BAB 4 PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT YANG DIUSULKAN
4.1
Kerangka Kerja Kerangka kerja merupakan prosedur yang dilakukan oleh penulis dari
pengumpulan data dan informasi hingga menjadi suatu rancangan aplikasi knowledge management. Langkah-langkah kerangka kerja adalah sebagai berikut: 1. Analisis Perusahaan a. Analisis Perusahaan Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap perusahaan dengan menggunakan metode analisis 5 Daya Porter dan SWOT. Analisis ini akan menghasilkan strategi perusahaan, dan posisi perusahaan dalam industri jasa pemeliharaan. b. Analisis Strategi Perusahaan Dalam tahap ini akan dilakukan analisis terhadap strategi perusahaan yang telah didapatkan dari analisis SWOT. Strategi perusahaan ini berguna untuk mengidentifikasi knowledge goals perusahaan. c. Identifikasi knowledge goals Knowledge goals terdiri dari strategic, normative, dan operational. Ketiga knowledge goals ini akan diidentifikasi dan diturunkan dari strategi perusahaan yang telah diperoleh dari analisis strategi perusahaan. Hasil identifikasi knowledge goals ini akan dipetakan menjadi fitur-fitur yang akan ditampilkan dalam perancangan aplikasi knowledge management.
85
d. Identifikasi knowledge Tahap ini akan mengidentifikasi knowledge yang ada di dalam perusahaan. Knowledge yang diidentifikasi adalah knowledge yang bersifat structural, behavioral, dan functional. e. Mengidentifikasi permasalahan Dalam tahap ini akan diidentifikasi permasalahan-permasalahan yang ada di dalam perusahaan. f. Mengusulkan pemecahan permasalahan Tahap ini adalah tahap untuk mengusulkan pemecahan masalah, terhadap permasalahan-permasalahan yang telah diidentifikasi di atas. 2. Perancangan Sistem a. Pemetaan fitur knowledge management Pemetaan fitur knowledge management diperoleh dari identifikasi knowledge goals dan knowledge yang ada di dalam perusahaan sehingga menghasilkan fiturfitur yang akan ditampilkan dalam perancangan aplikasi knowledge management. b. Merancang model UML Tahap ini adalah tahap perancangan sistem yang akan dibangun dengan menggunakan metode UML. Perancangan model UML ini terdiri dari perancangan class diagram, use case diagram, dan sequence diagram. c. Merancang user interface Tahap ini menampilkan rancangan user interface untuk menggambarkan aplikasi knowledge management yang akan dibangun.
86
d. Pembangunan aplikasi Tahap terakhir adalah membangun knowledge management yang telah dirancang sehingga dapat digunakan di dalam perusahaan.
Gambar 4.1 Kerangka Kerja 87
4.2
Fitur Knowledge Management
4.2.1
Pemetaan Fitur Knowledge Management
Normative Knowledge Goals
Strategic Knowledge Goals
Tabel 4.1 Pemetaan Fitur Knowledge Management 3. Mengembangkan kompetensi karyawan. 4. Menjadikan knowledge sebagai alat pendukung untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
3.
4.
Operational Knowledge Goals
4. 5. 6.
1. pesan internal 2. forum diskusi 3. dokumentasi laporan realisasi kegiatan diklat, kepegawaian, kegiatan pengujian dan pemeliharaan 4. diklat 1. pesan internal 2. forum diskusi 3. berita dan peristiwa
Mensosialisasikan pentingnya kegunaan knowledge bagi perkembangan individu maupun perusahaan dengan memanfaaatkan teknologi informasi. Membudayakan sharing knowledge untuk meningkatkan komunikasi di antara karyawan.
Menstandarisasi hasil rapat agar penyimpanan lebih terstruktur. Adanya penyimpanan laporan-laporan hasil kerja agar dapat terkontrol dengan baik. Menyediakan sarana untuk mendukung peningkatan komunikasi dan kompetensi karyawan.
1. 2.
3.
1.
2. 3.
Tugas dan Wewenang yang berlaku pada divisi SDM dan Pengembangan Kompetensi. Workflow atau proses bisnis yang berlaku. Sistem Informasi
Structural
88
notulen rapat dokumentasi laporan realisasi kegiatan diklat, kepegawaian, kegiatan pengujian dan pemeliharaan diklat
1. Notulen Rapat 2. Pemberitahuan Informasi melalui Memo 3. Pendokumentasian laporan realisasi kegiatan diklat, kepegawaian, kegiatan pengujian dan pemeliharaan 4. Briefing/Meeting
Functional
1. berita dan peristiwa
1. Coffee Morning 2. Komunikasi melalui e-mail 3. Budaya Perusahaan
Behaviour
Tabel 4.1 di atas menjelaskan tentang pemetaan fitur yang didapatkan dari knowledge perusahaan dan knowledge goals. Hasil pemetaan fitur tersebut adalah pesan internal, forum diskusi, dokumentasi laporan-laporan, berita dan peristiwa, diklat. Pada fitur diklat terdapat kalender diklat, jadwal diklat, dokumentasi diklat dan standar latih kompetensi. Sedangkan pada laporan kepegawaian terdapat rekomendasi diklat pegawai; dan daftar partisipan diklat pada laporan realisasi diklat. Selain itu terdapat juga sarana pendukung yaitu pencarian, voting, dan denah website. Dalam menjalankan proses bisnisnya, divisi SDM dan pengembangan kompetensi pada PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan tidak memiliki permasalahan dalam menjalankan knowledge yang bersifat structural yang dapat dilihat pada sub bab 3.6.1. Knowledge yang bersifat structural ini sudah terdokumentasi dengan baik sehingga para karyawan dapat melaksanakan tugas dan wewenangnya dengan baik. Knowledge lain yang bersifat behaviour yaitu budaya perusahaan yang diterapkan di dalam perusahaan, tidak menemukan permasalahan yang kritis dalam penyebarannya. Namun, agar lebih mengingatkan para karyawan akan budaya perusahaan maka dalam aplikasi knowledge management ini akan menampilkan tujuh nilai IP-HaPPPI.
4.2.2
Proses Penyimpanan Dan Distribusi Knowledge Management
4.2.2.l Pesan Internal Penggunaan pesan internal dalam fitur knowledge management ini hanya digunakan untuk melakukan komunikasi secara internal antar karyawan divisi sumber daya manusia PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Di bawah ini adalah tabel required field dan non-required field pada penyimpanan pesan internal.
89
Tabel 4.2 Required dan non-required field pada fitur Pesan Internal Required field
Keterangan
1. Pengirim 2. Tanggal 3. Tujuan
Disimpan pada fitur pesan internal
4. Perihal 5. Isi pesan Non-required field File tambahan
Keterangan Untuk file tambahan
Selain digunakan untuk komunikasi antar karyawan, pesan internal dapat juga digunakan untuk mengirimkan data maupun informasi yang berupa : pesan atau memo, mengirimkan notulen hasil rapat, ataupun informasi yang up-to-date mengenai perusahaan saat ini, dengan menggunakan fitur file tambahan. Aplikasi pesan internal ini digunakan untuk mendukung proses bisnis PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan dan juga memiliki tombol – tombol navigasi berupa kotak masuk, kotak keluar, balas, kirim pesan dan teruskan. Kegunaan dari tombol – tombol navigasi ini adalah sebagai berikut : 1. Kotak Masuk Navigasi kotak masuk ini digunakan untuk menerima dan menampung pesan – pesan berupa data dan informasi yang masuk ke dalam pesan internal tersebut. 2. Kotak Keluar Navigasi kotak keluar ini digunakan untuk menampung data dan informasi yang sudah terkirim pada proses pengirimannya.
90
3. Balas Navigasi balas untuk membalas email dari kotak masuk agar lebih memudahkan pengirim di dalam pengirimannya kepada alamat pesan internal yang dituju. 4. Kirim Pesan Navigasi kirim pesan ini berupa template yang digunakan untuk mengirimkan pesan. 5. Teruskan Navigasi yang isinya berasal dari kotak masuk dan juga dapat ditambahkan data dan informasinya untuk dikirimkan kepada orang yang dituju. 6. File tambahan Fitur ini memberikan kemudahan bagi penggunanya untuk mengirim data dan informasi berupa file. Pengguna dapat mengambil file yang dikirimkan dengan button browse sehingga file tersebut dapat dipilih dan dikirmkan ke orang yang dituju. Fitur ini juga dilengkapi dengan pencarian berdasarkan pengirim dan perihal.
4.2.2.2 Forum Diskusi Aplikasi forum diskusi digunakan untuk melakukan penyampaian informasi melalui media komputer yang saling terhubung di dalam PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Yang merupakan required field dan non-required field dalam penyimpanan fitur forum diskusi dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
91
Tabel 4.3 Required dan non-required field pada fitur Forum Diskusi Required field Perihal
Keterangan Diisi pada saat membuat topik baru forum diskusi
1. Tanggal 2. Waktu 3. Pengirim
Disimpan pada forum diskusi
4. Jenis Topik 5. Divisi 6. Isi Pesan Non-required field File tambahan
Keterangan Untuk file tambahan
Forum diskusi ini dapat digunakan oleh para karyawan SDM dan pengembangan kompetensi untuk menuangkan ide – ide kreatif, saling bertukar pendapat, sharing informasi yang up-to-date, dan juga tanya jawab antar karyawan. Hal ini membantu dalam meningkatkan kinerja karyawan sehingga knowledge yang telah di-share dapat berguna bagi kemajuan dan kesuksesan
PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa
Pemeliharaan. Dalam penggunaanya, fitur ini memiliki grouping berdasarkan: 1. Jenis topik yang akan dibahas. Topik-topik tersebut adalah: a. Pemeliharaan b. Pembangkitan c. Pendidikan dan pelatihan d. Umum
92
2. Divisi Yaitu dikelompokkan berdasarkan divisi yang ada pada PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan yaitu: a. SDM dan Pengembangan Kompetensi b. Keuangan dan Administrasi c. Logistik d. Jasa Repair e. Operasi Jasa Pemeliharaan Internal f. Operasi Jasa Pemeliharaan Eksternal g. Quality Assurance & Safety Untuk memudahkan pencarian informasi dalam forum diskusi, maka fitur ini dilengkapi dengan pencarian berdasarkan jenis topik dan pengirim.
