BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN MASALAH
A. Fungsi, Peran, Wewenang dan Tanggung Jawab Satuan Kerja Internal Audit 1. Fungsi Internal Auditor Salah satu masalah penting dalam bidang pengawasan yang dihadapi oleh perusahaan dewasa ini adalah bagaimana meningkatkan SPI perusahaan dan badan usaha lainnya sehingga menjadi alat bantu pimpinan perusahaan dan badan usaha lainnya tersebut secara efektif. Keberadaan Internal Auditor di PT. ASTRAL PERMAI merupakan bagian dari organisasi yang integral dan menjalankan fungsinya berdasarkan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh manajemen senior atau dewan direksi. Sesuai dengan tugas Internal Auditor yang ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 1983 pasal 46 dan Nomor 21 Tahun 1984 pasal 37 menyebutkan bahwa internal auditor bertugas membantu direktur utama dalam mengadakan penilaian atas sistem pengendalian pengelolaan (manajemen) dan pelaksanaannya pada badan yang bersangkutan serta memberikan saran-saran perbaikan pada direktur utama. Pada PT. ASTRAL PERMAI Auditor Internal selanjutnya akan disebut sebagai Satuan Kerja Audit Intern. Fungsi Satuan Kerja Audit Intern menjadi sangat
penting didalam mengawasi jalannya kegiatan pada PT. ASTRAL PERMAI karena perusahaan memerlukan satu satuan kerja tersendiri yang independen dalam melakukan pengawasan. Sesuai dengan struktur organisasi perusahaan, Satuan Kerja Audit Intern bertanggung jawab langsung kepada direktur utama. Dalam melaksanakan tugas pokoknya Satuan Kerja Audit Intern PT. ASTRAL PERMAI mempunyai fungsi sebagai berikut: -
Merumuskan perencanaan dan program pelaksanaan pengawasan bagi Satuan Kerja Audit Intern
-
Melaksanakan pemeriksaan terhadap setiap satuan kerja organisasi di lingkungan perusahaan.
-
Melaksanakan pengujian dan penilaian atas hasil laporan berkala atau sewaktuwaktu dari setiap satuan kerja organisai di lingkungan perusahaan atas petunjuk Komite Audit.
-
Melakukan pengusutan mengenai kebenaran laporan baik berupa kejanggalan, hambatan, penyimpangan, penyalahgunaan di bidang marketing, administrasi dan HRD.
-
Melaksanakan tindak lanjut dari hasil pengusutan yang telah ditemukan oleh anggota Satuan Kerja Audit Intern. Satuan Kerja Audit Intern PT. ASTRAL PERMAI mengkaji semua kegiatan
masing-masing satuan kerja perusahaan, hal ini diharapkan agar supaya membantu pihak manajemen pada bidang yang lebih bersifat konstruktif, yaitu:
-
Penyampaian umpan balik untuk tindak perbaikan atas penyimpangan yang ditemui.
-
Mendorong tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan.
-
Dari hasil pemeriksaan Satuan Kerja Audit Intern diharapkan menjadi salah satu masukan untuk menyusun kebijakan perusahaan di masa yang akan datang. Satuan Kerja Audit Intern sebagai aparatur atau petugas pengawasan yang
berwenang berhak melakukan pengujian dan pemeriksaan terhadap seluruh kegiatan perusahaan yang menyangkut dengan pemeriksaan akuntansi dan keuangan serta pemeriksaan operasional .Selain itu Satuan Kerja Audit Intern berkewajiban untuk melakukan penilaian, mengadakan pengkajian secara terus menerus dan menyeluruh terhadap seluruh kegiatan perusahaan. Apabila dalam melaksanakan tugasnya, Satuan Kerja Audit Intern menemukan penyimpangan dan kelemahan baik dalam sistem maupun dalam pelaksanaan nya, maka mereka melaporkan dan memberikan rekomendasi bagi direktur utama. Dan lalu direktur utama akan mempertimbangkan dan mengambil keputusan mengenai tindak lanjut dari penyimpangan dan kelemahan tersebut.
2. Peranan Internal Auditor Satuan Kerja Audit Intern pada struktur organisasi PT. ASTRAL PERMAI langsung berada dibawah Direktur Utama. Satuan Kerja Audit Intern merupakan aparatur perusahaan yang melakukan pengawasan intern perusahaan yang dipimpin oleh Komite Audit yang langsung bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Hal ini
berarti bahwa Satuan Kerja Audit Intern langsung menerima instruksi pemeriksaan dan juga memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pemeriksaan kepada Direktur Utama. Berikut penulis menguraikan susunan pejabat Satuan Kerja Audit Intern: -
Komite Audit beranggotakan dua orang.
-
Supervisor Audit beranggotakan dua orang.
-
Divisi Audit Investigasi beranggotakan tiga orang..
-
Staf Audit Investigasi beranggotakan empat orang.
-
Divisi Audit Umum beranggotakan tiga orang.
-
Staf Audit Umum beranggotakan empat orang. Komite Audit bertugas untuk mengelola, mengarahkan dan mengendalikan
kegiatan pengawasan dan internal audit perusahaan sesuai dengan pedoman internal auditor dengan sasaran untuk mendukung nya tercapainya tujuan perusahaan. Lingkup tanggung jawab komite audit meliputi: a. Perencanaan Mengembangkan dan mengimplementasikan rencana dan kebijakan Satuan Kerja Audit Intern sesuai dengan pedoman dalam rangka mendukung tercapainya tujuan perusahaan. b. Pengembangan Staf Memantau
kinerja staf, senantiasa mengembangkan kempuan teknis maupun
kemampuan manajerial, serta menetapkan potensi individu dan jenjang karir
dalam rangka memenuhi kebutuhan struktur organisasi SDM sekarang dan dimasa yang akan datang. c. Audit Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan audit. Serta mengawasi dan mengarahkan pemeriksaan tertentu atau indikasi penyimpangan dalam rangka memastikan masalah tersebut terselesaikan dengan benar. d. Laporan Mengevaluasi laporan audit dan rekomendasi untuk tindak lanjut berdasarkan hasil audit dalam rangka memberikan informasi kepada Direktur Utama yang berguna untuk mengambil keputusan. e. Tindak Lanjut Memantau tindak lanjut atas temuan dari hasil pemeriksaan dalam rangka memastikan penerapan dari rekomendasi yang telah dibuat. f. Hubungan Eksternal Membina dan mengembangkan hubungan eksternal dalam rangka untuk menjaga hubungan baik dengan pihak luar. Supervisor Audit bertugas menganalisa peraturan serta mengkoordinasi kegiatan pemeriksaan. Melaporkan hasil pemeriksaan dari dua divisi Satuan Kerja Audit Intern yaitu Divisi Audit Investigasi dan Divisi Audit Umum kepada Komite Audit, memberikan usulan dan koordinasi tindak lanjut rekomendasi audit untuk memastikan implementasi yang lancar dan tercapainya tujuan perusahaan. Lingkup tanggung jawab dari supervisor audit yaitu:
a. Perencanaan Mengembangkan dan mengimplementasikan rencana kerja, prosedur, dan penjadwalan dari Divisi Audit Investigasi dan Divisi Audit Umum dalam rangka mendukung tercapainya pertumbuhan perusahaan. b. Pengembangan Sumber Daya Manusia Supervisor Audit bertugas merencanakan dan mengusulkan promosi atau mutasi, pembinaan staf dan mendukung untuk peningkatan kemampuan dalam pelaksanaan tugas dan supervisory atau pengawasan. c. Pelaksanaan Pemeriksaan Mengkoordinir pelaksanaan tugas pemeriksaan, menyempurnakan bahan-bahan atau materi dan konsep hasil pemeriksaan atas kegiatan-kegiatan Divisi Audit Investigasi dan Divisi Audit Umum. Serta usaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam rangka berjalannya manajemen kontrol secara menyeluruh. d. Evaluasi Hasil Pemeriksaan Mengevaluasi hasil pemeriksaan Divisi Audit Investigasi dan Divisi Audit Umum dan menyampaikan saran-saran perbaikan pelaksanaan kegiatan, dalam rangka memastikan bahwa hasil pemeriksaan dilaksanakan secara efisien dan efektif. e. Pelaporan Menyampaikan hasil evaluasi pemeriksaan dan rekomendasi kepada komite audit sebagai
pihak yang berkepentingan dan pelaporan-pelaporan lain yang
berhubungan dengan pihak eksternal yang terkait dengan aspek pengawasan.
