BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Objek Penelitian 1. Gambaran Umum Perusahaan PT Schenker Petrolog Utama adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang freight forwading yaitu perusahaan yang menjual jasa dalam kegiatan export import. Freight forwarding melayani pengiriman barang secara multimoda sehingga perusahaan ini memiliki hubungan yang penting dengan perusahaan transportasi laut, darat maupun udara, yang mana transportasi adalah hal utama yang menjadi dasar perusahaan ini dapat berjalan dengan baik agar dapat memenuhi keinginan pelanggannya. Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang jasa logistik, kegiatannya ditujukan untuk mengurus semua hal yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang baik itu melalui transportasi darat, laut maupun udara, domestik maupun internasional, yang dapat mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, sortasi, pengepakan, pengukuran, penimbangan, pengurusan penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan, klaim asuransi atas pengiriman barang serta penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan pengiriman barang-barang
56
tersebut sampai dengan diterimanya oleh pihak yang memiliki wewenang untuk itu. PT. Schenker Petrolog Utama memiliki kantor cabang di Tanjung Priok yang khusus sebagai tempat pelayanan penanganan dokumen (Document Handling Service). Pembuatan dan pengiriman dokumen export terdapat dibagian admin ocean freight export yang mana didalam departemen ini, pembuatan dokumen export terdiri dari beberapa bagian terkait mulai dari customer service, trucking dan bagian admin dokumen. Dokumen export yang diterbitkan perusahaan freight forwading meliputi Bill of Lading (B/L) yang terdiri dari Master Bill of Lading (MBL) dan House Bill of Lading (HBL), Certificate of Origin (COO) dan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) melalui Elektronic Data Interchange (EDI) 2. Visi dan Misi Visi Visi PT Schenker Petrolog Utama: Menjadi perusahaan freight forwarding dan logistik yang utama dapat diandalkan di Indonesia.
57
Misi Misi PT Schenker Petrolog Utama: a. Commitment (Komitmen) Memberikan solusi dengan menggabungkan jasa pengiriman barang dan logistik kepada customer. b. Trust (Kepercayaan) Tetap menjaga hubungan baik dan memelihara kepercayaan customer dan suppliers. c. Quality (Kualitas) Memberikan servis yang berkualitas dan dapat memberikan nilai tambah bagi customer. d. Teamwork (Kerjasama) Memiliki team yang profesional dan mau bekerjasama. e. Communication (Komunikasi) Memberikan informasi yang tepat, jelas dan akurat bagi customer dengan menggunakan sistem yang baik, membangun komunikasi dua arah yang efektif baik itu antara perusahaan dengan customer, dengan supplier, dengan vendor dan pihak-pihak lain yang terkait didalamnya. f. Innovation (Inovasi) Secara terus menerus meningkatkan dan memberikan inovasi sehingga memberikan keuntungan bagi customer.
58
g. Employees (Karyawan) Menciptakan lingkungan dimana karyawan dapat berkembang dan tumbuh. h. Shareholders (Pemegang Saham) Memberi keuntungan bagi pemegang saham dan menjunjung tinggi reputasi. i. Environment (Lingkungan) Peduli terhadap lingkungan kesehatan dan keselamatan dalam menjalani setiap aktifitas. j. Passion (Semangat) Senang melayani customer dan berusaha untuk menyentuh keinginan customer melalui pelayanan terbaik kami. 3. Produk PT Schenker Petrolog Utama terus tersebar luas dari waktu ke waktu dan hingga kini telah menjadi salah satu perusahaan freight forwarding yang terkemuka di Indonesia dengan memiliki beberapa kantor cabang yang tersebar luas di beberapa kota besar di Indonesia yang memberikan pelayanan dalam hal international transportation, custom clearance, warehousing, inland delivery dan logistic distribution. PT Schenker Petrolog Utama memiliki berbagai macam pelayanan jasa yang dapat ditawarkan untuk memenuhi kebutuhan kepada setiap customer-
59
nya. Layanan jasa yang ditawarkan PT Schenker Petrolog Utama tersebut antara lain: 1. Airfreight Jasa angkutan atau pengiriman barang dari satu tempat ke tempat yang lain dengan menggunakan moda transportasi udara dimana jenis usahanya terdiri dari export dan import. 2. Seafreight Jasa angkutan atau pengiriman barang dari satu tempat ke tempat yang lain dengan menggunakan moda transportasi laut dimana jenis usahanya terdiri dari export dan import. 3. Custom Brokerage Jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada customer untuk pengurusan jasa kepabeanan (custom clearence), dimana dalam hal ini berkaitan dengan pihak bea dan cukai untuk menunjang kelancaran proses export dan import. 4. Warehouse and Storage Jasa yang diberikan perusahaan kepada customer dengan menyewakan gudang untuk melakukan penyimpanan atau penimbunan muatan yang akan/atau telah dibongkar. 5. Relocation and Packing Jasa yang diberikan perusahaan kepada customer dengan memberikan layanan untuk menyiapkan barang-barang yang akan dikirim serta
60
penanganan pengemasan barang (packing), baik berupa barang-barang yang dianggap berbahaya (dangerous goods) maupun barang-barang yang mudah rusak selain barang-barang umum (general cargo). 6. Trucking and Distributions Jasa penyediaan truk atau transportasi untuk pengangkutan dan pengiriman dari gudang customer ke pelabuhan atau bandara maupun sebaliknya. 7. Breakbulk PT Schenker Petrolog Utama menjadi agen dari perusahaan freight forwarding yang lain. Untuk kelanjutan diproses oleh pihak perusahaan. Dalam hal menghadapi dunia persaingan bisnis dengan perusahaan jasa freight forwarding terkemuka lainnya, maka PT Schenker Petrolog Utama melakukan upaya untuk meningkatkan kualitas layanan dan melakukan efesiensi terhadap sistem kerja dalam lingkup internal perusahaan sehingga tercipta produktivitas kinerja yang maksimal dari setiap divisi yang ada di dalamnya. Untuk itu, perusahaan ini menetapkan standar untuk menjamin kepuasan konsumen dengan membuat kebijakan mutu dan sasaran mutu (ISO 9001;2000). Selain itu, dengan ISO 14001:2004 dan Sertifikat Zero Accident yang dimiliki perusahaan, semakin memantapkan kualitas dan jaminan layanan jasa yang diberikan perusahaan dalam menghadapi
61
persaingan bisnis global. Adapun kebijakan mutu yang diterapkan di PT Schenker Petrolog Utama antara lain adalah: 1. Menyajikan pelayanan jasa secara profesional untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Melaksanakan,
meningkatkan
dan
mengembangkan
sistem
manajemen mutu dengan konsisten. Sedangkan sasaran mutu yang ingin dicapai antara lain : 1. Fast (kecepatan) a. Dalam
penyelesaian
dokumen-dokumen
pengapalan
yang
disyaratkan b. Dalam penanganan pengiriman dan pengeluaran barang c. Dalam menanggapi keluhan dan penyelesaian tuntutan pelanggan d. Dalam menjawab permintaan dan penawaran baik di dalam maupun luar negeri 2. Accurate (akurat) a. Dalam penyampaian informasi.kepada semua pihak yang terkait dalam proses pengiriman barang b. Dalam pengisian data-data dalam dokumen pengapalan c. Dalam penanganan barang baik barang export maupun import 3. Safety (keamanan) Aman dalam penanganan barang dan dokumen dari tempat asal sampai ke tempat tujuan.
