BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Pemahaman dan Review
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa dan memiliki konsumen dalam jumlah besar, maka dibutuhkan suatu sistem atau program yang sudah terkomputerisasi guna mempercepat proses yang dijalankan perusahaan dan mempermudah proses akuntansi, manajemen, evaluasi dan berbagai jenis proses lainnya pada perusahaan. Setiap perusahaan selalu membutuhkan material dan peralatan untuk kepentingan operasi dan produksinya, yang jumlah dan harga yang relatif sangat besar, khususnya untuk perusahaan yang bergerak dibidang waralaba/resto ran internasional, dimana diperkirakan bahwa biaya yang terkait dengan material dan peralatan relatif sangat besar, yang sekitar 50 % dari keseluruhan biaya perusahaan. Selain nilai ekonomis yang demikian tinggi, material juga mempunyai nilai strategis karena bila tidak tersedia dapat menghambat lancar jalannya operasi bahkan pada saat tertentu bisa menghentikannya,
juga pengelolaan material yang tidak memperhatikan prinsip-
prinsip keekonomian, akan menimbulkan biaya tinggi dalam bentuk ; bunga investasi, biaya penyimpanan, pemeliharaan, kemungkinan hilang, rusak, tidak terpakai ( surplus, dead stock dan obsolete ). Agar aset yang demikian tinggi nilainya, selalu dalam keadaan yang bisa dipertanggung jawabkan
( accountable dan auditable ) baik kepentingan
didalam maupun
diluar perusahaan; misalnya investor, pajak, auditor perlu diciptakan suatu sistim pengelolaan administrasi yang dapat dipertanggung jawabkan serta mengacu pada tata cara yang lazim berlaku didunia bisnis pada umumnya.
Proses evaluasi terhadap sistem dan pengendalian internal sangat diperlukan guna memperbaiki aktivitas perusahaan ke arah yang lebih baik lagi. Dengan penerapan aplikasi atau sistem perusahaan yang baru tersebut, diharapkan dapat membantu perusahaan untuk merampingkan proses bisnis untuk meningkatkan pertumbuhan dalam berbagai hal. Dengan memakai sistem baru tersebut, diharapkan perusahaan dapat monitor semua aktivitas perusahaan dari segala sudut, sehingga bisa mendapatkan informasi yang tepat dan cepat guna membuat keputusan penting di dalam perusahaan. Karena modul yang ada pada sistem ini saling terintegrasi dan berkorelasi, maka dapat dilihat dalam bentuk view yang lengkap. Sedangakan pengendalian iternal dikatakan baik dan berjalan efektif bagi perusahaan apabila seluruh kebijakan dan prosedur dalam pelaksanaan pengendalian internal mencakup komponenkomponen (unsur-unsur) pengendalian internal
yang mengacu pada COSO (Comitte of
Sponsoring Organizations of the Treadway Comission) serta kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan telah mencapai tujuan pengendalian internal tersebut.
4.1.1. Analisis pengendalian PT FastFood Indonesia Tbk berdasarkan terminologi COSO 4.1.1.1 Lingkungan Pengendalian (control environment) Lingkungan pengendalian yang baik dalam perusahaan didukung dengan adanya lingkungan yang memiliki sistem dan prosedur serta struktur yang saling mendukung. Dengan adanya lingkungan pengendalian yang baik dalam perusahaan maka seluruh karyawan dan staff yang terlibat dalam perusahaan terkontrol dan teroganisasi sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. Faktor-faktor yang mendorong
pelaksanaan lingkungan pengendalian internal yang baik di PT Fast Food Indonesia adalah sebagai berikut: a. Integritas dan Nilai Etis dalam manajemen. Dalam pelaksanaannya PT Fast Food Indonesia telah selalu menetapkan kebijakan agar sesuai dengan visi yaitu menjadi restoran nomor satu dan selalu menjadi pemimpin dibidang industri makanan siap saji dan dengan misi menjadi restoran siap saji yang memberikan suasana ramah sehingga memuaskan pelanggan. Ini dilakukan agar karyawan ingat untuk selalu menomor satukan pelanggan serta meningkatkan integritas perusahaan.
