BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1.
Gambaran Umum Objek Penelitian
4.1.1. Profil Perusahaan
PT TRAKINDO UTAMA, didirikan pada 1970 merupakan perusahaan swasta nasional murni berskala Internasional dibidang usaha alat-alat berat yang mencakup penyediaan, dukungan layanan purna jual, suku cadang dan jasa pendukung lainnya, tersebar di lebih dari 60 cabang perwakilan di seluruh Indonesia dengan lebih dari 5.000 orang karyawan dan melayani lebih dari 10.000 pelanggan di Indonesia. Selama 40 tahun, Trakindo telah mengalami perjalanan panjang yang membanggakan untuk tumbuh dan menjadi "The Customer Services Company" yang menyediakan solusi jasa kelas dunia untuk peralatan Caterpillar. Motto Trakindo adalah “The Customer Services Company”. Untuk mencapai tujuan tersebut, Trakindo senantiasa bekerja keras untuk menjadi mitra terpercaya yang mampu memberikan manfaat nyata bagi usaha pelanggan. Dengan Misi, “Membangun perusahaan yang mampu menciptakan lapangan kerja berkualitas bagi sebanyak mungkin rakyat Indonesia, dengan mengusung nilai-nilai berikut ini: • Pengembangan kompetensi karyawan secara berkelanjutan • Mengupayakan pertumbuhan finansial, intelektual dan citra
33
perusahaan yang konsisten serta melakukan investasi kembali ke dalam bisnis yang dijalankan, dan • Mempertahankan standar kode etik yang tinggi dalam aktivitas bisnis”.
Tujuan utama Trakindo adalah untuk mencapai pertumbuhan dan profitabilitas usaha yang konsisten. Untuk itu Trakindo berupaya mewujudkannya dengan
meningkatkan
kemitraan
berkelanjutan
dengan
para
pemasok,
memanfaatkan kemajuan teknologi, dan menjadi warga komunitas dunia usaha yang baik. Dengan organisasi berbasis-wilayah yang mencakup divisi Sumatera, Jawa, Kalimantan dan Indonesia Timur, serta lebih dari 60 kantor cabang, Trakindo senantiasa berada di dekat para pelanggan. Secara pembagian industri PT Trakindo Utama dibagi menjadi beberapa sektor Industri antara lain; Mining Industri, Construction, Forestry, Agriculture, Oil & Gas, Marine dan Power Industry. Secara pembagian area, PT Trakindo Utama dibagi menjadi 5 area, yaitu; Area Sumatera, Area Jawa, Area Kalimantan, Area Indonesia Timur dan Area Tembagapura, tiap-tiap area dipimpin oleh General Manager dan memiliki beberapa cabang yang dipimpin oleh kepala cabang. Dengan
pembagian
ini
Trakindo
melakukan
pendekatan
kepada
pelanggannya dari sisi jarak sehingga dapat memberikan pelayanan yang cepat. Setiap cabang memiliki mechanic yang berpengalaman yang dilengkapi dengan fasilitas yang dibutuhkan, seperti pada cabang-cabang besar terdapat specialized workshop dan ware house, training center dan juga sistem distribusi yang modern.
34
PT Trakindo Utama adalah agen alat-alat besar untuk dipasarkan di Indonesia, antara lain; Caterpillar, Sullair, Nexus, Baldwin Filter, Sykes Pump. Pelayanan yang diberikan meliputi penjualan, penyediaan suku cadang, penyewaan dan juga pembelian kembali. Dalam memberikan pelayanannya Trakindo juga didukung oleh grup perusahaan dimana membantu Trakindo memberikan pelayanan satu atap kepada pelanggannya. Grup perusahaan tersebut meliputi perusahaan leasing, logistik, IT, Pengadaan Ban alat-alat besar, kontraktor dan juga penyewaan genset. Hubungan Trakindo dengan pelanggannya didasari oleh hubungan bisnis yang
saling
menguntungkan
dan
dibina
secara
kekeluargaan
dengan
mengedepankan nilai-nilai usaha yang luhur. Hubungan yang dibina dengan baik dan mengedepankan profesionalisme, etika dan saling menghormati akan tumbuh dengan baik dibandingkan hubungan yang didasari kepentingan bisnis semata. Tumbuh-kembangnya hubungan yang terbina dengan baik akan memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak. Trakindo diuntungkan dengan meningkatnya penjualan dan pelanggan diuntungkan dengan pelayanan kelas dunia yang diberikan oleh Trakindo. Pada akhir 2002 PT Trakindo Utama meluncurkan “The CAT Rental Store” untuk pelayananan lebih baik ke pelanggan, khususnya untuk melayani kebutuhan sewa peralatan/Equipment. “The CAT Rental Store” melayani pelanggan
dengan
konsep
“One
Stop
Shop”
yang
membutuhkan
peralatan/Equipment Caterpillar dan juga peralatan/Equipment bermerk lain yang bermutu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
35
“The Cat Rental Store” sekarang sudah dibuka untuk melayani pelanggan di seluruh Indonesia. Saat ini, PT Trakindo Utama telah membuka 14 outlet Rental Store; yaitu Cabang Batuhijau, Cabang Balikpapan, Cabang Sangatta, Cabang Surabaya, Cabang Sorong, Cabang Kuala Kencana, Cabang Pekanbaru, Cabang Medan, Cabang Pontianak, Cabang Samarinda, Cabang Cilegon, Cabang Manado, Cabang Palembang dan Cabang Batam. Rental Store pertama adalah Cabang Batuhijau telah dibuka mulai tgl 18 Desember 2002, cabang ini berlokasi di areal PT. Newmont Nusa Tenggara (PT.NNT), yaitu di Concentrator AreaPT.NNT -Batuhijau (Pulau Sumbawa). Dengan berlokasi di areal Pelanggan, Rental Store Cabang Batuhijau berkomitment untuk melayani kebutuhan Sewa kepada PT. NNT sebagai prinsipal dan juga para perusahaan kontraktor yang mendukung pekerjaan PT.NNT. Rental Store Cabang Balikpapan telah beroperasi sejak tanggal 23 Juni 2003. Cabang Balikpapan akan melayani kebutuhan peralatan/Equipment Sewa bagi pelanggan Minyak dan Gas, Pertambangan & Konstruksi di kota Balikpapan, sekaligus daerah Kalimantan pada umumnya. Pada bulan Agustus