62
4. Trustworty (kepercayaan) Membangun dan memelihara kepercayaan hubungan yang baik dengan pelanggan, supplier, vendor dan pihak-pihak lain yang terkait di dalamnya. 5. Commitment (komitmen) Perusahaan mengembangkan pelanggan secara terintegrasi dan solusi logistik. 6. Innovation (inovaasi) Perusahaan selalu meningkatkan inovasi kinerja dalam memberikan kualitas pelayanan maksimal untuk keuntungan bagi pelanggan. 4. Quality Control Dalam Proses control di PT. Schenker Petrolog Utama dilakukan oleh department control yang dimana bertanggung jawab untuk semua masalah mengenai pelaporan export dan import, dan juga memiliki tanggung jawab pada laporan quality export dan import. Adapun fungsinya utama dari tim control adalah sebagai berikut: 1. Untuk memastikan report dari jumlah shipment dan statistic volume diterima oleh bagian accounting department sesuai dengan waktu yang telah ditentukan 2. Untuk memastikan report yang telah diinput oleh regional head office Schenker (OSP report, LCL report, NCP report) sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
63
3. Untuk menganalisis dan membantu manager department ocean untuk memberikan data quality mengenai Event Code, Late Billing, Unfinished Service Leg, Data Completenness, Acrual Cost/Income ETC. 4. Untuk memastian invoice yang masuk diterima oleh department accounting tepat waktu. 5. Untuk Mengkomplikasi laporan setiap minggunya dari coordinator dan menginformasikan ke papan informasi. 6. Untuk memasikan karyawan memliki disiplin yang tinggi dalam menginput data. 7. Untuk menyediakan data yang diinginkan oleh manajemen perusahaan. Untuk proses perhitungan pada hasil report 12 standar ocean even dilakukan beberapa tahapan yang terdiri dari: 1. Hasil report terintegrasi oleh system yang didapatkan dari jumlah shipment yang telah dikerjakan oleh masing-masing karyawan, seperti berikut ini:
Dimana standar dari warna merah, kuning dan hijau adalah standar yang sudah ditetapkan oleh regional head office: a. Warna hijau yang berarti sudah 100 persen
64
b. Warna kuning pencapaian diantara 90% dengan 100% c. Warna merah pencapaian berada dibawah 90% 2. Kemudian dilakukan proses perhitungan rata-rata yang dilakukan oleh regional head office dengan standar seperti dibawah ini: a. Untuk export dengan formula :
Dimana rata-rata penginputan setiap user dibagi dengan shipment yang terlah dikerjakan pada export. b. Untuk import dengan formula :
Dimana rata-rata penginputan setiap user dibagi dengan shipment yang terlah dikerjakan pada import. 3. Regional head office memberikan report kemasing-masing tim control setiap negara setiap bulannya seperti contoh dibawah ini :
4. Menghitung kalkulasi KPI (Key Performance Indicator) karyawan dengan formula dibawah ini :
65
Dimana pembagian rata-rata dilakan dari rata-rata even yang diinput dengan rata-rata jumlah shipment export, untuk import dengan formula yang sama. B. Pencapaian Global data Quality Monitoring Report Terhadap KPI karyawan dengan metode Lean Six Sigma Untuk memecahkan masalah dalam penelitian ini, model pemecahan masalah yang digunakan adalah Lean Six Sigma (DMAIC model), yaitu salah satu metode yang digunakan dengan cacat (defect)/penyimpangan kurang dari 3.4
penyimpangan
setiap
1
juta
kesempatan
(Defect
per
Million
Opportunities), dalam setiap proses jasanya. Jadi Six Sigma merupakan suatu metode atau teknik pengendalian dan peningkatan kualitas yang merupakan terobosan baru dalam bidang manajemen kualitas. dalam istilah six sigma, penekanannnya adalah menemukan dan mentargetkan solusi-solusi untuk faktor-faktor “vital” (X) yang menyebabkan masalah atau kerugian (Y). jadi mayoritas proyek Six Sigma adalah usaha perbaikan proses. Tujuan
dari
metode
ini
adalah
peningkatan
kapabilitas
proses,
