http://romisatriawahono.net
Knowledge Management dan Learning Organization z z z
Romi Satria Wahono Situs blog: blog: http://romisatriawahono.net http://romisatriawahono.net Email:
[email protected] YahooID: YahooID: romi_sw
z z z
Lahir di Madiun, Madiun, 2 Oktober 1974 SMU Taruna Nusantara Magelang (1993) Department of Computer Science, Saitama University, Japan (1994(1994-2004) Software Engineering, Knowledge Management dan e-Learning System Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah (PDII) LIPI Koordinator Umum IlmuKomputer.Com
Materi Diskusi z
Pengantar Knowledge Management: z z z
z
Pengantar Learning Organization: z z z z z
z
Apa dan Mengapa Knowledge Management? Kisah Nyata Knowledge Management dalam Perusahaan Knowledge Sharing dan Masalahnya
Pengantar Knowledge Management
Organisasi dan Masalahnya Apa dan Mengapa Learning Organization Leadership di Learning Organization Evolusi DataData-InformasiInformasi-Pengetahuan dalam Learning Organization Membangun Learning Organization
Studi Kasus Learning Organization dan Community Building: z z z
Industri Penerbangan Intel Corporation IlmuKomputer.Com
Apa Masalahnya? Masalahnya? The basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be knowledge (Peter Drucker) Drucker)
[email protected]
z
z
When employees leave a company, their knowledge goes with them … Mereka dan organisasi (company) tidak mengelola pengetahuannya dengan baik, baik, sehingga transfer pengetahuan tidak terjadi Æ repot ketika terjadi perubahan organisasi (sdm berubah, berubah, struktur berubah,dsb) berubah,dsb)
1
http://romisatriawahono.net
Karena itu … z z z
Knowledge Management
Managing Knowledge Means Managing Oneself (Peter F. Drucker) Drucker) Konsep yang utama adalah, adalah, setiap orang harus mengelola pengetahuan mereka sendiri Organisasi perlu mengelola pengetahuan anggotanya untuk: untuk: z z z z
Mengetahui kekuatan (dan penempatan) penempatan) seluruh SDM Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) ditemukan) Æ tidak perlu mengulang proses kegagalan Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada Menjaga stabilitas pergerakan organisasi meskipun terjadi arus keluarkeluar-masuk SDM
a management discipline that focuses on enhancing knowledge production, integration and use in organizations. organizations. (Mark McElroy, Knowledge Management Consortium)
Contoh Mudah Knowledge Management Mailinglist dengan Tema Troubleshooting PC Member Lain Menjawab Berdasar Buku Yang Dibaca
Member Bertanya tentang Suatu Masalah
Member Lain Menjawab Berdasar Pengalaman
Moderator Merangkumkan Pertanyaan dan Jawaban (dalam bentuk FAQ)
FAQ: Frequently Asked Question
Knowledge? z
z
Explicit Knowledge: Knowledge: pengetahuan yang tertulis, tertulis, terarsip, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain.
The KnowledgeKnowledge-Creating Company Ikujiro Nonaka, 1991
Tacit Knowledge: Knowledge: pengetahuan yang berbentuk knowknow-how, pengalaman, pengalaman, skill, pemahaman, pemahaman, maupun rules of thumb. “pengetahuan kita jauh lebih banyak daripada yang kita ceritakan” ceritakan” (Michael Polyani) Polyani)
[email protected]
2
http://romisatriawahono.net
KnowledgeKnowledge-Creating Company?
Kisah Nyata: Nyata: Matsushita Electric Company (1985) z
z
z
Pengetahuan adalah satusatu-satunya kunci keunggulan kompetitif Perusahaan yang sukses mampu untuk: untuk: z
z z
Secara konsisten menghasilkan pengetahuan baru (Inovasi baik dengan discovery maupun invention) Membagi dan menyebarkannya ke dalam perusahaan Mengimplementasikan dalam teknologi atau produk
z
z
z
z
Perbedaan Kultur dan Sudut Pandang tentang Pengetahuan
Mengembangkan mesin pembuat roti
Hasil Ujicoba: Ujicoba: kulit luar roti gosong padahal dalamnya masih mentah, mentah, volume dan suhu yang tidak terformulasi, dsb.