Pelaporan ini diharapkan dapat membantu pihak-pihak yang berkepentingan untuk pengambilan tindakan dan keputusan. f. Tindak Lanjut Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan dan rekomendasi tindak lanjut yang ditentukan dalam rangka memastikan bahwa rekomendasi yang diberikan telah dilaksanakan dengan baik. g. Angggaran Mempersiapkan perencanaan anggaran bagi kegiatan Divisi Audit Investigasi dan Divisi Audit Umum. Kegiatan ini dalam rangka memberikan informasi bagi atasan yang berguna dalam pembuatan perencanaan keuangan Satuan Kerja Audit Intern. Dalam Satuan Kerja Audit Intern di PT. ASTRAL PERMAI terbagi menjadi dua divisi yaitu Divisi Audit Umum yang tugasnya untuk menganalisa semua kegiatan perusahaan secara teratur sesuai dengan perencanaan pemeriksaan yang telah dibuat. Sedangkan Divisi Audit Investigasi bertugas hanya ketika investigasi lebih dalam dianggap perlu dilaksanakan pada kegiatan-kegiatan perusahaan yang ditemukan kejanggalan, masalah ataupun hal-hal yang dianggap sebagai sebuah penyimpangan pada perusahaan dan pada kasus-kasus perusahaan. Perbedaan utama dari dua divisi ini haya terletak pada waktu penugasan, namun Lingkup kerja dari dua divisi ini pada umum nya sama yaitu:
a. Perencanaan Mempelajari dan mengimplementasikan rencana kerja, prosedur, dan penjadwalan bagi masing-masing divisi. Serta pembagian tugas bagi masing-masing staf divisi. b. Pelaksanaan Pemeriksaan Melaksanaan tugas pemeriksaan sesuai dengan masing-masing divisi, yaitu mengumpulkan, menelaah, mengevaluasi, menghitung, melacak, melakukan investigasi dan menlakukan verifikasi bahan-bahan atau materi pendukung dalam proses pemeriksaan. c. Hasil Pemeriksaan Menyajikan hasil pemeriksaan baik dari Divisi Audit Investigasi dan Divisi Audit Umum dan menyampaikan temuan-temuan dalam proses pemeriksaan, saransaran perbaikan pelaksanaan kegiatan, dalam rangka memastikan bahwa hasil pemeriksaan telah dilaksanakan. d. Pelaporan Menyampaikan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada supervisor audit sebagai pengawas pemeriksaan. Penyampaian pemeriksaan termasuk meliputi kronologis temuan-temuan, tindakan-tindakan yang telah dilakukan, serta melampirkan bukti-bukti yang terkait. e. Tindak Lanjut Melaksanakan hasil evaluasi dan rekomendasi tindak lanjut yang telah ditentukan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.Pelaksanaan tindak lanjut dalam rangka untuk memperbaiki dari hasil temuan pemeriksaan yang telah
dilaporkan. Hal ini diharapkan berbagai masalah yang dilaporkan dapat dipecahkan tepat waktu. Kedudukan Satuan Kerja Audit Intern pada PT. ASTRAL PERMAI berada langsung dibawah Direktur Utama, hal ini dimaksudkan untuk menciptakan independensi dalam melaksanakan pemeriksaan. Sikap independensi ini diperlukan oleh Satuan Kerja Audit Intern agar dalam melaksanakan tugasnya dapat bertindak bebas dari pengaruh pihak yang diperiksa dan obyektif dalam mengungkapkan kondisi yang sebenarnya. Selain itu Satuan Kerja Audit Intern hanya menerima instruksi pemeriksaan dari Direktur Utama dan juga memberikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pemeriksaan yang telah dilakukan kepada Direktur Utama. Satuan Kerja Audit Intern dapat memperoleh dukungan kuat untuk mengaudit seluruh aspek kegiatan PT. ASTRAL PERMAI dan mempunyai wewenang untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, meneliti pembukuan dan memeriksa secara fisik harta dan kekayaan perusahaan. Satuan Kerja Audit Intern tidak terlibat dalam pembuatan data atau terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan.Satuan Kerja Audit Intern menempati suatu ruangan khusus yang terpisah serta steril dari kegiatan lain yang memungkinkan pemeriksa dapat bersifat objektif dalam melaksanakan tanggung jawabnya. Dengan begitu Satuan Kerja Audit Intern dapat menjalankan tugas dan kewajibannya yang akan mendukung kebebasan dan menjamin kelancaran pelaksanaan pemeriksaan,
serta memperoleh tindak lanjut yan efektif atas temuan dan rekomendasi yang diajukan.
