BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN RERANGKA PEMIKIRAN A. Kajian Pustaka 1.
Shared Service Center (SSC) Shared Service Center (SSC) atau pusat layanan bersama dalam suatu
organisasi adalah entitas yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penanganan tugas-tugas operasional tertentu, seperti akuntansi, sumber daya manusia, penggajian, IT, hukum kepatuhan, pembelian dan keamanan. Shared Service Center (SSC) merupakan pembatas dari layanan perusahaan untuk memisahkan jenis operasional tugas dari kantor pusat perusahaan, yang fokus pada kepemimpinan dan jenis tata kelola peran dari perusahaan itu sendiri. Sebuah Layanan Bersama merupakan suatu entitas yang bertanggung jawab dalam sebuah organisasi multi-unit bertugas mengelola Bisnis Unit, Divisi dan Departemen masing-masing dengan layanan khusus (keuangan, Transaksi HR, Layanan IT, Fasilitas, Logistik dan Transaksi penjualan) atas dasar tingkat layanan kesepakatan dengan biaya-biaya yang keluar yang dispesifikasi dalam beberapa jenis dan sistem harga transfer. Shared Service Center (SSC) dibagi menjadi dalam beberapa alasan : a.
Untuk mengurangi biaya desentralisasi, untuk meningkatkan kualitas dan profesionalisme proses dukungan untuk bisnis unit.
b.
Untuk meningkatkan fleksibilitas biaya untuk layanan pendukung.
7
8
c.
Untuk menciptakan tingkat yang lebih tinggi fleksibilitas strategis.
2.
Konsep dasar sistem a. Definisi sistem Menurut Lilis P (2014:1) “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.” (Jerry Fitzgrald, et, al). “Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (fulls menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.” (Richard F. Neuschel) “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.” Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan kata lain sesuatu dapat dikatakan sistem apabila memenuhi 2 syarat :
9
1) Memiliki bagian-bagian yang saling berintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan, bagian-bagian itu dinamakan subsistem. 2) Harus memenuhi 3 unsur Input – Proses – Output
Input
Proses
Proses akuntansi Data akuntansi, karyawan, faktur, kwitansi peralatan dan prosedur
Output Laporan Keuangan
Tabel 2.1 Input – proses - output b. Ciri-ciri sistem Sedangkan untuk membedakan dan mengenal antara satu sistem dengan sistem lainnya, maka dapat dilakukan dengan pendekatan karakteristik atau ciri yang melekat pada suatu sistem tersebut. Karakteristik sistem menurut Azhar Sutanto (2004), adalah adanya tujuan sistem, batas sistem, subsistem, hubungan sistem, lingkungan sistem dan input, proses dan output. 1) Tujuan sistem Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui lebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian. Jadi kalau dilihat kepada alasan
10
diatas maka kriteria suatu tujuan itu mutlak adanya, tanpa ada kriteria yg jelas maka silit dilakukan pengendalian, karena sulit dilakukan pengukuran, sehingga pada akhirnya sistem tidak akan mencapai sasaran. Untuk mengatasi masalah ini, bagi sebagian pelaku sistem, beberapa hal telah dilakukan yang didasari oleh pemikiran bahwa mungkin masa depan atau tujuan dari suatu sistem yang sedang dibangun atau sedang dijalankan merupakan pengalaman masa lalu dari user atau pelaku sistem yang lain. Oleh karena itu, di dalam menentukan tujuan suatu sistem harus diupayakan melibatkan orangorang yang memiliki pengalaman yang sesuai dengan tujuan sistem yang akan dibangun untuk menghindari adanya penyimpangan baik dalam perancangan maupun pelaksanannya. 2) Batas sistem Batas sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya. Batas sistem ini bagi umat manusia sangat relatif dan tergantung kepada tingkat pengetahuan dan situasi kondisi yang dirasakan oleh orang yang melihat sistem tersebut. 3) Subsistem Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem, bisa fisik atau abstrak. Suatu subsistem akan memiliki subsitem yang lebih kecil dan seterusnya. Istilah yang menggambarkan bagian dari sistem tidak selalu harus subsistem istilah lain mungkin adalah komponen, elemen atau unsur.
