TUGAS PENGANTAR MANAJEMEN XII
“Knowledge Management”
Oleh : Komang Risma Desi Utami
0808605034
Ni Putu Tessa Intaran
0908605028
Retno Fitria Inlani
0908605057
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA JURUSAN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA 2012
Knowledge Management 1 INTRODUCTION TO KNOWLEDGE MANAGEMENT Concepts and Definitions Pengetahuan Manajemen / Knowledge management (KM) sebuah proses yang membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengatur, menyebarkan, dan mentransfer informasi penting dan keahlian yang merupakan bagian dari memori organisasi dan yang biasanya berada dalam
organisasi
memungkinkan
secara
pemecahan
terstruktur. masalah
Penataan yang
pengetahuan
efektif
dan
ini
efisien,
pembelajaran yang dinamis, perencanaan strategis, dan pengambilan keputusan. Pengetahuan manajemen inisiatif fokus pada mengidentifikasi pengetahuan, memberi penjelasan sedemikian rupa sehingga dapat digunakan bersama dalam resmi cara, dan meningkatkan nilai melalui penggunaan kembali. Melalui teknologi informasi modern dan dukungan organisasi lain,organisasi
dapat
membawa
seluruh
memori
organisasi
dan
pengetahuan untuk menanggung atas masalah di mana saja di dunia dan kapan saja. Untuk keberhasilan organisasi, pengetahuan, sebagai bentuk modal, harus dapat dipertukarkan antara orang, dan itu harus dapat tumbuh. Pengetahuan tentang bagaimana masalah ini diselesaikan dapat ditangkap, sehingga manajemen pengetahuan dapat mempromosikan organisasi belajar, mengarah ke penciptaan pengetahuan lebih lanjut. KNOWLEDGE. Dalam konteks teknologi informasi, pengetahuan sangat berbeda dari data dan informasi. Data adalah koleksi fakta, pengukuran, dan statistik. Informasi adalah data yang diatur atau diproses yang tepat waktu (yaitu, kesimpulan dari data yang diambil dalam jangka waktu penerapan) dan akurat (misalnya, berkaitan dengan data asli) (Holsapple,
2003). Pengetahuan adalah informasi yang kontekstual, relevan, dan ditindaklanjuti.
Gambar. Data, Information, and Knowledge.
Misalnya, peta memberikan arah mengemudi rinci dari satu lokasi ke lain bisa dianggap data. Berita lalu lintas di sepanjang buletin jalan bebas hambatan yang menunjukkan perlambatan lalu lintas karena konstruksi beberapa mil depan bisa dianggap sebagai informasi. Kesadaran alternatif, rute jalur belakang dapat dianggap sebagai pengetahuan. Dalam kasus ini, peta yang dianggap data karena tidak mengandung informasi yang relevan saat ini yang mempengaruhi mengemudi waktu dan kondisi dari satu lokasi ke lokasi yang lain. Namun, memiliki kondisi saat ini sebagai informasi hanya berguna jika individu memiliki pengetahuan yang akan memungkinkan dia untuk menghindari zona konstruksi. Implikasinya adalah bahwa pengetahuan memiliki unsurunsur pengalaman dan reflektif yang kuat yang membedakannya dari informasi dalam konteks tertentu. Memiliki pengetahuan menyiratkan bahwa hal itu dapat dilakukan untuk memecahkan masalah, sedangkan memiliki informasi tidak membawa konotasi yang sama. Kemampuan untuk bertindak merupakan bagian integral dari menjadi berpengetahuan. Pengetahuan
memiliki
karakteristik
sebagai
berikut
yang
membedakannya dari organisasi aset lainnya (Gray, 1999; Holsapple, 2003): Extraordinary leverage and increasing returns. Pengetahuan bukanlah tergantung hasil yang menurun. Ketika digunakan, itu
tidak dikonsumsi. Konsumen dapat menambahnya, sehingga meningkatkan nilainya. Fragmentation, leakage, and the need to refresh. Pengetahuan bersifat dinamis, itu adalah informasi dalam tindakan. Dengan demikian, sebuah organisasi harus terus menyegarkan basis pengetahuan untuk mempertahankan sebagai sumber keunggulan kompetitif. Uncertain value. Sulit untuk memperkirakan dampak dari investasi di pengetahuan. Uncertain
value
of
sharing.
Demikian
pula,
sulit
untuk
memperkirakan nilai berbagi pengetahuan, atau bahkan yang akan manfaat besar. Rooted in time. Utilitas dan validitas pengetahuan dapat bervariasi dengan waktu; maka, kedekatan, usia, tahan lama, dan volatilitas pengetahuan adalah atribut penting. Modal intelektual (atau aset intelektual) merupakan istilah yang sering digunakan untuk pengetahuan, dan itu berarti bahwa ada nilai finansial
untuk
pengetahuan
(Edvinsson,
2003).
Meskipun
modal
intelektual sulit untuk mengukur. Pengetahuan berkembang dari waktu ke waktu dengan pengalaman, yang menempatkan koneksi antara situasi baru dan peristiwa dalam konteks. Mengingat luasnya jenis dan aplikasi pengetahuan, kita mengadopsi definisi yang sederhana dan elegan bahwa pengetahuan adalah informasi dalam tindakan (O'Dell et al., 1998). TACIT AND EXPLICIT KNOWLEDGE. Polanyi (1958) pertama kali dikonseptualisasikan dan dibedakan antara pengetahuan organisasi tacit dan eksplisit. Pengetahuan eksplisit berkaitan dengan pengetahuan yang lebih obyektif, rasional, dan teknis (data, kebijakan, prosedur, software, dokumen, dll). Pengetahuan tacit biasanya dalam domain subjektif, kognitif, dan pengalaman belajar, itu sangat pribadi dan sulit untuk memformalkan (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Pengetahuan eksplisit
