BAGIAN I Tinjauan atas Real Properti. Pengantar Manajemen Properti. Organisasi Manajemen Properti. Praktek Manajemen Properti

MANAJEMEN PROPERTI BAGIAN I Tinjauan atas Real Properti þ

BAB 1

Pengantar Manajemen Properti

þ

BAB 2

Organisasi Manajemen Properti

þ

BAB 3

Praktek Manajemen Properti

þ

BAB 4

Manajemen Persewaan Properti

þ

BAB 5

Agen Properti

The day Man decided that it was profitable for him to give authority to another to take possession and occupy one of his dwellings, he realised that there was a need for some sort of action to ensure that the occupier complied with all the provisions permitting his occupancy. That form of action was management and the activity has since then taken its place an important activity in sustaining the value of operational property assets (John M. Hutcheson)

BAB 1

PENGANTAR MANAJEMEN PROPERTI

K

ehadiran dan keberadaan manajemen properti diperlukan oleh perorangan ataupun badan hukum, baik sektor privat maupun sektor publik yang memiliki dan/atau menggunakan properti dalam jumlah kecil maupun besar, baik dalam hal kuantitas maupun nilai uangnya. Jasa manajemen properti dapat diberikan untuk lingkup kerja yang luas maupun terbatas sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan pemiliknya. 1 Dalam bab pertama ini yang merupakan pengantar dari manajemen properti, diharapkan pembaca akan mengerti dan memahami : þ Definisi umum dari manajemen properti; þ Tujuan mengelola properti baik sebagai investasi maupun sebagai wujud dari pelaksanaan aspek lingkungan; þ Kegiatan pokok dalam manajemen properti, mulai dari persiapan kontrak manajemen sampai kepada penyediaan manajemen sistem informasi (Management Information System) properti; þ Ruang lingkup manajemen properti baik sebagai suatu investasi, kepentingan bisnis, pajak dan asuransi maupun untuk kepentingan lainnya; þ Perlunya manajemen sistem informasi yang konkrit baik dari sisi rincian manajemen properti dan sistem keuangan yang tepat dan benar. Dalam era globalisasi, kebutuhan manajemen properti ini sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan keberhasilan suatu bisnis/usaha suatu perusahaan terutama sejak tren kerjasama dengan pihak luar (outsourcing) di sektor privat. Dua alasan utama adalah masalah efisiensi dan konsentrasi pada core business mereka. Bahkan dalam perkembangannya sekarang mulai dikenal istilah manajemen fasilitas (facilities management) sebagai saudara kandung dari manajemen properti. Dalam manajemen ini terdapat penyediaan pelayanan fasilitas yang lebih menyeluruh untuk mendukung keberhasilan aktivitas suatu usaha, seperti

1

Property Management dan Poperty Agency, Buku I, (Kerja sama Departemen Perdagangan dan Gabungan Perusahaan Penilai Indonesia/GAPPI, 1993).

2

pembayaran rekening listrik, rekening air, mencarikan rumah untuk karyawan, dan lain sebagainya2. Begitupula dengan kebutuhan akan pembangunan/pengadaan properti di sektor publik berkembang begitu pesat. Perkembangan pesat tadi disebabkan oleh meningkatnya kebutuhan akan pembangunan/ pengadaan aset di seluruh organisasi sektor publik guna memenuhi tujuannya, yaitu pemberian pelayanan (service delivery) kepada masyarakat publik secara efektif dan efisien serta mendukung pelaksanaan dari good corporate governance. Jadi, tugas dan fungsi manajemen properti itu bukanlah pekerjaan yang sedemikian sederhana, tetapi suatu pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus dan pengalaman yang luas. Dengan adanya perkembangan ini sangat dirasakan kebutuhan menghadirkan manajer terampil yang profesional dalam bidang properti secara berhasil guna dan berdaya guna untuk mencapai tujuan pembangunan properti. Manajer properti adalah seseorang yang memiliki kualitas multidisiplin yang sebagian besar orang tidak memilikinya. Aktivitas manajemen properti ini berkisar dari sesuatu yang paling sederhana hingga pembuatan keputusan yang kompleks, proses pembelian atau menjual properti untuk memaksimumkan keuntungannya (returns). Oleh karena itu, diperlukan kemampuan dan kemauan yang tinggi untuk melaksanakan tugas manajemen properti maupun aset dalam konteks yang lebih luas agar tujuan tersebut dapat tercapai. Kemampuan yang baik perlu didukung dengan pengetahuan (knowledge) tentang manajemen properti (dan aset), pengalaman yang terasah di lapangan dan juga wawasan yang menyeluruh yang berkaitan dengan masalah properti maupun aset yang begitu kompleks.

1.1 Pengenalan dan Definisi ___________________________ A. Definisi Manajemen Manajemen dapat diartikan sebagai suatu gabungan dari bidangbidang kebijakan dan administrasi serta orang-orang yang mengadakan pengawasan dan mengambil keputusan yang perlu untuk melaksanakan

2

Geliat Bisnis Manajemen Properti Jor-joran Bisnis dengan Margin Kecil, Copyright © Sinar Harapan 2003.

3

tujuan bisnis pemilik dan mencapai stabilitas serta pertumbuhan3. Sementara definisi manajemen juga disampaikan oleh beberapa pakar diantaranya yaitu4: •

Mary Parker Follet The art of getting things done through people. Pemahaman definisi ini menekankan akan arti pentingnya mengalokasikan dan memberdayakan sumber daya manusia dalam mencapai tujuan.

•

James Stoner Suatu proses yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap manusia dan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu dari organisasi.

Manajemen

Perencanaan

Pengorganisasian

Pengkoordinasian

Pengarahan

Pengawasan

Tujuan Organisasi

Gambar 1.1 Elemen Dasar Manajemen

Keterangan : @ Perencanaan (planning)

Involves early thought and forecasting and anticipating changes in the future. Keberhasilan sesuatu organisasi sangat bergantung pada

saat proses perencanaan awal dalam menterjemahkan suatu tujuan yang hendak dicapai. Kesalahan dalam menentukan proses suatu perencanaan bisa berakibat fatal. Oleh karena itu diperlukan suatu proses manajemen perencanaan yang matang dan menyeluruh. 3

John Downes, Jordan Elliot Goodman, Edisi Ketiga, Kamus Istilah Keuangan dan Investasi, PT. Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia Jakarta, 1999 4

Doli D Siregar, Pemahaman Bisnis Properti sebagai Titik Tolak Profesionalisme dalam Manajemen Properti, Satyatama Graha Tara, 1999

4

@ Pengorganisasian (organizing) Involves bringing together human and material resources which includes labour, capital, land, building materials, equipment and information. Pemanfaatan dan penyusunan secara optimal dari seluruh aset yang dimiliki merupakan bentuk upaya untuk bisa lebih mengefisiensikan dan mengefektifkan organisasi untuk dapat memperoleh hasil yang optimal. @ Pengkoordinasian (coordinating) Establishing some form of rank or order between human resources to human resources and between human resources to material resources. Koordinasi ini dimaksudkan agar tidak terjadi hambatan-hambatan maupun misscommunication antara semua pihak yang terlibat baik dalam hubungan vertical maupun horizontal (topdown). @ Pengarahan (leading) Giving orders directly or indirectly to subordinate. Suatu organisasi sangat memerlukan suatu arahan yang jelas dan tegas, baik yang disampaikan secara langsung maupun tidak langsung dari atasan kepada bawahan melalui forum formal maupun informal (sesuai dengan hierarki struktur organisasi). Ketidak jelasan dalam hal masalah ini bisa menimbulkan kesalahan dalam mentafsirkan suatu perintah/tugas yang diberikan oleh atasan kepada bawahannya. @ Pengontrolan (controlling) To investigate and evaluate and make sure the order is carried through so that the aim is achieve”. Tahap yang sangat memegang peranan pada bagian akhir adalah pengawasan secara menyeluruh atas keseluruah aktifitas organisasi. Dan segera menyelesaikan setiap permasalahan ataupun kendala yang ada dan selanjutnya memberikan masukan (input) sebagai feedback atas kebijakan-kebijakan yang ada dalam suatu organisasi untuk selanjutnya bisa dilakukan penyempurnaan-penyempurnaan. •

Arthur G. Bedeian Procces of achieving desired result through efficient utilization of human and material resources. Menurut Arthur justru mendefinisikan manajemen sebagai keseluruhan dari suatu proses yang melibatkan efisensi dalam memanfaatkan baik sumberdaya manusia maupun sumber daya material yang dimiliki oleh suatu organisasi.

5

Dari beberapa definisi manajemen di atas semuanya memiliki kesamaan bahwa pada intinya untuk mencapai tujuan suatu usaha memerlukan suatu proses yang menyeluruh dalam mengurus (management) dan memadukan sumber daya manusia dengan sumberdaya material yang dimiliki oleh suatu organisasi B. Definisi Properti Dalam ilmu penilaian, properti diartikan sebagai harta kekayaan. Menurut Real estat Handbook, Properti didefinisikan sebagai : the rights that one individual has in lands or goods to the exclusion of all others; rights gained from the ownership of wealth5. Pemahaman arti properti ini sendiri menjadi sangat luas, namun pada dasarnya merupakan suatu hak yang dimiliki oleh seseorang atas properti tersebut. Sedangkan untuk Real estat didefinisikan sebagai: in law, land and

everything more or less attached to it. Ownership below to the center of the earth and above to the heavens. In business, the activities concerned with ownership and use transfers of the physical property6. Tentunya definisi ini

berbeda dengan apa yang berlaku di Indonesia bahwa apa yang ada di dalam bumi dan di atas bumi tidak dapat dimiliki oleh perseorangan karena hukum pertanahan di Indonesia menganut azas horizontal. Secara umum Real estat dapat digolongkan sebagai berikut : a. Sektor Perkebunan, Pertambangan dan Perhutanan (Rubber Estate, Oil Palm Estate, forestry, coal mining, etc). b. Sektor Perumahan (Housing Estate, Multy Residential, Real estat Complex, etc). c. Sektor Komersial (Shopping Centre, Office Building, Apartment, Hotel, , Trade Center, etc). d. Sektor Industri (Industrial Estate, Industrial Park, heavy, medium and weight industrial, Etc). Real Property adalah The interest, benefits and rights inherent in ownership of physical real estat . Sedangkan Estate sebagai The present interest in real property.

5

Jack C. Harris., Jack P. Friedman, Real Estate Handbook, 4th Ed. Barron’s Educational Series,Inc. New York . 1997 6

Ibid

6

Tanah, Bangunan & Pengembangan Lainnya (other improvements)

Real Properti BERWUJUd (TANGIBLE)

Personal Properti

PROPERTI

Properti Komersial

Properti Non Komersial TAK BERWUJUD (INTANGIBLE)

SURAT BERHARGA

- Machine & Equipment - Fixtures & Furniture - Moveable - Operational Equipment - Jewelry

- Goodwill - Hak Patent - Franchises - Merek Dagang (Trade Mark) - Hak Cipta (Copyright) - Proprietary Processes - Saham - Investasi - Deposito - Piutang Dagang

Sumber: Modul DPT III Khusus Keahlian Pajak, Penilai, BPLK Depkeu, 1991

Gambar 1.2 Skema Penggolongan Properti

C. Definisi Manajemen Properti Secara umum Manajemen Properti dapat diterjemahkan sebagai : @ Pengelolaan harta kekayaan. Dalam hal ini ruang lingkupnya dipersempit terbatas untuk barang berwujud (tangible assets). @ Suatu cabang usaha real estat yang meliputi penyewaan, pengawasan, penagihan sewa, perawatan dan pengelolaan real estat untuk pihak lain.

7

Menurut Real Estate Handbook, Manajemen Properti didefinisikan sebagai : The operation of property as a business, including rental, rent collection, maintenance, etc. The following tasks are often required in the ownership of property such as accounting and reporting, leasing, maintenance and repair, paying taxes, provision of utilities and insurance, remodeling, rent rate setting and collection, acquisition and disposition, development and rehabilitation feasibility, financing and income tac accounting7.

Definisi ini menunjukkan bahwa ruang lingkup pekerjaan manajemen properti sangat luas dan diperlukan keberadaannya untuk kelangsungan properti maupun bisnis itu sendiri. Sedangkan menurut beberapa didefinisikan sebagai berikut8:

pakar,

manajemen

properti

• Scarret

To seek to control property interest having regard to the short and long term objectives of the property owner and particularly to the purpose for which the interest is held. Properti Manajemen berfungsi untuk

mewujudkan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang yang dikehendaki oleh pemilik. Untuk itu keberadaan properti manajemen ini untuk memastikan apakah kebijakan-kebijakan (policy making) yang dibuat sudah sesuai dan sudah dilaksanakan sehingga keberadaan dan kelangsungan dari properti tetap bisa dipertahankan. • Peter Tan Peng Khon

Strategic ideas formulated and scope of services established to manage properties to meet the objectives of the owner. Properti manajer dalam hal

ini bertugas memformulasikan suatu kebijakan dalam bentuk perencanaan makro (strategic plan) maupun perencanaan mikro (tactical plan) untuk memastikan keinginan investor bisa terwujud. • Michael Thorncorf Ketentuan dan pengawasan mengenai suatu properti dengan tujuan memperoleh keuntungan secara optimal tidak selalu didasarkan semata-mata pada nilai uang, tetapi mencangkup juga persyaratan kepentingan masyarakat, status, kewibawaan, peta politik, dengan berbagai ragam kepentingan atau hasrat keinginan suatu golongan. 7

Ibid Doli D Siregar, Pemahaman Bisnis Properti sebagai Titik Tolak Profesionalisme dalam Manajemen Properti, Satyatama Graha Tara, 1999 8

8

• Douglas Street Manajemen properti bertujuan untuk mengawasi suatu properti untuk tujuan jangka pendek atau jangka panjang bagi pemilik properti terutama dalam kaitan kepemilikan properti tersebut; yaitu melaksanakan aktifitas sewa-menyewa, mengadakan negoisasi harga sewa dan menilai kembali harga sewa (rent review) ruang tersebut serta perpanjangan sewa-menyewanya dikemudian hari pada saat jangka waktu sewanya sudah habis, meneliti pemeliharaan gedung secara fisik dan ketentuan sangsi hukum dalam kontrak sewa-menyewa, melibatkan pada kegiatan perluasan (upgrading) maupun kemungkinan terjadinya suatu merger, peka dan jeli melihat peluang untuk pengembangan secara potensial serta secara hukum mewakili pemilik serta memenuhi kewajiban sosialnya terhadap masyarakat. Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa tugas dan fungsi manajemen properti bukanlah pekerjaan yang sedemikian sederhana, tetapi merupakan suatu pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus dan pengalaman yang luas.

1.2

Tujuan Manajemen Properti _______________________

Walaupun ruang lingkup properti manajemen sangat luas, namun secara umum dilihat dari tujuannya manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) , yaitu: a. Mengelola properti sebagai investasi / bisnis. Ini merupakan tugas yang memerlukan keahlian khusus karena mengelola properti sebagai investasi sangat terkait dengan faktor-faktor eksternal seperti peraturan pemerintah, faktor persaingan, permintaan dan penawaran, selera konsumen dan lain sebagainya. Tujuan utamanya adalah memaksimalkan pendapatan dan modal dari investor. b. Mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan properti sehingga tercapai hasil optimal secara efektif dan efisien. Tujuannya adalah untuk menghambat laju penyusutan ataupun terjadinya kerusakan pada properti maupun lingkungan sekitarnya. Oleh karena itu, tujuan akhir yang akan dicapai dalam manajemen properti ini ialah mencakup sistem organisasi yang efektif serta pembinaan, koordinasi dan pengawasan para tenaga terampil untuk meningkatkan pendapatan dari properti tersebut dan bersamaan dengan itu pula menjamin serta melindungi properti dan peralatannya dari kerusakan serta limbah dengan cara pemeliharaan yang baik dan benar. Dengan demikian 9

kedepan prospek manajemen properti ini akan terus berkembang sesuai dengan permintaan pasar yang akan terus meningkat baik disektor privat maupun sektor publik.

1.3

Kegiatan Manajemen Properti _____________________

Beberapa kegiatan atau aktivitas meliputi:

dalam

manajemen

properti

a. Mempersiapkan dan membuat kontrak manajemen (Management Contract). Seluruh kontrak harus dibuat dengan jelas dan memuat seluruh isi perjanjian yang harus ada di dalamnya sehingga tidak menimbulkan potensi konflik di kemudian hari. Misalnya kapan mulai dan berakhirnya suatu kontrak, apa yang menjadi kewajiban dan hak masingmasing pihak, sangsi dan lain sebagainya. b. Menyusun rencana manajemen dan pengambil alihan tugas manajemen dari sebuah properti (Taking Over Management). Rencana disusun harus secara detail meliputi rencana dalam jangka pendek, menengah maupun jangka panjang serta kapan properti manajemen mulai dilibatkan, apakah pada saat awal sebelum pembangunan (pre construction), pada saat pembangunan (under construction), maupun pada saat bangunan telah siap untuk dihuni dan dioperasikan (operational building). c. Memelihara dan mengelola bangunan (Maintenance and Building Management). Dalam kaitannya dengan masalah biaya pemeliharan bangunan /Life Cycle Costing (LCC) perlu perencanaan dan aplikasi yang tepat sasaran. Karena lalainya pelaksanaan dari tugas ini, kerusakan kecil pada bangunan akan mengakibatkan kerugian yang jauh lebih besar. Selain itu pengelolaan bangunan secara menyeluruh termasuk faktor keamanan dan kenyamanan bangunan bagi pengguna perlu diutamakan. d. Melakukan pemasaran dan negosiasi harga sewa (Marketing and Lease Negotiation). Aktifitas ini sangat menentukan keberhasilan suatu properti yang dikelola sebagai suatu investasi. Dengan kemampuan yang dimiliki oleh seorang properti manajer diharapkan dapat memaksimalkan tingkat hunian (occupancy rate) dan meminimalisasi tingkat kekosongan (vacancy rate). e. Mengatur sistem penagihan dan pengelolaan uang sewa (Lease Management & Rental System). Data base harus jelas dan up to date

10

untuk meminimalisasi tunggakan sewa (collection loss) yang berisi informasi rinci tentang penyewa sehubungan dengan kemampuan mereka dalam membayar uang sewa. Analisis besaran sewa (rent analysis), tinjauan kenaikan sewa (rent review) maupun service charge yang dikenakan kepada pengguna harus dilakukan dengan sangat hati-hati. Properti manajemen yang melakukan hal ini dengan ceroboh mengakibatkan banyak konsumen yang pindah dikarenakan besarnya beban sewa yang ditanggung oleh mereka. f. Manajemen sistem administrasi dan keuangan (Financial Management and Administration System). Sistem ini sangat diperlukan untuk memonitor seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan dan administrasi. Sehingga dapat menghindarkan adanya kemungkinan kebocoran-kebocoran keuangan yang dapat terjadi diakibatkan lemahnya sistem manajemen keuangan. g. Manajemen sistem informasi (Management Information System). Saat ini sudah eranya komputerisasi. Di negara-negara maju sudah banyak bangunan pintar (intelligent building) yang pengoperasiannya menggunakan sistem informasi yang akurat dan cepat karena menggunakan informasi teknologi yang memadai sesuai dengan kemajuan jaman. Hal ini akan sangat membantu dan memudahkan manajemen properti dalam mengoptimalkan properti yang dikelolanya.

1.4

Ruang Lingkup Manajemen Properti _________________

Ruang lingkup manajemen properti cukup luas, namun secara umum dapat dibedakan menjadi 3 kelompok yaitu mengelola properti sebagai suatu investasi, mengelola properti sebagai suatu bisnis/usaha, dan mengelola properti kaitannya dengan pajak dan asuransi. A. Mengelola Properti sebagai suatu Investasi Sebagai sebuah investasi, aspek manajemen properti menjadi salah satu perangkat yang akan menjamin keberhasilan investasi properti. Setelah dilaksanakan tahap rencana investasi, maka dilanjutkan dengan tahap pengelolaan atau manajemen operasional yang berupaya menjalankan prediksi dan strategi yang telah digariskan dalam tahap rencana investasi. Selama menjalankan tersebut, tahap evaluasi untuk menyempurnaan pengelolaan properti juga terus dilaksanakan. Sehingga dalam rangkaian proses investasi properti, setiap tahapan akan memberikan kontribusi masing-masing demi keberhasilan investasi secara keseluruhan. 11

Manajemen properti secara umum dapat juga didefinisikan “to maintain and increase the investment income from the property investment and to secure timely capital gains”. Dengan demikian aktivitas manajemen properti harus dilihat dari sudut pandang investasi yang akan difokuskan pada pemahaman aspek pasar sebagai kunci kesuksesan.

Untuk mengukur suatu investasi bagi seorang manajer properti adalah melalui proses penilaian (valuation). Manajer properti harus memastikan bahwa nilai dari properti yang dikelolanya tidak mengalami penurunan dan bahkan sebaliknya nilainya terus bisa naik. Nilai sebuah properti dapat diformulasikan sebagai berikut : Nilai = Pendapatan operasional bersih setahun (NOI) x (1/i) Keterangan : NOI = pendapatan kotor setahun – biaya operasional setahun i = tingkat kapitalisasi dari properti tersebut Tolok ukur atau performance investasi dapat diukur dengan menggunakan besaran dari tingkat hasil yang akan diperoleh (yield). Semakin tinggi yield dari suatu investasi, maka semakin tinggi risiko dan tingkat pengembalian (risk & retun) yang akan diperoleh. Yield dapat diformulasikan sebagai berikut : Yield (%) = (Pendapatan operasional bersih setahun /Nilai) x 100% Dengan demikian salah satu keberhasilan dari suatu manajemen properti dapat terlihat dari kemampuan mereka memberikan kontribusi dalam meningkatkan penghasilan bersih dari properti tersebut. Oleh karena itu, seorang manajer properti di dalam programnya untuk menjaga nilai atau menaikkan nilai dari bangunannya harus mempertimbangkan biaya operasional disamping pendapatannya. Dalam investasi properti, ada beberapa indikator yang menjadi acuan untuk melakukan penilaian dan evaluasi serta strategi investasi yang dilaksanakan. Adapun indikator tersebut adalah : a. Total investasi. Besaran investasi ini sangat berpengaruh terhadap besarnya ruang lingkup pekerjaan yang akan dilaksaksanakan. Sehingga strategi yang dibutuhkan akan berbeda-beda sesuai dengan besaran investasi yang ditanamkan.

12

b. Total rentable area. Dalam suatu bangunan harus dihitung luas dari lantai bangunan yang bisa disewakan apabila sewa didasarkan atas sewa permeterpersegi bangunan. Luas bangunan yang digunakan sebagai fasilitas bangunan antar pengguna/penyewa tidak termasuk dalam kategori yang disewakan. c. Prediksi harga sewa atau harga jual. Besaran ini juga sangat beragam dan harus dilakukan survey lapangan properti sejenis yang digunakan sebagai data pembanding. Apabila bangunan terdiri dari beberapa lantai dan lokasi yang beragam, maka penentuan sewanya juga berbeda dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap nilai. d. Prediksi tingkat hunian atau tingkat penjualan. Penelitian pasar (market research) maupun daya serap pasar (captive market) berperan dalam menentukan tingkat hunian maupun tingkat penjualan. Analisis ini digunakan untuk menentukan stategi dalam memaksimalkan tingkat hunian maupun tingkat penjualan. e. Biaya operasional dan biaya lainnya. Seluruh biaya yang diperlukan yang berkaitan dengan operasional properti dan aktifitas usaha , baik yang biaya tetap (fix cost) maupun yang biaya tidak tetap (variable cost) perlu dikaji dalam rangka efektivitas dan efisiensi. Dan indikator ini juga memerlukan suatu strategi yang mendasar dan menyentuh semua aspek. Indikator-indikator tersebut, secara keseluruhan akan menjadi prediksi pendapatan dan pengeluaran selama umur investasi yang direncanakan. Manajemen properti ikut berperan menentukan keberhasilan investasi sepanjang umur properti. Tugas atau peran tersebut dilaksanakan dengan menetapkan strategi, tugas kerja dan evaluasi peran tersebut yang mampu menjamin pendapatan yang paling baik (maksimal) dengan menjamin pengeluaran yang paling optimal. Sehingga diharapkan, investasi yang dilaksanakan tersebut memiliki kinerja yang baik. Hal ini biasanya ditunjukkan oleh : a. Tingkat hasil pengembalian intern atau internal rate of return (IRR). Yaitu suatu tingkat diskonto dimana nilai sekarang dari arus kas suatu investasi di masa datang sama dengan biaya dari investasi. Angka ini ditemukan dengan proses mencoba dan mencoba lagi (trial and error), jika nilai bersih sekarang dari arus kas keluar (biaya dari investasi) dan arus kas masuk (laba atas investasi) sama dengan nol, maka tarif diskonto yang digunakan adalah IRR. Apabila IRR lebih besar dari 13

pengembalian yang dipersyaratkan-dinamakan tingkat batas dalam penganggaran modal-investasi itu dapat diterima. b. Nilai Besih Sekarang / Net Present Value (NPV). Yaitu metode yang digunakan dalam mengkaji investasi dengan cara mana nilai bersih sekarang, dari semua arus kas keluar (seperti biaya investasi) serta arus kas masuk (pendapatan), dihitung dengan menggunakan suatu tarif diskonto tertentu. Biasanya tarif diskonto ini adalah tingkat pendapatan yang dipersyaratkan. Suatu investasi dapat diterima bila NPV-nya positif. Dalam penganggaran modal, tarif diskonto yang digunakan dinamakan tingkat batas dan biasanya sama dengan biaya modal tambahan. c. Periode Pengembalian (Payback Period). Yaitu dalam penganggaran modal : lamanya waktu yang diperlukan untuk memperoleh kembali biaya dari suatu investasi modal. Periode pengembalian adalah rasio dari investasi modal. Periode pengembalian adalah rasio dari investasi awal (pengeluaran kas) terhadap arus kas masuk tahunan untuk periode pengembalian. Kekurangan terpenting dari metode pengembalian adalah bahwa metodel tidak memperhitungkan arus kas sesudah periode pengembalian, sehingga bukan merupakan ukuran dari profitabilitas suatu proyek investasi. Oleh sebab itu, para analis umumnya mengutamakan metode arus kas yang didiskonto (discounted cash flow) untuk penganggaran modal yaitu IRR dan NPV. d. Indikator penilaian investasi lainnya yang memperlihatkan kinerja tersebut. Indikator-indikator tersebut seharusnya terus dipantau, dievaluasi dan ditingkatkan melalui evaluasi kinerja manajemen properti yang dijalankan. B. Mengelola Properti Sebagai Suatu Bisnis/Usaha Tujuan dari kegiatan ini adalah optimalisasi dari arus kas sekaligus memelihara dan meningkatkan nilai properti tersebut. Kegiatan manajemen properti sebagai suatu bisnis atau usaha juga tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola properti sebagai suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki hubungan yang erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti meliputi : a. Memasarkan ruangan untuk memperoleh penyewa dengan harga sewa yang terbaik. Berbagai media promosi dapat digunakan untuk bisa menarik minat dari penyewa termasuk pertimbangan dalam memberikan diskon kepada penyewa.

