BAB 7 PENYELENGGARAAN STOK

Bab 7 - Penyelenggaraan Stok

BAB 7 PENYELENGGARAAN STOK Penyelenggaraan stok merupakan salah satu ciri penting dalam pengurusan makmal. Sehubungan dengan itu penyediaan daftar stok peralatan dan bahan sains perlu mempunyai butiran yang lengkap dan sistematik bagi tujuan: 

memudahkan penyemakan.



menyelaras cara merekod.



mengesan dan mengawal pergerakan.



memudahkan perancangan perolehan.



mengemaskinikan rekod peralatan yang pecah, rosak atau hilang.

Sehubungan itu semua peralatan dan bahan sains yang diterima atau dikeluarkan hendaklah didaftar dan direkodkan berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan seperti yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 dengan menggunakan borang yang berikut: 

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)



Daftar Inventori (KEW.PA-3)



Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)



Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)



Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6)



Senarai Aset (KEW.PA-7)

dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 yang melibatkan pengunaan borang yang berikut:

7.1



Kad Petak (KEW.PS-4)



Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

Definisi Istilah Stok

-

barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubatubatan, alat ganti dan sebagainya.

Stor Unit

-

stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau diguna terus bagi tujuan operasi

67 │PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS


dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir termasuk Makmal Sains.

7.2

Pelabelan Aset 7.2.1

Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan.

7.2.2

Setiap aset hendaklah ditanda dengan nombor siri pendaftaran. Panduan menyediakan nombor siri pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:

i. ii.

Kod Kementerian Kod Jabatan/Bahagian =

iii.

iv. v.

7.2.3

Kod Kumpulan Aset sama ada: Harta Modal Inventori Tahun Pembelian Nombor Siri

Berasaskan sistem fail yang dikeluarkan oleh Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan (MAMPU)

= =

(H) (I)

=

Diwujudkan secara berturutan

Contoh pelabelan Harta Modal dan Inventori di sesebuah sekolah adalah seperti berikut: Harta Modal Inventori

: :

KPM/SMKT A153/H/09/01 KPM/SMKT A153/I/09/01-12

Petunjuk: KPM SMKT A153 H I 09 01 01-12 7.3

-

Kementerian Pelajaran Malaysi SMK Tambun A = Negeri Perak, 153 = Kod Sekolah Harian Harta Modal nventori Tahun Pembelian Nombor Siri Nombor Siri 1 hingga 12

Daftar Harta Modal (KEW. PA-2, KEW. PA-4) Harta Modal ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya bernilai RM1000.00 dan ke atas setiap satu seperti peralatan/ kelengkapan ICT/ telekomunikasi/ penyiaran/ perubatan, peralatan pejabat/ makmal/ bengkel/ dapur/ sukan atau yang memerlukan penyelenggaraan berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Semua Harta Modal hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-2 Daftar Harta Modal (Bahagian A) dan borang KEW.PA-2 Daftar Harta Modal Butir-Butir PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS│ 68


Penambahan, Pengantian dan Naiktaraf (Bahagian B), dan seterusnya dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-4. Senarai Daftar Harta Modal. Rajah 7.1 dan Jadual 7.1 menunjukkan carta alir dan proses pendaftaran aset alih kerajaan. Contoh pengisian borang KEW. PA-2 dan KEW.PA-4 boleh dirujuk pada muka surat 7, 8 dan 9. 7.4

Daftar Inventori (KEW. PA-3, KEW. PA-5) Inventori ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual seperti peralatan/kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan atau merupakan perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal. Semua Inventori hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-3 Daftar Inventori dan seterusnya sentiasa dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori seperti contoh di muka surat 10 dan 11.

