BAB III
PEMBAHASAN
A. Sejarah, Visi, Misi dan Budaya Kerja Perusahaan 1. Sejarah dan Perkembangan PT. Sumber Alfaria Trijaya (Alfamart) Alfamart adalah jaringan toko swalayan yang memiliki banyak cabang di Indonesia. Gerai ini umumnya menjual berbagai produk makanan, minuman dan barang kebutuhan hidup lainnya. Lebih dari 200 produk makanan dan barang kebutuhan hidup lainnya tersedia dengan harga bersaing, memenuhi kebutuhan konsumen sehari-hari. Dengan trademark Alfa, yang kini sahamnya dimiliki oleh PT. Sumber Alfaria Trijaya. Mulai tanggal 1 Januari 2003, Alfa Minimart berubah menjadi Alfamart. Pada bulan Januari 2009, PT. Sumber Alfaria Trijaya menggelar penawaran umum saham perdana atau Initial Public Offering (IPO). Saat ini Alfamart merupakan salah satu yang terdepan dalam usaha ritel, dengan melayani lebih dari 2,1 juta pelanggan setiap harinya di hampir 6.000 gerai yang tersebar di Indonesia. Alfamart menyediakan barang-barang kebutuhan pokok dengan harga yang terjangkau, tempat belanja yang nyaman, serta lokasi yang mudah dijangkau. Didukung lebih dari 60.000 karyawan menjadikan Alfamart sebagai salah satu pembuka lapangan kerja terbesar di Indonesia Alfamart adalah gerai komunitas, karenanya
perusahaan selalu
berpartisipasi dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui 23
program Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (CSR) yang terbagi menjadi Alfamart Care yang membantu masyarakat melalui kegiatan-kegiatan sosial. Alfamart Smart mendukung bidang pendidikan, Alfamart Sport mensponsori kegiatan olahraga, Alfamart Clean and Green mewujudkan lingkungan yang sehat, Alfamart SMEs membantu pengusaha kecil dan menengah yang ada di sekitar gerai-gerai Alfamart serta Alfamart Vaganza yang secara aktif ikut terlibat dalam pengembangan seni dan budaya. Atas segala prestasi dan perannya dalam masyarakat, Alfamart menerima berbagai penghargaan dari intitusi-institusi dengan reputasi terpercaya, di antaranya adalah: Top Brand Award Superbrands Indonesia Awards, Indonesia’s, Service Quality Award, est Brand Award , Indonesia’s Most Admire Company , dan CSR Awards Alfamart juga berhasil mencapai Store Equity Index tertinggi berdasarkan Nielsen Research selama 5 tahun berturut-turut.
2. Visi Alfamart “Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global.
3. Misi Alfamart a. Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul.
24
b. Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tertinggi. c. Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuhkembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha. d. Membangun organisasi global yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh dan bermanfaat bagi pelanggan , pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya.
4. Budaya Kerja Alfamart a. Integritas yang tinggi. b. Inovasi untuk kemajuan yang lebih baik. c. Kualitas & Produktivitas yang tertinggi d. Kerjasama Tim. e. Kepuasan pelanggan melalui standar pelayanan yang tertinggi
B. Laporan Magang Kerja 1. Pelaksanaan Magang a. Tempat dan waktu pelaksanaan magang kerja Tempat
: PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten
Waktu
: 4 Januari s/d 4 Februari 2016
Penempatan
: Marketing
25
b. Kegiatan magang kerja Kegiatan magang kerja dilakukan pada tanggal 4 januari sampai dengan 4 februari 2016. Pada saat magang mahasisiwa berpakaian rapi dan sopan. Magang kerja dilakukan dari hari senin sampai dengan jumat selama kurang lebih 1 bulan. Untuk mahasiswa magang, masuk dimulai pikul 08.00 – 17.00 dengan waktu istirahat pikul 12.00 – 13.00. Berikut rincian kegiatan magang yang didampingi oleh Pembimbing Institusi Mitra dari PT Sumber Alfaria Trijaya Tabel 3. 1 Rincian Kegiatan Magang di PT Sumber Alfaria Trijaya Klaten
MINGGU I
II
JENIS KEGIATAN
Keliling Kantor
Dikenalkan dengan staff yang ada
Melihat Toko Simulasi
Input data perlenglkapan toko alfamart
Packing hadiah lomba yang diselanggarakan di beberapa took
III
Input data kartu ponta
Packing alat promosi (leaflet, standing banner, wingslet, dan spanduk)
26
IV
Wawancara dengan karyawan bagian HRD
Mencari data dan wawancara karyawan
C. Pembahasan 1. Alur Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Pada PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten. Berdasarkan perspektif dari T. Hani Handoko, Alur proses rekrutmen di PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten adalah sebagai berikut : a. Perencanaan karyawan oleh head office
Gambar 3. 1 Alur rekrutmen ke-1
Perencanaan jumlah karyawan untuk masing – masing departemen dilakukan oleh Head Office PT.Sumber Alfaria Trijaya yang berlokasi di Cikokol, Tangerang. Setelah direncanakan jumlah dan struktur jabatan yang ada di kantor cabang, kemudian Head Office, memberitahukan jumlah dan struktur jabatan kepada PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten pada departemen Sumber Daya Manusia.
