BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
A. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media Selama melakukan kegiatan Kuliah Kerja Media (KKM) penulis ditempatkan di satu devisi yaitu Marketing Komunikasi Ekspor Public Relation. Melalui bimbingan yang baik dari Marketing Manager dan rekanrekan dari perusahaan, penulis dapat mengetahui dan mempraktikan secara langsung aktivitas Marketing Komunikasi Ekspor Public Relation meliputi peran, tugas, fungsi yang sekaligus ikut mendukung penuh kegiatan promosi dan pemasaran yang semuanya bertujuan selain untuk meningkatkan kinerja perusahaan, selling product dan mendapakan keuntungan seperti yang diharapkan pada bisnis perusahaan pada umumnya, selain itu juga meningkatkan kecepatan pelayanan yang baik di PT.JJ GLOVES INDO.
B. Bidang-Bidang yang dipelajari dan dikerjakan selama Kuliah Kerja Media Penulis memulai Kuliah Kerja Media pada tanggal 22 Maret 2016 di PT.JJ GLOVES INDO Klaten. Dalam pelaksanaanya penulis ditempatkan pada satu devisi yaitu Marketing Komunikasi Ekspor. Pada satu minggu awal Kuliah Kerja Media penulis diharuskan mengenal perusahaan seluk beluk serta mengerti semua proses yang terjadi di dalam perusahaan, seperti misalnya proses dari awal menyambut calon buyer yang datang berkunjung. PT. JJ GLOVES mempunyai agen di China, Korea dan Amerika Tugas agen
58
59
mencari buyer/costumer. Seterusnya di teruskan ke marketing komunikasi. Menurut penulis, marketing komunikasi mempunyai peran yang penting di dalam perusahaan karena merupakan jembatan penghubung antara calon buyer dengan perusahaan. Komunikasi yang dijalankan Marketing Komunikasi menjadi hal yang penting karena dapat menjadi cerminan citra dari sebuah perusahaan. Karena komunikasi
menjadi
hal
pelayanan
yang
harus
dilakukan
dalam
mempromosikan dan memasarkan produknya kepada konsumen. Proses ini dilakukan dengan tujuan agar konsumen tahu tentang produk yang dihasilkan perusahaan PT. JJ GLOVES INDO. Untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan secara detail tentang segala sesuatu kecepatan pelayanan yang telah penulis kerjakan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media di PT. JJ GLOVES INDO antara lain adalah: 1. Mempelajari jenis – jenis sarung tangan dan kegunaanya serta proses produksi sarung tangan tersebut. Praktisi Marketing Komunikasi pada PT JJ Gloves Indo perlu mempelajari tentang jenis-jenis sarung tangan secara detail hingga proses produksinya. Hal ini bertujuan agar Penulis benar-benar mampu memahami
apa
yang
perusahaan
produksi,
bagaimana
kualitas,
keunggulan, dan kegunaannya, sehingga Penulis mampu menjelaskan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari customers mengenai produk-produk tersebut.
60
Sumber : website PT. JJ Gloves Indo
Gambar 4.1 Jenis-Jenis Sarung Tangan
Sumber : tempat produksi di PT JJ Gloves Indo
Gambar 4.2 Suasana Proses Produksi
2. Mempelajari prosedur pemasaran sarung tangan. Selain itu, Praktisi Marketing Komunikasi pada PT JJ Gloves Indo juga sangat penting menguasai prosedur pemasaran karena merupakan ujung tombak perusahaan. Jadi inti kegiatan dari pemasaran yang harus dilaksanakan
yaitu bagaimana dapat memenuhi dan memuaskan
kebutuhan konsumen secara menguntungkan.
