46
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1
Sistem Pengadaan Perlengkapan Produksi pada PT. Indomo Mulia PT Indomo mulia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distribusi
peralatan
rumah tangga salah satu produk yang diimport untuk didistibusikan
tersebut antara lain adalah mesin cuci type WF 640 yang dijadikan oleh penulis sebagai objek penelitian Untuk dapat melakukan kegiatan produksinya PT Indomo Mulia harus melakukan pengadaan perlengkapan
produksi dan mengendalikan persediaan
perlengkapan produksi tersebut untuk dapat mengantisipasi permintaan yang datang diluar perencanaan perusahaan. Pada saat ini pengadaan perlengkapan produksi yang dilakukan oleh PT. Indomo Mulia masih secara manual. Dalam pengadaan perlengkapan produksi, PT. Indomo Mulia melakukan pengadaan ketika perusahaan memerlukan bahan penunjang kegiatan produksinya. PT. Indomo Mulia melakukan pengadaan perlengkapan produksi berdasarkan kebiasaan, tanpa membuat perencanaan setiap berapa periode perlengkapan produksi akan dipesan dan tidak memperhitungkan kemungkinan adanya pesanan secara mendadak dari konsumen.
47
Supplier yang ditunjuk langsung dan dipercaya oleh perusahaan, akan melakukan pengiriman sesuai jadwal yang diberikan oleh perusahaan. Perusahaan akan menghubungi supplier untuk mempercepat jadwal pengiriman atau meminta tambahan jumlah persediaan bila perusahaan mendapat pesanan secara mendadak. Pada tahun 2008, biaya yang dikeluarkan oleh PT. Indomo Mulia untuk persediaan sebesar Rp 1.680.000.000. Biaya tersebut harus dikeluarkan oleh PT. Indomo Mulia karena tidak adanya perencanaan dalam sistem pengadaan perlengkapan
produksi yang dilaksanakan dan pengendalian persediaan yang
diterapkan didalam perusahaan masih kurang optimal untuk dapat mengantisipasi kemungkinan yang akan terjadi.
4.1.1
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengadaan Perlengkapan Produksi Adapun faktor-faktor yang mendorong PT. Indomo Mulia untuk selalu
menyediaakan perlengkapan produksi, antara lain: a. Terdapatnya gedung yang bisa digunakan sebagai tempat penyimpanan perlengkapan produksi. b. Mempunyai karyawan untuk dipekerjakan dalam memelihara dan pengawasan terhadap perlengkapan produksi tersebut. c. Mengantisipasi apabila sewaktu-waktu perlengkapan produksi sulit didapat sesuai jumlah yang dibutuhkan.
48
d. Menjaga apabila sewaktu-waktu perlengkapan produksi mengalami kenaikan harga sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian.
4.1.2
Jadwal Induk Produksi (MPS) Pada tabel berikut diketahui kebutuhan bersih untuk produk mesin cuci
selama tahun 2008 Tabel 4.1 Kebutuhan bersih hasil rata-rata pemesanan baku selama tahun 2008 Bulan
Jan
Feb Mar Apr Mei Jun
Kebutuhan 250 250 240
260 240
unit unit unit
Jul
Agst Sept Okt Nov Des
250 250 260
240
250 250
260
unit unit unit unit unit
unit
unit unit
unit
Sumber : PT. Indomo Mulia
4.1.3
Struktur Produk (BOM) Gambar 4.1 BOM Mesin Cuci WF 640 Mesin Cuci WF 640 1 unit
Manual Book
Anti rat cover
Water inlet hose
1 Unit
1 Unit
4 Unit
49
4.1.4. Biaya Persediaan Biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan: a.
Biaya Pemesanan Biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam satu kali pemesanan adalah sebesar Rp 112.000.000,-. Biaya tersebut termasuk harga perlengkapan produksi, biaya transportasi, dan biaya angkut.
b.
Biaya Penyimpanan Untuk penyimpanan perusahaan juga harus mengeluarkan biaya sebesar Rp 200.000,- per bulan untuk per unit barang yang disimpan. Biaya tersebut merupakan biaya akumulasi dari biaya listrik, biaya gudang, biaya perawatan, dan biaya kerusakan. Besarnya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan merupakan hasil
akumulasi dari biaya-biaya yang termasuk didalamnya, karena perusahaan tidak bisa memberikan data untuk biaya-biaya tersebut secara terperinci kepada penulis.
4.2.