b. Filosofi manajemen dan gaya operasi PT Fast Food Indonesia melakukan perekrutan karyawan sesuai dengan kompetensinya agar dapat ditempatkan di divisi yang tepat. Penempatan karyawan setelah perekrutan juga mempertimbangkan kemampuan dan ketrampilan karyawan sesuai dengan konsep pemisahan tanggung jawab dan tugas yang mendukung pengendalian internal dalam organisasi, sehingga tidak terjadi nepotisme dalam proses perekrutan yang mempersulit penempatan karyawan dalam pekerjaan dan mendorong terjadinya kolusi.
c. Struktur Organisasi dan pemberian otoritas serta tanggungjawab
Kebijaksanaan Kepegawaian PT. Fast Food Indonesia didasarkan atas landasan pemikiran bahwa kekuatan manajemen pada prinsipnya haruslah dibangun dari bawah
dan ada kesempatan yang sama untuk semua karyawan tanpa memandang Ras, agama, dan jenis kelamin. Perseroan mengakui pada komitmen karyawan-karyawannya.
PT. Fast Food Indonesia beroperasi pada suatu organisasi yang direncanakan secara seksama yang didasarkan pada penentuan tugas dan tanggung jawab. Anggota staff diseleksi secara teliti, dilatih dan dikembangkan agar dapat memberikan kepada perseroan suatu manajemen yang berkualitas sangat tinggi secara berkesinambungan. Pada dasarnya struktur organisasi pada PT Fast Food sudah baik.
d. Perhatian dan arahan yang diberikan manajemen puncak Di dalam PT FastFood terdapat manajemen puncak yg dipimpin oleh dewan komisaris dan dewan direksi, yang bertugas untuk mengatur perusahaan agar terarah dengan baik.
4.1.1.2. Penilaian resiko (Risk Assesment) Seluruh entitas menghadapi berbagai macam resiko dari luar dan dalam yang harus ditaksir. Prasyarat Risk Assesment adalah penegakan tujuan, yang terhubung antara tingkatan yang berbeda, dan konsisten secara
internal.
Risk
Assesment
adalah
proses
identifikasi
dan
menganalisis resiko-resiko yang relevan dalam pencapaian tujuan membentuk sebuah basis untuk menentukan bagaimana resiko dapat diatur.
4.1.1.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Dalam system pengendalian diperhatikan pengendalian atas aktifitas operasi perusahaan, dalam hal ini dibagi menjadi dua kategori yaitu 1) pengendalian atas kegiatan fisik (biasanya dilihat dari aktifitas manual yang dilakukan pekerja dalam perusahaan) dan 2) pengendalian atas kegiatan yang memanfaatkan Teknologi Informasi yaitu Komputer. Pengendalian secara fisik atas kegiatan operasi terjabarkan sebagai berikut:
4.1.1.3.1 Pengendalian Umum a.) Pengendalian Organisasi Pemisahan tugas dan tanggung jawab pada perusahaan ini sudah cukup baik, tetapi koneksi antar departemen yang sering terjadi salah komunikasi karena belum ada departemen tertentu yang mengatur atau melakukan pengendalian internal.
b.) Pengendalian Dokumentasi Pada perusahaan ini penggunaan formulir bernomor urut tercetak sering digunakan pada kwitansi pembayaran. Sedangkan pada formulir lainnya menggunakan nomor surat yang diajukan. Hal ini dapat bermanfaat untuk menghindari adanya kelalaian dalam penyimpanan dokumen dan dapat memudahkan karyawan jika membutuhkan dokumen tersebut. c.) Pengendalian Perangkat Keras Pengendalian perangkat keras, merupakan bentuk pengendalian yang sudah di pasang di dalam komputer oleh pabrik pembuatnya untuk mendeteksi kesalahan atau
tidak berfungsinya perangkat keras, seperti perubahan suhu yang terlalu tinggi di processor.
d.) Pengendalian Keamanan Fisik Pengendalian terhadap keamanan fisik sudah berjalan dengan cukup baik, yaitu dengan meletakkan komputer pada tempat yang aman dan berada pada ruangan yang memiliki pendingin ruangan, serta pada setiap komputer memiliki password khusus untuk user. Sehingga tidak semua karyawan dapat menggunakan berbagai komputer.
e.) Pengendalian Keamanan Data Dilakukan agar data tersimpan tidak hilang, rusak, dan di akses oleh orang yang tidak berhak. Pembatasan pengaksesan hanya bagi personil yang berwenang, proteksi terhadap file, data back up, dan recovery merupakan cara pengendalian keamanan data yang dilakukan PT Fast Food.