4.2.2.3 Notulen Rapat Notulen rapat merupakan fitur untuk mendokumentasikan hasil rapat yang sudah dibicarakan. Di bawah ini adalah tabel required field dan non-required field pada penyimpanan notulen rapat:
Tabel 4.4 Required dan non-required field pada fitur Notulen Rapat Required field
Keterangan
1. Judul rapat 2. Jenis rapat 3. Tanggal 4. Waktu 5. Lokasi
93
6. Peserta yang hadir 7. Agenda
Terdapat pada notulen rapat
8. Permasalahan 9. Rencana tindak lanjut 10. Kesimpulan 11. Batas waktu 12. Status 13. Hak Akses 14. Keterangan Status 15. Penanggung jawab(PIC) 16. Notulis Non-required field
Keterangan
1. Peserta yang tidak hadir
Tidak wajib diisi dalam pembuatan
2. Keterangan
notulen rapat
Dalam fitur notulen rapat juga terdapat template, untuk mempermudah dan menstandarisasi pembuatan notulen rapat. Notulen rapat memiliki grouping sebagai berikut: 1. Jenis Rapat a. Rapat tiap internal Rapat yang dilaksanakan di dalam divisi SDM dan Pengembangan Kompetensi. b. Rapat umum. Merupakan rapat yang diikuti oleh karyawan dari berbagai divisi pada PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Dokumentasi notulen rapat umum ini akan ditampilkan berdasarkan judul atau nama rapat yang dilaksanakan.
94
2. Status Akan menampilkan status permasalahan atau pekerjaan. Status-status tersebut dapat bersifat tunda, selesai, perpanjang, dalam proses, dan batal. 3. Periode dalam bulanan Fitur ini akan menampilkan notulen rapat berdasarkan bulan Januari hingga Desember. Fitur notulen rapat juga dilengkapi dengan pencarian berdasarkan judul notulen dan PIC.
4.2.2.4 Laporan Laporan merupakan hal yang sangat penting untuk melihat kinerja suatu perusahaan. Fitur ini akan mendokumentasikan laporan-laporan yang ada di dalam perusahaan. Di bawah ini adalah tabel required field
dan non-required field pada
penyimpanan laporan: Tabel 4.5 Required dan non-required field pada fitur Laporan Required field
Keterangan
1. Nomor laporan
Terdapat pada semua laporan:
2. Penulis
Laporan realisasi kegiatan diklat,
3. Tanggal
laporan kepegawaian, dan laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan
1. Jenis diklat 2. Kode pelatihan 3. Nama pelatihan 4. Peserta 5. Penyelenggara
95
6. Lokasi 7. Jumlah hari 8. Jumlah peserta
Khusus laporan realisasi kegiatan
9. HOT (Hari Orang Training)
diklat
10. Biaya Diklat 11. Biaya SPPD (Surat Pengantar Perjalanan Dinas) 12. Total biaya 13. Kumulatif sampai bulan ini 14. Kumulatif bulan lalu 15. Anggaran 16. Rencana HOT bulan lalu 17. Presentasi realisasi HOT dan anggaran 1. Jumlah Pegawai
Khusus laporan kepegawaian
2. Ringkasan Laporan Kategori Laporan
Khusus laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan
1. Nama Laporan
Khusus laporan kepegawaian dan
2. File Tambahan
laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan
Non-required field
Keterangan
Keterangan
Menyimpan keterangan untuk memperjelas laporan
Pendokumentasian laporan ini berisi fitur-fitur yaitu view, update yang digunakan untuk melihat dan mengevaluasi laporan-laporan yang ada, sehingga berguna bagi perusahaan di masa yang akan datang untuk dapat dilihat di masa yang akan datang.
96
Beberapa pendokumentasian laporan pada PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan adalah: 1. Laporan realisasi kegiatan diklat Untuk memudahkan pencarian, akan di-grouping berdasarkan: a. Jenis diklat yaitu: Diklat Pengadaan, Diklat Pembinaan, Diklat Pengembangan, dan Diklat Pelepasan. a. Periode dalam bulanan Untuk memudahkan pencarian maka laporan ini dikelompokkan berdasarkan bulan Januari-Desember. b. Lokasi Beberapa lokasi yang biasa dipakai untuk kegiatan diklat adalah udiklat, UbHar lt.3, Indonesia Power Pusat, eksternal. c. Penyelenggara Penyelenggara kegiatan diklat adalah In House Training, Udiklat, Lembaga Lain. 2. Laporan kepegawaian Untuk memudahkan pencarian, akan di-grouping berdasarkan: a. Nama laporan. yaitu: Formasi dan Realisasi Pegawai, Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan, Jumlah Pegawai Berdasarkan Peringkat, Jumlah Pegawai Berdasarkan Golongan, Jumlah Pegawai Berdasarkan Usia.
97
b. Periode dalam bulanan Untuk memudahkan pencarian maka laporan ini dikelompokkan berdasarkan bulan Januari-Desember. 3. Laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan Untuk memudahkan pencarian, akan di-grouping berdasarkan: a. Kategori Laporan Beberapa judul laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan adalah: Laporan turbin, boiler, diesel, generator, power electronic, valve, welding, switch gear, chemical cleaning, insulation. b. Periode dalam bulanan Untuk memudahkan pencarian maka laporan ini dikelompokkan berdasarkan bulan Januari-Desember. Untuk memudahkan pencarian laporan, maka fitur ini dilengkapi dengan pencarian berdasarkan nama laporan dan penulis untuk laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan; nama pelatihan, lokasi, penyelenggara untuk laporan realisasi diklat; dan nama laporan untuk laporan kepegawaian.
4.2.2.5 Diklat Diklat merupakan sebuah fitur untuk mendokumentasikan kegiatan pendidikan dan latihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Yang merupakan required field dan non-required field dalam penyimpanan diklat dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
98
Tabel 4.6 Required dan non-required field pada fitur Diklat Required field
Keterangan
1. Kode pelatihan 2. Jenis diklat
Wajib diisi pada seluruh fitur diklat:
3. Nama pelatihan
Jadwal diklat, dokumentasi standar latih, dan dokumentasi diklat
1. Waktu pelatihan 2. Jumlah hari
Khusus jadwal diklat
3. Peserta 4. Jumlah peserta File tambahan
Khusus fitur dokumentasi standar latih dan dokumentasi diklat
Kategori pelatihan
Khusus fitur standar latih kompetensi
1. Penyelenggara
Disimpan pada jadwal diklat dan
2. Lokasi
dokumentasi diklat
3. Tanggal Non-required field Keterangan
Keterangan Menyimpan keterangan lain yang dibutuhkan
Fitur diklat ini memiliki isi sebagai berikut: 1. Dokumentasi standar latih kompetensi. Dokumentasi standar latih kompetensi memiliki grouping berdasarkan: a. Jenis diklat Jenis diklat terdiri dari diklat pembinaan, diklat pengadaan, diklat pelepasan, diklat pengembangan.
99
b. Kategori standar latih Beberapa kategori standar latih yang sering dilaksanakan di PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan adalah pemeliharaan, pengoperasian, pembongkaran, kategori lain. 2. Jadwal pelatihan. Jadwal pelatihan memiliki grouping berdasarkan: a. Jenis diklat Jenis diklat terdiri dari diklat pembinaan, diklat pengadaan, diklat pelepasan, diklat pengembangan. b. Lokasi Beberapa lokasi yang biasa dipakai untuk kegiatan diklat adalah udiklat, UbHar lt.3, Indonesia Power Pusat, eksternal. c. Penyelenggara Beberapa penyelenggara kegiatan diklat adalah In House Training, Udiklat, Lembaga Lain. 3. Dokumentasi diklat Dokumentasi diklat memiliki grouping berdasarkan: a. Jenis diklat Jenis diklat terdiri dari diklat pembinaan, diklat pengadaan, diklat pelepasan, diklat pengembangan. b. Periode dalam bulanan Untuk memudahkan pencarian dokumentasi diklat maka laporan ini dikelompokkan berdasarkan bulan Januari-Desember.
100
c. Lokasi Beberapa lokasi yang biasa dipakai untuk kegiatan diklat adalah udiklat, UbHar lt.3, Indonesia Power Pusat, eksternal. d. Penyelenggara Beberapa penyelenggara kegiatan diklat adalah In House Training, Udiklat, Lembaga Lain. Di dalam dokumentasi diklat akan ditampilkan hasil kegiatan diklat berupa hasil kegiatan, materi diklat yang diberikan, dan kesimpulan mengenai kegiatan diklat yang telah dilaksanakan. Fitur jadwal pelatihan dan dokumentasi diklat juga dilengkapi dengan pencarian berdasarkan nama pelatihan, lokasi, penyelenggara, sedangkan fitur standar latih kompetensi hanya dilengkapi dengan pencarian berdasarkan nama pelatihan.
4.2.2.6 Berita dan Peristiwa Berita dan peristiwa merupakan fitur yang menampilkan pengumuman atau pemberitahuan mengenai berita dan kejadian yang sedang hangat di lingkungan PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Yang merupakan required field dan non-required field dalam penyimpanan berita dan peristiwa dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
101
Tabel 4.7 Required dan non-required field pada fitur Berita dan Peristiwa Required field
Keterangan
1. Judul berita dan peristiwa 2. Tanggal 3. Waktu
Terdapat pada berita dan peristiwa
4. Jenis berita dan peristiwa 5. Sumber 6. Divisi 7. Isi berita dan peristiwa Non-required field File tambahan
Keterangan Mengambil file tambahan dari sebuah direktori (tidak wajib digunakan)
Fitur berita dan peristiwa dibuat agar kejadian dan berita yang tengah terjadi, dapat diketahui oleh seluruh karyawan sehingga dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja di dalam perusahaan. Fitur ini memiliki grouping berdasarkan: 1. Jenis berita dan peristiwa Yaitu dikelompokkan berdasarkan topik berita dan peristiwa yang kebanyakan tampil dalam perusahaan yaitu: a. pendidikan dan pelatihan b. internal perusahaan c. eksternal perusahaan d. umum
102
2. Divisi Yaitu dikelompokkan berdasarkan divisi yang ada pada PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan yaitu: a. SDM dan Pengembangan Kompetensi b. Keuangan dan Administrasi c. Logistik d. Jasa Repair e. Operasi Jasa Pemeliharaan Internal f. Operasi Jasa Pemeliharaan Eksternal g. Quality Assurance & Safety 3. Periode dalam bulanan Agar karyawan dapat melihat berita dan peristiwa yang pernah terjadi pada PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan, maka fitur berita dan peristiwa dikelompokkan berdasarkan bulan untuk memudahkan dalam pencariannya. Untuk memudahkan pencarian berita dan peristiwa yang terbaru maupun yang sudah lampau, maka fitur ini dilengkapi dengan pencarian berdasarkan judul berita dan peristiwa, sumber.