3. Wewenang Dan Tanggung Jawab Satuan Kerja Audit Intern Satuan Kerja Audit Intern dibentuk oleh pimpinan tertinggi dalam perusahaan, maka dari itu pimpinan menetapkan secara jelas wewenang dan tanggung jawab dari internal audit. Dengan demikian Satuan Kerja Audit Intern harus memahami dengan baik wewenang serta tanggung jawabnya yang telah ditetapkan oleh pimpinan tertinggi. Wewenang yang diberikan kepada Satuan Kerja Audit Intern adalah sebagai berikut: a. Satuan Kerja Audit Intern dalam melaksanakan tugasnya dapat meminta keterangan atau membicarakan sesuatu permasalahan dengan para pejabat manajemen puncak PT. ASTRAL PERMAI. b. Satuan Kerja Audit Intern dapat melaksanakan pemeriksaan keseluruh aspek kegiatan operasi PT. ASTAL PERMAI untuk memperoleh keterangan atau data yang diperlukan dalam proses pemeriksaan. c. Satuan Kerja Audit Intern mengadakan pengusutan kebenaran laporan bukti-bukti pertanggung jawaban penyalahgunaan kekayaan dan kewenangan dari pegawai atau segala macam bentuk penyimpangan dalam perusahaan. Pemberian wewenang yang berlebihan dan tidak terbatas akan sangat membahayakan bagi internal auditor maupun bagi perusahaan sendiri. Oleh karena itu
pemberian wewenang yang benar harus disertai dengan tanggung jawab, sehingga akan mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang. Maka dari itu anggota Satuan Kerja Audit Intern juga mempunyai tanggung jawab pula dengan para pegawai perusahaan lainnya dan pada perusahaan sendiri tentunya. Tanggung jawab yang harus di patuhi adalah: a. Seluruh anggota dan staf Satuan Kerja Audit Intern harus dapat menyimpan rahasia perusahaan maupun rahasia jabatannya dan harus memiliki loyalitas dan intregitas yang tinggi. b. Seluruh anggota dan staf Satuan Kerja Audit Intern harus bekerja secara rasional dan objektif. c. Seluruh anggota dan staf Satuan Kerja Audit Intern wajib menciptakan suasana kerja yang dapat menjamin dan meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas PT. ASTRAL PERMAI. d. Seluruh anggota dan staf Satuan Kerja Audit Intern wajib ikut mengamankan kebijaksanaan program kerja, kekayaan dan martabat PT. ASTRAL PERMAI. Internal Auditor akan dapat secara leluasa didalam melakukan tugasnya jika pihak manajemen memberikan wewenang kepadanya. Akan tetapi pemberian wewenang tersebut disertai dengan tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan kepadanya, sehingga diharapkan tidak terjadi penyalahgunaan wewenang yang diberikan kepada internal auditor. Pemberian wewenang disertai tanggung jawab kepada internal auditor dengan benar akan mencerminkan keabsahan suatu pemeriksaan.
B. Proses Pelaksanaan Audit Internal 1. Proses Pelaksanaan Internal Audit Sebelum melaksanakan kegiatan pemeriksaan maka Satuan Kerja Audit Intern memiliki pedoman pemeriksaan. Pedoman ini menjelaskan apa yang harus dilaksanakan oleh Satuan Kerja Audit Intern, serta menunjukkan adanya norma pelaksanaan kerja, kontinuitas serta koordinasi dalam satuan kerja ini. Dengan demikian pedoman pemeriksaan bagi internal audit adalah merupakan norma yang harus dipenuhi agar dapat berjalan dengan lancar dalam mencapai tujuan yang dikehendaki oleh perusahaan. Adapun bukti-bukti fisik yang harus di dapatkan oleh Satuan Kerja Audit Intern adalah sebagai berikut : a.
Bukti fisik Yaitu bukti yang diperoleh melalui inspeksi atau observasi langsung terhadap kegiatan, harta milik atau kejadian yang berhubungan dengan pokok persoalan. Contohnya adalah foto-foto, denah, peta, dan hasil pengujian lain yang berbentuk barang, benda atau gambar.
b.
Bukti kesaksian Yaitu bukti yang diperoleh dari pihak lain dalam bentuk surat keterangan atau pernyataan yang diterima sebagai jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang diajukan. Seperti tanya jawab dengan konsumen yang bersangkutan, atau bukti kesaksian dari pegawai yang bersangkutan dengan masalah.
c.
Bukti Dokumen Yaitu bukti yang berwujud dokumen baik berupa kwitansi, nota, surat, arsip yang berhubungan dengan pemeriksaan.
d. Bukti Analistis Yaitu bukti yang diperoleh dengan cara manganalisa informasi dan bukti-bukti ini diperoleh sebagai hasil dari: -
Perhitungan-perhitungan dari bukti-bukti atau dokumen-dokumen yang dikumpulkan.
-
Perbandingan dengan kriteria-kriteria yang ditetapkan, kegiatan masa lalu, ketentuan, peraturan dan keputusan-keputusan.
-
Penalaran. Bukti yang dikumpulkan oleh tim pemeriksa dalam rangka pengembangan
temuan-temuan itu haruslah diperoleh dalam jumlah yang cukup. Pengertian dari cukup disini sangat relatif. Tetapi sebagai pegangan bukti disini dapatlah disebutkan bahwa bukti yang dikumpulkan itu telah dianggap cukup apabila dengan bukti tersebut tim pemeriksa PT. ASTRAL PERMAI sudah merasa benar-benar yakin bahwa kesimpulan yang diambil tidak keliru. Adapun kegiatan pemeriksaan dalam PT. ASTRAL PERMAI meliputi perencanaan pemeriksaan, prosedur pemeriksaan dan pelaksanaan pemeriksaan. 1. Perencanaan Pemeriksaan Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT ASTRAL PERMAI, tahap awal dari proses pemeriksaan adalah perencanaan pemeriksaan. Tahap
perencanaan pada hakekatnya didasarkan pada rencana tahunan yang pada umumnya disebut Program Kerja Pemeriksa Tahunan sebagai acuan dalam proses pelaksanaan pemeriksaan. Penetapan Program Kerja Pemeriksan Tahunan ini bagi Satuan Kerja Audit Intern sangat penting dibuat agar kegiatan pemeriksaan yang dilakukan dapat diselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan dan tujuan dari hasil pemeriksaan tercapai sebagaimana yang diharapkan. Selain itu pada perusahaan Program Kerja Pemeriksaan Tahunan digunakan : -
Sebagai pedoman atau tolak ukur dan bahan evaluasi kegiatan Satuan Kerja Audit Intern dalam suatu periode tertentu.
-
Sebagai alat koordinasi Satuan Kerja Audit Intern.
-
Sebagai alat untuk menyusun rencana anggaran belanja tahunan Satuan Kerja Audit Intern.