2004, Rental Store Cabang Sangatta mulai dibuka dan
melayani pelanggan yang beroperasi di wilayah Kaltim Prima Coal Sangatta. Pada tanggal 23 Desember 2004 dibuka outlet Rental Store yang ke-4, yaitu di Surabaya. Rental Store Surabaya akan melayani kebutuhan peralatan rental untuk daerah Surabaya dan sekitarnya, termasuk daerah Jawa Tengah, Jawa Timur, Madura, Bali, NTB (kecuali wilayah Newmont Nusa Tenggara). Target market yang ingin dituju adalah bidang konstruksi, pertambangan, industri, utilities, maritime, event, tourism, dan banyak lagi.
36
Masih di Desember 2004 dibuka outlet yang ke-5, yaitu di Kuala Kencana, Papua. Rental Store Kuala Kencana melayani kebutuhan peralatan rental untuk pelanggan yang bekerja di areal wilayah Freeport. Demikian juga cabang-cabang lainnya dimana setiap Cabang Rental Store ini merupakan bagian dari PT Trakindo Utama, dan akan menjadi bagian dari rantai bisnis Rental Store di seluruh dunia. Cabang Rental Store lain masih akan dibuka dibeberapa wilayah di seluruh Indonesia untuk dapat melayani pelanggan lebih baik. Cabang terakhir yang dibuka adalah cabang Palembang pada tahun 2009 lalu merupakan cabang ke 14. Sama dengan cabang-cabang Rental Store lainnya pembukaan cabang Rental Store di Palembang ditujukan bagi industri daerah Palembang dan sekitarnya. Cabang Trakindo Palembang merupakan salah satu cabang Trakindo dengan coverage area cukup luas, karena itu pulalah Rental Store di Palembang ini diharapkan dapat memberikan tambahan support bagi pelanggan-pelanggan Trakindo. Sewa menjadi salah satu alternatif yang dapat diambil oleh pelanggan di segala jenis bisnis yang ada, karena dengan melalui sewa; pengeluaran akan terjadi hanya ketika peralatan/equipment dibutuhkan. Sewa menjadi salah satu pilihan untuk membebaskan perusahaan dari pembelian barang modal tanpa harus menjauhkan diri dari akses pemakaian peralatan/Equipment dengan teknologi yang terbaru.
37
4.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan PT Trakindo Utama
Struktur organisasi merupakan alat manajemen yang digunakan untuk memudahkan pelaksanaan proses kerja yang telah disusun serta memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dari tingkat tertinggi dalam organisasi hingga yang dibawahnya. Dalam suatu organisasi dengan sejumlah kegiatan didalamnya pasti juga terdapat hubungan antara orang per orang yang menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Secara manajerial struktur organisasi harus mampu mengakomodir strategi, sumber daya, teknologi dan serangkaian tugas dan tanggung jawab untuk menghasilkan objektif perusahaan. Dalam bentuk organisasi garis, kekuasaan terus mengalir dari direktur kepada kepala divisi hingga kepada kepala bagian, kemudian terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian merupakan unit yang berdiri sendiri dan kepala bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya. Dalam penelitian ini penulis tidak akan menguraikan pembagian tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian yang ada dalam struktur organisasi perusahaan PT Trakindo Utama tetapi penulis dapat melampirkan satu tabel bagan struktur organisasi PT Trakindo Utama sehingga memberikan sedikit gambaran akan posisi dan hubungan kerja internal dari PT Trakindo Utama.
38
4.1.3. Layanan Trakindo Rental Store
Layanan yang disediakan oleh ‘Trakindo Rental Store’ meliputi penyewaan seluruh jenis/model peralatan/Equipment Caterpillar, sekaligus juga peralatan/equipment lain. Mulai dari unit-unit kecil seperti mesin las, air compressor, scissor lift, pumps, genset, boom lift, forklift, lighting tower dan peralatan compaction peralatan lainnya, hingga unit-unit besar seperti excavator, dozer, off highway truck dan lainnya. ‘Trakindo Rental Store’ melayani kebutuhan sewa pelanggan secara harian, mingguan, bulanan atau juga sewa jangka panjang. Layanan-layanan inilah yang ditawarkan dalam event launching yang diadakan Trakindo. Dengan event yang digelarnya Trakindo berharap pengunjung dapat mengetahui layanan Trakindo Rental Store dan lebih dari itu, jalinan hubungan antara pelanggan, calon pelanggan dan salesman Trakindo juga terjalin lebih baik lagi. Terlampir adalah Event Marketing Plan yang dilakukan oleh Trakindo Rental Store pada tahun 2009
4.2.
