BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1
Gambaran Umum PT Trakindo Utama
4.1.1 Sejarah Perusahaan PT Trakindo Utama adalah perusahaan penyalur (dealer) resmi alat-alat berat produk Caterpillar, sebuah perusahaan produsen alat berat terkemuka di dunia asal Amerika. Cakupannya meliputi industri pertambangan, minyak dan gas bumi, konstruksi, kuhutanan dan pertanian, serta power system. Selain itu, disamping sebagai dealer alat berat PT Trakindo Utama juga menyediakan jasa servis komperhensif baik maintenance, layanan purna jual, jaminan ketersediaan komponen dan penjualan komponen original Caterpillar. Selama lebih dari 40 tahun, Trakindo telah mengalami perjalanan panjang yang membanggakan untuk tumbuh dan menjadi "The Customer Services Company" yang menyediakan solusi jasa kelas dunia untuk alat berat merek Caterpillar. Produknya meliputi, dozers, excavators, whell/track loader, offhighway trucks, articulated truck, graders, scrafers, compactors, industrial engines, dan generator sets. PT Trakindo Utama didirikan pada tanggal 23 Desember 1970 oleh Achmad Hadiat Kismet Hamami, Nugroho, SH, dan Drs. Utomo Josodihardjo, dengan pertama kali berkantor pusat di Jl. Melawai VII no. 5-8 Jakarta. Selanjutnya pada 13 April 1971, secara resmi PT Trakindo Utama ditunjuk
54
55
sebagai dealer resmi Caterpillar di Indonesia. Selain itu, pada tahun yang sama Trakindo mendirikan Jatiluhur Training Center. Baru pada tahun 1973, kantor pusat PT Trakindo pindah ke Jl. Cilandak KKO, Pasar Minggu, Jakarta Selatan. Pada tahun 1992, Trakindo membangun gedung kantor baru milik sendiri di Jl. Cilandak KKO, yang sebelumnya menyewa di Cilandak Commercial Estate. Dan akhirnya ditahun 2009 Trakindo Utama - Head Office pindah kegedung baru dilokasi yang sama. Setelah lima tahun pertama, PT Trakindo Utama merintis pembukaan cabang-cabang di Medan, Palembang, Surabaya, Balikpapan, Samarinda, dan Banjarmasin. Kemudian disusul dengan pembukaan cabang-cabang di Banda Aceh, Padang, Pekanbaru, Jambi, Lampung, Pontianak, Tarakan, Makasar, Manado, Ternate dan Ambon. Saat ini Dengan organisasi berbasis-wilayah yang mencakup divisi Sumatera, Jawa, Kalimantan dan Indonesia Timur, serta lebih dari 65 kantor cabang, Trakindo senantiasa berada di dekat para pelanggan yang tersebar diseluruh Indonesia. Selama perjalanan bisnisnya Trakindo Utama telah banyak memberikan kontribusi bagi perkembangan pembangunan di Indonesia. Kontribusi yang telah diberikan oleh PT Trakindo Utama antara lain, Trakindo turut mendukung konstruksi pembangunan Tol Jagorawi, proyek jalan tol pertama di Indonesia, Trakindo turut mendukung pembangunan Bandara Internasional Soekarno-Hatta, Trakindo turut mendukung pembangunan Waduk Saguling, Trakindo mendukung pembangunan Waduk Cirat, serta Trakindo mendukung pembangunan Jalan Tol Padalarang-Cileunyi Toll Road.
56
Selain terlibat dalam memajukan pembangunan di Indonesia, PT Trakindo Utama juga telah mengembangkan bisnisnya dengan mendirikan anak perusahaan PT Sanggar Sarana Baja. Selanjutnya PT Natra Raya berdiri sebagai perusahaan patungan antara Caterpillar Inc. & Trakindo yang bergerak dalam bidang manufaktur dan perakitan alat berat. Untuk memberikan layanan perancangan dan pabrikan untuk industri alat berat, mendirikan Laboratorium Scheduled Oil Sampling (SOS) yang pertama di Jakarta. Trakindo juga mendirikan PT Sumberdaya Sewatama, perusahaan penyewaan genset, yang saat ini berkembang memberikan solusi pelayanan terpadu dalam hal tenaga listrik. Trakindo mendirikan PT Cipta Kridatama, anak perusahaan yang memberikan layanan sewa dan kontraktor pertambangan. Trakindo mendirikan PT Cipta Krida Bahari, anak perusahaan yang bergerak pada layanan jasa logistic. Perusahaan ini juga mendapatkan beberapa penghargaan diantaranya pada tahun 2007 PT Trakindo Utama menerima sertifikat OHSAS 18001:2007, yang menunjukkan komitmen perusahaan terhadap Safety Health and Environment. Saat ini, Trakindo telah mendapatkan penghargaan yang sama untuk 11 cabang yang lain. PT Trakindo Utama diakui sebagai salah satu dealer dengan peringkat bintang 5 untuk Contamination Control. Serta pada tahun 2009, SOS Trakindo mendapatkan penghargaan dari KAN (Komite Akreditasi Nasional).
4.1.2 Visi, Misi dan Motto Perusahaan Adapun visi dan misi perusahaan dari PT Trakindo Utama adalah sebagai berikut :
57
1. VISI : Untuk menjadi penyedia solusi jasa kelas dunia untuk peralatan Caterpillar 2. MISI : Membangun perusahaan yang mampu menciptakan lapangan kerja berkualitas bagi sebanyak mungkin rakyat Indonesia, dengan mengusung nilai-nilai berikut ini: a. Pengembangan kompetensi karyawan secara berkelanjutan b. Mengupayakan pertumbuhan finansial, intelektual dan citra perusahaan yang konsisten serta melakukan investasi kembali ke dalam bisnis yang dijalankan, dan c. Mempertahankan standar kode etik yang tinggi dalam aktivitas bisnis.
Motto kami adalah “The Customer Services Company”. Untuk mencapai tujuan tersebut, kami senantiasa bekerja keras untuk menjadi mitra terpercaya yang mampu memberikan manfaat nyata bagi usaha pelanggan kami. Tujuan PT Trakindo Utama adalah untuk mencapai pertumbuhan dan profitabilitas usaha yang konsisten. Untuk itu kami berupaya mewujudkannya dengan meningkatkan kemitraan berkelanjutan dengan para pemasok kami, memanfaatkan kemajuan teknologi, dan menjadi warga komunitas dunia usaha yang baik.
4.1.3 Nilai – nilai Inti Adapun nilai-nilai inti yang terdapat dalam PT Trakindo Utama antaralain:
58
a. Berpegang pada etika, yaitu selalu berpegang teguh pada standar etika bisnis yang tinggi dalam setiap aktivitas. b. Bertaraf internasional, yaitu konsisten dalam mencapai standar kelas dunia, serta memperkenalkan dan membawa standar praktek dan talenta internasional terbaik ke Indonesia. c. Gigih, yaitu terus-menerus menerapkan standar internal yang tinggi dalam setiap aktivitas usaha sehingga memotivasi karyawan untuk berupaya keras dalam memberikan kepuasan kepada stakeholder utama. d. Proaktif,
yaitu senantiasa mengupayakan peningkatan operasional
sesempurna mungkin melalui penerapan filosofi dan metodelogi 6 sigma. e. Saling menghormati, yaitu membangun hubungan berdasarkan prinsip saling menghormati diantara sesama rekan kerja, pelanggan, principal dan masyarakat industri. f. Pengembangan karyawan, yaitu senantiasa mencari peluang bagi peningkatan keterampilan dan kemajuan karir karyawan.