Pengembang software (Ikuko (Ikuko Tanaka) akhirnya mempunyai ide cemerlang untuk pergi magang langsung ke pembuat roti ternama di Osaka International Hotel Pengetahuan yang didapat ditulis dalam bentuk tahapan dan alur kerja (spesifikasi produk) produk) proses pembuatan roti Æ diimplementasikan ke mesin pembuat roti Memecahkan rekor penjualan alat perlengkapan dapur terbesar pada tahun pertama pemasaran
Knowledge Spiral Tacit
z
Western View: View: z z z
z
Result oriented Company is “a machine for information processing” processing” Useful knowledge is: z Formal and systematic z Quantifiable z Easily measurable
Tacit Dialogue
Tacit
Socialization
Externalization
Field Building
Explicit
Linking Explicit Knowledge
Japanese View: View: z z z z
Process oriented Use of slogans Tacit insights, intuitions, and hunches of employees Company is not a machine but “a living organism
Tacit
Internalization
Combination
Explicit
Learning by Doing Explicit
Explicit
Knowledge Management Tools z z z z z z z
Portal Groupware Wiki Blog Forum (Board) eLearning System Sistem KM yang dikembangkan sendiri
[email protected]
3
http://romisatriawahono.net
Text Based Content MIT OpenCourseWare (http://ocw.mit.edu (http://ocw.mit.edu))
Is Not Just a Technology Everyone is talking about technology, when what’ what’s important is what people do with technology
Knowledge Sharing z z
z
Martin Cooper (Motorola)
z
Merupakan permasalahan dasar di implementasi knowledge management Pegawai (company) dan dosen (university) tidak memiliki behavior (dan (dan kemauan) kemauan) untuk menmen-share knowledge dalam bentuk tulisan Otomatis tidak akan bisa mengmeng-encourage mahasiswa untuk menmen-share knowledge ;) Dibutuhkan “terapi mental” mental” bahwa semakin banyak berbagi maka sebenarnya ilmu semakin bertambah
Benefit of Knowledge Sharing? If we want people ... to share what they have learned, we would be wise to create the conditions in which sharing is a benefit (Nancy Dixon)
[email protected]
4
http://romisatriawahono.net
Apa Itu Organisasi
Pengantar Learning Organization
Karakteristik Organisasi
Sekelompok manusia yang bekerjasama, bekerjasama, dengan suatu perencanaan kerja dan peraturan, peraturan, untuk mencapai suatu tujuan tertentu
Organizational Culture Innovation and Risk Taking
Tujuan Jelas
Struktur
Orang
Aggressiveness Team Orientation
Organizational Cultural
Outcome Orientation People Orientation
Stability
[email protected]
5
http://romisatriawahono.net
Lingkungan Organisasi Legal Technological
Economics Public Pressure Groups
Suppliers
The Organization Competitors
Customers
Global
Political Sociocultural
Learning Organization vs Traditional Organization Traditional Organization
Learning Organization
- Attitude toward change
- If it’s working don’t change it
- If you aren’t changing, it won’t be working for long
- Attitude toward new ideas
- If it was not invented here reject it
- If it was invented or reinvented here, reject it
- Who’s responsible for innovation
- Traditional areas, such as R& D
- Everyone in organization
- Main fear
- Making mistakes
- Not learning, not adapting
- Competitive advantage
- Product and services
- Ability to learn, knowledge and expertise
- Manager’s job
- Control others
- Enable others
Efektif dan Efisien dalam Pengelolaan Organisasi Efficiency (doing things right)
Effectiveness (doing the right things)
Resource Usage
Goal Attainment
Low Waste
High Attainment
Learning Organization? z
z
z
A learning organization is a place where people are continually discovering how they create their reality Innovate an invention to replicate at a meaningful scale and cost Æ effective and efficient Learning organization hanya terwujud melalui individuindividu-invidu yang belajar
Objectives of a Learning Organization z z
z z
ReRe-create ourselves Become able to do things we never were able to do before ReRe-perceive the world and our relationship to it Extend our capacity to create, to be part of the generative process of life
Low resource waste (high efficiency) High goal attainment (high effectiveness)
[email protected]
6
