SIS uit de startblokken Jaarplan borging SIS 2015
20 november 2014
Inhoud 1. Waar staat SIS voor 2. Van implementatie naar borging 3. De ambities voor 2015 3.1. Werken aan een op elkaar ingespeelde landelijke voorziening SIS 3.2. Faciliteren dat de regiofunctionarissen op hun taak berekend zijn 3.3. Leren van oefeningen en incidenten 3.4. Finetunen van de werkwijze SIS 3.5. Gebruiksgemak van SVIS verbeteren 3.6. Bekendheid van SIS vergroten 4. Organisatie en overleg 5. Begroting borging SIS 2015 Bijlagen: 1. Communicatiestrategie SIS 2. Overzichtstabel 3. Risico’s
Sjan Martens Programmamanager SIS
1.
Waar staat SIS voor
SIS staat voor slachtofferinfomatiesystematiek. Onder de noemer van SIS hebben een aantal partijen contractafspraken gemaakt over de uitwisseling van slachtofferinformatie en het informeren van verwanten bij incidenten in Nederland. De contractpartners zijn Veiligheidsberaad, Instituut Fysieke Veiligheid (IFV), GGD GHOR Nederland, Nationale Politie, ANWB-alarmcentrale en Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum (LOCC). SIS zorgt ervoor dat verwanten die bij een incident op zoek zijn naar hun naaste snel en zorgvuldig geïnformeerd worden, wanneer de persoon die zij zoeken zwaargewond of overleden is. Het gaat om de niet-zelfredzame slachtoffers. Zelfredzame slachtoffers die niet gewond of lichtgewond zijn, bellen vaak zelf hun familie en vrienden of laten via de sociale media weten hoe het met hen gaat. Tijdens een incident kan SIS op verzoek van een veiligheidsregio geactiveerd worden. Zodra dit gebeurt, wordt de landelijke voorziening SIS operationeel. Het gaat om de frontoffice bij de ANWB in Assen en de backoffice die gehuisvest is bij het Landelijk Team Forensische Opsporing (LTFO) in Driebergen. Verwanten kunnen bellen naar de frontoffice. De backoffice onderhoudt de contacten met de veiligheidsregio, krijgt vanuit de veiligheidsregio slachtoffergegevens van ziekenhuizen en verzamelt zelf de gegevens van overleden slachtoffers. De gegevens van zwaargewonde en overleden slachtoffers worden vergeleken met de gegevens van de vermiste personen en bij een match worden de verwanten door de backoffice geïnformeerd. 2.
Van implementatie naar borging
In opdracht van het Veiligheidsberaad is in 2011 het project SIS van start gegaan. Door de Stuurgroep SIS is onder leiding van Alexander Meijer, portefeuillehouder vanuit het Landelijk Overleg Coördinerend Gemeentesecretarissen (LOCGS), gewerkt aan de opzet en de implementatie van een nieuwe slachtofferinformatiesystematiek. Op 13 december 2013 is door het Veiligheidsberaad besloten dat het IFV vanaf januari 2014 belast is met het borgen van SIS. Voor een goede overgang van de implementatie naar de borging liep in 2014 de afronding van de implementatie door, het zogenaamde surplusproject, terwijl gelijktijdig de borging van SIS werd opgestart. Met het vaststellen van een overdrachtsdocument heeft de Stuurgroep SIS op 27 oktober 2014 het surplusproject beëindigd. Vanaf november 2014 is het IFV in opdracht van het LOCGS en in nauwe samenspraak met andere betrokken partners verantwoordelijk voor de continuïteit van SIS. 3.