Kegiatan persiapan pemeriksaan oleh tim pemerisaadalah: a. Pengumpulan Informasi/Pemantapan Data Semua informasi yang diperoleh dari hasil pemeriksaan sebelumnya seperti Memo Audit, Berita Acara Pemeriksa dan Kertas Kerja Pemeriksaan harus ditelaah, dinilai dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan langkah-langkah awal yang tepat dan terarah dari proses pemeriksaan. b. Sasaran yang terinci ditentukan berdasarkan hasil pengumpulan dan penelaahan informasi, analisis perencanaan, perhitungan tolak ukur, evaluasi lingkungan pengendalian dan penilaian resiko. Sasaran pemeriksaan meliputi
penilaian bidang marketing, bidang administrasi, bidang General Affairs, dan bidang HRD. c. Penentuan Susunan Tim Pemeriksa Tujuan pemisahan fungsi dan tugas dalam Satuan Kerja Audit Intern adalah untuk memperjelas tanggung jawab masing-masing personil sehingga dapat tercipta kondisi saling mendukung dalam kegiatan pemeriksaan tersebut. Susunan tim pemeriksa akan ditentukan oleh Supervisor Satuan Kerja Audit Internal. d. Penentuan Waktu Pemeriksaan, Biaya dan Tenaga Kerja Waktu pemeriksaan direncanakan dengan cara perhitungan agar semua area dapat diperiksa sesuai dengan porsinya masing-masing, termasuk waktu penyelesaian laporan hasil pemeriksaan dan disesuaikan dengan kebutuhan pemeriksaan serta dituangkan dalam bentuk anggaran waktu. Pada umumnya pemeriksaan dilakukan sekali setiap enam bulan pada setiap area nya. Biaya operasional pemeriksaan dan jumlah tenaga pemeriksa diperhitungkan seefisien mungkin tanpa mengurangi sasaran dan tujuan pemeriksaan. Penentuan waktu pemeriksaan, rincian biaya dan penunjukan personil pemeriksa dibuat dalam bentuk lampiran pada saat pengajuan Surat Penugasan Pemeriksaan.
e. Pembuatan Surat Penugasan Pemeriksaan Setiap pemeriksa harus dilengkapi dengan Surat Penugasan Pemeriksa yang ditandatangani oleh Supervisor Satuan Kerja Audit Intern. Isi dari Surat Penugasan Pemeriksaan adalah: -
Kepada siapa sasaran pemeriksaan ditujukan
-
Perihal pemeriksaan
-
Waktu yang ditentukan
-
Susunan tim pemeriksa
f. Penyusunan Program Pemeriksaan Program pemeriksaan merupakan pedoman yang berisi langkah-langkah pemeriksaan yang harus dilakukan dalam rangka pengumpulan informasi dan data yang dibutuhkan. Namun pada biasanya susunan program pemeriksaan pada PT ASTRAL PERMAI sudah dibuat menjadi suatu buku panduan sehingga proses pemeriksaan dapat dilakukan dengan lebih teratur dan terkoordinir. 2. Prosedur Pemeriksaan Prosedur pemeriksaan dilakukan berdasarkan program pemeriksaan yang telah dibuat dengan menggunakan tehnik-tehnik pemeriksaan seperti wawancara, pengamatan, perbandingan, pengujian, peninjauan dan lain-lain. Selanjutnya tim pemeriksa yang telah ditunjuk oleh Supervisor Satuan Kerja Audit Intern, PT. ASTRAL PERMAI memperhatikan beberapa hal-hal sebagai berikut ini:
-
Menuangkan hasil pelaksanaan pemeriksaan ke dalam Kertas Kerja Pemeriksa dan Ketua Tim Pemeriksaan wajib mereview Kertas Kerja Pemeriksaan yang dibuat oleh tim pemeriksa dan diinformasikan secara periodik kepada Supervisor Audit.
-
Melengkapi Kertas Kerja Pemeriksaan dengan bukti pendukung yang lengkap seperti Memo Audit, Berita Acara Pemeriksaan dan Surat Pernyataan yang telah dibuat oleh pihak yang bermasalah baik dari konsumen maupun dari pegawai PT. ASTRAL PERMAI.
-
Melengkapi seluruh Kertas Kerja Pemeriksa dengan tanda keabsahan berupa tandatangan dari pemeriksa, ketua tim pemeriksa, Branch Marketing Manager/Branch Financial Manager.
-
Membuat Memo Audit apabila pada saat pemeriksaan menemukan selisih atau perbedaan antara bukti fisik dengan catatan, agar supaya mendapatkan perhatian segera.
-
Setelah menemukan temuan-temuan yang mengarah kepada penyelewengan pidana tim pemeriksa wajib melaporkan temuan tersebut kepada pihak kepolisian, sehingga akan dilakukan tindak lanjut dari penyelewengan pidana yang telah dilanggar oleh pihak kepolisian.
3. Pelaksanaan Pemeriksaan Setelah semua perencanaan pemeriksaan telah tersusun dengan baik, maka tahap selanjutnya adalah kegiatan pemeriksaan. Pemeriksaan harus dilakukan sedemikian rupa secara profesional sehingga dalam pelaksanaan nya mendapat
dukungan sepenuhnya dari obyek pemeriksa dan tujuan dari pemeriksa dapat dicapai secara optimal. Adapun prosedur awal pelaksanaan pemeriksaan yang dilakukan oleh Satuan Kerja Audit Intern pada PT. ASTRAL PERMAI terdiri atas: a. Pembuatan surat pemberitahuan pemeriksaan kepada unit-unit kerja yang hendak diperiksa, sesuai dengan Penetapan Program Kerja Pemeriksan Tahunan. Kecuali untuk Divisi Audit
Investigasi tidak ada surat
pemberitahuan kepada unit-unit kerja yang hendak diperiksa karena sifat pemeriksaan Divisi Audit Investigasi sebagai prose pemeriksaan lanjutan dari Divisi Audit Umum. b. Berdasarkan surat pemberitahuan pemeriksaan tersebut, maka tim pemeriksa telah mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan pemeriksaan seperti: -
Mempersiapkan dokumen-dokumen terkait yang diperlukan pada proses pemeriksaan.
-
Menghitung jumlah kelengkapan dan memeriksa dari dokumen terkait.
-
Melakukan pemeriksaan dan penelaahan dari dokumen-dokumen yang terkait.
Setelah semua prosedur awal pelaksanaan pemeriksaan telah dilakukan, langkah selanjutnya adalah pelaksanaan pemeriksaan pada PT. ASTRAL PERMAI yaitu melalui beberapa tahapan sebagai berikut:
1. Persiapan Pemeriksaan Tahap persiapan pada PT. ASTRAL PERMAI dilakukan untuk mendapatkan informasi umum mengenai kegiatan yang diperiksa dan tahapan ini diantara nya adalah: -
Pembicaraan pendahuluan antara ketua tim pemeriksa dengan anggota tim pemeriksa, dengan tujuan akan memberikan gambaran secara umum tentang obyek yang akan diperiksa.
-
Pembicaraan pendahuluan dengan pimpinan obyek baik Branch Marketing Manager/Branch Financial Manager yang diperiksa unutk meminta izin dalam melaksanakan pemeriksaan.
-
Pengumpulan informasi-informasi pendukung dalam pemeriksaan.