4.2.2.7 Voting Voting merupakan sebuah fitur yang ditampilkan untuk pemungutan suara sesuai dengan topik yang diangkat di dalam perusahaan. Voting adalah sebuah cara untuk meningkatkan komunikasi antara pihak perusahaan dan karyawannya, untuk dapat berpartisipasi dalam mengeluarkan pendapat. Yang merupakan required field dan nonrequired field pada voting dapat dilihat pada tabel di bawah ini: 103
Tabel 4.8 Required dan non-required field pada fitur Voting Required field
Keterangan
1. Judul topik voting 2. Topik voting
4.3
Terdapat pada voting
Non-required field
Keterangan
-
-
Perancangan Sistem Yang Dibangun Untuk mendesain fitur knowledge management, penulis menggunakan metode
UML sebagai dasar pemodelan sistem. Di bawah ini akan ditampilkan class diagram, use case diagram, sequence diagram, dan navigation diagram.
4.3.1
Class Diagram Gambar 4.2 di bawah ini adalah class diagram dari perancangan knowledge
management pada Divisi Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Kompetensi PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan.
104
Gambar 4.2 Class Diagram
105
4.3.1.1 Class Karyawan Class karyawan memiliki generalisasi yang terdiri dari user, manager dan admin. User dan manager adalah pengguna yang dapat melihat dan mencari informasi yang ditampilkan oleh fitur-fitur yang ada di dalam aplikasi knowledge management yang dirancang. Tetapi user tidak dapat mengakses fitur laporan kepegawaian dan laporan realisasi diklat. Sedangkan admin selain dapat melihat dan mencari informasi dari setiap fitur, dapat juga memasukkan data dan informasi, mengupdate dan menghapusnya. Attributes: id, user_name, kata_kunci, nama, tanggal_lahir, alamat, telepon, hp, email, divisi, status, jabatan, golongan, peringkat, tingkat_pendidikan. Operations: read, send, save, entry, delete, update, cancel, search.
4.3.1.2 Class Pesan internal Attributes: id_pesan, pengirim, perihal, tanggal, tujuan, isi_pesan, file_tambahan. Operations: read, delete, send, cancel, search.
4.3.1.3 Class Forum diskusi Attributes: id_topik, jenis_topik, tanggal, divisi, perihal, pengirim, waktu, isi_pesan, file_tambahan. Operations: read, entry, delete, update, send, cancel, search. Class forum diskusi memiliki agregasi yaitu reply topik. Data dan informasi mengenai balasan topik-topik pada forum diskusi akan disimpan di dalam reply topik. Class Reply Topik Attributes: id_topik, isi_pesan, file_tambahan, pengirim, tanggal, waktu. Operations: read, entry, delete, update, send, cancel, search. 106
4.3.1.4 Class Notulen rapat Attributes: id_ notulen rapat, judul_rapat, jenis_rapat, notulis, tanggal, waktu, lokasi, hadir, tidak_hadir, agenda, permasalahan, rencana tindak lanjut, kesimpulan, batas waktu, status, keterangan_status, pic, keterangan, hak_akses,. Operations: entry, delete, read, update, save, cancel, search, print.
4.3.1.5 Class Laporan kepegawaian Attributes: id_pegawai, no_laporan, nama_laporan, penulis, tanggal, jumlah_pegawai, file_tambahan, keterangan. Operations: read, entry, delete, update, save, cancel, search..
4.3.1.6 Class Laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan Attributes: id_laporan, no_laporan, nama_laporan, kategori_laporan, penulis, tanggal, file_tambahan, keterangan. Operations: read, entry, delete, update, save, cancel, search.
4.3.1.7 Class Diklat Attributes: kode_diklat, jenis_diklat, nama_pelatihan. Class Diklat memiliki agregasi yaitu jadwal diklat, standar latih kompetensi, dan dokumentasi diklat. Kemudian dokumentasi diklat memiliki agregasi laporan diklat. Laporan diklat menggunakan data atau atribut dari dokumentasi diklat, sehingga keduanya saling berhubungan. Keterangan mengenai kelas-kelas tersebut akan diuraikan di bawah ini:
107
1. Class Jadwal Diklat Attributes: kode_diklat, jenis_diklat, nama_pelatihan, tanggal_pelatihan, waktu, jumlah_hari, penyelenggara, lokasi, peserta, jumlah_peserta, keterangan. Operations: read, entry, delete, update, save, cancel, search. 2. Class Standar Latih Kompetensi Attributes: kode_diklat, jenis_diklat, nama_pelatihan, file_tambahan, keterangan, kategori_pelatihan. Operations: read, entry, delete, update, save, cancel, search. 3. Class Dokumentasi Diklat Attributes:
kode_diklat,
jenis_diklat,
nama_pelatihan,
tanggal_pelatihan,
penyelenggara, lokasi, file_tambahan, penulis, lembaga, keterangan. Operations: read, entry, delete, update, save, cancel, search. 4. Class Laporan Diklat Attributes: kode_diklat, no_laporan, anggaran, HOT, HOT_bulan_lalu, lama_hari, penulis, nama_pelatihan, tanggal, peserta, jumlah_peserta, penyelenggara, lokasi, biaya_diklat,
biaya_sppd,
total,
total_bulan_lalu,
kumulatif_bulan_lalu,
kumulatif_bulan_ini, presentasi, keterangan, jenis_diklat. Operations: read, entry, delete, update, save, cancel, search.
4.3.1.8 Class Berita dan peristiwa Attributes: id_berita, sumber, judul, isi, file_tambahan, tanggal, waktu, jenis. Operations: read, entry, delete, update, send, cancel, search.
108
4.3.1.9 Class Voting Attributes: topic_voting, presentasi_voting. Operations: read, entry, update, save.
4.3.2
Use Case Diagram Gambar 4.3 di bawah ini menggambarkan use case diagram knowledge
management pada Divisi Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Kompetensi PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Use case ini terdiri dari 3 aktor yaitu user, manager, dan admin. Ketiganya memiliki hak akses masing-masing sesuai dengan tugas dan kewajibannya untuk melakukan tugas-tugas di bawah ini.
109
Gambar 4.3 Use Case Diagram
110
4.3.2.1 Use Case Login Karyawan yang akan mengakses aplikasi knowledge management ini dapat melakukan login terlebih dahulu sesuai dengan username dan password-nya masingmasing. Object: user, manager, admin, window login, window halaman utama, master karyawan. Function: meng-entry username dan password.
4.3.2.2 Use case mengecek pesan internal Karyawan yang memilih fitur pesan internal dapat mengirim pesan, menerima pesan, meneruskan pesan, dan juga mengirim file tambahan kepada karyawan lain di dalam divisi sumber daya manusia dan pengembangan kompetensi pada PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Object: user, manager, admin, master pesan internal, master karyawan, window kotak masuk, window kotak keluar, window kirim pesan, window isi pesan internal, window daftar nama. Function: kirim pesan, balas pesan, hapus pesan, teruskan pesan, simpan pesan.
4.3.2.3 Use case diskusi dalam forum Karyawan dapat melakukan diskusi melalui fitur forum diskusi. Karyawan dapat memilih kategori topik yang akan dibicarakan di dalam forum diskusi. Isi topik yang sudah di-post juga dapat diedit oleh orang yang memasukkan isi topik tersebut. Selain itu, karyawan juga dapat mengirim file tambahan melalui forum diskusi ini untuk mengirimkan data dan informasi yang diperlukan.
111
Object: user, manager, admin, master forum, master balasan forum, master kategori forum, window kategori topik forum, window forum diskusi, window isi forum, window topik baru, window balas forum diskusi. Function: mengirim topik baru, membalas topik, mengedit isi topik, mengirim file tambahan, menghapus isi topik.
4.3.2.4 Use case view notulen rapat Karyawan dapat melihat notulen rapat berdasarkan hak akses yang dimilikinya. Notulen rapat diperlihatkan bagi karyawan-karyawan yang bersangkutan dengan isi dan agenda notulen rapat yang sudah dibicarakan. Setiap agenda atau permasalahan yang ada di dalam notulen rapat memiliki status yang dapat diubah oleh PIC (Person in Charge) yang bersangkutan. Object: user, manager, admin, window pilih notulen rapat, window isi notulen rapat, window status, master karyawan, master notulen rapat. Function: memilih kategori, menampilkan informasi.
4.3.2.5 Use case view laporan realisasi diklat, laporan kepegawaian dan use case view laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan View laporan akan dibedakan menurut hak akses yang dimiliki oleh pengguna sistem. Manager dan admin yang berhak, dapat melihat semua laporan-laporan yang dibuat secara berkala dalam divisi ini, yaitu laporan realisasi diklat, laporan kepegawaian, dan laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, sedangkan user hanya dapat melihat laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan saja. Laporan realisasi diklat
112
dan laporan kepegawaian memiliki sifat khusus sehingga tidak dapat dilihat oleh pengguna yang tidak berhak. Object: manager, admin, user, window pilih laporan kepegawaian, window isi laporan kepegawaian, window pilih laporan realisasi diklat, window isi laporan realisasi diklat, window pilih laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, window isi laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, window daftar partisipan diklat, window rekomendasi diklat karyawan, master laporan kepegawaian, master laporan realisasi diklat, master pengujian dan pemeliharaan. Function: memilih kategori, menampilkan informasi.
4.3.2.6 Use case view diklat Karyawan dapat melihat Jadwal Diklat, Dokumentasi Diklat, dan Standar Latih Kompetensi dalam fitur Diklat. Jadwal Diklat dan Standar Latih Kompetensi dapat digunakan untuk melihat jadwal tiap-tiap karyawan yang memiliki jadwal diklat berkala maupun tak berkala, dan juga dapat melihat standarisasi yang digunakan untuk pelatihan diklat secara berkala. Di dalam jadwal diklat juga terdapat kalender diklat yang berisi jadwal pelatihan karyawan setiap bulannya. Dokumentasi Diklat dapat dilihat sebagai hasil dari diklat-diklat yang pernah dilaksanakan. Object: user, manager, admin, window standar latih kompetensi, window isi standar latih kompetensi, window jadwal diklat, window isi jadwal diklat, window kalender diklat, window keterangan jadwal diklat, window dokumentasi diklat, window isi dokumentasi diklat, master jadwal diklat, master dokumentasi diklat, master standar latih kompetensi. Function: memilih kategori, menampilkan informasi. 113
4.3.2.7 Use case view berita dan peristiwa Karyawan dapat melihat berita dan peristiwa yang sedang hangat di lingkungan PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Karyawan dapat memilih dan membaca kategori berita dan peristiwa yang tersedia. Object: user, manager, admin, window pilih berita dan peristiwa, window isi berita dan peristiwa, master berita dan peristiwa. Function: memilih kategori, menampilkan informasi.