http://romisatriawahono.net
Model Transformasi pada Learning Organization z z z z z
Komponen Learning Organization (Peter M. Senge) Senge)
Reengineering Rightsizing Restructuring Total Quality Management Automation
Systems Thinking
Personal Mastery
Team Learning
Mental Models Shared Vision
Pemimpin & Kepemimpinan z z z z z
Leadership is the set of qualities that cause people to follow Leader is someone who can influence other Kepemimpinan adalah proses, proses, bukan posisi Kepemimpinan adalah rasional dan emosional Kepemimpinan adalah ilmu dan seni
Karakteristik Pemimpin dalam Learning Organization z z z
z
z
z
Kekuatan Verbal z
z
z
Perkataan adalah implementasi strategis untuk menggerakkan orang Sumber keberhasilan puluhan proyek mercusuar dan “mission impossible” impossible” di Jepang (Project(Project-X) Militer adalah contoh lembaga yang cukup cerdik mewarnai sistem kaderisasi internal dengan menggunakan metode “positive therapy” therapy” yang dipondasi oleh kekuatan katakata-kata (jargon, mars, slogan)
[email protected]
Kemampuan Verbal (Communication Skill) Kemampuan Mempengaruhi (Influence Tactics) Memberi Solusi Berdasarkan Needs dan Tidak Mempertuhankan Tools (Problem Solver) Memiliki Keunggulan Defacto dan Dejure (Competitive Advantage) Membuat Keputusan dengan Memahami Hierarki: Hierarki: DataData-> InformasiInformasi->Knowledge>Knowledge->Kebijakan (Judgement Skill) Kemampuan dalam Organization Building
Komunikasi dan Presentasi z z z z z z z
Komunikasi, Komunikasi, bukan sekedar informasi Tanpa petunjuk dan tanpa arah Pernyataan tanpa platform Platform tanpa pernyataan Audiensi tepat, tepat, presentasi salah Presentasi bagus, bagus, audiensi salah Pesan tepat, tepat, media salah
7
http://romisatriawahono.net
Influence Tactics -1z
z
z
Influence Tactics -2-
Rational Persuasion: Persuasion: meyakinkan orang lain dg argumen yang logis dan rasional. rasional. Dokter yang memberi nasehat kepada pasien yang perokok berat Inspiration Appeals Tactics: Tactics: meminta ide atau proposal untuk membangkitkan rasa antusias dan semangat dari target person. Seorang menteri kominfo, kominfo, yang membuka kesempatan kpd komunitas IT utk membuat proposal tentang pengembangan e-government Consultation Tactics: Tactics: meminta target person berpartisipasi aktif dalam kegiatan diagendakan. diagendakan. Menteri kominfo yang berkonsultasi kepada komunitas IT utk berpartisipasi aktif dalam implementasi cetak biru egovernment
Ingratiation Tactics: Tactics: membuat senang hati dan tentram target person, sebelum mengajukan permintaan yang sebenarnya. sebenarnya. Sendau gurau seorang salesman terhadap langganan, langganan, pujian seorang pimpinan terhadap bawahan sebelum memberi tugas baru Personal Appeals Tactics: Tactics: mempengaruhi target person dengan landasan hubungan persahabatan, persahabatan, pertemanan atau hal personal lainnya. lainnya. “Budi, Budi, saya sebenarnya nggak enak mau ngomong seperti ini, ini, tapi karena kita sudah bersahabat cukup lama …” Exchange Tactics: Tactics: Mirip dengan personal appeal tactics namun sifatnya adalah bukan karena hubungan personal semata, semata, lebih banyak karena proses pertukaran pemahaman terhadap kesukaan, kesukaan, kesenangan, kesenangan, hobi, hobi, dsb. dsb. dg target person.
z
z
z
Influence Behavior Questionaire, Questionaire, Gary Yukl, Yukl, 1992
Data - Informasi – Pengetahuan Æ Kebijakan
Influence Tactics -3z
z
Coalition Tactics: Tactics: berkoalisi dan meminta bantuan pihak lain untuk mempengaruhi target person. Strategi kemenangan karena jumlah pengikut dipakai dalam siasat ini. ini. Pressure Tactics: Tactics: mempengaruhi target person dengan peringatan ataupun ancaman yang menekan. menekan. Seorang
z
komandan pasukan yang memberi ancaman penurunan pangkat bagi prajuritnya yang mengulangi kesalahan serupa. serupa.
z
Legitimizing Tactics: Tactics: menggunakan otoritas dan kedudukan untuk mempengaruhi target person.
Presiden yang meminta seorang menteri untuk menyusun rancangan undangundang-undang, undang, kepala sekolah yang meminta guru menyusun kurikulum pendidikan. pendidikan.
