BAB 4 HASIL DAN ANALISIS PENELITIAN
4.1 Analisis Sistem Pengendalian Intern Kredit Usaha Kecil Berdasarkan COSO Pemberian kredit dari bank merupakan salah satu produk bank yang memiliki peranan penting dalam memajukan sektor industri. Dalam hal ini pemberian kredit disertai dengan adanya risiko - risiko bawaan, seperti bahaya yang timbul dari kredit tak tertagih. Kredit tak tertagih adalah tidak terbayarnya kembali kredit tersebut, baik sebagian maupun seluruhnya. Kredit tak tertagih banyak terjadi sebagai akibat analisis pemberian persetujuan kredit yang tidak begitu ketat, sehingga pengelolaan dan pengawasan pemberian kredit harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang memadai demi keamanan. Sistem pengendalian intern merupakan hal yang sangat krusial pada seluruh proses pelaksanaan kegiatan bank, mengingat risiko yang ditimbulkan sangatlah beragam. Maka dari itu sistem pengendalian intern membutuhkan perhatian yang lebih untuk mengurangi kemungkinan terjadinya risiko tersebut. Dalam bab ini, penulis akan menganalisis dan mengevaluasi penerapan sistem pengendalian intern dalam pemberian kredit kepada usaha kecil dan mikro pada PT. BP Tbk berdasarkan Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission (COSO) yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian dan pemantauan.
53
4.1.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian menurut COSO adalah seperangkat standar, proses, dan struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan pengendalian internal di dalam organisasi. lingkungan pengendalian meliputi integritas dan nilai etika organisasi, parameter yang memungkinkan dewan direksi untuk melaksanakan tanggung jawab pemerintahan, proses untuk menarik, mengembangkan dan mempertahankan individu yang kompeten, dan tolok ukur kinerja, insentif, dan penghargaan untuk mendorong akuntabilitas kinerja. lingkungan pengendalian yang dihasilkan memiliki dampak yang luas pada keseluruhan sistem pengendalian intern. Menurut COSO Lingkungan pengendalian memiliki 5 komponen dasar, Berikut adalah penguraian dari 5 komponen tersebut yang telah diimplementasikan oleh PT BP : 1. Integritas dan Nilai Etika Intergritas adalah suatu konsep yang menunjukan konsistensi antara tindakan dengan nilai dan prinsip. Untuk mencapai tujuan suatu perusahaan, manajemen dituntut untuk selalu berusaha menjaga integritas dan nilai etik karyawannya. Usaha tersebut dapat dilakukan dengan berbagai cara. Intergritas dan nilai etik wajib diterapkan di semua aspek dan bagian perusahaan sistem pengendalian internal dapat berjalan lancar. Dari hasil wawancara dan observasi penulis menemukan hal hal yang telah di laksanakan oleh PT BP, namun tidak semua informasi bisa didapatkan oleh penulis karena ini berhubungan dengan kode etik pegawai Bank dimana para pegawai wajib menjaga rahasia Bank untuk hal yang dikategorikan rahasia (confidential).
54
PT. BP memiliki peraturan kode etik secara tertulis yang dijadikan pedoman dalam bekerja seluruh karyawan, tak terkecuali karyawan bagian kredit. Peraturan kode etik PT. BP terdapat 15 point kode etik yang wajib dipatuhi oleh karyawan PT. BP. 15 point kode etik tersebut adalah : a. Mematuhi Peraturan Internal PT. BP, Peraturan Bank Indonesia dan Peraturan perundang undangan lainnya yang berlaku. Karyawan harus mematuhi bukan hanya tulisan yang tercantum pada peraturan internal PT. BP, peraturan bank Indonesia dan peraturan perundang undangan lainnya yang berlaku, tetapi juga semangat yang terkandung di dalamnya. b.
Menolak Penyuapan dan korupsi karyawan dilarang memberi atau menerima suap atau terlibat dengan segala bentuk korupsi.
c. Menghindari berkompromi karena hadiah dan hiburan karyawan tidak boleh menawarkan, memberikan, ataupun menerima hadiah dan hiburan diluar batas kewajaran dari atau pihak ketiga. d. Speak up Karyawan harus melakukan speak up / melaporkan jika mencurigai adanya perilaku baik aktual, direncanakan, maupun potensial yang dapat melanggar bagian manapun dari peraturan internal PT. BP, peraturan bank Indonesia dan peraturan perundang undangan lainnya yang berlaku. e. Mencegah pencucian uang dan fraud Karyawan harus mematuhi peraturan internal PT. BP, peraturan bank Indonesia dan peraturan perundang undangan lainnya yang berlaku dalam mencegah pencucian uang dan fraud.
55
f. Menghindari benturan kepentingan Karyawan harus mengambil langkah – langkah untuk menghindari benturan kepentingan jika mengidentifikasi adanya potensi benturan kepentingan harus mengambil tindakan untuk mengatasi dan mengelolanya dengan cara yang terbuka. g. Tidak bertransaksi ketika memiliki insider information Karyawan harus mematuhi peraturan internal PT. BP, peraturan bank Indonesia dan peraturan perundang undangan lainnya yang berlaku, yang melarang melakukan insider trading. h. Tidak melakukan Mis-Sell atau Mispresent produk dan jasa PT. BP Karyawan harus mematuhi peraturan internal PT. BP, peraturan bank Indonesia dan peraturan perundang undangan lainnya yang berlaku untuk menghindari terjadinya mis-sell (salah menjual) dan misrepresent (salah cara penyampaian). i. Cepat dan tanggap dalam menangani keluhan nasabah Karyawan harus memastikan bahwa semua keluhan nasabah ditangai dengan cepat, tanggap dan diadministrasikan dengan benar. j. Menjaga kerahasiaan dan perlinduangan informasi & data Setiap karyawan bertanggung jawab menjaga kerahasiaan informasi dan data internal PT. BP, maupun informasi dan data yang diberikan kepada nasabah kepada PT. BP sesuai dengan ketentuan yang berlaku. k. Memperlakukan karyawan dengan adil Atasan harus memperlakukan karyawan secara adil, penuh rasa hormat, dan membantu pengembangan karir, serta memberdayakan potensi karyawan.
56
l. Terbuka dan jujur kepada regulator PT. BP dan karyawan harus menjalankan prinsip prinsip tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance) m. Sikap dan prilaku Penting bagi PT. BP untuk mendapatkan citra positif dan terhormat dimasyarakat. Citra positif itu dapat di bentuk oleh cara karyawannya dalam bersikap dan berprilaku dengan menerapkan sopan santun dan etika moral. Menerapkan disiplin kerja dan menjaga nama baik perusahaan. n. Penggunaan peralatan dan fasilitas PT. BP PT. BP menyediakan fasilitas dan peralatan kerja yang memadai bagi karyawan agar dapat melaksanakan tugas secara efektif dan efisien, dan karyawan wajib menggunakan dan memelihara dengan baik. o. Aktifitas berpolitik Karyawan PT. BP dapat berpartisipasi dalam kegiatan politik di Republik Indonesia. Namun demikian untuk melakukan aktivitas politiknya, tidak di perkenankan meninggalkan tugas dan kewajibannya sebagai karyawan. Dalam pelaksanaannya apabila karyawan melanggar kode etik yang tertera pada peraturan tersebut maka karyawan akan mendapatkan sanksi. Sanksi yang di berikan sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Sanksi pada PT. BP terbagi menjadi beberapa tingkatan. Tingkatan sanksi pada PT. BP adalah sebagai berikut: a. Teguran lisan / Surat teguran Sanksi ini tidak selalu mendahului Surat Peringatan. Sanksi ini diberikan kepada karyawan yang bobot pelanggarannya ringan.
57
b. Surat Peringatan Surat peringatan yang diberikan tidak berdasarkan urutan, namun berdasarkan bobot pelanggaran yang dilakukan. Surat peringatan yang berlaku ada 3 tingkatan yaitu SP (surat Peringatan) 1, SP 2, dan SP 3 yang masing masing jangka waktu berlakunya 6 bulan.