4.1.4 Sumber Daya Manusia Dalam perjalannan bisnisnya, kini PT trajindo Utama berkembang pesat dengan dukungan lebih dari 65 cabang dan 7.000 karyawan, yang tersebar di seluruh Indonesia. Departemen Sumber Daya Manusia memainkan peran integral dalam membantu PT Trakindo Utama mencapai tujuannya dan visi. Departemen Sumber Daya Manusia melakukan hal ini dengan:
59
a. Membangun keunggulan kompetitif dan menjadi pilihan pertama dari kerja melalui kepemimpinan organisasi unggul, modal intelektual, etika dan integritas. b. Pembinaan
lingkungan
kerja
yang
menantang
bermanfaat
dan
menyenangkan melalui pekerjaan, kemajuan pengakuan keamanan, dan kebanggaan. c. Memberikan pelayanan terbaik penasehat proaktif untuk manajemen dan karyawan. d. Menjadi perusahaan yang baik, memberikan kesempatan kerja sama dan hidup sampai tanggung jawab sosial kita. Untuk membuat semua ini terjadi, Departemen Sumber Daya Manusia secara terus-menerus menawarkan dan melaksanakan program baru yang menarik untuk meningkatkan diri dan perusahaan. Sumber daya manusia pada PT Trakindo Utama sendiri terstruktur sebagai berikut:
60
Gambar 2: Struktur Organisasi PT Trakindo Utama
61
4.1.5 Corporate Communication PT Trakindo Utama PT Trakindo Utama yang berdiri sejak tahun 1970 telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Maka pada tahun 2003 , Corporate Communication Department (CCD) terbentuk dengan fungsi untuk menjaga citra perusahaan baik secara internal maupun eksternal. CCD bertanggung jawab untuk menjaga dan mempromosikan reputasi dan citra perusahaan untuk bisnis perusahaan yang berkelanjutan. Melalui latar belakang tersebut dapat dilihat peran dan fungsi dari Corporate Communication PT Trakindo Utama adalah dimana ia bertanggung jawab untuk hubungan dengan media, publikasi eksternal dan internal, acara korporasi eksternal dan internal, bekerjasama dengan Divisi Marketing mengerjakan proyek-proyek Integrated Marketing Communication yang terdiri dari mulai dari konsep sampai dengan finalisasi dari program promosi, jalur promosi sampai dengan acara-acara Marketing yang terkait, serta melaksanakan kegiatan CSR PT Trakindo Utama. Sehingga
untuk
menjalankan
peran
dan
fungsinya,
Corporate
Communication PT Trakindo Utama terbagi dalam 3 subdivisi yaitu, Public Relations (External dan Internal), Marketing Communication dan Corporate Social Responsibility (CSR). Dimana jumlah total karyawan yang terdapat dalam divisi Corporate Communication hanya berjumlah 7 karyawan. Adapun rincian dari anggota Corporate Communication Division PT Trakindo Utama per Juli 2012 terdiri dari:
62
1. Corporate Communication Manager – 1 orang 2. Corporate Communication Sr. Specialist – 2 orang, dengan pembagian masing-masing sebagai berikut: 2.1 Corporate Communication Sr. Specialist untuk External dan Internal relations 2.2 Corporate Communication Sr. Specialist untuk Marketing Communication 3. CSR Specialist – 1 orang 4. Marketing Communication Executive – 1 orang, melapor ke Corporate Communication Sr. Specialist untuk Marketing Communication 5. Corporate Communication Executive – 1 orang, melapor ke Corporate Communication Sr. Specialist untuk External dan Internal Relations 6. Promotion Support – 1 orang, melapor ke Corporate Communication Sr. Specialist untuk Marketing Communication
4.2 Hasil Penelitian Hasil penelitian ini diperoleh berdasarkan hasil wawancara mendalam (indepth interview) dengan key informan dan beberapa nara sumber. Key informan adalah Sheila Kansil selaku Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama dan Linda selaku Corporate Communication Specialist, informan lainnya
63
yaitu Aluisius Suratna selaku Master Black Belt (MBB) serta Yuspriadi Usman Pricing Supervisor Product Support. Selain itu penelitian ini juga
selaku
diperolah dari data sekunder yang berupa dokumen yang mendukung penelitian yang didapat dari divisi Corporate Communication. Setelah melakukan wawancara mendalam melalui penelitian kualitatif deskriptif yang dilakukan oleh penulis kepada key informan dan beberapa Informan yang di dapat dari divisi Corporate Communication serta divisi lain diluar Corporate Communciation, maka diperoleh hasil penelitian sebagai berikut: Komponen strategi komunikasi Corporate Communication PT Trakindo Utama 4.2.1. Analisis Khalayak Analisis khalayak merupakan hal yang mana dalam melakukan komunikasi, komunikator harus mengetahui pasti siapa khalayak yang menjadi audience-nya.
Bagaimana karakteristik
khalayak
tersebut
sehingga
bisa
diputuskan cara berkomunikasi yang baik agar pesan yang disampaikan dapat diterima. Berdasarkan hasil wawancara penulis menemukan bahwa sebagai perusahaan besar di bidang alat berat yang tentunya mempunyai karyawan yang banyak dan tersebar. Maka jumlah dari khalayak sasaran penyebaran informasi juga sangat banyak yaitu seperti yang diungkapkan Key Informan Sheila Kansil sebagai beriukut :
64
“Jumlah karyawan Trakindo yang menjadi penerima informasi adalah kurang lebih 7.000 orang.”1 Sekian banyak jumlah karyawan PT Trakindo Utama yang terdiri dari karyawan di kantor pusat dan di 65 cabang seluruh Indonesia dimana terbagi dalam 8 division head yang yang di dalamnya terdapat berbagai divisi antaralain divisi Technical, IT, Marketing, Human Capital, SHE, Sigma, Finance dan banyak lagi. Lokasi penyebaran karyawan sendiri tidak hanya berada dalam kantor saja melainkan ada juga yang berada di site ataupun lokasi proyek yang bisa jadi di pedalaman gunung atau hutan. Proses analisis khalayak menjadi suatu proses yang menentukan apakah informasi yang disampaikan bermanfaat bagi khalayak penerima informasi, sehingga tujuan dari penyebaran informasi tersebut dapat tercapai. Untuk itu divisi Corporate Communication PT Trakindo Utama melakukan analisis khalayak yang menjadi target penyebaran informasi perusahaan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut : “Di dalam menyebarkan informasi, tentunya Corporate Communication Department Trakindo mempelajari terlebih dahulu target audience baik eksternal maupun internal sesuai dengan isi pesan yang ingin disampaikan dan tujuannya.”2 Dari pernyataan tersebut diatas terlihat bahwa isi pesan atau informasi yang ingin disampaikan beserta tujuannya merupakan poin penting dan utama untuk menganalisis khalayak sasaran. Sehingga penulis menangkap bahwa pada 1
Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agustus 2012 2 Ibid.
65
dasarnya target khalayak sasaran penyebaran informasi bergantung pada seberapa pentingnya isi dari pesan, apakah
isi pesan berkaitan dengan kepentingan
khalayak. Seperti yang disampaikan oleh informan Aluisius Suratna: “Tidak semua pesan itu perlu diketahui oleh setiap karyawan dalam perusahaan, contohnya informasi yang menyangkut satu divisi atau cabang belum tentu penting untuk divisi atau cabang lain, karena itu isi pesan merupakan hal yang memang diperlukan oleh penerimanya.”3 Hal ini juga disampaikan oleh Informan Yuspriadi Usman sebagai berikut: “Untuk internal saya, informasi tidak disampaikan untuk umum karena memang bukan untuk konsumsi semua orang hanya untuk kepentingan divisi saya saja.”4 Mendukung pernyataan Aluisius Suratna dan Yuspriadi Usman tersebut, Ibu Sheila Kansil juga menyatakan adanya pembagian
kelompok karyawan
penerima informasi seperti yang disampaikannya sebagai berikut: “Untuk beberapa informasi tertentu ada pengelompokkan karyawan yang dapat menerima informasi tersebut sesuai dengan tujuan dan peruntukkan dari informasi, karena tidak semua informasi dapat diterima oleh setiap pegawai. Jika kita menyebarkan informasi yang bukan pada kelompok yang benar maka maksud dan tujuan pesan tidak akan sampai bahkan mungkin saja pesan malah menjadi masalah nantinya.” 5 Karena itu divisi Corporate Communication membagi menjadi beberapa kelompok karyawan penerima informasi, seperti yang diungkap Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: “Sejauh ini ada empat kelompok karyawan yang menjadi target audience antara lain, seluruh karyawan, seluruh General Manager/Division Head, 3
4
Hasil wawancara dengan Aluisius Suratna (Master Black Belt PT Takindo Utama), 27 September 2012
Hasil wawancara Yuspriadi Usman (Pricing Supervisor Product Support PT Trakindo Utama), 27 September 2012 5 Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agustus 2012
66
Branch Manager (Kepala Cabang), serta Manager atau karyawan yang telah diseleksi terkait proyek tertentu.”6 Empat kelompok tersebut tentunya telah terkelompokkan secara stuktur organisasi yakni tidak dilihat lagi tingkat pendidikan dan gander serta usia nya karena telah tersaring dari jabatan yang diemban masing-masing. Selain itu divisi Corporate Communication juga sebagai gate keeper dari semua informasi yang masuk sebelum akhirnya dipublikasikan harus menjaga agar pesan tidak salah sasaran seperti yang diungkapkan oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih: “Kita sebagai Corporate Communication juga harus memberikan saran bila kita fikir pesan tersebut mungkin tidak tepat sasaran, misalnya sesuatu yang sifatnya bisa membuat resah kalau khalayak tersebut tidak bisa menerima secara dewasa, seperti isu tentang krisis ekonomi orang pabrik tidak perlu mengetahuinya tetapi cukup sampai level Manager,sedangkan untuk level Manager kebawah diberikan pesan yang lebih umum bahwa mereka bisa membantu perusahaan dalam krisis ekonomi dengan efisiensi”7 Karena itu analisis khalayak dilakukan pada saat informasi didapat Corporate Communication setelah melihat apa content dari informasi yang akan disebarkan. divisi Corporate Communication menganalisis terlebih dahulu informasi atau pesan tersebut serta akan memberikan masukan sampai di level mana pesan tersebut dapat diterima. Dalam divisi Corporate Communication, tentu ada yang bertugas melakukan analalis khalayak, seperti yang diungkapkan Key Informan Linda C. Dwiningsih yaitu: 6
Ibid. Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012 7
67
”Biasanya kita omongin bareng, saya yang biasanya menentukan khalayak sasaran dan tentunya dikoordinasikan kembali dengan Ibu Sheila walaupun terkadang analisis khalayak tidak perlu dilakukan karena sudah ditentukan oleh informannya tetapi tetap kita akan pertimbangkan kembali.” 8 Tetapi tidak sedikit juga analisis khalayak dilakukan oleh informan (sumber informasi) dimana pada saat informan tersebut menciptakan ide dan gagasan menyangkut suatu hal yang ingin disebarluaskan oleh divisi Corporate Communication, informan sudah menentukan serta mengetahui siapa khalayak yang sesuai dan dianggap pantas serta berkepentingan mendapat informasi tersebut. Sehingga pada saat memberikan informasi kepada divisi Corporate Communication untuk nantinya disebarluaskan, informan mentukan khalayak juga mana yang menjadi target sasaran informasi tersebut. seperti yang disampaikan Key Informan Linda C. Dwiningsih: “Pada dasarnya untuk IOM (inter Office Memo) sendiri pada saat surat itu dibuat sudah ada attachmentnya ke siapa, tetapi kita sebagai Corporate Communication juga memberikan tahu jika pesannya tidak sesuai kepada sumber informan” 9 Proses analisis khalayak dapat dilakukan dengan berbagai cara. Adapun cara Corporate Communication departement dalam melakukan analisis khalayak anatara lain dengan: 1. Melihat isi pesan atau informasi yang didapat, yang mana Corporate Communication PT Trakindo Utama akan melihat pesan/informasi yang didapat dari berbagai sumber baik manajeman, seluruh karyawan bahkan
8
Ibid.