4.1.1.4. Informasi dan Komunikasi Penyampaian informasi dan komunikasi di dalam PT FastFood tbk dapat dikategorikan baik, walaupun masih ada kekurangannya dalam hal komunikasi antar karyawan yang tidak jarang mengakibatkan keterlambatan barang sampai.
4.1.1.5. Pemantauan (monitoring)
Didalam PT FastFood Tbk kegiatan pemantauan ini termasuk manajemen dan supervisi yang regular, dan kegiatan lainnya yang dilakukan personel dalam menjalankan tugas nya.
4.2 Pengendalian Persediaan PT Fast Food 4.2.1. Pengertian pengendalian persediaan Seperti telah kita ketahui bahwa setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Untuk mengadakan persediaan ini dibutuh sejumlah uang yang diinvestasikan dalam persediaan tersebut. Oleh sebab itu setiap
peru sahaan haruslah dapat mempertahankan suatu jumlah persedian yang
optimum dalam jum lah dan mutu yang tepat untuk menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan sahaan dengan biaya yang serendah-rendahnya. Persediaan yang terlalu berlebihan akan merugikan perusahaan, karena ini berarti lebih banyak uang atau modal yang tertanam dalam biaya-biaya yang ditimbulkan dengan adanya persediaan tersebut. Sebaliknya suatu persediaan yang terlalu kecil akan merugikan perusahaan karena
kegiatan dari
kelancaran produksi dan distribusi
perusahaan terganggu. Rangkaian kegiatan produksi dan distribusi ini mulai dari pembelian bahan baku,
terus melalui semua kegiatan operasi dalam pabrikan sampai
kegudang dan selanjutnya didistribusikan ke restoran yang pada akhirnya konsumen adalah pelanggan terakhir. Maka PT Fast Food membuat persyaratan pengendalian persediaan agar pengadaan persediaan bisa berjalan dengan baik dan efektif, berikut adalah persyaratannya :
1) Terdapatnya gudang yang cukup luas, dan teratur dengan pengaturan bahan yang tetap dan identifikasi bahan tertentu 2) Sentralisasi tanggung jawab pada satu orang,dapat dipercaya terutama pada penjaga gudang. 3) Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan 4) Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan 5) Pencatatan yang teliti yang menunjukan jumlah yang dipesan, dikeluarkan dan dan stok persediaan terakhir sisa digudang 6) Pemeriksaan fisik bahan yang ada secara langsung 7) Perencanaan yang akurat untuk membuat reorder atas barang-barang yang habis persediaannya digudang 8) Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin merupakan masalah yang penting, karena jumlah persediaan masing-masing bahan akan menentukan atau mempengaruhi kelancaran operasi serta keefektifan dan efisiensi peru sahaan tersebut. Jumlah persediaan atau tingkat kebutuhan adalah berbeda-beda untuk setiap perusahaan
tergantung dari transaksi penjualannya , jenis usahanya dan proses
produksinya. Adapun fungsi-fungsi utama dari suatu pengawasan persediaan yang efektif dijalankan oleh PT Fast Food adalah sebagai berikut : 1) memperoleh bahan baku, yaitu menetapkan prosedur untuk memperoleh suatu supply yang cukup dari bahan-bahan yang dibutuhkan baik jumlah maupun mutu.
2) menyimpan dan memelihara bahan-bahan dalam persediaan, yaitu mengadakan suatu system penyimpanan untuk memelihara dan melindungi bahan-bahan yang telah dimasukan dalam persediaan. 3) pengeluaran bahan-bahan yaitu menetapkan suatu pengaturan atas pengeluaran dan
penyampaian bahan-bahan dengan tepat pada saat serta tempat dimana
dibutuhkan. 4) meminimalisasikan investasi dalam bentuk bahan dan mempertahankan persediaan dalam jumlah yang optimal setiap waktu. Dapat penulis simpulkan bahwa pengendalian persediaan pada PT Fast Food sudah berjalan dengan baik.