De ambities voor 2015
Nu de implementatie van SIS is afgerond, de werkwijze van SIS op papier is beschreven, de afspraken met alle partners zijn vastgelegd en in alle veiligheidsregio’s een regionale SIS-coördinator is benoemd, zijn voor 2015 zes ambities geformuleerd. De ambities geven de richting aan om te komen tot een goed werkend SIS. Bij de ambities zijn 2
concrete activiteiten benoemd. Bij de opsomming van de activiteiten is een onderscheid gemaakt tussen de borgingsactiviteiten en de restpunten van het surplusproject. 3.1. Werken aan een op elkaar ingespeelde landelijke voorziening SIS De landelijke voorziening SIS bestaat uit twee onderdelen: een frontoffice en een backoffice. Voor de frontoffice is er bij de ANWB een pool van 6 coördinatoren en circa 100 telefonistes ingericht. Voor de backoffice zijn drie pools gevormd: een pool van 6 teamleiders SIS, een pool van 12 liaisons geneeskundige zorg en een pool van 6 coördinatoren en circa 30 politiemedewerkers. In totaal circa 160 functionarissen. Verder is het LOCC 24 uur per dag bereikbaar om op verzoek van de veiligheidsregio de landelijke voorziening SIS te activeren. Borgingsactiviteiten In overleg met LOCC, ANWB, Nationale Politie en GGD GHOR Nederland wordt geïnventariseerd wat de partners zelf doen en wat zij van het landelijke OTO programma verwachten, opdat hun functionarissen bekend zijn met SIS en weten wat hen te doen staat zodra SIS geactiveerd is. Het streven is dat elke functionaris van de landelijke voorziening SIS in 2015 minimaal één keer aan een oefening deelneemt. Voor de deelname van de functionarissen van de landelijk voorziening SIS aan de SIS-oefeningen wordt een rooster opgesteld. Met de ANWB is afgesproken dat de ANWB zelf ervoor zorgt dat de eigen medewerkers zijn opgeleid en met het informatiesysteem SVIS kunnen werken. Restpunten surplusproject In 2015 worden vijf SVIS-trainingen van een 0,5 dag georganiseerd, zodat alle 54 functionarissen van de backoffice kunnen werken met het informatiesysteem SVIS. Begin 2015 worden vier trainingen werkwijze SIS van een 0,5 dag georganiseerd, zodat alle functionarissen in de backoffice hun eigen rol kennen in relatie tot de rol van de andere functionarissen in de backoffice. De heeft hoge prioriteit, omdat de functionarissen van de backoffice nog niet in een volledige bezetting met elkaar hebben geoefend. Twee trainingen van 0,5 dag crisismanagement voor teamleiders SIS en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. 3.2. Faciliteren dat de regiofunctionarissen op hun taak berekend zijn In de crisisorganisatie van een veiligheidsregio zijn er zeven functies met een rol bij SIS. Het is belangrijk dat deze functionarissen bekend zijn met SIS, weten hoe SIS geactiveerd kan worden en weten wat ze dan moeten doen. Ook is het belangrijk dat zij hun kennis over SIS bijhouden en leren van de ervaringen van collega’s. De bredere groep van functionarissen daaromheen moet weten dat SIS er is en waar het voor staat.
3
Borgingsactiviteiten Voor alle functionarissen die bekend moeten zijn met de werkwijze van SIS is in 2014 de e-learning basiskennis SIS ontwikkeld. De e-learning omvat ook een zelftoets. In 2015 wordt de basiskennis up-to-date gehouden. Om de kennis over SIS bij te houden worden in 2015 twee cases ontwikkeld, die in de vorm van een e-learning voor dezelfde functionarissen beschikbaar komen. De cases bevatten interactieve vragen, waardoor de functionarissen hun kennis over SIS kunnen opfrissen. Het is de bedoeling om de deelname aan de e-learning basiskennis en de cases te monitoren, zodat een veiligheidsregio kan zien wie wel en wie niet de modules gevolgd hebben. Deze monitoring is pas mogelijk als de modules opgenomen zijn in de elektronische leeromgeving (ELO) die in 2015 door het IFV samen met de veiligheidsregio’s wordt geïmplementeerd. Restpunten surplusproject. Voor de bredere groep van regiofunctionarissen wordt informatiemateriaal ontwikkeld (flyer). Ook wordt een factsheet gemaakt voor de interpretatie van de slachtoffergegevens van SIS. Opleiders/adviesbureaus worden geïnformeerd over de basiskennis SIS. Daarnaast wordt met de verantwoordelijken voor examinering van relevante examens bekeken wat nodig is om de basiskennis SIS mee te nemen in de examinering. Er worden berichten voorbereid voor de publiekscommunicatie bij een inzet van SIS. 3.3.