Pengadaan Persediaan dengan Menggunakan Metode MRP Setelah diketahui biaya-biaya yang dikeluarkan oleh PT. Indomo Mulia untuk
persediaan dengan sistem pengadaan yang diterapkan PT. Indomo Mulia, maka biaya tersebut akan dibandingkan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk persediaan dengan menggunakan metode-metode MRP.
50
4.2.1
Metode Lot For Lot (LFL) Metode Lot For Lot dikenal juga sebagai metode persediaan minimal. Dengan
metode LFL, pemesanan perlengkapan produksi yang dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan yang diperlukan untuk proses produksi pada periode tersebut. Metode ini mengandung resiko, yaitu jika terjasi keterlambatan dalam pengiriman perlengkapan produksi maka akan mengakibatkan terhentinya proses distribusi atau pemasaran. Dengan menggunakan metode LFL, kebutuhan perlengkapan produksi dirumuskan seperti terlihat pada tabel 4.2.
Tabel 4.2 Bagan MRP dengan menggunakan metode LFL Bulan
Jan
Kebutuhan
Feb
Mar Apr
Mei Jun
Jul
250 250
240
260
240
250
250 260
240
250
250
260
Bersih
unit unit
unit
unit
unit unit
unit unit
unit
unit
unit
unit
Rencana
250
260
240
250 250
260 12
250 240
260 240
250 250
Agst Sept Okt
Nov Des
Penerimaan unit unit
unit
unit
unit unit
unit unit
unit
unit
unit
unit
kali
Proyeksi
0
0
0
0
0
0
0
0
0
2470
Persediaan
unit unit
unit
unit
unit unit
unit
unit
unit
unit
unit
0
0
0
unit unit
Sumber : Hasil Analisis penulis Karena pemesanan sesuai dengan kebutuhan bersih pada setiap bulan, maka dengan menggunakan metode ini tidak terdapat persediaan perlengkapan produksi
51
yang menunggu untuk proses produksi. Dengan tidak adanya persediaan, perusahaan hanya mengeluarkan biaya pemesanan yang dihitung sebagai berikut: Biaya Pemesanan
= 12 x Rp 112.000.000
Biaya Penyimpanan =
= Rp 1.344.000.000 = Rp
Biaya Total Persediaan
0
= Rp 1.344.000.000
Biaya total persediaan yang dikeluarkan oleh perusahaan sebesar Rp 1.344.000.000 per tahun dengan menggunakan metode Lot For Lot, dan perusahaan dapat menghemat biaya sebesar Rp 336.000.000
4.2.2
Metode Part Periode Balancing (PPB) Metode penyeimbang sebagian periode dalam menentukan ukuran lot untuk
suatu kebutuhan material yang tidak seragam, yang bertujuan untuk suatu kebutuhan material yang tidak seragam, bertujuan untuk memperkecil biaya total persediaan. Metode ini menggunakan pendekatan sebagian periode ekonomis (economic partperiod, EPP) untuk mencari ukuran lot. Kebutuhan setiap periode diakumulasikan hingga mendekati nilai EPP. Besarnya akumulasi persediaan yang mendekati nilai EPP merupakan ukuran lot yang dapat memperkecil biaya persediaan. Nilai EPP dapat diperoleh dengan menggunakan rumus: EPP
=
Biaya Pemesanan Biaya Penyimpanan per unit per periode
52
=
Rp 112.000.000 = 560 periode-bagian Rp 200.000
Tabel 4.3 Bagan untuk menentukan ukuran lot dengan menggunakan EPP Periode
Kebutuhan
Lama penyimpanan
Periode-
Akumulasi
(periode)
bagian
periode-
1
2
3
4
5
Jan
250 unit
0
0 unit
0 unit
Jan, Feb
250 unit
1
250 unit
250 unit
Jan, Feb, Mar
240 unit
2
480 unit
730 unit
Apr
260 unit
0
0 unit
0 unit
Apr,Mei
240 unit
1
240 unit
240 unit
Apr,Mei,Jun
250 unit
2
500 unit
740 unit
Jul
250 unit
0
0 unit
0 unit
Jul, Agst
260 unit
1
260 unit
260 unit
Jul, Agst, Sept
240 unit
2
480 unit
740 unit
Okt
250 unit
0
0 unit
0 unit
Okt, Nov
250 unit
1
250 unit
250 unit
Okt, Nov, Des
260 unit
2
520 unit
770 unit