pengendalian proses, dan peningkatan secara terus menerus (continual improvement) untuk mencapai kualitas yang baik. Tahap-tahap pemecahan masalah dengan metode Six Sigma terdiri dari lima tahap yaitu dengan menggunakan metode DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Dimana metode DMAIC dapat membantu untuk merumuskan/mendefinisikan masalah yang ada dalam bagian controling , mengukur seberapa besar tingkat
66
pencapaian dari quality data monitoring report, menganilisis hal apa saja yang perlu dilakukan perbaikan, dan membuat strategy perbaikan agar terdapat peningkatan pencapaian dari global data quality monitoring report sehingga dapat memperbaiki tingkat pencapaian KPI karyawan.. 1. Define (Merumuskan Masalah) Tahap pertama yang dilakukan dalam metode Six Sigma DMAIC methodology yaitu define, tahap ini yaitu tahap mendefinisikan masalah yang ada di department Quality Control dapat diketahui dengan melakukan beberapa tahap yaitu: 1. Project Charter, project charter dari department Quality Control adalah sebagai berikut: • Business Case: Tidak tercapainya standar quality yang telah ditetapkan oleh regional Head OffIce bahwa semua even code harus mencapai 100% (berwarna hijau) yang dapat dilihat dalam tabel dibawah ini: Tabel 4.1 Global data Monitoring Report Export Oktober 2014 – Maret 2015 BULAN Oktober November Desember Januari
CBK 91.98 90.10
PUP/SDV 96.79 94.69
CGD 89.38 90.10
REW 94.99 98.31
BKD 100. 100
ETD 97.76 100
ETA 100 100
ETF 88.78 88.89
92.5 89.5
93.5 92.1
91.12 90.1
95.67 96.2
100 100
100 100
100 98.14
90.1 80.57
67
Lanjutan Tabel 4.1 Global data Monitoring Report Export Oktober 2014 – Maret 2015 BULAN Februari Maret
CBK
PUP/SDV
CGD
REW
BKD
ETD
ETA
ETF
90.15 89.5
91.13 93.5
87.5 88.5
94.3 95.00
100 100
96.5 95.00
100 100
85.25 85.00
Note : 9. CBK (Customer Booking) 10. BKD (Booking Delivery) 11. PUP (Pick Up) dan SDV (Self Delivery) 12. REW ( Cargo Receive at Warehouse) 13. CGD (Closing Warehouse atau Cutt Of CY) 14. ETD (Estimate Time Departure) 15. ETA (Estimate Time Arrival Port of Discharger) 16. ETF (Estimate Time arrival to Final Destination) (Sumber: Quality Control Regional Head Office PT. Schenker Petrolog Utama) Tabel 4.2 Global Data Monitoring Ocean Import oktober 2014–maret 2015 ARR RIW CCD/DRD POD/SPC BULAN Oktober 88.32 28.21 95.44 47.01 94.34 78.49 96.23 93.58 November Desember 92.25 60.25 97.23 85.27 Januari 94.23 80.28 89.2 88.76 Februari 89.25 76.25 90.12 90.12 Maret 85.00 80.00 90.00 85.00 Note : 5. ARR (Actual Arrive) 6. RIW (Received at Final Import Warehouse) 7. CCD/DRD (Customs Cleared/Document Release) 8. POD/SPC (Pick up Delivery/Self Pick Up) (Sumber: Quality Control Regional Head Office PT. Schenker Petrolog Utama)
• Problem Statement: Hanya even code BKD (Booking Delivery) yang memenuhi standar quality (tercapai 100 %) dan even code yang lainnya masih berwarna kuning dan merah yang dapat kita lihat dalam tabel 4.1 dan tabel 4.2.
68
• Goal Statement Memperbaiki pencapaian data quality report dengan membuat suatu strategi perbaikan sehingga adanya perubahan tingkat pencapaian seluruh even code dan dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan • Project Scope - In scope :Document validation, Template standardization , Report process, Staff awarenesss, Operation process update, - Out scope HSE Requirements, Out site area 2. SIPOC (Supplier. Input, Process, Output, Costumer) Proses quality report yang dilakukan dapat dilihat dari proses di bawah ini: Tabel 4.3 SIPOC Quality Report Supplier QC Lead
Input Poster Quality Policy dan Quality Objectives
Process Output Customer Menerapkan Quality Poster Quality Operation Policy dan Quality Policy dan Team Objectives. Quality Objectives
Operation Team
SOP dan WI
Menulis, menyetujui, Persetujuan SOP Operation menerapkan prosedur dan WI Team inti dan menyimpan di dalam database/penyimpana n lainnya.
HRD dan Training Operation Proses Team
Proses Pelatihan
69
Record Training
Operation Team
Tabel Lanjutan 4.4 SIPOC Quality Report Supplier HRD dan Operation Team
Input Struktur Organisasi dan Job Descriptions
Process Mengkomunikasikan dan mengambarkan dengan jelas Tanggung jawab dan wewenangg pada semua level.