2. Pemeriksaan Pendahuluan Tahap pemeriksaan pendahuluan dimaksudkan untuk mengidentifikasi masalahmasalah yang memerlukan pemeriksaan seperti bidang marketing, bidang administrasi, bidang General Affairs, dan bidang HRD. Dalam tahap ini, tim pemeriksa memperoleh informasi umum mengenai bagaimana kegiatan operasional dari obyek yang diperiksa 3. Pemeriksaan Lanjutan Divisi Audit Invertigasi merupakan tim pemeriksa yang bertugas untuk melaksanakan pemeriksaan lanjutan mencakup kegiatan pengamatan dan penelahan dari semua informasi yang didapat baik secara pengumpulan dari dokumen-dokumen yang terkait yaitu Memo Audit dan Berita Acara Pemeriksaan
atau pun informasi yang didapat dari hasil wawancara lanjutan dan interogasi yang lebih mendalam. Lalu pengamatan dan pengembangan selanjutnya adalah dari semua informasi yang telah dikumpulkan oleh tim Divisi Audit Investigasi, tim akan melakukan verifikasi atas laporan penyelewengan dari area kekantor pusat. 4. Penyusunan Laporan Hasil Pemeriksaan Laporan hasil pemeriksaan pada PT. ASTRAL PERMAI bertujuan untuk melaporkan seluruh hasil pemeriksaan termasuk saran-saran dan rekomendasi yang diberikan oleh tim pemeriksa. Laporan Hasil Pemeriksaan yang telah disusun oleh tim pemeriksa akan segera dilaporkan kepada Komite Audit. Lalu komite akan meneruskan Laporan Hasil Pemeriksaan kepada Direktur Utama.
2. Pelaksanaan Pemeriksaan Berdasarkan Fungsi/Bidang Proses pelaksanaan pemeriksaan pada PT. ASTRAL PERMAI dibagi menurut bidang-bidang yang ada adalah sebagai berikut berikut: 1. Bidang Marketing a.
Bagian penagihan Dokumen-dokumen yang diperlukan dan terkait dengan bidang marketing bagian penagihan adalah historycal payment, kuitansi angsuran, umur piutang collection, daftar nama collector, head collector dan map kredit. Hal pertama yang dilakukan pemeriksa adalah mendapatkan informasi mengenai proses perjanjian kontrak dan bagaimana konsumen melakukan pembayaran
angsuran. Apakah konsumen melakukan pembayaran langsung ke kantor, transfer atau ditagih oleh collector. Lalu pemeriksa melakukan pemeriksaan lanjutan dengan meminta konsumen menunjukkan kuitansi pembayaran yang sah dari PT. ASTRAL PERMAI, lalu pemeriksa mencocokkan bukti kuitansi pembayaran tersebut dengan historical payment, setelah dicatat tanggal pembayaran konsumen yang tertera pada kuitansi PT. ASTRAL PERMAI pada Kertas Kerja Pemeriksaan Survei Audit Kuitansi Pembayaran, minta tandatangan dari konsumen, saksi dan tim audit pada Kertas Kerja Pemeriksaan
Survei
Audit
Kuitansi
Pembayaran.
Apabila
terjadi
penyimpangan seperti tidak cocoknya kuitansi yang diberikan dengan historical payment atau kuitansi yang diberikan ternyata bukan kuitansi sah PT. ASTRAL PERMAI maka pemeriksa akan membuat Memo Audit yang ditandatangani oleh tim pemeriksa dan diserahkan kepada Supervisor Audit. b. Bagian Pembuat Kontrak Kerjasama Dokumen terkait yang diperlukan untuk melakukan pemeriksaan pada Bidang Marketing Bagian Pembuat kontrak adalah laporan aging, historical payment, amortization schedule, perjanjian kredit, info customer, dan map kredit. Langkah pertama yang dilakukan pemeriksa adalah menganalisa laporan aging
area
bersangkutan,
mengelompokkan
nama-nama
konsumen
berdasarkan jumlah hari aging, menentukan jumlah sampling konsumen. Langkah selanjutnya adalah membuat memo dinas permintaan dokumen atas nama konsumen-konsumen yang akan disurvei. Setelah dihitung jumlah
kelengkapan dokumen data konsumen-konsumen yang disurvei dan diperiksa serta dianalisa. Maka jika kelengkapan terdiri dari perjanjian kredit, credit memorandum, dan data konsumen, maka pemeriksa akan melakukan analisa ulang. Jika tidak lengkap atau tidak sesuai maka pemeriksa akan menelusuri dimana letak perbedaan nya dengan cara melakukan survey audit. Penelusuran dimulai dengan membandingan keadaan yang sebenarnya dengan dokumen-dokumen yang ada. Tim pemeriksa lalu mengajukan beberapa pertanyaan kepada konsumen yang berhubungan dengan pengajuan kredit konsumen. Jika tidak ditemukan perbedaan antara keterangan konsumen dan dengan keadaan sebenarnya maka tim pemeriksa akan menulis semua keterangan yang diperoleh pada kertas survey. Namun jika ditemukan perbedaan antara keterangan yg diperoleh dari konsumen, maka tim pemeriksa akan membuat surat pertanyataan tentang keadaan yang sebenarnya dan mengeluarkan memo audit yang diwajibkan untuk ditandatangani oleh tim pemeriksa, ketua tim pemeriksa dan kepala pejabat area setempat. 2. Bidang Administrasi a. Bagian Kas Kasir Pemeriksaan pada bagian kas kasir dibagi menjadi tiga yaitu diantaranya adalah Kas Angsuran, Kas Titipan dan Kas Pelunasan. Dokumen-dokumen terkait yang diperlukan untuk bagian kas kasir adalah laporan penerimaan kasir yang telah diverivikasi, laporan penerimaan pelunasan konsumen dan penjualan barang tarikan, form pelunasan normal/dipercepat, hystorical
payment, rekap penerimaan kas angsuran titipan, kuitansi angsuran, kuitansi angsuran terakhir dan tanda terima kas. -
Kas Angsuran Proses pemeriksaan pertama yang dilakukan oleh tim pemeriksa adalah dengan mengeluarkan memo dinas yang berisi permintaan data-data pendukung untuk memeriksa kas angsuran. Setelah itu tim pemeriksa akan melakukan surprise audit dengan cara menghitung dan menjumlahkan uang kertas dan uang logam yang ada pada Kas Angsuran, mencocokkanperhitungan fisik tersebut dengan Laporan Penerimaan Kasir yang telah diverifikasi, jika tidak sesuai maka pemeriksa akan menelusuri penyebabnya dan akan membuat Berita Acara Pemeriksa namun jika sesuai akan pemeriksa akan membuatkan Berita Acara Pemeriksa Kas Angsuran. Proses pemeriksaan terakhir pada Kas Angsuran adalah melakukan compliance audit yaitu pemeriksaan terhadap fasilitas kasir seperti mesin hitung, UV Light Money Detector, jumlah cash box, pembukaan dan penutupan brankas, pemegang kunci brankas, dan kondisi ruang kasir. Jika semua sesuai dengan keadaan semestinya maka pemeriksa akan mengeluarkan Berita Acara Pemeriksa Kas Angsuran. Namun jika berbeda tim pemeriksa akan membuat memo audit dengan melampirkan media pemeriksa dan data-data sebagai bukti yang terkait.