4.3.2.8 Use case pengelolaan notulen rapat Notulen rapat dapat dikelola oleh admin yang bertanggung jawab dengan hasil notulen rapat yang akan dilaporkan. Notulen rapat yang akan dilaporkan akan dipilih berdasarkan jenis rapat dan hak akses dari karyawan yang memiliki hak untuk membaca notulen rapat, sehingga notulen rapat dapat dibaca oleh orang-orang yang berhak saja. Object: admin, window notulen rapat, window tambah baru, window daftar nama, master karyawan, master notulen rapat. Function: menginput data dan informasi, menghapus data dan informasi, mengupdate data dan informasi, mencetak notulen rapat.
4.3.2.9 Use case pengelolaan laporan Pengelolaan laporan hanya dapat dilakukan oleh admin. Admin yang dimaksudkan adalah orang yang memiliki hak akses terhadap pengelolaan tersebut. Beberapa laporan yang dapat dikelola adalah laporan kepegawaian, laporan realisasi diklat, dan laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan.
114
Object: admin, window laporan kepegawaian, window tambah baru, window isi laporan, window laporan realisasi diklat, window laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, master laporan kepegawaian, master laporan realisasi diklat, master laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan. Function: menginput data dan informasi, menghapus data dan informasi, mengupdate data dan informasi.
4.3.2.10 Use case pengelolaan diklat Diklat dapat dikelola oleh admin yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan jadwal diklat, dokumentasi diklat, dan pendokumentasian standar latih kompetensi. Object: admin, window jadwal diklat, window tambah baru, window daftar nama, window standar latih kompetensi, window dokumentasi pendidikan dan latihan, master karyawan, master jadwal pendidikan dan latihan, master dokumentasi pendidikan dan latihan, master standar latih kompetensi. Function: menginput data dan informasi, menghapus data dan informasi, mengupdate data dan informasi.
4.3.2.11 Use case pengelolaan berita dan peristiwa Berita dan peristiwa yang sedang hangat di lingkungan PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan dikelola oleh admin yang bertanggung jawab terhadap pendistribusian berita dan peristiwa di dalam perusahaan. Admin dapat mengupdate-nya secara berkala sesuai dengan kejadian atau peristiwa yang up-to-date di lingkungan perusahaan.
115
Object: admin, window berita dan peristiwa, window tambah baru, master berita dan peristiwa. Function: menginput data dan informasi, menghapus data dan informasi, mengupdate data dan informasi.
4.3.2.12 Use case pencarian informasi dalam fitur Karyawan mendapatkan kemudahan untuk mencari informasi dari fitur-fitur yang ada melalui pencarian. Karyawan dapat memilih kategori pencarian yang diinginkan dari fitur pesan internal, forum diskusi, notulen rapat, laporan, diklat, berita dan peristiwa. Setelah memilih kategori pencarian, maka karyawan akan mendapatkan hasil pencarian dari pilihan yang diinginkan. Object: user, manager, admin, window pencarian, window hasil pencarian, master pesan internal, master forum diskusi, master notulen rapat, master laporan, master diklat, master berita dan peristiwa. Function: mencari informasi.
4.3.2.13 Use Case Voting Karyawan dapat berpartisipasi dalam pemungutan suara dengan menggunakan fitur voting. Karyawan dapat memilih salah satu topic voting yang paling diminati lalu akan disimpan ke dalam database kemudian akan ditampilkan hasil presentasi voting tersebut.. Object: user,manager, admin, window halaman utama, master voting. Function: memilih voting.
116
4.3.2.14 Use Case Pengelolaan Voting Pengelolaan voting hanya dapat dilakukan oleh admin yang berhak. Admin dapat mengubah topik yang akan dipilih untuk dijadikan bahan voting di dalam perusahaan, sesuai dengan topik yang ditetapkan oleh pihak perusahaan. Object: admin, window halaman utama, window pengubahan topik voting, master voting. Function: mengedit topic voting.
4.3.2.15 Use Case Logout Setelah menggunakan aplikasi knowledge management karyawan dapat melakukan logout untuk keluar dari sistem ini. Object: admin, manager, user, window login. Function: keluar.
4.3.3
Sequence Diagram Di bawah ini merupakan sequence diagram dari setiap proses yang dapat
dilakukan oleh aplikasi knowledge management yang dirancang pada Divisi Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Kompetensi PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan.
117
4.3.3.1 Sequence Login
Gambar 4.4 Sequence Login
Gambar 4.4 di atas merupakan sequence login. Karyawan yaitu user, manager, dan admin yang melakukan login akan masuk pada window login, kemudian mengisi username dan password yang akan dikonfirmasikan pada master karyawan. Jika hasilnya sukses, maka karyawan akan masuk ke dalam window halaman utama. Sedangkan jika konfirmasi gagal, maka karyawan akan kembali pada window login.
118
4.3.3.2 Sequence Mengecek pesan internal
Gambar 4.5 Sequence Mengecek pesan internal
119
Gambar 4.5 di atas merupakan sequence mengecek pesan internal. Pada saat karyawan memilih fitur pesan internal, maka akan tampil beberapa pilihan yaitu kotak masuk, kotak keluar, dan kirim pesan. Jika karyawan memilih window kirim pesan, maka akan ditampilkan form yang dapat diisi untuk mengirim pesan. Untuk tujuan pengiriman, telah disediakan daftar nama orang yang dituju dan akan ditampilkan dalam window daftar nama, yang akan dicari dan dicek pada master karyawan. Jika semua form yang dibutuhkan telah terisi, maka karyawan dapat memilih tombol kirim pesan, yang akan dihubungkan dengan master pesan internal dan secara otomatis akan disimpan di dalam kotak keluar. Jika data-data yang diisi masih kurang, maka akan kembali pada window kirim pesan. Jika tekan tombol batal, maka akan kembali pada window kotak masuk. Jika karyawan ingin mengecek pesan, maka karyawan dapat memilih window kotak masuk, sedangkan untuk pesan yang telah terkirim dapat dilihat di dalam window kotak keluar. Keduanya disimpan di dalam master pesan internal. Jika ingin menghapus pesan, maka dapat memilih tombol hapus atau hapus semua yang ada pada window kotak masuk dan window kotak keluar. Jika tombol hapus atau hapus semua dipilih, maka akan dikonfirmasikan dengan master pesan internal, dan pesan yang ada di dalam kotak masuk maupun kotak keluar akan terhapus.
120
4.3.3.3 Sequence Diskusi di dalam forum
Gambar 4.6 Sequence Diskusi di dalam forum
121
Gambar 4.6 di atas merupakan sequence diskusi di dalam forum. Untuk melakukan diskusi di dalam forum, karyawan dapat memilih fitur forum diskusi dan memilih kategori utama forum diskusi yang akan ditampilkan oleh master forum diskusi pada window forum diskusi. Pada saat karyawan memilih salah satu kategori forum diskusi yang terdapat pada window forum diskusi, maka master forum diskusi akan membaca dan menampilkan isi forum tersebut ke dalam window isi forum diskusi. Untuk membalas isi forum yang ada, maka karyawan dapat memilih tombol balas topik, dan akan ditampilkan window reply topik. Dalam window reply topik, karyawan dapat mengisi form yang dapat diisi untuk membalas topik yang dipilih, setelah form selesai diisi maka, karyawan dapat memilih tombol kirim, dan selanjutnya akan dihubungkan dengan master reply forum. Jika form yang diisi belum lengkap, maka akan kembali pada window reply topik. Jika tekan tombol batal, maka akan kembali ke window forum diskusi. Setelah semua proses dilakukan maka karyawan dapat kembali pada window forum diskusi. Untuk mengedit isi topik di dalam forum diskusi, dapat dilakukan melalui window isi forum, lalu pilih edit, maka selanjutnya akan dikonfirmasikan dengan master reply forum dan akan ditampilkan pada window reply topik. Selanjutnya jika pengisian sudah lengkap, maka dapat disimpan kembali pada master reply topik dan hasilnya akan ditampilkan pada window isi forum diskusi. Jika data pengisian belum lengkap maka akan kembali pada window reply topik, dan dapat menekan tombol batal jika tidak jadi mengedit. Setelah proses pengeditan selesai, maka karyawan dapat kembali pada window forum diskusi. Jika karyawan akan memilih tombol hapus, maka topik pada window isi topik akan terhapus dari master reply topik. 122
Untuk membuat topik baru di dalam forum diskusi, maka karyawan dapat memilih tombol topik baru di dalam window forum diskusi, yang selanjutnya akan ditampilkan window topik baru untuk mengisi form yang telah disediakan. Setelah semua data di dalam form terisi, maka karyawan dapat memilih tombol kirim, yang kemudian akan dihubungkan dengan master forum diskusi. Jika data di dalam form masih kurang, maka akan kembali pada window topik baru. Jika tekan batal, maka akan kembali pada window forum diskusi.
4.3.3.4 Sequence View Notulen Rapat
Gambar 4.7 Sequence View Notulen Rapat
123
Gambar 4.7 di atas merupakan sequence view notulen rapat. Karyawan dapat memilih fitur notulen rapat untuk melihat hasil rapat yang telah dilaksanakan. Karyawan dapat memilih kategori notulen rapat yang diinginkan, lalu sistem akan membacanya pada master notulen rapat. Jika ditemukan, maka isi notulen rapat akan ditampilkan pada window isi notulen. Di dalam window isi notulen, terdapat status dari agenda atau permasalahan yang dibahas di dalam rapat. Status tersebut dapat diubah oleh PIC (person in charge) yang bersangkutan. Untuk mengubah status, maka PIC yang berhak dan telah dicek oleh sistem ke dalam master karyawan, dapat memilih tombol ubah status, yang selanjutnya dapat mengubah status agenda atau permasalahan di dalam window status. Status yang sudah diubah, akan dikonfirmasikan dan diubah di dalam master notulen rapat dan selanjutnya akan ditampilkan ke dalam window isi notulen rapat, dan dapat kembali ke window notulen rapat.