Output Customer Struktur Operation Organisasi Team dan Job Descriptions
Operation Team
Regular Briefing/Meeti ng
Melakukan Minutes Komunikasi Internal Meeting pada semua level (MOM)
Of Operation Team
Senior Managem ent
Annual Management Review Meeting
Melakukan secara Minutes regular tinjauan Meeting Manajemen (MOM)
Of Senior Management dan Operation Team
QC Lead
Melakukan pengukuran quality control
Mendokumentasikan Monitoring dan report menginformasikan pengukuran even code
Operation Team
Operation Team
Operational Performance
Operation Team dan OPM Lead
PI Advisor dan Operation Team
Improvement Initiative
menetapkan melakukan pengukuran pencapaian mengadakan Improvement Workshop
dan KPI Report
Project Charter
Operation Team
(Sumber: Quality Control – Operation Department PT.Schenker Petrolog Utama)
70
3. VOB & CTB Voice Of the Business (VOB) dan Critical to Business (CTB) dari department quality control adalah sebagai berikut: Tabel 4.4 VOB & CTB di Quality Assurance Department Business Verbatim Quality Control Kita tidak sepenuhnya department memenuhi semua standar quality yang telah ditetapkan oleh regional Head Office
Key issue/CTB Memperbaiki pencapaian peningkatan kesesuaian yang telah disyaratkan oleh regional Head Office
(Sumber: Quality Control Department PT. Schenker Petrolog Utama) Dari VOB dan CTB diatas dapat dirumuskan bahwa masalah yang ada di Department quality control adalah tidak sepenuhnya persyaratan quality yang telah ditetapkan oleh regional head office bisa tercapai oleh Divisi Export dan Import di PT. Schenker Petrolog Utama. Dari Ketiga Tahapan diatas untuk memilih masalah-masalah utama dapat kita gambarkan dalam bentuk diagram Pareto untuk melihat klasifikisi urutan tertinggi hingga terendah. Selain itu, Diagram pareto ini mengambarkan bahwa 20% penyebab bertanggungjawab terhadap 80% masalah yang muncul atau sebaliknya. Langkah-langkah Pembuatan Diagram Pareto dalam pengukuran tingkat pencapaian global data quality monitoring report adalah seperti berikut: 1. Membuat Tabel rata-rata jumlah ketidaksesuaian dengan persentase kumulatif dari total pencapaian global data quality monitoring report
71
ocean export dan import dari nilai tertinggi sampai terendah dapat dilihat dalam tabel berikut : Tabel 4.5 Persentase Global Data Monitoring Ocean Export dan Import oktober 2014–maret 2015 NO Even Code Okt 1 BKD 100.00% 2 ETA 100% 3 ETD 97.76% 4 REW 94.99% 5 PUP/SDV 96.79% CCD/DRD 95.44% 6 7 CBK 91.98% 8 ARR 88.32% 9 CGD 95.44% 10 ETF 88.78% 11 POD/SPC 47.01% 12 RIW 28.21% JUMLAH
Nov 100% 100% 100% 98.31% 94.69% 96.23% 90.10% 94.34% 96.23% 88.89% 93.58% 78.49%
Des Jan 100% 100% 100% 98.14% 100% 100% 95.67% 96.20% 93.50% 92.10% 97.23% 89.20% 92.50% 89.50% 92.25% 94.23% 97.23% 89.20% 90.10% 80.57% 85.27% 88.76% 60.25% 80.28% Jumh
Feb 100% 100% 96.50% 94.30% 91.13% 90.12% 90.15% 89.25% 90.12% 85.25% 90.12% 76.25%
Persentase Persentase Mar Rata-Rata Pencapaian Keseluruhan Kumulatif 100% 100.00% 9.21% 9.21% 100% 99.69% 9.18% 18.39% 95.00% 98.21% 9.04% 27.43% 95.00% 95.75% 8.81% 36.24% 93.50% 93.62% 8.62% 44.86% 90.00% 93.04% 8.57% 53.43% 89.50% 90.62% 8.34% 61.77% 85.00% 90.57% 8.34% 70.11% 90.00% 89.45% 8.23% 78.34% 85.00% 86.43% 7.96% 86.30% 85.00% 81.62% 7.51% 93.81% 67.25% 6.19% 100.00% 1086.24% 100.00%
2. Membuat Diagram Pareto dari nilai total dan persentase nilai kumulatif, adapun diagram pareto tersebut dapat dilihat dalam diagram dibawah ini : Diagram 4.1 Diagram Pareto Tingakat Pencapaian even Code Export dan Import di PT.Schenker Petrolog Utama
Note: 1. RIW (Received at Final Import Warehouse) 2. POD/SPC (Pick up Delivery/Self Pick Up) 72
3. ETF (Estimate Time arrival to Final Destination) 4. CGD (Closing Warehouse atau Cutt Of CY) 5. ARR (Actual Arrive) 6. CBK (Customer Booking) 7. CCD/DRD (Customs Cleared/Document Release) 8. PUP (Pick Up) dan SDV (Self Delivery) 9. REW ( Cargo Receive at Warehouse) 10. ETD (Estimate Time Departure) 11. ETA (Estimate Time Arrival Port of Discharger) 12. BKD (Booking Delivery)
Dilihat dari diagram pareto diatas dapat kita simpulkan bahwa yang menjadi akar permasalahan atau 80 persen yang menyebabkan rendahnya tingkat pencapaian even code adalah RIW (Received at Final Import Warehouse). POD/SPC (Pick up Delivery) dan ETF (Estimate time arrival to final Destination) 2. Measure (Pengukuran) Tahap kedua yang dilakukan dalam metode Six Sigma DMAIC methodology yaitu measure (pengukuran).
Pengukuran dilakukan 2
tahap yaitu pengukuran tingkat pencapain even code dan kedua pengukuran tingkat pencapaian KPI karyawan. A. Pengukuran dilakukan dengan Mengukur even code apa saja dari persyaratan quality dalam 12 standar ocean even yang tidak terpenuhi oleh Divisi Ocean PT. Schenker Petrolog Utama.
73
Adapun hasil pengukuran tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 4.6 Global Data Monitoring Ocean Export oktober 2014 – maret 2015 BULAN Oktober November
CBK 91.98 90.10
PUP/SDV 96.79 94.69
CGD 89.38 90.10
REW 94.99 98.31
BKD 100 100
ETD 97.76 100
ETA 100 100
ETF 88.78 88.89
Desember
92.5
93.5
91.12
95.67
100
100
100
90.1
Januari
89.5
92.1
90.1
96.2
100
100
98.14
80.57
Februari
90.15
91.13
87.5
94.3
100
96.5
100
85.25
Maret 89.5 93.5 88.5 95.00 100 95.00 100 85.00 Note: 1. CBK (Customer Booking) 2. BKD (Booking Delivery) 3. PUP (Pick Up) dan SDV (Self Delivery) 4. REW ( Cargo Receive at Warehouse) 5. CGD (Closing Warehouse atau Cutt Of CY) 6. ETD (Estimate Time Departure) 7. ETA (Estimate Time Arrival Port of Discharger) 8. ETF (Estimate Time arrival to Final Destination) (Sumber: Quality Control Regional Head Office PT. Schenker Petrolog Utama)
Berdasarkan dari tabel diatas hanya even code BKD saja yang memenuhi target 100 persen atau berwarna hijau, sedangkan CBK, PUP, CGD, REW, ETD, ETA, ETF banyak yang berwarna kuning dan bahkan berwarna merah itu tandanya, masih banyak even code yang tidak memenuhi standar quality yang telah ditetapkan. Dan Berikut tabel ocean import dari bulan Oktober 2014 sampai maret 2015 Tabel 4.7 Global Data Monitoring Ocean Import oktober 2014–maret 2015 BULAN Oktober November
ARR
RIW
CCD/DRD
POD/SPC
88.32 94.34
28.21 78.49
95.44 96.23
47.01 93.58
Desember
92.25
60.25
97.23
85.27
Januari
94.23
80.28
89.2
88.76
Februari Maret
89.25 85.00
76.25 80.00
90.12 90.00
90.12 85.00
Note: 1. 2.