c. Pemutusan hubungan kerja Apabila karyawan melakukan pelanggaran selama masa berlaku surat peringatan maka karyawan dapat langsung di berikan surat peringatanyang tingkatannya lebih tinggi atau bahkan dilakukan pemutusan hubungan kerja. Tersedianya peraturan mengenai kode etik serta adanya sanksi sanksi yang secara tegas diberlakukan tidak dapat menghindarkan PT. BP dari terjadinya pelanggaran pelanggaran. Pada bagian kredit secara umum karyawan telah mematuhi kode etik yang berlaku, namun tetap saja ada beberapa pelanggaran pelanggaran yang terjadi. Jenis pelanggaran yang terjadi pada bagian kredit ada bermacam – macam, ada yang ringan sampai pelanggaran berat. 2. Partisipasi Dewan Direksi dan Audit Komite Menurut Surat Edaran Bank Indonesia nomor 5 /22 / DPNP pada tanggal 29 September 2003 tentang Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern Bagi Bank Umum terdiri dari lima elemen utama yang satu sama lain saling berkaitan, yaitu: a. Pengawasan oleh Manajemen dan Kultur Pengendalian (Management Oversight and Control Culture) b. Identifikasi dan Penilaian Risiko (Risk Recognition and Assessment)
58
c. Kegiatan Pengendalian dan Pemisahan Fungsi (Control Activities and Segregation of Duties) d. Sistem Akuntansi, Informasi dan Komunikasi (Accountancy, Information and Communication) e. Kegiatan Pemantauan dan Tindakan Koreksi Penyimpangan/Kelemahan (Monitoring Activities and Correcting Deficiencies ). Mengacu pada point pertama dari aturan Bank Indonesia atas sistem pengendalian manajemen, Dewan komisaris dan Dewan direksi mempunyai tanggung jawab dan wewenang dalam mengawasi proses aktifitas. Berikut merupakan penjelasan tugas dan wewenang dewan direksi menurut peraturan bank Indonesia: a. Melaksanakan kebijakan dan strategi yang telah disetujui oleh dewan Komisaris. b. Mengembangkan
prosedur
untuk
mengidentifikasi,
mengukur,
memantau, dan mengendalikan risiko yang dihadapi Bank c. Memelihara
suatu
struktur
organisasi
yang
mencerminkan
kewenangan, tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang jelas d. Memastikan bahwa pendelegasian wewenang berjalan secara efektif yang didukung oleh penerapan akuntabilitas yang konsisten e. Menetapkan kebijakan dan strategi serta prosedur pengendalian intern f. Memantau kecukupan dan efektivitas dari sistem pengendalian intern. Pada PT. BP, Dewan direksi mempunyai tugas dan wewenang dalam membuat persetujuan atas kredit UKM yang diajukan oleh nasabah PT. BP. Ini membuktikan bahwa PT. BP telah menerapkan aturan dari Bank Indonesia dalam dalam proses pemberian kredit UKM dengan mengembangkan prosedur
59
untuk mengidentifikasi, mengukur, memantau, dan mengendalikan risiko yang dihadapi Bank, dalam hal ini risiko yang di hadapi adalah risiko kredit. Selain itu juga PT. BP memastikan bahwa pendelegasian wewenang berjalan secara efektif yang didukung oleh penerapan akuntabilitas yang konsisten, dengan adanya pendelegasian tugas dan wewenangnya atas persetujuan kredit kepada manajemen apabila direksi sedang berhalangan untuk melakukan tugasnya. Namun dalam mendelegasikan tugas tersebut PT. BP mempunyai kriteria tertentu mengenai tugas yang dapat dan tidak dapat di delegasikan kepada manajemen. Dengan adanya kriteria tertentu dalam pendelegasian mengartikan bahwa PT. BP telah menerapkan aturan memelihara suatu struktur organisasi yang mencerminkan kewenangan, tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang jelas. Dewan direksi dan komisaris PT. BP secara rutin melakukan evaluasi kinerja bagian kredit. Evaluasi tersebut dilakukan sebanyak tiga bulan sekali. Materi evaluasi dapat berupa analisis hasil kinerja. Evaluasi mengenai hasil kinerja meunjukkan bahwa PT. BP telah menerapkan aturan Bank Indonesia mengenai tugas direksi yang mengatakan bahwa direksi harus memantau kecukupan dan efektivitas dari sistem pengendalian intern. Pengembangan produk yang sudah ada, revisi prosedur atas suatu produk, serta rencana produk baru yang akan di keluarkan oleh PT. BP menunjukkan bahwa PT. BP telah menerapkan aturan bank Indonesia mengenai penetapan kebijakan dan strategi serta prosedur pengendalian intern. PT. BP mempunyai komite audit atau audit internal yang disebut dengan CIA (Corporate Internal Audit). Tugas dari CIA adalah mengaudit kinerja seluruh departemen PT. BP. CIA melakukan audit untuk department bagian
60
kredit secara rutin, kurang lebih 3 bulan sekali. Namun jika ada temuan yang bersifat tiba tiba maka CIA akan langsung memeriksa bagian tersebut tanpa menunggu jadwal rutin pemeriksaan. Dalam pelaksanaan program kredit UKM, CIA tidak mempunyai tugas dan wewenang apapun dalam proses pemberian kredit UKM PT. BP. Secara umum dapat disimpulakan bahwa Partisipasi Dewan Direksi dan Audit Komite pada sistem pengendalian intern PT. BP secara keseluruhan maupun spesifik untuk bagian kredit dapat dikatakan efektif. 3. Filosofi manajemen dan gaya operasi Manajemen senior dan dewan direksi menetapkan struktur organisasi dan garis
pelaporan
yang
diperlukan
untuk
merencanakan,
melaksanakan,
mengendalikan, dan secara berkala menilai kegiatan entitas. Tujuannya adalah untuk memberikan pertanggungjawaban yang jelas dan arus informasi di dalam dan di seluruh entitas secara keseluruhan dan subunit nya. Terlepas dari struktur organisasi, definisi tugas wewenang dan tanggung jawab, garis pelaporan dan saluran komunikasi harus jelas untuk memungkinkan pertanggungjawaban atas unit operasi dan bidang fungsional. Bagian kredit PT. BP mempunyai panduan struktur serta jalur pelaporan dan tanggung jawab dengan jelas, sehingga karyawan tahu harus memberikan laporan serta tanggung jawab dalam pekerjaannya kepada pihak pihak tertentu sesuai dengan posisi jabatannya. 4. Komitmen dan kompetensi Kompetensi adalah kualifikasi yang untuk melaksanakan tanggung jawab yang diberikan dan membutuhkan keterampilan yang relevan dan keahlian, yang diperoleh sebagian besar berasal dari pengalaman profesional, pelatihan, dan
61
sertifikasi. Hal ini dinyatakan dalam sikap dan perilaku individu melaksanakan tanggung jawab yang dimiliki. Suatu organisasi dapat membantu menentukan tingkat kompetensi staf dengan peran pekerjaan, memfasilitasi pelatihan dan mengevaluasi kinerja dan kecukupan pengembangan profesional individu dalam kaitannya dengan kebutuhan entitas. Menurut COSO organisasi mendefinisikan persyaratan kompetensi
yang
diperlukan
untuk
mendukung
pencapaian
tujuan,
mempertimbangkan, misalnya: a. pengetahuan, keterampilan dan pengalaman yang diperlukan b. sifat dan tingkat penilaian dan pembatasan wewenang untuk diterapkan ke posisi tertentu c. analisis biaya - manfaat dari berbagai tingkat keterampilan dan pengalaman d. Pemilihan antara tingkat pengawasan dan tingkat kompetensi yang diperlukan dari individu. Pada bagian kredit PT. BP belum ada ketentuan atau syarat kriteria tertentu dalam mempekerjakan karyawannya, kecuali untuk menjadi bagian RM atau Relationship Manajement harus mempunyai pengalaman dalam kurun waktu tertentu dibidang relation dan harus mempunyai relasi yang luas untuk mendukung tugasnya. Selain itu untuk mempertahankan kompetensi karyawannya PT. BP memberikan pelatihan secara berkelanjutan bagi karyawan bagian kredit. Pelatihan yang diberikan berupa materi tentang produk. Pelatihan itu sendiri dapat berupa kelas besar ataupun sharing session. Namun walaupun berkelanjutan PT. BP belum menetapkan intensitas jadwal pelatihan tetap. Untuk
62
karyawan baru, PT. BP memberikan pelatihan dalam jangka waktu satu bulan sejak bergabung dengan masa percobaan selama 3 bulan. Untuk
memacu
kinerja
karyawan,
PT.
BP
memberikan
reward/penghargaan bagi keryawan bagian kredit yang memenuhi target yang diberikan. Reward tersebut dapat berupa liburan, promotion, bonus akhir tahun. Promotion yang di berikan terbagi menjadi 2, yaitu promotion gaji dan promotion grade. Dalam kenaikan grade atau pangkat, PT. BP tidak menetapkan jangka waktu tertentu. Setiap pekerjaan telah dilakukan evaluasi oleh Job Evaluation Committee, dimana setiap pekerjaan dinilai bobotnya masing-masing untuk ditentukan gradenya. Evaluasi Pekerjaan menggunakan metode balance scorecard dalam 4 perspektif, yaitu financial, customer, internal business process dan learning & growth. Grade position pada PT. BP adalah sebagai berikut: Tabel 4.1 Grade Position Level L1 L2 L3 L4 L5 L6
Grade 18-19 16-17 14-15 12-13 10-11 8-9
Keterangan Direktur Division Head Departement Head Unit Head Senior Officer Staff/Officer
5. Sumber daya manusia Manajemen dan dewan direksi menetapkan tolok ukur kinerja, insentif, dan penghargaan lain yang sesuai untuk tanggung jawab di semua tingkat entitas, mengingat pencapaian kedua tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Untuk mendukung tujuan jangka pendek dan jangka panjang tujuan entitas,
63
ukuran kinerja yang seimbang untuk menghargai keberhasilan dan perilaku disiplin yang diperlukan sejalan dengan berbagai tujuan. Kenaikan gaji atau bonus merupakan bentuk penghargaan yang umumnya digunakan, namun pemberian tanggung jawab yang lebih besar serta pengakuan merupakan bentuk penghargaan non-moneter yang memberikan efek positif yang sangat besar bagi karyawan. Demikian pula, kompensasi, perekrutan dan promosi struktur memberikan efek positif terhadap perilaku etis. Pada bagian kredit PT. BP, sanksi dan reward yang berlaku sudah berlajan sesuai aturan yang ada. Walaupun aturan dan sanksinya selalu diberlakukan namun tetap saja ada pelanggaran yang terjadi. Hal ini mengindikasikan bahwa sanksi yang diberikan kurang diindahkan oleh karyawannya. Sedangkan untuk reward, ternyata sangat mempengaruhi kinerja karyawannya, terbukti dengan jam bekerja karyawan bagian kredit sering kali melampaui batas jam kerja normal dan apabila ada pekerjaan yang harus di selesaikan, karyawan bagian kredit tidak keberatan untuk memakai jam istirahat siang untuk bekerja. Hal ini menandakan bahwa reward yang ditawarkan oleh PT. BP benar benar memacu kinerja para karyawannya. Reward yang diberikan kepada karyawan bagian kredit apabila karyawan tersebut Service Level Agreement (SLA) selalu baik dan selalu berinovasi dalam bekerja. SLA adalah kesepakatan jangka waktu layanan yang diberikan tim pemberi layanan terhadap ke bagian bisnis sebagai pemilik produk/layanan. Bagian bisnis adalah bagian yang mendesain produk/layanan pada PT BP. Laporan SLA akan dievaluasi secara rutin setiap bulannya. Apabila ada penyimpangan maka akan diinvestigasi lebih lanjut.
64
Untuk memberikan kenyamanan dan memacu kinerja, umumnya perusahaan memberikan fasilitas yang hanya dapat dinikmati oleh karyawan perusahaan itu sendiri, namun pada PT. BP hal ini belum di terapkan.