61
Selanjutnya untuk mengatasi tingkat persaingan yang semakin ketat dalam mendapatkan dan memperebutkan pangsa pasar, maka Penulis harus dapat membuat perencanaan dan strategi perusahaan dengan efisien dan efektif, satu diantaranya yaitu dalam menentukan strategi pemasaran untuk diterapkan di perusahaan sehingga perusahaan dapat survive dan berkembang. 3. Belajar menyambut calon buyer yang datang berkunjung di PT. JJ GLOVES INDO. Dalam praktik ini penulis yang diposisikan sebagai Marketing Komunikasi pada PT JJ Gloves Indo juga bertugas untuk menyambut kedatangan calon buyer sebagai tamu. Calon buyer harus diperlakukan dengan baik layaknya tamu yang kami hormati kepentinganya. Hal tersebut berkaitan dengan customer relations, dimana hubungan dengan customers perlu diperhatikan menyangkut sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak perusahaan dalam hal mendengarkan apa yang diinginkan serta diharapkan oleh calon buyer. Menyangkut pemeliharaan citra perusahaan serta menjaga hubungan baik antara pelanggan dengan perusahaan. 4. Follow up atau Tindak Lanjut Follow up menjadi satu titik point yang penting untuk marketing dimana disinilah proses merekap data costumer baru maupun yang lama yang belum Goal. Dalam arti disini Penulis belajar bagaimana seorang marketing komunikasi bisa menjadikan client menjadi buyer. Penulis
62
belajar follow up dengan contoh setelah presentasi melakukan Follow Up pada client. Agar bisa melakukan penjualan atau menjalin kerja sama. 5. Layanan Prima mengorganisir komplain via telepon Dasar pentingnya mengorganisir komplain menurut Schelling Chris Topher, Ed karena “Pelanggan yang mengeluh adalah teman baik kami,karena mereka memberikan kesempatan kepada kami untuk meningkatkan pelayanan”. Hukum Pelanggan adalah Raja seperti istilah berikut ini : “The Customer is Always Right (pelanggan selalu benar) and If The Costumer is Wrong, See Rules Number One (dan jika pelnggan salah, lihat aturan pertama (bahwa pelanggan adalah raja))”. Penulis diberi kesempatan untuk belajar dan mencoba menerima telepon dari Agen perusahaan dan menstribusikan kepada pihak intern perusahaan. Selain itu juga menampung complain, keinginan, ide-ide dan harapan konsumen.
Sumber : Foto Dokumentasi Kkm Di PT. JJ Gloves Indo
Gambar 4.3 Praktek sebagai Marketing Komunikasi Ekspor
63
6. Presentation and Promotion Presentation merupakan kegiatan marketing komunikasi yang bertujuan mempresentasikan dan mempromosikan produkperusahaan mengenai spesifikasi sarung tangan meliputi bahan, asesoris, model, dan style kepada calon buyer yang datang ke perusahaan . Penulis dapat belajar bagaimana cara mempresentasikan dengan baik produk-produk perusahaan kepada calon buyer.
Sumber: dokumentasikegiatan kkm di PT.JJ Gloves Indo
Gambar 4.4 Mendampingi staff Marketing Komunikasi Ekspor untuk Presentasi kepada calon buyer 7. Media Online (Email) Kegiatan marketing komunikasi dengan memanfaatkan media online yaitu email (surat elektronik). Dengan email, marketing dapat selalu terhubung dengan pelanggan ataupun calon pelanggan mereka secara terus menerus. Selain untuk menawarkan produk, email marketing juga dapat membuat hubungan antara pembisnis dengan para pelanggan mereka tetap terjaga dengan baik dalam jangka panjang.
64
Penulis bisa belajar cara mengkonfirmasi permintaan barang dari konsumen dan segera mendistribusikan kepada pihak internal di perusahaan. Serta menawarkan mengenai spesifikasi sarung tangan.
Sumber: dokumentasi kegiatan kkm di PT.JJ Gloves Indo
Gambar 4.5 Menginformasi permintaan barang lewat email
8. Membuat dokumen ekspor Penulis disini belajar mengenai dokumen ekspor seperti surat PO dan surat invoice. Saat buyer sudah memberikan order produksi ia juga akan memberikan surat kontrak penjualan yang biasanya akan tertulis PO, warna, quantity, harga, deskripsi, style, serta hal-hal penting lainnya.