ARR (Actual Arrive) RIW (Received at Final Import Warehouse)
74
CCD/DRD (Customs Cleared/Document Release) POD/SPC (Pick up Delivery/Self Pick Up) (Sumber: Quality Control Regional Head Office PT. Schenker Petrolog Utama) 3. 4.
Berdasarkan tabel diatas terlihat bahwa untuk ocean import kondisi report sangat buruk karena semua even code berwarna merah (dibawah standar) dan kuning (diatas rata-rata). Kemudian kita akan melakukan proses pengukuran pada proses yang digunakan dalam pengukuran tingat pencapaian global data quality monitoring report export dan import. maka kita menghitung indeks kemampuan proses untuk suatu produk/jasa yang di produksi. Hasil CPK (Process Capability) dapat kita gunakan untuk menganalisis seberapa besar apakah proses tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Formula untuk mencari CPK minimum adalah:
Batas Spesifikasi Bawah MinimumBatas Spesifikasi Atas = − Χ, Χ − CPK 3σ 3σ Dimana X = Rata-rata proses σ = Standar deviasi populasi proses Standar deviasi dapat dihitung dengan: σ = R / d2 Dimana R = Nilai range dari nilai terbesar – nilai terkecil d2 = Nilai Konstan yang tergantung dari jumlah subgroup n, nilai didapatkan dari tabel, adapun nilai d2 dari jumlah n adalah 2.534 Adapun tabel pengukuran untuk mengetahui nilai R dan X adalah: 75
Tabel 4.8 Pengukuran Nilai R dan X rata-rata NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Even Code Okt CBK 91.98% BKD 100.00% PUP/SDV 96.79% REW 94.99% CGD 89.38% ETD 97.76% ETA 100% ETF 88.78% ARR 88.32% RIW 28.21% CCD/DRD 95.44% POD/SPC 47.01%
Nov 90.10% 100% 94.69% 98.31% 90.10% 100% 100% 88.89% 94.34% 78.49% 96.23% 93.58%
Des 92.50% 100% 93.50% 95.67% 91.12% 100% 100% 90.10% 92.25% 60.25% 97.23% 85.27%
Dimana :
Jan 89.50% 100% 92.10% 96.20% 90.10% 100% 98.14% 80.57% 94.23% 80.28% 89.20% 88.76%
Feb 90.15% 100% 91.13% 94.30% 87.50% 96.50% 100% 85.25% 89.25% 76.25% 90.12% 90.12%
Mar 89.50% 100% 93.50% 95.00% 88.50% 95.00% 100% 85.00% 85.00% 80.00% 90.00% 85.00%
Max 92.50% 100.00% 96.79% 98.31% 91.12% 100.00% 100.00% 90.10% 94.34% 80.28% 97.23% 93.58%
Min 89.50% 100.00% 91.13% 94.30% 87.50% 95.00% 98.14% 80.57% 85.00% 28.21% 89.20% 47.01%
AVERAGE
R 3.00% 0.00% 5.66% 4.01% 3.62% 5.00% 1.86% 9.53% 9.34% 52.07% 8.03% 46.57% 12.39%
X 90.62% 100.00% 93.62% 95.75% 89.45% 98.21% 99.69% 86.43% 90.57% 67.25% 93.04% 81.62% 90.52%
•
Harapan dari perusahaan memenuhi standar 100%, < 90%
•
standar Deviasi adalah 12.39 / 2.534 = 4.89
•
CPK = Min{((100%-90.52%)/(3x4.89)) or ((90.52%-90%/(3x4.89))} = Min {(9.48/14.67) or (62.31% or (0.52/14.67) } = Min 0.64 or 0.035 Dari perhitungan diatas dapat kita hitung bahwa CPK < 1 maka Proses kurang baik dan perlu dilakukannya perbaikan atau dapat kita lihat dalam grafik dibawah ini Grafik 4.1 Peta Atribut CPK
Note; 1. CBK (Customer Booking) 2. BKD (Booking Delivery)
76
3. PUP (Pick Up) dan SDV (Self Delivery) 4. REW ( Cargo Receive at Warehouse) 5. CGD (Closing Warehouse atau Cutt Of CY) 6. ETD (Estimate Time Departure) 7. ETA (Estimate Time Arrival Port of Discharger) 8. ETF (Estimate Time arrival to Final Destination) 9. ARR (Actual Arrive) 10. RIW (Received at Final Import Warehouse) 11. CCD/DRD (Customs Cleared/Document Release) 12. POD/SPC (Pick up Delivery/Self Pick Up)
Dari grafik diatas dapat kita simpulkan bahwa masih banyak pencapain dibawah rata-rata <90% yaitu : CGD (Closing Warehouse atau Cutt Of CY), ETF (Estimate Time arrival to Final Destination), RIW (Received at Final Import Warehouse), dan POD/SPC (Pick up Delivery/Self Pick Up). Dan proses ini perlu dilakukan perbaikan karena hasil perhitungan CPK < 1. Untuk mengentahui berapa banyak standar yang menyimpang langkah selanjutnya adalah menghitung nilai Z dan melihat kurva distnormalnya. Dimana Nilai Z (Normdist) dihitung dengan rumus sebagai berikut: Z = ( X – Mean) / Std. Deviasi Dimana X = nilai minimum = 90% Mean (rata-rata nilai X) = 90.52% Std Deviasi dalam penelitian ini = 4.89 Sehingga nilai Z = (90%-90.52%)/ 4.89 = -0.10634 Normsdist (Z) = Normsdist (-0.10634) (dihitung melalui excel) dengan cara seperti dibawah ini :
Dari perhitungan diatas didapatkan hasil nomsdist (Z) sebesar 0.45766 atau 45.76%, ini menunjukan bahwa 45.76% total even code belum 77
mencapai dari standar minimum atau hampir separuh data kurang dari standar minimum yaitu 90% , dan ini perlu dilakukan perbaikan agar terjadi peningkatan pencapaian even code dalam global data quality monitoring report. B. Mengukur Tingkat KPI karyawan dengan formula :
Dilakukan dalam sebuah sistem yang internal schenker Manajemen Proses Kerja (PMP) Didapatkan hasil dalam tabel dibawah ini: Tabel 4.9 Tingkat Pencapaian Even Code terhadap KPI karyawan pada tahun 2014 di PT. Schenker Petrolog Utama EVENT CODE (Export dan Import )
Pencapaian ID 94.5 93.7 96.3 97.4 95.2 95.9 91.3 92.5 95.5 91.2 95 92.3 95.3 95.2 99.4 99.5 94 99.9 90 94 89 98 93 92 1128.5 1141.6 100% 100% 94.04% 95.13%
JKT JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC Target Penginputan Persentase Performance
(Sumber: HR Deparment PT. Schenker Petrolog Utama)
78