adalah kebijakan, panduan prosedural, kertas putih, laporan, desain, produk, strategi, tujuan, misi, dan kompetensi inti perusahaan dan infrastruktur teknologi informasi. Ini adalah pengetahuan bahwa telah dikodifikasi (didokumentasikan) dalam bentuk yang dapat didistribusikan kepada orang lain atau berubah menjadi suatu proses atau strategi tanpa memerlukan interaksi interpersonal. Pengetahuan eksplisit juga disebut pengetahuan bocor karena kemudahan yang dapat meninggalkan individu, dokumen, atau organisasi, setelah sudah didokumentasikan (Alavi, 2000). Selain itu, ada hubungan sederhana antara pengkodean pengetahuan dan biaya transfer: lebih dari pengetahuan dibuat eksplisit, yang lebih ekonomis dapat ditransfer (Teece, 2003). Pengetahuan tacit adalah kumulatif dari pengalaman, peta mental, wawasan, kecerdasan, keahlian, pengetahuan, rahasia dagang, keahlian, pemahaman, dan belajar bahwa organisasi memiliki, serta budaya organisasi yang telah tertanam di dalamnya pengalaman masa lalu dan kini orang organisasi, proses, dan nilai-nilai. Pengetahuan tacit, juga disebut pengetahuan seperti tertanam (Madhaven dan Grover, 1998), biasanya baik lokal dalam otak dari atau individu atau tertanam dalam interaksi kelompok dalam suatu departemen kantor cabang. Pengetahuan tacit biasanya melibatkan keahlian atau keterampilan tingkat tinggi. Hal ini umumnya lambat dan mahal untuk mentransfer dan dapat terganggu oleh ambiguitas (Teece, 2003). Pengetahuan tacit telah disebut pengetahuan lengket karena mungkin relatif sulit untuk menariknya menjauh dari sumbernya. The Need for Knowledge Management Systems Knowledge
Management
Systems
(KMS)
mengacu
pada
penggunaan teknologi informasi yang modern (misalnya Internet, Intranet, Extranet,
Catatan Lotus, filter Software, Agen, Data Gudang) untuk
melakukan sistematisasi, meningkatkan, dan mempercepat intra dan antar-perusahaan manajemen pengetahuan (Alavi dan Leidner, 1999). KMS dimaksudkan untuk membantu organisasi mengatasi dengan omset,
perubahan yang cepat, dan perampingan dengan membuat keahlian sumber daya manusia organisasi secara luas diakses. Mereka sedang dibangun di bagian dari tekanan yang meningkat untuk mempertahankan informasi dengan baik, produktif tenaga kerja. Selain itu, mereka dibangun untuk membantu organisasi besar memberikan tingkat yang konsisten dari layanan pelanggan. Knowledge Management System Cycle Alasan siklus sistem ini adalah pengetahuan yang dinamis disempurnakan dari waktu ke waktu. Pengetahuan dalam sistem KM yang baik tidak pernah selesai karena, dari waktu ke waktu, perubahan lingkungan, dan pengetahuan harus diperbarui untuk mencerminkan perubahan. Siklus bekerja sebagai berikut: 1. Menciptakan pengetahuan. Pengetahuan dibuat sebagai orang menentukan
cara-cara
mengembangkan
baru
pengetahuan.
untuk
melakukan
Kadang-kadang
hal
atau
pengetahuan
eksternal dibawa masuk. 2. Menangkap pengetahuan. Pengetahuan baru harus diidentifikasi sebagai berharga dan akan diwakili dalam cara yang masuk akal. 3. Memperbaiki pengetahuan. Pengetahuan baru harus ditempatkan dalam konteks sehingga ditindaklanjuti. Ini adalah di mana wawasan manusia (kualitas tacit) harus ditangkap bersama dengan fakta-fakta yang jelas. 4. Menyimpan pengetahuan. Pengetahuan yang berguna kemudian harus disimpan dalam format yang wajar dalam repositori pengetahuan
sehingga
orang
lain
dalam
organisasi
dapat
mengaksesnya. 5. Mengelola pengetahuan. Seperti perpustakaan, pengetahuan harus disimpan saat ini. Itu harus ditinjau untuk memverifikasi bahwa itu adalah relevan dan akurat.
6. Menyebarkan pengetahuan. Pengetahuan harus dibuat tersedia dalam format yang berguna kepada siapa pun dalam organisasi yang membutuhkannya, di mana saja dan kapan saja.
Gambar. The knowledge management cycle.
2 KNOWLEDGE MANAGEMENT INITIATIVES Kebanyakan inisiatif pengetahuan manajemen memiliki salah satu dari tiga tujuan: 1. Untuk membuat pengetahuan terlihat terutama melalui peta, yellow pages, dan hypertext, 2. untuk mengembangkan budaya pengetahuan-intensif, atau 3. membangun infrastruktur pengetahuan (Davenport dan Prusak, 1998). Tujuan tersebut tidak saling eksklusif, dan memang, perusahaan dapat mencoba
semua
manajemen.
tiga
sebagai
bagian
dari
inisiatif
pengetahuan
Knowledge Creation Penciptaan pengetahuan adalah generasi wawasan baru, ide-ide, atau rutinitas. Ini mungkin juga disebut sebagai akuisisi pengetahuan (Holsapple dan Joshi, 2003). Sekarang membantu untuk membedakan antara penciptaan fundamental pengetahuan baru versus perolehan pengetahuan yang ada (Ford, 2003). Ada empat mode penciptaan pengetahuan: sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi, dan kombinasi. 1. Modus sosialisasi mengacu pada konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit baru melalui interaksi sosial dan berbagi pengalaman di antara anggota organisasi. 2. Eksternalisasi mengacu mengubah pengetahuan tacit untuk pengetahuan eksplisit baru 3. Internalisasi mengacu pada penciptaan pengetahuan tacit baru dari pengetahuan eksplisit 4. Modus kombinasi mengacu pada penciptaan pengetahuan eksplisit baru dengan penggabungan, mengkategorikan, reklasifikasi, dan sintesis pengetahuan eksplisit yang ada Knowledge Sharing Berbagi pengetahuan adalah penjelasan yang disengaja ide-ide seseorang, wawasan, solusi, pengalaman (yaitu, pengetahuan) kepada individu lain baik melalui perantara, seperti sistem berbasis komputer, atau langsung. Namun, dalam banyak organisasi, informasi dan pengetahuan tidak dianggap sumber daya organisasi untuk berbagi, namun senjata kompetitif individu yang akan dirahasiakan (Davenport et al.,1998). Knowledge Seeking Mencari pengetahuan, juga disebut sebagai sumber pengetahuan (Gray dan Meister, 2003), adalah mencari dan penggunaan pengetahuan
organisasi internal. Sementara kurangnya waktu atau kurangnya hadiah dapat menghambat berbagi pengetahuan, sama dapat dikatakan-mencari pengetahuan. Individu terkadang merasa terdorong untuk datang dengan ide-ide baru, daripada pengetahuan menggunakan mencoba-dan-benar, jika mereka merasa yang meninjau kinerja mereka sendiri didasarkan pada orisinalitas atau kreativitas ide-ide mereka.
3 APPROACHES TO KNOWLEDGE MANAGEMENT
Ada dua pendekatan dasar untuk manajemen pengetahuan:
pendekatan proses dan pendekatan praktek. The Process Approach Pendekatan proses mencoba untuk mengkodifikasi pengetahuan organisasi melalui kontrol formal, proses, dan teknologi (Hansen et al., 1999).
