BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1
Usulan Pemecahan Masalah Sasaran sistem baru yang penulis usulkan ini adalah merupakan pemindahan
sistem dari sistem yang dilakukan secara manual kepada sistem yamg dilakukan oleh komputer dalam arti perancangan sistem komputerisasi dimana sistem yang lama atau sistem yang berjalan masih manual. Dimana pada dasarnya prosedur kerja sistem usulan ini hanya menambahkan beberapa proses kegiatan yang menurut penulis proses ada dalam proses administrasi dimana proses tersebut tidak ada didalam proses sistem berjalan serta menambahkan perangkat keras (hardware) yang berupa komputer terhadap sistem yamg lama, sehingga segala pekerjaan mulai dari menerima data masukkan atau input, kemudian memprosesnya atau proses, sampai pada data keluaran atau output dilakukan oleh komputer. Adapun perubahan dari prosedur sistem yang lama kepada sistem yang baru pada sistem administrasi di Balai Pengobatan Pamulang Permai II ini mempunyai sasaran-sasaran yang diharapkan dapat membantu guna mengatasi permasalahanpermasalahan yang terdapat pada prosedur sistem yang lama. Adapun sasaran-sasaran tersebut di atas adalah sebagai berikut :
33
34
1. Dengan sistem usulan ini penulis diharapkan segala pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan sistem administrasi pelayanan kesehatan dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat. 2. Dengan sistem ini diharapkan dapat terhindar dari bertumpuknya arsiparsip sehingga dapat terhindar dari kesan kurang rapih. 3. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pencarian data, sehingga dengan sistem usulan ini tidak perlu lagi melihat arsip-arsip yang tentunya akan menyita waktu yang ada dan tertundanya pekerjaan. 4. Dengan sistem usulan ini sekiranya dapat memperkecil resiko kesalahan data, pemasukkan data, serta pelaporan data. 5. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pembuatan laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. 6. Dengan sistem ini dapat merpercepat efisiensi kerja para karyawan, khususnya bagian administrasi.
4.2
Prosedur Sistem Usulan Berikut ini penulis akan menjelaskan mengenai prosedur sistem usulan
Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Kesehatan Pada Balai Pengobatan Pamulang Permai II adalah sebagai berikut : a.
Proses Pendaftaran Pasien Baru Bagi yang belum memiliki kartu berobat atau pasien baru, terlebih dahulu harus membuat kartu berobat pada bagian administrasi dengan mengisi
35
formulir yang diberikan oleh bagian administrasi dan harus diserahkan kembali kepada bagian administrasi sebagai data untuk pembuatan kartu berobat dan kartu status. Kemudian data-data pasien akan dimasukkan kedalam file pasien, setelah itu bagian administrasi akan membuat kartu berobat yang akan diberikan kepada pasien dan kartu status yang akan disimpan pada bagian administrasi. b.
Proses Pemeriksaan Kesehatan Sebelum pasien melakukan pemeriksaan kesehatan, pertama-tama pasien terlebih dahulu melakukan pendaftaran berobat pada bagian administrasi. Pasien harus harus memberikan kartu berobat kepada bagian administrasi kemudian bagian admistrasi akan mencari kartu status, setelah kartu status pasien ditemukan maka kartu berobat pasien akan dikembalikan dan kartu status pasien diberikan kepada bagian medis. Setelah kartu status pasien diberikan kepada bagian medis, maka pasien dapat melakukan pemeriksaan kesehatan pada bagian medis. Selanjutnya bagian medis akan memberikan resep obat kepada pasien. Kartu status pasien akan dikembalikan ke bagian administrasi untuk disimpan, tetapi terlebih dahulu hasil diagnosa pasien akan dimasukkan kedalam file berkunjung.
c.
Proses Pembayaran Setelah
pasien
selesai
melakukan
pemeriksaan
kesehatan
dan
mendapatkan resep obat dari bagian medis, selanjutnya pasien memberikan resep obat kepada bagian obat, setelah itu bagian obat akan
36
mengecek data obat dalam file obat untuk mengetahui persediaan obat. Setelah pasien melakukan pembayaran maka pasien akan diberikan obat dan kwitansi dan bagian administrasi juga akan memasukkan data pembayaran kedalam file pembayaran. d.
Proses Pembuatan Laporan Setiap bulannya bagian administrasi membuat laporan berkunjung pasien berdasarkan file berkunjung, laporan persediaan obat berdasarkan file obat dan laporan pembayaran berdasarkan file pembayaran yang harus diserahkan kepada pimpinan balai pengobatan.