14

b. Menagih sewa dan biaya pelayanan (service charge). Menentukan sistem penagihan sewa yang efektif dikaitkan dengan situasi dan kondisi dari penyewa serta jenis pelayanan yang optimal kepada penyewa sehingga mereka merasa nyaman menjalankan aktifitas bisnisnya dan tidak terganggu oleh masalah-masalah sepele, seperti listrik yang sering padam, kebersihan yang tidak terjaga, keamanan yang tidak berfungsi dan sebagainya. c. Memelihara properti. Termasuk pekerjaan yang dilakukan secara berkala ataupun insidentil maupun jangka menengah seperti pengecatan dan jangka panjang seperti penggantian bagian-bagian yang mengalami kerusakan dan tidak dapat diperbaiki lagi. d. Mengelola keuangan dan memberikan laporan secara berkala. Hal ini harus diatur dengan memperhatikan skala perioritas dalam pengeluaran. Serta menekan biaya-biaya yang dapat dihemat dan memberikan laporan yang terkini secara berkala. e. Memonitor nilai properti. Sesuai dengan tujuan utama dari manajemen properti adalah meningkatkan pendapatan serta mempertahankan nilai properti. Hal ini harus senantiasa di monitor perkembangannya mengingat banyaknya faktor persaingan yang bisa menimbulkan turunnya pendapatan suatu properti. f. Melakukan pengadaan sarana dan fasilitas pelengkap. Melengkapi properti dengan sarana dan fasilitas yang mendukung seperti area untuk orang yang merokok, tempat bermain untuk anak-anak di pusat-pusat perbelanjaan dan lain-lain. g. Memahami pentingnya suatu komunikasi dan informasi. Selalu mengikuti perkembangan informasi terkini sesuai dengan perkembangan bisnis yang dijalankan. Mengamati kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk antisipasi kedepan. Mengingat sering ditemuin pusat-pusat perbelanjaan yang akhirnya tutup atau ditinggalkan oleh penyewa dan konsumen yang disebabkan karena adanya faktor-faktor persaingan properti sejenis yang baru dibangun maupun perubahan dari kebijakan pemerintah setempat. C. Mengelola Properti Kaitannya dengan Pajak dan Asuransi Ruang lingkup lain dari kegiatan manajemen properti ini mencakup kegiatan yang berhubungan dengan pajak dan asuransi. Beberapa aktifitas yang dapat dilakukan oleh keberadaan manajemen properti yaitu : 15

a. Meneliti kewajaran penetapan pajak dari nilai objek pajak. Hal ini dimaksudkan untuk dapat memberikan analisis terhadap nilai properti yang digunakan sebagai dasar penetapan pajaknya. Walaupun dalam hal ini Direktorat Jenderal Pajak memiliki ketentuan dan peraturan tersendiri sebagai dasar penilaiannya dengan menggunakan Nilai Jual Objek Pajak (NJOP) tanah dan bangunan yang mereka tetapkan. b. Meneliti aspek legalitas yang berhubungan dengan kepemilikan atau penguasaan properti. Seperti dalam hal masa berlakunya sertifikat tanah seperti Hak Guna Bangunan (HGB), Hak Guna Usaha (HGU) ataupun Hak Pengelolaan. Dan mengusahakan perpanjangan hak-hak tersebut yang akan berakhir masa berlakunya. c. Monitor peraturan berkaitan dengan pajak. Memahami seluruh peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pajak properti, maupun pajak-pajak lainnya yang terkait dengan ruang lingkup pekerjaan manajemen properti dan selalu mengikuti perkembangannya mengingat peraturan di bidang perpajakan sangat dinamis. d. Keringanan pajak. Membantu untuk mengajukan permohonan keberatan ataupun pengurangan terhadap besarnya pajak terhutang yang dikenakan oleh Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) setempat apabila dipandang perlu. e. Asuransi kebakaran. Melindungi pemilik properti terhadap berbagai risiko, seperti kebakaran, kehilangan ataupun kerusakan lainnya. Mengingat properti itu bisa mengalami hal-hal yang tidak diinginkan seperti terjadinya kebakaran karena akibat hubungan arus pendek. f. Polis asuransi dan penutupan asuransi. Menyimpan dengan baik polis asuransi dan memastikan menggunakan jasa asuransi yang tepat sehingga tidak mengalami masalah bila akan melakukan klaim pencairan asuransi dan mengurus penutupan asuransi atau perpanjangannya bila diperlukan.

1.5

Sistem dalam Manajemen Properti _________________

Untuk melaksanakan tujuan, aktifitas dan ruanglingkup manajemen properti di atas, diperlukan sistem manajemen properti yang meliputi pelaksanaan rincian manajemen properti secara tepat, pengelolaan keuangan yang benar dan menghimpun serta menganalisis data-data penting lainnya: 16

A. Melaksanakan Rincian Manajemen Properti Secara Tepat Tujuan dan rincian manajemen ini adalah menyajikan informasi agar tanggung jawab yang akan diserahkan dapat dilaksanakan secara tepat dan cepat. Sistem ini hendaknya juga mampu dilaksanakan agar informasi yang fundamental dapat dengan cepat disesuaikan dengan seringnya terjadi perubahan-perubahan, misalnya dalam penilaian kembali harga sewa, menyelesaikan kontrak sewa menyewa atau perubahan pada fisik bangunan. Pendataan dari manajemen properti ini harus dilengkapi data properti sebagai berikut : a. Penyusunan data properti. Dalam penyusunan data dari setiap properti harus dicatat secara rinci mengenai kontrak sewa menyewa yang telah dilaksanakan dan dilengkapi dengan data-data seperti : @ Nama dan alamat klien. Nama dan alamat lengkap klien harus dipastikan kebenarannya. Untuk menghindari terjadinya pemalsuan alamat. @ Kepemilikan. Statusnya harus jelas apakah sebatas sebagai penyewa, leasing atau pembeli / pemilik. @ Persyaratan kontrak. Syarat-syarat dalam kontrak harus tertuang dengan jelas dengan menggunakan bahasa yang disepakati antara pemilik dengan penyewa. @ Harga sewa dan setiap tanggal pembayaran. Dinyatakan dalam satuan mata uang yang berlaku dan sesuai dengan kesepatan bisa dalam bentuk rupiah atau mata uang asing. Tanggal pembayaran harus jelas dan sangsi yang dikenakan apabila terjadi keterlambatan dalam pembayaran sewa. @ Rincian penggunaan. Penggunaan bangunan harus sesuai dengan kontrak yang disepakati dan setiap perubahannya harus dilaporkan kepada pengelola properti. @ Luas lantai. Dengan menggunakan satuan m2 luas lantai yang disewakan. @ Penilaian kontrak sewa. Akan dilakukan peninjauan ulang terhadap kontrak sewa pada jangka waktu yang disepakati. Hal ini bisa mengakibatkan turunnya atau naiknya harga sewa yang harus dibayar oleh penyewa @ Data-data pajak properti. Seperti Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang (SPPT), fotocopy data-data pendukung seperti: sertifikat tanah, IMB, gambar denah bangunan. @ Tanggal berakhirnya kontrak sewa menyewa. Jangka waktu toleransi pengosongan apabila berakhirnya kontrak sewa atau kemungkinan adanya perpanjangan sewa.

17

@ Perjanjian pemilik dan penyewa. Hal-hal yang tertuang secara khusus yang diinginkan oleh pemilik terhadap penyewa ataupun sebaliknya perlu dibuat perjanjiannya. @ Data mengenai asuransi properti. Besarnya premi asuransi yang harus dibayar, jenis asuransi yang diikuti, jangka waktu berakhirnya asuransi. b. Informasi tambahan. Dalam aspek ini tercakup data-data rincian singkat mengenai : @ Batasan pengelolaan. Sejauh mana yang menjadi batas tanggung jawab dan kewajiban dalam melakukan pengelolaan properti. @ Menyewakan kepada pihak ketiga. Perlu dibuat kebijakan yang mengatur masalah ini sehingga tidak terjadi masalah dalam ketentuan kontraknya dengan pemilik dan penyewa dan juga dengan pihak ketiga. @ Perubahan-perubahan yang diijinkan. Setiap perubahan yang akan dilakukan oleh penyewa harus mendapatkan ijin terlebih dahulu dari pengelola, seperti penyewa yang akan melakukan perubahan design tata ruang sesuai dengan kebutuhannya. @ Sertifikat Ijin Mendirikan Bangunan (IMB). Memastikan jangka waktu berlakunya IMB dan memastikan sesuai dengan peruntukannnya. @ Hal-hal lainnya yang telah memperoleh suatu kesepakatan pemilik. Seperti kemungkinan bila terjadi kerusakan atau kehilangan yang disebabkan oleh penyewa. c. Catatan kontrak dan penilaian harga sewa pasaran. Termasuk di dalamnya : @ Ada tidaknya pelanggaran kontrak. Sejauh mana pelaksanaan dari kesepakatan kontrak yang telah dibuat dan sangsi-sangsi yang diberlakukan apabila terjadi pelanggaran kontrak @ Tinjauan sewa sesuai dengan yang berlaku di pasar. Penilaian ini dimaksudkan untuk mensiasati faktor persaingan yang terjadi untuk properti yang sejenis. d. Recana pemeliharaan dan penggantian. Di dalamnya meliputi beberapa aktivitas sebagai berikut : @ Jadual rutin pemeliharaan (day to day maintenance) untuk jangka pendek. Tindakan yang harus dilakukan apabila terjadi sesuatu musibah, misalnya pintu tangga darurat tidak boleh terkunci selama

18

ada aktivitas dalam gedung, tabung-tabung kebakaran harus bisa difungsikan dengan baik. Toilet harus selalu terjaga kebersihannya. @ Untuk jangka menengah dan jangka panjang perlu adanya perbaikan atau penggantian bagian-bagian yang mengalami kerusakan fisik atau keusangan fungsi maupun ekonomis. B. Pengelolaan Sistem Keuangan yang Benar Kegiatan ini akan dilaksanakan oleh akuntan atau bagian keuangan. Namun demikian seorang properti manajer harus mengetahui sistem yang dipergunakan. Prinsip dasar sistem akunting harus mampu mendata : @ Pembayaran dari faktur yang berkaitan dengan biaya pengeluaran properti. @ Penagihan tunggakan sewa dari penyewa dan biaya-biaya lainnya yang harus dibayar oleh penyewa, dan @ Langkah persiapan dan piutang klien mengenai uang yang harus dikembalikan. @ @ @ @ @

Dalam kaitan ini, data-data yang harus diperhatikan meliputi : Rincian mengenai penyewa serta kontraknya. Baik data-data yang bersifat kuantitas maupun kualitas dari penyewa. Faktur-faktur. Memastikan faktur-faktur yang ada adalah wajar dan sesuai kebenarannya. Kuitansi. Setiap kuitansi harus didata dan disimpan dengan baik sebagai arsip (file) jika suatu saat diperlukan. Data Piutang. Besaran piutang dan kapan pelunasan dari masingmasing piutang tersebut. Rincian keuangan para klien. Perlu diberikan catatan-catatan khusus terhadap klien yang mengalami masalah keuangan misalnya sering menunggak pembayaran sewa dari tanggal yang sudah ditetapkan.

19

KONTRAK SEWA

AKUNTING (ACCOUNTING)

Catatan Properti

Jadwal Pemeliharaan

Jadwal Kontrak & Penilaian Kembali Jadwal Kegiatan

Kuitansi Penerimaan

Faktur Buku Pembayaran Tunai Dana Faktur

Berkas Manajemen

Dana yang dapat ditagih

Permintaan Sewa

Kartu Penyewa

Buku Kuitansi Penerimaan

Keuangan Klien

Sumber: Modul Manajemen Properti, STIAMI Jakarta, 2002

Gambar 1.3 Sistem Pengelolaan Keuangan

C. Menghimpun dan Menganalisis Data Penting Lainnya Data-data lainnya yang sangat penting bagi suatu pengelolaan manajemen properti yang benar meliputi : a. Data mengenai asuransi properti (informasi ini berkaitan dengan) : @ Penentuan dari nilai yang akan diasuransikan. Dalam hal ini dapat menggunakan jasa penilai independent untuk menentukan besarnya pertanggungan properti yang akan diasuransikan selain ada penaksir nilai dari pihak asuransi. @ Rincian persyaratan dalam polis asuransi. Secara seksama memastikan persyaratan-persyaratannya sudah terpenuhi sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada dalam polis asuransi tersebut. 20

@ Pembayaran premi. Besar dan jatuh tempoh setiap pembayaran premi yang menjadi kewajibannya. @ Pembayaran kembali biaya asuransi dari penyewa. Apabila terjadi klaim dari klien tentang asuransi yang harus diterimanya bila terjadi suatu musibah, memastikan kepada siapa harus menuntutnya dan kepada siapa yang berhak menerima asuransi tersebut. b. Data-data inspeksi properti meliputi : @ Tanggal pemeriksaan. Setiap pemeriksaan yang dilakukan harus dicatat sebagai monitoring inspeksi selanjutnya. @ Tujuan dan hasil pemeriksaan. Melakukan pencatatan secara rinci hasil pemeriksaan lapangan. c. Kondisi dan potensi pengembangan properti meliputi : @ Spesifikasi konstruksi. Meliputi jenis konstruksi, rincian material dan fasilitas bangunan. @ Tata letak bangunan. Apakah sudah sesuai dengan konsep estetika dan memenuhi standar design yang diharapkan sesuai dengan penggunaan properti tersebut. @ Perencanaan tambahan yang diperlukan. Untuk potensi pengembangan di masa yang akan datang diperlukan analisis data yang mendukung rencana tersebut, seperti trend pendapatan yang meningkat dan terbatasnya penawaran yang ada. d. Photo-photo : Photo-photo ini harus senantiasa yang terakhir terutama setelah adanya perubahan-perubahan. e. Bestek (Building Plan) dan pemeliharaan : Setiap manajer harus memiliki denah bangunan perlantai dari properti yang dikelolanya. Denah tersebut menjelaskan setiap perubahanperubahan yang memperoleh persetujuan. Untuk jenis fasilitas bangunan lainnya seperti pendingin udara (AC), gambar instalasi mengenai tata cara pemeliharaan dan spesifikasinya harus senantiasa disimpan. Sehingga jika diperlukan setiap saat bisa dilakukan perbaikan ataupun penggantian dengan mempelajari secara seksama apa yang ada dalam bestek tersebut. Bahkan di negara-negara maju sekarang setiap gedung memiliki building plan dalam bentuk komputerisasi yang memuat informasi begitu rinci menyangkut keseluruhan gedung/bangunan.

21

f. Persetujuan mengenai data perencanaan : Dalam aspek ini meliputi rincian mengenai persetujuan data-data perencanaan yang telah diperoleh. g. Data alamat : Daftar yang berisi alamat dan nomor telpon dari klien, pengacara klien, penyewa, pengelola dan kontraktor serta pemasok / relasi untuk setiap properti harus didata dan diperbaharui apabila ada perubahan. h. Kontrak manajemen : Salinan dari setiap kontrak manajemen atau surat pengangkatan klien dengan rincian tugas yang harus dilaksanakan harus disimpan dengan baik. i. Kontrak pemeliharaan : Hal ini berkaitan dengan para pemasok pelayanan atau pemeliharaan untuk fasilitas bangunan seperti lift, AC dan fasilitas bangunan lainnya. j. Kontrak kerja karyawan : Kontrak ini berhubungan dengan kegiatan administrasi umum untuk korespondensi mengenai properti yang akan dikelola.

RINGKASAN_________________________________________ Kehadiran dan keberadaan manajemen properti diperlukan oleh perorangan ataupun badan hukum, baik sektor privat maupun sektor publik yang memiliki dan/atau menggunakan properti dalam jumlah kecil maupun besar, baik dalam hal kuantitas maupun nilai uangnya. Jasa manajemen properti dapat diberikan untuk lingkup kerja yang luas maupun terbatas sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan pemiliknya. Secara umum, dilihat dari tujuannya manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) , yaitu: þ Mengelola properti sebagai investasi / bisnis; þ Mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan properti sehingga tercapai hasil optimal secara efektif dan efisien. Dengan maraknya bisnis manajemen properti yang memberikan prospek yang semakin cerah, maka ruang lingkup manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi: þ Mengelola properti sebagai suatu investasi; þ Mengelola properti sebagai suatu bisnis / usaha; dan þ Mengelola properti kaitannya dengan pajak dan asuransi. 22

Sedangkan untuk penyediaan sistem dalam manajemen properti yang merupakan suatu bagian yang sangat vital dalam mencapai suatu tujuan dari manajemen properti antara lain meliputi aktivitas sebagai berikut: þ Melaksanakan rincian manajemen properti secara tepat; þ Pengelolaan sistem keuangan yang benar; þ Menghimpun dan menganalisis data penting lainnya. SOAL-SOAL LATIHAN 1. 2. 3. 4. 5.

Apakah Manajemen Properti itu penting? Jelaskan pendapat Anda! Jelaskan definisi Manajemen Properti! Uraikan ruang lingkup dari Manajemen Properti! Apa yang menjadi tujuan dari Manajemen Properti? Uraikan secara singkat sistem dalam Manajemen Properti!

23

BAB 2

ORGANISASI MANAJEMEN PROPERTI

A

papun bentuk organisasi manajemen properti yang diterapkan, manajer properti memiliki peranan yang penting dalam hubungan antara pemilik dan penyewa bangunan. Oleh karena itu dalam manajemen properti diperlukan pengetahuan dan kemampuan khusus, karena : a. Investasi dalam real estat adalah berbeda dengan bentuk investasi lainnya. Investasi dalam real estat memiliki karakteristik yang unik sesuai dengan sifat-sifat yang dimiliki oleh properti. b. Real estat adalah investasi yang dapat dinaikkan nilainya oleh pemilik dengan menggali potensi yang dapat dihasilkan dari kepemilikan atau penguasaan atas suatu properti. Dalam bab kedua ini yang memaparkan organisasi manajemen properti, diharapkan pembaca akan mengerti dan memahami : þ Kaitan manajemen properti dengan suatu investasi properti; þ Strategi organisasi manajemen properti yang lebih modern dan kompetitif; þ Mengenal tujuan suatu organisasi, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang; þ Persaingan dan prospek manajemen properti seiring dengan semakin pesatnya pembangunan; þ Implementasi properti dalam membuat manajemen strategi; þ Bentuk-bentuk organisasi dalam manajemen properti dan keputusan menggunakan internal atau external manajemen properti; þ Konsep dasar properti sebagai aset dan restrukturisasi aset; þ Mewujudkan profesionalisme dalam manajemen properti.

2.1. Kaitan Manajemen Properti & Investasi Properti_______ Dalam praktek manajemen properti terlebih dahulu perlu dipahami bagaimana praktek investasi yang berlaku dalam properti. Untuk itu perlu dipahami motivasi dan tujuan investor serta analisis-analisis yang diperlukan dalam investasi properti tersebut sehingga pada akhirnya pelaksanaan dari 24

manajemen properti seiring dengan pencapaian obyektif yang ditentukan dari awal antara pemilik dan manajer properti. A. Identifikasi Tujuan Investor Langkah pertama yang dilakukan adalah dengan mengidentifikasikan tujuan investor. Terdapat beberapa alasan/motif yang berbeda ketika investor berinvestasi, misalnya tujuan seorang investor adalah investasi jangka panjang dengan unsur inflation hedge dan cash flow, maka properti merupakan wahana yang tepat. Investor dalam studi kasus ini memutuskan berapa return yang dikehendaki (required rate of return). Seorang manajer properti dapat melakukan analisis apakah keinginan dari investor tersebut bisa dicapai atau tidak apabila mereka ditunjuk sebagai pengelola dari properti tersebut. B. Analisis Investasi Langkah kedua adalah analisis investasi yang diantaranya meliputi analisis pasar, aspek legal, dan aspek sosial-politik, yaitu : a. Analisis Pasar. Dua kategori utama risiko dalam investasi properti adalah risiko pasar dan risiko inflasi. Analisis pasar diperlukan untuk membantu investor dalam mengidentifikasikan faktor-faktor yang mempengaruhi dua jenis risiko tersebut. Dari analisis pasar dapat diperoleh informasi yang akan dipergunakan sebagai dasar/asumsi untuk memperkirakan tingkat sewaan, tingkat kekosongan, dan perkiraan nilai properti di masa yang akan datang. b. Analisis Aspek Legal. Aspek lain yang harus dipertimbangkan adalah terkait aspek legal. Risiko perubahan peraturan menyangkut kemungkinan perubahan kebijakan yang akan menyebabkan penurunan nilai properti seperti masalah perpajakan, perubahan zoning, dan pembangunan sarana publik di area dimana letak properti yang menjadi target investasi. c. Analisis Aspek Sosial-Politik. Hal lain yang cukup penting untuk dianalisis adalah masalah lingkungan sosial-politik. Sejauh mana lingkungan sosial-politik suatu wilayah menjamin keamanan atas investasi properti harus diteliti sebaik mungkin. Selanjutnya dari sisi properti yang menjadi target investasi perlu diteliti dampaknya bagi lingkungan dan masyarakat sekitar. Beberapa dampak terkadang positif

25

namun dapat pula negatif, dimana hal ini akan secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi return dan risiko investasi properti. C. Perkiraan Aliran Kas (Cash Flow) Langkah ketiga adalah memperkirakan cash flow selama kepemilikan (holding period). Secara umum cash inflow properti bersumber dari hasil sewa tahunan dan penjualan properti pada akhir periode investasi. Investor perlu menetapkan asumsi-asumsi seperti besarnya biaya operasional, pendanaan, kebijakan penjualan properti pada akhir holding period dan sebagainya sebelum memutuskan berinvestasi pada properti. Dengan kata lain untuk memformulasikan perkiraan cash flow, investor harus membuat asumsi-asumsi yang berkaitan selama investasi dengan memperhatikan beberapa analisis berikut : a. Analisis pendanaan. Analisis yang dilakukan selanjutnya dalam rangka memformulasikan perkiraan cash flow adalah keputusan pendanaan apakah dengan modal sendiri atau pinjaman. b. Analisis pembayaran pinjaman. Oleh karena sebagian pendanaan mempergunakan dana pinjaman maka perlu dipertimbangkan distribusi pembayaran bunga dan pokok kepada pihak kreditor setiap tahun selama holding period. c. Keputusan penjualan di akhir periode. Pada akhir periode investasi, diputuskan untuk menjual properti. Investor harus dapat memperkirakan faktor-faktor yang kiranya dapat mempengaruhi nilai properti sampai akhir periode investasi. d. Analisis Depresiasi. Hal terakhir yang perlu dianalisis dalam rangka perkiraan cash flow adalah perkiraan depresiasi yang harus ditetapkan. Dari uraian-uraian diatas, selanjutnya dibuatkan resume atas seluruh asumsi-asumsi yang telah ditetapkan untuk investasi properti ini. Disamping itu sebagaimana dalam analisis investasi pada umumnya, perlu dibuatkan beberapa skenario yang mungkin akan dihadapi dalam investasi properti ini. Dalam hal ini ditentukan tiga skenario, yaitu (1) the most likely, (2) optimistic, dan (3) pessimistic. Untuk itu seorang properti manajer harus benar-benar memahami seluk beluk investasi properti dan senantiasai mempunyai ide-ide segar yang inovatif dan kreatif sesuai dengan tuntutan organisasi manajemen di abad 21.

26

2.2. Strategi Organisasi Manajemen Properti Abad 219______ Dalam era globalisasi dan semakin tingginya tingkat persaingan, maka dipandang perlu mempunyai satu komitmen untuk menjadi :be a leader or the winner of change. Fungsi utama dari seorang properti manajer properti adalah untuk mencapai sasaran/tujuan yang telah dicanangkan oleh pemilik properti yaitu untuk mendatangkan pendapatan (income) bagi pemilik dan mempertahankan serta meningkatkan nilai properti investasi. Dengan kata lain, manajer mencoba untuk mendatangkan kemungkinan yang terbaik berupa pendapatan bersih bagi pemilik atas sebuah investasi properti selama masa pemanfaatannya. Untuk menjadi seorang manajer properti yang efektif dibutuhkan kemampuan dan pengetahuan mendasar dari sekedar mengumpulkan sewa, menjual ruang dan mengikat kontrak sewa menyewa. Dalam kenyataan, pekerjaan dan tugas manajer properti sangat dibutuhkan dan jauh lebih rumit dari seperti yang dibayangkan. Manajemen properti, merupakan salah satu dari area spesialisasi dalam industri real estat yang mengalami perkembangan sangat pesat, sedang tumbuh dan berkembang menjadi ilmu manajerial. Dewasa ini, manajer properti dituntut untuk memiliki keahlian manajerial yang dinamis, yaitu pengetahuan, kemampuan berkomunikasi dan keahlian teknis. Dan mereka juga dituntut untuk memiliki kelenturan dan bertindak sebagai analis pasar, eksekutif periklanan, salesman, akuntan, diplomat dan bahkan seorang ahli perawatan bangunan. Oleh karena itu keahlian dalam komunikasi sangat dibutuhkan untuk berkomunikasi secara efektif dengan pemilik, penyewa, pegawai, kontraktor, tamu dan lain-lain. Dalam menghadapi abad 21 (a century of excellence), setiap organisasi baik publik (pemerintah) maupun privat (termasuk bisnis properti) merupakan bagian dari suatu lingkungan global yang saling berinteraksi (interdependency) untuk mencapai win-win solution/ collaborative advantages. Karakteristik yang menonjol dalam lingkungan global adalah persaingan menjadi semakin transparan dan dinamis (transparent and dynamics competition to create collaborative advantages). Untuk menghadapi persaingan global yang penuh dengan dinamika perubahan tersebut aktivitas penting yang harus dipertimbangkan oleh setiap organisasi adalah kelincahan (agility), kelenturan (flexibility) dalam memberikan pelayanan yang berfokus pada kepuasan, loyalitas, dan 9

Wakhid Slamaet Ciptono, Organisasi Bisnis Properti Indonesia Abad 21, The Agile Property Business, UGM 1999.