4.2.2. Tujuan Pengawasan Persediaan Suatu
pengawasan
persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahan
sudah tentu mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Pengawasan
persediaan yang
dijalankanPT Fast Food untuk memelihara terdapatnya keseimbangan antara kerugiankerugian serta penghematan dengan adanya suatu tingkat persediaan tertentu. Dan besarnya biaya dan modal yang dibutuhkan untuk mengadakan persediaan tersebut, tujuan pengawasan persediaan secara rinci dapat lah dinyatakan sebagai usaha untuk : 1) menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan operasi. 2) menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar sehingga biaya-biaya juga dapat diperkecil atas persediaan ini.
3) menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena akan berakibat biaya pemesanan menjadi besar. Dapat disimpulkan dari tujuan pengawasan persediaan yang dilakukan oleh PT Fast Food adalah untuk memperoleh kualitas dan jumlah yang tepat dari bahan-bahan yang tersedia
pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya yang minimum untuk
keuntungan atau kepentingan perusahaan. Dengan kata lain untuk menjamin terdapatnya persediaan pada tingkat optimal agar operasi dapat berjalan dengan lancar dengan biaya persediaan yang kecil. Jadi dalam rangka mencapai tujuan tersebut diatas, pengawasan persediaan mengadakan perencanaan bahan-bahan jumlah maupun mutu yang sesuai
apa yang dibutuhkan baik dalam
dengan kebutuhan operasi
serta kapan pesanan
dilakukan kembali, dan berapa besarnya yang sesuai. Pengawasan persediaan di PT Fast Food sudah berjalan dengan baik.
4.2.2.1.
Pengukuran Kinerja Manajemen Persediaan PT Fast Food
1) Nilai Investasi Persediaan, mengukur besaran nilai riil investasi yang tertanam dalam material persediaan. 2) Service Level Persediaan, mengukur tingkat efektivitas pengendalian material persediaan 3) TOR ( Turn Over Ratio ) Persediaan, mengukur tingkat efisiensi pengendalian material persediaan. i. Material berlebih (Excess), Material Berlebih (surplus), dan Persediaan mati (dead stock)
1) Material berlebih (excess) adalah bagian dari persediaan material yang melam paui batas tingkat persediaan yang diijinkan, yaitu 12 bulan pemakaian 2) Material kelebihan (surplus) adalah persedian sisa dari suatu kegiatan khusus tertentu, seperti program marketing, LSM atau sejenisnya 3) Persediaan Mati (dead stock) adalah bagian dari persediaan material yang me menuhi criteria sebagai berikut a. tidak ada lagi peralatan induknya b. sudah 5 tahun barang tidak ada pergerakan mutasi, kecuali Insurance item harus dijaga. Tahapan perlakuan terhadap material tersebut diatas, adalah : 1) Kordinasi dengan pihak user mengenai kemungkinan pemakaian dalam jangka pendek. 2) Penawaran secara intensif kepada unit operasi lain jika mungkin. 3) Upaya penghapusan dengan tujuan paling menguntungkan perseroan. 4) Upaya Trade-in dengan pihak lain.
4.2.3. Surplus dan Dead Stock Pola pengelolaan persediaan di PT. Fastfood Indonesia sampai saat ini masih sulit dihindar kan
terjadinya surplus material dan persediaan mati ( dead stock )
didalam persediaan. Surplus material yang terjadi di PT. Fastfood Indonesia banyak dipengaruhi oleh pola perencanaan material yang kurang akurat dengan masih mengandalkan pola inventory
control dan pengadaan yang masih tergolong konvensional, hal ini perlu ditinjau kem bali untuk disesuaikan dengan visi dan misi Kentucky Fried Chicken. Selain
faktor internal,
faktor eksternal
yang cukup
signifikan
dalam
mempengaruhi timbulnya surplus material dan terjadinya dead stock adalah : 1. Pola kerja fungsi pemakai yang belum terencana dengan baik, seperti halnya drilling program yang selalu berubah-ubah sangat menyulitkan fungsi logistik sebagai penyedia jasa layanan material untuk merencanakan dan mengadakan material untuk menunjang program kerja. 2. Pola pemeliharaan peralatan (equipment) yang belum mengarah kepada preventive maintenant juga sangat menyulitkan perencanaan material, baik untuk program perbaikan besar, maupun perawatan rutin. Bila terjadi breakdown pada suatu peralatan, maka terjadi kondisi emergency yang harus ditangani. 3. Kurangnya kesadaran seluruh fungsi bahwa biaya produksi akhir sangat dipenga ruhi oleh jumlah persediaan dan biaya pengelolaan 4.2.3.1. Surplus Material Mengacu
kepada peraturan perusahaan dibidang kelogistikan,
bahwa surplus material dibagi menjadi 2 (dua) yaitu ; 1. Persediaan berlebih,
yaitu merupakan bagian dari persediaan yang
melampaui batas tingkat persediaan yang diijinkan 2. Persediaan kelebihan, yaitu merupakan persediaan sisa dari suatu kegiatan khu sus tertentu, seperti ; program marketing, LSM
Penyebab terjadinya surplus dalam PT Fast Food :
Beberapa hal yang diindikasikan sebagai penyebab terjadinya surplus material adalah sebagai berikut : 1. Pola pemeliharaan peralatan yang tidak tepat 2. Data konsumsi pada periode lalu (past consumption) yang tidak teratur 3. Penenentuan jumlah kebutuhan yang tidak akurat 4.