37
4.3
Rancangan Sistem
4.3.1
Flow Of Document (FOD) Sistem Usulan Pasien
Bag. Adm
Bag. Medis
Formulir
Formulir
Kartu Status
Input Data
Pemeri ksaan
Bag. Obat Resep
Pengecekan
Pembuat an Obat Pembutan Kartu
Kartu Berobat
K. berobat
Pembuata n Resep Pembuatan Kwitansi
Resep Kwitansi 1 Kwitansi 2
Kartu Status
Laporan
K. Berobat
Pengecekan Iput Data Laporan
Resep Kwitansi
4.3.2
Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 4.1 FOD Usulan
Pimpinan Lap.Berobat Lap.Obat Lap.Pemby
38
4.3.2.1 Diagram Konteks
Dokter Hasil analisa Resep Obat
Pasien
Kartu Berobat Formulir
Formulir Kartu Berobat Kwitansi Resep Obat
Sistem Administrasi Pelayanan Kesehatan pada Balai Pengobatan Pamulang Permai GII
Kartu Status
Bag. Medis Resep Obat Kartu Status
Kwitansi
Bag. Obat
Laporan Resep Obat
Pimpinan
Gambar 4.2 Diagram Konteks
4.3.2.2 Diagram Zero
Pasien
- Formulir - Kartu Berobat -
Data Pasien
1.0 Pendaftaran
File Pasien
39
Data Pasien Berkunjung
- Formulir - Kartu Berobat -
File Berkunjung Kartu Status
Kartu Status
Arsip Kartu Status Kartu Status Kartu Status
Resep Obat
Bagian Medis
2.0 Berobat
Dokter
Kartu Status Resep Obat
Hasil analisa Resep Obat Data Pembayaran File Pembayaran Resep Obat
Resep Obat 3.0
Kwitansi lunas
Bagian Obat
Kwitansi Lunas
Pembayaran
t
Data Obat Data Obat
File Obat
Data Pembayaran
Pimpinan Laporan Obat Laporan Pasien Berkunjung Laporan Pembayaran
4.0 Laporan
Data Pasien Berkunjung
Gambar 4.3 Diagram Zero 4.3.2.3 Diagram Detail
Formulir
Pasien
Data Pasien File Pasien 1.1 Pembuatan Kartu
Arsip Kartu Status
40
- Formulir - Kartu Berobat -
Kartu Status
Kartu Berobat
Kartu Berobat
1.2 Pendaftaran Berobat
Data Pasien Berkunjung
File Berkunjung
Gambar 4.4 Diagram Detail 1.0 Kartu Status
1.3 Pencarian K.Status
Kartu Status
Resep Obat
Data Obat
Pasien
File Obat 3.1 Penebusan Obat
Kwitansi lunas
3.2 Pembayaran Biaya Obat
Data Pembayaran File Pembayaran
41
Gambar 4.5 Diagram Detail 3.0
4.3.3
Entity Relationship Diagram (ERD) Tota l
Biaya_Oba t
Tgl
No_Pasien **
Biaya_Pemeriksaa n No_Pendftr **
No_Kwitansi *
Spesialis
Bayar 1
Nama_Dokte r
melakuka
n 1
Pasien
Id_Dokter *
1 M
Berob at
1
Dokter 1 No_Pasien *
M
membe ri
Nama Umur
Obat
J_Kel Gol_dara h Alamat
Kode_Obat * Nama_Obat Hrg_Satua n Stok Sisa_Stok
42
Ket : * Primary Key ** Foreign Key
Gambar 4.6 ERD Sistem Usulan 4.3.4
Normalisasi Bentuk tidak normal (Un Normalized) No_Pasien Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok No_Pendaftaran No_Pasien Tgl_berobat Biaya_Obat No_kwitansi No_Pendaftaran No_Pasien Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total No_Pendaftaran Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Banyaknya Biaya_Obat Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter Nama_dokter Spesialis
43
Gambar 4.7 Normalisasi Bentuk Tidak Normal
Bentuk Normalisasi Pertama atau 1 NF
No_Pasien Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok No_Pendaftaran Tgl_berobat Biaya_Obat No_kwitansi Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total Banyaknya Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter Nama_dokter Spesialis Gambar 4.8 Normalisasi Bentuk Normal Pertama
44
Bentuk Normalisasi Kedua atau 2 NF Tabel Pasien