Organisasi
yang
mengimplementasikan
mengadopsi
kebijakan
pendekatan
eksplisit
proses
mengatur
dapat
bagaimana
pengetahuan yang akan dikumpulkan, disimpan, dan disebarluaskan ke seluruh organisasi. Pendekatan proses sering melibatkan penggunaan teknologi
informasi
untuk
meningkatkan
kualitas
dan
kecepatan
penciptaan pengetahuan dan distribusi dalam organisasi. Ada beberapa tingkat yang berbeda dari pendekatan proses (van der Spek et al., 2003). Tingkat dasar, pengetahuan dapat dikodifikasikan dalam deskripsi proyek, cerita, atau bentuk lain dokumentasi, tetapi filtering terbatas telah dilakukan. Pada tingkat berikutnya, pengetahuan dapat dikodifikasi ke dalam konsep terstruktur, kerangka kerja, dan teori. Pada tingkat tertinggi, pengetahuan tertanam ke dalam praktek kerja yang memberikan arahan kepada karyawan. Kritik
utama
dari
pendekatan
proses
adalah
gagal
untuk
menangkap banyak pengetahuan tersirat dalam perusahaan dan bahwa
hal itu memaksa individu ke pola pemikiran yang tetap (DeLong & Fahey, 2000; Brown & Duguid, 2000; Von Krogh, 2000; Hargadon , 1998). The Practice Approach Sebaliknya, pendekatan praktek untuk manajemen pengetahuan mengasumsikan bahwa banyak pengetahuan organisasi adalah tersirat di alam dan bahwa kontrol formal, proses, dan teknologi ini tidak cocok untuk transmisi pemahaman jenis ini. Daripada membangun sistem formal untuk mengelola pengetahuan, fokus dari pendekatan ini adalah untuk membangun lingkungan sosial atau komunitas prakteknya diperlukan untuk memfasilitasi berbagi pemahaman tersirat (Brown dan Duguid, 2000; DeLong dan Fahey, 2000; Gupta dan Govindarajan , 2000; Wenger dan Snyder, 2000; Hansen et al, 1999).. Masyarakat adalah kelompok individu dengan kepentingan bersama yang bekerja sama secara informal. Dalam komunitas seperti itu, individu berkolaborasi secara langsung, saling mengajarkan, dan berbagi pengalaman (Smith dan McKeen, 2003). Pendekatan praktek biasanya diadopsi oleh perusahaanperusahaan yang menyediakan solusi yang sangat disesuaikan untuk masalah yang unik. Pengetahuan yang berharga bagi perusahaanperusahaan ini tersirat sehingga sulit untuk mengungkapkan, menangkap, dan mengelolanya.
Pada kenyataannya, inisiatif manajemen pengetahuan dapat, dan mungkin akan, melibatkan keduanya, proses dan praktek. Keduanya tidak saling eksklusif. Alavi et al. (2003) menjelaskan kasus organisasi yang mulai usaha KM dengan repositori besar tetapi berkembang inisiatif manajemen pengetahuan menjadi sebuah komunitas pendekatan praktik yang ada berdampingan dengan repositori.
4 INFORMATION TECHNOLOGY IN KNOWLEDGE MANAGEMENT Teknologi informasi sangat penting keberhasilannya pada setiap knowledge management system. Components of Knowledge Management Systems Knowledge
management
system
yang
dikembangkan
menggunakan tiga set teknologi: communication, collaboration, storage and retrieval.
Communication technologies,
memungkinkan pengguna untuk mengakses
pengetahuan yang dibutuhkan, dan untuk berkomunikasi satu sama lainterutama dengan para ahli. E-mail, Internet, intranet perusahaan, dan alat lainnya yang berbasis Web menyediakan kemampuan komunikasi. Bahkan mesin fax dan telepon yang digunakan untuk komunikasi, terutama ketika pendekatan praktek untuk manajemen pengetahuan diadopsi.
Collaboration technologies,
Teknologi Kolaborasi menyediakan sarana untuk
melakukan kerja kelompok. Kelompok dapat bekerja sama dalam dokumen yang sama pada waktu yang sama (synchronous) atau pada waktu yang berbeda (asynchronous), di tempat yang sama, atau di tempat yang berbeda. Hal ini sangat penting bagi anggota masyarakat dari praktek kerja dalam kontribusi pengetahuan.sistem komputasi kolaboratif memungkinkan organisasi untuk membuat ruang virtual sehingga individu dapat bekerja secara online di mana saja dan kapan saja.
Storage and retrieval technologies,
awalnya menggunakan sistem manajemen
database untuk menyimpan dan mengelola pengetahuan. Ini bekerja cukup
baik
di
hari-hari
awal
untuk
menyimpan
dan
mengelola
pengetahuan yang paling eksplisit, dan pengetahuan bahkan eksplisit tentang pengetahuan tacit. Namun, menangkap, menyimpan, dan mengelola pengetahuan tacit biasanya membutuhkan satu set alat yang berbeda.
Sistem
manajemen
dokumen
elektronik
dan
sistem
penyimpanan khusus yang merupakan bagian dari sistem komputasi kolaboratif mengisi kekosongan ini. Technologies Supporting Knowledge Management Beberapa
teknologi
telah
memberikan
kontribusi
terhadap
kemajuan signifikan dalam alat manajemen pengetahuan. Artificial
intelligence, intelligent agents, knowledge discovery dalam database, dan Extensible Markup Language (XML) adalah contoh teknologi yang memungkinkan fungsi canggih dari sistem manajemen pengetahuan modern dan membentuk dasar untuk inovasi masa depan di bidang KM. ARTIFICIAL INTELLIGENCE. Dalam definisi manajemen pengetahuan, Artificial intelligence jarang disebutkan. Namun, secara praktis, Metode AI dan alat-alat yang tertanam di sejumlah sistem manajemen pengetahuan, baik oleh vendor atau pengembang sistem. Metode AI dapat membantu dalam mengidentifikasi keahlian, menggambarkan knowledge automatically, semiautomatically, interfacing melalui natural language processing, dan dalam intelligent search melalui intelligent agents. Metode AI, terutama sistem pakar, jaringan saraf, logika fuzzy, dan intelligent agents, yang digunakan dalam sistem manajemen pengetahuan untuk melakukan berbagai fungsi: Mereka
membantu
dalam
meningkatkan
pengetahuan
dan
pencarian (misalnya, agen cerdas dalam pencarian Web), termasuk scanning e-mail, dokumen, dan database dan membantu mendirikan profil pengetahuan individu dan kelompok. INTELLIGENT AGENTS. Intelligent agents adalah sistem perangkat lunak yang mempelajari bagaimana user bekerja dan memberikan bantuan dalam tugas-tugas sehari-hari mereka. Sebagai contoh, ketika program perangkat lunak mengatakan apa yang user ingin ambil, agen pasif dapat memantau informasi yang masuk yang cocok dengan kepentingan user dan agen aktif dapat mencari informasi yang relevan dengan keinginan user (Gray dan Tehrani, 2003). Ada sejumlah cara yang dapat membantu Intelligent agents dalam sistem manajemen pengetahuan. Biasanya mereka digunakan untuk mendapatkan dan mengidentifikasi pengetahuan. Contohnya adalah:
IBM (ibm.com) menawarkan intelligent data mining family, termasuk Intelligent Decision Server (IDS), untuk mencari dan menganalisis sejumlah besar data perusahaan. Gentia (Planning Sciences International, gentia.com) menggunakan intelligent agents untukmemfasilitasi data mining dengan akses Web dan fasilitas data warehouse. Convectis (HNC Software Inc) menggunakan jaringan saraf untuk mencari data teks dan gambar, untuk membedakan arti dari dokumen untuk intelligent agents. Alat ini digunakan oleh Infoseek, sebuah mesin pencari internet, untuk mempercepat penciptaan direktori hirarkis dari topik Web. KNOWLEDGE DISCOVERY IN DATABASES. Knowledge discovery in databases (KDD) adalah proses yang digunakan untuk mencari dan mengekstrak informasi yang berguna dari volume dokumen dan data. Ini termasuk tugas-tugas yang dikenal sebagai ekstraksi pengetahuan, Data arkeologi, eksplorasi data, data pengolahan pola, pengerukan data, dan Informasi panen. Semua kegiatan ini dilakukan secara otomatis dan memungkinkan penemuan cepat, bahkan oleh nonprogrammers. Data sering terkubur di dalam database yang sangat besar, gudang data, dokumen teks, atau repositori pengetahuan, yang semuanya mungkin berisi data, informasi, dan pengetahuan yang dikumpulkan selama bertahun-tahun. Data mining, proses mencari informasi yang sebelumnya tidak diketahui atau hubungan dalam database besar, sangat ideal untuk memunculkan pengetahuan dari database, dokumen, e-mail, dan sebagainya.
