BAB IV PERANCANGAN PROTOTYPE APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT
4.1
Fase Pertama: Identifikasi Infrastruktur Pada fase pertama ini, peneliti mengidentifikasi infrastruktur dan strategi
bisnis. Peneliti mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk perancangan prototype knowledge management dengan cara: •
Observasi, mengamati langsung topologi jaringan dan teknologi yang sudah digunakan di Orang Tua Group saat ini, serta pengamatan langsung pada proses bisnis Oracle Financial, mengumpulkan data mengenai kasus apa saja yang terjadi pada periode 3 bulan terakhir yang dikirimkan oleh user via email, mengidentifikasi bagaimana knowledge culture yang ada, dan mengumpulkan dokumentasi dari knowledge yang sudah ada, agar permasalahan yang ada dapat teridentifikasi dan dapat dikembangkan solusinya.
•
Interview, melakukan wawancara dengan: -
Technology and Information M anager, untuk memperoleh gambaran mengenai strategi teknologi informasi dan M anagement
Automation
Information
75
agar
tujuan
dari
divisi
kemudian
dapat
76
dihubungkan
dengan
strategi
pengembangan
sistem
knowledge
management. -
Oracle Financial M anager, untuk mengidentifikasi kebutuhan akan knowledge management agar prototype yang dikembangkan dapat membantu
memenuhi
kebutuhan
akan
knowledge,
serta untuk
mengetahui knowledge apa saja yang ada pada lingkup Oracle Financial. -
Hardware M anager, untuk memperoleh informasi mengenai spesifikasi hardware yang tersedia yang dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan perancangan prototype.
-
Software M anager, untuk mengetahui sistem operasi dan software lainnya yang sudah digunakan agar kompatibel dengan software yang akan digunakan untuk pengembangan prototype.
4.1.1
Analisis Implementasi Infrastruktur yang Berjalan Dalam analisis infrastruktur yang berjalan peneliti membagi pembahasan
menjadi dua topik utama, yaitu mengenai analisis infrastruktur teknologi yang berjalan dan analisis infrastruktur dari knowledge culture yang berjalan. a. Analisis Infrastruktur Teknologi yang Berjalan Orang Tua Group saat ini telah menggunakan teknologi jaringan komputer untuk menghubungkan semua unit komputer, baik di antara divisi maupun kantor cabangnya. Semua komputer yang berada di kantor pusat telah terhubung langsung ke server melalui Local Area Network (LAN) dengan menggunakan switch, sedangkan untuk komputer-komputer yang berada di cabang atau pabrik
77
terhubung ke server melalui Wide Area Network (WAN), dengan menggunakan router. Semua komputer tersebut dapat langsung mengakses aplikasi yang ada di server
aplikasi.
Dengan
adanya teknologi jaringan
komputer
ini
memungkinkan untuk mempermudah proses pengiriman dan pengaksesan informasi.
Gambar 4.1 Topologi Jaringan Komputer di Orang Tua Group Sumber: Hasil analisis infrastruktur pada Divisi M anagement Automation Information di Orang Tua Group
Server yang dimiliki oleh OT mempunyai 3 fungsi utama, yaitu sebagai server untuk active directory, server untuk meng-install aplikasi-aplikasi, dan server untuk e-mail.
78
•
Server Active Directory, berfungsi untuk membuat domain, mendaftarkan group dan user. Server active directory ini juga berfungsi untuk mengatur policy dan prosedur dari setiap group atau user.
•
Server Aplikasi, digunakan untuk meng-install dan menjalankan aplikasiaplikasi yang digunakan oleh OT untuk mendukung kegiatan operasional maupun administrasi. Aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh OT antara lain aplikasi Oracle untuk Enterprise Resource Planning (ERP) dan aplikasi pendukung lainnya. OT memiliki beberapa server aplikasi, setiap server tersebut menggunakan sistem operasi dan database server sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap aplikasi yang di-install di server tersebut. Sistem operasi yang digunakan adalah Windows Server 2003 Standard Edition SP 2 dan Red Hat Enterprise Linux 5 server. Database server yang digunakan adalah M S SQL 2005 dan ORACLE.
•
Server e-mail, digunakan untuk mengatur e-mail perusahaan dan menyimpan e-mail milik semua user.
Teknologi yang telah dimiliki oleh OT, sebagian besar sudah dapat mendukung proses pengembangan prototype aplikasi sistem KM pada subdivisi Orafin. Jaringan komputer yang ada memungkinkan setiap user untuk dapat saling berkomunikasi, bertukar informasi, dan mengakses aplikasi secara remote ke kantor pusat. Server yang sudah ada juga dapat digunakan sebagai server untuk mengimplementasikan prototype aplikasi KM . Untuk media repositories,
79
OT sudah memiliki beberapa server database, yang dapat digunakan sebagai media repositories pada prototype aplikasi KM . Hal yang diperlukan adalah menambah kapasitas media penyimpanan datanya (hard disk), supaya dapat lebih banyak menyimpan knowledge dan dokumen-dokumen perusahaan. Berdasarkan dari hasil analisis infrastruktur yang telah dimiliki oleh OT, peneliti mencoba mendefinisikan teknologi apa saja yang diperlukan dan membuat rancangan dari arsitektur teknologi prototype aplikasi sistem KM yang akan dikembangkan. Berikut adalah teknologi yang diperlukan dalam mengembangkan prototype aplikasi sistem KM : •
Communication. Peneliti merancang agar prototype aplikasi sistem KM dapat diakses oleh semua user baik yang berada pada jaringan lokal, intranet, maupun melalui internet. Untuk dapat diakses melalui internet maka perlu menggunakan Virtual Private Network (VPN) atau jika prototype aplikasi KM dibuat dalam bentuk web aplikasi maka aplikasi tersebut harus dipublikasi, tentu saja juga harus ditambahkan Firewall dan Filtering untuk meningkatkan keamanan.
•
Interface. Berfungsi sebagai media antar muka yang digunakan oleh user untuk mengakses dan berinteraksi dengan prototype aplikasi sistem KM .
•
Access dan Authentication Layer. Berfungsi untuk otentifikasi dan pengaturan rules. Setiap user yang mengakses prototype aplikasi sistem KM harus diotentifikasi apakah user tersebut berhak atau tidak untuk
80
mengakses aplikasi dan setiap user dapat mempunyai permission yang berbeda-beda sesuai dengan rules yang telah ditentukan. •
Application Layer. Layer ini berfungsi untuk menyediakan layanan yang dapat digunakan oleh user untuk mencari dan berbagi knowledge.
•
Repositories. M edia atau tempat untuk menyimpan knowledge. Knowledge yang disimpan dapat berupa data, dokumen, gambar, dan catatan hasil diskusi.
Gambar 4.2 Rancangan Arsitektur Teknologi Prototype Aplikasi Sistem Knowledge Management Sumber: Gema dan Celline Liawan, berdasarkan hasil analisis infrastruktur pada Divisi M anagement Automation Information di Orang Tua Group
81
b. Analisis Infrastruktur Knowledge Culture yang Berjalan Knowledge culture yang berjalan pada subdivisi Orafin adalah umumnya terjadi pertukaran knowledge hanya pada saat training dilakukan atau ketika ada masalah yang terjadi (case based reasoning). Pada saat training, user dari divisi pembukuan dan keuangan baik yang ada di lingkup corporate ataupun yang berlokasi di masing-masing business unit diundang untuk datang ke corporate tempat training diadakan. M ereka diberikan knowledge baik mengenai proses bisnis, teknis penggunaan aplikasi, ataupun report yang tercakup pada modul-modul Orafin, sehingga diharapkan user dapat memahami dan menguasai modul-modul Orafin. Untuk pemecahan kasus, selama ini user lebih bergantung kepada staff Orafin sebagai knowledge source. Ketika terjadi kasus, biasanya user akan bertanya via e-mail atau telepon kepada staff Orafin untuk dicarikan solusinya. Saat ini belum ada sarana online untuk pembelajaran dari knowledge yang ada yang dapat dijadikan referensi untuk pemecahan kasus. Dengan rancangan prototype aplikasi knowledge management pada subdivisi Orafin, diharapkan dapat mendukung proses berbagi knowledge dengan lebih efektif, di mana user dapat melakukan pembelajaran secara online di samping training face-to-face. User dapat lebih mandiri dalam menyelesaikan kasus dengan menggunakan referensi knowledge yang tersimpan pada knowledge base, serta dengan adanya forum diskusi dapat memfasilitasi user untuk berpartisipasi dalam pembahasan topik tertentu. Tentunya untuk perubahan knowledge culture ini harus didukung oleh manajeman perusahaan
82
dalam sosialias i budaya saling berbagi knowledge dan menjadikan implementasi prototype aplikasi knowledge management sebagai agenda perusahaan, untuk kemudian membuat kebijakan dan Standard Operating Procedure (SOP) dari penggunaan aplikasi knowledge management. Berikut usulan peneliti untuk mensosialisasikan penggunaan prototype knowledge management agar dapat membentuk knowledge culture yang lebih baik : •
M embuat kebijakan bahwa service request kasus hanya akan dilayani jika user mengirimkannya kepada staff Orafin melalui fitur help desk.