124
4.3.3.5 Sequence View Laporan View laporan dapat dilakukan oleh setiap karyawan di dalam perusahaan. Laporan yang ada terdiri dari Laporan Kepegawaian, Laporan Realisasi Diklat, Laporan Kegiatan Pengujian dan Pemeliharaan. Berikut ini adalah sequence untuk melihat laporan-laporan tersebut: 1. Sequence View Laporan Kepegawaian
Gambar 4.8 Sequence View Laporan Kepegawaian
Gambar 4.8 di atas merupakan sequence view laporan kepegawaian. Jika manager atau admin memilih laporan kepegawaian, maka manager atau admin dapat memilih kategori laporan yang diinginkan, lalu sistem akan membaca pada master
125
laporan kepegawaian untuk memberitahukan hasil yang didapat. Jika ditemukan, maka isi laporan yang dipilih akan ditampilkan pada window isi laporan, yang berasal dari master laporan kepegawaian. Setelah manager atau admin membaca isi laporan, maka mereka dapat kembali pada window laporan kepegawaian dengan memilih tombol kembali yang terdapat pada window isi laporan. Manager atau admin juga dapat memilih rekomendasi diklat pegawai yang akan ditampilkan pada window rekomendasi diklat pegawai. Untuk menghasilkan rekomendasi diklat pegawai ini, maka sistem akan mengambil data karyawan dari master karyawan untuk menghitung umur karyawan dan menghasilkan nama-nama karyawan yang direkomendasikan, dan master karyawan akan menampilkan hasilnya pada window rekomendasi diklat pegawai. Selain itu window rekomendasi diklat juga mengambil ringkasan jumlah umur, golongan, dan tingkat pendidikan dari master laporan kepegawaian dan selanjutnya akan ditampilkan pada window rekomendasi diklat, selanjutnya manager atau admin dapat kembali pada window laporan kepegawaian.
126
2. Sequence View Laporan Realisasi Diklat
Gambar 4.9 Sequence View Laporan Realisasi Diklat
Gambar 4.9 di atas merupakan sequence view laporan realisasi diklat. Jika manager atau admin memilih laporan realisasi diklat, maka manager atau admin dapat memilih kategori laporan yang diinginkan, lalu sistem akan membaca pada master laporan realisasi diklat untuk memberitahukan hasil yang didapat. Jika ditemukan, maka isi laporan yang dipilih akan ditampilkan pada window isi laporan, yang berasal dari master laporan realisasi diklat. Setelah manager atau admin membaca isi laporan, maka manager atau admin dapat kembali pada window laporan realisasi diklat dengan memilih tombol kembali yang terdapat pada window isi laporan. Selanjutnya jika manager atau admin memilih daftar partisipasi diklat 127
karyawan, maka akan ditampilkan window daftar partisipasi diklat. Daftar partisipasi diklat ini mengambil nama karyawan dari master karyawan dan master laporan realisasi diklat. Kedua master ini akan menampilkan hasilnya pada window daftar partisipasi diklat, dan selanjutnya dapat kembali pada window laporan realisasi diklat. 3. Sequence View Laporan Kegiatan Pengujian dan Pemeliharaan
Gambar 4.10 Sequence View Laporan Kegiatan Pengujian dan Pemeliharaan
Gambar 4.10 di atas merupakan sequence view laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan. Jika karyawan memilih laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, maka karyawan dapat memilih kategori laporan yang diinginkan, lalu sistem akan membaca pada master laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan untuk memberitahukan hasil yang didapat. Jika ditemukan, maka isi laporan yang dipilih akan ditampilkan pada window isi laporan, yang berasal dari master laporan kegiatan
128
pengujian dan pemeliharaan. Setelah karyawan membaca isi laporan, maka karyawan dapat kembali pada window laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan dengan memilih tombol kembali yang terdapat pada window isi laporan.
4.3.3.6 Sequence View Diklat Jika karyawan memilih Diklat, maka akan ditampilkan informasi mengenai Jadwal Diklat, Dokumentasi Diklat, dan Standar Latih Kompetensi. Berikut ini akan dijelaskan sequence view Diklat: 1. Sequence View Jadwal Diklat
Gambar 4.11 Sequence View Jadwal Diklat
129
Gambar 4.11 di atas merupakan sequence view jadwal diklat. Pada saat karyawan memilih Jadwal Diklat, maka sistem akan menampilkan window jadwal diklat. Karyawan dapat memilih kategori dari jadwal diklat yang diinginkan, lalu sistem akan membacanya ke dalam master jadwal diklat. Jika ditemukan, maka jadwal yang dipilih akan ditampilkan pada window isi jadwal, yang berasal dari master jadwal diklat. Pada window jadwal diklat, terdapat tombol kalender diklat. Jika tombol kalender diklat dipilih, maka akan ditampilkan window kalender diklat. Window ini berisi kalender dimana tanggal-tanggal yang memiliki jadwal diklat akan memiliki warna yang berbeda dan dapat dipilih serta ditampilkan keterangannya pada window keterangan jadwal. Keterangan mengenai jadwal diklat ini diambil dari master jadwal diklat. Jika tombol tutup pada window keterangan jadwal dipilih, maka akan kembali pada window kalender diklat, selanjutnya jika pilih tombol kembali pada window kalender diklat, maka akan kembali pada window jadwal diklat. 2. Sequence View Dokumentasi Diklat
Gambar 4.12 Sequence View Dokumentasi Diklat 130
Gambar 4.12 di atas merupakan sequence view dokumentasi diklat. Pada saat karyawan memilih Dokumentasi Diklat, maka sistem akan menampilkan window dokumentasi diklat. Karyawan dapat memilih kategori dari dokumentasi diklat yang diinginkan, lalu sistem akan membacanya ke dalam master dokumentasi diklat. Jika ditemukan, maka dokumentasi diklat yang dipilih akan ditampilkan pada window isi dokumentasi diklat, yang berasal dari master dokumentasi diklat. Karyawan dapat kembali ke window dokumentasi diklat dengan memilih tombol kembali. 3. Sequence View Standar Latih Kompetensi
Gambar 4.13 Sequence View Standar Latih Kompetensi
Gambar 4.13 di atas merupakan sequence view standar latih kompetensi. Pada saat karyawan memilih Standar Latih Kompetensi, maka sistem akan menampilkan window standar latih kompetensi. Karyawan dapat memilih kategori dari standar
131
latih kompetensi yang diinginkan, lalu sistem akan membacanya ke dalam master standar latih kompetensi. Jika ditemukan, maka standar latih kompetensi yang dipilih akan ditampilkan pada window isi standar latih kompetensi, yang berasal dari master standar latih kompetensi. Karyawan dapat kembali ke window standar latih kompetensi dengan memilih tombol kembali.
4.3.3.7 Sequence View Berita dan Peristiwa
Gambar 4.14 Sequence View Berita dan Peristiwa
Gambar 4.14 di atas merupakan sequence view berita dan peristiwa. Karyawan dapat mendapatkan informasi mengenai berita dan peristiwa yang terjadi di dalam perusahaan melalui fitur berita dan peristiwa. Jika karyawan memilih berita dan peristiwa, maka karyawan dapat memilih kategori berita dan peristiwa yang diinginkan, 132
lalu sistem akan membaca pada master berita dan peristiwa untuk memberitahukan hasil yang didapat. Jika ditemukan, maka isi berita dan peristiwa akan ditampilkan pada window isi berita dan peristiwa, yang berasal dari master berita dan peristiwa. Setelah karyawan membaca isi berita dan peristiwa, maka karyawan dapat kembali pada window berita dan peristiwa dengan memilih tombol kembali yang terdapat pada window isi berita dan peristiwa.
133
4.3.3.8 Sequence Pengelolaan Notulen Rapat
Gambar 4.15 Sequence Pengelolaan Notulen Rapat
Gambar 4.15 di atas merupakan sequence pengelolaan notulen rapat. Admin dapat mengelola notulen rapat dengan memilih tombol tambah baru yang terdapat pada
134
window notulen rapat. Kemudian sistem akan menampilkan window tambah baru untuk mengisi data-data yang dibutuhkan. Admin dapat memilih tombol tambah baris atau hapus baris untuk menambah baris atau menghapus baris yang diperlukan untuk mengisi data-data mengenai notulen rapat. Untuk mengisi peserta yang hadir maupun peserta yang tidak hadir, admin dapat memilih daftar nama pada window daftar nama yang akan dicari ke dalam master karyawan. Jika ditemukan, maka nama yang dipilih akan dimasukkan ke dalam window tambah baru. Setelah semua data-data yang diperlukan terisi, maka admin dapat memilih tombol simpan, kemudian akan disimpan di dalam master notulen rapat. Jika ternyata data-data yang diperlukan masih kurang, maka sistem akan kembali ke window tambah baru. Jika admin menekan tombol batal, maka sistem akan kembali ke window notulen rapat. Untuk mengedit data-data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol edit yang ada pada window notulen rapat, kemudian sistem akan menampilkan window tambah baru untuk mengedit data-data yang sudah ada, yang berasal dari master notulen rapat. Setelah semua data-data yang diperlukan terisi, maka admin dapat memilih tombol simpan, kemudian akan disimpan di dalam master notulen rapat. Jika ternyata data-data yang diperlukan masih kurang, maka sistem akan kembali ke window tambah baru tersebut. Jika tidak jadi mengedit notulen, maka admin dapat menekan tombol batal dan akan kembali ke window notulen rapat. Untuk menghapus data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol hapus yang terdapat pada window notulen rapat. Jika tombol ini dipilih, maka master notulen rapat akan menghapus data-data yang dipilih.
135
4.3.3.9 Sequence Pengelolaan Laporan Pengelolaan laporan hanya dapat dilakukan oleh admin yang bertanggung jawab terhadap tugasnya. Laporan yang ada terdiri dari Laporan Kepegawaian, Laporan Realisasi Diklat, Laporan Kegiatan Pengujian dan Pemeliharaan. Berikut ini adalah sequence pengelolaan dari laporan-laporan tersebut: 1. Sequence Pengelolaan Laporan Kepegawaian
Gambar 4.16 Sequence Pengelolaan Laporan Kepegawaian
136
Gambar 4.16 di atas merupakan sequence pengelolaan laporan kepegawaian. Untuk mengelola laporan kepegawaian, admin yang bertanggung jawab dapat memilih laporan kepegawaian, lalu memilih tombol tambah baru yang ada pada window laporan kepegawaian, kemudian mengisi form yang terdapat pada window tambah baru. Setelah pengisian selesai, maka admin dapat memilih tombol simpan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan, kemudian akan disimpan ke dalam master laporan kepegawaian dan akan tampil pada window laporan kepegawaian. Jika data-data yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Untuk mengedit data yang sudah ada, maka admin dapat memilih tombol edit pada window laporan kepegawaian, lalu sistem akan mengambil data-data yang akan diedit dari master laporan kepegawaian, dan selanjutnya akan ditampilkan pada window tambah baru. Setelah pengeditan selesai, maka admin dapat memilih tombol simpan dan kemudian akan disimpan ke dalam master laporan kepegawaian yang selanjutnya akan ditampilkan pada window laporan kepegawaian. Jika data-data yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Jika tidak jadi mengedit laporan, maka admin dapat menekan tombol batal dan akan kembali ke window laporan kepegawaian. Untuk menghapus data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol hapus yang terdapat pada window laporan kepegawaian. Jika tombol ini dipilih, maka master laporan kepegawaian akan menghapus data-data yang dipilih.
