel beheer richt in

Verschillende informatie

CS

Studiedeel

cluster van onderwijseenheden

Studiedeel

onderwijseenheid

Studiedeel

deelonderwijseenheid

Studiedeel

werk vormen

Statistiek

• •

Formele gegevens Informele gegevens

•

Inrichting en afspraken verschilt per instelling


Theorie vakken

Studie activiteit

Wiskunde II

Wiskunde II A

Hoorcollege

geroosterde studieactiviteit

Wiskunde I

Werkcollege

Werk groep 1

Werk groep2

Tentamen

Tentamen

Hoorcollege

Statistiek

Wiskunde II B

Tentamen

Practicum

Tentamen

Werk groep3

15 15

SAMENVATTING: STUDIEACTIVITEITEN • In de tijd geplaatste studiedelen: Rooster • • •

Periode (Volgperiode) Sessie (Begin- en einddatum) Bijeenkomsten (docent, dag, tijd en plaats)

• Alleen voor type werkvorm in de samenstelling: • • • •

Soorten vastgelegd bij studiedeel, derde tab (“Onderdeel”) Voor “INOE”-studiedelen bij onderwijseenheid (geen samenstelling) UvA: Interface met BB HvA: Minor (clusters of onderwijseenheden)

• Voorlopig alleen voor beoordeelde onderdelen •

Nog geen interface met Syllabus+

• Variabele roostering • Lokaal beheerder / specialist bepaalt wat wordt geroosterd Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

16 16

16

SAMENVATTING: INSCHRIJVEN ONDERWIJS • Verschillende methoden: • Enkele student • Bulkinschrijving • Wachtlijst • Selfservice • UvA: Webapplicatie Vakaanmelden


17 17

SAMENVATTING: GROEPEN • Verzameling studenten • HvA: 3 Categorieën: • Tijdelijk of van één gebruiker • Domeingroepen • HvA-breed

• Code, korte omschrijving en omschrijving •

Volgens afspraak per instelling

• Vullen: • Per student • Bulk (knippen en plakken of met pop. sel.) Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

18 18

SAMENVATTING: QUERY • Query weergave • Query plannen

Navigatie: Rapppportagehulpmiddelen > Query > Query weergave Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

19 19

SAMENVATTING: QUERYRAPPORT • Queryrapport weergeven

• Queryrapport plannen


20

BEOORDELEN •

Beoordelingen registreren: •

Administratie • Cijferlijst • •

• •

Handmatig Inlezen bestand (voorheen ook via Excel to CI)

Per student na inschrijving (Inschrijvingsaanvraag) Per student zonder inschrijving (Individuele invoer)

• Docent indien geautoriseerd •

Cijferlijst • •

•

Handmatig Inlezen (“Knip- en plak”)

Per student zonder inschrijving (Individuele invoer)


21 21

21

BEOORDELEN - CIJFERLIJST • Eén cijferlijst per studieactiviteit • Cijferlijst maken als inschrijvingen gereed • Handmatig of batch

• Bijwerken bestaande (vervangen) • Doorboeken: partieel en volledig • Niet te verwijderen • Zichtbaar voor docent Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

22 22

22

BEOORDELEN - CIJFERLIJST Studieactiviteit

Docent 1

Docent 1

Studieactiviteit Docent 2

Studieactiviteit

Docent 3

Studieactiviteit

Docent 1

Studieactiviteit Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

Docent 2 23 23

BEOORDELEN - CIJFERLIJST • Eindbeoordeling • Maken

Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

24 24

24

BEOORDELEN – CIJFERLIJST MAKEN

• Beoordelingen invoeren • Niet VR, -, fraude • Wel GR • Soms toetsdatum aanpassen binnen data sessie • Snelle toetsdatum • Status • Opslaan: Status wachtend


25 25

25

BEOORDELEN – CIJFERLIJST BATCH • Runid • Selectie maken

• NB: Data van tab basisgegevens • Eindbeoordeling • Vervangen ? • Partieel doorboeken: nee • Alleen voor st.act. met inschrijvingen

Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst maken Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

26 26

26

BEOORDELEN – CIJFERLIJST BIJWERKEN

Wat

Ja

Nee

Nieuwe studenten

Toegevoegd

Toegevoegd

Gestopten

Verwijderd

Blijven

Niet doorgeboekte beoordelingen

Gewist

Blijven

Doorgeboekte beoordelingen

Blijven

Blijven

• Vervangen afhankelijk situatie • Maken • Batch: alleen bij status ‘niet gereed’