27

kepercayaan masyarakat global secara kontinyu, berkesinambungan dan inovatif. Dalam menghadapi dinamika dan diversitas perubahan global ini, sedikitnya ada dua strategi organisasi (grand strategy) yaitu : A. Organisasi yang Menjadi Pihak Pemenang Yaitu suatu strategi organisasi yang memenangkan atau memimpin perubahan (be a leader or the winner of change). Organisasi yang mampu menerapkan strategi ini adalah organiasi yang berada pada tahapan kedewasaan (maturity or trial and success stage) dalam proses pembelajaran (trial and error) dan pemberdayaan organisasi (learning and empowerment organization). Organisasi ini memiliki 5 (lima) karakteristik sebagai berikut : þ Strategi mengelola perubahan : sebagai strategi yang signifikan, penting dan memiliki perspektif jangka panjang. Organisasi ini mampu mengkonsolidasikan dirinya bahwa mengelola organisasi abad 21 pada hakikatnya adalah mengelola perubahan. Setiap komponen dari stakeholders organisasi telah menyadari sepenuhnya bahwa : there is no permanent, except change (Heraclitus). Untuk ini organisasi selalu menjadikan perubahan sebagai salahsatu sumberdayanya, perubahan menjadi lebih baik – Continuous Process and People Improvement (CP2I). þ Strategi organisasi cepat tanggap - OCT (Fast-Response or Speedy Organization/ FRO to market niche): OCT adalah organisasi yang mampu mengantisipasi adanya perubahan secara proaktif dan inovatif (strategi jemput bola). þ Strategi sinkronisasi visi dan aksi : organisasi yang mampu menyelaraskan visi dan aksi untuk mengintegrasikan semua aktivitas organisasi sehingga tujuan kepuasan semua pelanggan (total customer satisfaction) bisa tercapai, titik temu antara persyaratan konsumen global (voice of the customer) dan kemampuan organisasi secara kolektif memenuhi persyaratan konsumen tersebut (voice of the company). þ Strategi keunggulan organisasi kecil dan investasi intelektual : organisasi yang didukung oleh manajemen birokrasi yang cepat dan responsif serta struktur organisasi horizontal (flat or horizontal

28

structures). A good bureaucracy is a philosophy of “If the organization can make easy why the organization makes it difficult”.

þ Organisasi ini juga didukung oleh staf (sumberdaya manusia) yang berdaya saing pengetahuan (knowledge based competition or intelectual capital); memiliki kemampuan kerjasama tim (sinergisme) yang solid (TEAM philosophy : Together Everyone Achieves More), kemapanan, leadership, managership dan entrepreneurship. Hal ini akan menimbulkan rasa memiliki (sense of belonging) dalam tubuh organisasi, meningkatkan daya saing produktivitas organisasi secara simultan, daya saing efisensi dan keektifan dan sekaligus menghijrahkan organisasi dari trial and error ke trial and success. þ Strategi manajemen sederhana dan profesional : organisasi sederhana adalah organisasi yang mampu meminimalkan atau mengeliminasi kompleksitas dan ketidakefisienan (sampah) organisasi. A simple (good) management is the art of making difficult things simple, not simple things difficult.

Organisasi yang sederhana ini juga didukung budaya profesional yaitu budaya perbaikan dan inovasi mutu organisasi secara berkesinambungan (timely innovation and continuous quality improvement) guna membangun dan mengembangkan kompetensi untuk organisasi. B. Organisasi yang Menjadi Pihak Pecundang Stategi organisasi yang menjadi korban (dikalahkan) oleh perubahan (be a victim / the loser of change). Organisasi ini biasanya belum didukung oleh manajemen pembelajaran dan pemberdayaan yang baik dan benar. Tahapan trial and error yang didukung penerapan budaya kambing hitam untuk melimpahkan setiap kesalahan (error) dari proses ujicoba (trial) kepada pihak yang paling lemah pada akhirnya menumbuhkan budaya tidak saling memiliki (non sense of belonging) atau budaya Asal Bos Senang (ABS). Organisasi ini memiliki 5 (lima) karakteristik strategi yaitu : þ Strategi lambat mengikuti (nonreaktif) perubahan. Seringkali perubahan justru dianggap sebagai proses yang menghambat kemajuan dan adanya keengganan untuk merubah pola lama yang selama ini dijalankannya. 29

þ Strategi organisasi lambat tanggap (menunggu bola). Seringkali hal ini merugikan apalagi saat ini sudah eranya kemajuan teknologi dan informasi yang menuntut sesuatu dilakukan secara cepat dan responsif dan tidak hanya bisa mengharapkan segala sesuatunya terjadi secara kebetulan. þ Strategi bertumpu hanya pada aksi, tanpa visi. Tanpa visi yang jelas sesungguhnya suatu organisasi itu bergerak seperti tanpa arah dan roh. Target dan tujuan yang hendak dicapai akan mengambang dan tidak tentu rimbanya. þ Strategi organisasi besar dan investasi material (vertical / wedding cake structures). Struktur organisasi yang membengkak justru tidak efisen dan berbiaya tinggi. Tidak bisa memanfaatkan sumberdaya yang dimiliki oleh suatu organisasi secara lebih optimal. þ Strategi manajemen kompleks dan tradisional. Hal ini terlalu berbelit-belit dan bersifat birokratis. Sehingga proses penyelesaian suatu urusan menjadi lambat dan seringkali tidak berhasil dengan baik.

2.3. Kunci Sukses Organisasi __________________________ Untuk mewujudkan organisasi manajemen properti yang profesional di Indonesia perlu mempertimbangkan 10 (sepuluh) kunci kesuksesan dari Tom Peters10 yaitu : a. Seek niche markets (captive markets). Ini menjadi penting mengingat pangsa pasar di Indonesia cukup besar. Namun perlu diingat bahwa terhadap karakteristik pasar tersebut perlu dilakukan market research yang obyektif dan sesuai dengan kondisi di lapangan. Karena dalam investasi properti ada budaya latah dimana saat properti sedang booming hampir semua tertarik untuk investasi di properti. Krisis moneter yang terjadi pada tahun akhir tahun 1997 dan berakhir pada awal tahun 2001 dan terus membaik sampai saat ini merupakan satu pembelajaran yang menarik bahwa pasar properti pada satu masa akan mencapai titik jenuhnya. b. Create flat organizations (horizontal organizations). Budaya vertical yang selalu mengandalkan garis perintah dari atas ke bawah kerap menjadi kendala apabila terjadi hambatan. Contohnya apabila salah satu 10

Ibid

30

kepala yang menangani satu divisi mengalami musibah sehingga tidak masuk kantor, tidak ada teman yang bisa menggantikan kedudukannya karena tidak dibudakan satu organisasi yang ramping dan horizontal dimana diharapkan mereka dapat menguasai pekerjaan divisi lainnya sehingga apabila terjadi sesuatu bisa saling menggantikan. c. Be a quality fanatic ( a big question philisophy : TQM or CP2I). Memang menjadi pertanyaan yang menarik saat diperdebatkan antara Total Quality Management (TQM) atau Continuous Process and People Improvement (CP2I) yang sebaiknya diutamakan terlebih dahulu dalam mewujudkan suatu organisasi yang profesional. Dua-duanya saling melengkapi dan penting. TQM tanpa didukung oleh sumberdaya manusia yang handal dan terus meningkatkan wawasan dan kemampuannya tidak akan mencapai hasil yang optimal. Untuk itu antara keduanya saling mengisi satu sama lainnya. d. Be fast, flexible and time competitive. Harus dengan cepat, fleksibel (tidak kaku) dan pemanfaatan waktu yang optimal dalam kaitannya dengan semakin berat dan besarnya faktor persaingan. Dalam hal ini juga akan berlaku seleksi alam dimana organisasi yang mampu bertahan dalam segala situasi adalah organisasi yang selalu merespon perubahan dengan memanfaatkan setiap hambatan menjadi peluang. e. Redefine every property product via service-added. Manajemen properti adalah salah satu organisasi yang bertujuan untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna jasanya. Untuk itu harus memberikan pelayanan tambahan. Saat ini berkembang developer yang bekerjasama dengan manajemen properti yang mengembangkan apartemen dengan menyediakan fasilitas seperti hotel berbintang. Dan ini merupakan daya tarik tambahan bagi mereka yang berminat untuk membeli apartemen. f. Become an internationalist. Apalagi pada era globalisasi dimana pada satu saat nanti diharapkan kesiapan suatu organisasi untuk bersaing dengan luar negeri. Untuk itu diperlukan persiapan sejak awal untuk bisa bersaing dan diterima di dunia internasional. g. Be a technology pioneer (high-tech and high-touch positioning). Menjadi suatu organisasi yang mengedepankan kemajuan informasi dan teknologi sehingga bisa memanfaatkannya secara optimal untuk kemajuan suatu organisasi.

31

h. Create smaller units. Dengan menggunakan sumber daya manusia yang handal dapat membentuk suatu organisasi yang ramping sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Selain faktor efektivitas dan efisiensi, kelebihan dari organisasi yang ramping ini adalah menjadi lebih responsif dalam menyikapi setiap perubahan dan tuntutan yang diinginkan oleh pengguna jasa suatu organisasi termasuk manajemen properti. i. Add value through knowledgeable people. Aset terbesar yang dimiliki oleh suatu organisasi itu sebenarnya adalah sumberdaya manusia. Untuk itu jangan segan-segan untuk senantiasa berinvestasi dalam ilmu dan organisasi yang mempekerjakan orang-orang yang memiliki dedikasi yang tinggi dalam menambah pengetahuan dan pengalaman akan menjadi organisasi yang tangguh dan disegani. j. Adopt an ethics of constant improvement. Menjadikan perbaikan dan pengembangan diri yang konstan dan terus menerus menjadi suatu etika dan budaya dalam suatu organisasi untuk terus bisa menggapai tujuan dari suatu organisasi.

2.4. Tujuan Organisasi _______________________________ Tujuan organisasi dapat berupa Profit making (dimiliki oleh organisasi sektor privat), mendistribusikan fungsi sosial (to provide social need/non-profit making), survival maupun National interest.

Total Biaya Pendapatan/ Biaya

Titik profit Maksimum

A

B

Total Pendapatan

C

Output

Sumber : Modul Serial Kuliah Manajemen Properti MEP, UGM

Gambar 2.1 Kurva Keuntungan Maksimum

Tujuan organisasi dalam hal ini adalah untuk memperoleh keuntungan maksimum. Organisasi akan mencoba berusaha sedapat mungkin untuk mencapai produksi pada tingkat B, dimana akan memberikan

32

keuntungan maksimum. Jika tidak mempertahankan pada kisaran A dan C.

diperoleh,

organisasi

akan

Total Biaya Pendapatan/ Biaya

Total Pendapatan

Pasien/ Rumah sakit W

A

Rugi = Total Biaya – Total Pendapatan Sumber : Modul Serial Kuliah Manajemen Properti MEP, UGM

Gambar 2.2 Kurva Non Profit

Beberapa organisasi ada yang bertujuan untuk tidak memperoleh keuntungan. Organisasi ini beroperasi pada tingkat kerugian atau pada tingkat dimana dapat menutupi biaya. Organisasi ini biasanya bersifat melayani publik seperti kesehatan, transportasi massal, pendidikan dan lain-lain. Sebagai contoh, sebuah rumah sakit akan mencoba mempertahankan pada kondisi A, meskipun pada tingkat ini rumah sakit mengalami kerugian.

Harga

D

S

S

P1 P2 S

S D

Sumber : Modul Serial Kuliah Manajemen Properti MEP, UGM

Gambar 2.3 Kurva Survival

33

Untuk organisasi yang bertujuan survival dapat dijelaskan sebagai berikut : Pada tingkat harga lebih rendah dari P2, contoh: biaya operasi penambangan timah menjadi lebih tinggi dari pada penerimaan dari penjualan timah. Mereka akan terus melanjutkan tingkat operasi meskipun akan mengalami kerugian. Beberapa lama akan bertahan? Hal ini tergantung kepada pemulihan kondisi pasar timah sendiri. Jika harga timah jatuh dalam jangka waktu lama, bisnis timah akan hancur.

2.5. Prospek Manajemen Properti ______________________ Seperti telah disinggung dalam awal bab pembahasan bahwa tren outsourcing yang sejak tahun 1997 terjadi di banyak perusahaan besar berskala internasional, kini juga merambah Indonesia. Salah satu sektor usaha yang banyak menggunakan outsourcing tersebut adalah bisnis properti. Bahkan bisnis ini bernilai trilyunan rupiah pertahunnya. Efisiensi dan fokus pada bisnis inti mereka (core business), dua alasan inilah yang melatarbelakangi mengapa banyak pemilik properti atau perusahaan kini getol melakukan outsourcing pengelolaan properti kepada para spesialis yakni perusahaan manajemen properti (management property firm). Kota Jakarta dengan ”hutan belantara” gedung-gedung tinggi berserakan di berbagai kawasan, sudah barang tentu merupakan pasar (market) yang cukup menggiurkan bagi para perusahaan manajemen properti. Tak heran dalam kurun waktu beberapa tahun terakhir banyak pendatang baru atau new comer yang masuk ke bisnis ini. Meski demikian, pemain lama juga semakin eksis dan menancapkan kukunya semakin dalam di bisnis ini. Sebut saja tiga nama yang tidak asing di telinga kita yakni Colliers International Indonesia (berganti nama dari sebelumnya Colliers Jardine Indonesia), Procon Indah (berpisah dari Jones Lang), dan PT Bakrie Swasakti Utama (BSU). Dua perusahaan pertama berafiliasi dengan asing, dan satunya lagi adalah perusahaan lokal. Pemainpemain lokal lain juga menyemarakkan persaingan di bisnis manajemen properti, antara lain PT Lippo Land, PT Sedaya Propertindo, PT Menara Jakarta, dan PT Pakuwon Jati. Dengan demikian dapat disimpulkan prospek manajemen properti di Indonesia cukup cerah dan menjanjikan11. Keberhasilan manajemen properti ini harus didukung oleh sumber daya manusia yang memadai dan juga sarana dan prasarana yang mendukung. Buku ini dimaksudkan untuk menambah wacana bagi para pembacanya

Geliat Bisnis Manajemen Properti Jor-joran Bisnis dengan Margin Kecil, Copyright © Sinar Harapan 2003. 11

34

terutama yang secara langsung maupun tidak langsung tertarik atau berkecimpung dalam lingkup pekerjaan ini.

2.6. Implementasi Manajemen Properti _________________ Berkaitan dengan masalah implementasi dan praktek manajemen properti di Indonesia hal-hal penting yang perlu diperhatikan yaitu : a. Tugas-tugas di dalam manajemen properti. Tugas-tugas ini seperti yang pernah disinggung dalam pembahasan terdahulu meliputi : membangun tujuan, obyektifitas dan kebijaksanaan, serta mengimplementasikan strategi-strategi untuk mencapai tujuan dan obyektifitas tersebut. b. Kaitan manajemen properti dengan bidang lainnya. Antara lain meliputi : Pembangunan Properti (Property Development), Manajemen Fasilitas (Facilities Management), Manajemen Proyek (Project Management), Manajemen Portofolio Properti (Property Portfolio Management), Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource Management) dan Manajemen Investasi (Investment Management). c. Strategi, operational dan konseptual manajemen properti. Strategi manajemen proprerti sebagaimana dijabarkan dalam Gambar 2.4 dimulakan dari objektif hingga pembuatan kebijakan dan ini merupakan satu rangkaian siklus yang berulang. d. Peranan/tugas manajer properti. Peranan utama dari manajemen properti adalah sebagai pengendali dan pengelola investasi, yang secara ringkas diklasifikasikan sebagai berikut : @ Mengawasi kepentingan kepemilikan properti yang berkaitan dengan tujuan jangka pendek dan jangka panjang. @ Negoisasi penyewaan, mengambil prakarsa, meninjau harga sewa dan pembaharuan perjanjian sewa. @ Mengatur perawatan fisik dan pelaksanaan perjanjian sewa beli dengan pihak-pihak terkait. @ Memperimbangkan bagi up grading dan penggabungan berbagai kepentingan sejauh ada kemungkinan. @ Mengetahui kesempatan-kesempatan pengembangan potensi di masa yang akan datang. @ Memenuhi kewajiban-kewajiban dari aspek hukum dan sosial dari pemiliknya.

35

e. Tugas pokok properti manajemen. manajemen adalah sebagai berikut :

Tugas

pokok

dari

properti

@ Pengembangan Bisnis. Dalam situasi persaingan yang semakin ketat, pengaruh globalisasi, dan kelangkaan sumberdaya, pengembangan bisnis merupakan suatu hal yang perlu dilakukan secara profesional sehingga segala aspek dapat diantisipasi lebih cermat dan lebih akurat. Pada bidang properti tentunya adalah mengembangkan properti yang diharapkan memberikan hasil paling menguntungkan dengan sumber daya yang ada. Dan aspek yang perlu diantisipasi dalam hal ini adalah lokasi, tipe properti dan pangsa pasar sasaran. @ Penjualan/Pengelolaan Sewa. Hal ini dimaksudkan sebagai upaya pengelolaan agar diperoleh hasil optimum dengan situasi dan kondisi yang ada. Dari data yang dapat dikumpulkan, baik data trend dan kondisi pasar maupun data perihal pesaing, manajemen lalu menetapkan suatu strategi agar mampu bersaing dan berhasil. Untuk itu, manajemen tentunya dituntut kreatifitas dalam membuat kiatkiat bersaing. Dengan demikian, properti yang dikelola diharapkan dapat bersaing secara kompetitif di pasar.

36

Penetapan Kebijakan (Policy Making)

Tujuan Jangka Pendek & Menengah

Umpan Balik (Feedback)

a. Penjualan/sewa ruang, negosiasi sewa dan perpanjangannya, memperhatikan pemeliharaan fisik, meliputi perbaikan dan penggantian b. Penagihan sewa dan menjaga keterlambatan pembayaran dan melaksanakan ketentuan hukum dalam perjanjian sewa

Pengawasan (Monitoring)

STRATEGI MANAJEMEN PROPERTI

Hasil Keluaran (Outcomes)

Tujuan (Objectives)

Perumusan Kebijakan (Policy Interpretation)

Tujuan Jangka Panjang Aktivasi Program (Programs Activation)

Menata (up grading) properti, kepentingan merjer, melihat perkembangan potensial dan kemungkinan terjadinya suatu akuisisi dari properti yang terletak bersebelahan.

Formulasi Program (Programs Formulation)

Pelaksanaan Program (Programs Implementation)

Sumber: Modul Diklat Penilai Internal BBPK, Jakarta 2003

Gambar 2. 4 Strategi Manajemen Properti

37

@ Manajemen Operasional. Aspek ini tidak kalah pentingnya dengan aspek-aspek yang telah disebutkan di atas karena hal ini sangat menentukan keberhasilan pengelolaan suatu properti. Manajemen operasional meliputi manajemen anggaran, manajemen akuntansi, keuangan, perawatan, kebersihan, keamanan, sumberdaya manusia dan manajemen informasi. Kesemua tugas tersebut menuntut syarat pemahaman manajemen properti terhadap kondisi pasar properti, terutama yang memiliki dampak langsung kepada bisnisnya.

2.7. Bentuk Organisasi Manajemen Properti ______________ Dikenal 2 (dua) bentuk organisasi manajemen properti yaitu internal (in house) dan eksternal manajemen properti. A. Eksternal Manajemen Properti @ Penunjukan perusahaan real estat atau konsultan properti sebagai pengelola. Perusahaan ini disewa oleh pemilik properti, dan atas pelayanannya maka konsultan tersebut memperoleh fee dari pemilik properti. @ Hubungan antara perusahaan manajemen properti dengan pemilik properti adalah hubungan perusahaan dengan client.

ABC & Co. Chartered Surveyors Valuers, Estate Agents, Auctioneers, Property Managers

Valuation Dept.

Property Management Department

Project Management Department

Estate Agency & Auction Department

General Administration & Finance Dept.

Sumber: Modul Diklat Penilai Internal BBPK, Jakarta 2003

Gambar 2.5 Struktur Organisasi External Manajemen Properti

38

B. Internal (In House) Manajemen Properti @ Pada umumnya diterapkan oleh badan dan perusahaan yang cukup besar. @ Pada bangunan tinggi (high rise building) dan shopping complex (retail). Hubungan antara manajer properti dan organisasi (pemilik bangunan) adalah hanya hubungan pekerja dan pemberi kerja.

PROPERTY OWNER

Property Management Department PROPERTY MANAGER § Overall Porfolio Management § Implementing Management Policy § Feasibility Studies

Marketing

Administration And Manpower

Accounts

Operations

Project Management

Marketing Executive

Administration Execcutive

Accounts Clerk

Building Supervisor

Project Manager

OTHER PERSONNEL þ þ þ þ þ

Building Assistants Chargeman Wireman Plumber Handyman

þ þ þ þ þ

Gardener Security Officer Security Guards Car Park Attendants Lift Attendants

Sumber: Modul Diklat Penilai Internal BBPK, Jakarta 2003

Gambar 2.6 Struktur Organisasi Internal Manajemen Properti

39

2.8. Properti Sebagai Aset & Strategi Restrukturisasi Aset ___ Properti selain sebagai ajang investasi, juga merupakan aset. Pengertian aset menurut kamus Barron yang berjudul Dictionary of real estate terms diartikan sebagai “sesuatu yang memiliki nilai”. Pengertian tersebut bila dikaitkan dengan properti maka dijabarkan melalui beberapa aspek, antara lain: þ Memiliki nilai ekonomi yang terkait dengan nilai pemanfaatan tertinggi dan terbaik (highest and best use). þ Menghasilkan pendapatan dari pengoperasian properti. þ Memiliki fisik, fungsi dan hak penguasaan yang baik. þ Economical life time yang cukup panjang. Dikaitkan dengan properti sebagai aset, maka tugas manajemen properti adalah bagaimana manajemen mampu mempertahankan, meningkatkan dan menjamin kontinuitas daripada nilai properti sebagaimana telah disebutkan diatas. Sejalan dengan perkembangan bisnis, maka penguasaan properti sebagai aset perusahaan maupun pribadi semakin meningkat. Dalam jangka panjang, penguasaan tersebutsudah beralih dari penguasaan yang mampu memberikan manfaat menjadi penguasaan yang menjadi beban. Beban ini muncul sebagai akibat biaya penguasaan (holding cost) yang semakin meningkat. Ada beberapa beban penguasaan seperti beban pajak, kewajiban pembayaran hutang, dll. Kondisi ini akan semakin berat bila dalam penguasaan tersebut tidak didukung oleh upaya manajemen aset yang mampu mengoptimalkan penguasaan tersebut sehingga mampu memberikan pendapatan dan keuntungan bagi pemilik. Berdasarkan pengamatan, di dunia perbankan ternyata juga mengalami hal yang sama. Perbankan dengan bisnis intinya memberikan layanan jasa keuangan kurang memiliki respon yang baik berkaitan dengan pengelolaan dan pemanfaatan aset yang optimal. Sedangkan akumulasi penguasaan aset semakin lama semakin bertambah sejalan dengan banyaknya kolateral yang dikuasai bank akibat debitur yang tidak mampu mengembalikan hutangnya. Kondisi ini semakin parah disebabkan bank sendiri mengalami hambatan untuk melakukan bisnis yang berkaitan dengan aset yang dimiliki. Sedangkan aset itu, perlu ada upaya nyata berupa strategi restrukturisasi aset yang menjadi satu kesatuan dalam strategi bisnis setiap

40

perusahaan. Proses restrukturisasi aset sebenarnya terdiri dari 3 aktivitas utama, yaitu : A. Inventarisasi Aset Kegiatan ini merupakan kegiatan yang meliputi identifikasi, pendataan, pencatatan dan penyimpanan informasi berkaitan dengan aset. Bila aset berupa benda tak bergerak maka informasi tersebut meliputi data fisik, legal penguasaan, lokasi penggunaan, dll.Sedangkan bila berupa benda bergerak, maka informasi meliputi jumlah, kualitas, fungsi dan aspek lainnya. Berdasarkan inventarisasi ini, selain semua informasi dikompilasi ke dalam satu database yang menjadi satu kesatuan dalam sistem informasi manajemen aset (SIMA), juga diketahui aset yang memiliki masalah. Permasalahan yang berkaitan dengan aset antara laian berupa : þ status legal penguasaan aset. þ kelengkapan dan kecocokan data administrasi. þ optimalisasi penggunaan asetyang terkait dengan nilai aset. Bila permasalahan tersebut berkaitan dengan status penguasaan aset, maka dapat dilakukan analisis hukum yang memberikan opini ataupun rekomendasi yang mampu memperkuat hak penguasaan aset. Sedangkan permasalahan tentang optimalisasi penggunaan aset, dapat menjadi masukan dan bahan untuk dilakukan analisis optimalisasi. B. Penilaian Aset Penilaian aset merupakan satu tahapan penting dalam rangka restrukturisasi aset. Penilaian ini dapat dilakukan untuk benda tak bergerak maupun bergerak. Fungsi dan manfaat dari penilaian aset antara lain : þ þ þ þ

mengetahui nilai kekayaan yang dimiliki. mengetahui nilai eksisting dan nilai potensial aset. menjadi acuan dalam optimalisasi pemanfaatan aset. menjadi acuan untuk revaluasi guna memperkuat permodalan.

Berdasarkan hasil penilaian aset ini dapat diketahui tingkat optimalisasi penggunaan aset dengan hasil atau manfaat yang diperoleh dalam kegiatan bisnis secara keseluruhan.

41

C. Analisis Optimalisasi Aset Tahap analisis optimalisasi aset merupakan tahap akhir restrukturisasi aset sebelum dilakukan implementasi hasil rekomendasi. Analisis optimalisasi aset ini lebih terfokus kepada analisis aset berupa benda tak bergerak berupa tanah dan bangunan. Tahap ini melakukan identifikasi penggunaan eksisting dan melakukan analisis optimalisasi dilihat dari : þ Aspek pasar. þ Aspek investasi. Analisis aspek pasar memberikan arahan tentang produk pemanfaatan aset (tanah + bangunan) yang paling marketable sesuai dengan kondisi pasar masa kini dan yang akan datang. Hasil analisis pasar ini kemudian dianalisis lebih lanjutdengan menggunakan analisis kinerja investasi, yang ditunjukkan dengan nilai IRR, NPV, payback period dan idikator lainnya yang mencerminkan kinerja investasi yang terbaik.Untuk memperoleh kinerja investasi yang terbaik, dapat dilakukan dengan melakukan analisis modeling sesuai dengan asumsi yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Untuk mempermudah analisis, dapat pula dipergunakan berbagai tehnik yang telah berkembang seperti MRA ataupun Monte Carlo Analisis. Hasil kedua analisis ini kemudian dibandingkan dengan hasil evaluasi kondisi eksisting pemanfaatan aset yang ada. Sehingga dapat diketahui apakah pemanfaatan aset sudah optimal atau belum. Aset yang telah memiliki pemanfaatan yang optimal, dapat langsung dikompilasi dalam database aset. Sedangkan untuk aset yang belum optimal, perlu dipisahkan antara aset yang memungkinkan untuk dioptimalisasi dengan aset yang sudah tidak memungkinkan untuk dioptimalisasikan. Aset yang tidak mungkin dioptimalisasi dapat disebabkan oleh kendala peraturan, nilai tanah yang tidak sebanding dengan potensi pemanfaatan maupun aspek lainnya. Sehigga rekomendasi yang memungkinkan adalah melepas hak penguasaan aset kepada pihak lain. Sedangkan untuk aset yang memungkinkan untuk dioptimalisasikan dapat dianalisis sesuai tahapan analisis optimalisasi di atas dan hasilnya menjadi rekomendasi untuk diimplementasikan. Analisis ini selain memberikan manfaat antara lain : þ Efisiensi penggunaan aset, khususnya dalam rangka mendapatkan nilai return on asset (ROA) yang tinggi dan optimal untuk mendukung operasi bisnis.