137
2. Sequence Pengelolaan Laporan Realisasi Diklat
Gambar 4.17 Sequence Pengelolaan Laporan Realisasi Diklat
Gambar 4.17 di atas merupakan sequence pengelolaan laporan realisasi diklat. Admin dapat mengelola laporan realisasi diklat dengan memilih tombol tambah baru yang terdapat pada window laporan realisasi diklat. Kemudian sistem akan
138
menampilkan window tambah baru untuk mengisi data-data yang dibutuhkan. Admin dapat memilih tombol tambah baris atau hapus baris untuk menambah baris atau menghapus baris yang diperlukan untuk mengisi data-data mengenai laporan realisasi diklat. Setelah semua data-data yang diperlukan terisi, maka admin dapat memilih tombol simpan, kemudian akan disimpan di dalam master laporan realisasi diklat. Jika ternyata data-data yang diperlukan masih kurang, maka sistem akan kembali ke window tambah baru. Jika admin menekan tombol batal, maka sistem akan kembali ke window laporan realisasi diklat. Untuk mengedit data-data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol edit yang ada pada window laporan realisasi diklat, kemudian sistem akan menampilkan window tambah baru untuk mengedit data-data yang sudah ada, yang berasal dari master laporan realisasi diklat. Setelah semua data-data yang diperlukan terisi, maka admin dapat memilih tombol simpan, kemudian akan disimpan di dalam master laporan realisasi diklat. Jika ternyata data-data yang diperlukan masih kurang, maka sistem akan kembali ke window tambah baru tersebut. Jika tidak jadi mengedit laporan, maka admin dapat menekan tombol batal dan akan kembali ke window laporan realisasi diklat. Untuk menghapus data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol hapus yang terdapat pada window laporan realisasi diklat. Jika tombol ini dipilih, maka master laporan realisasi diklat akan menghapus data-data yang dipilih.
139
3. Sequence Pengelolaan Laporan Kegiatan Pengujian dan Pemeliharaan
Gambar 4.18 Sequence Pengelolaan Laporan Kegiatan Pengujian dan Pemeliharaan
Gambar 4.18 di atas merupakan sequence pengelolaan laporan kegiatan Pengujian dan Pemeliharaan. Untuk mengelola laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, admin yang bertanggung jawab dapat memilih laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, lalu memilih tombol tambah baru yang ada pada window laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, kemudian mengisi form yang terdapat pada window tambah baru. Setelah pengisian selesai, maka admin dapat
140
memilih tombol simpan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan, kemudian akan disimpan ke dalam master laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, dan akan tampil pada window laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan. Jika datadata yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Untuk mengedit data yang sudah ada, maka admin dapat memilih tombol edit pada window laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan. Sistem akan mengambil data yang diperlukan dari master laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, lalu ditampilkan pada window tambah baru yang dapat diedit. Setelah pengeditan selesai, maka admin dapat memilih tombol simpan dan kemudian akan disimpan ke dalam master laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan yang selanjutnya akan ditampilkan pada window laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan. Jika datadata yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Jika tidak jadi mengedit laporan, maka admin dapat menekan tombol batal dan akan kembali ke window laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan. Untuk menghapus data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol hapus yang terdapat pada window laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan. Jika tombol ini dipilih, maka master laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan akan menghapus data-data yang dipilih.
141
4.3.3.10 Sequence Pengelolaan Diklat Dalam fitur diklat terdapat beberapa pilihan yaitu Jadwal Diklat, Dokumentasi Diklat, dan Standar Latih Kompetensi. Di bawah ini merupakan sequence pengelolaan ketiga fitur tersebut:
142
1. Sequence Pengelolaan Jadwal Diklat
Gambar 4.19 Sequence Pengelolaan Jadwal Diklat
143
Gambar 4.19 di atas adalah sequence pengelolaan jadwal diklat. Admin dapat mengelola jadwal diklat dengan meng-click jadwal diklat dan memilih tombol tambah baru pada window jadwal diklat. Setelah itu, sistem akan menampilkan window tambah baru, sehingga admin dapat mengisi data-data yang diperlukan. Admin dapat menambah atau menghapus baris yang ada di dalam window tambah baru untuk mengisi data sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Admin juga dapat memilih window daftar nama untuk mencari nama karyawan pada master karyawan. Jika hasilnya ditemukan, maka karyawan dapat menutup window daftar nama dan nama-nama karyawan yang telah dipilih akan ditampilkan pada window tambah baru. Setelah data yang diperlukan lengkap, maka admin dapat memilih tombol simpan, yang akan segera disimpan ke dalam master jadwal diklat oleh sistem. Jika masih ada data-data yang kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Untuk mengedit data-data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol edit yang ada pada window jadwal diklat, kemudian sistem akan menampilkan window tambah baru untuk mengedit data-data yang sudah ada, yang berasal dari master jadwal diklat. Setelah semua data-data yang diperlukan terisi, maka admin dapat memilih tombol simpan, kemudian akan disimpan di dalam master jadwal diklat. Jika ternyata data-data yang diperlukan masih kurang, maka sistem akan kembali ke window tambah baru tersebut. Jika tekan batal, maka akan kembali pada window jadwal diklat. Untuk menghapus data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol hapus yang terdapat pada window jadwal diklat. Jika tombol ini dipilih, maka master jadwal diklat akan menghapus data-data yang dipilih. 144
2. Sequence Pengelolaan Dokumentasi Diklat
Gambar 4.20 Sequence Pengelolaan Dokumentasi Diklat
Gambar 4.20 di atas merupakan sequence pengelolaan dokumentasi diklat. Untuk mengelola dokumentasi diklat, admin yang bertanggung jawab dapat memilih dokumentasi diklat, lalu memilih tombol tambah baru yang ada pada window dokumentasi diklat, kemudian mengisi form yang terdapat pada window tambah
145
baru. Setelah pengisian selesai, maka admin dapat memilih tombol simpan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan, kemudian akan disimpan ke dalam master dokumentasi diklat dan akan tampil pada window dokumentasi diklat. Jika data-data yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Untuk mengedit data yang sudah ada, maka admin dapat memilih tombol edit pada window dokumentasi diklat, lalu sistem akan menampilkan window tambah baru yang dapat diedit, yang berasal dari master dokumentasi diklat. Setelah pengeditan selesai, maka admin dapat memilih tombol simpan dan kemudian akan disimpan ke dalam master dokumentasi diklat yang selanjutnya akan ditampilkan pada window dokumentasi diklat. Jika data-data yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Jika tekan batal, maka akan kembali pada window dokumentasi diklat. Untuk menghapus data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol hapus yang terdapat pada window dokumentasi diklat. Jika tombol ini dipilih, maka master dokumentasi diklat akan menghapus data-data yang dipilih.
146
3. Sequence Pengelolaan Standar Latih Kompetensi
Gambar 4.21 Sequence Pengelolaan Standar Latih Kompetensi
Gambar 4.21 di atas merupakan sequence pengelolaan standar latih kompetensi. Untuk mengelola standar latih kompetensi, admin yang bertanggung jawab dapat memilih standar latih kompetensi, lalu memilih tombol tambah baru yang ada pada window standar latih kompetensi, kemudian mengisi form yang terdapat pada window tambah baru. Setelah pengisian selesai, maka admin dapat memilih tombol
147
simpan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan, kemudian akan disimpan ke dalam master standar latih kompetensi dan akan tampil pada window standar latih kompetensi. Jika data-data yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Untuk mengedit data yang sudah ada, maka admin dapat memilih tombol edit pada window standar latih kompetensi, lalu sistem akan menampilkan window tambah baru yang dapat diedit, yang berasal dari master standar latih kompetensi. Setelah pengeditan selesai, maka admin dapat memilih tombol simpan dan kemudian akan disimpan ke dalam master standar latih kompetensi yang selanjutnya akan ditampilkan pada window standar latih kompetensi. Jika data-data yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Untuk menghapus data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol hapus yang terdapat pada window standar latih kompetensi. Jika tombol ini dipilih, maka master standar latih kompetensi akan menghapus data-data yang dipilih.
148
4.3.3.11 Sequence Pengelolaan Berita dan Peristiwa
Gambar 4.22 Sequence Pengelolaan Berita dan Peristiwa
Gambar 4.22 di atas merupakan sequence pengelolaan berita dan peristiwa. Untuk mengelola berita dan peristiwa, admin yang bertanggung jawab dapat memilih berita dan peristiwa, lalu memilih tombol tambah baru yang ada pada window berita dan peristiwa, kemudian mengisi form yang terdapat pada window tambah baru. Setelah pengisian
149
selesai, maka admin dapat memilih tombol simpan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan, kemudian akan disimpan ke dalam master berita dan peristiwa, dan akan tampil pada window berita dan peristiwa. Jika data-data yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Untuk mengedit data yang sudah ada, maka admin dapat memilih tombol edit pada window berita dan peristiwa, lalu sistem akan menampilkan window tambah baru yang dapat diedit, yang berasal dari master berita dan peristiwa. Setelah pengeditan selesai, maka admin dapat memilih tombol simpan dan kemudian akan disimpan ke dalam master berita dan peristiwa yang selanjutnya akan ditampilkan pada window berita dan peristiwa. Jika data-data yang telah dimasukkan masih kurang, maka akan kembali pada window tambah baru. Jika tekan batal, maka akan kembali pada window berita dan peristiwa. Untuk menghapus data yang sudah ada, admin dapat memilih tombol hapus yang terdapat pada window berita dan peristiwa. Jika tombol ini dipilih, maka master berita dan peristiwa akan menghapus data-data yang dipilih.