9
Ibid.
68
eksternal perusahaan. Dari semua pesan yang telah terkumpul akan dinilai apakah pesan/informasi tersebut cukup penting dan memiliki keterkaitan dengan
divisi/pekerjaan/menyangkut
pesan/informasi
tersebut
perusahaan.
memberikan
dampak
Serta positif
apakah bagi
keberlangsungan perusahaan dan bernilai tambah bagi pembacanya. Dari pesan/informasi yang sudah dipilih tersebut Corporate Communication akan mudah menganalisis khalayak mana yang sesuai dengan isi pesannya. 2. Untuk siapa pesan tersebut dibuat. Pada PT Trakindo Utama biasanya sebuah pesan/informasi sudah ditentukan kepada siapa pesan tersebut diperuntukan. Corporate Communication PT Trakindo Utama akan melihat dan menganalisis dari 4 pembagian kelompok khalayak penerima informasi, kelompok khalayak mana yang sesuai dari target khalayak pesan/informasi
tersebut.
Sehingga
penulisan
dan
penyampaian
pesan/informasi serta medianya dapat disesuaikan dengan karakter khalayak target sasaran. 3. Apakah tujuan dari isi pesan tersebut. Setiap pesan/informasi dibuat dengan suatu tujuan tertentu. Pesan/informasi bisa betujuan untuk menginformasikan, mengedukasi, mempengaruhi, bahkan merubah sikap pembacanya. Proses analisis khalayak dapat dibantu dengan melihat tujuan dari pesan/informasi. Karena setiap karakter khalayak berbeda-beda, untuk mencapai tujuan yang diinginkan diperlukan pemahaman yang pasti mengenai khalayaknya.
69
4. Dimanakah lokasi event atau kegiatan dari pesan tersebut. pesan/informasi yang memiliki lokasi event/kegiatan tentu akan lebih banyak dibutuhkan oleh khalayak yang berada di satu lokasi yang sama. Walau tidak menutup kemungkinan bahwa pesan tersebut juga dapat berguna oleh khalayak yang berada dilokasi yang berbeda. Khalayak disuatu lokasi memiliki karakter yang berbeda dengan lokasi lainnya. Hal ini dipengaruhi oleh lingkungan lokasi tempat mereka berada, budaya dan kebiasaan setempat masing-masing.
Dengan
mengetahui
lokasi
event/kegiatan
dari
pesan/informasi yang akan disampaikan akan memudahkan Corporate Communication PT Trakindo Utama melakukan analisis khalayak. 5. Menentukan khalayak sasaran penerima pesan yang tepat. Proses analisis khalayak akan sangat terbantu jika sudah ditentukan khalayak yang tepat untuk sebuah pesan/informasi yang akan disampaikan yaitu salah satu dari 4 kelompok penerima informasi yang telah dibuat oleh Corporate Communication. Corporate Communication PT Trakindo Utama tinggal melihat karakter masing-masing khalayak agar pesan yang disampaikan dapat disesuaikan sehingga dapat diterima dan dipahami dengan baik. Dari penjelasan diatas, penulis melihat bahwa analisis khalayak merupakan kegiatan yang pertama harus dilakukan sebelum informasi atau pesan di publikasikan oleh Corporate Communciation. Proses analisi khalayak juga tidak sepenuhnya dilakukan divisi Corporate Communication sendiri tetapi juga dibantu oleh informan sebagai sumber dari pesan tersebut. Jika analisis khalayak
70
berhasil dilakukan maka kemungkinan pesan tidak diterima dengan baik oleh khalayaknya semakin sedikit.
4.2.2 Pesan Pesan harus dikemas dan disampaikan sedemikian rupa sesuai khalayak sasarannya agar pesan tersebut dapat dipahami dan mempengaruhi khalayak. Dari hasil wawancara penulis dengan pihak Corporate Communication PT Trakindo Utama, didapat hasil bahwa informasi dapat diperoleh dari berbagai sumber baik itu dari internal perusahaan sampai dengan eksternal perusahaan. seperti yang disampaikan Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: “Ínformasi di dalam Trakindo dapat berasal dari Dewan Eksekutif (Top Management), Middle Management, CCD, HRD atau departemen lainnya, karyawan, dan sumber luar yang telah diseleksi dan disunting oleh CCD.”10 Dari sekian banyak informasi yang diterima oleh divisi Corporate Communication dari berbagai sumbernya isi dari informasi dan pesan tersebut beragam antara lain seperti: 1. Pengumuman dari perusahaan atau Top Management dan dari group perusahaan. Contohnya, pengumuman mengenai kebijakan untuk melewati krisis yang dihadapi perusahaan. Dimana isi pesanya seperti: 10
Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agsutus 2012
71
Isi pesan diatas yaitu penjelasan keseluruhan program yang dibuat oleh manajemen. Dimana manajemen juga menjelaskan situasi yang tengah dihadapi perusahaan. situasi tersebut akan berdampak negatif jika tidak segera
mengambil
langkah.
Dalam
pesan
diatas,
manajemen
mengharapkan seluruh karyawan mendukung program yang dibuat manajemen untuk seluruh insan perusahaan agar dapat bertahan dan melalui krisis yang terjadi. Tujuan yang ingin dicapai oleh pesan diatas yaitu untuk membujuk karyawan sampai dengan mempengaruhi dan
72
merubah sikap agar mau bertindak sesuai keinginan manajemen. Pesan diatas menggunakan kalimat membangun sehingga karyawan merasa yakin bahwa dangan adanya krisis perusahaan akan lebih kuat dan sukses dimasa yang akan datang. 2. Kegiatan atau aktivitas manajemen dan lainnya seperti pelatihan, penghargaan yang diterima perusahaan. Contohnya, informasi mengenai penghargaan yang didapat perusahaan pada tahun 2012 ini, dimana isi pesannya seperti:
Pesan tersebut diatas bertujuan untuk menginformasikan prestasi yang telah dicapai perusahaan. dimana untuk menarik perhatian pembaca dibuat judul dengan kalimat mengenai penghargaan yang didapat perusahaan
73
serta menggambarkan Direktur Utama PT Trakindo Utama yang menerima penghargaan dari majalah Bloomberg Business Week dengan berbagai aspek
penilaian.
Dengan
pesan
ini
diharapkan
karyawan
yang
membacanya akan bangga dengan prestasi yang dicapai serta akan lebih termotivasi untuk mempertahankan bahkan meningkatkan prestasinya dengan peningkatan bisnis yang tengah dijalani perusahaan. 3. Informasi produk seperti peluncuran produk baru, program promosi baru. Contohnya, informasi mengenai promosi “Trakindo Tebar Untung, dimana isi pesannya seperti:
Dalam pesan diatas berisikan tentang promosi yang diberikan perusahaan untuk setiap pembelian suku cadang asli. Pesan ini menggunakan kalimat sederhana yang mudah dipahami yang bertujuan untuk membujuk atau persuasif sehingga pembacanya akan terpengaruh oleh pesan tersebut. dengan adanya pesan ini karyawan menjadi tahu promosi yang berlangsung, serta diharapkan bisnis akan meningkat.
74
4. Corporate Social Responsibillity (CSR) Contohnya, mengenai kegiatan CSR yang dilakukan PT Trakindo Utama, dimana isi pesanya yaitu:
Dalam pesan diatas tergambar program kegiatan CSR yang telah dilakukan perusahaan. kegiatan CSR tersebut dibidang pendidikan dengan tindakan peduli perusahaan terhadap keadaan sekolah yang tidak layak dibeberapa daerah di Indonesia. Perusahaan melakukan kegiatan renovasi untuk mendukung prasarana belajar mengajar. Pada pesan tersebut menggunakan kalimat penulisan berita 5W1H yang mana isinya singkat, padat, dan jelas. Dengan
pesan/informasi
mengenai
kegiatan
ini
diharapkan
citra
perusahaan menjadi semakin positif. 5. Safety Health and Environment (SHE) Contohnya, pesan mengenai “Usaha Konservasi Lahan Kering”, dimana isi pesanya seperti:
75
76
pesan ini menjelaskan mengenai pentingnya menjaga kesuburan dan kesehatan tanah. Pesan ini menginformasikan dan memberi pengetahuan bagaimana menangani lahan kering sehingga produktif kembali. Kalimat yang digunakan dengan pemaparan fakta dan cara melakukan konservasi dilengkapi gambar-gambar yang mendukung isi pesan. 6. Tips Contohnya, tips untuk “Mengatasi Mengantuk Setelah Makan Siang”, dimana isi pesannya seperti:
77
Pesan diatas berisikan penjelasan mengenai hal-hal yang dapat menyebabkan kantuk setelah makan siang berikut solusinya. Pesan ini bersifat pemaparan dengan tujuan memberikan informasi dan pengetahuan kepada pembacanya. Kalimat yang digunakan pada pesan diatas dibuat sederhana dan mudah dipahami dengan cara pemaparan per-poin.