42

þ Mengoptimalkan potensi ekonomi aset, sehingga meningkatkan profitabilitas kepemilikan aset. þ Menjadi arahan dalam menetapkan strategi bisnis.

mampu

Melihat proses dan manfaat restrukturisasi aset tersebut, maka sudah saatnya bahwa pemikiran ini menjadi salah satu pertimbangan dalam pengembangan strategi bisnis di semua sektor usaha.

2.9. Profesionalisme dalam Praktek Manajemen Properti ___ Seperti telah dijelaskan terdahulu, perkembangan globalisasi pasar, tuntutan tugas manajemen properti serta perkembangan strategi bisnis yang memasukkan aspek strategi restrukturisasi aset merupakan perkembanganperkembangan yang secepat mungkin diantisipasi oleh berbagai unsur dalam rangkaian bisnis properti. Di lain pihak, salah satu tuntutan dari globalisasi dan pemulihan ekonomi nasional dari krisis yang berkepanjangan adalah sikap profesionalisme dalam berbagai hal, termasuk di dalamnya upaya optimalisasi pengelolaan properti. Sikap profesionalisme tersebut harus didukung dengan kemampuan keahlian (skill) yang tinggi dan perilaku (attitude) yang menunjang. Berkaitan dengan upaya manajemen properti yang baik, sikap profesionalisme dalam pengelolaan properti sudah menjadi persyaratan utama. Hal ini ditunjukkan dengan : þ Transparasi dan kejelasan kebijakan dan program serta mekanisme kerja, sehingga memudahkan kendali dan adaptasi sesuai dengan perubahan kondisi pasar. þ Keahlian dan kemampuan dalam mengelola harta kekayan yang ditunjukkan dengan strategi pengelolaan pemanfaatan teknologi informasi, dan kemampuan mengoptimalkan pemanfaatan dan potensi aset, yang didukung oleh penguasaan pasar, investasi properti, aspek legal, dan aspek lainnya yang terkait dengna properti bersangkutan. þ Kejelasan fungsi dan program kerja dalam rangka proses pengelolaan aset yang tertuang dalam blue print strategi pengelolaan, mulai dari inventarisasi dan perencanaan, pengelolaan dan pemanfaatan serta pengawasan dan pengendalian, yang dapat diimplementasikan secara baik oleh semua lini dalam struktur manajemen properti.

43

Bidang Teknik (engineering) Penilaian (valuation)

Analis Ekononomi (Economic Analyst) PROFESI DALAM MANAJEMEN PROPERTI

Hukum (legal)

Analis Properti (Property Analyst) Analis Investasi (Investment Analyst)

Manajemen (management) Gambar 2.7. Keahlian dalam Bidang Manajemen Properti

RINGKASAN Apapun bentuk manajemen properti yang diterapkan, manajer properti memiliki peranan yang penting dalam hubungan antara pemilik dan penyewa bangunan. Oleh karena itu dalam manajemen properti diperlukan pengetahuan dan kemampuan khusus, karena : @ Investasi dalam real estat adalah berbeda dengan bentuk investasi lainnya. @ Real estat adalah investasi yang dapat dinaikkan nilainya oleh pemilik dengan menggali potensi yang dapat dihasilkan dari kepemilikan atau penguasaan atas suatu properti. Dikenal 2 (dua) bentuk organisasi manajemen properti yaitu internal (in house) dan eksternal manajemen properti. Properti selain sebagai ajang investasi, juga merupakan aset. Dikaitkan dengan properti sebagai aset, maka tugas manajemen properti adalah bagaimana manajemen mampu mempertahankan, meningkatkan dan menjamin kontinuitas terhadap nilai properti sebagaimana telah disebutkan di atas.

44

SOAL-SOAL LATIHAN 1. Bagaimana prospek manajemen properti di masa mendatang? jelaskan pendapat anda! 2. Apa saja yang perlu diperhatikan berkaitan dengan implementasi dan praktek manajemen properti di Indonesia? Jelaskan! 3. Uraikan peran/tugas manajer properti! 4. Apa saja bentuk organisasi manajemen properti? Jelaskan! 5. Bagaimana tugas manajer properti jika properti sebagai aset?

45

BAB 3

PRAKTEK MANAJEMEN PROPERTI

P

raktek manajemen properti di Indonesia saat ini begitu beragam sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan informasi dan teknologi, khususnya yang berkaitan dengan properti. Keberadaan gedung-gedung pintar (building intelligent) semakin marak mewarnai pembangunan sektor komersial properti saat ini. Hal ini juga menuntut adanya praktek manajemen properti yang semakin profesional dan harus disiapkan secara matang dan terencana mulai dari tahap awal hingga akhir. Dalam bagian ini akan diuraikan mengenai beberapa hal yang berhubungan dengan rencana dan sarana yang mendukung aktivitas manajemen properti. Dalam bab ketiga ini yang merupakan inti dari pelaksanaan manajemen properti, diharapkan pembaca akan mengerti dan memahami : þ Cara mempersiapkan kontrak manajemen untuk menentukan strategi harga, struktur biaya maupun syarat dan kondisi yang diperlukan dalam perjanjian; þ Menyusun secara rinci rencana pelaksanaan manajemen properti hingga pada tahap pengambilalihan tugas manajemen; þ Implementasi pemeliharaan bangunan dalam rangka penentuan standar kebijakan maupun klasifikasi pekerjaannya dalam wujud strategi jangka pendek, menengah dan panjang; þ Menentukan strategi pemasaran dan negosiasi sewa yang merupakan bagian penting keberhasilan dari kelangsungan properti yang dikelolanya; þ Membuat kebijakan dalam administrasi keuangan yang menitikberatkan pada kebutuhan akan sistem dalam manajemen keuangan. þ Pentingnya manajemen hunian yang tepat terutama untuk komersial properti termasuk dalam mencari penyewa yang potensial; þ Penerapan informasi dan teknologi sesuai dengan perkembangan terakhir untuk memudahkan pelaksanaan manajemen properti secara keseluruhan dengan menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi untuk menekan biaya operasional manajemen properti jika dilakukan secara manual.

46

3.1 Mempersiapkan Kontrak Manajemen _________________ Tahap ini meliputi strategi penentuan harga. Struktur biaya serta kondisi dan batasan dari perjanjian kontrak. Pada tahap ini, penentuan harga dari kontrak manajemen sebuah properti perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut: a. Organisasi þ Jumlah pegawai (staffing). Semakin banyak jumlah pegawai (orang) yang terlibat dalam pelaksanaannya, maka jumlah besaran kontraknya akan menjadi semakin besar karena membutuhkan biaya yang kebih besar untuk menggaji para karyawan yang terlibat di dalamnya sesuai dengan keahlian masing-masing. þ Luas kantor (office space). Disesuaikan dengan keperluan, untuk kantor pengelola suatu properti tidak perlu terlalu luas karena hanya berfungsi sebagai pusat aktivitas pengelolaan properti yang menjalankan tugasnya untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pelanggannya. þ Perangkat dan perlengkapan. Semakin banyak dan rumit peralatan dan perlengkapan yang diperlukan, maka besaran kontrak juga akan menjadi semakin besar. Untuk perangkat dan perlengkapan ini tidak selalu harus dimiliki tetap bisa juga dengan menyewanya dari tempat lain jika dianggap lebih ekonomis. þ Biaya operasional. Biaya ini meliputi biaya tetap (fixed cost) maupun tidak tetap (variable cost) disesuaikan dengan keperluan yang ada. b. Karakteristik dari Properti þ Ruang lingkup pekerjaaan. Cakupan dari ruang lingkup kerja manajemen properti sangat bergantung pada karakteristik dari properti yang dijalankan. Apakah properti yang bertujuan komersial, non komersial atau sebatas survival memberikan besaran ruang lingkup pekerjaan yang berbeda-beda. þ Lokasi. Untuk lokasi yang berbeda-beda juga memerlukan penanganan yang berbeda pula, hal ini berkaitan dengan kiat pemasaran (marketing) yang harus dilakukan oleh manajer properti. þ Tipe dari properti. Tipe properti ini juga membedakan besaran kontrak yang dibuat mengingat hal ini berkaitan erat dengan potensi penghasilan yang akan didapatkannya. Misalnya untuk komersial 47

properti seperti pusat pertokoan, apartemen, perkantoran, dan lainlain, peran keberadaan manajemen properti pada jenis properti ini sangat vital. þ Manajemen & permasalahannya. Perlu dipertimbangkan dan dikaji seluruh potensi masalah yang dihadapi dalam masalah manajemen properti ini dari segala aspek dan mencari solusi terbaik untuk mengatasinya. c. Tingkat pelayanan (level of service) þ Kriteria/persyaratan dari Pemilik. Butir-butir perjanjian yang menyebutkan seluruh kewajiban yang harus dilakukan oleh manajer properti sesuai dengan keinginan dari pemilik properti harus disepakati terlebih dahulu sejak pembuatan kontrak. Hal ini untuk menentukan secara tegas sejauh mana tingkat pelayanan yang akan diberikan dan sanksi-sanksi yang harus diberikan apabila standar pelayanan tersebut tidak sesuai dengan kesepakatan. Hal ini berpengaruh terhadap besaran kontrak yang akan diterima oleh manajer properti. þ Besaran dari pengeluaran. Konsekuensi terhadap besar kecilnya tingkat pelayanan yang harus disediakan oleh manajer properti juga berdampak terhadap besaran pengeluaran yang harus dijalankan oleh pengelola properti tersebut. þ Tingkat otomatisasi bangunan. Sistim komputerisasi yang dikenal dengan istilah Building Automation System (BAS) memang memerlukan investasi awal yang cukup besar namun dalam pelaksanaannya akan dapat mengurangi biaya operasional. Keberadaan BAS ini juga akan dapat memberikan tingkat pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan atau pengguna jasa manajemen properti. d. Masa Kontrak þ Kriteria. Kapan bermula dan berakhirnya masa kontrak, bagaimana jika akan diadakan pemutusan kontrak sebelum masa kontrak habis atau perpanjangan kontrak, semua kriteria ini harus dibuat dan disepakati antara pemilik dan manajer properti. þ Permintaan khusus untuk renovasi maupun upgrading. Untuk dapat mempertahankan nilai dari bangunan pada jangka waktu tertentu serta untuk keperluan meningkatkan pendapatan dari properti yang

48

dikelolanya. Maka jika dipandang perlu dapat dilakukan renovasi atau bahkan pemekaran bangunan (upgrading) terhadap properti tersebut. e. Faktor Internal þ Faktor Ekonomis. Dengan berpatokan pada prinsip ekonomi bahwa akan memberikan pendapatan yang maksimal terhadap pemilik properti dengan menggunakan biaya pengeluaran yang paling minimal sesuai dengan upaya untuk memberdayakan dan mengoptimalkan faktor-faktor internal yang dimiliki. f. Faktor Eksternal þ Kompetisi. Seringkali yang terjadi adalah properti yang gagal berkompetisi di pasar sehingga tidak jarang yang akhirnya gulung tikar dan tutup. Bermunculannya properti sejenis dengan fasilitas yang lebih baik serta bangunan yang lebih besar kerap menjadi pemicu properti-properti yang terdahulu itu menjadi kalah bersaing dan berakibat ditinggalkan oleh para pelanggannya. Terutama jenis properti perkantoran dan pusat pertokoan (shopping complex) maupun toko-toko eceran (retail). þ Kondisi Pasar. Kondisi pasar yang tidak kondusif juga bisa menjadi faktor eksternal yang harus diwaspadai oleh para pengelola properti. Semakin banyaknya pasokan properti yang disediakan oleh para pengembang (developer) namun jika tidak bisa diserap dengan baik oleh pasar akan berakibat kelebihan pasokan (over supply).Untuk itu juga harus diimbangi dengan pertumbuhan iklim ekonomi yang membaik walaupun pada kenyataannya nanti akan kembali terjadi penurunan sesuai dengan siklus properti. Dimana pada saatnya akan mencapai titik jenuh dan kembali akan menurun hingga pada titik keseimbangan pasar dan akan naik kembali pada saat ekonomi kembali mulai membaik.

3.2 Operasional Manajemen Properti____________________ A. Perencanaan Manajemen (Management Plan) Analisis regional, lingkungan, properti, analisis pasar, alternatif, usulan pembiayaan, penilaian dan sebagainya. Dengan demikian perencanaan manajemen ini digunakan sebagai landasan untuk pijakan aspek fisik, fiskal, dan operasional dari sebuah properti. Perencanaan manajemen ini harus dilakukan dengan tepat dan benar-benar matang ditinjau dari berbagai sudut pandang.

49

B. Pengambilalihan Tugas Manajemen Pada proses pengambilalihan properti perlu disiapkan rencana manajemen yang menyeluruh dan tidak boleh ada aspek yang tertinggal ataupun mengganggu jalannya proses peralihan tersebut, dimana di dalam proses pengalihan tugas manajemen itu juga harus diperhatikan : a. Pihak yang terlibat : þ Pemilik. Sebagai pihak pertama yang mempercayakan propertinya kepada pihak pengelola properti. þ Penyewa. Merupakan pihak ketiga yang akan menggunakan properti dan mendapat pelayanan dari pihak pengelola properti. þ Pegawai. Mereka yang terlibat dalam menjalankan aktivitas yang harus dijalankan untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai dengan adanya pengelola properti. þ Kontraktor/Suppliers. Pihak yang membangun properti ataupun pihak penyedia yang berkaitan dengan keberadaan properti tersebut. þ Badan Profesi yang terkait (Lawyer, Marketing, Advertising, dan lainlain). b. Beberapa batasan yang harus diperhatikan dalam pengalihan : þ Kontinuitas dalam pelayanan. Harus tetap berjalan sebagaimana biasanya dan tidak sampai menghentikan usaha mereka. þ Berlangsung mulus. Tidak berbelit-belit dan tidak memerlukan penyelesaian waktu yang cukup lama. þ Jaminan pada penyewa. Memberikan rasa nyaman kepada para penyewa untuk melangsungkan aktivitasnya. Hak dan kewajiban para penyewa harus mendapatkan perhatian yang mencukupi karena mereka adalah pengguna yang harus dilayani secara maksimal. c. Merumuskan tujuan dari properti manajemen : þ Apresiasi modal. Modal yang ditanamkan tidak boleh sia-sia dan diharapkan dapat meningkatkan nilai modal yang telah diinvestasikan oleh pemiliknya. þ Memelihara kelangsungan bangunan. Tidak boleh menimbulkan halhal yang dapat merusak bangunan dan menjaga kelangsungan bangunan untuk jangka panjang. þ Efisiensi pelayanan. Pelayanan yang efisen dan efektif kepada para pengguna sehingga tidak banyak menimbulkan protes ataupun complain dari pelanggan. þ Keselamatan dan keamanan. Potensi terhadap kejadian-kejadian yang bisa membahayakan atau merugikan pengguna harus diminimalisir. 50

þ Menekan biaya pemeliharaan dan manajemen. Penghematan terhadap biaya operasional perlu diperhatikan agar pengelolaan properti itu benar-benar efektif dan sesuai dengan tujuannya. þ Pengembangan/memberi nilai tambah bagi lingkungan dan penghuni/ penyewa.

3.3 Pemeliharaan Bangunan____________________________ a. Setiap gedung mempunyai daur hidup (Building Life Cycle) sehingga pemeliharaan gedung sangat diperlukan untuk : þ Memperpanjang umur dan kegunaan dari gedung. Kerusakan yang tidak mendapat perbaikan dengan cepat akan merambat pada kerusakan lainnya dan menimbulkan biaya yang lebih besar. þ Mempertahankan nilai kegunaan dari gedung tersebut. Perawatan ini akan dapat menghambat laju penyusutan (depresiasi) secara pisik sehingga dapat memperpanjang kegunaan dan menambah nilai dari bangunan tersebut Pemeliharaan gedung perlu terencana secara baik dan penentuan untuk penggunan tenaga ahli dari perusahaan sendiri atau dari kontraktor pemeliharaan gedung. b. Penentuan standar pemeliharaan bangunan. Diperlukan untuk aspek pengelolaan gedung selain itu juga tingkatan dan rincian pekerjaan pemeliharaan perlu dijabarkan dengan jelas dan digunakan sebagai patokan dasar rencana biaya pemeliharaan properti. c. Pekerjaan pemeliharaan dikategorikan : þ Pencegahan (preventive). Seperti penyediaan fasilitas pemadam kebakaran berupa smoke detector, hydrant, fire alarm, pemasangan alat untuk anti rayap dan lain-lain þ Perbaikan (corrective). Apabila terjadi kerusakan pada bagian bangunan harus segera dilakukan perbaikan untuk mencegak kerusakan lainnya yang lebih meluas, misalnya terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena rembesan air, dan sebagainya. þ Rutin (costudial). Pekerjaan rutin yang merupakan pekerjaan harian seperti kebersihan ruangan, toilet, pengecatan secara periodik dan lain-lain. þ Keadaan darurat (emergency). Apabila terjadi kerusakan yang mendadak pada bangunan yang diakibatkan oleh kejadian-kejadian yang tak terduga seperti terkena gempa, terjadi kebakaran akibat adanya arus hubungan pendek dan sebagainya. 51

d. Tujuan pemeliharaan bangunan : þ Pemeliharaan untuk integritas fisik mempertahankan umur bangunan dikaitkan dengan nilai ekonomi bangunan (umur produktif) seperti : pedestrian, jalan mobil dan parkir, tapak (site) bangunan, serambi, tangga, atap, jendela, interior maupun exterior bangunan. þ Pemeliharaan penampilan fungsi bangunan seperti : sistim pendingin ruangan (AC), sistem ventilasi, sistem pemipaan (plumbing), elevator, lift, escalator, pembersihan tapak, laundry, gudang, kolam renang dan fasilitas bangunan lainnya. þ Pemeliharaan untuk visual bangunan. Hal ini berkaitan dengan daya tarik properti tersebut terhadap pengguna ataupun pengunjung. Desain bangunan yang menarik dan tidak ketinggalan jaman akan sangat berpengaruh terhadap tingkat hunian dari bangunan tersebut.

3.4 Pemasaran dan Negosiasi Harga Sewa ________________ Berhasilnya sebuah properti sangat bergantung pada keberhasilan dalam mendapatkan penyewa secara proporsional (tenant mix) karena pemilihan penyewa yang tepat akan menjamin keinginan pemakai jasa gedung untuk memenuhi kenyamanan semaksimal mungkin (khususnya bagi shopping centre). Keterlibatan masing-masing pihak: @ Pemilik (Owner): mengharapkan keuntungan yang maksimal dari investasi. @ Penyewa (Tenant) : mengharapkan pelayanan maksimal untuk harga sewa yang diberikan. @ Manajer Properti (Property Manager): bertindak sebagai mediator, memelihara suasana yang harmonis bagi semua pihak. A. Penyewa Campuran (Tenant Mix) Seni untuk menggabungkan dan mengatur komposisi dari penyewa ruang khususnya bagi pusat perbelanjaan dan perkantoran amat penting bagi suksesnya properti tersebut. Tenant Mix dapat dipelajari dari daftar Penyewa dan dampak yang terjadi untuk penentuan nilai sewa. Klasifikasi untuk Tenant Mix pada bangunan komersial (contoh pusat perbelanjaan) perlu memperhatikan faktor-faktor berikut dan ini juga berkaitan dengan besarnya penentuan sewa yang harus mereka bayar. Faktor-faktor tersebut antara lain yaitu : 52

þ Lokasi. Dalam banyak hal lokasi menjadi penentu utama bagi kesuksesan calon penyewa. Untuk lokasi-lokasi yang paling strategis tentunya akan dikenakan sewa yang paling mahal. Penentuan lokasi ini dilihat dari pencapaian bagi para pengguna ataupun pengunjung (dalam hal pusat perbelanjaan). þ Lingkungan persekitaran (Neighborhood). Kombinasi pengalokasian penyewa ini juga harus seimbang, terutama jika bangunan terdiri dari beberapa lantai. Pengelola bangunan harus jeli dalam menempatkan penyewa sesuai dengan kategori aktivitas yang dijalankan oleh mereka. Misalnya untuk penyewa yang menjual makanan dan minuman (food court) ditempatkan di lantai dasar atau lantai yang paling tinggi, begitupula dengan sarana tempat bermain anak-anak ataupun gedung bioskop tidak diletakkan dilantai dasar dengan asumsi agar pengunjung berkeliling terlebih dahulu untuk berbelanja atau hanya sekedar melihat-lihat tempat-tempat lainnya. þ Sistem sirkulasi bangunan. Diusahakan agar semua tempat dalam bangunan itu bisa dengan mudah dicapai oleh pengunjung sehingga tidak banyak menimbulkan kekosongan dalam bangunan tersebut. þ Faktor-faktor lain yang perlu diperhatikan seperti : penampilan interior maupun eksterior penyewa, lobby, koridor, pelayanan terhadap penyewa dan lain-lain. Tenant Mix pada bangunan pusat pembelanjaan tergantung pada komposisi penyewa utama (anchor tenant) ditambah beberapa penyewa lainnya (satellite tenant) . Pusat-pusat aktivitas dan orientasi dalam bangunan serta sistem sirkulasi. Kriteria Tenant Mix Yang Baik : þ Keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat aktivitas. þ Kompetisi, pembeli mempunyai pilihan yang cukup banyak. þ Penempatan sirkulasi diusahakan agar menghasilkan lokasi utama bagi penyewa. Daya tarik aktivitas terutama strategi penempatan “Anchor Tenant”. B. Pendekatan Sistem Manajemen Properti pada Bangunan & Kawasan12 Konsep terhadap pendekatan sistem manajemen properti terhadap bangunan dan kawasan ini menjadi penting dengan melibatkan pendekatan 12

Materi Manajemen Properti MEP, UGM, 2000

53

sistim tata ruang, sistim sirkulasi bangunan, maupun sistim utilitas bangunan dikaitkan dengan bentuk bangunan linier (memanjang) dan konsentris (memusat).

Pendekatan Tata Ruang

1:

2:

3:

Pendekatan Sistem Tata Ruang

Pendekatan Sistem Sirkulasi Bangunan

Pendekatan Sistem Utilitas Bangunan

Bentuk umum tata ruang dibagi menjadi dua, yaitu bentuk linier (memanjang) contoh: hotel, sekolah, pertokoan dan konsentris (memusat), contoh hotel, perkantoran apartemen, high-rise building

Gambar 3.1 Pendekatan Tata Ruang terhadap Kawasan

Perwujudan Bentuk Pada Kawasan Linier (Contoh kawasan pertokoan dan industri) Konsentris (Contoh kawasan mix-use, CBD, kantor, hotel dan apartemen)

Kombinasi (Contoh kawasan mix-use, pertokoan dan hotel)

Gambar 3.2 Perwujudan Bentuk Bangunan terhadap Kawasan

54

Terdapat 3 bentuk bangunan yaitu linier, konsentris dan kombinasi antara linier dan konsentris. Saat ini pola pembangunan properti lebih banyak kepada mix-use dengan maksud memberikan kemudahan bagi para penggunanya seperti komplek pertokoan yang dipadukan dengan hotel, apartemen dan pertokoan.

þ Ruang sewa non permanen (movable/knocked own structure)

þ Ruang sewa perkantoran þ Ruang sewa pertokoan þ Ruang sewa perhotelan

RUANG SEWA þ Ruang sewa permanen (structurally fixed) þ Long term lease

þ Ruang sewa koridor

Gambar 3.3 Penentuan Ruang Sewa

Dalam menentukan ruang sewa, harus diperhatikan ruang sewa yang permanen maupun yang non permanen serta ruang sewa untuk keperluan lainnya seperti untuk koridor (penggunaan secara bersama-sama atau terpisah), sewa untuk perkantoran, pertokoan, perhotelan dan lain-lain. Di bawah ini sistem pendistribusian ruang servis dan ruang sirkulasi sehingga dapat memberikan pemerataan fungsi ruang pendukung terhadap penyewa.

þ Toilet pria dan wanita þ Ruang AHU (Air Handling Unit)- AC

RUANG SERVIS

þ Shaft : sampah

þ Janitor (Gudang) þ Ruang Control-Security

þ Ruang Panel Listrik

Gambar 3.4 Distribusi Ruang Servis

55

Sirkulasi Horisontal

þ Lift þ Escalator þ Tangga darurat

þ Koridor þ Selasar þ Hall þ Ramp (untuk orang cacat

RUANG SIRKULASI

Sirkulasi Vertikal

Gambar 3.5 Distribusi Ruang Sirkulasi

Musholla þ Ruang pegawai (manajemen gedung) : þ Kantor þ security þ Locker

RUANG PPENUNJANG

þ þ þ þ

Ruang parkir : Basemen Pelataran tapak Bangunan tersendiri

Gambar 3.6 Distribusi Ruang Penunjang

56

Penempatan ruang servis pada umumnya dikelompokkan tersendiri, terpisah dari ruang sewa, begitupula dengan ruang penunjang, sehingga dapat terbentuk 4 (empat) kelompok area (zona) yang membagi properti menjadi 4 zona umum yaitu : þ þ þ þ

Area Area Area Area

Sewa ……….. % penunjang ……….. % servis ……….. % sirkulasi ……….. % (+) Ruang struktur = 100 %

Area sewa tentunya merupakan area dengan luas prosentase terbesar. Penghitungan luas area ini merupakan area kotor bangunan. Ruang servis/core terdapat di semua lantai sehingga core merupakan penunjang fungsi setiap ruang sewa (perlantai bangunan). Sedangkan untuk ruang servis atas pada umumnya terdapat rel gondola (membersihkan bagian luar bangunan), antenna/pemancar, tangki air dan kompressor AC. C. Pengelolaan Penyewa dan Sistem Sewa Pengawasan/pengendalian terhadap penyewa amat penting terutama untuk membina hubungan yang baik antara pemilik dan penyewa. Setiap penyewa perlu dilengkapi dengan sistem pendataan atau administrasi yang pasti/valid. Jenis sistem sewa terdiri dari sistem sewa yang tetap (fixed rental system) dan sitem presentase, tetapi pada umumnya digunakan sistem kombinasi, misalnya harga sewa minimum ditambah sewa berdasarkan pada presentase dari pendapatan kotor.