Dilihat dari hasil pencapaian performance karyawan secara keseluruhan sudah hampir mencapai target yaitu 100 %. Akan tetapi tetap saja harus dilakukan perbaikan agar target kinerja karyawan semakin meningkat dan hal ini akan memperuhi hasil akhir dalam pemberian bonus kerja karyawan setiap tahunnya. 3. Analyze (Analisis) Tahap ketiga yang dilakukan dalam metode Six Sigma DMAIC methodology yaitu Analyze (analisis). Dalam tahap ini, analisis yang dilakukan dengan menggunakan Gap Analisis, CPK dan Fishbone Diagram dimana hasil data quality report dianalisis. Berikut ini adalah 12 standar even code yang disyaratkan dalam quality report Tabel 4. 10 Persyaratan 12 standar Ocen Even Code 12 Standard Ocean Even Code
Requirements
A. 8 Standard Ocean Even Code Export Karyawan pada saat pertama kali menerima shipping instruction dari shipper sebelum melakukan proses booking (pemesanan) kapal 1. CBK (Customer Booking) untuk kegiatan export harus menginput kedalam system dengan code CBK dan sesuai dengan waktu pada saat konsumen melakukan proses pemesanan (booking) untuk kegiatan ekspor Pada waktu melakukan proses booking kapal 2. BKD (Booking Delivery) untuk kegiatan ekspor kepada pihak liner atau carrier, karyawan harus memastikan kode input BKD langsung otomatis terinput kedalam system Karyawan harus mengupdate waktu aktual dari 3. PUP (Pick Up) dan SDV pihak trucking melakukan proses pick up cargo (Self Delivery) atau waktu shipper melakukan sendiri proses stuffingnya
79
Tabel Lanjutan IV. 5 Persyaratan 12 standar Ocen Even Code Standar 4. REW ( Cargo Receive at Warehouse) atau CY (Container Yard) 5. CGD (Closing Warehouse atau Cutt Of CY) 6. ETD (Estimate Departure)
Time
7. ETA (Estimate Time Arrival Port of Discharger)
8. ETF (Estimate Time arrival to Final Destination)
Requirment Setelah melakukan proses PUP karyawan harus menginput waktu actual dari container masuk kedalam kawasan eksport atau terminal peti kemas Setelah menginput REW karyawan harus menginput batas waktu masuk cargo kedalam gudang atau kedalam terminal CY Kemudian karyawan harus menginput waktu ETD yang disesuaikan berdasarkan booking confirmation yang diterima Kemudian karyawan menginput waktu estimasi kapal tiba di pelabuhan tujuan negara ekspor Dan yang terakhir karyawan harus menginput waktu tiba cargo yang di ekport digudang konsumen atau negara tujuan
B. 4 Standard Ocean Even Code import
Requirement
Karyawan harus menginput waktu actual pertama kali kapal tiba di negara tujuan import (Indonesia) Setelah kapal tiba kemudian karyawan 2. RIW (Received at Final menginput waktu penerimaan barang bagian Import Warehouse) import ke gudang LCL (Load Container Less) atau Terminal FCL (Full Container Load) Kemudia karyawan memproses dokumen DO 3. CCD/DRD (Customs (Delivery Order) dan menginput actual waktu Cleared/Document DO itu diterbitkan ke konsumen untuk proses Release) mengeluarkan barang Kemudian setelah DO terbit, even code yang harus diinput oleh karyawan adalah POD atau 4. POD/SPC (Pick up SPC yaitu waktu shipper mengeluarkan barang Delivery/Self Pick Up) dari CY atau pihak forwarder yang melakukan proses mengeluarkan container. (Sumber: Quality Control Department PT.Schenker Petrolog Utama) 1. ARR (Actual Arrive)
Berdasarkan standar di atas, penulis melakukan internal audit. Setelah dilakukan
proses
internal
audit,
80
penulis
menemukan
beberapa
ketidaksesuain standar dengan implementasinya. Sehingga ketidaksesuaian ini dianalisis menggunakan gap analysis. Adapun hasil dari gap analysis dapat dilihat dalam tabel dibawah ini: Tabel 4.11 Gap Analysis 12 Standard Ocean Even Code Export 1. CBK (Customer Booking) • Karyawan pada saat pertama kali menerima shipping instruction dari shipper sebelum melakukan proses booking (pemesanan) kapal untuk kegiatan export harus menginput kedalam system dengan code CBK dan sesuai dengan waktu pada saat konsumen melakukan proses pemesanan (booking) untuk kegiatan ekspor 2. BKD (Booking Delivery) • Pada waktu melakukan proses booking kapal untuk kegiatan ekspor kepada pihak liner atau carrier, karyawan harus memastikan kode input BKD langsung otomatis terinput kedalam system 3. PUP (Pick Up) dan SDV (Self Delivery) • Karyawan harus mengupdate waktu aktual dari pihak trucking melakukan proses pick up cargo atau waktu shipper melakukan sendiri proses stuffingnya
Current Condition As is Karyawan pertama kali menerima booking langsung proses BKD tanpa menginput CBK terlebih dahulu (66.67% in progress dan 33.33% failed)
Karyawan sudah 100 persen mencapai standar quality yang ditentukan
Karyawan tidak mengupdate sesuai dengan actual pada saat melakukan proses atau lebih dari 3 hari dari kegiatan pickup/SDV sehingga terjadi keterlambatan penginputan
4. REW ( Cargo Receive at Warehouse) • Setelah melakukan proses PUP karyawan harus menginput waktu actual dari container masuk Karyawan melakukan proses penginputan tidak sesuai kedalam kawasan eksport atau terminal dengan urutan yang telah distandarkan. 5. CGD (Closing Warehouse atau Cutt Of CY) Karyawan melakukan proses • Setelah menginput REW karyawan harus menginputan setelah melewati menginput batas waktu masuk cargo kedalam batas waktu sehingga terjadi gudang atau kedalam terminal CY keterlambatan
6. ETD (Estimate Time Departure) • Kemudian karyawan harus menginput Karyawan terlambat waktu ETD yang disesuaikan berdasarkan menginput ETD setelah booking confirmation yang diterima kapal berangkat
81
Tabel Lanjutan IV.6 Gap Analysis 12 Standard Ocean Even Code Export
Current Condition As is
7. ETA (Estimate Time Arrival Port of Discharger) • Kemudian karyawan menginput waktu estimasi kapal tiba di pelabuhan tujuan negara ekspor
Karyawan melewatkan proses penginputan ETA yang dimana harus input manual.