11
4) Hubungan dan Kerarki sistem Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antara subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang lebih besar. Ada dua macam hubungan sistem, yaitu hubungan horizontal dan hubungan vertikal. Hubungan sistem dengan subsistem yang dilihat di gambar disebut dengan hubungan herarki yang menggambarkan tingkatan. Sedangkan hubungan horizontal menunjukkan hubungan antara subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat. 5) Input – proses – output Input merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam suatu sistem, input bervariasi bisa berupa energi, manusia, data model dan input merupakan pemicu bagi sistem untuk melakukan proses, input dapat diklasifikasikan ke dalam 3 (tiga) kategori yaitu : (a) Serial input merupakan input yang diperoleh sebagai hasil atau output sistem sebelumnya. (b)Probable input merupakan potensi input yang dapat digunakan oleh suatu sistem. Suatu sistem harus dapat menentukan input mana yang sesuai untuk menghasilkan output yang diharapkan. (c) Feedback dan pengendalian. Proses merupakan perubahan dari input menjadi output. Proses mungkin berupa perakitan yang menghasilkan satu macam output.
12
Dan berbagai macam input yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Output adalah hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem. Output dapat diklasifikasikan menjadi 3(tiga) macam , yaitu : (a) Output yang langsung diberikan ke konsumen untuk dikonsumsi. (b)Output suatu sistem yang dikonsumsi oleh subsistem yang dari dalam sistem yang sama dalam satu siklus produksi. (c) Output yang merupakan bagian
dari
output
secara
keseluruhan yang dapat dikonsumsi oleh sistem yang lain atau oleh sistem yang bersangkutan, tapi menjadi tidak berguna kalau dibuang ke lingkungan. 6) Lingkungan sistem Lingkungan sistem adalah faktor-faktor diluar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan sistem ada 2 (dua) macam yaitu lingkungan eksternal (lingkungan yang berada diluar system) dan lingkungan internal (lingkungan yang berada suatu sistem).
3.
Efektivitas dan Efisiensi a. Pengertian Efektivitas Efektivitas merupakan salah satu kriteria yang digunakan untuk menilai prestasi kerja dari suatu pusat pertanggungjawaban tertentu. Istilah
13
efektivitas selalu dalam bentuk perbandingan dan tidak pernah digunakan untuk penilaian yang mempunyai pengertian absolut. Menurut Prof. Komarudin (2009;56), “efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan tingkatan keberhasilan (kegagalan) kegiatan manager dalam mencapai tujuan yang ditetapkan lebih dahulu. Tercapainya tujuan manajer (artinya manajer yang efektif) tidak selamanya disertai dengan efisiensi maksimal. Dengan kata lain manajer yang efektif perlu disertai dengan manajer yang efisien. Tercapainya tujuan mungkin hanya dapat dilakukan dengan melakukan pemborosan-pemborosan, karena itu keberhasilan manajer tidak boleh diukur oleh efektivitas tetapi diukur pula oleh efisiensi. Menurut Amirullah Hanafi, “efektvitas menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan secara tepat”. Pencapaian sasaran secara tepat dan ukuran maupun standar yang berlaku mencerminkan suatu organisasi tersebut telah memperhatikan efektivitas operasionalnya. Sedangkan menurut Robert Kreitner, Carlene M. Cassidy, 12th Edition (2012,6) efektivitas diartikan sebagai : “A central element in the process a management that entails achieving a stated organizational objective”. Objek pemeriksaan yang efektif sebagai berikut : 1. Menilai apakah tujuan atau sasaran program sudah selesai, relevan dengan keinginan pembuat undang-undang yang berlaku.