78
7. Serta informasi lain yang berhubungan dengan bisnis perusahaan Contohnya,
informasi
mengenai
“Costomer
Technical
Manager
Conference 2012”, dimana isi pesannya seperti:
Pesan diatas menjelaskan mengenai kegiatan yang dibuat untuk costumer/partner bisnis PT Trakindo Utama di pulau Jawa, Batam, Pontianak, dan Indonesia bagian timur. Pesan ini bersifat informatif dimana memberi informasi mengenai kegiatan dan isi dari kegiatan perusahaan. dengan pesan ini pembaca mengetahui bahwa perusahaan melakukan berbagai cara untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan dan partner bisnisnya dimana dampak yang ditimbulkan adalah citra positif dan kemajuan bisnis perusahaan. Untuk media – media yang digunakan oleh Corporate Communication contohnya majalah internal, informasi atau berita didapat dari hampir seluruh
79
divisi ataupun cabang, hal ini seperti yang disampaikan oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: ”Semua berita yang ada di dalamnya kita collect dari semua divisi dan seluruh cabang, kalau pas lagi berkunjung dan lain-lain. Sebenarnya sih mereka suka kirim, tetapi ‘suka’ itu kan bukan berarti sering akhirnya kalau saya ke cabang saya melakukan pendekatan agar mereka mau mengirim berita.”11 Hal ini dtitambahkan juga oleh Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: “Karyawan Trakindo secara berkala sering memberikan kontribusi dalam media komunikasi internal perusahaan seperti buletin. Di dalam media internal perusahaan, CCD Trakindo selalu membuka media bagi karyawan untuk memberikan aspirasinya seperti melalui email untuk pertanyaan-pertanyaan ataupun input , bahkan juga dapat memberikan kontribusi langsung. CCD juga memberikan hadiah menarik untuk karyawan yang berkontribusi dalam menyumbangkan ide dan artikel.”12 Dari sekian banyak informasi dan pesan yang ada di perusahaan tentu harus dipilih atau diseleksi mana informasi yang penting dan harus dipublikasikan kepada khalayak. Proses seleksi ini juga dilakukan oleh divisi Corporate Communication seperti yang disampaikan Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: “Informasi yang diberikan atau disebarkan sudah melalui proses seleksi yang dilakukan oleh divisi kami sehingga pesan atau informasi yang disampaikan sudah tentu jelas tujuan serta peruntukannya.”13 Begitu juga seperti yang disampaikan oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih: 11
Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012 12 Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agsutus 2012 13 Ibid.
80
“Semua informasi atau pesan yang ada dikumpulkan dari tiap bagian/ divisi dan cabang kemudian dipilih informasi apa yang penting untuk dapat dipublikasikan oleh kami kepada karyawan.”14 Arus komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan hampir semuanya melalui
bagian
Corporate
Communication.
Terutama
komunikasi
yang
berhubungan dengan perusahaan. seperti yang disampaikan Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: “Untuk informasi yang bersifat korporasi Trakindo untuk ditujukan kepada seluruh karyawan Trakindo ataupun sebagian karyawan Trakindo sesuai kepentingannya, semua melalui divisi Corporate Communication 15 Trakindo.” Hal ini di ungkapkan juga oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Semua komunikasi yang menyangkut perusahaan pasti melalui Corporate Communication sebelum di publikasikan kepada khalayak, karena itulah fungsi divisi Corporate Communication untuk menjaga komunikasi korporat, yang diluar dari itu tidak melalui divisi Corporate Communication.”16 Adapun cara untuk menseleksi informasi atau pesan yang akan dipublikasikan diungkap Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: ”Biasanya saya kumpulkan, proses seleksinya tergantung informasi mana yang paling penting untuk diangkat segera, perlu atau tidak perlu untuk dipublikasikan, bukan informasi yang bersifat terlalu pribadi.”17 Tetapi untuk pesan – pesan kampanye biasnya sudah ditentukan satu topik oleh Corporate Communication. Hal ini agar 14
tiap divisi atau bagian tidak
Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012 15 Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agsutus 2012 16 Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012 17 Ibid.
81
membuat kampanye masing – masing seperti yang disampaikan oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Biasanya kita sudah tentukan kampanye apa yang mau kita angkat bulan ini. Misalnya kita mau bicarakan mengenai printing, lalu tiap divisi atau bagian memberi masukan seperti divisi SHE mau ngomong apa, Divisi Purchase mau ngomong apa, dari Corporate Communication atau CSR mau ngomong apa tentang topik tersebut baru kita satukan semua menjadi satu kampanye. Kalau tidak nanti divisi SHE punya program sendiri, divisi Purchase punya program sendiri, Corporate Communication punya program sendiri. hal ini jangan sampai terjadi karena we are talking abaut one company.”18 Setelah informasi atau pesan dipilih informasi mana yang akan dipublikasikan, Corporate Communication juga melakukan pengolahan informasi sebelum akhirnya disebarkan atau dipublikasikan kepada khalayak. Seperti yang diungkapkan Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Untuk kampanye semua informasi yang masuk diedit terlebih dahulu, di gabung, didesign, dibuat simple atau sederhana menjadi poin – poin penting, agar orang yang membacanya dapat langsung mengerti dilihat juga tata bahasanya, sampai menjadi suatu pesan yang informatif baru di publikasikan. Untuk e-mail blasting setelah pesan terkumpul kita review terlebih dahulu content-nya, penulisan serta bahasanya kadang harus kita perbaiki terlebih dahulu, di edit, di design, setelah itu di print, di tanda tangan lalu di scan untuk hasilnya dapat disebarkan. Untuk portal dan website saya dan fika yang isi content-nya tetapi untuk edit teks harus saya yang kerjakan sedangkan untuk design kita lempar ke agency, kalau website harus didiskusikan dulu dengan Ibu Sheila kadang kita harus diskusikan juga ke bisnis baru dipublikasikan. Sedangkan untuk majalah, setelah terkumpul semua berita dari mereka lalu kita edit isinya supaya tidak keluar dari pakemnya Trakindo kita sudah ada aturannya, di bawa ke agency untuk design dan agency sendiri juga sudah
18
Ibid.
82
ada copywriter-nya, setelah jadi di cek dulu oleh Ibu Sheila, di lihat dulu oleh Bapak Bari, setelah semua oke baru di publikasikan”19 Agar pesan dapat menarik perhatian khalayak tentunya perlu dikemas, divisi Corporate Communication juga memikirkan bagaimana informasi atau pesan yang dipublikasikan dapat menarik perhatian khalayak seperti yang diungkap oleh Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: “CCD Trakindo senantiasa memikirkan semua cara agar pesan dapat tersampaikan dengan menarik dan efektif sesuai tujuan dan peruntukannya sehingga target audience dapat mendapatkan pesan yang diinginkan. Dari segi desain sampai media komunikasi yang paling sesuai selalu didiskusikan terlebih dahulu oleh tim CCD sebelum menjalankan penyebaran komunikasi seperti Rapat Redaksi dan Update Meeting. Program rangkaian komunikasi pun dibuat yang mencakup pesan utama, desain dan bentuk komunikasi, jadwal komunikasi dan media komunikasi yang digunakan.”20 Hal tersebut di perjelas oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Pada dasarnya orang sangat menyukai sesuatu yang menarik, untuk itu kita buat serta kemas pesan menjadi semenarik mungkin dengan cara mendesign, memberi gambar atau foto – foto membuat tulisan yang simple dan mudah dipahami oleh setiap orang agar pesan yang kita sampaikan dapat menarik perhatian dan diterima oleh khalayak.”21 Pada PT Trakindo Utama semua pesan yang dipublikasikan harus berasal dari divisi Corporate Communication, sehingga pengolahan pesan dan pengemasanya juga di lakukan di divisi ini, hanya untuk design dikerjakan oleh agency.Sehingga hampir seluruh proses pengolahan pesan yang di buat oleh
19
Ibid. Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agsutus 2012 21 Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012 20
83
Corporate Communication di kerjakan oleh satu orang, seperti yang diungkapkan oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih: “Semua saya yang kerjakan, dari mengumpulkan pesan, proses seleksi, editing, kebetulan bagian design belum ada jadi saya juga men-design, serta konsepnya tetapi Ibu Sheila bantu juga mengecek lagi, semua dikoordinasikan kepada beliau sampai pesan tersebut jadi dan siap disebarkan.”22 Hal ini dikarenakan minimnya tim dari Corporate Communication yang hanya berjumlah tujuh karyawan, dimana
tiga orang menangani Marketing
Communication dan CSR, dua orang mengurus Internal dan Eksternal Communication, kemudian satu anak magang yang dipimpin oleh satu Corporate Communication Manager. Dari hasil penelitian diatas, penulis dapat menangkap bahwa pesan merupakan poin penting yang harus disusun dan kemas agar dapat sampai dan menarik perhatian khalayak. Informasi yang ada di dalam perusahaan sudah dikelola dengan baik oleh divisi Corporate Communication, baik dari proses pengumpulannya, pengolahan dan penyusunannya sampai pada hasil jadinya informasi untuk dapat disebarluaskan.