4.1.2 Penilaian Risiko (Risk assessment) Semua entitas, terlepas dari ukuran, struktur, sifat, atau industri, menghadapi risiko di semua tingkatan. Risiko didefinisikan sebagai kemungkinan bahwa suatu peristiwa akan terjadi dan mempengaruhi pencapaian tujuan. Risiko mempengaruhi kemampuan entitas untuk berhasil, bersaing dalam industri, mempertahankan kekuatan keuangan dan reputasi yang positif, dan menjaga kualitas keseluruhan yang produk, jasa, dan pihak yang terkait di dalamnya. Manajemen harus menentukan seberapa besar risiko yang akan diterima bijaksana, berusaha untuk menjaga risiko dalam level ini, dan memahami berapa banyak toleransi itu untuk melebihi tingkat risiko target. Menurut peraturan Bank Indonesia No 11/25/PBI/2009 tentang penerapan manajemen risiko, terdapat 8 jenis risiko yang wajib dikelola atau di pertimbangkan oleh bank umum. Jenis risiko perbankan menurut bank BI yaitu : 1. Risiko Pasar Risiko yang timbul karena adanya pergerakan variabel pasar (adverse movement) dari portofolio yang dimiliki oleh Bank, yang dapat merugikan Bank. Variabel pasar antara lain adalah suku bunga dan nilai tukar. Keuntungan utama dari bisnis perbankan adalah bagaimana mengelola dan menentukan bunga pinjaman secara fleksibel sehingga menghasilkan laba yang maksimal. Artinya, tingkat suku bunga pinjaman haruslah lebih tinggi
65
dari tingkat suku bunga simpanan sehingga bank dapat memperoleh keuntungan. Suku bunga kredit merupakan salah satu sarana bank dalam memenangkan persaingan di pasar. Untuk menghindari terjadinya risiko pasar atas suku bunga kredit, PT. BP mempunyai divisi khusus yang bertugas untuk menghitung bunga yang diberikan kepada nasabah dan yang didapatkan dari nasabah atau pihak ketiga, agar bank tidak mengalami kerugian. Divisi tersebut disebut dengan ALCO. Selama PT. BP beroperasi divisi tersebut dapat dikatakan efektif karena belum ada peristiwa atau kejadian yang menyebabkan kerugian PT. BP dikarenakan kesalahan dalam menjaga suku bunga. Risiko pasar lainnya adalah akibat nilai tukar. Untuk menghadapi hal tersebut ada beberapa hal yang dapat di lakukan bank pada umumnya, seperti mengatur simpanannya dalam bentuk SBI, hedging, dan lainnya. Pada dasarnya yang dilakukan PT. BP sama seperti bank pada umumnya hanya saja keputusan langkah untuk menghadapi risiko pasar akibat nilai tukar ditentukan oleh manajemen. Pengendalian yang dilakukan PT. BP terhadap risiko pasar terbilang sangat memadai, di tandai dengan adanya divisi khusus penghitungan suku bunga serta pengendalian atas nilai tukar yang langsung ditangani oleh manajemen. 2. Risiko Kredit Risiko yang timbul sebagai akibat kegagalan pihak debitur memenuhi kewajibannya. Untuk mengurangi risiko kredit, PT. BP mempunyai prosedur
66
pemberian kredit UKM yang dirancang sedemikian rupa agar tidak terjadi kredit macet. Dalam menilai dan mempertimbangkan permohonan kredit yang diajukan oleh debitur, PT. BP memiliki sistem aplikasi untuk menilai kelayakan dari permohonan kredit tersebut. Aplikasi tersebut akan mengolah data yang berisikan pedapatan, umur debitur dan informasi lainnya, kemudian hasil dari analisis dari aplikasi tersebut akan berupa score / nilai. Dari range nilai tersebut dibagi kedalam dua keputusan yaitu layak atau tidak layak. Namun rumus yang dipakai hanya di ketahui oleh bagian risk saja agar mencegah relation manager (RM) yang berhubungan langsung dengan debitur melakukan kecurangan. Hal ini dikarenakan perbedaan kepentingan antara RM dengan risk. RM berkepentingan untuk menarik sebanyak banyaknya nasabah sementara bagian risk harus berhati hati agar tidak terjadi risiko kredit / kredit macet. Toleransi dalam permohonan kredit yang hanya bisa di terima PT. BP adalah toleransi dalam kelengkapan dokumen, namun tetap saja ada batas jangka waktu tertentu yang ditetapkan agar debitur melengkapi dokumen yang dibutuhkan. Dalam penilaian permohonan kredit yang dilakukan PT. BP, PT. BP telah menerapkan four eyes principles. four eyes principles adalah pengambilan keputusan penting yang disetujui oleh setidaknya dua orang, biasanya CEO (Chief Executive Officer) dan CFO (Chief Financial Officer) perusahaan. Hal tersebut sudah diterapkan oleh PT. BP dengan adanya persetujuan atas kredit yang memerlukan tingkatan level manajemen yang berbeda beda dalam pengambilan keputusan, sesuai dengan jumlah kredit yang diajukan. Apabila nilai dari kredit yang diajukan sangat besar maka
67
harus sampai persetujuan direktur utama, namun untuk persetujuan kredit UKM di sesuaikan dengan nominalnya. Untuk mengurangi adanya risiko kredit, sebelum data dimasukkan ke bagian Data Checking & Verification dan bagian Collateral valuation untuk dicek, diverifikasi dan dinilai agunannya, terlebih dahulu RM sebagai pihak yang menerima data langsung dari debitur telah mencatat estimasi perkiraan risiko yang dihadapi, namun hanya secara umum saja. Estimasi tersebut dicatat pada form tertentu yang diserahkan bersama dokumen serta permohonan kredit kebagian penilaian yaitu data checking & verification unit dan collateral valuation. Tindakan yang dilakukan PT. BP apabila terjadi risiko kredit yaitu kredit macet adalah restrukturisasi kredit. Resutrukturisasi kredit dapat berupa memperpanjang tenor / jangka waktu pembayaran kredit, penurunan rate bunga yang harus debitur bayar atau penghapusan bunga yang harus di bayar dan hanya membayar pinjaman pokok saja. Apabila debitur benar benar tidak dapat memenuhi kewajiban pembayaran walaupun setelah dilakukan restrukturisasi maka bank akan melakukan penyitaan asset dari debitur yang dijadikan agunan, kemudian asset tersebut akan dijual yang hasil penjualannya digunakan untuk menutupi hutang dari debitur. Apabila hasil penjualan melebihi hutang yang harus dibayarkan maka lebihnya akan dikembalikan kepada debitur. 3. Risiko Likuiditas Risiko yang antara lain disebabkan Bank tidak mampu memenuhi kewajiban yang telah jatuh waktu. Selama beroperasi, PT. BP menjalankan bisnisnya dengan sehat serta alur perputarannya lancar, sehingga sampai saat
68
ini PT. BP berhasil bersaing di industri perbankan. Dengan demikian disimpulkan bahwa PT. BP dapat mengendalikan risiko likuiditas dengan baik. 4. Risiko Operasional Risiko yang antara lain disebabkan adanya ketidakcukupan dan atau tidak berfungsinya proses internal, kesalahan manusia, kegagalan sistem, atau adanya problem eksternal yang mempengaruhi operasional Bank. Pada proses pemberian kredit risiko opersional yang terdapat dari segi proses internal adalah risiko kesalahan dalam penilaian agunan yang dilakukan collateral unit dan kesalahan dalam pemeriksaan dan verifikasi data yang dilakukan oleh data checking & verification unit. Untuk mencegah terjadinya risiko kesalahan pada penilaian agunan, PT. BP menerapkan dual control dalam satu unit yaitu, pemeriksaan hasil penilaian agunan dilakukan oleh dua orang dengan level yang berbeda dalam satu unit. Selain itu dalam menilai agunan PT. BP bekerja sama dengan pihak eksternal dalam bidang jasa penilai, yang kemudian hasil laporan dari jasa penilai tersebut yang di periksa oleh collateral unit dengan dual control. Begitu pula dengan data checking & verification unit. Sebelum laporan hasil pemeriksaaan dan verifikasi di berikan kembali kepada RM, laporan tersebut di periksa oleh bagian data checking & verification unit namun dengan pihak yang levelnya lebih tinggi. Selain itu agar data yang dajukan bersifat dapat dipercaya maka PT. BP menggunakan call visit untuk memastikan kebenaran identitas serta agunan yang diajukan dan khusus untuk kredit UKM PT. BP melakukan IDI Checking. IDI checking adalah proses verifikasi data dengan mengakses database di sistem Bank Indonesia, gunanya agar PT. BP mengetahui history
69
/ catatan aktifitas dengan bank lain yang ada di Indonesia yang berhubungan dengan debitur, sehingga dapat diketahui riwayat pembayaran kewajiban yang lalu dengan bank bank lain. Selain itu PT BP akan melakukan IDPB checking yaitu mengakses informasi mengenai debitur yang terdapat pada sistem PT BP jika ada. Dari segi kesalahan sumber daya yang di sengaja. Pada praktiknya RM mempunyai tugas untuk membuat proposal kredit setelah mendapatkan hasil laporan dari data collateral dan data checking & verification unit. RM sendiri dapat berhubungan langsung dengan debitur yang mengajukan permohonan kredit UKM, maka dengan demikian bukan tidak mungkin terjadi kecurangan pada proses ini. Karena dapat terjadi pertukaran informasi atas hasil pemeriksaan sehingga mendorong debitur untuk melakukan untuk memberikan insentif tersendiri kepada RM agar proposal kredit yang akan di ajukan terlihat bagus dan mendapat persetujuan. Dengan melihat kepentingan RM yang harus mencapai target dan akan mendapatkan reward apabila targetnya tercapai, maka bukan tidak mungkin hal tersebut terjadi. Dari segi kesalahan sumber daya manusia yang tidak disengaja, untuk memberikan persetujuan kredit di butuhkan persetujuan pihak PT. BP dengan level yang berbeda beda sesuai dengan jumlah permohonan kredit yang diajukan. Dengan demikian dapat mengurangi kesalahan dalam persetujuan kredit. Selain itu kesalahan dari segi sumber daya manusia yang dapat terjadi pada proses pemberian kredit ini adalah kesalahan pencatatan. Saat penerimaan permohonan kredit, data yang di terima akan di catat pada form, kemudia akan form akan diserahkan ke bagian yang memeriksa data beserta dokumen. Untuk meminimalisir terjadinya kesalahan pada perpindahan data
70
dari sati bagian ke bagian lain, maka data yang di input ke dalam sistem, saat akan berpindah secara komputerisasi, hardcopy dari data tersebut juga berpindah kepada bagian yang yang dituju, gunanya adalah agar setiap terjadi perpindahan data, data hardcopy akan diperiksa apakah sudah sesuai dengan yang di input kedalam sistem. Dari segi kegagalan sistem, sejauh ini PT. BP memiliki sistem yang terintegrasi dan sudah efektif dalam praktiknya. Secara keseluruhan kinerja bagian kredit dalam memenuhi target yang ditetapkan oleh manajemen sudah sangat memuaskan, dikarenakan setiap tahunnya selalu melampaui target yang di berikan. 5. Risiko Hukum Risiko yang disebabkan oleh adanya kelemahan aspek yuridis. Kelemahan aspek yuridis antara lain disebabkan adanya tuntutan hukum, ketiadaan peraturan perundang-undangan yang mendukung atau kelemahan perikatan seperti tidak dipenuhinya syarat sah kontrak. Dalam Pemberian kredit risiko hukum yang dihadapi adalah apabila dalam proses perikatan antar bank dengan debitur lemah. Perikatan dapat dikatakan lemah apabila kekurangan saksi dan dokumen kontrak perjanjian mempunyai kelemahan pada pasal pasalnya. Pada saat perikatan kredit PT. BP menghadirkan notaris. Notaris tersebut adalah notaris yang bekerja sama dengan PT. BP atau di tunjuk langsung oleh PT. BP. Namun terkadang masih saja ada praktek perikatan “dibawah tangan”, maksudnya adalah perikatan tidak di saksikan oleh notaris. Apabila perikatan “dibawah tangan” terjadi maka secara hukum perikatan tersebut tidak formal atau dengan kata lain
71