Perubahan program kerja
5. Lead time yang panjang 6. Kelebihan program marketing Pencegahan terjadinya surplus dalam PT Fast Food Pencegahan terjadinya surplus material persediaan dapat dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya : 1. Faktor eksternal ; a.
perubahan pola pemeliharaan dari breakdown menjadi preventive maintenant
b.
pelaksanaan program kerja Fungsi Pemakai yang sesuai rencana (guarancy planning)
2. Faktor internal a. memperpendek lead time, yaitu dengan cara mengurangi birokrasi dan menerapkan pola
inventory management
yang mengarah pada perikatan jangka panjang b. menerapkan kerja sama dengan vendor untuk pengadaan stock material
c. mempergunakan kemudahan aturan pengadaan barang dalam rangka kelancaran supply dan penurunan harga material,terutama untuk kategori tactical acquisition yang banyak terdapat dipasaran.
4.2.3.2.
Dead Stock Persediaan mati (dead stock) adalah meruapakan bagian dari persediaan
material yang tidak ada kemungkinan pemakainya dimasa yang akan datang,
1. sudah tidak ada lagi peralatan induknya (obsolete) 2. selama 5 tahun tidak ada pergerakan dan tidak ada prospek pemakainya dimasa datang, kecuali material kategori insurance item. 3. material persediaan yang karena sesuatu hal dinyatakan rusak dan tidak dapat dimanfaatkan lagi untuk tujuan semula. Penanganan surplus dan dead stock Tahap awal : Penanganan material surplus dan dead stock di dalam perusahaan ini pada tahap awal adalah sama yaitu : 1.
Untuk kategori material surplus, setelah diperhitungkan jumlah pemakainya selama 12 bulan, maka kelebihannya dibuatkan data tersendiri untuk rencana tindak lanjutnya.
2.
Tahap material yang tidak ada pergerakan selama 5 tahun dilakukan penelitian terhadap ada tidaknya peralatan induknya atau rencana pemakaian dimasa datang , kecuali material kategori insurance item.
3.
Terhadap material yang sudah diyakini sebagai material kelebihan dan material deadstock, masing-masing dibuatkan daftar sendiri lengkap dengan data peralatan induknya.
4.
Berdasarkan data-data tersebut dibuatkan pemberitahuan penawaran kepada user lain didalam satu unit usaha
4.2.4. Kimak (Kode identifikasi material KFC) Sistim Identifikasi material yang berlaku di KFC adalah sistem yang dianut adalah MESC ( Material, Equipment Standard & Code ) Untuk material yang dipilih sebagai standar, adalah digolongkan menjadi 18 kelompok, meliputi Kode