Hasil Penelitian
Pada Bab ini penulis akan menjabarkan hasil penelitian dari pengamatan langsung serta wawancara langsung kepada orang-orang yang terkait terhadap penelitian penulis sesuai dengan judul penelitian ini. Dari hasil pengamatan langsung dan wawancara serta acuan dari fokus penelitian, penulis hanya melakukan pengamatan dan penelitian pada tahap
39
evaluasi yang dilakukan oleh Trakindo pada tahun 2009 yaitu di kota Palembang dan kota Batam. Proses evaluasi yang dilakukan oleh Trakindo terkait dengan special event launching Trakindo Rental Store dimulai dari penyebaran angket questionare kepada undangan yang dilakukan sesaat sebelum acara selesai. Pertanyaanpertanyaan yang diajukan oleh Trakindo antara lain berkaitan dengan event launching tersebut dan juga pertanyaan terkait dengan bisnis Trakindo Rental Store. Dalam questionare Palembang dan Batam ini terdapat 7 pertanyaan yang dilontarkan oleh Trakindo kepada para undangan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut meliputi ;
1. Menurut Anda, bagaimana informasi yang disampaikan dalam event ini? 2. Menurut Anda, bagaimana fasilitas/jamuan/hiburan yang kami sajikan? 3. Diantara produk-produk dibawah, produk mana saja yang Anda pergunakan? 4. Apakah Anda menggunakan jasa Rental untuk kebutuhan pekerjaan Anda? 5. Setelah mengikuti event ini bagaimana pemahaman Anda tentang Trakindo Rental Store? 6. Apa yang Anda harapkan dari jasa Rental Alat Berat? 7. Sebutkan apa yang Anda harapkan dengan datang pada event ini?
40
Selain survey yang dilakukan, Trakindo juga melakukan pengamatan langsung pada saat acara berlangsung, pengamatan ini digunakan sebagai gambaran umum kondisi yang terjadi. Pengamatan yang dilakukan meliputi semua komponen yang terdapat dalam pelaksanaan acara, dari pembukaan hingga acara selesai. Komponen-komponen yang dimaksud meliputi; 1. Persiapan Event 2. Tempat 3. Acara 4. Pengisi Acara 5. Hiburan 6. Makanan 7. Dekorasi 8. Publikasi 9. Undangan 10. Respon undangan terhadap survey yang dilakukan. Pengamatan ini dilakukan langsung oleh ketua pelaksana di lapangan, sepanjang acara berlangsung, ketua pelaksana bertugas untuk mengamati setiap komponen dan aktivitas dalam acara ini. Survey yang dilakukan pada saat pelaksanaan acara di Palembang mendapatkan respon yang cukup baik. 100 lembar questionare yang disebarkan terdapat 62 lembar yang dikembalikan dan diisi dengan lengkap. Sedangkan survey yang dilakukan pada saat pelaksanaan acara di Batam mendapatkan respon
41
yang cukup baik. 100 lembar questionare yang disebarkan terdapat 76 lembar yang dikembalikan dan diisi dengan lengkap. Selain questionare yang disebarkan kepada undangan dengan pertanyaanpertanyaan seperti diatas, alat evaluasi lainnya yang juga digunakan di cabang Palembang dan Batam adalah dengan melakukan pengamatan langsung pada saat special event launching Trakindo Rental Store berlangsung. Dari kedua alat survey yang dilakukan ini hasilnya dapat dilihat pada lampiran dimana tanggapan yang diharapkan oleh Trakindo dari para undangannya berhasil didapatkan. Tanggapan undangan untuk isi event yang diwakili dengan tiga pertanyaan pada questionare cukup baik, pertanyaan ini meliputi informasi yang disampaikan pada saat special event berlangsung. Pertanyaan lain tentang isi acara adalah tentang jamuan fasilitas dan hiburan yang disajikan dalam special event launching Trakindo Rental Store. Selain itu hasil questionare juga menggambarkan tanggapan para undangan tentang tempat dan layanan. Pengamatan langsung yang dilakukan pada saat special event launching Trakindo Rental Store juga menggambarkan tentang bagaimana isi event yang mencakup pembicara, kegiatan dan hiburan serta gambaran tentang tempat, fasilitas dan layanan. Pengamatan langsung yang dilakukan memang lebih fokus untuk mengamati jalannya special event dari semua sisi, tidak menyangkut pada bisnis penyewaan alat. Pengamatan langsung inipun tidak melibatkan undangan dalam pengisiannya.
