BAB 4 HASIL dan ANALISIS PENELITIAN

BAB 4 HASIL dan ANALISIS PENELITIAN

4.1 Identifikasi Masalah dan Penetapan Target 4.1.1 Identifikasi Masalah (Problem Identification) Dalam proses identifikasi masalah yang pertama adalah menemukan persoalan, dan tugas yang kedua adalah memilih persoalan dari banyak alternatif persoalan yang telah ditemukan. Salah satu metode yang dipakai untuk menemukan persoalan adalah melalui brainstorming. Berikut ini hasil identifikasi masalah yang diperoleh melalui

brainstorming dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 4.1 Hasil Brainstorming Identifikasi Masalah No. 1 2 3 4 5 6

Pernyataan / Ide / Permasalahan Keluhan produk Peugeot Minimnya prospek

Product competitor Kurang motivasi Tidak disiplin Kemampuan menjual (Competency)

Pencetus Syarief Niko Bayu Bambang Hanfi David

Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006 Dari hasil brainstorming, ada 3 besar masalah yang dipilih untuk dicarikan datanya dan dianalisis, yaitu : Minimnya prospek, Kemampuan menjual (Competency), dan Tidak disiplin. Berikut ini tabel masalah yang dipilih dari hasil brainstorming : Tabel 4.2 Masalah yang dipilih No. 1 2 3

Pernyataan / Ide / Permasalahan Minimnya prospek Tidak disiplin Kemampuan menjual (Competency)

Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006

Pencetus Niko Hanafi David

Setelah permasalahan yang ada dikumpulkan, perlu dicarikan prioritas agar tim dapat menyelesaikan masalahnya satu per satu berdasarkan skala kepentingan yang mengarah pada efektivitas dan efisiensi baik dari segi waktu, biaya, dan material. Oleh karena itu, tim perlu mengumpulkan data, menganalisisnya dan memutuskannya dengan benar dan tepat. Salah satu alat yang dipakai untuk mengumpulkan data tersebut adalah melalui checksheet, dan salah satu teknik yang digunakan untuk menganalisisnya adalah melalui stratifikasi. Kemudian untuk memutuskan masalah yang akan dicarikan perbaikannya dapat dilihat dari hasil persentase stratifikasi. Berikut ini hasil checksheet yang didapat dari analisis pengolahan data perusahaan :

1. Data Prospek bulan September – November 2005 Tabel 4.3 Data Prospek bulan September – November 2005

No.

Bulan

Jumlah Kunjungan

Prospek

Tidak Prospek

Prosentase Penyimpangan (TP)

1 2 3

Sept-05 Okt-05 Nov-05

315 322 302

22 32 20

293 290 282

93.02% 90.06% 93.38%


2. Data Absensi bulan September – November 2005 Tabel 4.4 Data Absensi bulan September – November 2005

No.

Bulan

Jumlah Hari Kerja

Tepat Waktu

Terlambat

Prosentase Penyimpangan (TH)

1 2 3


150 156 132

106 108 90

44 48 42

29.33% 30.76% 31.81%


3. Data Competency bulan September – November 2005 Tabel 4.5 Data Competency bulan September – November 2005

No.

Bulan

Prospek

Closing

Loose

Prosentase Penyimpangan (Loose)

1 2 3


22 32 20

6 11 4

16 21 16

72.72% 65.62% 80.00%


Dari hasil check sheet, data tersebut dianalisis melalui stratifikasi. Berikut ini hasil stratifikasi yang didapat dari analisis pengolahan data perusahaan : Tabel 4.6 Hasil 3 Besar Masalah Kode 1 3 2

Masalah Minimnya Prospek

Competency Tidak Disiplin

Sept 93.02

Okt 90.06

Nov 93.38

Rata-rata 92.15

% 47.12

Kum 47.12

72.72 29.33 Jumlah

65.62 30.76

80 31.81

72.78 30.63 195.56

37.22 15.66 100

84.34 100


Setelah melihat persentase stratifikasi di atas, dapat dilihat masalah yang paling dominan yaitu masalah minimnya prospek. Oleh sebab, itu Tema dari permasalahan ini yaitu UNTUK MENINGKATKAN PEROLEHAN PROSPEK.

4.1.2 Penetapan Target Perbaikan Setelah masalah dianalisis dan telah ditemukan dengan kepastian yang wajar bahwa masalah minimnya prospek merupakan masalah yang dominan dari masalah lainnya, maka perusahaan membuat penetapan target perbaikan yang terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut : •

Specific

: Sasaran harus dinyatakan secara khusus, terfokus dan tidak bias.