Sumber : Hasil Analisi Penulis
53
Tabel 4.3 dibuat bertujuan untuk menentukan setiap berapa periode pemesanan akan dilakukan. Pemesanan dilakukan ketika akumulasi periodenya mendekati nilai 530 periode bagian (EPP). Berdasarkan pada tabel 4.3, pemesanan dilakukan setiap tiga periode sekali. Pada periode Januari dilakukan akumulasi pemesanan untuk periode Februari dan Maret, pemesanan dilakukan kembali pada bulan April akumulasi untuk periode Mei dan Juni. Untuk periode Agustus dan September pemesanan dilakukan pada periode Juli, pemesanan terakhir untuk tahun berjalan dilakukan pada periode Oktober akumulasi periode November dan Desember. Penentuan besarnya ukuran lot dijelaskan pada tabel 4.3. Baris pertama, pemesanan dilakukan hanya untuk memenuhi periode Januari saja, sehingga tidak ada persediaan yang disimpan. Baris kedua, pemesanan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan periode Januari dan Februari, selama periode itu terdapat 250 unit (kolom 2) yang belum digunakan dan tersimpan selama 1 periode (kolom 3). Kolom 4 menunjukkan periode bagian, yang diperoleh dari besar kebutuhan dikalikan dengan lama penyimpanan (periode). Untuk memenuhi kebutuhan tiga periode sekaligus, terdapat 240 unit tambahan yang tersimpan selama 2 periode Januari, Februari, dan Maret sebanyak 730 unit. Perhitungan untuk lot berikutnya sama dengan perhitungan pada lot pertama. Untuk lot kedua dipesan sebanyak 740 unit, angka tersebut mendekati angka 560 (EPP) dibandingkan 240. Lot kedua dilakukan sekaligus untuk kebutuhan periode April, Mei, dan Juni. Untuk lot ketiga mencakup kebutuhan untuk Juli, Agustus, dan
54
September dipesan sebanyak 740 unit. Dibandingkan 250 lebih mendekati angka EPP dipesan untuk kebutuhan periode Oktober, November dan Desember. Berdasarkan perhitungan lot diatas, pemesanan pada periode Januari sebanyak 740 unit untuk memenuhi kebutuhan dua periode berikutnya. Pada periode Mei dan Juni diakumulasikan pemesanannya pada periode April sebanyak 750 unit. Sebanyak 750 unit juga dipesan pada periode Juli untuk memenuhi kebutuhan periode Agustus dan September. dan untuk periode diakhir tahun, sebanyak 760 unit dipesan pada periode Oktober untuk kebutuhan periode November dan Desember. Rencana kebutuhan perlengkapan produksi dan biaya total dapat dihitung sebagai berikut.
Tabel 4.4 Bagan MRP dengan menggunakan metode PPB Bulan
Jan
Feb
Mar Apr
Mei
Jun
Jul
Agst Sept
Okt
Nov Des
Kebutuhan
250
250
240
260
240
250
250
260
240
250
250
260
Bersih
unit
unit
unit
unit
unit
unit
unit
unit
unit
unit
unit
unit
Rencana
740
750
750
760
4
Penerimaan
unit
unit
unit
unit
kali
Proyeksi
490
240
Persediaan
unit
unit
0
490
250
unit
unit
0
Sumber : Analisis Penulis
500
240
unit
unit
0
510
260
unit
unit
0
2980 unit
55
Biaya Pemesanan
=4
x Rp 112.000.000
Biaya Penyimpanan = 2980 x Rp
200.000
Biaya Total Persediaan
= Rp 448.000.000 = Rp 596.000.000 = Rp 1.044.000.000
Dengan metode PPB, pemesanan dilakukan sebanyak 4 kali dalam setahun setiap tiga periode dan mengeluarkan biaya pemesanan sebesar Rp 448.000.000. karena pemesanan dilakukan secara akumulasi maka ada perlengkapan produksi yang disimpan sebelum proses yang mengakibatkan timbulnya biaya penyimpanan sebesar Rp 596.000.000. Dengan metode PPB yang biaya total persediaannya sebesar Rp 1.044.000.000, perusahaan dapat menghemat sebesar Rp 636.000.000 untuk waktu satu tahun.