Leren van oefeningen en incidenten
Voor het samenspel tussen de veiligheidsregio en de landelijke voorziening SIS worden jaarlijks een aantal SIS-oefeningen met een SIS-waardig scenario georganiseerd. De SISoefeningen worden voorbereid in samenwerking met de regionale SIS-coördinatoren, aansluitend op de regionale oefenkalender en de regionale specifieke wensen. Er zijn meerdere soorten oefeningen: SIS-activeringsoefeningen, waarbij de landelijke voorziening SIS op een onaangekondigd moment wordt geactiveerd. Vanuit de veiligheidsregio zorgt een officier van dienst bevolkingszorg of een algemeen commandant bevolkingszorg dan voor de activering van SIS. SIS-stelseloefeningen, waarbij de landelijke voorziening SIS oefent met regiofunctionarissen of met regioteams (sectie GHOR, team bevolkingszorg, taakorganisatie communicatie, ROT). Eigen oefeningen van de regio, waarbij de landelijke voorziening SIS ingevuld wordt door de responscel. Naast de SIS-oefeningen kan veel geleerd worden van een SIS-inzet bij een incident. Er zijn meerdere methodes om een inzet te evalueren en ervan te leren. Bij de eerste inzet van SIS bij het ongeval met de monstertruck in Haaksbergen (28 september 2014) is een korte en snelle inventarisatie van aandachtspunten voor de werkwijze van SIS opgesteld, op basis van de bevindingen van enkele direct betrokken hulpverleners. Andere vormen 4
van evalueren en leren zijn mogelijk zoals een leerarena, groepsbijeenkomsten met direct betrokkenen, onderzoek onder verwanten et cetera. Ook kan er geleerd worden van incidenten die wellicht SIS-waardig zijn, maar waarbij SIS niet is ingezet. Borgingsactiviteiten In 2015 worden meerdere SIS-oefeningen gehouden; vier of vijf SISactiveringsoefeningen en vier of vijf SIS-stelseloefeningen. Inmiddels hebben vier veiligheidsregio’s zich hiervoor aangemeld: IJsselland, Noord- en Oost-Gelderland, Zuid-Limburg en Brabant-Noord. Op verzoeken om via de responscel deel te nemen aan de eigen oefeningen van een veiligheidsregio wordt ingegaan als een teamleider SIS dit wil doen en het agenda-technisch uitkomt. Ook worden de SIS-oefeningen geëvalueerd en wordt er per oefening een evaluatierapport met aanbevelingen opgesteld. Voor het waarnemen tijdens een oefening wordt een beroep gedaan op waarnemers vanuit de veiligheidsregio en op de functionarissen van de backoffice. Als zich in 2015 een SIS-inzet voordoet, wordt afhankelijk van aard en omvang van de SIS-inzet in overleg met de betrokken veiligheidsregio bekeken op welke wijze het beste van de inzet geleerd kan worden, de leerervaringen gedeeld kunnen worden en hoe hierover gecommuniceerd wordt. Ook bij een mogelijk SIS-waardig incident waarbij SIS niet is ingezet, wordt nagegaan waarom dit niet is gebeurd en welke overwegingen daaraan ten grondslag liggen. 3.4. Finetunen van de werkwijze SIS In de projectfase heeft de Stuurgroep SIS de werkwijze van SIS ontwikkeld. De tijdens de projectfase opgestelde notities over de werkwijze (waaronder de Handreiking regionale implementatie SIS) zijn samengevat in de basiskennis SIS. Ook is een concept toetsingskader opgesteld. Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in de prestatieafspraken die met de verschillende partners van SIS zijn gemaakt: GGD GHOR Nederland, Nationale Politie, ANWB, veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland, GGD Amsterdam en LOCC. Voor de inzet van de teamleiders SIS heeft het IFV detacheringsovereenkomsten met enkele veiligheidsregio’s afgesloten. Borgingsactiviteiten In de werkwijze van SIS is de privacy van persoonsgegevens verankerd. In de rapportages wordt rekening gehouden met de privacy-afspraken en worden deze uitgedragen. In 2015 zorgt het IFV voor een goede bezetting van de pool van teamleiders SIS en monitort het IFV de afgesproken prestatie-eisen met de partners. Het IFV signaleert eventuele knelpunten en bespreekt deze dan met de betrokken partner en met de portefeuillehouder SIS van het LOCGS. De evaluatierapporten van de SIS-oefeningen en de aanbevelingen worden in verschillende overleggen besproken. Verbeteracties worden benoemd en gemonitord.
5
In de loop van 2015 wordt het concept toetsingskader SIS, nadat er in een aantal SIS-oefeningen ervaring mee is opgedaan, ter vaststelling voorgelegd aan het LOCGS. Eind 2015 wordt op basis van de SIS-oefeningen en de SIS-inzetten die tot dan toe hebben plaatsgevonden bekeken hoe in de verschillende regio’s de functies met een rol bij SIS zijn ingevuld en welke lessen hieruit te trekken zijn. Restpunten surplusproject Uit signalen vanuit de politiekolom en bij de inzet van SIS (ongeval Haaksbergen op 28 september 2014) is gebleken dat de politie in de veiligheidsregio nog onvoldoende op de hoogte is van de werkwijze van SIS. Aan de Nationale Politie is gevraagd om een plan van aanpak voor de implementatie van SIS op te stellen. SIS heeft hierbij een faciliterende rol. Begin 2015 worden afspraken gemaakt over de wijze waarop de teamleider SIS tijdens een incident de regio informeert over de voortgang. Hoe wordt gerapporteerd (mondeling of schriftelijk), via welk format en wat is de relatie met de inzetopdracht. 3.5.