27 27

27

BEOORDELEN – CIJFERLIJST INVULLEN • Geen datum in de toekomst (binnen sessie) • Allen cijfer van beoordelingsvoet • Niet: ‘- ‘ en ‘VR’ • ‘GR’ = geen resultaat • ‘Fraude’ bij inschrijvingsaanvraag • Opslaan


28 28

28

BEOORDELEN – CIJFERLIJST DOORBOEKEN

• Status: • Niet gereed: cijfers invullen

• Gereed voor contr. • Gefiatteerd: doorboeken • Gefiatteerd (alle studenten hebben een beoordeling) • Niet gereed (voor partieel doorboeken) Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

29 29

29

BEOORDELEN – CIJFERLIJST INLEZEN • Exporteren • Bewerken (1e rij weg, beoordelingen invullen) • Omzetten naar csv-bestand

• Inlezen csv--bestand

Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst Hoffdmenu > Cuuriculumbeheer > Beoordeling > Inlezen cijferlijsten Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

30 30

OEFENING •

1. Cijferlijst maken: • • •

•

2. Geef studenten een beoordeling • •

•

Beoordelingen invoeren en opslaan en doorboeken (gebruik ook gedeeltelijk doorboeken) Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst

3. Exporteren en bewerken (andere studieactiviteit, ander studiedeel) •

• • •

•

Zorg voor inschrijvingen bij een studieactiviteit (Maak een groep met een aantal studenten van de lijst) Maak een cijferlijst Navigatie: Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst

Studenten inschrijven, genereer cijferlijst, exporteer een cijferlijst (soms gebruik van CTRL-toets nodig voor exporteren) Laat de twee bovenste regels staan Geef de studenten van de cijferlijst in Excel een beoordeling volgens de beoordelingsvoet Sla op als csv-bestand met “;” als scheiding (Zie Handleiding 44, bijlage 1 voor het soort csv-bestand; meestal volstaat ook MS-DOS)

4. Inlezen csv-bestand • • •

Lees het csv-bestand in Boek de beoordelingen door en opslaan Navigatie: Hoofdmenu > Curriculumbeheer > Beoordeling > Inlezen Cijferlijst


31 31

31

BEOORDELEN - INSCHRIJVINGSAANVRAAG • Nieuwe inschrijvingsaanvraag • Student, loopbaan, volgperiode kiezen • Inschrijvingsactie: Cijfer toevoegen • Nr. st. act. kezen (loepje) • Toetsdatum ok? • Cijferinvoer (niet ‘-’ en ‘VR’) • Indienen • Voltooid: klaar • Fouten: Zie foutberichten onderin

Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

32 32

32

BEOORDELEN - FRAUDE

• Beoordelingsvoet aanpassen: FR

• Cijferinvoer FR • Indienen

Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

33 33

33

BEOORDELEN – INDIVIDUELE BEOORDELING

• Selecteer student • Lopende periode • Kies studiedeel (eigen organisatie)

• Doorgaan

Navigatie: Hoofdmenu > Selfservice admin/docent > Invoer individuele resultaten 34 34 Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

34

BEOORDELEN – INDIVIDUELE BEOORDELING

• Toetsdatum • Beoordeling • Toevoegen aan verzendlijst

Navigatie: Hoofdmenu > Selfservice admin/docent > Invoer individuele resultaten Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

35 35

35

BEOORDELEN – INDIVIDUELE BEOORDELING VERZENDLIJST

Navigatie: Hoofdmenu > Selfservice admin/docent > Invoer individuele resultaten Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

36 36

36

OEFENING •

5. Beoordeling via inschrijvingsaanvraag: • • •

•

Zorg voor een inschrijving bij een studieactiviteit Registreer een beoordeling via de inschrijvingsaanvraag Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag

6. Beoordeling via individuele invoer • •

Geef een student een individuele beoordeling zonder inschrijving Navigatie: Hoofdmenu > Selfservice admin/docent > Invoer individuele resultaten


37 37

37

BEOORDELEN EN REGISTRATIE •

Beoordelingen op verschillende plekken geregistreerd:

•

Inschrijving: • •

•

Overige punten handmatig (“Transfer credits”): • • •

•

Inschrijvingsaanvraag: muteren Inschrijving: alleen lokaal beheer, overigen inzien

Individuele invoer Verzoekschrift Extern onderwijs Verzoekschrift Vrijstelling

Dat betekent: Wijzigingen aanbrengen op verschillende plekken


38 38

38

BEOORDELEN – WIJZIGEN/VERWIJDEREN

Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag 39 39 Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

39


Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig 40 40 Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014




Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

42 42


• Beoordeling aanpassen • Datum aanpassen: Engelse gegevenstaal

• OK


43 43





45 45



46 46

OEFENING •

7. Wijzigen beoordeling via inschrijvingsaanvraag: • • •

Zoek een beoordeling Wijzig de tentamendatum Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag

• 8. Verwijderen beoordeling via inschrijvingsaanvraag • •

•

Zoek de beoordeling van oefening 7 Verwijder de beoordeling

9. Wijzigen beoordeling via “Overige punten” (Transfer credits) • • •

Maak of zoek een beoordeling die via individuele invoer is geregistreerd Wijzig de beoordeling Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Puntenoverdracht controleren > Overige punten - handmatig


47 47

47

AUTORISATIE DOCENTEN • Bij studiedeel voor: • Studiegids • Individuele invoer •

Docent

•

Beoordelaar

•

Docent/beoordelaar

• Bij studieactiviteit voor: • Cijferlijst • • •

Fiatteren Doorboeken Blanco

Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag 48 48


48

RAADPLEGEN INSCHRIJVING EN BEOORDELING • Inschrijving en beoordeling studieactiviteit raadplegen: • • • • •

Cijferlijst Inschrijvingsaanvraag Studentserv. Overz. / Studentencentrum Inschrijving Studierooster (alleen inschrijving)

• Beoordeling zonder inschrijving raadplegen: • Overige punten handmatig • Studentserv. Overz. / Studentencentrum


49 49

49

INSCHRIJVING EN HERHALINGSCODE

Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijving Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

50 50

50

SAMENSTELLING DOORREKENEN • Meeste beoordelingen op werkvormen • Studiepunten op onderwijseenheid • Rekenproces bepaalt eindbeoordeling op onderwijseenheid en verder naar boven (clusters) • Rekenproces draait elke nacht • Rekenproces: • • • • • •

Voldaan aan minimumeisen? Eindbeoordeling wordt bepaald tot 3 cijfers achter de komma Afgezet tegen beoordelingsvoet van onderwijseenheid (cluster) Beoordeling samenstelling geregistreerd in periode 8888 (Als niet voldaan aan minimumeisen: beoordeling ‘-’) Reeds bestaande beoordeling in periode 8888 wordt vervangen

Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Bereken Resultaten 51 51 Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

SAMENSTELLING DOORREKENEN

• Datum vanaf (mutatiedatum) • Geen vinkje

• logbestand alleen voor analyse • Verschil UvA en HvA

Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Bereken Resultaten Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

52 52

SAMENSTELLING DOORREKENEN


53 53

SAMENSTELLING DOORREKENEN • UvA tab 3: Kies studiedelen • Kies Berekenen Resultaten

• (Gekozen keuzevakken van niveau cluster eerst in lijst opnemen


54 54

ACTUALISEREN STUDIEVOORTGANG • In de nacht worden voortgangsrapporten ververst

• Kun je ook zelf doen • Diverse processen in juiste volgorde: • • • •

1. Herhalingscodes plaatsen 2. Doorrekenen samenstellingen 3. Studievoortgangsrapport verversen (4. Platte tabellen draaien)

Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Adviesrapport aanvragen Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

55 55

55

OEFENING •

10. Raadplegen: • Bekijk de inschrijvingen en eventueel de beoordelingen van een student op verschillende manieren: • • • • • •

•

•

Cijferlijst Inschrijvingsaanvraag Studentserv. Overz. / Studentencentrum Inschrijving Studierooster Overige punten handmatig

Bekijk ook de herhalingscodes

11. Bereken een samenstelling • • •

Zorg dat een student voor alle beoordeelde werkvormen een beoordeling heeft, zonder beoordeling op bovenliggende onderwijseenheid Bereken voor een student de samenstellingen door. Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Berekenen resultaten

•

12. Adviesrapport verversen voor één student

•

Navigatie: Hoofdmenu > Studieadvies > Studieadvies > Adviesrapport aanvragen


56 56

56


57 57

57

TAN-CODES • TAN-codelijst genereren voor vastleggen beoordelingen door docenten: • Batch voor organisatie-onderdeel • Individueel per docent

• Onderwijsadministratie verzorgt updates: • • • •

100 nieuwe codes Oude codes buiten gebruik Printen als rapport: BEH_TANC_TBL Uitdelen


58 58

58

OEFENING •

13. Genereer TAN-codelijst • • • • •

•

Kies een docent en noteer het userid Bekijk de huidige lijst Genereer een nieuwe lijst Bekijk de nieuwe lijst Navigatie: Hoofdmenu > SACR instellen > Basistabellen > Studiestructuur (NLD) > Onderhoud TAN codes of Hoofdmenu > SACR instellen > Basistabellen > Studiestructuur (NLD) > Onderhoud TAN codes (Batch)