lemah secara hukum . Sehingga apabila dabitur melanggar perjanjian perikatan maka bank menjadi pihak yang lalai dalam melakukan perikatan. 6. Risiko Reputasi Risiko yang antara lain disebabkan adanya publikasi negatif yang terkait dengan kegiatan usaha Bank atau persepsi negatif terhadap Bank. Selama PT. BP beroperasi, PT. BP tidak mengalami pemberitaan yang buruk yang berkaitan dengan operasi PT. BP, baik yang berkaitan dengan operasi bank itu sendiri ataupun terbawa pemberitaan negatif akibat nasabah yang korupsi dan memakai jasa PT. BP. Selain itu dalam kode etik PT BP terdapat aturan yang mengatakan bahwa karyawan PT BP harus menjaga prilakunya. Karena Prilaku karyawan mewakili reputasi PT BP. Sehingga sampai saat ini reputasi yang dimiliki oleh PT. BP adalah sangat baik. 7. Risiko strategik Risiko strategik disebabkan adanya penetapan dan pelaksanaan strategi Bank yang tidak tepat pengambilan keputusan bisnis yang tidak tepat atau kurang responsifnya bank terhadap perubahan eksternal. Pada praktiknya PT. BP selalu menetapkan perencanaan di awal tahun. Untuk bagian kredit, manajemen menetapkan target kredit UKM dan juga mempertimbangkan apakah sumber daya yang ada dapat di maksimalkan untuk mencapai target. Namun apabila pertimbangannya tidak dapat mencapai target maka manajemen akan memutuskan untuk menambah sumber daya bagian kredit. Untuk mencapai target manajemen juga menetapkan strategi yang harus di tempuh. Sejauh ini setiap tahunnya bagian kredit selalu melampaui target yang di tetapkan oleh manajemen. Dengan demikian dapat disimpulkan strategi
72
jalur yang di tempuh PT. BP untuk mendapatkan nasabah kredit UKM telah efektif. 8. Risiko Kepatuhan Risiko
yang
disebabkan
Bank
tidak
mematuhi
atau
tidak
melaksanakan peraturan perundang-undangan dan ketentuan lain yang berlaku. Pada PT. BP aturan lain yang dijadikan pedoman adalah aturan Bank Indonesia, pajak serta bapepam. BI merupakan regulator dari seluruh bank di Indonesia. Kewajiban yang harus dipenuhi oleh PT. BP adalah melaporkan seluruh aktifitas PT. BP secara rutin. Bank Indonesia juga melakukan pengawasan secara rutin kepada PT. BP. Apabila PT. BP melanggar peraturan yang dikeluarkan oleh bank Indonesia maka PT. BP akan mendapatkan sanksi sesuai ketentuan bank Indonesia. Dalam pemberian kredit ada pula beberapa aturan bank Indonesia yang harus di terapkan PT. BP. Seperti syarat syarat dokumen yang harus di penuhi oleh debitur. Apabila dokumen tersebut merupakan syarat dari bank Indonesia maka tidak ada toleransi atas kelengkapan dokumen tersebut. Namun apabila dokumen yang diperlukan karena syarat PT. BP, bank masih menyediakan tenggang waktu untuk melengkapinya. PT. BP wajib memberikan Laporan atas seberapa besar pemberian kredit UKM serta rangkuman masalah masalah yang dihadapi oleh bagian kredit PT. BP di berikan kepada bank Indonesia. Sedangkan laporan untuk manajemen PT. BP sendiri di berikan setiap 3 bulan sekali. Laporan tersebut berisi pencapaian kredit UKM, pertumbuhannya, serta masalah yang dihadapi, tetapi dalam mencantumkan masalah yang terjadi, bagian kredit harus membedakan mana masalah yang yang low risk dengan masalah yang
73
high risk, kemudian yang di cantumkan pada laporan adalah hanya masalah yang high risk. Laporan yang di berikan kepada manajamen tidak disertai rincian transaksi yang terjadi dibagian kredit melainkan secara total saja. Dalam Menjaga kepatuhan karyawan tentu saja manajemen menetapkan zero risk, yang berati tidak ada toleransi mengenai pelanggaran atas aturan yang berlaku. Namun pada praktiknya, secara alamiah pasti terjadi kesalahan atau pelanggaran pelanggaran. Apabila pelanggaran terjadi makan manajemen akan mengikuti prosedur yang berlaku yaitu memberikan sanksi. Sanksi yang diberikan sesuai dengan tingkat pelanggaran yang dilakukan.
4.1.3 Aktifitas Pengendalian (Control Activity) Aktifitas pengendalian mendukung semua komponen pengendalian internal. Ketika menentukan tindakan apa yang harus dimasukkan ke dalam tempat untuk mengurangi risiko, manajemen mempertimbangkan semua aspek komponen pengendalian internal entitas dan bisnis proses-proses yang relevan, teknologi informasi, dan lokasi di mana kegiatan pengendalian yang diperlukan. Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan-kebijakan dan prosedur yang membantu perusahaan dalam memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk membantu entitas dalam mencapai tujuan sudah dilaksanakan. Aktifitas pengendalian secara umum menurut COSO yang dibahas dalam Arens, Elder, Beasley (2012:314) memiliki lima tipe berikut: 1. Pemisahan tugas dan tanggung jawab Pemisahan tugas dan tangung jawab bagian kredit pada PT. BP sudah sangat jelas. Selain itu PT. BP juga memiliki job description secara tertulis untuk karyawannya. Sehingga karyawan PT. BP memiliki pemahaman yang mendalam
74
mengenai tugas tugas apa saja yang harus dilakukan. Tidak ada perlakuan atau pengendalian khusus yang dari manajemen untuk bagian tertentu pada divisi kredit. Semua mendapatkan perhatian atau fokus dari manajemen secara merata. Bagian kredit memiliki alur pelaporan tanggung jawab yang jelas. Sehingga pengendalian atas aktifitas yang dilakukan karyawan mudah dikontrol. Pada prosedur kredut UKM terlihat dengan jelas tugas dan tanggung jawab yang dimiliki setiap unit. Untuk merancang prosedur kredit serta unit apa saja yang terkait didalamnya, PT. BP melakukan pertimbangan atas faktor risiko kredit, faktor kecurangan atau
fraud, faktor sumber daya, faktor lingkungan kerja,
kompleksitas alur prosedur kredit serta jangkauan operasi kredit dan pertimbangan lainnya. sehingga rancangan prosedur kredit tidak menyulitkan karyawan serta nasabah. Dalam pengendalian aktifitas Arens, Elder, Beasley menyebutkan adanya pemisahan sistem IT, maksudnya adalah sistem IT yang berlaku harus ada pemisahan otorisasinya. Pada PT. BP sistem IT sudah terintegrasi dari satu departemen ke departemen lain. Sehingga perpindahan data dan informasi lebih mudah. Sistem IT PT. BP memiliki pemisahan otorisasi, sehingga untuk data tertentu tidak dapat di akses oleh bagian yang tidak berkepentingan. Sistem IT PT. BP sejauh ini sudah memadai utuk operasi yang sedang berjalan, namun tetap saja PT. BP selalu melakukan pengembangan seiring dengan perkembangan bisnis PT. BP. 2. Otorisasi transaksi dan aktivitas Setiap transaksi harus diotorisasi dengan benar untuk memenuhi tujuan pengendalian. Pada prosedur kredit PT. BP, informasi yang dihasilkan dari satu unit dan akan diberikan ke unit lain harus di otorisasi minimal 2 orang yang
75
berbeda. Hal ini di terapkan agar setiap orang tidak memiliki peluang untuk melakukan dan menyembunyikan kesalahan atau melakukan penyimpangan dalam pelaksanaan tugasnya pada seluruh jenjang organisasi dan seluruh langkah kegiatan operasional. Sehingga dapat disimpulkan PT. BP telah menerapkan prinsip four eye principles dalam setiap prosedurnya untuk menghindari terjadinya kecurangan atau kesalahan yang tidak di sengaja. Pada Data checking and verification unit, informasi yang di hasilkan berupa laporan. Laporan yang di berikan kepada RM akan di otorisasi minimal 2 orang pada bagian data checking and verification unit. Selain itu penerapan four eyes principle juga terlihat dengan adanya persetujuan atas permohonan kredit yang berjenjang sesuai dengan jumlah kredit yang diajukan. Dalam pemberian persetujuan kredit PT. BP memiliki aturan tersendiri yaitu, persetujuan dari pejabat PT. BP atas kredit yang diberikan sesuai limit kredit yang dijukan. Semakin besar kredit yang diminta maka akan semakin tinggi pula jenjang pejabat PT. BP yang harus memberikan persetujuan. Untuk jumlah kredit yang terbilang sangat besar, membutuhkan persetujuan sampai dengan direktur utama bank. Jenjang persetujuan kredit akan merujuk kepada DOA (Delegation Of Authority). DOA tersebut merupakan panduan karyawan untuk meminta persetujuan kredit. 3. Dokumentasi dan pencatatan Dokumen dan pencatatan merupakan catatan yang memuat transaksi. Pada proses pemberian kredit dokumen – dokumen yang dibutuhkan adalah surat permohonan resmi, akte pendirian perusahaan, penjelasan rencana bisnis, laporan studi kelayakan proyek, laporan keuangan perusahaan, dokumen agunan, dokumen identitas, dan informasi lainnya. yang pada umumnya untuk usaha kecil kesulitan untuk melengkapi dokumen dokumen tersebut. Karena keterbatasan
76
bisnis yang dijalankan. Sedangkan PT BP mempunyai syarat syarat yang wajib di penuhi oleh debitur. Selain karena alas an untuk mengendalikan risiko kredit namun berkaitan pula dengan kepatuhan PT BP dengan aturan dari regulator, yaitu Bank Indonesia. Data - data dari dokumen akan di masukkan kedalam sistem. Namun tetap saja untuk mendukung reability data, hardcopy dari data itu juga berjalan sesuai alur. Sehingga apabila ada kesalahan sistem atau kelalaian dalam penginputan data, bank masih dapat memastikan dari dokumen asli. Tugas dari documentation unit – CRC adalah memeriksa kelengkapan dokumen dan mengurus pengikatan dengan notaris, kemudian setelah melakukan pengikatan, documentation unit – CRC membuat Security Compliance Certificate (SCC) sesuai dengan proposal yang telah disetujui, sebagai dasar untuk melakukan pembukaan dan/atau perubahan fasilitas. Kemudian semua dokumen di serahkan kepada custody unit untuk di simpan. Custody unit akan melakukan pengadministrasian dokumen dan menyimpannya. Dokumen yang disimpan adalah dokumen agunan. Sedangkan untuk dokumen identitas, aslinya akan di berikan kepada debitur dan PT. BP akan menyimpan kopiannya saja. Dapat disimpulkan bahwa PT. BP sangat memperhatikan pencatatan data, yang terlihat dari adanya dual pencatatan yaitu secara hardcopy dan softcopy. Hal tersebut untuk menghindari adanya informasi atau data yang beredar tidak akurat sesuai dengan dokumen asli. 4. Pengawasan fisik atas aset dan pencatatan Untuk melaksanakan pengendalian yang baik, aset dan pencatatan harus diawasi. Aset yang tidak dijaga dapat dicuri. Pencatatan yang tidak diawasi dapat
77
dicuri, diubah, dihancurkan, atau hilang yang mengganggu proses proses akuntansi dan operasi bisnis. Dalam proses kredit pada PT. BP aset dari debitur yang wajib di jaga adalah dokumen agunan, apabila dokumen tersebut hilang maka akan merugikan PT. BP. Dokumen agunan tersebut di simpan oleh custody unit. Untuk menjaga keamanan dari dokumen tersebut PT. BP menyimpannya pada ruangan yang dilengkapi dengan sistem keamanan yang menggunakan finger scan yang kemudian didalamnya masih terdapat berangkas yang menggunakan password, kemudian dilengkapi dengan CCTV. Pencatatan dalam proses kredit dilakukan secara sistematisasi / Softcopy dan ada hardcopy. Agar data yang ada dapat dipercaya, akurat dan aman. Sehingga tidak mengganggu proses akuntansi dan operasi bisnis PT. BP. 5. Independent check pada pekerjaan Pemeriksaan di setiap bagian dilakukan untuk memastikan bahwa setiap prosedur telah dilaksanakan dengan baik. Pada proses pemberian kredit pada PT. BP diberlakukan independent check atas dokumen. Setiap perpindahan data atau informasi dari satu unit ke unit lain berlaku sistem checklist. Checklist Dokumen adalah formulir standar yang antara lain berisi daftar dokumen Debitur dan/atau Penjamin, dokumen kredit, dokumen agunan serta dokumen pendukung lainnya sesuai masing-masing produk, yang dapat digunakan sebagai Tanda Terima dokumen (selain PPKD atau Covenant) antar satuan kerja terkait. Sehingga memudahkan karyawan bagian kredit untuk memastikan dokumen apa saja yang diterima. Selain itu menjaga agar dokumen tidak tercecer dan memudahkan pengecekan.