Gebruiksgemak van SVIS verbeteren
Het informatiesysteem SVIS wordt door de frontoffice gebruikt voor het vastleggen van de zoekvragen van verwanten. De backoffice gebruikt SVIS voor het invoeren van slachtoffergegevens van ziekenhuizen en gegevens van overleden slachtoffers. SVIS is essentieel voor het werkproces van SIS. Afgelopen jaar zijn tijdens twee oefeningen (Gelderland-Zuid op 19 juni 2014, Twente op 10 september 2014) en een inzet (ongeval Haaksbergen op 28 september 2014) de eerste ervaringen opgedaan. Voor de werkwijze van SIS is een robuust en gemakkelijk te gebruiken SVIS cruciaal. Borgingsactiviteiten De uitvoering van de restpunten wordt gemonitord en ontwikkelpunten worden tijdig gesignaleerd. Ook de bedrijfszekerheid van SVIS wordt in 2015 nauwgezet gevolgd en problemen worden tijdig met de functioneel beheerder GGD Amsterdam besproken. Gebleken is dat er nog onduidelijkheid bestaat over welke gegevens de politie nodig heeft voor de matching van vermisten en slachtoffers. Omdat de politie in 2014 niet heeft meegedaan aan de SIS-oefeningen, bleek pas bij de inzet voor Haaksbergen dat de wijze waarop SVIS momenteel is ingericht niet aansluit bij de aanpak van de matching door de politie, Bij de inzet voor Haaksbergen gebeurde de matching handmatig op een whiteboard. In 2015 is daarom doorontwikkeling van SVIS nodig. Restpunten surplusproject In het bellersonderzoek tijdens de SIS-oefeningen kwam naar voren dat de volgorde waarin de frontoffice de vragen stelt niet aansluit bij de beleving van de bellers. Hiervoor is bijstelling van het vraagpatroon en de invulvelden van SVIS nodig. De ziekenhuizen leveren de slachtoffergegevens niet op uniforme manier aan, waardoor invoeren in SVIS handmatig moet gebeuren. In 2015 wordt met GHOR GGD Nederland gesproken over de acties om tot een format te komen.
6
Binnen SVIS is een zelfregistratiemodule ontwikkeld om het opgeven van vermiste personen en het doorgeven van ‘ik ben veilig’ via de website mogelijk te maken. In 2015 wordt bekeken in hoeverre de module gebruiksklaar is (stresstest), wat de kosten van de hosting zijn en hoe de inpassing in het werkproces van de landelijke voorziening SIS kan plaatsvinden.
3.6. Bekendheid van SIS vergroten Voor de bekendheid van SIS vindt regelmatige communicatie plaats. Het is belangrijk dat de identiteit van SIS goed gecommuniceerd wordt naar burgers, verwanten en media. Voor de positionering van SIS is een helder duidelijk verhaal nodig. Tijdens de SIS-inzet voor Haaksbergen kwam naar voren dat de naam ANWB-verwanteninformatie niet geassocieerd wordt met een overheidsvoorziening die door de veiligheidsregio is ingezet. Borgingsactiviteiten Begin 2015 wordt de positionering van SIS en de naamgeving van het verwanteninformatie-nummer en van de zelfregistratiewebsite besproken met de portefeuillehouder SIS en vervolgens in LOCGS. In 2015 letten de programmamanager SIS en de communicatieadviseur van het IFV op de communicatiemomenten met attentiewaarde voor de verschillende doelgroepen. Het ‘levend houden’ van SIS heeft continu de aandacht. Zie voor de communicatiestrategie de bijlage. In 2015 houden de programmamanager SIS en de communicatieadviseur de website www.snellerinformatieslachtoffer.nl bij. Medio 2015 wordt de informatie op de website overgezet naar het dossier SIS dat via Infopunt Veiligheid toegankelijk is. Tot eind 2015 blijft de website nog in de lucht. 4.
