BAB 7 PERANCANGAN DATA BASE
TAHAP PERANCANGAN 1. Perencanaan (planning) 2. Evaluasi kebutuhan perangkat sistem (requirements analysis) 3. Perancangan (design) 4. Pemrogramman/pengkodean (coding) 5. Implementasi (implementation) 6. Pengoperasioan dan pemeliharaan (operation and maintenance)
TAHAP PERANCANGAN •
•
Perencanaan (planning), adalah tahap penentuan kebutuhan sistem serta studi kelayakan, baik dari segi teknologi maupun dari segi ekonomi. Evaluasi kebutuhan perangkat sistem (requirements analysis), adalah tahap penentuan cakupan sistem data base, kebutuhan hardware dan software, serta kebutuhan informasi/laporan.
TAHAP PERANCANGAN •
Perancangan (design), adalah tahap perancangan data base, yang mencakup: logical design, conceptual design, dan physical design. Physical design mencakup tiga langkah sebagai berikut: pertama menterjemahkan skema tingkat konseptual ke dalam skema tingkat internal, kedua pembuatan data dictionary, dan ketiga penentuan cara penyimpanan dan pengaksesan data.
TAHAP PERANCANGAN •
•
Pemrogramman/pengkodean (coding), adalah tahap penterjemahan physical design ke dalam program. Implementasi (implementation), adalah tahap penerapan sistem data base baru, yang mencakup: pemindahan data ke dalam sistem data base baru dan pelatihan cara penggunaan sistem data base baru.
TAHAP PERANCANGAN •
Pengoperasioan dan pemeliharaan (operation and maintenance), adalah tahap penggunaan dan pemeliharaan sistem data base baru, pemantauan kinerja sistem, dan evaluasi kepuasan user untuk menentukan perlu tidaknya peningkatan dan modifikasi sistem.
Pengoperasian
Implementasi
Physical Design
Logical Design
Evaluasi kebutuhan perangkat sistem
Perencanaan
Tahap pemodelan data base
TAHAP PERANCANGAN
SASARAN PERANCANGAN • • • • • • • • •
Lengkap (completeness) Relevan (relevance) Mudah diakses (accessibility) Mutakhir (up-to-dateness) Fleksibel (flexibility) Efisien (efficiency) Efektif biaya (cost-effectiveness) Integritas (integrity) Aman (security)
SASARAN PERANCANGAN • Lengkap (completeness), data base harus mencakup seluruh data serta hubungan antar data yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. • Relevan (relevance), hanya data yang relevan dan bermanfaat yang direkam dan disimpan.
SASARAN PERANCANGAN • Mudah diakses (accessibility), data yang disimpan harus mudah diakses oleh seluruh pengguna yang diotorisasi, serta tersedia setiap saat. • Mutakhir (up-to-dateness), data yang disimpan harus selalu dalam keadaan ter-update.
SASARAN PERANCANGAN •
•
•
Fleksibel (flexibility), data base fleksibel dalam memenuhi beragam kebutuhan informasi. Efisien (efficiency), pemutakhiran, pemanggilan, dan pemeliharaan data dapat dilaksanakan secara efisien (tidak boros waktu dan tenaga). Efektif biaya (cost-effectiveness), manfaat sistem data base dicapai dengan biaya seminimum mungkin.
SASARAN PERANCANGAN •
•
Integritas (integrity), data base bebas dari kesalahan, baik disengaja atau tidak. Aman (security), data base terlindungi dari kemungkinan hilang, rusak, dan akses ilegal. Prosedur backup dan recovery selalu dalam kondisi siaga agar data dapat segera direkonstruksi kembali pada saat diperlukan.
PERAN AKUNTAN • Akuntan adalah arsitek sistem data base • Akuntan menentukan data yang harus tercakup dalam sistem data base • Akuntan menentukan output sistem data base, seperti bentuk dan isi informasi yang tersedia bagi pengguna sistem data base.
PEMODELAN DATA BASE • Pemodelan data (data modeling) adalah proses pendefinisian dan penentuan hubungan antar data dalam sistem data base. • Tujuan pemodelan data adalah untuk menentukan sistem perekaman dan penyimpanan data agar informasi yang dihasilkan benar-benar bermanfaat untuk perencanaan, pengawasan, dan evaluasi kegiatan.
DIAGRAM REA DAN E-R • Dua alat pemodelan data yang umum digunakan adalah REA data model dan Entity-Relationship diagram. • REA adalah akronim dari resourses, event, dan agents, untuk menunjukkan bahwa data pada dasarnya terdiri dari tiga eleman dasar tersebut.
DIAGRAM REA DAN E-R • E-R diagram adalah diagram untuk menggambarkan isi dari data base serta hubungan antar entity dalam data base. • Entity adalah suatu obyek yang mengandung data yang direkam oleh SIA. Oleh sebab itu resourses, events, dan agents dalam REA data model adalah entity. • Dalam E-R diagram, entity digambarkan dengan empat persegi panjang dan hubungan antar entity digambarkan dengan garis dan diamond.