8. ETF (Estimate Time arrival to Final Destination)
Terjadi keterlambatan dan
•
karyawan harus menginput waktu tiba cargo kesalahan penginputan ETF yang di ekport digudang konsumen atau negara dimana ETF diinput sebelum tujuan
ETA
12 Standard Ocean Even Code Export
Current Condition As is Karyawan masih ada yang
9. ARR (Actual Arrive) •
Karyawan
harus
menginput
waktu
actual
pertama kali kapal tiba di negara tujuan import (Indonesia)
ARR dan bahkan setelah DO sudah direlease dan belum terinput
10. RIW (Received at Final Import Warehouse) •
terlambat menginput even code
Karyawan 100% terlambat dan
karyawan menginput waktu penerimaan barang tidak menginput even code bagian import ke gudang LCL (Load Container RIW Less) atau Terminal FCL (Full Container Load)
11.CCD/DRD(Customs Cleared/Document Release) •
karyawan memproses dokumen DO (Delivery Karyawan tidak menginput Order) dan menginput actual waktu DO itu CCD/DRD dengan tepat waktu diterbitkan
ke
konsumen
untuk
mengeluarkan barang
sehingga terjadi keterlambatan
12. POD/SPC (Pick up Delivery/Self Pick Up) •
POD
atau
SPC
proses pada saat DO dikelurkan
yaitu
waktu
Karyawan terlamat shipper memfinishkan POD/SPC
mengeluarkan barang dari CY atau pihak sehingga even code tercatat forwarder
yang
melakukan
proses terlambat dan tidak sesuai
mengeluarkan container
dengan actual.
82
Berdasarkan kondisi yang ada dalam gap analysis di atas, kita dapat lihat bahwa masalah utama karyawan terlambat menginput dan lupa menginput, sehinga terjadi failed data pada quality data monitoring report. Dari gap analysis dan menghitung nilai CPK penyebab terjadinya banyak atribut yang keluar dari standar yang sudah ditetapkan dikarenakan oleh beberapa hal, untuk lebih jelasnya dapat kita lihat dalam diagram fishibone ( sebab akibat) berikut ini. Diagram 4.2 Diagram Fishbone. Man / Pekerja
Method Machine Kurang komunikasi
Jaringan cinternert yang lemot
Tidakfokus
System terlalu banyak
Karyawan tidak mentaati prosedur yang ditetapkan
umur
kedisiplinan
skill
ketelitian
pengalaman
Tidak terpenuhinya 12 standar even code
Kurang proakatif
Cara Pengukuran yang berubah-ubah
Pembagian kerja tidak optimal
WaktuPengkuran terlalu lama Management
Measurement
Disimpulkan bahwa yang menjadi akar permasalahan dari tidak terpenuhinya dari quality data monitoring report pada 12 standar even code adalah 1. Man / Pekerja Manusia, dalam hal ini pekerja yang terlibat langsung dengan proses kerja, mempunyai peran yang sangat penting pada proses yang dihasilkan,
83
kedisiplinan pekerja dalam waktu kerja dan mematuhi peraturan-peraturan dari standar yang sudah ditetapkan selama bekerja akan mempengaruhi hasil kerjanya. Ketelitian yang dipengaruhi oleh tingkat fokus personal karyawan ocean export dan import, bagian quality control yang mengukur dan menganalisis hasil report juga akan mempengaruhi hasil report data quality. Kemampuan dari pekerja dapat ditentukan dari lama bekerja, latihan yang diberian dan tingkat umur. Semakin lama masa kerja, semakin banyak pengalamannya akan semakin terampil dalam pekerjaannya. Umur juga mempengaruhi tingat kemampuan seseorang dalam mengingat sesuatu dan akan mempengaruhi cepat atau tidaknya memahami segala hal yang menyangkut pekerjaanya, sehingga memudahkan dalam penanganan masalah-masalah yang terjadi, dapat kita lihat pada hasil penginputan masing-masing karyawan. 2. Method Permasalahan yang terjadi tidak terpenuhinya 12 standar ocean even sangat disebabkan oleh banyaknya sistem yang digunakan oleh karyawan sangat mempengaruhi dalam melakukan suatu pekerjaan contohnya Tango, Procars, Scot, AFR Karyawan tidak mentaati prosedur yang sudah ditetapkan dimana karyawan menginput data even code tidak sesuai dengan urutan berdasarkan kegitatan dan ini menjadi hal penting dalam memenuhi standar quality yang 84
ditetapkan oleh perusahaan dimana data harus di input dengan komplit, benar dan sesuai dengan prosedur. Dan suatu komunikasi menjadi hal penting dalam mencapaian semua visi dan misi dari perusahaan, apabila kurang adanya komunikasi antar satu bagian maka tingkat tercapainya quality report tidak akan tercapai dengan baik, jika komunikasi antar bagian tercapai dengan baik, karyawan menyampaikan keluhan yang ada dan mendapatkan feedback yang baik sehingga apabila terjadi masalah dapat ditemukan suatu solusi. 3. Machine Permasalahan yang terjadi pada jaringan internet adalah kesalahan dalam memilih provider operator internet berakibat buruk pada hasil proses. Dalam hal ini, yang dapat mempengarui hasil pencapaian quality data monitoring report secara langsung ada pada jaringan internet yang digunakan. Jaringan internet yang lemot akan mempengaruhi tingkat kinerja karyawan karyawan, dimana akan banyak waktu yang terbuang sehingga produktivitas karyawan menjadi tidak baik dan menurunya kualitas kinerja karyawan dan tentu akan mempengaruhi pencapaian data quality monitoring report 4. Measurement Permasalahan yang terjadi pada pengukuran adalah lamanya waktu report yang diberikan (1 bulan) dimana karyawan melakukan pekerjaanya