65
Purchase Order (PO) adalah surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan berdasarkan Quotation. Surat ini sangat penting karena berisi komitmen dari pelanggan. Jika di kemudian hari pada saat kita sudah mengantarkan barang atau menyelesaikan jasa dan pelanggan menyangkalnya, maka PO ini dapat menjadi bukti. PO biasanya juga merinci bagaimana tahapan pembayaran dilakukan. Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pelanggan kita sesuai kesepakatan di PO. Invoice berisi rincian barang atau jasa dengan harga sesuai PO, tidak boleh berubah walaupun misalkan harga tersebut telah mengalami kenaikan dari supplier kita. Biasanya invoice dikirimkan kepada pelanggan dengan lampiran tanda terima barang dan faktur pajak.
66
Sumber: dokumen ekspor PT.JJ Gloves Indo
Gambar 4.6 Contoh Surat Invoice di PT.JJ GLOVES INDO
67
Sumber: dokumen ekspor PT.JJ Gloves Indo
Gambar 4.7 Contoh salah satu isi dokumen ekspor Marketing Komunikasi PT JJ GLOVES INDO
68
9. Mengkomunikasikan ke bagian internal perusahaan Komunikasi adalah salah satu tahapan dalam manajemen humas. Mencakup penyampaian rencana program kepada publik internal dan eksternal. Peran Marketing Komunikasi Ekspor di PT. JJ Gloves adalah menjadi jembatan antara calon buyer dengan perusahaan sehingga pentingnya mempunyai komunikasi yang baik. Penulis membantu mengkomunikasikan ke bagian Purchasing atau pembelian mengenai bahan-bahan yang dibutuhkan pelanggan sesuai dengan permintaan buyer.
10. Pengkoordinasian
(coordinating)
mencakup
pengaturan
struktur
kepanitiaan, pendelegasian kerja masing-masing bagian, dan penyusunan alokasi anggaran untuk masing-masing bagian. Penulis disini berkoordinasi dengan bagian PPIC ( Production Planning and Inventory Control ) mengenai status orderan buyer. Memastikan bahwa barang yang di produksi dapat tepat waktu sesuai jadwal atau deadline yang ditentukan.
11. Pengawasan adalah salah satu tahapan di manajemen humas yang merupakan kontrol atas jalanya pelaksanaan program khususnya proses produksi di PT JJ GLOVES INDO.
69
Pada PT JJ GLOVES INDO, praktisi Marketing Komunikasi juga menjalankan fungsi
manajemen pengawasan. Praktisi Marketing
Komunikasi ditugaskan untuk memantau kondisi lingkungan tempat proses produksi berlangsung, dengan melalui kamera pemantau yang dipasang
di
sudut-sudut
ruang
produksi.
Pengawasan
tersebut
dimaksudkan agar karyawan dapat tetap bekerja sesuai dengan kewajiban mereka dan sesuai dengan prosedur yang sudah ditentukan agar perusahaan tetap produktif. Dalam kegiatan KKM ini, penulis yang diposisikan sebagai Marketing Komunikasi juga membantu menjalankan fungsi pengawasan tersebut.
Sumber : kamera cctv di PT.JJ Gloves Indo
Gambar 4.8 Pengawasan Jalanya Proses Produksi
12. Pengevaluasian (evaluating) merupakan penilaian terhadap hasil kinerja program, apakah perlu dihentikan atau dilanjutkan dengan modifikasi tertentu.