-
Kas Pelunasan Setelah permintaan data-data pendukung untuk melakukan pemeriksaan pada Kas Pelunasan disetujui lalu data-data pendukung diperiksa dengan cara menghitung dan menjumlahkan semua uang yang ada dan mencocokkan perhitungan fisik uang dengan Laporan Penerimaan Pelunasan Konsumen. Jika tidak sesuai dan telah ditemukan penyebabnya maka tim pemeriksa akan mengeluarkan Berita Acara Pemeriksa Kas Pelunasan. Selanjutnya tim pemeriksa akan melakukan verifikasi atas hasil pemeriksaan dan meminta kasir dan head kasir finance untuk menandatangani Kertas Kerja Pemeriksa. Apabila terjadi selisih, tim pemeriksa akan mengeluarkan Memo Audit dengan melampirkan semua dokumen-dokumen terkait. Pemeriksa juga melakukan compliance audit pada Kas Pelunasan yaitu dengan melakukan pemeriksaan terhadap Arsip Pelunasan Konsumen, kesesuaian nilai pelunasan yang disetujui pada Form Perkiraan Pelunasan Dipercepat dengan Kuitansi Konsumen. Apabila terjadi perbedaan maka pemeriksa wajib membuatkan Memo Audit dengan melampirkan buktibukti dokumen yang terkait.
-
Kas Titipan Proses awal pemeriksaan pada Kas Titipan adalah dengan mengeluarkan Memo Dinas untuk meminta ijin untuk menggunakan dokumendokumen pendukung pemeriksaan. Seletah itu pemeriksa wajib
mengeluarkan Memo Audit jika terjadi apabila ada Kas titipan yang ditandatangani tim pemeriksa. Langkah selanjutnya tim pemeriksa akan menghitung dan menjumlahkan uang yang ada di Kas Titipan. Lalu mencocokkan perhitungan fisik uang dengan Rekap Penerimaan Kas Titipan. Jika tidak sesuai pemeriksa akan menelusuri penyebabnya dan membuat Berita Acara Pemeriksaan dengan mencantumkan penyebab perbedaan antara bukti fisik dengan Rekap Penerimaan Kas Titipan. Dan jika sesuai maka pemeriksaakan membuat Berita Acara Pemeriksa Kas Titipan. Lalu pemeriksa akan memverifikasi jumlah kuitansi anguran, kuitansi tanda terima dengan data yang ada pada rekap.jika tidak sesuai maka pemeriksa akan mengeluarkan memo dinas yang sudah diperkuat dengan bukti-bukti dokumen juga dibubuhi tandatangan Kasir, Head Kasir dan Kepala cabang yang bersangkutan. b. Bagian Kas Finance Pemeriksaan pada Bagian Kas Finance terdiri dari Kas Kecil Operasional. Dokumen-dokumen terkait sebagai bukti yang perlu dipersiapkan adalah buku kas, laporan pengisian kas kecil, laporan konsolidasi bank, buku bank dan semua bon yang ada. -
Kas Kecil Operasional Setelah permintaan data-data pendukung disetujui. Tim pemeriksa akan melakukan surprise audit dengan cara menghitung semua uang pada kasir maupun pada rekening bank, lalu mencocokkan dengan Saldo dalam Buku
Kas Kecil Operasional. Jika jumlah uang tersebut berbeda maka pemeriksa akan menelusuri perbedaan tersebut. Pada umumnya perbedaan dikarenakan kasir melakukan kecurangan dengan tidak menginput uang yang telah disetorkan konsumen. Maka langkah selanjutnya pemeriksa akan mencantumkan perbedaan tersebut pada Berita Acara Pemeriksa. Namun jika jumlah uang sesuai dengan saldo yang ada, tim pemeriksa akan mengeluarkan Berita Acara Pemeriksa Kas Angsuran. Pemeriksaan selanjutnya adalah dengan melakukan compliance audit, pemeriksa melakukan pemeriksaan terhadap Laporan Pengisian Kas Kecil Operasional, arsip-arsip berupa bon, buku register kas kecil, dan isi cash box. Apabila tidak sesuai antara fisik dengan catatan seharusnya maka pemeriksa akan membuat Memo Audit. Dan jika sesuai pemeriksa akan membuat Berita Acara Pemeriksa. c. Admin Collection Dokumen-dokumen terkait yang diperlukan pada pemeriksaan Admin Collection adalah monitor kuitansi by system, daftar kuitansi by system, kuitansi, dan TTK (tanda terima kuitansi) Pemeriksaan dimulai dengan menghitung semua jumlah kuitansi pada daftar kuitansi dan mencocokkan dengan monitor kuitansi by system. Jika tidak sesuai, maka pemeriksa wajib menelusuri letak perbedaan dan mencetak print-out kuitansi yang baru. Jika sesuai langkah selanjutnya pemeriksa, mencocokkan perhitungan fisik kuitansi pada TTK dengan daftar kuitansi
pada Admin Collection. Lalu langkah selanjutnya adalah pemeriksa membuat Berita Acara Pemeriksa jika antara fisik kuitansi dengan daftar kuitansi terjadi perbedaan. Namun jika sesuai maka pemeriksa akan membuat Berita Acara Stock Kuitansi. 3. General Affairs Pemeriksaan selanjutnya adalah pada bidang General Affairs, yaitu terdiri dari tiga bagian yaitu aktiva tetap, inventaris, dan tarikan barang. Dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan untuk pemeriksaan pada bidang general affairs adalah Daftar Aktiva Tetap dari Kantor Pusat, Daftar Aktiva Tetap dan Inventaris dari area, Arsip Penerimaan Barang dan Rekap Barang Masuk dan Keluar. a. Aktiva Tetap Proses pemeriksaan awal yang dilakukan oleh tim pemeriksa adalah memastikan data-data pendukung sudah ada dan dapat digunakan. Lalu selanjutnya tim pemeriksa akan mencocokkan Daftar Aktiva Tetap dari Kantor Pusat dengan Daftar Aktiva Tetap di area. Jika tidak sesuai tugas tim pemeriksa adalah menelusuri penyebab nya dan membuat kan Memo Audit yang biasanya selain didukung bukti-bukti terkait juga temuan penyebab kenapa perbedaan terjadi. Lalu pemeriksa akan menghitung Aktiva dan menccocokkan dengan Aktiva Tetap di area, jika tidak sesuai pemeriksa akan membuat Berita Acara Pemeriksa, namun jika jumlahnya sesuai maka pemeriksa akan membuat Berita Acara Pemeriksa Stock Aktiva
b. Inventaris Tim
pemeriksa
akan
melakukan
perhitungan
fisik
Inventaris
dan
mencocokkan dengan Rekap Barang Masuk dan Keluar. Jika terjadi perbedaaan antara bukti fisik dengan catatan rekap maka tim pemeriksa akan membuat Memo Audit yang ditandatangani oleh pemeriksa dan ketua tim pemeriksa. 4. HRD Pemeriksaan pada bidang HRD memerlukan dokumen terkait seperti Daftar Karyawan, Rekap Data Jaminan Kerja Karyawan, Fisik Jaminan Kerja, Specimen Tandatangan dan Paraf Karyawan, Absensi, Lembur, Cuti dan SP. Pemeriksaan diawali dengan mencocokkan fisik Jaminan Kerja dengan Data Jaminan Kerja dan Rekap Data Jaminan Kerja. Jika tidak sesuai maka pemeriksa akan menelusuri penyebabnya. Pada umumnya penyebab yang ditemukan adalah karyawan melakukan pemalsuan absensi dan pemalsuan jam lembur. Lalu pemeriksa akan membuat Memo Audit dengan mencantumkan penyebab terjadinya ketidaksesuaian tersebut. Jika sesuai pemeriksa akan membuat Berita Acara Pemeriksa Stock Jaminan Kerja Karyawan. Langkah terakhir adalah pemeriksa melakukan verifikasi atas hasil pemeriksaan dengan melaporkan ke bidang HRD serta memintakan tandatangan HRD.