4.2.3 Media Menentukan media yang tepat untuk penyampaian informasi menjadi hal yang penting agar komunikasi berjalan efektif. Dengan memilih media tujuan dari
22
Ibid.
84
pesan dapat sampai dan diterima oleh target khalayak. Pemilihan media juga dilakukan oleh Corporate Communication, seperti disampaikan Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Semua media telah kita tentukan bersama, penentuan telah dilakukan dari saat informasi didapat, biasanya saya yang menentukan bersama ibu Sheila.”23 Divisi Corporate Communication memilih beberapa media yang digunakan untuk menyebarkan informasi. Media yang digunakan untuk menyebarkan informasi mengenai kegiatan, pekerjaan
serta segala hal yang
menyangkut perusahaan antara lain adalah media massal dimana proses penyebarannya dapat digunakan untuk banyak orang. Walaupun terdapat media – media pendukung lainnya yang digunakan oleh Corporate Communication seperti telephone, fax, memo, surat ataupun e-mail yang dapat digunakan untuk menyebarkan informasi kepada perorangan. Media Perorangan
Media Massal
Telephone
E-mail Balst
Surat
Portal
E-mail
Poster/Banner
Fax
Majalah
Memo
Bulletin/Newsletter
23
Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012
85
Media massal tersebut antara lain sebagai berikut : 1. E-mail Blast E-mail Blast adalah media untuk berkomunikasi yang ditujukan pada sekelompok besar pengguna internet. Corporate Communication PT Trakindo Utama, menggunakan media e-mail blast untuk mempromosikan suatu produk atau layanan dan juga berisi informasi tentang update produk, kegiatan atau segala informasi yang menginformasikan tentang perkembangan perusahaan. informasi yang terdapat didalamnya, dibuat sederhana dan mudah dipahami, selain itu tampilannya juga dibuat menarik sehingga langsung dapat menarik perhatian khalayak.
86
Gambaran fisik media diatas disesuaikan dengan pesan yang terkandung didalamnya. Dimana tampilan fisiknya dibuat semenarik mungkin dengan menggunakan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami serta didukung dengan gambar dan warna yang cerah. Media ini penyebaranya melalui email perusahaan yang dapat diakses semua karyawan yang memiliki alamat e-mail di website perusahaan.
2. Portal. Portal merupakan situs yang menyediakan beraneka ragam informasi untuk para pengunjungnya. Sebuah portal web PT Trakindo Utama menampilkan informasi yang terkolaborasi dengan desain dan beragam tampilan. Oleh karena itu, tampilan portal akan lebih konsisten di
87
halaman-halamannya, dan juga memiliki struktur control dan prosedur untuk berbagai aplikasi web.
Gambaran fisik media diatas menampilkan halaman portal web yang konsisten dimana warna dasar media ini didasari oleh warna orange, hitam, putih, dan abu-abu. Tata letak pesan/informasi ditaruh pada tengah halaman, dimana dibagian atas terdapat nama-nama divisi perusahaan yang link-nya berisikan mengenai berita dan informasi dan segala hal mengenai divisi tersebut, disamping kiri terdapat link segala informasi mengenai perusahaan secara keseluruhan, serta disamping kanan menampilkan kolom search contact dan edisi Newsletter perusahan. Media ini dapat diakses oleh seluruh karyawan dengan menggunakan jaringan intranet perusahaan. 3. Poster/Banners
88
Poster/banners merupakan gambar pada selembar kertas berukuran besar yang digantung atau di tempelkan di dinding atau permukaan lain. Corporate Communication PT Trakindo utama menggunakan media poster/benners untuk mengiklankan sesuatu, sebagai alat propaganda serta maksud-maksud lain untuk menyampaikan berbagai pesan.
Gambaran fisik media diatas menampilkan pesan/informasi dengan menggunakan sedikit kalimat, dimana kalimat tersebut dibuat sederhana, mudah dipahami dan memiliki makna yang dalam. Media ini biasanya didominasi oleh gambar untuk mendukung isi pesan yang fungsinya juga sebagai penarik perhatian pembaca yang melihatnya. Media ini dapat diakses oleh seluruh karyawan di papan informasi atau tempat-tempat
89
yang memang khusus disediakan untuk menempelkan media poster di kantor pusat maupun cabang. 4. Majalah Corporate Communication PT Trakindo Utama menggunakan media majalah internal yang pada umumnya berisi mengenai aktivitas setiap divisi, himbauan perusahaan, dan rencana kegiatan-kegiatan serta penyampaian kebijakan perusahaan pada karyawannya. Selain itu tidak menutup kemiungkinan terdapat profil-profil karyawan dan berbagai pengalamannya dalam bekerja, serta tips atau informasi lain yang berhubungan dengan bisnis perusahaan.
Gambaran media diatas seperti halnya majalah konvensional yang berisikan
berbagai
informasi
dilengkapi
dengan
gambar-gambar
90
pendukung pesan/informasi. Teknik penulisan media ini menggunakan teknik penulisan news future dimana kalimat yang digunakan sederhana, deskriptif dan mudah dipahami. Media ini diterbitkan secara periodik, dimana media ini dikirimkan kepada seluruh karyawan baik di pusat maupun dikantor cabang. 5. Buletin/Newsletter Bulletin/newsletter
merupakan
alat
komunikasi
cetak
yang
bisa
dipergunakan oleh PR dalam menyampaikan informasi perusahaan. Corporate Communication PT Trakindo Utama juga menggunakan media ini untuk memberikan informasi menyangkut produk yang dihasilkan, kegiatan yang dilakuakan, serta informasi – informasi lain yang dapat membantu publiknya dalam berhubungan dengan urusan pekerjaan. Selain itu media ini terbit secara periodik untuk membantu memenuhi kebutuhan informasi publiknya.
91
Gambaran media diatas pada umumnya memiliki maksimal enam halaman yang mana pesan/informasi yang terdapat didalamnya lebih bersifat hard news. Peesan/informasi yang terdapat didalamnya biasanya mengenai satu topik atau issue yang saling berkaitan. Media ini juga dilengkapi dengan gambar dan foto-foto karyawan yang mendukung pesan/informasi. Media ini menggunakan kertas bewarna yang dapat menarik perhatian dan membuat pembaca tidak bosan melihatnya.
92
Media yang digunakan terrsebut terbagi menjadi dua katagori, yaitu media yang masuk pada katagori new media menggunakan teknologi dan media cetak. Adapun pembagiannya: New Media
Media Cetak
E-mail/E-mail Blast
Majalah
Portal
Poster/Banner
Bulletin/Newsletter
Bulletin/Newsletter
Selain itu Informan Yuspriadi Usman juga menambahkan media lainnya yang biasa dipakai untuk menyebarkan dan memperoleh informasi seperti yang sampaikannya berikut: “Di trakindo sendiri kita menggunakan Lotus Note selain alat komunikasi telephone maupun fax dan alat komunikasi lain. Itu adalah alat komunikasi yang digunakan keseluruh Indonesia.”24 Selain media-media tersebut diatas Corporate Communication juga menggunakan media lain seperti pertemuan atau rapat, selain dapat menyebarkan informasi dan pesan media ini juga dianggap dapat menangkap aspirasi dari karyawan. Hal ini seperti yang disampaikan oleh Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut:
24
Hasil wawancara Yuspriadi Usman (Pricing Supervisor Product Support PT Trakindo Utama), 27 September 2012
93
“Selain melalui e-mail, forum khusus juga yang sering digunakan selain dapat menangkap aspirasi karyawan dalam pertemuan-pertemuan yang melibatkan CCD ataupun forum terbuka yang diselenggarakan oleh HRD dengan karyawan.”25 Untuk karyawan yang berada dilokasi proyek dimana new media atau media cetak tidak dapat diakses, penyebaran pesan atau informasi dilakukan dalam pertemuan – pertemuan ataupun briefing yang dilakukan secara rutin. Selain itu ditiap cabang terdapat seorang karyawan yang memang betugas membantu menyebarkan atau menyampaikan informasi kepada seluruh karyawan di cabangnya. Contohnya jika informasi didapat dari new media seperti email dan memang ditujukan oleh semua karyawan maka informasi tersebut akan dicetak dan ditempelkan di mading atau tempat khusus yang telah disediakan agar semua karyawan dapat membaca atau menerima informasi tersebut. selain itu media cetak juga seringkali di letakan di tempat – tempat yang dapat mudah ditemukan karyawan seperti perpustakaan, lobby atau ruang pertemuan. Mengapa divisi Corporate Communication memilih menggunakan media tersebut diatas karena semua media tersebut dapat mewakili dan menjadi penghubung antara Corporate Communication dengan karyawan secara efektif. Corporate Communication PT Trakindo Utama menggunakan media komunikasi yang paling umum agar dapat menjangkau karyawan sampai dengan level yang paling rendah. Untuk memastikan bahwa informasi sampai ke level yang paling rendah, divisi Corporate Communication bekerjasama dengan setiap Kepala Cabang dan bagian HRD Trakindo di cabang. 25
Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agsutus 2012
94
Hal ini diperkuat dengan pernyataan yang disampaikan Key Informan Linda C. Dwiningsih, sebagai berikut: “Semua media yang digunakan mempunyai fungsi atau kegunaan tersendiri tergantung pesan atau informasi apa yang ingin disampaikan, karena itu kami memilih beberapa media sesuai maksud dan tujuannya.”26 Menurut Key Informan Linda C. Dwiningsih semua media yang digunakan divisi Corporate Communication dalam menyebarkan informasi kepada karyawan mempunyai karakteristik dan fungi masing-masing seperti dalam pernyataannya sebagai berikut : “Biasanya untuk pesan dan informasi yang lebih khusus disampaikan melalui media e-mail, untuk kampanye-kampanye yang sebarkan oleh divisi Corporate Communication kita menggunakan e-mail blasting, sedangkan untuk informasi yang lebih lengkap semua ada di portal, untuk majalah biasanya informasi didapat dari cabang.”27 Semua informasi yang disebarkan telah ditentukan terlebih dahulu medianya agar informasi sampai dan dapat diterima dengan baik. Adapun cara untuk menentukan media mana yang paling tepat untuk informasi yang akan disampaikan dinyatakan oleh Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut serta untuk memperkuat penyataan Key Informan Linda C. Dwiningsih sebelumnya: ”Untuk pesan yang bersifat pengumuman dan harus cepat diketahui oleh karyawan, CCD menggunakan fasilitas e-mail dan majalah dinding di cabang agar dapat dibaca oleh karyawan yang tidak memiliki fasilitas e-mail dan portal. Sedangkan Untuk pesan yang lebih lengkap dan menyampaikan pesan manajemen secara komprehensif dan menggambarkan aktifitas karyawan , CCD menggunakan media buletin internal.”28 26
Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012 27 Ibid. 28 Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agsutus 2012
95
Untuk media e-mail di PT Trakindo Utama merupakan media yang hampir digunakan oleh semua karyawan untuk membantu proses komunikasi. Hampir seluruh karyawan memiliki alamat e-mail sendiri untuk membantu pekerjaan, komunikasi antara karyawan serta memperoleh informasi. Hal ini diungkap Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Hampir setiap karyawan mempunya e-mail masing-masing, sampai 90% karyawan kecuali orang - orang yang berada di site. Tapi biasanya ada satu komputer yang di akses oleh satu orang dan bisa di gunakan bersama, jadi untuk informasi mereka pasti bisa dapatkan.”29 untuk
media
yang
sifatnya
umum
Corporate
Communication
menggunakan portal dan majalah. Dimana kedua media tersebut juga bisa didapatkan oleh seluruh karyawan se-Indonesia. Tetapi untuk media portal Corporate Comunication memeliki beberapa kendala dengan keterbatasan teknologi seperti yang dijelaskan oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Kalau portal bisa di akses keseluruh Indonesia. Walaupun lagi - lagi kita ada kapasitas yang kadang memang menghambat. Kita sekarang lagi coba untuk develop portal yang lebih ringan, istilahnya bisa dibuka oleh setengah dari orang Trakindo. Kalau sekarang masih ada kuota jadi misalkan semua orang Jakarta buka yang didaerah loading-nya agak lambat. Portal kita memang sepertinya belum digunakan semaksimal mungkin. Kita lagi coba create portal baru yang lebih aktraktif. Dalam portal ini kita akan buat seperti sosial media kaya facebook karena lebih menarik. Dimana orang selalu ingin masuk kesana. Jadi pada dasarnya orang akan kita push untuk masuk ke portal. Karena saat ini jika kita input berita baru, orang suka tidak notice ada berita baru, karena memang tidak ada notification-nya. Sehingga kita akan create portal dimana tiap orang masuk ke portal jika belum membuka pop up maka pop up tersebut akan 29
Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012
96
muncul terus. Sehingga jika ada berita baru misalkan 10 berita baru maka akan muncul 10 pop up yang akan mengingatkan untuk dibaca. Kita juga ingin mempuat portal yang bisa menjadi sekolah buat orang - orang Trakindo. Ada klinik online sehingga jika ada employee baru yang masuk, dia akan membaca semua detail tetang Trakindo setelah itu akan ada small test-nya, dan itu online. Kita mau buat seperti itu. misalnya kita ada kebijakan baru kita umumkan dan ada test nya, ada kebijakan apa liat di portal, semua hal ada diportal. Jadi mereka menganggap portal itu day to day-nya mereka. Tetapi portal yang sekarang ini masih belum bisa mendeliver banyak karna kita mempunyai keterbatasan untuk sekarang termasuk teknologi.”30 Seperti
halnya
e-mail
dan
portal,
majalah
internal
Corporate
Communication Trakindo juga disebarkan keseluruh Indonesia. Sehingga seluruh karyawan bisa mendapatkan informasi dari media tersebut. Majalah internal yang digunakan PT Trakindo Utama dinamakan ‘Antar Kita’. Selain dikirimkan keseluruh karyawan di pusat dan dicabang, majalah ini juga tersedia pada perpustakaan bahkan ruang tunggu sehingga dapat dibaca oleh semua orang. Biarpun terdapat banyak cabang di PT Trakindo Utama, tetapi Corporate Communication PT Trakindo Utama tidak membedakan media yang digunakan untuk menyebarkan informasi kepada karyawannya yang berada dipusat maupun dicabang. Semua karyawan mendapatkan informasi dengan media yang sama. Hal ini disampaikan oleh Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: “Tidak ada perbedaan alat komunikasi yang digunakan antara kantor pusat dan cabang, semua media yang digunakan sama dan dapat diakses bersamaan oleh karyawan.”31 Hal ini juga disampaikan oleh Informan Yuspriadi Usman sebagai berikut:
30
Ibid. Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agsutus 2012 31
97
“Semua informasi disampaikan dengan menggunakan media yang sama antara pusat dan cabang di seluruh Indonesia, tidak ada perbedaan teknologi komunikasi seperti email dan portal sudah masuk ke cabang.” 32 Untuk penyusunan dari masing-masing media semua dilakukan oleh divisi Corporate Communication sendiri, dengan menggunakan beberapa agency untuk membantu proses desaign yang diperlukan untuk penyusunannya seperti yang disampaikan oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Semua pesan kita susun sendiri, kita edit dan kita kemas sedemikian rupa menjadi satu pesan utuh, hanya kita membutuhkan agency untuk proses design saja. seperti website dan portal semua design awal kita dapat dari agency selebihnya untuk isi atau content kita susun sendiri, begitu juga majalah kita pakai agency untuk design-nya. Hanya pesan-pesan kampanye saja yang saya kerjakan sendiri dari isi atau content sampai design-nya setelah itu semua dicek kembali oleh ibu Sheila.” 33 Dari hasil penelitian diatas mengenai media yang digunakan oleh Corporate Communication, penulis menemukan bahwa media yang digunakan harus sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan. Selain itu semua media yang digunakan oleh divisi Corporate Communication dapat sampai juga ke cabang diseluruh Indonesia sehingga tidak ada perbedaan media untuk penyebaran informasi antara pusat dan cabang
4.2.4 Metode Dalam proses penyampaian informasi ada beberapa metode yang dapat dilakukan agar komunikasi berjalan dengan baik, begitu juga divisi Corporate 32
Hasil wawancara Yuspriadi Usman (Pricing Supervisor Product Support PT Trakindo Utama), 27 September 2012 33 Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012
98
Communication PT Trakindo Utama. Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, didapat bahwa terdapat metode atau cara agar pesan atau informasi dapat sampai dan diterima dengan baik oleh karyawan. Adapun metode atau cara yang dilakukan agar informasi dapat sampai kepada khalayak dapat digambarkan dalam tahapan proses penyebaran informasi oleh Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: Sumber informasi/ departemen terkait
Persetujuan Dewan Eksekutif Terkait
CCD dan sumber informasi/departemen terkait (finalisasi)
Target Audience
Selain melakukan tahapan proses komunikasi di atas, Corporate Communication menyebarkan juga beberapa informasi yang disampaikan secara berulang –ulang agar pesan yang disampaikan dapat memberi pengaruh kepada karyawan. Pesan atau informasi ini biasanya yang bersifat kampanye dimana memang dilakukan agar karyawan penerima informasi mau berubah perilakunya atau mengikuti isi pesan yang disampaikan. Hal ini disampaikan Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Untuk pesan seperti kampanye biasanya kita lakaukan selama satu bulan misalnya kita membicarakan mengenai krisis ekonomi, maka kita buat kampanye agar karyawan tidak melihat dari sisi negatifnya tetapi merasa apa yang bisa kita buat untuk melewati krisis ekonomi ini.”34 Hal ini disampaikan juga oleh Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: “Untuk menjaga ‘kekinian’ dan barunya informasi, CCD Trakindo secara berkala melakukan pengiriman informasi ke target audience sesuai dengan kepentingan dan peruntukannya serta isi dari pesan informasi tersebut.”35
34
Ibid. Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agsutus 2012 35
99
Selain itu Corporate Communication juga menyebarkan pesan sesuai khlayak sasarannya, ini dilakukan agar pesan yang disebarkan mempunyai efek dan juga secara tidak langsung menghemat pemakaian media dan teknologi yang tidak perlu. Hal ini disampaikan Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: ”Untuk pesan yang berlangsung di satu daerah biasanya kita hanya menyebarkan informasi di daerah itu saja, ini contohnya untuk informasi yang menyangkut kampanye, misalkan mengenai donor darah di Jakarta, maka kita sebarkan melalui e-mail blasting di Jakarta saja, di daerah tidak perlu, selain memang tidak ada hubungan dan pengaruhnya, ini juga akan menghemat kuota.”36 Pernyataan tersebut diatas menandakan bahwa setiap pesan yang disebarkan harus diperhatikan dari berbagai aspek, selain dari tujuan pesan itu sendiri, khalayak sasarannya sampai dengan efektifitas serta efisiensi teknologi yang di gunakan, karena semua itu akan berpengaruh pada kelangsungan komunikasi seluruh perusahaan. hal ini disampaikan oleh Informan Yuspriadi Usman sebagai berikut: “Pesan yang dikirimkan harus dilihat juga kegunaan, tujuannya, serta seberapa pentingnya. Jangan sampai terjadi ‘bola salju’ dalam penyebaran informasi. Misalkan informasi yang disebarkan melalui e-mail yang di kirimkan ke bayak orang dengan menggunakan attachment yang besar dalam menjawabnya tidak perlu di sebarkan kembali pada semua orang dengan mengikutsertakan kembali attachment sebelumnya, jika pesan tersebut dikirimkan untuk 100 orang lalu setiap orang mengirim dengan cara yang sama, maka apa yang akan terjadi, pastinya akan menghambat komunikasi yang lain karena kita punya kuota. Maka dari itu hal ini saya sebut sebagai bola salju komunikasi.” 37
36
Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012 37 Hasil wawancara Yuspriadi Usman (Pricing Supervisor Product Support PT Trakindo Utama), 27 September 2012
100