•
Setiap kasus yang terjadi harus didokumentasikan dan di-input ke dalam knowledge base.
•
M emberlakukan kebijakan reward and punishment kepada user atas partisipasinya dalam pengembangan dan penggunaan prototype aplikasi knowledge management. Reward dapat diberikan berupa pemberian predikat ”KM Star” tiap bulannya untuk user yang berkontribusi paling banyak dalam menulis blog ataupun menambah knowledge ke aplikasi, kepada KM Star diberikan hadiah berupa voucher buku ataupun kesempatan untuk mengikuti training eksternal. Hal ini diharapkan dapat memotivasi user untuk aktif berpartisipasi dalam menerapkan budaya knowledge sharing.
83
4.1.2
Menghubungkan Knowledge Management dan S trategi Organisasi Pada langkah kedua, peneliti mengidentifikasi tujuan dan strategi dari divisi
MAI untuk menyelaraskannya dengan rancangan prototype aplikasi KM dengan tahapan sebagai berikut: a. M engidentifikasi Tujuan Divisi M anagement Automation Information b. Analisis Strategi Pendekatan Ekspansif Knowledge Management c. Analisis Strategic Knowledge Gap dengan Zack Framework d. Analisis SWOT untuk Prototype Knowledge Management Berikut uraian dari tiap tahapan pada langkah kedua: a. Mengidentifikasi Tujuan Divisi Management Automation Information Adapun tujuan dari divisi M AI Orang Tua Group adalah sebagai berikut: •
M eningkatkan kinerja, kemudahan akses, keamanan, dan kehandalan infrastruktur dan manajemen Teknologi Informasi.
•
M enyediakan layanan teknologi dan otomatisasi reporting yang efisien dan efektif
•
M enjadi penggerak proses dan teknologi inovatif untuk mentransformasi layanan M AI. Konsep KM sejalan dengan tujuan dari divisi M AI untuk meningkatkan
kinerja melalui knowledge yang dimiliki oleh karyawannya, kemudahan akses, dan teknologi inovatif untuk mentransformasi layanan yang lebih baik dan cepat.
84
b. Analisis Strategi Pendekatan Ekspansif Knowledge Management Untuk memilih pendekatan ekspansif dalam perancangan prototype aplikasi KM pada subdivisi Orafin, apakah strategi codification atau internalization yang lebih tepat, peneliti melakukan analisis strategi bisnis berdasarkan tabel Perbandingan Strategi KM Codification dan Personalization yang telah diuraikan sebelumnya pada Bab III, hasilnya adalah sebagai berikut:
Tabel 4.1 Hasil Perbandingan Strategi Knowledge Management Codification dan Personalization pada S ubdivisi Orafin Orang Tua Group Pertanyaan
Tipe Pendekatan
Hasil Analisis
S trategi Bisnis
Ekspansif
Pada tipe bisnis apa Subdivisi Oracle Financial bertanggung jawab Codification perusahaan berada?
untuk me-maintain aplikasi Oracle Financial, memberikan layanan problem solving dengan cepat
dan
tepat,
serta mengkustomisasi
report-report yang digunakan oleh divisi pembukuan dari semua business unit yang tergabung pada OT Group. Berapa banyak materi Beberapa materi seperti user manual dan Personalization lama, proyek
seperti
data daftar report dapat langsung digunakan
sebelumnya, kembali oleh user sebagai referensi, namun
dokumen-dokumen
untuk kasus mempunyai kemungkinan untuk
yang sudah ada, dan menjadi suatu masalah yang unik. Karena itu dokumentasi proyek tetap perlu melakukan analisis apakah kasus yang kembali
digunakan yang
sedang
ditangani
serupa
dengan
sebagai dokumentasi kasus yang sudah pernah terjadi.
bagian proyek baru?
85
Bagaimana gambaran IT merupakan primary enabler pada subdivisi Codification peranan
IT
pada Orafin agar aplikasi dapat digunakan semua
proses
kerja user operasional untuk melakukan proses
perusahaan?
bisnis akuntansi dan keuangan pada semua lokasi kantor dan pabrik yang berlainan. Pada perancangan prototype aplikasi KM yang diajukan,
IT
akan
mendukung codified
knowledge (reports, documentation, code) dalam bentuk reusable form. Bagaimana
struktur Peneliti mengusulkan agar diberikan reward Codification
reward-nya?
kepada karyawan atas dasar kontribusinya kepada knowledge base, karena
nantinya
untuk help desk juga akan terintegrasi dengan prototype aplikasi KM . Bagaimana knowledge
User akan mengacu pada dokumen atau Codification ditukar database best practices yang menyimpan,
atau ditransfer?
mendistribusikan,
dan
mengumpulkan
codified knowledge, serta tacit knowledge seperti pengalaman pemecahan dieksplisitkan
kasus
yang diperoleh diusahakan
sehingga
dapat
dari untuk
dijadikan
pembelajaran bagi orang lain juga. Di
mana
skala Skala ekonomis pada subdivisi Orafin berada Codification
ekonomis perusahaan pada penggunaan kembali knowledge dan berada?
pengalaman
yang
mengaplikasikannya permasalahan baru.
sudah untuk
ada
dan
memecahkan
86
Apa tipe demografik Struktur tim Orafin dan tim user dari aplikasi Codification dari
struktur
perusahaan?
tim Orafin, yaitu divisi pembukuan dan keuangan merupakan tim yang kebanyakan anggotanya adalah
karyawan
dikepalai oleh
tingkat
junior
dengan
beberapa supervisor
dan
manajer divisi. Sumber: Diadaptasi dari Amrit Tiwana, “The Knowledge Management Toolkit,” Prentice Hall, 2002, p. 99-100 Isi tabel berdasarkan hasil analisis pada subdivisi Orafin Orang Tua Group
Berdasarkan hasil analisis perbandingan strategi KM di atas, maka lebih tepat jika perancangan KM pada subdivisi Orafin lebih berfokus pada pendekatan codification, yang memungkinkan penyimpanan, pemberian index, perolehan, dan penggunaan kembali knowledge, karena knowledge yang ada pada subdivisi Orafin cenderung tetap dan reusable, kecuali untuk pemecahan kasus yang mempunyai kemungkinan merupakan suatu masalah unik yang belum pernah terjadi, sehingga membutuhkan pendekatan personalization. Kasus-kasus yang pernah terjadi disimpan pada knowledge base juga dapat dijadikan referensi pada pendekatan personalization untuk analisis kasus lebih lanjut. Kebutuhan akan sistem knowledge management lebih didorong karena kebutuhan untuk manajemen knowledge yang lebih baik, pendokumentasian knowledge berdasarkan kategori tertentu dan sebagai media penyimpanan knowledge, maka pengembangan knowledge berada pada kategori combination berdasarkan model SECI dari Nonaka, yaitu proses pengembangan dari eksplicit knowledge ke explicit knowledge.
87
c. Analisis Strategic Knowledge Gap dengan Zack Framework Peneliti menggunakan Zack Framework untuk melakukan analisis mengenai strategic knowledge gap yang ada pada subdivisi Orafin, dengan menjawab empat pertanyaan kunci berikut: •
Apa yang harus diketahui oleh perusahaan?
•
Apa yang perusahaan ketahui?
•
Apa yang harus dilakukan perusahaan?
•
Apa yang dapat dilakukan perusahaan? Gap antara apa yang seharusnya diketahui perusahaan dengan apa yang
sudah diketahui perusahaan sekarang akan menjadi knowledge gap, begitu juga perbedaan antara apa yang seharusnya perusahaan lakukan dengan yang dilakukan oleh perusahaan sekarang akan menjadi suatu strategy gap. Setelah
mengetahui apa yang seharusnya dilakukan,
kemudian
perusahaan dapat mengidentifikasi knowledge apa saja yang diperlukan agar dapat melakukan hal-hal yang seharusnya dan menjalankan strateginya (strategy-knowledge link). Demikian
pula apa yang diketahui sekarang oleh
perusahaan
menentukan hal-hal apa saja yang dapat dilakukan oleh perusahaan dengan knowledge yang dimilikinya (knowledge-strategy link).
88
Apa yang harus diketahui oleh perusahaan?
Apa yang harus dilakukan perusahaan?
• Cara input yang benar ke aplikasi modul Orafin (AP, AR, FA, GL, CM) secara keseluruhan. • Best practice untuk menangani kasus dengan cepat dan tepat • Informasi mengenai syarat dan kondisi tertentu yang harus terpenuhi agar transaksi dapat masuk ke dalam report bersangkutan.
• Mendokumentasikan dan sosialisasi semua knowledge di Orafin (cara input, koreksi transaksi, fungsi dan paramet er report) agar dapat diakses oleh user secara online ketika dibutuhkan dan user lebih mandiri dalam problem solving. • Menyediakan cara penanganan kasus yang lebih sistematis dengan help desk, agar dapat di-monitoring apakah kasus sudah terselesaikan, oleh siapa, dan bagaimana caranya.
Strategyknowledge link
Knowledge gap
Strategy gap
Apa yang perusahaan ketahui? • Knowledge untuk menyelesaikan kasus masih bersi fat tacit pada masingmasing karyawan, belum ada dokumentasi sebagai referensi problem solving untuk user operasional. • Informasi mengenai fungsi, paramet er, cara untuk menjalankan report-report modul Orafin, sedangkan ketentuan dan source tabel report tidak didokumentasikan.