70
Sumber : PT JJ Gloves Indo
Gambar 4.9 Quality Control Penulis pada tahap evaluasi ini meninjau kembali terhadap kualitas produk-produk yang akan di ekspor dan dikirimkan kepada buyer. Adapun tahap evaluasi adalah sebagai berikut : a. Produk yang telah selesai pada tahap penjahitan akan diserahkan ke bagian Marketing Komunikasi untuk melalui tahap QC (Quality Control) b. Marketing Komunikasi akan memeriksa kelayakan produk sebelum diekspor. Apabila produk terdapat cacat atau kerusakan sehingga tidak layak untuk dikirim, maka barang akan dikembalikan kepada bagian produksi sesuai dengan kebutuhan perbaikannya. c. Apabila kualitas produk sudah clear dan layak untuk diekspor, maka Marketing Komunikasi juga bertanggung jawab untuk memberikan nomor pada produk yang akan disesuaikan dengan permintaan buyer, sehingga barang tidak akan tertukar antara buyer satu dengan yang lain.
71
d. Setelah itu barang dikemas dan dimasukan kedalam container sesuai dengan negara yang dituju. Kegiatan evaluasi atau peninjauan ulang ini juga erat kaitannya dengan kepuasan pelanggan dan citra perusahaan. Dengan kualitas barang yang baik, maka akan menjadikan rasa kepuasan bagi pelanggan, rasa kepuasan itulah yang akan tumbuh menjadi TRUST bagi pelanggan terhadap perusahaan.
Melalui hal itulah diharapkan dapat merubah
pembeli menjadi pelanggan tetap. Sehingga tahap quality control sangat penting untuk menjaga kualitas produk bagi perusahaan. 13. Loading Container adalah proses pemuatan barang ekspor kedalam container atau truck angkutan. Penulis disini memastikan bahwa produk yang telah dikemas sesuai dengan nomor pemesan sudah dimuat dalam container yang akan dikirim ke negara yang dituju.
Sumber : PT. JJ Gloves Indo
Gambar 4.10 Tahap Loading Container
72
Sumber : PT. JJ Gloves Indo
Gambar 4.11 Barang yang sudah dimuat di container dan siap untuk diberangkatkan C.
Kecepatan Pelayanan Bidang Marketing Komunikasi Ekspor di PT. JJ GLOVES INDO Sangat Penting Untuk Kepuasan Pelanggan Pelayanan dan kepuasan pelanggan adalah merupakan tujuan utama dalam perusahaan karena tanpa pelanggan, perusahaan tidak akan ada. Bila pelayanan tidak menjadi prioritas utama maka akan mengakibatkan gagalnya penjualan produk sehingga menurunkan jumlah profit yang diterima.
Untuk
menciptakan
kepuasan
pelanggan
adalah
dengan
menciptakan kualitas pelayanan yang tinggi dan upaya peningkatan kualitas pelayanan harus terus dilakukan menuju tingkat yang lebih tinggi lagi. Mengenai tingkat dan kualitas pelayanan yang berkaitan erat dengan kepuasan pelanggan salah satunya adalah nilai kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan. Dengan kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan maka perusahaan akan dinilai sebagai perusahaan profesional yang tanggap dan cekatan
73
terhadap pelanggan. Hal tersebut akan menjadikan image atau citra yang positif di mata publik khususnya pada customers. Maka tidak menutup kemungkinan bahwa dengan kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan yang diupayakan oleh praktisi Marcom (Marketing Communications) pada PT. JJ GLOVES INDO, dapat melahirkan rasa trust atau kepercayaan yang mana dapat mengubah client menjadi buyer. Kecepatan pelayanan marketing ekspor pada PT. JJ GLOVES INDO, dengan cara memastikan permintaan barang oleh buyer dapat sesuai dengan waktu yang telah disepakati merupakan upaya dari praktisi marketing yang bertujuan pada kepuasan pelanggan.
D.
Kesulitan Atau Kendala Yang Dihadapi Selama Kuliah Kerja Media 1. Belum bisa beradaptasi pada minggu pertama Kuliah Kerja Media karena penulis belum terlalu mengenal karyawan dan manajemen dari PT. JJ GLOVES INDO 2. Belum bisa menghapal jenis-jenis sarung tangan dan kesulitan dalam membedakan mengenai spesifikasi sarung tangan seperti bahan, asesoris dan style karena banyak model dan jenisnya. 3. Salah dalam membuat dokumen ekspor 4. Belum fasih berkomunikasi dalam bahasa ingris kepada calon buyer 5. Masih kaku jika berhadapan kepada pihak intern perusahaan jika ada permintaan barang dari buyer.