DIAGRAM REA DAN E-R • Resourses adalah sumber daya yang diperoleh dan digunakan, misalnya: aset, utang, dan modal. • Events adalah peristiwa yang terkait dengan sumber daya organisasi. Events tidak hanya mencakup data yang akan dicatat di dalam jurnal, tetapi mencakup seluruh kejadian yang biasanya tidak akan dicatat di dalam jurnal, misalnya event tentang order dari pelanggan.
DIAGRAM REA DAN E-R event harus merepresentasikan aktivitas yang berpengaruh langsung terhadap sumber daya organisasi, sebagai contoh: posting data dari jurnal ke buku besar tidak akan dikategorikan sebagai “event” di dalam REA data model, karena kejadian tersebut hanya mempengaruhi pencatatan data, tetapi tidak mempengaruhi sumber daya.
DIAGRAM REA DAN E-R • Agents adalah personil yang berpartisipasi dalam berbagai kegiatan dalam organisasi, yang datanya akan dikumpulan untuk kepentingan perencanaan, pengawasan, dan evaluasi. Contoh: karyawan, pemasok, dan pelanggan.
DIAGRAM REA DAN E-R • Konsep REA ditujukan agar SIA tidak sekedar mencakup data keuangan tradisional, tetapi juga mencakup ukuran kinerja opersional yang bersifat non keuangan, yang dibutuhkan oleh manajer untuk menjalankan organisasi secara efektif.
DIAGRAM REA DAN E-R • Dalam SIA tradisional, data diorganisasi dalam suatu chart of account untuk laporan keuangan, sehingga data hanya disimpan dari aspek finansialnya saja, sedangkan aspek-aspek non finansial menjadi terabaikan.
CARDINALITY • Cardinality atau sifat suatu hubungan antar entity menggambarkan jumlah kejadian dari satu entity dalam hubungannya dengan kejadian pada entity lain. Terdapat tiga kemungkinan sifat hubungan (cardinality) antar entity, yaitu:
– One-to-one simbul (1:1) – One-to-many simbul (1:* dan *:1) – Many-to-many simbul (*:*)
CONTOH E-R DIAGRAM Resources
Inventory
Events *
Line items
*
Agents * *
Sales
Party to
1
Salespersons
* Made to
Pays for
Received from
*
Cash
1
Increases
*
*
* Cash collections
Received by
1 1
1
Salespersons
Cashier
CONTOH E-R DIAGRAM A . HUBUNGA N O N E-T O -O N E ( 1 : 1 )
1 P em bayaran
P e n ju a la n
1
P e n e rim a a n K as
S etiap trans aks i penjualan berhubungan dengan paling banyak s atu trans aks i penerim aan kas , dem ikian pula s ebaliknya, co n to h : p e n ju alan tu n ai.
B. HUBUNGA N O N E-T O -M A N Y ( 1 : * )
1 P e n ju a la n
P em bayaran
*
P e n e rim a a n K as
S etiap trans aks i penjualan berhubungan dengan banyak trans aks i penerim aan kas , s etiap penerim aan kas hanya berhubungan dengan s atu trans aks i penjualan, co n to h : p e n ju alan an g su ran .
CONTOH E-R DIAGRAM
C . HUBUNGA N M A N Y-T O -O N E ( * : 1 )
* P e n ju a la n
P em bayaran
1
P e n e rim a a n K as
S etiap trans aks i penerim aan kas berhubungan dengan banyak trans aks i penjualan, s atiap trans aks i penjualan hanya berhubungan dengan paling banyak s atu trans aks i penerim aan kas , co n to h : p e mb ayaran se wa ru an g b u lan an yan g d ib ayar p e n u h u n tu k b e b e rap a b u lan .
FUNGSI E-R DIAGRAM • E-R diagram merupakan pelengkap dari bentuk dokumentasi sistem yang lain, terutama untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang dibangun berdasarkan data base. • E-R diagram memberikan informasi penting tentang hubungan dari berbagai item data yang disimpan dalam data base.
FUNGSI E-R DIAGRAM • Data flow diagram, hanya menggambarkan arus data dalam sistem, tetapi tidak menggambarkan secara eksplisit bagaimana hubungan antar elemen data dalam file. • Flowchart, hanya menggambarkan berbagai file yang ada serta karakteristiknya, seperti aliran dokumen, cara penyimpanan, serta organisasinya.
CONTOH TABEL DATA BASE Item 10 20 30 40
Persediaan Jenis Kos TV 399 Freezer 999 Refrigerator 899 Refrigerator 1099
Faktur 101 102 103 104
Tgl 08/11/06 09/11/06 11/11/06 14/11/06
Harga 499 1299 999 1299
Penjualan-Persediaan Faktur Item Jml Penj Order 101 10 3 Ya 101 30 1 Ya 102 40 1 Tidak 103 20 2 Ya
Penjualan Jam Petugas 09.30 101 10.45 102 15.35 101 12.30 101
Pelanggan 10001 10002 10004 10006
Total 1497 1299 999 2598
CONTOH TABEL DATA BASE No 101 102 103 104
Nama Bambang Budi Peni Renaldi
Pegawai Masuk 09/12/2000 12/10/2002 20/09/2003 25/11/2003
Gaji 1,000,000 800,000 650,000 650,000
Masing-masing field dalam file data base di atas bisa ditampilkan dalam tabel baru untuk kepentingan pelaporan, baik dengan operasi project, restrict, maupun joint.