•

Measurable

: Ukuran keberhasilan harus dirumuskan dengan jelas.

•

Attainable

: Ukuran keberhasilan harus dapat membuat orang merasa Tertantang, meningkatkan motivasi dan semangat juang.

•

Realististic

: Ukuran keberhasilan harus masuk di akal tetapi masih dapat menjawab tantangan di atas.

•

Timeliness

: Waktu pencapaian harus sudah ditentukan dari awal sebagai acuan keberhasilan.

Berikut ini hasil analisis penetapan target perbaikan yang didasarkan pada data prospek pada tabel data prospek bulan September – November 2005 : Grafik Prospek Prosentase Prospek 20

10 9.94% 6.98% 0

September

6.62% Oktober

November

Gambar 4.1 Grafik Minimnya Prospek Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006

Grafik Target QCC Untuk Meningkatkan Prospek Prosentase Prospek 20

12%

10 8% 0

Maret

10%

April

Mei

Gambar 4.2 Grafik Target QCC Untuk Meningkatkan Prospek Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006 4.2 Analisis Sebab Akibat Dalam menentukan penyebab-penyebab yang menimbulkan masalah, perlu dilakukan brainstorming untuk mempermudah pembuatan diagram fishbone. Berikut ini hasil dari brainstorming penyebab minimnya prospek : Tabel 4.7 Hasil brainstorming Penyebab Minimnya Prospek No. Pernyataan / Ide / Permasalahan 1 Kurang data base 2 Sasaran kanvas kurang tepat 3 Analisa pasar kurang teliti 4 Kurang motivasi 5 Kurang percaya diri 6 Tidak ada planning 7 Kurang training 8 Kurang flayer 9 Skill yang kurang 10 Kurang event pameran 11 Kegiatan kanvas yang tidak terorganisir 12 Tidak disiplin Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006

Pencetus Syarief Niko Bayu Bambang Hanafi David Syarief Niko Bayu Bambang Hanafi David

Dari hasil brainstorming, data tesebut dianalisis melalui diagram fishbone untuk mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya masalah minimnya prospek.

Berikut ini hasil diagram fishbone

yang didapat dari analisis pengolahan data

perusahaan :

METODE Materi training bagi sales executive yang kurang baik

BAHAN Data base pemakai peugeot

Kurangnya training bagi sales executive Tidak ada planning

Data base sales, service & professional

Analisa pasar kurang teliti Sasaran kanvas kurang tepat Kurang flayer

Skill yang kurang

MINIMNYA PROSPEK Kurang event pameran Tidak disiplin

Kurang showroom event Kurang moving exhibition

ALAT

Kegiatan kanvas kelihatannya tidak terorganisir Apakah training diperlukan? Kurang adanya motivasi dari sales executive

MANUSIA

Gambar 4.3 Diagram Analisa Sebab Akibat Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006 4.3 Pembuktian Hipotesa 4.3.1 Penyebab Dominan Setelah faktor-faktor penyebab minimnya prospek diketahui, maka perlu dicarikan prioritas agar tim dapat menyelesaikan masalah yang menjadi penyebab utama minimnya prospek. Oleh karena itu, tim QCC perlu mengumpulkan data, menganalisisnya dan memutuskannya dengan benar dan tepat. Salah satu alat yang dipakai untuk mengumpulkan data tersebut adalah melalui checksheet, dan salah satu teknik yang digunakan untuk menganalisisnya adalah melalui stratifikasi. Kemudian salah satu alat yang dipakai untuk memutuskannya dengan benar dan tepat adalah

melalui diagram pareto. Berikut ini hasil checksheet

yang didapat dari analisis

pengolahan data perusahaan : 1. Data Kegiatan Training bulan September – November 2005 Tabel 4.8 Data Kegiatan Training bulan September – November 2005

No.

Bulan

Target Training ( hari )

Training

1 2 3


2 2 2

1 2 0

( hari )

Kurang

Training

Prosentase Penyimpangan (KL)

1 0 2

50% 0% 100%

( hari )

Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006 2. Data Absensi bulan September – November 2005 Tabel 4.9 Data Absensi bulan September – November 2005

No.

Bulan

Jumlah Hari Kerja

Tepat Waktu

Terlambat

Prosentase Penyimpangan (TH)

1 2 3


150 156 132

106 108 90

48 44 42

29.33% 30.76% 31.81%

Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006 3. Data Event Pameran bulan September – November 2005 Tabel 4.10 Data Event Pameran bulan September – November 2005

No.