3.5 Bentuk Pelaksanaan Manajemen Properti______________ Terdapat beberapa bentuk pelaksanaan manajemen properti, diantaranya yaitu manajemen hunian , manajemen administrasi keuangan, manajemen penyewaan dan manajemen sistim informasi. Bentuk-bentuk ini disesuaikan dengan jenis propertinya, misalnya untuk manajemen pertokoan, perkantoran, industri, apartemen dan lain sebagainya. A. Manajemen Hunian Suatu kemampuan manajer dalam mengelola penghuni dalam memadukannya dengan sarana dan prasarana yang ada dan juga terhadap bangunan dan kawasan sekitarnya. Seperti dalam pembahasan sebelumnya 57

bahwa manajemen hunian ini tidak bisa terlepas dari berbagai pertimbangan dan sangat terkait dengan jenis dan karakteristik properti yang dikelolanya. a. Mencangkup beberapa langkah yaitu : þ Menentukan pilihan penghuni. Reputasi dari penghuni turut berperan menarik penyewa lainnya. Untuk penyewa yang memiliki reputasi yang bagus dapat diberikan diskon dalam pembayaran sewanya. Dan sebaliknya untuk yang memiliki track record yang tidak baik sebaiknya kontraknya tidak diperpanjang jika sudah habis tempoh sewanya. þ Menentukan berbagai kepentingan penghuni. Beragamnya kepentingan dari penghuni perlu diakomodir dengan menggunakan konsep skala prioritas namun tanpa membedakan kualitas pelayanan kepada penghuni. þ Perkembangan mengenai tata cara manajemen hunian. Selalu mengikuti arah dan perkembangan yang terjadi di pasar, mengingat ketatnya tingkat kompetisi atau persaingan yang ada. b. Pertimbangan Manajer Properti pengajuan sewa, antara lain:

dalam

persetujuan

permohonan/

þ Kemampuan calon penghuni untuk membayar sewa. Untuk bebeberapa pusat perbelanjaan yang sangat terkenal di ibukota, sewa permeter perseginya sudah mencapai di atas Rp 1.000.000.000,seperti plaza Indonesia dan Plaza Senayan. Sudah tentu potensi kemampuan dari penyewa untuk tidak menunda atau menunggak pembayaran sewa harus diminimalisir dengan melakukan seleksi atas kemampuan calon penyewa antara lain dengan adanya perjanjian dengan adanya jaminan yang diberikan oleh penyewa atau sanksi apabila terjadi kelambatan dalam membayar sewa. þ Kemampuan memelihara ruangan sebaik-baiknya. Harus meminta ijin terlebih dahulu kepada pengelola bangunan apabila penyewa akan melakukan perubahan design interior maupun eksterior bangunan dan mampu menjaga ruangan yang disewanya dengan baik. þ Kemampuan untuk menciptakan dan menjalin hubungan baik dengan penghuni lainnya. Komunikasi harus terjalin diantara semua penghuni atau penyewa dan dalam moment tertentu dapat dilakukan 58

pertemuan secara periodik yang diprakarsai oleh pengelola bangunan. Termasuk membahas kendala ataupun masalah-masalah yang dihadapi oleh penyewa sehubungan dengan keberadaan mereka dalam properti tersebut. þ Kegiatan yang akan dilaksanakan adalah sesuai dengan properti dan kegiatan usaha lainnya. Tidak diperkenankan melakukan aktivitas yang bertentangan dengan usaha yang dijalankan yang dapat mengganggu kenyamanan penghuni lainnya. þ Adapun faktor-faktor lainnya yang dapat dipertimbangkan seperti : adanya potensi yang berkelanjutan dari penyewa, etika dan reputasi yang baik, kebutuhan pelayanan penghuni yang maksimal, kemungkinan adanya kebutuhan perluasan di masa yang akan datang serta perlindungan terhadap hak asasi manusia dan tanggung jawab sosial. c. Keragaman penghuni sangat penting untuk keberhasilan hunian gedung tersebut dan kegiatan usahanya. Beberapa faktor yang menyebabkan kegagalan dalam kegiatan usaha yaitu : þ Penyediaan manajemen yang buruk terhadap para penghuni seperti lambannya respon dari pengelola properti terhadap keluhan dari penghuni seperti adanya kebocoran pipa, air yang tidak lancar keluar, AC yang tidak terasa dingin, lampu sering padam dan lain sebagainya. þ Penghuni menempati lokasi keragaman yang buruk. Faktor ini mengakibatkan penghuni akan mencari alternatif tempat lainnya untuk menjalankan usahanya. Penyediaan fasilitas yang tidak atau kurang merata dapat menimbulkan ketidak puasan bagi penghuni lainnya. þ Faktor-faktor kegagalan lainnya seperti : penghuni yang menempati areal yang terlalu luas sehingga tidak mampu mengoptimalkan ruangan yang disewanya, adanya faktor persaingan yang langsung dari penghuni lainnya apalagi jika sudah sampai menimbulkan persaingan yang tidak sehat perlu segera dicarikan solusinya oleh pengelola bangunan, jadi peran seorang manajer properti juga dapat menjadi mediator bagi para penghuni lainnya.

59

B. Manajemen Keuangan & Administrasi Diperlukan untuk efisiensi dan ketepatan, melalui sistem dan prosedur administrasi / pembukuan yang baik untuk pengendalian biaya, pajak, analisis management dan persyaratan hukum. Administrasi yang diperlukan seperti : pengumpulan harga sewa, pengeluaran dari properti, pemeliharaan pembayaran gaji karyawan, maupun biaya umum lainnya. Pengumpulan data tersebut dimaksudkan untuk menjembatani antara data dengan laporan keuangan. Laporan keuangan ini digunakan untuk model analisis dan keuangan. C. Manajemen Sistem Informasi Diperlukan untuk melakukan prediksi (forecasting), pembanding dan pertimbangan untuk tindak lanjut/instruksi terhadap suatu keadaan/situasi. Untuk membangun Management Information System (MIS) digunakan perangkat komputer. a. Sistem Informasi Properti. Suatu sistem informasi merupakan suatu sarana untuk mengambil keputusan dalam bidang hukum, administrasi dan ekonomi serta merupakan bantuan untuk perencanaan dan pembangunan, yang disatu pihak terdiri dari basis data yang mencangkup data dari properti yang berkaitan dan di lain pihak prosedur dan teknik pengumpulan, penyesuaian, pengolahan dan distribusi data secara sistematis. Data properti yang baik adalah suatu sistem informasi yang dapat dengan mudah ditemukan dan dicari kembali untuk memungkinkan pengambilan keputusan yang memberikan hasil yang optimal. b. Basis Data (Database). Banyak istilah yang dipergunakan, seperti MIS, data base atau bank data yang maksudnya adalah perlunya suatu pengelolaan informasi yang baik dengan mengadakan tenaga manusia atau peralatan elektronik agar manajemen memperoleh data yang tepat, luas dan catatan-catatan yang sesuai dengan perkembangan sebagaimana dimaklumi, investasi dalam real estat yang dimaksudkan untuk memenuhi berbagai kepentingan dan untuk mendapatkan nilai. Oleh karena itu diperlukan data baik untuk properti tersebut maupun data pasar. Maksud dari data base adalah menyimpan data tersebut dan memudahkan untuk mencarinya kembali guna keperluan analisis dan memberikan saran-saran yang bersifat pertimbangan. Dalam bentuk diagram maksud dan tujuannya, sistem informasi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

60

Informasi Properti

Hasil Sewa

Arus Uang Tunai Tahunan

Sistem Informasi

Perawatan dan Pengelolaan

Keputusan Inventasi

Riset Pasar

Nilai Modal

Nilai Pengembalian Equiti

Gambar 3.7 Maksud dan Tujuan Sistem Informasi

1. Pandangan Secara Mikro a. Pandangan secara mikro yang perlu diperhatikan antara lain : @ Kepentingan pemilik. @ Keterangan tentang pemilikan tanah. @ Perjanjian-perjanjian sewa. @ Perincian ukuran, konstruksi lokasi, topografi. @ Penggunaan tanah. @ Peruntukan tanah menurut tata kota atau perundang-undangan yang berlaku. b. Dalam hal pemilik mempunyai tanah atau bangunan yang disewakan, maka dokumen sewa sangat penting karena menggunakan hak dan kewajiban pihak-pihak yang bersangkutan dan pertanggungjawaban serta kewajiban finansial mereka. Data base tentang sewa menyewa dapat disusun untuk memberikan informasi tentang : @ Daftar perbandingan tempat-tempat yang disewakan serta persyaratannya. @ Daftar tunggakan sewa yang belum dibayar, memberitahukan klien atau pengacara untuk mengambil tindakan. @ Daftar peninjauan sewa untuk memprakarsai adanya negosiasi dan pembaharuan perpanjangan sewa beli dan dokumentasi kemudian. @ Daftar imbalan jasa yang diberikan biaya reparasi/perawatan dan asuransi.

61

@ Rencana perbaikan dan perawatan, meliputi perbaikan, modernisasi dan/atau mengganti kerusakan bilamana diperlukan. @ Sistem laporan untuk menunjukkan daftar penghasilan dan pengeluaran dan semua pembayaran, pengiriman uang dan transaksi lainnya, termasuk keuangan yang dikuasai. 2. Pandangan Umum Secara Makro a. Disamping secara mikro di atas, maka perlu pula dicatat secara makro yang lebih luas data yang berorientasi pada pengguna, misalnya : @ Data pasar. @ Mencatat situasi permintaan dan persediaan. @ Kecenderungan pembangunan. @ Penggunaan tanah digunakan dan direncanakan. @ Fasilitas umum dan perubahannya. b. Database pasar primer disusun untuk menghubungkan semua catatan harga properti berdasarkan : @ Identifikasi tanah dan bangunan dengan rincian lokasi, ciri-ciri, dan fasilitas. @ Catatan nilai jual, bukti sewa dan berbagai macam nilai-nilai atas properti tersebut. @ Indeks biaya, struktur gedung, perbaikan dan jasa lainnya. c. Disamping itu sebagai tambahan, dokumentasi harus pula diikuti hubungan langsung antara permintaan dan persediaan. Permintaan itu dikatakan sebagai fungsi dari kependudukan, penghasilan pekerjaan, harga-harga relatif, perpajakan, bunga, persyaratan pembayaran pertama dan harapan-harapan di kemudian hari. d. Informasi statistik diperlukan untuk analisis makro, seperti : @ Kependudukan standar pertumbuhan demografi, ukuran keluarga dan susunannya, struktur umur dan ciri-ciri kultural sosial. @ Penghasilan distribusi dikalangan kelompok umur, dasar ekonomi, kegiatan komersial, pola penghasilan dan pengeluaran. @ Kesempatan-kesempatan kerja dan pertumbuhannya, tingkatan, kecenderungan dan perubahan dalam kependudukan serta rasio pekerjaan. e. Dilihat pula dari segi persediaan yang merupakan fungsi dari harapan permintaan, persediaan yang terencana, persaingan dalam lingkungan, tersedianya tenaga kerja, tanah dan modal. Data yang diperlukan dilihat dari segi persediaan adalah : 62

@ Jumlah persediaan unit-unit yang ada dan diusulkan dengan menunjuk pada kualitas dan luas berbagai cabang pasar. @ Pembangunan yang sedang berlangsung, diinventarisasi menurut jenis dan konstruksinya, tingkat jual dan sewa, standard kenaikan dan fasilitas yang diyawarkan. @ Identifikasi sikap konsumen dan permintaan dalam istilah jenis, harga dan kualitas. f. Selanjutnya mengenai situasi ekonomi lokal dan regional mungkin diperlukan pula catatan-catatan mengenai : @ Hubungan transportasi dan komunikasi, yang ada dan yang direncanakan. @ Pola pembangunan dan prospek pertumbuhan termasuk usul perencanaan sekarang dan pengawasan. @ Alternatif-alternatif kemungkinan investasi. RINGKASAN Dalam hal yang menyangkut properti tidak ada pusat pasar tempat terjadi jual beli, karena seseorang sangat tergantung pada market intelligence dan bukan hanya pada informasi yang ada. Oleh karena itu diperlukan sejumlah data yang dianalisa. Harus dijaga, diperiksa benar tidaknya, bahkan mungkin pula ada data berbagai lembaga yang tidak mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya. Data dapat diperoleh dari sumber-sumber pertama atau sekunder dan perlu disadari bahwa ada data yang sudah kadaluwarsa dan data yang dapat dipakai sebagai estimasi yang paling baik. Tidak disangkal pula bahwa untuk membuat kebijakan yang baik diperlukan data yang dapat dipercaya dan akurat. Dewasa ini properti manajemen dituntut untuk bekerja secara profesional dalam memberikan pendapat tentang suatu kasus maupun dalam membuat perhitungan-perhitungan untuk membuat keputusan. Dalam hubungan investasi seseorang dapat memilih apakah melakukan investasi dalam properti atau memasuki pasar modal. Tentunya setiap investasi mengandung resiko. Investor di dalam properti tidak mencapai sasaran itu yang mungkin timbul karena faktor-faktor internal dan eksternal dengan pengelolaan yang baik, kualitas design dan konstruksi, maka properti dapat dipertahankan nilainya, tetapi dengan sendirinya tidak banyak yang dapat dilakukan tentang situasi ekonomi secara menyeluruh. Namun andaikata tersedia data-data dan analisa pasar serta identifikasi yang dilakukan dapat ditinjau kembali, untuk diambil langkah-langkah yang menguntungkan. Dan bentuk 63

sistem penyusunan properti yang terpadu di dalam suatu Portfolio Management. Dilihat sebagai industri, maka real estat itu merupakan salah satu sektor penting dalam ekonomi nasional. Kenyataannya industri ini adalah indikator yang terkemuka dan sangat berpengaruh pada konsumen dan investor. Oleh karena itu penerimaan investasi di sektor real estat akan mempengaruhi pertumbuhan ekonomi. Tahap mempersiapkan kontrak manajemen sangat menentukan dalam strategi penentuan harga kontrak dan selanjutnya menentukan pula besaran sewa yang akan dikenakan terhadap para penyewa. Sedangkan untuk operasional manajemen properti meliputi dua aktivitas utama yaitu perencanaan manajemen (management plan) dan pengambilalihan tugas manajemen. Pemeliharaan bangunan (building maintenance) merupakan bagian dari aktivitas manajemen properti yang ditujukan untuk mempertahankan manfaat dan nilai dari bangunan. Selain itu dalam praktek manajemen properti ini faktor pemasaran dan negosiasi harga sewa diperlukan dalam kaitannya memadukan penyewa campuran (tenant mix) dengan memperhatikan pendekatan sistem manajemen properti pada bangunan & kawasan. Bentuk pelaksanaan manajemen properti meliputi manajemen hunian, manajemen keuangan dan administrasi serta manajemen sistem informasi. Secara umum praktek dari manajemen properti ini dapat dilihat pada gambar 3.8 di bawah ini. SOAL-SOAL LATIHAN 1. Apa saja yang dipertimbangkan dalam mempersiapkan kontrak manajemen? 2. Apa fungsi dari rencana manajemen terkait dengan properti? 3. Bagaimana bentuk pengelolaan penyewa dan sistem sewa? 4. Sebutkan langkah-langkah yang dilakukan dalam manajemen hunian! 5. Perlukah disusun sistem informasi properti? Jelaskan pendapat Anda!

64

KONTRAK MANAJEMEN

3.6 Hubungan (Linkage)

PEMELIHARAAN BANGUNAN PENGALIHAN DAN MANAJEMENNYA MANAJEMEN _____________________________

þ Strategi harga þ Struktur biaya þ Pertimbangan þ Karakteristik umur bangunan þ Syarat dan kondisi dalam dalam þ ada Faktorpusat yang mempengaruhi Dalam hal yang menyangkut properti, tidak pasar tempat perjanjian pengalihan pemeliharaan terjadi jual beli karena seseorang sangat tergantung pada market þ Rencana þ Standar dan kebijakan intelligence dan bukan hanya pada informasi yang ada. Oleh karena itu manajemen pemeliharaan diperlukan sejumlah data yang dianalisis. Harus dijaga, pekerjaan diperiksa benar þ Analisis þ Klasifikasi pemeliharaan tidaknya, bahkan mungkin pula alternatif ada data berbagai lembaga yang tidak

mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya.

Data dapat diperoleh dari sumber-sumber pertama atau sekunder dan perlu disadari bahwa ada data yang sudah kadaluwarsa dan data yang dapat dipakai sebagai estimasi yang paling baik. Tidak disangkal pula bahwa untuk membuat kebijakan yang baik diperlukan data yang dapat dipercaya dan akurat. Dewasa ini properti MANAJEMEN manajemen dituntut untuk bekerja secara profesional dalam memberikan PROPERTI pendapat tentang suatu kasus maupun dalam membuat perhitungan-perhitungan untuk membuat keputusan. Dalam hubungan investasi seseorang dapat memilih apakah melakukan investasi dalam properti atau memasuki pasar modal. Tentunya setiap investasi mengandung risiko. Investor di DAN dalam properti tidak mencapaiMANAJEMEN sasaran itu yang mungkin ADMINISTRASI PEMASARAN timbul karena faktor-faktor internal dan eksternal denganKEUANGAN pengelolaan yang NEGOSIASI SEWA baik, kualitas desain dan konstruksi, maka properti dapat dipertahankan nilainya, tetapi strategi dengan sendirinya tidak banyak yang dapat dilakukan þ Faktor penentu þ Kebutuhan akan sistem Penggunaan manajemen pemasaran tentang situasi ekonomi secara menyeluruh. þ Namun andaikata tersedia þ Teknik negosiasi þ dilakukan Laporan keuangan data-data dan analisis pasar serta identifikasi yang dapat ditinjau kembali, untuk diambil langkah-langkah yang menguntungkan. Dan bentuk sistem penyusunan properti yang terpadu di dalam suatu Portfolio Management. SISTEM INFORMASI

Dilihat sebagai industri, maka real estat itu merupakan salah satu MANAJEMEN MANAJEMEN PENYEWAAN sektorDAN penting dalam ekonomi nasional. Kenyataannya industri ini adalah SISTEM RENTAL indikator yang terkemuka dan sangat berpengaruh pada konsumen þ Keuntungan dan risiko MIS dan investor. Oleh karena itu penerimaan investasi di sektor real estat akan þ Pemantapan þ Peninjauan kembali harga sewa þ Evaluasi dan seleksi Sistem mempengaruhi þ Sewa tetap vs pertumbuhan sewa persentase ekonomi. komputer

Gambar 3.8 Skema Praktek Manajemen Properti 65

BAB 4

MANAJEMEN PERSEWAAN PROPERTI∗)

H

ubungan antara pemilik real estat terhadap manajer properti diformalkan melalui manajemen kontrak. Manajer properti biasanya bertanggung jawab atas penyewaan ruang, meskipun peran ini bervariasi sesuai dengan kondisi kontrak. Seorang manajer dapat saja menjadi agen tunggal untuk bangunan, dimana dalam bentuk lain dapat bekerja sama dengan leasing-broker independen. Dan juga manajer properti hanya bertanggung jawab atas pemeliharaaan bangunan. Bahkan manajermanajer tersebut dimana tidak mengambil peran aktif dalam sewamenyewa diminta jasa konsultasi-nya oleh penyewa. Pengetahuan akan biaya dan keperluan dalam pengoperasian dan pemeliharaaan real estat akan memiliki dampak langsung terhdap kondisi kontrak sewa. Meskipun jasa ahli hukum untuk pihak-pihak terkait dalam sewa-menyewa hanya berkisar tentang hukum dan detail teknis, manajer properti harus mengenal cukup hak penyewa dan klausa sewa-menyewa dasar untuk merekomendasikan suatu kondisi sewa-menyewa yang paling tepat untuk sebuah situasi yang khusus. Pemilik properti akan merasa menerima pelayanan jasa terbaik dari manajer properti yang dapat bekerjasama secara intelektual dengan ahli hukum dan leasing broker. Sejarah mencatat, kontrak sewa-menyewa dibuat oleh ahli hukum yang disewa untuk mewakili pemilik properti dan manajer properti, sehingga tidak mengherankan jika kontrak kebanyakan berpihak pada pemberi sewa (lessor). Karakter dari tipe kontrak dewasa ini telah berubah mengarah pada kepentingan dua belah pihak. Penerapannya berbeda-beda antar negara mengikut pada hukum yang berlaku. Seperti apa yang berlaku di Amerika dan Inggris berbeda dengan sistim sewa menyewa di Indonesia terutama berkaitan dengan masalah hukum properti yang berlaku dimasingmasing negara. Contohnya dikenal jangka waktu sewa terbatas (leasehold) dan jangka waktu sewa kekal (freehold) yaitu sewa yang mempunyai jangka waktu minimal 99 tahun.

∗)

Kyle, Robert C, Property management, Real Estate Education, chapter 5,6 & 7

66

4.1 Karakter Kontrak Sewa____________________________ A. Hak Penyewa (Leasehold Estate) Hak atas sewa (penyewa) timbul ketika pemilik atau manajer properti (bertindak sebagai wakil dari pemilik) menyerahkan kepada penyewa hak untuk menghuni dan menggunakan properti si pemilik untuk periode waktu tertentu. Di beberapa negara atau daerah hak penyewa ini dipertimbangkan sebagai personal properti oleh beberapa penyewa dan dapat dijual, diperdagangkan, atau diturunkan. Ada juga yang merupakan real properti. Hak atas sewa ini meskipun dapat dijual, diperdagangkan atau diturunkan, namun tidak memiliki sertifikat (Indonesia). B. Bentuk Sewa dengan Jangka Waktu Terbatas (Leasehold Estate) 1. Estate for Years/Lease for a stated period: þ Paling banyak digunakan oleh manajer properti dalam menyewakan ruang perumahan, komersial dan industri. þ Hak penyewa terbatas dalam kurun waktu tertentu(dapat sebulan, setahun atau lebih sesuai dengan perjanjian. þ Jika masa kontrak berakhir, estate for years akan berakhir tanpa pemberitahuan. Dan penyewa harus menyerahkan kepemilikannya atas properti kepada si pemilik. þ Sebuah estate for years tidak berakhir ketika si pemilik maupun penyewa meninggal dunia. Semua hak dan kewajiban dilimpahkan kepada pihak lain. 2. Estate from Period to Period: þ Merupakan hak penyewa yang diserahkan oleh si pemilik ketika real estat disewakan untuk kurun waktu tertentu dimana secara otomatis diperbaharui untuk kurun waktu yang sama. þ Contoh umum: tahun ke tahun, bulan ke bulan bahkan hari ke hari. þ Untuk mengakhiri estate from period to period, salah satu pihak harus memberikan pemberitahuan terlebih dahulu. þ Tipe hak ini tidak berakhir ketika si pemilik maupun penyewa meninggal dunia. þ Sebuah estate from period to period dapat saja dibuat dalam bentuk perjanjian, atau pada umumnya dengan operasional hukum. 3. Tenancy at Will : þ Tenancy at will memberikan penyewa sebuah hak atas kepemilikan dengan persetujuan si pemilik untuk kurun waktu yang tak terbatas.

67

þ Tipe hak ini dapat dibuat dalam bentuk perjanjian atau operasional hukum seperti pada estate from period to period. þ Tidak seperti pada estate for years dan estate from period to period, estate at will berakhir jika salah satu pihak meningggal dunia. 4. Tenancy at Sufferance : þ Terjadi jika si penyewa memperoleh hak kepemilikan atas real estat secara sah (hukum) tetapi kemudian diharuskan meninggalkan properti tersebut setelah berakhirnya masa hak menyewa. þ Contoh: Si penyewa yang gagal untuk mengembalikan kepemilikan atas real estat pada tanggal yang telah ditentukan dalam perjanjian. þ Kondisi ini menimbulkan biaya ekstra bagi manajer properti, karena ia harus memberikan perhatian khusus pada penyewa tipe ini. C. Tipe Sewa Ada tiga bentuk dasar sewa: 1. Sewa kotor (gross lease) Penyewa membayar sejumlah uang sewa secara tetap (fixed rate) dan si pemilik membayar biaya operasional properti. 2. Sewa bersih (net lease) Penyewa membayar semua atau beberapa bagian biaya operasional yang biasanya telah ditentukan oleh si pemilik, seperti pajak, asuransi, utilitas dan pemeliharaan, dan juga sejumlah tarif sewa tetap. 3. Persentase sewa (percentage lease) Penyewa membayar sewa dari persentasi pemasukan atau pendapatan hasil usaha.

4.2 Dokumen Kontrak Sewa ___________________________ a. Karena sebuah sewa-menyewa merupakan sebuah kontrak, persyaratan umum untuk sebuah dokumen sewa yang sah (valid) mirip atau sama dengan segala bentuk dokumen kontrak yang sah. Kedua belah pihak harus memiliki kapasitas hukum untuk “memasuki” perjanjian dan harus mencapai kesepakatan yang menguntungkan (win-win solution). Dokumen harus jelas tanggal pembuatannya dan harus memiliki pertimbangan yang berlaku dan sah atas pembayaran. b. Elemen dasar dari sebuah sewa meliputi berikut ini: þ Nama yang lengkap dan sah dari kedua belah pihak. 68

þ þ þ þ þ þ þ

Deskripsi dari properti. Jangka waktu sewa. Jumlah uang sewa. Waktu dan metode pembayaran. Penggunaan bangunan dan / atau lahan. Hak dan kewajiban dua belah pihak. Tanda tangan persetujuan dua belah pihak.