150
4.3.3.12 Sequence Pencarian informasi dalam fitur Di bawah ini adalah sequence pencarian informasi di dalam setiap fitur pada aplikasi knowledge management yang dirancang. Fitur-fitur tersebut adalah pesan internal, forum diskusi, notulen rapat, laporan, diklat, berita dan peristiwa. 1. Sequence Pencarian Pesan Internal
Gambar 4.23 Sequence Pencarian Pesan Internal
Gambar 4.23 di atas merupakan sequence pencarian pesan internal. Untuk melakukan pencarian pada pesan internal, karyawan dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencarian, sistem akan mencari data atau informasi
151
yang dicari pada master pesan internal. Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian 2. Sequence Pencarian Forum Diskusi
Gambar 4.24 Sequence Pencarian Forum Diskusi
Gambar 4.24 di atas merupakan sequence pencarian forum diskusi. Untuk melakukan pencarian pada forum diskusi, karyawan dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencarian, sistem akan mencari data atau informasi yang dicari pada master forum diskusi. Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian.
152
3. Sequence Pencarian Notulen Rapat
Gambar 4.25 Sequence Pencarian Notulen Rapat
Gambar 4.25 di atas merupakan sequence pencarian notulen rapat. Untuk melakukan pencarian pada notulen rapat, karyawan dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencarian, sistem akan mencari data atau informasi yang dicari pada master notulen rapat. Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian.
153
4. Sequence Pencarian Laporan Laporan-laporan tersebut terdiri dari laporan kepegawaian, laporan realisasi diklat, laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan. a. Sequence Pencarian Laporan Kepegawaian
Gambar 4.26 Sequence Pencarian Laporan Kepegawaian
Gambar 4.26 di atas merupakan sequence pencarian laporan kepegawaian. Untuk melakukan pencarian pada fitur laporan kepegawaian, manager atau admin dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencariannya, sistem akan mencari data atau informasi pada master laporan kepegawaian.
154
Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian. b. Sequence Pencarian Laporan Realisasi Diklat
Gambar 4.27 Sequence Pencarian Laporan Realisasi Diklat
Gambar 4.27 di atas merupakan sequence pencarian laporan realisasi diklat. Untuk melakukan pencarian pada fitur laporan realisasi diklat, manager atau admin dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencariannya, sistem akan mencari data atau informasi pada master realisasi diklat. Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian. 155
c. Sequence Pencarian Laporan Kegiatan Pengujian dan Pemeliharaan
Gambar 4.28 Sequence Pencarian Laporan Kegiatan Pengujian dan Pemeliharaan
Gambar 4.28 di atas merupakan sequence pencarian laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan. Untuk melakukan pencarian pada fitur laporan kegiatan pengujian dan pemeliharaan, karyawan dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencariannya, sistem akan mencari data atau informasi pada master kegiatan pengujian dan pemeliharaan. Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian.
156
5. Sequence Pencarian Diklat Diklat terdiri dari Jadwal Diklat, Dokumentasi Diklat, dan Standar Latih Kompetensi. Di bawah ini adalah sequence dari fitur Diklat. a. Sequence Pencarian Jadwal Diklat
Gambar 4.29 Sequence Pencarian Jadwal Diklat
Gambar 4.29 di atas merupakan sequence pencarian jadwal diklat. Untuk melakukan pencarian pada fitur jadwal diklat, karyawan dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencariannya, sistem akan mencari data
157
atau informasi pada master jadwal diklat. Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian b. Sequence Pencarian Dokumentasi Diklat
Gambar 4.30 Sequence Pencarian Dokumentasi Diklat
Gambar 4.30 di atas merupakan sequence pencarian dokumentasi diklat. Untuk melakukan pencarian pada fitur dokumentasi diklat, karyawan dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencariannya, sistem akan mencari data atau informasi pada master dokumentasi diklat. Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian.
158
c. Sequence Pencarian Standar Latih Kompetensi
Gambar 4.31 Sequence Pencarian Standar Latih Kompetensi
Gambar 4.31 di atas merupakan sequence pencarian standar latih kompetensi. Untuk melakukan pencarian pada fitur standar latih kompetensi, karyawan dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencariannya, sistem akan mencari data atau informasi pada master standar latih kompetensi. Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian
159
6. Seqeunce Pencarian Berita dan Peristiwa
Gambar 4.32 Sequence Pencarian Berita dan Peristiwa
Gambar 4.32 di atas merupakan sequence pencarian berita dan peristiwa. Untuk melakukan pencarian pada berita dan peristiwa, karyawan dapat memilih kategori pencarian yang terdapat pada window pencarian, kemudian menekan tombol cari. Jika data yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan kembali pada window pencarian. Dalam melakukan pencarian, sistem akan mencari data atau informasi yang dicari pada master berita dan peristiwa. Setelah hasilnya ditemukan, maka sistem akan menampilkannya pada window hasil pencarian.
160
4.3.3.13 Sequence Voting
Gambar 4.33 Sequence Voting
Gambar 4.33 di atas merupakan sequence voting. Karyawan (user, manager, dan admin) yang akan mengisi voting dapat melihat pada window halaman utama, kemudian memilih topik voting yang diminati. Master voting akan menyimpan hasil voting ke dalam master voting dan akan menampilkan hasilnya pada window halaman utama.
161
4.3.3.14 Sequence Pengelolaan voting
Gambar 4.34 Sequence Pengelolaan Voting
Gambar 4.34 di atas merupakan sequence pengelolaan voting. Admin yang akan mengedit topik voting yang akan dilakukan penyeleksian dapat melihat pada window halaman utama, kemudian memilih tombol ubah dan akan masuk pada window pengelolaan voting. Master voting akan menyimpan hasil pengeditan topik voting ke dalam master voting dan akan menampilkan hasilnya pada window halaman utama. Admin dapat kembali ke halaman utama dengan menutup window pengelolaan voting.
162
4.3.3.15 Sequence Logout
Gambar 4.35 Sequence Logout
Untuk keluar dari sistem knowledge management ini, maka karyawan dapat memilih tombol logout yang terdapat pada semua layar aplikasi knowledge management ini, dan dapat kembali ke window login seperti pada awal mula untuk masuk ke dalam aplikasi knowledge management ini.
4.4
Rancangan Layar Knowledge Management Di bawah ini merupakan rancangan layar dari aplikasi Knowledge Management
pada divisi Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Kompetensi PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Pada setiap rancangan layar, terdapat fitur-fitur yang terdapat di dalam aplikasi knowledge management serta penjelasan atau petunjuk pemakaian fitur-fitur tersebut. Pengguna sistem ini adalah karyawan yang dibedakan oleh tiga kategori pengguna yaitu user, manager dan admin. Dalam sistem ini admin
163
berfungsi sebagai pengelola data dan informasi seperti: mengupdate, mengentry, menyimpan dan menghapus data dan informasi perusahaan tersebut. Sedangkan user dan manager tidak dapat mengupdate, mengentry, menyimpan dan menghapus data dan informasi seperti yang dapat dilakukan oleh admin. Ada beberapa fitur yang tidak dapat diakses oleh user yaitu fitur laporan kepegawaian dan laporan realisasi diklat dikarenakan laporan ini memiliki sifat khusus. Dalam setiap rancangan layar aplikasi knowledge management ini, selalu dilengkapi dengan window pencarian (dapat dilihat pada lampiran L1.16.1, halaman L53) untuk memudahkan dalam mencari data dan informasi yang diperlukan sesuai dengan fitur dan kategori pencarian yang dipilih. Pada setiap rancangan layar juga terdapat logout untuk memudahkan pengguna jika ingin keluar dari aplikasi knowledge management ini. Pada setiap form rancangan layar dalam aplikasi ini juga memuat 7 nilai budaya perusahaan yaitu IP-HaPPPI agar mengingatkan para karyawan akan pentingnya realisasi budaya perusahaan.
4.4.1
Rancangan Layar Form Login
Gambar 4.36 Rancangan Layar Form Login 164
Rancangan layar form login (Gambar 4.36) ini digunakan untuk mengidentifikasi user karena sebelum menggunakan aplikasi knowledge management, karyawan harus terlebih dahulu memasukkan username dan password. Apabila di dalam penulisan username dan password salah, maka sistem akan secara otomatis menampilkan pesan error, sehingga user tersebut tidak dapat masuk ke dalam layar halaman utama. Setelah karyawan berhasil melakukan login, maka nama karyawan tersebut akan muncul pada setiap layar aplikasi knowledge management di sebelah kanan atas. Hasil Rancangan layar ini dapat dilihat pada lampiran L1.1, halaman L1.
165
4.4.2
Rancangan Layar Halaman Utama dan Voting
4.4.2.1 Rancangan Layar Form Halaman Utama
Gambar 4.37 Rancangan Layar Form Halaman Utama
166
Fitur-fitur yang terdapat di dalam knowledge management ini adalah: 1. Halaman Utama Merupakan halaman utama yang menampilkan fitur-fitur yang akan ditampilkan yaitu pesan internal, forum diskusi, notulen rapat, laporan, dan diklat. Jika salah satu fitur di-click maka akan ditampilkan halaman fitur yang sudah dipilih. Dalam halaman utama juga terdapat voting untuk poling atau pemungutan suara di dalam perusahaan sesuai topik yang ditampilkan. 2. Pesan internal Halaman web ini digunakan untuk mengirim pesan antar sesama karyawan di dalam perusahaan. Dalam fitur pesan internal ini juga terdapat attachment yang fungsinya untuk mengirimkan file tambahan. Setiap karyawan di dalam Divisi Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Kompetensi dapat menggunakan dan mengelola fitur ini sesuai dengan login-nya masing-masing. 3. Forum Diskusi Fitur untuk mendukung jalannya komunikasi di dalam perusahaan dengan cara berdiskusi antar karyawan SDM. Fitur ini dapat menyimpan dan menambahkan topik-topik yang sudah dan akan dibicarakan. Fitur ini dibagi dalam beberapa topik pembicaraan yaitu pemeliharaan, pembangkitan, pendidikan dan pelatihan, serta topik umum. Setiap karyawan di dalam Divisi Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Kompetensi dapat menggunakan dan mengelola fitur ini sesuai dengan loginnya masing-masing. 4. Notulen Rapat Fitur
ini
menampilkan
template
untuk
membuat
notulen
rapat
dan
mendokumentasikan notulen rapat yang sudah ada. Notulen rapat hanya dapat 167
dikelola (di-entry dan di-update) oleh admin yang memiliki hak akses terhadap pengelolaan notulen rapat. Notulen rapat dapat dibaca oleh karyawan yang berhak sesuai dengan ketetapan dan kebijaksanaan yang diatur oleh perusahaan. Pengeditan status notulen rapat juga dapat dilakukan oleh PIC yang berhak. 5. Laporan Fitur ini berisi dokumentasi laporan – laporan secara periodik pada divisi SDM, sehingga dapat mengontrol kinerja yang dilakukan oleh karyawan, dan membantu para karyawan dalam menjalankan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. User hanya dapat melihat laporan pengujian dan pemeliharaan yang bersifat umum. Sedangkan untuk laporan kepegawaian dan laporan realisasi diklat dapat diakses oleh manager dan admin karena kedua laporan ini memiliki sifat khusus. Laporan dikelola oleh admin yang memiliki hak akses terhadap pengelolaan laporan-laporan di dalam perusahaan. 6. Diklat Fitur ini menampilkan jadwal diklat, dokumentasi diklat dan standar latih kompetensi yang ada di dalam perusahaan untuk mendukung jalannya kegiatan pendidikan dan pelatihan yang sudah di jadwalkan di dalam perusahaan. 7. Berita dan peristiwa Fitur ini menampilkan informasi mengenai berita dan peristiwa yang terjadi di lingkungan PT. Indonesia Power. Setiap karyawan dapat membaca fitur ini sebagai pengetahuan dan wawasan bagi mereka. 8. Voting Voting terdapat pada halaman utama dan dapat dipilih sebagai poling yang dilakukan di dalam perusahaan terhadap topic voting yang sedang ditampilkan. 168
9. Denah Website Denah website berisi informasi atau peta mengenai fitur-fitur yang ditampilkan di dalam aplikasi knowledge management ini. Hasil rancangan layar form halaman utama dapat dilihat pada lampiran L1.2, halaman L2.