Organisatie en overleg
In deze paragraaf wordt ingegaan op de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie, de organisatie in de koude fase en de overleggen die er zijn. Opdrachtgever-opdrachtnemer relatie Het Veiligheidsberaad heeft het LOCGS gemandateerd om binnen gegeven kaders als opdrachtgever op te treden. Het LOCGS heeft een portefeuillehouder SIS aangewezen die fungeert als gedelegeerd opdrachtgever en aanspreekpunt naar de opdrachtnemer, de directie IFV. Gezamenlijk maken de opdrachtgever en de opdrachtnemer afspraken over de te leveren prestaties en de verantwoording daarover. Dit gebeurt middels het jaarplan borging SIS, inclusief begroting en het jaarverslag borging SIS, inclusief financiële verantwoording. Het LOCGS stelt het jaarplan en het jaarverslag vast. De notities over SIS die in het LOCGS worden geagendeerd, worden vooraf besproken in het Landelijk Overleg Coördinatoren Bevolkingszorg (LOCB). Het LOCGS legt op haar beurt verantwoording af aan het Veiligheidsberaad. Het Veiligheidsberaad krijgt ter informatie een samenvatting van het jaarplan en jaarverslag 7
borging SIS. Dit kan via het reguliere jaarplan en jaarverslag van het IFV. Wanneer er sprake is van significante afwijkingen wat betreft financiën of werkwijze SIS of wanneer er sprake is van aanpassing in pseudowetgeving, vindt vaststelling van jaarplan en jaarverslag plaats door het Veiligheidsberaad. Indien nodig voor de positionering en doorontwikkeling van SIS overlegt de portefeuillehouder SIS van het LOCGS met de portefeuillehouder Nationale Politie en de portefeuillehouder GHOR GGD-Nederland. Organisatie in de koude fase De programmamanager SIS van het IFV is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de borging van SIS. De programmamanager stuurt op tijd, geld en kwaliteit en zorgt voor de organisatie van de activiteiten en de communicatie. De programmamanager werkt onder de verantwoordelijkheid van de directeur bedrijfsvoering van het IFV. Elke veiligheidsregio heeft een eigen regionale SIS-coördinator aangewezen die procesverantwoordelijk is voor SIS binnen de eigen veiligheidsregio in de koude situatie. De regionale SIS-coördinatoren zijn voor de programmamanager SIS het aanspreekpunt voor het doorzetten van de basiskennis SIS en de casuïstiek, de planning en de voorbereiding van SIS-oefeningen en de bijstelling van de werkwijze van SIS. Opdrachtgever-opdrachtnemer overleg Aan dit overleg nemen de portefeuillehouder SIS vanuit het LOCGS, directeur bedrijfsvoering IFV en de programmamanager SIS deel. Dit overleg wordt in 2015 in februari (jaarverslag) en oktober (jaarplan) gehouden. Werkgroep borging SIS De werkgroep borging SIS is het platform waar de SIS-partners op uitvoeringsniveau en de programmamanager SIS met elkaar aan tafel zitten. In de werkgroep komen alle zaken aan de orde over de borging van SIS en de doorontwikkeling van de werkwijze SIS. Dit overleg wordt in 2015 drie tot vier keer gehouden. Klankbordgroep SIS-coördinatoren In de klankbordgroep, die in overleg met het LOCGS en het LOCB is ingesteld, participeren vijf regionale SIS-coördinatoren en de programmamanager SIS. De klankbordgroep is gericht op het bespreken van afwegingen rondom de werkwijze van SIS, het adviseren over de communicatie naar het werkveld en het doorgeven van signalen vanuit het werkveld. Het overleg wordt in 2015 drie keer gehouden. Overleg teamleiders SIS Aan dit overleg nemen de teamleiders SIS en de programmamanager SIS deel. Het overleg is met name gericht op de professionalisering van het optreden als teamleider SIS. Uitgegaan wordt van drie tot vier bijeenkomsten in 2015.
8
Change Advisory Board SVIS Voor het beheer van het SVIS-systeem is er een overleg, waarin het IFV, de veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland als medegebruiker en GGD Amsterdam als beheerder participeren. Het overleg komt in 2015 minimaal een keer bijeen. Netwerkdag regionale SIS-coördinatoren Samen met de klankborgroep SIS wordt in 2015 een netwerkdag voor alle regionale SIScoördinatoren georganiseerd. Restpunten surplusproject De inrichting van de backoffice en de beveiligde email-verbinding via Zorgmail worden geregeld en de financiën van het surplusproject worden afgewikkeld. Werving en selectie van twee teamleiders SIS. 5.
Begroting borging SIS 2015
Op basis van de in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 aangegeven activiteiten volgt in dit hoofdstuk de begroting borging SIS 2015. Deze bestaat uit twee onderdelen, namelijk de begroting voor de borgingsactiviteiten en de begroting voor de restpunten. Begroting borgingsactiviteiten 2015 Voor de structurele kosten van de borging van SIS is in 2015 een bijdrage van de veiligheidsregio’s van in totaal € 432.000,- beschikbaar. Op 31 mei 2013 heeft het Veiligheidsberaad besloten dat elke veiligheidsregio in gelijke mate bijdraagt. Voor elke veiligheidsregio betekent dit een bijdrage van € 17.280,- voor 2015.