A. Deskripsi Properti Jika properti disewakan termasuk lahan, yang mungkin menjadi kasus ketika menyewakan ruang komersial atau industri, perjanjian sewamenyewa sebaiknya mengikutsertakan deskripsi hukum atas properti. Sebuah dokumen kontrak sewa atas ruang pada sebuah bangunan tertentu seperti perkantoran atau apartemen (rumah susun), harus secara tepat/akurat menggambarkan batas-batas dari ruang tersebut. Dan juga untuk properti lahan harus memiliki deskripsi hukum yang tepat atau akurat atas lahan tersebut. Nomer rumah tinggal (landed house) atau rumah susun (apartemen) dan alamat bangunan adalah identifikasi yang cukup jelas dalam perjanjian sewa-menyewa rumah tinggal atau rumah susun. Untuk ruang komersial, denah lantai (lay-out) dimana menunjukkan area yang disewakan harus dimuat dalam perjanjian. Perjanjian kontrak sewa harus memuat gambaran mengenai real estat atau ruang dan pernyataan dari hak penyewa seperti: penggunaan tangga, lift, hall, koridor, maupun parkir. Daftar personal property atau furniture dan deskripsi yang jelas mengenai kondisi personal property tersebut harus dimuat dalam perjanjian (bisa sebagai lampiran). Ruangruang pendukung yang termasuk dalam sewa seperti gudang, garasi, dan sebagainya harus diidentifikasikan secara jelas. Dokumen sewa seharusnya menggambarkan secara detil segala macam perubahan atau perbaikan fisik yang akan dikerjakan oleh pemilik demi kepentingan penyewa, hal ini sering terjadi pada properti komersial dan industri. Dokumen tersebut harus merinci perbaikan apa yang akan dilakukan, bagaimana pembagian atas beban biaya dan bagaimana pekerjaan tersebut akan dilakukan. Dalam sewa-menyewa ruang perkantoran, pemilik dapat saja melakukan pekerjaan renovasi seperti perbaikan atau pemasangan dinding partisi, pintu, pemasangan instalansi listrik, komputer, dsb. Gambar lay-out (blueprint) dan contoh bahan bangunan biasanya melengkapi spesifikasi pekerjaan tersebut. Karena 69

informasi membuat perjanjian sewa-menyewa menjadi tebal dan kompleks untuk diperbaharui, beberapa manajer menggambarkan segala perubahan tersebut dalam dokumen terpisah namun merupakan satu kesatuan sebagai dokumen kontrak sewa. B. Jangka Waktu Sewa Dokumen sewa-menyewa harus jelas memuat tangga sewa mulai sampai tangggal sewa berakhir, dan sekaligus pernyataan tentang total waktu sewa. Beberapa perjanjian sewa-menyewaberisi pilihan (option) untuk pembaharuan jangka waktu sewa, yaitu sebuah klausa yang memberikan hak untuk memperpanjang sewa untuk tambahan jangka waktu dan spesifikasi tertentu. Untuk memanfaatkan pilihan ini, penyewa umumnya memberikan pemberitahuan pendahuluan. Klausa pemilihan ini menyatakan tanggal dimana penyewa harus memberikan pemberitahuan pendahuluan. Klausa pemilihan ini menyatakan tanggal dimana penyewa harus memberikan pemberitahuan, bentuk pemberitahuan, bagaimana dan kepada siapa pemberitahuan tersebut harus disampaikan, kondisi pembaharuan dan biaya kompensasi. Oleh karena pilihan pembaharuan cenderung berorientasi kepada penyewa, pemilik sering cenderung menaikkan tarif sewa baru jika pilihan tersebut digunakan oleh penyewa. Sebagi contoh: sebuah pilihan untuk memperbaharui dapat saja memiliki tarif sewa baru yang lebih tinggi sesuai dengan kenaikan Indeks harga Konsumen atau Inflasi untuk jangka waktu tertentu. Ada juga bentuk lain dari pilihan pembaharuan sewa ini yaitu penyewa secara otomatis akan memperpanjang masa sewa sesuai dengan kondisi sewa yang telah disepakati (bisa naik, turun atau sama) kecuali ada pemberitahuan sebelumnya dari pihak penyewa sebelum masa sewa berakhir Beberapa perjanjian sewa-menyewa memuat klausa dimana memungkinkan penyewa untuk membatalkan perjanjian sebelum masa sewa berakhir dan penyewa tersebut akan dikenakan biaya pembatalan (penalty). Beberapa perjanjian sewa, khususnya untuk properti industri dimana penyewa membangun sendiri fisik bangunan tersebut, penyewa memiliki pilihan untuk membeli properti tersebut pada saat masa sewa berakhir sesuai dengan perjanjian.

70

C. Penyesuaian Tarif Sewa Tarif sewa dapat meningkat dengan beberapa metode. Salah satunya adalah klausa step-up, terdapat baik pada gross maupun net leases. Tarif sewa dengan klausa step-up disebut dengan graduated atau escalation leases yaitu kenaikan tarif sewa pada jangka waktu tertentu. Jangka waktu sewa yang panjang untuk misalnya: sebuah apartemen dapat saja memerlukan pembayaran bulanan Rp 15.000.000,- untuk dua tahun pertama, Rp 20.000.000,- selama tahun ketiga dan Rp 25.000.000,- untuk dua tahun terakhir. Klausa step-up sering digunakan pada ruang-ruang sewa komersial untuk membantu permulaan usaha penyewa. Secara alamiah, percentage lease menunjukkan kenaikan tarif sewa seiring dengan kenaikan pendapatan kotor atau bersih dari si penyewa. Karena pendapatan dari usaha penyewa tidak dapat secara efektif diadaptasikan terhadap pola peresentasi pembayaran sewa, kenaikan atau penurunan tarif sewa sering tergantung pada kondisi indeks ekonomi tertentu. Untuk alasan ini, sewa seperti ini disebut dengan index leases. Index yang digunakan dalam menetapkan klausa eskalasi harus dapat dipercaya dan dipublikasikan secara teratur dan berkesinambungan oleh lembaga independen yang memiliki reputasi. Frekuensi dan jumlah penyesuaian tergantung dari negosiasi antara kedua belah pihak (penyewa dan pemberi sewa) terhadap perjanjian sewa. Sebagai contoh: tarif sewa minimum adalah Rp 5.000.000,- ditambah dengan 1 (satu) persen kenaikan sebagai antisipasi atas kenaikan inflasi atau Indeks Harga Konsumen. Misal kenaikannya adalah 5 persen, maka tarif sewa yang akan datang adalah Rp. 5.250.000,Jika biaya operasional digunakan sebagai dasar atas klausa eskalasi, penyewa biasanya bertanggung jawab hanya atas biaya sebagai “kelebihan” jumlah yang dinegosiasikan per meter persegi. Tipe tarif sewa seperti ini sering dijumpai pada sewa-menyewa ruang perkantoran dan disebut sebagai expense stop. Jika semua biaya operasional dari sebuah bangunan dijumlah total dan dibebankan secara rata-rata kepada semua penyewa, maka perhitungan seperti ini disebut dengan pass-through. Metode lain dari penyesuaian tingkat sewa ditemukan dalam reappraisal lease. Jangka waktu sewa tertentu, misalnya lima tahun, pada akhir jangka waktu sewa terdapat pilihan (option), bahwa kedua belah pihak (penyewa dan pemberi sewa) setuju untuk menerima tarif sewa pasar (market rent) yang ditentukan oleh penilai independen.

71

D. Pajak dan Asuransi Seiring dengan bertambahnya jumlah perjanjian sewa-menyewa dewasa ini, maka dokumen kontrak sewa memuat bagian tentang pajak. Klausa ini memuat tentang pembayaran pajak oleh penyewa. Dan juga asuransi sebagai antisipasi atas segala macam masalah yang mungkin timbul secara mendadak. Hal ini merupakan area yang harus diperhatikan oleh kedua belah pihak dalam negosiasi sewa. E. Penggunaan Real Estat Pemilik properti mungkin membatasi penggunaan real estat yang disewakan secara ketat dengan memuat pembatasan tersebut di dalam dokumen kontrak. Sebagi contoh untuk properti tipe tipe rumah tinggal (biasanya rumah susun atau kondominium), pemilik membatasi jumlah penghuni atau membatasi aktivitas penghuni yang dapat mengganggu penghuni yang lainnya, misal aktivitas yang menimbulkan kebisingan dan kerusakan bangunan. Sebagian besar perjanjian sewa-menyewa untuk bangunan dengan penghuni relatif besar (multiple-occupancy building) memiliki bagian dari kontrak yang disebut dengan Peraturan Bangunan (Building Rules). Peraturan ini biasanya dibuat sebagai bagian dari keseluruhan dokumen kontrak sewa dan memuat peraturan harian (daily) penggunaan bangunan, seperti penggunaan ruang bersama, ruang parkir dan jam penggunaan bangunan. Peraturan ini dirancang untuk melindungi kondisi, reputasi dan keselamatan properti serta mempromosikan keutuhan serta kekompakan diantara penghuni. F. Assignment and Subletting Provision Dokumen kontrak sewa harus memuat klausa mengenai hak dari penyewa untuk menyewakan kembali sebagian atau keseluruhan dari ruang sewa. Assignment adalah transfer atau pengalihan hak sisa dari penyewa kepada penyewa lain (melanjutkan masa sewa yang tersisa), sementara subletting adalah pengalihan sebagian dari hak penyewa. Perjanjian sewamenyewa pada umumnya memperbolehkan penyewa untuk assigning atau subletting ruang yang sedang disewa tanpa persetujuan dari pemilik terlebih dahulu.

72

G. Kerusakan dan Kebakaran Peraturan pemerintah tentang bangunan dan perjanjian sewamenyewa tentang kerugian akibat kebakaran, kerusakan dan restorasi (pemulihan) bangunan sangat bervariasi. Ketika sedang membuat draft dokumen sewa, manajer properti harus selalu ingat mengenai tipe dan jumlah asuransi yang ada pada properti, siapa yang akan membayar premium dan siapa yang akan menerima ganti rugi. Sewa-menyewa untuk lahan pertanian/perkebunan atau lahan kosong dimana penyewa telah membangun fisik bangunan diatasnya pada umumnya mengasuransikan bangunan-nya jika terjadi kerusakan. Jika terjadi kerusakan atau kehancuran bangunan pada umumnya penyewa masih memiliki hak untuk memanfaatkan lahan dibawahnya sesuai dengan batasbatas yang telah ditentukan. H. Kewajiban Penyewa Penyewa secara hukum sesuai dengan peraturan penggunaan bangunan harus mampu dan dapat menjaga ruang yang disewa secara aman dan sesuai dengan standard kesehatan. Kondisi dalam dokumen kontrak sewa seharusnya juga memuat mengenai tata cara penggunaaan dan pemanfaatan sistem utilitas, kabel, dsb dan juga sistem utilitas diluar ruang sewa sebagai area bersama seperti (lift/elevator), tangga, eskalator dan fasilitas lain. Penyewa juga tidak boleh melakukan perubahan fisik terhadap bangunan dan lahan yang ada. Penambahan fisik pada bangunan yang dilakukan oleh penyewa diklasifikasikan sebagai elemen fisik tambahan (fixtures) dan menjadi bagian dari bangunan atau lahan. Namun, penyewa komersial maupun industri diberikan hak untuk memasang elemen fisik yang dapat dipindahkan atau elemen fisik sebagai bagian dari bisnis. Ini merupakan personal property dari penyewa dan mungkin dipindahkan sebelum atau pada saat masa perjanjian sewa-menyewa berakhir. Pernyataan klausa harus jelas dimana memungkinkan penyewa untuk memindahkan elemen-elemen fisik adalah sangat penting. Beberapa bentuk dokumen kontrak sewa memuat bahwa properti harus direstorasi (bentuk semula) pada saat penyewa menerima atau menandatangani persetujuan sewa atas kondisi ruang sewa. Ada juga dokumen kontrak lain yang mengacu pada kondisi ruang sewa pada saat awal permulaan penyewaan. Hal ini perlu diperhatikan terutama bagi si pemilik real estat jika jangka waktu sewa terus diperpanjang. Oleh sebab itu, pemilik harus tegas dan jelas 73

tentang setiap perubahan dokumen kontrak sewa menyangkut tentang penambahan elemen fisik bangunan. Perjanjian sewa-menyewa sebaiknya memuat juga daftar atas sejumlah jaminan atau deposit, sesuai dengan kondisi kapan dan bagaimana penggunaan jaminan tersebut. Jaminan dapat berupa uang tunai, surat berharga atau benda fisik lainnya. Penggunaan deposit oleh pemilik properti akibat dari tindakan penyewa yang menimbulkan kerusakan harus sesuai dengan proporsi kerusakan. I. Kewajiban Pemilik a. Disclosure and Billing. Pada saat dan sebelum aktivitas penggunaan ruang sewa oleh penyewa, pemilik harus memberikan pemberitahuan tertulis nama dan alamat dari manajer properti dan/atau orang yang berhak menerima pemberitahuan hukum atas nama pemilik. Perjanjian sewa harus memuat bahwa tagihan sewa dan pemberitahuan lainnya dapat dikirim kepada penyewa dengan mudah (surat atau langsung ke penyewa) b. Kenyamanan dan ketenangan. Pemilik atau manajer properti memberikan kepada penyewa jaminan atas ketenangan sebagai salah satu keuntungan yang diberikan oleh pemilik. Karena penyewa diberikan hak istimewa dan kepemilikan atas ruang sewa, kondisi perjanjian sewa harus membatasi hal-hal yang mana pemilik atau properti manajer diperbolehkan untuk bertindak. Perjanjian sewa-menyewa pada umumnya memperbolehkan pemilik untuk memasuki area sewa dalam keadaan darurat, untuk perbaikan yang diperlukan dan untuk menunjukkan ruang sewa tersebut kepada penyewa prospektif di dekat akhir masa sewa. Manajer yang berurusan dengan properti komersial dan industri harus menerima hak untuk memasuki dan memeriksa bangunan dan lahan setiap saat. Hal ini merupakan satu-satunya jalan agar tidak ada penyalahgunaan maupun pengrusakan ruang sewa. Selam proses pemeriksaan terhadap ruang sewa, manajer properti dapat mengetahui perkembangan bisnis penyewa, apakah bisnis tersebut akan berkembang atau tidak. c. Pemeliharaan. Pemilik tidak wajib melakukan perbaikan kecuali termuat dalam perjanjian atau diminta oleh pemerintah setempat. Namun, umumnya dalam sewa-menyewa ruang rumah tinggal atau komersial, dan bahkan beberapa ruang industri, pemilik bertanggung 74

jawab atas perbaikan yang digunakan untuk menjaga agar bangunan atau lahan tetap berfungsi. Melaui manajer properti, pemilik dapat terus mengikuti perkembangan aktivitas penggunaan ruang bersama, pembuangan sampah, pembersihan kaca cendela dan servis-servis lainnya. J. Komplain Penyewa a. Komplain terhadap perjanjian sewa-menyewa. Jika manajer properti gagal untuk memenuhi segala macam kewajiban yang tertuang di dalam dokumen kontrak sewa, penyewa dapat menuntut atau mengakhiri sewa dengan memberiakan pemberitahuan kepada pemilik. Jika tindakan perbaikan tidak dilakukan dalam jangka waktu tertentu, penyewa dapat menuntut atas kerugian jika tidak dapat mengadu ke lembaga hukum. b. Kegagalan atas Penggunaan Bangunan atau Lahan. Pemilik harus mampu memberikan hak kepemilikan atas area ruang sewa secara aktual kepada penyewa. Jika hal tersebut tidak terpenuhi, maka pennyewa tidak harus membayar sewa. Bukan hal yang lumrah jika seorang manajer properti tidak mampu memberikan hak kepemilikan sepenuhnya karena penyewa sebelumnya belum mengosongkan ruang sewa atau kerusakan yang terjadi belum diperbaiki oleh penyewa. c. Kegagalan atas Penyediaan Pelayanan Utama. Contoh dari kegagalan atas penyediaan pelayanan utama: 1. Kegagalan untuk menyediakan air. 2. Kegagalan untuk menyediakan listrik. 3. Kegagalan untuk memperbaiki bagian-bagian lain di luar area sewa. K. Komplain Pemilik a. Komplain terhadap perjanjian sewa-menyewa. Perjanjian sewamenyewa pada umumnya pemilik dapat saja mengirimkan pemberitahuan tertulis kepada penyewa dalam jangka waktu tertentu, menyatakan kondisi kontrak dan meminta agar penyewa tetap mematuhi apa yang tertuang di dalam dokumen kontrak sewa. Jika penyewa sesuai perjanjian tidak mampu memperbaiki kerusakan yang ada di area sewa-nya, pemilik dapat memasuki area sewa tersebut dan melakukan perbaikan dan kemudian biaya perbaikan tersebut dapat dibebankan kepada penyewa. Perjanjian sewa-menyewa harus memuat jika pemilik memilih untuk mengakhiri masa sewa, maka tagihan akan segera keluar pada saat itu. 75

b. Cidera janji. Dalam hal penyewa membuat cidera janji maka pemilik dapat melakukan atau memberikan sangksi-sangksi yang sudah disepakati sejah awal. c. Bangkrut. Jika penyewa mengalami kebangkrutan pemilik dapat melakukan tuntutan atas kewajiban-kewajiban yang belum dipenuhi oleh penyewa dengan melakukan negosiasi terhadap harta milik para pemegang sahamnya. Hal ini juga perlu dibuat kesepakatan awal antara pemilik dan penyewa. Perusahaan jasa pelayanan real estat memiliki format khusus untuk dokumen kontrak. Keuntungan menggunakan standard dokumen sewa adalah manajer properti dapat menjadi lebih terbiasa terhadap bagianbagian dokumen kontrak beserta aspek hukumnya. Kerugiannya adalah manajer properti harus sering merevisi dan memperbaharui format/bentuk dari dokumen tersebut.

4.3 Fungsi Perjanjian Persewaan ______________________ a. Sebagai suatu perjanjian antara yang menyewakan (Lessor) dan penyewa (Lessee) yang menyatakan hak-hak dan kewajiban dari kedua belah pihak atas suatu Objek Persewaan selama jangka waktu sewa. b. Sebagai perjanjian antara yang menyewakan dengan penyewa mengenai beberapa hal yaitu: @ Siapa yang disebut yang menyewakan dan penyewa. @ Bentuk dan letak dari objek. @ Luas ruang. @ Nilai sewa. @ Biaya service charge. @ Jangka waktu sewa. @ Tanggal peninjauan sewa. @ Tanggal berakhirnya sewa. @ Penentuan jam kerja normal. @ Besar deposito jaminan. @ Jumlah saluran telepon. @ Tempat parkir reserve dan lain-lain. c. Sebagai perjanjian yang menyatakan peraturan dan syarat-syarat dalam jangka sewa. d. Sebagai perjanjian untuk menyelesaikan apabila terjadi penunggakkan dan ingkar kewajiban.

76

4.4 Bentuk Umum Perjanjian Sewa ___________________ Hal penting yang harus dicantumkan persewaan adalah sebagai berikut :

pada

suatu

perjanjian

a. Nama dan alamat tetap. Data nama dan alamat tetap yang menyewakan dan penyewa secara jelas dan benar. b. Letak dan deskripsi bangunan. Pengertian dari kata bangunan yang disewakan. c. Obyek ruang yang disewakan. Hal ini mencakup cara pengukuran luas lantai, daftar standar material finishing dari ruang kantor yang disewakan yang disediakan oleh pihak yang menyewakan. d. Jangka waktu sewa. Menyatakan tanggal permulaan sewa dan tanggal berakhirnya sewa. Dalam perjanjian persewaan ini harus dinyatakan bahwa penyewa tidak dapat memutuskan perjanjian ini selama jangka waktu sewa masih berlaku dan yang menyewakan dapat memutuskan perjanjian dalam hal terjadi ingkar kewajiban oleh penyewa. e. Nilai sewa dan biaya lainnya. Nilai sewa dan biaya pelayanan (service charge) dari beberapa pajak yang terkait dengan properti seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN), Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan (BPHTB) dan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB). Besar dan cara pembayaran uang sewa yang telah disetujui kedua belah pihak yang berkepentingan serta bentuk dari pelayanan dasar yang akan diberikan oleh yang menyewakan kepada penyewa selama jangka waktu sewa. Penyewa selama jangka waktu sewa akan membayar PPN sesuai tarif yang ditetapkan oleh pemerintah atas biaya sewa dan biaya pelayanan. f. Deposito jaminan (Security Deposit) : @ Besarnya deposito jaminan yang akan diberikan oleh penyewa. @ Hal-hal yang akan dilaksanakan apabila terjadinya ingkar kewajiban oleh pihak penyewa atas depositi jaminan. @ Cara dan waktu pengembalian dari sisa deposito jaminan tersebut setelah berakhirnya jangka waktu sewa. g. Tunggakan sewa (Arrears in payment). Selang waktu yang diberikan oleh pihak yang menyewakan kepada penyewa untuk membayar uang sewa dan biaya pelayanan yang telah disetujui bersama beserta sanksisanksi yang dilakukan oleh yang menyewakan terhadap penyewa apabila terjadi penunggakan pembayaran. 77

h. Keperluan-keperluan dan pelayanan. Bentuk keperluan dan pelayanan yang akan disediakan yang menyewakan selama beroperasinya bangunan, pada jam kerja normal serta di luar jam kerja normal jika diperlukan, yang biasanya dibayar oleh penyewa dalam bentuk biaya pelayanan. Pelayanan-pelayanan tersebut antara lain meliputi : @ Aliran listrik/penerangan dan alat pendingin. @ Lift-lift. @ Tambahan daya listrik dan pelayanan. @ Air. @ Perbaikan-perbaikan. Dalam bagian ini harus dinyatakan mengenai tindakan-tindakan apa saja, yang akan dilakukan oleh yang menyewakan kepada penyewa apabila penyewa tidak membayar biaya pelayanan yang telah diberikan oleh yang menyewakan. i. Perikatan dari penyewa (covenants of the lessee) yang meliputi : @ Surat ijin penempatan (occupation permit). @ Assignment. @ Ijin Usaha (Operating Licence). @ Penggunaan obyek persewaan. @ Pelelangan (Auction). @ Bentuk dan macam dari barang-barang berbahaya yang tidak diperbolehkan untuk disimpan atau ditimbun, digunakan atau diijinkan dan dibiarkan penggunaannya di dalam obyek persewaan atau fasilitas-fasilitas umum. @ Gangguan. @ Hak untuk menikmati ketenangan. @ Yield up. @ Right to exhibit and right to enter. @ Mendekorasi kembali (redecorate). @ Tambahan dan perubahan-perubahan. @ Dinding-dinding penyekat (partitions). @ Papan nama dan iklan (sign & advertising device). @ Perawatan perlengkapan dan peralatan. @ Pembayaran untuk pekerjaan-pekerjaan. @ Perangkat mesin berat. @ Memasuki (access). @ Penjaminan (indemnification). @ Insurance become void. @ Asuransi penyewa (lessee’s insurance). @ Penjaminan dan pembebasan (indemnities and release). @ Perubahan-perubahan pada bangunan. 78

@ Penyelesaian bangunan. j. Perikatan dari yang menyewakan (convenants of the lessor) : @ Penyerahan (delivery). @ Asuransi. @ Kenyamanan bagi penyewa (the lessee to enjoy the premises). k. Kerusakan bangunan : @ Pemberitahuan adanya kesalahan (notice of defaults). @ Kerusakan obyek persewaan (destruction of the demises premises). @ Kerusakan bangunan (destruction of the building). @ Penguasaan, perbaikan dan pemulihan. l. Hal yang terjadi dalam keadaan luar biasa (special circumstances). Apabila terjadi keadaan yang luar biasa, maka apa yang harus dilakukan oleh yang menyewakan. m. Definisi ingkar kewajiban (event of default) dan konsekuensinya, meliputi : @ Ingkar kewajiban membayar (payment defaults). @ Pelanggaran (breach). @ Ketentuan-ketentuan lain tentang ingkar kewajiban (other provisions defaults). n. Peraturan lainnya, meliputi : @ Perlindungan terhadap bangunan dan perawatannya. @ Peraturan-peraturan umum yang dibutuhkan untuk menjaga ketertiban dan keterangan, antara lain : 1. Penyewa tidak diperbolehkan membawa binatang peliharaan dan minuman ke dalam bangunan tanpa persetujuan tertulis dari yang menyewakan. 2. Penyewa dilarang menempatkan barang atau benda apapun di atas atau disekitar obyek persewaan yang melampaui batas berat maksimum yang diijinkan. 3. Penyewa dilarang memuat atau mengijinkan diperbuatnya suara gaduh/bising yang tidak pantas dan berlebihan di dalam obyek persewaan yang dapat menyebabkan gangguan terhadap penyewapenyewa atau orang lain. @ Cara penggunaan tempat parkir. @ Kepadatan populasi (jumlah pekerja) yang diijinkan.

79

RINGKASAN Hubungan antara pemilik real estat terhadap manajer properti diformalkan melalui manajemen kontrak. Manajer properti biasanya bertanggung jawab atas penyewaan ruang, meskipun peran ini bervariasi sesuai dengan kondisi kontrak. Sejarah mencatat, kontrak sewa-menyewa dibuat oleh ahli hukum yang disewa untuk mewakili pemilik properti dan manajer properti, sehingga tidak mengherankan jika kontrak kebanyakan berpihak pada pemberi sewa (lessor). Karakter dari tipe kontrak dewasa ini telah berubah mengarah pada kepentingan dua belah pihak. Hak atas sewa (penyewa) timbul ketika pemilik atau manajer properti (bertindak sebagai wakil dari pemilik) menyerahkan kepada penyewa hak untuk menghuni dan menggunakan properti si pemilik untuk periode waktu tertentu. Ada tiga bentuk/tipe dasar sewa: þ Gross lease. Penyewa membayar sejumlah uang sewa secara tetap (fixed rate) dan si pemilik membayar biaya operasional properti. þ Net lease. Penyewa membayar semua atau beberapa bagian biaya operasional yang biasanya telah ditentukan oleh si pemilik, seperti pajak, asuransi, utilitas dan pemeliharaan, dan juga sejumlah tarif sewa tetap. þ Percentage lease.Penyewa membayar sewa dari persentasi pemasukan atau pendapatan hasil usaha. SOAL-SOAL LATIHAN 1. Bagaimanakah cara memformalkan hubungan antara pemilik properti dengan manajer properti? Jelaskan! 2. Jelaskan tiga bnetuk/tipe dasar sewa! 3. Apa saja yang perlu dituangkan dalam dokumen kontrak sewa? 4. Apa yang dimaksud dengan klausa step-up? Kapan diterapkan? Jelaskan! 5. Apa yang dimaksud dengan assignment dan subletting?