78
4.1.4 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Sistem informasi dan komunikasi akuntansi berguna untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi entitas dan menjaga akuntabilitas aset yang bersangkutan. Menurut COSO information and communication di bagi menjadi 3 prinsip dasar atau principles, yaitu: 1. Menggunakan informasi yang relevan Proses data checking & verification merupakan bagian dimana data-data dokumen serta informasi mengenai identitas yang diberikan oleh debitur dipastikan kebenarannya. Selama PT. BP beroperasi, proses data checking & verification sudah efektif untuk mendapatkan informasi yang relevan dan dapat dipercaya. Hal tersebut karena proses pengecekan dan verifikasi data dilakukan dengan sumber penyedia data yang dapat dipercaya kebenaran serta keakuratannya. Proses data checking & verification
memiliki 3 bagian
pengecekan yaitu Bank alert checking, IDI checking, dan IDPB checking. Bank alert checking adalah proses checking dengan mengakses ke database Internasional dan database Daftar Hitam lainnya termasuk DHNBI (Daftar Hitam Nasional Bank Indonesia). Kemudian PT. BP akan melakukan IDI checking. IDI checking adalah proses verifikasi data dengan mengakses database di sistem SID Bank Indonesia. Setelah melakukan IDI checking PT. BP akan melakukan IDPB checking. IDPB checking adalah proses verifikasi data calon Debitur dengan internal data PT. BP. Selain itu PT. BP juga selalu melakukan review terhadap proses data checking & verification ini. Sumber data dari ketiga sistem tersebut sudah mencukupi informasi yang dibutuhkan oleh bagian kredit, sehingga bank tidak memerlukan sumber data lainnya. Namun khusus untuk kredit UKM PT. BP hanya melakukan IDI
79
checking dan IDPB checking. Hal ini dikarenakan jumlah kredit untuk UKM tidak
termasuk
kategori
pinjaman
besar. Sehingga
tidak
memerlukan
pengecekkan Bank Alert checking. Pada proses collateral valuation sejauh sudah menghasilkan data yang relevan dan dapat dipercaya. hal ini karena PT. BP memakai pihak eksternal untuk menilai agunan yang dimiliki debitur. Untuk menghindari kesalahan dalam menilai agunan. Setelah mendapatkan hasil dari pihak eksternal, PT. BP akan melakukan review ulang atas penilaian agunan yang dilakukan oleh pihak eksternal tersebut. Dengan melakukan dual control seperti ini maka diharapkan PT. BP dapat terhindar dari adanya kesalahan penilaian atas agunan. Sistem informasi yang ada di PT. BP sejauh ini telah memberikan informasi yang tepat waktu, mudah di akses, akurat, lengkap, dan terproteksi. Maksudnya tepat waktu adalah sistem ini tidak membutuhkan waktu yang lama dalam memproses data yang di input. Mudah di akses karena setiap karyawan dapat mengaksesnya langsung dari meja kerja karyawan itu sendiri, dan dapat di akses kapan saja selama karyawa tersebut berada dikantor atau gedung PT. BP. Akurat karena data yang dihasilkan sejauh ini tidak pernah mengalami data error. Lengkap karena seluruh panduan, data serta informasi untuk karyawan sudah ada disistem. Dari sistem tersebut juga ada intramail schedule dan lainnya. Sistem informasi yang berlaku sejauh ini sudah mencukupi kebutuhan dari perusahaan. Cost versus benefit merupakan pertimbangan setiap perusahaan dalam membei sistem. Keuntungan dari sistem yang ada pada PT. BP sejauh ini sangat seimbang dengan biaya yang harus di keluarkan oleh PT. BP untuk membeli
80
sistem ini. Apabila ada kekurangan dari sistem ini PT. BP akan segera melakukan review atas sistem dan segera memperbaikinya. 2. Komunikasi secara internal Komunikasi antara manajemen bagian kredit dengan direksi PT. BP sejauh ini sudah efektif. Sarana komunikasi antara manajemen dan dewan direksi adalah rapat bulanan. Sebelum rapat bulanan dilakasanakan, manajemen bagian kredit harus menyiapkan rangkuman atau progress summary untuk dibahas pada rapat bulanan. Progress summary itu sendiri tak hanya menyajikan laporan kemajuan saja melainkan isu isu yang di hadapi selama satu bulan tersebut. Sehingga dapat kita lihat bahwa komunikasi antara manajemen dengan dewan direksi terbilang lancar. PT. BP memiliki fasilitas “speak up”. Fasilitas speak up bertujuan untuk mendeteksi pelanggaran, kecurangan dan atau indikasi tindakan fraud yang dilakukan oleh karyawan. Sesuai dengan Kode Etik, karyawan PT. BP diwajibkan untuk melaporkan bentuk-bentuk pelanggaran dan penyimpangan ketentuan, termasuk indikasi/ kecurigaan telah terjadinya tindakan tersebut. Contoh pelanggaran seperti Menginstruksikan teller untuk menjalankan transaksi penarikan tunai Nasabah tanpa ada instruksi yang ditandatangani oleh Nasabah yang bersangkutan, Menerima hadiah/ kickback dari Nasabah atau vendor maupun pihak ketiga lainnya dalam menjalankan fungsinya sebagai petugas Bank, Pemakaian dana kas kecil cabang untuk penggantian biaya entertainment fiktif, Reimbursement biaya-biaya fiktif seperti bensin dan voucher taxi, Pelanggaran Kebijakan dan Prosedur Bank, Pelanggaran Kode Etik PT. BP dan masih banyak lagi.
81
Speak up ini dapat di dijangkau oleh karyawan PT. BP melalui email, telepon, sms maupun dengan surat. Semenjak saluran ini di launch oleh Manajemen, tidak sedikit karyawan yang kemudian menyampaikan ke Speak Up bentuk-bentuk tindakan penyimpangan/ fraud yang ditemuinya, sebagai bentuk partisipasi pencegahan kerugian Bank secara finansial dan/ atau reputasi. Sehingga dapat disimpulkan fasilitas speak up ini sudah berjalan lancar. Untuk proses pemberian kredit sendiri komunikasi antar unit sudah berjalan dengan lancar, namun masih ada beberapa kejadian pada kesalahan komunikasi. Letak kesalahan yang terjadi adalah dalam bentuk kesalahan pahaman informasi yang disampaikan. Agar menjaga jangka waktu proses kredit, PT. BP memberikan jangka waktu kepada setiap unitnya untuk memproses tugas yang diberikan. Namun jangka waktu tersebut berbeda beda setiap unitnya. Informasi mengenai produk kredit, panduan, aturan, alur dan unit mana saja yang bersangkutan, karyawan dapat melihatnya dengan mengakses web internal PT. BP. Namun tetap saja web tersebut di batasi oleh kewenangan masing masing. Seperti bagian kredit hanya bias mengakses informasi khusus bagian kredit, begitu juga dengan bagian lainnya. kecuali untuk informasi umum data diakses seluruh karyawan. 3. Komunikasi secara eksternal Pada proses pemberian kredit UKM komnikasi kepada pihak eksternal adalah hanya kepada debitur, kantor penilai jaminan, notaris, dan Bank Indonesia. Komunikasi PT. BP dengan debitur adalah dalam hal ini mengenai proses pembukaan fasilitas kredit yang diajukan oleh debitur, khususnya kredit UKM. Komunikasi antara PT. BP dengan kantor penilai jaminan adalah dalam
82
proses penilaian agunan yang diajukan oleh debitur. Komunikasi antara PT. BP dengan notaris adalah dalam rangka pengikatan perjanjian kredit. Komunikasi anatara PT. BP dengan bank Indonesia adalah dalam rangka memberikan laporan serta untuk data checking & verification atas dokumen dan identitas yang diserahkan oleh debitur. Bagian kredit PT. BP memilki 2 bagian khusus yang melayani keluhan debitur. Untuk debitur yang berkepentingan dalam berjumlah besar layanan keluhannya dilayanin oleh CSG (customer service group) sedangkan untuk debitur dengan jumlah kecil, keluhannya dilayani oleh call center.