Apa yang dapat dilakukan perusahaan?
Knowledgestrategy link
• Kasus-kasus ditangani via email dikirimkan kepada staff Orafin dan akan ditangani secara personal, umumnya melakukan analisis masalah kembali dari awal. • Ketika ada masalah pada report, untuk menelusuri penyebabnya harus menghubungi programmer agar diperoleh dat a langsung dari source code mengenai ketentuan dan source tabel untuk report bersangkutan
Gambar 4.3 Strategic Knowledge Gap dengan Zack Framework pada S ubdivisi Orafin Sumber: Diadaptasi dari Amrit Tiwana, “The Knowledge Management Toolkit,” Prentice Hall, 2002, p. 103 Isi disesuaikan berdasarkan hasil analisis pada subdivisi Orafin Orang Tua Group
89
d. Analisis S WOT untuk Prototype Knowledge Management M enurut Thompson, Strickland, dan Gamble (2008, p97) menilai kekuatan dan kelemahan sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan serta kesempatan dan ancaman dikenal sebagai analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, dan Threat).
Untuk menghubungkan knowledge management
dengan strategi perusahaan, peneliti juga melakukan analisis SWOT untuk perancangan prototype aplikasi KM yang diuraikan sebagai berikut. 1. Strength, poin-poin yang mendukung prototype aplikasi KM meliputi: •
Dari segi infrastruktur divisi M AI di OT sudah mendukung untuk implementasi prototype aplikasi KM yang dirancang. Jaringan seperti intranet sudah tersedia sehingga dapat memanfaatkan jaringan yang ada, serta semua user juga sudah tergabung ke domain dan dapat saling terkoneksi.
•
Value kelima dari OT adalah innovation dan salah satu tujuan divisi MAI yaitu menjadi penggerak proses dan teknologi inovatif. Konsep dan prototype aplikasi KM sejalan dengan inovasi untuk mendukung perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik menjadi suatu learning organization, sehingga seharusnya penerapan KM dapat memperoleh dukungan dari manajemen yang menjadi salah satu kunci suksesnya KM di perusahaan, terutama untuk penyusunan kebijakan mengenai penggunaan KM dan pembentukan knowledge sharing.
90
2. Weakness, adapun kelemahan yang mungkin dapat menjadi penghambat di antaranya: •
Dibutuhkan investasi tambahan, baik untuk investasi lisence software maupun tambahan waktu atau tenaga kerja untuk memaintain aplikasi dan knowledge base agar tetap up-to-date.
3. Opportunity, kesempatan atau peluang yang dapat diperoleh dari prototype aplikasi KM : •
Pendokumentasikan knowledge menjadi lebih baik.
•
Penanganan service request penyelesaian kasus lebih terstruktur.
•
Akses kepada knowledge menjadi lebih mudah dan cepat.
4. Threat, ancaman-ancaman yang dihadapi antara lain: •
Resistence to change dari user, kesuksesan dari KM bergantung pada partisipasi aktif user dan kebersediaan mereka untuk mau berubah mengikuti prosedur baru yang dirancang untuk sistem KM . Keengganan user untuk beradaptasi menggunakan prototype aplikasi KM ataupun saling berbagi knowledge dapat menjadi ancaman yang signifikan.
4.2
Fase
kedua:
Analisis,
Perancangan,
dan
Pengembangan Sistem Berdasarkan informasi yang telah didapat dari fase pertama, maka pada fase kedua ini peneliti menganalisis, merancang, dan mengembangkan Knowledge
91
Management System dengan melakukan tahapan-tahapan sebagai berikut, yaitu: 1) M erancang Knowledge Management Platform, 2) M engidentifikasi knowledge di subdivisi Orafin, 3) M erancang tim untuk KM , 4) M embuat blueprint dari sistem KM , dan 5) M engembangkan prototype aplikasi KM . 4.2.1
Merancang Knowledge Management Platform Dari hasil observasi dan pengumpulan informasi terhadap infrasruktur yang
berjalan pada tahap pertama, maka platform yang paling sesuai untuk prototype aplikasi KM ini adalah web application platform. Pemilihan platform ini dibuat berdasarkan beberapa kriteria utama yang harus dimiliki dari KM platform menurut Tiwana (2002, p130), yaitu sebagai berikut: 1. Jumlah dari user prototype aplikasi KM cukup banyak, yaitu staff Orafin dan pembukuan yang mencapai 20 orang, karena itu dengan menggunakan installasi web application dan maintenance aplikasi menjadi lebih mudah. 2. Tampilan prototype aplikasi berupa website, sehingga user sudah terbiasa dalam menggunakannya dan lebih mudah untuk diakses oleh semua user. 3. Prototype aplikasi KM tidak digunakan untuk memproses transaksi yang rumit, hanya digunakan untuk menyimpan dan menyediakan informasi sesuai kebutuhan user, sehingga tidak membutuhkan timeout yang besar. 4. Fleksibel dan mudah untuk dikustomisasi sesuai kebutuhan .
Prototype aplikasi KM akan dikembangkan dengan menggunakan aplikasi yang sudah ada dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Peneliti mencoba
92
membandingkan antara dua buah web application, yaitu aplikasi open source “Jombla“ dan“ Windows Sharepoint Services (WSS)“ untuk menentukan aplikasi apa yang paling sesuai dalam pengembangan prototype aplikasi KM di subdivisi Orafin. Tabel berikut adalah hasil perbandingan dan analisisnya.
Tabel 4.2 Hasil Perbandingan Application Jombla dan Windows Sharepoint Services Kriteria
Keterangan
Sytem
Sistem
Requirement
dibutuhkan
Jombla
WSS
yang M embutuhkan
menjalankan aplikasi.
M embutuhkan
untuk aplikasi PHP, web aplikasi ASP .Net, web server
apache dan web server IIS dan
data base MySql
data
base
SQL
Server Consistent
M udah
untuk Design-nya menarik. Desainnya
lebih
and easy-to- digunakan.
Lebih
mudah simple. Terdiri dari
use
digunakan
karena banyak
client
interface
tampilannya
list
dan lebih
dan sulit
setting-annya
digunakan,
karena
sederhana.
setting-annya lebih detail.
Features
Fitur-fitur yang sudah Fitur yang tersedia Fitur yang tersedia ada
dan
digunakan.
bisa cukup seperti group, searching approval.
lengkap, kurang lebih sama, pembuatan tetapi
pengaturan
kategori, penggunaan
fitur-
dan nya lebih fleksibel.
93
Security
Harus
mempunyai Setting
pengamanan terhadap nya data.
permission- Setting permissionhanya
bisa nya
sampai tingkat menu menu saja.
Belum
mengatur
bisa
untuk
dan
bisa bahkan
fitur, sampai
hak mengatur
pengaksesan
untuk mana
setiap fitur.
view
saja
yang
boleh di akses oleh setiap user.
Flexibility
M udah untuk diubah Kustomisasi
and
sesuai
customize-
kebutuhan user.
bility
dengan terlalu Untuk
tidak Lebih
fleksibel,
fleksibel. mudah
untuk
penambahan dikustomisasi.
informasi
Penambahan
membutuhkan
informasi
dapat
penambahan dari sisi dilakukan
dengan
coding-nya.
dengan
bisa
Tidak mudah membuat hanya
tampilan view sesuai menambahkan dengan
yang settingan.
diinginkan.
di
Dapat
membuat list dan mengatur
view
sesuai dengan yang diinginkan. Sumber: Gema dan Celline
Dari hasil perbandingan pada tabel 4.2, maka aplikasi yang peneliti pilih untuk pengembangan prototype aplikasi KM di subdivisi Orafin adalah Windows Sharepoint Services, dengan pertimbangan sebagai berikut:
94
1. Sistem yang dibutuhkan sudah tersedia di Subdivisi Orafin. 2. Lebih fleksibel dan mudah untuk dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan tanpa harus banyak melakukan penambahan coding. 3. Fitur-fitur dan settingan yang sudah ada lebih lengkap dan lebih detail. 4. Kapasitas penyimpanan data lebih besar dan maintenace data lebih mudah dengan menggunakan SQL Server M anagement Studio.
4.2.2
Identifikasi Knowledge pada subdi visi Orafin Identifikasi knowledge dilakukan untuk mengetahui kebutuhan knowledge
apa saja yang penting untuk disimpan pada prototype aplikasi KM , sehingga dapat memenuhi kebutuhan user akan knowledge. Pada tahap ini peneliti akan membahas: a. M odul-modul pada Oracle Financial b. Knowledge pada subdivisi Oracle Financial Berikut ini akan dibahas tiap poin di atas dengan lebih rinci. a. Modul-modul pada Oracle Financial Sebagai tahap awal identifikasi knowledge, peneliti mempelajari proses bisnis dari masing-masing modul yang ada pada Oracle Financial (Orafin). Orafin terdiri dari 5 modul, yaitu Accounts Payables, Accounts Receivables, General Journal, Fixed Assets, dan Cash Management. 1. Accounts Payable (AP) Proses bisnis dari modul AP dimulai dari pembuatan invoice atas tagihan yang diterima dari supplier, pencatatan uang muka atas pembelian barang,
95
retur pembelian, hingga pembayaran atas invoice (payment), ataupun jika ada kelebihan bayar kepada supplier dicatat sebagai refund.