Isi pesan dibuat sesuai tujuan masing-masing, sebelum nantinya di sebarkan Corporate Communication kepada khalayak sasarannya. Untuk pesan kampanye dibuat pesan-pesan yang lebih persuasif baik dari penulisan dan gaya bahasanya, gambar-gambar yang digunakan jika ada juga dibuat untuk menggugah karyawan yang melihatnya begitu juga untuk pesan-pesan yang disampaikan dengan media lainnya. Hal ini seperti yang disampaikan oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Penulisan dan isi pesan sangat berpengaruh pada khalayak yang membacanya. Biasanya untuk kampanye pesan yang disampaikan dibuat sederhana dan simple. Selain itu isi dari pesan tersebut dibuat persuasif agar dapat memberikan efek yang diinginkan sesuai tujuannya. Selain tulisan kita menggunakan gambar-gambar dan design yang menarik dan mempunyai arti serta korelasi dengan isi pesan. Untuk pesan yang disampaikan dengan media majalah internal biasanya lebih bersifat soft news, didapat dari karyawan untuk karyawan dan isinya macam-macam, ada informasi-informasi terbaru, berita mengenai apa yang terjadi diperusahaan dan karyawan, ada tulisan mengenai psikologi, resep, yang pada dasarnya berita yang ditampilkan lebih ringan tetapi informatif, edukatif dan dapat menghibur. Lalu untuk isi pesan dalam media e-mail, lebih kepada hal yang baru atau hard news, yaitu pesan yang harus diperhatikan kekiniannya. Sedangkan untuk media portal sendiri kita buat isinya lebih informatif dan ada sisi edukatifnya juga agar setiap orang yang masuk ke portal bisa melihat informasi tetntang perusahaan, informasi terbaru yang terjadi di perusahaan dan orang meng masuk ke portal dapat mempelajari berbagai hal, karena semua hal ada di portal.”38
Semua hal tersebut dilakukan karena Corporate Communication merupakan divisi penghubung antara korporat dengan karyawannya, sehingga informasi yang keluar dari Corporate Communication haruslah mengenai
38
Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012
101
perusahaan dan memiliki efek positif untuk keberlangsungan perusahaan. hal ini disampaikan Key Informan Sheila Kansil sebagai berikut: “CCD Trakindo dapat menjadi fasilitator dalam memberikan tambahan informasi yang diperlukan untuk suatu isu yang bersifat korporasi dan memberikan pengaruh ke seluruh karyawan.”39 Dari sekian metode yang dilakukan divisi Corporate Communication dalam penyampaikan informasi kepada seluruh karywan PT Trakindo Utama, Key Informan Sheila Kansil
merasa cukup dengan proses komunikasi yang telah
berlangsung selama ini. Hal ini seperti yang disampaikannya sebagai berikut: “Menurut saya pribadi, proses komunikasi di Trakindo telah berjalan dengan baik, mengingat banyaknya kantor cabang Trakindo di Indonesia yang tersebar dari Sabang sampai Merauke. Tetapi tetap kami akan terus mencari alternatif baru untuk menyempurnakan dan mengembangkan proses komunikasi ini.”40 Hal tersebut juga disampaikan Key Informan Linda C. Dwiningsih sebagai berikut: “Sejauh ini proses komunikasi di Trakindo telah berjalan dengan baik, tetapi dengan berkembangnya bisnis Trakindo, dan semakin banyaknya kantor cabang Trakindo di Indonesia, CCD harus siap dengan berbagai macam cara baru agar komunikasi ini tetap terjaga dengan lebih baik.”41 Selain itu hal tersebut juga didukung oleh Informan Yuspriadi Usman sebagai berikut: “Menurut saya penyebaran informasi dan pesan yang dilakukan Corporate Communication sudah cukup baik.”
39
Hasil wawancara dengan Sheila Kansil (Corporate Communication Manager PT Trakindo Utama), 10 Agsutus 2012 40 Ibid. 41 Hasil wawancara dengan Linda C. Dwiningsih, (Corporate Communication Senior Specialist PT Trakindo Utama), 27 September 2012
102
Informan Aluisius Suratna juga menyampaikan hal yang serupa sebagai berikut: “Untuk penyebaran informasi sudah cukup baik, hanya saja untuk saran, ide atau masukan yang saya berikan melalui media portal belum ada feedback sampai sekarang.” 42 4.3 Pembahasan Sesuai dengan devinisi Coprorate Communication menurut
Joep
Cornelissen pada Bab II halaman 16, Corporate Communication PT Trakindo Utama mempunyai fungsi manajemen yang mengkoordinasikan kegiatan komunikasi didalam perusahaan untuk dapat membangun dan mempertahaankan reputasi baik dari perusahaan. Divisi Corporate Communication PT Trakkindo mengatur mengenai komunikasi ke dalam maupun keluar yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Sehingga dapat dikatakan bahwa divisi tersebut menangani semua hal yang menyangkut komunikasi dan perusahaan. Corporate Communication PT Trakindo menjalankan fungsinya sebagai jembatan antara manajemen dan karyawan. Bagaimana agar arus informasi dapat berjalan lancar baik dari manajemen kepada karyawan begitu juga sebaliknya. Sangat penting sekali agar arus komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan atau internal komunikasi dapat berjalan lancar. Oleh karena itu diperlukan motor penggeraknya yaitu Corporate Communication. Corporate Communication PT Trakindo Utama menjadi tonggak terciptanya komunikasi yang harmonis di dalam perusahaan dan menjadikan kegiatan komunikasi tersebut 42
Hasil wawancara dengan Aluisius Suratna (Master Black Belt PT Takindo Utama), 27 September 2012
103
menjadi image dari perusahaan. Sehingga dengan kata lain reputasi perusahaan juga terbentuk dari bagaimana komunikasi yang terjadi di perusaan yang dikelola oleh Corporate Communication-nya. Walaupun anggota yang terdapat dalam divisi Corporate Communication PT Trakindo sangat minim, tetapi terbukti mampu menjalankan kegiatan komunikasi dengan baik. Hal ini terlihat terutama dalam kegiatan penyebaran informasi yang dilakukan kepada karyawan. Tidak hanya proses penyebarannya saja yang menjadi tanggung jawab divisi ini, tetapi Corporate Communication PT Trakindo juga melakukan serangkaian kegiatan baik dari pengumpulan informasi, pengolahan, sampai akhirnya informasi tersebut dapat disebarluaskan. Semua tahapan tersebut harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab agar hasil yang diinginkan dapat terwujud. Sebagai bagian dari divisi Corporate Communication, anggotanya tidak hanya harus paham dan mampu menguasai ilmu PR saja tetapi sedikit banyak juga harus mengerti dan mampu memahami ilmu-ilmu lainnya seperti ilmu jurnalistik, design, teknik, komputer, ekomoni dan banyak lagi. Semua hal tersebut diperlukan untuk dapat menjalankan serta mengatur komunikasi yang baik dalam perusahaan. Karena PT Trakindo Utama bergerak di bidang alat-alat berat, maka Corporate Communication PT Trakindo Utama harus paham dan mengerti mengenai segala bidang yang terdapat didalam perusahaan, usaha yang dilakukan perusahaan, atau dengan kata lain memahami perusahaan tersebut secara keseluruhan. Corporate Communication PT Trakindo Utama juga senantiasa menjalin hubungan yang harmonis antara karyawan baik di pusat maupun dicabang-cabang
104
dengan rutin meminta para karyawannya membuat tulisan untuk media-media internal perusahaan. selain itu Corporate Communication PT Trakindo Utama kerap kali datang ke cabang-cabang untuk melihat kondisi dan komunikasi yang terjadi dicabang tersebut. Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh bahwa komunikasi internal dalam PT Trakindo Utama menjadi strategi agar maksud dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Komunikasi internal menjadi suatu hal yang dapat mempengaruhi jalannya organisasi atau perusahaan khususnya PT Trakindo Utama. Dalam PT Trakindo komunikasi internal dilakukan oleh seluruh karyawan dari Top Management hingga karyawan pada level paling rendah, baik di kantor pusat sampai yang berada di setiap cabang diseluruh Indonesia. Roda yang menggerakan perusahaan agar dapat berjalan dengan baik ditentukan oleh bagaimana cara komunikasi internalnya. Seperti devinisi komunikasi internal oleh Lawrence D Brenan pada Bab II halaman 21, dalam internal komunikasi PT Trakindo Utama terdapat struktur yang jelas untuk jalannya arus komunikasi, baik itu komunikasi dari atasan kepada bawahan ata sebaliknya, komunikasi antara sesama karyawan pada level yang sama, maupun komunikasi yang terjadi pada antar bagian. Segala kebijakan yang diinginkan Top Management harus sampai dan dipahami oleh semua karyawan, begitu juga Top Management perlu tahu apa yang diingini karyawannya, bahkan sesama karyawan sendiri harus tercipta komunikasi yang baik. Seperti yang dikatakan Suranto mengenai pentingnya komunikasi internal pada Bab II halaman 24, bahwa komunikasi internal merupakan strategis
105
bagi manajemen untuk menyampaikan kebijakan organisasi. Dimana melalui komunikasi internal, karyawan memperoleh kesempatan untuk menyatakan pendapatnya kepada manajemen tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan tanggung jawabnya. Komunikasi yang baik dengan karyawan merupakan langkah awal dari usaha membina hubungan dengan masyarakat sekitar serta komunikasi internal yang dilakukan secara intensif akan mampu mendorong motivasi dan semangat kerja karyawan. Dengan begitu komunikasi internal menjadi sarana terbentuknya rasa saling percaya antara karyawan, hal itu juga penting untuk PT Trakindo Utama. Komunikasi internal dalam PT Trakindo Utama menjadi strategi bagi manajemen untuk menyampaikan kebijkan, dengan komunikasi internal karyawan juga mendapatkan kesempatan untuk mengemukakan pendapat, ide dan gagasannya mengenai pekerjaan dan perusahaan. ide dan gagasan tersebut bisa mereka sampaikan melalui media-media yang ada dalam komunikasi internal, baik secara langsung dengan media rapat atau forum karyawan sampai dengan menggunakan media email dan portal yang digunakan PT TrakindoUtama sebagai media komunikasi internal. Dengan komunikasi yang baik diantara karyawan internal perusahaan akan mendukung kelancaran pekerjaan mereka. Karena jika terjadi misscommunication di satu divisi dalam perusahaan akan menghambat divisi lainnya dalam melakukan pekerjaan, seperti yang diungkapkan oleh Informan Yuspriadi Usman dalam wawancara.