3. Kertas Kerja Pemeriksaan Kertas Kerja Pemeriksaan merupakan catatan-catatan yang disusun dari data yang dikumpulkan pemeriksa secara sistematis pada saat melaksanakan tugas pemeriksaan dan mencerminkan prosedur pemeriksaan yang dilakukan, pengujian atas informasi yang diperoleh serta kesimpulan dari hasil pemeriksaan. Pada PT. ASTRAL PERMAI Kertas Kerja Pemeriksaan berisi catatan-catatan yang dibuat atas dasar data yang telah dikumpulkan oleh tim pemeriksa selama berlangsungnya proses pemeriksaan yang disusun secara sistematis. Kertas kerja tersebut berisi dokumentasi yang memperlihatkan: a. Kelengkapan Semua data penting disajikan dengan komposisi yang sesuai dan disajikan dalam Kertas Kerja Pemeriksaan. Yaitu seperti penyertaan tandatangan dari pihak Brach Financial Manager atau Branch Marketing Manager. b. Ketelitian Tim pemeriksa memperlihatkan ketelitian dengan membuat kertas kerja pemeriksa bebas dari kesalahan baik salah hitung maupun salah penyajian informasi. c. Keringkasan Semua data yang penting disajikan sesuai dengan komposisinya masing-masing sehingga penyajian nya hanya memuat data penting yang relevan saja.
d. Kejelasan Informasi yang disajikan berdasarkan fakta dan argumentasi yang rasional sehingga informasi yang disajikan dapat ditangkap dengan jelas. e. Kerapian Kertas kerja disusun secara teratur sehingga membantu pihak pengguna kertas kerja dalam menelaah hasil pemeriksaan serta memudahkan pihak manajemen memperoleh informasi dari kertas kerja tersebut. Kertas Kerja Pemeriksaan pada PT ASTRAL PERMAI diantaranya adalah: a.
Kertas Kerja Pemeriksaan pada Bidang Marketing yaitu Kertas Kerja Pemeriksaan Survey Audit. Setelah dilakukan proses Survey Audit ternyata ditemukan banyak penyelewengan. Yaitu diantaranya setelah dilakukan pemeriksaan tanggal kuitansi yang ada pada pembayaran kartu piutang, kuitansi yang diberikan kepada konsumen dan dengan kuitansi yang ada pada channel terdapat perbedaan. Atau setelah dilakukan survey audit, sering sekali kuitansi yang diserahkan kepada konsumen adalah bukan kuitansi PT. ASTRAL PERMAI.
b.
Bidang Administrasi Bagian Kasir Pada Bidang Administrasi Bagian Kasir sering kali terjadi proses penggelapan atau yang pada PT. ASTRAL PERMAI disebut sebagai tindakan lapping, penggelapan ini pada umumnya petugas kasir tidak melaporkan uang angsuran yang telah dibayarkan konsumen. Atau dengan sengaja menunda atau menahan penyetoran uang angsuran yang telah
disetorkan konsumen.. Pada kolom keterangan selisih tim pemeriksa akan mengisi perihal apa saja yang membuat antara perbandingan fisik dan catatan terdapat selisih. Kertas Kerja Pemeriksaan pada bagian ini dibagi menjadi: − Kertas Kerja Pemeriksaan Kas Angsuran − Kertas Kerja Pemeriksaan Kas Pelunasan c.
Bidang Administrasi Bagian Finance. Hampir sama dengan Bidang Administrasi Bagian Kasir. Pada bagian finance umumnya selisih antara fisik dan catatan. Penyebabnya adalah ketidaktelitian bagian kas dalam menjumlahkan uang yang ada. Atau penyelewengan dana juga sering kali terjadi pada bagian ini, yaitu pihak Bagian Kas Kecil tidak melaporkan semua kas yang telah disetorkan oleh bagian Kasir. − Kertas Kerja Pemeriksaan Kas Kecil Operasional
d.
Bidang Administrasi Collector sedang pada bidang ini, dapat ditemukan bahwa stock kuitansi terkadang berkurang tidak sesuai dengan jumlah konsumen yang ditagih, yaitu lebih sedikit dari jumlah konsumen yang ditagih. Terkadang bagian Administrasi tidak memberikan Tanda Terima Kuitansi yang sah dari PT ASTRAL PERMAI tetapi
menggantikannya
dengan kuitansi biasa. − Kertas Kerja Pemeriksaan Bagian Adm Collector Stock Kuitansi − Kertas Kerja Pemeriksaan Kuitansi
e.
Bidang General Affairs penyelewengan yang umum terjadi pada bidang ini adalah Aktiva yang seharusnya ditarik dari konsumen ternyata sudah dipindahtangankan/dijual konsumen kepada pihak ketiga. − Kertas Kerja Pemeriksaan Tarik Barang − Kertas Kerja Pemeriksaan Prosedur Tarik Barang − Kertas Kerja Pemeriksaan Memo Dinas barang Tarikan − Kertas Kerja Pemeriksaan Memo Dinas Penjualan barang Tarikan.
f.
Bidang HRD hanya terdiri Kertas Kertas Pemeriksaan Jaminan Kerja. Penyelewengan pada bagian HRD pada umumnya dapat ditemukan pegawai melakukan pemalsuan absensi dan pemalsuan jam lembur .