Gambar 4.4 Proses Accounts Payable Sumber: Dokumen Perusahaan
2. Accounts Receivable (AR) Pada modul AR, proses bisnisnya dimulai ketika Sales Order (SO) yang berasal dari modul Order Management (Oracle Process M anufacturingi) diproses menjadi invoice (autoinvoice) ataupun pembuatan invoice manual tanpa SO yang kemudian akan dikirimkan kepada customer, pencatatan retur penjualan,
penerimaan
pembayaran
dari customer,
serta mencatat
penerimaan uang selain dari customer dan pembayaran selain kepada supplier (Order to cash).
96
Gambar 4.5 Proses Accounts Receivable Sumber: Dokumen Perusahaan
3. General Journal (GL) Setiap akhir bulan, pada modul GL dilakukan import jurnal yang berasal dari modul-modul lain, seperti AP, AR, FA, dan beberapa modul lainnya dari Oracle Process M anufacturing. Selain jurnal hasil import, juga dapat dibuat jurnal manual untuk mencatat jurnal yang tidak berhubungan dengan akun kas/bank, piutang, persediaan, uang muka pembelian dan hutang, aktiva tetap. Jurnal Spreadsheet untuk jurnal yang di-input dari Aplication Desktop Integrator (tools Oracle yang terintegrasi dengan M icrosoft Excel untuk proses enter journal, enter budget, run Financial Reports, dan create assets pada modul FA), jurnal allocation untuk mencatat jurnal yang berulang (akun dan jumlahnya) untuk beberapa periode, serta pada akhir
97
tahun di GL dilakukan revaluation untuk menghitung dan membuat jurnal revaluasi saldo akun kas dan bank dalam mata uang asing dengan menggunakan kurs tengah Bank Indonesia tanggal neraca.
Gambar 4.6 Proses General Journal Sumber: Dokumen Perusahaan
4. Fixed Assets (FA) M odul Fixed Assets digunakan untuk pencatatan asset yang masa kegunaannya lebih dari satu tahun. Pada akhir bulan, invoice untuk pembelian fixed asset dari modul AP setelah di-transfer ke GL, juga akan di-transfer ke modul FA untuk di-create sebagai asset, dikelompokan berdasarkan
kategori
asset
dan
masa
penyusutannya,
dihitung
penyusutannya setiap bulan, dan di-retire jika asset dijual ataupun telah habis disusutkan.
98
Gambar 4.7 Proses Fixed Assets Sumber: Dokumen Perusahaan
5. Cash Management (CM) Proses reconcile payment (dari modul AP) dan reconcile receipt (dari modul AR) dilakukan di modul CM . Reconcile payment untuk merekonsiliasi pencatatan payment dengan Buku Kas/Bank dengan mengubah status payment dari Negotiable menjadi Reconciled (Unaccounted), sedangkan reconcile receipt berfungsi untuk merekonsiliasi pencatatan receipt dengan Buku Kas/Bank dengan mengubah status receipt dari Remitted menjadi Cleared. b. Knowledge pada S ubdivisi Orafin Setelah
mempelajari proses
bisnisnya,
maka dapat
diidentifikasi
knowledge yang ada pada modul-modul Orafin di antaranya meliputi:
99
1. Proses bisnis dari setiap modul. 2. Keterangan, panduan penggunaan, dan cara input pada setiap form di aplikasi Oracle. 3. Cara-cara untuk mengkoreksi transaksi dan mengatasi kasus yang sering terjadi. 4. Fungsi dan cara run report beserta parameternya. Untuk dapat memahami lebih lanjut knowledge apa saja yang ada pada subdivisi Orafin, maka berikut akan diuraikan satu per satu: 1. Proses bisnis dari setiap modul Proses bisnis dari setiap modul yang dipegangnya merupakan knowledge dasar yang harus dimiliki oleh setiap user, sehingga mereka dapat memahami urutan terjadinya transaksi, serta proses yang harus dilakukan pada akhir periode sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Untuk itu, subdivisi Orafin sudah memiliki Standard Operating Procedure (SOP) dalam bentuk file yang ditempatkan di file server. 2.
Keterangan, panduan penggunaan, dan cara input pada setiap form
di aplikasi Oracle User harus mengetahui definisi dan keterangan dari setiap form agar mereka dapat mengerti maksud dari penginputan dan fungsi setiap form yang mereka gunakan, selain itu panduan penggunaan serta petunjuk cara pakai aplikasi juga diperlukan, sehingga user dapat mengetahui urutan dari setiap form yang harus digunakan untuk meng-input suatu proses transaksi sampai dengan menampilkan report. Selain penginputan dari aplikasi Oracle, untuk
100
input jurnal dan budget (modul GL), input asset (modul FA) dengan template dari M icrosoft Excel bisa dilakukan melalui Applications Desktop Integrator (ADI), maka untuk user yang bertanggung jawab atas modul GL dan FA juga perlu mengetahui bagaimana menggunakan ADI. Setiap tipe transaksi memiliki fungsi dan ketentuan yang berbeda, misalnya invoice pada modul AP terdiri dari 5 tipe: •
Purchase Order (PO)-Related supplier
atas
pembelian
: untuk
mencatat
barang/jasa/biaya
hutang kepada
yang
menggunakan
Permintaan Pembelian, PO, dan Laporan Penerimaan Barang. •
Manual Invoice
: untuk mencatat Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
invoice non IDR, hutang PPh, ongkos angkut barang jadi, dan mencatat koreksi karena harga tagihan lebih besar dari harga PO untuk tagihan yang diterima pada periode yang berbeda dengan LPB •
Debit Memo
: untuk mencatat retur pembelian pada periode yang
berbeda dengan invoice-nya, bernilai minus. •
Credit Memo
: untuk mencatat koreksi karena harga tagihan lebih
kecil dari harga PO untuk tagihan yang diterima pada periode yang berbeda dengan Receipt. •
Prepayment
: untuk mencatat uang muka kepada supplier atas
pembelian barang/jasa/biaya User wajib untuk mengetahui karakteristik setiap tipe transaksi yang ada pada masing-masing modul agar transaksi diinput dengan
tipe yang sesuai.
101
Biasanya user manual untuk cara input transaksi pada setiap modul dibagikan kepada user peserta training dalam bentuk hardcopy. 3. Cara-cara untuk mengatasi kasus yang sering terjadi Pengetahuan untuk problem solving, baik karena error sistem ataupun human error sangat penting dikuasai oleh tim Orafin sendiri dan user-nya, agar ketika terjadi masalah dapat ditangani dengan segera sehingga tidak mengganggu keberlangsungan proses bisnis lainnya pada aplikasi. User perlu memahami cara untuk melakukan koreksi pada kondisi tertentu. M isalnya, untuk invoice tipe Prepayment, setelah validate tidak dapat di-reverse, tetapi harus dengan cara Cancel untuk membatalkannya. Contoh kasus yang sering terjadi di antaranya adalah selisih antara modul GL dan AP, langkah awal untuk mencari penyebab selisihnya adalah dengan memeriksa apakah ada jurnal manual di GL untuk akun yang selisih tersebut. Knowledge untuk pemecahan kasus seperti ini lebih bersifat tacit, meningkat seiring dengan bertambahnya pengalaman kerja karyawan. Knowledge untuk mengatasi kasus penting dikuasi oleh user agar ketika terjadi kasus yang sama, knowledge yang tersimpan pada knowedge base dapat digunakan kembali sebagai referensi. 4. Fungsi, parameter, dan cara run report beserta sumber tabelnya. M asing-masing modul Orafin memiliki report tersendiri untuk menampilkan data-data transaksi sesuai dengan fungsi dan parameter tertentu. Secara umum, ada 3 jenis report yang ada di modul-modul Orafin: •
Report AII, report ini hasil kustomisasi dari report standard Oracle dan dapat di-run langsung dari aplikasi Oracle. Report AII ada yang
102
berfungsi hanya untuk menampilkan data saja dan ada juga yang merupakan proses seperti AII: Tax Invoice – Simple Form untuk memproses Faktur Pajak Sederhana. •
Report Business Intelligent Servise (BIS), tool untuk run report BIS dalam format berbasis web (html), hasil report ditampilkan per sheet dan bisa di-export ke format lain seperti Excel, HTM L, dan lain-lain.
•
Report Financial Statement Generator (FSG) untuk run Laporan Keuangan dari Oracle Applications dalam format text file ataupun dapat menggunakan ADI untuk submit dan publish report dengan template M icrosoft Excel. Untuk
mendapatkan
informasi
yang
dibutuhkan,
user
harus
mengetahui fungsi report, persyaratan apa saja yang harus terpenuhi agar data dapat ditampilkan di report, serta penggunaan parameternya. Dokumentasi daftar report apa saja yang ada pada modul Orafin sudah ada, namun belum di-share untuk semua user. Sumber tabel dari mana report diambil datanya juga perlu diketahui, agar jika terjadi selisih dapat diperbandingkan data mana yang benar dan yang salah. Saat ini source tabel untuk masing-masing report tidak didokumentasikan.