Bulan

Target Pameran ( hari )

Pameran ( hari )

Tidak Pameran ( hari )


1 2 3


10 10 10

0 10 10

10 0 0

100% 0% 0%


Dari hasil check sheet, data tersebut dianalisis melalui stratifikasi. Berikut ini hasil stratifikasi yang didapat dari analisis pengolahan data perusahaan : Tabel 4.11 Penyebab Dominan Minimnya Prospek bulan September – November 2005 Kode 1 3 2

Masalah Kurang Training Kurang Event Pameran Tidak Disiplin

Sept 50 100 29.33 Jumlah

Okt 0 0

Nov 100 0

Rata-rata 50 33.33

% 43.88 29.24

Kum 43.88 73.12

30.76

31.81

30.63 113.96

26.88 100

100

Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006 Dari melihat persentase rata-rata stratifikasi di atas terlihat akar penyebab dominan adalah karena kurang training. Dengan demikian, pelaksanaan perbaikan harus difokuskan pada pelatihan kepada sales executive agar dapat meningkatkan skill

sales executive sehingga dia mempunyai percaya diri dan motivasi yang tinggi dalam berhadapan dengan pelanggan. 4.4 Rencana Kegiatan 4.4.1 Rencana Perbaikan Berikut ini uraian rencana perbaikan pada tabel 4.12 yang meliputi : •

Pokok Bahasan : Akar penyebab yang diambil dari hasil penentuan prioritas dan diputuskan untuk segera diselesaikan.

•

Ide Perbaikan : Ide perbaikan yang direncanakan untuk dilakukan agar akar penyebab dapat segera diselesaikan.

•

Ukuran Keberhasilan : Keampuhan yang akan diperoleh setelah menjalankan ide perbaikan.

•

Waktu Pencapaian : Waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan ide solusi sampai memperoleh hasil yang diharapkan.

•

Cara Penerapan : Strategi penerapan yang akan diambil untuk menjalankan ide perbaikan dengan baik.

•

Penaggungjawab : orang yang bertanggung jawab atas jalannya ide perbaikan sampai memperoleh hasil yang diharapkan.

•

Lokasi Penerapan : Tempat dijalankannya ide perbaikan.

•

Biaya penerapan : Biaya yang direncanakan untuk keperluan penerapan ide perbaikan sampai memperoleh hasil yang diharapkan.

Tabel 4.12 Rencana Perbaikan

No.

1.

Akar Penyebab Dominan

What

Why

How

When

Who

Where

How Much

Pokok Bahasan

Ide Perbaikan

Ukuran Keberhasilan

Cara Penerapan

Waktu Pencapaian

PIC

Lokasi

Biaya

Kurang

Training

1. Mereview

1. Meningkatkan skill

1. Memperketat

salesman yang perlu di training monitoring

2.

Tidak Disiplin

absen 2. Membuat laporan daily

sales call

3. Progress

planning

Kurang 3.

Event

Pameran

mingguan 1. Mengadakan display mobil semingu sekali 2. Mengadakan

moving exhibition

salesforce

1. Membuat jadwal training cabang

3 bulan

Arief

Cab. Pluit

Rp. 200.000

1. Meningkatkan disiplin 1. Evaluasi absensi setiap kerja minggu

1 bulan

David

Cab. Pluit

0

2. Menginventarisasikan 2. Cek setiap hari laporan daily sales call jumlah prospek

1 bulan

Arief

Cab. Pluit

0

3. Kerja lebih terarah dan efektif

3. Setiap Sabtu membuat planning mingguan

1 bulan

Arief

Cab. Pluit

Rp. 22.000

1. Meningkatkan jumlah prospek

1. Setiap Sabtu / Minggu sudah ada tempat untuk display mobil 2. Sebelumnya sudah ditentukan area untuk

1 bulan

Syarief

Cab. Pluit

1 bulan

Niko

Cab. Pluit

2. meningkatkan jumlah prospek

seminggu sekali Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006

moving exhibition

Rp. 200.000 Rp. 300.000

4.5 Pelaksanaan 4.5.1 Laporan perbaikan Laporan perbaikan yang telah dijalankan, meliputi : •

Bagaimana ide perbaikan yang dijalankan?

•

Kapan ide perbaikan dijalankan dan kapan berakhirnya?

•

Siapa yang terlibat dalam pelaksanaan ide perbaikan?

•

Hasil apa yang diperoleh selama dan setelah ide perbaikan dijalankan?