1
2 3
Kostenposten Opleiden en oefenen Beheren e-learning basiskennis en halfjaarlijkse casuïstiek, gebruikersaccount YouDipity, hosting Ontwerpkosten bijstellen e-learning basiskennis en halfjaarlijkse casuïstiek Support bij vijf SIS-stelseloefeningen. Per oefening € 8.125, - (incl. reis- en verblijfkosten) Inzet callcenter bij vijf SIS-stelseloefeningen. Per oefening € 4.400,- (incl. reis- en verblijfkosten) Evaluatierapporten van vijf SIS-stelseloefeningen. Per oefening € 3.666,- (incl. reis- en verblijfkosten) SVIS Doorontwikkeling SVIS Organisatie: contracten met partners Frontoffice SIS, ANWB Backoffice SIS, Nationale Politie (indexatie 2%) Technisch beheer SVIS, GGD Amsterdam: hosting, licenties en piket (indexatie 2 %)
Kosten
Btw
Totaal 4.750,-
20.000,-
4.200,-
40.625,22.000,-
24.200,40.625,-
4.620,-
18.330,-
26.620,18.330,-
10.000,-
2.100,-
12.100,-
80.000,-
16.800,-
96.800,66.300,-
10.852,-
2.279,-
13.131,9
4
Piketvergoedingen teamleiders SIS: 104 weekenddagen à € 80,- per dag en 261 werkdagen à € 40,per dag (incl. reis- en verblijfkosten) Abonnement Zorgmail Organisatie: programmamanagement Programmamanager SIS, IFV: 860 uur à € 89,- per uur (incl. reis- en verblijfkosten) Communicatieadviseur IFV: 184 uur à € 45,- per uur (incl. reis- en verblijfkosten) Netwerkdag SIS-coördinatoren Vergaderkosten locaties en catering Handling IFV: 4 % van € 333.615,Totaal begroting borging SIS
18.760,-
3.940,-
22.700,-
875,-
184,-
1.059,-
76.540,-
76.540,-
8.280,-
8.280,5.000,2.000,13.345,431.780,-
13.345,-
Begroting restpunten De kosten van de restpunten van het surplusproject worden betaald uit de onderbesteding van de borgingsactiviteiten in 2014. De onderbesteding wordt geraamd op € 164.592,-.
1
2
3
4
Kostenposten Opleiden en oefenen Vijf SVIS-trainingen van 0,5 dag en vier SISwerkwijze trainingen van 0,5 dag Twee trainingen crisismanagement van 0,5 dag en persoonlijke ontwikkeling voor teamleiders Opleiders/adviesbureaus informeren over SIS en stimuleren basiskennis SIS in opleidingen/examens Factsheet interpretatie slachtoffergegevens en flyer Publiekscommunicatieberichten over SIS Werkwijze SIS Ondersteuning implementatie SIS bij Politie Ontwikkelen format voortgangsrapportage SVIS Bijstellen invulvelden SVIS voor frontoffice Ondersteuning GGD GHOR bij uniforme aanlevering slachtoffergegevens Zelfregistratie: stresstest, hosting en implementatie Organisatie Regelen inrichting backoffice, beveiligde emailverbinding en afwikkelen surplusproject Werving en selectie van twee teamleiders SIS Handling IFV: 4 % van € 158.026,Totaal begroting restpunten SIS
Kosten
Btw
Totaal
10.800,-
2.268,-
13.068,-
7.500,-
1.575,-
9.075,-
15.700,-
3.297,-
18.997,-
9.000,8.000,-
1.890,1.680,-
10.890,9.680,-
10.000,4.000,-
2.100,840,-
12.100,4.840,-
8.000,7.400,-
1.680,1.554,-
9.680,8.954,-
28.000,-
5.880,-
33.880,-
16.200,-
3.402,-
19.602,-
6.000,-
1.260,-
7.260,6.321,164.347,-
10
Spelregels De kosten voor de inzet van SIS komen voor rekening van de gemeente of veiligheidsregio waar het incident plaatsvindt en worden niet gefinancierd vanuit de begroting borging SIS. In de begroting borging SIS is geen kostenpost opgenomen voor het evalueren van een SIS-inzet. Een eenvoudige inventarisatie van de leerpunten kan binnen de beschikbare capaciteit van de programmamanager, teamleiders SIS en contactpersonen van partners gebeuren. Mocht een uitgebreidere evaluatie aan de orde zijn, dan wordt in overleg met de portefeuillehouder SIS bekeken hoe dit binnen de begroting kan worden opgevangen, bijvoorbeeld door het schrappen van een SIS-oefening en/of een evaluatie van een SISoefening en/of een halfjaarlijkse casus. Kleine wijzigingen van de werkwijze SIS worden vastgesteld door het LOCGS en gefinancierd uit het beschikbare budget. Grote wijzigingen of complete herziening van de werkwijze van SIS vallen buiten de scope van de borging van SIS en worden als apart ontwikkelproject opgezet en gefinancierd en vooraf door het Veiligheidsberaad goedgekeurd.