4.2.3
Merancang Tim untuk Knowledge Management Pada perancangan prototype aplikasi knowledge management di subdivisi
Orafin perlu dibentuk suatu tim yang akan bekerja sama, baik dalam perancangan
103
prototype aplikasinya ataupun mensosialisasikan budaya untuk saling berbagi knowledge. Untuk rancangan tim untuk proyek knowledge management dibedakan menjadi 2, yaitu (1) Tim pengembang awal dari prototype aplikasi knowledge management dan (2) Tim maintenance, pengembang, dan pengguna dari prototype aplikasi knowledge management a. Tim Pengembang Awal dari Prototype Aplikasi Knowledge Management Pada tabel di bawah ini, diuraikan peran dan karakteristik dari tim pengembangan awal prototype aplikasi KM pada subdivisi Orafin. Tabel 4.3 Rancangan Tim Proyek Knowledge Management Fokus
Tim
Shareholder
Perannya pada Proyek
Karakteristik yang
Group
Knowledge Management
dibutuhkan
Tim Orafin
M enyedikan fungsional
keahlian M engerti dan
proses
bisnis bisnis pada modul
yang ada pada modul Orafin. Orafin.
M emiliki
keahlian
Berpartisipasi pada tahap interpersonal dan tim proses
perancangan yang baik.
prototype aplikasi KM
Bersedia
untuk
sesuai dengan kebutuhan melihat dari sudut akan knowledge.
pandang fungsional
M embantu pada tahap lainnya. implementasi rancangan prototype,
input
knowledge yang sudah ada ke dalam knowledge base.
104
Teknologi
Tim Software M enyediakan
keahlian M engerti
teknologi
dan
dari sisi teknologi dan dengan baik.
Hardware
jaringan.
M empunyai kemam-
M engembangkan
puan
interpersonal
prototype aplikasi secara yang baik. teknis.
Bersedia
Berpartisipasi
untuk
langsung memahami
dalam instalasi prototype perspektif
yang
aplikasi KM .
diberikan
oleh
M emberikan
perspektif anggota tim lainnya
mengenai kapabilitas dari dan
secara
aktual
dan mampu
fungsional
sistem menggabungkannya
keterbatasan
ataupun teknologi yang ke dalam rancangan. sudah ada sekarang. Organisasional
Technology
M endukung
&Information
proyek.
Manager
M emberikan visi yang strategis.
legitimasi M emahami
proses
manajemen
dan
berkorelasi
dengan
keseluruhan
M emiliki
visi kredibilitas.
perusahaan secara luas.
M emiliki
posisi
M endukung sumber daya kepemimpinan yang yang diperlukan.
kuat di mana semua
M endukung
kebijakan anggota tim dapat
untuk
sosialisasi menerimanya.
knowledge management M emiliki
gagasan
dan budaya knowledge yang jelas mengenai sharing.
gambaran yang lebih besar dari di mana
105
seharusnya knowledge
berada
pada perusahaan. Sumber: Diadaptasi dari Amrit Tiwana, “The Knowledge Management Toolkit,” Prentice Hall, 2002, p. 204 b. Tim Maintenance, Pengembang, dan Pengguna dari Prototype Aplikasi Knowledge Management Berikut adalah job description dari masing-masing anggota tim maintenance, pengembang, dan pengguna dari prototype aplikasi KM : •
Tim Software Sebagai administrator yang melakukan setting prototype aplikasi KM (add user, setting menu, add/remove section & category)
•
Tim Hardware Trouble Shooting (konfigurasi server and aplikasi).
•
Orafin Staff M engumpulkan dan membuat dokumentasi dari knowledge-knowledge yang sudah ada untuk di-input ke dalam knowledge base, melakukan add/remove articles, dan help desk support.
•
Orafin Supervisor M elakukan approval terhadap semua knowledge baru baik articles atau comment baru yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi dan memberikan supervisi mengenai knowledge apa saja yang penting untuk di-input ke dalam knowledge base.
106
•
Orafin Manager Sebagai
team
leader,
membuat
perencanaan
dan
strategi
untuk
pengembangan knowledge lebih lanjut pada subdivisi Orafin. •
Technology and Information Manager Sebagai penggerak yang mendukung perancangan prototype aplikasi KM dan menetapkan kebijakan prosedur dan sosialisasi penggunaan prototype.
•
Divisi Pembukuan dan Keuangan M erupakan end user yang merupakan pengguna dari prototype aplikasi KM untuk memperoleh informasi dan knowledge, selain itu mereka juga dapat berpartisipasi untuk menambahkan artikel, berdiskusi dalam forum, dan men-submit kasus-kasus yang terjadi ke dalam prototype aplikasi KM agar dapat dicarikan solusi penanganan dari kasus-kasus tersebut..
4.2.4
Membuat Blueprint dari S istem Knowledge Management Proses pembuatan blueprint dari sistem knowledge management dilakukan
setelah peneliti melakukan proses user requirement yang melibatkan manajer Orafin dan beberapa staff dari Orafin. Berdasarkan dari analisis kebutuhan dan knowledge yang dibutuhkan maka peneliti mencoba membuat blueprint dari sistem KM yang sesuai dengan kebutuhan di subdivisi Orafin. Setelah blueprint tersebut selesai, maka blueprint tersebut diserahkan kepada manajer Orafin dan beberapa staff Orafin yang terlibat untuk dilihat dan diperiksa apakah sudah sesuai dengan
107
kebutuhan mereka. Setelah mereka setuju maka blueprint tersebut di-approve dan peneliti mulai membuat prototype aplikasi KM bedasarkan blueprint tersebut. Pada blueprint dari sistem knowledge management ini, peneliti mencoba menggambarkan secara detil mengenai rancangan dari prototype aplikasi KM yang akan dikembangkan, yaitu a.) mendefinisikan modul-modul yang akan dibuat, b.) menggambarkan rancangan struktur menu, c.) menggambarkan rancangan layar dari setiap menu serta menjelaskan fungsi dari setiap menu, dan d.) menggambarkan flow dan proses apa saja yang ada pada setiap menu. a. Modul-Modul pada Prototype Aplikasi Knowledge Management Berikut ini adalah modul-modul yang akan dibangun pada prototype aplikasi KM , yaitu sebagai berikut: •
Wiki Page M odul ini berfungsi untuk membuat page (halaman) yang dapat digunakan untuk memberikan informasi kepada user mengenai petunjuk penggunaan aplikasi dan fungsi dari setiap menu yang ada di aplikasi, selain itu juga dapat digunakan untuk memberikan pengumuman-pengumuman. Pada modul ini hanya user admin saja yang mempunyai hak akses untuk menambahkan dan menghapus page. Nantinya jika ada artikel dari blog atau Knowledge Base yang dirasakan perlu untuk ditambahkan ke dalam wiki page berdasarkan keputusan dari Orafin Supervisor, maka Admin akan membuatkan page baru yang berisi artikel atau Knowledge Base tersebut.
108
•
Document Library M odul ini berfungsi untuk sharing dokumen-dokumen yang dimiliki perusahaan, seperti manual book, format laporan atau form, dan dokumen-dokumen lainnya.
•
Discussions Board M odul ini berfungsi sebagai forum diskusi dimana setiap user dapat saling berkomunikasi dan bertukar pikiran dalam membahas suatu masalah.
•
Blog M odul ini berfungsi untuk sharing knowledge, setiap user dapat membuat artikel mengenai suatu hal yang diketahuinya atau informasi-informasi terbaru dan artikel tersebut dapat dibaca oleh user lainya, selain itu user lain juga bisa ikut berpartisipasi terhadap artikel yang sudah di-publish dengan memberikan comment.
•
Picture Library M odul ini berfungsi untuk sharing gambar-gambar atau logo yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga memudahkan pencarian saat dibutuhkan.
•
Knowledge Base M odul ini berfungsi untuk menyimpan solusi-solusi dari setiap kasus yang pernah terjadi, selain itu dapat juga digunakan untuk
109
menyimpan informasi lainnya yang dapat digunakan sebagai petunjuk dalam menangani suatu kasus. •
Help Desk M odul ini berfungsi untuk menangani permasalahan yang dilaporkan oleh user agar dapat di-manage dengan lebih baik. Setiap masalah yang masuk dapat diberikan prioritas dan dapat di-monitoring statusnya apakah sudah selesai atau belum.
•
Frequently Asked Questions (FAQ) M odul ini berfungsi untuk menampilkan pertanyaan beserta dengan jawaban dari setiap hal yang sering ditanyakan oleh user.