7.5

Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW. PS-4 dan KEW. PS-11) Semua bekalan pejabat dikategorikan sebagai barangan gunahabis samada ianya barang luak atau pun barang tak luak. Ini termasuklah alat tulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Contoh barangan luak ialah bahan kimia, kartrij gas, kertas litmus, alat tulis dan lain-lain. Contoh barang tak luak dan kelengkapan pejabat tak luak adalah tabung uji, selindar bersenggat, botol spesimen, gunting, pembaris, pen drive, gunting dan lain-lain. Semua stok yang diterima hendaklah direkodkan dengan menggunakan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok (Stor Pusat dan Stor Utama sahaja) dan Kad Petak KEW.PS-4 (Stor Pusat dan Stor Utama dan Stor Unit). Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan menggunakan nombor kad yang berturutan. Semua kad perlu dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran berlaku. Kad-kad ini boleh dicetak sendiri dengan menggunakan warna putih untuk Kad Kawalan Stok, warna hijau untuk Kad Petak dan warna merah jambu untuk stok bertarikh luput. Bagi tujuan permohonan stok, semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang KEW.PS-11 Permohonan Stok dalam dua salinan dengan salah satu daripadanya diserahkan kepada Stor Unit untuk diproses. Carta alir pengurusan Daftar Stok Bekalan Pejabat dan contoh pengisian borang KEW. PS-4 dan KEW.PS-11 boleh dirujuk di muka surat 14, 15, 16.



7.6

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-6) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekod sebarang pergerakan Harta Modal atau Inventori sama ada melalui pinjaman mahupun penempatan secara sementara. Daftar ini disediakan dalam bentuk buku Daftar Pergerakan Harta Modal/ Inventori KEW.PA-6 (Rujuk contoh di muka surat 12).

7.7

Senarai Aset di Lokasi (KEW. PA-7) 7.7.1. Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh pegawai aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua salinan (rujuk muka surat 13). 7.7.2. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh pegawai aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab. 7.7.3. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

7.8

Kaedah Penyimpanan Kad Daftar 7.8.1. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. 7.8.2. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci dan; 7.8.3. Daftar asal disimpan oleh pegawai aset dan salinan disimpan di lokasi.

7.9

Kaedah Penempatan Kad Petak 7.9.1

Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok.

7.9.2

Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan di ruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.

PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS│ 70


CARTA ALIR PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN 1

Terima aset bersama punca maklumat rekod dalam Buku Rekod Penerimaan

2

Tentukan kumpulan aset

3

Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3)

4

Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

5

Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat

6

Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset

7

Tempatkan aset dilokasi

8

Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7)

9

Simpan daftar aset

Rajah 7.1



JADUAL 7.1 PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN Langkah Proses Kerja 1 Terima aset oleh Kementerian/Jabatan/PTJ bersama-sama dengan punca maklumat: a. Aset yang dibeli: i. Pesanan kerajaan. ii. Nota serahan. iii. Invois. iv. Dokumen kontrak. v. Kad jaminan. vi. Manual pengguna. vii. Dokumen lain yang berkaitan. b.

Aset sewa beli: i. Surat ikatan perjanjian. ii. Dokumen lain yang berkaitan.

c.

Aset diterima daripada sumber lain: i. Salinan daftar jika diterima secara pindahan. ii. Surat kelulusan menerima hadiah. iii. Salinan sijil lucuthak.

d.

Aset yang belum pernah berdaftar: i. Maklumat di fizikal aset. ii. Sumber lain berkaitan.

2

Tentukan kumpulan aset mengikut: a. Harta modal b. Inventori

3

Sediakan KEW.PA-2 Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori KEW.PA-3 oleh pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ.

4

Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. Senarai daftar ini hendaklah dikemukakan seperti berikut: a. Jika senarai disediakan oleh PTJ, kemukakan kepada Jabatan/Ibu Pejabat, b. Jika senarai disediakan oleh Jabatan/Ibu Pejabat, kemukakan kepada kementerian.

5

Cop pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan.

6

Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset.

7

Tempatkan aset pada lokasi yang telah ditentukan.

8

Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7).

9

Simpan daftar aset.