4.1.5 Pengawasan (Monitoring) Menurut COSO yang dibahas dalam Arens, Elder, Beasley (2012:314), Pemantauan adalah aktivitas pengawasan berkaitan dengan penilaian baik secara terus menerus maupun secara periodik terhadap kualitas pengendalian internal yang dilakukan manajemen untuk menentukan apakah pengendalian berjalan sesuai yang direncanakan dan dimodifikasi untuk menyesuaikan dengan keadaan secara benar. COSO membagi aktivitas pemantauan menjadi dua, yaitu melakukan evaluasi dan mengkomunikasikan hasilnya. 1. Melakukan Evaluasi Pemantauan dapat dilakukan dengan dua cara: melalui evaluasi yang seiring dengan proses berjalan (ongoing evaluation) atau evaluasi terpisah (separate evaluation), atau kombinasi dari keduanya. Evaluasi yang seiring dengan berjalannya proses didefinisikan secara umum merupakan operasi rutin, dibangun untuk proses bisnis dan dilakukan secara real-time, bereaksi terhadap
83
perubahan kondisi. Evaluasi terpisah dilakukan secara periodik oleh manajemen, audit internal, dan / atau pihak eksternal, antara lain. Metode pemantauan dari PT. BP terbagi menjadi dua, yatitu ongoing evaluation
dan
separate evaluation. Separate evaluation
pada PT. BP
dilakukan dengan cara evaluasi rutin yang dilakukan oleh manajemen, internal audit serta eksternal audit secara rutin. Ongoing evaluation yang dilakukan PT. BP bersifat sistemik, maksudnya adalah dalam penginputan data data, sistem tersebut sudah di desain agar data yang dimasukkan sesuai dengan kriteria tertentu, sehingga karyawan bagian kredit tidak melakukan kesalahan dalam penginputan data. Selain itu pada sistem tersebut juga lebih di terapkan berupa menu pilihan agar tidak salah menginput. Sistem tersebut juga selalu di update sesuai dengan perubahan prosedur serta kondisi PT. BP seiring dengan perkembangan bisnis. Separate evaluation yang dilakukan PT. BP adalah dengan mengadakan evaluasi untuk prosedur kredit secara rutin dengan jangka waktu 2 tahun sekali. Namun apabila ada perubahan yang mendesak maka PT. BP akan melakukan evaluasi sesegera mungkin. Perubahan yang mendesek contohnya ada perubahan peraturan PT. BP, sehingga harus sesegera mungkin mengubah prosedur kredit. Persetujuan atas prosedur kredit baru, memiliki jenjang persetujuan tertentu sesuai approval matriks. Approval matriks adalah penduan untuk karyawan dimana panduan tersebut menjelaskan apabila ada perubahan kebijakan, prosedur, DOI (department operation instruction) maka sampai jenjang manakah karyawan tersebut harus meminta persetujuan atas kebijakan, prosedur, DOI yang baru.
84
Untuk evaluasi rutin dokumen terkait yang diberikan kepada manajemen berupa laporan bulanan, namun untuk evaluasi yang bersifat mendadak dikarenakan adanya isu tertentu, maka dokumen yang diminta oleh manajemen atau bagian internal audit adalah dokumen yang terkait dengan penyimpangan tersebut. Cakupan serta frekuansi evaluasi yang dilakukan PT. BP terhadap bagian kredit yang secara rutin biasanya secara umum saja. Namun akan berbeda pula cakupan serta frekuansi evaluasi yang dilakukan PT. BP apabila menghadapi isu isu tertentu. Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa PT. BP selalu melakukan pemantauan secara rutin dengan berbagai cara, serta melakukan penanggulangan atas isu isu yang terjadi sedini mungkin. Namun frekuansi evaluasi rutin bagian kredit mengenai prosedur dan proses kredit masih sangat jauh jangka waktunya, yaitu 2 tahun sekali, dimana kegiatan pemantauan yang efektif adalah yang jangka waktunya lebih dekat dengan demikian kegiatan atau proses yang berlangsung terpantau secara detail. Dalam separate evaluation PT. BP memiliki pihak ketiga yang melakukan evaluasi. Yaitu evaluasi rutin dari Bank Indonesia dan evaluasi dari Kantor Akuntan Publik swasta. 2. Mengkomunikasikan Hasil Evaluasi Hasil evaluasi atas bagian kredit akan ditinjau oleh dewan direksi. Proses evaluasi yang dilakukan audit internal adalah sebagai berikut: a. Laporan hasil audit di berikan kepada unit yang bersangkutan untuk memastikan tanggapan dari unit tersebut apakah indikasi yang di deteksi oleh audit internal benar benar terjadi.
85
b. Unit terkait wajib meenanggapi laporan hasil audit beserta dokumen pendukung sebagai bukti apabila hal tersebut terjadi atai tidak terjadi atau dalam proses penyelesaian. c. Bagian internal audit akan menanggapi dengan membatu memberikan solusi dan memberikan jangka waktu penyelesaian kepada unit bersangkutan. d. pada tanggal penyelesaian unit terkain wajib melaporkan status penyelesaian. Dan dokumen akan diperiksa kembali oleh internal audit. Internal audit PT. BP atau yang disebut dengan CIA merupakan unit yang berdiri sendiri dan jalur pelaporannya langsung kepada dewan direksi. Sehingga hasil temuan temuan akan langsung dilaporkan kepada dewan direksi. Laporan tersebut juga akan disampaikan kepada kepala unit manajemen unit terkait. Setelah melakukan tindakan koreksi yang harus di lakukan sebelum tanggal jatuh tempo penyelesaian yang diberikan oleh internal audit, tidak ada monitoring berkelanjutan untuk memastikan ke efektifan dari tindakan koreksi tersebut.
4.2 Analisis Prosedur Kredit PT BP Prosedur kredit menurut Menurut Irmayanto (2011:89) secara umum prosedur pemberian kredit dapat melalui 7 tahap, yaitu permohonan kredit, analisis kredit, persetujuan kredit, perjanjian kredit, pencairan kredit, pengawasan kredit, pelunasan kredit. Berikut adalah penjelasan mengenai prosedur kredit UKM yang telah diterapkan oleh PT BP.
86
4.2.1 Permohonan Kredit Permohonan diajukan calon nasabah kepada bank dengan menyampaikan dokumen yang berisi surat permohonan resmi, akte pendirian perusahaan, penjelasan rencana bisnis, laporan studi kelayakan proyek, laporan keuangan perusahaan dan informasi lainnya seperti NPWP, keterangan domisili perusahaan, surat – surat ijin yang sudah diperoleh, rekening perusahaan pada beberapa bank. Dalam permohonan tersebut, biasanya calon nasabah diminta mengisi formulir buku yang sudah disusun bank yang bersangkutan.
Tabel 4.2 Persyaratan Dokumen Identitas Debitur Kolom Data Debitur Fotokopi KTP atau Paspor Suami/Istri Fotokopi Kartu Keluarga Fotokopi Akta Nikah/Cerai/Pisah Harta (apabila ada) Untuk status Janda/Duda: Fotokopi Akta Kematian dari pencatatan sipil atau wilayah setempat/kecamatan Fotokopi ganti nama atau akta lahir suami/istri (jika ada perbedaan nama di dokumen, untuk WNI keturunan) Fotokopi Anggaran Dasar (berikut perubahan apabila ada) Fotokopi KTP & NPWP (apabila ada), Pemegang saham, Komisaris dan Direksi Fotokopi NPWP Fotokopi SK Menteri Kehakiman dan Berita Negara (apabila ada) Fotokopi Perijinan Perusahaan (SIUP/IUI/TDI/Surat Domisili Perusahaan) Fotokopi Surat ijin Praktek
87
PT — — —
CV √ √ √
Pengusaha √ √ √
Profesional √ √ √
—
√
√
√
—
√
√
√
√
√
—
—
√
√
—
—
√ √
√ —
√ —
√ —
√
√
√
√
—
—
—
√
Tabel 4.3 Persyaratan Data Keuangan Debitur Data Keuangan Fotokopi Rek. Koran/Tabungan 3 bulan terkahir Fotokopi Laporan keuangan 3 tahun terakhir (jika ada) Lain-lain apabila diperlukan
PT √
CV √
Pengusaha √
Profesional √
ο
ο
—
—
√
√
√
√
Tabel 4.4 Persyaratan Jaminan Debitur Data Jaminan Tanah & Bangunan Fotokopi sertifikat/cover note dari notaris jika sertifikat sedang diproses balik nama Fotokopi PBB & STTS tahun terakhir IMB & IMB tambahan (apabila ada)
PT √
CV √
Pengusaha √
Profesional √
√ √
√ √
√ √
√
Dokumen – dokumen yang dibutuhkan untuk mengajukan kredit pinjaman berbeda beda untuk setiap jenis instansinya. Dari tabel diatas maka dapat di lihat bahwa PT BP sudah mempunyai panduan prosedur mengenai dokumen yang harus dilengkapi oleh debitur ketika akan melakukan permohonan. Selain itu PT BP menjanjikan bahwa proses kredit yang diajukan hanya membutuhkan jangka waktu selama 2 hari untuk memprosesnya, namun dengan syarat dan ketentuan berlaku. Syarat dan ketentuan berlaku tersebut adalah apabila debitur mempunyai dokumen dokumen secara lengkap pada saat melakukan permohonan kredit. Sehingga dapat disimpulkan bahwa PT BP sudah mempunyai standar dokumen yang harus dilengkapi untuk mengajukan kredit, serta PT BP selalu berusaha menjaga kenyamanan debitur dengan memberikan janji bahwa proses kredit akan selesai dengan jangka waktu yang singkat namun dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
88
4.2.2 Analisis kredit Kepala bagian kredit (account officer) melakukan analisis kredit berdasarkan pedoman yang sudah ditentukan bank. Secara umum analisis kredit dilakukan melalui penilaian 5C (Character, Capacity, Capital, Collateral, and Condition of economy). Pada pelaksanaannya analisis yang diterapkan PT BP berdasarkan 5C: 1. Kepribadian (Character) Analisis kepribadian debitur dapat terlihat dari track record yang terdapat dalam database bank. Untuk menganalisis track record debitur PT BP melakukan 3 tahap yaitu: a. Bank Alert Checking yaitu proses checking yang harus dilakukan sebelum Calon Nasabah/Debitur diterima sebagai Nasabah/Debitur PT BP baik Funding maupun Lending. Proses checking dilakukan oleh PT BP dengan mengakses ke database Internasional dan database Daftar Hitam lainnya termasuk DHNBI (Daftar Hitam Nasional Bank Indonesia). b. IDI checking adalah proses verifikasi data dengan mengakses database di sistem SID Bank Indonesia. c. IDPB checking adalah proses verifikasi data calon Debitur dengan internal data PT BP. Berdasarkan hasil analisis PT BP sudah melakukan analisis kepribadian debitur dengan baik, karena data mengenai track record debitur sudah mencakup informasi yang lengkap dan akurat. 2. Kemampuan (Capacity) Kemampuan merupakan ukuran terhadap kekayaan dan pendapatan debitur di masa lampau, dan akan datang yang dikaitkan dengan kemampuan debitur dalam melunasi kewajibannya. Pada pelaksanaannya PT BP akan
89
meminta debitur mengisi form, dimana form tersebut berisikan informasi data identitas debitur. Dari data tersebut dapat diketahui pendapatan pokok, pendapatan lainnya, Serta untuk menilai kemampuan dapat dilihat dari laporan keuangan usaha yang dijalankan debitur. Kemudian data tersebut akan diestimasikan apasaja risikonya dan seberapa besar risikonya oleh Relationship Manajer. Estimasi yang dilakukan oleh RM merupakan estimasi sementara atau estimasi awal, yang kemudian data data beserta informasinya akan diberikan kepada unit penilai yang bersangkutan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa PT BP telah melakukan analisis atas kemampuan debitur dengan sangat baik, karena penilaian akan kemampuan melalui beberapa tahap, tahap awal dinilai oleh RM, kemudian akan di proses kembali oleh bagian CRC (Credit Risk Control ) yang terbagi kedalam beberapa unit terkait. 3. Modal (Capital) Modal merupakan jumlah dana atau modal sendiri yang dimiliki debitur ketika mengajukan permohonan kredit. PT BP mempunyai pertimbangan tersendiri mengenai persentase modal usaha yang dimiliki oleh debitur dengan persentase model yang akan di pinjam dari PT BP. Untuk melakukan pertimbangan tersebut PT BP sudah mempunyai panduan secara tertulis. Dalam penilaiannya PT BP mempertimbangkan persentase modal, jenis industri, serta arus perputaran modal. Sehingga dapat disimpulkan bahwa PT BP telah menerapkan penilaian berdasarkan modal dengan cukup baik, karena sudah mempunyai panduan tersendiri mengenai persentase modal.