14
2. Menetapkan sampai sejauh mana hasil dari suatu program mencapai suatu tingkat yang diinginkan. 3. Mengidentifikasi cara-cara untuk membuat proogram yang lebih berhasil. 4. Menilai cukup tidaknya sistem maajemen dalam mengukur dan melaporkan efektivitas. b. Pengertian Efisiensi Efisiensi merupakan pengertian baru yang mulai dipakai pada tahun pertengahan abad 19 dalam bidang tehnik, terutama oleh para insinyur mesin untuk menilai hasil kerja mesin-mesin. Pada waktu itu efisiensi diartikan sebagai perbandingan antara hasil yang dikeluarkan oleh sebuah mesin dengan tenaga yang dipakai untuk menggerakkan mesin tersebut. Perbandingan ini dinyatakan dengan angka, dengan pengertian bahwa semakin tinggi angka berarti semakin tinggi efisiensi mesin tersebut. Kemudian mulai abad 20 pengertian efisiensi dimaksudkan dalam bidang ekonomi dan perusahaan. Secara umum efisiensi merupakan istilah relatif yang pengukurannya hanya akan bermanfaat apabila ada perbandingannya. Efisiensi dapat diinterpretasikan sebagai (kemampuan) relatif untuk memperoleh keluaran maksimum dalam jumlah tertentu. Dapat juga diinterpretasikan sebagai kemampuan (relatif) untuk memperoleh keluaran yang tetap dengan menggunakan sumber dalam jumlah yang minimum atau kombinasi
15
penggunaan sumber daya yang optimum untuk memperoleh hasil yang maksimum. Efisiensi adalah suatu pengertian yang menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Efisiensi dalam pekerjaan adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu : 1.
Segi Hasil Suatu pekerjaan disebut efisien kalau dengan usaha tertentu memberikan hasil maksimal, baik mengenai mutu atau jumlah satuan hasil itu.
2.
Segi Usaha Suatu pekerjaan disebut efisien kalau hasil tertentu tercapai dengan usaha minimal. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada 5 (lima) unsur yaitu pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda(uang). Menurut
Hans
Kartihadi
yang
dikutip
oleh
Soekrisno
Agoes(2008;151) pengertian efisiensi adalah “efisiensi berarti bertindak dengan cara yang dapat meminimalisir kerugian atau pemborosan dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu”. Menurut Ruchyat Kosasih yang dikutip oleh Soekrisno Agoes, “efisiensi Adalah tindak lanjut untuk membuat pengorbanan yang paling tepat dibandingkan dengan hasil yang dikehendaki. Suatu organisasi
16
dianggap lebih efektif oleh General Accounting Officer (GAO) bilda dapat mencapai tujuan secara ekonomis, hemat, efisiensi dan menaati peraturanperaturan yang berlaku”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia mendefinisikan efisiensi sebagai ketepatan cara (usaha, kerja) dalam menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang waktu, tenaga dan biaya). Kohler Dictionary For Account menyatakan bahwa efisiensi merupakan ukuran konvensional kinerja (Performasi) dalam bentuk standar atau tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Selain itu efisiensi sebagai tingkat profitabiltas. Objek pemeriksaan efisiensi sebagai berikut : 1) Mengikut praktek-praktek pengaduan yang sehat. 2) Mendapatkan jenis kualitas dalam sumber daya yang diperlukan dengan biaya yang rendah. 3) Melindungi dan memelihara sumber daya yang layak. 4) Menghindari adanya duplikasi kerja oleh beberapa petugas dan menghindari adanya pekerja yang tidak baik. 5) Menggunakan prosedur-prosedur kegiatan yang berdaya guna.
17
4.
Pengendalian Intern
a.