14. Print nieuwe TAN-codelijst • • • •

Ga naar Queryrapport weergeven Selecteer BEH_TANC_TBL Haal het overzicht op het scherm Navigatie: Hoofdmenu > Rapportagehulpmiddelen > BI Publisher > Queryrapport weergeven


59 59

59

DIPLOMEREN - INRICHTING • Aanbod- of vraaggericht • Vereisten • Gegevens voor diplomadocumenten • • • • • • • • • • •

Naam opleiding Leerroutes/specialisatie Accreditatie Titulatuur Bevoegdheden Taal opleiding Informatieve tekst opleiding Voorzitter examencommissie Namen studiedelen Studiedeelnamen Kopteksten vereisten


60 60

60

DIPLOMEREN - PROCES •

Aanvragen • • •

•

Student via Selfservice of door administratie Selectie op basis van loopbaan, programma/plan, fase Invoer verwachte diplomeringsdatum

Controles in systeem • • • •

• • • • • •

Controle op minimale eisen (overrule mogelijk) Controle op opleidingsvereisten (overrule mogelijk) Controle op actieve inschrijving • Proces niet op één dag: Controle toetsdatum t.o.v. diplomeringsdatum • Rekenproces en Bepalen judicium herhalingsproces (nacht) Examencommissie behandelt aanvraag • Studievoortgangsrapport Toekennen en vastleggen (examen naar DUO) (nacht) • Persoonsgegevens Diplomadocumenten printen • Platte tabellen (nacht)

Uitreiken Status in Studentencentrum voor student zichtbaar


61 61

DIPLOMEREN – PROCES (UVA)

DIPLOMEREN - SELFSERVICE • Status diplomering in Selfservice • Aanvragen


63 63

DIPLOMEREN - SELFSERVICE

• Aanbodgericht: data kiezen


64 64


• Aanpassen • Indienen


65 65


• Status zichtbaar


66 66

DIPLOMEREN – ADMINISTRATIEF • Bulk of per student


67 67

DIPLOMEREN - ADMINISTRATIEF


68 68

DIPLOMEREN • Homogene groep selecteren


69 69

DIPLOMEREN • Status wijzigen • Datum kiezen • Studenten selecteren • Toepassen op selectie


70 70

DIPLOMEREN • Ongedaan maken of

• Selectie opslaan

71 71 Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

DIPLOMEREN • Voorgestelde nieuwe status • Sommige gebruikers: Controle negeren?


72 72

DIPLOMEREN • Controle negeren: OK • Voorgestelde nieuwe status

73 73 Basiscursus SIS 3 - 23 mei 2014

• Vastgelegd: examen naar DUO


74 74

DIPLOMEREN


75 75

DIPLOMEREN • Vastgelegd: examen naar DUO • “EXAM”-rij


76 76

DIPLOMEREN - PROCES


• Status naar vastgelegd: • EXAM-rij naar DUO • Bij prop: CENR-rij voor inschrijving bachelor

77 77

DIPLOMEREN - AFDRUKKEN • Afdrukken verschilt bij HvA en UvA • Diploma printen wijzigt status naar “Vastgelegd & geprint”


78 78

DIPLOMEREN - AFDRUKKEN • Procesbewaking • Rapportbeheer • Ophalen


79 79

DIPLOMEREN

• Bewerken • Printen • Uitreiken


80 80

OEFENING • 15. Student diplomeren • • • • • • •

•

Kies een student en controleer voor welk examen er nog geen diploma is Navigatie: Hoofdmenu > Studievoortgang > Afstuderen > Diplomeringsgegevens Vraag een diploma aan Navigatie: Studievoortgang > Afstuderen > Diplomering Volg hierbij de volgorde van het proces met behulp van de handleiding Vink eventueel aan dat er geen controle is op diplomeringsvereisten Bekijk het resultaat in: • Hoofdmenu > Studievoortgang > Afstuderen > Diplomeringsgegevens • Hoofdmenu > Studievoortgang > Hoger onderwijs (NLD) > Stud records hoger ond. (NLD)

16. Bekijk examen in Selfservice •

Ga naar studentencentrum student en zoek het zojuist geregistreerde examen op


81 81

81


82 82

BASISCURSUS SIS 3 AANVULLEND B. Centraal Functioneel Beheer SIS Jeroen Eggink 23 mei 2014

Recommend Documents