Tabel Obat Kode_Obat * Nama_Obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok
No_Pasien * Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat
Tabel Berobat No_Pendaftaran * No_Pasien ** Kode_Obat ** Tgl_Berobat Biaya_Obat No_Kwitansi Tgl Biaya_Pemeriksaan Total Nama_Obat Harga_Satuan Banyaknya Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter ** Nama_dokter Spesialis
Tabel Dokter Id_Dokter * Nama_Dokter Spesialis
45
Gambar 4.9 Normalisasi Bentuk Normal Kedua Bentuk Normalisasi Ketiga atau 3 NF
Tabel Pembayaran
Tabel Pasien
oo No_Kwitansi * No Pendaftaran ** Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total
1
No Pasien * Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat
1
Tabel Berobat 1 oo oo
Tabel Dokter Id_Dokter * Nama_Dokter Spesialis
Tabel Pesan
1
No_Pendaftaran * No Pasien ** Id_Dokter ** Tgl_Berobat Biaya_Obat Tabel Obat Kode_Obat * Nama_Obat Harga_satuan Stok Sisa_stok
1
No_Pendaftaran * Kode_Obat Nama_Obat Harga_Satuan Banyaknya Biaya_Obat Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan
46
Gambar 4.10 Normalisasi Bentuk Normal Ketiga
4.4
Spesifikasi File Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file yang akan dipergunakan dalam
pengelolaan database pada sistem yang diusulkan, serta sebagai media penyimpanan data dari proses yang terjadi pada sistem usulan. Adapun spesifikasi file-file tersebut adalah sebagai berikut : a. Spesifikasi File Pasien Nama File
: File Pasien
Record Key
: No_Pasien Spesifikasi Tabel 4.1 Pasien
No 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Nama No Pasien Nama Umur Jenis kelamin Gol.darah Alamat
Nama Field No_Pasien Nama Umur J_Kel Gol_Darah Alamat
Tipe Text Text Text Text Text Text
b. Spesifikasi File Obat Nama File
: File Obat
Record Key
: Kode_Obat Spesifikasi Tabel 4.2 Obat
Panjang 4 20 2 1 2 40
Keterangan Primary Key
47
No 1. 2. 3. 4. 5 c.
Nama Nama Field Kode Obat Kode_Obat Nama Obat Nama_Obat Harga Satuan Harga_satuan Stok Stok Sisa Stok Sisa_Stok Spesifikasi File Berobat Pasien
Tipe Text Text Currency Text Text
Nama File
: File Berobat
Record Key
: No_Pendaftaran
Panjang 3 30 10 3 3
Keterangan Primary Key
Spesifikasi Tabel 4.3 Berobat Pasien No 1. 2. 3. 4.
Nama No pendaftaran No pasien Tanggal berobat Biaya Obat
Nama Field No_Pendaftaran No_Pasien Tgl Biaya_Obat
Tipe Text Text Date/time Currency
Panjang 3 4 8 10
Keterangan Primary Key Foreign Key
d. Spesifikasi File Pembayaran Nama File
: File Pembayaran
Record Key
: No_Kwitansi Spesifikasi Tabel 4.4 Pembayaran
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Nama No Kwitansi No Pendaftaran No. Pasien Tanggal Biaya Obat Biaya Pemeriksaan Total
Nama Field No_Kwitansi No_Pendaftaran No_Pasien Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total
e. Spesifikasi File Pemesanan Obat
Tipe Text Text Text Date/time Currency Currency Currency
Panjang 3 3 4 8 10 10 10
Keterangan PrimaryKey ForeignKey ForeignKey
48
Nama File
: File Pemesanan Obat
f. Spesifikasi File Dokter Nama File
: File Dokter Spesifikasi Tabel 4.5 Pemesanan Obat
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Nama No.Pendaftaran Kode Obat Nama Obat Harga Satuan Banyaknya Biaya Obat Keluhan Diagnosa Tanggal Pesan No 1. 2. 3.