•
Survey M odul ini berfungsi untuk membuat kuisioner. Kuisioner tersebut dapat
digunakan
untuk
mengumpulkan
data,
infomasi,
dan
mendapatkan masukkan dari user mengenai suatu hal atau masalah. •
Setting M odul ini berfungsi untuk melakukan pengaturan terhadap prototype aplikasi yang dibangun, yaitu meliputi penambahan user dan groups, pengaturan permissions untuk setiap user dan groups, penambahan dan penghapusan menu, dan pengaturan lainnya.
b. Rancangan S truktur Menu Prototype Aplikasi Knowledge Management Dari hasil analis is dan pemilihan platform pada langkah sebelumnya telah ditetapkan bahwa prototype aplikasi KM ini akan dibangun dengan
110
mengunakan web base application platform, karena itu peneliti mencoba merancang tampilan dan menu dari aplikasi ini menyerupai website pada umumnya di mana terdapat hyperlink-hyperlink sebagi navigator untuk berpindah dari satu menu ke menu yang lainnya. Berikut ini adalah gambar dari rancangan struktur menu pada prototype aplikasi KM .
Gambar 4.8 S truktur Menu Prototype Aplikasi Knowledge Management Sumber: Gema dan Celline Liawan
111
c. Rancangan Layar Prototype Aplikasi Knowledge Management Berikut adalah rancangan layar dari setiap menu yang akan dibangun pada prototype aplikasi KM . Pada prototype aplikasi KM ini peneliti merancang menggunakan Master Page. Master Page merupakan sebuah halaman utama dari sebuah website yang dibangun. Pada halaman master page ini terdapat beberapa frame untuk meletakan menu-menu, label dan bagian isi (content) dari website. Dengan menggunakan master page ini pada saat berpindah menu hanya bagian submenu, label dan content-nya saja yang akan berubah. Berikut adalah gambar dan penjelasan dari master page yang dirancang.
Gambar 4.9 Rancangan Layar Master Page Sumber: Gema dan Celline Liawan
112
Gambar di atas adalah rancangan layar master page, terdiri dari Judul website, logo perusahaan, top menu, submenu, page title, sign out, search, setting, dan content. •
Judul website merupakan nama dari prototype aplikasi KM .
•
Logo perusahaan, adalah tempat untuk meletakan logo perusahaan.
•
Top M enu, merupakan tempat untuk meletakan main menu pada prototype aplikasi KM .
•
Submenu, merupakan tempat untuk meletakan submenu yang ada dari setiap main menu.
•
Page Title, merupakan tempat untuk menampilkan judul dari menu yang sedang diakses.
•
Sign Out, merupakan hyperlink yang dapat digunakan untuk keluar dari prototype aplikasi KM .
•
Search, merupakan tempat untuk memasukan kata kunci yang digunakan untuk melakukan pencarian terhadap data atau content pada prototype aplikasi KM .
•
Setting, merupakan tombol untuk menuju menu setting pada prototype aplikasi KM .
•
Content, merupakan isi atau tampilan dari menu yang diakses.
113
Gambar 4.10 Rancangan Layar Halaman Login Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan pertama kali ketika user mengakses aplikasi. Halaman tersebut digunakan oleh user untuk melakukan otentifikasi untuk masuk ke dalam prototype aplikasi KM . Setiap user harus memasukkan user name dan password, tekan tombol OK untuk masuk ke prototype aplikasi dan tekan Cancel untuk membatalkan masuk ke prototype aplikasi. Jika sudah berhasil masuk maka akan muncul halaman Home.
Gambar 4.11 Rancangan Layar Halaman Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
114
Gambar di atas adalah tampilan layar Home yang mempunyai lima menu, yaitu Wiki Pages, Discussions, Documents, Surveys, dan People and Groups.
Gambar 4.12 Rancangan Layar Halaman Wiki Pages Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Wiki Pages yang menampilkan daftar dari page yang ada pada prototype aplikasi KM . Daftar tersebut menampilkan informasi mengenai siapa dan kapan page tersebut dibuat dan dimodifikasi. Jika kita ingin melihat isi dari page tersebut, maka klik nama dokumennya, maka akan muncul view dari page tersebut. Pada menu ini kita juga dapat menambahkan page baru dengan menekan tombol New, mengubah page dengan menekan tombol Edit, dan menghapus page dengan menekan tombol Delete.
115
Gambar 4.13 Rancangan Layar Halaman Discussions Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar
di
atas
adalah
tampilan
layar
Discussions
yang
menampilkan daftar dari forum diskusi yang ada pada prototype aplikasi KM . Daftar tersebut menampilkan informasi mengenai subjek diskusi, siapa yang membuat subjek tersebut, jumlah user yang me-reply, dan tanggal terakhir diupdate. Pada menu ini kita juga bisa menambahkan subjek diskusi baru, menganti judul subjek, dan me-reply subjek.
116
Gambar 4.14 Rancangan Layar Halaman Documents Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Documents yang menampilkan daftar dari dokumen-dokumen yang ada pada prototype aplikasi KM . Daftar tersebut menampilkan informasi yang terdiri dari tipe dokumen, tanggal dokumen itu dibuat atau diubah, dan nama yang membuat atau mengubah dokumen tersebut. Pada menu ini kita bisa membuat dokumen baru dengan format .doc (word), mengubah isi dokumen, meng-upload dokumen dan menghapus dokumen. Tipe dokumen yang bisa di-upload ke prototype aplikasi KM ini adalah pdf, txt, dan format M icrosoft Office (Word, Excel, Power Point).
117
Gambar 4.15 Rancangan Layar Halaman Surveys Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.15 adalah tampilan layar Surveys yang menampilkan judul atau nama survey, deskripsi dari survey, tanggal survey dibuat, dan jumlah responden. Kita juga bisa melihat hasil dari survey tersebut dengan menekan tombol Show Result dalam bentuk grafik, dan melihat siapa saja responden yang ikut berpartisipasi dalam survey tersebut. Gambar 4.16 di bawah ini adalah tampilan layar People and Groups. Pada menu ini kita dapat mendaftarkan user, membuat user group, dan mengatur permissions dari setiap grup.
118
Gambar 4.16 Rancangan Layar Halaman People and Groups Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.17 Rancangan Layar Halaman Blog Sumber: Gema dan Celline Liawan
119
Gambar di atas adalah tampilan layar Blog. Pada halaman utama akan ditampilkan artikel-artikel terbaru, yang di posting oleh user. Halaman Blog ini terdiri dari menu Category, Other Blogs, Link, dan List.
Gambar 4.18 Rancangan Layar Halaman Category Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Category yang menampilkan list dari kategori yang ada. Fungsi dari kategori ini adalah untuk mengelompokkan artikel-artikel yang di-posting supaya mempermudah dalam proses pencarian artikel. Pada halaman ini kita dapat menambahkan kategori baru dengan menekan tombol New, mengubah deskripsi kategori dengan menekan tombol Edit, dan menghapus kategori dengan menekan tombol Delete.
120
Gambar 4.19 Rancangan Layar Halaman Other Blogs Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan
layar Other
Blogs yang
menampilkan list blog-blog yang lain, beserta dengan alamt URL nya. Jika kita mengklik URL tersebut maka akan muncul window baru untuk menampilkan halaman tersebut. Pada halaman ini kita dapat menambahkan alamat blog baru dengan menekan tombol New, mengubah alamat blog dengan menekan tombol Edit, dan menghapus alamat blog dengan menekan tombol Delete.
121
Gambar 4.20 Rancangan Layar Halaman Link - Pictures Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar
di atas
adalah
tampilan
layar Link-Pictures
yang
menampilkan list dari gambar-gambar yang sudah di-upload, beserta dengan nama gambar, ukuran gambar, dan ukuran dokumennya. Gambar yang diupload dapat dikelompokan ke dalam folder untuk mempermudah pencarian. Tekan tombol New untuk membuat folder baru, tekan tombol upload untuk meng-upload gambar baru, dan tekan tombol Delete untuk menghapus gambar. Gambar di bawah ini (Gambar 4.21) adalah tampilan layar LinkArchive yang menampilkan list yang berisi semua posting-an yang sudah di publish (approve). List tersebut menampilkan judul artikel, nama pembuat artikel, tanggal artikel di-publish, dan jumlah comment.
122
Gambar 4.21 Rancangan Layar Halaman Link - Archive Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.22 Rancangan Layar Halaman List - Post Sumber: Gema dan Celline Liawan
123
Gambar di atas adalah tampilan layar List-Post yang menampilkan list dari seluruh artikel yang ada di prototype aplikasi KM , baik yang sudah di approve maupun yang belum. Tekan tombol New untuk membuat artikel baru, tekan Edit untuk melakukan approve (yang dapat meng-approve hanya user yang diberikan permission untuk melakukan approval), dan tekan tombol Delete untuk menghapus artikel.
Gambar 4.23 Rancangan Layar Halaman List - Comments Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar List-Comments yang menampilkan list dari seluruh comments yang ada di prototype aplikasi KM . List tersebut terdiri dari judul artikel, nama yang membuat comment, dan judul dari comment-nya.
124
Gambar 4.24 Rancangan Layar Halaman Knowledge Base and Help Desk Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Knowledge Base and Help Desk. Halaman ini mempunyai dua menu utama, yaitu Knowledge Base yang berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan dan memanage solusi-solusi dari kasus yang pernah terjadi dan Help Desk yang berfungsi untuk memanage masalah penanganan kasus. Pada halaman utama di atas ditampilkan seluruh solusi yang telah dimasukan pada prototype aplikasi KM . Pada bagian My Document, secara default akan ditampilkan solusi milik masing-masing user. Pada bagian Recent Additions akan ditampilkan solusi yang baru didaftarkan, dan di bagian Recent Changes akan ditampilkan solusi yang baru mengalami perubahan. Pada bagian kanan layar terdapat beberapa list lainnya, yaitu sebagai berikut :
125
a.