42
Penjabaran diatas merupakan hasil questionare yang dilakukan oleh Trakindo serta hasil pengamatan langsung yang juga dilakukan oleh Trakindo merupakan data yang digunakan oleh peneliti dalam melakukan penelitian ini. Selain data-data tersebut diatas, peneliti juga menggunakan indepth interview (wawancara mendalam) yang ditujukan kepada Rental Manager, Rental Supervisor dan juga Sales Manager yang terjun langsung dalam setiap kegiatan special event Trakindo Rental Store yang dilakukan di tahun 2009. Pada wawancara yang dilakukan, penulis menggunakan teknik Triangulasi sumber untuk menguji keabsahan data yang dihasilkan dari melakukan wawancara dari beberapa sumber. Teknik lain yang digunakan penulis untuk menguji keabsahan hasil wawancara ini adalah Triangulasi Waktu dengan mencari waktu terbaik saat melakukan wawancara dengan narasumber. Apabila ditemukan data yang meragukan, penulis akan mengatur waktu kembali untuk dilakukan wawancara dengan narasumber sehingga akhirnya akan didapatkan data yang valid. Dalam pelaksanaannya penulis merasa bahwa hasil wawancara yang dilakukan tidak ada kendala ataupun hal yang meragukan, sehingga wawancara hanya dilakukan sekali tanpa pengulangan wawancara. Wawancara pertama dilakukan kepada Bpk. Riki Agustridi, Rental Manager PT Trakindo Utama. Dalam wawancara ini peneliti lebih banyak menekankan pertanyaan seputar konsep strategis dari dilaksanakannya special event launching Trakindo Rental Store 2009, hal lain yang menjadi topic wawancara adalah pelaksanaan event tersebut dari persiapan hingga evaluasi yang dilakukan.
43
Menurut bapak Riki, “…setiap event akan mengambil tujuan yang disesuaikan dengan kebutuhan di cabang yang bersangkutan, misalnya, antara di Batam dan di Palembang tentunya kita memiliki tujuan yang berbeda, walaupun ada persamaan yang kita lakukan dalam setiap event.” Sedangkan menurut Ibu Santi, Rental Supervisor, yang juga menjadi target wawancara peneliti, mengatakan “Perencanaan kita buat cukup jauh sebelum hari pelaksanaan sehingga dapat mengantisipasi segala kemungkinan yang bisa saja terjadi. Kita lakukan koordinasi dengan cabang terkait membentuk tim dan membagi tugas, untuk tugas-tugas yang sifatnya strategis seperti penentuan konsep, bentuk acara, materi isi acara dan budgeting biasanya diserahkan ke Head Office sedangkan untuk pekerjaan teknis seperti lokasi, pengisi acara, jamuan, hiburan dan tim pelaksana ditentukan oleh tim dari cabang. Setelah konsep dan tema serta budget kita tentukan lalu kita membuat 3W (What, Who, When) form dan check list untuk selalu kita monitor. Dalam perencanaan kita juga melibatkan divisi lain yang terkait seperti Corporate Communications untuk membantu kita membuat konsep acara, pelaksanaan acara hingga evaluasi dan kegiatan setelah acara, lainnya adalah Machine Marketing dan Purchasing untuk membantu kita dari pengadaan alat hingga pengadaan material event support.” Pada pertanyaan yang sama Pak Ado menjawab “kita lakukan jauh sebelum pelaksanaan event, kita akan berkoordinasi dengan Head Office, sebagai tuan rumah, kita juga mempersiapkan diri dengan menyiapkan tim dari cabang untuk memberikan support event yang akan digelar. Tampilan cabang kita ‘poles’, tim sales kita sudah kita informasikan event yang akan dilangsungkan, sehingga
44
para undangan juga aware bahwa mereka ikut suatu event yang diselenggarakan oleh perusahaan.” Dari kutipan wawancara diatas dapat dijelaskan bahwa setiap event yang dilakukan oleh Trakindo direncanakan dan dipersiapkan dengan matang dan jauh sebelum acara berlangsung. Koordinasi antara pihak management hingga ke cabang berjalan baik, hal ini menjadi titik awal keberhasilan dari setiap event yang dilakukan. Pada pelaksanaan event yang dilakukan sendiri oleh Trakindo Rental Store, mereka menggunakan ukuran-ukuran dan panduan yang telah mereka susun pada saat pelaksanaan, dimana seluruh tim harus disiplin mengikuti panduan yang telah disusun atau disebut 3W Form (What, Who, When). Dalam form ini dijabarkan tentang tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab untuk tugas tersebut dan kapan tugas ini akan diselesaikan, 3W ini juga dilengkapi dengan keterangan dari masing-masing tugas yang ada termasuk status terkini dari setiap tugas tersebut. Menurut Bapak Riki, “kita akan bersama-sama implementasikan rencana yang sudah kita susun, menaati 3W yang kita sepakati dan menjalankannya bersama-sama dan pada hari H, event kita lakukan”. Pernyataan ini juga diperkuat oleh Ibu Santi yang mengatakan “Pada hari pelaksanaan semua stand-by, 3W kita check ulang, jika ada yang terlewat maka, kita selesaikan, check list kita lakukan dimalam dan pagi hari sebelum acara, semua hal kita pastikan fix dan pada tempatnya, malah beberapa kali kita juga pernah melakukan gladi resik untuk acara yang cukup besar.