27
Setiap tahun Head Office melakukan penyesuaian jumlah karyawan, penyesuaian ini bisa penambahan atau pengurangan karyawan di beberapa kantor cabang. b. Permintaan Manajer
Gambar Gambar 3.3.2 2 Alurrekrutmen Rekrutemen Alur ke-2
ke-2
Pengajuan permintaan karyawan baru, dilakukan oleh manajer departemen yang bersangkutan. Manajer membuat surat kepada Branch Manager untuk meminta karyawan baru. Jika surat tersebut telah disetujui dan ditandatangani oleh Branch Manager, maka manajer departemen menyerahkan surat tersebut kepada departemen sumber daya manusia untuk ditindaklanjuti, langkah selanjutnya yang diambil departemen SDM adalah melakukan prosedur perekrutan karyawan. Pengajuan permintaan karyawan yang dilakukan oleh
manajer
departemen disebabkan karena ada karyawan yang mengundurkan diri di dalam departemennya, sehingga menimbulkan kekosongan posisi yang harus diisi oleh karyawan baru.
28
c. Lowongan yang ada
Gambar 3. 3 Alur rekrutmen ke-3
Setelah adanya perencanaan oleh Head office atau adanya permintaan karyawan yang dilakukan manajer, maka departemen sumber daya manusia kemudian akan membuka lowongan pekerjaan berdasarkan jabatan yang kosong. Sesuai dengan perencanaan Head Office atau permintaan dari manajer departemen. d. Pendapat Manajer
Gambar 3. 3.4 4 -Gambar Alur rekrutmen ke-4 ke-4 Alur Rekrutemen
Departemen sumber daya manusia bediskusi dengan manajer untuk menyususun analisis jabatan dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pelamar untuk melamar jabatan yang kosong.
29
e. Analisa Jabatan
Gambar 3. 5
Gambar 3.5 Alur rekrutmen ke-5 ke-5 Alur Rekrutemen
Sebelum melakukan prosedur perekrutan departemen Sumber Daya Manusia melakukan analisa jabatan, hal ini dilakukan untuk memberikan gambaran tentang kriteria - kriteria tertentu yang dibutuhkan dari suatu jabatan. Dengan melakuaknn analisa jabatan maka akan dihasilkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan Dengan adanya deskripsi jabatan diharapkan calon pelamar dapat mengetahui gambaran akan jabatan yang akan ditempatinya. Selain itu, diharapkan calon pelamar mengetahui siapa yang menjadi atasan dan siapa yang akan menjadi bawahannya. f. Spesifikasi Jabatan
Gambar 3.3.6 6 Gambar Alur ke-6 Alurrekrutmen Rekrutemen
ke-6
30
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan-persyaratan yang diperlukan oleh calon pelamar untuk mengisi sebuah jabatan/posisi. PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten menetapkan persyaratan admisnistrasi, sebagai berikut : 1) Karyawan office (1) Pendidikan minimal D3/S1 (2) IPK minimal 2,75 untuk universitas negeri dan IPK 3,00 untuk lulusan universitas swasta (3) Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer. (4) Tidak memiliki tindik, tato, dan buta warna 2) Driver (1) Pria (2) Usia Minimal 27 tahun & maksimal 45 tahun (3) Pendidikan minimal SMP/SLTP sederajat (4) Memiliki SIM B1/BII (5) Mengetahui area Magelang, Solo, Boyolali, Sukoharjo, Sragen, Karanganyar, Pacitan dan DIY. 3) Crew Of Store (1) Pria atau Wanita (2) Pendidkan SMA/SMK (3) Lajang (Belum menikah) (4) Usia Maksimal 23 tahun (5) Tinggi badan pria minimal 165 cm dan wanita minimal 155 cm
31
(6) Tidak memiliki tindik, tato, dan buta warna (7) Bersedia ditempatkan di seluruh unit kerja alfamart 4) Helper (1) Pria/Wanita (2) Usia maksimal 24 tahun (3) Pendidikan SMU/SMK sederajat (4) Penempatan di DC Klaten g. Metode Perekrutan
Gambar 3. 7 Alur rekrutmen ke-7
Setelah mendapat surat permintaan karyawan baru yang telah ditandatangani oleh Branch Manager, dan spesifikasi jabatan dari lowongan yang ada, maka selanjutnya departemen Sumber Daya Manusia mengumumkan dibukanya lowongan pekerjaan di PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten Menurut ibu Natalia koordinator sumber daya manusia, metode yang digunakan PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten adalah metode terbuka dengan menggunakan beberapa media, antara lain:
32
1) Internet Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi akan membantu penyebaran informasi secara cepat kepada masyarakat. Media Online juga digunakan PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten dalam upaya merekrut tenaga kerja. Media online yang digunakan yaitu situs lowongan kerja, facebook,dan BBM. Penggunaan situs lowongan kerja biasanya hanya memposting jabatan/posisi yang umumnya berada di level menengah, misalnya koordinator atau manajer. Sedangkan untuk facebook dan BBM biasanya memposting untuk jabatan/posisi staff dan officer. 2) Surat Kabar PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten mempublikasikan lowongan pekerjaan yang ada melalui beberapa media cetak. Media cetak yang di gunakan PT. Sumber Alfaria .Trijaya Cabang klaten untuk publikasi yaitu Jawa Pos, Kedaulatan Rakyat, dan Solopos. 3) Job Fair PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten juga sering mengikuti job fair yang diadakan di beberapa universitas atau pemerintah daerah. 4) Spanduk Perusahaan juga menggunakan spanduk yang dipasang di beberapa toko alfamart yang berada dibawah koordinasi cabang klaten, sebagai media perekrutan.