Definisi Sistem Pengendalian Intern Pengendalian internal merupakan faktor penting bagi perusahaan untuk mengawasi, mengevaluasi dan mengambil keputusan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja operasionalnya. Disamping itu, sistem pengendalian intern dapat mengendalikan ketelitian dan akurasi pencatatan data akuntansi. Definisi sistem pengendalian sistem inter menurut commitee of Sponsoring organization adalah sebagai berikut : “Internal Control is a process, effected by an entity’s board of directors, management and other personel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: Effectiveness and efficiency of operastions, realibilty of financial reporting, compliance with applicable laws and regulations”. Definisi tersebut dapat diartikan pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajeman dan personel entitas lainnya, yang dirancang untuk mendapatkan keyakinan yang memadai mengenai pencapaian tujuan berikut: efektivitas dan efisiensi dari operasi, keandalan pelaporan keuanganm dan ketaatan terhadap undang-undang dan peraturan yang berlaku. Dalam arti sempit, pengendalian intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (cross Footing) maupun penjumlahan menurun (footing). Pengertian ini lebih dikenal dengan naman internal check.
18
Dalam arti luas, pengendalian internal dapat dipandang sebagai suatu sistem sosial yang memiliki wawasan atau makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan. Pengedalian intern dalam arti luas dibedakan atas : a. Pengendalian Akuntansi (accounting control) Meliputi unsur-unsur struktur organisasi, prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan pengawasan harta kekayaan serta dapat dipercayanya catatan keuangan dan disusun sedemikian rupa sehingga meyakinkan bahwa: 1.
Transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi manajemen.
2.
Transaksi dibukukan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan prinsipprinsip akuntansi yang diterima umum (GAAP) dan menekankan pada pertanggung jawaban atas ativa organisasi.
3.
Penugasan atas aktiva organisasi diberikan hanya dengan otorisasi.
4.
Jumlah aktiva seperti yang tervantum dalam catatan perusahaan dibandingkan dengan aktiva yang ada dan bila terjadi perbedaan akan diambil tindakan yang tepat.
b. Pengendalian Administrasi (administration control) Meliputi rencana organisasi, prosedur-prosedur dan catatan yang berhubungan dengan proses pengambilan keputusan yang membawa pada tindakan manajemen organisasi untuk mengotorisasi transaksi. Otorisasi merupakan fungsi manajemen yang langsung berhhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi.
19
b. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern perupakan alat bantu manajemen dalam mengelola perusahaan, agar tujuan perusahaan tercapai secara menyeluruh. Dengan adanya sistem pengendalian intern yang memadai diharapkan dapat dipenuhinya tujuan sebagai berikut: a. Menyajikan data yang dapat dipercaya b. Mengamankan aktiva dan catatan-catatan perusahaan c. Meningkatkan efisiensi operasional d. Mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan yang telah digariskan. Yang perlu diperhatikan adalah sistem pengendalian intern bukan dimaksudkan untuk meniadakan semua kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyelewengan. Namun demikian sistem yang memadai akan dapat menekan kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyelewengan dalam batasbatas biaya yang layak dan kalaupun hal tersebut terjadi, makan akan dapat diketahui dan diatasi dengan cepat.
c.
Unsur-unsur Pengendalian Intern Sangatlah penting bahwa sistem mempunyai beberapa unsur dan sifat tertentu yang meningkatkan kemungkinan dapat dipercayainya data-data akuntasni serta tindakan pengamanan terhadap aktiva dan catatatn perusahaan. Setiap unsur mempunyai kaitan langsung dengan tujuan pengendalian intern serta langkah-langkah yang ditempuh perusahaan untuk mencapainya. Unsur-unsur tersebut adalah :
20
a. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya diantara keempat unsur tersebut, unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting.
d. Konsep Pengendalian Internal Menurut James A Hall (2011:181), Sistem Pengendalian Internal terdiri atas berbagai kebijakan praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya : 1) Menjaga aktivitas perusahaan 2) Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi 3) Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan 4) Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.