80

BAB 5

AGEN PROPERTI Dengan

adanya gerak maju pembangunan serta ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini telah mempengaruhi bidang usaha Penilaian yang berdampak positif khususnya dibidang properti. Dalam perkembangannya, sebagian besar usaha dibidang property agency masih didominasi oleh perusahaan asing, sedangkan oleh sebagian masyarakat usaha ini sebenarnya telah digeluti sejak dahulu namun dengan cara yang tradisional yang disebut dengan perantara atau broker. Dari definisi, fungsi, proses, dan pembuatan laporan penilaian suatu perusahaan penilai, maka tampak sangat jelas relevansinya dengan usaha property broker jika properti dimaksud akan dilakukan transaksi jual/beli atau sewa. Jika hasil penilaian properti dipergunakan untuk melengkapi suatu properti yang akan dilakukan transaksi, maka hasil yang akan dicapai oleh semua pihak merupakan sesuatu yang objektif. Disinilah keterkaitan yang sangat erat antara usaha penilai dengan property broker. Pembahasan tentang agen properti ini erat sekali kaitannya dengan pasar poperti. Oleh karena properti bersifat tidak bergerak dan menghasilkan jasa yang tersedia pada suatu lokasi yang tetap, maka dianggap penting untuk memahami kekuatan-kekuatan eksternal pasar yang mempengaruhi nilai dari properti tersebut. Identifikasi, analisis, serta evaluasi fakta dan kecenderungan terdapat dalam pasar pasar properti yang mempengaruhi nilai properti yang bersangkutan adalah bagian dari analisis pasar dan lingkungan. Ini merupakan suatu langkah dalam topik kerangka kerja penilai. Sebelum melakukan analisis kecenderungan pasar dan pengaruhnya terhadap nilai, seorang penilai perlu terlebih dahulu memahami apa yang dimaksud dengan pasar dan bagaimana pasar tersebut berfungsi. Telah diketahui bahwa dasar keputusan dalam ekonomi tanah perkotaan adalah alokasi ruang perkotaan untuk berbagai alternatif penggunaan yang ada. Ketegasan tentang alokasi ini didasarkan pada kesimpulan atau indikasi dari analisis penggunaan yang paling menguntungkan. 81

Penggunaan adalah satu faktor penentu nilai yang bersifat mendasar, nilai pasar cenderung diukur berdasarkan penggunaan yang optimal. Penggunaan dianggap legal, dapat diterima oleh budaya masyarakat serta layak adalah sebagian besar merupakan hasil interaksi dari kekuatankekuatan pasar yang bersifat eksternal terhadap properti itu sendiri maupun terhadap pembuat keputusan. Kekuatan-kekuatan pasar inilah (khususnya, tetapi bukan hanya permintaan dan pemawaran) yang menentukan nilai. Kekuatan tersebut antara lain dengan menetapkan penggunaan. Penilai mengukur dan memperkirakan besarnya nilai, antara lain dengan memperkirakan karakter dan dampak kekuatan-kekuatan pasar.

5.1 Pasar Properti ___________________________________ A. Karakteristik Pasar Properti Meskipun terdapat banyak pasar yang berbeda untuk tempat pertukaran hak-hak atas properti, seperti diterangkan diatas, namun ada beberapa kemiripan tertentu antara semua pasar properti yang pada dasarnya berakar dari karakteristik-karakteristik properti itu sendiri. Karakteristik pasar properti antara lain : a. Produk yang berbeda. Karena immobilitas serta karakteristiknya yang berbeda, properti merupakan barang yang unik. Tak ada dua unit ruang yang persis sama dan karenanya satu sama lain tidaklah setara untuk dipertukarkan. Hak-hak yang berbeda atas properti serupa yang ditawarkan mungkin saja ada dan dipertukarkan. Kerumitan yang yang berhubungan dengan hukum akan selalu ada, bahkan dalam transaksi properti yang paling sederhana sekalipun, keadaan-keadaan khusus yang berhubungan dengan bidang hukum yang menyertai setiap transaksi membuat masing-masing transaksi menjadi suatu kasus yang khusus. Keadaan-keadaan ini juga memiliki efek operasional yang membuat transaksi properti sebagai pekerjaan yang berlarut-larut dan memakan waktu. b. Sedikit pembeli dan penjual untuk tiap-tiap transaksi atau segmen pasar. Pembeli dan penjual, pemilik dan penyewa, peminjam dan yang diberi pinjaman, semuanya memiliki keyakinan bahwa mereka dapat mempengaruhi harga atau persyaratan sewa ataupun persyaratan pinjaman. Karenanya, negoisasi antara pihak-pihak yang berkepentingan merupakan suatu peraturan, sehingga harga cenderung menjadi tidak pasti. 82

Harga dan syarat-syarat terjadinya transaksi sangat kuat dipengaruhi oleh persepsi subjektif dan keinginan-keinginan yang bersifat individual dari masing-masing peserta. Kekuatan dan tekanan dalam tawar menawar yang sifatnya relatif pada masing-masing peserta, akan mempengaruhi harga transaksi. c. Daya saing ditentukan secara subjektif. Karena keunikan dari masingmasing properti dan hak-hak atas properti tersebut, maka daya saing dari properti lainnya merupakan sesuatu yang ditentukan secara subjektif oleh masing-masing peserta pasar. Hal ini hanya dapat diukur secara kira-kira lewat pengamatan atas tindak-tanduk mereka setelah melihat kenyataan-kenyataan yang ada tentang properti yang dimaksud. d. Relatif kurang informasi. Banyak informasi yang sukar atau tidak mungkin diperoleh dan kemungkinan besar hal-hal tersebut diperlakukan secara rahasia (confidential). Harga-harga penjualan tidak dipublikasikan dan dilaporkan secara luas seperti halnya harga-harga saham. e. Perilaku yang tidak rasional. Karena pembeli dan penjual bereaksi terhadap tekanan-tekanan tertentu yang mendesak, maka cenderung bertindak atas dasar pertimbangan yang subyektif sifatnya. Oleh karena itu tidaklah selalu benar bahwa mereka bertindak dengan tujuan memaksimalkan keberadaan ekonomi mereka. f. Terlokalisir. Karena lokasi properti bersifat tetap dan tidak dapat berpindah tempat, pasar yang dapat dipakai untuk satu properti tertentu atau jenis properti cenderung dibatasi dalam satu kawasan geografis yang relatif sempit dan ditentukan oleh karakteristik lokasi. Sebagai contoh properti perumahan, dimana kawasan tempat berbagai pilihan unit properti saling bersaing satu sama lainnya ditentukan oleh beberapa pertimbangan, seperti misalnya berapa lama waktu yang diperlukan untuk pergi ke tempat kerja, kemudahan mencapai sarana perbelanjaan dan rekreasi, reputasi sarana pendidikan di daerah tersebut dan sarana serta fasilitas lain yang tersedia di kawasan tersebut. g. Permintaan yang mudah berubah, dan tidak seimbang. Sebagai contoh permintaan terhadap properti perumahan khususnya, merupakan fungsi dari : §

Populasi. Jumlah dan besar kecilnya rumah tangga, jumlah bersih inmigrasi, karakteristik sosial dan ekonomi, distribusi usia. Hal-hal

83

tersebut dapat berubah dalam satu kawasan lokasi tanpa dapat diramalkan terlebih dahulu, terutama sebagai akibat dari berbagai faktor yang tidak ada hubungannya dengan properti atau perumahan itu sendiri. §

Pekerjaan dan penghasilan. Daya beli membuat permintaan menjadi efektif di pasar.

h. Penawaran yang tidak elastis (relatif lamban atau tidak responsif). Penawaran, tidak secara khusus bersifat responsif terhadap harga. Kuantitas dari properti serta jasa yang ditawarkan oleh suatu properti berubah secara perlahan-lahan. Jumlah tersebut cenderung bersifat sensitif terhadap perubahan dalam permintaan ataupun harga yang bersifat sementara. i. Batasan dan pengendalian oleh pemerintah. Kegiatan di bidang properti sangat kuat diatur dan dipengaruhi oleh pemerintah, seperti dokumentasi untuk keseluruhan hukum yang disyaratkan untuk setiap transaksi, penggunaan atas tanah, perpajakan dll. j. Properti merupakan obyek dari lingkungan sekitar. Properti tidak dapat dipindahkan ke lingkungan pasar yang lebih baik dan menguntungkan, dan karenanya bersifat jauh lebih sensitif terhadap kekuatan-kekuatan pasar yang tidak nyata dan dipengaruhi oleh kekuatan-kekuatan tersebut. B. Siklus Pasar Properti Secara sederhana siklus dapat dikatakan sebagai akibat alamiah dari ketidak mantapan pasar dan ketidak mampuan para pemain pasar untuk menjaga kestabilan pasokan dan permintaan. Dalam kurun waktu yang lama hal ini tidak menimbulkan masalah, tetapi pada suatu saat dimana pasar lepas kendali dan dalam waktu singkat terjadi pemanasan yang berlebihan sehingga kejatuhan pasar tidak dapat dielakkan, kita perlu berpikir lebih mendalam tentang siklus tersebut. Walaupun kita menyadari bahwa tidak ada satu siklus tertentu yang mewakili aktivitas properti, tetapi dipengaruhi oleh siklus-siklus ekonomi lainnya menurut posisinya masing-masing. Kita perlu mengidentifikasikan beberapa perilaku unsur ekonomi penting dalam bidang properti (real estat) untuk dapat mengidentifikasikan kecenderungan pasar, diantaranya adalah : • Siklus inflasi.

84

• • • • • • • • •

Siklus makro real estat jangka panjang. Siklus makro real estat jangka pendek. Siklus pendanaan dari bank/lembaga keuangan. Siklus pembangunan daerah. Siklus usia hak kepemilikan dan inventasi. Siklus popularitas dan selera. Siklus permintaan. Siklus pasokan. Siklus penyewaan properti.

Dipandang dari sisi perekonomian nasional, siklus properti juga mempunyai arti yang lebih penting. Seperti Indonesia, sangat bergantung pada dana luar negeri untuk membiayai proyek-proyek properti berskala besar. Pada saat terjadi property boom, jumlah pinjaman luar negerinya tumbuh pesat. Apabila kemudian terjadi penurunan situasi pasar secara tajam, persoalan pinjaman luar negeri dapat mengakibatkan jatuhnya nilai mata uang rupiah. Dalam kondisi demikian sangat mungkin terjadi kegagalan proyek walaupun pemiliknya mampu mengatasi persoalan turunnya permintaan lokal. Situasi demikian tidak hanya menimbulkan akibat yang parah pada pasar properti dan pendanaan dari bank namun dapat merambat keseluruh sendi-sendi perekonomian nasional. C. Unsur Penyebab Siklus Pasar Properti Apa yang menyebabkan adanya siklus pada pasar properti? Jawabnya: terlalu optimisme tanpa didasari informasi yang cukup. Pada dasarnya karakteristik siklus memiliki pola standar yang sederhana yaitu : a. Siklus dimulai pada keadaan pasokan dan permintaan yang seimbang. b. Permintaan naik sejalan dengan perkembangan ekonomi, hal ini memberikan peluang bagi tumbuhnya pembangunan. c. Tahap awal ditandai dengan rendahnya tingkat persaingan kenaikkan harga yang cepat sehingga menghasilkan tingkat pengembalian investasi diatas rata-rata. d. Tertarik oleh besarnya permintaan dan tingkat pengembalian yang baik, pemasok meningkatkan pasokannya dan ditambah lagi dengan munculnya pemasok-pemasok baru, hal ini menyebabkan meningkatnya persaingan dan dengan cepat mengimbangi permintaan.

85

e. Sebagai akibat dari lamanya pengurusan ijin, persetujuan pinjaman bank dan masa pembangunan banyak pengembang yang terlambat masuk ke pasar sehingga tidak dapat lagi diserap oleh permintaan. f. Permintaan yang tinggi menyebabkan pengembang mengabaikan kualitas bangunannya untuk mengejar keuntungan yang lebih besar, demikian pula pengembang yang tidak mempunyai pengalaman ikut-ikutan terjun kepasar tanpa memikirkan program jangka panjangnya. Kondisi demikian mengakibatkan munculnya perang harga, turunya kualitas pengembangan serta menekan keuntungaan pengembang. Hal ini akan menimbulkan keluhan-keluhan dari para pembeli dan pada akhirnya menghilangkan kepercayaan masyarakat luas. g. Melihat pertumbuhan yang baik, Bank dan lembaga keuangan berlombalomba memberikan pinjaman kepada para pengembang sehingga kehilangan azas kehati-hatian, jumah pinjaman menjadi lebih penting dari kualitas pinjaman. h. Kesulitan penjualan menyebabkan beban bunga yang makin besar sehingga terpaksa para pengembang menurunkan harga jualnya sehingga kehilangan faktor keuntungan, beberapa pengembang bahkan tidak sanggup lagi untuk mengembalikan pinjamannya. i. Kekuatiran mulai dirasakan oleh pemberi pinjaman dan mulai membatasi pinjamannya, hal ini merugikan baik pihak pengembang maupun pembeli. Banyak pengembang yang tidak dapat lagi melanjutkan proyeknya sehingga terpaksa dilikuidasi atau diambil alih secara paksa. j. Berbagai pihak menarik diri dari pasar sehingga pasar properti jatuh. Hal ini terus berlanjut sampai dengan munculnya kembali kepercayaan masyarakat dan permintaan kembali ketingkat normal. k. Kemudian siklus dimulai dari awal lagi .

5.2 Property Broker _________________________________ Pada saat ini, semua orang terutama yang bergerak dalam dunia usaha apapun dituntut untuk melakukan kegiatannya secara lebih profesional. Dalam bidang properti misalnya, masyarakat mulai menggunakan jasa property broker yang dapat membantu mengatasi permasalahannya. Permasalahan ini antara lain meliputi : • Pemilihan lokasi. • Proses pembelian dan penjualan properti. • Tukar menukar properti. • Sewa menyewa properti. • Akuisisi properti. 86

Dengan demikian manfaat yang didapat dari jasa agen pemasaran ini antara lain: •

Menghemat waktu yang berkepentingan untuk mengurusi transaksi penjualan, take over, joint operational dan lain-lain yang memang perlu waktu yang tidak sedikit dalam penelitian dan persiapan agar hal dapat diterima pihak yang terlibat yaitu penjual, pembeli dan perbankan.

•

Memberikan jaminan transaksi yang pembeli/investor maupun penjual.

•

Menseleksi pembeli/penjual yang serius

•

Menghemat waktu dengan harapan pengembalian uang yang lebih cepat karena cepatnya transaksi penjualan/take over dan lain-lain.

•

Pengecekan ulang seluruh surat-surat kepemilikan dan keadaan fisik yang sebenarnya agar siap untuk dipindahkan kepemilikannya/ marketable.

•

Memberikan informasi pemanfaatan yang terbaik (highest & best use) atas properti tersebut berupa laporan dan proposal studi kelayakan.

•

Dapat dipakai sasaran pemasaran yang lebih luas.

•

Dapat secara kontinyu (berkesinambungan) pemberian laporan perkembangan dan kapasitas eksistensi kepengurusan atas proses.

•

Dapat mengerti dan memenuhi kode etik profesi dan pembatasannya kepada pihak-pihak yang terkait.

•

Kegiatan jasa perantara secara legal dapat dipertanggungjawabkan atas pemungutan komisi atau biaya.

aman

untuk

investasi

bagi

Yang harus dilakukan oleh masyarakat adalah menghubungi property broker dalam bidang properti yang dapat diandalkan, menyampaikan segala informasi dan permasalahannya, lalu merundingkan kesepakatan anatara property broker dengan pemakai jasa tersebut. Selanjutnnya property broker akan bertindak atas nama dan mewakili dalam pelaksanaan tugas tersebut. Kegiatan usaha ini bertujuan mempertemukan penjual dan pembeli, atau penyewa dengan yang menyewakan, serta menyelesaikan transaksi antara kedua pihak tersebut. Yang disebut dengan property broker adalah seseorang atau pihak yang melakukan kegiatan usaha melakukan negosiasi dalam penjualan, pembelian, pertukaran, sewa menyewa dan atau mengusahakan penyediaan dana properti tersebut dan untuk itu memperoleh imbalan jasa. Imbalan jasa ini lazim disebut komisi.

87

Pada setiap kegiatan property agency biasanya terdapat 3 (tiga) pihak yang terlibat, yaitu : •

Principal.Principal atau pemakai jasa adalah orang atau pihak yang menggunakan jasa agen dan dengan demikian diwakili oleh agen tersebut.

•

Broker.Agen adalah orang atau pihak yang bertindak atas nama principal karena memperoleh kepercayaan dan wewenang.

•

Pihak ketiga. Pihak ketiga adalah orang atau pihak yang dihubungi oleh agen dan diharapkan dapat menjalin transaksi dengan principal.

5.3 Hubungan Antara Principal & Broker ________________ Tugas dan tujuan pokok broker adalah mewujudkan transaksi. Transaksi disini dapat berarti transaksi jual-beli, sewa-menyewa atau tukarmenukar properti. Untuk mewujudkan transaksi tersebut, agen harus memiliki kepercayaan dan wewenang untuk bertindak mewakili principal. Kepercayaan dan wewenang ini biasanya dituangkan dalam suatu perjanjian tertulis, dimana sekaligus dicantumkan hak broker atas imbalan untuk jasa yang diberikannya. Perjanjian ini dikenal dengan sebutan Listing Agreement, dimana memuat antara lain : • Hak, kewajiban dan tanggung jawab masing-masing pihak. •

Masa berlaku perjanjian dan tanggung jawab masing-masing pihak.

•

Lingkup penugasan itu sendiri.

Biasanya lingkup tugas ini tidak termasuk hak menyetujui tawaran pihak ketiga dan atau penandatanganan atau alih kepemilikan properti. a. Kewajiban Pemakai Jasa. Sebagai orang atau pihak yang menggunakan jasa seorang broker, pemakai jasa mempunyai kewajiban membayar imbalan atas jasa pelaksanaan tugas tersebut sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. Selain itu pemakai jasa juga berkewajiban memberikan informasi yang sejelas jelasnya tentang properti yang dimiliki atau dikehendaki, sedangkan negosiasi dalam menjual, menyewakan atau membeli atas nama pemakai jasa merupakan tugas broker.

88

b. Kewajiban Broker. Seperti telah dikemukakan sebelumnya, bahwa broker adalah orang atau pihak yang disewa oleh principal, dan oleh karenanya akan bertindak atas nama atau mewakili principal. Sebagai orang atau pihak yang diberi wewenang dan dibayar oleh principal, broker memiliki kewajiban dan bertanggung jawab terhadap principal. Kewajiban-kewajiban tersebut antara lain : •

Bertindak hati-hati. Broker properti diharapkan rajin, teliti dan selalu bertindak dengan itikad baik mewakili principal.

•

Taat. Broker juga diharapkan mentaati setiap petunjuk yang diberikan kepadanya oleh principal, tetapi sudah tentu sebatas pada hubungan principal dan broker.

•

Tanggung jawab. Broker harus bertanggung jawab atas semua urusan keuangan atau properti yang dipercayakan kepadanya oleh principal.

•

Loyalitas. Broker tidak dibenarkan memperoleh imbalan jasa atau komisi lain kecuali yang telah ditentukan di dalam perjanjian antara broker dan principal yang telah setujui sebelumnya. Broker tidak dibenarkan mewakili pihak penjual dan pihak pembeli sekaligus, tanpa sepengetahuan kedua pihak tersebut.

•

Komunikasi. Broker harus menyampaikan informasi atau berita kepada principal tentang segala hal yang menyangkut tugas-tugas yang dipercayakan kepadanya serta hal-hal lain yang dapat mempengaruhi kegiatan dan pelaksanaan tugas tersebut.

Masa berlaku dari listing agreement ditentukan bersama oleh kedua belah pihak sedangkan berakhirnya perjanjian tersebut dapat diakibatkan oleh dua penyebab : a. Oleh tindakan salah satu pihak atau kedua pihak bersama-sama. b. Oleh hukum yang berlaku. Tindakan salah satu pihak atau kedua pihak bersama-sama yang bisa mengakibatkan berakhirnya perjanjian antara lain : a. Memang atas kesepakatan kedua pihak untuk mengakhiri. b. Pekerjaan sudah terlaksana dengan baik oleh broker. c. Masa berlaku memang sudah habis. d. Pencabutan wewenang oleh principal. e. Pengunduran diri oleh broker.

89

Sedangkan hukum yang berlaku dapat pula mengakhiri perjanjian tersebut antara lain apabila : a. Terjadi bencana atau musibah atas properti yang dipercayakan pada broker. b. Salah satu pihak meninggal. c. Salah satu pihak bertindak normal. d. Terjadi pailit pada salah satu pihak. Namun demikian dalam keadaan normal, biasanya perjanjian berakhir bila perkerjaan telah dilaksanakan dengan baik dan broker telah menerima imbalan jasa yang diberikannya sesuai dengan perjanjian yang dimaksud. Apabila dikehendaki, perpanjangan dari perjanjian dapat dilakukan atas kesepakatan kedua belah pihak.

5.4 Peranan Agency (Broker) dalam Pemasaran __________ Broker harus selalu berperan serta secara kontinyu untuk kesuksesan pemasaran properti. Peran penting dari seseorang broker adalah : a. Sebagai negosiator (perunding). Fungsi dan peranan utama dari seorang broker adalah sebagai perunding, oleh karena setiap broker dituntut memiliki kemampuan dalam negosisasi tersebut adalah mengarahkan pihak ketiga dengan cara yang profesional untuk menentukan keputusan tentang pemilikan suatu properti. Sebagai perunding, dengan sendirinya broker juga diharapkan memiliki pengetahuan yang cukup tentang properti dan peraturan-peraturan yang berlaku. Tingkat kemampuan/ketrampilan dasar yang harus dimiliki dan harus diingat oleh seorang broker, yaitu : •

Tidak menawarkan properti yang belum pernah dilihatnya.

•

Dapat melakukan analisis terhadap properti.

•

Siap menjawab semua pernyataan tentang properti.

•

Berbicara dengan calon pihak ketiga dengan bahasa yang mudah dimengerti, dan tidak menganggap pihak lain lebih rendah darinya.

•

Berusaha bersikap baik dan ramah terhadap calon pihak ketiga.

•

Menyakinkan calon pihak ketiga bahwa transaksi yang ditawarkan kepadanya akan menguntungkan.

90

•

Memberi kesempatan bertanya kepada calon pihak ketiga, hindarkan argumentasi.

•

Usahakan agar pihak ketiga melihat properti secepat mungkin.

•

Pusatkan perhatian pada beberapa properti saja, dari pada langsung menangani banyak properti sekaligus tetapi tidak dengan perhatian penuh.

•

Calon pihak ketiga adalah orang sibuk, usahakan menggunakan waktu mereka sesingkat mungkin.

•

Tidak menganggap remeh orang lain, atau hal sekecil apapun. Percaya diri yang berlebihan akan menghasilkan kegagalan.

•

Tidak pernah menolak penawaran.

b. Sebagai manager. Seorang broker juga dituntut berperan sebagai manajer dan harus sanggup mengatur waktu. •

Mengelola dan memelihara kantor

•

Mengurus organisasi dan personalianya

•

Membuat keputusan berdasarkan pertimbangan yang bijaksana pada saat yang tepat.

Dengan melihat peran broker sebagai negosiator maupun manajer, maka secara umum fungsi dari broker meliputi : •

Prospecting, dimana broker itu berfungsi mencari prospek/calon pelanggan baru yang tepat.

•

Communicating/Promoting, broker itu berfungsi mengkomunikasikan dan mempromosikan produk atau jasa dari perusahaan/organisasinya.

•

Selling, dengan ketrampilan menjual yang dimilikinya broker diharapkan dapat mengadakan pendekatan, presentasi, menjawab pertanyaan dari proyek dan kemudian memperoleh order/pesanan (closing).

•

Servicing dan consulting, broker mempunyai fungsi membantu pelanggan dan memberi nasehat dalam memecahkan persoalan yang dihadapinya, misalnya mengenai teknis produk, pengaturan pembayaran, pengiriman dan lain sebagainya.

91

•

Information gathering, broker diharapkan dapat melakukan riset pasar atau melakukan semacam kajian khusus untuk memperoleh informasi mengenai pasar.

•

Allocating, broker harus dapat menilai bonafiditas prospeknya, sehingga dapat mengalokasikan usaha dan produk perusahaan pada prospek yang tepat.

5.5 Pendekatan Broker dalam Penjualan _________________ a. Orientasi broker dalam menjual : • • • •

Broker yang aktif menjual ke sebanyak mungkin pelanggan dan melalui pendekatan harga. Broker yang menjual dengan pendekatan kualitas produk. Broker yang menjual dengan memberikan rangsangan kepada pelanggan serta promosi yang agresif (hard-selling). Broker yang menjual dengan usaha mengenal ciri-ciri pelanggan terlebih dahulu dan kemudian mencari pendekatan yang sesuai.

b. Kegiatan pemasaran dalam menjual meliputi : • Menentukan kepada siapa produk/jasa harus dijual. • Menentukan macam produk yang sepatutnya ditawarkan kepada pelanggan tertentu. • Menawarkan tingkat harga dan kebijakan sesuai dengan ciri pelanggannya sejauh itu mungkin dilakukan menurut kebijakan perusahaan. • Mempromosikan produk-produk yang ditawarkan dengan pendekatan yang sesuai. • Membina hubungan baik dengan berbagai pihak yang berperan dalam kegiatan broker. • Menciptakan citra yang positif terhadap diri sendiri serta organisasi/perusahaannya.

5.6 Manajemen Pemasaran ____________________________ Keberhasilan suatu organisasi dalam pemasaran pada umumnya tergantung dari seberapa jauh organisasi tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan dari pasar. Dengan kata lain, keberhasilan dalam pemasaran tergantung dari sejauh mana organisasi dapat memuaskan konsumen.

92

a. Aktivitas manajemen pemasaran sebaiknya mengikuti langkah-langkah berikut : • • • •

Mengenali ciri-ciri pasar yang akan dilayani. Mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan konsumen. Menciptakan produk/jasa yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pasar. Menciptakan, mengembangkan dan memelihara permintaan produk/jasa.

b. Elemen-Elemen Pemasaran. Bentuk nyata dari kegiatan pemasaran mencakup keputusan tentang : •

Produk, yaitu tipe produk yang ditawarkan, bentuk fisik, desain, kualitas, pelayanan yang menyertainya.

•

Harga, yaitu tingkat harga, kebijakan harga, sistem pembayaran.

•

Promosi, yaitu tingkat iklan, promosi penjualan, kegiatan tenaga penjualan, public relation.

•

Distribusi, yaitu saluran distribusi yang digunakan, penyebaran produk, distribusi fisik.

•

Proses, menyangkut pembuatan produk dan fasilitas pendukung.

•

Hubungan baik, khususnya dengan pihak-pihak yang berperan besar dalam pemasaran (misalnya khalayak, pemerintah, lembaga keuangan).

•

Image, citra positif di mata masyarakat luas.

c. Paradigma Baru Relationship Marketing. Pemasar sangat menekankan pentingnya hubungan baik jangka panjang dengan konsumen dan infrastruktur pemasaran dan secara terstruktur organisasional, kesadaran tersebut diwujudkan dalam bentuk langkah-langkah berupa hubungan dan komitmen yang menyeluruh. Dengan demikian, marketing is everything and everything is marketing. Relationship marketing dapat dipandang sebagai koreksi yang cukup mendasar atas pemikiran dan praktek pemasaran yang telah ada sebelumnya terutama terhadap praktek pemasaran yang lebih menekankan asas transaksi (one time transaction marketing). Jika konsep market based transaction menekankan kepada bagaimana pemasar dapat menciptakan penjualan berikutnya, maka konsep

93

relationship marketing menaruh perhatian pada penjualan yang telah terjadi dan yang berkelanjutan (on going relationships). Pemasaran yang menganut sistem transaction marketing memandang proses pemasaran telah berakhir ketika transaksi jual beli telah terjadi, dimana barang berpindah kepemilikan dari penjual ke pembeli. Selanjutnya pemasar mengarahkan perhatian kepada bagaimana menciptakan transaksi berikutnya. Sedangkan pemasar yang menganut relationship marketing memberikan perhatian terhadap transaksi yang sedang berlangsung dan memanfaatkannya sebagai dasar untuk hubungan pemasaran yang berkelanjutan dimasa depan. Dengan demikian, proses pemasaran tidak berakhir dengan transaksi jual beli. Untuk menjaga hubungan yang berkelanjutan di masa depan dengan pasar, pemasar harus dapat memberikan nilai lebih dari apa yang dikorbankan konsumen guna memberi kepuasan konsumen.