45
”Sama halnya dengan pernyataan dari Head Office, dari cabangpun mengungkapkan bahwa “Kita akan membuat konsep besarnya, lalu kita turunkan menjadi konsep taktikal yang kita tuangkan dalam 3W dan juga pembuatan checklist kerja khusus untuk event ini. Bagi tim di cabang, setiap event yang diadakan merupakan hajatan seluruh tim, karena orang kita tidak banyak, makanya semua orang akan ‘kecipratan’ tanggung jawab. Dari mulai administrasi hingga pengurusan para undangan, lainnya adalah seperti penanggung jawab tempat, pengisi acara, jamuan, hiburan dan lainnya. Konsep perencanaan yang sudah kita susun kita aplikasikan dengan disiplin, hingga pelaksanaan event yang mencakup masing-masing detail untuk setiap kegiatan dalam event.” Dari pernyataan hasil cuplikan interview diatas, Trakindo Rental Store menjalankan keseluruhan event yang diadakan dengan panduan dan perencanaan yang baik serta mengimplementasikan rencana yang telah disusun dengan disiplin dan yang paling penting adalah komitmen dari seluruh pihak menjalankan fungsi dan tugasnya masing-masing dalam kaitannya pada event yang diselenggarakan. Ada yang bertugas sebagai tim perumus konsep, ada yang bertugas sebagai tim pelaksanan, tim sales bertugas untuk memastikan undangan yang diundang dan membantu melakukan konfirmasi serta ada tim yang bertugas untuk monitoring selama event berlangsung. Tujuan event Trakindo Rental Store adalah untuk mengenalkan layanan baru yang diberikan oleh Trakindo berupa jasa penyewaan alat berat, menurut Bapak Riki, “Tujuan dari dilakukannya event launching Trakindo Rental Store ini adalah mengenalkan layanan baru yang kita tawarkan kepada pelanggan dan calon
46
pelanggan yaitu layanan jasa penyewaan alat berat di cabang dimana kita buka store kita, dengan event yang kita gelar dimana kita mengundang pelanggan datang ke event kita, kita juga berharap hubungan yang selama ini terjalin dengan mereka dapat terjalin tambah baik lagi, pelanggan lebih mengenal kita dan demikian pula tim sales kita dapat mengenal mereka dengan lebih akrab lagi.” Menururt Sales Manager cabang tujuan event ini adalah “Tujuannya memberikan informasi kepada mereka semua akan pelayanan baru yang kita sediakan untuk memberikan solusi kepada usaha mereka.” Dari kedua pernyataan tersebut, event-event yang dilakukan Trakindo mempunyai focus dan tujuan yang baik, tidak terlalu luas, sehingga apa yang diharapkan dari pelaksanaan event dapat dicapai. Dengan fokus tujuan yang ditetapkan, Trakindo juga membidik target pengunjung event yang tepat, menurut Sales Manager cabang, target dari event ini adalah “Target event kita adalah para pelanggan, calon pelanggan dan bakal calon pelanggan. Kita undang mereka semua yang bermain dalam industri alat berat, baik di pertambangan, konstruksi, perkebunan, kehutanan, kelautan, maupun minyak & gas.” Selama event berlangsung Trakindo Rental Store juga melakukan survey yang dilakukan sebagai alat evaluasi event. Survey ini dilakukan pada saat menjelang selesainya event dengan membagikan questionare kepada para undangan yang hadir. Questionare yang dibagikan sejumlah 100 lembar ini berisi pertanyaan-pertanyaan seputar event yang berlangsung dan juga tentang bisnis Rental. Dari 2 event di tahun 2009 yang diadakan, hasilnya cukup baik dimana
47
lebih dari 50% questionare diisi oleh undangan dan kembali kepada penyelenggara. Menurut Bapak Riki, “Kita melakukan survey ini untuk terus mengetahui bagaimana efektifitas dari event-event yang kita lakukan, sehingga kita mendapatkan ukuran dan juga pembelajaran dari setiap event yang kita lakukan.” Menurut Sales Manager cabang, “…survey kita sebarkan menjelang akhir dari event, para undangan merespon dengan baik survey tersebut, walaupun tidak semua survey yang disebarkan kembali kepada kita, tapi mereka nampak antusias dalam mengisi lembar survey yang kita berikan, dan setiap event yang dilakukan juga merupakan salah satu hasil evaluasi dari event yang sebelumnya terjadi.” Pada bahasan yang sama Rental Supervisor juga mengatakan, “Survey kita lakukan dengan menyebarkan form kepada undangan, isinya tidak terlalu banyak, cukup ringan dan gampang sekali mengisinya. Survey kita sebarkan menjelang tamu pulang setelh mereka mengikuti acara kita, hasil survey yang terkumpul kita rumuskan dan menjadi acuan kita untuk laporan dan evaluasi.” Selain survey dengan questionare yang mereka lakukan, pengamatan langsung terhadap kelangsungan event juga dilakukan oleh tim pelaksana event, menurut Bapak Riki, “Kita punya list form yang kita gunakan untuk pengamatan ini, pada saat event berlangsung, ada tim yang bertugas untuk mengamati segala sesuatu yang terjadi, dari mulai proses persiapan sebelum acara berlangsung atau gladi resik, registrasi, acara, hiburan hingga pengaturan di area parkir. Pengamatan ini akan dibawa pada saat kita melakukan evaluasi bersama seluruh team, sehingga ada data yang datang dari para undangan dan ada juga
48