33
Pemasangan spanduk di toko alfamart bertujuan agar setiap pelanggan yang berbelanja dialfamart dapat mengetahui adanya lowongan pekerjaan di PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten. Dari beberapa media perekrutan yang diguanakan PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten yang telah dijabarkan diatas, menurut ibu Natalia yang paling memberikan kontribusi banyak bagi pelamar untuk melamar adalah media online. Banyaknya media perekrutan yang digunakan mempunyai tujuan untuk mendapatkan calon pelamar yang banyak, sehingga perusahaan dapat memilih calon karyawan yang memiliki kulaitas yang benar-benar bagus dan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan. h. Pelamar yang memuaskan
Gambar 3. 8
Gambar 3.8 Alur rekrutmen ke-8 ke-8 Alur Rekrutemen
Untuk mendapatkan calon karyawan yang berkualitas maka perusahaan menerapkan beberapa tahapan seleksi, yaitu : 1) Penerimaan berkas dan seleksi administrasi Bagi calon pelamar yang berminat untuk melamar di PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten maka calon pelamar harus
34
mengumpulkan berkas lamaran kerja. Berkas – berkas yang harus dikumpulkan pelamar, antara lain: a) Fotokopi KTP b) Fotokopi ijazah terakhir (Legalisir) c) Transkrip nilai d) Surat lamaran e) Curriculum Vitae f)
Fotokopi SKCK
g) Surat keterangan kesehatan Berkas – berkas lamaran dikumpulkan di kantor PT. Sumber Alfaria Trijaya Klaten, departemen Sumber Daya Manusia, yang beralamat di Jl. Solo – Yogya Km 22, Kaliwingko, Banaran, Delanggu, Klaten, Jawa Tengah. Penerimaan berkas hanya dilakukan pada hari senin dan kamis pukul 08.00 s/d 16.00 WIB. Setelah berkas diterima departemen sumber daya manusia, maka selanjutnya departemen sumber daya manusia melakukan seleksi administrasi berkas lamaran. Tahap seleksi administrasi ini bertujuan untuk mengecek bahwa calon karyawan memenuhi kriteria yang telah ditentukan sesuai dengan spesifikasi jabatan yang kosong. Jika calon karyawan lolos dari seleksi administrasi ini, maka calon karyawan akan mendapat panggilan melalui telepon atau sms dari PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten untuk menjalani tes selanjutnya. Biasanya waktu tungguberkisar antara
35
7 sampai 10 hari kerja, dari tanggal pelamar mengumpulkan berkas lamaran. 2) Tes Tertulis dan Wawancara Awal a) Tes tertulis yang diberikan Perusahaan kepada pelamar teridir dari : (1) Psikotes Tes ini dilakukan oleh calon karyawan di ruangan personalia dan dilakukan selama satu jam. Setelah menyelesaikan tes ini maka selanjutnya calon karyawan akan melakukan wawancara. Tes ini bertujuan untuk mengetahu kepribadian pelamar (2) Tes Keahlian Khusus Tes ini bersifat opsional artinya tes ini hanya diterapkan dibeberapa departemen yang mempunyai kulifikasi khusus. Departemen yang menerapkan ini adalah departemen IT, maintanence, dan driver. Tes yang diberikan kepada pelamar departemen IT adalah tes pemrogaman komputer dan tes pengetahuan software dan hardware komputer. Untuk departemen maintenance tes yang diberikan adalah tes kelistrikan dan tes permesinan. Pada jabatan driver selain harus memiliki SIM BI/BII calon karyawan harus menjalanites mengemudi terlebih dahulu.