Kelompok
Kode
Kelompok
Sub – Kelompok
01
Chicken
1 sampai 9
02
Raw Material
1 sampai 9
03
Produksi
1 sampai 9
04
Flour & Seasoning
1 sampai 9
Minuman
1 sampai 9
Sub Kelompok
kelompok COGS
05
06
Shortening
1 sampai 9
07
Processed
1 sampai 9
08
Packaging
1 sampai 9
09
Chemical
1 sampai 9
10
Smallware
1 sampai 9
11
Restoran Utensil
1 sampai 9
12
Office & Store
1 sampai 9
13
Fryer Filter Spl
1 sampai 9
14
Comput & Cash Reg 1 sampai 9
15
Cleaning Suplies
1 sampai 9
16
Electric Suplies
1 sampai 9
17
Spare parts
1 sampai 9
18
Seragam
1 sampai 9
20
Other supplies
1 sampai 9
30
Medicine & Med
1 sampai 9
40
Marketing Promo
1 sampai 9
50
Barang Bekas
1 sampai 9
kelompok NCOGS
kelompok Expenses
70
Office Furniture
1 sampai 9
80
Vehicle
1 sampai 9
98
Other store Eqt
1 sampai 9
99
Expenses
1 sampai 9
4.2.4.1. Pengertian dan struktur KIMAK a.
KIMAK – (kode idntifikasi material KFC) adalah deretan angka-
angka yang terdiri dari 6 (enam) angka dengan susunan tertentu yang mempunyai arti khusus untuk mengenal dan mengklasifikasi material dengan singkat. b.
Struktur KIMAK
XX XXXX
Main group
Item numbers Gambar 1.1 Struktur Kimak Mengingat setiap material mempunyai karakteristik
dan spesipikasi
tehnik tersendiri, maka dasar pengelompokan “ Main Group “ dan “ Item Number “ adalah sebagai berikut :
Main group
: 01 sampai 99
1. menunjukan fungsi dan penggunaan 2. dan menunjukan kesamaan administrasi dan penyimpanan Item number : 0000 sampai 9999 3. menunjuk pada ukuran 4. urutan kelompok 5. urutan abjad Contoh : Barang raw material Beras dengan code item 02 – 2501 Marinade
“
04 - 2001
02 – menunjuk sebagai main group 2002 – menunjuk sebagai item number
2501
Cleaning agent Handsoap dengan kode item 09 – 1017 Detergen Dino
“
09 – 1013
09 – menunjuk sebagai main group 1017 – menunjuk sebagai item number………….dan seterusnya
Range Item yang dimaksud range item adalah cadangan nomor item KIMAK yang disediakan untuk suatu jenis material atau spare parts dan equipment Tujuannya : - untuk memudahkan pengelompokan material 1. agar nomor KIMAK suatu jenis material tidak tercampur dengan material lainnya 2. memudahkan para analis pengadaan untuk mereview item-item yang akan dipesan 4.2.5. Klasifikasi Material Material dapat dibedakan dalam : 1. Fast Moving : adalah material yang perputaran mutasinya ( keluar – masuk ) dalam setiap harinya lebih dari 20 kali Contoh pada item kode 01 sampai 08 2. Slow Moving : adalah material yang perputaran mutasinya ( keluar – masuk ) tiap hari / minggu / bulan kurang dari 10 kali Contoh pada item 09 sampai 16 3. Resale Comodities : adalah bahan-bahan baku, bahan pembantu atau barang jadi untuk dijual kembali, tanpa melalui proses produk. Contoh barang-barang marketing untuk promosi dan birthday party 4. Material MRO ( material, repair and maintenance )
Adalah material yang bersifat habis pakai (consumable) yang dibutuhkan untuk perawatan dan reparasi perawatan Contoh barang-barang item ini : mesin/gedung kendaraan dan lain-lain operasi perusahaan 5. Material program : adalah material yang sipatnya habis pakai (consumable) yang diperlukan untuk mencapai produksi, target program tertentu dari suatu unsur pelaksanan Contoh barang ini seperti Gas, air dan lainnya 6. Material kapital : adalah material diluar MRO dan bukan program yang digunakan untuk penambahan modal kerja dalam perusahaan, yang dianggarkan dalam kapital dapat berupa : penggantian (replacement) penambahan / perluasan, pembangunan baru.
4.2.5.1. Sarana Penunjang KIMAK a. General Index adalah buku : Adalah buku petunjuk yang dipakai oleh logistic untuk mencari suatu kode material dalam penerapan sistim pemberian nomor KIMAK b. Coding Schedule Book Adalah daftar aplikasi dalam memberikan kode item pada barang baru atau barang dipakai, main group, sub group, item numbers, dan sebagainya c. Buku KIMAK
Adalah daftar main group, sub group, kelompok, item number serta lembaran buku KIMAK berisikan : 1. heading description, uraian dari coding schedule 2. common description, uraian spesifikasi dari setiap range. 3. detail description, uraian terinci dari jenis material 4. juga berisi manufaktur dan custom code 5. Tahapan Pembuatan KIMAK a.