4.2.3
Metode Periode Order Quantity (POQ) Metode kuantitas pesanan periode merupakan pengembangan dari metode
EOQ untuk jumlah permintaan yang tidak sama dalam beberapa periode. Nilai POQ dapat diperoleh dengan menggunakan rumus berikut:
Dimana : S
= Biaya Pemesanan
H
= Biaya Penyimpanan
D
= Kebutuhan Rata-rata = 3000 unit / 12 bulan = 250 unit/bln
56
Hasil perhitungan diatas berarti, pemesanan dilakukan setiap 2 periode sekali dengan jumlah pesanan sesuai dengan kebutuhan untuk 2 periode yang bersangkutan. Pada tabel 4.5 dapat dilihat perencanaan kebutuhan perlengkapan produksi dengan menggunakan metode POQ. Pada bulan Januari, pemesanan dilakukan untuk 2 periode yaitu Januari dan Februari sebanyak 500 unit. Dan akan dipesan kembali pada bulan Maret untuk 2 periode mendatang, begitu juga untuk periode-periode selanjutnya
Tabel 4.5 Bagan MRP dengan Menggunakan metode POQ Bulan Kebutuhan Bersih Rencana
Jan
Feb Mar Apr Mei Jun
250 250
240
Jul
Agst Sept Okt Nov Des
260 240 250 250
260
240
250
250
260
unit unit unit unit unit unit unit
unit
unit
unit unit unit
500
500
490
510
490
510
6
Penerimaan unit
unit
unit
unit
unit
unit
kali
Proyeksi
250
260
250
260
250
260
1530
Persediaan
unit
unit
unit
unit
unit
unit
unit
Sumber : Analisis Penulis
57
Berdasarkan tabel diatas, dalam satu tahun perusahaan melakukan pemesanan sebanyak 6 kali. Karena pemesanan dilakukan setiap 2 periode, maka ada perlengkapan produksi yang disimpan untuk persediaan periode berikutnya. Hal ini menyebabkan timbulnya biaya penyimpanan. Untuk mengetahui besarnya biaya penyimpanan, perlengkapan produksi yang tersisa pada setiap periode harus diakumulasikan terlebih dahulu. Maka akan diperoleh banyaknya unit yang disimpan (250+260+250+260+250+260 = 1530). Dan biaya-biaya untuk persdiaan akan diketahui dengan perhitungan berikut: Biaya Pemesanan
=6
x Rp 112.000.000
Biaya Penyimpanan = 1530 x Rp
200.000
Biaya Total Persediaan
= Rp 672.000.000 = Rp 306.000.000 = Rp 978.000.000
Biaya total persediaan yang dihasilkan dengan menggunakan metode POQ sebesar Rp 978.000.000. Pemesanan metode POQ lebih sering dibandingkan dengan metode PPB, namun dalam jumlah perlengkapan produksi yang disimpan metode POQ jauh lebih sedikit yang dapat memperkecil biaya penyimpanan. Dengan metode POQ, dalam satu tahun perusahaan dapat menghemat sebesar Rp 702.000.000.
58
4.2.4
Metode Economic Order Quantity (EOQ) Dengan metode kuantitas pesanan ekonomis (EOQ), diharapkan dapat
memperkecil biaya persediaan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Jumlah perlengkapan produksi yang dipesan dengan menggunakan metode ini dianggap konstans. Yaitu perlengkapan produksi yang dipesan sama banyak di setiap periode pemesanan. Untuk mendapatkan jumlah yang paling ekonomis pada setiap pemesanan, dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
EOQ =
2 DS H
Dimana : D = jumlah kebutuhan bahan baku per tahun S = biaya pemesanan (rupiah/pesanan) H = biaya penyimpanan (rupiah/unit/pertahun)
EOQ =
2(3000)(112000000 2400000
=
672.000.000.000 2.400.000
=
280.000
= 529,15 ~ 529 (dibulatkan)
59
Dari perhitungan diatas, diperoleh angka 529 sebagai jumlah pemesanan yang paling ekonomis. Pada tabel 4.6 dapat dilihat, pemesanan dilakukan setiap 2 periode sekali. Karena jumlah kebutuhan periode Januari dan Februari dapat terpenuhi dengan satu kali pemesanan, walaupun ada kelebihan perlengkapan produksi pada periode Februari. Kelebihan tersebut dapat digunakan pada periode-periode berikutnya. Pada periode November jumlah pesanan sebanyak 529 saja, karena terdapat kelebihan pada periode sebelumnya yang dapat memenuhi kebutuhan untuk periode November dan Desember. Dari tabel tersebut dapat diketahui berapa banyak pemesanan dilakukan dan berapa banyak perlengkapan produksi yang disimpan, dan biaya persediaan dapat dihitung dengan perhitungan yang dapat dilihat dibawah tabel.