90
4. Jaminan (Collateral) Merupakan jaminan yang diberikan oleh debitur baik bersifat fisik maupun nonfisik. Pada pelaksanaannya PT BP mempunyai unit tersendiri yang melakukan penilaian jaminan. Unit tersebut disebut dengan Collateral Valuation unit. Collateral Valuation unit bertugas untuk melakukan penilaian atas agunan Calon Debitur atau Debitur yang dilakukan secara independen. Dan untuk menghindari kesalahan dalam penilaian agunan PT BP mempunyai partner atau pihak ketiga yang menangani penilaian atas agunan, yang kemudian hasilnya akan di review kembali oleh Collateral Valuation unit. Sehingga dapat disimpulkan bahwa PT BP sudah melakukan penilaian atas jaminan dengan kehati-hatian dan sangat memperhatikan keakurtan nilai jaminan. 5. Kondisi Ekonomi (Condition of Economy) Merupakan keadaan perekonomian secara keseluruhan. Dalam hal ini kondisi ekonomi pada saktor usaha debitur perlu untuk diteliti sehingga bantuan kredit yang akan diberikan benar-benar bermanfaat bagi perkembangan usahanya. Dalam memberikan pinjaman kredit PT BP juga mempertimbangkan jenis usaha yang dimiliki. PT BP akan melihat trend ekonomi industri tersebut. Apabila industri yang digeluti perusahaan tersebut sedang dalam kondisi menurun maka PT BP tidak menyetujui permohonan kredit, namun masih ada pertimbangan yang dilakukan oleh PT BP dari aspek lainnya. Apabila industri tersebut stabil atau sedang dalam kondisi bagus maka PT BP akan mempertimbangkan lagi melalui aspek lainnya. Sehingga dapat dikatakan bahwa PT BP sudah menerapkan penilaian
91
debitur dari aspek kondisi ekonomi dengan sangat berhati hati.
4.2.3 Persetujuan Kredit Hasil analisis kredit yang dibuat account officer diperiksa atasannya (Kepala Bagian Kredit) kemudian disampaikan ke Direksi Bank. Sistem dan prosedur yang dimiliki bank tentang laporan analisis kredit dapat berupa laporan analisis kredit, laporan analisis permohonan kredit, laporan rekomendasi kredit, appraisal study, laporan studi kelayakan proyek. Laporan analisis yang ada pada PT BP adalah laporan analisis kredit yang terdiri dari Analisis kuantitatif dan kualitatif, Analisis kelayakan, Analisis terhadap Hasil Data Checking, Analisis Internal Fraud. Laporan analisis kredit harus di analisis oleh RM (Relationship Manager) dengan prinsip kehati – hatian. Kemudian RM akan membuat proposal kredit yang merupakan rangkuman atau laporan hasil analisis permohonan kredit. Proposal kredit terdiri dari Proposal kredit terdiri dari Credit Facility Request (CFR), Supplement Information, Credit Assessment (jika ada), Covenant (jika ada) dan lain-lain yang merupakan dokumen pendukung untuk pengambilan keputusan kredit. Proposal kredit harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang dalam pengambilan keputusan sesuai ketentuan wewenang kredit yang diatur oleh Risk Management. Karena tingkatan persetujuan untuk kredit berbeda beda tergantung dengan jumlah permohonan kredit yang diajukan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa untuk menyetujui suatu permohonan kredit, diperlukan persetujuan beberapa pihak dengan level yang berbeda. Hal ini diterapkan sesuai dengan four eye principles. Dengan menerapkan hal tersebut maka persetujuan atas kredit telah melalui penilaian berbagai pihak dan dapat mengurangi
92
terjadinya risiko kredit.
4.2.4 Perjanjian Kredit Isi perjanjian kredit secara umum berisi pihak pemberi kredit, tujuan pemberi kredit, besarnya biaya proyek, besarnya kredit yang akan diberikan bank, tingkat bunga kredit, biaya-biaya lain, jangka waktu pengembalian, jadwal pembayaran, jaminan kredit, syarat yang harus dipenuhi sebelum dicairkan, kewajiban nasabah selama kredit belum lunas, serta hak–hak yang dimiliki bank selama kredit belum lunas. Perjanjian kredit harus disaksikan oleh pihak lain yang berkompeten agar perjanjian tersebut sah dan kuat secara hukum. Pada PT BP perikatan perjanjian kredit dilakukan oleh Documentation Unit – CRC sesuai ketentuan yang berlaku di satuan kerja CRC. Kelengkapan dokumen yang dibutuhkan PT BP pada saat perjanjian kredit adalah Dokumen (Calon) Debitur dan/atau Penjamin, Dokumen Agunan beserta dokumen pendukungnya, Surat Permohonan Kredit yang ditandatangani oleh (Calon) Debitur/Debitur, Proposal kredit yang telah disetujui oleh Pejabat Business yang berwenang beserta dokumen pendukungnya. Apabila ada penyimpangan atas kelengkapan dokumen harus dilengkapi dengan formulir Persetujuan Permohonan Kekurangan Dokumen (PPKD) dan disetujui oleh Pejabat Business yang berwenang. Pengikatan kredit dan jaminan dapat dilakukan secara Notariil maupun Unnotariil. Notaris yang menjadi saksi merupakan notaris yang menjadi partner dengan PT BP. Pengikatan kredit dan jaminan dilakukan apabila kelengkapan persyaratan dokumen pengikatan (sesuai Kebijakan Dokumen yang dikeluarkan oleh Risk Management) telah dipenuhi oleh Calon Debitur/Debitur. Pejabat Bank yang berhak mewakili Bank dalam proses pengikatan adalah Signing Officer (RM/Petugas
93
Counter/Petugas Documentation Unit-CRC) yang telah mendapat kuasa dari Bank. Perjanjian kredit yang dilakukan oleh PT BP secara dokumen sudah lengkap. Namun secara risiko hukum apabila terjadi perjanjian unnotariil / ”dibawah tangan” secara hukum perjanjiat tersebut tidak kuat. Karena tidak adanya saksi lain. Hal ini merupakan kelemahan yang terjadi pada perjanjian kredit PT BP.
4.2.5 Pencairan Kredit Persyaratan untuk pencairan kredit biasanya meliputi perjanjian kredit yang sudah ditandatangani, penarikan kredit sudah sesuai dengan kebutuhan proyek, penarikan kredit sudah sesuai dengan jadwal pembangunan, pemohonan pencairan kredit didukung dokumen yang diperlukan, besarnya kredit sesuai dengan perjanjian kredit yang disepakati. Pada PT BP sebelum melakukan pencairan kredit terlebih dahulu dilakukan pembukaan fasilitas. Documentation Unit – CRC wajib membuat Security Compliance Certificate (SCC) sesuai dengan proposal yang telah disetujui. SCC adalah dokumen untuk melakukan pembukaan atau perubahan atau perpanjangan fasilitas atau lainnya yang terkait dengan fasilitas. Dokumen pembukaan dan/atau perubahan fasilitas yang wajib didistribusikan oleh Admin Unit – CRC ke satuan kerja Disbursement SME-RBO dan ke SB Data Entry & Disbursement Checking-RBO, antara lain : a. SCC dan/atau dokumen pendukung pembukaan fasilitas. b. Fotokopi CFR/MOA. c. Surat Pernyataan Anggaran Dasar (SPAD). d. Specimen tanda tangan. e. Kesepakatan bersama (d/h LOI).