21
Memodifikasi Asumsi Hal yang terdapat dalam berbagai tujuan pengendalian internal adalah empat asumsi dasar tambahan yang mebimbing para desainer serta auditor sistem pengendalian internal. Tanggung Jawab Manajemen Konsep
ini
meyakini
bahwa
pembuatan
dan
pemeliharaan
sistem
pengendalian internal adalah tanggung jawab pihak manajemen (manajemen responsibilty). FCPA mendukung dalil ini. Jaminan yang Wajar Sistem Pengendalian Internal harus menyediakan jaminan yang wajar (reasonable assurance) bahwa keempat tujuan umum pengendalian internal terpenuhi secara efektif dari segi biaya. Ini berarti bahwa tidak ada sitem pengendalian internal yang sempurna dan bahwa biaya untuk mencapai pengendalian internal yang lebih baik tidak boleh melebihi manfaatnya. Metode Pemrosesan Data Setiap Pengendalian Internal memiliki keterbatasan dalam keefektivitasnya. Hal ini meliputi (1) kemungkinan kesalahan – tidak ada sistem yang sempurna, (2) pelanggaran – personel dapat melanggar sistem melalui kolusi atau cara lain, (3) pelanggaran manajemen – pihak manajemen berada dalam posisi
melanggar
prosedur
pengendalian
dengan
secara
pribadi
menyimpangkan transaksi atau dengan mengarahkan bawahan untuk melakukan hal tersebut, dan (4) berubahnya kondisi – kondisi dapat berubah
22
dengan berjalannya waktu hingga pengendalian yang ada menjadi tidak berjalan.
e.
Komponen-Komponen Pengendalian Internal Menurut James A Hall (2011:181), Pengendalian Internal yang dijelaskan dalam SAS 78 terdiri atas lima komponen : 1) Lingkungan Pengendalian Lingkungan Pengendalian (conrol environment) adalah dasar dari empat komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan dan memperngaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan. Berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah : a) Integritas dan nilai etika manajemen. b) Struktur Organisasi c) Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit, jika ada d) Filosofi manajemen dan siklus operasionalnya. e) Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas. f) Metode manajemen untuk menilai kinerja. g) Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan oleh badan pemerintahan. h) Kebijakan dan praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya.
23
2) Penilaian Resiko Perusahaan harus melakukan penilaian resiko (risk assesment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. Risiko dapat muncul atau berubah berdasarkan berbagai kondisi, seperti: a) Perubahan dalam lingkungan operasional yang membebankan tekanan baru atau perubahan tekanan atas perusahaan. b) Personel baru yang memiliki permahaman yang berbeda atau tidak memadai atas pengendalian internal. c) Sistem informasi baru atau yang baru direkayasa ulang, yang mempengaruhi pemrosesan transaksi. d) Pertumbuhan signifikan dan cepat yang menghambat pengendalian internal yang ada. e) Implementasi teknologi baru ke dalam proses produksi atau sistem informasi yang berdampak pada pemrosesan transaksi. f) Pengenalan lini produk atau aktivitas baru hingga pihak manajemen hanya memiliki sedikit pengalaman tentangnya. g) Restrukturasi
organisasional
yang
menghasilkan
pengurangan
dan/atau realokasi personel sedemikian rupa hingga operasi bisnis dan pemrosesan transaksi terpengaruh. h) Memasuki pasar asing yang berdampak pada operasional (contohnya, risiko yang berhubungan dengan transaksi dengan mata uang asing).
24
i) Adopsi suatu prinsip akuntansi baru yang berdampak pada pembuatan laporan keuangan. 3) Informasi dan Komunikasi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan untuk melakukan, mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasi, dan mencatat berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait didalamnya. Kualitas suatu informasi yang dihasilkan oleh SIA berdampak pada kemampuan pihak manajemen untuk mengambil tindakan serta membuat keputusan dalam hubungannya dengan operasional perusahaan, serta membuat laporan keuangan yang andal. Sistem informasi akuntansi yang efektif akan : a) Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi keuangan yang valid. b) Memberikan informasi secara tepat waktu mengenai berbagai transaksi dalam perincian yang memadai untuk memungkinkan klasifikasi serta laporan keuangan. c) Secara akurat mengukur nilai keuangan berbagai transaksi agar pengaruhnya dapat dicatat dalam laporan keuangan. d) Secara akurat mencatat berbagai transaksi dalam periode waktu terjadinya. 4) Pengawasan Pihak manajemen harus memastikan bahwa pengendalian internal berfungsi seperti yang dimaksudkan. Pengawasan (monitoring) adalah
25
proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan. Pengawasan yang pada aktivitasnya yang berjalan dapat diwujudkan melalui integritas berbagai modul komputer yang terpisah ke dalam sistem informasi yang menangkap berbagai data penting dan/atau memungkinkan pengujian pengendalian dilakukan sebagai bagian dari opersaional rutin. 5) Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian (control activities) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah
diambil
untuk
mengatasi
resiko
perusahaan
yang
telah
diindentifikasi. Aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yang berbeda : a) Pengendalian Komputer Pengendalian komputer adalah hal yang penting. Pengendalian ini, yang secara khusus berhubungan dengan lingkungan TI dan audit TI, terbagi ke dalam dua kelompok umum: pengendalian umum dan pengendalian
aplikasi.