4. Laporan Pemeriksaan Setelah tugas pemeriksaan selesai dilaksanakan, maka pemeriksa wajib menyusun Laporan Hasil Pemeriksaan yang merupakan tanggung jawab pemeriksa. Laporan Hasil Pemeriksaan dibuat oleh tim pemeriksa apa adanya sesuai dengan kondisi objek yang diperiksa serta disusun pada Kertas Kerja Pemeriksaan yang ada. Pada PT. ASTRAL PERMAI tim pemeriksa menyajikan Laporan Hasil Pemeriksaan berisi hasil evaluasi dari kegiatan yang dilakukan dan berisi informasi yang diperoleh selama kegiatan pemeriksaan disertai dengan rekomendasirekomendasi. Berdasarkan hasil pengamatan dapat diketahui bahwa isi laporan hasil
pemeriksaan yang dibuat oleh Satuan Kerja Audit Intern telah memuat ruang lingkup dan tujuan dari pemeriksaan. Laporan hasil pemeriksaan ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu: a. Kesimpulan hasil pemeriksaan yang berisi mengenai ringkasan temuan hasil pemeriksaan. b. Rekomendasi yang berisi saran-saran perbaikan atas temuan yang ada. c. Uraian hasil pemeriksaan yang berisi langkah-langkah kerja yang dilakukan, informasi mengenai kegiatan yang dilaksanakan, dan penjelasan yang berisi tindakan-tindakan yang diambil sesuai dengan kapasitas penyelesaian masalah. Semua yang terjadi dalam pelaksanaan pemeriksaan sampai dengan pelaporan yang dituangkan dalam Kertas Kerja Pemeriksaan, berbagai kesimpulan yang dibuat oleh Satuan Kerja Audit Internal dicantumkan pada Kertas Kerja Pemeriksaan, termasuk rekomendasi-rekomendasi yang diberikan. Rekomendasi yang diberikan oleh Satuan Kerja Audit Intern adalah rokemendasi yang diharapkan dapat memperbaiki, memajukan serta membangun PT. ASTRAL PERMAI. a. Bidang Marketing Rekomendasi pertama kepada Direktur Utama adalah perlu diadakan sosialisasi pada konsumen bahwa jika melakukan pembayaran pada collector maka konsumen berhak mendapatkan kuitansi resmi dari PT. ASTRAL PERMAI dan dengan spesifikasi tertentu. Kedua konsumen diharapkan untuk menyimpan dengan baik semua kuitansi yang telah diserahkan kepada konsumen.
Rekomendasi yang ketiga adalah perlunya kehati-hatian dan ketelitian tim survey kredit, untuk mencegah konsumen tidak dapat memenuhi. kewajibannya b. Bidang Administrasi Rekomendasi yang diberikan pada Direktur Utama dari SKAI pada Bidang Administrasi baik Bagian Kasir, Finance maupun Collector pada umumnya sama, karena semua tindakan penggelapan berhubungan dengan penggelapan uang. Rekomendasi yang disarankan adalah bahwa perlu dan tidak kasus yang terjadi dilanjutkan ke proses hukum, sebagai pengganti kerugian perusahaan perlu tidaknya dilakukan penyitaan asset. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi kerugian yang terjadi. Dan terakhir adalah saran memindahkan sisa angsuran yang di lapping ke rekening Unsetteld Receivable di Kantor Pusat. c.
Bidang General Affairs Rekomendasi pada bidang General Affairs adalah menarik barang jika konsumen tidak mau melanjutkan kontrak.
d.
Bidang HRD Rekomendasi yang diberikan adalah pertama memeriksa ulang alat absen yang digunakan, jika memang alat absen yang digunakan nampaknya mudah untuk memberi peluang bagi karyawan menyelewengkan jam kerja maka perlu penggantian alat yang lebih modern dan memiliki keakuratan yang tinggi. Jika masih saja terjadi maka rekomendasi selanjutnya adalah memberikan surat peringatan kepada karyawan yang melakukan kecurangan
Dengan demikian, laporan yang dilakukan oleh pemeriksa telah disusun dengan baik, diungkapkan dan kemudian dikemukakan secara objektif sesuai dengan kebutuhan top manajemen.
C. Evaluasi Pelaksanaan Audit Internal Hasil pemeriksaan intern Satuan Kerja Audit Intern merupakan suatu proses untuk menentukan kecukupan, kefektifan serta ketepatan waktu dari berbagai tindakan yang dilakukan direktur utama terhadap berbagai temuan pemeriksaan yang dilaporkan. Satuan Kerja Audit Intern sebaiknya meninjau dan melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa temuan pemeriksaan yang dilaporkan telah dilakukan tindakan yang tepat. Dan juga tim pemeriksa harus memastikan apakah tindakan korektif telah dilakukan dan memberikan hasil yang diharapkan, ataukah objek yang diperiksa telah menerima resiko akibat tidak dilakukannya tindakan korektif atas temuan yang dilaporkan. Laporan yang telah dibuat ditujukan kepada Direktur Utama yang berisi tindak lanjut dan saran-saran perbaikan. Laporan tindak lanjut ini mengungkapkan pengawasan yang harus dilaksanakan oleh objek yang diperiksa, dan dari tindak lanjut ini Direktur Utama dapat mengetahui bagaimana Satuan Kerja Audit Intern dalam menjalankan fungsinya sebagai pengevaluasi sistem pengendalian manajemen. Pada PT. ASTRAL PERMAI tindak lanjut yang dilakukan adalah dengan meminta Laporan Lanjutan dari cabang mengenai kasus yang terjadi apakah proses penyelesaiannya berjalan sebagaimana yang telah direncanakan dan diharapkan.
Dengan demikian dapat dikatakan tindak lanjut dari pemeriksaan intern sudah mengarah pada standar pemeriksaan, dimana tujuan yang hendak dicapai dapat diwujudkan. Beberapa temuan tertentu yang dilaporkan sangat penting sehingga memerlukan tindakan segera dari manajemen. Kondisi tersebut akan terus dimonitor oleh Satuan Kerja Audit Intern hingga diselesaikan permasalahan tersebut, karena jika tidak, dapat menimbulkan berbagai akibat yang mungkin mempengaruhi perusahaan. Seperti apakah pihak-pihak yang melakukan tindakan lapping telah melakukan kewajibannya, yaitu dengan mengembalikan uang yang diambil. Atau jika ada proses hukum, tim pemeriksa akan melakukan pemantauan proses jalannya hukum kepada tersangka. Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tindak lanjut dari hasil pemeriksaan pada PT. ASTRAL PERMAI telah dilakukan tindakan yang sesuai, dimana pemeriksa selalu memastikan apakah tindakan perbaikan telah dilaksanakan sebagai tindak lanjut proses pemeriksaan sehingga kondisi yang lebih baik dari obyek yang diperiksa dapat tercapai.