Data - Informasi – Pengetahuan Æ Kebijakan z
Masuk
1103
22
1142
18
2
1156
10
1
1173
12
5
1180
10
[email protected]
Alpa
Cuti
Sakit
DATANG
PULANG
1103
02/12/2004
07:20
15:40
1142
02/12/2004
07:45
15:33
1156
02/12/2004
07:51
16:00
1173
02/12/2004
08:00
15:15
1180
02/12/2004
07:01
16:31
1183
02/12/2004
07:49
17:00
z
Informasi Kondisi Kehadiran Mingguan Pegawai
Telat
2 11 5 12
TGL
Data - Informasi – Pengetahuan Æ Kebijakan
Informasi Akumulasi Bulanan Kehadiran Pegawai
NIP
Data Kehadiran Pegawai NIP
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat
Terlambat
7
0
1
0
5
Pulang Cepat
0
1
1
1
8
Izin
3
0
0
1
4
Alpa
1
0
2
0
2
8
http://romisatriawahono.net
Data - Informasi – Pengetahuan Æ Kebijakan z
z
Pengetahuan tentang kebiasaan pegawai dalam jam datang/pulang kerja (senin – jumat) jumat) Pengetahuan tentang bagaimana meningkatkan kehadiran pegawai
Building a Learning Organization:
Studi Kasus Industri Penerbangan
Data - Informasi – Pengetahuan Æ Kebijakan Kebijakan penataan jam kerja karyawan khusus untuk hari senin dan jumat z Peraturan jam kerja: kerja: z
z z z
Pesawat Terbang dan Learning Process (Peter M. Senge) Senge) z z
z
z
Building a Learning Organization: Studi Kasus Intel Corp
1903 - Wilbur dan Orville Wright membuktikan bahwa pesawat terbang bertenaga dapat diciptakan manusia 1934 – Boeing 247 diluncurkan dengan 4 komponen teknologi: teknologi: balingbaling-baling, roda pendarat yg dapat ditarik maruk, maruk, konstruksi badan berbobot ringan, ringan, mesin pendingin udara Æ tidak stabil pada saat tingal landas dan mendarat 1935 – McDonnel Douglas meluncurkan pesawat DCDC-3 menambahkan komponen sirip sayap pesawat Æ pesawat terbang menjad makin stabil Setelah itu industri pesawat terbang tumbuh pesat, pesat, baik untuk penumpang, penumpang, pengangkut barang atau tempur Æ perlu learning proses 30 tahun dari invention sampai innovation
DNA Change by Andi Groove z z
z
[email protected]
Hari Senin dimulai jam 10:00 Hari Jumat diakhiri jam 15:00 Sisa jam kerja dikompensasi ke hari lain (raburabu-kamis Æ 30 menit datang lebih cepat, cepat, dan 30 menit pulang lebih lambat) lambat)
Core business Intel awal mulanya adalah memory chip Masalah datang ketika memory chip buatan Jepang mulai menggerus pasar yang tadinya dikuasai Intel. Jepang unggul karena didukung industri elektronik berbasis konsumen Andi Groove mengubah DNA Intel dari produsen memory chip menjadi microprocessor. Saat ini Intel menguasai pasar microprocessor dunia. dunia.