EXTENSIBLE
MARKUP
LANGUAGE
(XML).
Extensible
Markup
Language (XML) memungkinkan representasi standar struktur data, sehingga data dapat diproses secara tepat oleh sistem heterogen tanpa kasus per kasus pemrograman. Metode ini cocok aplikasi e-commerce
dan manajemen supply chain sistem yang beroperasi melintasi batasbatas perusahaan. XML tidak hanya bisa mengotomatisasi proses dan mengurangi dokumen, tetapi juga dapat menyatukan mitra bisnis dan supply chains untuk kolaborasi yang lebih baik dan transfer pengetahuan. XML berbasis pesan dapat diambil dari back-end repositori dan keluar melalui antarmuka portal dan kembali lagi.
5 KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEMS IMPLEMENTATION Tantangan KMS (Knowledge Management System) adalah untuk mengidentifikasikan
dan mengintegrasikan komponen penting yaitu
teknologi komunikasi, teknologi kolaborasi dan teknologi penyimpanan dan pengambilan keputusan dimana teknologi tersebut berguna untuk memenuhi
kebutuhan
suatu
organisasi
terhadap
manajemen
pengetahuan. Knowledge Management Products and Vendors Peralatan teknologi yang mendukung manajemen pengetahuan disebut knowware. Kebanyakan paket software manajemen pengetahuan mencakup satu atau lebih dari tujuh alat-alat berikut : alat komputasi kolaboratif, server pengetahuan, portal pengetahuan perusahaan, sistem manajemen dokumen elektronik, alat-alat pengetahuan panen, mesin pencari, dan suite manajemen pengetahuan. KMS dapat dibeli secara keseluruhan atau sebagian dari salah satu dari banyak perusahaan pengembang perangkat lunak dan vendor sistem informasi perusahaan, dan dapat diperoleh melalui perusahaan konsultan besar atau juga dapat di outsourcing ke penyedia layanan aplikasi (ASP). SOFTWARE
DEVELOPMENT
COMPANIES
AND
ENTERPRISE
INFORMATION SYSTEMS VENDORS. Perusahaan pengembangan perangkat lunak dan vendor sistem informasi perusahaan menawarkan
banyak sekali paket manajemen pengetahuan dari alat individu sampai suite manajemen pengetahuan yang komprehensif. Berbagai knowware yang sudah tersedia di pasaran memungkinkan perusahaan untuk menemukan alat-alat yang akan memenuhi kebutuhan manajemen mereka yang unik. Berikut ini merupakan review dari beberapa paket software dan vendor mereka pada masing-masing dari tujuh kategori knowware yang dibahas sebelumnya. Collaborative Computing Tools.
Alat kolaborasi, atau groupware,
pertama digunakan untuk meningkatkan transfer pengetahuan implisit dalam sebuah organisasi. Salah satu sistem awal komputasi kolaboratif, GroupSystems, menyediakan banyak alat-alat yang mendukung kerja kelompok, termasuk brainstorming elektronik dan kategorisasi ide. Knowledge Servers. Sebuah server pengetahuan berisi perangkat lunak manajemen pengetahuan utama, termasuk repositori pengetahuan, dan menyediakan akses ke pengetahuan lain, informasi, dan data. Contoh server pengetahuan termasuk Hummingbird Knowledge Server, Intraspect Software Knowledge Server, Hyperwave Information Server, Sequoia Software XML Portal Server, dan Autonomyʼs Intelligent Data Operating Layer (IDOL) Server. Autonomyʼs IDOL server menghubungkan orang ke konten, konten ke konten, dan orang ke orang melalui modul yang memungkinkan
organisasi
untuk
mengintegrasikan
berbagai
personalisasi, kolaborasi dan pengambilan fitur. Server menyediakan knowledge repository, lokasi pusat untuk mencari dan mengakses informasi dari berbagai sumber seperti internet, intranet perusahaan, database dan sistem file sehingga memungkinkan distribusi yang efisien dari informasi time-sensitive. Enterprise Knowledge Portals. Portal pengetahuan perusahaan (EKPs) adalah pintu ke dalam banyak sistem manajemen pengetahuan. Mereka telah berkembang dari konsep yang mendasari sistem informasi eksekutif, sistem kelompok pendukung, Web-browser, dan sistem manajemen database.
Enterprise Knowledge Portal adalah sarana mengatur banyak sumber informasi terstruktur dalam suatu organisasi. Kebanyakan menggabungkan integrasi data, mekanisme pelaporan, dan kolaborasi, sementara dokumen dan manajemen pengetahuan ditangani oleh server. Electronic Document Management. Manajemen dokumen elektronik (EDM) merupakan sistem fokus pada dokumen dalam bentuk elektronik sebagai fokus kolaboratif kerja. Sistem EDM memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen yang dibutuhkan, biasanya melalui webbrowser seluruh intranet perusahaan. Sistem EDM memungkinkan organisasi untuk lebih baik mengelola dokumen dan alur kerja agar operasi berjalan lancar. Mereka juga memungkinkan kolaborasi pada penciptaan dokumen dan revisi. Knowledge Harvesting Tools. Alat untuk menangkap pengetahuan secara tidak mencolok membantu karena memungkinkan kontributor pengetahuan untuk secara minimal (tidak sama sekali) terlibat dalam upaya knowledge-harvesting. Menanamkan jenis alat dalam KMS adalah sebuah pendekatan yang ideal untuk menangkap pengetahuan. Search Engines. Search engine melakukan salah satu fungsi penting dari manajemen pengetahuan yaitu menemukan dan mengambil dokumen yang diperlukan dari koleksi besar terakumulasi dalam repositori perusahaan. Perusahaan seperti Google, Verity, dan Inktomi menawarkan berbagai pilihan mesin pencari yang mampu mengindeks dan katalogisasi file dalam berbagai format serta mengambil dan memprioritaskan dokumen yang relevan dalam menanggapi permintaan pengguna. Knowledge Management Suites.