KEW.PA-2 KPM/SMKT A153/MS/H/08/01 )

( No. Siri Pendaftaran: DAFTAR HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAK Bahagian : SMK TAMBUN, IPOH. BAHAGIAN A Kod Nasional Kategori Sub kategori Jenis/Jenama/Model Buatan Jenis dan No. Enjin

153 Peralatan Makmal Microscope Binocular Microscope /Hitotsu/XP 136 China Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima

RM1300.00 22.04.08

No Casis/Siri pembuat

0752312

215461

No Pendataran (bagi Kenderaan) KOMPONEN/AKSESORI: 1. 2. 3. 4

Condensor 10X Condensor 40X Condensor 100X Eye Piece 10X

- 1pc - 1pc - 1 Pc - 2 pcs

No. Pesanan Rasmi Kerajaan Tempoh Jaminan

1 Tahun

Nama Pembekal Dan Alamat: Perniagaan Usaha Sama, B44, Lorong Sunway 6, Bandar Baru Sunway, 32040 Ipoh, Perak ………………………… Tandatangan Ketua Jabatan Nama: Jawatan: Tarikh : Cop : PENEMPATAN

Lokasi

Makmal Biologi

Tarikh Nama Pengawai Tandatangan

22.04.08 Che Yusuf

PEMERIKSAAN 12.01.09 Sedang digunakan Nama Pemeriksa Zakaria Awang Tandatangan Tarikh Status Aset

Rujukan Kelulusan

Tarikh

PELUPUSAN/HAPUS KIRA Kaedah Pelupusan


Tandatangan


KEW.PA-2 DAFTAR HARTA MODAL BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF BAHAGIAN B Bil

1

Tarikh

Butiran

12.12.07 Tukar Focus Lamp

Tempoh Jaminan

1 tahun

Kos (RM)

270.00

Nama Dan Tandatangan Sapiai Chik



KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2008 BIL

1

NO. PENDAFTARAN KPM/SMKT 153/MS/ H/08/01

NAMA ASET

Mikroskop Binocular

JUMLAH


TARIKH PENERIMAAN 22.04.08

KOS PEROLEHAN ASAL (RM) 1300.00

1300.00


KEW.PA-3 KPM/SMKT A153/MS/I/08/14)

( No. Siri Pendaftaran:

DAFTAR INVENTORI Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAK Bahagian : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK Kod Nasional Kategori Sub kategori Jenis Kuantiti Unit Pengukuran Tempoh Jaminan

153 Peralatan Makmal Generator Audio Signal Generator 1 Unit 1 Tahun

Harga Perolehan Asal

RM750.00

Tarikh Diterima No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh

10.04.2008 215532 23.03.08

Nama Pembekal dan Alamat: …………….........…………… Tandatangan Ketua Jabatan

Saintifik Silika Sdn.Bhd., Lot 9833, Taman Ipoh Timur, 32040 Ipoh, Perak.

Kuantiti No.Siri Pendaftaran Lokasi Tarikh Nama Pengawai Tandatangan

Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan

Tarikh

Rujukan

Nama: Jawatan: Tarikh: Cop:

PENEMPATAN 1 UNIT KPM/SMKT A153/MS/I/08/14 Makmal Fizik 11.04.08 Sulaiman Wahab

PEMERIKSAAN 12.01.09 Sedang digunakan Zakaria bin Ali

PELUPUSAN/HAPUS KIRA Kaedah Pelupusan Kuantiti

Lokasi

Tandatangan



KEW PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2008 BIL

NO. PENDAFTARAN

1

KPM/SMKT A153/MS/I/08/01-02 KPM/SMKT A153/MS/I/08/03-04 KPM/SMKT A153/MS/I/08/05-06 KPM/SMKT A153/MS/I/08/07-08 JKPM/SMKT A153/MS/I/08/09 KPM/SMKT A153/MS/I/08/10-13 KPM/SMKT A153/MS/I/08/14 KPM/SMKT A153/MS/I/08/15