9
http://romisatriawahono.net
Behavior Change by Paul Otellini z z
z
Partner Intel (Microsoft, Dell) mulai beralih ke IBM atau AMD Intel kalah cepat bergerak. bergerak. Sebelum Intel meluncurkan penerus Centrino yaitu Desktrino yang bekerja dengan dua otak. otak. IBM berkolaborasi dengan Sony dan Toshiba membuat Cell Processor yang bekerja dengan delapan otak. otak. Otellini mengubah brand, logo, jargon (intel (intel inside, pentium) pentium) yg dibangun Groove, Juga mengubah DNA Intel dari produsen microprocessor untuk komputer menjadi untuk mobile device (MP3 Player, iPOD) iPOD) berbasis konsep multimulti-core processor
Apa itu IlmuKomputer.Com IlmuKomputer.Com ? z z z
Komunitas eLearning eLearning dalam bidang ilmu komputer dan teknologi informasi Mekanisme eLearning yang menerapkan manajemen pengetahuan Knowledge sharing and creating: z
z
z
Explicit knowledge: knowledge: sharing materi gratis berbahasa Indonesia, Indonesia, pendistribusian CD gratis, penerbitan bukubuku-buku Tacit knowledge: knowledge: forum diskusi, diskusi, konsultasi online, workshop
Learning organization: z
Building a Learning Organization:
Studi Kasus IlmuKomputer.Com
Organizational Background z z
z z z
z
Berkembang sesuai dengan kebutuhan (SDM, Sistem, Sistem, layanan) layanan)
Konsep Organization Building
z
z
(Pembangunan Institusi) Institusi)
[email protected]
Image Building (Pembangunan Imaji) Imaji)
Materi bahasa Indonesia Mudah didi-download dan bebas digunakan (tanpa login, tanpa batasan, batasan, opencontent) opencontent) Format siap cetak (non(non-html karena koneksi internet terbatas) terbatas)
Ingin mencoba memberi alternatif pendidikan ilmu komputer dan teknologi informasi murahuntuk anak negeri, negeri, dengan mekanisme dari rakyat oleh rakyat untuk rakyat
Memulai Perdjoeangan z
Institution Building
Mengelola pengetahuan pribadi (paper, kegiatan, kegiatan, pengalaman, pengalaman, knowknow-how) Penelitian pribadi dan hasil survey kebutuhan komunitas IT Indonesia:
z
Mengembangkan situs IlmuKomputer.Com IlmuKomputer.Com dengan isi dari tulisantulisan-tulisan sendiri Mengajak temanteman-teman dekat untuk ikut berkontribusi Sosialisasi ide ke berbagai komunitas TI dan media masa di Indonesia Membentuk komunitas IlmuKomputer.Com IlmuKomputer.Com dan forum diskusi
10
http://romisatriawahono.net
Mengembangkan Perdjoeangan z z
z z
Merelease CD gratis dan ISO image file IlmuKomputer.Com IlmuKomputer.Com Mengembangkan konsultasi online gratis (interaktif) interaktif) lewat Yahoo Messenger Menyelenggarakan seminar gratis di berbagai tempat Menyewa dedicated server dan menyediakan mirror server di berbagai tempat
[email protected]
11
http://romisatriawahono.net
Sistemisasi Perdjoeangan z z z
z
Menyusun kepengurusan Memperbaiki mekanisme kerja internal Membuat network dan kerjasama dengan komunitas TI Indonesia lain. Bekerjasama membuat aplikasi software untuk CD gratis yang kita sebar Mengembangkan bisnis model untuk mendanai running cost IlmuKomputer.Com IlmuKomputer.Com
CMS untuk Otomasi, Sindikasi, Kolaborasi
[email protected]
12
http://romisatriawahono.net
Sindikasi
Creating a New Knowledge
Diskusi dan Kolaborasi
Citation and Reference
Knowledge Automation
LMS untuk Mendukung Assesment dan Certification Online
[email protected]
13
http://romisatriawahono.net
[email protected]
14
http://romisatriawahono.net
From Community to Industry
[email protected]
15
http://romisatriawahono.net
[email protected]
16
http://romisatriawahono.net
From Community to Celebrity?
[email protected]
17
http://romisatriawahono.net
Penutup z z
z
z
Pengelolaan pengetahuan dalam suatu organisasi adalah mutlak diperlukan Masalah yang sering muncul dalam implementasi pengelolaan pengetahuan adalah knowledge sharing yang belum menjadi behavior dan kemauan Karena tuntutan lingkungan organisasi, organisasi, organisasi perlu terus belajar dan berubah (learning organization) Perubahan bisa berupa perubahan fungsi, fungsi, fitur, fitur, behavior atau bahkan DNA
[email protected]
Referensi z z z z z
z
z
Peter F. Drucker, Drucker, The Coming of the New Organization, Organization, 1988 Ikujiro Nonaka, Nonaka, The Knowledge Creating Company, Company, Oxford University Press, 1995 Peter M. Senge, Senge, The Fifth Discipline, Discipline, The Art and Practice of Learning Organization, 1991 David A. Garvin, Building a Learning Organization, Organization, 1993 Romi Satria Wahono , Menghidupkan Pengetahuan Sudahkah Kita Lakukan? Lakukan?, Jurnal Dokumentasi dan Informasi - Baca, LIPI, 2005. Romi Satria Wahono, Strategi Mengelola eLearning Gratis Berbasis Komunitas, Komunitas, Majalah Bisnis Komputer No. 9, Oktober 2004 Indra Ismawan, Ismawan, Learning Organization, Organization, Penerbit Cakrawala, Cakrawala, 2005
18