36
b) Wawancara Awal Setelah melewati tes tertulis, selanjutnya pelamar melakukan wawancara awal dengan koordinator bagian rekrutmen. Halhal yang ditanyakan oleh koordinator yaitu latar belakang calon
karyawan,
riwayat
pendidikan,
pengalaman
berorganisasi, gaji yang diinginkan dan motivasi pelamar untuk bekerja di PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten. 3) Wawancara dan tes lanjutan dengan user (Manajer depertemen yang bersangkutan) a) Wawancara lanjutan Jika calon karyawan lolos dari tes tertulis dan wawancara awal, maka calon karyawan akan melakukan wawancara dengan user. Wawancara dilakukan di ruangan departemen yang dilamar, user biasanya menanyakan kelebihan dan kerkurangan pelamar, motivasi bekerja, dan pengetahuan pelamar tentang tugasdan tanggung jawab posisi/jabatan yang dilamarnya. Wawancara ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana pelamar mengetahui jobdesk dari posisi/jabatan yang dilamarnya dan kontribusi seperti apakah yang akan diberikan pelamar kepada perusahaan. b) Tes lanjutan Setelah melakukan wawancara, user akan memberikan tes kepada calon karyawan, yaitu calon karyawan harus mengolah data mentah yang diberikan user, menjadi data
37
yang siap dilaporkan kepada manajer. User akan memberikan waktu kepada calon karyawan selama 15 menit. 4) Masa Tunggu Pada tahap ini pelamar akan menunggu keputusan dari perusahaan apakah pelamar diterima kerja di PT. Sumber Alfaria Trijaya atau tidak diterima. Informasi mengenai penerimaan kerja akan dihubungi lebih lanjut oleh departemen sumberdaya manusia PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten dengan tenggat waktu paling lama 10 hari. 5) Tahap Orientasi Jika karyawan telah dinyatakan diterima langkah selanjutnya adalah karyawan dipanggil untuk menegosiasikan gaji yang akan diterima karyawan. Setelah karyawan sepakat dengan besaran gaji yang ditentukan perusahaan maka karyawan 90% diterima menjadi karyawan PT. Sumber Alfaria trijaya Cabang Klaten. 6) Pelatihan Kerja Setelah memilih calon karyawan yang diterima tahap selanjutnya yaitu pelatihan kerja. Metode pelatihan yang diterapkan yaitu on the-job training. Jadi karyawan melakukan pelatihan dengan ditempatkan pada kondisi kerja yang sesungguhnya dan dibawah bimbingan karyawan senior. Pelatihan ini dilakukan selama 3 bulan penuh. Ketika masa pelatihan karyawan tetap mendapat gaji seperti karyawan biasa.Jika karyawan mengundukan diri pada saat masa training,
38
maka karyawan tidak akan dikenakan denda. Hal ini disebabkan karena PT. Sumber Alfaria Trijaya tidak menerapkansistem denda kepada karyawan training. Hal ini menyebabkan banyak karyawan training yang mengundurkan diri pada saat training. 7) Kontrak Kerja 1 Tahun Setelah melewati tahap pelatihan selama 3 bulan, karayawan tersebut akan diberi kontrak kerja selama 1 tahun dengan gaji yang telah disepakati di awal. Kontrak kerja setahun ini bisa saja diperpanjang oleh perusahaan, bahkan karyawan juga mempunyai kesempatan untuk mendapatkan promosi jabatan. Jika karyawan mempunyai kinerja yang baik 2. Kendala – Kendala Perekrutan Karyawan Dalam melakukan perekrutan karyawan, PT. Sumber Alfaria Trijaya Cabang Klaten tentu saja mengalami berbagai kendala, Menurut ibu Natalia selaku koordinator recruitment kendala-kendala yang dialami, antara lain : a. Pembukaan Lowongan Kerja Sedikitnya jumlah pelamar yang melamar untuk menjadi crew of store. Masyarakat kurang mengetahui bahwa PT Sumber Alfaria Trijaya Klaten membuka lowongan kerja untuk formasi crew of store setiap bulan. Kebanyakan masyarakat hanya mengetahui lowongan kerja untuk formasi back office.
39
b. Seleksi Sulitnya menyediakan calon karyawan yang sesuai dengan permintaan user (manajer departemen yang bersangkutan). Banyak calon karyawan yang gagal diterima pada saat wawancara dan tes lanjutan dengan user. c. Pelatihan Banyak karyawan yang mengundurkan diri pada masa pelatihan. Hal ini dikarenakan
karyawan
yang
sedang
menjalani
masa
training
mendapatkan tawaran bekerja di perusahaan lain.
40