2 3 4 5 6 7 8

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

KOS PEROLEHAN ASAL (RM)

Audio Signal Generator

27.03.08

RM1500.00

Bernoulli Tube With Stand

04.04.08

RM360.00

Transformer

10.04.08

RM560.00

Dynamic Trolley

15.04.08

RM900.00

Model System Hydrolic

15.04.08

RM150.00

Tool Box Kit

15.04.08

RM740.00

Audio Signal Generator

10.06.08

RM750.00

Binocular Microscope

10.06.08

RM950.00

JUMLAH


RM 5955.00


KEW. PA-6 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI Jenis : Jenama dan Model : No Siri Pembuat : No Siri Pendaftaran:

B I Nama L Peminjam

Microscope Cahaya Labomade,USA,MPS22218 KN437865 KPM/SMKT A153/MS/H//07/03

Tarikh Dikeluar kan

Jangka dipulangkan

TT Peminjam

Pegawai Pengeluar

Ketika Dikeluarkan

Ketika Dipulangkan

TT

TT

Tarikh

C A T A T A N

Tarikh

1

Mohd Ngah

22.08.07

30.08.07

Ngah

22.08.07

30.08.07

2

Mansor Ali

16.09.07

20.09.07

msor

16.09.07

21.09.07

3

Azizah Mohd

22.03.08

30.03.08

azizah

22.03.08

30.03.08

4

Mansor Ali

16.07.08

12..07.08

msor

06.07.08

11.07.08


Bab 7 Penyelenggaraan Stok

KEW.PA-7 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN BAHAGIAN : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK LOKASI : MAKMAL KIMIA BIL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

KETERANGAN ASET

KUANTITI

PH Meter - KPM/SMKT A153 /MS/H/07/01, H/06/01 Audio Signal Generator – KPM/SMKT A153 /MS/I/07/01-02 Transformer - KPM/SMKT A153 /MS/I/0704-06 Drying Rack - KPM/SMKT A153 /MS/I/06/01 Pelan Laluan Kecemasan Makmal – KPM/SMKT A153 /MS/I/07/03-04 Komputer Desktop - KPM/SMKT A153 /ICT/H/07/03 Printer - KPM/SMKT A153 /ICT/I/07/07 Water Bath Digital – KPM/SMKT A153 /MS/I/06/34 Meja PT- KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/34 Kerusi PT - KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/55

(a) Disediakan oleh :

2 unit 2 unit 3 unit 1 unit 2 unit 1 unit 1 unit 1 unit 1 unit 1 unit

(b) Disahkan oleh :

Mohd Kamal ----------------------------------------Tandatangan

Norrias --------------------------------------------------Tandatangan

Nama : Tn. Hj. Mohd Kamal bin Endut Jawatan : Penolong Kanan Pentadbiran

Nama : Nik Norias bt. Megat. Husin Jawatan : Pembantu Makmal

Tarikh

Tarikh

: 02.12.2008

: 02.12.2008

________________________________________________________________________ Nota: a. b.

c.

Disediakan oleh Pegawai Aset Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset berkenaan. Contohnya: i. Lokasi bilik Setiausaha Bahagian – disahkan oleh Setiausaha Bahagian. ii. Lokasi bilik mesyuarat – disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat. Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.



CARTA ALIR PENGURUSAN STOK BEKALAN PEJABAT (KEW.PS-4 & KEW.PS-11) MAKMAL SAINS 1

Terima peralatan/bahan dari pembekal.

2

Rekod dalam Buku Rekod Penerimaan Peralatan/Bahan.