94
f. Covenant List (jika ada). g. Surat Permohonan Pencairan Kredit (SPPK)/Surat Aksep/Media perintah pencairan lainnya sesuai ketentuan produk (jika ada) Setelah fasilitas terbuka maka debitur berhak mencairkan pinjamannya. Namun tetap saja pinjaman harus didukung dengan menggunakan persyaratan dokumen tertentu. Dokumen yang dibutuhkan adalah Surat Permohonan Pencairan Kredit, Dokumen pendukung lainnya/Underlying Document yang dipersyaratkan, Memo instruksi dari Business Unit/RM. Proses pencairan dilakukan oleh satuan kerja Disbursement SME-RBO (Jakarta dan Surabaya) sesuai dokumen pencairan yang telah dilakukan verifikasi oleh satuan kerja SB Data Entry & Disbursement Checking-RBO. Dapat disimpulkan bahwa proses pencairan pinjaman kredit UKM pada PT BP, ditetapkan sedemikian rupa agar tidak terjadi kesalahan. Dengan didukung oleh syarat dokumen dan surat atau memo dari unit yang bertanggung jawab di setiap proses pencairan maka akan mengurangi risiko terjadinya kecurangan dan kesalahan pada saat pencairan.
4.2.6 Pengawasan Kredit Kunci utama keberhasilan kredit adalah pengawasan kredit. Peristiwa kredit macet terjadi, akibat kelemahan dan kelalaian bank dalam melakukan pengawasan. Kegiatan pengawasan kredit dapat dilakukan dalam bentuk : a. Penggunaan administrasi kredit yang memadai Dalam melakukan pembayaran bulanan atas pinjaman ada dua cara yang dapat dilakukan oleh debitur yaitu melalui auto grap fund dan dengan pembayaran manual karena gagal penarikan atau karena debitur ingin melakukan
95
pembayaran lebih awal. Auto grap fund merupakan penarikan secara otomatis pada rekening yang dimiliki debitur, namun apabila saldo tidak mencukupi maka sistem akan secara otomatis melakukan penarikan ulang sebanyak 3 kali dalam sehari. Setelah kegagalan penarikan selama 3 kali maka sistem secara otomatis mengeluarkan laporan gagal penarikan, yang kemudian akan ditindak lanjuti oleh RM. RM akan langsung menghubungi debitur untuk mengkonfirmasi pembayaran yang harus dilakukan. Sedangkan untuk pembayaran yang lebih awal, debitur harus membuat surat pengajuan pelunasan kepada RM yang menyatakan bahwa debitur ingin melakukan pembayaran lebih awal dari pada yang sudah dijadwalkan, beserta alasannya. Kemudian RM akan membuat memo pelunasan yang akan di masukkan ke operation system. Memo pelunasan yang dibuat oleh RM harus disetujui oleh RM lain satu level diatasnya. Approval mengenai pembayaran ini tidak membutuhkan persetujuan pejabat tinggi PT BP. Sehingga dapat disimpulkan bahwa PT BP telah menerapkan sistem auto grap fund yang sangat memudahkan debitur dalam melakukan pembayaran, dan hal ini merupakan nilai positif yang dimiliki oleh PT BP. Serta untuk pembayaran secara manual pun PT BP tetap mempunyai prosedur yang sudah ditetapkan. b. Kewajiban nasabah menyampaikan laporan secara berkala, menyangkut produksi, penjualan, utang dan piutang, laporan laba rugi dan neraca, laporan tenaga kerja. Pada pelaksanaannya PT BP tidak mempunyai aturan yang mengatur mengenai penyampaian laporan keuangan secara berkala, namun ada
96
pengecualinyan untuk industri tertentu, seperti industri konstruksi, dimana PT BP mengharuskan perusahaan untuk melaporkan progress pengerjaan project yang menggunakan modal dari PT BP. Sehingga dapat disimpulkan bahwa untuk kredit UKM yang tidak bergerak dibidang konstruksi, tidak perlu menyampaikan laporan keuangan secara rutin. Dengan kata lain pengawasan PT BP kepada debitur melalui laporan keuangan usaha debitur masih kurang. Karena untuk mengurangi risiko kredit macet, seharusnya PT BP memantau secara rutin laporan keuangan usaha debitur. c. Mengunjungi proyek yang dibiayai PT BP akan melakukan kunjungan ke tempat usaha debitur secara berkala. Namun sekali lagi kunjungan tersebut akan dilakukan kepada debitur dengan nilai pinjaman tertentu dan debitur yang berisiko, biasanya debitur dengan usaha konstruksi. RM akan mengunjungi debitur secara berkala dengan terlebih dahulu akan mengkonfirmasikan kedatangannya kepada debitur, hal tersebut dilakukan agar RM dapat melihat dokumen yang akan diperiksa. Dapat disimpulkan bahwa PT BP masih kurang dalam pengawasan langsung ke lapangan, karena kunjungan yang dilakukan hanya untuk debitur tertentu. Selain itu metode kedatangan seharusnya untuk beberapa kali, RM tidak perlu mengkonfirmasi jadwal kedatangannya, hal ini bersifat seperti inspeksi secara mendadak, yang berguna untuk mengurangi kesempatan debitur untuk memanipulasi data yang diminta. d. Konsultasi manajemen yang terprogram antara nasabah dan bank PT BP tidak mempunyai program konsultasi tersendiri mengenai progress bisnis atau usaha yang dilakukan oleh debitur. Namun konsultasi yang
97
dilakukan PT BP adalah konsultansi tertentu apabila ada terjadi kesulitan untuk pembayaran pinjaman. Sehingga dapat disimpulkan bahwa PT BP hanya melakukan konsultasi antar debitur apabila kondisi pembayaran kredit tidak lancar yang dikarenakan oleh kondisi perusahaan debitur menurun. Hal ini seharusnya dapat dicegah apabila PT BP memiliki program konsultasi perkembangan bisnis debitur secara berkala. e. Sistem peringatan (warning system) pada administrasi bank yang menangani nasabah bank. Pada PT BP tidak ada warning system yang memberikan kode/syarat apabila ada kegagalan penarikan. Namun sistem yang ada adalah berbentuk report. Report merupakan hasil laporan sukses atau gagalnya penarikan yang dilakukan oleh sistem. Sistem akan melakukan penarikan 3 kali dalam sehari apabila terjadi kurangnya saldo atau kegagalan penarikan. Apabila sehari tersebut gagal secara terus menerus, maka akan keluar bentuk laporan tunggakan. Setelah itu RM akan follow up kepada nasabah. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem yang berlaku sudah bagus, karena secara otomatis melakukan penarikan ulang dan akan memberikan laporan tunggakan apabila gagal.
4.2.7 Pelunasan Kredit Nasabah yang mampu memenuhi kewajibannya sesuai kesepakatan yang dimuat dalam perjanjian kredit, sesuai dengan jadwal yang dibuat, maka kredit dinyatakan lunas. Jaminan yang semula dipegang, selanjutnya dikembalikan kepada nasabah.
98
Pelunasan
dan
penutupan
fasilitas
dilakukan
berdasarkan
Memo
Marketing/Memo Pemasaran yang telah ditandatangani oleh Pejabat Business yang berwenang. Dalam Memo pelunasan dan penutupan fasilitas harus dicantumkan informasi, antara lain nama debitur, nomor loan yang akan dilunasi, nomor rekening debitur, tanggal efektif pelunasan, penalti (jika ada). Seluruh biaya-biaya/kewajiban lainnya yang masih harus dibayar oleh Debitur harus diselesaikan/dibebankan pada saat pelunasan dilakukan. Hal-hal yang dilakukan oleh Documentation Unit – CRC adalah melakukan verifikasi terhadap Memo Marketing/Memo Pemasaran pelunasan dan penutupan fasilitas, serta memastikan dan memberi informasi atas jumlah biaya-biaya Notaris/Asuransi (jika ada) yang harus diselesaikan/dibebankan kepada satuan kerja Disbursement SME-RBO. Hal-hal yang dilakukan oleh satuan kerja Disbursement SME-RBO adalah melakukan pelunasan fasilitas di sistem Loan dan pendebetan biaya Notaris/Asuransi (jika ada) sesuai Memo Marketing/Memo Pemasaran yang telah diverifikasi oleh Documentation Unit – CRC, serta mengirimkan konfirmasi melalui e-mail Internal PT BP bahwa pelunasan telah dilakukan dan scan Surat Keterangan Lunas ke Admin Unit – CRC, Documentation Unit – CRC dan Custody Unit – CRC/CSO. Proses penutupan fasilitas dilakukan oleh Admin Unit – CRC sesuai ketentuan yang berlaku di satuan kerja CRC berdasarkan Memo Marketing/Memo Pemasaran dan Surat Keterangan Lunas. Pelepasan agunan dilakukan oleh Custody Unit – CRC/CSO berdasarkan Memo Marketing/Memo Pemasaran yang telah disetujui oleh Pejabat Business yang berwenang serta dilengkapi Surat Keterangan Lunas dari satuan kerja Disbursement SME-RBO. Memo pelepasan agunan harus diverifikasi oleh Documentation Unit –
99
CRC. Dalam Memo pelepasan agunan harus dicantumkan informasi, antara lain nama debitur, agunan yang akan dilepas, permohonan pembatalan Polis dan refund premi asuransi (jika ada) serta pencabutan Banker’s Clause. Penyerahan dokumen asli agunan kepada Debitur dan/atau Pihak Lain yang berwenang harus menggunakan Tanda Terima Penyerahan Dokumen Asli Agunan. Tanda terima dokumen asli yang disimpan oleh Debitur (Tanda Terima saat Debitur menyerahkan dokumen asli agunan ke PT BP) wajib diminta kembali. Pada proses pelunasan prosedur yang ditetapkan sudah baik, karena tidak mempersulit debitur dalam pelunasannya, namun tetap terstruktur untuk proses internal PT BP sendiri. Kemungkinan untuk terjadinya kesalahan pelepasan agunan dapat diperkecil. Dikarenakan unit yang terkait dalam pelepasan agunan cukup banyak. Untuk urusan verifikasi memo dan informasi biaya diurus oleh Documentation Unit – CRC, untuk pendebetan biaya biaya dan pelunasan dilakukan oleh Disbursement SME-RBO, dan untuk untuk penutupan administrasi fasilitas dilakukan oleh Admin Unit – CRC, untuk pelepasan agunan dilakukan oleh Custody Unit – CRC/CSO. Hal ini mencerminkan profesionalitas serta jelasnya alur tugas dan tangung jawab setiap unitnya.
4.3 Rekomendasi Flowchart Prosedur Kredit Flowchart prosedur kredit yang terdapat pada PT. BP belum sesuai dengan aturan simbol pada sistem informasi akuntansi yang berlaku. Berikut merupakan rekomendasi flowchart prosedur kredit:
100
101
Ket : DK
: Data Keuangan
DI
: Data Identitas
DA
: Data Agunan Gambar 4.1 : Rekomendasi Flowchart Prosedur Kredit
102