4.5
Nama Id Dokter Nama Dokter Spesialis
Nama Field Tipe No_Pendaftaran Text Kode_Obat Text Nama_Obat Text Harga_Satuan Currency Banyaknya Text Biaya_Obat Currency Keluhan Text Diagnosa Text Tgl_Pesan Date/time Spesifikasi Tabel 4.6 Dokter Nama Field Id_Dokter Nama_Dokter Spesialis
Rancangan Input Output
Tipe Text Text Text
Panjang 3 3 30 10 2 10 50 50 8
Panjang 4 25 30
Keterangan
Keterangan Primary Key
49
3 Label
6 Command Button
Gambar 4.11 Form Menu Utama 4.5.1
Input Data Pasien
1 Label
6 Label 2 Label 1 Shape
50
6 TextBox 7 Command Button
Gambar 4.12 Input Data Pasien
4.5.2
Input Data Obat
1 Data
51
5 TextBox 6 Label
1 Label
1 Shape
6 Command Button
Gambar 4.13 Input Data Obat
4.5.3
Input Data Berobat
1 Data
52
1 TextBox 11 Label
3 Label
9 Label 2 ComboBox 2 Shape 6 Label
2 TextBox
2 Shape 6 Command Button
2 Label
1 MsFlexgrid
Gambar 4.14 Input Data Berobat
4.5.4
Input Data Pembayaran
4 Data
1 Command Button
53
8 Label 5 Data
17 Label
1 ComboBox
1 TextBox
1 MsFlexgrid 3 Shape 5 Label 6 Command Button 1 TextBox
Gambar 4.15 Input Data Pembayaran
4.5.5
Output Data Obat
54
Tabel 4.6 Laporan Data Obat 4.5.6
Output Pasien Berobat
Tabel 4.7 Laporan Pasien Berobat 4.5.7
Output Data Pembayaran
55
Tabel 4.8 Laporan Data Pembayaran 4.6 Jadwal Implementasi Jadwal Implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai langkahlangkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akandigunakan dalam penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian sistem usulan adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan Data Awal Pada tahap ini dimaksudkan untuk mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk sistem usulan, baik dokumen input maupun dokumen output. Waktu yang dibutuhkan untuk pengumpulan dokumen adalah dua minggu.
56
2. Pembuatan Program Dalam pembuatan program yang akan digunakan dalam sistem usulan, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi lama pembuatan program, faktor-faktor tersebut adalah : a. Banyaknya program b. Tingkat permasalahan program c. Kondisi komputer baik software maupun hardware. Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan program komputer adalah tiga minggu. 3. Test Program Pada tahap ini dilakukan pengecekkan tehadap program-program yang telah dibuat. Maksud pengecekkan tersebut untuk mengetahui produktifitas serta efektifitas dari program yang diusulkan. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu. 4. Pembuatan Buku Petunjuk Buku petunjuk digunakan dengan tujuan untuk menuntun user dalam pemakaian sistem yang diusulkan. Dalam buku petunjuk dijelaskan mengenai hal-hal sebagai berikut : -
Petunjuk pemakaian
-
Penjelasan kode-kode yang digunakan.
-
Proses penyiapan data awal. Pembuatan buku petunjuk dibutuhkan waktu tiga mminggu.
57
5. Training Personil Training personil dimaksudkan untuk menyiapkan aspek manusia sebagai pelaku sistem danpemakai sistem. Adapun faktor yang mempengaruhi masa training adalah : -
Jumlah personil -
Pengetahuan personil tentang komputer dalam perencanaan
waktu training. Disini dianggap peserta telah mengetahui dasar-dasar komputer. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu. 6. Test Sistem Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem yang baru secara keseluruhan yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana sistem dapat dipahami dengan baik dan benar. Bila terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan yang dianggap perlu. Test sistem memerlukan waktu tiga minggu. 7. Peralihan Sistem Pada peralihan sistem ini digunakan paralel run yaitu sistem lama dan baru dijalankan secara bersama-sama. Sebab dengan sistem ini jika terjadi kegagalan pada sistem yang baru maka sistem yang lama masih ada, sehingga resiko kegagalan terhadap sistem kecil.
8. Operasional Sistem
58
Setelah semua tahap berjalan dengan lancar dan sistem sepenuhnya layak diterapkan, maka sistem usulan tersebut dapat mulai dijalankan. Untuk lebih jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara ringkas dapat dilihat pada tabel jadwal implementasi sebagai berikut : Tabel 4.9 Jadwal Implementasi
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Kegiatan Pengumpulan Data awal Pembuatan Program Test Program Pembuatan Buku Petunjuk Pelatihan atau Training Test Sistem Peralihan Sistem Operasional Sistem
Bulan Bulan II 1 2 3 4
Bulan I Bulan III 1 2 3 4 1 2 3 4 X X X X X X X X X X X X X X X X X