3

Catat penerimaan dalam Kad Petak (KEW.PS-4). (Dakwat Merah)

4

Isi borang Permohonan Pengeluaran Stok (KEW.PS-11) 2 salinan (pengeluar/pembantu makmal di Lokasi)

4 5

Tulis no.permohonan, minta kelulusan Ketua Bidang dan rekod no. Kad Petak pada KEW.PS-11

5 6 5 7

Catat pengeluaran dalam Kad Petak (KEW.PS-4) (Dakwat hitam/biru)

Simpan kad KEW.PS-4 (mengikut jenis & nombor yang berturutan) dan KEW.PS-11 (no. permohonan yang berturutan) dalam fail kulit keras.

8

Isi kad Petak KEW. PS-4 (pembantu makmal di lokasi.) Sebagai stok makmal.

9

Simpan Kad Petak KEW.PS-4 dalam fail kulit keras. (Asingkan KEW.PS-4, peralatan dan bahan) (Pembantu Makmal di Lokasi)

TAMAT



KEW.PS-4 No. Kad : 01 KAD PETAK (Tatacara Pengurusan Stor 53)

* Ruj. Kawalan Stok : Perihal Stok :

Hanya untuk kegunaan stor utama

* Nombor Kod :

Hanya untuk kegunaan stor utama

Ammeter 0-3A

Kumpulan Stok :

Lokasi Stok :

Makmal Sains

Kuantiti Bil

Tarikh

No.Ruj. BTB atau No. Ruj. BPPS

Terima

Keluar

Baki

Baki dibawa ke hadapan 1.

22.02.09

215677

20

20

2

23.02.09

0001/09

10

10

3

23.02.09

0003/09

10

-

4

17.03.10

215677

5

18.03.10

0003/10

20

10

6

18.03.10

0004/10

10

-

30

30

Baki dipindahkan ke hadapan

Nota * Diisi oleh Stor Pusat/ Utama sahaja. BTB – Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) BPPS – Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)


Tandatangan Pegawai Stor


KEW. PS-11 No.Permohonan:0001/2009 BORANG PERMOHONAN STOK (Tatacara Pengurusan Stor 143) (Untuk kegunaan di Stor Unit – diisi dalam 2 salinan)

Permohonan Bil

Pegawai Pelulus

Perihal Stok

Kuantiti Dipesan

Kuantiti Diluluskan

1

Beaker glass 250ml

10pcs

10pcs

2

Ammeter 0-3A

10 unit

10 unit

3

Test Pen

2 pcs

2 pcs

4

Copper Chloride

1X500g

1X500g

5

Whiteboard Marker

5 btg

5 btg

Baki Kuantiti Dipesan

Catatan

Sulaiman Kelulusan : Permohonan diluluskan/tidak diluluskan*

Sulaiman ........................................ (Tandatangan Pemohon) Nama Jawatan Tarikh

Kasmani .................................................. (Tandatangan Pegawai Pelulus)

: Sulaiman b.Wahab : Pembantu Makmal Ting.1/2 : 23.02.09

Nama Jawatan Tarikh

: Kasmani binti Ramli : Ketua Bidang Sains : 23.02.09

* Sila potong yang berkenaan Kemaskini Rekod

Perakuan Penerimaan

Stok telah dikeluarkan dan direkod Di kad Petak No. AK/01, AR,07,AR/16, BK/,22, AT/3

Disahkan bahawa stok yang diluluskan telah diterima.

Sapiai ............................................. (Tandatangan Pegawai Stor) Nama Jawatan Tarikh

: Sapiai bin Chik : Ketua Pembantu Makmal : 23.02.09

Sulaiman ........................................ (Tandatangan Pemohon) Nama Jawatan Tarikh

: Sulaiman bin Wahab : Pembantu Makmal Ting 1/2 : 23.02.09



7.10

Rujukan

7.10.1 Pusat Perkembangan Kurikulum. Kementerian Pendidikan Malaysia. 1999. Pengurusan dan Keselamatan Makmal Sains Sekolah. 7.10.2 Kementerian Kewangan. 2007. Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. 7.10.3 Kementerian Kewangan. 2007. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009.


BAB 7 PENYELENGGARAAN STOK

Recommend Documents