Pengendalian
umum
berkaitan
dengan
perhatian pada keseluruhan perusahaan, seperti pengendalian atas pusat datam basisi data perusahaan, pengembangan sistem, dan pemeliharaan program. Sedangkan pengendalian aplikasi memastikan
26
integritas sistem tertentu seperti aplikasi pemrosesan pesanan penjualan, utang usaha, dan aplikasi penggajian. b) Pengendalian Fisik Jenis pengendalian ini terutama berhubungan dengan aktivitas manusia yang digunakan dalam sistem akuntansi. Aktivitas ini dapat benar-benar manual, seperti penjagaan aktivitas secara fisik, atau dapat melibatkan penggunaan komputer untuk mencatat berbagai transaksi atau pembaruan akun. Pengendalian fisik tidak berkaitan dengan logika komputer yang sesungguhnya melakukan pekerjaan akuntansi ini. Akan tetapi pengendalian ini, berhubungan dengan aktivitas manusia yang menjalankan logika komputer tersebut. Dengan kata lain, pengendalian fisik tidak berarti berkaitan dengan lingkungan dimana seorang staf administrasi memperbarui akun dengan menggunakan kertas dan tinta. Sudah jelas bahwa semua sistem, seberapa canggih pun, menggunakan aktivitas manusia yang harus dikendalikan. c) Otoriasasi Transaksi Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. Otoritasi dapat bersifat umum dan khusus. Otorisasi umum diberukan pada para personel operasional untuk melakukan operasi rutin. Contoh otorisasi umum adalah prosedur untuk mengesahkan pembelian persediaan dari pemasok yang
27
ditunjuk hanya ketika tingkat persediaan jatuh pada titik pemesanan ulang yang ditetapkan. Dipihak lain otorisasi khusus berkaitan dengan keputusan situasional yang berhubungan dengan transaksi nonrutin. d) Pemisahan Tugas Salah satu aktivitas pengendalian yang paling penting adalah pemisahan tugas karyawan untuk meminilakan fungsi yang tidak boleh disatukan. Pemisahan tugas dapat berupa berbagai bentuk, tergantung pada berbagai kewajiban tertentu yang akan dikendalikan.
5.
Sentralisasi dan Desentralisasi
a.