•

Berapa biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan ide perbaikan tersebut?

•

Penjelasan semua hal yang dialami pada saat menjalankan rencana perbaikan, termasuk apabila terjadi perubahan rencana perbaikan.

Hasil dari pelaksanaan laporan perbaikan ditunjukan pada tabel 4.13 berikut :

Tabel 4.13 Laporan Perbaikan

No.

1.

2.

Akar Penyebab dominan

Kurang

Bagaimana perbaikan dijalankan

1. Mereview salesman yang perlu di

1. Setiap Jumat jam 08 s/d jam 10 perusahaan mengadakan Role Play untuk training Product Knowledge dan Salesmanship bersama-sama

(What)

training

Training

Tidak Disiplin

Kurang 3.

Perbaikan

Event

Pameran

(How)

Kapan perbaikan dijalankan

(When)

Mulai bulan Maret s/d Mei 2006

1. Memperketat monitoring absen

1. Absen di check oleh supervisior setiap sabtu

Mulai 1 Maret 2006

2. Membuat laporan

2. Laporan daily sales call diperiksa oleh supervisior setiap hari

Mulai 1 Maret 2006

3. Progress planning mingguan

3. Setiap Sabtu berkumpul untuk membuat planning Mingguan bersama

Mulai 1 Maret 2006

1. Mengadakan display mobil seminggu sekali

1. Sales executive mencari tempat yang potensial untuk mengadakan display mobil

daily sales call

2. Sales executive sebelumnya sudah menentukan area untuk moving, dan melakukan nya bersama satu tim untuk menyisir seluruh area yang potensial


Siapa yang terlibat dalam pelaksanaan perbaikan (Who) PIC : Arief David, Syarief, Hanafi, Niko, Bambang, Bayu PIC : Arief Arief, Syarief, Hanafi, Niko, Bambang, Bayu PIC : Arief David, Syarief, Hanafi, Niko, Bambang, Bayu

Hasil yang diperoleh selama dan setelah perbaikan dijalankan

(Why)

1. Pengetahuan sales tentang Product Knowledge dan Salesmanship semakin meningkat 2. Setiap ada masalah antara sales dengan customer, tim sales executive bisa saling memberikan solusi atau masukan 1. Disiplin kerja meningkat

2. Supervisior dan salesman dapat menginventarisasi prospekprospek untuk ditindak lanjuti

PIC : Arief David, Syarief, Hanafi, Niko, Bambang, Bayu

3. Kerja lebih terarah dan efektif karena sudah ada planning kerja harian

Mulai 1 Maret 2006

PIC : Syarief Hanafi, Niko, Bambang, Bayu

1. Memperoleh prospek jangka pendek dan jangka panjang

Mulai 1 Maret 2006

PIC : Bambang Arief, David, Syarief, Hanafi, Niko, Bayu

2. Meningkatkan jumlah prospek dan mengetahui segmen pasar

Biaya

(How Much)

0

0

0

0

Rp. 200.000

Rp. 300.000

4.6 Cek Hasil dan Laporan Hasil Perbaikan 4.6.1 Evaluasi Hasil Perbaikan Kegiatan QCC dinyatakan selesai apabila mencapai target (sasaran) yang telah dibuat oleh tim QCC sendiri pada langkah 1. Walaupun tim berhasil melakukan perubahan dan perbaikan yang nyata, tetapi belum mencapai sararannya, maka tim QCC harus melakukan pemeriksaan dan analisis ulang dan memperbaikinya kembali. Selain membandingkan hasil dengan sasaran, tim QCC juga harus melakukan perbandingan antara : •

Keadaan sebelum, selama dan sesudah QCC melalui perbandingan grafik batang.

•

Proses kerja sebelum dan sesudah QCC.

•

Implikasi

hasil

terhadap

QSDMP

(Quality,

Safety,

Delivery,

Moral,

Productivity). •

Perkembangan data dari sebelum sampai dengan keadaan data terakhir.

Setelah perbaikan dijalankan selama 3 bulan, maka dapat dilihat hasil dari perbaikan pada tabel 4.14 berikut : Tabel 4.14 Hasil Perbaikan Setelah QCC

No.