11
Bijlagen 1. Communicatiestrategie 2. Overzichtstabel 3. Risico’s
12
Bijlage 1. Communicatiestrategie SIS Met het SIS-congres op 24 september 2014 is de projectfase van SIS tot een afronding gekomen. Nu is het aan de veiligheidsregio’s om SIS indien nodig in te zetten. Voor een succesvolle inzet van SIS moeten de veiligheidsregio’s er goed mee kunnen werken én de burger moet weten wat hij/zij aan SIS heeft. Welke communicatie gaan we hiervoor inzetten? Communicatiedoelgroepen 1. Samenwerkingspartners (ANWB, Nationale Politie, GGD GHOR Nederland, LOCC, LOCGS, GGD Amsterdam, veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland) 2. Veiligheidsregio’s (LOCB, LOCGS, directeuren publieke gezondheid, directeuren veiligheidsregio’s, districtshoofden CCB) 3. Burgers in Nederland 4. Uitvoeringsorganisatie (Contactpersonen partners, regionale SIS-coördinatoren, teamleiders SIS, contactpersoon SVIS, beleidsadviseurs bevolkingszorg IFV) 5. Stakeholders (VB/AB IFV, portefeuillehouder bevolkingszorg, DB VB/IFV, BAC GHOR, BAC crisisbeheersing, Ministerie van VenJ, Inspectie VenJ) 6. Experts en overige contactpersonen 7. Pers en media Communicatiematrix Doelgroep Samenwerkingspartners
Veiligheidsregio’s (vr’s)
Burgers
Boodschap Werkt SIS in de praktijk en welke successen en knelpunten kent SIS? -> kwaliteitsbewaking Met SIS kunnen de vr’s/gemeenten verwanten sneller en zorgvuldiger informeren. -> bekendheid SIS vergroten en gebruik SIS aanjagen, principe zelfredzaamheid uitdragen Via verwanteninformatie kunt u informatie krijgen over uw verwant bij een incident NB. De communicatielijn loopt via de vr’s!
Middel Evaluatie vastleggen en resultaten per e-mail delen binnen doelgroepen 1 t/m 4
Eigenaar actie programmamanager
Structureel de vr’s informeren over SIS: voortgang, best practices, waar wel/niet ingezet en waarom etc. Via nieuwsberichten (die vr’s kunnen gebruiken/doorzetten) en/of digitale nieuwsbrief
programmamanager en communicatieadviseur
Burgers moeten weten dat zij verwanteninformatie kunnen gebruiken én het verschil weten tussen verwanteninformatie en ‘Ik ben veilig’ van het Rode Kruis. Het IFV kan de vr’s faciliteren hierin (toolbox: voorbereide berichten crisiscommunicatie)
communicatieadviseur
13
Uitvoeringsorganisatie
Stakeholders
Experts en overige contactpersonen Pers en media
Werkt SIS in de praktijk en welke successen en knelpunten kent SIS? -> kwaliteitsbewaking en doorontwikkeling Informeren over voortgang borging SIS en successen vieren. -> informeren voor ambassadeursrol SIS
Informeren over voortgang SIS -> informeren voor ambassadeursrol SIS Beantwoording persvragen over SIS en actief pers benaderen bij nieuwszaken inzake SIS
Afstemmen/communicatie via overleggen en per e-mail
programmamanager
Per stakeholder wisselend: voortgangsoverleg met portefeuillehouder bz, per drie maanden info/mededeling (email) naar VB en voor ieder BAC-overleg een update naar secretaris BAC Meenemen in communicatiemomenten stakeholders (info/ mededelingen naar VB) en vr’s (nieuwsberichten) Persberichten aanbieden aan regionale en landelijke media inzake SIS NB. Bij incident: afstemming met betrokken veiligheidsregio
programmamanager en communicatieadviseur
programmamanager en communicatieadviseur communicatieadviseur
Communicatie overgang projectfase naar borging Voor het project SIS is een huisstijl ontwikkeld. Deze huisstijl is gebruikt voor de website, Linkedin-pagina en het Twitter-account van SIS. Omdat verschillende doelgroepen gewend zijn aan deze middelen, blijven ze voorlopig nog in gebruik en gaan gefaseerd over naar het IFV. Dit gebeurt in 2015, zodat eind 2015 de doelgroepen van SIS informatie kunnen vinden op de IFV-site en niet meer tweeten met het SIS-account, maar SIS noemen in een hashtag (#). Dit gaat in fases en wordt gemonitord. Bij communicatie over een incident is de veiligheidsregio in de lead. Vanuit het SISaccount zal dan ook niet actief gecommuniceerd worden over het incident. Het is aan de veiligheidsregio’s hun burgers op SIS te wijzen en te informeren over hoe SIS te gebruiken.