Action, yaitu menu untuk menambahkan solusi baru, meng-upload dokumen, dan membuat keyword baru. Keyword berfungsi sebagai pengelompokan solusi agar mempermudah proses pencarian solusi yang terkait dengan suatu kasus.
b.
Announcements,
yaitu list yang menampilkan
pengumuman-
pengumuman terbaru. c.
Knowledge Request, yaitu list yang menampilkan daftar solusi yang sedang dibutuhkan dan berhubungan dengan penyelesaian suatu kasus.
d.
Experts, yaitu list yang bersikan daftar orang-orang expert yang dapat dihubungi dalam membantu mencari solusi.
Gambar 4.25 Rancangan Layar Halaman Knowledge Base and Help Desk – Knowledge Base Document Sumber: Gema dan Celline Liawan
126
Gambar di atas adalah tampilan layar Knowledge Base Document. Halaman ini menampilkan list yang berisikan seluruh solusi yang ada pada prototype aplikasi KM . Data yang ditampilkan adalah tipe solusi, nama solusi, nama pembuat solusi, tanggal solusi dibuat, keyword, dan artikel yang berhubungan dengan solusi tersebut. Tekan tombol New untuk menambahkan solusi, tekan tombol Upload untuk menambahkan dokumen, dan tekan tombol Delete untuk menghapus solusi.
Gambar 4.26 Rancangan Layar Halaman Knowledge Base and Help Desk – Help Desk Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Help Desk. Pada halaman ini terdapat list Announcement untuk menampilkan pengumuman, My Active Service Request untuk menampilkan data kasus atau kasus yang kita kirimkan (hanya menampilkan kasus milik user tertentu, sesuai dengan user login), dan
127
list Recently Updated FAQs untuk menampilkan list pertanyaan dan jawaban yang ada pada prototype aplikasi KM . Di bagian kanan layar terdapat link website yang dapat kita kunjungi sebagai referensi yang lain untuk mencari solusi.
Gambar 4.27 Rancangan Layar Halaman Knowledge Base and Help Desk – Service Rep Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Service RepHome. Halaman ini merupakan layar kerja untuk menangani kasus-kasus yang dikirimkan oleh user. Pada layar ini terdapat tiga buah list, yaitu: a.
Unknown Service Request, yaitu list yang menampilkan kasus-kasus yang baru dikirimkan dan belum ada yang menangani. Kasus yang tampil pada list ini belum bisa dikerjakan, atau dicarikan solusinya, sebelum ditentukan siapa yang akan menangani kasus tersebut. Pada
128
list tersebut supervisor Orafin dapat menentukan kepemilikan dari kasus tersebut agar dapat dicarikan solusinya. b.
Service Request Owned by Me, yaitu list yang menampilkan kasuskasus yang sudah dimiliki oleh masing-masing staff Orafin.
c.
Service Request Assigned to Me, yaitu list yang menampilkan kasuskasus yang harus dicarikan solusinya. Kasus-kasus yang tampil pada list tersebut adalah kasus yang sudah ditangani. Bedasarkan list tersebut maka staff Orafin harus menyelesaikan kasus tersebut sesuai dengan prioraitas yang sudah ditentukan sebelumnya.
d.
My Taks, yaitu list yang menampilkan daftar pekerjaan yang diberikan oleh supervisor Orafin
kepada masing-masing staff
Orafin. e.
Experts, yaitu list yang bersikan daftar orang-orang expert yang dapat dihubungi dalam membantu mencari solusi.
Gambar di bawah adalah tampilan layar Service Rep Home. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan status dari semua issue-issue yang ada pada prototype aplikasi KM .
129
Gambar 4.28 Rancangan Layar Halaman Knowledge Base and Help Desk – Service Rep Mgr Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
Pada halaman ini terdapat beberapa list, yaitu sebagai berikut : a.
Overall Service Request Status, yaitu list yang menampilkan kasuskasus berdasarkan statusnya (initiated, engaged, resolved, dan closed) dalam bentuk grafik dan persentase.
b.
Overall Services Request Priority, yaitu list yang menampilkan keadaan kasus-kasus berdasarkan prioritasnya (high, normal, dan low) dalam bentuk grafik dan persentase.
c.
My Taks, yaitu list yang menampilkan daftar pekerjaan yang diberikan oleh supervisor Orafin kepada masing-masing staff Orafin.
d.
Average Resolution Time, yaitu list yang menampilkan rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh staff Orafin dalam menyelesaikan kasus.
130
e.
Service Request, yaitu list yang menampilkan pilihan untuk melihat kasus-kasus yang ada berdasarkan kasus yang masih open, by status, by user, by owner, by assigned to, dan unknowned. Jika pilihan nama kasus tersebut diklik, maka sistem akan menampilkan kasus-kasus sesuai dengan urutan yang telah diatur sebelumnya.
Gambar 4.29 Rancangan Layar Halaman Knowledge Base and Help Desk – Create Service Request Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas adalah tampilan layar Create Service Request. Halaman ini merupakan halaman yang berfungsi untuk mengirimkan kasus baru. Data yang dimasukkan pada halaman ini adalah nama kasus, detail kasus, nama pengirim kasus, keyword, dan attachment file jika ada. Tekan tombol Save untuk mengirimkan membatalkan pengiriman kasus.
kasus, dan tekan tombol Cancel untuk
131
Sign Out
Log o Perusaha an
Home
Knowledge Managem ent
Knowledge Base and Help Desk
Blog
Seacrh
Setting
Setting - Create Create : New It em
Cr eate Site Settin g Creat e New Disscusion B oard Creat e New S urvey Creat e New A nnouncem ent
Gambar 4.30 Rancangan Layar Halaman Setting - Create Sumber: Gema dan Celline Liawan Gambar di atas adalah tampilan layar Setting-Create. M enu ini berfungsi untuk menambahkan disscusion board yang baru, membuat survey baru, dan membuat pengumuman-pengumuman baru.
Sign Out
Log o Perusaha an
Home
Knowledge Managem ent
Knowledge Base and Help Desk
Blog
Seacrh
Setting
Setting – Site Setting S ett ing
Cre ate Site Setting
Change Logo S et ti ng Top M enu S et ti ng Sub Menu S et ti ng Prem issions
Gambar 4.31 Rancangan Layar Halaman Setting – Site Setting Sumber: Gema dan Celline Liawan
132
Gambar di atas adalah tampilan layar Setting-Site Setting. M enu ini berfungsi untuk mengubah tampilan dan judul-judul menu. Pada menu ini kita bisa mengubah logo, mengganti judul top menu, mengganti judul submenu dan mengubah urutan dari submenu, selain itu kita juga bisa mengubah setting permissions.
d. Flow dan Proses pada menu Prototype Aplikasi Knowledge Management Untuk menggambarkan flow dan proses pada setiap menu di prototype aplikasi KM ini peneliti menggunakan State Transition Diagram (STD). Berikut ini adalah rancangan STD untuk setiap menu yang ada pada prototype aplikasi KM .