yang datang dari orang internal yang mengetahui setiap detail.” Mengenai pengamatan langsung ini Sales Manager juga mengatakan “Kita juga melakukan pengamatan langsung di event ini, terkait dengan detail-detail yang perlu perhatian lebih dari kita, karena survey diisi oleh pelanggan dimana mereka hanya mengetahui apa yang terlihat saja, sedangkan detailnya kita sebagai panitia yang terlibat dalam setiap hal pasti lebih mengetahui”. Dari kedua survey yang dilakukan oleh Trakindo terkait event yang dilakukan, penulis melihat bahwa kedua metode ini saling melengkapi, questionare memperlihatkan bagaimana undangan menilai event yang kita lakukan tanpa mengetahui detail yang terjadi dibalik tampilan visual yang mereka peroleh. Pengamatan langsung dapat memberikan gambaran lebih detail lagi dari apa yang sesungguhnya terjadi pada saat event berlangsung, secara visual dan juga detail dibalik semua tampilan yang disajikan. Dari survey yang dilakukan oleh tim pelaksana event, hasilnya akan disummarykan dan dibahas bersama tim pelaksana, seperti keterangan yang diberikan Rental Manager, “Hasil survey yang telah disummarykan kita bahas bersama seluruh tim terkait tidak lama setelah seluruh kegiatan event selesai sebagai bahan evaluasi, paling lama satu minggu setelah event, hasil survey ini kita bahas untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan kita akan event yang telah kita adakan. Hasil survey ini juga kita jadikan sebagai bahan pembelajaran dan evaluasi kita untuk mengadakan event-event berikutnya. Setelah kita diskusikan, hasil survey ini juga kita jadikan sebagai laporan kepada management sebagai ukuran
49
keberhasilan event yang telah dilakukan, sekalian menjadi pertimbangan kita untuk mengadakan event selanjutnya. Hasil evaluasi ini juga kita bawa pada setiap kali perencanaan pembuatan event baru”. Menurut Rental Supervisor “Kami menjadikan data-data tersebut sebagai bahan evaluasi dan juga laporan kepada management. Kami diskusikan kembali dengan semua tim yang terlibat, mana positif dan juga mana kekurangan yang masih ada, semua itu untuk kami jadikan sebagai pembelajaran untuk mendapatkan proses yang lebih baik”. Hasil survey yang didapatkan akan dibuat summary-nya dan dibahas didepan seluruh tim yang terlibat pada pelaksanaan special event yang dilakukan. Hasil survey ini menjadi bahan evaluasi event yang dilakukan agar dapat menjadi pembelajaran dan masukan untuk event-event lain yang akan dilakukan kedepannya. Hasil evaluasi ini juga dijadikan sebagai masukan berupa laporan kepada management untuk bahan pertimbangan pengadaan event diwaktu yang lain. Mengenai keberhasilan event yang diadakan dan kaitannya dengan hasil penjualan yang terjadi dicabang oleh Rental Manager dikatakan “Pada setiap event yang kita adakan bisa dipastikan terjadi penjualan, demikian pula setelah event berlangsung biasanya angka penjualan meningkat, tetapi kembali, event yang kita adakan adalah launching dan sedikit exhibition akan jasa rental yang kita tawarkan, jadi signifikansi terjadinya peningkatan penjualan sangat bergantung pada tindak lanjut tenaga sales kita untuk melakukan follow-up kepada pelanggan. Seperti pada event di Palembang, saat event berlangsung,
50
terjadi beberapa transaksi, dan dalam kurun waktu satu bulan terjadi pula beberapa transaksi yang cukup besar. Terjadinya transaksi penjualan dalam masa-masa pasca special event menggambarkan keberhasilan dari event launching yang diadakan dan penghargaan kami berikan kepada para tim sales kita disana akan kerja kerasnya untuk mendapatkan transaksi ini”. Menurut Rental Supervisor “event di Palembang, ada beberapa transaksi terjadi pada acara event itu, ditambah beberapa transaksi yang cukup besar yang terjadi dalam kurun waktu 1 bulan setelah event. Di Batam juga relatif sama, terjadi beberapa transaksi pada saat event berlangsung dan beberapa lainnya terjadi dalam satu bulan berikutnya”. Menurut Sales Manager, event yang dilakukan memiliki dampak yang baik terhadap penjualan, “setiap event yang kita lakukan pasti transaksi kita dapatkan, demikian pula setelah event kita lebih mudah untuk melakukan dealdeal dengan pelanggan. Biasanya setelah event hubungan kita dengan pelanggan terjalin lebih baik lagi, sehingga para salesman dapat melakukan pendekatan dengan mereka, baik secara professional maupun kedekatan personal yang semua itu dilakukan untuk keuntungan perusahaan juga”.
4.3.
Pembahasan Evaluasi perlu diadakan dengan tujuan untuk menghindari kesalahan
perhitungan pembiayaan, memilih strategi terbaik dari berbagai alternatif strategis yang ada, meningkatkan efisiensi iklan secara general, dan melihat apakah tujuan
51
sudah tercapai. Di sisi lain, perusahaan terkadang enggan untuk mengadakan evaluasi karena mahal biayanya, masalah dengan penelitian, ketidaksetujuan akan apa yang hendak dievaluasi, merasa telah mencapai tujuan, dan banyak menghabiskan waktu. Umumnya evaluasi event menyangkut dua hal yang berbeda, pertama, isi event, yang mencakup pembicara, kegiatan dan hiburan, dan yang kedua, tujuan, tempat, fasilitas dan layanan. Fokus utama dari evaluasi event adalah menentukan seberapa baik isi yang berkaitan dengan tujuan event.24 Evaluasi yang dilakukan oleh Trakindo menggunakan dua alat bantu yaitu questionare dan pengamatan langsung. Questionare yang dilakukan oleh Trakindo meliputi tujuh pertanyaan yang ditujukan pada keberhasilan event dan juga tentang bisnis rental alat berat dicabang terkait. Dari tujuh pertanyaan yang diajukan dalam questionare, terdapat empat pertanyaan yang bersifat terbuka. Pertanyaan-pertanyaan tersebut meliputi;
24
William O’Toole & Phyllis Mikolaitis, Corporate Event Management, PPM, Jakarta, 2007.