Pengetahuan suite manajemen
menyelesaikan solusi manajemen pengetahuan out-of-the-box. Mereka mengintegrasikan komunikasi, kolaborasi, dan teknologi penyimpanan ke dalam satu paket convenient tunggal. Sebuah suite manajemen pengetahuan masih harus mengakses database internal dan sumbersumber pengetahuan eksternal, sehingga beberapa integrasi diperlukan untuk
membuat
perangkat
lunak
yang
benar-benar
fungsional.
Pengetahuan suite manajemen merupakan pendekatan yang kuat untuk mengembangkan KMS karena mereka menawarkan satu user interface, satu repositori data, dan satu vendor. CONSULTING FIRMS. Semua konsultan besar perusahaan (Accenture, Ernst & Young dan sebagainya) memiliki inisiatif internal knowledge management yang besar. Biasa hal ini menjadi produk setelah perusahaan tersebut sukses secara internal dan memberikan bantuan dalam membangun sistem manajemen pengetahuan serta mengukur efektifitasnya. Perusahaan konsultan juga menyediakan secara langsung out-of-the-box proprietary sistem untuk pasar vertikal. Sebagian besar perusahaan
konsultan
mendefinisikan
pengetahuan
penawaran
manajemen mereka sebagai layanan. KNOWLEDGE MANAGEMENT APPLICATION SERVICE PROVIDERS. Application service providers (ASP) telah berevolusi sebagai bentuk dari KMS outsourcing pada web. Ada banyak ASP untuk e-commerce di pasaran. Misalnya Communispace yang merupakan tingkat tinggi dari sistem kolaborasi ASP yang berfokus menghubungkan orang-orang kepada orang-orang (bukan hanya orang ke dokumen) untuk mencapai tujuan tertentu, terlepas dari geografis, waktu dan hambatan organisasi. Tidak seperti KM konvensional yang mengatur data dan dokumen atau chat roo dimana orang hanya bertukar informasi, Communispace berisi berbagai macam interaksi, kegiatan dan alat-alat yang menghubungkan orang ke rekan-rekan yang paling dapat membantu mereka membuat keputusan, memecahkan masalah dan belajar cepat. Communispace dirancang
untuk
membangun
kepercayaan
online
dan
membuat
masyarakat sadar diri tentang mengambil tanggung jawab atas tindakan dan pengetahuan.
Integration of KM Systems with Other Business Information Systems Karena sistem manajemen pengetahuan adalah suatu sistem perusahaan, maka harus diintegrasikan dengan perusahaan lain dan sistem informasi lainnya dalam suatu organisasi. Tentu saja, bila dirancang dan dikembangkan, tidak dapat dianggap sebagai aplikasi addon. Ini harus benar-benar terintegrasi ke dalam sistem lain. Melalui struktur budaya organisasi (berubah jika perlu), sistem manajemen pengetahuan dan kegiatannya dapat langsung diintegrasikan ke dalam proses bisnis perusahaan. Sejak KMS dapat dikembangkan pada platform pengetahuan yang terdiri dari komunikasi, kolaborasi dan teknologi penyimpanan, dan sebagian besar perusahaan sudah banyak memiliki alat tersebut dan teknologi di tempat, maka memungkinkan untuk mengembangkan KMS ke dalam tool organisasi. Sistem KM dapat diintegrasikan dengan jenis lain dari sistem informasi bisnis diantaranya : INTEGRATION
WITH
DECISION
SUPPORT
SYSTEMS
(DSS).
Knowledge management systems biasanya tidak terlibat dalam hal menjalankan model untuk memecahkan masalah yang biasanya dilakukan oleh sistem pendukung keputusan. Namun, karena sistem manajemen pengetahuan menyediakan bantuan dalam memecahkan masalah dengan menerapkan
pengetahuan,
memungkinnya
sebagian
dari
solusi
melibatkan dalam menjalankan model. INTEGRATION
WITH
ARTIFICIAL
INTELLIGENCE.
Manajemen
pengetahuan memiliki hubungan yang alami dengan metode kecerdasan buatan (AI) dan perangkat lunak, meskipun pengetahuan manajemen, tegasnya, bukan merupakan metode kecerdasan buatan. Ada sejumlah cara di mana manajemen pengetahuan dan kecerdasan buatan dapat diintegrasikan.
Misalnya,
jika
pengetahuan
disimpan
dalam
KMS
dipresentasikan kembali dan digunakan sebagai urutan aturan if-then-else, maka sistem pakar menjadi bagian dari KMS (lihat Rasmus, 2000). Sistem pakar juga dapat membantu pengguna dalam mengidentifikasi bagaimana menerapkan sepotong pengetahuan dalam KMS. INTEGRATION WITH DATABASES AND INFORMATION SYSTEMS. Karena KMS memanfaatkan repositori pengetahuan, kadang-kadang dibangun dari sistem database atau sistem manajemen dokumen elektronik, secara otomatis dapat mengintegrasikan ke bagian dari sistem informasi perusahaan. Sebagai data dan update informasi yang dibuat, KMS dapat memanfaatkan database. Pengetahuan sistem manajemen juga mencoba untuk mengumpulkan pengetahuan dari dokumen dan database (penemuan pengetahuan dalam database) melalui metode kecerdasan buatan, seperti yang dijelaskan sebelumnya. INTEGRATION WITH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT SYSTEMS. Sistem Customer relationship management (CRM) membantu pengguna
dalam
mengembangkan
berurusan profil
yang
dengan dapat
pelanggan. digunakan
CRM
pelanggan,
dapat dan
memprediksi kebutuhan mereka sehingga organisasi dapat meningkatkan penjualan dan lebih melayani klien. Sebuah KMS tentu dapat memberikan pengetahuan implisit kepada orang-orang yang menggunakan CRM secara langsing dalam bekerja dengan pelanggan. INTEGRATION WITH SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEMS. Rantai pasokan sering dianggap menjadi akhir logistik dari bisnis. Jika produk tidak bergerak melalui organisasi dan pergi keluar pintu, perusahaan akan gagal. Jadi penting untuk mengoptimalkan rantai pasokan dan mengelolanya dengan baik. Supply chain management (SCM) bisa mendapatkan keuntungan melalui integrasi dengan KMS karena ada banyak isu dan masalah dalam rantai pasokan yang
membutuhkan perusahaan untuk menggabungkan kedua pengetahuan implisit dan eksplisit, Dengan mengakses pengetahuan tersebut secara langsung akan meningkatkan kinerja dari rantai pasokan. INTEGRATION WITH CORPORATE INTRANETS AND EXTRANETS. Alat dan teknologi komunikasi dan kolaborasi diperlukan KMS untuk dapat berfungsi. KMS tidak hanya terintegrasi dengan teknologi intranet dan extranet, tetapi bisanya dikembangkan sebagai platform komunikasi. Extranet
secara
khusu
dirancang
untuk
meningkatkan
kolaborasi
perusahaan dengan pemasok dan kadang-kadang dengan pelanggan. Jika suata perusahaan dapat mengintegrasikan KMS ke dalam intranet dan extranetnya, maka tidak hanya pengetahuan yang mengalir lancar, baik kontributor dan pengguna (baik secara langsung atau melalui repositori pengethauan), perusahaan juga dapat menangkap pengetahuan langsung dengan sedikit keterlibatan pengguna, dan dapat memberikan ketika sistem “berfikir” bahwa pengguna membutuhkan pengetahuan.