Istilah dan Pengertian Sentralisasi Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang atas segala urusan yang menyangkut pemerintahan kepada tingkat pusat. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah. Bahkan pada zaman kerajaan, pemerintahan kolonial, maupun di zaman kemerdekaan. Istilah sentralisasi sendiri sering digunakan dalam kaitannya dengan kontrol terhadap kekuasaan dan lokasi yang berpusat pada satu titik. Dewasa ini, urusan-urusan yang bersifat sentral adalah : a. Luar Negeri b. Peradilan c. Hankam
28
d. Moneter dalam arti mencetak uang, menentukan nilai uang dan sebagainya e. Pemerintah Umum
b. Istilah dan Pengertian Desentralisasi Desentralisasi sebenarnya adalah istilah dalam keorganisasian yang secara sederhana di definisikan sebagai penyerahan kewenangan. Dalam kaitannya dengan sistem pemerintahan Indonesia, desentralisasi akhir-akhir ini seringkali dikaitkan dengan sistem pemerintahan karena dengan adanya desentralisasi sekarang menyebabkan perubahan paradigma pemerintahan di Indonesia. Desentralisasi juga dapat diartikan sebagai pengalihan tanggung jawab, kewenangan dan sumber-sumber daya (dana, manusia dll) dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah. Menurut UU Nomor 32 tahun 2004, desentralisasi adalah penyerahan urusan pemerintah dari pusat kepada daerah. Pelimpahan wewenang kepada Pemerintahan Daerah, semata-mata untuk mencapai suatu pemerintahan yang efiisien. Tujuan dari desentralisasi adalah : a. Mencegah pemusatan keuangan b. Sebagai
usaha
pendemokrasian
Pemerintah
Daerah
untuk
mengikutsertakan rakyat bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pemerintahan.
29
c. Penyusunan program-program untuk perbaikan sosial ekonomi pada tingkat lokal sehingga dapat lebih realistis.
Desentralisasi dapat dilakukan melalui empat bentuk kegiatan utama, yaitu: a. Dekonsentrasi wewenang administratif Dekonsentrasi berupa pergeseran volume pekerjaan dari departemen pusat kepada perwakilannya yang ada di daerah tanpa adanya penyerahan atau pelimpahan kewenangan untuk mengambil keputusan atau keleluasaan untuk membuat keputusan. b. Delegasi kepada penguasa otoritasi Delegasi adalah pelimpahan pengambilan keputusan dan kewewenangan manajerial untuk melakukan tugas-tugas khusus kepada suatu organisasi yang secara langsung berada di bawah pengawasan pusat. c. Devolusi kepada pemerintah daerah Devolusi adalah kondisi dimana pemerintah pusat membentuk unit-unit pemerintahan diluar pemerintah pusat dengan menyerahkan sebagian fungsi-fungsi tertentu kepada unit-unit itu dilaksanakan secara mandiri. Devolusi adalah bentuk desentralisasi yang lebih ekstensif untuk merujuk pada situasi dimana pemerintah pusat mentransfer kewenangan kepada pemerintahan daerah dalam hal pengambilan keputusan, keuangan dan manajemen.
30
d. Pemindahan fungsi dari pemerintah kepada swasta Yang disebut sebagai pemindahan fungsi dari pemerintahan kepada swasta atau privatisasi adalah menyerahkan beberapa otoritas dalam perencanaan dan tanggung jawab adminitrasi tertentu kepada organisasi swasta.
6.
Penelitian Terdahulu Dalam penelitian ini penulis memaparkan satu penelitian terdahulu yang
relevan dengan permasalahn yang akan diteliti tentang motif pendirian Pusat Pelayanan Bersama (Shared Service Center). Judul Jurnal
: Motives for establishing shared service centers in public administrations (2006)
Pengarang
: Marijn Janssen*, Anton Joha
Pembahasan
: Pemilihan untuk mendirikan Shared Service Centers
merupakan suatu keputusan besar yang memiliki jangka panjang dan dampak strategis karena bersaing dengan pengaturan outsoursing. Tujuan dari Shared Service Centers sering melampaui realisme. Dalam tulisan ini, penulis meneliti Shared Service Centers dalam administrasi publik dengan menganalisis motif untuk memulai Shared Service Center, motif pencapaian target dengan menggunakan shared service centers dan membandingkan motif Shared service center dengan motif outsourcing. Shared service center dan outsourcing merupakan sumber pengaturan namun sangat berbeda. Motif yang disajikan dalam penulisan ini membantu untuk proses pengambilan keputusan mengenai