Permintaan
dari
Purchasing
untuk
penambahan
atau
penghapusan
4.2.6.
b.
Identifikasi terhadap coding schedule book
c.
Pemberian kode item atau pemberitahuan saja
Pengendalian Transportasi 4.2.6.1. Logistik Fungsi logistik adalah mengadakan barang-barang yang dibutuhkan oleh operasi perusahaan dan menyampaikan serta membagikan barang-barang tersebut itu kepada para pemakai yang membutuhkannya.
Jadi secara mudah dapat
dikatakan bahwa tugas utama Logistik adalah pengadaan dan distribusi. Distribusi kegiatan distibusi ini sendiri pada dasarnya adalah kegiatan transportasi, yaitu mengangkut barang-barang dari titik dimana barang-barang tersebut diperoleh sampai titik dimana barang tersebut dibutuhkan. Namun, sarana transportasi itu sendiri tidak selalu tersedia dalam 24 jam sehari, 7 hari seminggu, sepanjang tahun atau dengan kata lain tidak tersedia setiap saat, yang disebabkan oleh karena sarana dan prasanrana, gangguan
terhadap operasional, keadaan cuaca, dan lain-lain kejadian diluar kemampuan manusia ( act of God ) Memang secara teoritis transportasi dapat disediakan setiap saat asal kita bersedia mengeluarkan biaya seberapapun ( at all cost ). Tetapi apakah hal tersebut dapat dipertanggung jawabkan secara ekonomis mengingat biayanya akan sangat besar sekali, sehingga tidak mungkin dapat dipertanggung jawabkan lagi, lebih-lebih bila tujuan perusahaan adalah mencari keuntungan. Walaupun untuk kegiatan non-profit sekalipun, dalam prakteknya seberapapun besarnya biaya yang dapat disediakan tetap juga tidak menjamin tersedianya transportasi setiap saat sesuai keinginan kita. Akibat dari tidak tersedianya transportasi setiap saat maka “ terpaksa “ pada titik-titik dimana transportasi terhenti karena satu dan lain sebab, diadakan
tempat-tempat
“menginap”
bagi
barang-barang
yang
akan
didistribusikan tersebut sementara menunggu tersedianya tranportasi lebih lanjut. Kegiatan
“menginapkan”
barang-barang ini didalam logistik dikenal
sebagai kegiatan penimbunan ( storage ), yang bila kita kaji lebih mendalam tidak lebih dan tidak kurang adalah tranportasi dengan kecepatan 0 km per jam. Tetapi tidak akan dibicarakan disini, karena merupakan pokok bahasan tersendiri.
4.2.7 Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada PT FastFood Indonesia Tbk
Gambar 1.2 Flowchart
Dari Flowchart yang digambarkan oleh PT FastFood Tbk dapat disimpulkan bahwa: 1. Analisis sistem pengendalian sudah berjalan dengan baik hal ini di karenakan PT FastFood sudah melakukan pemisahan tanggung jawab dengan sudah memisahkan individu ataupun divisi yang mengelola barang dengan orang yang menyimpan barang sekaligus melakukan pemisahan antara yang melakukan pencatatan dan pengelolaan fisik 2. Bukti lain sistem pengendalian berjalan dengan baik karena ada nya proses pengeluaran barang dengan cara membuat SPPB ( surat permintaan pengeluaran barang) 3. Kelemahan di dalam proses yang penulis analisis adalah adanya pembelian bahan baku yang pengeluarannya sendiri sudah benar proses nya melalui pengeluaran SPPB oleh gerai, akan tetapi hal ini dilakukan tanpa melihat persediaan barang digudang terlebih dahulu hal ini membuat ada resiko barang yang masih ada di gudang dibeli lagi padahal sebenarnya masih ada yang menyebabkan pemborosan. 4. Tidak terdapat control bagian gudang baik dalam control fisik lewat cctv maupun pengawasan dan juga control lewat pencatatan persediaan, khusus nya karena perusahaan menggunakan metode FIFO untuk pencatatan barang seperti makanan.