6 ROLES OF PEOPLE IN KNOWLEDGE MANAGEMENT Mengelola sistem manajemen pengetahuan membutuhkan usaha yang besar. Seperti teknologi informasi lainnya, memulai mendapatkan, menerapkan, dan menyebarkan membutuhkan usaha yang juara. Banyak isu-isu manajemen, orang, dan budaya harus diperhatikan untuk membuat manajemen pengetahuan sistem yang sukses. Mengelola repositori pengetahuan biasanya memerlukan staf penuh-waktu, mirip dengan staf referensi-perpustakaan. Staf ini meneliti, struktur, filter, katalog, dan pengetahuan toko sehingga bermakna dan dapat diakses oleh orang-orang yang membutuhkannya. Staf membantu individu
dalam
mencari
pengetahuan,
dan
melakukan
"scanning
lingkungan": Jika mereka mengidentifikasi pengetahuan khusus bahwa seorang karyawan atau klien mungkin perlu, mereka mengirimkannya
langsung kepada mereka, sehingga menambah nilai bagi organisasi. (Ini adalah prosedur standar untuk personil manajemen pengetahuan Accenture.) Akhirnya, staf repositori pengetahuan dapat menciptakan masyarakat
dari
untuk
mengumpulkan
individu
dengan
bidang
pengetahuan umum untuk mengidentifikasi, menyaring, ekstrak, dan berkontribusi pengetahuan ke repositori pengetahuan.
Sebagian besar isu-isu tentang keberhasilan, implementasi, dan
penggunaan yang efektif dari sistem manajemen pengetahuan merupakan masalah semua orang. Dan karena sistem manajemen pengetahuan merupakan upaya perusahaan-, banyak orang perlu terlibat di dalamnya (Robb, 2003). Mereka termasuk chief knowledge officer (CKO), CEO, petugas lain dan manajer dari organisasi, anggota dan pemimpin masyarakat dari praktek, pengembang KMS, dan staf KMS. Setiap orang atau
kelompok
memiliki
peran
penting
baik
dalam,
manajemen
pengembangan penggunaan, atau dari KMS. Sejauh ini, CKO memiliki peran paling terlihat dalam upaya KMS, tetapi sistem tidak dapat berhasil kecuali peran semua pemain yang ditetapkan dan dipahami. Memastikan bahwa tim KM benar karena itu merupakan faktor penting dalam keberhasilan setiap inisiatif KM (Robb, 2003). The Chief Knowledge Officer Knowledge
management
project
melibatkan
pembentukan
pengetahuan lingkungan kondusif untuk transfer, penciptaan atau penggunaan upaya pengetahuan untuk membangun penerimaan budaya. Upaya ini berpusat pada perubahan perilaku perusahaan untuk merangkul penggunaan
manajemen
pengetahuan.
Proyek
perilaku
sentris
memerlukan dukungan tingkat inggi dan partisipasi dari manajemen senior dari
organisasi
untuk
memfasilitasi
pelaksanaannya.
Sebagian
perusahaan mengembangkan sistem knowledge management telah menciptakan seorang knowledge management officer, seorang chief knowledge officer (CKO), pada level senior. Tujuan dari peran CKO
adalah untuk memaksimalkan aset pengetahuan perusahaan, merancang dan menerapkan strategi knowledge management , secara efektif melakukan pertukaran aset pengetahuan internal dan eksternal dan mempromosikan penggunaan sistem. Seorang chief knowledge officer harus melakukan hal berikut : Menetapkan prioritas strategis untuk manajemen pengetahuan Menetapkan repositori pengetahuan praktik terbaik Mendapatkan komitmen dati eksekutif senior untuk mendukung lingkungan belajar Mengajarkan pencari informasi bagaimana mengajukan pertanyaan yang lebih baik dan lebih cerdas Menetapkan proses untuk mengelola aset intelektual Mendapatkan informasi kepuasan pelanggan secara real time dan dekat Mengglobalkan knowledge management CKO bertanggung jawab untuk menentukan bidang pengetahuan dalam perusahaan yang akan menjadi titik fokus, berdasarkan misi dan tujuan perusahaan (Davis, 1998). CKO bertanggung jawab untuk standardisasi perbendaharaan kata perusahaan dan untuk mengendalikan direktori pengetahuan. Hal ini sangat penting di daerah-daerah yang harus berbagi pengetahuan di seluruh departemen, untuk memastikan keseragaman. CKOs harus mendapatkan pegangan pada repositori perusahaan penelitian, sumber daya, dan keahlian, termasuk di mana disimpan dan siapa yang mengelola dan mengakses. (Artinya, CKO harus melakukan audit pengetahuan.) Kemudian CKO harus mendorong "polinasi" (berbagi pengetahuan) antar kelompok kerja yang berbeda dengan sumber daya yang saling melengkapi. CEO, Officers, and Managers of the Organization Secara
singkat,
vis
a
vis
knowledge
management,
CEO
bertanggung jawab untuk memperjuangkan upaya KM. Dia harus
memastikan bahwa CKO yang kompeten dan mampu ditemukan dan bahwa CKO dapat memperoleh semua sumber daya (termasuk akses ke orang dengan sumber pengetahuan) yang dibutuhkan untuk membuat proyek sukses. CEO juga harus memperoleh dukungan organization-wide untuk
kontribusi
kedalam
penggunaan
KMS.