Bulan

Jumlah Kunjungan

Prospek

Tidak Prospek


1 2 3

Maret-06 April-06 Mei-06

341 292 323

35 28 48

306 264 284

89.74% 90.41% 85.14%

Sumber : Hasil pengolahan data-2006 Berdasarkan data hasil perbaikan setelah QCC, maka perbandingan prosentase perolehan prospek sebelum QCC dengan setelah QCC dapat ditunjukan pada gambar 4.4 berikut :

Berikut ini gambar grafik batang hasil dari penelitian : Target QCC

Sebelum QCC

Setelah QCC

120

120

120

100

100

100

80

80

80

92.15

40 20 6.62

88

90

60

40

40

20

20

7.85

8

10

12

10 Rata-rata

Rata-rata

November

Oktober

September

0

Mei

9.94

90

April

6.98

92

Maret

0

60

0

89.74

90.41

85.14

88.43

10.26

9.59

14.86

11.57 Rata-rata

93.38

Mei

90.06

April

93.02

Maret

60

Gambar 4.4 Hasil Penelitian Ket :

Prospek Tidak Prospek

Sumber : Hasil analisis pengolahan data-2006 KESIMPULAN : •

Target prosentase perolehan prospek setelah QCC secara rata-rata sudah tercapai.

•

Perbandingan prosentase perolehan prospek sebelum QCC dengan setelah QCC mengalami peningkatan.

4.6.2 Laporan Hasil Penelitian 4.6.2.1 Proses Kerja Sebelum QCC 1. Membuat Laporan daily sales call. 2. Membahas laporan daily sales call dengan Supervisior. 3. Membahas masalah (sharing) dengan Supervisior. 4. Merencanakan moving dan display mobil. 4.6.2.2 Proses Kerja Sesudah QCC 1. Membuat laporan daily sales call dan harus dikumpulkan di pagi hari setiap hari. 2. Membahas laporan daily sales call dengan Supervisior. 3. Membahas masalah (sharing) dengan Supervisior. 4. Membuat planning harian salesman dan melaporkannya kepada Supervisior. 5. Merencanakan dan melaksanakan moving exhibition dan display mobil 1 kali dalam seminggu. 6. Setiap hari jumat mengadakan Role Play untuk training Product Knowledge dan Salesmanship bersama-sama. 7. Setiap hari sabtu membuat planning mingguan tim sales bersama-sama. 4.6.2.3 Perubahan Yang Terjadi 1. Disiplin dan pola kerja sales executive menjadi lebih baik. 2. Setiap masalah yang dihadapi salesman dapat dipecahkan bersama-sama. 3. Salesman mempunyai planning kerja sehingga kerja lebih terarah dan efektif. 4. Kegiatan moving exhibition dan display mobil dapat dijalankan dengan teratur dan baik. 5. Pengetahuan sales tentang product knowledge dan salesmanship semakin meningkat. 6. Planning kerja tim dapat berjalan dengan baik.

4.6.3 Laporan Implikasi Hasil Penelitian Terhadap QCDSMP 4.6.3.1 Implikasi Terhadap Kualitas (Q) 1. Analisa prospek lebih tajam sesuai dengan N.A.M (Need, Authority, Money). 2. Cara kerja lebih terarah dan efektif karena disesuai dengan planning kerja. 3. Disiplin kerja dan competency meningkat. 4.6.3.2 Implikasi Terhadap Biaya (C) 1. Pengeluaran biaya operasional sales executive menjadi lebih efektif dan efisien. 4.6.3.3 Implikasi Terhadap Moral (M) 1. Kepercayaan diri dan motivasi kerja sales executive meningkat. 4.6.3.4 Implikasi Terhadap Produktivitas (P) 1. Produktivitas kerja sales executive meningkat dikarenakan prospek yang didapat mengalami peningkatan setelah diterapkanya QCC. 4.7 Standarisasi Standarisasi diperlukan untuk mencegah timbulnya kembali masalah yang sama dikemudian hari dan untuk meningkatkan Standard Operation Procedures (SOP) yang sudah ada. Setelah standar diterapkan, maka tim QCC memonitoring pelaksanaannya dan sampai terjadinya perubahan standar kembali. Berikut ini standarisasi yang telah dilegalisasi oleh PT ASCO DWIMOBILINDO : 1. Setiap hari jumat mengadakan Role Play untuk training Product Knowledge dan Salesmanship bersama-sama. 2. Absensi di cek oleh Supervisior setiap minggu. 3. Laporan daily sales call diperiksa oleh Supervisior setiap hari. 4. Setiap hari sabtu membuat planning mingguan tim sales executive bersamasama. 5. Mengadakan moving exhibition dan display mobil 1 kali dalam seminggu.

BAB 4 HASIL dan ANALISIS PENELITIAN

Recommend Documents