14
Bijlage 2. Overzichtstabel De SIS-activiteiten, doel, resultaat, tijd, inzet regio/partners en geld in een notendop.
1 1.1.
1.2.
1.3
1.4.
1.5.
Activiteit Ambities Landelijke voorziening
Faciliteren regiofunctionarissen Leren van oefeningen en incidenten Werkwijze SIS met betrokken partners SVIS verbeteren
1.6.
Bekendheid SIS
2
Organisatie Contractbeheer Organiseren koude fase Overleg
Doel Professionaliseren Backoffice trainen en samenspel eigen rol en rol van anderen beheersen Up-to-date basiskennis SIS (e-learning) Halfjaarlijks casuïstiek Oefeningen houden en evalueren Inventariseren leerpunten van incidenten Prestatie-eisen vaststellen, monitoren Werkwijze laten landen Bestaand systeem inregelen en kinderziektes oplossen Zelfregistratie uitwerken Positionering uitwerken Communiceren
Resultaat SIS vakbekwaam Ingespeeld team voor het moment dat…
Tijd
Inzet
Geld
B: Q1 R: Q1
2-3 dgn p.j./p.f.
R: € 22.143
SIS vakbekwaam
B: Q1-4 R: Q1-2
2 uur p.j./p.f.
B: € 28.950 R: € 39.567
In vijf regio’s SIS geoefend Rapportage en verbeterpunten Voldaan aan prestatie-eisen
B: Q2-4
B: € 85.575
B: Q1-4 R: Q1-2
1 dag p.j./p.f. voor deelname Overleg partners
Bedrijfszeker en gebruiksvriendelijk Zelfregistratie operationeel
B: Q1-3 R: Q1-3
Overleg partners
B: € 12.100 R: € 52.514
Helder bij burgers en bekend bij doelgroepen
B: Q1-4
Overleg partners
Monitoren afspraken en partners leveren toegezegde bijdrage Programma managen met partners en regio’s In gaan zetten van acties
Afgestemd
Q1-4: inzet SIScoördinator per regio, contactpersoon per partner, programmamanager en communicatieadviseur
B: € 199.990 R: € 26.862
Handling
B: € 13.345 R: € 6.321 B: € 431.780 R: € 164.347
SIS geborgd Afgestemd
Totaal borgingsactiviteiten SIS Totaal restpunten surplusproject B = borgingsactiviteiten, R = restpunten, p.j./p.f = per jaar per functionaris
R: € 16.940
B: € 84.820 B: €
15
7.000
Bijlage 3. Risico’s In deze bijlage is voor vijf aspecten bekeken welke risico’s er zijn voor het beheer van SIS. Geld Structurele financiering als basis geregeld. Geen risico’s op korte termijn; macro gezien zorgt SIS voor besparing bij gemeenten op het CRIB-proces. Organisatie Functionaliteiten van SVIS en beheer ervan is kwetsbaar: functionaliteiten zijn nog niet volledig voor matching (aansluiten bij werkwijze politie); inregelen werkproces politie binnen SVIS neemt te veel tijd in beslag en is te duur (extra ontwikkelbudget nodig); waken voor complexiteit systeem. Continuïteit van inzet van SIS-functionarissen in koude fase heeft eigenaarschap nodig; inzet in regio’s is op papier geregeld, praktijk laat verschillen zien in implementatie. Kwaliteit E-learning, casuïstiek en leren van incidenten en oefeningen leidt tot onvoldoende effect: opleidingstools worden onvoldoende gebruikt, leerpunten niet geïmplementeerd door partners en regio’s. Inzet van SIS tijdens incidenten is niet vanzelfsprekend: regio’s denken niet aan inzet bij een SIS-waardig incident. Informatie Communicatieboodschap naar burgers bij een incident met SIS-inzet is onvoldoende duidelijk: bijvoorbeeld associatie ANWB met verwanteninformatie ligt niet voor de hand. Hoe SIS aantrekkelijk en levend houden? Ook na drie jaar beheren. Tijd Eerste kwartaal 2015 is intensief: te veel activiteit; prioriteit bij werkwijze SIS en op elkaar ingespeelde landelijke voorziening SIS en minder op SIS-stelseloefeningen.
16