31
pengenalan shared service centers dan juga dapat membantu untuk trade-off antara Shared Service Center dan Outsourcing. Penulis menemukan bahwa Shared Service Center bukanlah jawaban terbaik atas semua masalah yang terjadi, seperti manfaat yang diharapkan bergantung pada gabungan keuntungan dari kedua model sentralisasi dan desentralisasi yang sering bertentangan. Shared Service Center diperkenalkan berdasarkan dengan harapan bahwa adanya pengurangan biaya dan peningkatan pelayanan, namun yang terjadi manfaat ditemukan dibagian lain. Dengan bundling dan berkonsentrasi pada pelayanan Shared Service Center masih mempertahankan layanan in-house, masih menjaga tingkat kontrol yang tinggi terhadap pelayanan namun bagaimanapun hal ini mampu mengurangi kompleksitas kontrol dan untuk lebih fokus pada bisnis ini. Desain model bisnis Shared Service Center tampaknya menjadi kompromi penyeimbang kepentingan dan persepsi yang berbeda oleh para pemilik kepentingan yang terlibat. Oleh sebab itu, sangat pentinglah bahwa Shared Service Center harus dirancang sedemikian rupa sehingga motif yang berbeda yang perlu dilakukan secara hati-hati secara adil dan seimbang. Wawasan menjadi kemungkinan motif dapat membantu untuk mengatur tingkat yang tepat dari harapan. Banyak motif outsourcing disebutkan dalam literatur yang ditemukan dalam studi kasus Shared Service Center ini, disana juga sejumlah motif yang terkait dengan Shared Service Center yang tidak ditemukan dalam outsourcing literatur dan jumlah motif outsourcing tidak ditemukan
dalam studi kasus ini.
Shared Service Center adalah pengaturan internal dan pengelolaan Shared Service
32
Center sangat membutuhkan perhatian pada tingkat yang lebih rinci dibandingkan pengaturan outsourcing. Manajer publik seharusnya tidak meremehkan perhatian manajemen dan keterlibatan dibutuhkan
ketika
memutuskan
untuk
memperkenalkan Shared Service Center.
B. Rerangka Teori Dalam perusahaan terjadi perdebatan tentang bagaimana melanjutkan sistem terbaik dengan perkembangan insfrasutruktur baru yang diperlukan untuk menghubungkan antar bisnis unit dalam induk perusahaan. Suatu inovasi baru untuk memperoleh efisiensi adalah dengan pendirian Shared Service Center (SSC) atau Pusat Pelayanan Bersama. Pendirian Shared Service Center (SSC) dapat dilihat sebagai jenis yang baru dari sumber pengaturan yang memiliki dampak jangka panjang dan strategi yang menyatakan bahwa pelayanan bersama seperti ini merupakan strategi kolaboratif dimana Bisnis Unit dari fungsi bisnis yang ada dapat berkonsentrasi kepada kelanjutan bisnis mereka untuk penemuan hal yang baru, Bisnis Unit juga memiliki struktur manajemen yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi, nilai generasi, penghematan biaya dan peningkatan layanan bagi costumer internal maupun costomer eksternal perusahaan dan bisnis unit. Shared Service Center (SSC) adalah merupakan suatu unit yang terpisah yang akuntabel dalam satu entitas organisasi, digunakan untuk mempersatukan kegiatan dan menyediakan layanan tertentu yang telah ditetapkan untuk unit operasional dalam bentuk interorganisasi perusahaan berdasarkan kondisi yang disepakati.
33
Shared Service Center (SSC) sangat cocok untuk administrasi terpusat seperti dalam praktek saat ini masing-masing Bisnis Unit mengembangkan dan memelihara sistem dan pelayanan sendiri. Shared Service Center (SSC) dibagi menjadi dalam beberapa alasan : a. Untuk mengurangi biaya desentralisasi, untuk meningkatkan kualitas dan profesionalisme proses dukungan untuk bisnis unit. b. Untuk meningkatkan fleksibilitas biaya untuk layanan pendukung. c. Untuk menciptakan tingkat yang lebih tinggi fleksibilitas strategis Menurut James A Hall (2011:181), Sistem Pengendalian Internal terdiri atas berbagai kebijakan praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya : a.
Menjaga aktivitas perusahaan
b.
Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi
c.
Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan
d.
Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.