Tabel 4.6 Bagan MRP dengan menggunakan model EOQ Bulan
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul
Kebutuhan
250 250
240
260
240
250
250 260
240
250
250
260
Bersih
unit unit unit
unit
unit
unit unit unit
unit
unit
unit
unit
Rencana
529
529
529
529
529
529
6
Penerimaan
unit
unit
unit
unit
unit
unit
kali
Proyeksi
279 29
318
Persediaan
unit unit unit
58
347
97
376 116
405
155
279
2459
unit
unit
unit unit unit
unit
unit
unit
unit
Sumber : Analisis Penulis
Agst Sept Okt Nov Des
60
Biaya total persediaan dapat dihitung sebagai berikut : Biaya Penyimpanan (Total Inventory Coast) =
=
EOQ H 2 529 24000 2
= Rp 634.980.315
Biaya Pemesanan =
=
D S EOQ 3000 112000000 529
= Rp 634.980.315
Total biaya persediaan = Rp 634.980.315 + Rp 634.980.315 = Rp. 1.269.960.630 Dengan kuantitas pemesanan yang sama dengan metode POQ, pada metode EPQ perlengkapan produksi yang disimpan lebih banyak yang mengakibatkan biaya penyimpanan yang dikeluarkan oleh perusahaan lebih besar. Namun dengan metode EOQ perusahaan masih bisa menghemat biaya total persediaan sebesar Rp 1.680.000.000 - Rp 1.269.960.630 = Rp 410.039.370 selama satu tahun.
61
4.3.
Hasil Perhitungan Dengan Menggunakan Metode MRP
Dari metode-metode yang digunakan, setiap metode diketahui berapa biaya persediaan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Pada setiap metode-metode MRP mempunyai hasil yang berbeda-beda, dan dari empat metode MRP ringkasan hasil perhitungannya dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.7 Ringkasan Biaya Total Persediaan dengan Metode LFL, PPB, POQ, dan EOQ Metode Jenis Biaya LFL
PPB
POQ
EOQ
Biaya Pemesanan
Rp 1.344.000.000 Rp
448.000.000 Rp 672.000.000 Rp 634.980.315
Biaya Penyimpanan
Rp
596.000.000
Biaya Total
Rp 1.344.000.000 Rp 1.044.000.000 Rp 978.000.000 Rp 1.269.960.630
0 Rp
Rp 306.000.000 Rp
634.980.315
Sumber : Hasil Analisis Penulis
Dari tabel diatas, dapat terlihat perbedaan pada setiap metode MRP yang digunakan dan dilakukan perhitungan. Diperoleh hasil, dengan menggunakan metode POQ yang menghasilkan biaya total persediaan yang paling rendah dibandingkan dengan metode yang lainnya. Berdasarkan metode tersebut, pemesanan sebaiknya
62
dilakukan secara periodik yaitu setiap 2 periode sekali, dimana setiap pemesanan mencakup kebutuhan untuk du periode sekaligus. Dari hasil perhitungan diatas, setiap metode MRP yang digunakan menghasilkan biaya persediaan yang lebih rendah dibandingkan dengan biaya persediaan yang dikeluarkan oleh PT Indomo Mulia yang sebesar Rp 1.680.000.000. Dengan menggunakan metode POQ yang mempunyai biaya persediaan terendah dibandingkan dengan metode lain, PT Indomo Mulia bisa menghemat biaya persediaan sebesar Rp 702.000.000 dalam satu tahun (tahun 2008). Tabel 4.8 Perbandingan Biaya Total Persediaan PT. Indomo Mulia dengan Biaya Total Persediaan menggunakan Metode MRP Biaya Total
Biaya Total
Biaya Total
Persediaan dengan
yang dapat
Metode MRP
Dihemat
LFL
Rp 1.344.000.000
Rp 336.000.000
PPB
Rp 1.044.000.000
Rp 636.000.000
POQ
Rp
978.000.000
Rp 702.000.000
EOQ
Rp 1.269.960.630
Rp 410.039.370
Metode Persediaan MRP PT. Indomo Mulia
Rp 1.680.000.000
Sumber : Hasil Analisa Penulis
63
Dan ringkasan tersebut dapat dijadikan sebagai suatu pertimbangan bagi perusahaan untuk dapat meminimalkan biaya persediaan. Perusahaan juga dapat memilih metode yang paling sesuai untuk diterapkan di dalam perusahaan, karena tidak selamanya metode POQ memberikan biaya total yang paling
rendah
dibandingkan dengan metode lainnya. Hal ini tergantung dari besarnya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan juga besarnya bahan yang dibutuhkan pada setiap periodenya.