CEO
juga
harus
mempersiapkan organisasi untuk perubahan budaya yang diharapkan terjadi ketika KMS diimplementasikan. Dukungan untuk KMS dan CKO adalah tanggung jawab penting dari CEO. Para officer lainnya di berbagai organisasi pada umumnya harus membuat sumber daya yang tersedia untuk CKO sehingga ia bisa mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Chief financial officer (CFO) harus memastikan bahwa sumber daya keuangan tersedia. Para Chief operating officer (COO) harus memastikan bahwa orang-orang mulai menamkan praktek knowledge management ke dalam proses kerja seharihari. Ada hubungan khusus antara CKO dan Chief Information Officer (CIO). Biasanya CIO bertanggung jawab atas visi IT organisasi dan arsitektur TI, termasuk database dan sumber-sumber pengetahuan potensial. CIO harus bekerja sama dengan CKO dalam membuat sumber daya yang tersedia. KMSS adalah proposisi mahal dan adalah bijaksana untuk menggunakan sistem yang ada jika mereka tersedia dan mampu. Manajer juga harus mendukung upaya KM dan menyediakan akses ke
sumber-sumber
penetahuan.
Dalam
banyak
KMSS,
manajer
merupakan bagian integral dari praktek masyarakat. Communities of Practice Keberhasilan sistem KM yang telah dikaitkan dengan keterlibatan aktif dari orang-orang yang berkontribusi dan manfaat dari menggunakan pengetahuan. Akibatnya, praktek masyarakat telah muncul dalam organisasi yang serius tentang upaya knowledge management mereka. Seperti telah dibahas sebelumnya, komunitas praktek (community of practice/ COP) adalah sekelompok orang dalam sebuah organisasi
dengan kepentingan umum profesional. Idealnya, semua pengguna KMS masing-masing harus berada dalam setidaknya satu COP. Menciptakan dan
memelihaa
COP yang benar
merupakan
salah
satu kunci
yang
benar-benar
keberhasilan KMS. KMS Developers Pengembang
KMS
adalah
anggota
tim
mengembangkan sistem. Mereka bekerja untuk CKO. Beberapa ahli organisasi yang mengembangkan strategi untuk mempromosikan dan mengelola perubahan budaya organisasi. Lainnya terlibat dalam sistem perangkat lunak dan pemilihan perangkat keras, pemrograman, pengujian, penggelaran dan pemeliharaan sistem. Yang lainya lagi terlibat dalam pelatihan pengguna. Pada akhirnya fungsi pelatihan bergerak ke staf KMS. KMS Staff Sistem KM perusahaan membutuhkan staf penuh-waktu untuk katalog dan mengelola pengetahuan. Staf ini baik terletak di kantor pusat perusahaan
atau
tersebar
di
seluruh
organisasi
di
pusat-pusat
pengetahuan. Perusahaan konsultan yang paling besar memiliki lebih dari satu pusat pengetahuan.
7 ENSURING SUCCESS OF KM EFFORTS Organisasi bisa mendapatkan beberapa manfaat dari penerapan strategi manajemen pengetahuan. Secara taktis, mereka dapat mencapai beberapa atau semua hal berikut: mengurangi hilangnya modal intelektual karena orang yang meninggalkan perusahaan, mengurangi biaya dengan mengurangi jumlah waktu perusahaan memecahkan masalah yang sama berulang kali, dan dengan mencapai skala ekonomi dalam memperoleh informasi dari penyedia eksternal, mengurangi redundansi dari kegiatan
berbasis pengetahuan, meningkatkan produktivitas dengan membuat pengetahuan yang tersedia lebih cepat dan mudah, dan meningkatkan kepuasan karyawan dengan memungkinkan pengembangan pribadi yang lebih besar dan pemberdayaan. Alasan terbaik dari semua mungkin perlu strategis untuk mendapatkan keuntungan kompetitif di pasar (Knapp, 1998). Knowledge Management Valuation Secara umum, perusahaan mengambil salah satu pendekatan berbasis aset pengetahuan manusia pengelolaan penilaian atau salah satu yang menghubungkan pengetahuan untuk aplikasi dan keuntungan bisnis (Skyrme dan Amidon, 1998). Pendekatan pertama dimulai dengan tification iDEN-aset intelektual dan kemudian memfokuskan perhatian manajemen pada peningkatan nilai mereka. Yang kedua menggunakan varian dari balanced scorecard, di mana langkah-langkah keuangan yang seimbang terhadap pelanggan, proses, dan langkah-langkah inovasi. Cara lain untuk mengukur nilai pengetahuan adalah untuk memperkirakan harga jika itu ditawarkan untuk dijual. Sebagian besar perusahaan enggan untuk menjual pengetahuan, kecuali mereka tegas dalam bisnis untuk melakukannya. Umumnya pengetahuan perusahaan merupakan aset yang memiliki nilai kompetitif, dan jika ia meninggalkan organisasi, perusahaan kehilangan keunggulan kompetitif. Namun, adalah mungkin untuk harga pengetahuan dan akses ke pengetahuan dalam rangka
untuk
membuatnya
bernilai
sementara
perusahaan
untuk
menjualnya. Indikator sukses yang berkaitan dengan manajemen pengetahuan termasuk pertumbuhan sumber daya yang melekat pada proyek, pertumbuhan volume isi pengetahuan dan penggunaan, kemungkinan bahwa proyek ini akan bertahan tanpa dukungan dari individu atau individu tertentu, dan beberapa bukti pengembalian keuangan baik untuk kegiatan manajemen pengetahuan sendiri atau untuk seluruh organisasi.
Ada dua jenis tindakan yang dapat digunakan untuk menilai efektivitas dari inisiatif KM: berorientasi pada hasil dan yang berorientasi kegiatan (O'Dell et al, 2003.). Hasil orientasi tindakan keuangan secara alami dapat mencakup hal-hal seperti kenaikan barang yang dijual. Kegiatan
berbasis
tindakan
mempertimbangkan
seberapa
sering
pengguna mengakses pengetahuan atau memberikan kontribusi terhadap pengetahuan (O'Dell et al., 2003). FINANCIAL METRICS. Meskipun ukuran akuntansi tradisional tidak lengkap untuk mengukur KM, mereka sering digunakan sebagai pembenaran cepat untuk inisiatif manajemen pengetahuan. Dalam rangka untuk mengukur dampak dari manajemen pengetahuan, para ahli menyarankan memfokuskan proyek KM pada masalah bisnis yang spesifik
yang
dapat
dengan
mudah
diukur.