106
Dari hasil penelitian yang dilakukan, penulis menangkap bahwa komunikasi internal yang terjadi pada PT Trakindo dari manajemen ke semua karyawannya sudah berjalan dengan baik. Tetapi penggunaan media untuk mendukung komunikasi masih terhambat oleh adanya kuota. Seperti media portal dan
e-mail
masih
belum
maksimal
dapat
digunakan
oleh
Corporate
Communiation untuk menyebarkan komunikasi keseluruh karyawan dalam waktu yang bersamaan, hal ini seperti yang disampaikan oleh Key Informan Linda C. Dwiningsih dan Informan Yuspriadi Usman. Media
yang
digunakan
oleh
Corporate
Communication
dalam
menyebarkan informasi kepada karyawan terbagi dalam beberapa media seperti pembagian media yang dilakukan oleh Cutlip pada halaman 26. Dimana media komunikasi internal yang digunakan meliputi, e-mail balst dan portal untuk publikasi karyawan yang ditujukan pada banyak karyawan dalam waktu yang bersamaan dan majalah internal. Selain itu media komunikasi lainnya yaitu Internal Memo dan e-mail untuk komuniasi yang sifatnya lebih personal. Dalam hasil penelitian yang dilakukan penulis di PT Trakindo Utama ditemukan bahwa Corporate Communication PT Trakindo Utama memiliki beberapa media agar informasi yang menyangkut perusahaan dapat disebarkan dan sampai kepada semua karyawan. Adapun media yang digunakan terbagi dari media perorangan dan massal, dimana media massal tersebut terbagi kembali menjadi new media dan media cetak serta media forum atau pertemuan juga melengkapi media yang digunakan untuk menyebarkan informasi .
107
Sesuai devinisi dari strategi komunikasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pada Bab II halaman 28, Corporate Communication PT Trakindo Utama juga menjalankan serangkaian cara agar pesan dan informasi yang ada dapat sampai kepada target sasarannya yaitu karyawan serta dapat memberi efek. Sehingga karyawan tidak hanya mendapat informasi saja tetapi dapat mengubah sikap, pendapat, perilaku. Corporate Communication PT Trakindo melakukan identifikasi sasaran komunikasinya terlebih dahulu, pesan yang akan disebarkan harus sesuai target sasaran dan dapat sampai dan dimengerti oleh penerimanya. Oleh karena itu, divisi Corporate Communication PT Trakindo Utama melakukan analisis khalayak terlebih dahulu sebelum menyebarkan informasi. Analisis khalayak dilakukan langsung pada saat informasi didapat dari informan. Tidak jarang pekerjaan menganalisis khalayak yang dilakukan oleh Corporate Communication dibantu oleh informan, ini dikarenakan target penerima pesan sudah ditentukan langsung oleh informan. Analisis khalayak yang dilakukan terbukti mampu mengelompokan target sasaran dan menjadikan pesan yang disebarkan sampai dan diterima sesuai kebutuhan. Corporate Communication PT Trakindo Utama juga mengumpulkan dan mengolah pesan yang akan disebarkan kepada khalayak sasarannya. Pengumpulan informasi dan pesan dilakukan tidak hanya dari Top Management atau didapat dari kantor pusat saja, melainkan dari semua cabang dan semua karyawan yang ada didalammya.
108
Proses pengumpulan informasi yang dilakukan juga mengalami proses seleksi agar informasi dan pesan yang disebarkan tidak merugikan bagi perusahaan melainkan dapat membangun perusahaan dan karyawannya. Media yang dipilih untuk menyebarkan informasi juga merupakan cara yang dilakukan Corporate Communication PT Trakindo agar pesan dapat menarik perhatian dan diterima oleh karyawan target sasaran. Pemilihan media yang tepat penting dilakukan, karena jika Corporate Communication salah memilih atau menentukan media yang digunakan untuk menyebarkan informasi atau pesan maka informasi tersebut tidak akan memberikan makan atau manfaat bagi penerimanya. Adapun pengelompokan media sesuai dengan khalayak dan pesannya sebagai berikut: Analisis
Pesan
Khalayak Seluruh
Pengumuman dari Top Manajemen
Karyawan
Penghargaan yang diterima perusahaan
Media Seluruh Media Massal
Peluncuran produk baru dan promosi CSR, SHE, Tips Informasi yang berhubungan dengan bisnis perusahaan General Manajer
Pengumuman dari Top Manajemen
Seluruh Media Perorangan
/ Division Head
Informasi yang berhubungan dengan
Portal
bisnis perusahaan
Majalah
109
Peluncuran produk baru
Banner/Newsletter
CSR Baranch Manajer
Pengumuman dari Top Manajemen
(Kepala Cabang)
Informasi yang berhubungan dengan bisnis perusahaan Peluncuran produk baru dan Promosi CSR, SHE
Manajer/
Informasi yang berhubungan dengan
Karyawan yang terkait proyek
bisnis perusahaan
Seluruh Media Perorangan Forum/Pertemuan
Peluncuran produk baru
tertentu
Media yang digunakan Corporate Communication PT Trakindo Utama juga menarik perhatian dan mudah didapat. Divisi Corporate Communication menggunakan
media cetak maupun elektronik yang dibuat dengan design
menarik serta media elektroniknya mudah diaplikasikan. Dengan metode yang mementingkan kekonsistenan yaitu Informasi yang disampaikan juga dilakukan berkala agar maksud dan tujuan yang ingin disampaikan manajeman dapat tercapai begitu juga sebaliknya, para karyawan juga akan terpenuhi kebutuhan akan informasinya mengenai pekerjaan dan perusahaan. Hampir 80% proses pengumpulan dan pengolahan informasi yang akhirnya menjadi sebuah informasi yang utuh dan siap dipublikasikan dilakukan oleh divisi
110
Corporate Communication PT Trakindo Utama sendiri. menurut hasil penelitian hal tersebut dilakukan karena divisi ini merasa mampu dan bertanggung jawab menjalankan semua proses tersebut. Dari serangkaian cara
yang telah dilakukan oleh Corporate
Communication PT Trakindo Utama untuk dapat menyampaikan informasi kepada karyawan,
menjadi komponen dari strategi komunikasi internal divisi Corporate
Communication seperti halnya komponen strategi komunikasi internal menurut Cutlip pada Bab II halaman 29 yaitu khalayak yang merupakan sasaran yang dituju dalam kegiatan public relations, kemudian perancangan isi pesan yang dilakukan setelah mengenal masalah dan khalayak, pemilihan media juga harus dilakukan pada kegiatan komunikasi untuk membantu komunikasi dari manajemen kepada karyawan, serta metode dimana dalam penyampaian informasi metode yang digunakan dapat dilihat dari dua aspek yaitu cara pelaksanaan komunikasi dan berdasarkan bentuk dan isi pesan seperti pesan yang Informatif, Persuasif, Edukatif, Cursive.