52
!
"
# %&' )
$ '
( * '
* '
" +
.
) ,
-
/ 0
*
1 *
2
/
/
53
3
Waktu yang disediakan untuk para undangan memberikan jawaban atas questionare ini adalah setengah jam dan diberikan sesaat sebelum event yang dilakukan selesai. Questionare yang disebarkan adalah 100 lembar untuk setiap event yang diadakan, biasanya tiap event undangan yang hadir sekitar 200 hingga 400 orang undangan. Jika dilihat dari konsep evaluasi event menurut William O’Toole ada dua hal yang harus dicakup dalam kita melakukan evaluasi sebuah event, yaitu, pertama, isi event, yang mencakup pembicara, kegiatan dan hiburan, dan yang kedua, tujuan, tempat, fasilitas dan layanan, maka ketujuh pertanyaan yang diajukan dalam questionare yang dilakukan oleh Trakindo adalah sudah merangkum apa yang diarahkan oleh William O’Toole. Selain questionare yang disebarkan kepada para undangan, Trakindo juga melakukan pengamatan langsung yang dilakukan sendiri oleh ketua panitia pelaksana special event launching yang diadakan. Dengan pengamatan ini diharapkan dapat melengkapi questionare yang masuk, pengamatan yang dilakukan meliputi beberapa objek yang sudah ditentukan dari awal oleh tim, yaitu meliputi;
54
No Keterangan 1 Persiapan event 2
Tempat
3
Acara
4
Pengisi Acara
5
Hiburan
6
Makanan
7
Dekorasi
8
Publikasi
9
Undangan
10
Respon undangan terhadap questionare
Kondisi
Solusi/Improvisasi
Jika dilihat dari konsep evaluasi event menurut William O’Toole ada dua hal yang harus dicakup dalam kita melakukan evaluasi sebuah event, yaitu, pertama, isi event, yang mencakup pembicara, kegiatan dan hiburan, dan yang kedua, tujuan, tempat, fasilitas dan layanan, maka sepuluh fokus pengamatan langsung yang dilakukan oleh Trakindo adalah sudah merangkum apa yang diarahkan oleh William O’Toole. Pengamatan langsung yang dilakukan oleh Trakindo ini hanya dilakukan oleh satu orang yaitu ketua panitia pelaksana event.
55
Kedua alat survey yang dilakukan trakindo ini bersifat saling mengisi satu dengan yang lainnya. Questionare yang dilakukan akan memberikan gambaran kepada tim internal tentang bagaimana undangan melihat event kita berjalan, sedangkan pengamatan langsung akan memberikan gambaran tentang bagaimana event berjalan baik secara tampilan atau kemasan dan juga bagaimana koordinasi antar anggota tim pelaksana event, juga bagaimana setiap kegiatan dibalik semua yang menjadi penampakan. Untuk mengetahui lebih dalam tentang bagaimana special event ini direncanakan, diimplementasikan dan juga di evaluasi, peneliti melakukan wawancara langsung terkait dengan special event yang dilakukan oleh Trakindo Rental Store di tahun 2009. Pada wawancara yang dilakukan, penulis menggunakan teknik Triangulasi sumber untuk menguji keabsahan data yang dihasilkan dari melakukan wawancara dari beberapa sumber. Teknik lain yang digunakan penulis untuk menguji keabsahan hasil wawancara ini adalah Triangulasi Waktu dengan mencari waktu terbaik saat melakukan wawancara dengan narasumber. Apabila ditemukan data yang meragukan, penulis akan mengatur waktu kembali untuk dilakukan wawancara dengan narasumber sehingga akhirnya akan didapatkan data yang valid. Dalam pelaksanaannya penulis merasa bahwa hasil wawancara yang dilakukan tidak ada kendala ataupun hal yang meragukan, sehingga wawancara hanya dilakukan sekali tanpa pengulangan wawancara. Wawancara ini dilakukan untuk peneliti dapat mengetahui gambaran secara detail dan juga mendapatkan gambaran bagaimana special event ini
56
dilakukan. Wawancara yang dilakukan memiliki beberapa tujuan, yang menjadi pedoman wawancara, antara lain;
1. Mengetahui bagaimana special event direncanakan. 2. Mengetahui tujuan dari special event yang dilakukan. 3. Mengetahui bagaimana special event dilakukan. 4. Mengetahui siapa saja yang terlibat dibalik sebuah special event yang dilakukan Trakindo Rental Store 5. Mengetahui apa kendala yang dihadapi dalam pengadaan special event launching Trakindo Rental Store 6. Mengetahui bagaimana evaluasi special event launching dilakukan 7. Mengetahui bagaimana hasil evaluasi yang dilakukan 8. Mengetahui bagaimana memanfaatkan hasil evaluasi yang dilakukan.