5.7 Prospek Agen Properti dalam Bisnis Properti ________ Pada umumnya kegiatan usaha property agency berhubungan dengan pasar properti, terutama pasar bebas. Sedangkan sebagaimana pasar pada umumnya, pasar ini pun berhubungan erat dengan ekonomi, baik ekonomi mikro maupun ekonomi makro. Prinsip ekonomi, begitu juga sosial bukanlah ilmu eksak seratus persen. Misalnya prinsip ekonomi yang menyatakan bahwa bila terdapat banyak peminat terhadap suatu properti, kemungkinan harga properti tersebut akan naik. Disini tidak dijelaskan berapa banyak dan berapa harga properti dengan adanya tendensi kenaikannya. Dengan menggunakan rinsip ekonomi, seorang agen properti harus memperhatikan perilaku penjual dan pembeli, meneliti alasan yang memotivasi penjualan dan pembelian serta memperkirakan batas-batas harga yang ada dalam jangkauan pembeli maupun yang dikehendaki penjual. Pasar properti terbagi dalam 3 (tiga) subpasar masing-masing : •

Penyewaan

•

Investasi (jual-beli)

•

Pengembangan

Para agen diharapkan akan lebih aktif bergerak atau aktif di ketiga sub pasar tersebut, sedangkan proporsinya tergantung pada keadaan pasar. Menurut pengamatan, properti di perkotaan lebih menarik banyak perhatian para agen terutama hunian, perkantoran atau ruang usaha yang memang bila dipandang dari sudut investasi telah mencangkup ketiga hal yang diharapkan yaitu: pendapatan, apresiasi dan nilai tambah. 94

Dengan diberlakukannya Undang-Undang Perpajakan baru serta faktor-faktor politik, sosial dan ekonomi, secara keseluruhan mempengaruhi pasar bebas properti. Prospek kegiatan properti hunian dan ruang usaha (ruko/rukan) untuk kota besar dapat dikatakan optimis hal ini dapat ditunjukkan dengan banyak tumbuh perusahaan-perusahaan properti agen baik perusahaan lokal maupun franchises asing. Dan hal ini menjadi sebuah tantangan karena akan menambah semarak pasar properti dan persaingan antar agen, sehingga agen itu sendiri dituntut untuk lebih profesional dalam menjalankan tugasnya. Selain itu juga tuntutan dari masyarakat terhadap permintaan properti hunian, sedangkan pada umumnya mereka sangat sibuk dan cenderung menyerahkan permasalahan ini kepada agen properti.

5.8

Proses Pembelian & Penjualan Properti ______________

A. Proses Pembelian Properti a. Pendahuluan. Keputusan untuk membeli dapat dikategorikan sebagai suatu keputusan untuk investasi. Suatu keputusan untuk membeli akan melibatkan keinginan dari si pembeli untuk melepaskan keuntungan dari uang yang dia miliki pada saat sekarang, dalam hal ini sebesar harga pembelian, dengan harapan produk pembelian tersebut (dapat berupa properti) akan menghasilkan arus pendapatan (income flows) dan keuntungan dari modal yang ditanamkan (capital profit) yang lebih besar bagi si pembeli. Dalam hal pembelian properti sebagai suatu investasi secara langsung, pengembalian uang hasil investasi tersebut hanya dapat diperoleh dalam periode: 1. Arus pendapatan (income flow). Arus pendapatan diperoleh selama periode pemilikan properti. Dalam hal penyewaan properti tersebut, arus pendapatan diperoleh dalam bentuk pembayaran uang sewa yang diterima. Dalam hal pembelian properti untuk dihuni, arus pendapatan diperoleh dalam bentuk ‘non-payment of rent’. 2. Keuntungan dari modal yang ditanmkan (capital profit). Keuntungan dari modal yang ditanamkan diperoleh dalam bentuk peningkatan harga dari nilai aset yang dimilki. Laba dalam bentuk peningkatan harga hanya dapat diperoleh pada saat penjuala properti tersebut, dengan memperhitungkan situasi pasar dan pajak serta biaya-biaya tak terduga yang dibutuhkan untuk menjual properti tersebut. 95

Investasi dalam bidang properti tidak hanya berhubungan dengan aspek-aspek visual dari penampilan fisik dan aspek-aspek permanen dari bangunan seperti ‘batu bata dan adukannya’, aspek-aspek nonvisual dan penting lainnya dari suatu investasi dalam bidang properti berhubungan dengan hal-hal berikut ini: o Aspek-aspek hukum (legal interest). Hal ini dapat berupa batasan-batasan yang dibebankan pada hak-hak kepemilikian, misalnya tidak boleh mentransfer kepemilikan tanpa persetujuan tertulis. Dalam hal penyewaan, hal ini menunjuk pada perjanjian penyewaan. o Batasan hukum, misalnya peraturan tentang tata kota. Dalam hal dimana seorang pemilik atau investor bertindak sebagai yang menyewakan, investor tersebut tidak hanya harus mempertimbangkan penyewa-penyewanya yang merupakan pemberi kontribusi terbesar, tetapi juga situasi pasar untuk jenis properti tersebut. Dalam kasus seperti ini seorang investor harus dapat: ü Mengantisipasi keinginan penyewa yang berpotensi terhadap akomodasai yang ditawarkan, dan juga ü Waspada terhadap perubahan-perubahan dalam keinginan si penyewa, prospek dan kebutuhan-kebutuhan dari sektor properti tersebut yang kemungkinan akan menjadi faktorfaktor yang diperhitungtkan pembeli pada saat seorang investor memutuskan untuk menjual properti tersebut. b. Tipe dari investasi dalam bidang properti yang dilakukan secara langsung. Investasi dalam bidang properti yang dilakukan secara langsung berkenaan dengan adanya keinginan untuk membeli, dimana pembeli akan menjadi pemilik langsung atau ‘yang menyewakan’ dari tanah atau bangunan. Pembelian suatu properti dihubungkan dengan masalah keuntungan yang bisa diperoleh dalam jangka panjang. Tujuan dari pembelian suatu properti dapat berupa pembelian untu dipakai sendiri atau untuk tujuan penyewaan. Keuntungan dari hasil investasi di bidang properti dapat meningkat dan dapat juga menurun berhubung bidang properti selalu terpengaruh oleh keadaan pasar. Jenis-jenis properti yang tersedia untuk investasi dapat berupa: • Kantor. 96

• • • • •

Pertokoan. Perindustrian dan perdagangan. Perumahan. Perkebunan, dan Properti-properti khusus.

c. Pertimbangan-pertimbangan dasar untuk suatu investasi di bidang properti. Ada banyak pertimbangan-pertimbangan dasar yang harus diperhitungkan oleh seorang investor ketika memutuskan untuk memperoleh suatu properti. Faktor-faktor tersebut dapat berupa faktorfaktor fisik, pengaruh lokal, pemgaruh nasional tergantung pada jenis propertinya dan bahkan juga pengtaruh-pengaruh internasional. Beberapa faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam suatu keputusan untuk investasi dalam bidang properti berhubungan dengan hal-hal berikut: 1. Sifat-sifat dari aspek-aspek hukum yang diperoleh. Batasan-batasan mengenai hak-hak kepemilikan dalam hubungannya dengan jangka waktu, pemindahan tangan,hak-hak pemilik dan sebagainya. 2. Syarat-syarat peminjam. Perikatan, batasan-batasan, pemberian penalti apabila terjadi “ingkar kewajiban”, dan sebagainya. 3. Prospek dari properti tersebut. Lokasi dan lingkungan sekitarnya, rencana pembangunan di masa yang akan datang dan rencana pembangunan daerah, misalnya: rencana jalan, rencana pengembangan dan sebagainya. 4. Kemungkinan tingkat pengembalian dan peningkatan harga dari properti tersebut. Hal ini berhubungan dengan situasi pasar, besarnya uang sewa dsb. 5. Besarnya permintaan di masa depan, baik untuk menyewakan maupun untuk menjual investasi di masa depan. Hal ini dipengaruhi oleh keinginan penyewa baik di saat sekarang maupun di masa depan dan tren serta kebutuhan pada sektor tersebut di pasar investasi properti. 6. Periode investasi. Diperoleh dengan memperhitungkan perubahan mode, teknologi, dan demografi (karakter populasi) dan transportasi. 7. Tren ekonomi, baik secara lokal maupun nasional. 8. Tingkat persaingan sekarang maupun masa depan. Dengan memperhitungkan tingkat penawaran saat sekarang maupun masa depan untuk jenis properti yang serupa, jenis-jenis properti yang sudah berjalan dengan baik, dan jenis-jenis properti yang menjadi saingan.

97

9. Peraturan perundang-undangan. Mencakup persyaratan undangundang, pembuatan sertifikat baru, dan pajak-pajak properti (pajak penghasilan dan pajak penjualan properti tersebut di masa mendatang). d. Sumber informasi mengenai bisnis investasi di bidang properti. Sumber-sumber informasi dimana kita bisa mendapatkan informasi mengenai bisnis investasi di bidang properti dapat diperoleh dari: • Orang-orang yang terlibatsecara langsung dalam bidang penjualan, pembelian, penyewaan, dan konsultasi di bidang properti, misalnya agen perumahan (estate agent) dan penilai (valuer). • Orang-orang yang terlibat dalam industri properti, misalnya pengacara (lawyer), arsitek, dan pegawai bank. • Surat kabar. • Majalah ataupun jurnal dalam bidang properti. • Pelelangan. B. Proses pemilikan properti a. Ruang lingkup. Keputusan untuk memperoleh suatu properti meliputi ruang lingkup sebagai berikut: • Identifikasi prospek dari properti. Hal ini berhubungan dengan masalah penghunian, penyewaan, perombakan, modrnisasi, dan sebagainya. • Pertimbangan mengenai tingkat pengembalian yang dapat dihasilkan dari pembelian properti. Pengembalian tersebut dapat berupa uang sewa atau pengembalian dalam bentuk modal dengan memperhitungkan harga permintaan and prosepek di masa depan. • Syarat-syarat kontrak. Perjanjian pembelian dan penjualan seperti deposit, jangka waktu pembayaran, biaya pembelian, dan sebagainya. • Pencatatan. Pencatatan hasil penjualan dan pembelian dan pemindahan secara hukum dari properti tersebut. b. Tahap pemilikan properti. Tahap-tahap dalam pemilikan suatu properti dapat diidentifikasi sebagai berikut: • Tahap sebelum dilakukan kontrak dan pada saat dilakukan kontrak. • Tahap setelah dilakukan kontrak. • Tahap pencatatan surat-surat kepemilikan. 1. Tahap sebelum dilakukan kontrak. Pada tahap ini terjadi keinginan untuk memiliki atau menginvestasi dalam suatu properti. Suatu

98

penyelidikan pendahuluan mengenai jenis investasi yang berpotensi harus dilakukan. a) Penyelidikan Pendahuluan. Penyelidikan pendahuluan meliputi: 1) Mengidentifikasi syarat-syarat yang diperluka untuk membeli suatu properti, dengan memperhatikan: ü Batasan dan syarat-syarat dalam suatu proses pemilikan properti; ü Jenis properti yang terkait; ü Pembeli lokal dan asing, baik perorangan maupun kelompok; ü Syarat-syarat dan jenis pendanaan yang memungkinkan. 2) Situasi pasar dari properti secara umum dengan memperhatikan: ü Prospek dari properti tersebut di pasaran dengan memperhitungkan indikasi investasi seperti populasi, tingkat bunga, program-program pembangunan, tren dalam mode dan keinginan menyewa, besarnya pendapatan per kapita, dan sebagainya; ü Memperhatikan gejala-gejala yang terjadi di pasar lokal, nasional maupun internasional. 3) Identifikasi properti yang tepat dan berpotensi, dengan memperhatikan: ü Jenis dan pemakai, lokasi, kepemilikan, pengaruh baik dari lokal maupun nasional; ü Semua peketrjaan fisik yang harus dilakukan setelah perolehan properti. 4) Penilaian awal mengenai nilai dari properti tersebut, dengan menganalisis pendapatan, nilai modal dan tingkat pengembalian yang dapat diperoleh, b) Penyelidikan secara detail. Setelah penyelidikan pendahuluan dilakukan dan suatu properti dianggap dapat diterima, hal ini akan diikuti dengan penyelidikan secara detail mengenai properti tersebut. Tindakan-tindakan yang akan dilakukan meliputi: 1) Penyelidikan fisik terhadap properti, meliputi: ü Kondisi bangunan; Untuk mengidentifikasi dan mempertimbangkan masalah struktur, akomodasi dan desain. ü Kemungkinan untuk pengembangan, modernisasi, dan pembaharuan yang dapat dilakukan setelah properti tersebut diperoleh;

99

Hal ini dapat dilakukan dengan berkonsultasi dengan seorang arsitek. ü Penyelidikan struktur terhadap komponen bangunan. ü Kenyamanan pemakai, renovasi dan pengembangannya yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2) Pertimbangan mengenai potensi dan permintaan pasar untuk properti tersebut, yang mencakup: ü Tipe dan tingkat permintaan dari penyewa; ü Tingkat kenyaman properti untuk disewakan; ü Besarnya uang sewa; dan ü Kondisi pasar untuk properti tersebut. 3) Masalah pengelolaan properti setelah diperoleh meliputi: ü Masalah penarikan uang sewa; ü Pemberian jasa dan biaya pelayanan; ü Jenis asuransi dan pinjaman; ü Perbaikan-perbaikan yang diperlukan setelah perolehan properti; ü Pemeliharaan yang diperlukan dan biayanya; ü Pengelolaan penyewaan berhubungan dengan jangka waktu sewa; ü Pembayaran pajak dan kewajiban lainnya. 4) Masalah pendanaan, meliputi: ü Bentuk dan sumber dana; ü Persyaratan peminjaman; 5) Masalah pajak properti, meliputi: ü Pajak penghasilan; ü Pajak atas hasil penerimaan dan pengeluaran. 6) Masalah hukum dasn pelaksanaannya, meliputi: ü Masalah hukum untuk investasi seperti kepemilikan; ü Masalah perencanaan secara hukum; Standar perencanaan sehubungan dengan renovasi dan pertambahan. ü Permasalahan persyaratan hukum; Ijin yang dibutuhkan apabila dilakukan penambahan dan pengembangan ruangan beserta cara pelaksanaannya. ü Perangkat pemadam kebakaran, peralatan kesehatan, dan peraturan tata kota untuk bangunan tersebut 7) Penafsiran nilai dan evaluasi, meliputi: 100

Tingakat pengembalian dari investasi pada saat sekarag. Pembayaran uang sewa dan nilai pasar uang sewa. Masalah uang sewa dan kondisinya. Penghasilan bersih saat sekarang. Dalam hal ini didapatkan dari pembayaran uang sewa dikurangi pengeluaran. ü Status keuangan penyewa. Tingkat kepercayaan dan kredibilitas dari penyewa. ü ü ü ü

2. Tahap pembuatan kontrak. Tahap pembuatan kontrak terjadi setelah keputusan untuk menginvestasi terjadi, hal-hal yang harus dipertimbangkan meliputi: a) Fungsi penting dari suatu kontrak. Kontrak merupakan suatu perjanjian hukum yang mengikat kedua belah pihak secara hukum dan oleh karenanya dibenarkan oleh hukum. Hal-hal yang harus tercantum dalam suatu perjanjian penjual atau pembelian adalah sebagai berikut: 1) Perjanjian. 2) Pertimbangan-pertimbangan. 3) Keinginan untuk membuat suatu hubungan secara hukum antara dua belah pihak. 4) Kepastian. Pada suatu perjanjian harus mencantumkan topik yang pasti dan tidak mengandung persyaratan yang kabur mengenai suatu masalah. 5) Kedudukan tiap belah pihak. b) Isi dari perjanjian penjualan dan pembelian. Isi perjanjian penjualan dan pembelian akan meliputi rekomendasi mengenai syarat-syarat untuk perjanjian penjualan dan pembelian dan memeriksa syarat-syarat yang diajukan. Syarat-syarat tersebut meliputi: 1) Pihak-pihak yang terlibat dan kedudukannya. Dalam hal ini harus diterangkan dengan jelas siapa yang membeli dan siapa yang menjual. 2) Deskripsi properti. Harus didefinisikan secara jelas termasuk lokasi, alamat, luas dan sertifikat tanah dan bangunan. 3) Kewajiban pembeli dan penjual sesuai dengan kontrak. Pembeli - harus membayar sejumlah uang yang sudah disetujui pada tanggal yang sudah ditetapkan. Penjual – menyerahkan properti dalam keadaan baik dan dalam keadaan kosong. 4) Harga pembelian, deposit, dan cara pembayarannya. Pada umumnya, besarnya deposit samadengan 10% dari harga pembelian dan sisanya dibayar akan dibayar pada waktu yang 101

sudah ditetapkan. Deposit merupakan suatu garansi bahwa kontrak akan dilakukan dan hal ini sangat bergantung pada keinginan dari kedua belah pihak dan tidak hanya tergantung dari kata-kata yang tercantum dikontrak saja. 5) Pada saat terjadi ingkar kewajiban. Misalnya mengenai tindakan-tindakan yang akan diambil apabila pembeli dalam keadaan “default” kompensasi yang diperoleh penjual pada saat terjadi ingkar kewajiban. 6) Penyerahan sesuai dengan waktu dan bebas dari segala halangan dan dalam keadaan kosong. 7) Masalah mengenai siapa yang memegang uang hasil penjualan. Apakah dari pihak pengacara dari pembeli atau agen perumahan. c) Jaminan yang diperlukan oleh penjual dan pembeli. Jaminan yang diperlukan oleh penjual meliputi: 1) Jaminan bahwa pembeli (prospective purchaser) akan menyimpan uang deposit sejumlah tertentu. 2) Jaminan bahwa penjual akan menerima uang deposit tersebut (setelah dikurangi oleh uang jasa agen penjual) apabila pembeli mengundurkan diri dengan alasan apapun. 3) Apabila penjual bisa memberikan sertifikat kepemilikan yang sah, benar dan tidak terlibat dalam sengketa kepada pembeli harus ada jaminan bahwa pembeli akan menanggung semua biaya yang dibutuhkan untuk pemindahan kepemilikan dari properti yang dijual, misalnya: biaya balik nama dan biaya pengacara. 4) Jaminan bahwa pembeli akan membayar dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan. Jaminan yang diperlukan oleh pembeli akan meliputi: 1) Jaminan bahwa pembeli akan menerima kembali uang depositnya apabila penjual tidak bisa memberikan sertifikat tanah yang asli, jelas dan tidak dalam sengketa kepada pembeli atau apabila penjual membatalkan penjualan propertinya atau apabila menjual propertinya ke pihak lain. 2) Jaminan bahwa pembeli akan menerima properti dalam keadaan baik sesuai dengan yang dijanjikan. 3) Jaminan bahwa pembeli akan menerima komensasi apabila properti tidak diserahkan pada waktunya. 4) Jaminan bahwa pajak-pajak yang berkenan dengan properti ynang dijual sudah dibayar oleh penjual.

102

d) Negosiasi dan perjanjian akhir dengan penjual untuk menyelesaikan semua persoalan penting. Setelah semua masalah penjualan dan pembelian disetujui oleh semua pihak, kontrak akan menjadi bukti dalam perjanjian penjualan dan pembelian. e) Instruksi kepada pengacara untuk melakukan pemindahan kepemilikan. Hal ini akan melibatkan hal-hal sebagai berikut: 1) Asuransi, yaitu pemindahan polis perjanjian; 2) Pemindahan manajemen, meliputi masalah catatan, garansi, kewajiban, dan pemindahan pegawai; 3) Pemberitahuan kepada penyewa-penyewa sehubungan dengan adanya pemilik baru; 4) Penanganan syarat-syarat penyewaan baru; 5) Perbaikan dan penggantian apabila diperlukan sebelum dilakukan transfer. 3. Tahap Setelah Pelaksanaan Kontrak a) Membuat suatu ‘Private Gaveat’. Notaris dari pembeli berkewajiban untuk membuat suatu ‘Private gaveat’ setelah suatu kontrak akta pengikatan jual beli dibuat. Tujuannya adalah untuk memberikan garansi dalam hal pembeli menunda pembelian dan juga mencegah penjual langsung menjual tanahnya setelah dibeli oleh pembeli tanpa ijin dari pembeli. b) Pendaftaran sertifikat. Dalam pendaftaran, seorang pembeli akan mendapatkan suatu sertifikat resmi untuk properti yang dia beli dan pada saat yang sama, mendapatkan suatu sertifikat yang sah. Dalam pendaftaran tersebut nama pembeli akan tercantum dalam sertifikat sebagai pemilik yang tercatat resmi. Suatu kontrak dinyatakan selesai apabila si pembeli secara resmi sudah tercatat sebagai pemilik dari properti yang dia beli. Pada umumnya, ketika pihak penjual dan pembeli telah memenuhi kewajiban mereka sesuai dengan yang tercantum dalam perjanjian jual beli yang telah disetujui, waktu tersebut merupakan saat yang baik untuk dilakukan penyelesaian kontrak. C. Proses Penjualan Properti Proses penjualan properti akan melibatkan proses-proses berikut ini:

103

a. Proses penunjukan agen (broker). Dalam hal ini akan melibatkan masalah penentuan harga yang diinginkan penjual. Agen penjual berkewajiban untuk memberikan masukan dan memprosesnya sesuai dengan harga yang diinginkan. b. Proses pemilihan cara penjualan properti: ü Penjualan secara tender. Terjadi apabila properti tersebut mempunyai karakter tertentuyang membuat harga penjualan sukar ditentukan sehingga ditawarkan secara terbuka. ü Penjualan secara lelang. Hal ini bisa terjadi apabila penjual membutuhkan uang dalam waktu yang dekat dan ingin menjual propertinya secara cepat. ü Penjualan secara pribadi. Properti tersebut mempunyai karakter tertentu yang menjadikan harga penjualan dapat dengan mudah ditentukan dan banyak permintaan untuk membeli properti tersebut. c. Proses penentuan cara penjualan. Penjual menentukan menyerahkan pelaksanaannya kepada agen yang ditunjuk.

dan

d. Proses Negosiasi. Menyangkut masalah negosiasi dengan pembeli yang berpotensi sesuai dengan syarat dan harga yang sudah ditentukan. Pada proses ini, ada kemungkinan bahwa pembeli memberikan uang muka. e. Perjanjian Pendahuluan. Perjanjian pendahuluan akan dilakukan setelah pengacara dari pembeli melakukan penyelidikan hukum atas properti yang ditawarkan. Penyelidikan hukum meliputi: ü Masalah-masalah yang berkenaan dengan properti tersebut batasanbatasan dan masa berlaku dari sertifikat-sertifikat untuk properti tersebut. ü Jangka sewa dan peraturan-peraturan penyewaan (apabila ada penyewa) berhubungan dengan perikatan penyewa. ü Perencanaan, yakni apakah sesuai atau tidak dengan ketentuan perencanaan yang diijinkan. ü Hal-hal lain sehubungan dengan peraturan-peraturan yang berlaku, misalnya untuk masalah pemugaran, sistem pemadam kebakaran, dan sebagainya. f. Perjanjian Akhir. Dibuat setelah terjadi negosiasi akhir antara kedua belah pihak. Pada proses ini kedua belah pihak sudah menyetujui besarnya harga jual properti dan syarat-syarat penjualan.

104

g. Penyelesaian Akhir. Pada tahap ini pengacara dari pihak pembeli akan membuat “caveat” dan pengacara dari pihak penjual akan memproses masalah pemindahan pemilikan dan sertifikat. RINGKASAN Pasar properti adalah suatu aktivitas komersial yang dirancang untuk memudahkan pertukaran hak-hak atas tanah dan bangunan, menetapkan harga untuk pertukaran-pertukaran yang sifatnya saling menguntungkan bagi kedua belah pihak, mengalokasikan ruang untuk berbagai alternatif penggunaan, menentukan pola penggunaan tanah dan ruang, serta menyesuaikan penawaran terhadap permintaan. Pasar properti dapat berupa pasar penjualan, pasar sewa, dan pasar hipotek. Singkatnya, pasar properti adalah sebuah pasar dimana hak-hak atas properti yang dianggap bersaing oleh para calon pembeli, dipertukarkan. Walaupun kita menyadari bahwa tidak ada satu siklus tertentu yang mewakili aktivitas properti, tetapi dipengaruhi oleh siklus-siklus ekonomi lainnya menurut posisinya masing-masing. Kita perlu mengidentifikasikan beberapa perilaku unsur ekonomi penting dalam bidang properti (real estat) untuk dapat mengidentifikasikan kecenderungan pasar Pada saat ini, semua orang terutama yang bergerak dalam dunia usaha apapun dituntut untuk melakukan kegiatannya secara lebih profesional. Dalam bidang properti misalnya, masyarakat mulai menggunakan jasa property broker yang dapat membantu mengatasi permasalahannya. Permasalahan ini antara lain meliputi : • Pemilihan lokasi. • Proses pembelian dan penjualan properti. • Tukar menukar properti. • Sewa menyewa properti. • Akuisisi properti. Pada setiap kegiatan property agency biasanya terdapat 3 (tiga) pihak yang terlibat, yaitu : •

Principal.Principal atau pemakai jasa adalah orang atau pihak yang menggunakan jasa agen dan dengan demikian diwakili oleh agen tersebut.

•

Broker.Agen adalah orang atau pihak yang bertindak atas nama principal karena memperoleh kepercayaan dan wewenang.

105

•

Pihak ketiga. Pihak ketiga adalah orang atau pihak yang dihubungi oleh agen dan diharapkan dapat menjalin transaksi dengan principal.

Broker dalam pemasaran properti memiliki peran penting sebagai negosiator dan manajer. SOAL-SOAL LATIHAN 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Apa yang dimaksud dengan pasar properti? Bagaimanakah karakteristik dari pasar properti? Apa sajakah bentuk pasar properti? Jelaskan! Apa fungsi pasar properti? Jelaskan! Apa yang dimaksud dengan siklus pasar properti? Jelaskan! Permasalahan apa yang dapat dipecahkan dengan bantuan property agency? 7. Manfaat apa yang dapat diperoleh dari jasa agen pemasaran properti? 8. Apa peranan agency (broker) dala pemasaran properti? 9. Apa saja fungsi broker secara umum? 10. Apa yang dimaksud dengan relationship marketing? Jelaskan!

106