74
E.
Cara Yang Telah Dilakukan untuk mengatasi Kesulitan Selama Kuliah Kerja Media 1. Berkenalan dengan pimpinan, manajemen dan seluruh karyawan PT. JJ Gloves Indo. 2. Penulis Bertanya dan memahami komponen bahan pembuatan sarung tangan serta menghafalkannya 3. Penulis bertanya dan belajar dari dokumen ekspor yang lama 4. Penulis meminta bantuan senior dalam berbahasa bahasa inggris 5. Penulis bertanya kepada senior cara follow up costumer lama dan baru 6. Penulis mencoba praktek bicara kepada pihak intern perusahaan mengenai permintaan barang oleh pelanggan.
F.
Kemajuan Yang Telah Ditempuh Selama Kuliah Kerja Media Banyak kemajuan yang didapat penulis selama dua bulan melakukan Kuliah Kerja Media di PT. JJ GLOVES INDO Klaten yang nantinya menjadi bekal penulis terjun kedunia kerja. Sebagai berikut : 1.
Penulis lebih akrab dengan para staff dan karyawan perusahaan dikarenakan sering bertemu dan sudah berani berkomunikasi dengan pihak intern perusahaan, juga sering bertemu pada saat makan siang dan kegiatan-kegiatan lain di luar hotel. Memang sudah seharusnya, sepantasnya dan diwajibkan kepada semua orang dan semua bagian pekerjaan di perusahaan untuk menyenangi pekerjaan melayani orang lain karena semua orang harus mampu berinteraksi, berkomunikasi dan menghadapi berbagai tipe
75
pelanggan yang meliputi rekan kerja, pimpinan dan bawahan maupun di luar perusahaan (pelanggan eksternal) yang berkunjung ke perusahaan meliputi klien,tamu,relasi dan mitra kerja. Karena setiap individu adalah makhluk sosial yang selalu membutuhkan orang lain. Oleh karena itu diperlukan pembelajaran dan pemhaman dalam membina hubungan interpersonal. 2.
Penulis sudah lebih menghafal produk-produk dari perusahaan. Ketika perusahaan memproduksi barang-barang untuk dijual maka harus menghafalkan karena dengan demikian marketing dapat memberikan kecepatan pelayanannya dari semua informasi produkproduk perusahaan kepada client.
3.
Penulis sudah dapat membuat dokumen ekspor dengan baik. Dokumen ekspor merupakan hal mutlak yang harus disiapkan dalam melakukan prosedur ekspor. Pasalnya dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai “surat jalan” keluarnya barang dari negeri satu ke negeri lainya.
4.
Penulis cukup bisa mengerti bahasa Inggris Marketing Komunikasi Ekspor Public Relation di perusahaan PT. JJ GLOVES INDO diwajibkan menguasai bahasa Ingrris karena untuk berkomunikasi dengan calon buyer dari luar negri. Pentingnya belajar bahasa Inggris sejak dini agar di dunia kerja bisa mngaplikasikanya.
5.
Penulis sudah berani follow up costumer lama dan baru.
76
Follow up imerupakan bagian dari Marketing. Bekerja sebagai follow up Anda adalah ujung tombak dari perusahaan. Hal ini bertujuan jika seorang agen pemasaran di PT. JJ GLOVES INDOsudah mendapatkan buyer-buyer di luar negeri maka tugas marketing untuk metindaklanjuti. 6.
Penulis mampu berbicara lugas kepada pihak internal perusahaan mengenai permintaan barang oleh pelanggan. Seorang Marketing Public relation harus mempunyai Maintain good communications (Memelihara komunikasi yang baik) Seorang Marketing Komunikasi Ekspor Public Relation adalah perantara anatara pimpinan dengan public, maka harus bisa membina komunikasi yang terarah danefektif.