4.4.2.2 Rancangan Layar Form Pengubahan Isi Voting
Gambar 4.38 Rancangan Layar Form Pengubahan Isi Voting
Rancangan layar form pengubahan isi voting (Gambar 4.38), merupakan layar yang dirancang untuk admin pada saat mengedit topik voting yang akan ditampilkan di dalam halaman utama. Pada layar ini disediakan text field untuk mengisi judul topik voting yang akan ditampilkan, dan topik-topik apa saja yang akan dijadikan bahan untuk
169
voting. Tombol submit digunakan untuk menyimpan topik voting yang akan ditampilkan, sedangkan tombol batal digunakan untuk kembali ke halaman utama. Hasil rancangan layar form pengubahan isi voting dapat dilihat pada lampiran L1.3, halaman L3.
4.4.3
Rancangan Layar Pesan Internal Rancangan layar ini terdiri dari rancangan layar form kotak masuk, rancangan
layar form isi kotak masuk, rancangan layar form kotak keluar, rancangan layar form isi kotak keluar, rancangan layar form kirim pesan internal, balas pesan internal, dan teruskan pesan internal.
170
4.4.3.1 Rancangan Layar Form Kotak Masuk
Gambar 4.39 Rancangan Layar Form Kotak Masuk
171
Rancangan layar form kotak masuk (Gambar 4.39), berisi daftar pesan-pesan yang masuk, perihal mengenai pesan-pesan tersebut, pengirim, serta tanggal pesan-pesan yang diterima. Perihal pada form kotak masuk ini berbentuk link agar dapat langsung dipilih sesuai dengan keinginan pengguna, kemudian hasilnya akan ditampilkan pada form isi kotak masuk (Gambar 4.40). Pada halaman ini juga terdapat tombol untuk menghapus pesan-pesan yang sudah tidak diperlukan. Hasil rancangan layar form kotak masuk dapat dilihat pada lampiran L1.4.1, halaman L4.
172
4.4.3.2 Rancangan Layar Form Isi Kotak Masuk
Gambar 4.40 Rancangan Layar Form Isi Kotak Masuk
173
Rancangan layar form isi kotak masuk (Gambar 4.40), merupakan isi dari perihal pesan yang dipilih pada rancangan layar form kotak masuk. Pada rancangan layar form isi kotak masuk ini berisi perihal pesan, pengirim, isi pesan, dan file tambahan jika si pengirim mengirimkan attachment. Dalam rancangan layar ini juga terdapat beberapa tombol yaitu: 1. Balas Digunakan untuk membalas pesan internal yang diterima. Setelah pengguna menekan tombol ini, maka sistem akan menghubungkannya dengan form balas pesan internal (Gambar 4.43). 2. Teruskan Digunakan untuk meneruskan pesan internal yang diterima. Setelah pengguna menekan tombol ini, maka sistem akan menghubungkannya dengan form teruskan pesan internal (Gambar 4.43). 3. Hapus Tombol hapus digunakan untuk menghapus pesan-pesan yang sudah tidak diperlukan. 4. Kembali Tombol kembali dipilih untuk kembali pada rancangan layar form kotak masuk (Gambar 4.39). Hasil rancangan layar form isi kotak masuk dapat dilihat pada lampiran L1.4.2, halaman L5.
174
4.4.3.3 Rancangan Layar Form Kotak Keluar
Gambar 4.41 Rancangan Layar Form Kotak Keluar
175
Rancangan layar form kotak keluar (Gambar 4.41), berisi pesan-pesan yang telah dikirim ke karyawan lain di dalam divisi sumber daya manusia dan pengembangan kompetensi. Jadi, pesan yang dikirim akan tersimpan secara otomatis ke dalam form kotak keluar. Dalam rancangan layar ini terdapat tujuan pesan, perihal pesan, tanggal pesan dikirim, dan tombol aksi untuk menampilkan isi pesan yang terdapat pada rancangan layar form isi kotak keluar (Gambar 4.42). Dalam rancangan layar form kotak keluar ini juga terdapat tombol hapus untuk menghapus pesan-pesan yang sudah tidak diperlukan. Hasil rancangan layar form kotak keluar dapat dilihat pada lampiran L1.4.3, halaman L6.
176
4.4.3.4 Rancangan Layar Form Isi Kotak Keluar
Gambar 4.42 Rancangan Layar Form Isi Kotak Keluar
177
Rancangan layar form isi kotak keluar (Gambar 4.42), merupakan isi dari pesanpesan yang telah dikirimkan. Pada rancangan layar ini berisi tujuan pesan yang telah dikirimkan, perihal pesan, isi pesan, dan file tambahan. Dalam rancangan layar form isi kotak keluar juga terdapat tombol kembali untuk kembali pada rancangan layar form kotak keluar (Gambar 4.41). Hasil rancangan layar form kotak keluar dapat dilihat pada lampiran L1.4.4, halaman L7.
178
4.4.3.5 Rancangan Layar Form Kirim Pesan Internal, Balas Pesan Internal, dan Teruskan Pesan Internal
Gambar 4.43 Rancangan Layar Form Kirim Pesan Internal, Balas Pesan Internal, dan Teruskan Pesan Internal 179
Rancangan layar form kirim pesan internal, balas pesan internal, dan teruskan pesan internal merupakan layar untuk mengirim pesan baru, membalas pesan, dan meneruskan pesan internal (Gambar 4.43). Di dalam rancangan layar ini terdapat tujuan yang merupakan alamat pesan yang akan dikirim, perihal mengenai pesan yang dikirim, isi pesan yang dikirim, dan file tambahan untuk mengirim data atau informasi dari directory lain. Untuk mengisi tujuan pesan internal, pengguna dapat menekan tombol daftar nama yang terdapat pada sebelah kanan atas layar (Gambar 4.78), memilih alamat atau tujuan yang akan dikirim, lalu secara otomatis sistem akan menampilkannya ke dalam text box tujuan. Untuk mengirimkan pesan yang telah terisi lengkap, maka pengguna dapat menekan tombol kirim yang secara otomatis akan dikirim oleh sistem ke alamat yang dituju. Jika pengguna tidak jadi mengirimkan pesan, maka pengguna dapat memilih tombol batal dan kembali kepada rancangan layar sebelumnya. Hasil rancangan layar form kirim pesan internal, balas pesan internal, dan teruskan pesan internal dapat dilihat pada lampiran L1.4.5, halaman L8.
4.4.4
Rancangan Layar Forum Diskusi Rancangan layar forum diskusi terdiri dari beberapa rancangan layar yaitu:
rancangan layar form utama kategori forum diskusi, form utama forum diskusi, form topik baru, balasan dan pengubahan isi forum diskusi, form isi forum diskusi.
180
4.4.4.1 Rancangan Layar Form Utama Kategori Forum Diskusi
Gambar 4.44 Rancangan Layar Form Utama Kategori Forum Diskusi
181
Rancangan layar form utama kategori forum diskusi (Gambar 4.44), berisi jenis topik forum diskusi yang sudah disediakan yaitu pemeliharaan, pembangkitan, pendidikan dan pelatihan, umum. Selain topik yang sudah disediakan, forum diskusi ini juga dikategorikan berdasarkan divisi-divisi yang terdapat di dalam PT. Indonesia Power Unit Bisnis Jasa Pemeliharaan. Divisi-divisi tersebut adalah SDM dan Pengembangan Kompetensi, Keuangan dan Administrasi, Logistik, Jasa Repair, Operasi Jasa Pemeliharaan Internal, Operasi Jasa Pemeliharaan Eksternal, Quality Assurance & Safety. Setiap karyawan yang login akan secara otomatis dikelompokkan menurut divisinya. Dalam rancangan layar ini juga terdapat jumlah topik yang sedang dibicarakan. Jika karyawan ingin berdiskusi di dalam forum diskusi ini, maka karyawan dapat memilih jenis topik yang diinginkan, lalu sistem akan menghubungkannya dengan layar yang bersangkutan. Hasil rancangan layar form utama kategori forum diskusi dapat dilihat pada lampiran L1.5.1, halaman L9.
182
4.4.4.2 Rancangan Layar Form Utama Forum Diskusi
Gambar 4.45 Rancangan Layar Form Utama Forum Diskusi
183
Rancangan layar form utama forum diskusi (Gambar 4.45), merupakan isi dari kategori forum diskusi yang sudah disediakan pada rancangan layar form utama kategori forum diskusi (Gambar 4.44). Pada rancangan layar ini terdapat topik forum diskusi, pengirim topik forum diskusi, jumlah balasan yang diterima, dan tanggal peng-updatean terakhir. Dalam layar ini juga terdapat tombol topik baru untuk membuat judul topik baru di dalam forum diskusi, dimana pengguna akan mengisi form tersebut pada rancangan layar form topik baru (Gambar 4.46). Untuk memudahkan dalam melihat kategori topik forum diskusi, maka pada layar ini juga terdapat combo box yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya. Hasil rancangan layar form utama forum diskusi dapat dilihat pada lampiran L1.5.2, halaman L10.
184