Gambar 4.32 State Transition Diagram Login Sumber: Gema dan Celline Liawan
133
Gambar 4.33 State Transition Diagram Menu Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.34 State Transition Diagram Menu Wiki Page Sumber: Gema dan Celline Liawan
134
Gambar 4.35 State Transition Diagram Menu Discussions Sumber: Gema dan Celline Liawan
Menu Doc uments Klik Category Document Untuk menampilkan List document
Klik menu Category Document Menampilkan List dokument
Category Document Klik Nama Document Untuk membuka document
Nama Docum ent
Klik New Untuk membuat document baru
New
Klik Upload Untuk meng-upload document
Upload
Klik delete Untuk menghapus document
Delete
Gambar 4.36 State Transition Diagram Menu Documents Sumber: Gema dan Celline Liawan
135
Gambar 4.37 State Transition Diagram Menu Surveys Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.38 State Transition Diagram Menu People and Groups Sumber: Gema dan Celline Liawan
136
Gambar 4.39 State Transition Diagram Menu Blog Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.40 State Transition Diagram Menu Category Sumber: Gema dan Celline Liawan
137
Gambar 4.41 State Transition Diagram Menu Others Blog Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.42 State Transition Diagram Menu Link Sumber: Gema dan Celline Liawan
138
Kli k men u Po st Me na mp ilk an L ist arti kel
Menu Lits
Kl ik Po st U ntuk m en amp il kan L ist artik el
Post Kl ik N ew Un tu k me mbu at arti kel b ar u
Kl ik Co mme nt U ntuk me n amp il kan L ist comm en t d ari se tia p arti kel
New
Kl ik Ed it U ntuk m en gu ba h arti kel
Edit
K lik D el ete Un tu k men gh ap us a rtike l
Delete
Kli k men u C omm en t Men am pi lka n Li st c omm en t da ri se ti ap a rtike l
Comment Kl ik Ed it U ntu k m en gu ba h statu s comm en t
Edit
K lik D el ete U ntuk me ng ha pu s com men t
Delete
Gambar 4.43 State Transition Diagram Menu List Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.44 State Transition Diagram Menu Knowledge Base and Help Desk Sumber: Gema dan Celline Liawan
139
Gambar 4.45 State Transition Diagram Menu Knowledge Base and Help Desk - Knowledge Base Mgr Sumber: Gema dan Celline Liawan
Klik menu Knowledge Base Document Menampilkan List solusi Menu Knowledge Base Doc um ent Klik Nama Category Untuk membuka blog tersebut Dan meng Approve (jika sebagai admin)
Nama Solusi
Klik New Untuk membuat solusi
N ew
Klik Upload Untuk meng-upload solusi
U pload
Klik Delete Untuk menghapus solusi
Delete
Gambar 4.46 State Transition Diagram Menu Knowledge Base and Help Desk - Knowledge Base Document Sumber: Gema dan Celline Liawan
140
Gambar 4.47 State Transition Diagram Menu Knowledge Base and Help Desk – Help Desk Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.48 State Transition Diagram Menu Knowledge Base and Help Desk – Service Rep Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
141
Gambar 4.49 State Transition Diagram Menu Knowledge Base and Help Desk – Service Rep Mgr Home Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.50 State Transition Diagram Menu Knowledge Base and Help Desk – Create a Service Request Sumber: Gema dan Celline Liawan
142
Gambar 4.51 State Transition Diagram Setting - Create Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar 4.52 State Transition Diagram Setting – Site Setting Sumber: Gema dan Celline Liawan
143
4.2.5
Mengembangkan Prototype Aplikasi Knowledge Management Berdasarkan hasil rancangan yang telah dibuat dapat dilihat prototype
aplikasi KM yang dikembangkan ini memiliki beberapa fungsi utama, yaitu 1). Sebagai sebuah media untuk penyimpanan dokumen-dokumen baik berupa file, gambar, dan artikel-artikel sehingga proses penyaluran dokumen menjadi lebih cepat dan lebih terstruktur, 2). Adanya beberapa modul yang memungkinkan user dapat berdiskusi dan bertukar pikiran, 3). Penanganan terhadap setiap masalah dapat diproses
dengan
lebih
terstruktur
dan
setiap
solusi yang
ada
dapat
didokumentasikan sehingga dapat digunakan kembali, 4) Adanya keyword yang dapat dimasukkan pada setiap artikel, kasus, dan solusi sehinga memungkinkan untuk melakukan pengelompokan dan menghubungkan setiap artikel, kasus, dan solusi yang di-input, sehingga mempermudah proses pencarian terhadap suatu solusi pemecahan masalah. Diharapkan dengan adanya media ini beserta dengan fitur-fitur yang telah disediakan semua data dan informasi yang tersimpan di dalam prototype aplikasi KM ini dapat dianalisis dengan lebih mudah, dapat mengetahui pola dari suatu masalah yang sering terjadi, penyebab utama dari masalah tersebut, dan solusi yang paling tepat yang dapat digunakan untuk mencegah atau menyelesaikan setiap masalah, sehingga dapat menjadi suatu knowledge yang tepat untuk digunakan dan dapat dibagikan untuk dipelajari oleh orang lain. Peran dari manajemen dan Orafin Supervisor sangat diperlukan untuk memastikan setiap data dan informasi yang diinput dapat diolah menjadi sebuah knowledge yang reuseable dan memberikan
144
manfaat pada pengembangan cara kerja subdivisi Orafin dalam mendukung kemajuan OT Group. Prototype aplikasi KM ini dikembangkan dengan menggunakan aplikasi SharePoint sebagai aplikasi utamanya. Aplikasi SharePoint adalah sebuah web base application yang dapat digunakan untuk pembuatan atau mengembangkan web site. Aplikasi ini menyediakan fitur-fitur yang dapat langsung digunakan, misalnya seperti fitur untuk searching content, menyediakan tempale web site, document library, discussion board, dan fitur lainnya. Dengan menggunakan aplikasi Share Point ini pembuatan dan pengembangan web site menjadi lebih mudah dan lebih cepat,
karena tidak harus membangun dari awal tetapi hanya perlu melakukan
kustomisasi sesuai dengan blueprint prototype aplikasi KM yang telah dibuat dan melakukan konfigurasi server sesuai dengan rancangan arsitektur
prototype
aplikasi KM . Berikut ini adalah spesifikasi dari hardware dan software yang diperlukan dalam mengembangkan prototype aplikasi KM , serta beberapa tampilan layar dari prototype aplikasi KM yang telah dikembangkan. a. S pesifikasi Hardware dan S oftware Prototype Aplikasi Knowledge Management Berikut adalah hardware dan software yang dibutuhkan pada server prototype aplikasi KM .
145
Tabel 4.4 Requirement Hardware untuk Server Prototype Aplikasi Knowledge Management Hardware Component Processor RAM Disk
Minimum
Recommended Dual processors that are each 3 GHz 2.5 gigahertz (GHz) or faster 2 GB 1 gigabyte (GB) NTFS file system–formatted NTFS file system–formatted partition with 3 GB of free space partition with a minimum of plus adequate free space for your 3 GB of free space Web sites
Drive
DVD drive
DVD drive or the source copied to a local or network-accessible drive
Display
1024 × 768
1024 × 768 or higher resolution monitor
Network
56 kilobits per second 56 Kbps or faster connection (Kbps) connection between between client computers and server client computers and server
Sumber: Determine Hardware and Software Requirements (Windows SharePoint Services), 2009, http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc288751.aspx
Tabel 4.5 Requirement Software untuk Pengembangan Prototype Aplikasi Knowledge Management Software Software Windows Server 2003 IIS (Internet Information Services) 6.0 .Net Frame Work 2.0 and 3.0 SQL Sever 2005 Windows Share Point Services 3.0 M icrosoft Office 2007
Description Operation System Web Server Frame work for running Share Point Data Base Server M ain Application For create and open M S Office Documents
Sumber: Determine Hardware and Software Requirements (Windows SharePoint Services), 2009, http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc288751.aspx
146
b. Layar Prototype Aplikasi Knowledge Mnagement Untuk login ke aplikasi, user harus mengisi field User name dan Password sesuai dengan user name dan password yang digunakan pada saat login ke komputer.
Gambar 4.53 Layar Login Sumber: Gema dan Celline Liawan
Berikut tampilan layar-layar menu dan fitur yang dirancang pada prototype aplikasi knowledge management yang terdiri dari 3 menu utama yaitu Home, Blog, dan Knowledge Base and Help Desk. Tab Home terdiri dari beberapa menu utama yang ada di bagian paling kiri web site yaitu Wiki Pages, Discussions, Documents, Surveys, dan People and Group.
147
Gambar 4.54 Layar WikiPages - Home Sumber: Gema dan Celline Liawan Pada menu Wiki Pages terdapat dua submenu yaitu Home dan How to Use This Wiki Site. Page dari submenu Home berisi keterangan serta definisi dari Wiki Site.
148
Gambar 4.55 Layar Wiki Pages – How To Use This Wiki Site Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas merupakan tampilan dari page How to Use This Wiki Site yang menjelaskan cara-cara untuk menggunakan wiki site (editing, creating, managing, restoring pages).
149
Gambar 4.56 Layar Discussions Sumber: Gema dan Celline Liawan
Gambar di atas merupakan tampilan awal pada saat kita klik menu Discussions, berisi keterangan dan fungsi dari menu Discussions. Discussions dapat dikategorikan sesuai dengan masalah yang ingin dibahas dan juga dapat diatur user siapa saja yang boleh terlibat di dalam discussion board bersangkutan. Peneliti mengkategorikan discussions menjadi dua yaitu Forum Oracle untuk membahas permasalahan seputar aplikasi Oracle dan Forum M odifikasi Report untuk membahas report-report yang ingin dimodifikasi.
150
Gambar 4.57 Layar Discussions – Site Actions Create Sumber: Gema dan Celline Liawan
Untuk menambahkan kategori baru ke menu Discussion dapat dilakukan dengan klik Site Action kemudian pilih Create seperti tampilan gambar di atas. Selanjutnya akan muncul form Create seperti Gambar 4.58, pilih Discussion Board untuk membuat Discussion Board yang baru.
Gambar 4.58 Layar Discussions – Create Discussion Board Sumber: Gema dan Celline Liawan
151
Gambar 4.59 Layar Discussion– Create Discu ssion Board New Sumber: Gema dan Celline Liawan
Di form New, kita dapat memberi nama Discussion Board pada field Name dan deskripsinya pada field Description. Pilih “Yes” pada pilihan “Display this list on the Quick Launch?”, maka Discussion Board akan ditampilkan di Home.
152
Gambar 4.60 Layar Home – S ubmenu Forum Oracle Sumber: Gema dan Celline Liawan
Untuk masuk ke submenu Forum Oracle, klik “Forum Oracle” pada tampilan Home seperti gambar di atas.
153
Gambar 4.61 Layar Discussions – Forum Oracle Sumber: Gema dan Celline Liawan
Untuk create subject baru klik New, kemudian pilih Discussion seperti tampilan gambar di atas (Gambar 4.61). Isi subject dari discussion board pada field “Subject” dan isi dari topik yang ingin didiskusikan pada “Body”, kemudian klik “OK” (Gambar 4.62).