Dari hasil wawancara yang dilakukan, peneliti mendapatkan hasil yang ingin dicapai, yaitu mengetahui delapan point yang menjadi pedoman pada saat wawancara dilakukan. Pada setiap event yang dilakukan, Trakindo melakukan perencanaan event dengan baik, perencanaan dilakukan jauh hari sebelum event dilakukan sehingga segala sesuatu terkait dengan pelaksanaan event dapat dipikirkan dengan baik. Koordinasi yang dilakukan antara tim pelaksana di head office dan tim pelaksana di cabang juga dilakukan dengan baik sehingga informasi dapat tertularkan dengan baik dari karyawan level yang tertinggi dimana mereka bertanggung-jawab akan penentuan konsep dari event yang akan
57
diadakan serta memberikan masukan-masukan strategis kepada tim pelaksana, hingga tim pelaksana di lapangan yang bertanggung jawab akan setiap detail kegiatan dalam pelaksanaan special event yang dilakukan. Dengan persiapan dan koordinasi yang baik, maka perumusan tujuan yang diajukan oleh tim pelaksana di cabang dan tim head office dan diputuskan oleh management dapat berjalan dengan baik. Sehingga setiap tim mengetahui secara baik apa tujuan dari special event yang dilakukan. Tujuan yang dicanangkan dalam setiap special event Trakindo Rental Store hampir selalu sama, yaitu mengenalkan layanan baru yang disediakan oleh Trakindo yaitu jasa penyewaan alat berat. Tujuan lain yang juga diharapkan dapat tercapai adalah bagaimana dapat senantiasa dekat dengan pelanggan. Special event launching yang dilakukan juga dibuat sebagai ajang tatap muka dengan pelanggan, mengenalkan pelanggan kepada tim Trakindo dan juga memberikan pengenalan kepada pelanggan akan area kerja Trakindo. Peneliti juga berusaha mendapatkan gambaran tentang bagaimana special event launching ini dilakukan. Seperti publikasi yang dilakukan oleh tim dari cabang, Trakindo juga memasang advertising pada media lokal untuk memberikan awareness kepada masyarakat umum didaerah cabang bersangkutan. Advertising tersebut memberikan informasi akan dibukanya Trakindo Rental Store dengan berbagai pelayanannya. Selain Advertising Trakindo juga mengundang beberapa media untuk datang pada acara special event launching yang diadakan, untuk dapat diliput dan ditayagkan pada media terkait.
58
Special event launching yang diadakan melibatkan tim dari head office dan juga seluruh tim cabang. Semua memiliki tugas dan tanggung jawab masingmasing yang diselesaikan dengan bahu-membahu saling membantu, kesemuanya demi kesuksesan acara mereka. Semua tim pelaksana merupakan tim internal, acara ini tidak melibatkan event organizer karena tim pelaksana merasa mampu menyajikan event yang baik dengan anggota tim yang ada, dan hal ini benar-benar dibuktikan oleh mereka. Pengisi acara, seperti MC, penari dan penyanyi merupakan professional yang dipanggil untuk meramaikan acara itu. Pada setiap special event yang dilakukan oleh Trakindo Rental Store hampir pasti dilakukan survey untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan dari special event yang dilakukannya. Survey yang dilakukan oleh Trakindo pada special event launching Trakind Rental Store dengan menggunakan dua alat survey, yaitu questionare dan juga pengamatan langsung pada objek event tersebut. Kedua alat survey yang dilakukan trakindo ini bersifat saling mengisi satu dengan yang lainnya. Questionare yang dilakukan akan memberikan gambaran kepada tim internal tentang bagaimana undangan melihat event kita berjalan, sedangkan pengamatan langsung akan memberikan gambaran tentang bagaimana event berjalan baik secara tampilan atau kemasan dan juga bagaimana koordinasi antar anggota tim pelaksana event, juga bagaimana setiap kegiatan dibalik semua yang menjadi penampakan. Hasil survey yang didapatkan akan dibuat summary-nya dan dibahas didepan seluruh tim yang terlibat pada pelaksanaan special event yang dilakukan.
59
Hasil survey ini menjadi bahan evaluasi event yang dilakukan agar dapat menjadi pembelajaran dan masukan untuk event-event lain yang akan dilakukan kedepannya. Hasil evaluasi ini juga dijadikan sebagai masukan berupa laporan kepada management untuk bahan pertimbangan pengadaan event diwaktu yang lain. Dari hasil wawancara yang dilakukan peneliti, peneliti melihat adanya satu kesinambungan antara hasil questionare dan pengamatan langsung serta wawancara yang dilakukan oleh peneliti, dimana semua yang dilakukan hasilnya telah sesuai dengan apa yang dijabarkan oleh William O’Toole yaitu, “dua hal yang harus dicakup dalam kita melakukan evaluasi sebuah event, yaitu, pertama, isi event, yang mencakup pembicara, kegiatan dan hiburan, dan yang kedua, tujuan, tempat, fasilitas dan layanan”. Konsistensi yang ditemukan oleh penulis dalam melakukan penelitian ini juga tercermin dalam setiap acara yang dilakukan oleh PT Trakindo Utama dalam melakukan special event Trakindo Rental Store diberbagai kota, bukan hanya di Palembang dan Batam saja. Apa yang dilakukan oleh Trakindo terkait dengan special event launching Trakindo Rental Store yang dilakukan adalah sudah baik dari perencanaan hingga evaluasi yang dilakukan. Hanya saja pada survey yang dilakukan dari 100 lembar questionare yang disebarkan hanya kembali 76 dan 62. Hasil ini didapat dari alokasi waktu yang diberikan, 30 menit sebelum acara selesai. Berdasar pengalaman peneliti 30 menit menjelang akhir event merupakan waktu yang tidak
60
tepat melakukan survey, dimana undangan sudah sibuk dengan kegiatannya masing-masing dan juga ingin cepat meninggalkan lokasi.
61