Ketika
masalah
ini
diselesaikan, nilai dan manfaat dari sistem menjadi jelas dan sering dapat diukur (MacSweeney, 2002). Pada Royal Dutch / Shell group, laba atas investasi secara eksplisit didokumentasikan: Perusahaan telah menginvestasikan $ 6 juta di Sistem Manajemen Pengetahuan pada tahun 1999 dan dalam waktu dua tahun diperoleh $ 235 juta dalam pengurangan biaya dan pemasukan baru (King, 2001). Hewlett-Packard menawarkan contoh lain dari pengembalian keuangan terdokumentasi. Dalam waktu enam bulan dari peluncuran nya @ HP Portal seluruh perusahaan pada bulan Oktober 2000, HewlettPackard menyadari return $ 50 juta untuk investasi awal sebesar $ 20 juta. Hal ini terutama disebabkan oleh penurunan volume panggilan ke call center internal dan proses paperless baru (Roberts-Witt, 2002). Manfaat keuangan
mungkin
persepsi,
bukan
absolut,
tapi
tidak
perlu
didokumentasikan agar sistem KM yang dianggap sukses. NONFINANCIAL METRICS. Ada sejumlah cara-cara baru untuk melihat modal (diadaptasi dari Allee, 1999):
Modal hubungan eksternal: bagaimana sebuah link organisasi dengan mitra-mitranya, pemasok, pelanggan, regulator, dan sebagainya Modal struktural: sistem dan proses kerja yang memanfaatkan daya saing, seperti sistem informasi, dan sebagainya Modal manusia: kemampuan individu, pengetahuan , keterampilan, dan sebagainya, bahwa orang memiliki Modal sosial: kualitas dan nilai dari hubungan dengan masyarakat yang lebih luas Modal lingkungan: nilai hubungan dengan lingkungan Misalnya, manajemen pengetahuan inisiatif yang dilakukan oleh Partners HealthCare System, Inc tidak menghasilkan keuntungan finansial, tetapi telah sangat meningkatkan modal sosial perusahaan. Sistem manajemen pengetahuan untuk dokter diterapkan oleh Mitra untuk mengurangi jumlah kesalahan pengobatan serius sebesar 55 persen di beberapa rumah sakit paling bergengsi Boston. Menghitung laba atas investasi untuk sistem tersebut ternyata menjadi proposisi sangat sulit, itulah sebabnya mengapa hanya sebagian kecil dari rumah sakit menggunakan sistem yang sama. Causes of KM Failure Tidak ada sistem yang sempurna. Ada banyak kasus manajemen pengetahuan gagal. Perkiraan tingkat kegagalan KM berkisar dari 50 persen menjadi 70 persen, di mana kegagalan tersebut ditafsirkan bahwa semua tujuan utama tidak dipenuhi oleh usaha (Ambrosio, 2000). Beberapa alasan atas kegagalan termasuk memiliki terlalu banyak informasi yang tidak mudah dicari (Steinberg, 2002) dan memiliki informasi yang tidak memadai atau tidak lengkap dalam sistem sehingga mengidentifikasi keahlian nyata dalam sebuah organisasi menjadi berkabut
(Desouza,
2003).
Kegagalan
mungkin
juga
hasil
dari
ketidakmampuan untuk menangkap dan mengkategorikan pengetahuan serta dari manajemen atas proses KM sehingga kreativitas dan
masyarakat
dari
praktek
Permasalahan
lain
yang
menghambat
termasuk
kurangnya
(Desouza, komitmen,
2003). tidak
memberikan insentif bagi orang untuk menggunakan system dan overpenekanan pada teknologi dengan mengorbankan pengetahuan yang lebih besar dan masalah orang (Hislop, 2002). Factors Leading to KM Success Sebuah studi kasus inisiatif KM Nortel Network menunjukkan bahwa ada tiga isu utama yang mempengaruhi keberhasilan KM: 1. Memiliki pengaruh manajerial yang efektif dalam hal koordinasi, kontrol dan pengukuran, manajemen proyek, dan kepemimpinan, 2. Memiliki sumber daya kunci seperti sumber daya keuangan dan keahlian lintas fungsional, dan 3. Memanfaatkan peluang teknologi. Faktor
lain
yang
dapat
menyebabkan
keberhasilan
pengetahuan
manajemen proyek dapat dilihat pada berikut.
Closing Remarks Organisasi cerdas menyadari bahwa pengetahuan merupakan aset intelektual, mungkin satu-satunya yang tumbuh dari waktu ke waktu, dan bila dimanfaatkan secara efektif dapat mempertahankan kompetisi dan
inovasi. Organisasi dapat menggunakan teknologi informasi untuk melakukan manajemen pengetahuan yang benar. Memanfaatkan sumber daya intelektual seluruh organisasi dapat memiliki dampak finansial yang luar biasa. Dengan manajemen pengetahuan, definisi jelas, konsep yang jelas, metodologi yang jelas, tantangan yang jelas dan diatasi, manfaat yang jelas dan sangat besar, dan alat-alat dan teknologi-meskipun tidak lengkap dan agak mahal-yang layak. Isu-isu kunci adalah eksekutif sponsorship dan keberhasilan pengukuran. Masalah teknologi sangat minim dibandingkan dengan ini. Manajemen Pengetahuan adalah paradigma baru untuk bagaimana organisasi bekerja.
1. Jelaskan bagaimana sehingga Chevron merupakan learning organization! Pada
Chevron
ini,
upaya
untuk
membangun
learning
organization/organisasi pembelajaran dilakukan dengan cara berbagi dan mengelola pengetahuan di seluruh area perusahaan. Hal ini terlihat dalam upaya mereka untuk meningkatkan proses pengeboran. Mereka mencapai keuntungan kualitatif melalui upaya manajemen pengetahuan dan terus berusaha memperbaikinya sejak dari awal pelaksanaannya. 2. Jelaskan keuntungan yang dialami Chevron melalui program manajemen pengetahuan! Keuntungan yang paling besar adalah saat mereka mampu mengurangi biaya operasional dari $ 9,4 miliar menjadi $ 7,4 miliar dari tahun 1992 sampai tahun 1998 dan mengurangi biaya energi sebesar $ 200 juta per tahun. Selama tahun 1990-an, upaya seperti ini sangat penting dalam mengurangi biaya, untuk mencapai peningkatan produktivitas lebih dari 50% (dalam barel output per karyawan), dan meningkatkan kinerja keselamatan karyawannya lebih dari 50%. 3. Untuk area berbeda apa Chevron menerapkan manajemen pengetahuan, dan seberapa sukses mereka? Usaha itu sangat sukses terlihat dari keuntungan financial yang mereka dapatkan. Chevron menerapkan KM pada area pengeboran, pekerjaan kantor, keamanan, dan kilang. 4. Mengapa penting untuk mendokumentasikan penghematan biaya sistem manajemen pengetahuan? Penting untuk mendokumentasikan penghematan biaya KMS untuk membenarkan
proyek
tersebut.
Hal
ini
sangat
membantu
untuk
menunjukkan kepada semua orang dalam sebuah organisasi terhadap dampak dramatis setelanh penggunaan KMS. Penghematan biaya adalah
metrik bahwa manajemen senior mudah memahami dan yang mendasari masa
depan
investasi
TI.
Dalam
situasi
Chevron,
mereka
mendokumentasikan penghematan biaya pada setiap langkah. 5. Jika hadiah dramatis dapat dicapai melalui manajemen pengetahuan (seperti dengan sistem DocMan), mengapa tidak lebih banyak perusahaan mencoba melakukannya? Menurut kelomok kami, hal ini dikarenakan masih banyak organisasi yang tidak mengetahui tentang knowledge management system ini. Ada juga yang hanya iseng mencoba-coba dan ada tahu tetapi tidak berani mencobanya.