85
setiap harinya dan hanya dilakukan report dalam 1 bulan sehingga kesalahan yang terjadi pada quality monitoring report akan diketahui setelah 1 bulan shipment berjalan. Dan metode pengukuran yang yang berubah-ubah membuat data yang dihasilkan memiliki perbedaan, dimana sistem yang dimiliki perusahan selalu ada update setiap harinya, dan standar yang sudah ditetapkan akan merubah mengikuti persyaratan dari regional head office. Dan tentunya ini akan mempengaruhi hasil akhir pengukuran. 5. Manajemen Permasalahan yang ada pada manajemen adalah pembagian deskripsi pekerjaan karyawan tidak jelas, dimana karyawan yang memiliki kedudukan yang sama tetapi jumlah pekerjaan yang dikerjakan tidaklah sama ada yang sampai over load dan ada yang memiliki banyak waktu luang, dan pihak manajemen tidak melakukan suatu report mengenai banyak atau tidaknya pekerjaan yang dilakukan oleh setiap karyawan maka hal ini akan mempengaruhi hasil kinerja masing – masing karyawan dan tidak adilnya dalam pemberian reward Kurang aktifnya manajemen ini dalam mempengaruhi dan memotivasi karyawan dalam melakukan suatu pekerjaanpun sangat mempengaruhi hasil akhir dari report mengenai kinerja karyawan, karena dukungan dan perhatian dari manajemen akan memberikan dampak yang positif bagi karyawan dalam melakukan suatu pekerjaan, jika manajemen semakin tidak
86
aktif maka penurunan tingkat kinerja karyawan sangat tinggi, seperti yang terlihat pada data lampiran. 4. Improve (Perbaikan) Pada tahap ini setelah melakukan proses analisis, penulis mengetahui masalah apa yang menjadi penyebab tidak terpenuhinya 100 persen standar quality monitoring report pada 12 standar even code di PT. Schenker Petrolog Utama.. Setelah itu, penulis meneruskan ke langkah berikutnya dari tahap metode Six Sigma DMAIC methodology yaitu improve, pada tahap improve ini penulis mencoba untuk menutup Gap yang ada dan melakukan langkah selanjutnya dari analisis Fishbone yang dilakukan terhadap standar yang sudah ada, untuk itu penulis melakukan proses brainstorming (bertukar pikiran) dengan bagian quality Contorl, manajer import dan export untuk menentukan bagian/area mana yang akan dilakukan perbaikan dan untuk menutup Gap yang ada. Berikut ini hasil dari proses brainstorming dan actual yang dilakukan untuk menutup Gap yang ada dan pokok permasalahan dari diagram fishbone: Tabel 4.12 Close Gap NO
1
Gap Analysis Karyawan tidak benar dalam menginput even code atau tidak sesuai dengan urutan 1-8 untuk export dan 1-4 untuk import
Close Gap PIC Print dan Tempel 12 standar even code berserta urutan even code dari yang pertama Sendy sampai yang terkahir dimeja masing-masing karyawan ( Lampiran)
87
Status
Done
Lanjutan Tabel 4.12 Close Gap NO
2
3
Gap Analysis
Close Gap Dilakukan control setiap minggunya untuk Karyawan lupa mengingatkan kembali menginput Even Code kepada karyawan untuk menginput even code ( Lampiran) Dilakuan reminder by email setiap hari agar sebagai Karwayan terlambat pengingat bahwa karyawan menginput even code harus menginput even code ( Lampiran)
PIC
QC lead
Status In Progres
Manajer In Ocean Progres Export dan Import
Status dari Close Gap terdiri dari 2 status yaitu done (berwarna hijau) yang berarti sudah berjalan atau sudah dilaksanakan dan In Progress (berwarna kuning) yang berarti belum terlaksana dikarenakan untuk menutup gapnya membutuhkan waktu dan proses yang cukup lama. Sedangkan, batas akhir penulis melakukan penelitian hanya sampai bulan Juni, sehingga tidak semua aktivitas bisa berjalan. Dari hasil proses perbaikan yang sudah dilakukan penulis melakukan langkah selanjutnya dari proses Six Sigma DMAIC Methodology yaitu tahap control. 5. Control (Pengawasan) Tahap terakhir yang dilakukan dalam metode Six Sigma DMAIC methodology yaitu control (pengawasan), dalam tahap ini penulis menyerahkan proses control pada bagian quality control. Hasil dari proses
88
improve (perbaikan) dapat terlihat bahwa adanya beberapa Gap yang sudah tertutup sehingga secara otomatis adanya peningkatan hasil data quality monitoring report pada 12 standar ocean even, karena proses perbaikan menggunakan six sigma yang dilakukan proses perbaikan terus menerus dan proses control dilakukan secara terus menerus untuk melihat adanya perbaikan peningkatan pencapaian global data quality monitoring report.
89
